Горизонтальные информационные потоки. Виды информационных потоков. Взаимосвязь информационных и материальных потоков. Информационные потоки предприятия: структура и особенности построения

Эффективное логистическое управление всеми видами потоков (материальных, финансовых, сервисных, кадровых) невозможно без полной и оперативной информации.

Информация - это новые сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования деятельности и пополнения знаний.

Обладание своевременной и качественной информацией позволяет сократить потребность в ресурсах (материальных, кадровых, финансовых и т.д.), использовать их эффективнее. Информация повышает гибкость и устойчивость логистических систем. Успех предприятия книжного дела зависит от умения его руководителей и работников всех уровней принимать верные решения. Принять правильное решение можно, только располагая достаточным количеством качественной информации.

Объектом исследования логистики являются потоки, а информационной логистики - информационные потоки.

Информационный поток - это совокупность возникающей и циркулирующей внутри логистической системы или между логистической системой и внешней средой информации, необходимой для выполнения логистических операций и для контроля за их ходом, т.е. для управляющих воздействий.

Информационный поток возникает либо в результате движения того или иного материального потока, или, наоборот, он может быть причиной возникновения соответствующего материального потока (например, информация о заключении договора на поставку).

Рациональная организация потоков информации, их компьютеризация позволяют повысить эффективность использования всех видов ресурсов в бизнес-деятельности. На первый план в современном бизнесе выступает оптимизация информационных потоков. Предприятие книжного дела должно располагать достаточным информационным обеспечением, а каждый ее работник - уметь рационально использовать информационные ресурсы.

Информационная логистика изучает информационные потоки и методы их использования для логистического управления. Применение разработанных информационной логистикой методов оптимизации информационных потоков в практической деятельности должно обеспечить управление производством информации, ее движением и доставкой потребителям с минимальными издержками при максимальном удовлетворении их потребностей в информации.

Информационная логистика в книжном деле - это раздел логистики, в котором изучается оптимизация информационных потоков, направляемых и получаемых предприятиями книжного дела от потребителей книжной продукции и партнеров по цепи поставок, а также внутрифирменных информационных потоков.

Цель информационной логистики - управление потоками информации для предоставления «внутренним» (руководители и сотрудники предприятия) и «внешним» (покупатели, партнеры) клиентам возможности получать требующиеся им для принятия решений сведения в соответствии с логистическим правилом «Семь Н».

Оптимизация информационных потоков базируется на основных логистических концепциях: общих затрат, компромиссов, системности, интеграции, всеобщего управления качеством (см. «Концепция компромиссов» , «Системный подход в логистике» , «Концепция интеграции»).

Информационная логистика призвана обеспечить необходимыми и достаточными информационными потоками всех участников цепи поставок книжной продукции на всех уровнях управления логистическими процессами. При этом нужно стремиться к упрощению и унификации операций движения информации, чтобы ускорить их выполнение при снижении издержек.

Одной из основных задач логистики является координация материальных и информационных потоков. Качественное информационное обеспечение позволяет заменять запасы материальных и иных ресурсов надежной и оперативной информацией. Например, получение заказов клиента через электронную систему обмена данными позволяет уменьшить общее время исполнения заказов, при этом экономя на использовании более медленного транспорта.

Совершенствование информационной логистики, применение современных информационных технологий снижают неопределенность путем более точного и своевременного контроля за факторами внешней и внутренней среды. Информационные системы позволяют следить за выполнением логистических процессов предприятия в режиме реального времени, что дает возможность оперативно обнаруживать сбои в движении потоков и исправлять их, прежде чем они скажутся на качестве обслуживания покупателей. В тех случаях, когда своевременные исправления невозможны, компания должна заранее предупредить клиента о вероятных проблемах и предложить ему варианты, частично или полностью ликвидирующие появление сбоев в логистическом процессе клиента.

Минимизация неопределенности в деятельности компании представляет собой основную цель информационной логистической системы предприятия.

Большой ущерб может нанести неверная или несвоевременная информация. Например, задержка с поступлением или обработкой информации о доставленных в книготорговое предприятие товарах может нарушить нормальную работу отдела приема, вызвать простой транспортных средств и в конечном итоге замедлить движение книжной продукции в цепи поставок. Материальный поток не должен опережать соответствующий ему информационный поток. Предпочтительной является ситуация, когда информация опережает материальный поток, что дает возможность эффективнее организовать работу с книжной продукцией.

Таким образом, информационные потоки в определяющей мере влияют на динамичность процессов в логистической системе. Качество информационной системы позволяет эффективно решать многие проблемы закупки, производства, транспортировки, распределения книжной продукции.

Информационные потоки можно рассматривать как потоки, состоящие из сообщений в документальной (электронной, бумажной) или другой (например, речевой) форме. Как правило, информационные потоки генерируются исходным материальным потоком (например, поток книжных товаров генерирует сопроводительные документы: накладные, прайс-листы и т.д.). Однако некоторые информационные потоки возникают независимо от материального, например, обращение к информационным базам данных при принятии управленческих решений.

Информационные потоки объединяют в одно целое все звенья цепи поставок: подразделения предприятия, компании, участвующие в товародвижении. В рамках каждого логистического звена осуществляются свои функции по преобразованию логистических потоков, каждое звено имеет свою цель деятельности. Однако все звенья должны работать для достижения общей цели логистической системы. Информационные потоки обеспечивают координацию деятельности звеньев и их общую направленность на реализацию миссии предприятия книжного дела.

Основными характеристиками информационных потоков являются:

• объем (например, количество документов, печатных знаков и т.д.);
• направление движения: внешние и внутренние по отношению к логистической системе; входные и выходные; горизонтальные (между системами одного уровня) и вертикальные (между системами разных уровней).

Горизонтальные потоки существуют между структурными подразделениями компании или между предприятиями, являющимися равноправными партнерами по бизнесу. Они не связаны с передачей информации управляющим органам или от них к исполнителям. Для горизонтальных потоков характерно совместное использование информации. При этом сокрытие части информации от конкурентов или ее специальное распространение в нужный момент - естественное явление в рыночной среде.

Вертикальные потоки обычно связаны с управляющими воздействиями и отчетностью об их исполнении. Содержащаяся в этих потоках информация изменяется при ее движении вверх или вниз по иерархическим структурам. При прохождении информации вверх она обобщается, суммируется. При движении вниз передается лишь та часть информации, которая считается необходимой для исполнителей конкретных операций или функций.

Внешние информационные потоки существуют во внешней по отношению к логистической системе среде. Они определяют взаимодействие предприятия с экономическими и политическими субъектами: клиентами, конкурентами, органами власти и др. Предприятие должно постоянно следить за состоянием внешней среды: конъюнктурой рынка, экономическими, правовыми, социальными и другими факторами.

Внутренние потоки формируются функциональной структурой предприятия, т.е. функциями и операциями, которые выполняют подразделения. Внутренние и внешние потоки информации составляют информационные ресурсы фирмы.

Кроме объема и направления движения информационные потоки имеют и другие характеристики:

• структура (однородные, неоднородные);
• периодичность (регулярные, оперативные, случайные);
• вид носителя (бумажные, электронные, смешанные);
• способ индексации (цифровые, алфавитные, символические, предметно-визуальные);
• плотность (малоинтенсивные, среднеинтенсивные, высокоинтенсивные);
• метод образования (первичные, вторичные);
• степень использования (однократно используемые, многократно используемые, неиспользуемые).

Таблица 8

Основные этапы движения материальных и информационных потоков

Информационный поток

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:

1. в зависимости от вида связываемых потоком систем – горизонтальный и вертикальный;

2. в зависимости от места прохождения – внешний и внутренний;

3. в зависимости от направления по отношению к логистической системе – входной и выходной.

опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока; вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения .

показателями: и др.

В настоящее время в связи с развитием НТП для облегчения работы возникает возможность автоматизации системы управления информационными потоками. Управлять информационным потоком можно следующим образом: изменяя направление потока; ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема; ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Между МП и ИП не существует однозначного соответствия, т.е. синхронности во времени возникновения, направленности и др. ИП может опережать МП (проведение переговоров, заключение контрактов и т.д.) либо отставать от него (информация о получении поставленного товара): опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах МП; вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Возможным является наличие нескольких ИП, сопровождающих МП.

Классификация информационных потоков

Можно выделить элементарные, ключевые и поддерживающие информационные потоки, сопровождающие соответствующие операции и функции.

Информационные потоки делятся на:

· внутренние и внешние (соответственно циркулирующие внутри логистической системы или между логистической системой и внешней средой);

· горизонтальные, относящиеся к одному уровню иерархии логистической системы, и вертикальные - от верхнего звена логистического менеджмента к нижнему;

· входные и выходные - по отношению к логистической системе (подсистеме или звену логистической системы).

По виду носителей информации наиболее распространенными являются потоки на бумажных носителях (документы), а при использовании компьютерных технологий обработки информации - на магнитных носителях (магнитных лентах, дисках), в виде электронных видеограмм и т.п.

По времени возникновения информации различают регулярные (стационарные) потоки, соответствующие регламентированной во времени передаче данных, периодические (с жестким ограничением времени и продолжительности передачи) и оперативные потоки, обеспечивающие связь абонентов в интерактивном и диалоговом режимах on line и offline.

В зависимости от назначения выделяют директивные (управляющие), нормативно-справочные, информационные - для учета и анализа при принятии решений - и вспомогательные информационные потоки .

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков (рис. 2.1.):

Рис. 2.1. Виды информационных потоков в логистике

В зависимости от вида связываемых потоком систем: го­ризонтальный и вертикальный;

В зависимости от места прохождения: внешний и внутрен­ний;

В зависимости от направления по отношению к логистической системе: входной и выходной.

Обработка информации, циркулирующей в логистических системах, лежит в основе процесса управления материальными потоками. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.

Информационный поток - это совокупность сообщений, необходимых для управления и контроля логистическими операциями, которые циркулируют как в самой системе, так и между этой системой и внешней средой. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

· опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;

· опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;

· одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;

· вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Информационный поток характеризуется следующими показателями: источник возникновения; направление движения потока; скорость передачи и приема; интенсивность потока и др.

Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом инфор­мационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную: опережающий информационный поток во встречном на­правлении содержит, как правило, сведения о заказе; пережающий информационный поток в прямом направле­нии - это предварительные сообщения о предстоящем прибы­тии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных пара­метрах материального потока; вслед за материальным потоком во встречном направле­нии может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, под­тверждения .

Путь, по которому движется информационный поток, в об­щем случае, может не совпадать с маршрутом движения мате­риального потока.

Информационный поток характеризуется следующими пока­зате-лями: источник возникновения; направление движения потока; скорость передачи и приема; интенсивность потока и др.

Формирование информационных систем невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснаще­ния определенного рабочего места вычислительной техникой не­возможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.

Управлять информационным потоком можно следующим образом: изменяя направление потока; ограничивая скорость передачи до соответствующей ско­рости приема; ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Каждому МП соответствует некоторый информационный поток. Информационный поток (ИП) – это поток сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме, генерируемый исходным МП в рассматриваемой ЛС, между ЛС и внешней средой и предназначенный для реализации управляющих функций. В табл. 4.1 приведена одна из возможных классификаций ИП.

Таблица 2.1. Классификация информационных потоков

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в раздело кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества ин­формации: килобайт и мегабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также: количеством обрабатываемых или передаваемых документов; суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах .

Количество информации, возникающее при управлении предприятием, увеличивается, вместе с ростом организации. Даже на самых маленьких предприятиях приходится перерабатывать намного больший объем информации, чем кажется на первый взгляд.

В процессе управления настоящие трудности появляются, при необходимости следить за изменениями информационных потоков. Ресурсы организации постоянно находятся в процессе движения. В каждый момент времени есть большее или меньшее товаров в наличие, определенное количество денег, расходных и приходных счетов. При изменении внешних условий, граничащих с деятельностью предприятия, если руководство не будет во время получать информацию, последствия могут быть губительны.

Требования, предъявляемые к системе информационных потоков

Информационными потоками называют физические перемещения информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Какое либо изменение информации не рассматривается в качестве информационных потоков. Система информационных потоков - это совокупность всех физических перемещений информации. Такая система дает возможность осуществить какой-либо процесс и реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - максимальная оптимизация работы предприятия.

Виды информационных потоков

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

• изменяя направление потока;
• ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
• ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

• количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
• суммарными количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Информация, используемая как элемент управления или предмет управленческого труда, обязательно должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Таким образом, информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства.

Информация, собираемая в центре системы контроллинга, обеспечивающему информационно – аналитическую поддержку процессов решений для оптимизации управления предприятием и прописывающему последовательность действий в системе менеджмента, должна отвечать ряду обязательных требований:

• Достоверность – получаемая информация должна быть верной
• Релевантность – данные должны помогать в принятии решений
• Понятность
• Эффективность – эффект от получения информации, должен перекрывать потраченные силы на ее получение
• Регулярность – информация должна поступать регулярно

При характеристике информационной системы, как правило, исследуются передвижение различных информационных потоков, а так же их интенсивность и постоянность, различные виды алгоритмов преобразования информации и соответствующая этим условиям в данный момент схема документооборота.

Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется, опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.

Во время создания информационного обеспечения, следует ориентироваться на усредненную и выровненную потребность в специальной информации руководителей и специалистов. Стоит заметить, что особое место здесь занимает тип информации связанный с управлением, в которой будут отражены прогрессивные приемы и методы организации управления.

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:

• описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;
• моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;
• отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и про­цессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение - ее частичную или полную перестройку;
• интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.

Фильтрация информационного потока

Далее я бы хотел привести несколько «фильтров» информации, которые серьезно ограничивают поступление важной информации к руководству предприятия. Такая фильтрация вполне типична для российских предприятий и никак не зависит от размера организации. Вот несколько таких «фильтров», наиболее искажающих информационные потоки, направленные к руководству:

• Организационное несовершенство. Данная «фильтрация» возникает в результате отсутствия на предприятии центра для переработки и анализа, поступающей к руководству информации от подразделений предприятия. Информация может быть предоставлена в любом формате, как устное сообщение, так и данные, приведенные в таблицу.

Влияние данного несовершенства можно уменьшить, разработав системы индикативной информации для руководства организации. Так же стоит всю разнородную информацию, которую направляют к руководителю, сводить в единый формат. Этот формат должен предоставлять динамику развития, наиболее важных показателей предприятия в виде различных графиков и диаграмм.

• Низкая квалификация среднего звена. Такая фильтрация, как правило, проявляется в нехватке профессионалов в поиске и предоставления информации.

• Низкая квалификация высшего руководства. Большая часть руководящего состава не любит признаваться в неумении или непонимании, каких либо аспектов, зачастую боясь пошатнуть свой авторитет перед подчиненным персоналом, и из-за этого чаще всего информация просто-напросто игнорируется. Для решения этой проблемы, во-первых, стоит излагать информацию достаточно простым языком, а во-вторых, стоит выяснить какой тип предоставления более приемлем. Как вариант можно рассмотреть способ приучения руководителей к различной информации, предоставляя одни и те же данные в различной форме.
• Метод обработки информации. Данный фильтр дает о себе знать, во время введения граничных условий, при математической обработке данных. В случае если метод или пограничные условия будут выбраны неверно, очень велика вероятность потери части важной информации. Во избежании этих проблем следует использовать метод экспертных оценок, как наиболее подходящий для работы с самой ценной информацией.
• Успешные установки. Данный «фильтр» проявляется во время использования типичных методов решения возникающих проблем. Чаще всего работники предприятий во время своей работы вырабатывают модель «успешных действий». Но при условиях во время изменения каких либо факторов такая модель может не сработать или сработать неверно, таким образом она становится своеобразным тормозом. Степень проявления данной проблемы можно характеризовать старением персонала.
• Реальная власть. Такой вид «фильтрации» зачастую наблюдается в неприятии различной информации руководящим звеном, из-за угрозы их положению. На каждом предприятии, не зависимо от его размеров, есть определенные группы людей, ведущие борьбу за власть. Власть может выражаться как в контроле, каких либо финансовых потоков, так и в возможности влияния на руководство. Единственным выходом из такой ситуации может быть только повышение экономической квалификации руководящего персонала всех уровней.
• Сопротивление среднего звена. Оно может проявляться в непринятии управляющих воздействий вышестоящего руководства, на среднее звено предприятия. Так же этот фильтр может проявиться в перекладывании решения задач на руководство находящееся выше. Чаще всего это происходит из-за некомпетентности среднего звена, а так же из-за того, что они не обладают достаточной информацией для принятия оптимальных решений.

Одним из главных и действительно реальных путей развития предприятий заключается в создании довольно комфортной информационной среды, которая будет способствовать принятию верных управленческих решений.

Частью такого развития вполне может стать нахождение информационных фильтров, а так же работа над ними, над уменьшением их влияния на качество работы предприятия.

Заключение

Существующее сегодня общество по праву называют информационным. Под информационным обществом подразумевают то, что достаточно значительная часть этого общества занята созданием, сохранением, а также разными видами переработки и реализации информации. Особенность этого общества по большей части заключается в бесперебойном обмене информацией.

Достаточно широкое развитие компьютерных технологий, а так же телекоммуникаций, что позволяет собирать, сохранять, преобразовывать и передавать различные виды информации в таких объемах и с такой оперативностью, о которых несколько лет назад и нельзя было мечтать. Вследствие развития новых информационных технологий, какая либо деятельность человека, включая его повседневную сферу общения, действительно безгранично увеличиваются за счет привлечения большого количества полезного опыта, духовных ценностей и знаний, которые были выработаны мировой цивилизацией. На данный момент экономика, как деятельность или наука, все в меньшей степени характеризуется как производство каких либо материальных благ и все в большей - как создание и распространение каких либо информационных продуктов или услуг. Во время нового витка экономического развития, информация постепенно стала тем же, чем нефть или газ, а их производные стали для экономики индустриальной: она превращается в своеобразное «топливо» для приобретения новых знаний, которые достаточно необходимы в условиях нового века.

Информационные потоки - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.

Чтобы нормально функционировать, предприятие должно получать полную и качественную информацию до и после принятия его руководством управленческих решений.

Хорошая информация позволяет предприятию:

• - получать конкурентные преимущества;
• - снижать финансовый риск;
• - определять отношение покупателей;
• - обосновывать интуитивные решения;
• - повышать эффективность деятельности;
• - следить за внешней средой;
• - координировать стратегию;
• - повышать доверие к достигнутым договоренностям и принятым обязательствам.

Одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность и управлять ею исходя из принципов единого целого.

Информацию собирают и анализируют с помощью четырех вспомогательных систем, которые в совокупности составляют: внутреннюю отчетность, рыночные исследования, анализ информации и сбор текущей внешней информации.

При определении параметров предприятия финансовая и бухгалтерская отчетность играет особую роль. Эта система внутренней отчетности отображает показатели текущего сбыта, суммы расходов, объемы материальных запасов, движение денежных средств, информацию о дебиторской и кредиторской задолженности.

Большое значение для информации имеет непрерывность ее сбора. Это обеспечивает полную ясность в делах собственного предприятия, а также способность и готовность предоставления рынку нужного товара в необходимых объемах.

В логистике выделяют виды информационных потоков в зависимости:

• - от вида связываемых потоком систем - горизонтальный и вертикальный;
• - от места прохождения - внешний и внутренний;
• - от направления по отношению к логистической системе - входной и выходной (рис. 1).

Рис.

Горизонтальные информационные потоки чаще всего имеют неформальный характер, они являются самыми эффективными, с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений. То есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами (рис. 2).

Рис.

Вертикальные информационные потоки имеют место между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным.

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим) (рис. 3).

Рис.

Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Предприятие должно постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социально-культурные и физико-экологические факторы.

Внутренние информационные потоки - это потоки информации между различными службами и уровнями предприятия, например документ на отпуск материалов с заводского склада в цех предприятия, документ об отпуске материальных ресурсов из одного цеха другому, документ о приемке на склад готовой продукции, изделий и деталей. Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы процесса: снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой.

Основными особенностями внутренних информационных потоков являются: упрощенное оформление, заверяются подписями должностных лиц, внутри отдельных производственных подразделений (цехов и участков) часто состоят из устных сообщений.

Входные информационные потоки - это последовательность документов и данных, поступающих для ввода в информационную систему,

информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание реквизитов (полей) входных документов.

Выходные информационные потоки - это сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

• - источник возникновения;
• - направление движения потока;
• - скорость передачи и приема;
• - интенсивность потока и др.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в разделе кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества информации: килобайт и мегабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

• - количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
• - суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Необходимо также определить места сбора, ввода и вывода информации, формы ее представления и документирования. Для построения таких систем следует в максимально возможной степени использовать современные компьютерные средства, возможности их включения в локальные вычислительные сети и выхода на международные сети, например, Интернет.

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………… ……………..2
1.Информационные потоки и документооборот на предприятии
1.1.ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЙ………………………………………………4
1.2.ИНФОРМИРОВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ - ТИПИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ………………………………………………………… …………….4
1.3.ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЙ…………….…..5
1.4.ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ........6
1.5.ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ……7
1.6.АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ…………………………..8
2.ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТеРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
2.1.ОПИСАНИЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»……………………………………...11
2.2.ЭКСПРЕСС АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»………………………………………………… ……………….12
3.АНАЛИЗ информационных потоков и Документооборота НА ПРИМЕРЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
3.1.Составление графика информационных потоков…...25
4.Пути совершенствования информационных потоков и документооборота…………………………………… …………..……..28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………… …………….30
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………... ……….32

ВВЕДЕНИЕ
Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.
Проблемы своевременного обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией в значительной степени определяются несовершенством системы информационных потоков предприятия. В курсовой работе рассматриваются типичные проблемы системы информационных потоков российских предприятий и подход к их анализу в концепции контроллинга.
Цель курсовой работы - исследовать способы построения эффективного документооборота на предприятии и пути совершенствования системы информационных потоков на примере ООО «Электра-Н».
Объект исследования - информационные потоки и документооборот ООО «Электра-Н» специализирущееся в области электронных систем безопасности и жизнеобеспечения в городе В. Новгороде.
Предмет исследования - эффективность документооборота и совершенствование системы информационных потоков предприятия ООО «Электра-Н».
Исходя из поставленной цели, определены следующие задачи:

рассмотреть понятие информационных потоков;
рассмотреть типичные информационные проблемы предприятия;
рассмотреть организацию системы информационных потоков;
проанализировать направленность и интенсивность документооборота на предприятии, а также пути его совершенствования.

1.2 ИНФОРМИРОВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ - ТИПИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ
Руководители предприятия (генеральный директор, финансовый директор, начальники служб) должны располагать оперативной информацией, чтобы при возникновении отклонений от плана, в первую очередь по затратам, иметь возможность своевременно принять корректирующие решения.
Традиционно информацию в виде фактической сметы затрат по предприятию предоставляет бухгалтерия. Данные в форме сметы затрат и расчетов на отдельные виды продукции предоставляются после того, как:
обработаны счета за электроэнергию, газ, воду;
произведен расчет услуг цехов друг другу и сторонним организациям;
начислена амортизация основных фондов;
распределены накладные расходы между цехами и видами продукции;
начислены налоги в бюджет и произведены отчисления во внебюджетные фонды.
После сопоставления фактической сметы затрат с выручкой бухгалтерия рассчитывает финансовый результат.
Сегодня на большинстве российских промышленных предприятий эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми.
Недостаток этой системы - неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме выпущенной продукции (ежедневная сводка из цеха) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно).
Вышесказанное делает необходимым создание системы обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией о выручке и затратах. Создание такой системы - важная задача службы контроллинга: руководители должны получать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц. Для этого необходимо навести порядок в информационных потоках предприятия.

1.3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЙ
Приведенная выше ситуация с обеспечением руководителей предприятия оперативной информацией обусловлена недостатками организации информационных потоков. Среди типичных недостатков системы информационных потоков российских предприятий следует назвать:
дублирование предоставляемой информации;
отсутствие релевантной (существенной) информации;
отсутствие однозначного распределения ответственности за документы;
несвоевременность предоставления информации;
информация может не доходить до адресата;
после получения информации могут потребоваться уточнения.
Важной задачей службы контроллинга становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачи информации.
Система информационных потоков контроллинга должна органично встраиваться в общую систему информационных потоков предприятия, иначе произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им схемы.
Необходим анализ функционирования существующей на предприятии системы информационных потоков на наличие «узких мест», лишних звеньев (для этого у контроллеров должны быть необходимые полномочия). Внедрение системы контроллинга приводит к перестройке и оптимизации системы информационных потоков - всего экономического документооборота предприятия.

1.4 ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и
анализа, должна отвечать следующим требованиям:
своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;
достоверности;
релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;
полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);
полноте, т.е. не должно быть упущений;
понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;
регулярности поступления.
Система контроллинга решает свои задачи и в области автоматизации на предприятии. Трудоемкость обработки детализированной информации по центрам затрат огромна, вручную ее обрабатывать сложно. Экономисты цехов (филиалов, складов, магазинов) сразу требуют автоматизировать их труд, так как для них работа в системе контроллинга - дополнительная нагрузка даже в том случае, если сбор плановой и фактической информации происходит раз в месяц. Если информация собирается раз в неделю, то подразделения физически не успеют обработать и предоставить информацию службе контроллинга, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому если автоматизируется обработка проводок и сальдо по счетам или начисление амортизации, или расчет заработной платы, точно так же целесообразно автоматизировать и контроллинговую работу.

1.5 ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Для создания системы информационных потоков необходимо:
определить структуру информации, которую необходимо предоставлять;
проанализировать существующий на предприятии документооборот;
разработать новую систему документооборота.
Структура информации включает в первую очередь классификацию доходов и видов затрат по объектам калькуляции (по подразделениям, продуктам, договорам).
В ходе анализа документооборота следует выяснить: можно ли собирать информацию о видах затрат, например, в середине месяца, какие существуют препятствия, что нужно сделать, чтобы их устранить? Оказывается, что можно обязать кладовщиков сдавать данные по расходу материалов (лимитно-заборные карты) и в середине месяца, а не только в конце; что табельщики могут вводить в программу расчета заработной платы данные из табеля ежедневно и т.д. Служба контроллинга может приказать от имени финансового или генерального директора предоставлять данные чаще.
Служба контроллинга должна договориться с бухгалтерией о вводе данных цехов по затратам, чтобы далее служба контроллинга выбирала информацию из базы данных и обрабатывала ее по своим «контроллинговым правилам», т.е. получала сводные аналитические формы. В результате обработки контроллинговые данные получаются «не совсем точными» с бухгалтерской точки зрения, однако эта точность достаточна для принятия управленческих решений. Именно эти достоверные на 95% данные нужны финансовому директору сегодня, а точные на 100% бухгалтерские отчеты месяц спустя - информация, бесполезная для принятия оперативных управленческих решений.
Служба контроллинга не делает проводок, не пересчитывает обороты и не меняет сальдо по счетам - это прерогатива бухгалтерии. Служба контроллинга анализирует данные и группирует их по определенным признакам: переменные и постоянные, относящиеся к определенному центру затрат и не относящиеся, и т.д. Поэтому служба контроллинга не мешает бухгалтерии, что позволяет им работать в единой команде.

1.6 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.
Цель анализа информационных потоков - выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.
Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков - составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.
Каждый информационный поток - единичное перемещение информации - имеет следующие признаки:
документ (на чем физически содержится информация);
проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);
исполнителя (человека, который эту информацию передает);
периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).
На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:
на уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;
на уровне цеха (подразделения) предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.
Важно соблюдение единых правил, что дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом автоматизации и т.д.). На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить единый алгоритм. На уровне отдельных цехов допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, так как здесь количество потоков (связей) не слишком велико, хотя возможно построение графиков по каждой проблеме.
К графику информационных потоков прилагают расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении.
Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток - большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика. Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи.

2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТКРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
2.1 ОПИСАНИЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»

Организация ООО «Электра-Н» территориально расположена по адресу: Великий Новгород, ул.Б.Санкт-Петербургская, д.80.
Компания "Электра-Н" основана в 1991 г. Первоначально занималась разработкой специального телевизионного оборудования для научных исследований. С 1993 г. специализируется в области электронных систем безопасности и жизнеобеспечения. В настоящее время в фирме работает более 30 человек. Входит в группу компаний “Электра”.
Основными направлениями деятельности компании являются:
- разработка концепций безопасности объектов;
- проектирование систем безопасности для объектов любой сложности;
- поставка оборудования, монтаж систем безопасности;
- технико-эксплуатационное обслуживание систем безопасности;
- обучение персонала, консультации в области электронных систем безопасности и охранных систем;
- разработка и производство компьютерных систем регистрации изображений для нужд фотоники, высокоскоростной фотографии и спектрометрии;
- проектирование и монтаж инженерных сетей и систем, технологического оборудования;
- производство работ по обеспечению пожарной безопасности зданий и сооружений;
- проектирование и монтаж ЛВС.

Организационная структура ООО «Электра-Н» включает в себя:
- аппарат управления предприятием
- финансово-договорной отдел
- отдел маркетинга и инноваций
- отдел информационных технологий
- технический отдел
- проектный отдел
- монтажный отдел
- отдел логистики
- отдел продаж
- отдел эксплуатации оборудования.

Ответственность и полномочия внутри организации располагаются сверху вниз, т.е. от вышестоящих руководителей к нижестоящим руководителям. В свою очередь нижестоящие руководители возглавляют специализированные организационные подструктуры по функциональным признакам. Таким образом, это способ организации труда соответствует линейно-функциональной структуре управления.
Технология обработки учетной информации и документооборот разрабатывает, дополняет или пересматривает сам главный бухгалтер или работники бухгалтерии под контролем главного бухгалтера.

2.2 ЭКСПРЕСС АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
Анализ детализированного финансового состояния предприятия
Горизонтальный и вертикальный анализ активов предприятия

Анализ состояния запасов

Анализ дебиторской задолженности

Произведенные расчеты свидетельствуют об увеличении дебиторской задолженности в 2 с лишним раза и составила на конец года 3814 тыс руб.. Сумма неоплаченных счетов с покупателями и заказчиками также увеличилась в 2 раза. Все данные таблицы свидетельствуют об отрицательных результатах деятельности предприятия в отчетном году.

Аналитический баланс предприятия

Анализ движения денежных средств
Объем денежных средств на начало года составил 249 тыс руб, а на конец года – 2021 тыс руб. Это говорит о том, что доходы предприятия растут, а также увеличение денежных средств предприятия положительно влияет на ликвидность баланса.
Анализ пассива баланса