Программа для улучшения печати. Как называется приложение где можно печатать. Как напечатать текст — основы работы с текстом. Заполнение типовых документов

Всем привет, мои дорогие! Буквально вчера я осознала такую вещь, что многие из моих читателей очень плохо разбираются в компьютерах. То есть я тут рассказываю о том, как зарабатывать при помощи интернета, о каких-то крутых сервисах для экономии в путешествиях, но это все как об стенку горох, потому что компьютеры это темный лес для некоторых моих гостей.

Так вот сегодня я решила исправить это упущение и начать с очень подробного рассказа о том, как печатать текст на компьютере. Итак...

В этой статье:

1. Программа для работы с текстом

Для создания текстового электронного документа существуют специальные программы. Именно они позволяют напечатать текст, то есть создать макет документа в электронном виде, который потом можно распечатать на компьютере или скинуть на флешку.

Таких программ существует огромное количество, но есть всего несколько самых популярных.

1 — Microsoft Office Word
2 — WordPad
3 - Writer (редко используется, нужно устанавливать отдельно).

2. Как найти нужную программу на компьютере

Я по своим родным знаю, что самое сложное для новичка на первом этапе — это найти и открыть эти программы.

Чтобы справиться с этой задачей, вы должны представлять, как выглядят значки программ. Чаще всего это значок документа с буквой W , или как в последнем случае — с буквой А (так обозначается программа WordPad):

Посмотрите внимательно на рабочий стол и панель инструментов внизу, программы могут быть вынесены на видное место, как на моем рабочем столе (кстати, вот он, не пугайтесь):

Если вы ничего такого не нашли, тогда попробуйте второй способ:

1 — запустите панель Пуск или просто нажмите на круглый значок в левом нижнем углу, откроется меню.

В нем вам нужно найти поле для поиска файлов, у меня оно называется Найти программы и файлы :

Именно в это поле введите название программы, которую вы ищете. Например, я ввожу слово Word и получаю программы Microsoft Office Word:

Если я введу слово WordPad, то он найдет для меня и эту программу:

После этого вы просто нажимаете на найденную программу, и перед вами открывается рабочее окно, в котором можно создавать документ: печатать текст, редактировать его и сохранять.

3. Работа с документом и редактирование текста

Итак, перед вами рабочая область, так называемый чистый лист. Именно здесь вы можете печатать текст, редактировать его как вашей душе угодно.

Обычно новички при виде этого листа и огромного количества кнопочек, теряются и не знают, за что взяться. Больше всего вызывает взрыв мозга клавиатура: не понятно, куда и что нажимать.

Так вот, пугаться этого не нужно, у вас обязательно получится разобраться. Для этого просто посмотрите вот это содержательное видео, в нем все очень просто и подробно объясняются основные возможности программы.

Обязательно посмотрите это содержательное видео от начала и до конца, не забывая при этом повторять все действия за ведущим. Так вы сделаете гигантский шаг в изучении текстовых редакторов.

Потом вам останется только тренироваться, и затем вы сможете ориентироваться буквально в любых текстовых программах, так как все они устроены примерно одинаково.

4. Как сохранить текст

После того, как вы создали свой документ, вы можете его сохранить. Для этого найдите в левом верхнем углу кнопку, которая вызывает меню, и в этом меню выберите Сохранить как и любой подходящий формат, например Документ Word :

Появится окно, в котором можно выбрать:

куда сохранить файл (я обычно выбираю Рабочий стол,
как назвать файл (вводите любое подходящее название),
и формат файла (я его не меняю, оставляю по умолчанию).

Готово! Теперь этот файл появится на рабочем столе вашего компьютера.

Вот с этим документом вы можете делать все что угодно. Например, скинуть на флешку, отправить по электронной почте, открыть для дальнейшего редактирования или удалить.

К слову, если вы работаете над большим документом, я рекомендую вам делать промежуточные сохранения. И чем чаще, тем лучше.

5. Как скинуть текстовый файл на флешку

Все очень просто.

1. Вставьте флешку в компьютер.

2. На рабочем столе найдите и откройте Мой компьютер (или просто Компьютер ).

3. В открывшемся окне должен появиться Съемный диск , нажмите на него 2 раза:

Нам откроется пустое окно, которое мы пока оставим:

4. Теперь найдите наш текстовый файл, мы его с вами сохранили в предыдущем пункте на рабочем столе. Нажмите на него ПРАВОЙ кнопкой мыши, и в появившемся меню выберите Копировать :

5. Теперь снова вернитесь к съемному диску, который мы только что открыли в пункте 3, нажмите на свободное поле ПРАВОЙ кнопкой мыши и выберите Вставить:

Документ скопируется и появится в этом поле:

Все, теперь флешку можно извлекать из компьютера.

6. Как распечатать документ на принтере

Допустим, у вас имеется принтер, он уже подключен к вашему компьютеру и настроен должным образом. О подключении принтера и настройках я сейчас говорить не буду, так как это тема для отдельной статьи.

Но если у вас уже все настроено, распечатать документ можно буквально в 2 клика. Но для начала убедитесь, что принтер включен и в нем есть необходимое количество бумаги.

1. Откройте документ, который хотите распечатать:

2 . Найдите и откройте в левом верхнем углу меню и выберите в нем Печать, а затем еще раз Печать :

Вам откроется окно с кучей настроек, но не стоит их пугаться, все они достаточно простые.

Тут вы можете выбрать принтер, если у вас их несколько, количество копий документа, формат листа, цвет печати и прочее.

Но если вам не нужно каких-то специфических настроек, можете оставить все по умолчанию и просто нажать Ок.

Принтер начнет печать, и вы получите документ. Кстати, таким образом можно распечатывать не только текстовый документ, но и другие файлы, схема будет той же.

7. Стать с компьютером на «ТЫ» и улучшить жизнь

Не иметь общего языка с компьютером сегодня — это большая проблема. Если еще 5 лет назад было простительно не уметь работать с техникой, то сегодня это выливается в огромное препятствие для каждого новичка. Все потому, что практически любая профессия сегодня тем или иным образом соприкасается с компьютером.

Когда я работала на крупном военном предприятии, нам установили новую версию конструкторской программы. Для меня это не вызвало никаких проблем, просто новая оболочка.

Это можно сравнить с обновленной упаковкой любимых конфет: покупать их меньше я не перестала, а просто смогла быстро приспособиться к новой обертке.

Но для многих сотрудников это было буквально катастрофой, так сильно они зависели от интерфейса программы, и так отчаянно сопротивлялся их мозг всему новому. В результате для них даже было проведено обучение работе в новом интерфейсе.

Сегодня не самые лучшие времена для российских компаний, и мне даже не нужно гадать, кто первым попадет под сокращение...

И совсем противоположный пример тоже из реальной жизни.

Инженер имеет опыт работы более 40 лет, постоянно развивается и осваивает не только компьютер, но и все современные инженерные программы. Такого специалиста не хотят отпускать, он нужен, востребован и говорит с молодыми подчиненными на одном языке.

Это лишь один пример. А теперь подумайте, сколько возможностей открывает умение пользоваться компьютером для заработка удаленно через интернет. Даже научившись пользоваться текстовым редактором, вы можете писать .

Быть с компьютером «на ты» сегодня уже необходимость. Неважно, где вы будете учиться, сегодня в интернете есть огромное количество полезных материалов, курсов, школ.

На этом я буду заканчивать. Надеюсь, что статья оказалась для вас полезной, помогла вам разобраться с основными моментами. Двигайтесь вперед, совершенствуйтесь, будьте лучше. А у меня на сегодня все, спасибо за внимание и пока!

Сегодня представить себе работу с документами любого направления и уровня сложности без применения компьютерных средств обработки информации просто невозможно. Эра печатных машинок ушла в прошлое. В большинстве случаев, если не брать специфичную информацию или вычисления, обрабатывать нужно именно тексты. Рассмотрим наиболее популярные и распространенные бесплатные программы для работы с документами некоторых типов. Отдельно заострим внимание именно на тестовых файлах.

Программы для работы с документами: общий обзор

Как известно, в большинстве своем пользователи компьютерных систем на основе ОС Windows предпочитают работать со стандартным пакетом приложений MS Office, в котором представлены программы чуть ли не на все случаи жизни.

Однако в настоящее время можно найти массу альтернативных разработок, в которых тоже представлены программы для работы с документами любого типа, которые по своим функциональным возможностям не уступают пакету MS Office, а в некоторых случаях даже превосходят его.

В любом пакете, независимо от разработчика, представлены приложения, позволяющие создавать, просматривать и редактировать текстовые файлы, электронные таблицы, базы данных, а также обрабатывать графические объекты или даже мультимедиа.

Офисный пакет от Microsoft

Для начала посмотрим всем известный офисный набор от Microsoft. Он считается универсальным, поскольку программы для обработки документов, используемых в бизнесе, здесь представлены наиболее широко.

Неудивительно, что многие разработчики не стали изобретать велосипед и просто скопировали большинство приложений, включив их аналоги в собственные пакеты. Сам же MS Office содержит несколько основных приложений, среди которых чаще всего используются Word, Excel и Access.

Если говорить именно о текстовых документах, Word является прародителем формата DOC/DOCX, который сегодня поддерживается практически всеми сторонними пакетами. Впрочем, разработчики этого тоже не остались в стороне и со временем внедрили в свой редактор возможность работы с отличающимися от стандартного форматами, которые по умолчанию используют другие разработчики.

Ведь если посмотреть, например, на возможности открытия или сохранения текстового документа, здесь можно встретить даже поддержку файлов PDF. Но об этом несколько позже.

Собственно, сам Office можно загрузить и установить совершенно бесплатно, единственное, что потребуется, - ключ активации продукта. Это никого не останавливает, ведь произвести ее можно при помощи небольшой утилиты под названием KMS Activator. В других бесплатных пакетах такого обязательного требования активации или регистрации нет.

Альтернативные разработки

На заре развития офисных программ MS Office занимал лидирующие позиции, поскольку его создатели смогли включить в единый набор программы для работы с документами совершенно разных типов, что и позволило создать средство для работы с ними, как сейчас принято говорить, стандарта «все-в-одном».

Тем не менее слишком долго лидерство удерживать оказалось невозможным, поскольку на рынке появились достаточно серьезные конкуренты. Сначала таковым стал пакет Lotus Pro, а чуть позже появилась еще одна серьезная разработка под названием Open Office. Кстати, именно этот пакет многие специалисты называют не только прямым конкурентом Microsoft, но еще и обращают внимание пользователей на то, что в нем есть некоторые дополнительные инструменты, которых не имеет стандартный MS Office.

Простейшие текстовые редакторы

Но остановимся на текстовых файлах, которые сегодня являются самыми распространенными в документообороте. Для просмотра и информации могут использоваться самые простые, как многим кажется, приложения вроде «Блокнота», входящего в стандартный набор Windows. Да, действительно, в «Блокноте» можно работать исключительно с текстом, наподобие того, как это было в Norton Commander под DOS-системы. Здесь все практически аналогично, только «Блокнот» имеет графическую оболочку. Само собой разумеется, ни о каком форматировании текста, оформлении или вставке дополнительных объектов говорить не приходится.

Зато мало кто знает, что именно «Блокнот» и программы для работы с документами текстового типа, ему подобные, поддерживают синтаксис большинства известных на сегодня языков программирования, поэтому программисты и разработчики приложений предпочитают работать именно с такими редакторами.

Стандартные программы для работы с документами Word

Теперь несколько слов о и его аналогах. Рассмотрим пример, когда у пользователя на компьютере имеется «чистая» система. Если кто не знает, в исходный набор Windows офисный пакет не входит, его нужно устанавливать отдельно. Поэтому многие даже не догадываются о том, что в системе есть бесплатная программа для работы с документами Word (она «вшита» в систему).

Речь идет о приложении WordPad (Viewer). В нем можно открывать и просматривать файлы Word, однако для редактирования документа особых возможностей нет. Неудобно, конечно, но лучше чем ничего.

Впрочем, при отсутствии Word открыть такой текстовый файл можно и другим способом. В этом поможет Adobe Reader, Acrobat или Acrobat Reader. Любая такая программа для работы с текстовыми документами, содержащими графику, позволяет открывать файлы практически любого текстового формата или импортировать их содержимое. В зависимости от типа приложения разнятся и возможности редактирования, но даже если такого инструмента нет, просмотреть файлы можно в любом случае.

Заключение

Конечно, рассмотреть все приложения офисного типа просто невозможно. Однако даже касательно Word-документов или текстовых файлов можно отметить, что работать с ними можно достаточно просто. Если уж совсем ничего под рукой нет, просматривать файлы этих типов можно даже при помощи самых обычных веб-браузеров, не говоря уже о сохранении их с возможностью редактирования в «облачных» сервисах. Кстати, многие из них дают возможность одновременного внесения изменений, которые автоматически отображаются у всех пользователей, в данный момент подключенных к удаленному редактору на сервере.

Может показаться, что распечатка документов — это простой процесс, который не требует дополнительных программ, ведь все необходимое для печати, есть в любом текстовом редакторе. На самом деле, возможности переноса текста на бумагу можно значительно расширить с помощью дополнительного программного обеспечения. В этой статье будет описано 10 таких программ.

FinePrint — это небольшая программа, которая устанавливается на компьютер в виде драйвер-принтера. С ее помощью можно выполнить печать документа в виде книги, буклета или брошюры. Ее настройки позволяют немного снизить расход чернил при печати и установить произвольный размер бумаги. Единственным недостатком является то, что FinePrint распространяется платно.

pdfFactory Pro

pdfFactory Pro также интегрируется в систему под видом драйвер-принтера, основной задачей которого является быстрое конвертирование текстового файла в формат PDF. Он позволяет установить пароль на документ и защитить его от копирования или редактирования. пдфФактори Про распространяется платно и для получения полного перечня возможностей придется приобрести ключ продукта.

Print Conductor

Print Conductor — это отдельная программа, благодаря которой решается проблема с одновременной распечаткой большого количества разных документов. Основной ее функцией является возможность составления очереди печати, при этом она способна перенести на бумагу абсолютно любой текстовый или графический файл. Это выделяет Print Conductor среди остальных, ведь она поддерживает 50 различных форматов. Еще одной особенностью считается то, что версия для личного использования полностью бесплатна.

GreenCloud Printer

GreenCloud Printer — это идеальный вариант для тех, кто всеми силами пытается экономить на расходных материалах. Здесь есть все для того, чтобы уменьшить расход чернил и бумаги при печати. В дополнение к этому программа ведет статистику сэкономленных материалов, предоставляет возможность сохранения документа в PDF или экспорт в Google Drive и Dropbox . Из недостатков можно отметить только платную лицензию.

priPrinter

priPrinter — это отличная программа для тех, кому нужно выполнить цветную печать изображения. В ней присутствует огромное количество инструментов для работы с картинками и встроенный драйвер-принтер, с помощью которого пользователь в состоянии просмотреть, как будет выглядеть печать на бумаге. priPrinter имеет один недостаток, который объединяет его с вышеописанными программами, — это платная лицензия, а бесплатная версия имеет значительно ограниченный функционал.

CanoScan Toolbox

CanoScan Toolbox является программой, которая специально разработана для сканеров Canon серии CanoScan и CanoScan LiDE. С ее помощью функциональность таких устройств сильно увеличиваются. Здесь присутствует два шаблона для сканирования документов, возможность конвертации в PDF формат, сканирование с распознаванием текста, быстрое копирование и печать, а также еще много чего другого.

ПЕЧАТЬ КНИГОЙ

ПЕЧАТЬ КНИГОЙ является неофициальным плагином, который устанавливается непосредственно в Microsoft Word . Она позволяет быстро сформировать книжный вариант из документа, созданного в текстовом редакторе, и распечатать его. В сравнении с остальными программами такого типа, ПЕЧАТЬ КНИГОЙ является самой удобной в использовании. К тому же она имеет дополнительные настройки колонтитулов и глав. Распространяется совершенно бесплатно.

Принтер Книг

Принтер Книг — это еще одна программа, которая позволяет распечатывать книжный вариант текстового документа. Если сравнивать ее с остальными подобными программами, то стоит отметить, что она выполняет печать только на листах формата А5. Она создает книги, которые удобно брать с собой в поездки.

SSC Service Utility

SSC Service Utility можно назвать одной из лучших программ, которая предназначена исключительно для струйных принтеров компании Epson. Она совместима с огромным перечнем таких устройств и позволяет выполнять постоянный мониторинг состояния картриджей, выполнять их настройку, чистку ПГ, производить автоматические действия для безопасной замены картриджей и многое другое.

WordPage

WordPage — это простая в использовании утилита, которая предназначена для быстрого просчитывания очереди печати листов с целью создания книги. Еще она по надобности может разбивать один текст на несколько книг. Если сравнивать ее с другим подобным софтом, то WordPage предоставляет наименьшее количество возможностей для печати книг.

В этой статье описаны программы, которые позволяют сильно расширить возможности печати текстовых редакторов. Каждая из них создана с конкретной целью или под определенные устройства, поэтому нелишним будет комбинировать их работу. Это позволит перебить недостаток одной программы достоинством другой, что значительно улучшит качество печати и позволит сэкономить на расходных материалах.

Сегодня невозможно себе представить пользователя современного ПК и установленного на нем ПО без использования принтера, ведь использование бумажных документов и фотографий еще никто не отменял. Наверное, именно поэтому стоит разобраться, какая программа для печати документов и фотографий подходит к каждому конкретному случаю лучше всего. Заодно можно будет разобраться с основными возможностями, предлагаемыми приложениями такого направления.

Какими возможностями должна обладать любая программа для печати документов и фото

Для начала отметим, что в программном обеспечении сегодня можно встретить большое количество самых разнообразных утилит, помогающих оптимизировать процесс печати документов, изображений или фотографий. Естественно, можно найти простейшие утилиты для печати, скажем, обычного текстового документа. А иногда требуется использовать профессиональные и полупрофессиональные утилиты для обеспечения качества печати.

Таким образом, сразу становится понятно, что также программа для печати текстовых документов, как правило, должна ограничиваться стандартным примитивным набором функций. Посудите сами, ведь при печати текста из «Блокнота» с использованием обычного лазерного принтера ничего сверхъестественного от приложения, в общем-то, и не требуется. Все сводится только к корректному отображению текста на бумаге даже при плохоньком принтере.

Ситуации, когда требуются мощные утилиты для печати

Другое дело, когда на печать отправляется графика, к примеру, фото высокого разрешения, созданное при помощи современного цифрового фотоаппарата. В этом случае программа для печати фотографий должна иметь расширенные возможности. Это касается, кстати, не только улучшенной передачи цвета, но и некоторых дополнительных возможностей для редактирования и предварительной

Естественно, многие могут сразу же воскликнуть, что самой универсальной программой является Adobe Photoshop. Позволим себе с этим не согласиться, поскольку изначально этот программный пакет рассчитан именно на редактирование графики, а уж никак не на печать. К тому же, среди программных продуктов, предназначенных именно для печати, имеются и более мощные утилиты, позволяющие настолько оптимизировать процесс, что они активно используются на цифровом печатающем электронном оборудовании в современных фотостудиях.

Кроме того, такие приложения применяются при создании и печати постеров, открыток или плакатов большого формата, что простейшими средствами сделать невозможно.

Простейшие программы для печати текста

Среди простейших программ можно выделить стандартные типа «Блокнота» или простейших офисных текстовых редакторов типа WordPad.

Такие приложения, хоть и не являются специализированными утилитами, тем не менее, обращаются к установленному в системе принтеру напрямую, позволяя получить, так сказать, бумажный вариант электронного текстового документа.

Программа для печати Word-документов

С офисными приложениями типа Microsoft Word дело обстоит гораздо интереснее. Кроме самой программы Word, позволяющей как и в случае с примитивными текстовыми редакторами моментально выводить документы на печать, можно найти достаточно много специализированных утилит для улучшения качества.

Связано это с тем, что сам текстовый процессор способен совмещать в документах и текст, и графику. Вот когда графика присутствует, сторонние утилиты показывают себя намного лучше, нежели стандартное приложение Word. Кроме всего прочего, иногда могут потребоваться утилиты для печати специфичных документов с нестандартным форматированием.

Одной из самых интересных является программа WordPage. Она очень проста в использовании. Основное предназначение - оптимизация печати книг и брошюр, которые были созданы в Word. Приложение позволяет распечатать, например, два А5 на одном листе А6. В дополнение ко всему в приложении имеется поддержка двусторонних принтеров, что, естественно, не только оптимизирует сам процесс, но и сокращает затрачиваемое на это время.

Утилиты для печати фото на документы

Не менее интересно выглядит и какая-нибудь программа печати фотографий для документов. В качестве яркого примера можно привести приложение Studio Pro, позволяющее за считанные минуты подготовить фото для документа по шаблону.

В самом приложении можно произвести корректировку изображения, отрегулировать яркость и контрастность, произвести полный контроль положения снимков на листе и т.д. Кроме того, эта утилита может использоваться как средство управления современными фотоаппаратами и даже изменять их основные настройки программным способом.

Самое интересное заключается в том, что в этом пакете представлены еще две мощные утилиты. Это StudioUEC для автоматизации процесса съемки и программного ввода универсальной подписи на электронные банковские карты, и StudioTW (так называемый Twain-модуль), который очень часто используется для выпуска водительских прав соответствующими государственными службами. Как видим, каждая программа для печати фото документов (вернее оформления документов с готовыми фотографиями) по-своему интересна и уникальна.

Простейшие приложения для печати фотографий

Что касается программных пакетов для работы с фотографиями, их можно условно разделить на две большие категории: приложения для домашнего использования и профессиональные или полупрофессиональные утилиты для работы в студиях. Среди простейших продуктов для рядового юзера можно отметить программы типа Studio 2.0.0, Pics Print, Photo Print Pilot, PrintStation, MultiPrint и т.д.

Каждая утилита такого типа позволяет производить предварительное редактирование и обработку фотографий, импортировать их с жесткого съемного USB-носителя и т.д. Та же утилита Studio 2.0.0 имеет возможность размещения нескольких фотографий на одном листе. Программы типа Photo Print Pilot могут дополнять выбранные снимки эффектами. К примеру, это может быть красивый бордюр, выбранный из списка шаблонов или созданный из другой фотографии. Тут, как говорится, от пользователя требуется только полет фантазии, ну, а средств у самих программ просто предостаточно.

Студийные приложения для профессиональной печати

Что касается наиболее мощных приложений, то здесь, безусловно, можно отметить такие программные пакеты, как ACD Photo Sale, ArcSoft PhotoPrinter и т.д.

Но вот, по мнению многих профессионалов, работающих в фотостудиях, пальма первенства принадлежит уникальному программному продукту под названием SILKYPIX Developer Studio Pro. Его возможности таковы, что в некоторых моментах, касающихся редактирования и подготовки фото к печати, данное приложение может составить достаточно серьезную конкуренцию тому же Adobe Photoshop, а иногда и превзойти его.

Не говоря уже о фото, отметим еще и тот факт, что эта программа для печати фотографий способна еще на большее. Дело в том, что с ее помощью можно запросто печатать даже а это уже показатель внушительный. Естественно, для этого потребуется не какой-нибудь простенький принтер, а современное профессиональное оборудование.

Единственное, что огорчает, так это только то, что, увы, практически все приложения этого типа являются платными и стоят порядка 30-60 долларов США.

Программы для работы с PDF-документами

Теперь несколько слов об универсальных документах формата PDF. Если кто не знает, как программа для печати PDF-документов может использовать универсальный программный пакет для сканеров ABBYY Fine Reader, способный преобразовывать отсканированные бумажные талмуды в документы этого формата, что называется, на лету, а затем и выводить их на печать, сохраняя при этом оригинальное форматирование, цветопередачу и т.д., то возможностей достаточно много. Это интересно.

Еще одна интересная программа для печати документов формата PDF (и не только) - приложение FinePrint, представляющее собой универсальный драйвер для принтера. Программа может не только создавать PDF-документы, но и управлять абсолютно всеми параметрами печати, включая печать нескольких страниц на одном листе, создание печатных бланков и форм, задание отступов для переплета, масштабирование больших страниц и изображений в стандартные бумажные форматы, объединение нескольких заданий печати в единый документ, печать буклетов и открыток, применение в печати водяных знаков и колонтитулов с указанием времени или даты, изменение цветного изображения на черно-белое и многое другое. Всего не перечислишь.

Тут стоит отметить и еще одну особенность. Не говоря о возможности использования двусторонней печати для экономии бумаги, можно включить специальную систему экономии чернил картриджей.

Создание печатей

Отдельно стоит сказать о том, что представляет собой программа для создания печатей стандартных образцов, которые потом будут изготовлены производственным способом. Одной из самых простых и доступных рядовому пользователю является утилита Stamp 1.3 с русифицированным интерфейсом.

Хотя само приложение и имеет только свои собственные шаблоны, чего греха таить, многие юзеры на их основе с успехом подделывают официальные штампы и печати. Если немного покопаться в шаблонах и произвести нехитрые действия, можно добиться просто потрясающего результата. В приложении имеется даже функция размытия, что позволяет выглядеть подделанной печати или штампу более реалистично. Кроме того, эта программа для создания печатей и штампов выпускается в портативной версии (Portable), что исключает необходимость ее установки на винчестер. Иными словами, запустить ее можно с обычной флэшки когда угодно и где угодно.

В принципе, можно использовать и так называемые «облачные» программы, суть которых сводится к тому, что пользователю необходимо зайти на определенный сайт и, следуя инструкциям шаг за шагом, создать макет печати в режиме онлайн. Но особого распространения такой метод не получил.

Итог

Вот, собственно, краткий обзор приложений, которые могут понадобиться для оптимизации печати. Какая именно программа для печати документов или фотографий будет использоваться, зависит от конкретного случая и от того, какой результат требуется получить.

Попутно стоит напомнить, что и принтер здесь играет не последнюю роль. Так что придется обратить внимание и на него. Понятно ведь, что простейший лазерный «старичок» годится только для текстовых документов. Даже струйные принтеры для печати фотографий не всегда подходят. Для получения качественных фотографий потребуется хороший фотопринтер, не говоря уже о профессиональном оборудовании, которое применяется в фотостудиях.

Работа с документами отнимает у пользователей, особенно у офисных сотрудников, очень много времени. А ведь существует немало программ, позволяющих существенно оптимизировать ручной труд при работе с документами путем автоматизации некоторых процессов. Многие из таких решений просты в применении, очень удобны и недороги, а потому доступны широкому кругу пользователей. О таких программах и пойдет речь в настоящей статье.

Организация документов

Пользователям, которым приходится иметь дело с большим числом электронных документов, хорошо знакома ситуация, когда, даже несмотря на строгую систему каталогов и подкаталогов, на поиски нужного документа уходит немало времени. Один из вариантов решения данной проблемы - использование специальной программы-каталогизатора, основная задача которой состоит в упорядочивании и рассортировке данных, что в итоге обеспечивает быстрый поиск нужной информации. Таких каталогизаторов на рынке представлено огромное множество, и все они ориентированы на каталогизацию либо дисков, папок и файлов, либо какой-то узкоспециализированной информации (фильмов, монет, марок и пр.). Для каталогизации документов подойдет любой универсальный каталогизатор, позволяющий каталогизировать папки и файлы разных типов. Лучшим среди подобных решений считается пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), однако он довольно дорог, а его возможности для многих пользователей явно избыточны. Большинству будет вполне достаточно воспользоваться пакетом WinCatalog Standard.

Другим способом является объединение связанных между собой документов в сложные иерархически-структурированные документы, хранимые внутри файлов данных, соответствующих этим структурам. В подобных структурированных документах гораздо удобнее ориентироваться и находить нужную информацию благодаря как структуризации, так и расширенным возможностям поиска внутри документа. Кроме того, подобное структурирование позволяет производить внешний поиск и искать документы по фрагментам входящего в них текста. Например, для создания иерархически-структурированных документов предназначен пакет Maple.

WinCatalog Standard

Разработчик : WinCatalog.com

Размер дистрибутива: 1,62 Мбайт

Работа под управлением: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Способ распространения: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Цена: 200 руб.

WinCatalog Standard представляет собой удобный в работе многофункциональный каталогизатор с понятным русскоязычным интерфейсом (рис. 1). Пакет позволяет каталогизировать данные с любых носителей информации, которые могут быть подключены к компьютеру: дискет, жестких и сетевых дисков, обычных CD- и аудиодисков, Zip-дисков и т.д. С его помощью можно рассортировать и упорядочить любые папки и файлы независимо от их местонахождения. Вносить данные в каталог можно как вручную (сразу в виртуальные папки), так и путем сканирования дисков (включая находящиеся там Zip-архивы) - в таком случае извлеченные с дисков папки и файлы для удобства ориентации лучше потом рассортировать по виртуальным папкам, что благодаря поддержке операции drag & drop не займет много времени.

Рис. 1. Интерфейс WinCatalog Standard

Общее управление каталогом осуществляется легко и удобно. Разбиение данных по тематическим папкам существенно упрощает ориентацию, а размещение папок и вложенных в них элементов нетрудно изменить обычным перетаскиванием. Расширенный поиск (по имени, комментарию, размеру и дате изменения; рис. 2), поддерживающий булевы операции и возможность выбора конкретной папки для поиска, а также учитывающий ключевые слова (их можно предусмотрительно добавлять к отдельным элементам каталога), позволяет быстро найти нужный документ, а поиск дубликатов - удалить из коллекции повторяющиеся элементы. Экспорт всей или части каталога документации в CVS-файл обеспечивает возможность обработки данных в другом приложении (например, в MS Excel), а экспорт в HTML-файл удобен для печати каталога.

Рис. 2. Поиск документов в WinCatalog Standard

Maple 6.25

Разработчик : Crystal Office Systems

Размер дистрибутива: Maple - 5,3 Мбайт, Maple Professional - 5,89 Мбайт

Работа под управлением: Windows (все версии)

Способ распространения: shareware (30-дневная демо-версия: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Цена : Maple - 21,95 долл., Maple Professional - 30,95 долл.

Maple - удобный в применении менеджер документов, который позволяет объединять разноплановые материалы в иерархические структуры и получать в итоге структурированные документы: бизнес-планы, отчеты, аналитические записки, брошюры и т.п. В таких иерархических деревьях документов разноплановая информация представлена более наглядно, а найти любой документ гораздо проще, чем при стандартной каталогизации. Для просмотра созданных в Maple документов необходим специальный просмотрщик Maple Reader, который можно бесплатно скачать по адресу: http://www.crystaloffice .com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет отличается дружественным интерфейсом (рис. 3) и настолько прост в изучении, что даже отсутствие русскоязычной локализации программы для большинства пользователей не станет преградой, а потому данное решение можно рекомендовать самой широкой аудитории.

Рис. 3. Интерфейс программы Maple

Менеджер представлен в двух версиях: базовой Maple и расширенной Maple Professional. К числу принципиальных отличий расширенной версии стоит отнести наличие таких дополнительных функций, как поиск документов, проверка грамматики, шифрование файлов и резервирование иерархических структур.

Основа любого документа в Maple - иерархическое дерево узлов, уровень вложенности подузлов в котором, равно как и их количество, не ограничен. Каждый узел представляет собой отдельный документ, содержащий не только текст (набранный непосредственно, вставленный из буфера обмена или импортированный из документов в форматах RTF, DOC, WRI и HTML), но и табличный материал, графики, ссылки на базовые фрагменты итогового документа или файлы и т.п. При оформлении документов предусмотрено применение стандартного набора функций для работы с текстом: изменение типа и размера шрифта, создание списков, оформление абзацев, использование стилей и пр. Интеграция с MS Word позволяет применять встроенный в MS Word спеллчекер для проверки грамматики и поиска синонимов не только на английском, но и на русском языке. Встроенная система резервирования обеспечивает возможность создания сжатых резервных копий иерархических документов (в форматах ZIP и CAB). Встроенный мастер шифрования помогает зашифровать конфиденциальные документы с применением криптографического алгоритма Blowfish. А поисковый модуль Finder позволяет быстро найти нужные документы по фрагменту имени, автору, комментариям, содержанию (рис. 4) и т.п.

Рис. 4. Поиск документов по содержащемуся
в них тексту в Maple

Быстрый доступ к документам

Технология компьютерной подготовки документов предполагает, что созданные документы в дальнейшем неоднократно используются. Например, при разработке нового документа вам могут потребоваться один-два абзаца из вчерашнего документа или новый документ вообще представляет собой копию старого, но с измененной переменной информацией и т.д.

К сожалению, пользователь далеко не всегда может вспомнить, как назывался созданный позавчера важный документ, а порой и не имеет ни малейшего представления о том, где его искать. Конечно, нужно давать документам значимые имена и сохранять их, придерживаясь четкой каталогизации, но, увы, бывает и иначе, виной чему спешка, отвлекающие звонки и т.п. В результате на поиски требуемого документа может уйти немало драгоценного времени - ведь совсем не факт, что вам удастся открыть его через список ссылок Windows к последним документам, доступным через меню «Пуск». Дело в том, что данный список:

ограничен 15 документами - это означает, что вероятность попадания в него документов, например, недельной давности практически равна нулю;
не позволяет определить местонахождение документа, если вы помните часть текста, но забыли название файла;
не включает одноименные (однако при этом различные) документы, сохраненные под одним именем, но в разных папках, что актуально, например, при совместной работе над документом с формированием нескольких его версий.

Есть и еще одна проблема - предусмотренный в Windows список недавних документов представляет собой один из каналов утечки конфиденциальных данных, так как по нему любой пользователь (в том числе злоумышленник) может сориентироваться относительно характера компьютерной деятельности владельца. Поэтому данный список рекомендуется регулярно очищать, например при помощи утилит для удаления с диска «мусорных» данных. В итоге складывается, казалось бы, парадоксальная ситуация: если пользователь регулярно уничтожает информацию о недавно использовавшихся документах в целях безопасности, то он лишается быстрого доступа к ним, а в противном случае рискует стать жертвой злоумышленников. Однако выход есть - можно воспользоваться специализированной утилитой ActualDoc, которая расширяет возможности Windows в плане работы с последними документами.

Если же нужный документ был создан уже давно и потому никак не может фигурировать в списке недавно открывавшихся документов (как встроенном в Windows, так и в списке ActualDoc), то придется прибегнуть к его поиску. Здесь возникает иная проблема - как правило, пользователь не помнит имени документа (равно как и даты его создания), зато знает, какие ключевые слова встречаются в тексте. Значит, нужно искать документ по фрагментам входящего в него текста - увы, данную задачу хоть и можно решить встроенными средствами Windows или, например, Word, но весьма посредственно. И дело не только в том, что такой поиск не совсем очевиден и выполняется медленно - иногда с этим можно смириться. Куда важнее, что далеко не все файлы окажутся найденными - морфологические особенности русского языка при поиске учитываться не будут, поэтому останутся не найденными файлы, в которых искомые слова имеют другое падежное окончание. В то же время специализированные поисковые утилиты, такие как «Ищейка» (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), «Архивариус 3000» и Phoenix Search (http://indexlab.net/), могут быстро найти нужные документы независимо от их местоположения. Наиболее привлекательным среди названных решений по соотношению «цена/качество» нам представляется пакет «Архивариус 3000».

ActualDoc 3.5

Разработчик : Flexigen Software

Размер дистрибутива: Standard - 4,1 Мбайт, Professional - 3,6 Мбайт

Работа под управлением: Windows 2000/XP/2003/Vista

Способ распространения: Standard - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14-дневная демо-версия - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe)

Цена : Standard - бесплатно, Professional - 19,95 долл.

ActualDoc - менеджер последних документов, запоминающий использовавшиеся документы и обеспечивающий быстрый и безопасный доступ к ним. Программа отличается простотой и интуитивностью, имеет дружественный интерфейс с поддержкой русского языка (рис. 5) и практически не потребует времени на освоение, тем более что сопровождается исчерпывающей справочной системой, а потому может стать незаменимым инструментом как для профессионалов, так и для домашних пользователей.

Рис. 5. Интерфейс программы ActualDoc

ActualDoc ведет учет загрузки неограниченного числа документов в течение указанного пользователем срока (по умолчанию - 60 дней), поддерживает более 40 форматов файлов (текстовые и графические файлы, документы MS Office и HTML-документы, PDF-файлы и др.) и позволяет быстро загрузить любой из них. Найти в среде программы нужный документ - не проблема. Если свиток запомненных ею документов сравнительно небольшой, то можно выбрать документ прямо из списка. В противном случае разумнее предварительно ограничить список возможных претендентов путем его фильтрации (возможна фильтрация по временно му интервалу, по расширению и категории) либо провести поиск по имени документа (в общем виде) или по фрагменту входящего в него текста (правда, поиск по русскому тексту не всегда удачен). Есть и другой способ быстро открыть нужный документ - через встроенные закладки (такие же, как в Internet Explorer; рис. 6), которые могут быть назначены отдельным часто используемым документам и существенно ускоряют доступ к ним, так как необходимость поиска отпадает. Выбранный документ оказывается доступным во встроенном просмотрщике - для просмотра, поиска и копирования, а также во внешнем приложении - для редактирования и может использоваться для полной переработки, выборочного копирования из него информации или для отправки документа по электронной почте. При этом сам список документов может быть спрятан от посторонних глаз и защищен паролем - в этом случае недавно использовавшиеся файлы не будут отображаться в меню Пуск -> Документы .

Рис. 6. Открытие документа через закладку
в ActualDoc

Пакет поставляется в двух версиях: бесплатной базовой Standard и платной Professional. Возможности бесплатной версии не позволяют просматривать документы во встроенных просмотрщиках, использовать функцию поиска (в итоге искать документы можно лишь визуально, просматривая полный или отфильтрованный список), создавать пользовательские категории и редактировать закладки.

Архивариус 3000 (3.82)

Разработчик: Likasoft

Размер дистрибутива: 3 Мбайт

Работа под управлением: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Способ распространения: shareware (30-дневная демо-версия - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Цена: студенческая лицензия - 195 руб., персональная лицензия - 295 руб., коммерческая лицензия - 900 руб.

« Архивариус 3000» - это оптимальное решение для быстрого поиска документов на 18 различных языках (включая русский, английский, немецкий и французский), ориентированное на широкий круг пользователей. Программа обеспечивает мгновенный доступ к документам, находящимся на жестком диске, сетевых и съемных дисках (CD, DVD, ZIP и др.), и может работать со всеми популярными типами документов (PDF-файлами, документами MS Office, текстовыми файлами и т.д.). Она умеет производить поиск в архивах (ZIP, RAR и др.), в почтовых сообщениях (Outlook, Outlook Express, The Bat! и др.) и вложенных в них файлах. Кроме того, поддерживается поиск в базах данных Lotus Notes и Lotus Domino и в базах сообщений ICQ, Odigo IM и Miranda IM.

Наряду с обычным поиском по ключевому слову или по набору ключевых слов, программа поддерживает режим расширенного поиска с применением логических функций и может искать документы не только по содержимому, но и по имени файла, дате изменения, размеру, типу документа, кодировке и пр. (рис. 7). Благодаря полной поддержке уникода, поиск корректно выполняется не только в документах на одном языке, но и в многоязычных (например, с текстом на русском и немецком языках одновременно). Возможен удаленный поиск документов через Интернет с последующим доступом к найденным документам через любой интернет-обозреватель, например через Internet Explorer. Результаты поиска могут быть представлены в режиме выдержек, когда отображаются наиболее значимые (релевантные) фрагменты выбранных документов с подсветкой найденных слов, и в режиме таблицы, когда выводится краткая информация о документах (рис. 8), по которой они могут быть отсортированы.

Рис. 7. Поиск документов в среде «Архивариус 3000»

Рис. 8. Варианты представления результатов поиска
в «Архивариус 3000»

Заполнение типовых документов

Подготовка типовых документов отнимает значительную часть времени у тех пользователей, кто по долгу службы занимается оформлением разнообразной документации в страховых компаниях, банках, нотариальных конторах, компаниях, оказывающих разного рода услуги, и т.п. Как правило, такие документы создаются в текстовом редакторе Word на основе изначально разработанных базовых документов, в которых просто заменяется некоторая переменная информация. Ничего сложного в этом нет, но при больших объемах документации неизбежны ошибки - можно, например, случайно ввести данные не в то место, где им полагается находиться, или стереть несколько слов документа и т.п. Поэтому желательно, чтобы открытыми для ввода были лишь те поля, в которых должны вводиться данные, а весь остальной текст был заблокирован. Возможность создания подобных документов в Word разработчиками предусмотрена. Достаточно разработать серию шаблонов для всех используемых в организации типовых документов, для каждого шаблона запретить изменение постоянных данных (команда Сервис -> Установить защиту -> Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм ) и обучить пользователей создавать документы по шаблонам. Для типовых документов, где переменной информации сравнительно немного, таких шаблонов окажется вполне достаточно, чтобы существенно ускорить процесс подготовки документов и снизить риск ошибок.

Однако на практике применяется немало типовых документов, в которых переменная информация занимает до половины объема, причем часть переменных данных в том или ином виде неоднократно повторяется (рис. 9) - например ф.и.о. в разных падежах, прописи для введенных дат или сумм и т.п. В этом случае использование Word-шаблонов мало что дает, так как заполнение документов даже через шаблоны потребует много времени, ведь все переменные данные придется вводить вручную.

Рис. 9. Пример документа с большим объемом
переменной информации

Есть и еще одна особенность оформления типовых документов - часто требуется подготовить не один документ, а сразу несколько (например, для оформления банковского договора об открытии депозитария нужны три-четыре типа договоров для подписи). Таким образом, одну и ту же информацию приходится вводить в разные документы, на что тоже уходит много времени, а вероятность совершения ошибки при этом соответственно возрастает. Гораздо быстрее можно оформлять подобные документы при помощи специализированных приложений, предназначенных для автоматизации процесса подготовки типовых документов, - например таких, как «АвтоДок» или Blitz Document. Данные приложения тоже базируются на применении шаблонов, которые, в отличие от обычных Word-шаблонов, не только позволяют вводить данные в отведенные для этого поля (для чего пользователю необходимо заполнить набор форм с данными), но и умеют преобразовывать введенные данные запрограммированным образом, например могут заменить число прописью, произвести склонение слов и словосочетаний по грамматическим падежам и т.п. В итоге нужные документы заполняются быстро, а число ошибок, которые при этом можно совершить, оказывается на порядок меньше, чем при традиционной их подготовке в Word. Кроме того, создание типовых документов через специализированные решения привлекательно еще и тем, что все созданные документы автоматически каталогизируются и в дальнейшем найти любой из них - не проблема, а от пользователя не требуется знание тонкостей оформления документации, ведь в шаблонах все юридические нюансы уже учтены.

АвтоДок 1.2

Разработчик: EleWise

Размер дистрибутива: 6 Мбайт

Работа под управлением: Windows 2000/XP/2003

Способ распространения: shareware (функционально ограниченная демо-версия - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Цена: «АвтоДок-Персональный» - 1980 руб., «АвтоДок-Сервер» - 2980 руб., «АвтоДок-Клиент» - 1490 руб.

«АвтоДок» - это программа, позволяющая автоматизировать и ускорить процесс заполнения типовых документов посредством созданных с помощью MS Word шаблонов и ведущая архив документов и записей, сделанных при помощи этих шаблонов. Процесс генерации новых документов в ней предельно автоматизирован - достаточно выбрать нужный бизнес-сценарий из общего списка сценариев (под бизнес-сценарием понимается настроенный шаблон) и заполнить форму ввода с требуемыми данными (рис. 10). Созданный документ может быть просмотрен, сохранен, распечатан или открыт в Word для дальнейшего редактирования.

Рис. 10. Создание документа по сценарию «АвтоДок»

Число встроенных сценариев невелико (рис. 11), но может быть расширено за счет пользовательских сценариев, процесс создания которых подробно и наглядно представлен в справке и полностью контролируется мастером, а потому доступен для большинства пользователей. Разработка нового сценария предполагает выполнение пяти шагов: ввод названия сценария, создание шаблона, определение переменных, настройка и тестирование сценария с его сохранением для дальнейшего редактирования (рис. 12). На первый взгляд некоторые сложности может вызвать подготовка шаблона, так как он должен быть создан вручную в Word, а это предполагает знание языка создания сценариев. Но на практике все гораздо проще - достаточно уяснить, что переменные вводятся в фигурных скобках, а перед ними устанавливается значок $, весь остальной текст печатается обычным образом (рис. 13). Новые шаблоны могут создаваться не только с чистого листа, но и на базе существующих шаблонов или готовых документов - в первом случае нужно лишь изменить настройки сценария и протестировать его с измененными настройками, а во втором - открыть готовый документ, заменить изменяющуюся информацию переменными и указать его программе в качестве шаблона. Переменные могут быть нескольких типов, в том числе позволяющие:

ввести данные сразу в несколько полей: ф.и.о., паспортные данные, реквизиты организации и т.п.;
выбрать значение переменной из набора значений;
выполнить разнообразные операции и преобразования: вычислить процент от числа или НДС от суммы, преобразовать число в строку, ввести текущую дату и др.;
указать слово или словосочетание в определенном падеже и т.д.

Созданные по бизнес-сценариям «АвтоДок» документы сохраняются в виде четко структурированных записей, а потому в любой момент можно найти нужный документ путем фильтрации или поиска, просмотреть его, распечатать, перегенерировать или удалить.

Рис. 11. Окно «АвтоДок» с перечнем групп встроенных
бизнес-сценариев

Рис. 12. Разработка нового сценария в «АвтоДок»

Рис. 13. Пример текста шаблона в «АвтоДок»,
в котором фигурируют четыре переменные: «число»,
«месяц», «организация» и «ф.и.о.»

Программа поставляется в двух версиях: однопользовательской - «АвтоДок-Персональный» и многопользовательской (сетевой), представленной двумя модулями - «АвтоДок-Сервер» и «АвтоДок-Клиент». В однопользовательской версии все компоненты системы располагаются на локальном компьютере, а в многопользовательской база сценариев, шаблонов и записей устанавливается на сервере, а на пользовательских компьютерах ставится лишь клиентская часть, позволяющая использовать все материалы «АвтоДок», хранящиеся на сервере.

Blitz Document 3.4.1

Разработчик: BlitzSoft

Размер дистрибутива: 991 Кбайт

Работа под управлением: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Способ распространения: shareware (функционально ограниченная демо-версия - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Цена: 500 руб.

Blitz Document - это компактная программа для автоматического составления типовых документов посредством шаблонов-сценариев. Она позволяет быстро генерировать документы на базе встроенных шаблонов, число которых более 30 (рис. 14), или пользовательских сценариев, которые можно разрабатывать на базе встроенных шаблонов или пустых макетов. Создание документа по готовому сценарию предельно просто - достаточно выбрать вид сценария и выполнить указания мастера, который добросовестно проведет пользователя через все этапы подготовки документа (рис. 15). Готовый документ можно будет просмотреть, распечатать, отредактировать во встроенном текстовом редакторе (исправлять можно как переменные, так и постоянные данные) или открыть для редактирования в Word.

Рис. 14. Список встроенных сценариев Blitz Document

Рис. 15. Создание документа по сценарию
Blitz Document

Разработка созданных шаблонов несколько сложнее, но тоже будет по силам большинству пользователей. Правда, освоение данной возможности потребует некоторого времени, так как, к сожалению, прилагаемая к программе справочная информация рассчитана на достаточно подготовленных пользователей (она весьма скупа и не содержит ни иллюстраций, ни примеров). Технически создание нового шаблона состоит из двух этапов: выбор встроенного шаблона или макета, на основании которого будет разрабатываться новый шаблон, и последовательная корректировка входящих в него постоянных и переменных данных (рис. 16). Постоянные данные вводятся в их реальном виде, но не прямо в текст, а через диалоговые окна. Переменная информация также корректируется в ходе диалога и вводится уже не напрямую, а заменяется переменными с подстановочными метками, оформленными с учетом используемого в программе языка описания сценариев. Сценарии могут не только отображать введенный при генерации документа текст, но и изменять его с помощью системы команд подстановки данных или их преобразования. Например, предусмотрено:

Рис. 16. Разработка нового шаблона на базе макета
в Blitz Document

склонение слов и словосочетаний по грамматическим падежам;
перевод чисел в строки;
перевод календарных дат в строки;
проведение любых применяемых в юридических и бизнес-документах вычислений;
изменение текста в зависимости от значения введенных данных и т.д.

Созданные при помощи Blitz Document документы сохраняются в структурированных учетных журналах - это позволяет быстро ориентироваться в документации и практически мгновенно получать доступ к нужным материалам, например для того, чтобы их распечатать. Кроме того, документы можно группировать в виртуальные дела, что удобно для быстрого доступа к материалам, связанным с конкретным фигурирующим в базе субъектом или объектом.

Распознавание текста в отсканированных документах

Пользователям, которым часто приходится переводить в электронный редактируемый формат бумажные документы (страницы книги, газеты, журнала или факса), не обойтись без системы распознавания символов, или OCR-системы (Optical Character Recognition), предназначенной для автоматического ввода текстов бумажных документов в компьютер. Теоретически можно воспользоваться программой FineReader от компании ABBYY или CuneiForm от Cognitive Technologies - обе надежны в работе и отличаются высокой точностью распознавания. Но у пакета FineReader имеется упрощенная и приемлемая по цене для домашних пользователей версия ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, что делает его более привлекательным для широкой аудитории.

ABBYY FineReader 8.0

Разработчик : ABBYY Software

Размер дистрибутива: 40,5 Мбайт

Работа под управлением: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Способ распространения: shareware (демо-версия FineReader Home Edition отсутствует, функционально ограниченная демо-версия FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Цена : FineReader Home Edition - 990 руб., FineReader Professional Edition - 3750 руб.

ABBYY FineReader - идеальное решение для распознавания документов, в которых распознается не только текст, но и оформление, что обеспечивает точную передачу таблиц, картинок и разбиения текста по колонкам (рис. 17). Программа проста в использовании, умеет распознавать многоязычные (поддерживаются 179 языков) и многостраничные документы. Предусмотрена возможность распознавания всего документа целиком либо его отдельных страниц. Результат можно сохранить в одном из распространенных форматов: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT или PDF. Возможно пошаговое сохранение результатов распознавания для исключения ошибок. Реализован экспорт результатов распознавания непосредственно в Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect и Adobe Acrobat. Ускорить проверку результата поможет встроенная программа проверки орфографии (для 36 языков), а интеграция с Microsoft Word позволяет вызывать программу прямо из Word, не отвлекаясь от работы с текстом.

Рис. 17. Результат распознавания документа
в ABBYY FineReader Home Edition

Программа представлена в двух версиях: FineReader Home Edition, рассчитанной на начинающих пользователей, и FineReader Professional Edition, ориентированной на профессионалов. Профессиональная версия позволяет управлять параметрами распознавания (менять режим, осуществлять распознавание с обучением) и отличается более богатым набором функций по распознаванию (распознавание PDF-файлов, снятых цифровым фотоаппаратом текстов и др.). Кроме того, в Professional Edition предусмотрено больше различных форматов сохранения, добавлены возможности распознавания штрих-кодов и быстрого распознавания скриншотов с помощью утилиты Screenshot Reader.

Конвертирование документов из PDF-формата

Вся техническая документация поставляется сегодня в формате PDF, для просмотра документов в котором применяется бесплатная утилита Adobe Acrobat Reader. Но довольно часто возникает необходимость в использовании фрагментов PDF-файлов при подготовке собственных документов или редактировании материалов в PDF-формате (например, статьи, контракта, отчета и т.п.). В первом случае потребуется извлечь из PDF-файлов фрагменты текста и/или изображения (теоретически это можно сделать и с помощью встроенных средств Acrobat Reader, но с весьма посредственным результатом). Во втором случае придется конвертировать PDF-документы в редактируемый формат (например, в Word-формат) с сохранением оформления исходного документа, что в Acrobat Reader даже не предусмотрено. В таких случаях на помощь придут специальные утилиты, из которых наиболее привлекательными представляются пакеты ABBYY PDF Transformer и PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Мы рассмотрим первый из них - он хоть и дороже, зато имеет русскоязычный интерфейс и позволяет конвертировать PDF-файлы в несколько редактируемых форматов, причем умеет верно распознавать не только английский, но и русский текст.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Разработчик: ABBYY Software

Размер дистрибутива: 52 Мбайт

Работа под управлением: Windows 2000 (SP2 или выше)/XP/Server 2003

Способ распространения: shareware (15-дневная демо-версия - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Цена: 1490 руб.

ABBYY PDF Transformer - утилита для конвертирования PDF-документов в форматы документов Microsoft Word (рис. 18), Excel, а также в HTML- и TXT-файлы. Пакет отличается интуитивно понятным интерфейсом и очень прост в использовании, а потому его освоение окажется по силам даже начинающим пользователям.

ABBYY PDF Transformer умеет конвертировать любые PDF-файлы, включая файлы без текстового слоя (такие файлы чаще всего получаются из отсканированных документов и представляют собой изображение текста), и корректно обрабатывает PDF-файлы, содержащие любые комбинации поддерживаемых языков (включая русский и английский). Утилита точно сохраняет оформление исходного документа (картинки, таблицы, расположение колонок, ссылки) и позволяет управлять вариантами конвертирования и сохранения. Например, можно четко определить области, которые должны восприниматься программой как текст или как изображение (что актуально для PDF-файлов со сложным оформлением), сохранить готовый документ с таким же оформлением, как в оригинале, или как колонку текста (с картинками или без - по желанию) и т.д. При необходимости возможно выборочное конвертирование отдельных страниц или даже их фрагментов. Кроме того, ABBYY PDF Transformer умеет осуществлять и обратное конвертирование, позволяя создавать PDF-файлы из документов Microsoft Word, таблиц Excel, презентаций PowerPoint, диаграмм Visio и HTML-файлов, а также практически из любого приложения, поддерживающего вывод документа на печать (это реализовано через виртуальный принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).