Создание отчётов в Microsoft Access. Создание отчетов в Access Чтобы создать отчет

Известно, что вычисляемые поля в базе данных Access 2003 используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов. Вычисляемые поля в Microsoft Access 2003 могут быть созданы как в запросе и форме, так и в отчете. Рассмотрим создание вычисляемых полей в отчете базы данных Access 2003. Для ввода выражения в отчете необходимо открыть отчет в режиме Конструктора и создать свободное текстовое поле, используя кнопку "ab " (Поле) на панели инструментов.

В свободное поле можно вводить выражение для выполнения вычислений, в этом случае оно становится вычисляемым. В вычисляемых полях можно использовать функции, а можно ввести выражение, использующее в качестве входных данных значения полей таблиц БД Access. Кроме того, в отчет можно вставить автономную текстовую метку, т.е. метку не связанную с текстовым полем, используя кнопку "Aa " (Надпись) на панели инструментов. "Надпись" используется для ввода какого-либо имени или чисел.

Рассмотрим создание вычисляемого поля в отчете Успеваемость на примере базы данных Training_students_O . Постановка задачи следующая: в отчете БД Access Успеваемость создать одно поле, в котором должна выводиться 100-бальная оценка, и другое поле, в которое должно выводиться текущее время. Для решения этой задачи откроем отчет Успеваемость в режиме конструктора (рис. 1).

Рис. 1.

Для создания вычисляемого поля в отчете Успеваемость, необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажать кнопку "ab " (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете Успеваемость в "Области данных" в том месте, где планируется вставить свободное (вычисляемое) поле;

2. Удалить метку (в нашем случае Поле 30), которая вставляется вместе со свободным полем (слева от свободного поля), а затем установить курсор в поле "Свободный" (рис. 2) и ввести выражение (для отображения 100-бальной оценки в отчете): =([Оценка])*20. В этом случае Свободное поле стало вычисляемым. Для ввода функций или выражений можно также использовать построитель выражений (кнопка "Построитель" на панели инструментов);

Рис. 2.

3. Нажать кнопку "Aa " (Надпись) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете Успеваемость в области "Верхний колонтитул " в том месте, где планируется вставить метку "Надпись": 100-бальная оценка;

4. Установить курсор в метку и ввести текст: 100-бал. оценка (рис. 3);

Рис. 3.

5. Перейти в режим просмотра, выполнив щелчок по кнопке "Просмотр" (рис. 4), в отчете БД Access 2003 появились оценки по 100-бальной системе.

Рис. 4.

Для создания в области нижнего колонтитула отчета Access вычисляемого поля, отображающего текущее время, необходимо выполнить следующие действия:

6. Нажать кнопку "ab " (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете в области "Нижний колонтитул" в том месте, где планируется вставить свободное текстовое поле для функции "Текущее время";

7. Удалить метку (в нашем случае Поле 31), а затем установить курсор в поле "Свободный" (рис. 5) и ввести функцию: =Time();

Рис. 5.

8. Для ввода функции =Time() в поле "Свободный" можно также использовать построитель выражений (вместо выполнения операции в предыдущем пункте), для этого необходимо щелкнуть на панели инструментов на пиктограмме "Построитель", откроется окно Построитель, в котором надо выделить "выражение" (рисунок 6), и щелкнуть ОК;

ОТЧЕТ В MS ACCESS.

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел «Примечание» отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

Способы создания отчета:

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор;

Мастер отчетов;

Автоотчет: в столбец;

Автоотчет: ленточный;

Мастер диаграмм;

Почтовые наклейки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

Изменение масштаба отображения отчета:

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем - лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе. Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле «с» и 1 в поле «по».

Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

Изменить значение ширины отчета;

Уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

ВЫЧЕСЛЕНИЯ В MS ACCESS.

Очень часто при формировании набора записей требуется произвести вычисления над данными (определить возраст сотрудника, стоимость заказа, процент от продаж, выделить часть номенклатурного кода и т.п., т.е. вывести информацию, которая не хранится в базе данных) или выполнить определенные операции по непосредственной обработке отбираемых данных.

В MS Access такие возможности предоставляются через вычисляемые поля и групповые операции.

Вычисляемое поле представляет собой выражение, состоящее из операторов (арифметических, сравнения, логических, конкатенации) и операндов. В качестве операндов могут быть использованы константы, встроенные или определенные пользователем функции и идентификаторы, например

Стоимость: Товары! Цена * Количество * (1-Скидка)

Количество Мужчин: Sum (IIf(Пол = «м»; 1; 0))

Ф.И.О.: Фамилия &» «& Left (Имя; 1) &». «& Left (Отчество; 1) &».»

Стоимость, КоличествоМужчин и Ф.И.О. являются именами вычисляемых полей и отображаются в режиме таблицы в заголовке столбца, символ двоеточие исполняет роль разделителя между именем вычисляемого поля и выражением.

Если имя таблицы или поля содержит пробелы, то его идентификатор обязан в выражении заключаться в квадратные скобки, например

Стоимость: Цена*[Количество товара]

Вычисляемое поле создается прямо в бланке QBE путем внесения выражения в ячейку Поле любого свободного столбца. Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных.

Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

Для построения сложных выражений в СУБД MS Access входит утилита, называемая Построитель выражений.

Построитель выражений можно запустить щелкнув по клавише Построить на панели инструментов Конструктор запросов или выбрав в контекстном меню поля бланка запроса QBE команду меню Построить… .

Рис. 9.

СУБД MS Access содержит более 100 встроенных функций, которые можно использовать при формировании вычисляемого поля или при задании условия отбора.

Рис. 10.

Все встроенные функции в Построителе выражений сгруппированы по функциональному назначению. При выборе функции в правом окне построителя, в нижней области окна Построителя выражений отображается синтаксис этой функции. Для более детальной справки необходимо щелкнуть по клавише.

При анализе данных очень часто интересуют не отдельные записи, а итоговые значения по группам данных, например:

Количество сделок с Партнерами за определенный промежуток времени;

Средний объем продаж по каждому месяцу за предыдущий год.

Ответы на такие вопросы дает итоговый запрос.

Для вычисления итоговых значений необходимо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов Конструктор запросов , чтобы в бланке QBE появилась строка Групповая операция (после имени таблицы).

По умолчанию для каждого поля, занесенного в бланк запроса, устанавливается значение Группировка (итоги не подводятся).

Для подведения итогов необходимо заменить установку Группировка на конкретную итоговую функцию. В СУБД MS Access предусмотрено 9 функций, обеспечивающих выполнение групповых операций.

Групповая операция имеется установка Выражение . Данная установка применяется, когда в выражении (строка Поле ) используется несколько итоговых функций.

В раскрывающемся списке строки Групповая операция имеется установка Условие . Данная установка применяется, когда в строке Условие отбора записано условие выборки, но данные столбца (поля) не должны участвовать в групповой операции.

Для решения более сложных статистических задач в СУБД MS Access предусмотрен специальный тип запроса - перекрестный запросов.

Перекрестный запрос - это специальный тип группового запроса, в котором отражаются результаты статистических расчетов по значению одного поля таблицы.

Для построения перекрестного запроса достаточно трех полей базового источника. По повторяющимся значениям одного поля формируются названия заголовков строк итоговой (сводной) таблицы (рис. 6.4). По повторяющимся значениям другого поля формируются названия заголовков столбцов итоговой (сводной) таблицы. Результаты статистической обработки по третьему полю отображаются в ячейках сводной таблицы (область значений).

В области заголовков строк допускается размещение нескольких полей, в то время как в других областях может размещаться только по одному полю.

В перекрестном запросе допускается указание условий отбора. Сортировка может проводиться только по полям, размещенным в области заголовков строк.

В любом отчете Access, содержащем числа, можно использовать итоги, средние значения, проценты или суммы с накоплением, чтобы сделать данные более понятными. В этой статье рассказывается, как добавить такие элементы в отчет.

В этой статье

Типы агрегатов, которые можно добавить в отчет

В следующей таблице приведены типы агрегатных функций в Access, которые можно добавить в отчет.

Добавление суммы или другого агрегата в режиме макета

Режим макета предоставляет наиболее быстрый способ добавления сумм, средних значений и других агрегатов в отчет.

Данные (Control Source) выражение, которое выполняет нужное вычисление. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы.

Дополнительные сведения о создании уровней группировки в отчетах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета .

Добавление суммы или другого агрегата в режиме конструктора

Конструктор позволяет точнее настраивать размещение и внешний вид итоговых значений. В сгруппированных отчетах можно поместить итоги и другие агрегаты в заголовок или примечание каждой группы. Агрегаты уровня отчета можно поместить в заголовок или колонтитул отчета.

Access добавляет текстовое поле в колонтитул отчета и задает в качестве значения его свойства Данные (Control Source) выражение, которое выполняет нужное вычисление. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы. Если для свойства Сумма с накоплением (Running Sum) задано значение Для всего , то общее итоговое значение можно повторить в колонтитуле отчета. Создайте в нем поле и задайте в качестве значения его свойства Данные (Control Source) имя поля, в котором вычисляется сумма с накоплением, например =[СуммаЗаказа] .

В Access вычисления выполняют в запросах и в отчетах. Все вычисления по формулам осуществляют только в запросах с помощью строки Групповая операция . Чаще всего используются следующие функции этой строки.

· Выражение. Выполнение вычислений в поле по формуле.

· Суммирование (Sum). Суммирует все значения выбранного поля.

· Среднее значение (Avg). Вычисляет среднее значение всех чисел в выбранном поле.

· Минимум (Min). Определение наименьшего числа в поле.

· Максимум (Max). Определение наибольшего числа в поле.

Рис.19. Открываем окно со строкой Групповые операции

Для выполнения вычислений с использованием размещенных в полях запроса данных прежде всего проверьте в каких столбцах каких таблиц размещены необходимые для расчетов числа. Все эти столбцы (поля) включите в запрос. Затем следует, щелкнув левой кнопкой мыши в панели инструментов на кнопке Конструктор (рис. 19), добавить в окно запроса строку Групповая операция, которая по умолчанию скрыта. Откроется окно, показанное на рисунке 20. В некоторых версиях Access в менюВид имеется строкаГрупповая операция, которая может быть использована для этой цели.

Рис.20. Строка Групповая операция

Строка Групповая операция должна появиться автоматически. В некоторых версиях Access этастрока автоматически не появляется. В таком случае надо в панели инструментов нажать кнопку с символом ∑ (Групповая операция), которая выделена на рисунке. Для записи формулы выбираем пустое поле. В строке Групповая операция во всех полях запроса по умолчанию записано значение Группировка. Для ввода формулы в выбранном поле этой строки надо поместить значение Выражение, что можно сделать следующим образом:

· Щелкните по строке Групповая операция в выбранном поле.

· Щелкните по появившейся в поле кнопке с треугольником.

· В раскрывшемся списке выберите строку Выражение (рис.21).

· В строке Вывод на экран надо отметить флажок.

Рис. 21. Выбор групповой операции «Выражение»

Формула записывается в строке Поле по тем же правилам, что и в Excel, но вместо адресов ячеек используются заключенные в квадратные скобки имена полей. Имя поля в формуле следует вводить с учетом регистра, вручную, не копировать! В формулу могут входить числа (константы), однако проценты необходимо преобразовать в десятичные дроби. Например, если требуется вычислить отпускную цену товара, увеличив оптовую цену на 25%, в строке Поле следует записать формулу:

=[Цена]*1,25

После ввода формулы щелкните за пределами готового выражения, можно в другой строке. Вместо знака равенства Access добавит в начало формулы текст Выражение1: , который и станет именем поля. Этот текст можно позднее заменить. Если в запрос будет добавлено еще одно поле с формулой, оно получит имя Выражение2: и т.д. Откройте запрос и проверьте наличие нового поля с заголовком Выражение 1. Для того, чтобы просмотреть запрос в виде таблицы, выберите в меню команду Вид , в раскрывшемся списке – Режим таблицы . Для изменения заголовка поля щелкните в панели инструментов на кнопке Конструктор (рис. 19), затем в нужном столбце строки Поле (рис. 20) удалите прежнее имя и введите новое.

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле <= ширина бумаги. Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

изменить значение ширины отчета;

уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

Изменение стиля:

Для изменения стиля выполните следующее:

На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.

В списке Стили объекта "отчет - автоформат" щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.

Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.