Установка пароля на файлы в программе Microsoft Excel. Защита ячеек в Excel от изменения, редактирования и ввода ошибочных данных Защитить ячейки с выводом предупреждения

В Microsoft Excel реализовано несколько уровней защиты и безопасности, которые позволяют управлять доступом к данным MS Excel: защита ячеек, защита листа, защита книги (защита структуры и окон) и защита всего файла от просмотра и изменения. Рассмотрим эти способы защиты подробнее.

Как защитить ячейки в Excel от изменения?

Файл, созданный в приложении Microsoft Excel, основной составляющей которого является рабочий лист, называется рабочей книгой. Таким образом, все рабочие книги Excel состоят из рабочих листов. Книга не может содержать менее одного листа. Рабочие листы в свою очередь состоят из ячеек, организованных в вертикальные столбцы и горизонтальные строки. Ячейки рабочих листов содержат различного рода информацию о числовых форматах, о выравнивании, отображении и направлении текста, о названии, начертании, размере и цвете шрифта, о типе линий и цвете границ, о цвете фона и наконец о защите. Все эти данные можно увидеть, если в контекстном меню, которое вызывается правой кнопкой мыши, выбрать пункт "Формат ячеек". В появившемся диалоговом окне, на вкладке "Защита" есть две опции: "Защищаемая ячейка" и "Скрыть формулы". По умолчанию во всех ячейках установлен флажок в поле "Защищаемая" и не установлен флажок в поле "Скрыть формулы". Установленный флажок в поле "Защищаемая ячейка" еще не означает, что ячейка уже защищена от изменений , это означает лишь то, что ячейка станет защищенной после того, как будет установлена защита листа.

Можно защищать не все ячейки, а только часть их, оставляя при этом возможность другим пользователям вводить и изменять данные в незащищенные ячейки. Для того, чтобы сделать часть ячеек не защищаемыми, необходимо выделить нужный диапазон ячеек листа и кликнуть правой кнопкой мыши в области выделенных ячеек, после этого выбрать пункт контекстного меню «Формат ячеек…». В появившемся окне с названием «Списки» либо "Формат ячеек" (в зависимости от версии Excel) перейти на закладку «Защита», и снять флажок в поле «Защищаемая ячейка».

В этом же окне можно скрывать формулы и отображать их обратно для просмотра. Под скрытием формул подразумевается не только скрытие непосредственно формул, но и отображения любого содержимого ячеек в строке формул.

При выборочной установке либо снятии свойств "Защищаемая ячейка" и/или "Скрыть формулы", когда например необходимо снять защиту с одной группы или диапазона ячеек и оставить её для другой группы либо диапазона, удобно использовать стандартное средство Excel для выделения группы ячеек, которое находится на вкладке "Главная", в группе кнопок "Редактирование", в меню кнопки "Найти и выделить", пункт "Выделить группу ячеек". Существуют и дополнительные удобные инструменты для установки и снятия защиты ячеек .

Как установить защиту листа (элементов листа) в Excel?

Для того, чтобы восстановить полный доступ к элементам, необходимо снять защиту листа. Перед отображением скрытых строк и столбцов нужно также предварительно снять защиту листа , после этого скрытые столбцы и строки отображаются в обычном порядке.

Защита отдельных элементов книги Excel (структуры и окон)

Все рассмотренные уровни защиты являются взаимодополняющими, но не предназначены для защиты конфиденциальных данных.

Внимание! Если кнопки "Защитить лист" и "Защитить книгу" неактивны , значит на вкладке "Правка" в поле "Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно" установлен флажок. Для того, чтобы снять флажок, необходимо зайти в пункт меню Сервис/Доступ к книге...(если работа ведется в Excel 2003) либо на вкладке "Рецензирование", в группе кнопок "Изменения" нажать кнопку "Доступ к книге" (если работа ведется в Excel 2007/2010/2013).

Защита паролем всего файла книги Excel от просмотра и внесения изменений

Этот способ защиты данных в Excel обеспечивает оптимальную безопасность, ограничивая доступ к файлу и исключая возможность несанкционированного открытия файла. Защищается файл паролем, длина которого не должна превышать 255 символов. Могут использоваться любые символы, пробелы, цифры и буквы, как русские, так и английские, но пароли с русскими буквами неправильно распознаются при использовании Excel на компьютерах Macintosh. Доступ к книгам, защищенным паролем, получают только пользователи, знающие пароль. Можно задавать два отдельных пароля на открытие (просмотр) файла и на внесение изменений в файл. Защита с помощью пароля на открытие и просмотр файла использует шифрование. Пароль на внесение изменений в файл не шифруется.

Установить пароль на открытие файла в Excel 2007 можно двумя способами. В меню Office/Подготовить/Зашифровать документ

после нажатия кнопки "Зашифровать документ" появляется окно "Шифрование документа", в котором вводится пароль

Пароль на открытие и изменение файла можно также установить при сохранении файла. Для этого в окне «Сохранение документа» необходимо нажать кнопку «Сервис» и выбрать пункт "Общие параметры..."

после этого появится окно с названием "Общие параметры", в котором можно по отдельности ввести пароль для открытия файла и пароль для сохранения в нем внесенных изменений.

Установить пароль на открытие файла в Excel 2010 можно на вкладке «Файл» в группе «Сведения» в меню кнопки «Защитить книгу», выбрав пункт «Зашифровать паролем»

Окно для ввода пароля выглядит абсолютно аналогично такому же окну в Excel 2007. Точно также как и в Excel 2007 можно ввести пароли на открытие файла и на внесение изменений в них отдельными паролями при сохранении файла.

При вводе пароля, он не отображается на экране, вместо символов пароля отображаются точки. Рекомендуется использовать сложные пароли, которые состоят из сочетания как строчных так и прописных букв, цифр, а также различных символов. Пароли, которые не содержат комбинации таких элементов, являются ненадежными. Во избежание случайных ошибок при вводе пароля появляется окно подтверждения пароля. В Excel нет стандартных средств для восстановления забытых паролей. Для предотвращения утраты паролей рекомендуется либо составлять их таким образом, чтобы можно было запомнить, либо держать записанные пароли в надежном месте.

По различным причинам возникают ситуации, когда у пользователей Excel появляется желание защитить ячейки в своих Excel – таблицах. Кто-то хочет защитить все ячейки без исключения, а кому-то надо установить выборочную защиту исключительно на ячейки с заливкой или с формулами.

Кто-то хочет защитить данные от самого себя, чтобы случайно не удалить что-то важное, а кому-то необходимо защитить ячейки от других, например не очень опытных пользователей, которые могут, заменить в ячейке формулу с промежуточным расчетом на свое значение и поставить тем самым под сомнение конечный результат. При этом найти подобную ошибку будет довольно проблематично.

Установка и снятие защиты ячеек стандартными средствами Excel

Защита ячеек производится в два этапа, для того чтобы защитить ячейки от изменений, необходимо:

Этап первый - выделить ячейки и сделать их защищаемыми;

Для этого достаточно после выделения ячеек нажать сочетание клавиш Ctrl+1 либо кликнуть правой кнопкой мыши в области выделенных ячеек, выбрать из контекстного меню пункт «Формат ячеек…», зайти на вкладку «Защита» и установить флажки в полях «Защищаемая ячейка» и/или "Скрыть формулы".

Наличие установленных флажков не защищает ячейки, а говорит лишь о том, что ячейки станут защищенными после установки защиты листа. Изменять формат ячеек можно как во всем выделенном диапазоне, так и у группы несмежных ячеек. По умолчанию в каждой новой книге и на каждом новом рабочем листе все ячейки являются защищаемыми и у всех ячеек отсутствует флажок в поле "Скрыть формулы".

Этап второй - установить защиту листа.

Защите листа в различных версиях Excel посвящена отдельная публикация , здесь же следует напомнить, что установить защиту листа в Microsoft Excel 2003 можно в меню Сервис/Защита/Защитить лист, а в Excel 2007/2010/2013 лист защищается на вкладке «Рецензирование», в группе кнопок «Изменения» нажатием кнопки «Защитить лист». При необходимости можно отметить галочками разрешения для пользователей и ввести пароль.

Использование надстройки позволяет:

1. Одним кликом мыши вызывать диалоговое окно макроса прямо с панели инструментов Excel;

2. выбирать по своему усмотрению один из четырех режимов обработки данных;

3. на выбор пользователя устанавливать либо снимать свойство "Защищаемая ячейка" и "Скрыть формулы" по семи условиям (на пустые ячейки, на ячейки с числовыми и текстовыми значениями, с формулами, с примечаниями, с заливками и рамками).

видео по установке/снятию защиты ячеек

макрос (надстройка) для выборочной установки и снятия свойства "защищаемая ячейка"

Вопрос защиты данных на сегодняшний день является особенно актуальным. В сети полно злоумышленников, которые легко могут завладеть незащищенной информацией. Кроме того, нередкими являются случаи, когда пользователь хочет установить защиту просто от посторонних глаз, например, в случае, если одним и тем же компьютером пользуется несколько человек. В общем, сейчас мы не будем выяснять мотив подобного желания, а поговорим лучше о том, как запаролить файл excel. В данной статье под прицелом оказался Excel версии 2007 и 2010, ведь принцип установки пароля у них будет идентичный. Итак, всем желающим установить защиту на экселевский документ, я предлагаю воспользоваться одним из двух способов. Какими? Узнаете далее!

Способ первый

На самом деле, оба способа предельно простые, и одинаково функциональные, поэтому не имеет значения, какой вы выберете. Это также просто . Итак, начнем с алгоритма выполнения первого способа:

Давайте представим, что нужный документ готов, осталось лишь его запаролить. Для этого нажимаем большую кнопку «Office» в верхнем левом углу программы.
В открывшемся контекстном меню жмите «Сохранить как».
Откроется новое окно, ваша задача – обратить внимание на маленькую кнопку «Сервис», расположенную рядом с «Сохранить» и «Отмена». Нажимаете на нее, и выпадает небольшая менюшка, выбирайте строчку «Общие параметры».
Далее вы можете установить пароли для двух случаев: для открытия документа и его изменения. Вводите нужный шифр и нажимайте «ОК». Отныне, всякий раз при открытии документа каждому юзеру будет предложено ввести установленный пароль. Пароли лучше где-то запишите иначе, если забудете, то придется ломать голову .

Способ второй

Помимо вышеописанного, могу предложить еще один вариант для установки пароля на документ Excel.

Придерживаясь таких несложных правил, вы можете в два счета установить защиту на любой файл программы Excel. Отмечу, что в основе этой функции лежит 128-битное шифрование AES, которое считается стандартным методом защиты файла.

Видео в помощь

Здравствуйте, мои друзья.

Вы не желаете, чтобы кто-либо вносил изменения в написанную вами таблицу? Решение есть - защита ячеек от редактирования в excel. Причем разработчики предлагают разные ее степени: от блокировки отдельных ячеек до всей книги. Из этой статьи вы узнаете, как пользоваться данными опциями.

Как обезопасить отдельные ячейки?

Excel 2007 и последующие версии позволяют устанавливать пароль на файл, чтобы открыть его могли только вы. К примеру, вы хотите дать возможность другим пользователям свободно открывать и просматривать книгу. Но при этом не желаете, чтобы они вносили какие-либо изменения в ячейки с итоговыми значениями или в определенный столбец.

В таких случаях действия для excel 2010 и любого другого будут одинаковы:

Таким образом, защита от изменений установлена лишь для отдельных ячеек.

Но это еще не все.

Следующий этап

Сейчас мы запаролим лист, чтобы только вы могли в дальнейшем вносить коррективы:

Ячейки, которые необходимо заблокировать, находятся на удалении друг от друга? Excel 2016 и версии до 2007 включительно позволяют выделять их не вручную, а автоматически.
Для этого во вкладке «Главная» в одном из самых последних полей под названием «Редактирование» нажмите кнопку «Найти и выделить». Выберите пункт «Выделение группы ячеек…»

И установите нужные настройки:

На этом всё.

Теперь ваши документы будут в полной безопасности.

Заходите ко мне почаще, чтобы узнать еще больше полезной информации.

До свидания друзья!

Чтобы предотвратить умышленное или случайное изменение, перемещение или удаление данных на листе другими пользователями, можно заблокировать ячейки на листе Excel, а затем защитить его паролем. Предположим, что у вас есть лист отчета о работе группы и вы хотите, чтобы ее участники могли добавлять данные только в определенные ячейки и не могли изменять другие элементы. С помощью защиты листа можно сделать доступными для редактирования только определенные части листа, после чего пользователи не смогут изменять данные в других его областях.

Важно:

Защита листа не является функцией безопасности. Она просто запрещает изменение заблокированных ячеек на листе.

Защита листа отличается от защиты файла или книги Excel паролем. Дополнительные сведения см. ниже.

Сведения о том, как заблокировать файл, чтобы другие пользователи не смогли открыть его, см. в статье Защита файла Excel .

Чтобы предотвратить добавление, изменение, перемещение, копирование или скрытие и отображение листов в книге, см. статью Защита книги .

Выбор элементов листа для блокировки

Вот какие элементы можно заблокировать на незащищенном листе:

Формулы : если вы не хотите, чтобы другие пользователи видели формулы, их можно скрыть из ячеек или строки формул. Дополнительные сведения можно найти в разделе Отображение и скрытие формул .

Диапазоны : вы можете позволить пользователям работать в определенных диапазонах на защищенном листе. Дополнительные сведения см. в статье Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа .

Примечание: Элементы ActiveX, элементы управления форм, фигуры, диаграммы, графические элементы SmartArt, спарклайны, срезы, временные шкалы и некоторые другие элементы блокируются сразу после добавления в таблицу. Однако блокировка будет работать только в том случае, если включена защита листа. Дополнительные сведения о том, как включить защиту, см. в следующем разделе.

Включение защиты листа

Защита листа выполняется в два этапа: сначала нужно разблокировать ячейки, которые пользователи должны изменять, а затем защитить лист с использованием пароля или без него.

Шаг 1. Разблокировка всех ячеек, которые необходимо изменять

Шаг 2. Защита листа

Решите, какие действия пользователи должны выполнять на листе (например, вставка и удаление столбцов или строк, изменение объектов, сортировка или использование автофильтра). Кроме того, вы также можете указать пароль, чтобы заблокировать лист. Пароль не позволит другим пользователям снять с листа защиту - его потребуется ввести для ее отключения.

Ниже приведены инструкции по защите листа.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить лист .

В списке Разрешить всем пользователям этого листа установите флажки для элементов, изменение которых должно быть доступно пользователям.

Параметр	Возможность
выделение заблокированных ячеек	Перемещение указателя на ячейки, для которых установлен флажок Защищаемая ячейка на вкладке Защита в диалоговом окне Формат ячеек . По умолчанию пользователям разрешено выделять защищенные ячейки.
выделение незаблокированных ячеек	Перемещение указателя на ячейки, для которых снят флажок Защищаемая ячейка на вкладке Защита в диалоговом окне Формат ячеек . По умолчанию пользователям разрешено выделять незащищенные ячейки, а также перемещаться между незащищенными ячейками на защищенном листе с помощью клавиши TAB.
форматирование ячеек	Изменение параметров в диалоговых окнах Формат ячеек или Условное форматирование . Если условное форматирование было применено до установки защиты листа, форматирование будет изменяться при вводе значения, удовлетворяющего определенному условию.
форматирование столбцов	Использование любых команд форматирования столбцов, включая изменение ширины столбца или скрытие столбцов (вкладка Главная , группа Ячейки , кнопка Формат ).
форматирование строк	Использование любых команд форматирования строк, включая изменение высоты строки или скрытие строк (вкладка Главная , группа Ячейки , кнопка Формат ).
вставку столбцов	Вставка столбцов.
вставку строк	Вставка строк.
вставку гиперссылок	Вставка новых гиперссылок (даже в незаблокированных ячейках).
удаление столбцов	Удаление столбцов. Примечание: Если элемент " удалить столбцы " защищен и Вставка столбцов не защищена, пользователь может вставлять столбцы, но не может удалять их.
удаление строк	Удаление строк. Примечание: Если строка "удалить строки " защищена, а Вставка строк не защищена, пользователь может вставлять строки, но не может удалять их.
сортировку	Использование команд для сортировки данных (вкладка Данные , группа Сортировка и фильтр ). Примечание: Пользователи не смогут сортировать диапазоны, содержащие заблокированные ячейки на защищенном листе, независимо от настройки этого параметра.
использование автофильтра	Использование стрелок раскрывающегося списка для изменения фильтра в диапазонах, если применяются автофильтры. Примечание: Пользователи не смогут применять или удалять автофильтры на защищенном листе независимо от настройки этого параметра.
использование отчетов сводной таблицы	Форматирование, изменение макета, обновление данных либо иное изменение отчетов сводной таблицы, а также создание отчетов.
изменение объектов	Выполнять следующие действия: Внесение изменений в графические объекты, в том числе карты, встроенные диаграммы, фигуры, надписи и элементы управления, которые не были разблокированы перед установкой защиты листа. Например, если на листе есть кнопка, запускающая макрос, ее можно нажать, чтобы запустить макрос, но нельзя удалить. Внесение каких-либо изменений (например, форматирование) во встроенную диаграмму. Диаграмма по-прежнему будет обновляться при изменениях ее исходных данных. Добавление и редактирование заметок.
изменение сценариев	Просмотр скрытых сценариев, изменение сценариев с установленным запретом на изменения и удаление этих сценариев. Пользователи могут изменять значения в изменяемых ячейках, если ячейки не защищены, и добавлять новые сценарии.

При желании можно ввести пароль в поле Пароль для отключения защиты листа и нажать кнопку ОК . В диалоговом окне Подтверждение пароля еще раз введите пароль и нажмите ОК .

Важно:

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях используются не все эти элементы или они не смешаны. Пример ненадежного пароля: House27. Парольную фразу, которая использует 14 и более символов, лучше.

Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить.

Как определить, защищен ли лист?

Если лист защищен, команда Защитить лист на ленте изменяется на Снять защиту листа . Команду Снять защиту листа можно найти на вкладке Рецензирование в группе Изменения .

Отмена защиты листа Excel

Чтобы снять защиту листа, сделайте следующее:

Выберите лист, защиту которого вы хотите снять.