Jak poslat dokument e-mailem figurínům. Základní pravidla obchodní korespondence e-mailem

co je e-mail? V dnešním obchodním světě je to takto:

• Tvoje tvář. Právě pomocí emailu si můžete vytvořit pozitivní obraz v očích protistrany nebo zkazit první dojem.
• Váš pracovní nástroj. Velká část komunikace s vnějším světem probíhá e-mailem. Pokud tedy dobře ovládáte tento nástroj, můžete si mnohem usnadnit život.
• Silné rozptýlení. Vnější svět se vás snaží získat, rozptýlit a svést vás na scestí prostřednictvím e-mailu.

Z těchto pozic se podívejte na práci s e-mailem. Začněme jednoduše.

Design dopisu

Používám poštovního klienta Mozilla Thunderbird, takže použiji jeho příklad. Vytvoříme nové písmeno a projdeme seznam polí shora dolů.

Komu. Kopírovat. Skrytá kopie

Možná někdo neví, ale „Komu“ v Mozille lze změnit na „Kopie“ nebo „Skrytá kopie“.

• Komu: píšeme hlavního příjemce nebo více příjemců oddělených středníkem.
• kopírovat: píšeme někoho, kdo by si měl dopis přečíst, ale od koho neočekáváme reakci.
• Skrytá kopie: píšeme někoho, kdo by si měl dopis přečíst, ale měl by zůstat neznámý pro ostatní příjemce dopisu. Zvláště vhodné je použití pro hromadné rozesílání obchodních dopisů, jako jsou oznámení.

Špatně v hromadném rozesílání určete příjemce prostřednictvím polí "Kopie" nebo "Komu". Několikrát do roka dostávám dopisy, které obsahují 50–90 příjemců v poli „Kopie“. Dochází k narušení soukromí. Ne všichni vaši příjemci musí vědět, s kým dalším na podobném tématu pracujete. Je dobré, když jsou to lidé, kteří se znají. A pokud jsou na seznamu konkurenční firmy, které o sobě navzájem nevědí? Minimálně se musíte připravit na zbytečné vysvětlování a minimálně s jedním z nich ukončit spolupráci. Nedělejte to tímto způsobem.

Předmět dopisu

Profesionální poštovní služby často píší o důležitosti předmětu (někdy i rozumně) na svých firemních blozích. Tam se ale nejčastěji bavíme o prodejních dopisech, kde předmět dopisu řeší problém „e-mail by se měl otevřít“.

Probíráme každodenní obchodní korespondenci. Zde téma řeší problém „dopis a jeho autor by měli být snadno identifikovatelní a pak nalezeni“. Navíc se vám vaše píle vrátí v podobě karmy četných odpovědních dopisů, pouze s předponami Re: nebo fwd, mezi kterými budete muset vyhledat požadované písmeno k tématu.

Dvacet dopisů je objem jednodenní korespondence středního manažera. O podnikatelích a majitelích firem vůbec nemluvím, jejich počet dopisů někdy přesahuje 200 i více za den. Takže ještě jednou: neposílejte e-maily s prázdným předmětem.

Jak tedy správně formulovat předmět dopisu?

Chyba #1 : v předmětu pouze název společnosti. Například "Nebe" a všechny. Za prvé, pravděpodobně nepatříte mezi vaši společnost, která s touto protistranou komunikuje. Za druhé, takové téma nedává žádný smysl, protože název vaší společnosti je viditelný již z adresy. Za třetí, hádejte, jak bude vypadat vaše vlastní poštovní schránka s tímto přístupem ke korespondenci? Přibližně takto.

Je vhodné v takových tématech hledat?

Chyba #2 : honosný, prodejní titul. Je skvělé, když umíte takové titulky psát. Je ale vhodné tyto dovednosti využívat v obchodní korespondenci? Pamatujte na účel předmětu obchodního dopisu: ne prodat, ale poskytnout identifikaci a vyhledávání.

Text dopisu

Existuje mnoho návodů, jak psát texty pro různé příležitosti. Spoustu užitečných informací má například Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a další mistři slova. Doporučuji číst jejich články alespoň pro zlepšení obecné gramotnosti a zlepšení celkového stylu psaného projevu.

V procesu psaní dopisu musíme důsledně učinit několik rozhodnutí.

Věc zdvořilosti . Na začátku dopisu se můžete rozmazávat ve zdvořilostech nebo dokonce něžnostech v duchu „Má milá Rodyo, už více než dva měsíce jsem s tebou písemně nemluvil, z čehož jsem sám trpěl a dokonce jsem nespal další noci, přemýšlení." Velmi zdvořilé a velmi nákladné, a to jak z hlediska času na sepsání takového úvodu, tak z hlediska času účastníka na jeho přečtení. Korespondence je byznys, pamatuješ? Ne psaní epištolního žánru do soutěže a ne dopis jeho matky Raskolnikovovi, ale obchodní korespondence.

Respektujeme svůj čas a příjemce!

Představit se a připomenout okolnosti vašeho seznámení má smysl až v prvním dopise zaslaném po letmém setkání na výstavě. Pokud se jedná o pokračování spolupráce nebo aktuální korespondence, v prvním dopise dne píšeme: „Dobrý den, Ivane“, ve druhém a dalších: „Ivane, ...“.

Odvolání . Vždy jsem se obával otázky, na koho se obrátit v dopise, pokud je více příjemců. Nedávno jsem napsal dopis adresovaný třem dívkám jménem Anna. Bez váhání jsem napsal „Ahoj, Anno“ a nepustil jsem se do parní lázně. Ale není tomu tak vždy.

Co když jsou příjemci tři nebo dokonce sedm a nemají stejné jméno? Můžete uvést podle jména: "Dobré odpoledne, Rodione, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovich." Ale je to dlouhé a chce to čas. Můžete napsat: "Dobrý den, kolegové!".

Pro sebe používám pravidlo oslovovat jménem toho, kdo je v poli "Komu". A ty, co jsou v kopii, vůbec nekontaktujte. Toto pravidlo zároveň umožňuje přesněji určit (jednoho!) adresáta dopisu a účel tohoto dopisu.

Citace . Korespondence je často řetěz dopisů s otázkami a odpověďmi – jedním slovem dialog. Za dobrou formu se považuje nevymazat historii korespondence a napsat svou odpověď na začátek citovaného textu, takže až se k této korespondenci za týden vrátíte, můžete si dialog snadno přečíst odshora dolů sestupným datem.

Z nějakého důvodu je výchozí nastavení v Mozille "Nastavit kurzor po citovaném textu." Doporučuji změnit v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Sestavení a adresování“. Musí to tak být.

Účel dopisu . Obchodní dopisy jsou dvou typů:

• když jednoduše informujeme partnera (například zpráva o provedené práci za měsíc);
• a když od partnera něco chceme. Například tak, že odsouhlasí přiloženou fakturu k úhradě.

Pobídkových dopisů je zpravidla mnohem více než udavačských. Pokud chceme od partnera něčeho dosáhnout, je velmi důležité to říci v dopise v prostém textu. Po výzvě k akci by mělo následovat křestní jméno a mělo by být poslední větou dopisu.

Špatně : "Porfiry Petroviči, vím, kdo zabil starou ženu."

Že jo : "Porfiry Petroviči, byl jsem to já, kdo zabil starou ženu, prosím, zakročte s mým zatčením, jsem unavený z utrpení!"

Proč by za vás měl korespondent vymýšlet, co s tímto dopisem udělat? Může se totiž rozhodnout špatně.

Podpis v textu . Musí být. Navíc všechny e-mailové klienty umožňují nastavit automatickou náhradu podpisu, například klasické "S úctou, ...". V Mozille se to dělá v nabídce „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Zapsat či nezapsat kontakty do podpisu je osobní věc každého. Ale pokud jste nějak spojeni s prodejem - určitě napište. I když transakce neproběhne na základě výsledků komunikace, v budoucnu budete snadno k nalezení pomocí kontaktů z podpisu.

Na závěr ještě jedna vlastnost těla dopisu pro ty účastníky rozhovoru, kteří neradi (nemohou, nechtějí, nemají čas) odpovídat na vaše dopisy. V textu dopisu uveďte výchozí hodnotu. Například: "Porfiry Petroviči, pokud mě nepřijdeš zatknout do pátku ve 12:00, pak se považuji za amnestovaného." Uzávěrka samozřejmě musí být reálná (text z ukázky neposílejte v pátek v 11:50). Příjemce musí být fyzicky schopen váš dopis přečíst a rozhodnout o něm. Takové „ticho“ vás zbavuje odpovědnosti za nereagování partnera. Jako vždy je třeba k použití tohoto čipu přistupovat moudře. Pokud člověk odpovídá na vaše dopisy včas a pravidelně, může ho takové ultimátum, ne-li urazit, trochu napínat nebo vést k rozhodnutí neodpovídat na dopis hned teď, ale nechat vás čekat na pátek.

Přílohy

Dopisy často přicházejí s přílohami: životopisy, obchodní nabídky, odhady, plány, skeny dokumentů - velmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj oblíbených chyb.

Chyba : Obrovská investiční velikost. Často dostáváme e-maily s přílohami o velikosti až 20 MB. Zpravidla se jedná o skeny některých dokumentů ve formátu TIFF, s rozlišením 600dpi. Poštovní program korespondenta bude téměř jistě několik minut viset v marných pokusech stáhnout náhled této přílohy. A nedej bože, aby se příjemce pokusil přečíst tento dopis na smartphonu ...

Osobně taková písmena okamžitě mažu. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši dříve, než si ho přečtete? Ovládejte velikost přílohy. Doporučuje se, aby nebyla větší než 3 MB.

Co když překročí?

• Zkuste překonfigurovat skener na jiný formát a rozlišení. Například v PDF a 300 dpi jsou získány docela čitelné skeny.
• Přemýšlejte o programech, jako je archivátor WinRar nebo 7zip. Některé soubory se dokonale komprimují.
• Co když je příloha obrovská a nemůžete ji zkomprimovat? Například téměř prázdná účetní databáze váží 900 MB. Na pomoc přijdou cloudová úložiště informací: Dropbox, Google Drive a podobně. Některé služby, jako je Mail.ru, automaticky převádějí velké přílohy na odkazy na cloudové úložiště. Své informace uložené v cloudu si ale raději spravuji sám, takže automatizaci od Mail.ru nevítám.

A ještě jedno ne zcela zřejmé doporučení ohledně investic – jejich název . Musí být pro příjemce srozumitelný a přijatelný. Jednou jsme ve firmě připravovali obchodní nabídku adresovanou ... ať je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Dostal jsem od manažera dopis s návrhem CP ke schválení a v příloze byl soubor s názvem „DlyaFedi.docx“. S manažerem, který mi to poslal, proběhl dialog s následujícím obsahem:

Vážený manažere, jste osobně připraven oslovit tohoto respektovaného člověka a nazvat ho Fjodorem?

Nějak ne, vážený člověk, všichni mu říkají křestním jménem a patronymem.

Proč jste přílohu nazvali „For Fedi“? Když mu to hned pošlu, myslíš, že si u nás v tomto CP koupí sekery?

Chystal jsem se přejmenovat...

Proč připravovat časovanou bombu – odmítnutí potenciálního klienta – nebo si vytvářet práci navíc přejmenováním souboru? Proč rovnou nepojmenovat přílohu správně: "For Fedor Michajlovič.docx" nebo ještě lépe - "KP_Sky_Axes.docx".

Takže s e-mailem jako "tváří" víceméně vyřešen. Přejděme k e-mailu jako nástroji produktivity a promluvme si o jeho rozptýlení.

Práce s písmeny

E-mail je mocné rozptýlení. Stejně jako u každého rozptýlení musí být pošta řešena zpřísněním pravidel a zavedením pracovních rozvrhů.

Minimálně je potřeba vypnout VŠECHNY e-mailová upozornění. Pokud je poštovní klient nakonfigurován ve výchozím nastavení, budete upozorněni zvukovým signálem a ikona vedle hodin bude blikat a zobrazí se náhled dopisu. Jedním slovem, udělají vše pro to, aby vás nejprve odtrhli od namáhavé práce a pak vás ponořili do propasti nepřečtených dopisů a neprohlédnutých zásilek – mínus hodina nebo dvě života.

Někomu silná vůle umožňuje nenechat se rozptylovat upozorněními a pro obyčejné lidi je lepší nepokoušet osud a vypnout je. V Mozillla Thunderbird se to dělá přes nabídku „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Obecné“ → „Když se objeví nové zprávy“.

Pokud nejsou žádná oznámení, jak pochopit, že přišel dopis?

Velmi jednoduché. Vy sami, vědomě, přidělujete čas na analýzu pošty, otevřete poštovního klienta a uvidíte všechny nepřečtené zprávy. To lze provést dvakrát denně, například v poledne a večer, nebo během nucených odstávek, například v dopravních zácpách.

Lidé se často ptají, jak je to s dobou odezvy a naléhavými e-maily? Odpovídám: nemáte na poště urgentní dopisy. Pokud tedy nepracujete v oddělení zákaznické podpory (takové oddělení má svá pravidla pro práci s poštou).

Pokud existují naléhavé dopisy, odesílatel vás o tom informuje prostřednictvím jiných kanálů - telefonu, SMS, Skype. Poté vědomě přejdete do poštovního klienta a zpracujete urgentní poštu. Všichni guru time managementu (například Gleb Arkhangelsky se svým „Time Drive“) deklarují standard pro odpovídání na e-maily do 24 hodin. Toto je normální pravidlo dobré formy - neočekávejte okamžité odpovědi od partnera prostřednictvím e-mailu. Pokud existuje naléhavý dopis, informujte o tom prostřednictvím rychlejších komunikačních kanálů.

Vypnuli jsme tedy notifikace a nyní zapínáme poštovního klienta podle našeho rozvrhu.

Co dělat, když jsme přešli do e-mailu a zapojili se do činnosti zvané „analýza e-mailů“? Kde je začátek a konec této práce?

O systému zero inbox jsem toho slyšel hodně, ale bohužel jsem nepotkal jediného člověka, který by jej používal. Musel jsem znovu vynalézt své kolo. Na Lifehackeru jsou články na toto téma. Například, " ". Níže budu hovořit o systému nulové schránky ve svém výkladu. Budu vděčný, pokud budou GTD guruové uvedeni v komentářích, doplní nebo vylepší popsaný systém.

Je důležité pochopit a přijmout, že e-mail není plánovač úloh ani archiv vašich aktivit. Složka Doručená pošta by proto měla být vždy prázdná. Pokud jste se pustili do analýzy doručené pošty, nezastavujte se a nenechte se ničím rozptylovat, dokud tuto složku nevyprázdníte.

Co dělat s e-maily v doručené poště? Musíte projít každé písmeno postupně a odstranit je. Ano, stačí vybrat a stisknout Delete na klávesnici. Pokud se nemůžete přinutit k odstranění e-mailu, budete se muset rozhodnout, co s ním uděláte.

1. Dokážete odpovědět za tři minuty? Je třeba na to odpovídat? Ano, ano, a odpověď nezabere více než tři minuty, pak odpovězte hned.
2. Musíte odpovědět, ale příprava odpovědi zabere více než tři minuty. Pokud používáte plánovač úloh, který vám umožňuje převést e-mail na úkol, proměňte svůj e-mail na úkol a na chvíli na něj zapomeňte. Já například používám naprosto úžasnou službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovat osobní e-mailovou adresu: přepošlete jí dopis a ona se změní na úkol. Pokud ale nemáte plánovač úloh, přesuňte písmeno do podsložky "0_Run".
3. Po rychlé odpovědi na dopis, jeho přeměně na úkol nebo pouhém přečtení se musíte rozhodnout, co s touto zprávou dále dělat: smazat ji nebo poslat do jedné ze složek k dlouhodobému uložení.

Zde jsou složky pro dlouhodobé skladování, které mám.

• 0_Spustit. Takovou složku nemám, ale pokud nemáte plánovač, opakuji, můžete sem přidat písmena, která vyžadují podrobné studium. Tato složka je také potřeba pravidelně čistit, ale s promyšleným přístupem v době, která je k tomu speciálně vyhrazena.
• 1_Reference Sem dávám dopisy s informacemi o pozadí: uvítací dopisy s přihlašovacími údaji z různých webových služeb, letenky na nadcházející lety a tak dále.
• 2_Projekty. Zde je uložen archiv korespondence o partnerech a projektech, se kterými je aktuální vztah. Samozřejmostí je samostatná složka pro každý projekt nebo partnera. Do složky partnera jsem vložil dopisy nejen od jeho zaměstnanců, ale i dopisy od zaměstnanců "Nebe" spojených s tímto partnerem. Velmi pohodlné: v případě potřeby je veškerá korespondence o projektu po ruce několika kliknutími.
• 3_Muzeum. Sem hodím ta písmena, která je škoda mazat a výhody z nich nejsou patrné. Sem migrují i ​​složky s uzavřenými projekty z "2_Projects". Jedním slovem, první kandidáti na výmaz jsou uloženi v „Muzeu“.
• 4_Dokumenty. Zde jsou dopisy s elektronickými vzorovými dokumenty, které mohou být v budoucnu užitečné pro účtování, například akty odsouhlasení od zákazníků, jízdenky na výlety. Složka má mnoho společného se složkami "2_Projekty" a "1_Sprav", pouze ukládá účetní informace a ve složce "2_Projekty" - informace o správě. V "4_Documents" - mrtvé informace a v "2_Projects" - živé.
• 5_Znalosti. Sem dávám jen opravdu užitečné mailingy, ke kterým se chci po čase vrátit pro inspiraci nebo hledání řešení.

Pro chod tohoto systému jsou důležitá další nastavení poštovního klienta. Za prvé, ve výchozím nastavení má Thunderbird zaškrtávací políčko „Označit zprávy jako přečtené“. Raději to dělám vědomě, takže vlajka je pryč! Chcete-li to provést, přejděte do nabídky „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Pokročilé“ → „Čtení a zobrazení“.

Za druhé, používáme filtry . Dříve jsem aktivně používal filtry, které automaticky přeposílaly dopisy do příslušných složek na základě adresy odesílatele. Například dopisy od právníka byly přesunuty do složky „Právník“. Tento přístup jsem opustil z několika důvodů. Za prvé: dopisy od právníka se v 99 % případů týkají projektu nebo partnera, což znamená, že musí být přesunuty do složky tohoto partnera nebo projektu. Za druhé: Rozhodl jsem se přidat povědomí. Sami se musíte rozhodnout, kam se má konkrétní dopis uložit, a je pohodlnější hledat nezpracované zprávy pouze na jednom místě – ve schránce. Nyní používám filtry pouze pro uspořádání automatických běžných dopisů z různých systémů do složek, tedy dopisů, které po mně nevyžadují rozhodování. Filtry v Mozilla Thunderbird se konfigurují v nabídce „Nástroje“ → „Filtry zpráv“.

Při správném přístupu by tedy e-mail měl zabrat 10 až 60 minut denně v závislosti na objemu korespondence.

Ano a ještě jedna věc. Už jste si vypnuli upozornění na nové e-maily? ;)

Nezapomeňte uvést příjemce dopisu jako slepou kopii, pokud se všichni příjemci nemusí navzájem vidět.

BCC neboli slepá kopie- tomu se v ruštině říká skrytá kopie. Díky ní adresát nevidí všechny ostatní adresy, kam dopis dorazí. Tato funkce se nachází ve všech poštovních službách, od Outlooku po Gmail, a pokud o její existenci stále nevíte, je dost možné, že vás vaši kolegové a klienti nemají rádi.

Za prvé, skrytá kopie je nevyslovenou etiketou elektronické korespondence. Protože to nestojí za to, stejně byste neměli nikomu ukazovat poštovní adresy nikoho jiného. A i když jste stále klikli na své oblíbené tlačítko „Odpovědět všem“, vaše zpráva se nedostane k příjemcům v BCC.

Ne každý to ví, ale BCC nejen chrání e-mailové adresy před zvědavýma očima, ale funguje také jako druh antiviru, který chrání váš počítač před spamem. To je způsobeno skutečností, že skryté e-mailové adresy nejsou dostupné virům přesouvajícím se e-mailem. A přestože poštovní adresa na internetu není tak osobní a důležitá jako adresa domů, neměli byste ji nechat ve veřejné doméně – jinak se spamu s největší pravděpodobností vyhnete.

Craig Child

novinář

„Skrytá kopie je místo, kam vkládáte kontakty, které by neměly být viditelné pro ostatní lidi. Obvykle se používá pro e-maily a spam, ale toto pole je také užitečné pro udržení vzhledu a nezobrazování e-mailových adres lidem zvenčí. Myslím, že je chybou si myslet, že lidem vyhovuje, když ostatní vidí jejich adresy. Například, pokud jde o pozvání na večírek: ne všichni se znají, takže je často nevhodné, aby lidé viděli své kontakty.“

Nebo, pokud se chcete chránit před ztrátou dat, musíte si vytvořit záložní kopii důležitých souborů, abyste je mohli později ze zálohy kdykoli obnovit. Dnes vám řeknu, jak se tento postup děje se zprávami na Androidu.

Testoval jsem několik bezplatných aplikací, které tuto funkci plní, a rozhodl jsem se pro SMS Backup & Restore. V zásadě se analogy příliš neliší, takže je můžete použít.

Jak zálohovat zprávy v Androidu

1. Otevřete aplikaci a klikněte na „Vytvořit zálohu“.

2. Zobrazí se okno s nastavením zálohování. Zde můžete změnit název zálohy, povolit/zakázat MMS, emotikony Emoji a další nestandardní znaky, vybrat pouze určitá dialogová okna a také zálohu nahrát na cloudové úložiště nebo odeslat e-mailem.

Pro síťové možnosti si budete muset nainstalovat doplněk, na který vás program přesměruje.

3. Pokud zálohu uložíte pouze do paměti zařízení, aplikace se zeptá, zda opravdu nechcete zálohu nahrát na cloudové úložiště. Klepněte na tlačítko ANO. Poté bude vaše záloha uložena.

Jak obnovit zprávy ze zálohy

1. V hlavní nabídce klikněte na „Obnovit“.

2. Vyberte požadovanou zálohu (pokud existuje několik).

3. Aplikace vám sdělí, že pro obnovení SMS je třeba ji nastavit jako výchozí. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko "OK".

4. Souhlas se změnou aplikace.

5. Poté znovu vyberte zálohu. V okně, které se zobrazí, můžete nakonfigurovat, které zprávy chcete obnovit. Můžete vyloučit MMS a duplikáty a také nastavit limit pro obnovení SMS odeslaných nejpozději do určitého času.

Klikněte na "OK" a vaše SMS se obnoví. Nezapomeňte se vrátit ke starému.

Většina e-mailových klientů, včetně gmail, Yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, poskytují možnost odeslat jeden e-mail velkému počtu příjemců. Obvykle to můžete provést pomocí funkce kopírovat(v angličtině se pro jeho označení používá zkratka SS), nebo Skrytá kopie (CCB). Při odesílání zprávy na kopie příjemci mohou vidět e-mailové adresy ostatních lidí, kteří také obdrželi tento e-mail. Ve druhém případě je identita dalších příjemců skryta.

Přidání adresy příjemce

Někteří e-mailoví klienti umožňují jednoduše zadat uživatelské jméno do pole, které program automaticky vyplní.

Pokud toto pole použijete k odeslání e-mailu více lidem, každý z nich uvidí úplný seznam ostatních příjemců.

Jak zkopírovat e-mail

Příjemce e-mailu můžete uvést jednoduchým zadáním seznamu adres do pole kopírovat, který se obvykle nachází bezprostředně pod polem Komu. Všichni v tomto řetězci příjemců uvidí jména a e-mailové adresy všech ostatních příjemců:

Jak vytvořit skrytou kopii e-mailu

Tuto funkci můžete použít pro individuální i skupinové e-maily. To je užitečné zejména v případě, že chcete zachovat soukromí svých kontaktů, chránit je před spamem a spamem nebo jednoduše nechcete, aby vaši příjemci věděli, kdo obdržel stejnou zprávu.

Pole Skrytá kopie není vždy k dispozici ve výchozím nastavení pro všechny e-mailové klienty. Například v Výhled Budete muset jít do Možnosti pro přístup k nastavení; PROTI Thunderbird budete muset vybrat tuto funkci z rozbalovací nabídky; PROTI gmail musíte stisknout tlačítko kopírovat A Skrytá kopie; PROTI Windows Live Mail Budete muset současně stisknout tlačítka alt + B.

Obrázek: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com

Jak poslat dokument e-mailem figurínům, tři snadné způsoby.

Chcete se naučit, jak trvale vydělávat na internetu od 500 rublů denně?
Stáhněte si mou knihu zdarma
=>>

S rozvojem World Wide Web se objevilo více způsobů komunikace mezi lidmi na dálku. Nyní můžete nejen někomu zavolat, aniž byste opustili svůj domov, ale také poslat e-mail.

Zároveň pomocí e-mailu můžete posílat dopisy s přílohami v podobě různých textových dokumentů, prezentací, fotografií, videí a dalších. Celý proces odeslání emailu s přílohou je samozřejmě vcelku jednoduchý.

Pro začínající uživatele je však někdy obtížné se s tímto úkolem vyrovnat bez vnější pomoci. V tomto materiálu bude podrobněji rozebráno zasílání dopisů s přílohami e-mailem.

Jak poslat dokument e-mailem

Navzdory mnoha různým službám, které umožňují posílat dopisy elektronicky přes internet (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler a další), všechny fungují podle stejného algoritmu.

Pouze připojení souboru na takové služby se může mírně lišit. Obecně však platí, že pro odeslání e-mailu s přílohou můžete postupovat podle následujícího algoritmu akcí:

• Nejprve se musíte přihlásit ke svému účtu ve službě a kliknout na „Napsat“ nebo na jiné tlačítko poskytované poštovní službou pro psaní dopisu v elektronické podobě.
• Poté do řádku „Komu“ zadejte e-mailovou adresu příjemce.
• V případě potřeby můžete v poli "Předmět" uvést předmět svého dopisu.
• Dále, kromě prostého textu, pokud chcete odeslat dokument nebo jiný soubor z vašeho počítače, musíte najít nástroj, který je za to zodpovědný, ve službě, kterou používáte, a kliknout na něj. Pokud například pro tyto účely používáte Yandex.Mail, Gmail nebo Yahoo, musíte kliknout na ikonu kancelářské sponky a Mail.ru a Rambler mají tlačítko „Připojit soubor“.
• Poté, co najdete dokument, který chcete odeslat, klikněte na něj myší, vyberte jej a klikněte na tlačítko "Otevřít".
• Po nahrání souborů na poštovní službu zkontrolujte správnost formátu dopisu (komu posíláte a co přesně). Pokud existuje více dokumentů, než potřebujete, nebo jste vybrali nesprávný, pak se vedle něj zpravidla na pravé straně zobrazí ikona koše, na kterou se nepotřebný soubor smaže. Chcete-li přidat dokument, klikněte znovu buď na kancelářskou sponku nebo na "Připojit soubor".
• Chcete-li odeslat e-mail příjemci, klikněte na tlačítko "Odeslat".

Za zmínku také stojí, že při použití mobilní verze poštovních schránek je algoritmus akcí podobný rozšířenému. To znamená, že pokud jste na cestách a potřebný dokument máte k dispozici na svém telefonu nebo tabletu, tak pokud máte mobilní aplikaci, lze jej poslat i e-mailem.

V tomto případě také vyplňte všechna povinná pole a poté klikněte na kancelářskou sponku nebo „Připojit soubor“, čímž dokument přidáte a odešlete. Jak vidíte, vše je docela jednoduché a pohodlné.

Poslat odkaz

Pokud je váš dokument uložen v cloudových službách, jako je Disk Google, Yandex Disk a další, nebo jste vytvořili dokument v Dokumentu Google, můžete odeslat odkaz na dokument.

Chcete-li to provést, otevřete dokument, klikněte na nastavení přístupu a zkopírujte odkaz, který lze odeslat e-mailem. Pokud se jedná o dokumenty uložené na Disku, můžete si je stáhnout do počítače, pokud se jedná o dokument v Dokumentech Google, pak jej můžete společně upravovat, provádět opravy, komentáře a podobně.

Slovo

Pokud k vytváření a úpravě dokumentů používáte program Word, můžete funkci odesílání e-mailem nastavit jednou a poté ji používat.

Návod:

Věnujte pozornost hornímu panelu, konkrétně záložce - seznamy adresátů. Měla by se tam objevit nová ikona s názvem, který jste jí dali.

Nyní, po vytvoření nebo úpravě dokumentu, klikněte na tuto ikonu. Stačí zadat e-mailovou adresu příjemce a dokument bude odeslán na zadanou adresu.

Jak poslat dokument e-mailem, shrnutí

Ukázal jsem vám tři způsoby, jak poslat dokument e-mailem, vyberte si ten, který vám nejvíce vyhovuje. Jakmile odešlete dopis, pochopíte, že v tomto procesu není nic složitého.

Hlavní věc, kterou je třeba pochopit, je, že papírový dokument neposíláte, zůstává vám. Odešlete jej elektronickou kopii a příjemce si ji v případě potřeby sám vytiskne.

Chcete-li však poslat papírový originál jakéhokoli dokumentu, měli byste použít naši běžnou známou poštu a odeslat dokument doporučeně.