Typy programů Microsoft Office. Microsoft office - softwarový balík pro domácnost a kancelář

Softwarový balík Microsoft Office si již dlouho získal oblibu mezi uživateli všech úrovní, kteří při své práci používají kancelářské dokumenty. Není se čemu divit, protože každý program obsažený ve standardní sadě má nejen jedinečné schopnosti, které jsou mu vlastní. Aplikace tohoto typu jsou kompatibilní navzájem i s jinými alternativními softwarovými produkty.

Co je MS Office

Z historie je známo, že zpočátku byl balík Microsoft Office vyvíjen s ohledem na tehdejší trendy pro práci s textovými dokumenty, tabulkami, prezentacemi, databázemi a elektronickou poštou. Později se do něj začaly začleňovat některé doplňkové utility.

Microsoft Office je sám o sobě souborem aplikací pro zpracování dokumentů téměř jakéhokoli typu. Mnoho uživatelů, kteří používají standardní funkce konkrétní aplikace uvedené v seznamu programů Microsoft Office, často její možnosti podceňuje. Faktem je, že téměř každý program je schopen pracovat nejen se standardními, tak říkajíc šablonovými dokumenty. Je docela jednoduché vložit grafiku a zvuk do jakéhokoli dokumentu a do jakéhokoli programu.

Jediná věc, kterou bych rád poznamenal, je, že seznam programů Microsoft Office není zahrnut v seznamu svobodného softwaru a je poměrně drahý. To však naše uživatele nezastaví. K aktivaci tohoto softwarového balíčku můžete použít například Mini KMS-Activator, který funguje téměř se všemi verzemi Office.

V některých případech můžete použít neoficiální vydání instalační distribuční sady "OS", jako je "Windows XP Zver DVD", ve kterých je Microsoft Office již "cracknut" nebo aktivován.

Při použití neoficiálního balíčku mohou někdy nastat potíže kvůli nedostatku úplné sady funkcí v každém z programů. Je jasné, že takový softwarový produkt bude vyhovovat běžnému uživateli. Ale pro lidi nebo firmy, které to myslí vážně, by nejlepší možností bylo zakoupit oficiální verzi.

Seznam programů Microsoft Office zahrnutých ve standardní sadě

Zkusme tedy zvážit standardní sadu jakéhokoli kancelářského balíku nabízeného společností Microsoft.

Seznam programů Microsoft Office zpravidla obsahuje několik standardních aplikací. Nacházejí se v jakémkoli balení a mohou vyhovět potřebám uživatele v jakékoli situaci.

Microsoft Office 2007: Aplikace a programy

Je přirozené, že programy Microsoft Office 2007 obsahují různé aplikace, které nebyly součástí dřívějších verzí sady. Kromě toho stojí za pozornost skutečnost, že se mění (či doplňuje) nejen funkčnost samotných aplikací, zařazených do seznamu programů Microsoft Office. Aktualizace podléhá také grafické prostředí každého softwarového produktu. Samotná standardní sada však zůstává nezměněna.

Obsahuje například několik hlavních aplikací. Jedná se o MS Word, MS Excel, MS Power Point, MS Access a MS Outlook. Jedná se takříkajíc o základní kancelářské programy Microsoft Office. Jsou také nejpotřebnější.

Microsoft Office 2010 a vyšší

V nových verzích sady Microsoft Office mohou být přítomny další nástroje. Pravda, uživatelé je používají velmi často, například programy jako MS Publisher, MS InfoPath Designer, MS SharePoint Workspace a MS NoteOne vypadají velmi zajímavě. Tyto utility jsou schopny mnoha věcí a mohou konkurovat mnoha profesionálním softwarovým produktům přítomným na trhu moderních IT technologií.

Jak je již zřejmé, tyto aplikace byly dostupné počínaje verzí Microsoft Office 2010. Pokud byl MS Publisher přítomen v některých verzích dříve, pak se zbytek programů objevil až od roku 2010.

Nyní několik slov o hlavních součástech obsažených v seznamu programů Microsoft Office.

MS Word

Práce s textem a grafikou je snad nejběžnější a nejžádanější. K tomu byl vytvořen Microsoft Office Word. Program má velké možnosti nejen z hlediska zpracování textu. Mnozí si ani neuvědomují, že zde můžete dokonce psát matematické vzorce jakékoli úrovně složitosti, vkládat grafické objekty ve formě jednotlivých souborů nebo prezentací, to vše doplňovat zvukovým doprovodem nebo dokonce vytvářet webové stránky pomocí programu jako rychlého a efektivní nástroj založený na šablonách.

MS Excel

Práce s tabulkovými daty je náročná. Ale MS Excel to řeší docela jednoduše. Původně byla aplikace vytvořena za účelem provádění matematických, algebraických a geometrických výpočtů. Postupem času se funkce programu značně rozšířily. Tak například bylo možné vytvářet grafy nebo vytvářet grafy či histogramy, a to i v trojrozměrné verzi. Nemluvě o všech funkcích aplikace, stojí za zmínku, že se jedná o jeden z nejvýkonnějších nástrojů ve své oblasti použití.

MS PowerPoint

Microsoft Office PowerPoint byl navržen speciálně pro vytváření prezentací, které využívají grafiku a zvuk. Je jasné, že takové procesy jsou náročné na zdroje, ale samotná aplikace má mnoho vzorů a standardních řešení, aby nezatěžovala systém. Pokud rozumíte, lze do prezentace vložit úplně vše. chceš fotku? Prosím! Chcete zvuk? Na zdraví! Chcete odkaz na online zdroj? Žádný problém! Obecně můžete dokonce vytvářet interaktivní výukové programy.

MS Access

Tuto aplikaci prostě mnoho běžných uživatelů nezná, protože s (DB) téměř vůbec nepracují. Ale pro znalé lidi je tato aplikace jen dar z nebes, protože vám umožňuje nejen vytvářet nebo upravovat taková data, ale má také úzkou integraci s mnoha vývojovými nástroji a podporuje mnoho jazykových apletů, včetně stejného jazyka Visual Basic, Java, pracujícího s SQL databáze atd. No, finančních prostředků na zpracování dat je dost.

MS Publisher

Tato aplikace je univerzálním nástrojem pro rychlou publikaci. V první řadě se nezaměřuje ani na kontrolu textové části, ale na vytváření řekněme vlastního, takříkajíc brandingu, provádění marketingových výzkumů na míru osobním potřebám firmy či obchodníka. To samozřejmě není vše, co tento program umí, i když patří k základním aplikacím.

MS Outlook

Nakonec Outlook. Jedná se o program určený pro práci s e-mailem. Ve srovnání se standardním nástrojem Outlook Express vypadá tato aplikace mnohem lépe, protože má více funkcí a vlastností. Bohužel Outlook Express je standardně nainstalován v systému jako klient (při instalaci samotného OS Windows). A málokoho napadne to změnit. Ale marně! Příležitosti pro MS Outlook, mnohem více. Zde se ale vyplatí zhodnotit sami, čeho je tento program schopen. Po úvodním testu se zdá, že na Outlook Express mnozí prostě zapomenou, považují ho téměř za dětskou hračku.

Analogové programy bez placení

To vše je dobré. Ale jak je uvedeno výše, balíček Microsoft Office je placený. Co nám bezplatné programy nabízejí?

Zde stojí za to věnovat pozornost alternativnímu vývoji softwaru. Kancelářský balík Lotus (zejména Lotus Symphony) byl kdysi velmi populární. Nyní už není téměř nikde k nalezení, nicméně neztratila svůj význam.

Můžete také používat zcela bezplatné softwarové produkty, jako jsou Google Docs, Zoho SoftMaker Free Office, Kingsoft Office atd. Nejdůležitější rozdíl oproti produktu Microsoft je v tom, že všechny tyto balíčky jsou nejen zdarma, ale mají také otevřený zdrojový kód. Každý vývojář je tedy bude moci optimalizovat pro své vlastní potřeby.

Pravda, zde stojí za zmínku, že všechny tyto „Office“ jednoznačně stojí za tím, co vytvořil Microsoft. I přes deklarovanou bezplatnost a silnou distribuci ve světě se nedočkali. Jediným konkurentem je Google. Kancelářské programy tohoto IT giganta se navíc používají hlavně pouze na mobilních zařízeních a poté na platformě Android. Každý uživatel si však může svobodně vybrat, co bude při své práci používat a co mu bude nejvíce vyhovovat.

Na druhou stranu, pokud na to přijdete, běžný uživatel může používat bezplatné programy – alternativy sady Microsoft Office. Jak však ukazuje praxe, jen málo lidem se podaří „předčit“ Microsoft Corporation. S tím se nedokáže vyrovnat ani první soutěžící. Je přece jasné, že na vývoji kancelářských aplikací jakéhokoli typu se nepodílí jeden člověk, ale nejbystřejší mozky naší doby. Ukazuje se tedy, že Microsoft Office stojí o hlavu (ne-li o dvě) nad svými konkurenty.

Na závěr stojí za zmínku, že každý uživatel, i když nezná důkladně všechny funkce softwarového produktu Microsoft Office, se může jednoduše „hrabat“ v nabídce kteréhokoli z výše uvedených programů a najít pro sebe něco nového. V extrémních případech můžete využít vestavěný systém nápovědy nebo si přečíst o hlavních vlastnostech a funkcích na internetu. Naštěstí to teď není problém.

Popis sady aplikací Microsoft Office

Úvod................................................. ................................................. ...................................... 3

1. Popis složení balíku Microsoft Office ...................................... ............................................. 4

2. Porovnání různých verzí sady Microsoft Office...................................... ............................. 6

Závěr................................................. ................................................. ................................... 15

Seznam doporučení ............................................... ................................................................... ............................. 16

Úvod

Většina běžných uživatelů počítačů se potýká s různými problémy. Například: používáte textový editor od jedné společnosti, tabulkový procesor od druhé, obchodní grafický program od třetí a výkon vašeho elektronického asistenta se nakonec ukáže jako nízký. Co se děje? Ano, tyto programy prostě nejsou navrženy tak, aby spolupracovaly.

Naštěstí existuje řešení tohoto problému: sada Microsoft Office, která obsahuje většinu softwaru, který potřebujete.

Prvky rozhraní programů, které jsou v něm obsaženy, jsou navrženy stejným způsobem a „komunikují“ spolu ve stejném jazyce.

Sada Office je více než jen sbírka programů v jedné krabici. Už jeho název napovídá, že by měl obsahovat výkonné aplikace pro komerční využití, které snadno a přirozeně pracují s texty, čísly a obrázky.

Nejatraktivnější věcí na sadě Office je však to, co tyto aplikace spojuje: všechny tyto programy sdílejí společnou nabídku a sadu tlačítek, která vypadají velmi podobně. Tím, že se naučíte pracovat s jednou z aplikací, výrazně pokročíte ve studiu ostatních.

Součástí balení je navíc snadno použitelné ovládací centrum - Microsoft Office Manager, které umožňuje spouštět a ukončovat jednotlivé programy nebo přijímat podrobné pokyny a online nápovědu pouhým kliknutím myši.

1. Popis složení balíku Microsoft Office.

Sada Office obsahuje:

Velké aplikační programy

1. WORD je výkonný textový editor, který umožňuje rychle vytvořit dokument libovolné složitosti z roztroušených poznámek a dovést newsletter nebo brožuru k dokonalosti.

To je již obecně uznáváno – editor Word od Microsoftu je dnes

nejoblíbenější program na světě. Word je nacpaný "rychlými" příkazy

a nejmodernější nástroje, jako je vestavěná kontrola pravopisu a slovník synonym, které vám pomohou psát chytré dokumenty, a předpřipravené šablony, které vám umožní bez námahy spojovat poznámky, dopisy, faktury a brožury.

2. EXCEL - dělá s čísly to, co Word s podstatnými jmény a slovesy. Každý, kdo pracuje s čísly, se bude v prostředí Excelu cítit jako ryba ve vodě. Excel lze použít k vytváření rozpočtů a finančních zpráv, přeměně suchých čísel na vizuální tabulky a grafy a provádění analýz „co kdyby“. na téměř jakékoli téma a seřadit nejdelší seznamy během několika sekund.

Pomocí tabulek Excelu můžete zadávat čísla, řádek po řádku a sloupec po sloupci, s naprostou jistotou, že Excel s nimi bude sčítat, odečítat, násobit, dělit a obecně je správně zpracovávat.

3. PowerPoint - umožní vám profesionálně připravit prezentaci, chlubit se chytlavou grafikou a efektně navrženými abstrakty. Co je ale nejpozoruhodnější, uživatel bude moci jedním kliknutím proměnit dokument připravený v editoru Word na prezentaci.

4. ACCESS je výkonný program pro správu dat určený především pro programátory. Access je k dispozici pouze jako součást profesionální edice Office.

Programy - asistenti:

1. Program Graph umožňuje zadat několik čísel a rychle je převést do grafu.

2. Program Organizační schéma vám pomůže vytvořit tabulku obsazení společnosti.

3. Program Equation Editor je určen k vytváření matematických vzorců v editoru Word.

4. Program WordArt vám pomůže téměř nerozeznatelně tvarovat písmena nebo čísla a použít je k vytvoření atraktivních log nebo nadpisů.

5. Program ClipArt Gallery může prohlížet několik stovek kreseb při hledání nejlepší ilustrace pro newsletter nebo prezentaci.

Online systém nápovědy:

1. Office a jeho aplikace jsou plné užitečných tipů a návodů krok za krokem, jak provést konkrétní operaci.

2. Talented Wizards vás krok za krokem provedou při řešení složitých problémů.

3. Karty - jesličky (Cue Cards) nabídnou podrobné pokyny, které budete mít při práci neustále na očích.

4. Funkce Náhled a Ukázky předvedou, jak provádět složité úkoly.

2. Porovnání různých verzí balíku Microsoft Office.

Softwarový balík Microsoft Office si již dlouho získal oblibu mezi uživateli všech úrovní, kteří při své práci používají kancelářské dokumenty. Není se čemu divit, protože každý program obsažený ve standardní sadě má nejen jedinečné schopnosti, které jsou mu vlastní. Aplikace tohoto typu jsou kompatibilní navzájem i s jinými alternativními softwarovými produkty.

Co je MS Office

Z historie je známo, že zpočátku byl balík Microsoft Office vyvíjen s ohledem na tehdejší trendy pro práci s textovými dokumenty, tabulkami, prezentacemi, databázemi a elektronickou poštou. Později se do něj začaly začleňovat některé doplňkové utility.

Microsoft Office je sám o sobě souborem aplikací pro zpracování dokumentů téměř jakéhokoli typu. Mnoho uživatelů, kteří používají standardní funkce konkrétní aplikace uvedené v seznamu programů Microsoft Office, často její možnosti podceňuje. Faktem je, že téměř každý program je schopen pracovat nejen se standardními, tak říkajíc šablonovými dokumenty. Je docela jednoduché vložit grafiku a zvuk do jakéhokoli dokumentu a do jakéhokoli programu.

Jediná věc, kterou bych rád poznamenal, je, že seznam programů Microsoft Office není zahrnut v seznamu svobodného softwaru a je poměrně drahý. To však naše uživatele nezastaví. K aktivaci tohoto softwarového balíčku můžete použít například Mini KMS-Activator, který funguje téměř se všemi verzemi Office.

V některých případech můžete použít neoficiální vydání instalační distribuční sady "OS", jako je "Windows XP Zver DVD", ve kterých je Microsoft Office již "cracknut" nebo aktivován.

Při použití neoficiálního balíčku mohou někdy nastat potíže kvůli nedostatku úplné sady funkcí v každém z programů. Je jasné, že takový softwarový produkt bude vyhovovat běžnému uživateli. Ale pro lidi nebo firmy, které to myslí vážně, by nejlepší možností bylo zakoupit oficiální verzi.

Seznam programů Microsoft Office zahrnutých ve standardní sadě

Zkusme tedy zvážit standardní sadu jakéhokoli kancelářského balíku nabízeného společností Microsoft.

Seznam programů Microsoft Office zpravidla obsahuje několik standardních aplikací. Nacházejí se v jakémkoli balení a mohou vyhovět potřebám uživatele v jakékoli situaci.

Microsoft Office 2007: Aplikace a programy

Je přirozené, že programy Microsoft Office 2007 obsahují různé aplikace, které nebyly součástí dřívějších verzí sady. Kromě toho stojí za pozornost skutečnost, že se mění (či doplňuje) nejen funkčnost samotných aplikací, zařazených do seznamu programů Microsoft Office. Aktualizace podléhá také grafické prostředí každého softwarového produktu. Samotná standardní sada však zůstává nezměněna.

Obsahuje například několik hlavních aplikací. Jedná se o MS Word, MS Excel, MS Power Point, MS Access a MS Outlook. Jedná se takříkajíc o základní kancelářské programy Microsoft Office. Jsou také nejpotřebnější.

Microsoft Office 2010 a vyšší

V nových verzích sady Microsoft Office mohou být přítomny další nástroje. Pravda, uživatelé jim velmi často nevěnují pozornost. Velmi zajímavě tedy vypadají například programy jako MS Publisher, MS InfoPath Designer, MS SharePoint Workspace a MS NoteOne. Tyto utility jsou schopny mnoha věcí a mohou konkurovat mnoha profesionálním softwarovým produktům přítomným na trhu moderních IT technologií.

Jak je již zřejmé, tyto aplikace byly dostupné počínaje verzí Microsoft Office 2010. Pokud byl MS Publisher přítomen v některých verzích dříve, pak se zbytek programů objevil až od roku 2010.

Nyní několik slov o hlavních součástech obsažených v seznamu programů Microsoft Office.

MS Word

Práce s textem a grafikou je snad nejběžnější a nejžádanější. K tomu byl vytvořen Microsoft Office Word. Program má velké možnosti nejen z hlediska zpracování textu. Mnozí si ani neuvědomují, že zde můžete dokonce psát matematické vzorce jakékoli úrovně složitosti, vkládat grafické objekty ve formě jednotlivých souborů nebo prezentací, to vše doplňovat zvukovým doprovodem nebo dokonce vytvářet webové stránky pomocí programu jako rychlého a efektivní nástroj založený na šablonách.

MS Excel

Práce s tabulkovými daty je náročná. Ale MS Excel to řeší docela jednoduše. Původně byla aplikace vytvořena za účelem provádění matematických, algebraických a geometrických výpočtů. Postupem času se funkce programu značně rozšířily. Tak například bylo možné vytvářet grafy nebo vytvářet grafy či histogramy, a to i v trojrozměrné verzi. Nemluvě o všech funkcích aplikace, stojí za zmínku, že se jedná o jeden z nejvýkonnějších nástrojů ve své oblasti použití.

MS PowerPoint

Microsoft Office PowerPoint byl navržen speciálně pro vytváření prezentací, které využívají grafiku a zvuk. Je jasné, že takové procesy jsou náročné na zdroje, ale samotná aplikace má mnoho vzorů a standardních řešení, aby nezatěžovala systém. Pokud rozumíte, lze do prezentace vložit úplně vše. chceš fotku? Prosím! Chcete zvuk? Na zdraví! Chcete odkaz na online zdroj? Žádný problém! Obecně můžete dokonce vytvářet interaktivní výukové programy.

MS Access

Tuto aplikaci prostě mnoho běžných uživatelů nezná, protože téměř nikdy nepracují s databázemi (DB). Ale pro znalé lidi je tato aplikace jen dar z nebes, protože vám umožňuje nejen vytvářet nebo upravovat taková data, ale má také úzkou integraci s mnoha vývojovými nástroji a podporuje mnoho jazykových apletů, včetně stejného jazyka Visual Basic, Java, pracujícího s SQL databáze atd. No, finančních prostředků na zpracování dat je dost.

MS Publisher

Tato aplikace je univerzálním nástrojem pro rychlou publikaci. V první řadě se nezaměřuje ani na kontrolu textové části, ale na vytváření řekněme vlastního, takříkajíc brandingu, provádění marketingových výzkumů na míru osobním potřebám firmy či obchodníka. To samozřejmě není vše, co tento program umí, i když patří k základním aplikacím.

MS Outlook

Nakonec Outlook. Jedná se o program určený pro práci s e-mailem. Ve srovnání se standardním nástrojem Outlook Express vypadá tato aplikace mnohem lépe, protože má více funkcí a vlastností. Bohužel Outlook Express je standardně nainstalován v systému jako klient (při instalaci samotného OS Windows). A málokoho napadne to změnit. Ale marně! Příležitosti pro MS Outlook, mnohem více. Zde se ale vyplatí zhodnotit sami, čeho je tento program schopen. Po úvodním testu se zdá, že na Outlook Express mnozí prostě zapomenou, považují ho téměř za dětskou hračku.

Analogové programy bez placení

To vše je dobré. Ale jak je uvedeno výše, balíček Microsoft Office je placený. Co nám bezplatné programy nabízejí?

Zde stojí za to věnovat pozornost alternativnímu vývoji softwaru. Kancelářský balík Lotus (zejména Lotus Symphony) byl kdysi velmi populární. Nyní už není téměř nikde k nalezení, nicméně neztratila svůj význam.

Můžete také používat zcela bezplatné softwarové produkty jako Google Docs, Zoho Office, Libre Office, SoftMaker Free Office, Kingsoft Office atd. Nejdůležitějším rozdílem oproti produktu Microsoft je, že všechny tyto balíčky jsou nejen zdarma, ale také jsou open source. Každý vývojář je tedy bude moci optimalizovat pro své vlastní potřeby.

Pravda, zde stojí za zmínku, že všechny tyto „Office“ jednoznačně stojí za tím, co vytvořil Microsoft. I přes deklarovaný bezplatný a otevřený zdrojový kód se jim ve světě nedostalo silné distribuce. Jediným konkurentem je Google. Kancelářské programy tohoto IT giganta se navíc používají hlavně pouze na mobilních zařízeních a poté na platformě Android. Každý uživatel si však může svobodně vybrat, co bude při své práci používat a co mu bude nejvíce vyhovovat.

Na druhou stranu, pokud na to přijdete, běžný uživatel může používat bezplatné programy – alternativy sady Microsoft Office. Jak však ukazuje praxe, jen málo lidem se podaří „předčit“ Microsoft Corporation. S tím si neví rady ani první konkurent Google. Je přece jasné, že na vývoji kancelářských aplikací jakéhokoli typu se nepodílí jeden člověk, ale nejbystřejší mozky naší doby. Ukazuje se tedy, že Microsoft Office stojí o hlavu (ne-li o dvě) nad svými konkurenty.

Na závěr stojí za zmínku, že každý uživatel, i když nezná důkladně všechny funkce softwarového produktu Microsoft Office, se může jednoduše „hrabat“ v nabídce kteréhokoli z výše uvedených programů a najít pro sebe něco nového. V extrémních případech můžete využít vestavěný systém nápovědy nebo si přečíst o hlavních vlastnostech a funkcích na internetu. Naštěstí to teď není problém.

Již na počátku 60. let americký vědec Joseph Licklider (který je dnes právem považován za jednoho z otců internetu) navrhl, že hlavním účelem počítačů by měla být automatizace rutinní práce člověka. V tehdejší době, kdy mnozí o existenci výpočetní techniky neměli vůbec tušení, se tato myšlenka zdála být pouhým vtipem profesionála. Věřilo se, že počítače byly navrženy výhradně pro řešení některých zásadně nových a velmi složitých matematických problémů.

Věda a život // Ilustrace

V hlavním okně programu PowerPoint můžete vidět sadu snímků (část prezentace) připravenou pomocí tohoto balíčku. Nahoře se otevře nabídka "Slide Show", ve které jsou viditelné všechny možné možnosti demonstrací. A to zdaleka nejsou všechny možnosti.

Jednou z funkcí programu OUTLOOK je plánování vašich aktivit (Kalendář).

Dnes si mnozí stále myslí, že tvorba webových stránek je záležitostí pouze "cool" webdesignérů. S použitím moderního HTML editoru je však vytvoření webové stránky stejně snadné jako psaní obchodního dopisu. Na obrázku je webová stránka vytvořená autorem.

Rozsah výpočetní techniky se však rychle rozšiřuje, a to právě díky postupu směrem k tradičním praktickým problémům v různých oblastech lidské činnosti. Nejprve to byly různé ekonomické výpočty, ukládání a zpracování archivních dat, řízení procesů.

S příchodem osobních počítačů v polovině 80. let, dostupných nejen podnikům, ale i jednotlivcům, se rozsah praktických problémů řešených počítačem začal exponenciálně rozrůstat. Dnes je nejméně 40 procent počítačů domácími uživateli a 90 procent výpočetního výkonu všech počítačů (včetně těch v podnicích) se využívá k automatizaci různých rutinních prací. Růstu produktivity práce je přitom dosahováno nejen zvýšením rychlosti provádění určitých operací, ale především spojením více nesourodých funkcí dohromady. To umožňuje i nezkušenému uživateli řešit problémy, které byly dříve dostupné pouze profesionálům.

BALÍČKY KANCELÁŘSKÉHO SOFTWARU

Mezi množstvím aplikačního softwaru lze vyčlenit skupinu programů, které řeší problémy nejširšího účelu, a proto je v té či oné míře potřebuje každý uživatel počítače bez ohledu na jeho profesi. V posledních letech se takové softwarové balíky nazývají kancelářské.

Přestože se mnoho světových vývojářů (například Corell a Sun) zabývá tvorbou kancelářských programů, Microsoft Corporation (Microsoft) je v této oblasti lídrem, který ve skutečnosti určuje standardy pro takový software. Stojí za zmínku, že pro dosažení tržního úspěchu musely produkty Microsoftu zhruba před deseti lety vstoupit do tvrdé konkurence s tehdy oblíbenými, jako byl textový editor WordPerfect a tabulky Lotus 1-2-3.

Po zahájení vývoje kancelářských balíků si Microsoft okamžitě stanovil za cíl vytvořit nikoli samostatné programy, ale celý komplex vzájemně propojených a vzájemně se doplňujících aplikací s názvem Microsoft Office (Microsoft Office). Jak se systém vyvíjel, objevovaly se v něm nové aplikace a také se rozšiřovaly funkce dříve vytvořených programů, uspokojujících rostoucí požadavky „průměrného“ uživatele. Za posledních šest let Microsoft vydal čtyři verze MS Office: 4.0 (1996), 95, 97 a 2000. Nejnovější verze (MS Office 2000) se prodává v pěti edicích s různým složením programů: "Standard", " Small Business", "Professional", "Advanced" a "For Developers". Sada "For Developers" (přesněji Developer Edition, protože je dodávána pouze v anglické verzi), na rozdíl od jiných edic, obsahuje další programovací nástroje. Edice "Extended" obsahuje následující aplikace: Word (Word), Excel (Excel), Access (Exes), PowerPoint (PowerPoint), Outlook (Outlook), FrontPage (Frant Page), Publisher (Publisher), PhotoDraw (FotoDro) , Nástroje pro malé firmy. Uvádíme stručný popis těchto programů.

1. SLOVO - TEXTOVÝ PROCESOR

Textový procesor je historicky vůbec první a nejrozšířenější kancelářskou aplikací: psát a formátovat texty potřebuje každý. Před deseti lety se takovým programům říkalo „editoři“, ale dnes už tento termín nereflektuje jejich zvýšené schopnosti.

Nástup textových procesorů radikálně nezměnil ani technologii, ale chcete-li, samotný přístup k tvorbě nejrůznějších textů, od zprávy šéfovi o dovolené až po literární dílo. Dříve příprava dlouhého dokumentu, jako je 100stránková výzkumná zpráva, zabrala až měsíc práce několika lidí (nepočítáme-li přípravu ručně psané verze). Lví čas přitom zabralo vysvětlování písařce, jak má rukopisu rozumět (vzpomeňte si na mezihru v podání Vladimíra Vinokura: „Tady hrajeme, tady nehrajeme, na to se nedívejte vše, ale tento kus je na zadní straně“ atd.), poté zkontrolovat, co se stalo, a opakovat písaři, co je třeba opravit. A když byla zpráva připravena, ukázalo se, že chybí jeden oddíl a několik odstavců. Kolik problémů způsobila příprava a vkládání ilustrací - nemá cenu si to pamatovat ...

Funkce textových procesorů dnes daleko přesahují práci s texty samotnými (psaní, editace, formátování, automatická kontrola pravopisu, psaní abstraktu atd.). Word umožňuje vytvářet v textu různé tabulky, grafy, ilustrace, vzorce atd. s jejich automatickým číslováním a křížovými odkazy. Díky tomu může uživatel připravit komplexní dokument téměř neomezeného objemu pomocí grafických materiálů a různého formátování.

A přesto zdůrazňujeme, že pro přípravu „čistě textových“ dokumentů jsou možnosti programu WordPad dodávaného s operačním systémem Windows zcela dostačující.

2. EXCEL - PRÁCE S ELEKTRONICKÝMI STOLKY

Tento program potřebuje každý, kdo se zabývá daty prezentovanými ve formě tabulek. Právě touto formou můžeme prezentovat většinu informací o našich každodenních činnostech: adresáře, videokazety, výdaje na domácnost atd.

Tabulky mohou obsahovat data velmi různých formátů (řetězce znaků, data atd.), ale obecně je samozřejmě balík Excel zaměřen na zpracování číselných dat. Nejjednodušším příkladem je sčítání přes sloupce a řádky tabulky. Spočítat hodnotu uživatelsky zadaných funkcí (řekněme procentuální nárůst nákladů na údržbu po položkách) není o moc složitější. Jednou z nejatraktivnějších funkcí balíčku je rychlá a vizuální reprezentace dat ve formě různých grafů, tabulek a map.

SLOŽENÍ APLIKACÍ V RŮZNÝCH EDICÍCH MICROSOFT OFFICE

Tabulkové kalkulátory jsou ideálním nástrojem pro organizaci účetnictví, zpracování experimentálních dat a sestavování sestav v široké škále formulářů.

3. PŘÍSTUP - SYSTÉM SPRÁVY DATABÁZÍ

Objevení se Accessu jako součásti kancelářských programů v letech 1992-1993 lze právem nazvat významnou událostí, protože předtím se věřilo, že vytvoření systémů pro správu databází (DBMS) bylo údělem výhradně zkušených odborníků.

Není třeba se bát: DBMS není vůbec tak děsivé, jak by se mohlo zdát. Výše popsané tabulky Excelu jsou ve skutečnosti také malým systémem správy databází, tedy uspořádaným souborem strukturovaných informací. Ale tabulky mají dvě omezení: velikost danou kapacitou paměti RAM počítače a dvourozměrnou reprezentaci dat v řádcích a sloupcích.

Relační DBMS (prakticky všechny dnes skutečně používané systémy včetně Accessu jsou klasifikovány jako „relační“) pracují se stejnými tabulkami, ale data jsou uložena na externích paměťových médiích a tabulky jsou propojeny křížovými odkazy.

Nejjednodušším příkladem takové organizace dat je katalogizace sbírky audio CD. Do jedné tabulky můžete uložit úplné informace o skladateli, do jiné informace o interpretovi a do třetí údaje o jednotlivých skladbách. V tomto případě bude poslední tabulka obsahovat potřebné odkazy na první dvě, takže uživatel podle názvu skladby snadno zjistí například narozeniny jejího autora.

Access je velmi populární a užitečný DBMS, který lze použít k vytváření malých lokálních i velmi seriózních profesionálních systémů. Mimochodem, naučit se vývojové technologie Access a DBMS je velmi užitečné pro přechod od základů programování k řešení složitých produkčních problémů.

4. POWERPOINT - PŘÍPRAVA VIZUÁLNÍCH PREZENTACÍ

Programy jako PowerPoint se objevily relativně nedávno, ale dnes se staly spolehlivým pomocníkem každého, kdo alespoň občas musí přednášet nebo referovat před publikem (které někdy může zastupovat pouze jeden posluchač).

Dříve se věřilo, že ilustrativní materiál byl vyžadován pouze pro zprávy, během nichž bylo nutné ukazovat složité tabulky, grafy a matematické vzorce. Všeobecně přijímaným stylem se dnes stává vizuální zobrazení hlavních tezí i jednoduché textové zprávy.

Každý, kdo někdy dělal technické prezentace (obhajoba absolventského projektu nebo zpráva na vědeckotechnické radě), si pamatuje, že příprava textu 15minutové zprávy zabrala maximálně jeden nebo dva dny. A vytvořit tucet plakátů nebo diapozitivů zabralo minimálně měsíc práce a skicu nejprve nakreslil sám řečník a pak už pracoval profesionální kreslíř. V posledních letech se dramaticky zvýšil počet „mluvčích“ (například díky vzniku obchodních manažerů), kteří musí mluvit ne jednou za půl roku, ale téměř každý týden, přičemž se neustále mění obsah projevů a ilustrací.

Pomocí programů, jako je PowerPoint, může jeden člověk – samotný autor – vytvořit tucet snímků za pouhou jednu nebo dvě hodiny. A pokud budete v budoucnu potřebovat provést nějaké opravy, zabere to několik minut.

Pro posluchače je ukázka připravených materiálů zhruba stejná jako u klasické prezentace, ale kromě statických obrázků lze využít zvuk, video a různé vizuální efekty.

Mimochodem, PowerPoint lze použít i k více než pouhému mluvení před publikem. Mnoho domácích uživatelů s tímto programem pracuje například při vytváření grafických intra pro svá videa.

5. VÝHLED - VAŠE OSOBNÍ ODESÍLÁNÍ

Přestože Outlook existuje teprve pár let, pro mnoho uživatelů se již stal nezbytností. Outlook obsahuje adresář, diář pro aktuální záznamy, týdenní plánovač pro plánování aktivit, komunikuje s okolním světem prostřednictvím e-mailu a plní i mnoho dalších užitečných funkcí.

Většina lidí nosí notebook stále s sebou, a pokud jej někde zapomenou, ocitnou se bez rukou. Jakmile začnete používat Outlook, okamžitě si uvědomíte, kolik času jste ztratili prací bez něj.

Jednou z nejpůsobivějších funkcí této aplikace je zcela nové automatické plánování úloh a možnosti sledování úkolů. Když ráno zapnete počítač a stáhnete si Outlook, okamžitě dostanete připomenutí všech úkolů naplánovaných na daný den. A to i o tom, že je třeba někomu z vašich blízkých poblahopřát k narozeninám, na které jste v koloběhu všedních dnů úplně zapomněli. Po celý den vám program bude s přesností na vteřinu připomínat naplánované akce.

Outlook lze také efektivně využít k plánování skupinových aktivit. Například při práci ve stejné počítačové síti podniku můžete pomocí Outlooku zobrazit rozvrh volného času zaměstnanců, které chcete pozvat na schůzku, automaticky vybrat nejvhodnější čas pro každého a „vytyčit“ jej. v plánech pozvaných (každý z nich bude mít okamžitě příslušné upozornění).

Outlook navíc obsahuje systém pro správu e-mailů a telefonu s mnoha funkcemi.

Pokud ze všech funkcí aplikace Outlook potřebujete pouze poštovní systém, můžete se omezit na možnosti programu Outlook Express, který je součástí systému Windows.

6. FRONTPAGE - NÁSTROJ PRO VYTVÁŘENÍ A PODPORU WEBOVÝCH uzlů

Každý, kdo alespoň několikrát navštívil internet, má vynikající představu o tom, co jsou webové stránky: sada speciálně navržených webových stránek propojených křížovými odkazy. Před pěti lety se věřilo, že tvorba webových stránek - úděl úzké kasty profesionálů. A 99,99...% uživatelů internetu zůstalo "čtenářů", ale ne "pisatelů" a ještě více ne "kodérů".

Situace se ale rychle mění. Dnes už nikoho nemůže překvapit vznik osobních webů. Jak říká jeden z vtipů na toto téma: "Jste nemocní z internetu: váš pes má také svou vlastní webovou stránku." Nyní však toto tvrzení pro mnohé již není vtip, ale realita. Zkuste si vytvořit svůj vlastní osobní web o své práci, zálibách, cestování atd. Mnoho poskytovatelů internetových služeb poskytuje nezbytnou adresu zdarma a až 50 MB pro vaše informace, což je více než dost, abyste mohli začít. Okamžitě uvidíte, že je to nejen vzrušující, ale také užitečná činnost. Možná vaše stránka nebude obsahovat informace zajímavé pro celý svět, ale nepochybně přitáhne pozornost vašich přátel a blízkých. S vaší webovou stránkou můžete například spojit četné příbuzné roztroušené po celém světě. A to už je hodně.

FrontPage vám pomůže vytvořit a rozvíjet váš web. Abyste jej mohli používat, nepotřebujete umět programovat – potřebujete pouze touhu program ovládat. Mimochodem, profese webmastera dnes patří k těm nedostatkovým a prestižním. A FrontPage vám to pomůže zvládnout.

Pokud přemýšlíte, zda se vyplatí utrácet peníze za další software, mějte na paměti, že Windows obsahuje FrontPage Express, který vás může provést několika prvními kroky při návrhu webu.

7. VYDAVATEL - DESKTOPOVÝ PUBLIKAČNÍ SYSTÉM

Jak již bylo zmíněno, Word pomáhá vytvářet poměrně složité textové dokumenty s různým grafickým designem. Ale dosáhnout vysoké kvality tisku je nemožné. K tomu byste měli použít systém DTP Publisher, který se nedávno objevil jako součást MS Office.

Přestože se mnoho funkcí Wordu a Publisheru překrývá, hlavním úkolem Wordu je tvořit obsah dokumentu a Publisher implementovat dokument do podoby kvalitní tištěné publikace. Nejčastěji se Publisher používá k výrobě barevných brožur, katalogů, pozvánek, menu na večírky, blahopřání atd. Program obsahuje všechny potřebné nástroje, šablony a polotovary. Velká knihovna layoutů poskytuje příležitost seznámit se se zkušenostmi, které získali profesionální vydavatelé a designéři.

Jednou z hlavních funkcí programu PhotoDraw je zpracování obrázků získaných z fotografií. Z reálné fotografie svého psa si můžete vyrobit téměř hranaté monstrum na strašení tyranů nebo velmi štíhlého obřího knírače.

8. FOTOGRAFIE - OBCHODNÍ GRAFIKA A OBRÁZKOVÝ EDITOR

Pro poměrně jednoduché úpravy grafických obrázků mohou stačit programy Malování a Imaging, které jsou součástí Windows. Ale pro složitější operace budou vyžadovány serióznější nástroje.

Dříve bylo zpracování obrazu také doménou vysoce kvalifikovaných odborníků a přední místo zde dlouhodobě zaujímají známé systémy Adobe PhotoShop a Corell Draw. Dnes je však stále více potřeba, aby takové úlohy řešili „běžní“ uživatelé. Například, pokud se zabýváte fotografováním, pak počítačové zpracování může výrazně zlepšit kvalitu snímků, "vytáhnout" zdánlivě zcela zkažené, ale velmi drahé snímky. Práce s grafikou je prostě nutností pro krásný a originální design vašeho webu, tištěných publikací nebo prezentací v PowerPointu.

Přestože je PhotoDraw stále o něco nižší než možnosti výše uvedených produktů od společností Adobe a Corell, jeho funkce jsou dostačující k vyřešení mnoha užitečných úkolů na vysoké úrovni. Je třeba si uvědomit, že jeden profesionální grafický balíček stojí přibližně stejně jako celá sada programů MS Office 2000.

9. MANAŽER KONTAKTŮ A ZÁKAZNÍKŮ

Tento program se poprvé objevil jako součást MS Office 2000. Je určen ke správě databáze s informacemi o obchodních partnerech (dodavatelích a kupujících), ke kontrole transakcí a finanční situace malého podniku.

V zásadě lze tyto úkoly provádět pomocí jiných programů z Office, ale stále je pohodlnější použít specializovaný nástroj. Kromě toho je problém, že takové informace se často shromažďují v různých programech (něco je v aplikaci Outlook, něco v účetním systému) a vedoucí malého podniku potřebuje shromáždit všechny potřebné informace pro analýzu a kontrolu.

Mimochodem, Dispečer obsahuje filtr, který do něj umožňuje přenášet a zpracovávat data z nejpopulárnějšího účetního systému u nás 1C:Enterprise.

MNOHO FUNKCÍ, ALE... NEDOST

Takže vidíme: kancelářských balíků je poměrně hodně a každý z nich má velký potenciál. Při praktické práci se ale často ukáže, že vám některé funkce stále chybí. Nebo se ukáže, že navrhované schéma zpracování informací pro vás není příliš vhodné.

Ukazuje se, že kancelářský program lze usnadnit implementací funkcí, které v něm původně nebyly, nebo spojením několika nesourodých programů do jednoho komplexu. Takové příležitosti poskytuje program Microsoft Office Extensions (nebo doplňky pro Microsoft Office).

Nainstalovali jste si do počítače sadu Microsoft Office 2010, ale nevíte, které jsou skutečně užitečné? Práce s dokumenty se zjednodušila, ale na druhou stranu přibyly jen starosti? V tomto článku si povíme, které kancelářské programy Microsoft Office 2010 pomáhají a které nejsou vůbec potřeba.

Nástup programů pro správu dokumentů usnadnil život nejen podnikům a jejich zaměstnancům, ale také studentům, kteří všechny své zprávy a abstrakty psali ručně, což byl velmi pracný proces. Nyní je možné vytvářet osobní prezentace na různá témata jak pro širokou veřejnost, tak pro konkrétní setkání lidí. Správa vašich osobních databází usnadnila práci se spoustou informací.

Seznam programů Microsoft Office 2010

Tento seznam je široký, takže obsahuje aplikace, které pro běžného uživatele nejsou úplně užitečné. Níže je uveden seznam s jejich jmény:

• Microsoft OneNote 2010
• Microsoft Publisher 2010
• Microsoft InfoPath Designer 2010
• Microsoft InfoPath Filler 2010
• Microsoft SharePoint Workspace 2010

Podle našeho názoru některé z těchto programů buď nejsou vůbec potřeba, nebo mají pochybné užitečné vlastnosti. Druhá část aplikací, které opravdu pomáhají při práci s dokumenty a důležitými soubory, kupodivu méně. Níže uvádíme seznam programů, které jsou podle našeho názoru nezbytné pro instalaci:

• Microsoft Word 2010
• Microsoft Access 2010
• Microsoft Excel 2010
• Microsoft Outlook 2010
• Microsoft PowerPoint 2010

Funkce kancelářských programů

Kancelářský program, jako je Microsoft Word 2010, je určen k úpravě různých textových dokumentů. Pomáhá správně uspořádat tištěné informace a dát textu správné písmo, velikost a styl.

Microsoft Excel 2010 je pravděpodobně jedním z nejdůležitějších programů pro vaše podnikání. Pomáhá nejen snadno zpracovat různé tabulky, ale také vám umožní vypočítat různé možnosti rozvoje podnikání a prezentovat je v pohodlné a snadno čitelné formě pomocí bohatých vizualizačních nástrojů.

Microsoft Access 2010 je vylepšená verze databáze. Tato aplikace má 25 vynikajících šablon pro vytváření a údržbu vlastní banky pro ukládání informací.

Microsoft Outlook 2010 je bezplatná e-mailová služba od společnosti Microsoft. Program pro synchronizaci jakékoli elektronické schránky s jednou aplikací. S touto utilitou již nebudete muset pokaždé chodit na web s poštovní zásilkou. Všechna písmena a informace se zobrazí v tomto programu, který má velmi jednoduché a uživatelsky přívětivé rozhraní.

Výbornou možností pro tvorbu prezentací je Microsoft PowerPoint 2010. To jsou všechny programy, které jsou při instalaci Microsoft Office 2010 nejužitečnější a nejpotřebnější.