Domácí trh specializovaných automatizačních programů dow. Implementace integrovaného automatizačního systému pro dow. Obecná charakteristika AIS
Základními pojmy automatizace DOW Dokumentace je tvorba dokumentů, tedy jejich sestavení, zpracování, schvalování a výroba. Kancelářské práce: soubor opatření k zajištění DOW podniku nebo organizace. Někdy se říká, že předškolní vzdělávací instituce je hlavní funkcí kancelářské práce. Organizace práce s dokumenty - zajištění pohybu, vyhledávání, ukládání a používání dokumentů.
Základní pojmy automatizace DOW Systematizace archivního ukládání dokumentů - stanovení pravidel pro ukládání informací vytvořených v organizaci, jejich vyhledávání a využití pro podporu manažerského rozhodování a obchodních postupů. Tok dokumentů - pohyb dokumentů v rámci DOW. Obchodní postup - posloupnost určitých operací (prací, úkolů, postupů) prováděných zaměstnanci organizací k řešení jakéhokoli problému nebo cíle v rámci činnosti podniku nebo organizace. Elektronický archiv řeší problémy systemizace archivního ukládání elektronických dokumentů v rámci DOW.
Úkoly řešené v dokumentaci DOW (návrh, realizace, koordinace a výroba dokumentů). Organizace práce s dokumenty v procesu řízení (zajištění pohybu, kontrola vyřizování, ukládání a používání dokumentů). Organizace archivu dokumentů.
Jednoduchý obchodní postup při prodeji produktu zákazníkovi 1) Zákazník zavolá do společnosti, aby provedl objednávku; 2) objednávka je zaregistrována v databázi zákazníků; 3) na zboží je vystavena faktura; 4) faktura je předána účetnímu oddělení; 5) účetní oddělení obdrží peníze za zboží, které je zaznamenáno v účetním systému; 6) zboží je expedováno ze skladu, který je zaznamenán ve skladové databázi; 7) vystavena faktura a faktura na zboží; 8) zboží je odesláno klientovi; 9) faktura a nákladní list jsou předány účetnímu oddělení.
Kategorie automatizačních systémů DOW workflow systems (automatizace obchodních postupů); skupinové systémy (týmová práce); systémy pro správu dokumentů (zejména zajišťují evidenci, ukládání a vyhledávání dokumentů); e-mailové systémy (slouží k výměně dokumentů).
Problémy automatizace předškolních vzdělávacích institucí v Rusku nedostatek hotových výrobků pro automatizaci ruské kancelářské práce; nedostatek aktivní poptávky po automatizaci obchodních postupů; zmatky v umisťování produktů západních výrobců pro účely automatizace kanceláří atd.
Problémy, které vznikají s růstem rozsahu podniku Management ztrácí ucelený obraz o tom, co se děje. Strukturální útvary, které nemají vzájemně informace o své činnosti, přestávají svou činnost vykonávat koordinovaně. Nevyhnutelně klesá kvalita zákaznických služeb a schopnost organizace udržovat vnější kontakty. Důsledkem toho je pokles produktivity práce; existuje pocit nedostatku zdrojů: lidských, technických, komunikačních atd.
Problémy, které vznikají s růstem rozsahu podniku Musíme personálně rozšířit, investovat do vybavení nových pracovišť, prostor, komunikací a školení zaměstnanců. Pro výrobní podniky může nárůst počtu zaměstnanců znamenat změnu výrobní technologie, což si vyžádá další investice. V situaci neodůvodněného růstu zaměstnanců, klesající produktivity, nutnosti investovat do výroby je potřeba navyšovat pracovní kapitál, což ve svém důsledku může vést k novým úvěrům a snížení plánovaných zisků.
Úkoly pro zlepšení organizace DOW Zkvalitnění všech prací na přípravě a zpracování dokumentárních informací vytvořením mechanismu pro dokumentární podporu podniku (DOW). Výběr správné strategie automatizace včetně správného výběru produktů.
Skupiny operací pro vedení osobních záznamů v papírovém účtování pracovních toků a ukládání primárních dokumentů obsažených v osobní složce; tvorba, provádění a ukládání objednávek pro personál; příprava a předkládání statistických a jiných zpráv; uložení kopií zakázek na hlavní činnost.
Pozitivní efekty integrace personálních záznamů a EDMS Ochrana přenášených dat. Kvalitativně zpracováno v SADD mechanismech pro zadávání velkého množství papírových dokumentů. Pro dosavadní práci personalisty je nutné včas obdržet kopie jednotlivých zakázek na hlavní činnost. SADD poskytne personalistovi včas a v jakoukoli vhodnou dobu kopie všech potřebných příkazů.
Perspektivy ruského průmyslu automatizace kanceláří S dokumenty pracují naprosto všechny organizace a velké množství jednotlivců. Téměř každá organizace se potýká s problémy v kancelářské práci, i když nehovoříme o její automatizaci: dokumenty se ztrácejí, nejsou kontrolovány, neprovádí se atd. Zlepšením vedení záznamů dostávají podniky a organizace reálnou šanci zlepšit kvalitu svého řízení , což je jeden z nejnaléhavějších úkolů moderní ruské ekonomiky.
Perspektivy ruského průmyslu automatizace kanceláří Kvalifikace sekretářek a osob odpovědných za kancelářskou práci v organizacích je nedostatečná a je třeba ji zlepšit. Požadavky uživatelů na vylepšení programů pro automatizaci kanceláří a jejich integraci s četnými pracovními stanicemi, informačními a aplikačními systémy jsou extrémně vysoké.
Úroveň automatizace technologických procesů pro práci s dokumenty dnes působí jako důležité hodnotící kritérium spojené s prioritními oblastmi pro zlepšení podpory správy dokumentů (DOW). Přítomnost nebo nepřítomnost automatizované technologie v organizaci az krátkodobého hlediska - podnikový systém správy dokumentů, lze považovat za formální ukazatel, který umožňuje posoudit kvalitu a efektivitu práce.
Potřeby automatizace workflow a pokroky v oblasti nových informačních technologií vedou k neustálému nárůstu nabídek na softwarovém trhu. Nyní jsou na trhu softwarové produkty, které poskytují možnost nejen provádět tradiční funkce registrace, kontroly provádění a vyhledávání dokumentů, ale také poskytovat různé funkce správy dokumentů a využívat prvky elektronické správy dokumentů. Na rozdíl od systémů zavedených v 80. letech minulého století, které byly zaměřeny na minimalizaci mzdových nákladů při provádění konkrétních operací v kancelářské práci (například při evidenci a kontrole vyřizování dokumentů), moderní nástroje umožňují vytvořit automatizovaný systém pro práce s dokumenty v rámci instituce nebo podniků.
V současné době vývojáři nabízejí nejen vývoj na míru, ale také „krabicové“ možnosti, tedy replikovaný vývoj, který zohledňuje typické potřeby pro automatizaci pracovních postupů. Výběr softwarového produktu pro automatizaci workflow se proto stává naléhavým úkolem pro mnoho organizací v různých průmyslových odvětvích.
Pro automatizaci kancelářských procesů v UDOiV je nutné zformovat základní požadavky na systém s přihlédnutím ke specifikům instituce a ze stávajících systémů identifikovat ten, který bude splňovat následující požadavky.
Automatizovaný systém správy dokumentů (ADMS) musí v prvé řadě plnit všechny úkoly podpory správy dokumentů v plném rozsahu: přípravu dokumentů, jejich evidenci, kontrolu provádění, vyhledávání dokumentů, jejich ukládání a referenční práci na řadě dokumentů. Systém by měl být postaven na jednotných metodických principech, softwarovém, hardwarovém a technologickém řešení a v rámci současných organizačních a právních podmínek v podobě tuzemské legislativy, státních norem, pokynů a požadavků. ASUD by měl zajistit plné využití (integraci) nashromážděného informačního zdroje a implementovat princip jediného vstupu informací a jejich vícenásobného využití jak dokumentárně, tak fakticky. Systém by měl také pomoci při volbě tras pohybu dokumentace v rámci organizace, poskytující potřebnou míru ochrany informací před neoprávněným přístupem.
Firemní systém automatizace workflow pro UDO a V tedy musí splňovat následující funkční a systémově technické požadavky.
A. Funkční požadavky
Zaměřují se na soulad navrhované technologie se státními předpisy a podnikovými standardy DOW, zajišťující pohodlí při používání systému.
1. Kancelářské práce
Tvorba dokumentů (použití šablon)
Registrace dokumentů
· Sledování provádění dokumentů
Informační a referenční práce (hledání registrační karty)
・Udržování nomenklatury případů
Příprava statistických dat o toku dokumentů
· Automatické zadávání informací z papírových médií
2. Organizování elektronického archivu
Archivace dokumentů
Plně funkční vyhledávání
Zabezpečení úložiště dokumentů
Organizace přístupu k archivním dokumentům
3. Zajišťování úkolů elektronické správy dokumentů
Technologie elektronického digitálního podpisu (EDS)
Práce s elektronickými soubory
· Prostředky kryptoochrany
Evidence dokumentů přijatých prostřednictvím elektronických komunikačních kanálů
4. Správa dokumentů
Řízení toků dokumentů v rámci organizace
· Předání dokumentů k provedení
Řízení pohybu (přenosu) dokumentů
Řízení uživatelských akcí
Směrování dokumentů
· Koordinace dokumentů
Regulace přístupu k registračním kartám a spisům dokumentů
5. Řízení podnikových procesů
Spolupracujte na dokumentech v reálném čase
· Práce se vzdálenými kancelářemi a divizemi
· Vytváření hlášení o jakýchkoli podrobnostech a v jakýchkoli sekcích
Příjem upozornění z elektronického systému správy dokumentů
· Práce s adresáři
B. Systémové a technické požadavky
Systémové a technické požadavky by měly zohledňovat shodu hodnocených produktů s použitým systémem a technickou platformou.
1. Implementace softwaru
· Technologie klient-server
Internetová technologie
Podpora standardů otevřených systémů
Dostupnost nástrojů pro vývoj aplikací
Dostupnost nástrojů pro skenování dokumentů
· Uživatelsky přívětivé rozhraní
2. Síťový OS pro serverovou část
Windows Server 2008
3. Síťový OS na straně klienta
4. Provozní požadavky
Spolehlivost automatizovaného systému
Zabezpečení systému
· Správa systému
Počet současně pracujících uživatelů - až 100
5. Adaptabilita
Jednoduchost a pohodlí při implementaci systému
Snadné nastavení systému
Možnost vývoje systému
Volbu softwarového produktu lze tedy považovat za první krok k vytvoření podnikového systému automatizace workflow. Jasně definované cíle a požadavky na systém činí tuto volbu vyváženější a konzistentnější. To vytváří nejdůležitější předpoklady pro úspěšnou implementaci systému a práci uživatelů s ním.
Úvod
Informační technologie
Mechanizace
Pod
Dialog;
Místní;
Víceúrovňové;
automatizované systémy řízení podniku se liší svým zaměřením. Například pro „Best“ nebo „Sail-5“ je prioritou oblast obchodu; Infosoft je jedním z lídrů v oblasti automatizace výrobního účetnictví. Kromě toho existují univerzální „systémy řízení podniku“: „Sail-4“, „Infin“, „Abacus“, BOSS, „Galaktika“, „Supermanager-6-7“ atd.
Účelem tohoto článku je však posoudit schopnosti systémů pro automatizaci pracovních toků personálu, a to pouze těch nejslibnějších, patřících do systémů čtvrté generace.
Integrovaný systém M-2 založené na využití moderních technologií. M-2 je jediný softwarový balík založený na centralizované podnikové databázi. Otevřenost systému M-2 zároveň umožňuje využití stávajících podnikových databází s integrací do jednoho komplexu i moderních softwarových balíků (Microsoft Office 97).
Systém M-2 byl vyvinut na bázi databázového serveru Oracle 7.3, který zajišťuje vysokorychlostní charakteristiky a vysoký stupeň spolehlivosti a ochrany dat. Klientská místa jsou vyvinuta na softwarovém systému Delphi 3.0 a mohou fungovat pod operačními systémy Windows NT nebo Windows’95.
Zásadní rozdíl mezi integrovaným systémem a libovolně složitým souborem pracovních stanic je především v ideologii designu. Pracovní stanice jsou koncipovány jako automatizace stávajících pracovních míst a do budoucna jsou na sebe navazující. Zároveň samozřejmě takový informační systém může implementovat pouze ty manažerské technologie, které byly v podniku k dispozici v době jeho vzniku, protože návrh samotných modulů byl realizován na základě konkrétních existujících zakázek.
Integrovaný systém je navržen okamžitě jako jeden celek, zaměřený na moderní technologie řízení; pracovní místa vznikají ve druhé etapě v již vytvořeném integrovaném prostředí.
Navíc AWS vytvořené v rámci architektury souborového serveru nesplňují moderní požadavky ani z hlediska rychlostních charakteristik, ani z hlediska bezpečnosti a spolehlivosti systému. Zároveň je třeba poznamenat, že práce, která byla provedena na vytvoření pracovních stanic, se neztratí. Za prvé, mnoho prvků vytvořených pracovních míst může být použito jako moduly pro vytváření pracovních míst v rámci nového systému, zejména s ohledem na to, že návrh pracovních míst zabere minimálně 50 % doby vytvoření. Za druhé, uživatelé získali počítačové dovednosti, bez kterých není možné implementovat žádný systém. Do třetice se v rámci této práce vytvořil kádr programátorů, kteří znají specifika podniku, kterých bude potřeba i při psaní zakázek v prostředí nového integrovaného systému. Investice do předchozího vývoje se proto jistě vyplatí. Na rozdíl od komplexu AWS zavedení integrovaného systému neautomatizuje pouze stávající zakázky, ale celý systém zpracování informací je rekonstruován s návrhem nových zakázek ve vztahu k novým technologiím.
Současně se zaváděním systému M-2 probíhá školení specialistů s vydáním příslušných osvědčení. Takto vyškolení specialisté získávají právo vytvářet vlastní moduly v systému M-2 a také měnit stávající moduly v mezích stanovených certifikátem. Podnik se tak nestane závislým na společnosti, která systém vyvíjí, a je schopen sám udržovat fungování systému.
Firemní účetní systém NS2000 splňuje požadavky na funkční úplnost a je vítězem šestého ročníku Mezinárodní softwarové soutěže v oblasti financí a obchodu. Systém byl navržen a vyvinut pomocí nástrojů BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.
Schéma komplexu je tedy souborem modulů, které lze všechny seskupit do tří hlavních oblastí: management, finance, logistika.
Část R/3 systémy obsahuje modul Oracle Applications (Oracle Human Resources) Human Resources, který umožňuje maximalizovat vliv zaměstnanců prostřednictvím efektivního náboru, personálního řízení, školení, odměňování a plánování kariéry. Modul Oracle Applications HR Management je dnes ve své třídě produktů jedním z funkčně nejúplnějších systémů pro organizaci práce personálního oddělení moderního podniku.
Jeho použití vám umožňuje řešit následující úkoly:
plánování organizačních změn, včetně modelování strukturních a pracovních hierarchií organizace;
plánování strukturních celků, popis kategorie, pozic, pozic, vedení adresářů atd.;
osobní účetnictví zaměstnanců a kandidátů s kompletní evidencí jejich odborných kvalit (pro optimální využití pracovních zdrojů), údaje pro mzdovou agendu, údaje o čerpání pracovní doby, evidenci zaměstnanců, potřeby profesního rozvoje a výsledky školení zaměstnanců;
· analýzy a reportování na standardních vládních formulářích, na nestandardních reportech pomocí vývojových nástrojů Oracle, analýza provozních dat a podpora rozhodování.
Systém "Orakl-Personel" všechny výhody předchozích systémů jsou vlastní. Má však i řadu dalších výhod. Systém poskytuje možnost práce s databázovým systémem (zaměstnanci na plný úvazek, propuštění zaměstnanci, archiv, personální rezerva, brigádníci atd.), což výrazně zkracuje čas na zpracování požadavků. Druhou nepochybnou výhodou je obsah registračního lístku, který zahrnuje 102 témat (podle rozhodnutí Státního výboru pro statistiku musí karta obsahovat minimálně 55 témat).
Je zde možnost libovolné úpravy personální tabulky s automatickým výpočtem volných míst a také vyvinutý modul pro zpracování ad hoc požadavků. Systém poskytuje postupy pro vedení docházky (osobní i pro oddělení) s automatickou kontrolou dovolených, služebních cest, materiální pomoci atd. Pouze některé systémy mají všechny povinné úseky personální evidence, ale pouze v systému Oracle-Personnel jsou k dispozici v plném rozsahu. S přihlédnutím k přijatelným nákladům (až 500 USD) lze tedy tvrdit, že v současné době je tento systém lídrem mezi systémy pro automatizaci činností podniků, včetně všech funkcí automatizace pracovních toků zaměstnanců.
Systém automatizace obchodních procesů (BAPS)- jedná se o třídu softwarových produktů, které automatizují popis a provádění libovolných obchodních procesů (zcela nebo zčásti), přičemž dokumenty, informace, úkoly jsou přenášeny k provádění nezbytných akcí z jednoho účastníka procesu na druhého v souladu se stanovenými pravidly . Hlavním konceptem SADP je tok práce (workflow).
Pracovní postup je systém pro zajištění realizace workflow, v rámci procesního řízení. Automatizace podnikových procesů není možná pouze zavedením účetního systému, protože takové systémy neřeší otázku interakce mezi účastníky účetních procesů. Podobné problémy jsou také navrženy pro řešení systémů třídy BPMS. "PiterSoft: Process Management" na platformě 1C- příklad softwarového produktu třídy BPMS, který je implementován za účelem řešení otázek interakce mezi účastníky obchodních procesů.
Systém SADP je také podmnožinou systémů elektronické správy dokumentů (EDMS).
Úvod
Obrovský nárůst objemu informací a velké změny v poptávce po informacích začaly klást nové požadavky na organizaci informačních a dokumentačních služeb v organizaci.
Požadavky na služby související s informační a dokumentační podporou se začaly měnit. V zahraničí se jim začalo říkat služba správy (či správy) informačních a dokumentačních zdrojů, u nás - služba podpory dokumentárního managementu (DOE).
Hlavním směrem zdokonalování předškolní vzdělávací instituce, její přizpůsobení moderním podmínkám, bylo použití nejnovějšího počítačového a telekomunikačního vybavení, vytvoření na jeho základě vysoce účinných informačních a řídicích technologií při práci s dokumenty.
Navržená učební pomůcka je zpracována v souladu s pracovním programem oboru "Informační technologie ve správě a archivaci dokumentů" učebního oboru "034700 Dokumentová věda a archivnictví" (6. semestr, bakalářský). Cíle zvládnutí této disciplíny jsou: schopnost vytvořit lokální regulační rámec pro podporu dokumentace pro správu a archivaci, dále schopnost dokumentovat manažerské informace, racionalizovat tok dokumentů, technologie zpracování dokumentů za účelem jejich uchování a přenosu do úložný prostor.
Téma 1. Základní pojmy a pojmy
Základní pojmy a pojmy: mechanizace a automatizace, informace, informační technologie, výpočetní technika, automatizace a informatizace, automatizované informační systémy
Řídící činnost jakékoli organizace je založena na zpracování příchozích úředních dokumentů bez ohledu na způsoby jejich příjmu a typů médií, jakož i na produkci dokumentárních informací a úředních dokumentů určených jak pro vnitřní použití v organizaci samotné, tak pro vnější použití.
Došlé dokumenty se pomocí speciálních technologií převádějí na informace nezbytné k dosažení určitého výsledku. Samotný pojem „technologie“ se používá v průmyslové výrobě a je definován jako systém vzájemně souvisejících metod zpracování materiálů a metod výroby produktů ve výrobním procesu. V oblasti dokumentární podpory managementu je s přihlédnutím ke specifikům informačních procesů, na kterých je založena, technologie dokumentační podpory managementu definována jako systém metod a metod pro sběr, přenos, zpracování, akumulaci, uchovávání dokumenty a dokumentární informace založené na aplikaci jednotných metodických technik a pravidel.
Technologie dokumentární podpory managementu v souladu s rozdílem v informačních procesech se dělí na:
technologie pro zpracování příchozích a odchozích dokumentů;
technologie pro přenos (přinášení) dokumentárních informací ke koncovému uživateli;
technologie pro vkládání dokumentů do informační databáze organizace na základě její vnitřní struktury;
technologie pro zpracování dokumentárních informací a shromažďování dokumentů;
· technologie uchovávání a používání samostatných lokálních skupin dokumentů.
Dokumentační podpora managementu (DOE) tedy pokrývá problematiku dokumentace, organizace práce s dokumenty v procesu správy a systematizace jejich archivního ukládání.
Informační technologie je soubor metod, výrobních procesů a softwarových a hardwarových nástrojů spojených do technologického řetězce, který zajišťuje sběr, zpracování, ukládání, distribuci a zobrazování informací za účelem snížení složitosti procesů využívání informačního zdroje, jakož i zvýšit jejich spolehlivost a efektivitu.
Pod informačními a komunikačními technologiemi se navrhuje rozumět soubor objektů, úkonů a pravidel souvisejících s přípravou, zpracováním a doručováním informací v osobní, hromadné a průmyslové komunikaci, jakož i všechny technologie a odvětví, která tyto procesy integrálně zajišťují.
Informační technologie se začaly aktivně využívat díky informatizaci podniků. Elektronizace je chápána jako proces zavádění výpočetní techniky, který zajišťuje automatizaci informačních procesů a technologií.
Elektronizace nám umožňuje hovořit o dvou souborech opatření: mechanizaci a automatizaci procesů spojených s předškolním vzděláváním.
Mechanizace kancelářské pracovní procesy je použití technických prostředků k provádění operací pro dokumentaci a organizaci práce s dokumenty. Účelem kancelářské mechanizace je převedení výkonu netvůrčích (pomocných) operací na technické prostředky.
Pod automatizované informační technologie(AIT) management je chápán jako systém metod a metod pro shromažďování, shromažďování, ukládání, vyhledávání, zpracování a ochranu manažerských informací založených na využití pokročilého softwaru, výpočetní techniky a komunikací, jakož i způsobů, jakými jsou tyto informace poskytované uživatelům.
Podle míry pokrytí úkolů řízení se automatizované informační technologie dělí do těchto skupin: elektronické zpracování dat; automatizace řídicích funkcí; podpora při rozhodování; elektronická kancelář; odbornou podporu.
Podle třídy realizovaných technologických operací lze AIT rozdělit na: systémy s textovým editorem; tabulkové systémy; systémy pro správu databází; systémy s grafickými objekty; multimediální systémy; hypertextové systémy.
Podle typu uživatelského rozhraní se automatizované informační technologie dělí na:
Dávkové (centralizované zpracování);
Dialog;
Síť (více uživatelů).
Podle způsobu budování sítě lze AIT rozdělit na:
Místní;
Víceúrovňové;
distribuováno.
Téma 2 Hlavní etapy v historii automatizace předškolních vzdělávacích institucí a archivnictví
2.1. Automatizace práce s dokumenty jako nedílná součást automatizace procesů řízení.
2 .2. První etapa (60. - 70. léta 20. století) - koncepce automatizovaných řídicích systémů (ACS). Tvorba a implementace systémů zpracování dokumentů v rámci ACS. Výpočetní centra pro kolektivní použití. První systémy vyhledávání informací (IPS). Částečná automatizace některých administrativních a archivních funkcí.
2.3. Druhou etapou (80. léta - počátek 90. let) je vývoj technologických řešení na bázi PC. Tvorba a vývoj konceptu automatizovaných pracovních stanic (AWP). Vznik možnosti komplexní automatizace předškolních vzdělávacích institucí a archivace. Vývoj specializovaného softwaru.
2.4. Třetí etapou (90. léta – současnost) je plošné zavádění a využívání nových informačních technologií, které kombinují výpočetní techniku, komunikační a kancelářské vybavení. Komplexní automatizace všech fází workflow a archivace dokumentů.
Potřeba automatizace kanceláří je dána rychlým zdokonalováním technologie výroby počítačů, softwaru a plošným zaváděním informačních technologií. Automatizace byla tradičně chápána jako vytěsnění rutinní mechanické práce, „osvobození“ pracovníků. Snížení nákladů však není hlavním cílem automatizace. Hlavním cílem automatizace je získání nových kvalit řízení, získání efektivního řízení. Tento koncept automatizace zahrnuje reorganizaci řízení a redesign informačního systému.
Automatizace předškolních vzdělávacích institucí a archivace začala v 60. letech 20. století. Automatizaci předcházela etapa mechanizace, která začala koncem 19. století.V období od konce 19. století. až do 50. let 20. století mechanizace se týkala především resortních archivů. Využití „malé mechanizace“ bylo epizodické a omezovalo se na použití matricových nosičů informací (ruční děrné štítky, děrné pásky, kódy) a počítacích a děrných zařízení pro řešení specifických problémů v oblasti evidence obyvatel (sčítání lidu) , plánování, reporting ve výrobě atd.
První etapou byla doba shromažďování empirických zkušeností v oblasti vytváření lokálních a meziarchivních automatizovaných systémů vyhledávání informací - AIPS. Růst rozsahu aplikace automatizovaných systémů v archivaci souvisí především s rozvojem informačních nosičů (mikrofilmy, magnetické pásky, karty, disky, formuláře atd.) a technické podpory (elektronické děrovací stroje, ES počítače, osobní počítače, osobní počítače), stejně jako se vznikem speciálních aplikačních balíčků pro AIPS. Proces tvorby automatizovaných řídicích systémů (ASS) ve všech sektorech ekonomiky měl v tomto období také významný vliv na automatizaci archivace.
Automatizovaný řídicí systém (ACS) - komplex hardwaru a softwaru určený k řízení různých procesů v rámci technologického procesu, výroby, podniku. Tvůrcem prvních automatizovaných řídicích systémů v SSSR je Nikolaj Ivanovič Veduta, doktor ekonomie, profesor, člen korespondent Národní akademie věd Běloruska, zakladatel vědecké školy strategického plánování.
Nejdůležitějším úkolem automatizovaného řídicího systému je zvýšení efektivity facility managementu na základě růstu produktivity práce a zdokonalování metod plánování procesu řízení.
Období druhé poloviny 80. - 90. let 20. století. - spojené s počátkem spontánní elektronizace nejprve v Moskvě, a poté v místních státních archivech. Vůdci tohoto procesu byli NRC TD SSSR (RNITs KD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) a další archivy. V 90. letech. v Ruské federaci bylo prostřednictvím legislativních a regulačních aktů uvedeno do provozu více než 20 specifických automatizovaných kancelářských a dokumentačních systémů, které vytvářejí obrovské množství strojově čitelných (elektronických) dokumentů. Vytváření polí elektronických dokumentů probíhá také digitalizací pramenů na papíře ve státních archivech (za účelem vytvoření pojistného fondu a fondu k použití), jakož i vytvářením plnotextových databází. Kromě toho nové informační technologie v oblasti konzervace a restaurování dokumentů, vytvoření pojistného fondu a fondu užívání umožňují prodloužit životnost cenných historických pramenů.
V současné fázi lze stav informačních technologií v předškolních vzdělávacích institucích charakterizovat:
Přítomnost velkého objemu databází obsahujících informace o činnosti organizace;
Tvorba technologií poskytujících interaktivní uživatelský přístup k informačním zdrojům;
Rozšiřování funkčnosti informačních systémů a technologií zajišťujících zpracování informací, vytváření lokálních multifunkčních problémově orientovaných informačních systémů pro různé účely;
Začlenění prvků intelektualizace uživatelského rozhraní, expertních systémů a dalších technologických prostředků do informačních systémů.
Komplexní automatizace všech fází workflow a archivace dokumentů zahrnuje: automatizaci práce s dokumenty, pracovní stanice, elektronické kancelářské systémy.
Federální cílový program "Elektronické Rusko (2002-2010)" uvádí, že rozvoj a široké využití informačních a komunikačních technologií má rozhodující význam pro zlepšení efektivnosti ekonomiky, státní a místní samosprávy. Jednou z oblastí využití informačních a komunikačních technologií v činnosti orgánů veřejné moci, organizací a podniků je „vývoj elektronického systému správy dokumentů, kancelářské práce a standardů toku dokumentů“. Relevance zdokonalování tradiční kancelářské práce je dána potřebou efektivity řídících činností, zrychlením pohybu dokumentů v organizaci a snížením náročnosti zpracování dokumentů. Vytvořený automatizovaný systém (dále jen AS) kancelářské práce by měl zvýšit efektivitu řízení vytvořením jednotného dokumentovaného informačního prostoru, který uživatelům poskytne prostředky pro efektivní spolupráci s dokumenty kdekoli a kdykoli. Moderní kancelářské automatizační a workflow systémy (SADD) umožňují řešit celou řadu kancelářských pracovních úkolů:
Organizace kompletního a pohodlného účetnictví a zpracování veškeré příchozí, odchozí a interní korespondence.
Uložení všech dokumentů souvisejících s činnostmi organizace pohodlnějším a racionálnějším způsobem, což vám umožní rychle najít jakýkoli potřebný dokument s příslušnými přístupovými právy.
Sledování stavu každého dokumentu, trasy jeho pohybu a také vztahu k ostatním dokumentům.
Zajištění včasného plnění požadavků na zpracování dokumentů.
Moderní kancelářské automatizační systémy umožňují vybudovat kompletní systém pro řízení procesů zpracování dokumentů a sledování jejich implementace. SADD pokrývá všechny procesy tvorby, zpracování, replikace, přenosu a ukládání dokumentů a také automatizuje hlavní postupy moderní kancelářské práce. Životní cyklus dokumentu, od vytvoření až po jeho odepsání nebo zničení, je prezentován jako po sobě jdoucí fáze, z nichž každá prochází určitým časovým obdobím. Kancelářské automatizační systémy umožňují automaticky zaznamenávat přechod dokumentu z jedné fáze do druhé.
V současnosti o pohodě instituce a jejího řízení vypovídá přítomnost úspěšně fungujícího systému automatizace kancelářské práce a toku dokumentů. To znamená naprostou ovladatelnost podřízených vedení aparátu, jejich kompetence, svornost, kázeň a zájem o co nejúspěšnější provedení zadané práce. Automatizovaný systém umožňuje rychlou a efektivní výměnu informací mezi všemi částmi výrobního procesu, zkracuje čas na přípravu konkrétních úkolů a eliminuje možný vznik chyb při přípravě reportovací dokumentace. Zavedení automatizovaného systému zajistí pohodlí při práci, racionální organizaci výroby a snížení psychické zátěže. Sníží se také fyziologická zátěž, protože. se zavedením vhodného softwaru se výrazně zkrátí čas strávený stejnou prací. To pozitivně ovlivní výkon pracovníka, protože. povede ke snížení množství zpracovávaných informací a zaměstnanci budou mít více času na analýzu a rozhodování managementu.
Etapy zavádění automatizovaných technologií pro zpracování, tvorbu, používání a ukládání dokumentů. Vývoj těchto technologií a jejich vliv na dokumentační procesy. Studium vlastností a zákonitostí práce s dokumenty zaznamenanými na nových médiích (strojově čitelné dokumenty, elektronické dokumenty).
Vytvoření celostátního systému pro sběr a zpracování informací pro účetnictví, plánování a řízení národního hospodářství (OGAS), automatizované sektorové řídicí systémy (ACS). Standardní systém dokumentační podpory pro management (TSDO). Tvorba automatizovaných systémů vyhledávání informací pro účetní a statistickou dokumentaci, automatizovaných systémů pro sledování vyřizování dokumentů (ASKID).
Téma 2 Mezinárodní a národní normy.
Mezinárodní právní akty. Okinawská charta globální informační společnosti z roku 2000. Deklarace Světového summitu o informační společnosti z roku 2003 (ve znění pozdějších předpisů). Mezinárodní právní akty.
Legislativa a podzákonné předpisy Ruské federace. Zákon Ruské federace ze dne 6. dubna 2011 č. 63-FZ „O elektronickém podpisu“. Zákon Ruské federace ze dne 27. července 2006 č. 149-FZ "o informacích, informačních technologiích a ochraně informací". Kódy Ruské federace.
Vyhlášky a nařízení vlády Ruské federace, federální a regionální programy, koncepce. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 6. září 2012 č. 890 „O opatřeních ke zlepšení správy elektronických dokumentů v orgánech veřejné moci“. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 22. září 2009 č. 754 „O schválení nařízení o systému mezirezortní správy elektronických dokumentů“. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 7. září 2011 č. 751 „O změnách pravidel papírování ve federálních výkonných orgánech“. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 15. června 2009 č. 477 „O schválení pravidel pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech“. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 25. prosince 2007 č. 931 "O některých opatřeních k zajištění informační interakce mezi státními orgány a samosprávami při poskytování veřejných služeb občanům a organizacím." Nařízení vlády Ruské federace ze dne 28. ledna 2002 č. 65 „O federálním cílovém programu „Elektronické Rusko (2002-2010)“ (ve znění změn a doplňků ze dne 15. srpna 2006). Nařízení vlády Ruské federace ze dne 20. října 2010 č. 1815 „O státním programu Ruské federace „Informační společnost (2011-2020)“. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 17. prosince 2010 č. 2299-r „O plánu přechodu federálních výkonných orgánů a federálních rozpočtových institucí k používání svobodného softwaru“. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 12. února
2011 č. 176-r "O schválení akčního plánu přechodu federálních výkonných orgánů na bezpapírovou správu dokumentů při organizaci vnitřních činností." Nařízení vlády Ruské federace ze dne 6. května 2008 č. 632-r „O schválení Koncepce vytvoření elektronické vlády v Ruské federaci do roku 2010“. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 17. července 2006 č. 1024-r „O koncepci regionální informatizace do roku 2010“. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 27. září 2004 č. 1244-r „O koncepci využívání informačních technologií v činnosti orgánů federální vlády do roku 2010“.
Strategie rozvoje informační společnosti v Ruské federaci (Schváleno prezidentem Ruské federace V. Putinem dne 7. února 2008, č. Pr - 212).
Rada bezpečnosti informací pod vedením prezidenta Ruské federace.
Normativně-metodické dokumenty a normy. GOST 34.03-90. "Informační technologie. Soubor norem pro automatizované systémy: Automatizované systémy: Termíny a definice, GOST 34.601-90. "Informační technologie. Soubor standardů pro automatizované systémy: Automatizované systémy: Etapy tvorby. Národní normy vyvinuté na základě mezinárodních norem ISO (GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. Správa dokumentů. Obecné požadavky"; GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. Procesy správy dokumentů. Metadata pro dokumenty. Část 1 Zásady“), GOST R ISO/IEC 26300-2010 „Informační technologie. Formát Open Document pro kancelářské aplikace (OpenDocument) v. 1.0" a další.
Mezinárodní normy ISO a IEC. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, řada ISO 30300, IEC 82045 atd.); MoReq 2, MoReq 10 atd.
STÁTNÍ UNIVERZITA TOMSK (TSU)
Oddělení historie
MDT 005.92
PŘIJETÍ DO OCHRANY V GAK
Hlava kavárna historie a
Správa dokumentů
Doktor ist. věd, prof.
N.S. Larkov
"____" ____________2010
ABSOLVENTSKÁ PRÁCE
AUTOMATIZACE DOKUMENTACE PODPORY HOSPODÁŘSTVÍ VE SPRÁVĚ OKRESU TOMSK.
Taťjaněnko Jekatěrina Viktorovna
Vědecký ředitel
Umění. učitel, Ph.D. vědy
E. V. Taťjaněnko
Tomsk 2010
Ministerstvo školství a vědy Ruské federace
^ STÁTNÍ UNIVERZITA TOMSK (TSU)
Oddělení historie
Katedra historie a dokumentace
SCHVALOVAT
Hlava kavárna historie a dokumentace
Doktor historie, profesor
N.S. Larkov
"___" ___________ 2010
CVIČENÍ
O přípravě diplomové práce pro studentku Tatyanenko Jekatěrinu Viktorovnu
1. Téma diplomové práce: "Automatizace předškolních vzdělávacích institucí ve správě Tomské oblasti"
2. Termín, do kterého má student odevzdat hotovou práci:
^ 3. Počáteční údaje pro práci:
Účel studie: analyzovat proces zavádění AS předškolního vzdělávacího zařízení ve Správě Tomské oblasti.
Cíle studia: seznámit se s regulačním a metodickým balíčkem dokumentů služby předškolní vzdělávací instituce odboru správy Tomské oblasti; posoudit stav současné kancelářské práce; důsledně studovat fáze automatizace předškolních vzdělávacích institucí a problémy, které v tomto případě vznikají; studovat možnosti získané realizací programu a další perspektivy rozvoje AS předškolního vzdělávacího zařízení ve Správě TR.
Předmět studia: Představení AS předškolních vzdělávacích zařízení, problémy a perspektivy automatizace předškolních vzdělávacích zařízení ve Správě Tomské oblasti.
Výzkumné metody: analýza, syntéza, komparace, zobecnění, klasifikace, indukce, pozorování, průzkum, grafické, statistické, popisné, prognostické.
^ 4. Shrnutí práce:
Vedoucí diplomové práce
Kandidát historických věd, odborný asistent ________________ V.V. Mirkin
Úkol byl přijat k provedení 26. února 2010 ________________ E.V. Tatyanenko
ANOTACE
Práce pojednává o funkcích, fázích, problémech při zavádění automatizovaných systémů podpory dokumentace pro management. Teoretické a aplikované aspekty automatizace předškolních vzdělávacích institucí jsou studovány na příkladu Správy Tomské oblasti. Je uvedeno obecné zhodnocení výsledků zavádění automatizovaného systému předškolních vzdělávacích institucí, je uvedena prognóza rozvoje elektronické správy dokumentů.
Úvod 6
Funkce, fáze, problémy implementace AS DOW 15
vedení 15
1.2 Kroky automatizace 21
1.3 Problémy automatizace předškolních vzdělávacích institucí 28
2 Automatizace předškolních vzdělávacích institucí ve správě Tomské oblasti 47
2.1 Etapy automatizace předškolních vzdělávacích institucí.
Studium procesu zavádění AS DOW 59
2.2 Výsledek implementace AS "Kodeks" a vyhlídky rozvoje automatizace předškolních vzdělávacích institucí ve Správě Tomské oblasti 68
Závěr 73
Seznam použitých zdrojů a literatury 77
PŘÍLOHA A Seznam legislativního a regulačního rámce pro předškolní vzdělávací instituce 86
PŘÍLOHA B Množství dokumentů 92
PŘÍLOHA C
Korespondence 96
PŘÍLOHA D Druhy dokumentů 97
PŘÍLOHA E Harmonogram „Výzvy občanů“ 98
PŘÍLOHA E Korelace dokumentů
Za období 2008 a 2009 (od ledna do listopadu) 99
PŘÍLOHA G Schéma dopravních cest
Dokumenty 100
PŘÍLOHA H Zadávací podmínky pro vývoj softwaru (softwaru) pro systém elektronické správy dokumentů a kancelářské práce 101
ÚVOD
V současné době je těžké si představit vaše aktivity, jakoukoli instituci, organizaci bez informačních technologií (IT). Informační technologie (IT) je široká třída disciplín a oblastí činností souvisejících s technologiemi řízení a zpracování dat, včetně těch, které využívají výpočetní techniku. Informační technologie jsou v poslední době nejčastěji chápány jako výpočetní technika. IT se zabývá zejména používáním počítačů a softwaru k ukládání, transformaci, ochraně, zpracování, přenosu a příjmu informací 1 . Díky výpočetní technice se výrazně snížila zátěž spojená se zpracováním informací. Manažerská dokumentace není výjimkou. Pro zlepšení kancelářské práce bylo vyvinuto mnoho automatizovaných systémů.
Automatizace je podle New Illustrated Dictionary využití automatů, automatických a automatizovaných systémů ve výrobních, vědeckých, manažerských a dalších oblastech lidské činnosti. Hlavním cílem automatizace je zvýšit efektivitu práce, optimalizovat řízení, zlepšit kvalitu a vyloučit člověka z práce ve zdraví nebezpečných podmínkách 2.
Dnes trh nabízí mnoho synonym pro pojem „automatizace laní“: systém správy dokumentů, počítačová správa dokumentů a systém automatizace kanceláře, systém správy kanceláří, distribuovaný systém správy dokumentů, systém správy dokumentů, průmyslová kancelář automatizační technika, systém elektronické správy dokumentů atd. Výzkumníci VNIIDAD nabízejí sjednocení všech dostupných různých softwarových produktů pod podmíněným názvem automatizované systémy pro podporu správy dokumentů (AS DOW). Podle jejich názoru tato definice nejlépe odráží stávající stav 1 .
Automatizace kancelářských procesů je racionální organizace operací s přihlédnutím k nejnovějším technologiím s informacemi a dokumenty: sestavení a provedení, přenos (doručování), účtování, vytvoření informačního a referenčního aparátu na základě evidence, organizace kontroly implementace učiněná rozhodnutí, aktuální uložení, možnost zničení (zkoumání hodnoty), vytvoření a údržba archivu 2 .
Moderní činnost každé organizace nastává pomocí automatizace určitých procesů. Orgány místní samosprávy tedy zase potřebují spolehlivý základ pro organizaci procesů řízení, spolupráci a plnění pokynů výkonné moci. Činnosti Správ se provádějí na základě DOW. Proto je potřeba tuto oblast optimalizovat pomocí automatizovaných systémů. Zavedení AS je obtížná práce, která vyžaduje integrovaný přístup.
V posledních letech stále více organizací přichází na potřebu automatizovat práci s dokumenty obecně. Tato okolnost byla usnadněna přijetím:
1. Federální zákon ze dne 10. ledna 2002 č. 1-FZ „O elektronickém digitálním podpisu“. Tento zákon výrazně rozšířil rozsah aplikace dokumentů v elektronické podobě.
2. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 28. ledna 2002 č. 65 „O federálním cílovém programu „Elektronické Rusko (2002-2010)“, které stanoví „převod většiny toku dokumentů do elektronické digitální podoby“. mezi podnikatelskými subjekty, orgány veřejné moci a orgány místní samosprávy“ 1 .
V tomto příspěvku se zaměříme na zavádění moderních technických prostředků v oblasti správy dokumentů, a to jak v Ruské federaci, tak přímo ve Správě Tomské oblasti.
Jakákoli výzkumná práce zahrnuje studium teoretického materiálu na dané téma. Mezi hlavní etapy studia patří: studium literatury a dalších zdrojů; studium regulační a metodické dokumentace ve Správě, další dokumenty použité v práci; studium obchodních operací; studium souladu prováděné práce s pravidly a normami; pohovory se zaměstnanci odboru věcí; studium fází implementace automatizovaného systému (AS); analýza výsledku implementace AS; prognózování dalších prací na rozvoji elektronické správy dokumentů.
Stojí však za zmínku, že i přes vysokou poptávku po domácí literatuře k této problematice je stále nedostatek pramenů, nedostatek práce zaměřené na studium automatizace kanceláří. To lze vysvětlit relativní novostí a extrémně rychlým rozvojem počítačových a informačních technologií. V důsledku toho mnoho učebnic, prací, článků atd. rychle ztrácí svůj význam.
Dnes většina zdrojů nabízí informace o praktické aplikaci určitých softwarových produktů. K analýze a seznámení se s možnými problémy a fázemi automatizace dokumentační podpory managementu pomáhají časopisy jako: "Secretary Business", "Office Management", "Handbook of the Secretary and Office Manager" a další.
Autoři článků a dalších prací jsou specialisté v oblasti dokumentové vědy a archivace, zabývající se problematikou elektronických dokumentů AS DOW, ale i pracovníci různých organizací. Mezi nimi jsou tito specialisté: O.I. Ryskov 1 - vedoucí vědecký pracovník VNIIDAD, účastník každoročních vědeckých a praktických konferencí; S. L. Kuzněcov 2 - PhD v oboru historie, vedoucí vědeckého a informačního centra Gorbačovovy nadace; TELEVIZE. Kuzněcova 3, ved. Ústav nauky o záznamech IAI RGGU, profesor; G.A. Serov 4 - Ph.D.
Serova G. A. ve svých článcích odhaluje hlavní předměty a principy automatizace předškolních vzdělávacích institucí. K řešení problému automatizace významně přispěl T.V. Kuzněcovová. Pomoc při seznamování se s fázemi a funkcemi automatizace poskytly články S.L. Kuzněcova a také Poliny Kochetkové 5 (přední specialista ZAO InterTrust Company).
Marina Tarasova zdůrazňuje praktický přístup k zavádění systémů elektronické správy dokumentů (EDMS) 6 .
O. Podolina, zaměstnanec firmy "Inter Trust" , konzultant Centra konzultačních služeb a implementací zkoumá životní cykly dokumentů v rámci EDMS a vysvětluje ty podstatné z tradiční kancelářské práce 1 .
Zhuravleva N. se ve svých článcích zaměřuje na skenování dokumentů a potřebu rozpoznávání pomocí různých softwarových nástrojů. Věnuje pozornost školení zaměstnanců při práci s EDMS a problémům, které vznikají při výběru, implementaci a provozu 2 .
Belaya T.R., výzkumník oddělení předškolních vzdělávacích institucí VNIIDAD podrobně zkoumá proces tvorby a organizace realizace AS předškolních vzdělávacích institucí 3 .
Data poskytovaná vědci, výzkumníky a specialisty v oblasti kancelářské práce a automatizace procesů PEI lze rozdělit do dvou typů. Prvním typem práce je regulační a metodologický rámec, analýza legislativních iniciativ. Práce druhého typu nabízejí příklady praktické aplikace, rozbor možností AS DOW.
Zdrojovou základnou pro studii byly legislativní akty Ruské federace, jakož i státní normy (GOST), charta Tomské okresní správy, předpisy, předpisy o službě předškolní vzdělávací instituce, pokyny pro předškolní vzdělávací instituce, pracovní náplně specialistů, jakož i pravidla, která přímo či nepřímo upravují otázky používání, tvorbu AS DOW. Z účetní a referenční dokumentace byly použity: databáze (DB) automatizovaného systému "Kodeks", databáze AS "KORD", číselník případů za rok 2009. Stejně jako formuláře dokumentů a dokumenty samotné, návody a manuály pro uživatele a správce pro práci s automatizovaným systémem "Kodeks".
Mezi významné hlavní zdroje je třeba poznamenat federální cílový program „Elektronické Rusko“. Předseda vlády Ruska Vladimir Putin podepsal výnos vlády Ruské federace č. 721 ze dne 10. září 2009, kterým schválil změny federálního cílového programu „Elektronické Rusko (2002-2010)“ 1 .
Hlavními cíli programu je vytváření podmínek pro rozvoj demokracie, zvyšování efektivity fungování ekonomiky, veřejné správy a místní samosprávy prostřednictvím zavádění a masového šíření ICT (informačních a komunikačních technologií), zajištění tzv. práva svobodně vyhledávat, přijímat, přenášet, vytvářet a šířit informace, rozšířit školení ICT specialistů a kvalifikovaných uživatelů.
V průběhu programu bylo připraveno několik důležitých federálních zákonů, které přímo regulují oblast informačních technologií. Dne 27. července 2006 byl schválen federální zákon č. 149 „o informacích, informačních technologiích a ochraně informací“, který fakticky zavádí jednotný systém kancelářské práce ve státních orgánech a samosprávách 2 .
Federální zákon „O osobních údajích“ stanovil požadavky na ochranu databází zaměstnanců. Zákon ukládá řadu omezení pro systémy automatizace kanceláří. Například v souladu s článkem 19 „provozovatel je povinen při zpracování osobních údajů přijmout nezbytná organizační a technická opatření, včetně použití šifrovacích (kryptografických) prostředků, k ochraně osobních údajů před neoprávněným nebo nahodilým přístupem k nim, ničení, pozměňování, blokování, kopírování, šíření osobních údajů, jakož i z jiného protiprávního jednání“ 1 .
Dokument je neoddělitelně spojen s autenticitou a následně s právní mocí. V současné době je dokument nejen hmotným nosičem obsahujícím informace, ale i elektronické dokumenty. Za účelem ochrany elektronického dokumentu před opravami, paděláním a doplňováním informací byl vypracován zákon „O elektronickém digitálním podpisu“ 2, který zavádí pojem „elektronický digitální podpis“ jako náležitost elektronického dokumentu k jeho ochraně před paděláním. .
Otázky tvorby, provozu automatizovaných systémů upravuje GOST 34.601-90 3 . GOST rozlišuje osm fází při vytváření automatizovaných systémů používaných v různých oblastech činnosti. V oblasti řízení: tvorba požadavků na automatické systémy (AS), vývoj koncepcí AU, zadání, návrh projektu, technický návrh, pracovní dokumentace, uvádění do provozu, podpora AU. GOST 34.602-89 4 stanoví složení, obsah, pravidla pro vydávání dokumentu „Referenční podmínky pro vytvoření (vývoj nebo modernizaci) systému“, jakož i postup pro jeho vývoj, schvalování a schvalování. Tato norma poznamenává, že požadavky zahrnuté v zadání by „neměly být nižší než podobné požadavky na nejlepší moderní domácí a zahraniční analogy“.
Nastudovaný materiál dokládá nejednotnost legislativního rámce v oblasti regulace práce s elektronickou dokumentací. Zkušenosti s legislativní úpravou přitom nejsou velké a problém z hlediska správy dokumentů není odhalen, a proto je důvod považovat téma navrhované práce za relevantní.
Tato disertační práce má i praktické důsledky. Analyzované informace jsou prezentovány ve stručné a vhodné formě pro použití v práci. Jedná se o jakousi praktickou příručku pro každého, kdo chce zvládnout základy předškolní automatizace. Teoretická část vám umožňuje vytvořit si obecnou představu o procesech automatizace a praktická část poskytuje potvrzení nebo vyvrácení přijatých konceptů. V každém konkrétním případě, pokud jde o automatizaci, nastává dilema - jaký automatizační systém pro podporu správy dokumentů zvolit, čím se při výběru řídit, jak sestavit „akční plán“, omezit se na řešení palčivých problémů automatizace, popř. vytvořit systém „pro růst“ 1 .
Předmětem studia jsou celoruské principy automatizace předškolních vzdělávacích zařízení, automatizace služby řízení předškolních zařízení ve Správě TR a zavedení elektronické správy dokumentů ve Správě jako celku.
Předmětem této studie jsou problémy, které mohou nastat ve všech fázích práce s automatizací předškolních vzdělávacích zařízení, fáze procesu zavádění AS předškolních vzdělávacích zařízení, problémy a možné perspektivy automatizace předškolních vzdělávacích zařízení v správa Tomské oblasti.
Metody výzkumu: analýza, syntéza, komparace, zobecnění, studium dokumentů, přímé pozorování, průzkum, grafické, statistické, prognózování.
Účelem studie je: analyzovat proces zavádění AS předškolního vzdělávacího zařízení ve Správě Tomské oblasti.
Úkoly, které realizují účel práce: zvážit funkce AS DOW; studovat etapy automatizace a problémy, které vznikají při implementaci optimalizačních nástrojů pro předškolní vzdělávání; seznámit se s regulačním a metodickým balíčkem dokumentů pro službu předškolní vzdělávací instituce Správy správy Tomské oblasti; posoudit stav současné kancelářské práce; prozkoumat problémy, které se objevily v procesu automatizace; studovat možnosti získané realizací programu a další perspektivy rozvoje AS předškolního vzdělávacího zařízení ve Správě TR.
Diplomová práce se skládá z úvodu, hlavní části, která obsahuje dvě kapitoly, závěru, seznamu literatury a referencí a přílohy.
^ 1. Funkce, fáze, problémy implementace AS DOW
1.1 Funkce automatizačních systémů pro dokumentační podporu řízení
Při zkoumání hlavních funkcí kancelářských automatizačních systémů je nutné vyzdvihnout požadovaný soubor vlastností, které musí plnohodnotný AS DOW splňovat.
V první řadě je to schopnost vytvořit dokument. Dokument lze vytvořit buď samostatně v příslušném editoru (textový, grafický), nebo na základě připravených šablon.
Program zajišťuje automatickou registraci dokumentu. Pro každý účetní doklad je tvořena evidenční a kontrolní karta, do které se zapisují informace o dokladu. Systém umí evidovat jak dokumenty vytvořené přímo v něm, tak dokumenty importované zvenčí.
AC umožňuje pracovat s korespondencí. Tato funkce se zpravidla vyznačuje tím, že spojovacím začátkem balíku dokumentů je adresát - odesílatel, i když píše o různých otázkách.
Systém podporuje technologie pro evidenci, zpracování a kontrolu administrativních dokumentů.
Dokumenty kombinované podle určitých kritérií se formují do pracovních složek uživatele. Navíc často neukládají samotný dokument, ale odkaz na něj.
Systém umožňuje implementovat kontrolu nad prováděním dokumentů. Sledování plnění dokumentů, a to jak na úrovni zpracovatele usnesení, tak centralizovaná kontrola s možností generování zpráv o provádění kontrolních dokumentů.
Zpracování a uložení dokumentů. Registrační karta nabízí možnost připojení souborů obsahujících samotný dokument v elektronické podobě (například text, audio nebo video materiál atd.). Systém by měl mít možnost slučovat dokumenty, což vám umožní spojit samostatné soubory textů a grafiky a vytvořit tak kompletní dokument.
Práce se souvisejícími dokumenty. Podporována je možnost navazování vazeb mezi evidenčními kartami dokumentů souvisejících tematicky, rušení či doplňování, opakování apod. Při práci s dokumentem si můžete vždy prohlédnout veškerou korespondenci o problému, jeho historii, odeslané kopie karet do jiných oddělení a mít okamžitý přístup ke každé kartě, která vás zajímá.
Pohyb dokumentů, zadávání usnesení a poznámek. Mechanismus pohybu dokumentů zajišťuje zpracování a přenos dokumentů mezi uživateli systému. Předložení usnesení může sloužit jako podklad pro automatický převod dokumentů. Směrování pohybu dokumentu může být pevně zakódováno nebo může být definováno uživatelem. Zaznamenává se cesta dokumentu od jeho předání vedoucímu k prvotnímu posouzení až po jeho odepsání do případu.
Podpora vnořených subsystémů. Systém kancelářské práce organizace zahrnuje podsystémy oddělení s vlastními funkcemi (účetnictví, kontrola, pohyb dokumentů atd.)
Sledování verzí jednoho dokumentu. Když na stejném dokumentu pracuje několik uživatelů společně, problém „verzí“ a problém „kopií a originálů“ zabere spoustu času a úsilí.
Účtování číslovaných dokladů, reporting.
Distribuované zpracování, zasílání dokumentů poštou. Proces zpracování dokumentů by měl být stejný pro všechny uživatele systému. Pro výměnu informací mezi uživateli systém zajišťuje e-mail, jehož funkce zahrnují: úřední a osobní korespondenci; automatické rozesílání zpráv a upozornění. Systém umožňuje vytvářet seznamy adresátů.
Pracujte přes internet. Systém implementuje webový server pro kancelářskou práci, který poskytuje přístup k datům o dokumentech a samotných dokumentů z libovolného lokálního nebo vzdáleného počítače přes internet. Uživateli je dána možnost vygenerovat požadavek na vyhledání dokumentu nebo skupiny dokumentů evidovaných v systému.
Vyhledávací systém umožňuje najít dokument podle několika kritérií: název dokumentu, adresát, odesílatel, datum dokumentu, slova obsažená v textu dokumentu atd.
Systém umožňuje archivovat dokumenty. Po zpracování jsou podepsané dokumenty archivovány. Pracovní stanice pro správu archivů umožňuje konfigurovat režimy archivace a obnovy dokumentů, nastavovat přístupová práva k archivům.
Odepsání dokladu ve věci. Po provedení příslušného záznamu v registrační kartě v automatizovaném systému je dokument odepsán do spisu.
Údržba a automatická aktualizace slovníků a příruček. Adresáře systému zahrnují: uživatele, oddělení, organizace, občany, tematické rubrikátory dokumentů, standardní texty, nomenklatury případů, přístupová razítka, seznamy adresátů. V některých systémech můžete sami vytvářet nové vyhledávací tabulky.
Zajištění automatizace referenčních a analytických prací. Systém generuje standardní reporty a grafy (reference, přehledy, časopisy, seznamy dokumentů). Je také možné stáhnout generátor reportů a grafů. Během provozu jsou zaznamenávány akce systému a akce uživatele.
Regulace přístupových práv. Uživatelská práva v systému upravují jak přístupová práva ke kartotékám a dokumentům podle jejich klasifikace, tak soubor funkcí, které má daný uživatel k dispozici (registrace, editace, odepsání dokumentu do případu, odebrání z kontroly atd.). ). V případě potřeby lze zaměstnancům oddělení dát možnost pracovat pouze s dokumenty svého oddělení. Dokumenty ostatních divizí pro ně budou nepřístupné vůbec nebo pouze k nahlédnutí.
Delegování podpisových práv. Systém umožňuje elektronický podpis dokumentů a usnesení na dokumentech. V případě potřeby je možné delegovat právo podepisovat jeden dokument nebo nastavit automatické delegování pro všechny dokumenty předkládané k podpisu vedoucímu.
Ochrana dat. Každá pracovní stanice může být chráněna heslem proti pokusům o neoprávněný přístup k informacím a provádění akcí jménem uživatele. Systém musí zároveň odpovídat stávající praxi vedení záznamů, podporovat celý životní cyklus dokumentu v organizaci: od jeho prvotní registrace přes odepsání až po případ. Systém musí projít státní certifikací pro shodu s GOST pro kancelářskou práci.
Vytváření kancelářských pracovních systémů pro organizace, které mají zvláštní požadavky na ochranu informací, se provádí s ohledem na skutečnost, že je nutné zajistit kompatibilitu systému s jakýmikoli speciálními nástroji ochrany informací, včetně certifikovaných, které umožní harmonizovat jeho používání se stávajícími bezpečnostními standardy 1 .
Shrneme-li tedy výše uvedené, je třeba poznamenat následující. Automatizované systémy předškolních vzdělávacích institucí plní tyto funkce: tvorba a evidence dokumentů, přenos korespondence, kontrola, zavedení exekutorů a následná kontrola vyřízení dokumentů, vyřazení z kontroly, odepsání k případu, referenční práce a archivace úložný prostor. Stejně jako ochranu informací před neoprávněným použitím, kopírování, úpravy, přenos a udělování přístupových práv.
Je tak možné vyčlenit hlavní úkoly AS DOW a automatizované procesy.
Hlavní úkoly automatizace kanceláře jsou:
Organizace pořádku při práci s dokumenty bez navýšení personálu;
Snížení počtu zaměstnanců v případě potřeby;
Zlepšení služeb zákazníkům a řízení firmy, podniku, organizace;
Zkrácení doby zpracování, zpracování a přenosu dokumentů;
Vyloučení ztráty dokladů;
Centralizované sledování průběhu obchodních procesů;
Zlepšení kontroly provádění;
Zlepšení kvality zpracování dokumentů;
Zajištění uložení dokumentů;
Snížení času na referenční práci.
Příjem, evidence, zpracování a distribuce došlé korespondence;
Příprava, podepisování, evidence a distribuce odchozí korespondence;
Příprava, podepisování, evidence a zasílání interních a organizačních a administrativních dokumentů;
Tvorba pokynů, usnesení pro všechny typy dokumentů a možnost evidence odpovědí na ně;
Kontrola plnění dokumentů a usnesení;
Skenování velkého množství dokumentů, vytváření a údržba elektronických archivů dokumentů.
Vedení obchodní korespondence mezi organizacemi, jednotlivými divizemi a zaměstnanci 1 .
Omezení nebo rozšíření přístupu k informačním zdrojům.
Navíc je třeba mít na paměti, že automatizace kanceláří je pouze odrazem systému správy dokumentů fungujícího v organizaci (instituci, podniku, firmě, holdingu, korporaci). Jakákoli automatizace pro dosažení nejlepších výsledků by proto měla začít optimalizací stávajících schémat pro práci s dokumenty v organizaci a teprve na základě tohoto optimalizovaného modelu by měl být vybudován systém automatizované kancelářské práce. V opačném případě povede přechod nedokonalého, rozporuplného a matoucího schématu práce s dokumenty na počítačový základ k vytvoření stejného rozporuplného a nedokonalého automatizovaného systému. Pro úspěšnou automatizaci předškolních vzdělávacích institucí by měl být tento proces rozdělen do několika fází.
^ 1.2 Etapy automatizace
První krok automatizace předškolního vzdělávacího zařízení je vytvoření balíčku legislativních a regulačních a metodických dokumentů, které popisují a upravují výkon kancelářské práce v organizaci 1 .
Vytvoření regulačního a metodického balíčku dokumentů by mělo začít výběrem GOST, které regulují průmysl kancelářské práce. Tento balíček by měl také obsahovat různé federální zákony, které řídí procesy práce s dokumenty, v závislosti na typu, typu podniku, organizaci instituce, nařízení prezidenta a vlády Ruské federace, dokumenty federálních výkonných orgánů. (PŘÍLOHA A (informativní))
Považuji za vhodné vyčlenit v rámci balíku regulačních a metodických dokumentů samostatnou sekci - příručky o kancelářské práci a periodika, která se zabývají kancelářskými procesy. Kromě jiných dokumentů může být nezbytné Standard pro interakci automatizačních systémů pro dokumentační podporu managementu 2 .
Podle Dubrovina S. je nutný odborný pohled na probíhající aktivity, vývoj metod a prostředků k dosažení cíle, vývoj softwarových požadavků.
Prvním krokem na této cestě je nomenklatura případů. No, pokud je, pokud není, musí se to udělat. Dosavadní doporučení pro práci s nomenklaturou případů jsou obecná, ale nezohledňují všechny typy dokumentů, se kterými musí moderní sekretářka nebo kancelář pracovat. Jsou mezi nimi filmy, fotografické dokumenty, zvukové záznamy, rastrové a vektorové obrázky. Zvláštní sekci zabírají dokumenty přijaté jako zpráva z databází. Veškerá tato rozmanitost musí být zvažována z hlediska pracovního postupu. Nejjednodušší způsob, jak si uspořádat pracoviště, je vytvořit si v počítači seznam složek, který odpovídá nomenklatuře případů, s odpovídajícím číslováním v názvu. V tomto případě se pořadí složek při přidávání nových nezmění a operační systém vám vždy umožní seřadit je vzestupně. Zároveň je však nutné vytvořit možnost zohlednit jiný typ dokumentů, které tradičně nejsou zahrnuty do nomenklatury případů 1 .
^ Druhá etapa– příprava zadání obsahující podrobný popis toho, co a jak organizace plánuje automatizovat, co by se mělo po zavedení automatizovaného systému změnit, jak by měl tento systém fungovat.
Počínaje automatizací je nutné formulovat podrobné požadavky na systém nebo jinými slovy zadání pro automatizaci. S přihlédnutím k tomuto zadání (TOR) ve spolupráci s já T-service organizace vybere a nakonfiguruje program pro použití v kancelářské práci. V mnoha ohledech závisí úspěšnost zavádění moderních technologií a pohodlí zaměstnanců s nainstalovaným softwarovým balíkem pro počítačovou kancelářskou práci do značné míry na tom, jak podrobný je takový seznam požadavků formulován. 2 .
Pro přípravu technických specifikací, jako jsou GOST: GOST 19.201-78 Jednotný systém programové dokumentace. Technický úkol. Požadavky na obsah a design , GOST 34.602-89 Informační technologie. Soubor standardů pro automatizované systémy. Zadání pro vytvoření automatizovaného systému 1. K dnešnímu dni lze v Rusku používat evropskou specifikaci MoReq-2. Dokument poskytuje podrobná doporučení pro tvorbu technických požadavků na výstavbu plnohodnotných automatizačních systémů pro předškolní vzdělávací instituce. 2
Můžeme tedy říci o poměrně kompletním balíčku regulační a metodické dokumentace pro efektivní práci zaměstnanců předškolního vzdělávacího zařízení.
^ Druhá etapa je studie současné kancelářské práce. Aby bylo možné objektivně posoudit stav kancelářské práce, je nutné její studium. Studium předškolního vzdělávacího systému zahrnuje dvě hlavní části:
Studium skladby a pohybu dokumentace. Tato část popisuje kvantitativní a kvalitativní složení dokumentů, cesty jejich pohybu.
Studium hlavních podnikových procesů.
Pro studium charakteristik kvantitativního složení dokumentů bylo použito období od 1. 1. 2009 do 31. 11. 2009. Celkový počet všech skupin dokumentů registrovaných na ministerstvu záležitostí (UD) byl 11795.
Celý soubor dokumentů ve Správě Tomské oblasti je 3 skupiny.
Příchozí (příchozí) - celkem 4897 1 ;
Odchozí (odeslané) - celkem 2596 2 ;
Interní dokumenty - 4302 3 .
Analýza grafu (PŘÍLOHA B (informativní)), můžeme říci následující: relativně malý počet dokumentů na začátku roku je spojen s velkým počtem víkendů a svátků. Nárůst hmoty interních dokumentů v jarním období je zřejmě spojen s velkým počtem schvalování usnesení o pozemkové problematice. Dá se předpokládat, že tento trend udávají povětrnostní podmínky, protože v tomto období probíhají veškeré stavební a pozemkové práce. Obecný pokles v letních měsících je spojen s obdobím dovolených, včetně dovolené vedoucího TR. Pokles došlé dokumentace na konci roku je způsoben změnami pravidel pro evidenci duplicitních dokumentů. Až do září byly všechny příchozí duplikáty evidovány jako duplikáty a program jim přiděloval další průchozí číslo. Například, pokud již máte 01-01-2365, navíc 01-01-2365/1, 01-01-2365/2 atd. Dále byl zaevidován pouze první došlý dokument, v případě doručení originálu dokumentu (s modrým razítkem poštou, vlastní rukou) je bez registrace aplikován na dokument s usnesením vedoucího.
Upozorňujeme, že dopisy zaslané faxem a e-mailem se znovu neregistrují, ale uchovávají se zprávy o doručení.
Pro nejúplnější popis by měla být poskytnuta tabulka a graf korespondence. (PŘÍLOHA B (informativní)).
Diagram ukazuje množství došlé a odchozí úřední korespondence týkající se obchodních záležitostí. Čísla v legendě odpovídají údajům v tabulce (n/a No.).
Výsečový graf ukazuje, které otázky se nejčastěji vyskytují v korespondenci. Největší segment zaujímá korespondence o činnostech činných v trestním řízení s organizacemi (ATC, státní zastupitelství, soudy, justice). Důvodem jsou časté žádosti státního zastupitelství, účast na soudních sporech atp. Korespondence k problematice půdního fondu a hospodaření s půdou - segment 11 % z celkového počtu došlých a odchozích dokumentů. Třetí nejvýznamnější místo zaujímá podíl určený na písemnosti státních orgánů zasílané pro informaci (zákony, vyhlášky, usnesení, rozhodnutí, protokoly). Práce Správy je také založena na finanční činnosti, což potvrzuje úsek 7 %.
Diagram podle typů dokumentů (PŘÍLOHA D (pro orientaci)) zobrazuje všechny názvy dokumentů evidovaných na ministerstvu věcí v systému "Kód" (odchozí, příchozí, interní). Z celkové masy vynikají takové typy dokumentů, jako jsou dopisy, usnesení a příkazy. Tyto skupiny jsou určeny činností organizace.
Odvolání občanů jsou evidována v samostatném modulu automatizovaného systému Kodeks (pouze došlé dopisy). Odeslaná korespondence o odvolání občanů je evidována tradičním způsobem v deníku odeslaných dopisů. K vytvoření tabulky a grafu byly použity dva zdroje (PŘÍLOHA E (pro referenci))
Počet žádostí občanů není velký, ale je jim věnována zvláštní pozornost. Všechny jsou pod kontrolou vedoucího správy. Velké množství odvolání, ústních i písemných, je zasíláno ze Správy Tomské oblasti.
V komparativní analýze objemu dokladů za rok 2008 a 2009 dle harmonogramu a tabulky (PŘÍLOHA E (odkaz)) můžeme v roce 2009 zaznamenat nárůst došlých, interních a mírný nárůst žádostí občanů oproti předchozímu roku. rok. Mírně se snížil počet odchozích dokumentů. Díky sloupcovému grafu lze předpokládat, že objem dokumentů ve Správě TR každým rokem narůstá.
^ Cesty pohybu dokumentů.
Schéma cesty pro skupiny dokumentů (PŘÍLOHA G (odkaz)) umožňuje identifikovat a eliminovat opakované průchody dokumentace. To šetří čas a pracovní zdroje.
Naprosto veškerá došlá dokumentace (úřední korespondence, výzvy občanů, e-maily, faxové zprávy atd.) prochází kanceláří DOE Office of Affairs. Dokumenty lze přijímat poštou, doručovat kurýrem nebo návštěvou, přijímat faxem, e-mailem. Po obdržení dokumentů se nejprve zkontroluje správnost jejich doručení. Omylem přijatá korespondence se vrací odesílateli nebo předává adresátovi. Po otevření obálek se kontroluje správnost přílohy a její neporušenost, tzn. přítomnost všech stránek dokumentu a všech aplikací. U faxu také kontroluje celkový počet přijatých stránek, zda odpovídají číslu uvedenému na prvním listu faxu a zda jsou čitelné. Pokud je faxová zpráva neúplná nebo kvalita jednotlivých stránek je špatná, bude odesílatel upozorněn.
Pokud jsou dokumenty doručeny poštou, otevírají se všechny obálky, kromě těch s nápisem „osobně“. Obálky jsou po otevření zničeny, s výjimkou dopisů od soukromých osob, protože zpáteční adresa může být uvedena pouze na obálce. Obálky se také ukládají z dokumentů, které již dorazily s po lhůtě splatnosti. Razítko na obálce může v tomto případě sloužit jako doklad o dni obdržení dokumentu. Uloženy jsou také obálky o aktivitách činných v trestním řízení s organizacemi (ATC, státní zastupitelství, soudy, justice).
Třídění se provádí na neevidované dokumenty - reklamní a informační dopisy, pozvánky a mnohé další, výzvy občanů - eviduje je jiný pracovník (vyšší specialista) správního odboru v samostatném modulu systému Codex, tedy na samostatném pracovišti (AWP). Neregistrované dopisy jsou také zase tříděny podle účinkujících pro následný přenos (připojeny k buňkám nebo složkám).
Dopisy jsou evidovány pouze na jméno vedoucího a jeho zástupců.
Dopisy podléhající registraci se otevírají. Pracovník odpovědný za registraci se seznámí s obsahem a roztřídí jej na urgentní (doba odezvy je do 3 dnů). Dále se nejprve evidují urgentní dokumenty a je jim přiřazena trasa a poté další. Trasa je nastavena v několika směrech: dopisy bez registrace jsou předávány přímo vykonavatelům (například vedoucím odborů, je-li jim dopis adresován), doporučené jsou předávány vedoucímu odboru věcí ke kontrole a ověření. To usnadňuje práci vedoucího správy. Je-li záležitost v kompetenci vedoucího odboru managementu, vrací se dokument již s usnesením ke kontrole. Ostatní jsou předloženy vedoucímu k posouzení. Dokumenty se vrací z hlavy s usnesením o uvedení pod kontrolu s uvedením účinkujících. Dále je dokument předán uživateli k následné kontrole a/nebo provedení objednávky. Zde začíná mechanismus pro odchozí dokumenty. Po dokončení exekuce je dokument zkontrolován, v případě potřeby předán vedoucímu k nahlédnutí a vyřazení z kontroly ručně. Je-li odpověď připravena na hlavičkovém papíře některého odboru, nikoli na hlavičkovém papíře Správy, postačí podpis vedoucího příslušného odboru (výjimkou jsou dokumenty, které osobně předkládá vedoucí ke kontrole - vyžadují povinné podpisy hlava, a musí být připravena na hlavičkovém papíře Správy). Hotové podepsané dokumenty se vrátí na UD k registraci a odeslání. Posledním krokem dokumentů v řetězci událostí je jejich zapsání do souboru a uložení na úložná místa. Dále může být dokument následně použit, poté přenesen do archivu nebo zničen.
Průchod interních dokumentů má následující trasu. Dokument po přípravě prochází ke schválení, následně se s ním manažer seznámí, podepíše a předloží k registraci. Dále je dokument zaslán účinkujícím a dán pod kontrolu. Po provedení se odepíše do spisu, použije v budoucnu, přenese do archivu nebo zničí.
Dokumenty adresované vedoucímu okresu (vedoucímu správy), jakož i bez uvedení konkrétní osoby nebo orgánu správy, předběžně posuzuje zástupce vedoucího správy - manažer pro záležitosti. Můžeme říci, že dodatečné předávání dokumentů vedoucím katedry managementu je oprávněné. Předběžné posouzení dokumentů se provádí za účelem distribuce přijatých dokumentů na ty, které vyžadují povinné posouzení vedoucím okresu (vedoucí správy) a nevyžadují a zasílají se zástupcům vedoucího správy, jakož i přímo odeslané správním orgánům.
^ Studium hlavních obchodních operací
Specialisté služby předškolních vzdělávacích institucí se řídí pokyny pro kancelářskou práci, předpisy, federálním zákonem o zacházení s občany a také popisy práce.
Hlavní fáze podnikání jsou:
Registrace;
Organizace kontroly provádění;
Provozní a archivní skladování;
Referenční práce.
Veškeré dokumenty přijaté na oddělení managementu zpracovává specialista první kategorie. Podle seznamu v pokynech pro kancelářskou práci jsou neevidované dokumenty v dokumentaci zvýrazněny:
Registraci nepodléhají následující dokumenty:
A) blahopřejné dopisy, pozvánky, oznámení;
B) souhrny;
D) ceníky, jejich kopie;
D) míry spotřeby materiálů;
E) účetní doklady;
G) anonymní odvolání;
H) statistické zprávy, bulletiny, sborníky zasílané pro informaci.
Doklady uvedené v odstavcích c, d, e, f, h podléhají zvláštnímu účtování v příslušných orgánech Správy.
Důležitým rysem je, že úřední korespondence musí být evidována v den přijetí a odvolání občanů do 3 dnů ode dne přijetí v souladu s federálním zákonem ze dne 2. května 2006 č. 59-FZ „O postupu při posuzování výzva občanů Ruské federace"
Veškerá registrace probíhá v systému Kodeks. Tento systém je rozdělen do několika modulů. V modulu "Korespondence úřadu" se evidují: příchozí, odchozí podnět, odpovědi na došlé dokumenty. Registraci provádí specialista první kategorie.
Modul Odvolání občanů slouží k evidenci pouze došlých odvolání, stížností občanů. Subsystém nemá sekci pro evidenci odchozích dokumentů.
^ Organizace kontroly vyřizování dokumentů
Kontrola provádění dokumentů je soubor akcí, které zajišťují včasné provedení dokumentů.
Kontrola se provádí v souladu s pokyny pro kancelářskou práci.
Hlavní úkoly skupiny provádějící kontrolu výkonu (zaměstnanec vykonávající kontrolu) jsou:
Sledování průběhu a oprava skutečného provádění příchozích, odchozích a interních dokumentů, které mají pevné pokyny od vedení;
Shrnutí informací získaných v průběhu sledování procesu a výsledků provádění, předání těchto informací vedení ve vhodné formalizované podobě;
Vypracování návrhů na zrychlení toku dokumentů a posílení exekutivní disciplíny
Výpis dokumentů pro kontrolu;
Kontrola včasnosti donášení dokumentů konkrétním exekutorům;
Předběžná kontrola a regulace průběhu realizace;
Odstranění dokumentů z kontroly;
Účetnictví a sumarizace výsledků sledování vyřízení dokladů