Propojení excelové a wordové tabulky. Příklady propojení dokumentů Propojení dokumentů aplikace Word. Výhody a nevýhody spojování a vkládání

Pokud potřebujete vložit tabulkový blok ve Wordu, je lepší jej vytvořit v Excelu a přenést do textového souboru. Existují dva způsoby, jak to udělat - jednoduché vložení a import dat se založením odkazů. Je však třeba zvážit, že abyste mohli vložit tabulku do Wordu z Excelu, musíte si pečlivě přečíst postup.

Kopírování a vkládání

Poznámka: Tento článek splnil svůj účel a bude brzy vyřazen. Abychom se vyhnuli chybám „Stránka nenalezena“, odstraňujeme odkazy, o kterých víme. Pokud jste vytvořili odkazy na tuto stránku, odstraňte je a společně zajistíme konzistenci dat na celém webu.

Při práci s Office existuje několik způsobů, jak sdílet data mezi aplikacemi. Jedním ze způsobů je zkopírovat a vložit data, ale můžete je také propojit se zdrojem, aby se aktualizovaly automaticky, nebo je vložit, abyste data aktualizovali pouze ručně otevřením souboru. Kromě toho vám použití propojeného objektu umožňuje vytvořit odkaz na část souboru, například více buněk v listu aplikace Excel.

Výhody a nevýhody spojování a vkládání

Slovo

V nabídce Vložit klikněte na položku Objekt a vyberte možnost Ze souboru.

Najděte a vyberte soubor, na který chcete odkazovat, a klikněte na tlačítko Možnosti.

Zaškrtávací políčko odkaz na soubor ».

Rada: jako ikona.

Klepněte na tlačítko Vložit OK pokud používáte Excel.

Změna souvisejících dat

V nabídce Upravit vybrat tým Spojení.

Pokud tým Spojení není k dispozici, znamená to, že v souboru nejsou žádná přidružená data.

V kapitole Původní soubor Open source.

V nabídce Vložit klikněte na položku Objekt a vyberte možnost Ze souboru.

Vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko Možnosti.

Zrušte zaškrtnutí odkaz na soubor .

Rada: Pokud chcete zobrazit pouze ikonu, na kterou můžete kliknout a zobrazit podrobnosti, zaškrtněte políčko jako ikona.

Klepněte na tlačítko Vložit pokud používáte Word, nebo tlačítko OK pokud používáte Excel.

Změna vložených dat

Poklepejte na vložený objekt.

Proveďte změny a uložte je.

V nabídce Soubor vybrat příkaz.

V nabídce Upravit vybrat tým kopírovat.

V nabídce Upravit vybrat tým Speciální vložka a poté - položka Vložit odkaz.

V terénu Jak List Microsoft Excel a klikněte na tlačítko OK.

PowerPoint

Vkládání dat z jednoho souboru do druhého

Klikněte na umístění, kam chcete soubor vložit.

V nabídce Vložit vybrat předmět objekt, a pak - ze souboru.

Pokud chcete vložit list aplikace Excel, musí být první v sešitu.

Klepněte na tlačítko Vložit a poté tlačítko OK.

Změna vložených dat

Proveďte potřebné změny.

Otevřete kartu soubor a stiskněte tlačítko Obnovit.

V nabídce Soubor vybrat tým Zavřete a vraťte se na [název souboru].

Všimněte si, že změny jsou uloženy ve vloženém souboru.

Zkopírujte data z jednoho souboru a vložte je jako propojený nebo vložený objekt

Vyberte data, která chcete vložit (například oblast buněk v listu aplikace Excel).

V nabídce Upravit vybrat tým kopírovat.

Přejděte na jiný soubor a klikněte na umístění, kam chcete vložit zkopírovaná data.

V nabídce Upravit vybrat tým Speciální vložka.

V terénu Vložit jako vyberte například typ objektu List Microsoft Excel a klikněte na tlačítko OK.

vynikat

Propojování dat mezi soubory Word a Excel

Pokud jsou data v souboru aplikace Excel a související informace jsou v souboru aplikace Word, můžete je propojit a usnadnit aktualizaci. Předpokládejme například, že chcete spojit nejnovější informace o tržbách z prodeje s měsíční zprávou o stavu. Sestava je dokument Word a údaje o tržbách jsou v listu Excel. Jakmile jsou dokument a list propojeny, data ve stavové zprávě se automaticky aktualizují, když se změní informace o příjmech z prodeje. Je také možné, že pokyny z dokumentu aplikace Word je třeba vložit do více souborů aplikace Excel. Pokud používáte datovou vazbu, změny pokynů se automaticky projeví ve všech souborech aplikace Excel.

Klikněte na místo, kam chcete vložit odkaz.

V nabídce Vložit klikněte na položku Objekt a vyberte možnost Ze souboru.

Vyberte soubor, na který chcete odkazovat, a klikněte na tlačítko Možnosti.

Zaškrtávací políčko odkaz na soubor ».

Rada: Pokud chcete zobrazit pouze ikonu, na kterou můžete kliknout a zobrazit podrobnosti, zaškrtněte políčko jako ikona.

Klepněte na tlačítko Vložit pokud používáte Word, nebo tlačítko OK pokud používáte Excel.

Změna souvisejících dat

V nabídce data vybrat tým změnit odkazy.

V kapitole Původní soubor vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko Open source.

Proveďte potřebné změny.

Klepněte na propojený soubor. Upozorňujeme, že v souboru jsou změny.

Vkládání dat z jednoho souboru do druhého

Pokud chcete zachovat vztah mezi dvěma soubory a hlavní soubor není třeba aktualizovat, když se změní ostatní, můžete data vložit. Můžete například vložit data, když nechcete, aby se sestava stavu aktualizovala, když provedete změny v listu aplikace Excel, nebo pokud nechcete, aby list aplikace Excel odrážel změny pokynů. Protože jsou všechny informace uloženy v jednom souboru, je vkládání dat užitečné v situacích, kdy chcete odeslat online verzi souboru uživatelům, kteří nemají přístup k vloženému souboru.

Klikněte na umístění, kam chcete soubor vložit.

V nabídce Vložit klikněte na položku Objekt a vyberte možnost Ze souboru.

Vyberte soubor, který chcete vložit, a klikněte na tlačítko Možnosti.

Pokud chcete vložit list aplikace Excel, musí být první v sešitu.

Rada: Pokud chcete zobrazit pouze ikonu, na kterou můžete kliknout a zobrazit podrobnosti, zaškrtněte políčko jako ikona.

Zrušte zaškrtnutí Odkaz na soubor a stiskněte tlačítko Vložit pokud používáte Word nebo OK pokud používáte Excel.

Změna vložených dat

Poklepejte na vložený soubor.

Proveďte potřebné změny.

V nabídce soubor vybrat tým Obnovit.

Všimněte si, že změny jsou uloženy ve vloženém souboru.

Zkopírujte data z jednoho souboru a vložte je jako propojený nebo vložený objekt

V nabídce Upravit vybrat tým kopírovat.

Přejděte na jiný soubor a klikněte na umístění, kam chcete vložit zkopírovaná data.

V nabídce Upravit vybrat tým Speciální vložka a poté - položka Vložit odkaz.

V terénu Jak vyberte například typ objektu Dokument Microsoft Word a klikněte na tlačítko OK.

Slovo

Propojování dat mezi soubory Word a Excel

Pokud jsou data v souboru aplikace Excel a související informace jsou v souboru aplikace Word, můžete je propojit a usnadnit aktualizaci. Předpokládejme například, že chcete spojit nejnovější informace o tržbách z prodeje s měsíční zprávou o stavu. Sestava je dokument Word a údaje o tržbách jsou v listu Excel. Jakmile jsou dokument a list propojeny, data ve stavové zprávě se automaticky aktualizují, když se změní informace o příjmech z prodeje. Je také možné, že pokyny z dokumentu aplikace Word je třeba vložit do více souborů aplikace Excel. Pokud používáte datovou vazbu, změny pokynů se automaticky projeví ve všech souborech aplikace Excel.

Open source.

Proveďte potřebné změny.

Pamatujte, že změny jsou obsaženy v propojeném souboru.

Vkládání dat z jednoho souboru do druhého

Pokud chcete zachovat vztah mezi dvěma soubory a hlavní soubor není třeba aktualizovat, když se změní ostatní, můžete data vložit. Můžete například vložit data, když nechcete, aby se sestava stavu aktualizovala, když provedete změny v listu aplikace Excel, nebo pokud nechcete, aby list aplikace Excel odrážel změny pokynů. Protože jsou všechny informace uloženy v jednom souboru, je vkládání dat užitečné v situacích, kdy chcete odeslat online verzi souboru uživatelům, kteří nemají přístup k vloženému souboru.

Například Prostěradlo a klikněte na tlačítko Změna.

Proveďte potřebné změny.

V nabídce Soubor vybrat tým Zavřete a vraťte se na [název souboru].

Všimněte si, že změny jsou uloženy ve vloženém souboru.

Zkopírujte data z jednoho souboru a vložte je jako propojený nebo vložený objekt

Můžete vytvořit odkaz na část souboru. Například v měsíční sestavě stavu můžete chtít vytvořit odkaz na určitý rozsah buněk v listu aplikace Excel, nikoli na celý list. Můžete například vytvořit odkaz na konkrétní pokyny z dokumentu aplikace Word, nikoli z celého dokumentu.

Vyberte data, která chcete vložit (například oblast buněk v listu aplikace Excel).

V nabídce Upravit vybrat tým kopírovat.

Přejděte na jiný soubor a klikněte na umístění, kam chcete vložit zkopírovaná data.

V nabídce Upravit vybrat tým Speciální vložka a poté - položka Vložit odkaz.

V terénu Jak vyberte například typ objektu List Microsoft Excel a klikněte na tlačítko OK.

PowerPoint

Vkládání dat z jednoho souboru do druhého

Pokud chcete zachovat vztah mezi dvěma soubory a hlavní soubor není třeba aktualizovat, když se změní ostatní, můžete data vložit. Předpokládejme například, že chcete do měsíčního přehledu stavu vložit nejnovější informace o tržbách z prodeje. Zpráva je prezentace v PowerPointu a údaje o tržbách jsou v listu Excel. Jakmile je list vložen do prezentace, soubory zůstanou propojené.

Klikněte na umístění, kam chcete soubor vložit.

V nabídce Vložit klikněte na položku Objekt a vyberte možnost Vytvořit ze souboru.

Najděte a vyberte soubor, který chcete vložit.

Pokud chcete vložit list aplikace Excel, musí být první v sešitu.

Klepněte na tlačítko Vložit a poté tlačítko OK.

Pokud se data z vloženého souboru nezobrazí, přetáhněte úchyt změny velikosti, dokud se nezobrazí obsah souboru.

Změna vložených dat

Klepněte na vložený soubor.

V nabídce Upravit přesuňte ukazatel myši na položku Objekt [typ objektu], Například Prostěradlo a klikněte na tlačítko Změna.

Proveďte potřebné změny.

V nabídce Soubor vybrat tým Zavřete a vraťte se na [název souboru].

Všimněte si, že změny jsou uloženy ve vloženém souboru.

Zkopírujte data z jednoho souboru a vložte je jako propojený nebo vložený objekt

Můžete vložit pouze část souboru. Například v měsíční zprávě o stavu možná nebudete chtít vložit celý list aplikace Excel, ale pouze určitý rozsah buněk.

Vyberte data, která chcete vložit (například oblast buněk v listu aplikace Excel).

V nabídce Upravit vybrat tým kopírovat.

Přejděte na jiný soubor a klikněte na umístění, kam chcete vložit zkopírovaná data.

V nabídce Upravit vybrat tým Speciální vložka.

V terénu Vložit jako vyberte například typ objektu List Microsoft Excel a klikněte na tlačítko OK.

vynikat

Propojování dat mezi soubory Word a Excel

Pokud jsou data v souboru aplikace Excel a související informace jsou v souboru aplikace Word, můžete je propojit a usnadnit aktualizaci. Předpokládejme například, že chcete spojit nejnovější informace o tržbách z prodeje s měsíční zprávou o stavu. Sestava je dokument Word a údaje o tržbách jsou v listu Excel. Jakmile jsou dokument a list propojeny, data ve stavové zprávě se automaticky aktualizují, když se změní informace o příjmech z prodeje. Je také možné, že pokyny z dokumentu aplikace Word je třeba vložit do více souborů aplikace Excel. Pokud používáte datovou vazbu, změny pokynů se automaticky projeví ve všech souborech aplikace Excel.

Zdrojový soubor vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko Open source.

Proveďte potřebné změny.

Pamatujte, že změny jsou obsaženy v propojeném souboru.

Vkládání dat z jednoho souboru do druhého

Pokud chcete zachovat vztah mezi dvěma soubory a hlavní soubor není třeba aktualizovat, když se změní ostatní, můžete data vložit. Můžete například vložit data, když nechcete, aby se sestava stavu aktualizovala, když provedete změny v listu aplikace Excel, nebo pokud nechcete, aby list aplikace Excel odrážel změny pokynů. Protože jsou všechny informace uloženy v jednom souboru, je vkládání dat užitečné v situacích, kdy chcete odeslat online verzi souboru uživatelům, kteří nemají přístup k vloženému souboru.

Například Prostěradlo a klikněte na tlačítko Změna.

Proveďte potřebné změny.

V nabídce Soubor vybrat tým Zavřete a vraťte se na [název souboru].

Všimněte si, že změny jsou uloženy ve vloženém souboru.

Zkopírujte data z jednoho souboru a vložte je jako propojený nebo vložený objekt

Můžete vytvořit odkaz na část souboru. Například možná nebudete chtít vytvořit odkaz na celý list Excelu, ale pouze na určitý rozsah buněk na něm.

Zvýrazněte data, která chcete vložit (například více vět v dokumentu aplikace Word).

V nabídce Upravit vybrat tým kopírovat.

Přejděte na jiný soubor a klikněte na umístění, kam chcete vložit zkopírovaná data.

V nabídce Upravit vybrat tým Speciální vložka a poté - položka Vložit odkaz.

V terénu Jak vyberte například typ objektu Dokument Microsoft Word a klikněte na tlačítko OK.

Chcete-li propojit dva dokumenty aplikace Word, můžete použít příkaz Speciální vložka(Jídelní lístek Upravit) nebo příkaz Soubor(Jídelní lístek Vložit).

V případech, kdy potřebujete vložit část dokumentu, použijte příkaz Speciální vložka.

Vzhledem k tomu, že text v různých dokumentech může být formátován odlišně, aby byl připojený text vložen ve formátu cílového dokumentu do pole seznamu Jak dialogové okno Speciální vložka musíte vybrat možnost Neformátovaný text.

Když je kurzor uvnitř oblasti propojení cílového dokumentu, bude celá oblast šedá. Ačkoli lze v cílovém dokumentu upravovat propojený text, změny provedené během úprav budou při aktualizaci odkazu ztraceny. Šedé pozadí vám připomíná, že vybraná část by neměla být upravována. Pokud oblast připojení není zvýrazněna, vyberte příkaz Možnosti(Jídelní lístek Servis) a na kartě Pohled rozbalovací seznam polní stínění vyberte řádek" Při zvýraznění"nebo" Vždy».

Chcete-li v cílovém dokumentu vidět názvy souborů, ke kterým jsou vložené prvky přidruženy, vyberte příkaz Možnosti Jídelní lístek Servis a na kartě Pohled aktivujte zaškrtávací políčko Kódy polí. V tomto případě se v dokumentu nezobrazí vložené informace, ale indikace spojení se zdrojovými soubory.

Informace o přítomnosti a povaze odkazů se zobrazí v dialogovém okně Odkazy (příkaz Spojení Jídelní lístek Upravit) (obr. 7.7).

Rýže. 7.7. příkazové dialogové okno Spojení

Odkazy mohou být aktualizovány automaticky, pokud je vybráno odpovídající tlačítko. Při nastavování možnosti NA ZNAMENÍ aktualizace proběhne:

při otevírání nebo tisku cílového souboru dokumentu;

když stisknete klávesu pro obnovení pole F9.

Propojení excelové tabulky a dokumentu Wordu

Postup propojení tabulky aplikace Excel a dokumentu aplikace Word je stejný jako propojení dvou dokumentů aplikace Word popsaných výše.

Nejdůležitějším bodem při propojování tabulky s dokumentem je výběr formátu.

Při výběru formátu Objekt tabulka bude vložena jako objekt aplikace Excel a lze ji v aplikaci Excel upravovat poklepáním na tento objekt.

Chcete-li vložit tabulku jako tabulku a ne jako prostý text, vyberte formát RTF text. To obvykle zahrnuje úpravu šířky sloupců a výšky řádků, aby tabulka vypadala úhledně.

Pokud zvolíte formát Neformátovaný text, tabulka nebude vložena jako tabulka, ale jako prostý text s daty různých buněk oddělenými tabulátory.

Při výběru formátů Výkres A Rastrové tabulka se vloží jako obrázek a po dvojkliku na obrázek se upraví pomocí Excelu. Při propojování grafu aplikace Excel s dokumentem aplikace Word byste měli vždy zvolit formát Výkres.

Obecně je Word dobře „připraven“ na integraci excelové tabulky do dokumentu jako objektu. Na standardním panelu nástrojů aplikace Word je tlačítko. Přidat tabulku Excel l., který slouží k vložení excelové tabulky jako objektu do dokumentu aplikace Word. Po kliknutí na toto tlačítko a výběru velikosti tabulky se do dokumentu vloží prázdná tabulka.

Při vkládání objektů se všechny akce provádějí podobně jako při propojování, pouze je aktivována volba Vložit namísto Svázat. Když je dokument vložený, není zde žádné spojení se zdrojovými informacemi, nicméně možnost editace vloženého dokumentu pomocí nástrojů a prostředků zdrojové aplikace zůstává zachována.

Každý, kdo někdy sestavoval účetní závěrku v souladu s požadavky IFRS, ví, jak dlouho trvá kopírování tabulek z Excelu do Wordu a jejich další formátování. Ušetřeme si spoustu času. Nyní budete muset tabulky, které potřebujete, vložit pouze jednou – při změně se automaticky aktualizují.

Připravili jsme tedy tabulky, které půjdou do dokumentu v aplikaci Microsoft Excel. Řekněme, že jde o výsledovku. Řekněme toto.

Jak vidíte, je to nejvíce excelovský "Evsky. Má spoustu výhod. Především se s ním pohodlně pracuje, může obsahovat potřebné výpočty, vzorce, je vhodné sledovat, odkud data přicházejí from (kvalitní audit trail) atd. Problém je, že to není v souboru Wordu, a to je vážný problém.

Existuje několik způsobů, jak jej vložit do aplikace Microsoft Word:

(1) vložte jako obrázek (výhody - nelze změnit, přesné formátování zachováno; nevýhody - opět nelze změnit, hodně váží, pokud vložíte 30-40 takových tabulek, mohou nastat problémy s odesláním e-mailem , zejména z podnikové schránky) , A

(2) vložte jej do textu (výhody a nevýhody - přesně naopak).

Oba způsoby mají značný problém. Při změně zdrojů s tabulkami je nutné je znovu vložit. Při přípravě reportů, o kterých jsem psal na začátku, je možné, že se tabulky aktualizují se záviděníhodnou pravidelností, řekněme 5-10x na přípravu. Abyste neztráceli čas aktualizací tabulek, doporučuji vložit související tabulky.

Jak vložit propojenou tabulku z Excelu do Wordu

(1) Zvýrazněte excelovou tabulku, kterou chcete vložit do dokumentu aplikace Word, a klikněte kopírovat,

(2) přejděte do Wordu, umístěte kurzor na místo, kam chcete tabulku vložit, a klikněte Propojit a zachovat formátování zdroje.

Pokud používáte starší verzi Office (snímek obrazovky pořízený z Microsoft Office 2010), klikněte Speciální vložka... A vyberte možnost v okně, které se zobrazí. Svázat, namísto Vložit, což je výchozí nastavení.

Výsledek vypadá takto.

Pravděpodobně jste si všimli, že můžete odkazovat v různých formátech. Každý z nich má své výhody a nevýhody. Vyberte si na základě svých osobních preferencí. Hlavní je, že vložená tabulka se aktualizuje spolu s aktualizací tabulek v Excelu (při spuštění Word vás požádá o aktualizaci externích dat - klidně stiskněte Obnovit). Nyní nezapomenete aktualizovat jednu tabulku ze 40 vložených do dokumentu!

Pokud se chcete naučit používat Excel ve své každodenní práci a zároveň ušetřit spoustu času, prohlédněte si tyto knihy: Microsoft Excel 2010 by Example a Microsoft Excel 2010. The User's Bible.

Poslední novinky

• Pokročilý Excel: Proč jsem přestal používat funkci V…

  Již jsem psal o tom, že funkce SVYHLEDAT (VLOOKUP) je po jednoduchých aritmetických operacích pravděpodobně nejužitečnější funkcí ...

• Jak Excel přepočítává sešit a proč byste se měli vyhnout nestálým...

  Pokud často pracujete s velkými soubory, které provádějí mnoho výpočtů, které na sobě závisí, oh…

• Jak rychle vytvořit graf vodopádu (vodopád)

  Excel nemá standardní vodopádové grafy. Proto se k vytváření diagramů tohoto typu obvykle používá gis ...

• Srovnávací okno pro sledování výsledků

  Často se stává, že pracujeme s velkými tabulkami, které nakonec počítají 1-2 ukazatele, ale závisí na ...

• Odrážkový graf pro srovnání plánovaných ukazatelů a skutečných…

  Často je potřeba porovnávat hlavní finanční a ekonomické ukazatele s plánovanými, například pro účely…

• Tatsuo Horiuchi je 73letý umělec, který kreslí v Excelu.

  "Nikdy jsem Excel v práci nepoužíval, ale viděl jsem, že ostatní lidé v něm vytvářejí docela pěkné tabulky a grafy...

• Jak zvýšit číslo na mocninu a zakořenit

  Věděli jste, že pro zvýšení čísla na mocninu v Excelu existuje speciální symbol ^ (na šestce v angličtině ...