• سیستم های اطلاعات خودکار در dow. دانشگاه دولتی هنر چاپ مسکو. مفاهیم اولیه DOW


    مفاهیم اساسی مستندسازی اتوماسیون DOW عبارت است از ایجاد اسناد، یعنی تدوین، اجرا، تایید و تولید آنها. کار اداری: مجموعه ای از اقدامات برای اطمینان از DOW یک شرکت یا سازمان. گاهی گفته می شود که مؤسسه آموزشی پیش دبستانی کارکرد اصلی کار اداری است. سازماندهی کار با اسناد - اطمینان از جابجایی، جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد.


    مفاهیم اساسی اتوماسیون DOW سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد - تعیین قوانین برای ذخیره سازی اطلاعات ایجاد شده در سازمان، جستجو و استفاده از آن برای حمایت از تصمیم گیری های مدیریتی و رویه های تجاری. جریان اسناد - حرکت اسناد در چارچوب DOW. رویه کسب و کار - دنباله ای از عملیات خاص (کارها، وظایف، رویه ها) که توسط کارکنان سازمان ها برای حل هر مشکل یا هدف در چارچوب فعالیت های یک شرکت یا سازمان انجام می شود. آرشیو الکترونیکی مشکلات سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد الکترونیکی را در چارچوب DOW حل می کند.




    وظایف حل شده در DOW Documentation (طراحی، اجرا، هماهنگی و تولید اسناد). سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت (اطمینان از حرکت، کنترل اجرا، ذخیره و استفاده از اسناد). سازماندهی آرشیو اسناد.


    رویه تجاری ساده برای فروش محصول به مشتری 1) مشتری برای ثبت سفارش با شرکت تماس می گیرد. 2) سفارش در پایگاه داده مشتریان ثبت شده است. 3) برای کالا فاکتور صادر می شود. 4) فاکتور به بخش حسابداری منتقل می شود. 5) بخش حسابداری برای کالا پول دریافت می کند که در سیستم حسابداری ثبت می شود. 6) کالا از انبار حمل می شود که در پایگاه داده انبار ذکر شده است. 7) فاکتور و فاکتور برای کالا صادر می شود. 8) کالا برای مشتری ارسال می شود. 9) فاکتور و بارنامه به حسابداری منتقل می شود.






    دسته بندی سیستم های اتوماسیون سیستم های گردش کار DOW (اتوماسیون رویه های تجاری). سیستم های گروه افزاری (کار تیمی)؛ سیستم های مدیریت اسناد (عمدتاً ثبت، ذخیره و بازیابی اسناد را ارائه می دهند). سیستم های پست الکترونیکی (برای تبادل اسناد خدمت می کنند).


    مشکلات اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی در روسیه کمبود محصولات نهایی برای اتوماسیون کار اداری روسیه؛ عدم تقاضای فعال برای اتوماسیون رویه های تجاری؛ سردرگمی در موقعیت یابی محصولات تولید کنندگان غربی برای اهداف اتوماسیون اداری و غیره.


    مشکلاتی که با رشد مقیاس شرکت به وجود می آیند مدیریت تصویری جامع از آنچه در حال وقوع است از دست می دهد. بخش‌های ساختاری با نداشتن اطلاعات از فعالیت‌های یکدیگر، فعالیت‌های خود را به صورت هماهنگ انجام نمی‌دهند. به ناچار کیفیت خدمات به مشتریان و توانایی سازمان برای حفظ ارتباطات خارجی رو به کاهش است. پیامد این کاهش بهره وری نیروی کار است. احساس کمبود منابع وجود دارد: انسانی، فنی، ارتباطی و غیره.


    مشکلاتی که با رشد مقیاس شرکت به وجود می‌آیند ما باید کارکنان را گسترش دهیم، در تجهیزات محل‌های کار جدید، محل‌ها، ارتباطات و آموزش کارکنان سرمایه‌گذاری کنیم. برای شرکت های تولیدی، افزایش کارکنان ممکن است منجر به تغییر در فناوری تولید شود که به سرمایه گذاری اضافی نیاز دارد. در شرایط رشد غیرموجه پرسنل، کاهش بهره وری، نیاز به سرمایه گذاری در تولید، نیاز به افزایش سرمایه در گردش است که به نوبه خود می تواند منجر به وام های جدید و کاهش سود برنامه ریزی شده شود.


    وظایف برای بهبود سازماندهی DOW بهبود همه کارها در زمینه تهیه و پردازش اطلاعات اسنادی با ایجاد مکانیزمی برای پشتیبانی اسنادی شرکت (DOW). انتخاب استراتژی اتوماسیون مناسب، از جمله انتخاب درست محصولات.






    گروهی از عملیات برای نگهداری سوابق پرسنل در حسابداری گردش کار کاغذی و ذخیره اسناد اولیه موجود در پرونده شخصی. تشکیل، اجرا و ذخیره سفارشات برای پرسنل؛ تهیه و ارائه گزارش های آماری و غیره. ذخیره کپی از سفارشات برای فعالیت اصلی.


    اثرات مثبت یکپارچه سازی سوابق پرسنل و حفاظت EDMS از داده های ارسالی. به طور کیفی در مکانیسم های SADD برای وارد کردن مقادیر زیادی اسناد کاغذی کار شده است. برای کار فعلی افسر پرسنل، دریافت کپی از دستورات فردی برای فعالیت اصلی به موقع ضروری است. SADD به موقع و در هر زمان مناسب نسخه هایی از تمام دستورات لازم را در اختیار افسر پرسنل قرار می دهد.


    چشم انداز صنعت اتوماسیون اداری روسیه کاملاً همه سازمان ها و تعداد زیادی از افراد با اسناد کار می کنند. تقریباً هر سازمانی در کار اداری با مشکلاتی مواجه است، حتی اگر در مورد اتوماسیون آن صحبت نکنیم: اسناد گم می شوند، کنترل نمی شوند، اجرا نمی شوند و غیره. ، که یکی از فوری ترین وظایف اقتصاد مدرن روسیه است.


    چشم انداز صنعت اتوماسیون اداری روسیه صلاحیت منشی ها و افراد مسئول کار اداری در سازمان ها کافی نیست و نیاز به بهبود دارد. درخواست کاربران برای بهبود برنامه های اتوماسیون اداری و ادغام آنها با ایستگاه های کاری متعدد، اطلاعات و سیستم های کاربردی بسیار زیاد است.

    معرفی


    فناوری اطلاعات

    مکانیزاسیون

    زیر

    گفتگو؛

    محلی؛

    چند سطحی؛

    سیستم های مدیریت خودکار سازمانی از نظر تمرکز متفاوت هستند. به عنوان مثال، برای "بهترین" یا "Sail-5" اولویت حوزه تجارت است. اینفوسافت یکی از پیشروان در زمینه اتوماسیون حسابداری تولید است. علاوه بر این، "سیستم های مدیریت سازمانی" جهانی وجود دارد: "Sail-4"، "Infin"، "Abacus"، BOSS، "Galaktika"، "Supermanager-6-7"، و غیره.

    با این حال، هدف این مقاله ارزیابی قابلیت‌های سیستم‌ها برای خودکارسازی گردش کار پرسنل است و تنها امیدوارکننده‌ترین آن‌ها متعلق به سیستم‌های نسل چهارم هستند.

    سیستم یکپارچه M-2مبتنی بر استفاده از فناوری های روز M-2 یک بسته نرم افزاری واحد مبتنی بر پایگاه داده متمرکز شرکتی است. در عین حال، باز بودن سیستم M-2 امکان استفاده از پایگاه های داده سازمانی موجود با ادغام در یک مجموعه واحد و همچنین بسته های نرم افزاری مدرن (Microsoft Office 97) را فراهم می کند.

    سیستم M-2 بر اساس سرور پایگاه داده Oracle 7.3 توسعه یافته است که ویژگی های سرعت بالا و درجه بالایی از قابلیت اطمینان و حفاظت از داده ها را تضمین می کند. مکان های مشتری بر روی سیستم نرم افزاری دلفی 3.0 توسعه یافته اند و می توانند تحت سیستم عامل های Windows NT یا Windows'95 کار کنند.

    تفاوت اساسی بین یک سیستم یکپارچه و مجموعه ای دلخواه پیچیده از ایستگاه های کاری، اول از همه، در ایدئولوژی طراحی است. ایستگاه های کاری به عنوان اتوماسیون مشاغل موجود طراحی شده اند و در آینده به یکدیگر متصل می شوند. در عین حال، به طور طبیعی، چنین سیستم اطلاعاتی می تواند تنها آن دسته از فن آوری های مدیریتی را که در زمان ایجاد آن در شرکت در دسترس بودند، اجرا کند، زیرا طراحی ماژول ها بر اساس مشاغل موجود خاص انجام شده است.

    سیستم یکپارچه بلافاصله به عنوان یک مجموعه واحد، متمرکز بر فن آوری های مدیریت مدرن طراحی شده است. مشاغل در مرحله دوم در یک محیط یکپارچه ایجاد شده ایجاد می شوند.

    علاوه بر این، AWS های ایجاد شده در چارچوب معماری فایل سرور، الزامات مدرن را چه از نظر ویژگی های سرعت و چه از نظر امنیت و قابلیت اطمینان سیستم برآورده نمی کنند. در عین حال باید توجه داشت که کارهایی که برای ایجاد ایستگاه های کاری انجام شده از بین نخواهد رفت. اولاً، بسیاری از عناصر مشاغل ایجاد شده می توانند به عنوان ماژول هایی برای ایجاد مشاغل در سیستم جدید مورد استفاده قرار گیرند، به ویژه با توجه به اینکه طراحی مشاغل حداقل 50 درصد از زمان ایجاد را می گیرد. ثانیاً، کاربران مهارت های رایانه ای را به دست آورده اند که بدون آن نمی توان هیچ سیستمی را پیاده سازی کرد. ثالثاً، به عنوان بخشی از این کار، کادری از برنامه نویسانی تشکیل شده است که مشخصات شرکت را می دانند که در هنگام نوشتن مشاغل در محیط سیستم یکپارچه جدید نیز مورد نیاز خواهد بود. بنابراین، سرمایه گذاری در تحولات قبلی قطعا نتیجه خواهد داد. برخلاف مجموعه AWS، معرفی یک سیستم یکپارچه فقط مشاغل موجود را خودکار نمی کند، بلکه کل سیستم پردازش اطلاعات با طراحی مشاغل جدید در ارتباط با فناوری های جدید بازسازی می شود.

    همزمان با معرفی سامانه M-2، آموزش متخصصان با صدور گواهینامه مناسب برای آنها انجام می شود. متخصصانی که به این روش آموزش دیده اند، حق ایجاد ماژول های خود را در سیستم M-2 و همچنین تغییر ماژول های موجود در محدوده های مشخص شده توسط گواهی را دارند. بنابراین، شرکت به شرکتی که سیستم را توسعه می دهد وابسته نمی شود و قادر است عملکرد سیستم را به تنهایی حفظ کند.

    سیستم حسابداری شرکتی NS2000الزامات کامل بودن عملکرد را برآورده می کند و برنده ششمین مسابقه بین المللی نرم افزار در حوزه مالی و بازرگانی است. این سیستم با استفاده از ابزارهای BP-WIN، ER-WIN، PROGRESS 4GL طراحی و توسعه یافته است.

    بنابراین، طرح مجتمع مجموعه ای از ماژول ها است که همه آنها را می توان در سه حوزه اصلی گروه بندی کرد: مدیریت، مالی، تدارکات.

    قسمت سیستم های R/3شامل ماژول منابع انسانی Oracle Applications (Oracle Human Resources) است که به شما امکان می دهد از طریق استخدام موثر، مدیریت پرسنل، آموزش، جبران خسارت و برنامه ریزی شغلی، تأثیر کارمندان را به حداکثر برسانید. امروزه، در کلاس محصولات خود، ماژول مدیریت منابع انسانی Oracle Applications یکی از کامل ترین سیستم های کاربردی برای سازماندهی کار بخش پرسنل یک شرکت مدرن است.

    استفاده از آن به شما امکان می دهد وظایف زیر را حل کنید:

    برنامه ریزی تغییرات سازمانی از جمله مدل سازی سلسله مراتب ساختاری و شغلی سازمان.

    برنامه ریزی واحدهای ساختاری، شرح دسته، موقعیت ها، موقعیت ها، نگهداری دایرکتوری ها و غیره؛

    حسابداری شخصی کارمندان و نامزدها با سابقه کاملی از ویژگی های حرفه ای آنها (برای استفاده بهینه از منابع نیروی کار)، داده های مربوط به حقوق و دستمزد، داده های مربوط به استفاده از ساعات کاری، سابقه کار کارکنان، نیاز به توسعه حرفه ای و نتایج آموزش کارکنان.

    · تجزیه و تحلیل و گزارش در مورد فرم های دولتی استاندارد، در مورد گزارش های غیر استاندارد با استفاده از ابزارهای توسعه Oracle، تجزیه و تحلیل داده های عملیاتی و پشتیبانی تصمیم.

    سیستم Orakl-Personnelتمام مزایای سیستم های قبلی ذاتی هستند. با این حال، یک سری مزایای اضافی نیز دارد. این سیستم امکان کار با سیستم پایگاه داده (کارکنان تمام وقت، کارکنان اخراج شده، بایگانی، ذخیره پرسنل، کارکنان موقت و غیره) را فراهم می کند که به طور قابل توجهی زمان پردازش درخواست ها را کاهش می دهد. دومین مزیت بدون شک محتوای کارت ثبت نام است که شامل 102 عنوان است (طبق تصمیم کمیته آمار کشور، کارت باید حداقل دارای 55 عنوان باشد).

    امکان تغییر دلخواه جدول کارکنان با محاسبه خودکار مشاغل خالی و همچنین یک ماژول توسعه یافته برای پردازش درخواست های موقت وجود دارد. این سیستم رویه هایی را برای نگهداری یک برگه زمانی (شخصی و برای یک بخش) با کنترل خودکار تعطیلات، سفرهای کاری، کمک های مادی و غیره ارائه می دهد. فقط برخی از سیستم ها دارای تمام بخش های اجباری سوابق پرسنل هستند، اما فقط در سیستم Oracle-Personnel. آنها به طور کامل در دسترس هستند. بنابراین، با در نظر گرفتن هزینه قابل قبول آن (تا 500 دلار)، می توان ادعا کرد که در حال حاضر این سیستم پیشرو در بین سیستم های خودکارسازی فعالیت های شرکت ها از جمله کلیه عملکردهای خودکارسازی گردش کار پرسنل است.

    سیستم اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BAPS)- این دسته ای از محصولات نرم افزاری است که شرح و اجرای فرآیندهای تجاری دلخواه (کلاً یا جزئی) را خودکار می کند، در حالی که اسناد، اطلاعات، وظایف برای انجام اقدامات لازم از یک شرکت کننده فرآیند به دیگری مطابق با قوانین مشخص شده منتقل می شود. . مفهوم اصلی SADP جریان کار ( گردش کار ) است.

    جریان کارسیستمی برای اطمینان از اجرای گردش کار، در چارچوب مدیریت فرآیند است. اتوماسیون فرآیندهای تجاری تنها از طریق معرفی یک سیستم حسابداری امکان پذیر نیست، زیرا چنین سیستم هایی مسئله تعامل بین شرکت کنندگان در فرآیندهای حسابداری را حل نمی کنند. مشکلات مشابهی نیز برای حل سیستم های کلاس BPMS طراحی شده است. "PiterSoft: Process Management" در پلتفرم 1C- نمونه ای از یک محصول نرم افزاری کلاس BPMS که به منظور حل مسائل مربوط به تعامل بین شرکت کنندگان در فرآیندهای تجاری پیاده سازی شده است.

    همچنین سیستم SADP زیرمجموعه ای از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) است.

    معرفی

    افزایش عظیم حجم اطلاعات و تغییرات بزرگ در تقاضای اطلاعات شروع به تحمیل الزامات جدیدی بر سازماندهی خدمات اطلاعات و اسناد در سازمان کرد.

    الزامات خدمات مربوط به پشتیبانی اطلاعات و اسناد شروع به تغییر کرد. در خارج از کشور، آنها شروع به نامگذاری خدمات مدیریت (یا مدیریت) اطلاعات و منابع اسنادی، در کشور ما - خدمات پشتیبانی مدیریت اسناد (DOE) کردند.

    جهت اصلی بهبود مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، انطباق آن با شرایط مدرن، استفاده از آخرین تجهیزات رایانه ای و مخابراتی، شکل گیری بر اساس آن فناوری های اطلاعاتی و مدیریت بسیار کارآمد در کار با اسناد بود.

    کمک آموزشی پیشنهادی مطابق با برنامه کاری رشته "فناوری اطلاعات در مدیریت اسناد و بایگانی" گرایش آموزشی "علوم اسناد و علوم بایگانی 034700" (ترم 6، کارشناسی) تدوین شده است. اهداف تسلط بر این رشته عبارتند از: توانایی ایجاد یک چارچوب قانونی محلی برای پشتیبانی اسناد برای مدیریت و بایگانی، و همچنین توانایی مستندسازی اطلاعات مدیریت، منطقی کردن جریان اسناد، فناوری های پردازش اسناد به منظور حفظ و انتقال آنها به ذخیره سازی.


    مبحث 1. اصطلاحات و مفاهیم اساسی

    اصطلاحات و مفاهیم بنیادی: مکانیزاسیون و اتوماسیون، اطلاعات، فناوری اطلاعات، فناوری رایانه، رایانه و اطلاعات، سیستم های اطلاعات خودکار

    فعالیت مدیریت هر سازمان مبتنی بر پردازش اسناد رسمی ورودی بدون توجه به روش های دریافت آنها و انواع رسانه ها و همچنین تولید اطلاعات اسنادی و اسناد رسمی است که هم برای استفاده داخلی در خود سازمان و هم برای استفاده داخلی در نظر گرفته شده است. استعمال خارجی.

    اسناد ورودی با کمک فن آوری های خاص به اطلاعات لازم برای دستیابی به یک نتیجه خاص تبدیل می شوند. مفهوم "تکنولوژی" در تولید صنعتی به کار می رود و به عنوان سیستمی از روش های مرتبط فرآوری مواد و روش های تولید محصولات در فرآیند تولید تعریف می شود. در زمینه پشتیبانی اسنادی مدیریت، با در نظر گرفتن ویژگی‌های فرآیندهای اطلاعاتی که مبتنی بر آن است، فناوری پشتیبانی اسنادی مدیریت به عنوان سیستمی از روش‌ها و روش‌های جمع‌آوری، انتقال، پردازش، انباشت، ذخیره‌سازی تعریف می‌شود. اسناد و اطلاعات اسنادی مبتنی بر بکارگیری تکنیک ها و قوانین روش شناختی یکسان.

    فن آوری های پشتیبانی اسنادی مدیریت مطابق با تفاوت در فرآیندهای اطلاعاتی به دو دسته تقسیم می شوند:

    فن آوری برای پردازش اسناد ورودی و خروجی؛

    فن آوری برای انتقال (آوردن) اطلاعات مستند به کاربر نهایی؛

    فن آوری برای معرفی اسناد به پایگاه اطلاعاتی سازمان بر اساس ساختار داخلی آن؛

    فن آوری برای پردازش اطلاعات اسنادی و انباشت اسناد؛

    · فن آوری های ذخیره سازی و استفاده از گروه های محلی جداگانه اسناد.

    بنابراین، پشتیبانی اسناد مدیریت (DOE) مسائل مربوط به مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت و سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی آنها را پوشش می دهد.

    فناوری اطلاعاتمجموعه‌ای از روش‌ها، فرآیندهای تولید و ابزارهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری است که در یک زنجیره فن‌آوری ترکیب شده‌اند که جمع‌آوری، پردازش، ذخیره، توزیع و نمایش اطلاعات را به منظور کاهش پیچیدگی فرآیندهای استفاده از یک منبع اطلاعاتی و نیز فراهم می‌کند. قابلیت اطمینان و کارایی آنها را افزایش دهد.

    در فناوری اطلاعات و ارتباطات، درک مجموعه ای از اشیاء، اقدامات و قوانین مربوط به تهیه، پردازش و تحویل اطلاعات در ارتباطات شخصی، انبوه و صنعتی و همچنین کلیه فناوری ها و صنایعی که به طور یکپارچه این فرآیندها را ارائه می دهند، پیشنهاد می شود.

    فناوری اطلاعات به دلیل کامپیوتری شدن شرکت ها به طور فعال مورد استفاده قرار گرفته است. رایانه سازی به عنوان فرآیند معرفی فناوری رایانه ای که اتوماسیون فرآیندها و فناوری های اطلاعاتی را تضمین می کند، درک می شود.

    کامپیوتری شدن به ما امکان می دهد در مورد دو مجموعه اقدامات صحبت کنیم: مکانیزاسیون و اتوماسیون فرآیندهای مرتبط با آموزش پیش دبستانی.

    مکانیزاسیونفرآیندهای کار اداری استفاده از ابزار فنی برای انجام عملیات مستندسازی و سازماندهی کار با اسناد است. هدف از مکانیزاسیون اداری انتقال انجام عملیات غیرخلاق (کمکی) به وسایل فنی است.

    زیر فناوری اطلاعات خودکارمدیریت (AIT) به عنوان سیستمی از روش‌ها و روش‌هایی برای جمع‌آوری، انباشت، ذخیره، جستجو، پردازش و حفاظت از اطلاعات مدیریتی بر اساس استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته، فناوری رایانه و ارتباطات و همچنین روش‌هایی که این اطلاعات در آنها انجام می‌شود، درک می‌شود. به کاربران ارائه می شود.

    با توجه به میزان پوشش وظایف مدیریت، فناوری های اطلاعات خودکار به گروه های زیر تقسیم می شوند: پردازش الکترونیکی داده ها؛ اتوماسیون عملکردهای کنترل؛ پشتیبانی تصمیم گیری؛ دفتر الکترونیکی؛ پشتیبانی تخصصی

    با توجه به کلاس عملیات فناورانه پیاده سازی شده، AIT را می توان به موارد زیر تقسیم کرد: سیستم های دارای ویرایشگر متن. سیستم های صفحه گسترده؛ سیستم های مدیریت پایگاه داده؛ سیستم هایی با اشیاء گرافیکی؛ سیستم های چند رسانه ای؛ سیستم های فرامتن

    بر اساس نوع رابط کاربری، فناوری‌های اطلاعات خودکار به دو دسته تقسیم می‌شوند:

    دسته ای (پردازش متمرکز)؛

    گفتگو؛

    شبکه (چند کاربر).

    با توجه به روش ساخت یک شبکه، AIT را می توان به موارد زیر تقسیم کرد:

    محلی؛

    چند سطحی؛

    توزیع شده است.

    مبحث 2 مراحل اصلی در تاریخچه اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی و بایگانی

    2.1. اتوماسیون کار با اسناد به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از اتوماسیون فرآیندهای مدیریتی.

    2 .2. مرحله اول (دهه 1960 - 1970) - مفهوم سیستم های کنترل خودکار (ACS). ایجاد و پیاده سازی سیستم های پردازش اسناد در ACS. مراکز محاسباتی برای استفاده جمعی اولین سیستم های بازیابی اطلاعات (IPS). اتوماسیون جزئی برخی از عملکردهای دفتری و بایگانی.

    2.3. مرحله دوم (دهه 1980 - اوایل دهه 1990) توسعه راه حل های تکنولوژیکی مبتنی بر رایانه شخصی است. ایجاد و توسعه مفهوم ایستگاه های کاری خودکار (AWP). ظهور امکان اتوماسیون پیچیده موسسات آموزشی پیش دبستانی و بایگانی. توسعه نرم افزارهای تخصصی.

    2.4. مرحله سوم (دهه 1990 تا کنون) معرفی و استفاده گسترده از فناوری های اطلاعاتی جدید است که ترکیبی از فناوری رایانه، ارتباطات و تجهیزات اداری است. اتوماسیون جامع کلیه مراحل گردش کار و ذخیره آرشیوی اسناد.

    نیاز به اتوماسیون اداری به دلیل پیشرفت سریع فناوری تولید رایانه، نرم افزار و معرفی گسترده فناوری اطلاعات است. اتوماسیون به طور سنتی به عنوان جابجایی کار معمول مکانیکی، "آزادی" کارگران درک می شود. با این حال، کاهش هزینه هدف اصلی اتوماسیون نیست. هدف اصلی اتوماسیون، کسب کیفیت های جدید مدیریت، به دست آوردن مدیریت موثر است. این مفهوم از اتوماسیون شامل سازماندهی مجدد مدیریت و طراحی مجدد سیستم اطلاعاتی است.

    اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی و بایگانی در دهه 1960 قرن بیستم آغاز شد. قبل از اتوماسیون مرحله ای از مکانیزاسیون وجود داشت که در پایان قرن نوزدهم و در دوره پایانی قرن نوزدهم آغاز شد. تا دهه 1950 مکانیزاسیون عمدتاً مربوط به بایگانی های ادارات بود. استفاده از «مکانیزاسیون در مقیاس کوچک» اپیزودیک بود و به استفاده از حامل های اطلاعات ماتریسی (کارت های پانچ دستی، نوارهای پانچ، کدها) و دستگاه های شمارش و پانچ برای حل مشکلات خاص در زمینه ثبت نام جمعیت (سرشماری نفوس) محدود می شد. ، برنامه ریزی، گزارش در تولید و غیره

    مرحله اول زمان انباشت تجربه تجربی در زمینه ایجاد سیستم های بازیابی خودکار اطلاعات محلی و بین آرشیوی - AIPS بود. رشد دامنه کاربرد سیستم های خودکار در بایگانی عمدتاً با تکامل حامل های اطلاعات (میکروفیلم ها، نوارهای مغناطیسی، کارت ها، دیسک ها، فرم ها و غیره) و پشتیبانی فنی (دستگاه های پانچ الکترونیکی، رایانه های ES، رایانه های شخصی، رایانه های شخصی) و همچنین با ظهور بسته های کاربردی ویژه برای AIPS. فرآیند ایجاد سیستم‌های کنترل خودکار (ACS) در تمام بخش‌های اقتصاد نیز تأثیر بسزایی در اتوماسیون بایگانی در این دوره داشت.

    سیستم کنترل خودکار (ACS) - مجموعه ای از سخت افزار و نرم افزار طراحی شده برای کنترل فرآیندهای مختلف در فرآیند فن آوری، تولید، شرکت. خالق اولین سیستم های کنترل خودکار در اتحاد جماهیر شوروی، نیکولای ایوانوویچ ودوتا، دکترای اقتصاد، استاد، عضو مسئول آکادمی ملی علوم بلاروس، بنیانگذار مدرسه علمی برنامه ریزی استراتژیک است.

    مهمترین وظیفه سیستم کنترل خودکار افزایش کارایی مدیریت تاسیسات بر اساس رشد بهره وری نیروی کار و بهبود روش های برنامه ریزی فرآیند مدیریت است.

    دوره نیمه دوم دهه 1980 - 1990. - مرتبط با آغاز کامپیوتری خود به خود، ابتدا در مسکو، و سپس در بایگانی های دولتی محلی. رهبران این فرآیند NRC TD اتحاد جماهیر شوروی (RNITs KD)، VNIIDAD، TsKHIDK، TsGAOR (GARF) و آرشیوهای دیگر بودند. در دهه 90. در فدراسیون روسیه، بیش از 20 سیستم اسناد اداری و اسناد خودکار خاص صنعت، توسط قوانین قانونی و نظارتی که مجموعه عظیمی از اسناد قابل خواندن با ماشین (الکترونیکی) ایجاد می کند، به بهره برداری رسید. ایجاد آرایه‌های اسناد الکترونیکی نیز با دیجیتالی کردن منابع روی کاغذ در آرشیوهای دولتی (به منظور ایجاد صندوق بیمه و صندوق برای استفاده)، و همچنین ایجاد پایگاه‌های اطلاعاتی متن کامل صورت می‌گیرد. علاوه بر این، فناوری های جدید اطلاعات در زمینه حفظ و احیای اسناد، ایجاد صندوق بیمه و صندوق برای استفاده، امکان افزایش عمر منابع ارزشمند تاریخی را فراهم می کند.

    در مرحله حاضر، وضعیت فناوری اطلاعات در موسسات آموزشی پیش دبستانی را می توان با موارد زیر مشخص کرد:

    وجود حجم زیادی از پایگاه های اطلاعاتی حاوی اطلاعات مربوط به فعالیت های سازمان؛

    ایجاد فناوری هایی که دسترسی تعاملی کاربر به منابع اطلاعاتی را فراهم می کند.

    گسترش عملکرد سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری‌هایی که پردازش اطلاعات را فراهم می‌کنند، ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی چند منظوره مشکل‌محور محلی برای اهداف مختلف.

    گنجاندن در سیستم های اطلاعاتی عناصر فکری رابط کاربری، سیستم های خبره و سایر ابزارهای تکنولوژیکی.

    اتوماسیون جامع کلیه مراحل گردش کار و ذخیره آرشیوی اسناد شامل: اتوماسیون کار با اسناد، ایستگاه های کاری، سیستم های اداری الکترونیکی می باشد.

    برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیک (2002-2010)" بیان می کند که توسعه و استفاده گسترده از فناوری اطلاعات و ارتباطات برای بهبود کارایی اقتصاد، ایالت و خودگردانی محلی اهمیت تعیین کننده ای دارد. یکی از زمینه‌های استفاده از فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات در فعالیت‌های مراجع، سازمان‌ها و بنگاه‌های عمومی، «توسعه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، استانداردهای کار اداری و جریان اسناد» است. ارتباط بهبود کار اداری سنتی با نیاز به اثربخشی فعالیت های مدیریتی، تسریع حرکت اسناد در سازمان و کاهش پیچیدگی پردازش اسناد تعیین می شود. سیستم خودکار ایجاد شده (که از این پس به عنوان AS نامیده می شود) کار اداری باید اثربخشی مدیریت را از طریق تشکیل یک فضای اطلاعات مستند واحد افزایش دهد و به کاربران ابزاری برای همکاری مؤثر با اسناد در هر مکان و در هر زمان بدهد. اتوماسیون اداری مدرن و سیستم‌های گردش کار (SADD) امکان حل طیف وسیعی از وظایف اداری را فراهم می‌کند:

    سازماندهی حسابداری و پردازش کامل و راحت کلیه مکاتبات ورودی، خروجی و داخلی.

    ذخیره کلیه اسناد مربوط به فعالیت های سازمان به روشی راحت تر و منطقی تر، به شما این امکان را می دهد که به سرعت هر سند لازم را با حقوق دسترسی مناسب پیدا کنید.

    پیگیری وضعیت هر سند، مسیر حرکت آن و همچنین ارتباط با سایر اسناد.

    اطمینان از اینکه الزامات پردازش اسناد به موقع برآورده می شود.

    سیستم های اتوماسیون اداری مدرن به شما امکان می دهد یک سیستم کامل برای مدیریت فرآیندهای پردازش اسناد و نظارت بر اجرای آنها بسازید. SADD کلیه فرآیندهای ایجاد، پردازش، تکثیر، انتقال و ذخیره اسناد را پوشش می دهد و همچنین رویه های اصلی کار اداری مدرن را خودکار می کند. چرخه عمر یک سند، از ایجاد تا حذف یا از بین رفتن آن، به صورت مراحل متوالی ارائه می شود که هر یک از آنها در یک دوره زمانی مشخص می گذرد. سیستم های اتوماسیون اداری به شما این امکان را می دهند که انتقال یک سند را به صورت خودکار از یک مرحله به مرحله دیگر ضبط کنید.
    در حال حاضر، وجود یک سیستم عامل موفقیت آمیز اتوماسیون کار اداری و جریان اسناد حکایت از رفاه موسسه و مدیریت آن دارد. این به معنای کنترل کامل افراد زیردست رهبری دستگاه، شایستگی، همبستگی، نظم و انضباط و علاقه آنها به اجرای موفق ترین کار محول شده است. سیستم خودکار امکان تبادل سریع و کارآمد اطلاعات را بین تمام بخش‌های فرآیند تولید، کاهش زمان مورد نیاز برای آماده‌سازی وظایف خاص و رفع خطاهای احتمالی در تهیه اسناد گزارش‌دهی را ممکن می‌سازد. معرفی یک سیستم خودکار باعث راحتی در کار، سازماندهی منطقی تولید و کاهش استرس روانی می شود. همچنین بارهای فیزیولوژیکی کاهش خواهد یافت، زیرا. با معرفی نرم افزار مناسب، زمان صرف شده برای همان کار به میزان قابل توجهی کاهش می یابد. این به طور مثبت بر عملکرد کارگر تأثیر می گذارد، زیرا. منجر به کاهش حجم اطلاعات پردازش شده خواهد شد و کارکنان زمان بیشتری برای تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری مدیریت خواهند داشت.

    مراحل معرفی فناوری های خودکار برای پردازش، ایجاد، استفاده و ذخیره اسناد. تکامل این فناوری ها و تأثیر آنها بر فرآیندهای مستندسازی. بررسی ویژگی ها و الگوهای کار با اسناد ثبت شده در رسانه های جدید (اسناد قابل خواندن ماشین، اسناد الکترونیکی).

    ایجاد یک سیستم سراسری برای جمع آوری و پردازش اطلاعات برای حسابداری، برنامه ریزی و مدیریت اقتصاد ملی (OGAS)، سیستم های کنترل بخشی خودکار (ACS). سیستم استاندارد پشتیبانی اسناد برای مدیریت (TSDO). ایجاد سیستم های بازیابی خودکار اطلاعات برای اسناد حسابداری و آماری، سیستم های خودکار نظارت بر اجرای اسناد (ASKID).

    مبحث 2 استانداردهای بین المللی و ملی

    قوانین حقوقی بین المللی منشور اوکیناوا از جامعه جهانی اطلاعات در سال 2000. اعلامیه اجلاس جهانی در مورد جامعه اطلاعاتی در سال 2003 (با اصلاح). قوانین حقوقی بین المللی

    قوانین و مقررات فدراسیون روسیه. قانون فدراسیون روسیه 6 آوریل 2011 شماره 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی". قانون فدراسیون روسیه 27 ژوئیه 2006 شماره 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات". کدهای فدراسیون روسیه

    احکام و دستورات دولت فدراسیون روسیه، برنامه های فدرال و منطقه ای، مفاهیم. فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 6 سپتامبر 2012 شماره 890 "در مورد اقداماتی برای بهبود مدیریت اسناد الکترونیکی در مقامات دولتی". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 22 سپتامبر 2009 شماره 754 "در مورد تصویب مقررات مربوط به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 07 سپتامبر 2011 شماره 751 "در مورد اصلاح قوانین مربوط به امور اداری در دستگاه های اجرایی فدرال". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 15 ژوئن 2009 شماره 477 "در مورد تصویب قوانین کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال". فرمان دولت فدراسیون روسیه در 25 دسامبر 2007 شماره 931 "در مورد برخی اقدامات برای اطمینان از تعامل اطلاعاتی بین ارگان های دولتی و دولت های محلی در ارائه خدمات عمومی به شهروندان و سازمان ها." فرمان دولت فدراسیون روسیه در 28 ژانویه 2002 شماره 65 "در مورد برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیکی (2002-2010)" (به عنوان اصلاح و تکمیل، 15 اوت 2006). فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 20 اکتبر 2010 شماره 1815 "در مورد برنامه دولتی فدراسیون روسیه "جامعه اطلاعات (2011-2020)". فرمان دولت فدراسیون روسیه در 17 دسامبر 2010 شماره 2299-r "در مورد طرح انتقال دستگاه های اجرایی فدرال و موسسات بودجه فدرال به استفاده از نرم افزار رایگان." فرمان دولت فدراسیون روسیه در 12 فوریه

    2011 شماره 176-r "در مورد تصویب برنامه اقدام برای انتقال دستگاه های اجرایی فدرال به مدیریت اسناد بدون کاغذ هنگام سازماندهی فعالیت های داخلی." فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 6 مه 2008 شماره 632-r "در مورد تصویب مفهوم تشکیل دولت الکترونیکی در فدراسیون روسیه تا سال 2010". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 17 ژوئیه 2006 شماره 1024-r "در مورد مفهوم اطلاع رسانی منطقه ای تا سال 2010". فرمان دولت فدراسیون روسیه در 27 سپتامبر 2004 شماره 1244-r "در مورد مفهوم استفاده از فناوری اطلاعات در فعالیت های ارگان های دولت فدرال تا سال 2010".

    استراتژی توسعه جامعه اطلاعاتی در فدراسیون روسیه (تصویب شده توسط رئیس جمهور فدراسیون روسیه وی. پوتین در 7 فوریه 2008، شماره Pr - 212).

    شورای امنیت اطلاعات زیر نظر رئیس جمهور فدراسیون روسیه.

    اسناد و استانداردهای هنجاری- روشی. GOST 34.03-90. "فناوری اطلاعات. مجموعه ای از استانداردها برای سیستم های خودکار: سیستم های خودکار: شرایط و تعاریف، GOST 34.601-90. "فناوری اطلاعات. مجموعه ای از استانداردها برای سیستم های خودکار: سیستم های خودکار: مراحل ایجاد. استانداردهای ملی توسعه یافته بر اساس استانداردهای بین المللی ISO (GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. مدیریت اسناد. الزامات عمومی"؛ GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. فرآیندهای مدیریت اسناد. فراداده برای اسناد. قسمت 1 . اصول")، GOST R ISO/IEC 26300-2010 "فناوری اطلاعات. فرمت سند باز برای برنامه های اداری (OpenDocument) v. 1.0" و دیگران.

    استانداردهای بین المللی ISO و IEC (ISO 26300، ISO 29500، ISO 19005، ISO 16175، ISO 13008، ISO 13028، سری ISO 30300، IEC 82045، و غیره)؛ MoReq 2، MoReq 10 و غیره

    فعالیت مدیریت در هر سازمانی نیز مبتنی بر پردازش اطلاعات و تولید اطلاعات جدید است که به ما امکان می دهد از وجود فناوری برای تبدیل داده های اولیه به اطلاعات موثر صحبت کنیم. تجهیز محیط های کاری فردی به رایانه نتایج مطلوب را به همراه نداشت، اگرچه روند ایجاد و ویرایش اسناد پیش نویس را تسریع کرد، تعداد خطاها را کاهش داد و ظاهر کلی چاپ های رایانه ای را در مقایسه با تایپ کردن بهبود بخشید.

    در این مرحله از کامپیوتری شدن موسسات آموزشی پیش دبستانی، مهمترین آنها هستند نرم افزار ایستگاه کاری.

    نرم افزار هر کامپیوتر به سیستم و برنامه تقسیم می شود.

    سیستم نرم افزارطراحی شده برای اطمینان از عملکرد سیستم های کامپیوتری. آنها عبارتند از:

    • برنامه های تست، تشخیص و آنتی ویروس؛
    • سیستم عامل
    • پوسته های فایل فرمان

    اینها ابزارهای نرم افزاری همه منظوره هستند، لازم به ذکر است که تمایل به گسترش قابلیت های نسل های بعدی سیستم عامل ها از جمله از طریق ادغام همه ابزارهای نرم افزاری فوق در آنها وجود دارد.

    در میان نرم افزار کاربردیلازم برای کامپیوتری کردن اسناد و مدارک برای فعالیت های مدیریتی، می توانیم تشخیص دهیم:

    انواع پرکاربرد:
    • سیستم های تهیه اسناد متنی؛
    • سیستم های اطلاعات شخصی؛
    • سیستم های مدیریت پایگاه داده؛
    • برنامه های تشخیص متن؛
    • خروج از برنامه به محیط خارجی؛
    • سیستم های پردازش اطلاعات مالی و اقتصادی؛

    تخصصی کمتر رایج، نیاز به آموزش کاربر ویژه:
    • سیستم های آماده سازی ارائه؛
    • سیستم های مدیریت پروژه؛
    • سیستم های خبره و سیستم های پشتیبانی تصمیم.
    • سیستم های طراحی هوشمند و بهبود سیستم های کنترل

    سیستم های تهیه اسناد متنیطراحی شده برای سازماندهی فناوری تولید اسناد مدیریتی و مواد اطلاعاتی مختلف از ماهیت متنی. با توجه به توانایی های آنها، آنها به ویرایشگرهای متن تقسیم می شوند. واژه پرداز؛ سیستم های نشر رومیزی

    ویرایشگر متن (ویرایشگر متن) ورودی، اصلاح و ذخیره هر متن نمادین را فراهم می کند، اما عمدتاً برای تهیه متون برنامه هایی که نیازی به قالب بندی ندارند، در نظر گرفته شده است. تبدیل خودکار چیدمان عناصر متن، تغییرات فونت و غیره.

    استفاده از ویرایشگر متن برای تهیه و چاپ یک سند در سطح کیفی با استفاده از یک ماشین تحریر برقی مطابقت دارد، تنها به دلیل سهولت تکرار، چاپ از یک خالی ذخیره شده در حافظه الکترونیکی و امکان تصحیح هر دو اشتباه تایپی موثرتر است. و بخشی از متن را با درج یا حذف قطعات جدید پردازش می کند.

    از میان بسیاری از برنامه‌های ویرایشگر موجود، می‌توان Norton Editor، Side Kick، Brief، ویرایشگر چند پنجره‌ای چند منظوره، ویرایشگرهای سیستم Turbo را مشخص کرد.

    یکی از مهمترین ویژگی های پردازشگرهای کلمه، مطابقت کامل یک سند کاغذی با تصویر یک کپی روی صفحه است. نقش مهمی در انتخاب یک واژه پرداز با مقدار حافظه اشغال شده، ادغام با سایر محصولات نرم افزاری ایفا می کند. هر کاربر سبک خاص خود را برای کار بر روی یک سند دارد (که برای یک گروه از کاربران راحت است، برای گروهی دیگر مانع است). بنابراین، جذاب‌ترین برنامه‌ها برای توسعه‌دهنده اسناد، برنامه‌هایی هستند که در آنها می‌توان رابط کاربری را مطابق با سلیقه و نیازهای شما سفارشی کرد.

    واژه پردازها دارای ویژگی های خاصی هستند که برای سهولت در ورود متن و ارائه آن به صورت چاپی طراحی شده اند. پیکربندی اولیه واژه‌پرداز و چاپگری که قرار است متن روی آن چاپ شود، اجازه می‌دهد:

    • نمایش متنی که نمای مشخصی از صفحه را روی صفحه نمایش می دهد و ایده ای از مکان واقعی متن روی کاغذ پس از چاپ ارائه می دهد.
    • پارامترهای از پیش تعیین شده مانند تورفتگی پاراگراف، عنوان، نوع قلم و اندازه عناصر متنی مختلف، فاصله خطوط، تعداد ستون های متن، مکان و شماره گذاری پاورقی ها و غیره؛
    • هنگام انتخاب مترادف، به طور خودکار املا را بررسی کنید و نکاتی را دریافت کنید.
    • نمایش و ویرایش جداول و فرمول ها؛
    • ترکیب اسناد در فرآیند آماده سازی متن برای چاپ؛
    • به طور خودکار فهرست مطالب و مرجع الفبایی ایجاد می کند.

    اما تقریباً تمام واژه‌پردازها (و نسخه‌های آن‌ها) یک ساختار داده منحصربه‌فرد برای نمایش متن دارند که با نیاز به گنجاندن اطلاعات اضافی در متن توضیح داده می‌شود که ساختار سند را توصیف می‌کند. بنابراین، متن تهیه شده با یک واژه پرداز اغلب قابل خواندن نیست و بنابراین توسط دیگران ویرایش و تایپ می شود. چاپ بر روی هر نوع چاپگر از جمله ماتریس نقطه ای قابل انجام است.

    برای اطمینان از سازگاری اسناد متنی هنگام انتقال آنها از یک محیط پردازشگر کلمه به محیط دیگر، لازم است نرم افزار ویژه - مبدل هایی نصب شود که یک فایل خروجی را در قالب پردازشگر کلمه-گیرنده سند ارائه می دهد.

    واژه پردازهایی که به شما امکان تهیه و چاپ اسناد پیچیده و بزرگ از جمله کتاب را می دهند، عبارتند از: Microsoft Word، WordPerfect، WordStar 2000، Lexicon و غیره. اما برای اکثر دفاتر، سیستم های Word و WordPerfect مورد نیاز نیستند: آنها پیچیده هستند، حاوی بسیاری از فرصت های بی ادعا

    گروه دوم واژه پردازها به طور قابل توجهی ویژگی های کمتری دارند، اما استفاده از آنها آسان تر، سریع تر و به حافظه کمتری نیاز دارند، استفاده از آنها راحت تر است. اینها عبارتند از: Beyond Word Writer، Professional Write، Symantec Jus، Write، DacEasy Word. اما مایکروسافت ورد، نسخه های 6.0، 97، 2000، 2002 به استاندارد واقعی دفاتر روسی تبدیل شده است.

    انتشارات رومیزی متن ها را بر اساس قواعد پلی گرافی و با کیفیت تایپی تهیه می کنند. انتشارات رومیزی در واقع ابزاری برای طراحی صفحه‌آرایی هستند و نه برای ایجاد اسناد، بلکه برای اجرای انواع افکت‌های چاپی در نظر گرفته شده‌اند. آنها به شما این امکان را می دهند که متن را به راحتی دستکاری کنید، فرمت صفحه، اندازه تورفتگی را تغییر دهید و ترکیب فونت های مختلف را ممکن کنید. متون تهیه شده توسط ناشران رومیزی فقط بر روی چاپگرهای لیزری چاپ می شوند.

    سیستم های سطح حرفه ای عبارتند از QuarkXPress برای ویندوز، FrameMaker برای ویندوز، PageMaker برای ویندوز. تسلط بر "چاپ رومیزی" که استفاده از آن دشوار است برای کسانی که فقط گاهی نیاز به تهیه زیبا کارت پستال، نامه یا اطلاعیه دارند، به سختی مناسب است.

    سیستم‌های Microsoft Publisher، Pageplusfor Windows برای محصولات چاپ صنعتی در نظر گرفته نشده‌اند. آنها گاهی اوقات برای تکرار اسناد رنگارنگ در یک شرکت کوچک استفاده می شوند. هدف آنها کاربر است که تنها بخشی از زمان کاری خود را به انتشار اختصاص می دهد.

    طبقه‌بندی پیشنهادی سیستم‌های آماده‌سازی متن تا حد زیادی مشروط است، زیرا نسخه‌های جدید بهبود یافته ظاهر می‌شوند، که مرزهای بین کلاس‌ها را محو می‌کند.

    سیستم های اطلاعات شخصیبرای خدمات اطلاعاتی محل کار یک کارمند مدیریتی در نظر گرفته شده است و در اصل وظایف یک منشی یا یک سازمان دهنده الکترونیکی را انجام می دهد:

    • برنامه ریزی زمان شخصی در سطوح مختلف زمانی با امکان یادآوری به موقع شروع رویدادهای برنامه ریزی شده.
    • نگهداری از کابینت های پرونده شخصی یا دیگر با امکان انتخاب خودکار اطلاعات لازم.
    • اتصال از طریق خطوط تلفن همراه با ثبت مکالمات تلفنی و انجام عملکردهای خاص دستگاه های تلفن چند منظوره.
    • نگهداری از دفترچه های اطلاعات شخصی برای ذخیره انواع اطلاعات شخصی.

    سیستم های مدیریت پایگاه دادهطراحی شده برای ایجاد، ذخیره و دستکاری آرایه های داده بزرگ. سیستم های مختلف این کلاس در روش های سازماندهی ذخیره سازی داده ها و پردازش درخواست های جستجو و همچنین ماهیت اطلاعات ذخیره شده در پایگاه داده متفاوت هستند. این سیستم ها هم بر روی کامپیوتر شخصی و هم هنگام کار در یک شبکه کامپیوتری کار می کنند.

    سیستم های پردازش اطلاعات مالی و اقتصادیطراحی شده برای پردازش داده های عددی توصیف کننده پدیده ها و اشیاء مختلف تولیدی، اقتصادی و مالی و گردآوری اسناد مدیریتی و اطلاعات و مواد تحلیلی مربوطه. این شامل:

    • پردازنده های صفحه گسترده جهانی؛
    • برنامه های تخصصی حسابداری؛
    • برنامه های تخصصی تحلیل و برنامه ریزی مالی و اقتصادی.

    پردازنده صفحه گسترده جزء اجباری هر مجموعه اداری یا سیستم یکپارچه است:

    • Corel Office Professional توسط Corel;
    • Word Perfect Suite برای ویندوز توسط Corel.
    • مایکروسافت برای ویندوز کار می کند.
    • MS Office برای MAC توسط مایکروسافت؛
    • Microsoft Office Professional برای ویندوز؛
    • SmartSuite for Win by Lotus.

    با ظهور سیستم عامل ویندوز، نسخه هایی از پردازنده های صفحه گسترده برای کار در این محیط توسعه یافت: Excel، Lotus، Corel Quattro.

    سیستم های آماده سازی ارائهطراحی شده برای تهیه مطالب گرافیکی و متنی مورد استفاده برای اهداف نمایشی در ارائه ها، مذاکرات تجاری، کنفرانس ها. فناوری های مدرن برای تهیه ارائه ها با اتصال به گرافیک های سنتی و متن اطلاعات ویدیویی و صوتی مشخص می شود که به ما امکان می دهد در مورد اجرای فناوری هایپر رسانه صحبت کنیم.

    امروزه برنامه های فوق به ندرت جدا از یکدیگر در نظر گرفته می شوند. همه آنها بخشی از مجموعه های اداری یکپارچه هستند. این بسته علاوه بر سیستم تهیه اسناد متنی شامل صفحه گسترده، برنامه گرافیکی ارائه و سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS)، زمانبندی شخصی و ... می باشد.

    به عنوان مثال، واژه پرداز WordPerfect در حال حاضر به عنوان یک محصول مستقل فروخته نمی شود، بلکه تنها به عنوان بخشی از مجموعه Corel Office Professional فروخته می شود. بازار نرم افزارهای کاربردی تحت سلطه سه شرکت مایکروسافت، کورل و لوتوس است. همه آنها طبق قوانین عمومی توسعه می یابند. اول از همه، این یکپارچگی کامل است: یک رابط کاربری مشترک و رویکردهای یکسان برای حل وظایف معمولی مانند مدیریت فایل ها، ویرایش، قالب بندی، چاپ، کار با ایمیل و جستجوی نکات سیستم کمکی، ادغام با شبکه جهانی کامپیوتر اینترنت .

    برنامه های سیستم های کاربردی مجهز به ابزارهایی برای کار گروهی هستند: آنها ابزارهایی برای ویرایش و ذخیره اسناد از انواع اولیه در قالب HTML برای اینترنت دارند.

    سیستم‌های اداری برای تهیه اسناد متنی ابزارهایی را برای علامت‌گذاری، ردیابی و ویرایش تصحیحات فراهم می‌کنند که روند در نظر گرفتن نظرات تیم نویسندگان را بسیار ساده می‌کند. یادداشت ها برای اظهار نظر در مورد یک سند بدون تغییر آن در دسترس هستند. برای ایجاد تغییرات مستقیم در متن، یک حالت ضبط تصحیح وجود دارد که به شما امکان می دهد مکان هایی را که متن یا گرافیک در سند اضافه شده، حذف یا منتقل شده است، ردیابی کنید. ابزارهای همکاری شامل ردیابی نسخه و پنجره های بازشو با نام نویسنده و تاریخ ایجاد تغییرات است.

    هنگامی که یک کامپیوتر به یک شبکه مشترک متصل می شود، ایمیل و لیست پستی این امکان را فراهم می کند که اطلاعات را به همه خبرنگاران برساند. تسهیلات رسید برگشت، که در اکثر سیستم‌های پستی مدرن تعبیه شده است، به شما امکان می‌دهد زمان دریافت اطلاعات واقعی را کنترل کنید و اقدام مناسب را دنبال کنید.

    امکان محدود کردن دایره افرادی که به سند دسترسی دارند و حقوق هر یک از آنها برای ایجاد تغییرات وجود دارد: سند می تواند فقط خواندنی باشد، می توان آن را ممنوع کرد که سند را تحت هر نام دیگری ذخیره کرد یا آن را تغییر داد. سبک ها، یا برعکس، می توان به کاربر حقوق دسترسی کامل داد.

    بنابراین، نسخه توسعه یافته Microsoft Office XP، علاوه بر پردازشگر کلمه Microsoft World، شامل موارد زیر است:

    • صفحه گسترده - اکسل؛
    • سیستم مدیریت پایگاه داده - Access;
    • برنامه ریز شخصی - چشم انداز.
    • ابزار ارائه - پاور پوینت.
    • سیستم پست الکترونیکی - Outlook Express.
    • ابزار ایجاد صفحه وب - صفحه اول.
    • ابزار پردازش عکس - ویرایشگر عکس.

    سیستم های مدیریت پروژهطراحی شده برای برنامه ریزی و مدیریت منابع از انواع مختلف (مادی، فنی، مالی، پرسنلی، اطلاعات) در اجرای تحقیقات پیچیده و کار طراحی و ساخت.

    سیستم های خبره و سیستم های پشتیبانی تصمیمطراحی شده برای پیاده‌سازی فناوری‌هایی برای پشتیبانی اطلاعاتی فرآیندهای تصمیم‌گیری مدیریتی بر اساس استفاده از مدل‌سازی اقتصادی و ریاضی و اصول هوش مصنوعی.

    سیستم های بهبود طراحی و کنترل هوشمندطراحی شده برای استفاده از فن آوری های به اصطلاح CASE (مهندسی سیستم کمک کامپیوتری)، با تمرکز بر توسعه خودکار راه حل های طراحی برای ایجاد و بهبود سیستم های مدیریت سازمانی.

    تمام بسته‌های اداری مدرن و سیستم‌های عامل برای کار در یک پیکربندی شبکه سازگار شده‌اند؛ فناوری اطلاعات جایگزین ایستگاه‌های کاری خودکار شده است.

    فناوری اطلاعات- این سیستمی از روش ها و روش های جمع آوری، انتقال، انباشت، پردازش، ذخیره، ارائه و استفاده از اطلاعات بر اساس استفاده از وسایل فنی است.

    هر فرآیند اطلاعاتی خاص را می توان با استفاده از یک فناوری جداگانه با استفاده از پایگاه فنی خود، یک سیستم مدیریت ابزار فنی - برای فناوری رایانه، ابزارهای نرم افزاری - و پشتیبانی سازمانی و روش شناختی - قوانین، دستورالعمل ها اجرا کرد.

    اما فعالیت مدیریت مبتنی بر اجرای تقریباً همه انواع فهرست شده فناوری اطلاعات مطابق با توالی و محتوای مراحل فردی فرآیند تصمیم گیری است. بنابراین، فناوری‌های اطلاعاتی مدرن برای فعالیت‌های مدیریتی مبتنی بر استفاده یکپارچه از انواع مختلف فرآیندهای اطلاعاتی بر اساس یک مجموعه فنی واحد است که اساس آن فناوری رایانه است. در این رابطه، کاملاً صحیح نیست که فناوری‌های اطلاعاتی مدرن یا جدید تنها به عنوان فناوری‌های رایانه‌ای شناخته شوند.

    در حال حاضر، ما در مورد یک واحد کنترل ساختاری انسان و ماشین صحبت می کنیم که در فرآیند کار در حال بهینه سازی است: قابلیت های رایانه ها به دلیل ساختاربندی وظایفی که توسط کاربر حل می شود و پر کردن پایگاه دانش آن در حال گسترش است. قابلیت های کاربر - با خودکارسازی آن دسته از وظایفی که قبلاً به دلایل اقتصادی یا فنی برای انتقال به رایانه نامناسب بودند.

    فناوری‌های اطلاعات اداری مدرن بر اساس رایانه‌های شخصی و شرکتی هستند.

    رایانه های شخصی سیستم های محاسباتی هستند که تمام منابع آنها کاملاً در جهت اطمینان از فعالیت یک محل کار یک کارگر مدیریتی است. این پرتعدادترین کلاس فناوری رایانه است که شامل رایانه های شخصی IBM PC و سازگار با آنها و همچنین رایانه های مکینتاش اپل می شود.

    رایانه های شرکتی سیستم های محاسباتی چند کاربره ای هستند که دارای یک واحد مرکزی با قدرت محاسباتی بالا با منابع اطلاعاتی قابل توجهی هستند که تعداد زیادی ایستگاه کاری با حداقل تجهیزات به آن متصل هستند: پایانه ویدیویی، صفحه کلید، دستگاه موقعیت یابی، دستگاه چاپ.

    زمینه مدرن استفاده از رایانه های شرکتی، پیاده سازی فناوری اطلاعات برای فعالیت های مدیریتی در سازمان های بزرگ مالی و صنعتی، سازماندهی سیستم های اطلاعاتی مختلف است که به تعداد زیادی از کاربران در یک عملکرد مشابه خدمات می دهد: سیستم های مبادله و بانکی، رزرو و فروش بلیط. ارائه خدمات حمل و نقل به مردم و غیره پ.

    در حال حاضر، تمایل به ترکیب رایانه‌ها و محل‌های کار در شبکه‌های رایانه‌ای با اندازه‌های مختلف غالب است، که امکان یکپارچه‌سازی منابع را برای اجرای کارآمدترین فناوری‌های اطلاعاتی فراهم می‌کند، زیرا رایانه‌های شخصی می‌توانند به عنوان محل کار متصل به واحد مرکزی یک رایانه شرکتی نیز استفاده شوند.

    تفاوت اساسی بین فناوری‌های اطلاعات رایانه‌ای با فناوری‌های موجود قبلی، نه تنها در خودکارسازی فرآیندهای تغییر شکل یا مکان اطلاعات، بلکه در تغییر محتوای آن است.

    دو استراتژی برای توسعه پیاده سازی فناوری های نوین اطلاعات در فعالیت های مدیریتی وجود دارد.

    اول اینکه فناوری اطلاعات در حال تطبیق با ساختار سازمانی به شکل فعلی است و روش های کار موجود در حال مدرنیزه شدن است:

    مشاغل منطقی می شوند ، کارکردها بین کارگران فنی و متخصصان به نفع دومی توزیع می شود.

    بهینه سازی عملکردهای جمع آوری و پردازش اطلاعات - جریان فیزیکی اسناد، با عملکرد تصمیم گیری - جریان اطلاعات وجود دارد.

    مسائل ارتباطی هنوز نقش ثانویه ای ایفا می کنند.

    دوم - ساختار سازمانی در حال مدرنیزه شدن است به گونه ای که فناوری اطلاعات بیشترین تأثیر را دارد:

    استراتژی اصلی به حداکثر رساندن توسعه ارتباطات و توسعه روابط سازمانی جدید است که قبلاً از نظر اقتصادی امکان پذیر نبود.

    مشاغل جدید معرفی می شوند ، موقعیت های قدیمی حذف می شوند ، توزیع مجدد وظایف پیش بینی شده بین تقریباً همه کارمندان شرکت انجام می شود.

    پشتیبانی نظارتی و روش شناختی جدید برای سازماندهی پشتیبانی اسناد در حال توسعه است، بازآموزی مستمر کارکنان در کار با فناوری های جدید در حال انجام است.

    بهره وری ساختار سازمانی افزایش می یابد، زیرا بایگانی داده های الکترونیکی مجددا توزیع می شوند، حجم اطلاعات اسنادی در حال گردش از طریق کانال ها کاهش می یابد تا تعادل هر سطح مدیریتی و حجم وظایف حل شود.

    بنابراین، استراتژی اول بر ساختار موجود و روابط موجود در سازمان تمرکز دارد، در حالی که میزان ریسک ناشی از اجرا به حداقل می رسد، هزینه ها حداقل است و ساختار سازمانی منطقی نمی شود. دوم - به ساختار آینده، که در آن سیستم به شدت مطابق با نیازهای اطلاعاتی، در پارامترهای داده شده گسترش می یابد، اما بدون در نظر گرفتن عامل انسانی. در هر صورت، رویکرد استفاده از فناوری رایانه در حال تغییر است: پایه ای برای تجهیز محل کار می شود. با توجه به جهانی بودن نرم افزار مورد استفاده، یکپارچگی فناوری، روش شناختی، سازمانی سیستم ها و فرآیندهای اطلاعاتی وجود دارد.

    ایجاد و پیاده سازی سیستم های یکپارچه برای اتوماسیون پشتیبانی اسنادی مدیریت، دستیابی به اهداف زیر را دنبال می کند:

    در زمینه پردازش اسناد:

    • اطمینان از بهبود کارایی و کیفیت کار با اسناد، ساده کردن گردش کار، اطمینان از کنترل بر اجرا.
    • ایجاد شرایط برای انتقال از جریان کار کاغذ سنتی به فناوری الکترونیکی بدون کاغذ؛
    • ایجاد شرایط لازم برای افزایش سهم نیروی مولد فکری برای کار معنادار و معنایی با اسناد و کاهش هزینه های نیروی کار برای عملیات معمول.
    • حصول اطمینان از بهبود کیفیت اسناد ایجاد شده در سازمان؛
    • حذف کارهای تکراری برای وارد کردن اطلاعات مربوط به سند در زمینه های مختلف کار با آن؛

    در زمینه کنترل اجرا:

    • حصول اطمینان از کنترل خودکار عبور اسناد در بخش های سازمان از لحظه دریافت یا ایجاد آنها تا پایان اجرای ارسال یا پردازش در پرونده، اطلاع رسانی به موقع کارکنان و مدیریت در مورد اسناد دریافتی و ایجاد شده، حذف موارد از دست دادن اسناد؛
    • حصول اطمینان از کنترل خودکار پیشگیرانه بر اجرای به موقع اسناد، دستورالعمل های بالاترین ارگان های قدرت و اداره دولتی، دستورالعمل ها و دستورالعمل های مدیریت سازمان، دریافت سریع اطلاعات در مورد وضعیت اجرا و محل هر سند.
    • کاهش شرایط عبور و اجرای اسناد؛

    در زمینه سازماندهی دسترسی به اطلاعات:

    • حصول اطمینان از ذخیره سازی متمرکز متون اسناد تهیه شده به صورت الکترونیکی و تصاویر گرافیکی آنها و همچنین کلیه مطالب مرتبط (کارت های ثبت اسناد، قطعنامه ها، اسناد همراه) با امکان سازماندهی پیوند منطقی اسناد مربوط به یک موضوع و یک موضوع. جستجوی آنلاین (انتخاب) اسناد با توجه به مجموعه موضوعی لوازم.

    معرفی یک سیستم اتوماسیون نرم افزاری برای موسسات آموزشی پیش دبستانی باید مبنای سخت افزاری و نرم افزاری را برای یک سیستم واحد که تمامی بخش های سازمان را پوشش می دهد ایجاد کند. انتظار می رود به اهداف زیر دست یابد:

    • یک رویه واحد برای کار فردی و مشترک با اسناد در بخش های سازمان.
    • ادغام جریان های اسناد الکترونیکی بین بخش های سازمان؛
    • استفاده از سیستم نمایه سازی (شماره گذاری) اسناد مشترک برای همه سازمان ها، کتاب های مرجع مشترک - طبقه بندی کننده (مانند فهرست سازمان ها، نام گذاری پرونده ها)، یک فرم واحد از کارت ثبت و کنترل (RCC) اسناد و غیره. .
    • حصول اطمینان از یکسان سازی اسناد مدیریتی و کاهش تعداد اشکال و انواع اسناد یکسان.

    در حال حاضر بازار سیستم های نرم افزاری در زمینه اتوماسیون اداری و گردش کار با ویژگی های زیر مشخص می شود:

    1. بنگاه های فروش اصطلاحات مشترکی ندارند و بسیاری از آنها جایگاه مشخصی از محصولات خود ندارند.
    2. سازمان ها اغلب درک درستی از آنچه این یا آن سیستم می تواند انجام دهد و نمی تواند انجام دهد، ندارند، زیرا درک اطلاعات مندرج در دفترچه های تبلیغاتی دشوار است: اطلاعات فنی کمی در چنین توضیحاتی وجود دارد و آنچه ارائه می شود همیشه بر شایستگی ها تأکید نمی کند. محصول نرم افزاری تبلیغ شده
    3. هیچ درک روشنی از آنچه باید از نظر اتوماسیون پشتیبانی مدیریت اسناد در شرکت ها انجام شود وجود ندارد.

    سیستم‌های نرم‌افزاری که اولین نسخه استراتژی را پیاده‌سازی می‌کنند، فناوری روسی را نمی‌شکنند، بر استفاده در مؤسسات عمومی متمرکز هستند و تمام سنت‌ها و هنجارهای کار اداری را که در یک سازمان خاص اتخاذ شده است حفظ می‌کنند. وظیفه چنین سیستم هایی ارائه پشتیبانی از گردش کار کاغذ، کاهش پیچیدگی عملیات معمول پردازش اسناد است. چنین سیستم هایی می توانند به طور قابل توجهی دامنه فرآیندهای اداری سنتی و گردش کار را با پردازش اسناد در رایانه شخصی گسترش دهند. سیستم های این جهت نوعی "پل" برای انتقال تدریجی از کاغذ به اسناد بدون کاغذ هستند. سیستم های اتوماسیون این فناوری عبارتند از: "تجارت"; "1C: Enterprise" و غیره

    ویژگی اصلی محصولات نرم افزاری فناوری غرب، مدل سازی فرآیندهای گردش کار و سفارشی سازی برای این مدل از سیستم های اطلاعاتی است. تحولات کلید این استراتژی بر استفاده کامل ممکن از اسناد الکترونیکی و ابزار کار جمعی کاربران، حذف پیوندهای میانی در گردش کار و توسعه فناوری های جدید برای کار با اسناد متمرکز است. مسیرهای جابجایی اسناد در سازمان، در بخش ها و کارکنان آن، توسط مدیر سیستم شکل می گیرد.

    هنگام تطبیق سیستم با فرآیندهای خاص سازمان، تنها اجزای کاربردی لازم بر روی رایانه های شخصی کارکنان نصب می شود که به آنها امکان می دهد طیف خاصی از وظایف را مطابق با نقش هر کارمند در گردش کار سازمان حل کنند.

    سیستم های موجود در این زمینه عبارتند از:

    نسخه های روسی شده سیستم های محبوب غربی:

    DocsOpen (PC DOCS)؛

    LinkWorks (DEC)؛

    Staffware (Staffware PLS)

    یادداشت های لوتوس (Lotus-IBM)؛

    راه حل های نرم افزاری ایجاد شده توسط شرکت های روسی بر اساس سیستم های غربی:

    سیستم رسانه آفیس (Lotus Notes);

    مجموعه ای از برنامه های "کار اداری" (Lotus Notes)؛

    سیستم سیندرلا-کابینت (نتوس لوتوس);

    راه حل های JSC Vest (DocsOpen)؛

    سیستم Optima (MS Exchange، MS SQL)؛

    تحولات خود شرکت های روسی: سیستم LandDocs. دفتر اثر; KADO; "Document2000"; "کرون"؛ موتور جستجوی "فرات".

    سیستم "Delo" CJSC "سیستم های دفتر الکترونیک" برای خودکارسازی کار اداری بر اساس فناوری های سنتی داخلی و پشتیبانی اسناد از فعالیت های مدیریتی سازمان های دولتی طراحی شده است.

    سیستم Delo ویژگی های زیر را ارائه می دهد:

    • ردیابی کلیه مراحل عملیات اداری و نتایج کار بر روی فرآیندهای عملکردی اصلی سازمان ها و موسسات.
    • ثبت یکپارچه کلیه مکاتبات دریافتی اعم از نامه ها و درخواست های شهروندان با ایجاد کارت ثبتی که اطلاعات مربوط به سند در آن درج می شود و به دنبال آن مکاتبات برای بررسی توسط بخش های مدیریتی و ساختاری ارسال می شود. هم اسناد دریافتی از خارج و هم اسناد ایجاد شده در بخش ها ثبت می شوند. اینها شامل اسناد ورودی، خروجی، درخواست های شهروندان است.
    • ورود به متون مصوبات از جمله مصوبات مکرر و تعیین مجری برای آنها.
    • ارسال قطعنامه و اسناد به محل کار کاربران - مجریان.
    • ارسال گزارش مجریان در مورد سند به مجریان مسئول و (یا) نویسندگان قطعنامه.
    • ثبت جابجایی اسناد (جریان اسناد) در داخل سازمان از جمله جابجایی اصل کاغذی و کپی کاغذی اسناد و مصوبات مربوطه، گزارش عملکرد، تایید (تایید) اسناد.
    • نظارت بر اجرای به موقع دستورالعمل ها، درخواست های موسسات، سازمان ها، مصوبات و دستورالعمل های مدیریت. بررسی صحت و به موقع بودن اجرای اسناد؛
    • تجمیع و گروه بندی اسناد ثبت شده در سیستم مدیریت دفتر، بر اساس معیارهای مختلف؛
    • انجام جستجو در مجموعه ای از جزئیات کارت های ثبت نام و قطعنامه ها به منظور اعمال وظایف نظارت بر اجرای اسناد، انجام کار مرجع و تحلیلی.
    • وارد کردن اطلاعات در مورد ارسال اسناد خروجی به گیرندگان با ایجاد ثبت توزیع اسناد.
    • به دست آوردن مطالب اطلاعاتی، خلاصه ها، گزارش ها برای ارائه به مدیریت؛
    • اخذ و چاپ گواهی‌ها و گزارش‌های آماری و همچنین کارت‌های ثبت نام برای اطمینان از سازگاری با فناوری اداری سنتی.
    • ذخیره سازی تصاویر الکترونیکی اسناد؛
    • حذف اسناد پرونده مطابق با نام پرونده های اتخاذ شده در سازمان و در صورت لزوم استخراج آنها از پرونده.
    • ثبت کار کاربر با سیستم، از جمله کار با کارت های ثبت نام و قطعنامه.

    سیستم "BOSS-Referent"توسط شرکت IT بر اساس محصول Lotus Notes شرکت Lotus Development Corporation ساخته شده است که ابزار طراحی سیستم های پشتیبانی کار گروهی است و می تواند به عنوان یک استاندارد در این زمینه مطرح شود. محیط Lotus Notes و برنامه های کاربردی ایجاد شده بر اساس آن الزامات اساسی برای یک سیستم مدیریت اسناد یکپارچه برای سازمان های بزرگ و به ویژه موارد زیر را برآورده می کند:

    پردازش حسابداری انواع اسناد. پایگاه های داده می توانند تقریباً هر نوع اطلاعاتی را ذخیره کنند و حسابداری و کنترل عبور اسناد را با ابزارهای داخلی سازماندهی کنند. این سیستم فرم های مختلفی را برای ثبت اسناد ارائه می دهد که شامل جزئیات رسمی و محتوای خود اسناد می شود. در صورت لزوم، محتوای واقعی سند را می توان در یک پایگاه داده جداگانه، از جمله به عنوان تصویر یک سند کاغذی اسکن شده، ذخیره کرد.

    منحصر به فرد بودن عدد. این سیستم توانایی اختصاص شماره های منحصر به فرد به اسناد، از جمله در یک شبکه کامپیوتری توزیع شده را دارد.

    پشتیبانی از کار با متن سند. این امکان وجود دارد که در اسناد فایل های آماده شده در دیگر واژه پردازها (مایکروسافت ورد، ورد پرو و ​​غیره) که از مکانیسم جاسازی و پیوند دادن اشیا پشتیبانی می کنند، و همچنین در صفحات گسترده و بسته های گرافیکی گنجانده شود. یادداشت ها شامل ابزارهای جستجوی متن کامل و یک سازنده پرس و جو قدرتمند است.

    انسجام اسناد. یک سند Notes می‌تواند شامل تعداد نامحدودی پیوند به سایر اسناد Notes، از جمله موارد ذخیره‌شده در پایگاه‌های داده دیگر باشد.

    سازگاری با زیرسیستم های دیگر سیستم Notes، همراه با ابزارهای توسعه ای خود، امکان ادغام با سایر زیرسیستم های اطلاعاتی، به ویژه پست الکترونیکی، و همچنین سیستم هایی که با پایگاه های داده رابطه ای کار می کنند را فراهم می کند.

    گردش کار توزیع شده. Notes یک سیستم بسیار مقیاس پذیر است، از یک کامپیوتر شخصی گرفته تا سیستم هایی با ده ها سرور، که هر کدام می توانند به چند صد کاربر متصل شوند. هر سرور می تواند چندین پایگاه داده را میزبانی کند. اطلاعات مورد نیاز بین این پایگاه‌های اطلاعاتی توزیع می‌شود و اطلاعات مورد نیاز برای همه کاربران به صورت دوره‌ای همگام‌سازی می‌شود.

    محدودیت دسترسی. حفاظت از داده ها در تمام سطوح اجرا می شود: سرور، پایگاه داده، فرم، سند، بخش سند و فیلد فردی. هنگامی که یک جلسه ارتباط برقرار می شود، کاربر باید احراز هویت شود. امضای الکترونیکی و رمزگذاری داده ها پشتیبانی می شود.

    انتخاب یک بسته خاص از محصولات نرم افزاری (سیستم ها) برای اتوماسیون کم و بیش کامل از پشتیبانی اسناد برای مدیریت و نصب آنها در حال حاضر تنظیم نشده است. هر سازمانی بر اساس توانمندی های مادی، مالی و سایر قابلیت های خود، آنها را در بازار محصولات و خدمات نرم افزار اداری به دست می آورد. بدون مطالعه جدی و آشنایی با مدل کنونی، بر اساس توضیحات تبلیغاتی، پی بردن به مزایا و معایب هر یک از سیستم های ذکر شده در زمینه سازماندهی اسناد پشتیبانی مدیریت دشوار است.

    برای یک سازمان خاص، نه کل مجموعه ویژگی های مصرف کننده سیستم ها، بلکه فقط برخی از آنها مهم است. وجود یا عدم وجود یک ویژگی مورد نظر می تواند به معیار اصلی انتخاب یک سیستم تبدیل شود. از سوی دیگر، توسعه دهندگان همه سیستم ها به طور مداوم در تلاش برای بهبود آنها هستند و هر یک از آنها ممکن است ویژگی های خاصی داشته باشند که در نسخه های قبلی وجود نداشت.

    نتایج مقایسه محصولات نرم افزاری مختلف برای اتوماسیون پشتیبانی مدیریت اسناد نسبی است و نمی تواند نشان دهنده مزایا و معایب مطلق یک سیستم خاص باشد. بنابراین، هنگام انتخاب یک سیستم اتوماسیون، باید موارد زیر را انجام دهید:

    • ارزیابی سیستم های تبلیغ شده از نظر مناسب بودن آنها برای خودکارسازی گردش کار در یک سازمان خاص و همچنین عمق مطلوب سازماندهی مجدد فرآیندهای DOW موجود.
    • ارزیابی فناوری های اطلاعات پایه مورد استفاده در محصولات نرم افزاری با در نظر گرفتن چشم انداز استفاده از آنها و همچنین پیش بینی توسعه کلی فناوری های اتوماسیون برای موسسات آموزشی پیش دبستانی در آینده نزدیک.
    • مطالعه دقیق و تأیید قابلیت‌های سیستم اتوماسیون گردش کار برای اطمینان از کار در چارچوب چارچوب نظارتی فعلی: دادن نیروی قانونی اسناد، حفظ پایگاه‌های اطلاعاتی ثبت در طول دوره‌های ذخیره خود اسناد، خروجی به موقع به یک رسانه قابل اعتماد از اسناد. با دوره های نگهداری طولانی و دائمی و غیره

    اسناد مدیریت اساس فعالیت یک سازمان مدرن است - تا 85٪ از منابع اطلاعاتی تقریباً هر ساختار مدیریتی در اسناد متمرکز شده است. در این راستا، فرآیندهای مستندسازی و گردش کار به خودی خود تبدیل شده اند و به سیستم های کنترل خودکار خود نیاز دارند.

    در طول 10-15 سال گذشته، اتوماسیون اداری انقلابی را در زمینه کار با اسناد تجربه کرده است. اگر قبلاً سیستم اتوماسیون اداری به عنوان سیستمی برای خودکارسازی فعالیت های عمدتاً کارکنان فنی دفاتر، دبیرخانه ها، بایگانی های مربوط به تهیه، ثبت، جابجایی، کنترل اجرا و جستجوی اسناد در نظر گرفته می شد، اکنون خود نویسندگان درگیر تدوین و تدوین هستند. ارسال اسناد با استفاده از رایانه های شخصی تحت شبکه و مجریان اسناد. آنها در حال حاضر شرکت کنندگان مستقیم در فناوری پشتیبانی مستند هستند - از لحظه ایجاد اسناد تا کنترل اجرا و کار با آرشیو اسناد. سیستم اتوماسیون اسناد و گردش کار به ابزاری تعیین کننده برای بهبود کارایی کار کارکنان درگیر در تصمیم گیری و بر این اساس، فعالیت های سازمان به عنوان یک کل تبدیل شده است.

    در حال حاضر، سازمانی که می خواهد راه حل های مدرنی برای ایجاد فناوری خودکار برای مؤسسات آموزشی پیش دبستانی به دست آورد، انتخاب نسبتاً گسترده ای دارد - از دستیابی به سیستم های اطلاعاتی طراحی شده به صورت جداگانه در مورد سازمان های بزرگ تا سیستم های یکپارچه آماده - برای کوچک و سازمان های متوسط

    سازمان هایی که هدف خود را اتوماسیون کار اداری قرار داده اند باید تعدادی از مشکلات را حل کنند. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم:

    در سازمان‌ها، اغلب درک روشنی از آنچه واقعاً باید در فناوری فرآیندهای تجاری خودکار شود، وجود ندارد. کمبود متخصصانی وجود دارد که هم در امور اداری مسلط باشند و هم از بازار و قابلیت های سیستم های نرم افزاری در زمینه اتوماسیون پشتیبانی مستند برای مدیریت آگاه باشند. اطلاعات تبلیغاتی از نظر محتوا ضعیف است و همیشه با حقیقت مطابقت ندارد، فقدان یک اصطلاح مشترک در درک متقابل بین مشتری سیستم و سازنده آن اختلال ایجاد می کند و غیره.

    سازمان باید مجموعه‌ای جدی از اقدامات را برای ساده‌سازی فرآیندهای مدیریت و رویه‌های نگهداری سوابق که منعکس‌کننده آن‌ها باشد، توسعه و اجرا کند. لازم است توزیع مسئولیت ها، تفویض اختیارات، به وضوح مشخص شود که چه کسی چه وظایفی را حل می کند و در چه سطحی، تعیین روش هماهنگی اسناد، تصویب و امضای آنها و غیره، یعنی در نهایت، برای بهینه سازی سیستم مدیریت؛

    سازمان ها، هنگام اجرای اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی، باید در مورد انتخاب یکی از دو رویکردی که متخصصان اسناد مرسوم آن را "روسی" و "غربی" می نامند، تصمیم بگیرند.

    به طور سنتی، فناوری روسی کار با اسناد سه سطح سلسله مراتب را در نظر می گیرد: رئیس سازمان - سرویس کار اداری - مجری. سنت های غربی با مسئولیت شخصی مجری برای سند و تصمیمات مربوطه در مورد آن مرتبط است، بنابراین آنها شامل دو سطح سلسله مراتب هستند: رئیس بالاترین سطح مدیریت - مجری (مدیر).

    سنت روسی مستلزم ثبت اجباری هر سند از لحظه ای که در سازمان ظاهر می شود، و همچنین یک جریان سند "پیش بایگانی" تنظیم شده و کنترل شده متمرکز است. فناوری موسسات آموزشی پیش دبستانی تا حد زیادی در استانداردهای دولتی، دستورالعمل ها و دستورالعمل ها گنجانده شده است. کل مجموعه کار با اسناد موجود در مجلات ثبت یا کابینت پرونده های تایپی ردیابی می شود.

    سنت های کار اداری غربی با مسئولیت شخصی مدیر برای سند و اجرای آن مرتبط است (معمولاً کلمه "جریان اسناد" خود در زبان انگلیسی وجود ندارد). ثبت اسناد به طور مستقیم توسط پیمانکار انجام می شود، کنترل متمرکز اجرا وجود ندارد. موضوع مقررات در سیستم‌های سنتی مدیریت اسناد غربی، ذخیره‌سازی سیستماتیک اسناد از قبل اجرا شده (مشابه ذخیره‌سازی بایگانی داخلی) است. بر اساس همین سنت است که مفهوم سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی غربی شکل گرفت. از این رو دشواری استفاده از فناوری های مدیریت اسناد الکترونیکی در کارهای اداری روسیه بر اساس سیستم های نرم افزاری غربی است. انطباق مناسب محصولات غربی با شرایط روسیه که در طول قرن ها ایجاد شده است مورد نیاز است.

    هنگام انتخاب گزینه اتوماسیون DOW، سازمان مشتری باید بین دو دسته از سیستم های مدیریت اسناد - گردش کار و گروه افزار انتخاب کند.

    هر دو دسته از سیستم ها بر روی خودکارسازی کار تیمی در دفتر متمرکز هستند. در عین حال، هنگام انتخاب روشی برای ساخت یک سیستم خودکار در یک سازمان خاص، باید نحوه مطابقت آن با سبک مدیریت و سیستم مدیریت اتخاذ شده در آن را در نظر گرفت.

    واقعیت این است که سیستم‌های نوع گردش کار شامل سیستم‌هایی هستند که بر خودکار کردن کار کل یک شرکت (یعنی بر روی کار مشترک چندین گروه کاری)، پشتیبانی از جداسازی واضح فرآیندهای تجاری و مسیریابی کار در شبکه‌ای از مجریان متمرکز شده‌اند. با توجه به مدیریت اسناد، این بدان معنی است که اسناد مربوطه به شدت با رویه های مدیریتی مبتنی بر توزیع وظایف بین کارکنان دستگاه اداری مرتبط است. در این مورد، جریان سند، همانطور که بود، بر رویه های تکنولوژیکی مدیریت قرار می گیرد. سیستم های نوع گردش کار برای سازمان های بزرگ و سازمان های دولتی قابل قبول تر است.

    نوع Groupware به سیستم‌هایی اطلاق می‌شود که دارای یک طرح تجاری سخت کد شده نیستند. - فرآیندها و که برای کار در یک تیم کوچک - یک گروه کاری (5-100 نفر) طراحی شده اند. عناصر گروه افزار عبارتند از: ایمیل، پایه اسناد، سازمان دهنده جمعی.

    انتخاب یک سیستم مدیریت خودکار اسناد توسط یک سازمان در نهایت باید بر اساس ترکیب الزامات لازم برای محصولات نرم افزاری ارائه شده در بازار باشد که می تواند به ویژگی های زیر کاهش یابد:

    فناوری های اداری مورد استفاده؛

    رعایت وظایف اصلی کار اداری؛

    ویژگی های عملکردی سیستم ها (کامل بودن عملکرد، باز بودن و غیره)؛

    پیاده سازی نرم افزار (پشتیبانی از حالت توزیع شده و غیره)؛

    شاخص های هزینه

    در بالا، ما به طور مختصر فن آوری های کار اداری را بر اساس سنت های روسی و غربی توضیح دادیم. اجازه دهید به طور مختصر به ویژگی های سیستم های نرم افزاری در جهت مربوطه بپردازیم.

    سیستم های نرم افزاری که فناوری روسی را پیاده سازی می کنند برای استفاده در موسسات و سازمان های دولتی طراحی شده اند، آنها تمام سنت ها و هنجارهای کار اداری را که در یک ساختار مدیریتی خاص اتخاذ شده اند حفظ می کنند. وظیفه چنین سیستم هایی ارائه پشتیبانی از گردش کار کاغذ، کاهش پیچیدگی عملیات معمول پردازش اسناد است. با این حال، این سیستم ها می توانند به طور قابل توجهی دامنه مستندسازی سنتی و فرآیندهای گردش کار را با پردازش اسناد در رایانه شخصی گسترش دهند. سیستم های این جهت نوعی پل برای گذار تدریجی از کاغذ به فناوری های بدون کاغذ هستند. سیستم های اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی با استفاده از این فناوری عبارتند از:

    سیستم DELO (محصول شرکت سیستم های اداری الکترونیک)؛

    سیستم "Cinderella-\\"1!\i. مکاتبات اداری (STC IRM، مسکو).

    در زیر بند 7.8.4، عملکرد سیستم های DELO با جزئیات بیشتری ارائه خواهد شد.

    تمرکز سیستم‌های نرم‌افزاری غربی بر استفاده کامل از اسناد الکترونیکی و ابزار کار جمعی کاربران، عدم وجود پیوندهای میانی است که به نوبه خود تغییر در فرآیندهای اداری موجود در سازمان، بهینه‌سازی آنها و توسعه فناوری‌های جدید را تعیین می‌کند. برای کار با اسناد

    ویژگی اصلی فناوری «غربی» مدل‌سازی فرآیندهای گردش کار واقعی و تنظیم سیستم‌های نرم‌افزاری با این مدل‌ها است. به عنوان یک قاعده، سیستم نه به صورت یک محصول مستقل "جعبه ای" که از توسعه دهنده بیگانه است، بلکه به عنوان مجموعه ای از ابزارهای نرم افزاری که از آنها یک راه حل آماده مونتاژ می شود به مشتری تحویل داده می شود.

    هنگام تطبیق سیستم با فرآیندهای خاص سازمان، اجزای عملکردی لازم بر روی رایانه های شخصی کارکنان (نقش ورک استیشن) نصب می شود تا طیف معینی از وظایف را مطابق با نقش هر کارمند در یک رویه خاص از آن حل کند. گردش کار سازمان مدیر سیستم عملکردهای تجاری را تشکیل می دهد که مسیرهای حرکت اسناد را با توجه به ساختار سازمان، یعنی با توجه به بخش ها و کارکنان فردی آن تعیین می کند.

    سیستم های این جهت در فدراسیون روسیه به طور گسترده توسط سه کلاس زیر از سیستم های اطلاعات خودکار ارائه می شود:

    سیستم های توسعه یافته توسط شرکت های روسی مبتنی بر DBMS: Lan-Docs - Lanit JSC. OPTIMA-WorkFlow - شرکت اپتیما; "کد" - شرکت دولتی "مرکز توسعه رایانه"؛ "AquaDoc" - شرکت "Aquarius Consulting" و غیره؛

    سیستم های توسعه یافته توسط شرکت های روسی با استفاده از فناوری LotusNotes: СompanyMedia - Inter Trust. "BOSS-Referent" - شرکت فناوری اطلاعات؛ "Eskado" - ZAO Interprokom LAN و دیگران:

    نسخه های روسی شده سیستم های محبوب غربی: "Documentum 4i" - شرکت Documentum. DOCSOpen - شرکت مرغ مگس خوار; "LotusDomino \ Notes" - شرکت IBN. "DocuLive" - ​​مربوط به زیمنس؛ "WorkExpeditor" - Compaq Corporation و غیره.

    برای مقایسه، بیشتر در بند 7.8.4 و بند 7.8.5، ویژگی های دو سیستم نرم افزاری ارائه شده است - "DELO" و "BOSS-Referent" که به ترتیب به فناوری های روسی و غربی برای مستندسازی و جریان اسناد گرایش دارند.

    بیشتر بخوانید: