جریان اطلاعات افقی انواع جریان اطلاعات رابطه اطلاعات و جریان مواد. جریان اطلاعات یک شرکت: ساختار و ویژگی های ساخت و ساز

مدیریت لجستیک موثر انواع جریانات (مادی، مالی، خدماتی، پرسنلی) بدون اطلاعات کامل و عملیاتی غیرممکن است.

اطلاعات اطلاعات جدیدی است که می تواند توسط یک فرد برای بهبود فعالیت ها و دوباره پر کردن دانش استفاده شود.

در اختیار داشتن اطلاعات به موقع و با کیفیت باعث کاهش نیاز به منابع (مادی، انسانی، مالی و ...) و استفاده بهینه از آنها می شود. اطلاعات انعطاف پذیری و انعطاف پذیری سیستم های لجستیک را افزایش می دهد. موفقیت یک کسب و کار کتاب به توانایی مدیران و کارکنان آن در تمام سطوح برای تصمیم گیری درست بستگی دارد. تنها در صورت داشتن اطلاعات با کیفیت کافی می توانید تصمیم درستی بگیرید.

موضوع مطالعه لجستیک جریان ها هستند و لجستیک اطلاعات - جریان های اطلاعات.

جریان اطلاعات- مجموعه ای از اطلاعات است که در سیستم لجستیک یا بین سیستم لجستیک و محیط خارجی ایجاد می شود و در گردش است که برای انجام عملیات لجستیک و کنترل پیشرفت آنها ضروری است. برای اقدامات کنترلی

جریان اطلاعات یا در نتیجه حرکت یک یا آن جریان مواد ایجاد می شود، یا برعکس، می تواند علت جریان مواد مربوطه باشد (به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به انعقاد قرارداد تامین).

سازماندهی منطقی جریان های اطلاعات و کامپیوتری شدن آنها، افزایش کارایی استفاده از انواع منابع در فعالیت های تجاری را ممکن می سازد. در خط مقدم کسب و کار مدرن، بهینه سازی جریان اطلاعات است. کسب و کار کتاب باید از پشتیبانی اطلاعاتی کافی برخوردار باشد و هر یک از کارکنان آن باید بتوانند به طور منطقی از منابع اطلاعاتی استفاده کنند.

لجستیک اطلاعات جریان های اطلاعات و روش های استفاده از آنها را برای مدیریت لجستیک مطالعه می کند. استفاده از روش‌های توسعه‌یافته توسط لجستیک اطلاعات برای بهینه‌سازی جریان اطلاعات در عمل باید مدیریت تولید اطلاعات، جابجایی و تحویل آن به مصرف‌کنندگان را با حداقل هزینه تضمین کند و در عین حال نیاز آنها به اطلاعات را به حداکثر برساند.

لجستیک اطلاعات در تجارت کتاب- این بخشی از لجستیک است که بهینه سازی جریان های اطلاعاتی ارسال و دریافت شده توسط شرکت های تجاری کتاب از مصرف کنندگان کتاب و شرکای زنجیره تامین و همچنین جریان های اطلاعات درون شرکتی را مطالعه می کند.

هدف از لجستیک اطلاعات- مدیریت جریان های اطلاعاتی برای ارائه فرصتی برای مشتریان "داخلی" (مدیران و کارکنان شرکت) و "خارجی" (مشتریان، شرکا) برای دریافت اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری مطابق با قانون لجستیک هفت N.

بهینه سازی جریان اطلاعات بر اساس مفاهیم اصلی لجستیک است: هزینه های کل، مصالحه، سازگاری، یکپارچگی، مدیریت کیفیت جامع (به "مفهوم مصالحه"، "رویکرد سیستم در تدارکات"، "مفهوم یکپارچه سازی" مراجعه کنید.

لجستیک اطلاعات به گونه ای طراحی شده است که جریان های اطلاعاتی لازم و کافی را برای همه شرکت کنندگان در زنجیره تامین کتاب در تمام سطوح مدیریت لجستیک فراهم کند. در عین حال، باید برای ساده سازی و یکسان سازی عملیات جابجایی اطلاعات تلاش کرد تا ضمن کاهش هزینه ها، اجرای آنها را سرعت بخشد.

یکی از وظایف اصلی لجستیک، هماهنگی جریان مواد و اطلاعات است. پشتیبانی اطلاعاتی با کیفیت بالا امکان جایگزینی ذخایر مواد و سایر منابع را با اطلاعات معتبر و به‌روز می‌دهد. به عنوان مثال، دریافت سفارشات مشتری از طریق یک سیستم تبادل اطلاعات الکترونیکی می‌تواند زمان کلی را کاهش دهد و در عین حال در استفاده از حمل و نقل کندتر صرفه‌جویی کند.

بهبود لجستیک اطلاعات، استفاده از فناوری‌های نوین اطلاعاتی از طریق کنترل دقیق‌تر و به موقع‌تر بر عوامل محیط بیرونی و داخلی، عدم اطمینان را کاهش می‌دهد. سیستم های اطلاعاتی به شما امکان می دهد اجرای فرآیندهای لجستیکی شرکت را در زمان واقعی نظارت کنید، که این امکان را به شما می دهد تا به سرعت اختلالات در حرکت جریان ها را شناسایی کنید و قبل از اینکه بر کیفیت خدمات مشتری تأثیر بگذارد، آنها را اصلاح کنید. در مواردی که اصلاحات به موقع امکان پذیر نباشد، شرکت باید از قبل مشکلات احتمالی را به مشتری هشدار دهد و گزینه هایی را به او ارائه دهد که تا حدی یا به طور کامل وقوع خرابی در فرآیند لجستیک مشتری را برطرف کند.

به حداقل رساندن عدم اطمینان در فعالیت های شرکت، هدف اصلی سیستم لجستیک اطلاعات شرکت است.

اطلاعات نادرست یا نابهنگام می تواند باعث آسیب بزرگ شود. به عنوان مثال، تاخیر در دریافت یا پردازش اطلاعات مربوط به کالاهای تحویل داده شده به یک کتابفروشی می تواند عملکرد عادی بخش دریافت کننده را مختل کند، باعث توقف خودرو و در نهایت کاهش سرعت حرکت کتاب ها در زنجیره تامین شود. جریان مواد نباید جلوتر از جریان اطلاعات مربوطه باشد. وضعیت ترجیحی زمانی است که اطلاعات جلوتر از جریان مواد باشد، که سازماندهی کار با محصولات کتاب را به طور مؤثرتری ممکن می‌سازد.

بنابراین، جریان اطلاعات به میزان تعیین کننده ای بر پویایی فرآیندها در سیستم لجستیک تأثیر می گذارد. کیفیت سیستم اطلاعاتی امکان حل موثر بسیاری از مشکلات خرید، تولید، حمل و نقل و توزیع محصولات کتاب را فراهم می کند.

جریان های اطلاعاتی را می توان به عنوان جریان هایی در نظر گرفت که شامل پیام هایی به صورت اسنادی (الکترونیکی، کاغذی) یا سایر (مثلاً گفتاری) است. به عنوان یک قاعده، جریان اطلاعات توسط جریان مواد اولیه ایجاد می شود (به عنوان مثال، جریان کالاهای کتاب اسناد همراه را ایجاد می کند: فاکتورها، لیست قیمت ها و غیره). با این حال، برخی از جریان‌های اطلاعاتی مستقل از جریان‌های مادی به وجود می‌آیند، برای مثال، دسترسی به پایگاه‌های اطلاعاتی هنگام تصمیم‌گیری مدیریتی.

جریان های اطلاعاتی تمام بخش های زنجیره تامین را در یک کل متحد می کند: واحدهای تجاری، شرکت های درگیر در توزیع کالا. در چارچوب هر پیوند لجستیک، عملکردهای خاص آن برای تبدیل جریان های لجستیک انجام می شود، هر پیوند هدف فعالیت خود را دارد. با این حال، همه پیوندها باید برای رسیدن به هدف کلی سیستم لجستیک کار کنند. جریان های اطلاعات هماهنگی فعالیت های پیوندها و تمرکز کلی آنها بر اجرای ماموریت تجارت کتاب را تضمین می کند.

ویژگی های اصلی جریان اطلاعات عبارتند از:

• حجم (به عنوان مثال، تعداد اسناد، کاراکترهای چاپ شده، و غیره)؛
• جهت حرکت: خارجی و داخلی در رابطه با سیستم لجستیک. ورودی و خروجی؛ افقی (بین سیستم های هم سطح) و عمودی (بین سیستم های سطوح مختلف).

جریان های افقیبین بخش های ساختاری شرکت یا بین شرکت هایی که شرکای تجاری برابر هستند وجود دارد. آنها مربوط به انتقال اطلاعات به دستگاه های حاکمیتی یا از آنها به مجریان نیستند. جریان های افقی با اشتراک گذاری اطلاعات مشخص می شوند. در عین حال، پنهان کردن بخشی از اطلاعات از رقبا یا توزیع ویژه آن در زمان مناسب، یک پدیده طبیعی در محیط بازار است.

جریان های عمودیمعمولاً با اقدامات کنترلی و گزارش عملکرد آنها مرتبط است. اطلاعات موجود در این جریان ها با حرکت به سمت بالا یا پایین ساختارهای سلسله مراتبی تغییر می کند. با عبور اطلاعات به سمت بالا، تعمیم یافته و خلاصه می شود. هنگام حرکت به سمت پایین، تنها بخشی از اطلاعاتی که برای انجام دهندگان عملیات یا عملکردهای خاص ضروری در نظر گرفته می شود، منتقل می شود.

جریان اطلاعات خارجیدر محیطی خارج از سیستم لجستیک وجود دارد. آنها تعامل شرکت را با موضوعات اقتصادی و سیاسی تعیین می کنند: مشتریان، رقبا، مقامات، و غیره.

جریان های داخلیتوسط ساختار عملکردی شرکت تشکیل می شوند، یعنی. توابع و عملیات انجام شده توسط بخش ها. جریان های اطلاعات داخلی و خارجی منابع اطلاعاتی شرکت را تشکیل می دهند.

علاوه بر حجم و جهت حرکت، جریان اطلاعات دارای ویژگی های دیگری نیز می باشد:

• ساختار (همگن، ناهمگن)؛
• فرکانس (به طور منظم، عملیاتی، تصادفی)؛
• نوع رسانه (کاغذی، الکترونیکی، ترکیبی)؛
• روش نمایه سازی (عددی، الفبایی، نمادین، موضوعی-بصری)؛
• چگالی (شدت کم، شدت متوسط، شدت بالا)؛
• روش آموزش (ابتدایی، متوسطه)؛
• درجه استفاده (یکبار استفاده، استفاده مجدد، استفاده نشده).

جدول 8

مراحل اصلی جابجایی مواد و جریان اطلاعات

جریان اطلاعات

در لجستیک موارد زیر متمایز می شوند انواع جریان اطلاعات:

1. بسته به نوع سیستم های متصل شده توسط جریان - افقی و عمودی.

2. بسته به محل عبور - خارجی و داخلی;

3. بسته به جهت در رابطه با سیستم لجستیک - ورودی و خروجی.

جریان اطلاعات پیشرو در جهت مخالف معمولاً حاوی اطلاعاتی در مورد سفارش است. پیشبرد جریان اطلاعات در جهت رو به جلو - اینها پیام های اولیه در مورد ورود محموله آتی هستند. همزمان با جریان مواد اطلاعاتی در جهت رو به جلو در مورد پارامترهای کمی و کیفی جریان مواد وجود دارد. به دنبال جریان مواد در جهت مخالف، ممکن است اطلاعاتی در مورد نتایج پذیرش کالا از نظر کمی یا کیفیت، ادعاهای مختلف، تاییدیه ها وجود داشته باشد..

شاخص ها: و غیره.

در حال حاضر، در ارتباط با توسعه پیشرفت علمی و فنی، برای تسهیل کار، امکان خودکارسازی سیستم مدیریت جریان اطلاعات فراهم شده است. شما می توانید جریان اطلاعات را به روش های زیر مدیریت کنید: با تغییر جهت جریان. محدود کردن نرخ ارسال به نرخ دریافت مربوطه؛ محدود کردن مقدار جریان به ظرفیت یک گره یا بخش منفرد از مسیر.

هیچ مکاتبه یک به یک بین MP و IP وجود ندارد. همزمانی در زمان وقوع، جهت و غیره. IP می تواند جلوتر از MT (مذاکرات، انعقاد قراردادها و غیره) باشد یا از آن عقب بماند (اطلاعات در مورد دریافت کالای تحویل شده): پیشبردجریان اطلاعات در پیش روجهت معمولاً حاوی اطلاعاتی در مورد سفارش است. پیشبردجریان اطلاعات در مستقیمجهت - اینها پیامهای اولیه در مورد ورود محموله آتی هستند. همزمانبا جریان مواد، اطلاعات وارد می شود مستقیمجهت پارامترهای کمی و کیفی MP. بعد ازپشت جریان مواد پیش روجهت، اطلاعات در مورد نتایج پذیرش محموله از نظر کمیت یا کیفیت، ادعاهای مختلف، تاییدیه ها قابل ارائه است.

ممکن است چندین آی پی همراه MP باشد.

طبقه بندی جریان های اطلاعاتی

می‌توان جریان‌های اطلاعات ابتدایی، کلیدی و پشتیبان را که با عملیات و عملکردهای مربوطه همراه هستند، مشخص کرد.

جریان های اطلاعات به دو دسته تقسیم می شوند:

داخلی و خارجی (به ترتیب در حال گردش در سیستم لجستیک یا بین سیستم لجستیک و محیط خارجی)؛

افقی، متعلق به همان سطح سلسله مراتب سیستم لجستیک، و عمودی - از سطح بالای مدیریت لجستیک به پایین.

ورودی و خروجی - در رابطه با سیستم لجستیک (زیر سیستم یا پیوند سیستم لجستیک).

بر اساس نوع حامل های اطلاعات، رایج ترین جریان های کاغذی (اسناد) و هنگام استفاده از فناوری های پردازش اطلاعات رایانه ای - بر روی رسانه های مغناطیسی (نوارهای مغناطیسی، دیسک ها)، به شکل ویدئوگرام های الکترونیکی و غیره است.

با توجه به زمان وقوع اطلاعات، جریان های منظم (ایستا) متمایز می شوند که مربوط به انتقال داده های تنظیم شده با زمان، دوره ای (با محدودیت شدید زمان و مدت زمان انتقال) و جریان های عملیاتی است که ارتباط مشترک را در حالت های تعاملی و تعاملی بر روی خط و آفلاین فراهم می کند.

بسته به هدف، بخشنامه (مدیریت)، هنجاری و مرجع، اطلاعات - برای حسابداری و تجزیه و تحلیل در تصمیم گیری - و کمکی جریان اطلاعات.

در لجستیک، انواع زیر از جریان اطلاعات متمایز می شود (شکل 2.1.):

برنج. 2.1. انواع جریان اطلاعات در لجستیک

بسته به نوع سیستم های متصل شده توسط جریان: افقی و عمودی.

بسته به محل عبور: خارجی و داخلی.

بسته به جهت در رابطه با سیستم لجستیک: ورودی و خروجی.

پردازش اطلاعات در حال گردش در سیستم های لجستیک در قلب فرآیند مدیریت جریان مواد قرار دارد. در این راستا، یکی از مفاهیم کلیدی لجستیک، مفهوم جریان اطلاعات است.

جریان اطلاعات- این مجموعه ای از پیام های لازم برای مدیریت و کنترل عملیات لجستیک است که هم در خود سیستم و هم بین این سیستم و محیط خارجی در گردش است. جریان اطلاعات می تواند در قالب اسناد کاغذی و الکترونیکی وجود داشته باشد.

جریان اطلاعات می تواند جلوتر از جریان مواد باشد، همزمان با آن یا پس از آن دنبال شود. در عین حال، جریان اطلاعات را می توان هم در یک جهت با مادی و هم در جهت مخالف هدایت کرد:

جریان اطلاعات پیشرو در جهت مخالف، معمولاً حاوی اطلاعاتی در مورد سفارش است.

جریان اطلاعات پیشرو در جهت رو به جلو - اینها پیام های اولیه در مورد ورود محموله آتی هستند.

· همزمان با جریان مواد اطلاعاتی در جهت رو به جلو در مورد پارامترهای کمی و کیفی جریان مواد وجود دارد.

· به دنبال جریان مواد در جهت مخالف، اطلاعات در مورد نتایج پذیرش محموله از نظر کمی یا کیفی، ادعاهای مختلف، تاییدیه ها می تواند عبور کند.

مسیری که جریان اطلاعات در آن حرکت می کند، در حالت کلی، ممکن است با مسیر جریان مواد منطبق نباشد.

جریان اطلاعات با موارد زیر مشخص می شود شاخص ها:منبع وقوع؛ جهت جریان؛ سرعت انتقال و دریافت؛ شدت جریان و غیره

جریان اطلاعات می تواند جلوتر از جریان مواد باشد، همزمان با آن یا پس از آن دنبال شود. در عین حال، جریان اطلاعات را می توان هم در یک جهت با مادی و هم در جهت مخالف هدایت کرد: جریان اطلاعات پیشرو در جهت مخالف معمولاً حاوی اطلاعاتی در مورد سفارش است. جریان اطلاعات رو به جلو - اینها پیام های اولیه در مورد ورود محموله آتی هستند. همزمان با جریان مواد اطلاعاتی در جهت رو به جلو در مورد پارامترهای کمی و کیفی جریان مواد وجود دارد. به دنبال جریان مواد در جهت مخالف، ممکن است اطلاعاتی در مورد نتایج پذیرش کالا از نظر کمی یا کیفیت، ادعاهای مختلف، تاییدیه ها وجود داشته باشد..

مسیری که جریان اطلاعات در آن حرکت می کند، در حالت کلی، ممکن است با مسیر جریان مواد منطبق نباشد.

جریان اطلاعات با شاخص های زیر مشخص می شود: منبع وقوع؛ جهت جریان؛ سرعت انتقال و دریافت؛ شدت جریانو غیره.

شکل‌گیری سیستم‌های اطلاعاتی بدون مطالعه جریان‌ها در چارچوب شاخص‌های خاص غیرممکن است. به عنوان مثال، بدون اطلاع از حجم اطلاعات عبوری از این محل کار و همچنین بدون تعیین سرعت مورد نیاز پردازش آن، نمی توان مشکل تجهیز یک محل کار خاص به فناوری کامپیوتری را حل کرد.

شما می توانید جریان اطلاعات را به روش های زیر مدیریت کنید: با تغییر جهت جریان. محدود کردن نرخ ارسال به نرخ دریافت مربوطه؛ محدود کردن مقدار جریان به ظرفیت یک گره یا بخش منفرد از مسیر.

هر MP مربوط به برخی از جریان اطلاعات است. جریان اطلاعات (IP) -این جریانی از پیام ها در گفتار، سند (کاغذ و الکترونیک) و اشکال دیگر است که توسط MT اولیه در LAN در نظر گرفته شده بین LAN و محیط خارجی تولید می شود و برای اجرای عملکردهای کنترل در نظر گرفته شده است. روی میز. 4.1 یکی از طبقه بندی های احتمالی IP را نشان می دهد.

جدول 2.1. طبقه بندی جریان های اطلاعاتی

جریان اطلاعات با مقدار اطلاعات پردازش شده یا ارسال شده در واحد زمان اندازه گیری می شود.

روش های اندازه گیری مقدار اطلاعات موجود در یک پیام در شاخه سایبرنتیک به نام نظریه اطلاعات مورد مطالعه قرار می گیرد. بر اساس این نظریه، واحد باینری - کمی - به عنوان واحد مقدار اطلاعات در نظر گرفته می شود. هنگام استفاده از فناوری محاسبات الکترونیکی، اطلاعات بر حسب بایت اندازه گیری می شود. بایت بخشی از یک کلمه ماشینی است که معمولاً از 8 بیت تشکیل شده است و به طور کلی هنگام پردازش اطلاعات در رایانه استفاده می شود.

واحدهای مشتق شده از مقدار اطلاعات نیز استفاده می شود: کیلوبایت و مگابایت.

در عمل تجاری، اطلاعات را می توان اندازه گیری کرد: تعداد اسناد پردازش یا ارسال شده؛ تعداد کل خطوط سند در اسناد پردازش شده یا ارسال شده.

مقدار اطلاعاتی که در مدیریت یک شرکت به وجود می آید همراه با رشد سازمان افزایش می یابد. حتی کوچک‌ترین شرکت‌ها نیز باید حجم بسیار بیشتری از اطلاعات را نسبت به آنچه در نگاه اول به نظر می‌رسد پردازش کنند.

در فرآیند مدیریت، در صورت لزوم، مشکلات واقعی برای نظارت بر تغییرات در جریان اطلاعات ایجاد می شود. منابع سازمانی دائما در حال حرکت هستند. در هر لحظه از زمان کم و بیش کالا در انبار، مقدار معینی پول، حساب هزینه و درآمد وجود دارد. اگر شرایط خارجی مرزی با فعالیت های شرکت تغییر کند، اگر مدیریت اطلاعات را به موقع دریافت نکند، عواقب آن می تواند فاجعه بار باشد.

الزامات یک سیستم جریان اطلاعات

جریان اطلاعات عبارت است از انتقال فیزیکی اطلاعات از یک کارمند شرکت به دیگری یا از یک بخش به بخش دیگر. هر گونه تغییر در اطلاعات به عنوان جریان اطلاعات در نظر گرفته نمی شود. سیستم جریان های اطلاعات مجموعه ای از تمام حرکات فیزیکی اطلاعات است. چنین سیستمی امکان انجام هر فرآیند و اجرای هر راه حلی را فراهم می کند. رایج‌ترین سیستم جریان‌های اطلاعاتی، مجموع جریان‌های اطلاعاتی است که به شرکت اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های مالی و اقتصادی را انجام دهد. جریان اطلاعات عملکرد عادی سازمان را تضمین می کند. هدف از کار با جریان اطلاعات حداکثر بهینه سازی شرکت است.

انواع جریان اطلاعات

جریان اطلاعات را می توان به روش زیر مدیریت کرد:

• تغییر جهت جریان؛
• محدود کردن نرخ ارسال به نرخ دریافت مربوطه؛
• محدود کردن مقدار جریان به ظرفیت یک گره یا بخش منفرد از مسیر.

• تعداد اسناد پردازش یا ارسال شده؛
• تعداد کل خطوط سند در اسناد پردازش شده یا ارسال شده.

از آنجایی که رهبر در کار خود به اطلاعاتی در مورد وضعیت شی اتکا می کند و در نتیجه فعالیت خود اطلاعات دستوری جدیدی ایجاد می کند تا شی مدیریت شده را از حالت واقعی به حالت مطلوب منتقل کند، اطلاعات مشروط به عنوان موضوع و محصول کار مدیریتی در نظر گرفته می شود.

اطلاعات مورد استفاده به عنوان یک عنصر کنترل یا موضوع کار مدیریتی باید لزوماً یک ایده کیفی از وظایف و وضعیت سیستم های مدیریت و کنترل ارائه دهد و از توسعه مدل های ایده آل از وضعیت مطلوب آنها اطمینان حاصل کند.

بنابراین، پشتیبانی اطلاعات بخشی از سیستم مدیریت است که مجموعه ای از داده ها در مورد وضعیت واقعی و ممکن عناصر تولید و شرایط خارجی برای عملکرد فرآیند تولید و منطق تغییر و دگرگونی عناصر تولید است.

اطلاعات جمع‌آوری‌شده در مرکز سیستم کنترل، که اطلاعات و پشتیبانی تحلیلی برای فرآیندهای تصمیم‌گیری برای بهینه‌سازی مدیریت شرکت فراهم می‌کند و توالی اقدامات را در سیستم مدیریت تجویز می‌کند، باید تعدادی از الزامات اجباری را برآورده کند:

• قابلیت اطمینان - اطلاعات دریافتی باید صحیح باشد
• ارتباط - داده ها باید در تصمیم گیری کمک کنند
• وضوح
• کارایی - اثر به دست آوردن اطلاعات باید نیروهای صرف شده برای به دست آوردن آن را پوشش دهد
• منظم بودن - اطلاعات باید به طور منظم دریافت شود

هنگام مشخص کردن یک سیستم اطلاعاتی، به عنوان یک قاعده، حرکت جریان های مختلف اطلاعات، و همچنین شدت و ثبات آنها، انواع مختلف الگوریتم های تبدیل اطلاعات و طرح جریان اسناد مربوط به این شرایط در حال حاضر مورد مطالعه قرار می گیرد.

تصمیم ها توصیف ایده آلی از وضعیت مطلوب یک شی و روش های دستیابی به آن حالت هستند. آنها محصولی با کاربرد محدود هستند، زیرا در شرایطی که به وضوح توضیح داده شده به سمت یک شی خاص هدف قرار می گیرند. کیفیت محلول به عنوان یک محصول نهایی به طور غیرمستقیم در فعالیت شیئی که این محلول به سمت آن هدایت می شود آشکار می شود.

در حین ایجاد پشتیبانی اطلاعاتی، باید بر نیاز متوسط ​​و سطحی به اطلاعات ویژه مدیران و متخصصان تمرکز کرد. شایان ذکر است که در اینجا نوع اطلاعات مرتبط با مدیریت، جایگاه ویژه ای را اشغال می کند که منعکس کننده تکنیک ها و روش های مترقی سازماندهی مدیریت است.

در فرآیند سازماندهی اطلاعات، تقسیم آن به یک ثابت مشروط، که نقش یک مرجع هنجاری و یک متغیر را ایفا می کند، از اهمیت اساسی برخوردار است. بر اساس تجزیه و تحلیل روابط طبقه‌بندی، هر دوی این نوع اطلاعات در بلوک‌های به هم پیوسته (مدل‌ها) سازمان‌دهی می‌شوند، که می‌توانند توصیف‌کننده، یعنی مشخص کردن فرآیند در استاتیک یا دینامیک، مؤلفه‌هایی که یک وضعیت معمولی خاص را منعکس می‌کنند.

فرآیند تشکیل پشتیبانی اطلاعاتی شامل چند مرحله است:

• توصیف وضعیت جسم، به عنوان مثال یک عکس فیزیکی. این شامل مجموعه ای از شاخص ها و پارامترهای فنی و اقتصادی است که سیستم های کنترل و کنترل شده را با طبقه بندی مربوط به این شاخص ها مشخص می کند.
• مدل‌سازی روابط طبقه‌بندی در آرایه‌های اطلاعاتی با تخصیص روابط علت و معلولی، یعنی تشکیل مدل‌های استاتیک خصوصی.
• انعکاس در مدل های اطلاعاتی پویایی عناصر و فرآیندهای فردی، به عنوان مثال، اثبات روند تغییرات کمی و کیفی در تولید. در همان زمان، یک تغییر کمی شامل اصلاح اطلاعات، و یک تغییر کیفی - بازسازی جزئی یا کامل آن است.
• یک مدل اطلاعاتی یکپارچه از فرآیند تولید که منعکس کننده رابطه و پویایی فرآیندهای محلی و کل تولید است.

فیلتر کردن جریان اطلاعات

در مرحله بعد، من می خواهم چند "فیلتر" از اطلاعات ارائه دهم که به طور جدی جریان اطلاعات مهم را برای مدیریت شرکت محدود می کند. چنین فیلتری برای شرکت های روسی کاملاً معمول است و به اندازه سازمان بستگی ندارد. در اینجا چند مورد از این «فیلترها» وجود دارد که بیشتر جریان‌های اطلاعاتی هدایت‌شده به مدیریت را تحریف می‌کنند:

• نقص سازمانی این "فیلتر" در نتیجه عدم وجود مرکزی برای پردازش و تجزیه و تحلیل اطلاعات دریافت شده توسط مدیریت از بخش های شرکت رخ می دهد. اطلاعات را می توان در هر قالبی، به صورت پیام شفاهی، و همچنین داده های ارائه شده در جدول ارائه کرد.

تأثیر این نقص را می توان با توسعه سیستمی از اطلاعات نشانگر برای مدیریت سازمان کاهش داد. همچنین ارزش دارد که تمام اطلاعات ناهمگونی که به مدیر ارسال می شود در یک قالب واحد آورده شود. این قالب باید پویایی توسعه، مهمترین شاخص های شرکت را در قالب نمودارها و نمودارهای مختلف ارائه دهد.

• سطح پایین مدیریت میانی چنین فیلترینگی معمولاً در فقدان متخصصان در جستجو و ارائه اطلاعات ظاهر می شود.

• صلاحیت پایین مدیریت عالی اکثر تیم مدیریت دوست ندارند به ناتوانی یا سوء تفاهم از هیچ جنبه ای اعتراف کنند، اغلب می ترسند که قدرت خود را در مقابل پرسنل زیرمجموعه متزلزل کنند و به همین دلیل، اطلاعات اغلب به سادگی نادیده گرفته می شود. برای حل این مشکل، اولاً ارزش ارائه اطلاعات به زبان نسبتاً ساده را دارد و ثانیاً ارزش دارد که بفهمیم کدام نوع ارائه قابل قبول تر است. به عنوان یک گزینه، می توانید راهی برای عادت دادن مدیران به اطلاعات مختلف با ارائه داده های یکسان به اشکال مختلف در نظر بگیرید.
• روش پردازش اطلاعات این فیلتر در هنگام معرفی شرایط مرزی، در هنگام پردازش داده های ریاضی، خود را احساس می کند. اگر روش یا شرایط مرزی اشتباه انتخاب شود، احتمال از دست دادن برخی اطلاعات مهم بسیار زیاد است. برای جلوگیری از این مشکلات باید از روش ارزیابی کارشناسان به عنوان مناسب ترین روش برای کار با ارزشمندترین اطلاعات استفاده کرد.
• نصب های موفق این "فیلتر" در هنگام استفاده از روش های معمولی برای حل مشکلات در حال ظهور ظاهر می شود. اغلب، کارمندان شرکت ها مدلی از "اقدامات موفق" را در طول کار خود ایجاد می کنند. اما در شرایطی که در هنگام تغییر هر فاکتوری، چنین مدلی ممکن است کار نکند یا اشتباه کار کند، بنابراین به نوعی ترمز تبدیل می شود. درجه تجلی این مشکل را می توان با افزایش سن کارکنان مشخص کرد.
• قدرت حقیقی. این نوع «فیلترسازی» اغلب در رد اطلاعات مختلف از سوی رهبری، به دلیل تهدید موقعیت آنها مشاهده می شود. در هر بنگاه اقتصادی، صرف نظر از اندازه آن، گروه های خاصی از مردم وجود دارند که برای قدرت می جنگند. قدرت می تواند هم در کنترل هر جریان مالی و هم در امکان تأثیرگذاری بر مدیریت بیان شود. تنها راه برون رفت از این وضعیت می تواند ارتقای صلاحیت اقتصادی کارکنان مدیریت در تمامی سطوح باشد.
• مقاومت پیوند میانی این می تواند خود را در عدم پذیرش اقدامات کنترلی مدیریت بالاتر در حلقه میانی شرکت نشان دهد. همچنین، این فیلتر می تواند خود را در انتقال حل مشکلات به رهبری واقع در بالا نشان دهد. اغلب این به دلیل بی کفایتی مدیران میانی و همچنین به دلیل نداشتن اطلاعات کافی برای تصمیم گیری بهینه اتفاق می افتد.

یکی از راه های اصلی و واقعا واقعی توسعه شرکت ها ایجاد یک محیط اطلاعاتی نسبتا راحت است که به تصمیم گیری صحیح مدیریت کمک می کند.

بخشی از این توسعه ممکن است یافتن فیلترهای اطلاعاتی و همچنین کار بر روی آنها برای کاهش تأثیر آنها بر کیفیت شرکت باشد.

نتیجه

جامعه ای که امروزه وجود دارد به درستی جامعه اطلاعاتی نامیده می شود. جامعه اطلاعاتی به این معناست که بخش نسبتاً قابل توجهی از این جامعه در ایجاد، حفظ و همچنین انواع مختلف پردازش و اجرای اطلاعات مشغول هستند. ویژگی این جامعه بیشتر در تبادل بی وقفه اطلاعات نهفته است.

توسعه به اندازه کافی گسترده از فن آوری های کامپیوتری، و همچنین ارتباطات راه دور، که امکان جمع آوری، ذخیره، تبدیل و انتقال انواع مختلف اطلاعات در چنین حجمی و با چنان کارایی را فراهم می کند، که چند سال پیش نمی شد رویای آن را داشت. در نتیجه توسعه فناوری های جدید اطلاعات، هر گونه فعالیت انسانی، از جمله حوزه ارتباطات روزانه او، به دلیل جذب مقدار زیادی از تجربیات مفید، ارزش های معنوی و دانشی که توسط تمدن جهانی توسعه یافته است، واقعاً بدون محدودیت افزایش می یابد. در حال حاضر، اقتصاد، به عنوان یک فعالیت یا علم، کمتر و کمتر به عنوان تولید هر گونه کالای مادی و بیشتر و بیشتر - به عنوان ایجاد و توزیع هرگونه محصول یا خدمات اطلاعاتی شناخته می شود. در دور جدیدی از توسعه اقتصادی، اطلاعات به تدریج همان نفت یا گاز شد و مشتقات آنها برای اقتصاد صنعتی تبدیل شد: به نوعی "سوخت" برای کسب دانش جدید تبدیل می شود که در قرن جدید کاملاً ضروری است.

جریان های اطلاعاتی مجموع جریان های اطلاعاتی است که به شرکت اجازه می دهد تا فعالیت های مالی و اقتصادی را انجام دهد.

به منظور عملکرد عادی، یک شرکت باید اطلاعات کامل و با کیفیت بالا را قبل و بعد از تصمیم گیری مدیریتش دریافت کند.

اطلاعات خوب به یک کسب و کار اجازه می دهد:

• - به دست آوردن مزیت های رقابتی؛
• - کاهش ریسک مالی؛
• - تعیین نگرش خریداران؛
• - توجیه تصمیمات شهودی؛
• - افزایش کارایی فعالیت ها؛
• - نظارت بر محیط خارجی؛
• - هماهنگ کردن استراتژی؛
• - افزایش اعتماد به توافقات انجام شده و تعهدات انجام شده.

یکی از مهم ترین شرایط برای عملکرد موفقیت آمیز تولید به عنوان یک کل، در دسترس بودن چنین سیستم اطلاعاتی است که امکان پیوند همه فعالیت ها و مدیریت آن بر اساس اصول یک کل واحد را فراهم می کند.

اطلاعات با استفاده از چهار سیستم کمکی جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل می‌شوند که با هم تشکیل می‌دهند: گزارش‌دهی داخلی، تحقیقات بازار، تجزیه و تحلیل اطلاعات و جمع‌آوری اطلاعات خارجی جاری.

هنگام تعیین پارامترهای شرکت، صورتهای مالی و حسابداری نقش ویژه ای دارند. این سیستم گزارش دهی داخلی ارقام فروش جاری، هزینه ها، موجودی ها، جریان های نقدی، حساب های دریافتنی و حساب های پرداختنی را نمایش می دهد.

از اهمیت زیادی برای اطلاعات، تداوم جمع آوری آن است. این امر شفافیت کامل در امور شرکت خود و همچنین توانایی و آمادگی برای ارائه محصول مناسب در حجم مورد نیاز بازار را تضمین می کند.

در لجستیک، انواع جریان اطلاعات بسته به موارد زیر وجود دارد:

• - در مورد نوع سیستم های متصل شده توسط جریان - افقی و عمودی.
• - از محل عبور - خارجی و داخلی؛
• - از جهت در رابطه با سیستم لجستیک - ورودی و خروجی (شکل 1).

برنج.

جریان اطلاعات افقیاغلب دارای شخصیت غیر رسمی هستند، آنها از نقطه نظر ارتباطی مؤثرترین هستند. آنها حدود 90 درصد اطلاعات را ذخیره می کنند. یعنی از دست دادن اطلاعات در حین انتقال به این روش حداقل است. این با این واقعیت توضیح داده می شود که از نظر روانی درک یکدیگر برای افرادی که در یک سطح از سلسله مراتب خدمات هستند آسان تر است، زیرا آنها همان نوع وظایف را حل می کنند و با مشکلات مشابهی روبرو می شوند (شکل 2).

برنج.

جریان اطلاعات عمودیبین کارمندان یا گروه هایی از کارمندان واقع در سطوح مختلف سلسله مراتب، به عنوان مثال، بین یک رئیس و یک مرئوس اتفاق می افتد.

به نوبه خود، جریان های اطلاعاتی عمودی به نزولی (از مدیریت به کارکنان عادی در امتداد سلسله مراتب) و صعودی (از کارگران پایین تر به کارکنان بالاتر) تقسیم می شوند (شکل 3).

برنج.

جریان اطلاعات خارجیمنعکس کننده رابطه بین بنگاه اقتصادی و نهادهای اقتصادی و سیاسی فعال در خارج از آن است. آنها تعامل بین شرکت، مشتریان واقعی و بالقوه آن و همچنین رقبا را تعریف می کنند. شرکت باید به طور مداوم بر اجزای اصلی محیط خارجی که شامل عوامل اقتصادی، تکنولوژیکی، سیاسی و قانونی، اجتماعی-فرهنگی و فیزیکی و محیطی است نظارت کند.

جریان اطلاعات داخلی- اینها جریانهای اطلاعاتی بین خدمات و سطوح مختلف شرکت هستند، به عنوان مثال، سندی برای انتشار مواد از انبار کارخانه به کارگاه شرکت، سندی برای انتشار منابع مادی از یک کارگاه به کارگاه دیگر، سندی برای پذیرش محصولات نهایی، محصولات و قطعات به انبار. جریان های اطلاعات داخلی به وضوح مراحل فرآیند را مشخص می کند: عرضه، داخلی، بازاریابی.

ویژگی‌های اصلی جریان‌های اطلاعات داخلی عبارتند از: طراحی ساده، تأیید شده با امضای مقامات، در واحدهای تولیدی فردی (کارگاه‌ها و سایت‌ها) اغلب شامل پیام‌های شفاهی است.

اطلاعات ورودی جریان می یابد- این مجموعه ای از اسناد و داده هایی است که قرار است وارد سیستم اطلاعاتی شوند،

اطلاعات لازم برای حل مشکل و در رسانه های مختلف قرار دارد: اسناد اولیه، رسانه ماشین، در حافظه یک رایانه شخصی. برای این منظور فهرستی از اطلاعات ورودی و ترکیب جزئیات هر نوع اطلاعات ورودی، محل قرارگیری جزئیات اطلاعات ورودی و شرح جزئیات (فیلدهای) اسناد ورودی تدوین می شود.

اطلاعات خروجی جریان می یابد- اینها پیام هایی هستند که فراتر از یک سیستم لجستیک یا یکی از زیرسیستم های آن هستند.

جریان اطلاعات با شاخص های زیر مشخص می شود:

• - منبع وقوع؛
• - جهت جریان؛
• - سرعت انتقال و دریافت؛
• - شدت جریان و غیره

جریان اطلاعات با مقدار اطلاعات پردازش شده یا ارسال شده در واحد زمان اندازه گیری می شود.

روش های اندازه گیری مقدار اطلاعات موجود در یک پیام در شاخه سایبرنتیک به نام نظریه اطلاعات مورد مطالعه قرار می گیرد. بر اساس این نظریه، واحد باینری - کمی - به عنوان واحد مقدار اطلاعات در نظر گرفته می شود. هنگام استفاده از فناوری محاسبات الکترونیکی، اطلاعات بر حسب بایت اندازه گیری می شود. بایت بخشی از یک کلمه ماشینی است که معمولاً از 8 بیت تشکیل شده است و به طور کلی هنگام پردازش اطلاعات در رایانه استفاده می شود.

واحدهای مشتق شده از مقدار اطلاعات نیز استفاده می شود: کیلوبایت و مگابایت.

در عمل تجاری، اطلاعات را می توان اندازه گیری کرد:

• - تعداد اسناد پردازش یا ارسال شده؛
• - تعداد کل خطوط سند در اسناد پردازش شده یا ارسال شده.

همچنین تعیین مکان های جمع آوری، ورودی و خروجی اطلاعات، اشکال ارائه و مستندسازی آن ضروری است. برای ساخت چنین سیستم هایی باید از امکانات کامپیوتری مدرن تا حد ممکن استفاده کرد، امکان گنجاندن آنها در شبکه های کامپیوتری محلی و دسترسی به شبکه های بین المللی به عنوان مثال اینترنت.

مقدمه…………………………………………………………………………..2
1. جریان اطلاعات و گردش کار در شرکت
1.1. تعریف مفاهیم…………………………………………………………
1.2. اطلاع رسانی مدیران - مشکلات معمولی……………………………………………………………………………………………………………………
1.3. مشکلات اطلاعاتی شرکت ها…………………....۵
1.4. الزامات برای سیستم جریان اطلاعات ........ 6
1.5 سازماندهی سیستم جریان اطلاعات……7
1.6. تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات……………………………………………..
2. ویژگی های اقتصادی شرکت LLC "ELECTRA-N"
2.1. توصیف ELEKTRA-N LLC……………………………………………………………………………
12
3. تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات و جریان سند بر روی نمونه ELECTRA-N LLC
3.1. ترسیم جدول زمانبندی جریان اطلاعات ... ... 25
4. راه های بهبود جریان اطلاعات و گردش کار………………………………………………………………………..28
نتیجه‌گیری………………………………………………………………………………………………………………………
منابع……………………………………………………….32

معرفی
بهبود روش های مدیریت یکی از وظایف اصلی است که حل آن به میزان پیشرفت شرکت بستگی دارد. هر سال، شدت تبادل اطلاعات در شرکت ناگزیر رشد می کند و پیچیده تر می شود و بنابراین مشکل ایجاد روش هایی برای توصیف، تجزیه و تحلیل و مطالعه جریان های اطلاعات مرتبط تر می شود. برای حل آن موارد زیر در نظر گرفته می شود: تجزیه و تحلیل سازمان; بهبود طرح جریان اسناد؛ توسعه سیستم های پشتیبانی اطلاعات خودکار مطالعه جریان اطلاعات یک ایده کلی از عملکرد اشیاء مدیریت می دهد و اولین گام در تجزیه و تحلیل سازمان است. در این مرحله می توان تعدادی از مشکلات را در خصوص بهبود طرح جریان اسناد حل کرد. مطالعه بیشتر جریان های اطلاعاتی امکان شناسایی عناصر نمایش اطلاعات شی، رابطه بین آنها، ساختار و پویایی جریان های اطلاعات را فراهم می کند.
مشکلات ارائه به موقع اطلاعات عملیاتی مدیران شرکت تا حد زیادی توسط نقص سیستم جریان اطلاعات شرکت تعیین می شود. کار دوره در مورد مشکلات معمول سیستم جریان اطلاعات شرکت های روسی و رویکرد تجزیه و تحلیل آنها در مفهوم کنترل بحث می کند.
هدف از کار دوره بررسی راه‌هایی برای ایجاد یک گردش کار موثر در یک شرکت و راه‌هایی برای بهبود سیستم جریان اطلاعات با استفاده از مثال Elektra-N LLC است.
هدف این مطالعه جریان های اطلاعات و گردش کار Elektra-N LLC است که در زمینه امنیت الکترونیکی و سیستم های پشتیبانی زندگی در شهر V. Novgorod تخصص دارد.
موضوع مطالعه کارایی گردش اسناد و بهبود سیستم جریان اطلاعات شرکت OOO Elektra-N است.
بر اساس هدف، وظایف زیر تعریف می شود:

مفهوم جریان اطلاعات را در نظر بگیرید.
مشکلات اطلاعاتی معمولی شرکت را در نظر بگیرید.
سازماندهی سیستم جریان اطلاعات را در نظر بگیرید.
جهت و شدت گردش اسناد در شرکت و همچنین راه های بهبود آن را تجزیه و تحلیل کنید.

1.2 اطلاع رسانی به مدیران - مشکلات معمولی
روسای شرکت (مدیر کل، مدیر مالی، روسای خدمات) باید اطلاعات عملیاتی داشته باشند تا در صورت بروز انحراف از برنامه، در درجه اول از نظر هزینه، بتوانند تصمیمات اصلاحی به موقع اتخاذ کنند.
به طور سنتی، اطلاعات در قالب برآورد هزینه واقعی برای شرکت توسط بخش حسابداری ارائه می شود. داده ها در قالب برآورد هزینه و محاسبات برای انواع جداگانه محصولات پس از:
صورتحساب های پردازش شده برای برق، گاز، آب؛
محاسبه خدمات کارگاه ها به یکدیگر و اشخاص ثالث؛
استهلاک دارایی های ثابت تعلق گرفت.
هزینه های سربار توزیع شده بین مغازه ها و انواع محصولات؛
مالیات به بودجه تعلق گرفت و کسورات به وجوه خارج از بودجه تعلق گرفت.
پس از مقایسه برآورد هزینه واقعی با درآمد، بخش حسابداری نتیجه مالی را محاسبه می کند.
امروزه در اکثر شرکت های صنعتی روسیه، این عملیات (بستن حساب ها، هزینه های تشکیل و نتایج مالی) به صورت ماهانه انجام می شود، یعنی. بخش برنامه ریزی شرکت، خروجی، هزینه ها و نتیجه مالی ماه را تعیین می کند و سپس داده های واقعی را محاسبه کرده و با موارد برنامه ریزی شده مقایسه می کند.
عیب این سیستم ناکارآمدی است. بستن حساب ها، محاسبه هزینه ها و نتایج مالی به قدری از واحد حسابداری زمان می برد که معمولاً برآورد هزینه واقعی تا 20 ماه آینده دریافت می شود. این بدان معناست که هنگام تصمیم گیری، مدیر مجبور است بر روی داده های دو ماهه عمل کند و بیشتر به شهود خود تکیه کند. فقط اطلاعات مربوط به حجم محصولات تولید شده (گزارش روزانه از کارگاه) و جابجایی پول در حساب جاری (دستورالعمل های پرداخت و صورتحساب ها روزانه توسط واحد مالی دریافت می شود) به سرعت قابل ارائه است.
موارد فوق ایجاد سیستمی برای ارائه اطلاعات عملیاتی در مورد درآمد و هزینه به مدیران سازمانی ضروری می کند. ایجاد چنین سیستمی وظیفه مهم سرویس کنترل است: مدیران باید بیشتر از یک بار در ماه اطلاعات مربوط به هزینه ها را دریافت کنند. برای انجام این کار، لازم است موارد را در جریان های اطلاعاتی شرکت مرتب کنید.

1.3 مشکلات اطلاعاتی شرکت ها
وضعیت فوق در ارائه اطلاعات عملیاتی به روسای شرکت به دلیل کاستی در سازماندهی جریان اطلاعات است. از جمله کاستی های معمول سیستم جریان اطلاعات شرکت های روسی عبارتند از:
تکرار اطلاعات ارائه شده؛
فقدان اطلاعات مرتبط (ضروری)؛
عدم توزیع بدون ابهام مسئولیت اسناد؛
ارائه نابهنگام اطلاعات؛
اطلاعات ممکن است به مخاطب نرسد.
ممکن است پس از دریافت اطلاعات، توضیحات لازم باشد.
یکی از وظایف مهم سرویس کنترل بهبود سیستم جریان اطلاعات، تغییر الگوریتم های انتقال اسناد و خودکار کردن انتقال اطلاعات است.
سیستم کنترل جریان اطلاعات باید به طور ارگانیک در سیستم کلی جریان اطلاعات شرکت ادغام شود، در غیر این صورت کارکنان شرکت طرح تحمیل شده بر آنها را رد خواهند کرد.
تجزیه و تحلیل عملکرد سیستم جریان اطلاعات موجود در شرکت برای وجود "گلوگاه"، پیوندهای اضافی ضروری است (برای این کار، کنترل کننده ها باید از قدرت لازم برخوردار باشند). معرفی سیستم کنترل منجر به بازسازی و بهینه سازی سیستم جریان اطلاعات - کل جریان اسناد اقتصادی شرکت می شود.

1.4 الزامات برای سیستم جریان اطلاعات
اطلاعاتی که در سیستم کنترل برای پردازش و
تجزیه و تحلیل باید شرایط زیر را برآورده کند:
به موقع بودن، یعنی اطلاعات مربوط به هزینه ها، درآمدها، سود باید زمانی ارائه شود که هنوز تحلیل آن منطقی باشد.
اعتبار؛
ارتباط، یعنی اطلاعات باید به تصمیم گیری کمک کند.
سودمندی (اثر استفاده از اطلاعات باید هزینه های به دست آوردن آن را پوشش دهد).
کامل بودن، یعنی هیچ حذفی نباید وجود داشته باشد؛
قابل درک بودن، یعنی اطلاعات نباید به "رمزگشایی" نیاز داشته باشد.
منظم بودن دریافت
سیستم کنترل وظایف خود را در زمینه اتوماسیون در شرکت حل می کند. پیچیدگی پردازش اطلاعات دقیق در مراکز هزینه بسیار زیاد است، پردازش دستی آن دشوار است. اقتصاددانان مغازه ها (شعبه ها، انبارها، مغازه ها) بلافاصله خواستار خودکارسازی کار خود هستند، زیرا برای آنها کار در سیستم کنترل بار اضافی است حتی اگر جمع آوری اطلاعات برنامه ریزی شده و واقعی یک بار در ماه اتفاق بیفتد. اگر اطلاعات یک بار در هفته جمع‌آوری شود، بخش‌ها از نظر فیزیکی زمانی برای پردازش و ارائه اطلاعات به سرویس کنترلی نخواهند داشت، که به نوبه خود، زمانی برای خلاصه کردن تمام داده‌های مربوط به شرکت نخواهد داشت. بنابراین، اگر پردازش پست‌ها و مانده حساب‌ها یا استهلاک یا حقوق و دستمزد خودکار باشد، به همان اندازه توصیه می‌شود که کارهای کنترلی خودکار انجام شود.

1.5 سازماندهی سیستم جریان اطلاعات
برای ایجاد یک سیستم جریان اطلاعات، لازم است:
تعیین ساختار اطلاعاتی که باید ارائه شود؛
تجزیه و تحلیل جریان اسناد موجود در شرکت؛
توسعه یک سیستم مدیریت اسناد جدید
ساختار اطلاعات شامل طبقه بندی انواع درآمد و هزینه بر اساس اشیاء محاسبه (بر اساس بخش ها، محصولات، قراردادها) است.
در جریان تجزیه و تحلیل گردش کار باید مشخص شود: آیا می توان در مورد انواع هزینه ها اطلاعات جمع آوری کرد، مثلاً در اواسط ماه، چه موانعی وجود دارد، برای رفع آنها چه باید کرد؟ به نظر می رسد که می توان انبارداران را ملزم کرد که داده های مربوط به مصرف مواد (کارت های حصار حد) را در اواسط ماه و نه فقط در پایان ماه ارسال کنند. که زمان‌نگارها می‌توانند روزانه داده‌ها را از جدول زمانی وارد برنامه حقوق و دستمزد کنند و غیره. سرویس کنترل ممکن است به نمایندگی از مدیر مالی یا مدیر عامل، دستور دهد که داده‌ها را بیشتر ارائه دهد.
سرویس کنترل باید با واحد حسابداری در مورد وارد کردن داده های کارگاه ها بر اساس هزینه ها به توافق برسد تا سرویس کنترل اطلاعات را از پایگاه داده انتخاب کرده و طبق "قوانین کنترلی" خود پردازش کند. فرم های تحلیلی خلاصه را دریافت کرد. در نتیجه پردازش، داده های کنترلی از نقطه نظر حسابداری "نه کاملا دقیق" به دست می آید، با این حال، این دقت برای تصمیم گیری های مدیریتی کافی است. این 95٪ داده های قابل اعتماد است که مدیر مالی امروز به آن نیاز دارد، و 100٪ گزارش های حسابداری دقیق یک ماه بعد - اطلاعاتی که برای تصمیم گیری های مدیریت عملیاتی بی فایده است.
سرویس کنترل کننده پست نمی کند، گردش مالی را مجدد محاسبه نمی کند و مانده حساب را تغییر نمی دهد - این حق حسابداری است. سرویس کنترل داده ها را تجزیه و تحلیل می کند و آنها را بر اساس ویژگی های خاص گروه بندی می کند: متغیرها و ثابت ها، مربوط به یک مرکز هزینه خاص و غیر مرتبط و غیره. بنابراین، سرویس کنترل با بخش حسابداری که به آنها اجازه می دهد به عنوان یک تیم واحد کار کنند، تداخلی ایجاد نمی کند.

1.6 تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات
در فرآیند تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات یک شرکت، خدمات کنترلی فرآیندهای ظهور، حرکت و پردازش اطلاعات و همچنین جهت و شدت گردش اسناد در شرکت را مطالعه می کند.
هدف از تجزیه و تحلیل جریان های اطلاعاتی، شناسایی نقاط تکراری، مازاد و کمبود اطلاعات، علل شکست و تاخیر آن است.
رایج‌ترین و ظاهراً کاربردی‌ترین روش تحلیل جریان اطلاعات، زمان‌بندی جریان اطلاعات است. برای ایجاد نمودارهای جریان اطلاعات، باید قوانین خاصی را برای جمع آوری آنها و نمادها برای عناصر جداگانه بدانید (یا خودتان توسعه دهید).
هر جریان اطلاعات - یک حرکت واحد اطلاعات - دارای ویژگی های زیر است:
یک سند (که اطلاعات به صورت فیزیکی در آن موجود است)؛
مسائل (اطلاعات مربوط به کدام حوزه از فعالیت شرکت است: به خرید، فروش محصولات، بسته شدن ماه و دریافت خلاصه هزینه ها، برنامه ریزی و غیره).
مجری (کسی که این اطلاعات را منتقل می کند)؛
تناوب (فرکانس انتقال: ماهانه، سه ماهه، روزانه).
این شرکت دو سطح از جزئیات جریان اطلاعات را متمایز می کند:
در سطح شرکت، جزئیات تا سطح کارگاه (بخش فرعی) انجام می شود، یعنی. اطلاعات بین فروشگاه ها و خدمات شرکت منتقل می شود.
در سطح کارگاه (بخش فرعی) شرکت، جزئیات تا سطح محل کار انجام می شود، یعنی. اطلاعات بین کارگران مغازه و خدمات مربوط به مغازه منتقل می شود.
رعایت قوانین یکسانی مهم است که سرویس تحلیلی را قادر می سازد تا با بقیه شرکت کنندگان در فرآیند تجزیه و تحلیل جریان اطلاعات (خدمات مالی و اقتصادی، بخش اتوماسیون و غیره) به یک زبان صحبت کند. در سطح سازمانی، توصیه می شود نمودارهایی از جریان اطلاعات برای مشکلات فردی ایجاد شود، زیرا تعداد جریان های اطلاعاتی (اتصالات) بسیار زیاد است، بنابراین شناسایی یک الگوریتم واحد دشوار است. در سطح کارگاه های فردی، ساخت یک نمودار کلی از جریان اطلاعات برای همه مشکلات مجاز است، زیرا در اینجا تعداد جریان ها (اتصالات) خیلی زیاد نیست، اگرچه امکان ساخت نمودار برای هر مشکل وجود دارد.
پیوست به جدول زمانبندی جریان اطلاعات رمزگشایی پیوندهای اطلاعاتی در شرکت یا واحد است.
جدول گردآوری شده جریان های اطلاعاتی یک اشکال قابل توجه دارد - تعداد زیاد پیوندهای اطلاعاتی خواندن و تجزیه و تحلیل آن را دشوار می کند، اما این تجزیه و تحلیل جریان های اطلاعاتی بود که هدف از تهیه برنامه بود. بنابراین، توصیه می شود نمودارهایی ایجاد کنید که نه روابط ایستا بین بخش ها، بلکه جریان اسناد مرتبط با اجرای یک کار خاص را نشان می دهد.

2. ویژگی های اقتصادی شرکت LLC "ELECTRA-N"
2.1 توصیف ELECTRA-N LLC

سازمان Elektra-N LLC به صورت منطقه ای در آدرس: Veliky Novgorod, B. St. Petersburg St., 80 واقع شده است.
شرکت Elektra-N در سال 1991 تاسیس شد. در ابتدا، در توسعه تجهیزات تلویزیونی ویژه برای تحقیقات علمی مشغول بود. وی از سال 1993 در زمینه امنیت الکترونیک و سیستم های پشتیبانی حیات تخصص دارد. در حال حاضر بیش از 30 نفر در این شرکت مشغول به کار هستند. بخشی از گروه شرکت های الکترا.
عمده فعالیت های شرکت عبارتند از:
- توسعه مفاهیم برای ایمنی اشیاء؛
- طراحی سیستم های امنیتی برای تاسیسات با هر پیچیدگی؛
- تامین تجهیزات، نصب سیستم های امنیتی؛
- نگهداری فنی و عملیاتی سیستم های امنیتی؛
- آموزش پرسنل، مشاوره در زمینه سیستم های امنیتی الکترونیکی و سیستم های امنیتی؛
- توسعه و تولید سیستم های کامپیوتری برای ثبت تصویر برای نیازهای فوتونیک، عکاسی با سرعت بالا و طیف سنجی.
- طراحی و نصب شبکه ها و سیستم های مهندسی، تجهیزات تکنولوژیکی؛
- انجام کارهایی برای اطمینان از ایمنی ساختمان ها و سازه ها در برابر آتش.
- طراحی و نصب شبکه LAN

ساختار سازمانی Elektra-N LLC شامل:
- دستگاه مدیریت سازمانی
- بخش مالی و پیمانکاری
- بخش بازاریابی و نوآوری
- بخش فناوری اطلاعات
- دپارتمان فنی
- بخش پروژه
- بخش مونتاژ
- بخش تدارکات
- بخش فروش
- بخش عملیات تجهیزات

مسئولیت ها و اختیارات درون سازمان از بالا به پایین قرار دارند، یعنی. از مدیران ارشد گرفته تا مدیران پایین تر. به نوبه خود، مدیران سطوح پایین زیرساخت های تخصصی سازمانی را با توجه به ویژگی های عملکردی رهبری می کنند. بنابراین، این روش سازماندهی کار با ساختار مدیریتی خطی-عملکردی مطابقت دارد.
فن آوری پردازش اطلاعات حسابداری و جریان اسناد توسط خود حسابدار اصلی یا کارکنان حسابداری تحت کنترل حسابدار اصلی توسعه، تکمیل یا تجدید نظر می شود.

2.2 تجزیه و تحلیل صریح از موقعیت مالی ELECTRA-N LLC
تجزیه و تحلیل وضعیت مالی دقیق شرکت
تجزیه و تحلیل افقی و عمودی دارایی های شرکت

تجزیه و تحلیل موجودی

تجزیه و تحلیل حساب های دریافتنی

محاسبات انجام شده حکایت از افزایش بیش از 2 برابری حساب های دریافتنی دارد و در پایان سال به 3814 هزار روبل رسیده است.میزان فاکتورهای پرداخت نشده با خریداران و مشتریان نیز 2 برابر افزایش یافته است. کلیه داده های جدول حاکی از نتایج منفی فعالیت های شرکت در سال گزارش است.

تراز تحلیلی شرکت

تجزیه و تحلیل جریان نقدی
مقدار پول نقد در ابتدای سال 249 هزار روبل و در پایان سال 2021 هزار روبل بود. این نشان می دهد که درآمد شرکت در حال رشد است و افزایش نقدینگی شرکت بر نقدشوندگی ترازنامه اثر مثبت دارد.
تجزیه و تحلیل بدهی ها