• شرکت در سمینارها و کنفرانس ها مناسب است. برگزاری و برگزاری همایش های بین المللی. سازماندهی و برگزاری همایش ها در شرکت بر عهده کیست؟

        شرکت های برگزار کننده کنفرانس ها اهداف متفاوتی دارند. برای برخی، این کسب و کار اصلی آنهاست، برخی دیگر خود را به عنوان یک رهبر صنعت معرفی می کنند، و کنفرانس این وضعیت را برای آنها تضمین می کند. و با این حال، با توجه به پراکندگی اهداف، هیچ یک از سازمان‌دهندگان نمی‌خواهند کنفرانس خود را شکست دهند، نمی‌خواهند کسل‌کننده شود و شرکت‌کنندگان کمی را جذب کند. بنابراین، در مقاله خود من از وظایف مشترک برای همه - فروش رویداد خود را سودآور و انجام کارآمد آن، در سطح بالا، ادامه خواهم داد.

    بیایید آماده سازی را شروع کنیم

    به عنوان یک قاعده، یک شرکت زمانی متعهد می شود که یک رویداد تجاری را سازماندهی کند که اولاً یک مشکل مبرم ظاهر می شود که گروه هدف آن را نگران می کند و ثانیاً این مخاطب هدف متمرکز و قابل دستیابی است (یعنی شرکت پایگاه داده لازم را دارد).

    در مفهوم گسترده، کنفرانس ترکیبی از چهار جزء است:

    • اطلاعات در مورد وضعیت صنعت (تحلیل، پیش بینی برای آینده، ابتکارات قانونی)؛
    • فرصت هایی برای تماس با همکاران، کارشناسان، مقامات دولتی، مشتریان بالقوه، تامین کنندگان و شرکا.
    • تجربه عملی شرکت ها؛
    • مواد کنفرانس (مجموعه گزارش ها، گزارش های تحلیلی، نشریات موضوعی، لیست شرکت کنندگان).

    روند آماده سازی یک رویداد بزرگ صنعت از چهار ماه تا یک سال طول می کشد. از نظر ساختاری، می توان آن را به چند مرحله کلیدی تقسیم کرد، که در هر یک از آنها مشکلاتی می تواند در انتظار سازمان دهنده باشد:

    1. تعیین موضوع پروژه آینده و مخاطبان هدف آن.
    2. توسعه دقیق برنامه، دعوت از سخنرانان.
    3. ترویج کنفرانس از طریق کانال های مختلف - رسانه ها، فروش.
    4. سازمان (انتخاب محل، تهیه غذا، تجهیزات).
    5. پس از کنفرانس - پشتیبانی اطلاعاتی برای نمایندگان، انتشارات در مورد این رویداد.

    مهمترین نقش را تعیین موضوع رویداد آینده ایفا می کند. اگر در این مرحله اشتباه متوجه شوید، همه سازمان‌های درخشان بعدی و مدیران فروش با استعداد، کنفرانس را به رویداد مهمی تبدیل نخواهند کرد که بازیگران کلیدی صنعت را گرد هم می‌آورد.

    هنگام انتخاب یک موضوع، آن را با استفاده از چندین پارامتر آزمایش کنید. اگر پاسخ شما "بله" است، کادر را علامت بزنید:

    • آیا پایگاه داده ای از مخاطبین برای مخاطبان هدف خود دارید؟
    • آیا رویدادهایی با موضوع مشابه قبلاً در شرکت شما، در یک شرکت رقیب یا خارج از کشور موفقیت آمیز بوده است؟
    • آیا بازخورد مثبتی در مورد این موضوع از چندین متخصص صنعت خارجی دریافت کرده اید؟
    • آیا بازخورد مثبتی از شرکت کنندگان بالقوه کنفرانس دریافت کرده اید؟
    • آیا در این مدت رقابت جدی بین رویدادها با موضوعی مشابه وجود دارد؟
    • در طی نظرسنجی، آیا افرادی را پیدا کردید که مایل به سخنرانی باشند و صلاحیت آنها با سطح کنفرانس مطابقت داشته باشد؟

    هرچه پاسخ های مثبت بیشتر باشد، شانس اجرای یک پروژه موفق بیشتر می شود.

    موضوع کنفرانس باید چند وجهی باشد، بر منافع همه فعالان بازار تأثیر بگذارد و رویداد باید در زمان "مناسب" برگزار شود. موفق ترین دوره برای برگزاری یک رویداد، زمان تغییر در قوانین و سیاست های عمومی در بخش خاصی از اقتصاد است. بنابراین، تغییرات اساسی در بخش چهارم قانون مدنی فدراسیون روسیه در سال جاری به موفقیت کنفرانس های "حفاظت از حق چاپ و حقوق مرتبط: مسائل جاری" و "حفاظت از علائم تجاری" از سری "مالکیت معنوی" کمک کرد.

    در مرحله اولیه، بدون تردید تمام وحشیانه ترین و غیرمنتظره ترین ایده ها را یادداشت کنید. آنها را حول یک ایده اصلی گروه بندی کنید: چه کسی می داند، شاید یکی از آنها به نقطه برجسته پروژه شما تبدیل شود و آن را از ده ها رویداد حرفه ای دیگر متمایز کند؟

    محتوا و بلندگوهای "ستاره" کلید موفقیت هستند

    اگر تا به حال در کنفرانس ها شرکت کرده باشید، می دانید که رایج ترین شکایت در میان نمایندگان چیست: "محتوای گزارش آشکارا تبلیغاتی بود، داده ها و ارقام مشخص کمی وجود داشت"! حتی اگر یک مدیر ارشد یک شرکت بزرگ بین المللی را در یک سخنرانی مشارکت دهید، این خطر وجود دارد که کل گزارش به داستانی در مورد اینکه چه شرکت خوب و بزرگی است خلاصه شود. وظیفه مدیر پروژه این است که به سخنران منتقل کند که او در مورد خودش صحبت نمی کند، بلکه درباره چیزهایی است که برای مخاطبان جالب است، در غیر این صورت می توانید علاقه و اعتماد شرکت کنندگان در کنفرانس را از دست بدهید.

    یک برنامه کنفرانس شایسته بر اساس چندین اصل اساسی ساخته شده است:

    • از تئوری و دیدگاه عمومی تا مطالعات موردی؛
    • دقیقاً مطابق با زمان برنامه ریزی شده؛
    • از بخش کلان به بخش خرد (یا از مشکلات صنعت تا مشکلات فعالان بازار)؛
    • از فیلمنامه تا مناظره و بحث.

    چگونه کنفرانس را تبلیغ کنیم؟

    هنگامی که یک محصول شکل می گیرد، وظیفه بازاریاب این است که گروه هدف را در مورد آن آگاه کند. البته، جلب حمایت رسانه های فدرال ایده آل خواهد بود. با این حال، باید به خاطر داشت که دستیابی به چنین حمایتی می تواند دشوار، زمان بر و پرهزینه باشد. گاهی اوقات دسترسی به مخاطبان هدف از طریق انتقال اطلاعات مربوط به رویداد از طریق نشریات صنعتی حرفه ای که مشتری شما احتمالاً آنها را می خواند بسیار آسان تر است.

    از یک طرف، ابزارهای ترویج کنفرانس بسیار کمیاب است. همه چیز محدود به ابزارهای بازاریابی مستقیم است. از سوی دیگر، ادراک ابزارها و پاسخ به روش های مختلف دائما در حال تغییر است. من فکر می کنم صفحات مجله مدیریت بازاریابی بارها در مورد روند جهانی - شخصی سازی فروش صحبت کرده اند. این روند سازمان‌دهنده را مجبور می‌کند دائماً در پایگاه‌های داده سرمایه‌گذاری کند، اطلاعات را با دقت شخصی‌سازی کند، پاسخ‌ها را در تمام کانال‌های تبلیغاتی نظارت کند، و همچنین روی فناوری‌های جدید سرمایه‌گذاری کند - تا دقیقاً از منابعی برای تبلیغات استفاده کند که مخاطبان هدف از طریق آنها به دریافت اطلاعات در مورد بازار عادت کرده‌اند. روندها

    ترکیبی شایسته از همه منابع نیز مهم است. پاسخ به فروش و ترفیع نه تنها به طرح تبلیغاتی و فروش بستگی دارد، بلکه به سیاست قیمت گذاری ارگانیک نیز بستگی دارد. بدین ترتیب هنگام اعلام تخفیف 25 درصدی برای ثبت نام زودهنگام، باید اطمینان حاصل کنیم که نماینده دو هفته قبل از پایان مدت زمان تعیین شده، این اطلاعات را از طریق تمامی منابع دریافت می کند. این به شما امکان می دهد تا 40٪ از درآمد را 10 هفته قبل از رویداد دریافت کنید.

    یکی از موثرترین راه ها برای جذب نمایندگان در کنفرانس های تجاری، فروش مستقیم است. نقش یک مدیر فروش تلفنی حرفه ای را نمی توان هنگام تبلیغ کنفرانس ها نادیده گرفت. در Infor-Media، ما برای آموزش، ایجاد انگیزه و حفظ کارکنان سرمایه گذاری زیادی می کنیم، زیرا افزایش تجربه بر حجم فروش تأثیر می گذارد. بنابراین، ساختار بخش ما به گونه ای ساخته شده است که مدیران در بخش های خاص بازار تخصص دارند: املاک و مستغلات، مخابرات، تدارکات، امور مالی، بازاریابی، مالیات و قانون، نفت و گاز.

    همه اینها خدمات خوب را تضمین می کند و برای هر شرکت سازمان دهنده، خدمات یکی از مهمترین مزیت های رقابتی است.

    خلاقیت در سازمان پروژه

    مدیران ارشد و متخصصان شرکت از مجموعه ای از رویدادهای مشابه خسته شده اند، بنابراین می توانید و باید با گنجاندن جلسات موازی، میزهای گرد، جوایز حرفه ای و گشت و گذار در برنامه خود، قالب رویداد خود را متنوع کنید. به عنوان مثال، یک تصمیم جالب کنفرانس "کار یک شرکت مدیریت در یک سایت املاک تجاری" بازدید از مرکز خرید و تجارت مسکو "بولوار نوینسکی، 31" بود. و در کنفرانس بین المللی GSM روسیه، یک بحث غیررسمی بین نمایندگان سه اپراتور بزرگ تلفن همراه روسیه برگزار شد: MTS، MegaFon و VimpelCom. آنها در صندلی های راحتی در یک میز قهوه با یک دسته گل روی صحنه نشستند، که فضای کاملا غیر معمولی را برای چنین رویدادهایی ایجاد کرد و به گفتگو بین شرکت کنندگان کمک کرد.

    سازماندهی ارتباط بین نمایندگان و سخنرانان بسیار مهم است. برنامه کنفرانس باید شامل زمان کافی برای گفتگو، ارتباطات رسمی و غیر رسمی باشد. جالب است که ترجیحات مخاطبان کنفرانس بسته به صنعت متفاوت است: برای مثال، سرمایه‌داران و وکلا در درجه اول به محتوای رویداد، محتوای مرتبط و موارد عملی علاقه‌مند هستند، در حالی که برای متخصصان بازار مخابرات بخش غیررسمی کنفرانس، ارتباط زنده با همکاران در کارگاه زمان بسیار مهمی برای استراحت قهوه، بوفه و بحث است.

    تمایل به همگامی با زمان، گنجاندن گزینه‌های جدید در بسته نمایندگان را ضروری می‌سازد: به عنوان مثال، اخیراً سیستم Expoconnection معرفی شده است که به نمایندگان اجازه می‌دهد حتی قبل از کنفرانس، زمان ملاقات با یک مخاطب جالب را تعیین و توافق کنند. ما اغلب می بینیم که شرکت کنندگان در کنفرانس در اینجا با یکدیگر معامله می کنند. در چنین مواردی می توان اتاق های ملاقات ویژه ای را به نمایندگان ارائه داد.

    گسترش فرصت های ارائه شده برای نمایندگان در کنفرانس امری حرفه ای و نبوغ برگزارکنندگان است. این می تواند انتخاب و فروش کتاب با موضوعات رویداد، گزارش های تحلیلی و متون قوانین در پوشه نماینده، سی دی، سوالات پیامکی برای سخنرانان و بسیاری از گزینه های دیگر که با قالب و وضعیت رویداد مطابقت دارد.

    علیرغم این واقعیت که تجارت کنفرانس حرفه ای در کشور ما بیش از ده سال پیش آغاز شد، من آینده آن را بسیار بسیار مثبت ارزیابی می کنم. در حال حاضر، حجم بازار رویدادها و کنفرانس های تجاری در روسیه بیش از 15-20٪ توسعه یافته است، در حالی که افزایش تعداد رویدادها بدون شک با افزایش کیفیت و اثربخشی آنها همراه خواهد بود.

    شرح روند برگزاری و برگزاری همایش ها

    الزامات عمومی برای برگزاری همایش

    هر رویداد و کنفرانسی، بدون استثنا، دارای یک برنامه سازمانی است که حاکی از منطق و ترتیب اقدامات با هدف ساخت رویداد به عنوان یک کل است. برنامه رویداد از نکاتی تشکیل شده است که هر کدام از آنها مستلزم انجام مسئولیت های خاصی است. برای اینکه رویداد برنامه ریزی شده در سطح مناسب انجام شود، لازم است آمادگی مناسب انجام شود. تمام کارهایی که در این راستا انجام می شود باید توسط متخصصان رفع اشکال و نظارت شود. شرط ضروری توزیع روشن مسئولیت ها و وظایف بین شرکت کنندگان در این فرآیند است. شخص یا گروهی از افراد منصوب (کمیته سازماندهی) باید با توجه، مسئولیت و درک ویژه به وظایف خود رسیدگی کند.

    به طور کلی، مراحل زیر از سازماندهی یک رویداد به عنوان یک نوع فعالیت قابل تشخیص است:

    1. پیدایش ایده رویداد و تثبیت قانونی آن.

    ایده یک رویداد می تواند ناشی از دلایل عینی یا ذهنی باشد. در حالت اول، این رویداد ممکن است در ارتباط با یک تاریخ مهم پیش رو برنامه ریزی شود: پنجاهمین سالگرد تاسیس موسسه، دهمین سالگرد انتشار اولین کتاب انتشارات، افتتاح یک بنای تاریخی و غیره. . در حالت دوم، ممکن است توسط یکی از کارکنان موسسه پیشنهاد شود: برگزاری یک کنفرانس علمی.

    ایده رویدادی که به وجود آمده است را نمی توان بدون رویه تصمیم گیری پس از گفتگو بین مدیر و کارمندی که رویداد را پیشنهاد داده است، بررسی یادداشت وی در این مورد یا بحث در یک هیئت دانشگاهی موسسه اجرا کرد. - جلسه جمعی کارگری، جلسه با مدیر، شورای علمی و غیره.

    تصمیم اتخاذ شده به ترتیب مربوطه اجرا می شود. که از نظر قانونی، نیاز به برگزاری یک رویداد، مسئولین سازماندهی، انجام و نظارت بر اجرای آن را مشخص می کند.

    2. تعیین ترکیب شرکت کنندگان.

    توسط کمیته سازماندهی یا کارمند مسئول رویداد با توافق رئیس موسسه انجام می شود.

    3. اطلاع رسانی از یک رویداد آینده.

    اطلاع رسانی و دعوت از شرکت کنندگان احتمالی رویداد به نوع رویداد و مقیاس آن بستگی دارد. در برخی موارد (به عنوان مثال، سالگرد یک موسسه)، این می تواند دعوت نامه های هدفمند در قالب یک دعوت نامه یا کارت دعوت باشد، در موارد دیگر - نامه های تبلیغاتی، تجاری یا اطلاعاتی، که متن آنها مطابق زیر ساختار یافته است. طرح: چه کسی دعوت می کند - کجا دعوت می کند - کی و کجا برگزار می شود - روند مشارکت - دعوت به شرکت.

    4. جلسه شرکت کنندگان در رویداد.

    جلسه شرکت کنندگان به نوع و مقیاس رویداد و شرایط برگزاری آن بستگی دارد. جلسه شرکت کنندگان خارج از شهر در محل ورود و جلسه شرکت کنندگان محلی در محل برگزار می شود.

    هنگام برگزاری رویدادهای بزرگ، معمولاً با شرکت کنندگان افتخاری و شرکت کنندگانی که طبق قوانین رویداد تعیین می شوند (رهبران، شخصیت های دولتی و سیاسی، هیئت های خارجی و غیره) ملاقات می کنند.

    یک برنامه جلسه شامل نام، محل کار و موقعیت شرکت کننده ورودی، تاریخ و محل ورود شخص مسئول جلسه تنظیم می شود. حمل و نقل بسته به تعداد و رتبه شرکت کنندگانی که وارد می شوند سفارش داده می شود. بنابراین، یک شرکت کننده افتخاری، صرف نظر از تعداد شرکت کنندگانی که با او وارد می شوند، دارای حمل و نقل جداگانه هستند.

    استقبال از یک شرکت کننده افتخاری و در عین حال نادیده گرفتن شرکت کنندگانی که در همان زمان وارد شده اند نادرست است.

    5. محل اقامت برای شرکت کنندگان در رویداد.

    شرکت کنندگان غیر مقیم این رویداد را می توان در هتل ها، خوابگاه ها، پانسیون ها، آپارتمان های متعلق به موسسه، در بخش خصوصی اسکان داد.

    هنگام اقامت در هتل باید موارد زیر را در نظر بگیرید:

    · سطح رویداد.

    · تعداد شرکت کنندگان؛

    · وضعیت اجتماعی شرکت کننده؛

    · شرایط مالی؛

    · فاصله سرزمینی از محل برگزاری.

    اقامت در هاستل. برخی از مؤسسات (به ویژه دانشگاه ها) دارای خوابگاه های کاملاً راحت هستند که می توانند شرکت کنندگان در رویدادهایی را که عمدتاً توسط این مؤسسات برگزار می شود، در خود جای دهند. یک شرایط مهم: هزینه زندگی در خوابگاه، به عنوان یک قاعده، در هزینه های سفر برای این اهداف قرار می گیرد. شرط اصلی این است که شرکت کنندگان در رویداد باید در صورت امکان مستقل از کسانی که در هاستل زندگی می کنند اسکان داده شوند.

    اسکان در پانسیون. این روش به ویژه در صورتی امیدوارکننده است که پانسیون دارای مجموعه ای از محل های مخصوص برگزاری رویدادهای مختلف باشد. علاوه بر این، در مواردی که اتاق های هتل به اندازه کافی برای پذیرایی از همه شرکت کنندگان در رویداد وجود ندارد، استفاده می شود.

    در همان زمان، موضوع غذا (صبحانه، شام) برای شرکت کنندگان غیر مقیم حل می شود. نقطه ضعف در این مورد این است که هزینه های حمل و نقل برای تحویل شرکت کنندگان به محل برگزاری رویداد افزایش می یابد و گاهی اوقات به طور قابل توجهی افزایش می یابد.

    اسکان در آپارتمان های خدماتی. برخی از موسسات دارای فضای اداری هستند که برای پذیرش کارکنان بازدیدکننده طراحی شده است. آنها می توانند شرکت کنندگان رویداد را که نمی توانند در هتل ها اسکان دهند، در خود جای دهند.

    اسکان در بخش خصوصی همچنین در مواقعی که کمبود اتاق هتل وجود دارد استفاده می شود. علاوه بر این، برخی از شرکت کنندگان خارج از شهر ممکن است در آپارتمان های بستگان و دوستان خود زندگی کنند. عیب این ترتیب این است که ثبت هزینه های سفر مربوطه را دشوار می کند.

    6. پذیرایی برای شرکت کنندگان در رویداد.

    3 نوع پذیرایی برای شرکت کنندگان در رویداد وجود دارد:

    · غذاهای سنتی (صبحانه - ناهار - شام)؛

    · استراحت قهوه (کافه استراحت)؛

    · شام دوستانه (جلسه غیررسمی سر میز، بوفه، ضیافت).

    در مورد وعده های غذایی سنتی، سازماندهی صبحانه و شام برای سازمان دهندگان این رویداد مهم نیست - این، به عنوان یک قاعده، برای خود شرکت کنندگان مشکل است. صبحانه اغلب در قیمت یک اتاق هتل گنجانده شده است. اما باید به این فکر کنید که کجا و چگونه ناهار را برای شرکت کنندگان ترتیب دهید.

    اگر ناهار در یک کافه برنامه ریزی شده است، باید از قبل میزها را رزرو کنید و در مورد منو توافق کنید. اگر شرکت‌کنندگان در غذاخوری مؤسسه غذا می‌خورند، باید مراقب بود که در ساعتی متفاوت از کارمندان غذا بخورند یا غذاخوری (بخشی از غذاخوری) برای اهداف خاص بسته است. سرویس.

    باید در نظر داشت که غذاهای سنتی در بیشتر موارد با هزینه سفر شرکت کنندگان ارائه می شود و این بودجه معمولاً بیش از حد متوسط ​​است.

    7. ثبت نام شرکت کنندگان در رویداد.

    ثبت نام شرکت کنندگان بلافاصله قبل از شروع بخش اساسی رویداد انجام می شود و شکل آن به نوع رویداد و مقیاس آن بستگی دارد. در بسیاری از رویدادها، به ویژه رویدادهای جمعی، ثبت نام از شرکت کنندگان ارائه نمی شود.

    برای ثبت نام شرکت کنندگان در یک رویداد معمولی از برگه های به اصطلاح حضور (ثبت نام) استفاده می شود که بر روی آنها شماره سریال، نام خانوادگی و حروف اول نام شرکت کننده درج شده و فضایی برای امضا گذاشته می شود. هدف از ثبت نام شرکت کنندگان در رویدادهای منظم، ثبت حضور حد نصاب، یعنی تعداد شرکت کنندگان مورد نیاز مقررات است که به تصمیم اتخاذ شده قوه قانونی می بخشد. مثلاً تصمیم (مصوبه) اتخاذ شده در صورتی معتبر خواهد بود که 75 درصد منتخبان جلسه، جلسه و ... به آن رأی دهند.

    هنگام انجام رویدادهای نامنظم، می توان از ثبت نیز استفاده کرد، اما هدف آن فعال کردن کار مرجع و اطلاعات بیشتر است. بنابراین، برای ثبت نام، از فرم های ثبت نام استفاده می شود که، به عنوان یک قاعده، منعکس کننده اطلاعات زیر است:

    · شماره سریال؛

    · نام و نام خانوادگی؛

    · محل کار و موقعیت؛

    · مختصات تماس.

    · توجه داشته باشید.

    ثبت نام توسط یک نفر (عمدتا در هنگام رویدادهای نامنظم) یا توسط گروهی از کارمندان موسسه برگزار کننده انجام می شود. در مورد دوم، پارامترهای مختلفی برای ثبت استفاده می شود، به عنوان مثال:

    · به ترتیب حروف الفبا نام خانوادگی؛

    · توسط گروه های مؤسسات شرکت کننده؛

    · بر اساس منطقه و غیره

    قبل از شروع ثبت نام، جداول با علائم از قبل تنظیم می شود که بر روی آنها ویژگی های گروه بندی نشان داده شده است: حروف الفبا، نام مؤسسات، مناطق و غیره.

    8. مقررات (برنامه، فیلمنامه) رویداد.

    مقررات باید سازماندهی واضحی از روند رویداد، ترتیب رسیدگی به موضوعات، فرم های تکمیل محتوا، تعریف مسائل رویه ای (زمان اختصاص داده شده برای گزارش، پیام، بحث، گواهی ها و غیره) را پیش بینی کند. ، یعنی ساختار رویداد را منعکس می کند که در زمان تأیید شده است. مقررات جزء اجباری رویدادهای منظم و نامنظم هستند.

    9. پشتیبانی فنی برای رویداد.

    این شامل آماده سازی است:

    · سالن برای رویداد (تعداد صندلی ها باید از تعداد شرکت کنندگان بیشتر باشد؛ سالن باید تزئین شده باشد).

    · مکان هایی برای سخنرانی شرکت کنندگان (در صورت وجود بیش از 100 شرکت کننده، باید یک میکروفون روی میز هیئت رئیسه نصب شود؛ تعداد صندلی های هیئت رئیسه باید از تعداد اعضای هیئت رئیسه بیشتر باشد؛ باید در طراحی و طراحی فکر کرد. تریبون را به میکروفون برای بلندگوها مجهز کنید.

    · وسایل فنی (میکروفون، کامپیوتر، تجهیزات نمایش اسلاید، میز، نور اتاق).

    رویدادها در انواع مختلف از پروژکتورها، سیستم های صوتی، تجهیزات کامپیوتری با نرم افزارهای موجود برای ایجاد جلوه های بصری مختلف استفاده می کنند.

    در طول این رویداد یا در پایان آن می توانید عکاسی از شرکت کنندگان را سازماندهی کنید که برای آن باید از یک عکاس دعوت کنید و تجهیزات لازم را تهیه کنید.

    10. برنامه فرهنگی.

    اگر این رویداد چند روزه است، باید برنامه فرهنگی برای شرکت کنندگان در نظر گرفته شود. گزینه های زیر امکان پذیر است:

    · گشت و گذار؛

    · بازدید از مؤسسات فرهنگی و تفریحی؛

    · کنسرت هنرمندان حرفه ای؛

    نمایش هنر آماتور.

    · برنامه های انیمیشن با مشارکت مخاطب.

    هنگام تنظیم یک برنامه فرهنگی، مدت زمان رویداد، تعداد و سطح فرهنگی و آموزشی شرکت کنندگان و امکان خرید تعداد کافی بلیط در نظر گرفته می شود. شرکت کنندگان قبل یا در حین قسمت محتوایی با برنامه فرهنگی آشنا می شوند.

    11. پرسش از شرکت کنندگان در رویداد.

    نظرسنجی برای اهداف زیر انجام می شود:

    · تعیین سطح محتوای رویداد.

    · انجام کارهای مرجع و اطلاعات بیشتر.

    لازم نیست پرسشنامه ها طولانی باشند: در بیشتر موارد، کافی است 8 تا 10 سوال از شرکت کنندگان بپرسید. نکته اصلی این است که سوالات بی اهمیت نیستند و نیازی به پاسخ واضح ندارند، در غیر این صورت نظرسنجی بی معنی است.

    12. گزارش رویداد.

    در مرحله آخر اسناد نهایی تهیه می شود، مواد نظرسنجی پردازش می شود و گزارش تهیه می شود.

    گزارش شامل:

    · معرفی؛

    · اطلاعات نمایشگاه: شاخص های کمی کلی، صنعت و ساختار جغرافیایی شرکت کنندگان و بازدیدکنندگان و غیره.

    گزارش در مورد رویدادهای کسب و کار، رقابت، برنامه ارائه.

    · نتایج پرسشنامه و تحقیقات جامعه شناختی.

    · پیوست ها (ترکیب بدنه های کاری، دستورات و دستورالعمل های برگزار کننده رویداد، برنامه ریزی برای رویداد؛ مقررات مربوط به مسابقات و نتیجه گیری کمیسیون های مسابقه و غیره)؛

    · نتیجه گیری و پیشنهادات.

    در این متن می‌خواهم نظرات خود را در ابتدا در مورد اینکه کنفرانس به طور کلی چیست و جوهره فلسفی آن چیست به اشتراک بگذارم. و البته دوم: نحوه سازماندهی آن. ما در مورد آن کنفرانس هایی صحبت خواهیم کرد که من خودم در دانشکده فلسفه دانشگاه دولتی مسکو ترتیب دادم، یعنی این کنفرانس های بشردوستانه است.

    قبل از اینکه تصمیم به سازماندهی یک کنفرانس بگیرید، به دقت فکر کنید که آیا به آن نیاز دارید یا خیر. مزایای کمی از کنفرانس ها وجود دارد. برای آن دسته از اعضای کمیته سازماندهی که واقعاً آن را سازماندهی می کنند، دردسرهای زیادی وجود دارد. در ابتدا به نظر می رسد که کنفرانس ها می توانند تفکر علمی را پیش ببرند، اگر نگوییم ابزار مفیدی برای علم، حداقل به رویدادی به یاد ماندنی برای شرکت کنندگان تبدیل شوند. هر دو اشتباه هستند. سخنرانان باهوش و معتبر (در صورت ورود) فقط برای سخنرانی در کنفرانس حاضر می شوند. آنها خودشان به حرف هیچکس گوش نمی دهند، مگر آنهایی که مجبورند به حرفشان گوش دهند، یعنی کسانی که طبق برنامه جلوی آنها می ایستند. پس از تهیه گزارش، تقریباً همیشه فوراً آنجا را ترک می کنند، بنابراین هیچ ارتباطی با آنها وجود ندارد. آنها همچنین، به استثنای موارد نادر، نتایج جالب توجهی را گزارش نمی کنند، بنابراین نیازی به گوش دادن به آنها نیست. خواندن متون آنها مفیدتر است.

    در مورد اینکه، من از صراحت خود عذرخواهی می کنم، نمایندگان سطح علمی متوسط، فقط برای داشتن یک نشریه اضافی به کنفرانس ها گزارش می فرستند. اکثر آنها دانشجویان تحصیلات تکمیلی هستند که مهلت ارسال دفاعیه آنها به طور قطعی نزدیک است. در این شرایط، آنها به طرز دیوانه‌واری میزان انتشار اسفناک خود را افزایش می‌دهند، که برای همین متن (که معمولاً فصل دوم یا سوم چکیده است) با اختراع نام‌های جدید و تنظیم مجدد چند عبارت اول، فرمی برای کنفرانس‌های مختلف می‌دهند. .

    لایه نازک بین این دو سطح، بلندگوهای هوشمندی هستند که شاید واقعاً می خواهند ایده جدیدی را به روی میز بیاورند، اما صدای آنها بدتر از همه شنیده می شود. در این مورد بهتر است به متون تکیه کنید. یک فکر جدید قطعاً از بین خواهد رفت.

    اگر عضو عادی کمیته سازماندهی باشید، یعنی کسی نظر شما را نپرسید، موضوع دیگری است. سپس شما باید کنفرانسی را سازماندهی کنید، چه بخواهید چه نخواهید.

    چه نوع کنفرانس هایی وجود دارد؟

    کنفرانس ها می توانند کوچک یا بزرگ باشند. اگرچه معیارهای دیگری برای طبقه بندی وجود دارد، اما این مهم ترین است. کنفرانس های بزرگ با کنفرانس های کوچک کاملا متفاوت هستند. ابتدا در مورد موارد بزرگ صحبت می کنم

    بزرگترین کنفرانس ها را گاهی کنگره می نامند. من در تشکیل یک کنگره شرکت کردم. این کنگره به معنای کامل کلمه بود. حدود چهار هزار نفر با چکیده و بیش از دو هزار نفر به صورت حضوری در آن شرکت کردند. اگر مثلاً در گروه فلسفه یک دانشگاه متوسط ​​کار می کنید و گروه شما یک طبقه از ساختمان را اشغال می کند - تصور کنید دو و نیم هزار نفر در این طبقه هستند و همه چیز را خواهید فهمید.

    کنفرانس های بزرگ معمولاً یک جلسه عمومی با سخنرانان برنده جوایز دارند و پس از آن چندین بخش برگزار می شود که شاید چند روز طول بکشد. یک دانشمند نسبتاً مشهور معمولاً به عنوان رئیس بخش منصوب می شود. اما باید در نظر داشته باشید که رئیس بودن یک شغل واقعی است، بنابراین قبل از گرفتن قرار ملاقات، باید با آن فرد تماس بگیرید و از او رضایت بگیرید. رئیس باید در تمام جلسات بخش خود بنشیند. حرف را به سخنرانان می دهد، ترتیب سخنرانی را تعیین می کند، سخنرانان را قطع می کند، به سؤال کنندگان صحبت می کند، سؤال کنندگانی را که صحبت می کنند قطع می کند و در صورت لزوم حتی ممنوع التصویر می کند، یعنی آنها را از سالن خارج می کند. . معمولاً توصیه می شود که دو رئیس مشترک و یک دبیر علمی اضافی تعیین شوند. این حتی اگر بخش برای چند روز کار کند ضروری است.

    عقب نشینی این بخش چند روز کار می کند؟ یکی

    بر اساس تعداد درخواست های ارسال شده، معمولاً کمیته سازماندهی یک کنفرانس بزرگ انتظار دارد که این بخش برای دو یا سه روز کار کند. باید در نظر داشت که تقریباً نیمی از کسانی که درخواست ارسال کرده اند، نمی آیند. به طور رسمی، هنوز باید برای آنها وقت بگذارید (اگر بیایند چه می شود؟). اما این واقع بینانه است که در نظر داشته باشید که بخش ها تقریباً همیشه کار خود را در یک روز تمام می کنند. از بین کسانی که وارد شدند، برخی سریعتر از برنامه گزارش می دهند، برخی به بخش دیگری می روند و برخی برعکس شروع به صحبت می کنند. باید تقریباً طوری برنامه ریزی کنید که به طور متوسط ​​یک و نیم برابر بیشتر از مقررات صحبت کنند. بر این اساس باید مقرراتی تدوین شود.

    نمونه ای از محاسبه مقررات:

    20 نفر برای این بخش درخواست دادند.

    ما انتظار داریم که به احتمال زیاد 10 تا بیاید، اما ما همه 20 را در برنامه نشان خواهیم داد

    کنفرانس دو روز طول می کشد (یک بزرگ می تواند سه طول بکشد)

    نیمه اول روز اول برای جلسه عمومی در نظر گرفته شده است.

    ما سه نیمه در اختیار داریم: نیمه دوم روز اول، نیمه اول و دوم روز دوم. هر نیمه 3 ساعت طول می کشد (دیگر عملی نیست، مردم برای جستجوی اتاق سیگار و بوفه شروع به بیرون رفتن می کنند).

    مجموعا 9 ساعت برای 20 گزارش. به طور متوسط، نیم ساعت برای هر گزارش (گردش قابل قبول)، که 20 دقیقه برای گزارش، 10 دقیقه برای پرسش و گفتگو.

    به احتمال زیاد، کار واقعی بخش از مثال ذکر شده تنها در نیمه دوم روز اول انجام خواهد شد. و در طول این مدت، هرکسی که به این بخش رسیده و در این روز حضور دارد، زمان ارائه گزارش خواهد داشت. اما زمان، البته، کوتاه خواهد بود (حدود 10 نفر برای سه ساعت وجود دارد!). روز دوم گمشدگان می رسند که طبق برنامه قسمت خود را جستجو می کنند و چیزی پیدا نمی کنند. خوب است که این را فراهم کنید: یک بخش را به خصوص طولانی کنید تا همه کسانی که می خواهند در روز دوم از بخش های دیگر گزارش تهیه کنند در آنجا گیر کنند.

    به طور کلی، همانطور که از این مثال می بینیم، مقررات چیز بسیار مبهمی است. اما در عین حال باید در نظر داشته باشیم که در طول دوره واقعی بخش، کاملا ضروری است. رئیس بخش قوانین واقعی را محاسبه می کند، به اصطلاح، به صورت آنلاین، یعنی در طول جلسه. شما باید یک تکه کاغذ قرار دهید که در آن همه کسانی که در آن حضور دارند ثبت نام کنند، جایی که کسانی که می خواهند گزارش تهیه کنند نام آن را ذکر کنند. رئیس، پس از دریافت این لیست، باید آن را با برنامه مقایسه کند، ابتدا به کسانی که طبق برنامه ثبت نام کرده اند، و دوم به کسانی که در روز دیگری از این بخش آمده اند (و تقریباً همه در روز اول خواهند آمد) صحبت کند. و در دوم نمی آید) و آخرین کسانی هستند که از بخش خود نیامده اند. اگر هیچ مقررات منطقی با چنین برنامه‌ای تداخل نداشته باشد، جلسه به روز بعد موکول می‌شود و باز هم احتمال حضور یک نفر بیشتر از 1/2 نیست. اگر جایش است باید در این روز جلساتی تشکیل شود. از آنجایی که برنامه مشخص می شود، البته، پرتنش - برای قطع کردن کسانی که صحبت می کنند.

    اگر جلسه عمومی کل روز اول به طول انجامید و کار بخش ها فقط از روز دوم شروع شد و تمام روز ادامه داشت، باید در نظر داشته باشید که پس از استراحت تعداد افراد حاضر تقریباً به نصف کاهش می یابد. اگر دو استراحت برنامه ریزی شده باشد، یک ربع در پایان باقی می ماند. نحوه حل سریع مشکل با ترتیب گزارش ها - باید با توجه به شرایط در محل حرکت کنید. استادان و سایر سخنرانان با مقام و منزلت را قطعاً باید در ابتدا قرار داد، مگر اینکه دیوانه های شناخته شده باشند.

    در یک کنفرانس بزرگ چند بخش باید وجود داشته باشد؟ این در درجه اول به تعداد شرکت کنندگان و در مرحله دوم به موضوع بستگی دارد. یک کنگره، یعنی کنفرانسی با گسترده ترین موضوعات، می تواند شامل چندین ده بخش باشد (کنگره ما 25 بخش بزرگ و به همین تعداد بخش کوچک داشت). اگر موضوع متوسط ​​باشد، چیزی مانند «خوب و بد در دنیای مدرن»، پس می‌تواند 5 تا 7 بخش داشته باشد، هر چه بخش‌های بیشتری باشد، انجام آن‌ها دشوارتر است، زیرا افراد در طول جلسات شروع به عجله می‌کنند . تعداد بخش ها نسبت به تعداد شرکت کنندگان تقریباً 1:20 - 1:40 است. هرچه تعداد شرکت کنندگان بیشتر باشد، روند بخش غیرقابل پیش بینی تر است. اگر قطعاً کنفرانس برنامه ریزی شده است که بزرگ باشد، باید بخش های بیشتری یا شرکت کنندگان بیشتری داشته باشید. بین این دو گزینه، انتخاب از قبل موضوعی است.

    لیست اولیه بخش ها و لیست نهایی آنها ممکن است یکسان نباشد. لیست اولیه بخش ها به همراه اطلاعیه کنفرانس اعلام می شود. نتیجه نهایی بستگی به این دارد که چه چکیده هایی دریافت شده است. اگر یک بخش بیشتر از سایرین چکیده دریافت کرد، می توان آن را به بخش ها یا زیربخش های مختلف تقسیم کرد و چندین بخش را می توان در یک بخش ادغام کرد، اگرچه در بالا ذکر کردم که داشتن یک بخش که به وضوح طولانی تر از بقیه کار می کند مفید است. همراه با تعیین اولیه لیست بخش ها، می توانید لیستی از مدیران بالقوه را نیز تخمین بزنید.

    کنفرانس های کوچک باری مشابه کنفرانس های بزرگ ندارند. به نظر من اگر تعداد شرکت کنندگان از 20 نفر بیشتر نباشد و یک بخش داشته باشد، باید آن را کوچک نامید. کنفرانس های کوچک معمولاً به یک موضوع محدود اختصاص می یابد (چیزی مانند "تفسیر قسمت 42 هراکلیتوس در مکتب آنالس"). با توجه به مشاهدات من، سازماندهی یک کنفرانس کوچک منطقی است اگر سازمان میزبان (من دانشگاه را در نظر دارم) حداقل نیمی از سخنرانان در مورد موضوع، حداقل پنج نفر را داشته باشد. این می تواند مثلاً یک استاد و شاگردانش باشد.

    کنفرانس های کوچک باز و بسته هستند (فقط کنفرانس های بزرگ باز هستند). کنفرانس هایی که ترکیب آنها توسط کمیته برگزار کننده تعیین می شود، پذیرش چکیده ها اعلام نمی شود. انتشار گسترده اطلاعات در مورد آنها فایده ای ندارد. کنفرانس های این نوع آرام ترین هستند. منطقی است که آنها را ظرف یک روز برگزار کنیم، رئیس یک استاد محلی است، رئیس مشترک دانشمندی با عنوان از مهمانان است، بهتر است سخنرانان به طور متناوب، افراد محلی و مهمانان به نوبت صحبت کنند. یک استراحت ناهار و یک استراحت قهوه. چند نفر از اساتید تا آخر می روند ولی امید است بقیه باقی بمانند و حتی بحث نسبتاً مثمر ثمری انجام شود.

    کنفرانس‌های خصوصی، با همه مزیت‌هایی که دارند، مانند سایر کنفرانس‌ها دارای معایبی هستند: اساساً بی‌فایده هستند. از آنجایی که تعداد کمی از شرکت کنندگان وجود دارد، آنها می توانند متن های یکدیگر را بخوانند. یک مزیت قابل توجه از یک کنفرانس بسته کوچک، که تقریبا همیشه با سطح بالایی از گزارش مشخص می شود، مجموعه ای از مطالب است (به زیر مراجعه کنید).

    کنفرانس های باز

    کنفرانس‌های آزاد آنهایی هستند که چکیده‌ها را از همه می‌پذیرند. در این گونه کنفرانس ها بحث انتخاب چکیده حاد است. اگر کنفرانس بزرگ باشد، تقریباً نیازی به انتخاب چکیده نیست، فقط مواردی که به وضوح ناتوان و دیوانه هستند را می توان رد کرد. اگر کوچک است، باید آن را بردارید. این انتخاب می تواند یک کار خسته کننده باشد و مطمئناً بسیار کار فشرده است. عینیت نسبی تنها در صورتی به دست می آید که همه چکیده ها توسط چند نفر از اعضای کمیته سازماندهی (حداقل سه نفر) خوانده شوند. ما باید برای دستیابی به دو هدف متضاد تلاش کنیم: انتخاب بهترین چکیده ها و حفظ نمایندگی متناسب دانشجویان تحصیلات تکمیلی و مناطق. چرا دومی مورد نیاز است - بعداً خواهم نوشت.

    مواد چاپی کنفرانس

    همه کنفرانس های بزرگ و بسیاری از کنفرانس های کوچک مواد چاپی تولید می کنند. دو نوع مطالب وجود دارد: چکیده و گزارش، و دو گزینه برای انتشار: قبل از کنفرانس و بعد از آن. کنفرانس های بزرگ معمولا سعی می کنند چکیده ها را قبل از کنفرانس منتشر کنند.

    چکیده ها به بخش ها، در بخش ها - بر اساس حروف الفبا گروه بندی می شوند. در ابتدای مطالب هر بخش، گاهی اوقات به روسای آن، روسای مشترک و ... اشاره شده است، اما به نظر من این کار ضروری نیست. برای هر نویسنده، نام خانوادگی I.O.، شهر و موسسه ای که او نمایندگی می کند ضروری است. گاهی اوقات مدرک و عنوان علمی را نشان می دهند، اما شخصاً آن را دوست ندارم. با این حال، اگر تعداد زیادی شرکت کننده با عنوان وجود داشته باشد، خوب به نظر می رسد. به نظر من مطلقاً نیازی به نشان دادن سمت (استاد ارشد، دانشیار) نیست.

    چکیده تقریباً 2 صفحه است. اگر کنفرانس خیلی بزرگ نیست، می توانید تا 6000 کاراکتر را بپردازید.

    اگر مجموعه بزرگ است، در پایان ارائه یک لیست الفبایی از شرکت کنندگان و شماره بخش مفید است (می توانید از شماره صفحه استفاده کنید، این حتی بهتر است، اما از نظر فنی دشوارتر است).

    فلسفه پایان نامه: غرور

    علیرغم این واقعیت که چکیده ها یک نشریه معتبر نیستند، بسیاری آنها را تعقیب می کنند. دلیل اصلی این است که ساختن چکیده بسیار آسان است. به ندرت پیش می آید که شخصی نتواند دو صفحه بنویسد و برخی از ایده های مورد علاقه خود را با چند کلمه کلیدی و چند کلمه دیگر از عنوان کنفرانس جمع بندی کند.

    باید کاملاً واضح گفت: تزها یک امر کاملاً رسمی هستند. هیچ کس هرگز آنها را نمی خواند. به طور کلی، نوشتن آنها باید تحقیرآمیز و حداقل خسته کننده باشد، مانند نوشتن ایده مورد علاقه خود در روزنامه و انداختن روزنامه در سطل زباله. غلبه منافع هر نشریه بر ملاحظات فایده علمی نشان می دهد که علم تا چه اندازه از فعالیت شناختی در مسیر تبدیل شدن به یک نهاد اجتماعی دور شده است. نشریات-درجات-حیثیت-پول یکی از مولفه های اقتصادی ضروری زندگی مدرن است، البته از جنبه اجتماعی آن نیز یاد نکنیم. اما اکنون نمی توانم بیشتر به این موضوع بپردازم. شما فقط باید این را هنگام جمع آوری چکیده برای کنفرانس به خاطر بسپارید. خوب، اگر دانشمندی هستید که به خود احترام می‌گذارد، اگر نمی‌خواهید ایده واقعی داشته باشید، برای یک کنفرانس چکیده ننویسید.

    در مورد انتشار گزارش ها، این اتفاق خوبی است. مجموعه‌ای از گزارش‌های کنفرانس‌های خوب گاهی اوقات برای مدت طولانی زنده هستند و به طور فعال خوانده می‌شوند. معمولا بعد از کنفرانس آزاد می شوند. فقط کنفرانس‌های کوچک گزارش‌هایی را منتشر می‌کنند که یک کنفرانس بزرگ نمی‌تواند مجموعه‌ای از گزارش‌ها را منتشر کند، زیرا بسیار بزرگ خواهد بود.

    اینجاست که من کلمات کلی در مورد کنفرانس ها را تمام می کنم و به نحوه سازماندهی آنها می پردازم

    سازمان کنفرانس

    هر کنفرانس با تصمیم برای برگزاری آن آغاز می شود. کنفرانس ها می توانند به طور منظم (به عنوان مثال، "شصت و چهارمین دوره بین المللی خوانش سالانه در مورد مشکل خیر و شر") و یک بار برگزار شوند. آنها باید به طور منظم برگزار شوند و چهره دانشگاه را تشکیل می دهند. برای یکباره، تصمیم می تواند از بالا یا پایین گرفته شود. یک عضو عادی کمیته سازماندهی نمی تواند از بالا بر تصمیم گیری تأثیر بگذارد. برای مثال، اینها می تواند کنفرانس های سالگردی باشد که به سالگرد تولد یا مرگ یک شخصیت برجسته اختصاص داده شده است. اگر افرادی در دانشگاه هستند که به طور حرفه ای در این فعالیت شرکت دارند، پس منطقی است که یک کنفرانس کوچک ترتیب دهیم که ممکن است جالب باشد. اگر چنین افرادی وجود نداشته باشند، این رویداد یک فاجعه است.

    اگر کنفرانس از پایین سازماندهی شود، من قبلاً از خوانندگان خواسته ام که نسبت به چنین ابتکاراتی انتقاد کنند. اما انصافاً باید گفت که ممکن است این اتفاق خوبی باشد. اگر برگزارکننده، گروهی از علاقه مندان باشد که حول یک مشکل خاص متحد شده اند، خوب است. به عنوان مثال، دانشکده ما به دلیل وجود جامعه ای نزدیک از منطق دانان حرفه ای، به طور سنتی میزبان کنفرانس های منطقی است.

    خلاصه تصمیم بر این شد که کنفرانس برگزار شود و دیگر بحث در مورد آن فایده ای ندارد.

    باید تاریخ تعیین کنیم.

    یک کنفرانس خوب سازماندهی شده یک سال طول می کشد تا آماده شود. بنابراین، اگر تاریخ سالگرد نیست، بهتر است آن را برای یک سال بعد تعیین کنید. اگر یک سالگرد است، پس، البته، باید زمان بندی شود تا با تاریخ مطابقت داشته باشد. زمان بندی با انحراف تقریباً یک ماهه قابل قبول است.

    در هر صورت، باید در نظر داشته باشید که حداقل یک هفته از توزیع اطلاعات نامه تا مهلت تعیین شده برای ارسال چکیده می گذرد (این یک شوخی است، اگرچه این دقیقاً همان چیزی است که همیشه اتفاق می افتد) و از مهلت خود کنفرانس - حداقل یک ماه (این نیز یک شوخی است و به همان اندازه تلخ). به طور کلی نمی توان در کمتر از دو ماه یک کنفرانس برگزار کرد. ما البته در مورد کنفرانس های آزاد صحبت می کنیم. اگر شرکت کنندگان خارج از شهر وجود داشته باشد، می توان یک رویداد بسته را در یک ماه برگزار کرد، و اگر شرکت کنندگان خارج از شهر وجود نداشت - در چند روز.

    از آنجایی که من در دانشگاه کار می کنم، مشخصات دانشگاه به شرح زیر است. بهتر است کنفرانس های بزرگی در پایان جلسه برگزار شود، این زمان حداکثر آزادی برای معلمان و مهمتر از همه، مخاطبان است. اما این اختیاری است. بهتر است در همان ابتدای ترم این کار را انجام ندهید. اگر انتظار زیادی از خارج از شهر دارید، می توانید آن را در تعطیلات زمستانی یا در همان ابتدای تابستان صرف کنید، اما قبل از شروع کار کمیته پذیرش، به خصوص اگر ساختمان کوچک باشد.

    در روز هفته، یک گزینه خوب برای یک کنفرانس بزرگ دو روزه، جمعه و شنبه است. معمولاً در روز شنبه کلاس های کمتری برگزار می شود و مکان هایی برای برگزاری بخش ها وجود دارد.

    مرحله بعدی تعیین موضوع، محدوده و ماهیت کنفرانس (باز یا بسته) است. موضوع به طور کلی روشن بود و زمانی که تصمیم گرفته شد. اگر کنفرانس کوچک است، تنها چیزی که باقی می ماند این است که یک نام بیاورید. اگر بزرگ است، باید تعیین کنید که چند بخش و نام تقریبی آنها وجود دارد. شما می توانید به طور جداگانه فهرستی از موضوعات داغ را بنویسید که ورود اصلی پایان نامه ها در مورد آنها انتظار می رود (سقط جنین - جوانب مثبت و منفی؛ اتانازی - خوب یا بد؟ - با این روحیه). در اینجا باید تصمیم بگیرید که چه مطالبی چاپ شده باشد، پایان نامه ها قبل یا در مورد یک کنفرانس کوچک، گزارش های بعد از آن.

    بسته به توانایی های کمیته سازماندهی (یعنی اینکه آیا فردی وجود دارد که فرمت Word و PDF را می داند و آماده است تا سه روز کار کند)، شرایط لازم برای چکیده ها تدوین می شود. الزامات می تواند سخت یا نرم باشد. اگر فرد مناسب در دسترس نباشد، الزامات سختگیرانه ای تدوین می شود. آنها فونت، اندازه، عنوان نمونه، حاشیه، طول، الزامات پاورقی و کتابشناسی را فهرست می کنند. لطفاً توجه داشته باشید که مهم نیست که چگونه الزامات را تنظیم کنید، حداقل یک سوم نویسندگان آنها را برآورده نمی کنند. حتی به نظر می رسد برخی فکر می کنند که این یک شوخی است، اما اکثریت، به نظر من، به سادگی توجه نمی کنند. در نتیجه هم در فونت ها و هم در سرفصل ها ناهماهنگی وجود خواهد داشت و نشریه اصلا محترمانه به نظر نمی رسد.

    البته بهتر است یک متخصص چیدمان پیدا کنید. اکثر ناشرانی که با آنها سروکار داشتم موافقند که طرح‌بندی را به صورت PDF یا حتی در Word تهیه کنند. در این مورد، نیازی به تدوین الزامات سختگیرانه برای قالب انتزاعی نیست. سپس الزامات باید فقط حجم و فهرست اطلاعات ضروری را که نویسندگان باید در مورد خودشان نشان دهند، نشان دهند. البته، مثالی از یک عنوان و پاورقی که به درستی قالب بندی شده باشد، ضرری ندارد، زیرا کسی همچنان می تواند آن را دنبال کند.

    محاسبه مهلت

    مهلت بر اساس ملاحظات زیر محاسبه می شود: در فاصله زمانی بین مهلت و خود کنفرانس باید: 1) چکیده ها را بخوانید. 2) موارد خوب را انتخاب کنید یا موارد نامناسب را رد کنید. 3) مرتب سازی بر اساس بخش ها (در عین حال مشخص کردن لیست بخش ها). 4) آنها را در یک فایل Word به ترتیب دلخواه مرتب کنید. 5) فرمت یکنواخت؛ 6) انتقال به انتشارات؛ 7) انتشارات باید آنها را چاپ کند. مرحله انتخاب تقریباً 2 هفته طول می کشد، قالب بندی دو روز کار تمام وقت یا یک هفته طول می کشد اگر یک معلم پرمشغله (مثل من) در اوقات فراغت خود این کار را انجام دهد، و اینکه انتشارات چقدر زمان می برد باید جداگانه مذاکره شود. معمولاً از 2 هفته تا یک ماه، اما می توانید ظرف یک هفته به توافق برسید، به خصوص اگر بودجه خوبی داشته باشید. به طور خلاصه، مهلت به طور متوسط ​​دو ماه قبل از شروع کنفرانس تعیین می شود.

    چکیده ها به چه صورت باید پذیرفته شوند؟

    در حال حاضر سه گزینه برای ارسال چکیده به کنفرانس وجود دارد.

    1. چکیده ها از طریق پست ارسال می شوند و روی کاغذ چاپ می شوند. لازم است نویسنده حداقل دو دیسکت را با نسخه الکترونیکی چکیده درج کند یا حداقل سه بار آنها را در یک دیسکت تکرار کند. اگر نامه کاغذی بدون فلاپی دیسک رسیده باشد، دلیلی برای رد چکیده به دلایل رسمی است. این روش به خودی خود قدیمی است، اما بهتر است فعلا آن را رها نکنید. همه نقاط کشور ما به اینترنت بدون وقفه و ارزان دسترسی ندارند.

    2. چکیده ها به همراه فایل ضمیمه از طریق ایمیل ارسال می شوند. این رایج ترین گزینه در حال حاضر است. در خود ایمیل، بسیاری از نویسندگان نمایه خود را می نویسند، اگرچه کپی کردن آن از آنجا ناخوشایند است.

    حتماً یک پاسخگوی خودکار با این متن تنظیم کنید: "نامه شما دریافت شد."

    3. ثبت نام آنلاین در سایت کنفرانس. این نیاز به نرم افزار مناسب دارد. با این وجود، زمان آن فرا رسیده است که کنفرانس های بزرگ و به ویژه کنگره ها به این روش روی بیاورند. برنامه خود شخص را ثبت می کند، فایل چکیده را از او می پذیرد، آن را برای بازدید عمومی ارسال می کند و زمانی که چکیده ها توسط کمیته برگزاری تایید یا رد شد، برای شرکت کننده اعلان ارسال می کند. پیکربندی برنامه به گونه ای ضروری است که فیلدهای حاوی اطلاعات شخصی نویسنده پنهان باشد و فقط برای کمیته سازماندهی قابل مشاهده باشد.

    اکنون باید یک نامه اطلاعاتی بنویسید و ارسال کنید.

    بر اساس تمام این تصمیمات اتخاذ شده، یک نامه اطلاعاتی تنظیم می شود. مقاله رسمی است، باید توسط رئیس دانشکده تایید شود، اگرچه بدون امضا به لیست پستی ارسال می شود. نامه اطلاعات نام دانشگاه، نام کنفرانس را با متن بزرگ، تاریخ آن را به صورت متن بزرگ نشان می دهد، سپس برنامه (در این مرحله به صورت تقریبی: نام بخش ها یا موضوعات احتمالی است)، می توانید سخنرانان معروف را مشخص کنید. در صورت وجود سپس ترکیب کمیته سازماندهی مشخص می شود. شما می توانید یک کمیته برنامه جداگانه، شامل همه دانشمندان با عنوان معروف در این زمینه، تشکیل دهید، و رضایت آنها ضروری نیست - آنها مجبور نخواهند بود کار کنند. اما بهتر است البته به آنها اطلاع رسانی شود، در غیر این صورت تعاملات بین فردی ناخواسته امکان پذیر است. سپس اسامی عروسی در کمیته برنامه و افراد واقعی کارگر در کمیته سازماندهی وجود خواهد داشت.

    در صورت وجود هزینه ثبت نام، مبلغ آن را ذکر کنید (در مورد امور مالی بعداً بیشتر توضیح خواهیم داد).

    سپس باید مهلت ارسال چکیده و شرایط لازم برای آنها را مشخص کنید. حتماً یک الگوی پرسشنامه ارائه دهید که هر شرکت کننده باید در مورد خودش پر کند.

    در پایان - مخاطبین کمیته برگزاری شامل آدرس پستی، تلفن ثابت، پست الکترونیکی و آدرس سایت کنفرانس (در ادامه در مورد سایت بیشتر توضیح خواهیم داد).

    نامه اطلاعاتی از دو نوع کانال کاغذی و الکترونیکی ارسال می شود. کاغذی در نگاه اول قدیمی به نظر می رسد، اما کار می کند. ارسال نامه های کاغذی به دانشگاه ها و مراکز تحقیقاتی بزرگ که روی موضوعات کنفرانس کار می کنند منطقی است. آنها آنها را روی تابلوهایشان می‌گذارند و این نامه‌ها در واقع خوانده می‌شوند.

    متأسفانه روش الکترونیکی به همان اندازه خوب است که بد است. خوبی آن این است که شما به راحتی می توانید با خبرنامه خود به تعداد زیادی از افراد دسترسی پیدا کنید. نکته بد این است که اعلامیه های کنفرانس ورودی، به همان اندازه که اسپم آنها را آزار می دهد، بسیاری از افراد را آزار می دهد و گاهی اوقات با اسپم اشتباه گرفته می شوند. یک خبرنامه حرفه ای عالی در فلسفه وجود دارد که من فعالانه از آن استفاده می کنم - با مدیریت اختیک و تی. روشچینا [ایمیل محافظت شده]

    خودت میتونی بفرستی سپس باید یک پایه داشته باشید. پایگاه داده معمولا بر اساس نتایج کنفرانس های قبلی جمع آوری می شود.

    همچنین ارسال یک نامه اطلاعاتی در انجمن های موضوعی در LiveJournal و انجمن ها ایده خوبی است.

    بودجه کنفرانس

    بهترین منبع تامین مالی کمک بلاعوض است. برای کنفرانس های بشردوستانه، کمک های مالی توسط بنیاد بشردوستانه روسیه، برای کنفرانس های علوم طبیعی - توسط بنیاد تحقیقات پایه روسیه، و همچنین بنیادهای دیگری وجود دارد. درخواست باید به بنیاد بشردوستانه روسیه سه ماه قبل از سالی که کنفرانس در آن برگزار می شود، به بنیاد تحقیقات پایه روسیه - یک ربع قبل از کنفرانس، به طور کلی، شرایط متفاوت است. صندوق پول را به حساب سازمان واریز می کند. بهتر است یک رئیس، به عنوان مثال، یک رئیس، به عنوان مدیر پروژه مشخص شود. هرچه نام رهبر بیشتر شناخته شود، احتمال دریافت کمک هزینه بیشتر است.

    اگر کمک مالی داده شود (اما متأسفانه این موضوع قطعاً کمی قبل از کنفرانس مشخص می شود) نباید مشکل مالی وجود داشته باشد. پول به چه چیزی می رسد؟

    1. انتشار مجموعه چکیده. با قیمت های فعلی در مسکو، این حدود 100000 روبل است. برای یک کنفرانس بزرگ؛ اگر مجموعه ای از گزارش ها برنامه ریزی شده باشد، ممکن است مقدار آن بیشتر باشد. عمدتاً به ناشر و کیفیت جلد بستگی دارد.

    2. اسکان شرکت کنندگان غیر مقیم در هتل. در دانشگاه دولتی مسکو ارزان است، 800 روبل. یک روز برای هر نفر مشکلات بیشتر با رزرو صندلی. در صورت امکان خوابگاه دانشجویی و هتل تهیه شود.

    3. گاهی اوقات، وقتی پول زیادی وجود دارد، می توانید هزینه سفر کسی را بپردازید.

    4. مواد مصرفی: کاغذ و لیوان یکبار مصرف. کاغذ برای برنامه و برای لوازم مورد نیاز در مرحله 5 مورد نیاز خواهد بود. خودکار، دفترچه یادداشت و پوشه نیز برای هر شرکت کننده، البته به وفور، خریداری می شود. این تقریباً 15000 روبل هزینه دارد.

    5. پذیرایی (بوفه، شام و ...) از پول صندوق پرداخت نمی شود، چنین ماده ای وجود ندارد. این می تواند توسط دانشگاه در ازای مواد مصرفی پرداخت شود. اما به طور کلی می توان پذیرایی را با هزینه شرکت کنندگان انجام داد. این یک آیتم اختیاری است.

    اگر صندوق پول نداد چه باید کرد؟ تمام نقاط به جز نقطه 1 حذف می شوند. شرکت کنندگان هزینه هاستل و سفر خود را در دعوت نامه ها پرداخت می کنند (درباره آنها بعداً) باید در این مورد هشدار داده شود: بسیاری از آنها یک سفر کاری ترتیب می دهند و هزینه آن را با هزینه طرف مقابل می پردازند.

    نکته 1 هنوز باید برآورده شود - با هزینه دانشگاه یا هزینه مشتریان. الزامات جلد، کاغذ، کیفیت چاپ، سرعت انتشار و غیره کاهش می یابد. گاهی می شود قیمت را تا 50000 هم رساند.

    علاوه بر این، می‌توانید هزینه ثبت نام و پرداخت مجموعه چکیده‌ها را در صورت انتشار تا این زمان وارد کنید. این موضوع به قدری سنگین است که بهتر است تا آخرین لحظه با آن درگیر نشوید. قبل از ورود باید در مورد پول نقد مشاوره حقوقی بگیرید. برای پرداخت هزینه ثبت نام باید رسید به افراد داده شود. اگر مجموعه ای را بفروشید، سازمان باید حق معامله داشته باشد. همه اینها در هر زمان می تواند توسط سازمان مالیاتی بررسی شود و در صورت تخلف، سردرد جدی برای مسئولان دانشگاه ایجاد کند. بهترین کار این است که گزارش مالی را نه از طریق دانشگاه، بلکه از طریق برخی سازمان ها در دانشگاه - برای مثال یک انجمن فارغ التحصیلان - حفظ کنید. چنین سازمان هایی معمولاً دارای مجوزهای مناسب هستند.

    اگر بتوانید این مسیر را طی کنید، تقریباً نیمی از هزینه ها را می توانید جبران کنید. نیمی دیگر با سرمایه نمادین بازپرداخت می شود. اگر کنفرانس موفقیت آمیز باشد، حتی به وفور نتیجه می دهد.

    وقتی مسئله مالی حل شد، کمیته برگزاری، به طور کلی، تا پایان ضرب الاجل استراحت می کند و پایان نامه های خود را می نویسد. علاوه بر این، لازم است به طور مداوم کار روابط عمومی بین دانشمندان عنوان شده انجام شود و از آنها برای تهیه گزارش در جلسه عمومی دعوت شود. بسیاری از آنها از شش ماه قبل برنامه ریزی کرده اند، حتی اگر بخواهند در آخرین لحظه آنها را دعوت کنند.

    ما در حال ایجاد یک وب سایت کنفرانس هستیم.

    اولین قدم در انتخاب سایت، یافتن سایت است. اگر از سایت دانشگاه شما (دانشکده، گروه آموزشی و ...) ارائه می شد، خوب بود. در مورد حقوق با مدیر سیستم موافقت کنید. شما باید حقوق ویرایش صفحات دایرکتوری خود، ایجاد صفحات جدید، آپلود فایل ها با فرمت های html یا php، pdf، gif (مفید)، دسترسی به دایرکتوری از طریق FTP را داشته باشید. اگر ثبت نام آنلاین انجام می دهید، این موضوع به طور کلی موضوع بحث های طولانی با مدیر سیستم است. انساندوستان باید در نظر داشته باشند که باید با مطالعه زبان خارجی و ذهنیت خارجی برای گفتگو با مدیران سیستم آماده شوند، زیرا این افراد به زبان های علوم انسانی صحبت نمی کنند. در موارد شدید، دستور کتبی از رئیس دانشگاه برای سازماندهی سایت کنفرانس بر اساس سایت دانشگاه داشته باشید. بهترین چیز این است که یکی از اعضای کمیته سازماندهی پسری داشته باشد که یک دانشمند کامپیوتر است که مایل به کمک است. من شخصاً این وظایف را به همسرم محول می کنم:) ، اما این بهترین گزینه نیست ، شوهران افراد شلوغ تر از فرزندان هستند.

    اگر دانشگاه/دانشکده/گروهی وب سایت ندارد یا نتوانستید با مدیر سیستم به توافق برسید، می توانید از یکی از پلتفرم های رایگان متعدد مانند narod.ru استفاده کنید. این معتبر نیست، اما عملکردهای لازم را فراهم می کند.

    ما با ایجاد صفحه اصلی شروع می کنیم.
    بگذارید کنفرانس ما "متافیزیک خیر و شر" نامیده شود. این سایت در narod.ru به آدرس: za-dobro.narod.ru واقع شده است. صفحه اصلی index.html نامیده می شود (ممکن است پسوند دیگری اگر سایت محبوب نباشد). لینک آن در اطلاعات نامه ارائه شده است. این شامل اطلاعات اولیه در مورد کنفرانس است - با فونت بزرگ، احتمالاً با تصاویر، که می تواند مناظری از شهر شما، گفته های لاتین یا هر چیز مناسب دیگری باشد.

    سپس باید پیوندهایی به صفحات دیگر وجود داشته باشد، آنها را می توان در همان فهرست قرار داد: صفحه ای با متن کامل خبرنامه، که در آن می توانید بیشتر از آنچه در خبرنامه آمده است بنویسید (مثلاً موضوعات را اضافه کنید). اطلاعات نامه را به انگلیسی ترجمه کنید و یک صفحه بسازید، متن پیوند نیز به زبان انگلیسی است، صفحه ای با پرسشنامه شرکت کننده، با نمونه ای از چکیده های با فرمت ایده آل در PDF. در پایین صفحه اصلی، لطفا اطلاعات تماس کمیته برگزاری را ارائه دهید. سپس - فهرستی از چکیده های پذیرفته شده (نام خانوادگی و عنوان نویسنده). ما همچنین این لیست را در یک صفحه جداگانه می نویسیم. لیست اسامی تایید شده با دریافت چکیده ها افزایش می یابد، بنابراین آدرس این صفحه باید نشانه گذاری شود. هر نام حاوی پیوندی به چکیده است.

    از دایرکتوری اصلی یک پوشه ویژه برای چکیده ها سازماندهی می کنیم. ما آنها را در قالب PDF در آنجا قرار دادیم، هر چیزی ممکن است، اما بهتر است - فقط موارد پذیرفته شده. ما باید به هر قیمتی از شرایطی جلوگیری کنیم که برخی از پایان نامه ها تایید شوند، نامه ای در این باره به نویسنده ارسال شد و سپس تصمیم به رد آنها گرفته شد. بهتر است آن را به بخش دیگری منتقل کنید.

    پرش زمان - مهلت می رسد
    همه متفکران روسی همیشه چکیده ها را دقیقاً در روز مهلت ارسال می کنند. به عنوان استثناهای نادر، ممکن است کسانی باشند که ظرف یک روز ارسال کنند. دیرباز هم وجود خواهد داشت. در صورتی که تاخیر بیش از سه روز نباشد، قابل قبول است. اگر، همانطور که انتظار می‌رود، به‌عنوان استثنای بسیار دلپذیر، تعداد معینی از چکیده‌ها در یک هفته به دست می‌آیند، می‌توانید فوراً شروع به خواندن و انتخاب آن‌ها کنید، اما باید در نظر داشته باشید که بخش عمده برای مقایسه بعداً می‌رسد. این جایی است که وضعیت ناخوشایند ذکر شده در بالا ممکن است ایجاد شود: تزهای کسی در ابتدا خوب به نظر می رسید، اما در پس زمینه انبوه آنها مانند یک بازنده به نظر می رسند. در اینجا باید به قاعده پایبند باشیم: آنچه پذیرفته می شود پذیرفته می شود.

    پس از پایان مهلت، حدود سه روز بعد، کمیته سازماندهی جلسه تشکیل می دهد، چکیده ها را شمارش می کند، معیارهای انتخاب را مورد بحث قرار می دهد و به مطالعه می نشیند. معیارها همانطور که در بالا ذکر کردم به اندازه کنفرانس بستگی دارد. برای کوچک، بهترین ها انتخاب می شوند. برای بزرگ، نامناسب ها کنار گذاشته می شوند. با این حال، اگر هنوز برای یک بزرگ مازاد وجود دارد، می توانید آن را بردارید، اما به نظر من این غیر ضروری است. اگر تصمیمی برای انتخاب بهترین ها گرفته شود، نمی توان از توهین اجتناب کرد و این با بهترین محصول فکری که یک کنفرانس خوب برای ارائه آن طراحی شده است، فاصله زیادی دارد. برای به حداقل رساندن احساسات منفی، چکیده ها باید به صورت جمعی ارزیابی شوند. اگر بتوانید یکی از اعضای کمیته برنامه را جذب کنید خوب است، اما این نباید یک انسان دوست مبارز باشد. علاوه بر این، بهتر است افرادی با روان نامتعادل، تمایلات سادیستی و گرایش آشکار به هر مکتب علمی حاشیه ای در کار ارزیابی پایان نامه ها شرکت نداشته باشند. در اصل، شما می توانید انتخاب را حتی به گروهی از دانشجویان تحصیلات تکمیلی سال دوم یا سوم بسپارید: ذهن آشتی جو خیلی کمتر از یک فرد اشتباه می کند.

    اطمینان از رد نشدن پایان نامه های افراد مشهور - پزشکان، روسای بخش ها و غیره - ضروری است. متاسفانه با هر کیفیتی باید پذیرفته شوند.

    دستور کنفرانس
    حداقل یک ماه و ترجیحاً دو ماه قبل از برگزاری همایش باید دستور برگزاری همایش را صادر کنید. برای دانشگاه ها: در صورت کوچک بودن همایش حداکثر تا 10 نفر دستور هیئت علمی صادر می شود. اگر بزرگ است، پس سفارش دانشگاه است. برای سایر سازمان ها - یک سفارش برای سازمان.
    مشکل سفارش این است که باید تأییدیه های متعددی را طی کند.
    من برای مورد دانشگاه خود توضیح می دهم: دستور دانشگاه باید به امضای رئیس دانشگاه برسد، تأییدیه ها باید توسط: معاونت کار علمی; معاونت امور علمی (سیاست علمی)؛ معاونت مدیریت بازرگانی؛ سر حسابدار؛ در صورت وجود خارجی ها - در مورد کار با خارجی ها. در صورت وجود افراد خارج از شهر - مدیریت خوابگاه ها. اداره حفاظت قلمرو؛ اگر تجهیزات وجود دارد - مهندس ارشد. بسیاری از معاونت ها افراد پرمشغله ای هستند و دستورات چندین روز منتظر امضای آنها هستند. و او می تواند چندین هفته منتظر امضای نهایی رئیس دانشگاه باشد. در عین حال، بدون سفارش، نمی توانید جایی در خوابگاه دانشگاه رزرو کنید، نمی توانید با مهندسان در مورد تجهیزات به توافق برسید، حتی نمی توانید به آن دسترسی داشته باشید. به طور خلاصه، دستور باید حداقل دو هفته قبل از کنفرانس آماده باشد و بنابراین، باید قبل از دو ماه آن را امضا کنید.

    خود متن دستور ابتدا باید با افراد مسئول در اداره به توافق برسد. معمولاً یک مسئول در دفتر مدیریت وجود دارد که نمونه فرم دانشگاه، کلیه شرایط ثبت نام (و سختگیرانه و باید رعایت شود)، جمله بندی لازم و لیست افرادی که باید هماهنگی کنند. این الزامات تغییر می کند، بنابراین دستوری که بر اساس مدل سال گذشته انجام شده است را می توان در نامناسب ترین لحظه رد کرد: وقتی تقریباً همه تأیید کنندگان قبلاً آن را امضا کرده اند، فقط رئیس دانشگاه باقی می ماند. در این لحظه ممکن است مشخص شود که مثلاً مقدمه باید نه با 14 نقطه، بلکه با 12 و نه با یک و نیم فاصله، بلکه با یک چاپ شود. چنین چیزهایی معمولاً شما را بسیار عصبانی می‌کنند، اما باید آنها را انجام دهید و مانند هوای بد با آنها رفتار کنید: سعی نکنید بحث کنید، بلکه لباس بپوشید.

    آنچه در رایانه سازماندهی می کنیم
    یکی از اعضای کمیته سازماندهی (در این مورد من هستم) یک پوشه کنفرانس را در رایانه خود سازماندهی می کند. یک زیر پوشه در آن وجود دارد - خلاصه ها. این پوشه دارای زیرپوشه هایی با نام خانوادگی نویسنده است. قطعا بهتر است هر چکیده در یک پوشه جداگانه ذخیره شود. به ندرت علاقه مندان به کنفرانس وجود دارند که چکیده های قابل خواندن را ویرایش می کنند. سپس در نامه اطلاعاتی باید عبارت «کمیته سازماندهی حق رد و ویرایش چکیده ها را برای خود محفوظ می دارد» باشد. در واقع به نظر من نیازی به این کار نیست. چکیده های نامناسب باید رد شوند، بقیه باید همانطور که هست قرار داده شوند. با این حال، لازم است در موارد خاص اصلاح شود، به عنوان مثال: اگر اشتباه تصادفی در یک چکیده خوب انجام شود; اگر چکیده های خوب از حجم یک یا دو پاراگراف بی اهمیت بیشتر باشد، این پاراگراف ها حذف می شوند. اگر نام گم شده باشد یا به وضوح نامناسب باشد (مثلاً خیلی تحریک کننده). در مورد همه این مسائل در صورت تمایل می توانید با نویسندگان تماس بگیرید و از آنها دعوت کنید تا تغییرات لازم را انجام دهند، اما در صورت کمبود وقت می توانید خودتان آنها را اصلاح کنید. اگر یک شخص معروف فرمی را ضمیمه نکرده است و خیلی ها این کار را انجام می دهند (اگر همه باید آنها را بشناسند خجالت می کشند، یک بار دیگر نام کامل و نام خانوادگی خود را بنویسید)، باید این داده ها را برای او وارد کنید، اما همیشه بهتر است برای هر موردی کتاب های مرجع را بررسی کنید. قاطی کردن نام بعدا مشکلی ایجاد نمی کند.

    بنابراین، اگر چکیده ها ویرایش شده اند، یک زیر پوشه در پوشه این نویسنده سازماندهی شده است، من نام استاندارد "0" را به آنها می دهم، اما بهتر است نام های معنی دار مثلاً "اصلی" بگذاریم. اصل بدون ویرایش در آنجا قرار می گیرد، اما باید حفظ شود. در پوشه نویسنده چکیده با اصلاحات موجود است. نیازی به برجسته کردن یا علامت گذاری ویرایش وجود ندارد.

    پس از اینکه پانل پذیرش چکیده ها رای خود را اعلام کرد، پوشه "خلاصه" به دو زیرپوشه پذیرفته شده و رد شده تقسیم می شود. البته این موارد باید به دقت بررسی شوند.

    پایگاه داده
    پایگاه داده را می توان در Word یا Excel نگهداری کرد، اما شخصاً Access را ترجیح می دهم. دسترسی به آن در ابتدا ممکن است کمی دشوار باشد، اما دارای ویژگی های زیادی است که در مورد کنفرانس های بزرگ جواب می دهد. در مورد موارد کوچک، اصلاً نیازی به ایجاد یک لیست از شرکت کنندگان با عنوان گزارش ها نیست.

    جدول اصلی پایگاه داده، به عنوان مثال، "شرکت کنندگان" نامیده می شود.
    این شامل ستون های زیر است: متن: نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی، عنوان گزارش. بخش؛ موسسه، نهاد؛ شهر؛ نشانی؛ پست الکترونیک؛ توجه داشته باشید؛ منطقی: نیاز به هتل. پذیرفته شده؛ پرداخت هزینه اقامت؛ تائیدیه؛ و چند ستون منطقی خدماتی دیگر برای تمایز بین افراد محلی و غیرمقیم (آنها به دعوت نامه هایی از انواع مختلف نیاز دارند). بین داخلی و خارجی (دعوت از خارجیان به روشی کاملاً متفاوت نیاز دارد). Russian-CIS (آنها به انواع مختلف پاکت نیاز دارند).

    پایگاه داده با دریافت چکیده ها پر می شود. آنها می گویند برنامه ثبت نام آنلاین را می توان طوری پیکربندی کرد که خود پایگاه داده را پر کند، اما من هنوز آن را امتحان نکرده ام. من به شما نمی گویم که چگونه پرس و جوهای مختلف و به طور کلی در مورد قابلیت های اکسس نمایش دهید، اما چیزی که به خصوص برای استفاده مفید است گزارش هایی برای دعوت نامه ها است.

    متن دعوت چندین بار نوشته شده است:
    1) برای افراد غیر مقیم که به آنها هتل داده می شود و پرداخت می شود.
    2) برای افراد غیر مقیمی که به آنها هتل داده می شود اما هزینه آن را پرداخت نمی کنند.
    3) برای افراد غیر مقیمی که به آنها هتل داده نمی شود.
    4) برای مردم محلی

    علاوه بر این، اگر سفر کسی پولی باشد، این گزینه دیگری برای دعوت است.
    تمام شرایط پولی باید در دعوتنامه ذکر شود، زیرا طراحی سفر کاری به این بستگی دارد.

    نمونه ای از متن دعوت نامه از شخصی که به او هتل داده می شود و هزینه آن را می پردازند اما سفر نمی کنند:
    نام عزیز!
    کمیته برگزاری کنفرانس به اطلاع شما می رساند که گزارش شما در برنامه کنفرانس گنجانده شده است. از شما دعوت می کنیم در کنفرانس شرکت کنید. مکانی در هاستل به شما اختصاص داده خواهد شد. کمیته سازماندهی هزینه اقامت شما را از تاریخ تا امروز پرداخت می کند. کمیته سازماندهی هزینه های سفر را پوشش نمی دهد. کنفرانس در تاریخ و آدرسرک برگزار خواهد شد. ثبت نام به صورت تاریخ و تایمر خواهد بود. لطفا شرکت خود را در کنفرانس تایید کنید. Signaturerec. (امضا باید رئیس کمیته برگزاری یا رئیس دانشکده باشد)

    فراموش نکنید که خط "لطفا شرکت خود را تایید کنید" را در متن دعوت نامه درج کنید.
    برای بسیاری از سخنرانان داخلی، این تنها راه برای تعیین اینکه آیا شخص قرار است حضوری داشته باشد یا اینکه قصد دارد فقط با چکیده شرکت کند، است. اگرچه این روش نیز تقریبی است: حتی برخی از کسانی که بعداً تأییدیه ارسال کردند، نمی‌رسند.
    اگر شخصی در همان روزی که نامه را دریافت کرده است، تأییدیه ارسال کند، این می تواند به عنوان تأیید غیرمستقیم ورود او باشد.

    بر اساس نتایج تایید، ستون منطقی "تأیید" در پایگاه داده پر می شود. نمایش دوره ای نتایج آن با استفاده از یک پرس و جو مناسب مفید است. البته فقط کسانی که آن را تایید می کنند منطقی است که در لیست های تسویه حساب و در برنامه قرار بگیرند. همه چیز به جز نام گیرنده در گزارش دسترسی چاپ می شود به جای نام، یک فیلد از ستون نام و نام خانوادگی ایجاد می کنیم. می توانید با استفاده از فیلدهای "پذیرفته شده"، "پرداخت هزینه اقامت" و غیره پرس و جو کنید، می توانید این را به عنوان یک فیلتر در خود فرم مشخص کنید. امضا در پایین دعوتنامه قرار می گیرد. از نظر فنی، می توانید مهر و موم را نیز در آنجا قرار دهید، اما این از نظر قانونی توصیه نمی شود - بهتر است یک مهر زنده روی کاغذ بگذارید.

    تمام دعوتنامه های تولید شده، اولاً روی کاغذ چاپ می شوند، ثانیاً در قالب PDF ذخیره می شوند (بهتر است این کار را از طریق "چاپ در چاپگر PDF" انجام دهید)، چاپ صفحه به صفحه، هر صفحه با نام مربوطه ذخیره می شود. شخص، سپس فایل ها به صورت دستی از طریق ایمیل .mail ارسال می شوند. گیرندگان آنها را چاپ کرده و از آنها به عنوان زمینه ای برای رزرو یک سفر کاری استفاده می کنند.

    اگر آنها کاملاً به یک نسخه زنده نیاز دارند، باید آن را با نامه کاغذی ارسال کنند، اما برای اکثر مردم یک نامه الکترونیکی کافی است. می‌توانید مستقیماً در کنفرانس به آنها کاغذی بدهید، گاهی اوقات این می‌تواند مفید باشد.

    چاپ پاکت های کاغذی از قسمت نام خانوادگی و آدرس پیکربندی می شود. بهتر است کوئری های مناسب را پیکربندی کنید.
    آدرس برگشتی روی خود گزارش چاپ شده است. در اصل، سازماندهی یک چاپ جداگانه از فهرست به این ترتیب دشوار است، می توانید آن را به صورت دستی روی پاکت بنویسید یا قسمت را خالی بگذارید - نامه نزدیکتر به کنفرانس، ثبت نام شرکت کنندگان می رسد نشان‌های شرکت‌کنندگان از همان پایگاه داده، همچنین از طریق گزارش‌های مرتب شده مناسب، چاپ می‌شوند. یعنی هر کی هنوز اکسس رو مسلط نکرده بهش مسلط بشه :)

    محل اقامت
    حدود یک ماه قبل از کنفرانس، اما حداقل دو هفته قبل از آن، باید رزرو هتل یا هاستل را شروع کنید. اگر خوابگاهی در همان دانشگاهی که کنفرانس را برگزار می کند رزرو شده باشد، نامه ای به مدیر خوابگاه نوشته می شود. یک نسخه از دستور باید به نامه پیوست شود، حتی اگر، همانطور که اغلب اتفاق می افتد، هنوز توسط رئیس جمهور امضا نشده باشد. اگر در حال رزرو خوابگاه در یک دانشگاه دیگر یا یک هتل شهری هستید، پس نیازی به کپی از سفارش ندارید، اما باید به عنوان مثال، ضمانت نامه برای پرداخت (در صورت پرداخت دانشگاه) تنظیم کنید، یا اگر شرکت کنندگان پرداخت کنند، یک فرم درخواست رزرو، که باید در هتل ارائه شود. در نامه یا درخواست باید فهرستی از کسانی که وارد می شوند را با نام کامل، ترجیحاً به ترتیب حروف الفبا مشخص کنید.

    لیست های نگهبانی
    نکته مرتبط است،
    اگر سازمانی که کنفرانس را برگزار می کند در ورودی امنیت جدی داشته باشد، یعنی اخیراً تقریباً در همه جا مطرح شده است. زمان ارسال لیست ها تا حد زیادی به رویه ها در سازمان خاصی بستگی دارد که جوخه خاص از آن محافظت می کند. گاهی اوقات آنها به آن نیاز دارند یک هفته قبل، گاهی اوقات، برعکس، روز قبل. اما برای جلوگیری از تایپ مجدد، حتما لیست ها را با نام کامل و به ترتیب حروف الفبا چاپ کنید. امنیت بیشتر از هاستل به این نیاز دارد، زیرا آنها باید خیلی سریع نام محل ورود را پیدا کنند.

    کنفرانس نزدیک است.
    حدود سه روز دیگر است. اگر کنفرانس بزرگ باشد، روزهای کمیته سازماندهی در یک روز بزرگ ادغام می شود. اگر کوچک باشد، این اتفاق فقط برای یک عضو کمیته سازماندهی (در این مورد، من) رخ می دهد. تلفن دائما زنگ می‌خورد و شرکت‌کنندگان در مورد ورود، سفر و برنامه پرس و جو می‌کنند. اگر کنفرانس توسط یک بخش خاص از دانشگاه/دانشکده، به عنوان مثال، بخش منطق یا بخش زیبایی شناسی برگزار شود، خوب است: آنگاه یک دستیار آزمایشگاه از بخش می تواند به تماس ها پاسخ دهد. در مورد سفر، مقررات و به طور کلی همه چیز باید به او توضیحات مفصل داده شود. همچنین باید به یاد داشته باشید که او را بعداً در لیست مشوق های پولی قرار دهید، که معمولاً نتایج کنفرانس را دنبال می کند.

    سفارش دادن به مخاطبان
    اگر این اتفاق در یک دانشگاه رخ می دهد، باید کلاس های درس را از قبل برای یک جلسه عمومی رزرو کنید (اگر سالن اجتماعات باشد، به خصوص اگر سالن اجتماعات یک ساختمان بزرگ است که چندین دانشکده در آن قرار دارند، گاهی اوقات نیاز به رزرو در حداقل یک ماه قبل!) و برای جلسات بخش. اگر طبق برنامه این کلاس ها خالی باشد، خوب است. یک درخواست برای آنها باید در اتاق کنترل گذاشته شود. اگر به تجهیزات چندرسانه ای مجهز باشند خوب است. این هنوز در کنفرانس های علوم انسانی رایج نیست، اما اگر دانشمندان علوم طبیعی در آن شرکت کنند، تقریباً به طور قطع ارائه خواهند کرد. در اصل، یک لپ تاپ در یک کلاس درس کوچک کافی است، اما، البته، یک پروژکتور چند رسانه ای بسیار بهتر است. اگر کلاسهای برنامه ریزی شده در این زمان وجود داشته باشد، می توان آنها را تغییر داد یا لغو کرد. در هر صورت باید به دانش آموزان و معلمان هشدار داده شود. اطلاعیه برای دانش آموزان کافی است. و شما باید با معلمان تماس بگیرید. به احتمال زیاد، بخش آموزش با این موضوع برخورد نخواهد کرد. اگر هر بخش به طور کامل در یک سخنرانی توسط یک استاد ظاهر شود، نمایش های کاملا غیر ضروری امکان پذیر است.

    همچنین لازم است چندین دانشجو برای کمک در کنفرانس سازماندهی شوند - قطعاً دو یا سه نفر در ابتدای روز اول در هنگام ثبت نام و قطعاً چندین نفر که یک زبان خارجی می دانند - در صورت وجود خارجی.

    برنامه کنفرانس
    این یکی از مهمترین نکات روز سوم یا دوم قبل از کنفرانس است. از آنجایی که کم و بیش مشخص است چه کسی صحبت خواهد کرد، برنامه ای شکل می گیرد، یعنی دنباله ای از سخنرانان بر اساس بخش ها و روزها. گاهی اوقات فقط در این لحظه است که دقیقاً چند بخش و زیربخش مشخص می شود. لازم است در نهایت رؤسای بخش مشخص شوند. لیست ها به دو دسته قطعی می رسند و قطعی نمی رسند تقسیم می شوند.

    اولین کسانی که در لیست قرار می گیرند، آنهایی هستند که عنوان دارند، سپس آنهایی که عنوان دارند که قطعا می آیند (شما می توانید جایگزین کنید)، سپس بقیه. لیست با رئیس موافقت می شود. خوب است اگر رئیس در پایان گزارش خود را تهیه کند، می تواند آن را با یک مرور مختصر از کار بخش خود شروع کند.

    چاپ برنامه نه در چاپخانه بلکه در رایانه خود کمیته سازماندهی راحت است. برای این کار باید آن را مانند بروشور مستقیماً در Word قالب بندی کنید. این تکنیک به هیچ وجه پیچیده نیست، من آن را در اینجا ارائه نمی کنم.
    صفحه اول، جلد، شامل نام دانشگاه در بالا، سپس لوگوی کنفرانس، در صورت وجود، سپس نام و تاریخ، و شهر و سال در پایین است.
    در صفحه دوم، گسترش جلد، ترکیب کمیته سازماندهی است. اگر کنفرانس کمک مالی دریافت کرد، باید این را به خاطر بسپارید. سپس قوانین کلی کنفرانس ذکر شده است: تاریخ ورود، روز اول - جلسه عمومی، از چه ساعتی و در چه مخاطبانی، زمان استراحت، برنامه ریزی برای قسمت دوم روز - ادامه جلسه عمومی یا کار بخش ها. درباره هر بخش - نام و مکان. این، همراه با کمیته سازماندهی، معمولاً در پشت جلد قرار می گیرد.

    از صفحه بعد - طرح های دقیق برای هر بخش. برای هر کدام، نام آن تکرار می شود، سپس سری اول کار (مثلاً عصر روز اول) - چه ساعتی و کجا، چه کسی ریاست می کند، سپس لیستی از گزارش ها، نام سخنرانان به طور کامل، آخرین نام - نام - نام خانوادگی (بسیاری از مردم می خواهند با استفاده از نام و نام خانوادگی خود سؤال بپرسند، اما شما نمی توانید نشان را از فاصله دور ببینید). عنوان سخنرانان را می توان نشان داد، اما شخصا آن را دوست ندارم.

    خوب، سپس سری بعدی کار (که همانطور که در ابتدا دیدیم، احتمالاً انجام نخواهد شد) و بخش های بعدی. نکته ویژه: بلندگوهای بخش هایی با نام کامل از پایگاه داده حذف می شوند، فقط ترتیب ترتیب آنها به صورت دستی تعیین می شود. در پایان برنامه، در صورت بزرگ بودن قلمرو، نشان دادن پلان ساختمان های دانشگاه با مسیری به هتل و با غذاخوری مفید است. ممکن است در پشت جلد باشد. بهتر است همین نمودار را در وب سایت قرار دهید.
    و البته باید به خاطر داشته باشید که به محض آماده شدن برنامه را در وب سایت قرار دهید. این برنامه تقریباً با نرخ کل تعداد اعلام شده شرکت کنندگان + 20 چاپ می شود. اگر به دلایلی کمیته سازماندهی مطمئن باشد که شرکت کنندگان کامل خواهد بود ، 50+. نسخه‌های اضافی بین دانشجویان داوطلب توزیع می‌شود، بر درب بخش‌ها آویزان می‌شود، برای گزارش به صندوق و کارهای علمی دانشگاه مورد نیاز است، در آرشیو باقی می‌ماند، اهدا می‌شود و غیره.

    چاپ نشان
    از پایگاه داده با استفاده از یک گزارش پیکربندی خاص انجام می شود. نشان ها روی کاغذ رنگی خوب به نظر می رسند، یک رنگ برای شرکت کنندگان و رنگ دیگر برای اعضای کمیته سازماندهی. بهتر است تکه های کاغذ را در پلاستیک قرار ندهید، این مقدار زیادی کار غیر ضروری است، زیرا چندین ده نشان مونتاژ نشده وجود خواهد داشت که پس از آن این تکه های کاغذ باید پس گرفته شوند. خود شرکت کننده می تواند یک تکه کاغذ را در نشان خود وارد کند یا این کار را می توان در حین ثبت نام انجام داد.

    سازماندهی استراحت قهوه
    ساده ترین راه برای انجام این کار این است که به لیوان های پلاستیکی خریداری شده قبلی و پول نقد از کمیته سازماندهی اعتماد کنید (مسئله پول نقد در سطح دفتر رئیس دانشگاه حل می شود). برای یک استراحت قهوه، شما به یک مخاطب جداگانه نیاز دارید، این می تواند به عنوان مثال، اتاقی در یک بخش باشد. باید یک کولر یا چند کتری در آنجا قرار دهید. دو قوطی قهوه، یک جعبه بزرگ چای کیسه ای، یک جعبه شکر و چند کیسه کلوچه می خریم. شرکت کنندگان می توانند بریزند، پر کنند و خودشان مصرف کنند.

    تشکیل پوشه ها (بسته ها)
    این کار معمولاً عصر قبل از کنفرانس انجام می شود. اما اگر ثبت نام یک روز قبل از کنفرانس اعلام شده باشد، باید تعدادی پوشه آماده باشد. موارد زیر در پوشه ها گنجانده شده است: یک نسخه از برنامه، یک دفترچه یادداشت، یک خودکار، یک نسخه از پایان نامه ها، در صورت عدم تصمیم به فروش، و، شاید، برخی از مواد تبلیغاتی برای دانشگاه. همچنین می توانید چیز دیگری را که دوست دارید اضافه کنید، به عنوان مثال، یک تقویم با نمای شهر یا چیزی با نمادهای کنفرانس.

    ثبت
    ثبت نام معمولا از روز قبل از کنفرانس آغاز می شود. معمولاً 1/10 - 1/4 از شرکت کنندگان به این ثبت نام زودهنگام می آیند، اینها کسانی هستند که از خارج از شهر آمده اند. این ثبت نام می تواند سازماندهی شود، به عنوان مثال، در اتاق کمیته برگزاری یک نفر کافی است. باید یک گزارش ثبت نام وجود داشته باشد - لیستی از همه شرکت کنندگان به ترتیب حروف الفبا، که از پایگاه داده مشتق شده است. می‌توانید ستون‌های «شهر» و «پرداخت برای خوابگاه» را در این مجله نمایش دهید (دسترسی آخرین ستون را به شکل مربع با علامت‌های چک برای کسانی که باید پرداخت کنند چاپ می‌کند).
    فرآیند ثبت نام کوتاه است: شخصی که در یک دفتر ثبت نام می کند، یک پوشه کنفرانس، یک نشان و دستورالعمل های نحوه رسیدن به هتل را دریافت می کند. اگر به او پول پرداخت شود، ممکن است لازم باشد با اخطار با هتل تماس بگیرد. اگر به خوابگاه دانشگاه نقل مکان کنید، آنها معمولا می دانند، اما شما نمی توانید مطمئن باشید. ممکن است لازم باشد برای مذاکره بدوید، نامه هایی را در محل چاپ کنید که خطاب به مدیر با امضای رئیس دانشکده و غیره است. در صورتی که شرکت کنندگان بدون برنامه وارد شوند و یکی از برنامه ریزی شده ها عدم ورود آنها را اطلاع دهد، قطعاً باید این کار انجام شود.

    فشرده ترین ثبت نام یک ساعت قبل از کنفرانس است. اگر جلسه عمومی برای ساعت 10 برنامه ریزی شده است، ثبت نام باید از ساعت 9 آغاز شود.

    اگر تصمیم به گرفتن هزینه ثبت نام دارید، یک فرد جداگانه با رسیدهای آماده باید بنشیند.

    علاوه بر این، سوالات زیادی در مورد تهیه برگه سفر وجود خواهد داشت. معمولاً این کار توسط منشی رئیس یا رئیس دفتر انجام می شود. اگر مهر و موم را به او واگذار کرد (و اگر این کار را انجام نمی داد بهتر است)، پس شخص دیگری را از کمیته سازماندهی تعیین کنید تا سفرهای کاری را ترتیب دهد. صرفاً از روی بیمه اتکایی بهتر است به مهر دانش آموزان اعتماد نکنید. اگر آنها ببازند، هیچ اتفاقی برای آنها نخواهد افتاد، اما حدس زدن اینکه چه کسی آن را به دست خواهد آورد دشوار نیست.

    در صورت ارائه برنامه فرهنگی باید اطلاعیه هایی در این خصوص درج شود.

    اگر تصمیم دارید با هزینه شرکت کنندگان یک ضیافت ترتیب دهید، باید در اینجا پول جمع آوری کنید و یا بلیط ارائه دهید یا آنها را به لیست اضافه کنید. تا جایی که من می دانم این کار نیازی به مجوز برای تجارت و فعالیت های تجاری ندارد، بنابراین به سادگی سازماندهی می شود، اما از آنجایی که پول نقد جمع آوری می شود، این کار نیز باید توسط شخص جداگانه انجام شود.

    تکنیک
    قابلیت های فناوری چندرسانه ای در یک جلسه عمومی به سازمان شما بستگی دارد و باید همانطور که هست در نظر گرفته شود. اگر سالن بزرگ با پروژکتور وجود دارد، خوب است، اگر نه، باید به سخنرانان هشدار داد که فقط سخنرانی شفاهی را آماده کنند. آنچه شما نیاز دارید یک میکروفون است و فراموش نکنید که روز قبل میز و صندلی را روی تریبون قرار دهید.

    جلسه عمومی معمولاً توسط رئیس یا رئیس کمیته سازماندهی اداره می شود. لازم به توضیح است که آیا اسامی کامل و عناوین علمی همه گویندگان را می داند یا خیر؟ اگر نه، از قبل یک لیست تهیه کنید.

    در جلسات اولیه، گاهی اوقات به تجهیزات چند رسانه ای نیاز است (اگر کنفرانس علوم طبیعی است، تقریباً همیشه مورد نیاز است، اما من در درجه اول در مورد علوم انسانی می نویسم). اگر فقط چند گزارش از این دست وجود داشته باشد بسیار خوب است. سپس یک نفر از کمیته سازماندهی باید برای هر یک از این گزارش ها وظیفه داشته باشد. او باید به سرعت بفهمد که چگونه پروژکتور را روشن کند، چگونه لپ تاپ را وصل کند، و سپس چگونه همه چیز را خاموش کند. اگر گزارش‌های چندرسانه‌ای زیادی وجود دارد، باید یک نفر را در هر بخش سازماندهی کنید. در حالت ایده آل، اگر بتوانید دانش آموزان مسئول پیدا کنید. اگر نه، پس باید خودتان بین بخش ها اجرا کنید: خسته کننده است، اما بهتر از بسیاری از گزارش های از دست رفته است.

    در کنفرانس های بشردوستانه هیچ پوستری ارائه نمی شود و من نمی دانم چگونه آنها را سازماندهی کنم. فکر کنم باید غرفه ها رو از مدیر تامین سفارش بدم :)

    تبلیغات تصویری

    با شروع از ورودی ساختمان، باید کاغذها را با فلش در جهت اتاق کمیته سازماندهی آویزان کنید. از این اتاق، فلش هایی را در جهت جلسه عمومی قرار دهید. شما نمی توانید یک فلش را به هر بخش وصل کنید، بنابراین اجازه دهید آنها از کمیته سازماندهی بپرسند، اما اگر معلوم شد که جلسات در ساختمان های مختلف برگزار می شود، باید به شرکت کنندگان نموداری از محل ساختمان ها داده شود. در کلاس هایی که بخش برگزار می شود، کاغذی با نام بخش آویزان می شود. برخی از افراد نیز برنامه ای می گذارند تا ببینند گزارش های چه کسانی در آنجا هستند.

    ضبط و عکس گرفتن
    این اختیاری است، اما در صورت وجود علاقه مندان بسیار مفید است. کنفرانس ها زودگذر هستند و گاهی اوقات شایسته یادآوری هستند. اگر دوربینی وجود نداشته باشد یا شخص جداگانه ای وجود نداشته باشد که فقط با آن سروکار داشته باشد، دوربین دیجیتال این کار را انجام می دهد. گرفتن کلیپ های کوچک حدوداً سه دقیقه ای از هر بلندگو می تواند بسیار مفید باشد. اما در اینجا شما نیاز به مهارت دارید تا شروع و پایان را بگیرید، اگر نه یک واحد منطقی گفتار، حداقل یک جمله. پس از آن می توان چنین مطالبی را به خوبی در گزارش های علمی، ارائه های اساتید گنجانده یا به سادگی روی دیسک ضبط کرد و در اختیار شرکت کنندگان قرار داد.

    مخاطبین را فشار دهید
    اگر کسی مسئول روابط عمومی باشد، می تواند خبرنگاران آشنا را به جلسه عمومی دعوت کند، البته نه از مطبوعات سیاسی، بلکه مثلاً از یک روزنامه علمی یا دانشگاهی. اما معمولا تماس با مطبوعات علمی پس از کنفرانس ایجاد می شود. بسیاری از مجلات موضوعی بررسی کنفرانس های بزرگ را سفارش می دهند. نظرات معمولا خسته کننده می شوند، به خصوص با توجه به اینکه در مقادیر بسیار کم سفارش داده می شوند. در واقع، مشخص می شود که فقط نام بخش ها و به عنوان موضوعاتی که در بخش مورد بحث قرار گرفت، نام گزارش های اصلی ذکر شده است. اما اگر موفق به مخالفت شدید، خوب است در مورد بحث های گذشته صحبت کنید (به این معنا که چه سوالاتی پرسیده شد). ضبط صدا در اینجا کمک می کند.

    بخش غیررسمی کنفرانس هرگز در بررسی گنجانده نشده است، اما اگر به نظر می رسد که ارزش ذکر آن را داشته باشد، می توانید به سادگی در یک جمله بگویید که آنجا بود.

    جلسه عمومی آغاز شده است
    روند واقعی کنفرانس به ویژه به کمیته سازماندهی بستگی ندارد. مشکلات تجاوز از زمان گزارش و بحث بر دوش رؤسا است. مهمترین کاری که باید انجام دهید این است که پوشش های متعدد را حذف کنید. مهم نیست که چقدر سعی می کنیم لیست هایی را برای خوابگاه، برای امنیت و برای برنامه تهیه کنیم، باز هم به ناچار کسی اسکان داده نمی شود، کسی اجازه ورود ندارد، و گزارش کسی از قلم افتاده است.

    اغلب فراموش می کنند که معلمان را در مورد به تعویق افتادن کلاس ها تذکر دهند و باید آنها را همانجا به اولین کلاس درس منتقل کنند.
    گاهی اوقات یکی از بلندگوهای مهم گم شده است و باید سریعا یکی دیگر را سازماندهی کنید.
    گاهی اوقات تجهیزات کار نمی کنند.
    و در طول کنگره، برای مثال، لحظه ای داشتیم که برق در مسکو قطع شد (البته مال ما نیز، اما این مانع پیشرفت بخش ها نشد، روز بود). حوادث در این زمینه از رادیو سراسر کشور پخش شد. به راحتی می توان حدس زد که تمام تلفن های کمیته سازماندهی و دانشکده با تماس با اقوام قطع شده است. بسیاری از مردم خواستار تماس تلفنی با شخص خاصی بودند و باید طبق برنامه بخش، از طریق هموطنان و غیره به دنبال او می گشتند.
    بنابراین باید برای چنین مواردی به طور ویژه آماده باشید.
    نتیجه گیری: به هیچ وجه نباید برای تمام روزهای کنفرانس، به ویژه در روز اول، فعالیت اضافی برنامه ریزی کنید.
    به عنوان مثال، اگر یکی از اعضای کمیته برگزاری یک معلم است، باید تمام جلسات آموزشی، حتی جلسات آموزشی را از این روز لغو یا به تعویق بیندازد. سخت است، اما باز هم بهتر از چند بخش پاره شده است.

    بریدن دیوانه ها
    این یک موضوع کاملا مبرم در کنفرانس های فلسفه است. Mad Men تقریبا هر دو سال یکبار تغییر می کند. هرگز نمی توان آنها را در طول امنیت قطع کرد. اصولاً اگر دیوانه نسبتاً ساکت باشد، حتی علاقه خاصی به بحث وارد می کند، به طوری که در عرض پنج دقیقه می توان به او صحبت کرد، اما به هیچ وجه بیشتر. اگر دیوانه فعال است، باید از همان ابتدا صحبت های او را متوقف کنید. معمولاً اخراج فیزیکی او غیرعملی است (و او تأثیرات غیر فیزیکی را درک نمی کند)، بنابراین باید به هنر افرادی متوسل شوید که می دانند چگونه چنین موقعیت هایی را حل کنند. من یکی از آن افراد نیستم و نمی‌توانم در مورد نحوه رسیدگی به مسائل مشاوره بدهم، فقط می‌توانم این توصیه را بکنم: شما باید چندین نفر را در رادار خود داشته باشید که قادر به مدیریت چیزها هستند و می‌دانند چگونه آنها را صدا کنند.

    روزهای دوم و سوم، اگر سومی وجود داشته باشد، همیشه به طرز غیرقابل مقایسه ای آرام تر است.
    بیشتر بخش‌ها کار نمی‌کنند، اما، همانطور که قبلاً گفتم، خوب است که یکی کار کند، جایی که همه کسانی که در روز دوم آمده‌اند برای ارائه گزارش می‌آیند.

    اگر برنامه فرهنگی ارائه شود، باید به شرکت کنندگان گفته شود که کجا و چگونه بروند. اما اکثر مردم از روز دوم و سوم (مخصوصاً اگر یکشنبه باشد) برای ایجاد برنامه خود به تنهایی استفاده می کنند.

    آخرین نکته در کنفرانس این است که به یاد داشته باشید کلاس هایی را که در آن بخش ها برگزار می شد قفل کنید، اتاق کمیته سازماندهی را تمیز کنید و آرشیو را در یک جعبه جداگانه جمع آوری کنید. در آنجا باید یک دوجین نسخه از برنامه، چند مجموعه چکیده، یک مجله ثبت نام، یک سی دی با ضبط صدا و عکس، یک سی دی دیگر با یک کپی از پایگاه داده قرار دهید. این جعبه به عنوان یادگاری در بخش علوم نگهداری می شود. گاهی اوقات به کار می آید. این اتفاق می‌افتد که روسا شما را مجبور می‌کنند تا ۱۰ سال قبل گزارش‌هایی درباره کارهای علمی بنویسید، و یادآوری کنفرانس‌های ده سال پیش حتی با نام، بدون ذکر تاریخ و تعداد بخش‌ها، دشوار است.

    نوشتن گزارش

    قبلاً گفتم که گاهی اگر یک کنفرانس بزرگ طنین انداز شده باشد، این اتفاق برای ما افتاده است، البته با کنگره و همچنین با کنفرانس فلسفه ریاضیات، چندین مجله علمی به یکباره دستور بررسی می دهند. نقد یک یا دو صفحه از متن است و بین چهار تا ده نویسنده دارد، زیرا هر بخش معمولاً توسط رئیس آن بررسی می‌شود. واضح است که متن واقعی از طریق فشرده سازی و دگرگونی های مختلف سبکی ساخته شده است.
    باید موضوعات اصلی مورد بحث را بیان کند. در صورتی که واضح نباشد، با ذکر عناوین گزارش‌های رئیس و شرکت‌کنندگان با عنوان‌ترین گزارش‌ها تنظیم می‌شوند.

    گزارش های نوع دوم، گزارش های صندوق و دانشگاه (سالانه و ...) از کارهای انجام شده است. مشخصات گزارش به صندوق به صندوق بستگی دارد، اما در هر صورت باید همان کار را انجام دهید که در مورد اول - در مورد موضوعات گزارش ها و مشکلات صحبت کنید. همچنین در حال حاضر یک سی دی با تمام رسانه ها، یعنی ضبط صدا، عکس، کلیپ و غیره قرار داده ام. هیچ چیز نمی تواند جای دید را بگیرد.

    آیا کنفرانس ها مزایایی دارد؟
    پس از پایان کنفرانس، برای مدت طولانی به نظر می رسد - نه. من می دانم که زیست شناسان و پزشکان در این مکان شروع به یک تمایل انعکاسی برای تلفظ یک نوع تهاجمی می کنند. به نظر من تفاوت اولاً در کنفرانس های علوم مختلف است. من قبلاً بارها در بالا تکرار کرده‌ام و باز هم تکرار می‌کنم که همه موارد فوق در مورد کنفرانس‌هایی که من شخصاً در آنها شرکت کرده‌ام صدق می‌کند. اینها کنفرانس هایی در زمینه فلسفه یا زمینه های مرتبط هستند. دلیلی دارم که فکر کنم همین امر در مورد همه کنفرانس های علوم انسانی صدق می کند.

    تفاوت علوم طبیعی با علوم انسانی، اولاً در این است که ارائه پوستر وجود دارد و ثانیاً در این که ارائه ها به طور فعال در گزارش ها استفاده می شود. آنها همچنین کمی تفاوت دارند زیرا حاوی نسبت نسبتاً زیادی از مواد جدید هستند. علیرغم همه هیاهوهای مضحکی که دانشمندان علوم طبیعی در دفاع از حق مقدس سفر به کنفرانس ها به راه انداخته اند، من همچنان فکر می کنم که این سهم از مطالب جدید آنقدر بیشتر از آنچه در مقالات منتشر می شود نیست که بتواند هزینه ها را جبران کند. زمان از دست رفته در ارتباط خالی آنچه واقعا کنفرانس های علمی را از کنفرانس های علوم انسانی متمایز می کند فرهنگ و شخصیت شرکت کنندگان است.

    مشخصه زیست شناسان برونگرایی آشکار و کاهش سطح تأمل و تفکر است. من این افراد را از نزدیک می شناسم. بنابراین، تماس های شخصی چندان برای آنها مفید نیست - هیچ چیز از نظر علمی مفیدی در آنها وجود ندارد - بلکه خوشایند است. این بخشی از فرهنگ این علم است. بیهوده نیست که زیست شناسان دوست دارند پیاده روی کنند و با گیتار در اطراف آتش آهنگ بخوانند.
    کنفرانس مانند یک آتش بزرگ علمی با گیتار است و زیست شناسان آن را دوست دارند. اما همانطور که موسیقی جدی با آهنگ های آتش کمپ متفاوت است، علم جدی نیز با ارائه کنفرانس متفاوت است.
    تکان دهنده بود، اما در کنفرانس های عمومی، البته، می تواند مفید باشد، من شخصاً چنین چیزهایی را دیدم و امیدوارم دوباره آنها را ببینم.

    *** چند خاطره شخصی. به طور کلی، زندگی من، همانطور که اکنون است، از جولای 2005 شروع شد. و جایی در مارس 2005، من قبلاً این را فهمیدم. در جایی در لایو ژورنال من نوشته ای وجود دارد: "در جولای امسال، جهان فرد کاملا متفاوتی را به جای من خواهد دید." درست است، همان چیزی است که معلوم شد. بسیاری از مردم چنین نقاط عطفی را در زندگی خود تجربه می کنند. برای اکثر زنان، این تولد یک کودک است. من بچه ندارم اما برای من چهارمین کنگره فلسفی روسیه بود. کنگره تلاش بی سابقه ای از من خواست. چنین چیزی در زندگی من هرگز اتفاق نیفتاده است، چه قبل و چه پس از آن (البته، البته، لحظات سخت همیشه به روش خود اتفاق می افتد؛ معمولاً اینها بیماری هستند - خود شخص و مادر).
    قبلاً در بالا نوشتم که حدود چهار هزار شرکت کننده، 3800 چکیده و 2200 نفر شخصاً شرکت کردند. به هر حال، این در مقیاس بزرگتر از کنگره های فلسفی جهانی است. بیایید همه چیزهایی را که در مورد کنفرانس های بزرگ نوشته ام در یک مقیاس افراطی قرار دهیم. رویدادهایی مانند همایش ها همیشه از چندین سال قبل آماده می شوند. آنها در شهرهای مختلف (بین المللی - در کشورهای مختلف) بر اساس دانشگاه های بزرگ برگزار می شوند. در اوایل سال 2004، ما از قبل می دانستیم که نمی توان برای نیمه اول سال 2005 هیچ چیز را برنامه ریزی کرد. درست است، آنها هنوز نمی دانستند که این تا چه حد باید پیش برود. در پایان ترم دوم، حتی نتوانستم درس ویژه ام را تدریس کنم. اما مارکین همه چیز را به پایان رساند، اما چه هزینه ای برای او داشت؟
    ما اولاً کسانی هستیم که قرار است در دانشکده کنفرانس برگزار کنیم، یعنی معاون علمی، در این مورد وی مارکین و کارمند بخش علمی، در این مورد من بودم. البته باید از قبل یک تیم رسمی حداقل 6 نفره جمع می کردیم، اما این کار را نکردیم. بنابراین، همراه با ما دو نفر، در واقع، فقط چهار نفر دیگر در کنگره کار کردند: یکی به مارکین کمک کرد، سه نفر به من کمک کردند. در اوج کار، موفق شدیم دو کارمند دیگر از گروه تحصیلات تکمیلی را سازماندهی کنیم. نامه های اطلاعاتی در مورد چنین رویدادهایی همیشه از قبل در مجلات رسمی منتشر می شود ، در این مورد سؤالات فلسفه ، Vestnik RFO و غیره بود. علاوه بر این، همه از چنین رویدادهایی اطلاع دارند زیرا اطلاعات از طریق کانال های ارتباطی مستقیم منتشر می شود. فکر نمی‌کنم حتی یک نامه اطلاعات الکترونیکی ارسال کنیم. فهرست بخش‌ها در سطح مدیریت فلسفه فدرال روسیه (این انجمن فلسفی روسیه، برگزارکننده رسمی همه کنگره‌ها)، ریاست دانشگاه دولتی مسکو و ریاست انستیتوی فلسفه تعیین شد. آکادمی علوم روسیه درخواست‌ها حدود یک ماه قبل از پایان مهلت، پس از یک منحنی گاوسی با مقیاس مناسب شروع به دریافت کردند. و حدود یک هفته قبل از ضرب الاجل، حجم عظیمی از کار از قبل شروع شده بود. تمام برنامه‌های دریافتی فقط باید پردازش می‌شد، وارد پایگاه داده می‌شد و به سران بخش‌های مربوطه ارسال می‌شد (تعداد بخش‌ها تغییر نکرد؛ در مجموع حدود 50 بخش بود). بیایید در نظر بگیریم که تعدادی از آنها روی فلاپی دیسک بودند. در این حالت، 20 برنامه در روز هنوز استرس زا نیست، 50 برنامه در حال حاضر زیاد است و 100 برنامه کار یک نفر از صبح تا شب است. یادآوری کنم حدود چهار هزار دریافت کردیم. بنابراین، سه روز قبل از مهلت، حدود 400، دو تا 700، روزی هزار نفر، در روز مهلت بیش از یک و نیم هزار درخواست، روز بعد چند صد مورد دیگر، سپس جریان به شدت فروکش کرد، اما ما تا آخرین مورد قبول کردیم. یادم هست روز سررسید، وقتی در واقع فقط وقت داشتیم نامه ها را ذخیره کنیم، از ساعت نه صبح تا ده و یازده و نیم شب می نشستیم و وقتی رفتیم خیلی دیوانه، مست و خوشحال به نظر می رسیدیم. هزار نفر از آنها وجود دارد. تعداد آنها بیش از هزار نفر است! در کشور یک فلسفه وجود دارد! حالا درک این موضوع سخت است که چگونه می‌توانستیم آن زمان اینقدر خوشحال باشیم، اما ظاهراً به دلیل خستگی کار دیگری برای انجام دادن باقی نمانده بود. روسا مرتباً تماس می گرفتند، اشتراک را لغو می کردند یا شخصاً می آمدند - چه کسی را قبول کردند، چه کسی را رد کردند. برخی از رؤسا، به ویژه جوانان، تلاش کردند تا بیش از نیمی از پایان نامه ها را رد کنند، که کاملاً با روح کنگره که همه باید به آن دعوت شوند، مغایرت دارد. با اینها موضوع توسط مقامات بالاتر حل شد: اساساً پایان نامه های رد شده توسط آنها به سایر بخش ها سرایت کرد. عقب نشینی چرا به کنفرانس هایی نیاز داریم که همه را دعوت کند؟ یکسان سازی توسعه علمی کشور. در واقع این یک سوال دشوار است. برخی، بیایید آنها را منتقد جناح راست بنامیم، به این نکته اشاره می کنند که اصلاً نیازی به کنفرانس های بزرگ سطح پایین نیست. آنها می گویند که این بازتولید یک اسکوپ علمی است (من وارد تجزیه و تحلیل اصطلاحات نمی شوم - اسکوپ یک اسکوپ است). آدم احساس می‌کند که اگر به آنها اختیار آزاد داده می‌شد، فقط کنفرانس‌های کوچک بسته و بسته با مجموعه‌ای از گزارش‌ها ترتیب می‌دادند. قبلاً در بالا اشاره کردم که چنین کنفرانس‌هایی در واقع معمولاً سطح بالایی دارند، اما این باعث می‌شود که آنها بی‌معنی‌تر شوند. خب، تقریباً، ما پنج نفر در کشور داریم که روی قطعه چهل و دوم هراکلیتوس کار می کنند، خوب، آنها سالی یک بار به یک کنفرانس می آیند، به همدیگر می گویند که در یک سال در مورد چهل و دوم چه چیز جدیدی یاد گرفته اند. تکه ای از هراکلیتوس... شاید در علوم طبیعی که پویایی رشد اطلاعات بیشتر است، این منطقی باشد، اما در علوم انسانی بعد از اولین بار خسته کننده خواهد شد، به خصوص که آنها قبلاً همه نتایج یکدیگر را از انتشارات می دانند. . به طور کلی کنفرانس ها به عنوان روشی برای تبادل اطلاعات در جامعه اطلاعاتی در حال از دست دادن مفهوم خود هستند. اگر دانشمندی منتشر نمی کند، اما گزارش می دهد (شاید چنین موارد غیرعادی وجود داشته باشد)، مطمئناً کنفرانس به دنیای علمی فرصتی می دهد تا ایده های او را بیاموزد و در موارد دیگر خواندن یک مقاله هوشمندانه بسیار بهتر است. اکنون مجلات کافی و مهمتر از همه، راه هایی برای جستجو در مجلات وجود دارد. نتیجه گیری از اینجا ساده است: کنفرانس ها یک رویداد علمی نیستند، به هیچ وجه باعث پیشرفت علم نمی شوند و به سختی به انتشار ایده ها کمک می کنند. اما اهمیت اجتماعی کنفرانس ها بالاست. (الان منافقین دوباره به من حمله می کنند ولی من مستقیم صحبت می کنم). آنها به طور کلی مورد نیاز مناطق عقب مانده و دانشمندان جوان هستند. در مورد مناطق همه چیز کم و بیش روشن است. آنها هم می توانند بخوانند اما در اینجا عامل دید و ارتباط زنده مطرح می شود که نقش مثبت آن را فقط در این مورد می توانم ببینم. دیدن سطحی بالاتر از آنچه به آن عادت دارید با چشمان خود بسیار مفید است. شاید، اتفاقا، به همین دلیل است که بسیاری از مفسران پست من، در پاسخ به داستان من در مورد نحوه سازماندهی کنفرانس های بشردوستانه در روسیه، با عصبانیت گفتند که چگونه به کنفرانس های بیولوژیکی در غرب می روند، بدون اینکه حتی متوجه شوند چند بار تغییر کرده اند. موضوع! در رابطه با غرب، زیست شناسی داخلی یک منطقه معمولی عقب مانده است، بنابراین جای تعجب نیست که زیست شناسان به طور شهودی احساس کنند که کنفرانس های غربی برای آنها مفید است. دانشمندان جوان همچنین از کنفرانس‌ها بهره می‌برند، که عمدتاً، همانطور که من می‌دانم، در توانایی ارائه ارائه و قرار دادن آنها در متن است. قبل از

    شما کارمند جوان و موفق یک سازمان علمی معتبر هستید. مدیریت سازمان شما برای اینکه مهارت های سازمانی شما را محک بزند به شما دستور برگزاری کنفرانس می دهد. این اولین بار است که با چنین کاری روبرو می شوید. در این مورد، بهتر است با کسانی که قبلاً چنین رویدادی را برگزار کرده اند تماس بگیرید. هر کمک یا توصیه ای به شما این فرصت را می دهد که از اشتباه جلوگیری کنید.

    بنابراین، شما با این کار روبرو هستید که از کجا شروع کنید؟

    1. ترسیم یک برنامه رویداد

    اول از همه، شما باید به دقت در مورد موضوع رویداد فکر کنید، و تعیین کنید که چه طیفی از مسائل را می خواهید در نظر بگیرید. آیا این یک جلسه کاملاً حرفه ای خواهد بود یا می خواهید با مشارکت متخصصان با تجربه از صنایع مرتبط حوزه گسترده ای از مشکلات را پوشش دهید یا این که جلسه ای از متخصصانی است که در جستجوی جهت های علمی جدید و همچنین حل هستند. مسائل خاص در حوزه های خاصی از علم. اول از همه، قطعاً این سؤال مطرح می شود که این رویداد چگونه برگزار می شود - آیا این یک کنگره، سمینار، کنفرانس یا نشست خواهد بود. بیایید به ماهیت این رویدادها نگاه کنیم.

    - کنگره.این کلمه از لاتین آمده است کنگره، که در ترجمه به معنای جلسه، کنگره یا جلسه است که در بیشتر موارد ماهیت بین المللی دارد.
    - سمینار.ترجمه از لاتین به نظر می رسد مانند یک مهد کودک، یا به معنای مجازی - یک مدرسه. معمولاً این کلاس‌های گروهی هستند که در طی آن به آموزش پیشرفته یا آموزش ویژه می‌پردازند.
    - کنفرانس.همچنین از کلمه لاتین آمده است کنفرانس. این یک شکل سازمانی از فعالیت علمی است که در طی آن دانشمندان برای بحث عمیق در مورد موضوعاتی که به موضوعی کاملاً تعریف شده اختصاص دارد گرد هم می آیند. از نظر وضعیت، کنفرانس جایگاهی میانی بین کنگره و سمینار خواهد داشت.
    - ملاقات.این رویداد به بحث و بررسی گسترده و حل مسائل خاص و اتخاذ تدابیر موثر برای اجرای آنها اختصاص دارد.

    اول از همه، باید به این فکر کنید که چه سازمان ها و بنیادهایی، از جمله بین المللی، می توانند به شما در سازماندهی رویدادهای آینده کمک کنند. شرایطی را که برای شما تعیین می کنند را تجزیه و تحلیل کنید. اینها شرایط مربوط به مکان و شکل کنفرانس و همچنین اطلاعات شرکت کنندگان و انتشارات مطالب کنفرانس خواهد بود. جمع آوری اطلاعات در مورد اینکه کدام یک از مشتریان یا شرکای سنتی سازمان شما می توانند به طور مستقیم در سازماندهی و شرکت در این رویداد مشارکت داشته باشند. حتماً از اینترنت برای یافتن حامیان مالی احتمالی و سازمان‌های علاقه‌مند استفاده کنید و دیدن سایر وب‌سایت‌های کنفرانس نیز ضرری ندارد. باید به این نکته توجه داشته باشید که تقریباً همه سازمان های حامی کمک های خود را فقط به صورت رقابتی ارائه می کنند. در این صورت، باید ایده خود را نسبتاً منطقی از برگزاری رویداد خود ارائه دهید و توجه حامی مالی را به اهمیت آن برای او، صلاحیت خود در امور سازمانی و نیاز به برگزاری رویداد در این زمان خاص جلب کنید. .

    همچنین باید تعیین کنید که علاوه بر شرکای سنتی، از کدام سازمان‌ها برای حمایت از این رویداد دعوت کنید. در این صورت باید به این نکته توجه داشت که رویداد برنامه ریزی شده در برنامه سالانه سازمان های ذینفع گنجانده شده است. در چنین مواردی، اکثر سازمان ها نیاز به توجیه رویداد و برنامه مالی دارند. در اغلب موارد گنجاندن یک رویداد در برنامه سالانه شرط لازم برای دریافت کمک های سازمانی و مالی از بنگاه های هم بنیانگذار است.

    صرف نظر از اینکه چه شکلی از رویداد را انتخاب می کنید (کنگره، سمینار، کنفرانس)، لازم است از چندین دانشمند معتبر و شناخته شده در این زمینه دعوت کنید که اطلاعات آنها برای رویداد شما تعیین کننده باشد. همچنین باید به این واقعیت توجه کنید که اغلب دانشمندان مشهور جهانی وجود دارند که اغلب سخنرانان ضعیفی هستند. و در این راستا، گزارش های آنها برای کنفرانس ها و سمینارهای تخصصی بسیار جالب تر از ارائه های عمومی خواهد بود. همچنین این واقعیت مهم است که کدام دانشمندان با شرکت در رویداد شما موافقت خواهند کرد و هزینه آن برای شما چقدر خواهد بود. همچنین لازم است در نظر بگیرید که آیا رویدادهای مهم دیگری در صنعت شما وجود خواهد داشت که به موضوع شما نزدیک باشد و معلوم نمی شود که اکثر دانشمندانی که دعوت می کنید ترجیح دهند در آنها شرکت کنند. همچنین باید از خود بپرسید که آیا می توانید فوراً یک کنگره یا یک کنفرانس بزرگ را سازماندهی کنید یا اینکه در اولین قدم بهتر است یک سمینار یا کنفرانس کوچک ترتیب دهید. تمرین نشان می دهد که کنفرانس ها 1-3 سال قبل برنامه ریزی می شوند. مسائلی مانند حمایت و مشارکت در رویدادهای دانشمندان برجسته به بهترین وجه در کنفرانس ها یا مذاکرات دیگر و همچنین هنگام انعقاد توافق نامه برای کار مشترک حل می شود.

    بنابراین، بیایید روی چنین رویدادی به عنوان یک کنفرانس تمرکز کنیم. کنفرانس‌ها در بیشتر موارد در فواصل زمانی مشخص برگزار می‌شوند یا به رویدادهای سالگرد اختصاص داده می‌شوند که به متخصصان اجازه می‌دهد از رویدادهای جاری مطلع شوند، تماس‌های خود را با محققان گسترش دهند و در نتیجه اطلاعات لازم را دریافت کنند. برای اینکه کنفرانس برنامه ریزی شده به راحتی در میان بسیاری دیگر قابل تشخیص باشد، باید یک لوگوی آسان برای به خاطر سپردن همراه با نام کنفرانس ایجاد کنید. در این صورت باید یک مسابقه کوچک برای طراحی لوگو و نام کنفرانس برگزار کنید.

    حال برسیم به یکی از نکات اصلی. با فکر کردن کامل به تمام سوالات قبلی، ابتدا تعداد شرکت کنندگانی که در کنفرانس شرکت خواهند کرد را تخمین بزنید. کمک های مالی و هزینه های برنامه ریزی شده برای کنفرانس را در نظر بگیرید و سپس هزینه سازمانی برنامه ریزی شده را محاسبه کنید. از خود بپرسید که آیا برای شرکت کنندگان کنفرانس شما خیلی بزرگ است یا خیر. حتماً با بخش حسابداری سازمان خود مشورت کنید تا ببینید چگونه می توان هزینه های مالی برآورد شده را به اقلام هزینه های مختلف تخصیص داد. در گزارش مالی خود، یک صندوق ذخیره ایجاد کنید که با آن می توانید رویدادهای اضافی را برای شرکت کنندگان در کنفرانس سازماندهی کنید. توصیه می شود تعدادی گشت و گذار و همچنین بازدید از تئاتر و کنسرت ترتیب دهید. اگر کنفرانس شما در نزدیکی یک آسایشگاه یا پیست اسکی برگزار می شود، یک برنامه ورزشی و تناسب اندام برای شرکت کنندگان آن ترتیب دهید.

    توجه به این نکته حائز اهمیت است که حتی در زمان برنامه ریزی یک کنفرانس نیز نمی توانید بدون کمک همکاران خود این کار را انجام دهید. بنابراین، برای برگزاری چنین رویدادی، باید یک کمیته برگزار کننده ایجاد کنید، که بیشتر شما را در برگزاری کنفرانس حمایت خواهد کرد. در اینجا شما باید تمام مهارت و نبوغ خود را نشان دهید. لازم است که همکاران شما نه تنها مجری باشند، بلکه ابتکار عمل را نیز نشان دهند، در این صورت انجام عمل برنامه ریزی شده برای شما بسیار آسان خواهد بود. به ایده های جدید گوش دهید، در مورد هر موضوع جالب بحث کنید، بحث کنید. بی دلیل نیست که آنها می گویند حقیقت در یک مشاجره متولد می شود و هنگام کار با یکدیگر، روابط تجاری آینده ایجاد خواهد شد.

    2. مرحله اول - مرحله برنامه ریزی - توسط شما انجام شد، اکنون به مرحله سازمانی می رویم

    به خوبی شناخته شده است که هنگام سازماندهی هر کسب و کاری، افراد مهمترین چیز هستند. و در اینجا شما به عنوان یک سازمان دهنده باید تمام استعداد سازمانی خود را نشان دهید. اول از همه، شما باید یک کمیته سازماندهی تشکیل دهید که باید گزارش های ارسالی و ترتیب ارائه آنها در کنفرانس را انتخاب کند. کمیته سازماندهی باید شامل متخصصان بسیار واجد شرایط در تمام زمینه های علمی باشد که در کنفرانس حضور خواهند داشت. توصیه می شود که کمیته شما بین المللی باشد. کمیته باید شامل نمایندگانی باشد که فعالانه در کنفرانس شرکت کنند.

    حالا بیایید در مورد کمیته سازماندهی صحبت کنیم. گروه شما باید بسیار فعال و پویا باشد. به طور واضح وظایف را در کمیته تعیین کنید. سعی نکنید همه کارها را خودتان انجام دهید. بهتر است کار سازماندهی یک کنفرانس را به دو بخش تقسیم کنید و مدیران مسئول را در راس آنها تعیین کنید. روسای کمیسیون ها گروه های خود را ایجاد خواهند کرد که کار را به صورت گروهی سازماندهی خواهند کرد. وظیفه شما انتخاب افرادی خواهد بود که قبلاً با شما کار کرده اند و می توانند کار خود را به خوبی انجام دهند. باید به یاد داشته باشید که طبق ادبیات مدیریت و شواهد عملی، تعداد بهینه کارمندان برای ساختارهای انعطاف پذیر 5-7 نفر خواهد بود. همچنین باید به خاطر داشت که هر یک از اعضای کمیته برگزاری باید یک معاون داشته باشد و این معاونان باید برای همه شناخته شوند. شما نیز باید چنین جایگزینی داشته باشید. اکنون فهرستی از کمیسیون های اصلی و بلوک های مربوطه را ارائه می دهیم که بسته به ماهیت کنفرانس، می توان آنها را با کمیسیون ها و بلوک های دیگر ترکیب، تقسیم یا تکمیل کرد:

    کمیسیون برای تهیه مواد. ریاست این کمیسیون در اکثر موارد بر عهده دبیر علمی همایش است و وی یکی از چهره های اصلی کمیته برگزاری است. دبیر علمی کلیه مکاتباتی را با شرکت کنندگان در کنفرانس انجام می دهد. از جمله مسئولیت های او می توان به تهیه و انتشار برنامه کنفرانس اشاره کرد. او همچنین تغییرات مختلفی را در صورت وجود ایجاد می کند، برای انتشار چاپی مطالب و مجموعه چکیده های کنفرانس آماده می کند و همچنین کار بخش ها و گروه ها را تنظیم می کند.

    کمیسیون ثبت نام این نام خود نشان می دهد که این کمیسیون مسئولیت ثبت نام شرکت کنندگان در کنفرانس را بر عهده دارد. علاوه بر این، اعضای کمیسیون نشان ها و جزوات را تهیه می کنند. اعضای کمیسیون مدام از ورود سخنرانان به دبیر علمی خبر می دهند.

    در بیشتر موارد، محل ثبت نام، سالن بزرگی است که پوسترها و غرفه های کنفرانس در آن نمایش داده می شود و می توانید در آن با تمام اطلاعات موجود آشنا شوید. برنامه های ارائه و چیدمان اتاق جلسه باید در اینجا ارائه شود. شما باید روند ثبت نام را به گونه ای سازماندهی کنید که صف های طولانی وجود نداشته باشد و شرکت کنندگان در کنفرانس مجبور نباشند فرم های متعددی را پر کنند. خود فرآیند ثبت نام نباید زمان زیادی را ببرد.

    - کمیسیون مسکناین کمیسیون مسئولیت اسکان شرکت کنندگان در کنفرانس را بر عهده دارد. وظیفه آن پردازش درخواست های دریافتی برای اسکان مجدد است. او اتاق‌های هتل را رزرو می‌کند و در صورت بروز شرایط پیش‌بینی‌نشده، اقامت‌های اضافی را نیز ترتیب می‌دهد.
    - کمیسیون حمل و نقلمسئولیت های او شامل تامین وسایل حمل و نقل لازم برای ملاقات با شرکت کنندگان کنفرانس و سفر آنها به محل برگزاری کنفرانس است. سازماندهی سفرهای مختلف برای تحویل تجهیزات و مواد لازم.
    - کمیسیون مالیهمه چیز در اینجا بسیار ساده است - این کمیسیون به طور کامل مسئولیت کل جنبه مالی کنفرانس را بر عهده دارد.
    - کمیسیون پذیرایی.صلاحیت او شامل سازماندهی وعده های غذایی برای اعضای کنفرانس، برگزاری قهوه استراحت های مختلف است که بدون آن هیچ کنفرانسی کامل نمی شود، و همچنین برگزاری یک پذیرایی سنتی معارفه. این می تواند ناهار یا شام باشد.
    - کمیسیون تامیناز وظایف این کمیسیون می توان به تعامل نزدیک با کلیه کمیسیون های کنفرانس، در درجه اول کمیسیون مالی و ارائه هر آنچه که شرکت کنندگان نیاز دارند، اشاره کرد.
    - کمیسیون پشتیبانی فنیمسئولیت های او شامل اطمینان از عملکرد تجهیزاتی است که برای ارائه گزارش ها لازم است و همچنین ترتیب غرفه ها و مواد اضافی لازم برای تثبیت گزارش ها روی غرفه ها.

    اخیراً در کنفرانس ها، برای جلوگیری از انواع سوء تفاهم ها، گروه دیگری از مردم وجود دارد - امنیت.

    3. مرحله اطلاعات کنفرانس شما

    خوب، این اتفاق افتاده است و اطلاعاتی در مورد کنفرانس علمی شما در اینترنت ظاهر شده است. چنین اطلاعاتی را می توان در بخش رویدادهای برنامه ریزی شده در وب سایت سازمان هایی که این رویداد را برگزار می کنند و همچنین در وب سایت های سازمان های حامی مطالعه کرد. در این زمان، شما از قبل اطلاعاتی در مورد اینکه کدام سازمان به عنوان سازمان دهنده و کدام حامی مالی عمل می کند، دارید. شما همچنین از قبل به خوبی می دانید که چه مبالغی توسط حامیان مالی در اختیار شما قرار می گیرد و اکنون می توانید میزان هزینه ثبت نام را تعیین کنید. اکنون باید تا حد امکان اطلاعات مربوط به کنفرانس را ارسال کنید و در صورت امکان تبلیغات ایجاد کنید. اطلاعات لازم در مورد کنفرانس حدود یک سال قبل از شروع آن ارسال می شود. این اطلاعات چگونه خواهد بود و چگونه باید ارائه شود؟

    اکنون تصور قرن ما بدون اینترنت دشوار است و تصور برگزاری هر رویداد مهمی بدون ایجاد وب سایت خود دشوار است. امروزه اکثر کنفرانس های بزرگ بین المللی به ثبت درخواست برای شرکت از طریق وب سایت کنفرانس روی آورده اند. در صورتی که سایت شما در زمان ارسال پیام اطلاعاتی هنوز به طور کامل آماده نیست، باید صفحه ای با ضروری ترین اطلاعات آماده کنید. این صفحه در پیام اطلاعاتی منعکس می شود و حاوی داده هایی است که تاریخ کنفرانس و همچنین زمان در دسترس بودن سایر پیام های اطلاعاتی در سایت را نشان می دهد.

    اکنون به طراحی پیام اطلاع رسانی می پردازیم که در نهایت به کارت تلفن کنفرانس شما تبدیل می شود. باید طوری طراحی شود که صرفاً آموزنده باشد، به خوبی به خاطر بسپارد و تحریک کننده نباشد. طرح می تواند رنگی یا سیاه و سفید باشد. ایده خوبی است که از خدمات یک طراح برای کمک به طراحی پیام و لوگوی کنفرانس خود استفاده کنید.

    قالب پیام اطلاعاتی ممکن است متفاوت باشد، اما باید شامل موارد زیر باشد:

    نام کنفرانس، مکان، تاریخ و لوگو.
    - اطلاعات در مورد مکان و نحوه ثبت نام شرکت کنندگان و همچنین در چه چارچوب زمانی که آنها باید مطالب خود را ارسال کنند.
    - برگزار کننده کنفرانس کیست، شماره تماس و فکس، ایمیل و آدرس پستی و همچنین آدرس وب سایت کنفرانس که می توانید اطلاعات دقیق تری را دریافت کنید.
    - کنفرانس به چه زبانی برگزار می شود و همچنین مطالب کنفرانس در کجا و چگونه منتشر می شود.

    در برخی موارد، پیام اطلاعاتی ترکیب کمیته سازماندهی و اسامی دانشمندان مشهوری را نشان می دهد که با شرکت در کنفرانس شما موافقت کرده اند. همچنین می توانید میزان هزینه ثبت نام و شماره حسابی که از طریق آن قابل پرداخت است را ذکر کنید. همچنین در مورد رویدادهای برنامه ریزی شده کنفرانس - جلسات، سمینارها، گشت و گذارها گزارش شده است. در صورت لزوم، این وب سایت گزینه های اسکان احتمالی برای شرکت کنندگان در کنفرانس و همچنین پشتیبانی ویزا را نشان می دهد.

    این سوال که کنفرانس در کجا برگزار می شود باید جداگانه مورد بحث قرار گیرد. این باید یک ساختمان یا مؤسسه باشد که بتوان آن را به راحتی در نقشه شهر پیدا کرد و مسیرهای حمل و نقل - تاکسی، تراموا، ترولی‌بوس و غیره از آنجا عبور می‌کنند. بیشتر اوقات، مسیرهای ایستگاه‌های قطار و فرودگاه‌ها ارائه می‌شود. در غیر این صورت، باید حمل و نقل خود را برای ورود و خروج شرکت کنندگان در کنفرانس سازماندهی کنید و آنها را در نقاط ورودشان ملاقات کنید. همچنین باید به موقعیت مکانی هتل ها توجه کنید که تا حد امکان به محل برگزاری کنفرانس نزدیک باشند. توصیه می شود که کنفرانس را در قلمرو موسسه برگزار کننده برگزار کنید، در این صورت مجبور نخواهید بود برای اجاره محل پرداخت کنید، که از نظر مالی بسیار مهم است.

    پس از پرداختن به همه این مسائل، سعی کنید اخبار کنفرانس خود را گسترش دهید. در اینجا می توانید از همه ابزارهای موجود - مجلات موضوعی، مطبوعات، سیستم اینترنت استفاده کنید. حتما لیستی از آدرس های پستی و پستی ایمیل و پستی را برای پیام های اطلاعاتی برای همه سازمان هایی که در این صنعت فعالیت می کنند تهیه کنید. این لیست باید برای کنفرانس های آینده حفظ شود. پس از پایان کنفرانس، این لیست باید با آدرس های جدید شرکت کنندگان تکمیل شود. اطلاعات مربوط به کنفرانس شما نیز باید در وب سایت http://www.konferencii.ru قرار گیرد. چنین اطلاعاتی به شما امکان می دهد دایره شرکت کنندگان در کنفرانس را به طور قابل توجهی گسترش دهید.

    4. مرحله سازمانی

    بنابراین، این کار انجام شد. درخواست های شرکت کنندگان در کنفرانس آینده در حال رسیدن به آدرس شما هستند. همچنین بلافاصله سؤالاتی از شما پرسیده می شود، مشکلات اضافی ظاهر می شود و با طیف وسیعی از وظایف روبرو خواهید شد که باید تا شروع کنفرانس آنها را حل کنید. همه روزه تعداد زیادی از افراد درگیر روند آماده سازی کنفرانس خواهند بود که متعاقباً در سازماندهی روند برگزاری کنفرانس مشارکت مستقیم خواهند داشت. شما قبلاً یک کمیته سازماندهی، کمیسیون های کاری ایجاد کرده اید و کار تشکیلاتی را با روسای کمیسیون ها شروع کرده اید. در این گونه جلسات، مسائل کلی حل می شود و برای روسای کمیسیون ها به طور شفاف تعیین تکلیف می شود که با تکمیل آنها، اجرا را به اطلاع شما می رساند. مسائل جاری در مورد کار کمیسیون ها به صورت کاری حل می شود. در این مرحله رئیس کمیته برگزاری با اعمال کنترل بر کار کمیسیون ها، مسائل مورد بحث را هماهنگ کرده و تصمیمات لازم را اتخاذ می کند.

    حال بیایید به برنامه کنفرانس نگاه کنیم. در صورتی که درخواست های زیادی برای مشارکت دریافت شده است و کمیته برنامه حذف آنها را از برنامه کنفرانس توصیه نمی کند، باید کارهای موازی را در بخش هایی با موضوعات مختلف سازماندهی کنید. شما باید این نکته را در نظر بگیرید که افتتاحیه کنفرانس بدون توجه به تعداد بخش ها باید به صورت عمومی باشد. آدرس افتتاحیه، در همه موارد، باید به مشهورترین دانشمند یا مقام عالی سازمان دهندگان کنفرانس داده شود. پس از این، چندین دانشمند مشهور جهان گزارش های خود را ارائه می دهند. این گزارش‌ها مشکلات توسعه حوزه‌های مختلف علم را برجسته می‌کنند، نتایج واقعی استفاده از دستاوردهای علمی را نشان می‌دهند و استفاده احتمالی آنها را در آینده تحلیل می‌کنند.

    باید این واقعیت را به خاطر بسپاریم که تعداد پیام ها یا گزارش های عمومی در بخش ها نباید خیلی زیاد باشد، زیرا به دلیل فراوانی آنها به سادگی به خاطر نمی آیند. بخش ها را با کار طولانی بیش از حد بار نکنید، بهتر است آن را در چند مرحله، با استراحت قهوه، سازماندهی کنید. گزارش‌هایی با موضوعات مشابه در بخش‌هایی در کنار یکدیگر قرار دهید تا شرکت‌کنندگان بخش بتوانند مزایای نتایج منتشر شده در گزارش‌ها را ارزیابی و مقایسه کنند. تمرین نشان می دهد که اولین و آخرین ارائه به بهترین شکل به خاطر سپرده می شوند، بنابراین کار بخش باید با جالب ترین گزارش ها شروع و پایان یابد.

    پس از تنظیم برنامه کنفرانس، شروع به ارسال دعوت نامه برای شرکت کنندگان در کنفرانس کنید. آنها را در مورد اشکال ارائه - شفاهی، عمومی، پوستر، و همچنین تجهیزاتی که در اختیار آنها قرار می گیرد، آگاه کنید. در دعوتنامه تاریخ و زمان گزارش و مدت آن و همچنین کلیه اطلاعات لازم که شرکت کنندگان در کنفرانس به آن نیاز خواهند داشت را ذکر کنید.

    پیش بینی همه موقعیت هایی که با آن مواجه خواهید شد غیرممکن است، اما باید برای هر چیزی آماده باشید. بسته به اینکه کمیته سازماندهی در مورد همه مسائل و موقعیت های شما چگونه فکر می کند، مشکل کمتری وجود خواهد داشت. البته بدون اشتباه نخواهد بود. اما به خوبی شناخته شده است که تنها کسانی که هیچ کاری انجام نمی دهند اشتباه نمی کنند.

    5. کنفرانس

    شما در انجام وظایف محوله بسیار عالی عمل کردید. تلاش شما باعث موفقیت این همایش شد.

    لحظه پایان کنفرانس فرا رسید. سالن های خالی خالی شد و شرکت کنندگان به آدرس مربوطه رفتند. اما برای شما کنفرانس هنوز تمام نشده است. از این گذشته ، جمع بندی نتایج ، تهیه گزارش در مورد کنفرانس و همچنین تعدادی مواد دیگر ضروری است که تحویل آنها توسط قوانین ، قراردادها و قوانین پیش بینی شده است. شما باید اهمیت کنفرانس و همچنین سطح گزارش های ارائه شده را تجزیه و تحلیل کنید. در نهایت اطلاعات را تهیه و در سایت کنفرانس قرار دهید. شما باید تمام اشتباهات و شکست ها را، در صورت وجود، تجزیه و تحلیل و یادداشت کنید. در پایان، فراموش نکنید که از کمیته برگزاری برای کار خود تشکر کنید. بالاخره مردم همیشه باید اول باشند. بدون کمک آنها، شما هرگز نمی توانستید چنین رویدادی را با موفقیت میزبانی کنید. و در نهایت - تمام مواد غیر ضروری را مرور کنید و دور بریزید و ... این باید برای شما یک قانون باشد - برای کنفرانس بعدی یک سال برنامه ریزی کنید.

    کار سازماندهی کنفرانس ها یک فرآیند مهم برای شرکت است. آنها برای صحبت در مورد فعالیت های شرکت یا انتقال اطلاعات مهم در مورد مسیرهای توسعه و برنامه های استراتژیک به کارکنان مورد نیاز هستند. حتی اگر روی تعداد کمی از شرکت کنندگان حساب می کنید، باید به برنامه ریزی دقیق و روند آماده سازی رویداد توجه زیادی شود. تمام مراحل باید به طور کامل بررسی شود و افراد مسئول برای انجام وظایف سازمانی تعیین شوند. اثربخشی هر کنفرانس مستقیماً به نحوه سازماندهی آن بستگی دارد.

    یاد خواهید گرفت:

    • چرا یک شرکت نیاز به برگزاری کنفرانس دارد؟
    • هنگام برگزاری کنفرانس ها به چه نکاتی باید توجه کرد.
    • نحوه انتخاب مکان مناسب برای کنفرانس
    • کدام شرکت ها خدمات برگزاری کنفرانس را ارائه می دهند؟
    • چه مشکلاتی ممکن است با روند برگزاری یک کنفرانس همراه باشد؟
    • نحوه برگزاری کنفرانس آنلاین

    چه نوع کنفرانسی برای سازماندهی نیاز دارید؟

    این کنفرانس می تواند با هدف اطلاع رسانی به مخاطبان از رویدادهای مهم، انتقال اطلاعات مهم و یا تحلیل دقیق موضوع انتخاب شده برگزار شود. به شما این امکان را می دهد که از زوایای مختلف به یک مشکل نگاه کنید و برای شنوندگان انگیزه ایجاد کنید که فعالانه اقدام کنند. در فرآیند سازماندهی یک کنفرانس، مهم است که سعی کنید همه نکات را در نظر بگیرید: شرکت کنندگان و سخنرانان را آماده کنید، در مورد راه های ارائه اطلاعات فکر کنید، مسائل مربوط به سازماندهی و آماده سازی را حل کنید.

    شرکای خود را فوراً بررسی کنید!

    آیا می دانید که هنگام بررسی، مقامات مالیاتی می توانند به هر واقعیت مشکوکی در مورد طرف مقابل بچسبند? بنابراین، بررسی افرادی که با آنها کار می کنید بسیار مهم است. امروز، شما می توانید اطلاعات رایگان در مورد بازرسی های گذشته شریک خود دریافت کنید، و مهمتر از همه، لیستی از تخلفات شناسایی شده را دریافت کنید!

    بسته به میزان اطلاعات و مدت زمان، کنفرانس ها را می توان به بزرگ و کوچک تقسیم کرد. بزرگ‌ها شامل کنگره‌ها و نشست‌های چندبخشی، و کوچک‌تر شامل کنفرانس‌هایی است که در آن‌ها ارائه‌ای ساده از ماهیت موضوع مورد بررسی ارائه می‌شود.

    بسته به ترکیب شرکت کنندگان و نحوه برگزاری کنفرانس، کنفرانس آزاد با شرکت همه حاضران بدون محدودیت و بسته است که ترکیب انتخابی در آن حضور دارد و موضوع تنها توسط سخنرانان فاش می شود.

    کنفرانس های زیر با هدف و سبک متمایز می شوند:

    • در مقیاس بزرگ و اختصاص داده شده به یک موضوع خاص؛
    • ملی و بین المللی؛
    • آموزشی و تجاری؛
    • به هر سالگرد یا تاریخ به یاد ماندنی اختصاص داده شده است.

    عملکرد هر شرکت یا سازمان توسط عوامل بسیاری اعم از داخلی و خارجی تعیین می شود. در شرایط بازار امروزی، استفاده از فناوری های موثر روابط عمومی نقش مهمی در فرآیند تبلیغ کالا و خدمات دارد. برای حفظ وجهه و اعتبار شرکت، سازماندهی حرفه ای کنفرانس ها و برگزاری با کیفیت بالا تالارها، ارائه ها، سمینارها، ناهارهای کاری و غیره اهمیت دارد.

    برگزاری کنفرانس های تجاری هم برای شرکت های کوچک و هم برای شرکت های بزرگ مناسب است. برخی از شرکت ها از آنها برای تقویت موقعیت خود در بازار استفاده می کنند، در حالی که برخی دیگر برای تبلیغ محصولات یا خدمات خود نیاز به کنفرانس دارند. از سوی دیگر، سازماندهی انجمن‌ها و کنفرانس‌ها تبادل تجربه بین شرکت‌هایی را که در همان بخش بازار فعالیت می‌کنند، ایجاد پروژه‌ها و توسعه فناوری‌ها در حوزه‌های مشابه را ارتقا می‌دهد. موفقیت چنین رویدادهایی تا حد زیادی به این بستگی دارد که چگونه و به طور کامل آماده سازی آنها انجام شود.

    برگزاری کنفرانس ها و رویدادها یکی از اصلی ترین راه های مدرن برای انتقال اطلاعات به مخاطبان در مورد کار یک شرکت یا ارائه محصولات (خدمات) آن است. کنفرانس های آفلاین امروزه حتی با وجود ورود فعال فناوری های دیجیتال به زندگی روزمره و استفاده مداوم از ارتباطات اینترنتی، مورد تقاضا هستند. علاوه بر این، فناوری‌های مدرن فرآیند سازماندهی و برگزاری همایش‌ها را حتی در سطح بین‌المللی بسیار تسهیل می‌کنند و نیازی به حضور فیزیکی شرکت‌کنندگان را از بین می‌برند. این یک مزیت و راحتی بزرگ است، زیرا افراد مهم به دلایل مختلف نمی توانند همیشه در زمان مقرر و در تاریخ های معین حاضر شوند، اما همچنان می توانند بدون هیچ مشکلی در کنفرانس های آنلاین شرکت کنند. امروزه چنین جلساتی به یک اتفاق عادی تبدیل شده است. آنها با استفاده از تجهیزات دیجیتال مدرن با کیفیت بالا انجام می شوند که قادر به ارائه کارآمد و قابل اعتماد اطلاعات و محتوای بصری هستند.

    سازماندهی و برگزاری همایش ها در شرکت بر عهده کیست؟

    هیچ کنفرانسی بدون برگزار کننده یا به عبارتی مدیر کنفرانس برگزار نمی شود. یک متخصص در این موقعیت مسئول برنامه ریزی، اجرا و پشتیبانی بیشتر رویداد است. حضور برگزارکننده در محل برگزاری همایش الزامی است. وظایف او شامل حل و فصل همه مسائل نوظهور و نظارت بر پیشرفت رویداد است.

    الزامات زیر بر یک مدیر سازمان کنفرانس تحمیل می شود: مهارت های ارتباطی، توانایی تصمیم گیری سریع و توانایی انجام چند کار.

    در مرحله برنامه ریزی و آماده سازی، توجه به ترتیب برگزاری کنفرانس ها بسیار مهم است. بیایید نگاهی دقیق تر به نکات اصلی بیندازیم.

    1. ایده کنفرانس

    برای سازماندهی خوب یک کنفرانس، باید ایده اصلی رویداد را درک کنید. این همه سخنرانی ها و گزارش ها را به هم متصل می کند و هر شرکت کننده متوجه خواهد شد که کنفرانس دقیقا به چه چیزی اختصاص دارد. اگر رویداد باز باشد، با یک نام خوب انتخاب شده مشکلی برای جذب مخاطبان هدف وجود نخواهد داشت.

    2. توسعه یک برنامه رویداد

    پس از انتخاب موضوع، باید یک برنامه رویداد ایجاد کنید. اگر میزبان یک کنفرانس چند روزه هستید، طراحی شما اهمیت ویژه ای خواهد داشت. تمام عناصر برنامه باید زمان بندی شوند، از جمله رویدادهای فرهنگی، استراحت ناهار و استراحت.

    باید به دنبال توالی خاصی از سخنرانی ها، ارائه ها و گزارش ها فکر کرد تا انتقال از یک سخنرانی به سخنرانی دیگر به طور منطقی توجیه شود. لازم است آیین نامه ای برای این مراسم وضع شود که بر اساس آن سخنرانی ها تا حد معینی محدود شود. در پایان هر گزارش باید زمانی برای پرسش و پاسخ اختصاص داده شود.

    3. تعیین شرکت کنندگان در کنفرانس

    شرکت کنندگان مطابق با موضوع و ایده اصلی کنفرانس انتخاب می شوند. برگزارکننده لیستی از اعضا و مهمانان رویداد تهیه می کند و برای آنها دعوت نامه ارسال می کند. همه کسانی که در کنفرانس صحبت می کنند در یک زمینه متخصص هستند. هر کسی می تواند به عنوان مهمان حضور داشته باشد و گاهی اوقات برگزار کنندگان از متخصصان مهم یا افراد مشهور دعوت می کنند. هنگام ارسال پیشنهاد برای مشارکت و ارسال تبلیغات در رسانه ها، قطعاً باید در نظر داشته باشید که هر کنفرانس مخاطبان هدف خود را دارد - کسانی که علاقه مند به این رویداد خاص هستند که به موضوع ذکر شده اختصاص داده شده است.

    4. یافتن بودجه رویداد

    فرآیند یافتن بودجه برای تامین مالی یک کنفرانس می تواند یک چالش بزرگ برای یک بازاریاب باشد. این به ویژه برای کنفرانس های "کلاس اجرایی" صادق است. هنگام سازماندهی آنها، بهتر است حامیان مالی را به خاطر بسپارید.

    حامیان اطلاعاتی می توانند حدود 0.5 درصد از شرکت کنندگان ثبت نام شده را در اختیار شما قرار دهند. اما پشتیبانی اصلی آنها این خواهد بود که لوگوهای قابل تشخیص بر روی دعوت نامه ها نمایش داده می شود که نشان دهنده سطح بالای رویداد شما است. یکی دیگر از جنبه های مثبت، مقالاتی در مورد نتایج کنفرانس خواهد بود که توسط حامیان رسانه ای شما در پایان رویداد منتشر خواهد شد.

    در مورد حامیان مالی، بهترین گزینه شرکت هایی خواهد بود که مخاطبان هدف مشابهی با شما دارند، اما هیچ همپوشانی در محصولات وجود ندارد. به عنوان مثال، اگر محصولات شخص دیگری را توزیع می کنید، تامین مالی فروشنده را جذب کنید. هرچه رویداد شما قوی‌تر باشد، حامیان مالی فعال‌تر خدمات و همکاری خود را به شما ارائه خواهند کرد.

    امتناع از حامیان مالی را بیاموزید. گزارش های آنها برای تبلیغات محصولات نباید بیش از 10 درصد زمان را اشغال کند و باید با موضوع رویداد مطابقت داشته باشد.

    5. انتخاب مکان و زمان

    در روند برگزاری همایش، نقطه و زمان برگزاری آن از قبل مشخص می شود. هنگام انتخاب مکان، توجه به نکاتی ضروری است. به عنوان مثال، اگر کنفرانسی در دفتر شرکت برگزار می شود، باید اتاق مخصوص یا اتاق مناسب دیگری را برای این منظور انتخاب کنید. اگر هیچ چیز شایسته ای وجود ندارد، می توانید یک اتاق کنفرانس اجاره کنید. در این صورت سوالات مربوط به تجهیزات و تدارکات رویداد حذف خواهد شد. خدمات اجاره اتاق کنفرانس مخصوصاً برای شرکت ها یا افرادی که در شهرهای کوچک کار می کنند و دارای محل کافی بزرگ در دفاتر خود برای سازماندهی و برگزاری کنفرانس نیستند مناسب است.

    اگر کنفرانسی چند روزه را خارج از خانه برگزار می کنید، پس باید موضوع اسکان مهمانان و شرکت کنندگان را در نظر بگیرید. در حالت ایده آل، باید هتلی در نزدیکی محل رویداد وجود داشته باشد تا از مهمانان پذیرایی کند.

    6. آماده سازی و تزئین محل

    تامین تجهیزات فنی کنفرانس بسیار مهم است. اگر میکروفون، پروژکتور، کامپیوتر، لپ‌تاپ و سایر تجهیزات لازم به مقدار کافی تهیه شود، رویداد در سطح بالا و تا حد امکان آموزنده برگزار می‌شود.

    صندلی های تماشاگران باید طوری قرار بگیرند که همه بتوانند آنچه را که اتفاق می افتد به وضوح ببینند و بشنوند. قبل از شروع مراسم، باید اتاق را تهویه کنید، خودکار، کاغذ، برنامه ها، کتابچه ها، مواد تبلیغاتی، وسایل کمک بصری، کتاب های مرجع و غیره را روی میزها قرار دهید.

    7. تشکیل جلسات و اوقات فراغت برای شرکت کنندگان

    کلیه شرکت کنندگان در کنفرانس باید مراحل ثبت نام را تکمیل کنند. در صورت تقسیم نام صندلی ها به هر نفر یک صندلی اختصاص می یابد. برای کسانی که از راه دور می آیند امکان انتقال به محل برگزاری مراسم فراهم می شود.

    اگر کنفرانس طولانی باشد، باید ناهار یا شام برای شرکت کنندگان فراهم شود. در مورد رویدادهای چند روزه، باید از قبل در مورد امکانات تغذیه مناسب و اوقات فراغت فرهنگی برای مهمانان فکر کنید.

    8. پس از رویداد

    پایان همایش به معنای پایان کار برگزارکنندگان نیست. ارائه پشتیبانی اطلاعاتی بسیار مهم است. انتشار مقالات در مورد کنفرانس در رسانه ها تصویر مثبت شرکت را حفظ می کند و می تواند به یک ابزار تبلیغاتی اضافی تبدیل شود. می توانید از شرکت کنندگان بخواهید که نظرات خود را در مورد کنفرانس بیان کنند و برداشت خود را از مزایای رویداد به اشتراک بگذارند.

    یک تمرین‌کننده می‌گوید

    چگونه مخاطبان مناسب را برای یک کنفرانس جمع آوری کنیم

    اولگا لیوبینا،

    مدیر بخش فروش و بازاریابی AXELOT

    برای اینکه دقیقاً مخاطبان هدف خود را جمع آوری کنید، اشتباهات رایج را مرتکب نشوید.

    1. از مشتریان مناسب دعوت کنید

    فرض کنید مردم دعوت شما را پذیرفتند و کنفرانس بسیار سرگرم کننده بود. با وجود این، هیچ فروش پس از رویداد وجود ندارد. این نشان می دهد که افراد دعوت شده در مورد خرید محصول تصمیمی نگرفته اند.

    حوزه کاری ما پروژه های فناوری اطلاعات است. تمام افرادی که در شرکت هدف خود با آنها روبرو می شویم را می توان به سه نوع تقسیم کرد: مشتریان عملکردی، روسای خدمات فناوری اطلاعات و "حامیان مالی" (کسانی که برای همه چیز پرداخت می کنند - مدیر کل شرکت یا صاحب کسب و کار). برای ما، هدف اصلی جذب مشتریان کاربردی است: نتایج خاص برای آنها بسیار مهم است و آنها می توانند ایده های پروژه ما را در شرکت خود تبلیغ کنند.

    1. از کوچک شروع کنید

    هنگام سازماندهی یک کنفرانس تجاری، هدف خود را دعوت از افراد بیشتری قرار ندهید. بیایید مثال دیگری بیاوریم: شرکت ما در یک بخش بازار بسیار تخصصی فعالیت می کند. کنفرانسی که توسط ما در شهری با جمعیت یک میلیون نفر برگزار شد، به ما اجازه می دهد تا به بیش از 2000 پیمانکار دست پیدا نکنیم. حداکثر 100 نفر از این لیست در این رویداد شرکت خواهند کرد. به نظر می رسد که تبدیل شرکت کنندگان بالقوه به شرکت کنندگان واقعی در بازار ما کم است، حدود 5٪. با یک پایه "گرم"، تبدیل به طور قابل توجهی بالاتر خواهد بود. اگر نمایندگان شرکت هایی را دعوت کنید که قبلاً با آنها تماس برقرار کرده اید، تبدیل می تواند به 50٪ برسد.

    سعی کنید این طرح را در رویدادهایی آزمایش کنید که از نظر موضوع و اهداف مشابه هستند، اما هزینه کمتری دارند، و سمیناری برای 20 نفر ترتیب دهید. این به شما کمک می کند مخاطب را احساس کنید، میزان علاقه شرکت کنندگان را مشخص کنید و ببینید دلایل امتناع از همکاری ممکن است چیست. در فرآیند سازماندهی و برگزاری کنفرانس های آزمایشی، می توانید خطاهای طیف گسترده ای را ردیابی کنید و سپس بدون ضرر و هزینه زیاد آنها را اصلاح کنید.

    1. شما باید یک خانه کامل داشته باشید

    از تعداد زیاد مهمان نترسید: بهتر است که صندلی به اندازه کافی در سالن نباشد تا نیمه خالی باشد. باید در نظر داشت که حتی کسانی که هزینه مشارکت خود را پرداخت کرده اند ممکن است نیایند. به همین دلیل، ما آن را ایمن بازی می کنیم و صندلی هایی را برای شرکت کنندگان کمتری آماده می کنیم. به عنوان مثال، اگر 100 نفر در لیست افراد ثبت نام شده باشند، بر اساس تجربه ما، 85 نفر به کنفرانس می آیند. در عین حال، 70 مکان را آماده خواهیم کرد و تنها زمانی که همه آنها اشغال شوند، مکان های اضافی را برای شنوندگان ترتیب خواهیم داد.

    1. فقط کسانی را دعوت کنید که واقعاً به شرکت و محصول شما علاقه مند هستند

    به عنوان مثال ، کنفرانس "مدیریت انبار مدرن" نامیده می شود و در برنامه مربوط به آن نشان خواهیم داد که تاکید اصلی بر اتوماسیون عملیات انبار خواهد بود. شما باید موضوع را محدود کنید تا مشتریان غیر هدف را قطع کنید و روی کار فعالانه با مشتریان هدف تمرکز کنید.

    1. انجام فعالیت های بازاریابی شامل بسیاری از اشکال ارتباطی است - از همه آنها استفاده کنید

    برخی از برگزارکنندگان مطمئن هستند که هدف اصلی کنفرانس سخنرانان و ارائه های آنهاست. اما این درست نیست. مزیت اصلی چنین رویدادهایی امکان ارتباط زنده است. بسیار مهم است که برگزارکنندگان از این موضوع آگاه باشند و کارکنانی که در خدمت مهمانان هستند وظایف خود را بی عیب و نقص انجام دهند. برای انجام این کار، در آستانه رویداد، باید همه وظایف را توزیع و بحث کنید و افراد مسئول را تعیین کنید.

    برای جذب مشتری باید غرفه های نمایشی در سرسرا قرار داده شود. آنها باید تظاهرکنندگانی داشته باشند که نحوه استفاده از راه حل های پیشنهادی را به بازدیدکنندگان نشان دهند. مهم است که مشتری برای مدت طولانی در جایگاه معطل نشود. اگر سؤالات اساسی و جدی تری دارد، مدیر باید در ارتباط شرکت کند.

    نظر متخصص

    مشکلاتی که ممکن است هنگام سازماندهی کنفرانس ایجاد شود

    آندری مدودف,

    مدیر کل ماشین آلات برق صنعتی

    اول از همه باید به توزیع صحیح مسئولیت فکر کنید. ما تمام وظایف مربوط به سازماندهی کنفرانس را به سه بخش متعارف تقسیم کرده ایم. اول تمام لحظات آماده سازی است. رئیس اداره راهبری و مدیریت شرکت به عنوان مسئول تعیین شد. بخش دوم کار بر روی آماده سازی منطقه تولید است. مدیر پروژه ساخت کارخانه فلزکاری مسئولیت آن را بر عهده داشت. بخش سوم شامل وظایف مربوط به سازماندهی عملکرد کارکنان بود. این کار توسط مدیر بخش تبلیغات هدایت شد.

    در مرحله مقدماتی، کارهای مقدماتی در تولید انجام شد، مکان هایی برای بخش تجاری کنفرانس و ضیافت سازماندهی شد، دعوت نامه ها برای شرکا ارسال شد و مسائل مربوط به اسکان، غذا و اوقات فراغت آنها حل شد. اما این همه کار سازماندهی کنفرانس نیست که در مرحله مقدماتی انجام می شود. حداقل دو نکته کلیدی ارزش توجه ویژه را دارد.

    1. دعوت از شرکت کنندگان

    ما از لیست تامین کنندگان خود، چندین شرکت تولید کننده قطعات برای محصولات خود را انتخاب کردیم و آنها را به کنفرانس دعوت کردیم. اول از همه، ما دوست داریم شرکای خارجی خود را به عنوان شرکت کننده ببینیم و با این مرحله بود که مشکلات به وجود آمد. بسیاری از کارمندان شرکت های خارجی در ماه آگوست و سپتامبر به تعطیلات می روند. کنفرانس ما برای سپتامبر برنامه ریزی شده بود، اما با وجود اینکه با یک شرکت مسافرتی تماس گرفتیم، همه ویزاها برای تاریخ مورد نیاز آماده نبودند که صدور ویزا دو تا سه روز طول می کشد.

    ما دعوت نامه های کنفرانس را از قبل ارسال کردیم - یک ماه و نیم قبل از تاریخ برگزاری آن. شرکت‌های شرکت‌کننده می‌توانند خودشان تصمیم بگیرند که چه تعداد نماینده به این رویداد بفرستند، زیرا ما تعداد شرکت‌کنندگان در هیئت را محدود نکردیم. در نگاه اول، این راحت است. با این حال، ما با این واقعیت روبرو بودیم که شرکت های خارجی داده هایی را در مورد تعداد شرکت کنندگان ارائه کردند و شرکت های روسی نیز به موقع این کار را انجام ندادند. این اولین اشتباه ما بود: تا آخرین لحظه از تعداد دقیق شرکت کنندگان اطلاعی نداشتیم.

    در نتیجه مشکلات عمده سازمانی به وجود آمد. ما نمی دانستیم که چه تعداد سوغاتی، نشان و هدفون برای ترجمه لازم است. با سازماندهی حرفه ای تر کنفرانس، می شد از چنین مشکلاتی جلوگیری کرد.

    تقریباً چند ساعت قبل از شروع مراسم، در حال تقسیم صندلی برای مهمانان و برنامه ریزی هزینه های ضیافت بودیم. از قبل با هتل به توافق رسیدیم که در زمان قرار دادن مهمانانمان تخفیف بدهیم اما آنها خودشان هزینه اقامتشان را پرداخت کردند بنابراین ضرر مالی نداشتند.

    برای اطمینان از اینکه رویداد شما پوشش رسانه ای گسترده ای دریافت می کند، توصیه می کنیم از خبرنگاران و مقامات دولتی محلی به کنفرانس دعوت کنید. در مورد ما، بخش تبلیغات و توسعه مسئولیت دعوت از خبرنگاران را بر عهده داشت و رئیس سازمان امنیت اقتصادی نیز مسئول تماس با نمایندگان دستگاه های اجرایی بود.

    تمرین نشان داده است که ثبت نام الکترونیکی مهمانان راحت تر است. می توان آن را در وب سایت شرکت سازماندهی کرد، جایی که برنامه کنفرانس و دستورالعمل ها نیز باید ارسال شود. همه اینها به صرفه جویی در زمان و هزینه ای که برای دریافت تماس های تلفنی و ارسال مطالب اطلاعاتی از طریق پست صرف می شد کمک می کند.

    1. آموزش کارکنان

    فرمت کنفرانس ما شامل ارائه شرکت بود، بنابراین همه سخنرانان کارمندان ما بودند. از هشت سخنران، تنها سه نفر تجربه قبلی سخنرانی عمومی را داشتند. بر این اساس، هر سخنران باید سخنرانی خود را طولانی و با دقت آماده می کرد. حدود یک ماه قبل از این رویداد کار روی آن را شروع کردند. اگر تمام ارائه های کنفرانس خود را از قبل با دقت آماده کنید، این یک مزیت غیرقابل انکار رویداد شما خواهد بود.

    بهترین مکان برای برگزاری کنفرانس کجاست؟

    1. هتل ها

    امروزه، هر هتل بزرگ دارای اتاق کنفرانس مخصوص به خود است که مجهز به تمام تجهیزات لازم برای یک رویداد تجاری با کیفیت بالا است.

    هتل ها به طور فعال در بازار املاک و مستغلات تجاری که در نظر گرفته شده است برای رویدادهای تجاری اجاره داده شود، درگیر هستند. هتل های ستاره فرصت های زیادی برای اجاره محل و ارائه سایر خدمات تجاری دارند. به عنوان مثال، هتل های مسکو می توانند سالن های کنفرانس، سالن ها و اتاق های جلسه را برای مشارکت همزمان حداکثر 30 هزار نفر ارائه دهند.

    هتل ها که مکان هایی برای سازماندهی کنفرانس ها و سایر رویدادهای اجتماعی هستند، بخش محبوب و امیدوار کننده ای از بازار هستند. هتل ها با برگزاری کنفرانس ها و رویدادهای تجاری می توانند تبلیغات خوبی برای خود داشته باشند و نام خود را در رسانه ها برجسته کنند. این به آنها اجازه می دهد تا مشتریان بیشتری را جذب کنند و به عنوان منبعی برای افزایش سود از کسب و کار هتل عمل می کند.

    برگزارکنندگان رویداد، از جمله آژانس های مختلف ارائه دهنده خدمات مشابه، نیز با هتل ها تماس می گیرند تا آماده سازی آنها را سفارش دهند. برخی از هتل ها به طور مستقل خدمات خود را در بازار تبلیغ می کنند و همکاری ارائه می دهند.

    هتل‌های دسته 3-4-5* برای سازماندهی کنفرانس‌ها و سایر رویدادهای تجاری مناسب‌تر هستند، در درجه اول به این دلیل که کیفیت عالی همراه با قیمت و طیف امکانات را ارائه می‌دهند. در این دسته هتل‌هایی وجود دارند که عمداً مشغول ارائه اجاره‌ی تجاری محل برای رویدادهای تجاری و فروش خدمات مرتبط هستند. اینها معمولاً هتل های 4-5* هستند. یک دسته بندی خاص باید شامل برندهای جهانی هتل با مدیریت غربی یا طرفدار غرب باشد.

    البته برگزاری رویدادهای تجاری در مقیاس بزرگ در هتل ها دارای مزایای غیرقابل انکاری نسبت به مراکز تجاری، مراکز اداری و سایر اماکن است. به خصوص در مورد رویدادهای بزرگ با تعداد زیادی شرکت کننده منطقه ای، برگزاری کنفرانس ها در محل هتل، یعنی در نزدیکی محل نمایندگان منطقه ای راحت است.

    یکی دیگر از مزایای هتل به عنوان محل برگزاری کنفرانس، نرخ پایین اجاره آن است. هنگامی که تعداد زیادی از شرکت کنندگان در کنفرانس را در یک هتل اسکان می دهید و اتاقی را برای کنفرانس یا سمینار اجاره می کنید، می توانید با تخفیف خوبی مذاکره کنید که به شما کمک می کند تا هزینه های رویداد را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. تفویض حقوق نمایندگی رزرو به سازمان دهندگان کنفرانس بسیار رایج است، زمانی که آنها با هزینه آژانس استاندارد بر اساس حجم فروش اتاق (به طور متوسط ​​10٪) ارائه می شوند. در این صورت مهم ترین شرط در دسترس بودن اتاق ها در تاریخ های مورد نیاز شما خواهد بود.

    هتل‌های پایتخت 3* و بیشتر هتل‌های 4* مکان‌های چند منظوره را برای اجاره ارائه می‌دهند و در نتیجه درآمد خود را افزایش می‌دهند. این هتل عمدتاً از سفارش و خدمات رسانی به مشتریان با کمک کارکنان هتل، رستوران ها و کافه ها سود می برد. مدیران هتل ترجیح می دهند مکان های بزرگ را برای رویدادها و جشن ها، برای سازماندهی ضیافت ها و بوفه های شرکتی اجاره کنند. به عنوان یک قاعده، چنین جلساتی در عصر برگزار می شود. به منظور استفاده حداکثری از اتاق های چند منظوره، می توان آنها را در طول روز برای جلسات کاری، کنفرانس ها، سمینارها و سایر رویدادهای تجاری اجاره کرد. اغلب یک چارچوب زمانی تعیین می شود که در آن برگزار کنندگان باید ملاقات کنند.

    هر هتلی ویژگی های خاص خود را در سبک خدمات دارد، اما اصول و شکل های اولیه سازماندهی کنفرانس ها و سمینارها یکسان است: آنها نه تنها شامل تهیه مادی رویداد با تجهیزات و فناوری لازم، بلکه ارائه خدمات ویژه نیز می شوند. کارکنان آموزش دیده دقت کارکنان در انجام حرفه ای وظایف یکی از مولفه های مهم موفقیت در برگزاری و برگزاری همایش ها و رویدادها می باشد.

    2. مراکز تفریحی، آسایشگاه ها و پانسیون ها

    آسایشگاه ها و موسسات مشابه خدمات و محل خود را برای برگزاری کنفرانس ها و سمینارها در خارج از خانه ارائه می دهند. در طول وقفه بین کار و رویداد، شرکت کنندگان می توانند استراحت کنند و سرگرم شوند و روحیه شرکتی را تقویت کنند. در اینجا می توانید رویدادهای یک روزه و چند روزه را سازماندهی کنید. اسکان شرکت کنندگان در محوطه کنفرانس نیز اختیاری است. شرکت‌های کوچک اغلب کلبه‌ها یا اقامتگاه‌های روستایی را انتخاب می‌کنند که دارای اتاق کنفرانس، سونا، بیلیارد، اتاق ضیافت و محل اقامت برای مهمانان هستند.

    3. مراکز تفریحی و باشگاه ها

    امروزه اشکال غیر استاندارد سازماندهی کنفرانس ها و برگزاری رویدادهای تجاری با عناصر تیم سازی، آموزش تجاری و پایان دادن به جلسه با ضیافت یا شام جشن رواج یافته است. برگزارکنندگان اغلب کنسرت هایی را برای پذیرایی از مهمانان در برنامه قرار می دهند. در این مورد، رقابت برای هتل ها از سوی مراکز تفریحی بزرگ می آید که توانایی ارائه پذیرایی با کیفیت بالا و مکان های لازم برای برگزاری کنفرانس ها و سایر رویدادهای تجاری را دارند. مزیت دیگر مراکز تفریحی این است که می توانند طیف متنوع تری از طراحی و دکوراسیون داخلی ارائه دهند.

    4. سالن های کنگره، مراکز تجاری، مجتمع های نمایشگاهی

    این سازمان ها دارای محل هایی مجهز به تجهیزات حرفه ای ویژه هستند. مشتریان آنها آژانس های مختلف هستند. نقطه ضعف این است که شرکت کنندگان به طور جداگانه از محل رویداد اسکان داده می شوند.

    سالن های چند منظوره و مجهز مراکز تجاری مناسب برای برگزاری دوره های آموزشی و سمینارها می باشد. در اینجا انتخاب اتاقی با فرمت مورد نظر، مجهز به تجهیزات و مبلمان لازم آسان است.

    سالن های کنگره بزرگ و مناطق نمایشگاهی برای سازماندهی کنفرانس های بزرگ و رویدادهای تجاری در مقیاس بزرگ - کنگره ها، سمپوزیوم ها، نمایشگاه ها بسیار مناسب هستند. در چنین مکان هایی امکان برگزاری همزمان جلسات در انواع مختلف در چندین سایت وجود دارد. علاوه بر این، در سالن های کنگره و مجموعه های نمایشگاهی فضایی برای سازماندهی نه تنها خود کنفرانس، بلکه برای استراحت قهوه و چای، اتاق های ویژه برای نمایش محصولات و بسیاری اتاق های مفید دیگر وجود دارد.

    نظر متخصص

    نحوه برگزاری یک کنفرانس مطبوعاتی

    آندری پورتوف,

    مدیر کل، ArtGraphics.ru

    برگزاری یک کنفرانس مطبوعاتی یک ابزار بازاریابی بسیار موثر برای هر شرکتی است.

    بسته به نوع و اندازه رویداد، یک کنفرانس مطبوعاتی باید 1-6 هفته قبل از رویداد برگزار شود. برای پروژه های بزرگ و بلندپروازانه، باید مراقب بود که هر چه زودتر یک کنفرانس مطبوعاتی برگزار شود، به خصوص اگر پروژه شما در رسانه های چاپی فصلی و ماهانه پوشش داده شود.

    بهتر است کنفرانس های مطبوعاتی در طول روز برگزار شود، زیرا خبرنگاران معمولا صبح ها و عصرها مشغول هستند.

    برگزاری موفقیت آمیز یک رویداد تا حد زیادی به کیفیت کار پرسنل درگیر در تهیه و سازماندهی کنفرانس مطبوعاتی بستگی دارد. یک مزیت اضافی وجود تماس های دوستانه بین مدیر روابط عمومی و روزنامه نگاران پیشرو خواهد بود. اما، اگر نمایندگان شرکت چنین ارتباطاتی ندارند، عاقلانه تر است که از برون سپاری استفاده کنید و مسائل سازمانی را به متخصصان شخص ثالث واگذار کنید.

    در نشست خبری باید مکان های ویژه ای برای کارشناسان اختصاص داده شود. به عنوان یک قاعده، آنها ترجیح می دهند پشت یک میز بنشینند. در پشت آنها باید یک استند مارک دار با آرم های شرکت قرار دهید. آنها باید به اندازه ای ساخته شوند که در طول عکاسی پرتره کاملاً در کادر قابل مشاهده باشند یا به صورت قطعات بزرگ قابل تشخیص قابل مشاهده باشند. شما باید دو عکاس حرفه ای و یک فیلمبردار سفارش دهید. در صورت دعوت از کارشناسان از کشورهای دیگر، سازماندهی کار مترجمان ضروری است. یک کنفرانس مطبوعاتی بسته به هدف، تعداد کارشناسان و زمان بندی آن باید یک رویداد پویا و هیجان انگیز 30-60 دقیقه ای باشد.

    یک کنفرانس مطبوعاتی موفق به مدیری نیاز دارد که وظایفش شامل برقراری ارتباط با روزنامه‌نگاران، هماهنگ کردن سؤالات آنها، توانایی درک ماهرانه حال و هوای آنها و تمایل به برقراری ارتباط با سخنرانان یا کارشناسان باشد.

    روزنامه نگاری که سوال می پرسد باید آن را ظرف 30 ثانیه نگه دارد. کارشناسان باید در عرض 2-3 دقیقه به هر سوال پاسخ دهند. اگر آنها از این حد فراتر رفتند، باید مودبانه مقررات رویداد را به آنها یادآوری کنید، سؤال را به طور خلاصه تکرار کنید و به کارشناس بعدی اجازه دهید صحبت کند یا صحبت را به خبرنگار دیگری منتقل کند. تعداد مطلوب سخنرانان 2-3 نفر بدون احتساب ناظم است.

    به عنوان یک قاعده، پاسخ های کارشناسان همیشه در حافظه روزنامه نگاران باقی نمی ماند، اما آنچه که آنها به خوبی به خاطر می آورند، رفتارهاست. هنگام تهیه یک کنفرانس مطبوعاتی، این لحظه را از دست ندهید و حتی قبل از شروع آن، میان وعده های سبک برای خبرنگاران ترتیب دهید، چای، قهوه و آب را انتخاب کنید. سپس می توانید برداشت خوبی از کنفرانس مطبوعاتی خود در اختیار خبرنگاران بگذارید که البته در لحنی که در آن مقالات و گزارش های مربوط به رویداد نوشته می شود منعکس خواهد شد.

    پس از پایان کنفرانس مطبوعاتی، ارائه عکس، مطالب صوتی و تصویری، متن سخنرانی ها، پرسش و پاسخ در اختیار خبرنگاران بسیار مهم است. یادآوری این نکته ضروری است که می‌توانند با تماس تلفنی یا ایمیلی با کارشناسان، یک نشریه خبری طولانی‌تر تهیه کنند و اطلاعات تکمیلی را در مورد تمام موضوعات مورد علاقه به دست آورند.

    کدام شرکت ها خدمات برگزاری کنفرانس را ارائه می دهند؟

    1. نمایندگی های تخصصی

    این شرکت ها خدماتی را برای سازماندهی کنفرانس ها و سایر رویدادهای تجاری ارائه می دهند. کارمندان آژانس های تخصصی مشغول ایجاد بسته سفارش، تهیه برنامه رویداد و هماهنگی کلیه مراحل برگزاری کنفرانس هستند. وظایف فوری آنها شامل انتخاب محل مناسب، مطابق با الزامات و خواسته های مشتری، تجهیز آن به تجهیزات لازم، ارائه گزینه های اضافی به درخواست مشتری است. در برخی موارد، بسته جامعی از خدمات ارائه می شود.

    2. آژانس های مسافرتی

    شرکت های متخصص در گردشگری تجاری سفرهای کاری و کنفرانس ها را در روسیه و خارج از کشور سازماندهی می کنند. گروه‌هایی از آژانس‌ها و شرکت‌های مسافرتی که ما شناسایی کرده‌ایم در بخش MICE (جلسات، مشوق‌ها، کنفرانس‌ها، رویدادها) همپوشانی دارند.

    3. آژانس های رویداد

    آژانس های رویداد بخش های تجاری و سرگرمی رویداد را سازماندهی می کنند. به عنوان یک قاعده، برای ایجاد یک سناریوی ویژه برای یک جلسه و ایجاد یک برنامه فرهنگی و سرگرمی به آنها نزدیک می شود.

    5. دارالترجمه

    موسسات ترجمه، از جمله، خدماتی را برای سازماندهی کنفرانس ها و رویدادهای تجاری ارائه می دهند.

    6. آژانس های مشاوره

    برخی از آژانس های خدمات مشاوره، محل شرکای خود را برای جلسات کاری اجاره می دهند.

    چه مشکلاتی ممکن است با روند برگزاری یک کنفرانس همراه باشد؟

    مشکل 1. چیز جدیدی نیست

    اغلب اتفاق می افتد که در کنفرانس هایی که در همان صنعت برگزار می شود، همان سخنرانان با گزارش های یکسان جمع می شوند. شنوندگانی که برای فرصت حضور در کنفرانس هزینه کردند، البته برای کسب اطلاعات جدید می آیند. مهم است که در مورد اینکه چه نوع بازخوردی ممکن است در پایان کنفرانسی که چیز جدیدی یاد نگرفته اند ارائه دهند، مهم است. برای جلوگیری از این امر، برگزارکنندگان رویداد باید با هر سخنران در مورد محتوای منحصر به فرد گزارش او و در مورد موضوعات انحصاری توافق کنند.

    حتی سخنرانی سخنرانان محبوب و مشهور نیز باید تازه و منحصر به فرد باشد. وظیفه برگزارکننده این است که از شرکت کنندگان انحصار طلب کند. هنگام سازماندهی یک کنفرانس، باید به طور مداوم بر روند تهیه سخنرانی نظارت داشته باشید. درخواست و بررسی چکیده ها، یادداشت ها، طرح ها، ارائه های سخنرانان ضروری است تا افرادی که به کنفرانس می آیند ناامید نشوند.

    بلندگوها همچنین می توانند از روش های پیچیده خود استفاده کنند. آنها می توانند سه گزارش مختلف را برای سه رویداد مختلف اعلام کنند، اما در واقع منحصر به فرد بودن سخنرانی ها و ارائه های آنها از 15 درصد فراتر نخواهد رفت. نظارت بر چنین لحظاتی و جلوگیری از تلاش بلندگوها برای پیشی گرفتن از شما بسیار مهم است.

    مشکل 2: قیمت گذاری بازی ها

    برای افزایش میانگین صورتحساب یک رویداد، نباید به ترفندهای زیر متوسل شوید:

    • علاوه بر بلیط‌های ورودی استاندارد، دعوت‌نامه‌های VIP مشکوک را همراه با شام‌های خصوصی ویژه و سایر آیتم‌های برنامه «نه برای همه» ارائه دهید.
    • بسته به فاصله یا نزدیکی صندلی ها از صحنه، قیمت بلیط های متفاوتی را تعیین کنید.
    • افزایش هزینه رویداد به دلیل شرکت سخنرانان محبوب.
    • با انتخاب یک مکان گران قیمت و معتبر، امتیاز کنفرانس را افزایش دهید و در نتیجه هزینه بلیط را افزایش دهید.

    سخنرانان و حامیان مالی را فراموش نکنید، زیرا آنها نیز در مورد شما نظر می دهند:

    • برای هر سخنرانی 5000 یورو از سخنرانان مطالبه نکنید.
    • اپراتورهای غرفه مجبور نیستند برای هر غرفه 100000 روبل بپردازند.
    • حمایت مالی از روبان، نشان، خودکار نمی تواند 50000 روبل هزینه داشته باشد.

    سعی کنید شرایط بازار را به اندازه کافی ارزیابی کنید و قیمت ها را برای رویداد خود در محدوده های معقول تعیین کنید. با در نظر گرفتن توانمندی مخاطبان و سطح مالی آنها، به سازماندهی کنفرانس نزدیک شوید. به عنوان مثال، اگر شما کسب و کارهای کوچک را هدف قرار می دهید، انتخاب محل برگزاری رویداد شما باید با قابلیت های آنها مطابقت داشته باشد. سازماندهی یک کنفرانس در Skolkovo در این مورد، و همچنین سفارش سخنرانان از آژانس های گران قیمت بریتانیا، نامناسب خواهد بود. شما باید با آنچه در دسترس شماست کار کنید.

    مشکل 3. صرفه جویی در همه چیز

    شما نباید در امور مربوط به خدمات رسانی به شرکت کنندگان در کنفرانس کوتاهی کنید. تمایل شما به برنده شدن نباید سطح رویداد را کاهش دهد.

    قبل از هر چیز باید دقت شود که غذای باکیفیت در اختیار شرکت کنندگان کنفرانس قرار گیرد. حتی اگر رویداد شما در طول روز باشد، مردم گرسنه خواهند شد. ساندویچ با سس مایونز شما را نجات نخواهد داد. یک گزینه عالی سازماندهی غرفه های رایگان است که در آن قهوه و چای داغ سرو می شود و همچنین میان وعده های سبک ارائه می شود. تجربه نشان می دهد که این کار هزینه زیادی برای شما نخواهد داشت و خلق و خوی افراد به میزان قابل توجهی بهبود می یابد. اگر کنفرانس طولانی بود، باید استراحت کنید و یک ناهار کامل برای شرکت کنندگان فراهم کنید.

    محل برگزاری رویداد باید از قبل انتخاب شود. فورا گزینه های اتاق های تنگ، تهویه ضعیف و ناراحت کننده را حذف کنید و همچنین به آکوستیک اتاقی که بلندگوها در آن صحبت می کنند توجه ویژه ای داشته باشید. اگر رویداد شما جنبه آموزشی دارد، نکات مهم نورپردازی مناسب، تجهیزات مناسب، اتصال به اینترنت پرسرعت و با کیفیت و خدمات مجری برای یک رویداد سازماندهی شده خواهد بود.

    از تهیه برنامه های اوقات فراغت و فرهنگی غافل نشوید. اگر محل کنفرانس دارای قسمت های نشیمن و فضا و فرصت کافی برای ارتباط پشت صحنه باشد، بسیار خوب است. برای آرامش و سرگرمی حضار خوب است مسابقات، قرعه کشی و نقاشی هدایایی در برنامه گنجانده شود.

    مسئله 4. عامل انسانی

    سعی کنید به طور واقع بینانه رفتار شرکت کنندگان و سخنرانان را ارزیابی کنید. این امکان وجود دارد که در بین مخاطبان شما نه تنها افراد، بازرگانان و متخصصان با تحصیلات عالی، باهوش و خوش اخلاق وجود داشته باشند. همچنین اتفاق می افتد که شرکت کنندگان کیسه های چای را می دزدند و خوشبو کننده های هوا را با خود می برند. ارزش دارد که از قبل برای این واقعیت آماده شوید که چنین حوادثی امکان پذیر است و خیلی از آن ناراحت نشوید.

    نه تنها شرکت کنندگان در کنفرانس، بلکه سخنرانان نیز می توانند رفتاری عجیب و غیرقابل پیش بینی داشته باشند. ارزش آن را دارد که برای هرگونه خبری از سوی آنها، از جمله امتناع از سخنرانی درست قبل از شروع کنفرانس، کاملا آماده و آماده باشید. در صورتی که همه چیز طبق برنامه پیش نرود، همیشه باید یک برنامه پشتیبان داشته باشید. از قبل تصمیم بگیرید که در صورت امتناع ناگهانی شرکت کنندگان خاص، چه کسی را می توانید جایگزین کنید.

    مشکل 5. آرام باشید

    نه تنها قبل و حین، بلکه بعد از رویداد نیز مراقب و آگاه باشید. حتی اگر به طور رسمی همه مراحل بدون مشکل پیش رفت، هیچ اشتباه جدی وجود نداشت و کسی شما را ناامید نکرد، این به این معنی نیست که پاسخ های شرکت کنندگان مثبت خواهد بود. باید حتما نظراتی را که افراد آنلاین می‌گذارند و توصیه‌های آنها برای بهبود رویدادهای آینده را بخوانید. با دقت به نظرات افرادی که در کنفرانس شما شرکت کرده اند گوش دهید، به خصوص اگر تازه وارد این حوزه شده اید. شرکت کنندگان در رویدادهای شما وفادارترین مشاورانی هستند که به شما کمک می کنند تا بفهمید دقیقاً چه چیزی را می توان بهبود و اصلاح کرد.

    برای اینکه خودتان چنین رویدادی را آماده و برگزار کنید، باید برخی از ویژگی های برگزاری کنفرانس را در نظر بگیرید.

    نکته 1. دعوت نامه کنفرانس

    در دعوت نامه خود باید موضوع کنفرانس و موضوعاتی که در آن مورد بحث قرار می گیرد را ذکر کنید. برنامه باید شامل زمان و عنوان سخنرانی ها و همچنین نام کامل سخنرانان باشد. دعوتنامه همچنین باید نشان دهد که رویداد برای چه مخاطبانی در نظر گرفته شده است.

    هنگام دعوت از نمایندگان سازمان های دولتی، بهتر است از سربرگ شرکت خود استفاده کنید. آنها باید در مجله مکاتبات خروجی ثبت شوند و از طریق پست سفارشی ارسال شوند - به این ترتیب شانس بیشتری وجود دارد که دعوتنامه های شما به دست گیرندگان بیفتد.

    پس از ارسال همه دعوت‌نامه‌ها، با همه سازمان‌ها تماس بگیرید و از آنها بخواهید شرکت خود را در کنفرانس تأیید کنند. برای اطمینان از اینکه نمایندگان سازمان قصد حضور در کنفرانس را دارند و در صورت تغییر لیست شرکت کنندگان باید در آستانه برگزاری یک تماس پیگیری شود.

    نکته 2. اعلام همایش در رسانه ها

    اطلاع رسانی در رسانه ها در مورد رویداد پیش رو تا حد امکان مهمانان زیادی را به خود جلب می کند و همچنین اهمیت کنفرانس را در چشم کسانی که شک دارند در آن شرکت کنند افزایش می دهد. مقالات در رسانه ها در مورد رویداد برای شرکت از نظر تبلیغاتی و برای ایجاد یک مناسبت اطلاعاتی مهم هستند. پوشش رسانه ای حرفه ای یک کنفرانس می تواند متناسب با هزینه های سازماندهی آن باشد، بنابراین یافتن نسبت بهینه قیمت به مخاطب بسیار مهم است. فراموش نکنید که وظیفه شما تنها ارائه اطلاعات در مورد رویداد نیست، بلکه ایجاد یک تصویر مثبت از شرکت به عنوان یک رهبر صنعت و تعیین کننده روند است.

    نکته 3. زمان بندی

    سخنرانی های شرکت کنندگان با استفاده از پروژکتور پخش خواهد شد. هنگام اجاره اتاق برای کنفرانس، در دسترس بودن تجهیزات لازم را بررسی کنید: پروژکتور، دستگاهی برای ترجمه همزمان، میکروفون با بلندگو و غیره.

    مدت گزارش نباید بیش از یک ساعت باشد. بهینه ترین زمان یک دوره 30-40 دقیقه خواهد بود. این کافی است تا مخاطب را بدون اینکه او را با اطلاعات زیاد خسته کند، علاقه مند کند.

    نکته 4. جزوات

    به هر شرکت کننده باید بسته ای از مواد حاوی اطلاعات مربوط به سازمان شما ارائه شود. فراموش نکنید که با یک مخاطب هدف کار می کنید. مطالبی را در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید که می‌توانند در پایان رویداد پس گرفته شوند و برای دفعه بعد استفاده شوند. همچنین می توان مدارک اطلاعاتی را برای تمامی افرادی که امکان شرکت در کنفرانس را نداشتند ارسال کرد.

    می توانید کاغذ یادداشت ها و خودکارهای مارک دار را بین شرکت کنندگان توزیع کنید. بهتر است همه آن را در یک پوشه یا کیسه با آرم شرکت خود قرار دهید.

    نکته 5. وعده های غذایی و استراحت قهوه

    هنگام انتخاب محل برگزاری کنفرانس، امکان پذیرایی و پذیرایی را جویا شوید. اگر این عملکرد در دسترس نیست، می توانید با یکی از شرکت های شخص ثالثی که چنین خدماتی را ارائه می دهند تماس بگیرید.

    بسته به مدت زمان کنفرانس، باید فکر کنید و تعداد استراحت های لازم را سازماندهی کنید. در حالت ایده آل، باید هر سه ساعت یکبار مکث کنید. اگر کنفرانس صبح زود شروع می شود و شرکت کنندگان از شهرها یا کشورهای دیگر می آیند، قهوه و چای قوی با میان وعده های سبک را می توان از قبل در هنگام ثبت نام ارائه داد.

    اگر سخنرانان بعد از ناهار نیز برنامه ریزی شده اند، می توانید یک شام جشن برای همه شرکت کنندگان ترتیب دهید تا کنفرانس به پایان برسد. این به آنها فرصت می دهد تا در مورد نتایج کنفرانس در یک محیط غیررسمی صحبت کنند، مسائل باقی مانده در ارتباطات شخصی را روشن کنند، و در مورد فرصت های همکاری بیشتر و پروژه های آینده بحث کنند.

    سازماندهی مناسب کنفرانس آنلاین

    اگر می خواهید یک کنفرانس آنلاین برگزار کنید، به نکات زیر توجه ویژه ای داشته باشید:

    1. هدف

    این کنفرانس می تواند برای اهداف مختلفی برگزار شود. این می‌تواند به اشتراک گذاشتن تجربیات با همکاران، ایجاد تماس‌های جدید و تقویت ارتباطات، قرار دادن خود به عنوان یک متخصص، کسب سود، فروش خدمات در طول رویداد یا حتی صرفاً سرگرم کردن باشد. همه این اهداف کاملاً جذاب هستند، اما شما باید اهداف خود را در مرحله آماده سازی و برگزاری رویداد مشخص کنید.

    2. موضوع

    شما اهداف اصلی رویداد خود را مشخص کرده اید و اکنون باید به وضوح نحوه برگزاری یک کنفرانس آنلاین را بدانید. اولین چیزی که باید به آن فکر کنید موضوع رویداد برنامه ریزی شده است. بهترین کار این است که بتوانید یک موضوع «داغ» و جاری پیدا کنید که احتمالاً به مخاطبان هدف شما علاقه مند باشد. سعی کنید بیانیه موضوع خود را منحصر به فرد و منحصر به فرد کنید.

    3. بلندگوها

    هنگامی که موضوع را فرموله کردید، باید در مورد چگونگی ارائه آن به درستی فکر کنید. اگر موضوعات کنفرانس با حوزه فعالیت شما همخوانی داشت، می توانید با خیال راحت اداره رویداد را بر عهده بگیرید. گزینه دیگری وجود دارد - به متخصصانی مراجعه کنید که نقش متخصصان را در این موضوع کاملاً انجام می دهند. بدیهی است که متخصصان با تجربه و آگاه در زمینه خود بیشتر مورد تقاضای عموم قرار خواهند گرفت.

    فراموش نکنید که آمادگی بلندگوهای خود را بررسی کنید. حتی قبل از رویداد، گزارش های آنها را بخوانید، تمرین ها را انجام دهید، اگر برای شما خیلی یکنواخت و خسته کننده به نظر می رسد، چیزی را در اجراها تغییر دهید.

    4. محل برگزاری

    در این مرحله باید در مورد بستری برای برگزاری رویداد آنلاین تصمیم بگیرید. امروزه می توانید بسیاری از خدمات ویژه را در اینترنت پیدا کنید: webinar.ru، onwebinar.ru، seemedia.pro، palBee و دیگران.

    5. صفحه فرود

    مانند هر محصول مدرن دیگری، یک کنفرانس آنلاین آماده باید تبلیغ شود. یک ابزار عالی برای این کار می تواند یک صفحه وب باشد که برای ایجاد آن به خدمات یک طراح وب و برنامه نویس نیاز دارید. آنها یک طراحی ایجاد می کنند، یک وب سایت یک صفحه ای ایجاد می کنند، آن را در هاست آپلود می کنند، ثبت نام و پرداخت آنلاین را امکان پذیر می کنند و مخاطبینی را برای بازخورد ارائه می دهند.

    6. تجزیه و تحلیل

    به محض اینکه اولین مهمانان در منبع اینترنتی شما ظاهر شدند، باید شروع به کار بر روی کیفیت بازخورد و بهبود خدمات کنید.

    می توانید به Google Analytics و Yandex معمولی مراجعه کنید. تجزیه و تحلیل داده ها در مورد بازدیدها و فعالیت در صفحه، و همچنین سوالاتی که بازدیدکنندگان را مورد توجه قرار می دهد، به تغییر سایت شما برای بهتر شدن کمک می کند.

    7. ارتقاء

    چه ابزارهایی برای جذب بازدیدکننده موثرتر هستند؟ ابتدا خبرنامه ها را به پایگاه مشتریان خود ایمیل کنید. ثانیا، اطلاعیه رویداد از طریق شرکا. ثالثاً گروه های شما در شبکه های اجتماعی. چهارم، تبلیغات متنی. قبل از برگزاری کنفرانس، فرآیند استخدام را از طریق موثرترین کانال ها تکرار کنید. یک هفته قبل از آن، مشترکین خود را در مورد خود یادآوری کنید، بودجه تبلیغات موثر را افزایش دهید و از شرکای خود بخواهید که یک بار دیگر اعلام کنند.

    8. مجری

    در روز کنفرانس، مطمئن شوید که به منبع کنفرانس دسترسی دارید. اکنون تنها برگزاری این رویداد باقی مانده است. ممکن است به کمک یک ناظم با تجربه نیاز داشته باشید که قوانین را زیر نظر داشته و عموم را به موضوعات سخنرانان علاقه مند کند.

    9. بازخورد

    پس از پایان کنفرانس آنلاین، کمپین های تبلیغاتی را خاموش کنید تا از هزینه های غیر ضروری جلوگیری کنید. فرم های ثبت نام در سایت را ببندید، برای سایر محصولات خود "خرد" بسازید.

    برگزارکننده باید از همه شرکت کنندگان و مهمانان تشکر کند و از برداشت های آنها مطلع شود. بلافاصله پس از رویداد، باید نامه‌هایی را ارسال کنید و درخواست بازخورد از شرکت‌کنندگان داشته باشید. بازخورد آنها اطلاعات مهمی برای شما خواهد بود که به شما کمک می کند رویدادهای مشابه را در آینده کارآمدتر و حرفه ای تر انجام دهید.

    اطلاعات در مورد کارشناسان

    اولگا لیوبینا،مدیر بخش فروش و بازاریابی AXELOT. اولگا لیوبینا از دانشگاه دولتی مسکو فارغ التحصیل شد. M. V. Lomonosov و موسسه هنرهای معاصر. او کار خود را به عنوان رئیس بخش پروژه های اینترنتی شرکت First BIT آغاز کرد، ریاست بخش بازاریابی در شرکت Delight 2000 را بر عهده داشت. AXELOT در بازار فناوری اطلاعات کار می کند و متخصص در پروژه های با پیچیدگی بیشتر برای شرکت های فراملی و بزرگ روسی است. در سال 1998 تاسیس شد. در میان مشتریان: Aqualife، Metrovagonmash، SIBUR، TRASCO، OLDI. وب سایت رسمی - www.axelot.ru

    آندری مدودف، مدیر کل ماشین آلات برق صنعتی. آندری مدودف از دانشگاه دولتی یاروسلاول فارغ التحصیل شد. P. G. Demidova. از سال 2002، او در خانه تجاری JSC Avtodizel (کارخانه موتور یاروسلاول) به عنوان متخصص برجسته در بخش فروش و سپس به عنوان معاون بخش بازاریابی مشغول به کار شد. یکی از مبتکران ایجاد گروه مهندسی "ماشین های قدرت صنعتی". GC "Industrial Power Machines" متخصص در مهندسی و تولید تجهیزات ویژه مبتنی بر موتورهای دیزلی است. این گروه در سال 2005 تاسیس شد. پرسنل - 300 کارمند. وب سایت رسمی - www.powerunit.ru.

    آندری پورتوف، مدیر کل، ArtGraphics.ru. آندری پورتوف عضو انجمن بازاریابان روسیه، تولید کننده کنفرانس های HiBrand است. دارای بیش از 20 سال تجربه در زمینه کسب و کار، برندسازی و توسعه هویت شرکتی. او در سال 1971 متولد شد و به موازات یک مدرسه متوسطه عادی در منطقه مسکو، از دو مدرسه مکاتبه ای - در فیزیک و ریاضیات در دانشگاه دولتی مسکو و MIPT فارغ التحصیل شد. در سال 1998 از بخش طراحی دانشگاه فنی دولتی باومان مسکو فارغ التحصیل شد و پس از آن در زمینه فروش لوازم الکترونیکی و لوازم خانگی مشغول به کار شد و همچنین رئیس بخش فروش در کنسرت Videoservice بود. نویسنده مقالات متعدد در زمینه برندسازی، نویسنده مشترک بیش از 50 علامت تجاری. ArtGraphics.ru یک شرکت برندسازی است که در سال 2000 تأسیس شد. یکی از اولین کسانی که به انجمن شرکت های برندسازی روسیه که در سال 2009 ایجاد شد، پیوست. صلاحیت کلیدی استودیو پروژه های پیچیده برندسازی و برندسازی مجدد است.

    بیشتر بخوانید: