• دانلود برنامه ای برای کار با اسناد. برنامه هایی برای کار با اسناد

    کار با اسناد زمان زیادی را از کاربران، به خصوص کارمندان اداری می گیرد. اما برنامه‌های زیادی وجود دارند که می‌توانند کار دستی را هنگام کار با اسناد با خودکار کردن برخی فرآیندها به طور قابل توجهی بهینه کنند. بسیاری از این راه حل ها آسان برای استفاده، بسیار راحت و ارزان هستند، و بنابراین در دسترس برای طیف گسترده ای از کاربران. چنین برنامه هایی در این مقاله مورد بحث قرار خواهند گرفت.

    سازمان اسناد

    کاربرانی که باید با تعداد زیادی اسناد الکترونیکی سر و کار داشته باشند به خوبی از شرایطی آگاه هستند که حتی با وجود سیستم سخت گیرانه کاتالوگ ها و زیرمجموعه ها، یافتن سند مناسب زمان زیادی می برد. یکی از گزینه های حل این مشکل استفاده از یک برنامه فهرست نویسی ویژه است که وظیفه اصلی آن سازماندهی و مرتب سازی داده ها است که در نهایت جستجوی سریع اطلاعات لازم را تضمین می کند. تنوع بسیار زیادی از این فهرست‌نویس‌ها در بازار وجود دارد و همه آنها بر فهرست‌نویسی دیسک‌ها، پوشه‌ها و فایل‌ها یا برخی اطلاعات بسیار تخصصی (فیلم، سکه، تمبر و غیره) متمرکز هستند. هر فهرست‌نویس جهانی که به شما امکان فهرست‌نویسی پوشه‌ها و فایل‌های مختلف را می‌دهد، برای فهرست‌نویسی اسناد مناسب است. بهترین در میان چنین راه حل هایی بسته WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) است، اما بسیار گران است و قابلیت های آن برای بسیاری از کاربران به وضوح اضافی است. برای اکثر افراد، استفاده از بسته استاندارد WinCatalog کافی خواهد بود.

    راه دیگر این است که اسناد مرتبط را در اسناد پیچیده با ساختار سلسله مراتبی ترکیب کنیم که در فایل های داده مربوط به این ساختارها ذخیره می شوند. در چنین اسناد ساختاری، به لطف ساختار و قابلیت جستجوی پیشرفته در سند، پیمایش و یافتن اطلاعات مورد نیاز بسیار راحت تر است. علاوه بر این، چنین ساختاری به شما امکان می دهد جستجوهای خارجی انجام دهید و اسناد را بر اساس قطعات متن موجود در آنها جستجو کنید. به عنوان مثال، بسته Maple برای ایجاد اسناد با ساختار سلسله مراتبی طراحی شده است.

    WinCatalog Standard

    توسعه دهنده: WinCatalog.com

    اندازه توزیع: 1.62 مگابایت

    کار تحت کنترل:ویندوز 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

    روش توزیع: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

    قیمت: 200 روبل.

    WinCatalog Standard یک فهرست نویس چند منظوره با کاربری آسان با رابط روسی زبان واضح است (شکل 1). این بسته به شما امکان می دهد داده ها را از هر رسانه ذخیره سازی که می تواند به رایانه متصل شود فهرست کنید: فلاپی دیسک، درایوهای سخت و شبکه، سی دی های معمولی و دیسک های صوتی، دیسک های فشرده و غیره. با کمک آن، می توانید هر پوشه و فایلی را بدون در نظر گرفتن مکان آنها مرتب و سازماندهی کنید. می‌توانید داده‌ها را به صورت دستی (مستقیماً در پوشه‌های مجازی) یا با اسکن دیسک‌ها (از جمله بایگانی‌های Zip واقع در آنجا) وارد کاتالوگ کنید - در این حالت، برای سهولت جهت‌یابی، پوشه‌ها و فایل‌های استخراج‌شده از دیسک‌ها بهتر است تا در پوشه‌های مجازی مرتب شوند. که به لطف پشتیبانی کشیدن و رها کردن عملیات زمان زیادی نمی برد.

    برنج. 1. رابط استاندارد WinCatalog

    مدیریت کاتالوگ عمومی آسان و راحت است. تقسیم داده‌ها به پوشه‌های موضوعی، جهت‌یابی را بسیار ساده می‌کند، و قرار دادن پوشه‌ها و عناصر تودرتوی آن‌ها را می‌توان به راحتی با کشیدن و رها کردن تغییر داد. جستجوی پیشرفته (بر اساس نام، نظر، اندازه و تاریخ اصلاح؛ شکل 2)، پشتیبانی از عملیات Boolean و توانایی انتخاب یک پوشه خاص برای جستجو، و همچنین در نظر گرفتن کلمات کلیدی (آنها را می توان با احتیاط به عناصر دایرکتوری جداگانه اضافه کرد)، به شما امکان می دهد به سرعت سند مورد نظر را پیدا کنید و موارد تکراری را پیدا کنید - عناصر تکراری را از مجموعه حذف کنید. صادر کردن تمام یا بخشی از کاتالوگ مستندات به یک فایل CVS پردازش داده ها را در برنامه دیگری (مثلاً MS Excel) ممکن می کند، و صادرات به یک فایل HTML برای چاپ کاتالوگ راحت است.

    برنج. 2. اسناد را در WinCatalog Standard جستجو کنید

    افرا 6.25

    توسعه دهنده: سیستم های اداری کریستال

    اندازه توزیع: Maple - 5.3 MB، Maple Professional - 5.89 MB

    کار تحت کنترل:ویندوز (همه نسخه ها)

    روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی 30 روزه: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe، Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

    قیمت: Maple - 21.95 دلار، Maple Professional - 30.95 دلار

    Maple یک مدیر اسناد با استفاده آسان است که به شما امکان می دهد مواد مختلف را در ساختارهای سلسله مراتبی ترکیب کنید و در نهایت اسناد ساختاریافته را به دست آورید: طرح های تجاری، گزارش ها، یادداشت های تحلیلی، بروشورها و غیره. در چنین درختان سند سلسله مراتبی، اطلاعات متنوع با وضوح بیشتری ارائه می شود و یافتن هر سندی بسیار آسان تر از فهرست نویسی استاندارد است. برای مشاهده اسناد ایجاد شده در Maple، به یک نمایشگر ویژه به نام Maple Reader نیاز دارید که می توانید آن را به صورت رایگان در آدرس زیر دانلود کنید: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2.51 مگابایت). این بسته دارای یک رابط کاربر پسند است (شکل 3) و یادگیری آن به قدری آسان است که حتی عدم بومی سازی برنامه به زبان روسی مانعی برای اکثر کاربران نخواهد بود و بنابراین می توان این راه حل را به گسترده ترین مخاطبان توصیه کرد.

    برنج. 3. رابط برنامه افرا

    مدیر در دو نسخه موجود است: Maple اصلی و توسعه یافته Maple Professional. از جمله تفاوت های اساسی نسخه توسعه یافته، وجود عملکردهای اضافی مانند جستجوی اسناد، بررسی دستور زبان، رمزگذاری فایل و پشتیبان گیری از ساختارهای سلسله مراتبی است.

    اساس هر سند در Maple یک درخت سلسله مراتبی از گره ها است، سطح تودرتوی زیرگره ها که در آن، و همچنین تعداد آنها، نامحدود است. هر گره یک سند جداگانه است که نه تنها حاوی متن است (مستقیماً تایپ شده، از کلیپ بورد چسبانده شده یا از اسناد در قالب‌های RTF، DOC، WRI و HTML وارد شده است)، بلکه شامل مواد جدولی، نمودارها، پیوندهایی به بخش‌های اصلی سند یا فایل‌ها می‌شود. ، و غیره. هنگام تهیه اسناد، می توان از مجموعه ای استاندارد از توابع برای کار با متن استفاده کرد: تغییر نوع و اندازه فونت، ایجاد لیست ها، قالب بندی پاراگراف ها، استفاده از سبک ها و غیره. ادغام با MS Word به شما امکان می دهد از غلطگیر املای داخلی استفاده کنید. MS Word برای بررسی گرامر و جستجوی مترادف ها نه تنها در انگلیسی، بلکه به زبان روسی. سیستم پشتیبان داخلی امکان ایجاد نسخه های پشتیبان فشرده از اسناد سلسله مراتبی (در فرمت های ZIP و CAB) را فراهم می کند. جادوگر رمزگذاری داخلی به شما کمک می کند اسناد حساس را با استفاده از الگوریتم رمزنگاری Blowfish رمزگذاری کنید. و ماژول جستجوی Finder به شما امکان می دهد اسناد لازم را بر اساس قطعه نام، نویسنده، نظرات، محتوا (شکل 4) و غیره به سرعت پیدا کنید.

    برنج. 4. اسناد را بر اساس محتوا جستجو کنید
    در آنها متن در Maple

    دسترسی سریع به اسناد

    فناوری آماده سازی رایانه ای اسناد فرض می کند که اسناد ایجاد شده متعاقباً به طور مکرر مورد استفاده قرار می گیرند. به عنوان مثال، هنگام توسعه یک سند جدید، ممکن است به یک یا دو پاراگراف از سند دیروز نیاز داشته باشید، یا سند جدید به طور کلی یک کپی از سند قدیمی است، اما با اطلاعات متغیر تغییر یافته و غیره.

    متأسفانه کاربر همیشه نمی تواند نام یک سند مهم را که دیروز ایجاد شده است به خاطر بیاورد و گاهی اوقات کوچکترین ایده ای در مورد اینکه کجا آن را جستجو کند ندارد. البته، شما باید به اسناد نام های معنی دار بدهید و آنها را با رعایت فهرست نویسی واضح ذخیره کنید، اما، افسوس، به دلیل عجله، تماس های حواس پرتی و غیره، در غیر این صورت اتفاق می افتد. در نتیجه، جستجوی سند مورد نیاز می تواند زمان گرانبهای زیادی را صرف کند - به هر حال، به هیچ وجه این واقعیت نیست که بتوانید آن را از طریق لیست پیوندهای ویندوز به آخرین اسناد قابل دسترسی از طریق منوی استارت باز کنید. . واقعیت این است که این لیست:

    • محدود به 15 سند - این بدان معنی است که احتمال گنجاندن اسناد، به عنوان مثال، یک هفته پیش عملاً صفر است.
    • اگر بخشی از متن را به خاطر دارید، اما نام فایل را فراموش کرده اید، به شما اجازه نمی دهد سندی را بیابید.
    • شامل اسنادی با همان نام (اما در عین حال متفاوت) ذخیره شده با یک نام، اما در پوشه های مختلف نمی شود، که برای مثال هنگام کار با یکدیگر روی یک سند با تشکیل چندین نسخه از آن مهم است.

    مشکل دیگری وجود دارد - لیست اسناد اخیر ارائه شده در ویندوز یکی از کانال های نشت داده های محرمانه است، زیرا هر کاربر (از جمله یک مهاجم) می تواند از آن برای اطلاع از ماهیت فعالیت رایانه مالک استفاده کند. بنابراین، توصیه می شود به طور منظم این لیست را پاک کنید، به عنوان مثال، با استفاده از ابزارهای کمکی برای حذف داده های "ناخواسته" از دیسک. در نتیجه، یک وضعیت به ظاهر متناقض ایجاد می شود: اگر کاربر به طور مرتب اطلاعات مربوط به اسناد اخیراً استفاده شده را برای اهداف امنیتی از بین ببرد، از دسترسی سریع به آنها محروم می شود و در غیر این صورت خطر قربانی شدن مهاجمان را تهدید می کند. با این حال، راهی برای خروج وجود دارد - می توانید از ابزار تخصصی ActualDoc استفاده کنید که قابلیت های ویندوز را از نظر کار با آخرین اسناد گسترش می دهد.

    اگر سند مورد نیاز مدتها پیش ایجاد شده است و بنابراین نمی تواند در لیست اسنادی که اخیراً باز شده است (هم در ویندوز و هم در لیست ActualDoc) ظاهر شود، باید به جستجوی آن متوسل شوید. مشکل دیگری در اینجا ایجاد می شود - به عنوان یک قاعده، کاربر نام سند (و همچنین تاریخ ایجاد آن) را به خاطر نمی آورد، اما می داند که کدام کلمات کلیدی در متن ظاهر می شود. این بدان معنی است که شما باید یک سند را با تکه هایی از متن موجود در آن جستجو کنید - افسوس ، اگرچه این کار را می توان با استفاده از ابزارهای داخلی ویندوز یا مثلاً Word حل کرد ، بسیار متوسط ​​است. و نکته فقط این نیست که چنین جستجویی کاملاً واضح نیست و به آرامی انجام می شود - گاهی اوقات می توانید با این کار زندگی کنید. آنچه مهمتر است این است که همه فایل ها پیدا نخواهند شد - ویژگی های مورفولوژیکی زبان روسی در طول جستجو در نظر گرفته نمی شود، بنابراین فایل هایی که در آنها کلمات جستجو شده دارای پایان حروف متفاوت هستند، پیدا نمی شوند. در همان زمان، ابزارهای جستجوی تخصصی مانند "Snoop" (http://www.isleuthhound.com/ru/)، جستجوی برتر (http://superiorsearch.ru/)، "Archivarius 3000" و جستجوی Phoenix (http ://indexlab.net/)، می تواند به سرعت اسناد لازم را بدون توجه به مکان آنها پیدا کند. جذاب ترین راه حل های ذکر شده از نظر نسبت قیمت به کیفیت به نظر ما پکیج Archivarius 3000 است.

    ActualDoc 3.5

    توسعه دهنده: نرم افزار Flexigen

    اندازه توزیع:استاندارد - 4.1 مگابایت، حرفه ای - 3.6 مگابایت

    کار تحت کنترل:ویندوز 2000/XP/2003/Vista

    روش توزیع:استاندارد - نرم افزار رایگان (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe)، نرم افزار اشتراکی حرفه ای (نسخه آزمایشی 14 روزه - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc exe)

    قیمت: استاندارد - رایگان، حرفه ای - 19.95 دلار

    ActualDoc یک مدیر اسناد اخیر است که اسناد استفاده شده را به خاطر می آورد و دسترسی سریع و ایمن به آنها را فراهم می کند. این برنامه ساده و شهودی است، دارای یک رابط کاربر پسند با پشتیبانی از زبان روسی (شکل 5) است و تقریباً به هیچ زمانی برای تسلط نیاز ندارد، به خصوص که با یک سیستم کمک جامع همراه است، و بنابراین می تواند به یک ابزار ضروری تبدیل شود. هم برای حرفه ای ها و هم برای کاربران خانگی.

    برنج. 5. رابط برنامه ActualDoc

    ActualDoc دانلود تعداد نامحدودی از اسناد را در بازه زمانی مشخص شده توسط کاربر (به طور پیش فرض 60 روز) پیگیری می کند، از بیش از 40 فرمت فایل (فایل های متنی و گرافیکی، اسناد MS Office و اسناد HTML، فایل های PDF و غیره) پشتیبانی می کند. و به شما امکان می دهد هر یک از آنها را به سرعت دانلود کنید. یافتن سند مورد نیاز در محیط برنامه مشکلی ندارد. اگر طومار اسنادی که او به خاطر سپرده است نسبتاً کوچک است، می توانید سند را مستقیماً از لیست انتخاب کنید. در غیر این صورت، عاقلانه تر است که ابتدا لیست نامزدهای احتمالی را با فیلتر کردن آن محدود کنید (فیلتر بر اساس زمان ممکن است). Oفاصله، بر اساس پسوند و طبقه بندی) یا جستجو بر اساس نام سند (به طور کلی) یا با قطعه ای از متن موجود در آن (با این حال، جستجو در متن روسی همیشه موفق نیست). راه دیگری برای باز کردن سریع سند مورد نظر وجود دارد - از طریق نشانک های داخلی (همانطور که در اینترنت اکسپلورر؛ شکل 6) وجود دارد، که می تواند به اسناد فردی که اغلب استفاده می شود اختصاص داده شود و دسترسی به آنها را به میزان قابل توجهی تسریع کند، زیرا وجود ندارد. نیاز به جستجو سند انتخاب شده در نمایشگر داخلی - برای مشاهده، جستجو و کپی کردن، و همچنین در یک برنامه خارجی - برای ویرایش موجود است و می تواند برای پردازش کامل، کپی انتخابی اطلاعات از آن، یا برای ارسال سند توسط پست الکترونیک. در عین حال، لیست اسناد خود را می توان از چشمان کنجکاو پنهان کرد و با یک رمز عبور محافظت کرد - در این حالت، فایل های اخیرا استفاده شده در منو نمایش داده نمی شوند. شروع -> اسناد.

    برنج. 6. باز کردن یک سند از طریق یک نشانک
    در ActualDoc

    این بسته در دو نسخه ارائه می شود: استاندارد پایه رایگان و حرفه ای پولی. نسخه رایگان به شما اجازه نمی دهد اسناد را در بینندگان داخلی مشاهده کنید، از عملکرد جستجو استفاده کنید (در نتیجه، فقط می توانید اسناد را به صورت بصری جستجو کنید، لیست کامل یا فیلتر شده را مشاهده کنید)، دسته بندی های سفارشی ایجاد کنید و نشانک ها را ویرایش کنید.

    Archivist 3000 (3.82)

    توسعه دهنده:لیکا سافت

    اندازه توزیع: 3 مگابایت

    کار تحت کنترل:ویندوز 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

    روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی 30 روزه - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

    قیمت:مجوز دانشجویی - 195 روبل، مجوز شخصی - 295 روبل، مجوز تجاری - 900 روبل.

    « Archivist 3000 راه حل بهینه برای جستجوی سریع اسناد به 18 زبان مختلف (از جمله روسی، انگلیسی، آلمانی و فرانسوی) است که طیف وسیعی از کاربران را هدف قرار داده است. این برنامه دسترسی فوری به اسناد واقع در هارد دیسک، شبکه و درایوهای قابل جابجایی شما (CD، DVD، ZIP و غیره) را فراهم می کند و می تواند با انواع اسناد محبوب (فایل های PDF، اسناد MS Office، فایل های متنی و غیره) کار کند. ). می تواند در بایگانی ها (ZIP، RAR، و غیره)، در پیام های ایمیل (Outlook، Outlook Express، The Bat!، و غیره) و فایل های پیوست شده به آنها جستجو کند. علاوه بر این، جستجو در پایگاه‌های داده Lotus Notes و Lotus Domino و در پایگاه‌های داده پیام‌های ICQ، Odigo IM و Miranda IM پشتیبانی می‌شود.

    همراه با جستجوی منظم بر اساس کلمه کلیدی یا مجموعه ای از کلمات کلیدی، این برنامه از حالت جستجوی پیشرفته با استفاده از توابع منطقی پشتیبانی می کند و می تواند اسناد را نه تنها بر اساس محتوا، بلکه بر اساس نام فایل، تاریخ اصلاح، اندازه، نوع سند، رمزگذاری و غیره جستجو کند. شکل 7). به لطف پشتیبانی کامل یونیکد، جستجوها نه تنها در اسناد به یک زبان، بلکه در اسناد چند زبانه نیز به درستی انجام می شود (به عنوان مثال، با متن به زبان روسی و آلمانی به طور همزمان). امکان جستجوی اسناد از راه دور از طریق اینترنت با دسترسی بعدی به اسناد یافت شده از طریق هر مرورگر اینترنتی، به عنوان مثال، اینترنت اکسپلورر وجود دارد. نتایج جستجو را می توان در حالت گزیده ارائه کرد، زمانی که مهم ترین (مرتبط) قطعات اسناد انتخاب شده با برجسته کردن کلمات یافت شده نمایش داده می شود، و در حالت جدول، زمانی که اطلاعات مختصری در مورد اسناد نمایش داده می شود (شکل 8)، که توسط آن نمایش داده می شود. آنها را می توان مرتب کرد.

    برنج. 7. اسناد را در محیط Archivist 3000 جستجو کنید

    برنج. 8. گزینه هایی برای ارائه نتایج جستجو
    در "Archivarius 3000"

    پر کردن مدارک استاندارد

    تهیه اسناد استاندارد بخش قابل توجهی از وقت آن دسته از کاربرانی را می گیرد که به عنوان بخشی از وظایف خود درگیر تهیه اسناد مختلف در شرکت های بیمه، بانک ها، دفاتر اسناد رسمی، شرکت های ارائه دهنده انواع خدمات و ... هستند. به عنوان یک قاعده، چنین اسنادی در ویرایشگر متن Word بر اساس اسناد اولیه توسعه یافته ایجاد می شوند، که در آن برخی از اطلاعات متغیر به سادگی جایگزین می شوند. هیچ چیز پیچیده ای در این مورد وجود ندارد، اما با حجم زیاد اسناد، خطاها اجتناب ناپذیر است - به عنوان مثال، می توانید به طور تصادفی داده ها را در مکان اشتباهی که قرار است وجود داشته باشد وارد کنید یا چندین کلمه از سند را پاک کنید و غیره. بنابراین، مطلوب است که فقط فیلدهایی که داده ها باید در آنها وارد شوند برای ورودی باز باشند و تمام متن های دیگر مسدود شود. توسعه دهندگان امکان ایجاد چنین اسنادی را در Word فراهم کرده اند. کافی است یک سری الگو برای تمام اسناد استاندارد مورد استفاده در سازمان توسعه دهید، برای هر الگو برای جلوگیری از تغییر داده های دائمی (فرمان) ابزارها -> تنظیم حفاظت -> هرگونه تغییر به جز وارد کردن داده ها در فیلدهای فرم را ممنوع کنید) و کاربران را برای ایجاد اسناد با استفاده از الگوها آموزش دهید. برای اسناد استاندارد که اطلاعات متغیر نسبتاً کمی وجود دارد، چنین الگوهایی برای سرعت بخشیدن به روند آماده سازی اسناد و کاهش خطر خطاها کاملاً کافی خواهند بود.

    با این حال، در عمل، بسیاری از اسناد استاندارد استفاده می شود که در آنها اطلاعات متغیر تا نیمی از حجم را می گیرد، و برخی از داده های متغیر چندین بار به یک شکل یا شکل دیگر تکرار می شوند (شکل 9) - برای مثال، نام کامل. در موارد مختلف، کلمات مربوط به تاریخ ها یا مقادیر وارد شده و غیره. در این مورد، استفاده از قالب های Word کمک زیادی نمی کند، زیرا پر کردن اسناد حتی با استفاده از قالب ها زمان زیادی را می طلبد، زیرا تمام داده های متغیر باید به صورت دستی وارد شوند.

    برنج. 9. نمونه سند با حجم زیاد
    اطلاعات متغیر

    یک ویژگی دیگر در تهیه اسناد استاندارد وجود دارد - اغلب لازم است نه یک سند، بلکه چندین سند به طور همزمان تهیه شود (به عنوان مثال، برای تنظیم یک توافق نامه بانکی در مورد افتتاح یک سپرده گذاری، سه یا چهار نوع توافق نامه مورد نیاز است. امضا). بنابراین، اطلاعات یکسان باید در اسناد مختلف وارد شود که این نیز زمان زیادی می برد و بر این اساس احتمال خطا افزایش می یابد. با استفاده از برنامه های تخصصی طراحی شده برای خودکارسازی فرآیند تهیه اسناد استاندارد، مانند AutoDoc یا Blitz Document، می توانید چنین اسنادی را بسیار سریعتر آماده کنید. این برنامه ها همچنین مبتنی بر استفاده از قالب هایی هستند که بر خلاف قالب های معمولی Word، نه تنها به شما امکان می دهند داده ها را در فیلدهای ارائه شده برای این کار وارد کنید (که کاربر باید مجموعه ای از فرم ها را با داده ها پر کند)، بلکه همچنین می تواند داده های وارد شده را به صورت برنامه ریزی شده تبدیل کند، به عنوان مثال می تواند اعداد را در کلمات، نزول کلمات و عبارات با توجه به موارد گرامری و غیره جایگزین کند. در نتیجه، اسناد لازم به سرعت پر می‌شوند و تعداد خطاهایی که می‌توان مرتکب شد یک مرتبه کمتر از زمانی است که آنها را به طور سنتی در Word آماده می‌کنیم. علاوه بر این، ایجاد اسناد استاندارد از طریق راهکارهای تخصصی نیز جذاب است، زیرا تمامی اسناد ایجاد شده به صورت خودکار فهرست‌بندی می‌شوند و یافتن هر یک از آنها در آینده مشکلی ندارد و کاربر ملزم به دانستن پیچیدگی‌های تهیه سند نیست، زیرا تمام ظرایف قانونی قبلاً در قالب ها در نظر گرفته شده اند.

    AutoDoc 1.2

    توسعه دهنده: EleWise

    اندازه توزیع: 6 مگابایت

    کار تحت کنترل:ویندوز 2000/XP/2003

    روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی محدود عملکردی - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

    قیمت:"AvtoDoc-Personal" - 1980 روبل، "AvtoDoc-Server" - 2980 روبل، "AvtoDoc-Client" - 1490 روبل.

    "AutoDoc" برنامه ای است که به شما امکان می دهد فرآیند پر کردن اسناد استاندارد را با استفاده از الگوهای ایجاد شده با استفاده از MS Word و نگهداری آرشیو اسناد و سوابق ساخته شده با استفاده از این الگوها، خودکار و سرعت بخشید. فرآیند تولید اسناد جدید در آن بسیار خودکار است - فقط سناریوی تجاری مورد نظر را از لیست کلی سناریوها انتخاب کنید (سناریوی تجاری به معنای یک الگوی سفارشی شده است) و فرم ورودی را با داده های مورد نیاز پر کنید (شکل 10). سند ایجاد شده را می توان برای ویرایش بیشتر در Word مشاهده، ذخیره، چاپ یا باز کرد.

    برنج. 10. ایجاد یک سند با استفاده از اسکریپت "AutoDoc".

    تعداد اسکریپت‌های داخلی کم است (شکل 11)، اما می‌توان آن‌ها را با اسکریپت‌های سفارشی گسترش داد، فرآیند ایجاد آن‌ها با جزئیات و به وضوح در راهنما ارائه شده است و به طور کامل توسط جادوگر کنترل می‌شود و بنابراین در دسترس است. اکثر کاربران توسعه یک اسکریپت جدید شامل انجام پنج مرحله است: وارد کردن نام اسکریپت، ایجاد یک الگو، تعریف متغیرها، تنظیم و آزمایش اسکریپت و ذخیره آن برای ویرایش بیشتر (شکل 12). در نگاه اول، تهیه یک الگو ممکن است مشکلاتی ایجاد کند، زیرا باید به صورت دستی در Word ایجاد شود و این مستلزم دانش یک زبان برنامه نویسی است. اما در عمل، همه چیز بسیار ساده‌تر است - کافی است بفهمیم که متغیرها در براکت‌های فرفری وارد می‌شوند و علامت $ در مقابل آنها قرار می‌گیرد (شکل 13). قالب های جدید را می توان نه تنها از ابتدا، بلکه بر اساس الگوهای موجود یا اسناد آماده ایجاد کرد - در حالت اول، فقط باید تنظیمات اسکریپت را تغییر دهید و آن را با تنظیمات تغییر یافته آزمایش کنید، و در حالت دوم، یک سند آماده، تغییر اطلاعات را با متغیرها جایگزین کنید و آن را به عنوان یک الگو مشخص کنید. متغیرها می توانند انواع مختلفی داشته باشند، از جمله آنهایی که اجازه می دهند:

    • داده ها را به طور همزمان در چندین فیلد وارد کنید: نام کامل، اطلاعات پاسپورت، جزئیات سازمان و غیره.
    • یک مقدار متغیر را از مجموعه ای از مقادیر انتخاب کنید.
    • انجام عملیات و تبدیل های مختلف: محاسبه درصد یک عدد یا مالیات بر ارزش افزوده یک مقدار، تبدیل یک عدد به یک رشته، وارد کردن تاریخ جاری و غیره.
    • نشان دادن یک کلمه یا عبارت در یک مورد خاص و غیره.

    اسناد ایجاد شده بر اساس سناریوهای تجاری AutoDoc در قالب سوابق با ساختار واضح ذخیره می شوند و بنابراین در هر زمان می توانید سند مورد نظر را با فیلتر کردن یا جستجو پیدا کنید، آن را مشاهده کنید، چاپ کنید، آن را بازسازی یا حذف کنید.

    برنج. 11. پنجره "AutoDoc" با لیستی از گروه های داخلی
    سناریوهای تجاری

    برنج. 12. توسعه یک اسکریپت جدید در AutoDoc

    برنج. 13. نمونه ای از متن الگو در "AutoDoc"،
    که در آن چهار متغیر ظاهر می شود: "تعداد"
    "ماه"، "سازمان" و "نام کامل"

    این برنامه در دو نسخه عرضه می شود: تک کاربره - "AvtoDoc-Personal" و چند کاربره (شبکه) که توسط دو ماژول - "AvtoDoc-Server" و "AvtoDoc-Client" ارائه می شود. در نسخه تک کاربره، تمامی اجزای سیستم بر روی کامپیوتر محلی قرار دارند و در نسخه چند کاربره، پایگاه داده اسکریپت ها، قالب ها و رکوردها بر روی سرور نصب می شود و در کامپیوترهای کاربر تنها قسمت کلاینت است. نصب شده است که امکان استفاده از تمام مواد AutoDoc ذخیره شده در سرور را فراهم می کند.

    سند بلیتز 3.4.1

    توسعه دهنده: BlitzSoft

    اندازه توزیع: 991 کیلوبایت

    کار تحت کنترل:ویندوز NT/2000/XP/2003/Vista

    روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی محدود عملکردی - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

    قیمت: 500 روبل.

    Blitz Document یک برنامه فشرده برای ایجاد خودکار اسناد استاندارد با استفاده از الگوهای اسکریپت است. این به شما امکان می دهد اسناد را به سرعت بر اساس الگوهای داخلی تولید کنید که تعداد آنها بیش از 30 است (شکل 14) یا اسکریپت های سفارشی که می توانند بر اساس الگوهای داخلی یا طرح بندی های خالی ایجاد شوند. ایجاد یک سند با استفاده از یک اسکریپت آماده بسیار ساده است - فقط نوع اسکریپت را انتخاب کنید و دستورالعمل های جادوگر را دنبال کنید، که با وجدان کاربر را در تمام مراحل آماده سازی سند راهنمایی می کند (شکل 15). سند تمام شده را می توان در ویرایشگر متن داخلی مشاهده، چاپ، ویرایش کرد (داده های متغیر و ثابت را می توان تصحیح کرد) یا برای ویرایش در Word باز کرد.

    برنج. 14. فهرست اسکریپت های Blitz Document داخلی

    برنج. 15. ایجاد یک سند اسکریپت شده
    سند بلیتز

    توسعه قالب‌های ایجاد شده تا حدودی پیچیده‌تر است، اما در حد توانایی اکثر کاربران خواهد بود. درست است، تسلط بر این ویژگی مدتی طول می کشد، زیرا، متأسفانه، اطلاعات مرجع ارائه شده با برنامه برای کاربران به اندازه کافی آموزش دیده طراحی شده است (بسیار پراکنده است و هیچ تصویر یا نمونه ای ندارد). از لحاظ فنی، ایجاد یک الگوی جدید شامل دو مرحله است: انتخاب یک قالب داخلی یا طرح‌بندی که بر اساس آن یک الگوی جدید ایجاد می‌شود، و تنظیم متوالی داده‌های ثابت و متغیر موجود در آن (شکل 16). داده های ثابت به شکل واقعی خود وارد می شوند، اما نه مستقیماً در متن، بلکه از طریق جعبه های محاوره ای. اطلاعات متغیر نیز در طول گفتگو تنظیم می‌شوند و دیگر مستقیما وارد نمی‌شوند، اما با متغیرهایی با برچسب‌های عام جایگزین می‌شوند که با در نظر گرفتن زبان برنامه‌نویسی مورد استفاده در برنامه طراحی شده‌اند. اسکریپت ها نه تنها می توانند متن وارد شده در طول تولید سند را نمایش دهند، بلکه می توانند آن را با استفاده از سیستمی از دستورات جایگزین یا تبدیل داده تغییر دهند. به عنوان مثال ارائه شده است:

    برنج. 16. توسعه یک قالب جدید بر اساس طرح
    در سند Blitz

    • انحطاط کلمات و عبارات با توجه به موارد دستوری;
    • تبدیل اعداد به رشته؛
    • تبدیل تاریخ های تقویم به رشته؛
    • انجام هر گونه محاسبات مورد استفاده در اسناد حقوقی و تجاری؛
    • تغییر متن بسته به مقدار داده های وارد شده و غیره.

    اسناد ایجاد شده با استفاده از سند Blitz در مجلات ساختاریافته ذخیره می شوند - این به شما امکان می دهد به سرعت در اسناد پیمایش کنید و تقریباً فوراً به مواد لازم دسترسی پیدا کنید، به عنوان مثال، برای چاپ آنها. علاوه بر این، اسناد را می توان در فایل های مجازی گروه بندی کرد، که برای دسترسی سریع به مطالب مربوط به یک موضوع یا شی خاص که در پایگاه داده ظاهر می شود، راحت است.

    متن OCR در اسناد اسکن شده

    کاربرانی که اغلب مجبورند اسناد کاغذی (صفحه‌های کتاب، روزنامه، مجله یا فکس) را به قالب الکترونیکی قابل ویرایش تبدیل کنند، نمی‌توانند بدون سیستم تشخیص کاراکتر یا سیستم OCR (تشخیص کاراکتر نوری) که برای وارد کردن خودکار متن از اسناد کاغذی طراحی شده است، کار کنند. به یک کامپیوتر از نظر تئوری، می توانید از برنامه FineReader از ABBYY یا CuneiForm از Cognitive Technologies استفاده کنید - هر دو در عملکرد قابل اعتماد هستند و دقت تشخیص بالایی دارند. اما بسته FineReader دارای یک نسخه ساده و مقرون به صرفه برای کاربران خانگی، ABBYY FineReader 8.0 Home Edition است که آن را برای مخاطبان وسیع تری جذاب می کند.

    ABBYY FineReader 8.0

    توسعه دهنده: نرم افزار ABBYY

    اندازه توزیع: 40.5 مگابایت

    کار تحت کنترل:ویندوز 98/Me/NT 4.0/2000/XP

    روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی FineReader Home Edition وجود ندارد، یک نسخه آزمایشی محدود از نسخه حرفه‌ای FineReader - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

    قیمت: FineReader Home Edition - 990 RUR، FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

    ABBYY FineReader یک راه حل ایده آل برای تشخیص اسناد است که در آن نه تنها متن، بلکه طراحی نیز تشخیص داده می شود، که انتقال دقیق جداول، تصاویر و تقسیم متن به ستون ها را تضمین می کند (شکل 17). استفاده از این برنامه آسان است، می تواند اسناد چند زبانه (179 زبان پشتیبانی می شود) و اسناد چند صفحه ای را تشخیص دهد. امکان تشخیص کل سند یا صفحات جداگانه آن وجود دارد. نتیجه را می توان در یکی از فرمت های رایج ذخیره کرد: RTF، DOC، XLS، HTML، TXT یا PDF. امکان ذخیره گام به گام نتایج شناسایی برای حذف خطاها وجود دارد. صادرات نتایج تشخیص مستقیم به Microsoft Word، Excel، Lotus Word Pro، Corel WordPerect و Adobe Acrobat اجرا شده است. جستجوگر املای داخلی (برای 36 زبان) به سرعت بخشیدن به بررسی نتیجه کمک می کند و ادغام با مایکروسافت ورد به شما این امکان را می دهد که برنامه را مستقیماً از Word فراخوانی کنید، بدون اینکه حواس شما از کار با متن پرت شود.

    برنج. 17. نتیجه تشخیص سند
    در ABBYY FineReader Home Edition

    این برنامه در دو نسخه ارائه شده است: FineReader Home Edition، طراحی شده برای مبتدیان، و FineReader Professional Edition، برای حرفه ای ها. نسخه حرفه ای به شما امکان می دهد پارامترهای تشخیص را مدیریت کنید (تغییر حالت، انجام تشخیص با آموزش) و دارای مجموعه ای غنی از توابع تشخیص (تشخیص فایل های PDF، متون ضبط شده با دوربین دیجیتال و غیره) است. علاوه بر این، نسخه حرفه‌ای فرمت‌های ذخیره‌سازی متفاوت‌تری را ارائه می‌کند، توانایی تشخیص بارکد و تشخیص سریع اسکرین‌شات‌ها را با استفاده از ابزار Screenshot Reader اضافه می‌کند.

    تبدیل اسناد از فرمت PDF

    تمام اسناد فنی امروز در قالب PDF ارائه می شود که در آن از ابزار رایگان Adobe Acrobat Reader برای مشاهده اسناد استفاده می شود. اما اغلب هنگام تهیه اسناد خود یا ویرایش مطالب در قالب PDF (به عنوان مثال، مقاله، قرارداد، گزارش و غیره) نیاز به استفاده از قطعات فایل های PDF وجود دارد. در حالت اول، شما باید تکه‌هایی از متن و/یا تصاویر را از فایل‌های PDF استخراج کنید (از لحاظ نظری، این کار را می‌توان با استفاده از ابزارهای داخلی Acrobat Reader انجام داد، اما با نتایج بسیار متوسط). در حالت دوم، شما باید اسناد PDF را به یک فرمت قابل ویرایش (مثلا به فرمت Word) تبدیل کنید و در عین حال طراحی سند اصلی را حفظ کنید، که حتی در Acrobat Reader نیز پیش بینی نشده است. در چنین مواردی، ابزارهای ویژه ای به کمک می آیند که جذاب ترین بسته ها ABBYY PDF Transformer و PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) هستند. ما به اولین آنها نگاه خواهیم کرد - اگرچه گران تر است، اما دارای یک رابط به زبان روسی است و به شما امکان می دهد فایل های PDF را به چندین فرمت قابل ویرایش تبدیل کنید و می توانید نه تنها متن انگلیسی، بلکه متن روسی را نیز به درستی تشخیص دهید.

    ABBYY PDF Transformer 2.0

    توسعه دهنده:نرم افزار ABBYY

    اندازه توزیع: 52 مگابایت

    کار تحت کنترل: Windows 2000 (SP2 یا بالاتر)/XP/Server 2003

    روش توزیع:اشتراک افزار (نسخه آزمایشی 15 روزه - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

    قیمت: 1490 روبل.

    ABBYY PDF Transformer ابزاری برای تبدیل اسناد PDF به فرمت های سند Microsoft Word (شکل 18)، اکسل و همچنین فایل های HTML و TXT است. این بسته دارای یک رابط بصری است و استفاده از آن بسیار آسان است، بنابراین حتی کاربران تازه کار نیز می توانند بر آن مسلط شوند.

    ABBYY PDF Transformer می تواند هر فایل PDF، از جمله فایل های بدون لایه متنی را تبدیل کند (این گونه فایل ها اغلب از اسناد اسکن شده به دست می آیند و تصویری از متن را نشان می دهند)، و به درستی فایل های PDF حاوی هر ترکیبی از زبان های پشتیبانی شده (از جمله روسی و روسی) را پردازش می کند. انگلیسی). این ابزار به طور دقیق طراحی سند منبع (تصاویر، جداول، طرح ستون، پیوندها) را حفظ می کند و به شما امکان می دهد گزینه های تبدیل و ذخیره را مدیریت کنید. به عنوان مثال، می توانید به وضوح مناطقی را که برنامه باید به عنوان متن یا تصویر درک کند (که برای فایل های PDF با طراحی پیچیده مهم است) تعریف کنید، سند تمام شده را با همان طرح اصلی یا به عنوان یک ستون ذخیره کنید. متن (با یا بدون عکس - اختیاری) و غیره در صورت لزوم، امکان تبدیل انتخابی صفحات منفرد یا حتی قطعات آنها وجود دارد. علاوه بر این، ABBYY PDF Transformer همچنین می‌تواند تبدیل معکوس را انجام دهد و به شما امکان می‌دهد فایل‌های PDF را از اسناد Microsoft Word، جداول Excel، ارائه‌های PowerPoint، نمودارهای Visio و فایل‌های HTML، و همچنین تقریباً از هر برنامه‌ای که از چاپ یک سند پشتیبانی می‌کند، ایجاد کنید (این پیاده سازی شده از طریق چاپگر مجازی PDF-XChange برای ABBYY PDF Transformer 2.0).

    مجموعه ای جهانی از برنامه های کاربردی برای کار با فایل های متنی (Word)، جداول (Excel)، ارائه ها (پاورپوینت)، نامه (Outlook)، یادداشت ها (OneNote) و انواع دیگر اسناد. اولین نسخه مایکروسافت آفیس 27 سال پیش منتشر شد، اما به لطف توسعه مداوم، این محصول همچنان یکی از محبوب ترین ها در بازار باقی مانده است.

    برنامه های مجموعه Microsoft Office عملکرد قدرتمند و سهولت استفاده را با هم ترکیب می کنند. بنابراین، آنها برای ایجاد و ویرایش اسناد اداری با هر پیچیدگی عالی هستند. به علاوه، آنها با خدمات ابری مایکروسافت یکپارچه شده اند، بنابراین می توانید به فایل ها در هر دستگاهی دسترسی داشته باشید و در اسناد مشترک با دیگران همکاری کنید.

    مایکروسافت آفیس بسیار فراتر از عملکردهای اولیه است. به عنوان مثال، برای کار راحت با متن، Word دارای یک مترجم داخلی و یک عملکرد تشخیص گفتار است که کلمات دیکته شده توسط کاربر را چاپ می کند. و OneNote می تواند متن را در تصاویر تشخیص دهد.

    2.iWork

    • پلتفرم ها: macOS، iOS، وب.
    • قیمت: رایگان.

    مجموعه اداری اختصاصی اپل که هر کاربر مک می تواند آن را به صورت رایگان دانلود کند. صفحات، اعداد و Keynote تقریباً به خوبی همتایان مایکروسافت خود هستند و به شما امکان می‌دهند اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها را در حین ویرایش با همکاران خود در macOS، iOS یا در مرورگر ایجاد کنید.

    • قیمت: رایگان یا از 1000 روبل در سال.

    این دفترچه یادداشت دیجیتال محبوب ابزاری عالی برای مدیریت مجموعه بزرگی از متن، تصویر و یادداشت های صوتی است. Evernote یک سیستم برچسب گذاری ارائه می دهد که می توانید از آن برای علامت گذاری ورودی های اضافه شده خود استفاده کنید. برای راحتی بیشتر، برچسب ها را می توان گروه بندی و درون یکدیگر قرار داد. این رویکرد منحصر به فرد به شما امکان می دهد صدها و حتی هزاران یادداشت را به راحتی ساختار دهید و در صورت لزوم، به سرعت موارد مورد نیاز خود را پیدا کنید.

    از همگام سازی بین دستگاه ها پشتیبانی می کند و به شما امکان می دهد بدون اتصال به اینترنت کار کنید.

    4. جرقه

    • قیمت: رایگان.

    هیچ کار اداری را نمی توان بدون تعامل با پست تصور کرد. Spark به شما کمک می کند صندوق ورودی خود را مرتب کنید و در اسرع وقت به ایمیل های همکاران خود پاسخ دهید. به لطف رابط کاربری کاملاً فکر شده، مرتب‌سازی خودکار حروف، جستجوی هوشمند و بسیاری از عملکردهای مفید دیگر، کار شما با نامه به لذت واقعی تبدیل می‌شود.

    • قیمت: رایگان.

    کارکنان اداری اغلب باید با اسناد در قالب PDF سر و کار داشته باشند. در چنین شرایطی، داشتن یک نمایشگر PDF راحت در دسترس است. و حتی بهتر - برنامه ای که با آن نه تنها می توانید اسناد را مشاهده کنید، بلکه آنها را نیز حاشیه نویسی کنید. یک کاندیدای خوب برای این موقعیت، Foxit Reader است. استفاده از آن سریع و آسان است. با کمک آن می توانید فایل های PDF را بخوانید، در متن یادداشت کنید و نظرات خود را در صفحات بنویسید.

    • پلتفرم ها: macOS، iOS، watchOS.
    • قیمت: 3790 روبل.

    در نظر گرفتن جریان کارهای روزانه کاملا غیرممکن است و بنابراین ثبت ایده ها و برنامه ریزی چیزها کلید موفقیت در کار است. برخلاف Todoist، Things با دقت و با توجه به تمام جزئیات رابط کاربری و طراحی ایجاد می شود، به طوری که مرتب کردن همه چیزها سریع و راحت است. با پیروی از فلسفه، برنامه به سازماندهی پروژه های کاری، ساختار و برنامه ریزی وظایف کمک می کند. تنها چیزی که برای شما باقی می ماند این است که آنها را تکمیل کنید.

    • پلتفرم ها: ویندوز، macOS.
    • قیمت: رایگان یا 25 دلار.

    اگر در حین کار اغلب حواس‌تان به وب‌سایت‌ها و برنامه‌های نامناسب پرت می‌شود، Cold Turkey Blocker به شما کمک می‌کند. این برنامه تمام عوامل حواس پرتی را برای زمانی که شما تعیین کرده اید مسدود می کند. تا زمانی که این دوره به پایان نرسد، نمی توانید سایت ها و برنامه های موجود در لیست را باز کنید. مسدود کننده بوقلمون سرد می تواند انسداد را به طور خودکار طبق برنامه زمانی مشخص شده توسط کاربر روشن کند.

    • پلتفرم ها: macOS، iOS.
    • قیمت: 2290 روبل.

    MindNode برای هر کسی که با پروژه های پیچیده کار می کند مفید خواهد بود و به شما امکان می دهد توسعه یک ایده را به یک محصول نهایی تجسم کنید. با استفاده از این برنامه می توانید طوفان فکری ایجاد کنید، هر گونه پیچیدگی ایجاد کنید و به سرعت آنها را با همکاران به اشتراک بگذارید و همچنین وظایف را به Things، OmniFocus و سایر برنامه ها یا خدمات صادر کنید.

    • پلتفرم ها: ویندوز، اندروید، iOS، وب.
    • قیمت: رایگان یا از 3.33 دلار در ماه شروع می شود.

    این ابزار کوچک کامپیوتر شما را با گوشی هوشمند، تبلت یا ابزارهای دیگر همگام می کند. تنها کاری که باید انجام دهید این است که کلاینت های Pushbullet را روی همه دستگاه ها نصب کرده و آنها را به یک حساب مشترک متصل کنید. پس از این کار، می‌توانید تمام اعلان‌های موبایل را روی رایانه‌تان ببینید و یادداشت‌ها، لینک‌ها و فایل‌های کوچک را بین گجت‌ها منتقل کنید.

    اگر دستگاه تلفن همراه شما روی اندروید کار می‌کند، می‌توانید پیامک و پیام‌های پیام‌رسان فوری را مستقیماً از رایانه خود ارسال و دریافت کنید. علاوه بر این، Pushbullet کلیپ‌بوردهای دستگاه‌های مختلف را ترکیب می‌کند: هر متنی که در تلفن هوشمند یا رایانه لوحی کپی شده است را می‌توان بلافاصله در یک فیلد نوشتاری در رایانه جای‌گذاری کرد و بالعکس.

    10. خرس

    • پلتفرم ها: macOS، iOS.
    • قیمت: رایگان یا 949 روبل در سال.

    یک آنالوگ ساده و سبک از Evernote که می تواند برای ضبط ایده ها، کدها و به طور کلی هر متنی استفاده شود. Bear دارای یک سیستم برچسب گذاری قدرتمند با برچسب های فرعی، جستجوی آسان و پشتیبانی از نشانه گذاری ساده شده Markdown، و همچنین صادرات متن نهایی به فرمت های مختلف، از جمله HTML، PDF و DOCX است. این برنامه همچنین دارای یک رابط کاربری لاکونیک و تم های طراحی زیبا برای مطابقت با هر سلیقه است.

    • پلتفرم ها: macOS، iOS، watchOS.
    • قیمت: 379 روبل.

    تکنیک پومودورو به دلیل اثربخشی آن شناخته شده است و به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرد. برای انبوهی از کارهای معمولی و نه چندان اداری، کاملاً مناسب است. با استفاده از تایمر FocusList، نه تنها می توانید دوره های کاری و استراحت را ردیابی کنید، بلکه می توانید ببینید که برخی از وظایف چقدر زمان می برد. و این به نوبه خود به شما کمک می کند روند کاری خود را تجزیه و تحلیل کنید و کمتر به تعویق بیندازید.

    12. f.lux

    • پلتفرم ها: ویندوز، macOS، لینوکس.
    • قیمت: رایگان.

    در طول روز کاری، روشنایی در دفتر تغییر می کند. اما دمای رنگ ها در صفحه نمایش کار شما همیشه یکسان است، چه در نور طبیعی روز و چه در زیر لامپ های عصر. این تفاوت باعث می شود صفحه نمایش بیش از حد روشن به نظر برسد و باعث خستگی چشم شود. f.lux به طور خودکار رنگ های نمایشگر را با شرایط نوری تنظیم می کند. ویژگی مشابهی در ویندوز 10 تعبیه شده است، اما f.lux دارای تنظیمات بیشتری است و به شما اجازه می دهد تا به حداکثر راحتی چشم برسید.

    13. چسباندن

    • پلتفرم ها: macOS.
    • قیمت: 749 روبل.

    ابزار کوچک Paste به طور قابل توجهی قابلیت های کلیپ بورد را گسترش می دهد، که به سادگی هنگام کار با اسناد و جداول مختلف بسیار ارزشمند است. این برنامه متن، فایل ها و پیوندهای کپی شده را به خاطر می آورد و به شما امکان دسترسی راحت به تاریخچه کلیپ بورد خود را می دهد. در تنظیمات، می توانید تعداد اشیاء به خاطر سپرده شده را پیکربندی کنید، کلیدهای میانبر را تنظیم کنید و همگام سازی را با همه دستگاه های خود فعال کنید.

    14. GIMP

    • پلتفرم ها: ویندوز، macOS، لینوکس.
    • قیمت: رایگان.

    حتی اگر شما یک طراح نیستید، باز هم احتمالاً تصاویر را برای کارهای مختلف اداری ویرایش می کنید. به عنوان مثال، شما یک عکس را برش می دهید و رنگ آن را برای ارائه بعدی یا پست در یک پورتال شرکتی تنظیم می کنید. نصب فتوشاپ برای چنین اهدافی احمقانه است. استفاده از جایگزین رایگان آن - GIMP - آسان تر است. این ویرایشگر ممکن است از نظر تعداد توابع کمتر از فتوشاپ باشد. اما برای کارهای غیرحرفه ای قطعا بیش از اندازه کافی خواهد بود.

    • پلتفرم ها: macOS.
    • قیمت: 229 روبل.

    اما اپلیکیشن Look Up از سلامتی یا به عبارت دقیق تر، بینایی شما مراقبت می کند. با یادآوری اینکه هر 20 دقیقه یکبار چند ثانیه از صفحه نمایش دور نگاه کنید و به دوردست ها نگاه کنید، به کاهش تنش ماهیچه چشم ناشی از کار با رایانه کمک می کند. Look Up همچنین مجموعه ای از تمرینات ساده برای کشش سفت پشت و سایر عضلات دارد.

    • پلتفرم ها: macOS، iOS، Windows.
    • قیمت: 45 دلار 4.16 دلار در ماه.

    TextExpander باعث صرفه جویی در وقت برای همه کسانی که زیاد با متون کار می کنند و مجبور هستند مکرراً همان اطلاعات را وارد کنند، صرفه جویی می کند. با کمک آن، می توانید میانبرهای صفحه کلید را تنظیم کنید که فوراً به متن از پیش تعریف شده با هر اندازه گسترش می یابد. به عنوان مثال، با TextExpander می توانید ایمیل، پاسخ نامه ها، جزئیات پرداخت و هر اطلاعات دیگری را که اغلب به صورت دستی تایپ می کنید با چند کلیک وارد کنید. به لطف همگام سازی، اختصارات در iOS نیز در دسترس خواهند بود، جایی که ورودی از طریق صفحه کلید TextExpander انجام می شود.

    • پلتفرم ها: ویندوز، macOS، اندروید، iOS، وب.
    • قیمت: رایگان یا از 2190 روبل در سال.

    Todoist می تواند به عنوان یک برنامه ریز روزانه یا کاری معمولی استفاده شود. همه چیز طبق معمول است: ایجاد وظایف، تنظیم یادآوری، علامت گذاری وظایف تکمیل شده.

    در عین حال، قابلیت های این سرویس برای مدیریت پیچیده ترین پروژه های اداری با ساختار چند سطحی، تعداد زیادی شرکت کننده و وظایف فرعی کافی است. Todoist ابزارهایی برای واگذاری و سفارشی کردن سلسله مراتب وظایف، برچسب ها، فیلترها و سایر ویژگی های پیشرفته دارد. با تشکر از آنها، برنامه به راحتی می تواند با اهداف شخصی و حرفه ای شما، مهم نیست که چقدر بزرگ شوند، سازگار شود.

    با نصب کلاینت Todoist بر روی دستگاه خود، می توانید وظایف را حتی بدون اینترنت مدیریت کنید.

    امروزه تصور کار با اسناد با هر جهت و سطح پیچیدگی بدون استفاده از ابزارهای پردازش اطلاعات رایانه ای به سادگی غیرممکن است. عصر ماشین‌های تحریر مربوط به گذشته است. در بیشتر موارد، اگر اطلاعات یا محاسبات خاصی را انجام نمی دهید، این متون هستند که باید پردازش شوند. بیایید به محبوب ترین و گسترده ترین برنامه های رایگان برای کار با انواع خاصی از اسناد نگاه کنیم. اجازه دهید توجه ویژه ای به فایل های تست داشته باشیم.

    برنامه های کار با اسناد: یک نمای کلی

    همانطور که می دانید، اکثر کاربران سیستم های کامپیوتری مبتنی بر سیستم عامل ویندوز ترجیح می دهند با بسته نرم افزاری استاندارد MS Office کار کنند که تقریباً برای همه موارد دارای برنامه است.

    با این حال، امروزه می توانید بسیاری از پیشرفت های جایگزین را پیدا کنید که همچنین برنامه هایی را برای کار با اسناد از هر نوع ارائه می دهند که از نظر عملکرد کمتر از بسته MS Office نیستند و در برخی موارد حتی از آن پیشی می گیرند.

    هر بسته ای، صرف نظر از توسعه دهنده، حاوی برنامه هایی است که به شما امکان ایجاد، مشاهده و ویرایش فایل های متنی، صفحات گسترده، پایگاه داده ها و همچنین پردازش اشیاء گرافیکی یا حتی چند رسانه ای را می دهد.

    مجموعه آفیس از مایکروسافت

    ابتدا به مجموعه آفیس معروف مایکروسافت نگاهی بیندازیم. جهانی در نظر گرفته می شود، زیرا برنامه هایی برای پردازش اسناد مورد استفاده در تجارت به طور گسترده در اینجا ارائه می شود.

    تعجب آور نیست که بسیاری از توسعه دهندگان چرخ را دوباره اختراع نکردند و به سادگی اکثر برنامه ها، از جمله آنالوگ های آنها را در بسته های خود کپی کردند. MS Office خود شامل چندین برنامه اصلی است که در میان آنها از Word، Excel و Access بیشتر استفاده می شود.

    اگر به طور خاص در مورد اسناد متنی صحبت کنیم، Word مولد فرمت DOC/DOCX است که امروزه تقریباً توسط تمام بسته های شخص ثالث پشتیبانی می شود. با این حال، توسعه دهندگان این نیز کنار نماندند و به مرور زمان توانایی کار با فرمت های متفاوت با فرمت های استاندارد را که سایر توسعه دهندگان به طور پیش فرض استفاده می کنند، به ویرایشگر خود معرفی کردند.

    از این گذشته، اگر به عنوان مثال به امکانات باز کردن یا ذخیره یک سند متنی نگاه کنید، حتی می توانید از فایل های PDF پشتیبانی کنید. اما در ادامه بیشتر در مورد آن.

    در واقع، آفیس را می توان کاملاً رایگان دانلود و نصب کرد. این هیچ کسی را متوقف نمی کند، زیرا می توان آن را با استفاده از یک ابزار کوچک به نام KMS Activator انجام داد. سایر بسته های رایگان این شرط فعال سازی یا ثبت نام اجباری را ندارند.

    تحولات جایگزین

    در طلوع توسعه برنامه های آفیس، MS Office جایگاه پیشرو را به خود اختصاص داد، زیرا سازندگان آن توانستند برنامه هایی را برای کار با اسناد از انواع کاملاً متفاوت در یک مجموعه بگنجانند، که امکان ایجاد ابزاری برای کار با آنها را فراهم کرد. همانطور که اکنون می گویند، از استاندارد "همه در یک"

    با این حال، از آنجایی که رقبای کاملاً جدی در بازار ظاهر شدند، حفظ رهبری برای مدت طولانی غیرممکن بود. ابتدا بسته Lotus Pro چنین شد و کمی بعد توسعه جدی دیگری به نام Open Office ظاهر شد. به هر حال، بسیاری از کارشناسان این بسته را نه تنها رقیب مستقیم مایکروسافت می نامند، بلکه توجه کاربران را به این واقعیت جلب می کنند که حاوی ابزارهای اضافی است که MS Office استاندارد ندارد.

    ساده ترین ویرایشگرهای متن

    اما بیایید روی فایل‌های متنی تمرکز کنیم که امروزه رایج‌ترین فایل‌ها در مدیریت اسناد هستند. برای مشاهده و اطلاعات، از ساده ترین برنامه ها، همانطور که به نظر بسیاری می رسد، می توان استفاده کرد، مانند Notepad که در مجموعه استاندارد ویندوز گنجانده شده است. بله، در واقع، در Notepad می توانید منحصراً با متن کار کنید، مشابه آنچه در Norton Commander تحت سیستم های DOS بود. همه چیز در اینجا تقریباً یکسان است، فقط Notepad یک پوسته گرافیکی دارد. ناگفته نماند که نیازی به صحبت در مورد قالب بندی متن، طراحی یا درج اشیاء اضافی نیست.

    اما تعداد کمی از مردم می دانند که Notepad است و برنامه هایی برای کار با اسناد متنی، مشابه آن، که از نحو اکثر زبان های برنامه نویسی شناخته شده امروزی پشتیبانی می کند، به همین دلیل است که برنامه نویسان و توسعه دهندگان برنامه ترجیح می دهند با چنین ویرایشگرهایی کار کنند.

    برنامه های استاندارد برای کار با اسناد Word

    اکنون چند کلمه در مورد آنالوگ های آن. بیایید مثالی را در نظر بگیریم زمانی که کاربر یک سیستم "تمیز" در رایانه خود دارد. اگر کسی نمی داند، بسته اصلی ویندوز شامل مجموعه آفیس نیست، باید جداگانه نصب شود. بنابراین، بسیاری حتی متوجه نمی شوند که سیستم یک برنامه رایگان برای کار با اسناد Word دارد (در سیستم "ساخته شده" است).

    ما در مورد برنامه WordPad (Viewer) صحبت می کنیم. می تواند فایل های Word را باز کرده و مشاهده کند، اما هیچ گزینه خاصی برای ویرایش سند وجود ندارد. البته ناخوشایند، اما بهتر از هیچ.

    با این حال، اگر Word ندارید، می توانید چنین فایل متنی را به روش دیگری باز کنید. Adobe Reader، Acrobat یا Acrobat Reader در این مورد کمک خواهند کرد. چنین برنامه‌ای برای کار با اسناد متنی حاوی گرافیک به شما امکان می‌دهد فایل‌هایی را با هر فرمت متنی باز کنید یا محتوای آنها را وارد کنید. بسته به نوع برنامه، گزینه های ویرایش متفاوت است، اما حتی اگر چنین ابزاری وجود نداشته باشد، می توانید فایل ها را در هر صورت مشاهده کنید.

    نتیجه

    البته، در نظر گرفتن تمام برنامه های کاربردی آفیس به سادگی غیرممکن است. با این حال، حتی در مورد اسناد Word یا فایل های متنی، می توان به این نکته اشاره کرد که کار با آنها می تواند بسیار ساده باشد. اگر واقعاً چیزی در دسترس ندارید، می‌توانید این نوع فایل‌ها را حتی با استفاده از رایج‌ترین مرورگرهای وب مشاهده کنید، بدون این که آنها را با قابلیت ویرایش در سرویس‌های ابری ذخیره کنید. به هر حال، بسیاری از آنها امکان ایجاد همزمان تغییرات را فراهم می کنند که به طور خودکار برای همه کاربرانی که در حال حاضر به ویرایشگر راه دور روی سرور متصل هستند، نمایش داده می شود.

    در این مقاله به طور خلاصه به ابزارهای فوق + بسته نرم افزاری LibreOffice (آنالوگ رایگان مایکروسافت آفیس) و Google Docs نگاه خواهیم کرد.

    اگر فقط نیاز به نوشتن برخی اطلاعات دارید مناسب است.

    در اینجا فقط می توانید نوع فونت و اندازه آن را تغییر دهید. در اصل، می توانید متن را تایپ کنید و عنوان بسازید.

    به طور پیش فرض، در ویندوز، notepad فایل های متنی را با (پسوند ".txt") باز می کند. می توانید آن را به صورت زیر ایجاد کنید.

    در یک پوشه یا روی دسکتاپ، روی یک فضای خالی کلیک راست کرده و «New» > «Text Document» را انتخاب کنید.

    بلافاصله می توانید به فایل جدید یک نام بدهید.

    اکنون می توانید فایل ایجاد شده را باز کرده و پرینت بگیرید.

    این یک آنالوگ کاربردی تر از یک دفترچه یادداشت است. این برنامه به صورت رایگان توزیع شده است و می توانید آن را از وب سایت رسمی با استفاده از لینک زیر دانلود کنید.

    http://notepad-plus-plus.org/

    روش های کمی برای قالب بندی متن وجود دارد، اما با کمک آن نمی توان به راحتی صفحات وب سایت را ویرایش کرد.

    در شکل بالا نمایش یک فایل HTML ساده را مشاهده می کنید. یک متن ساده را می توان تایپ و چاپ کرد.

    می توانید یک سند را برای ویرایش در Notepad++ از منوی زمینه باز کنید.

    روی فایل کلیک راست کرده و “Edit with Notepad++” را انتخاب کنید.

    دفترچه واژگان

    برنامه کاربردی بعدی WordPad است. در حال حاضر گزینه های بسیار بیشتری برای قالب بندی متن وجود دارد و همه این توابع در تب "Home" قرار دارند.

    به‌طور پیش‌فرض، WordPad فایل‌ها را در قالب «rtf.» (فرمت متن غنی) باز می‌کند. شما می توانید یک فایل rtf را مانند یک فایل txt ایجاد کنید.

    می توانید اسناد Microsoft Office را با استفاده از WordPad باز کنید. در بیشتر موارد، به شما اطلاع داده می شود که همه ویژگی ها پشتیبانی نمی شوند و ممکن است برخی از محتواها به درستی نمایش داده نشوند.

    اما می توانید یک سند جدید ایجاد کنید، متنی را تایپ کنید، کمی آن را قالب بندی کنید و آن را چاپ کنید.

    LibreOffice

    این یک آنالوگ آزادانه مایکروسافت آفیس است. من نمی دانم چرا تا به حال همه به LibreOffice (یا OpenOffice) تغییر نکرده اند. احتمالا مایکروسافت چیزی (جذاب) دارد :).

    بسته LibreOffice دارای برنامه ای است که به طور پیش فرض از فرمت "ODT" استفاده می کند. می توانید یک سند جدید از منوی زمینه ایجاد کنید.

    این یک ویرایشگر متن تمام عیار است که در آن می توانید، اگر نه همه چیز، کارهای زیادی انجام دهید.

    آن را باز کنید، متن را تایپ کنید، در صورت نیاز قالب بندی کنید و آن را چاپ کنید.

    من به سه دلیل استفاده از LibreOffice را راحت می دانم:

    1. این نرم افزار رایگان است.
    2. تمام نیازهای قالب بندی تست من را برآورده می کند (که می توان روی یک دست حساب کرد :))؛
    3. می توانید یک سند Microsoft Word را باز کنید.

    علاوه بر این، شما نه تنها می توانید یک فایل Microsoft Word را باز کنید، بلکه می توانید یک فایل ODT را با فرمت DOC و/یا DOCX ذخیره کنید.

    پرونده های گوگل

    اکنون تقریباً همه رایانه ها به شبکه متصل هستند و استفاده نکردن از این فناوری گناه است. شما به یک حساب Google نیاز دارید و تمام.

    مزیت نسبت به برنامه های آفلاین بسیار زیاد است:

    • ذخیره خودکار؛
    • چندین نفر می توانند همزمان با یک سند کار کنند.

    ذخیره خودکار به شما این امکان را می دهد که در صورت خاموش شدن ناگهانی چراغ ها یا خرابی هارد دیسک با یک کپی از سند نگران فایل های خود نباشید.

    ویرایش یک سند واحد با دو یا سه نفر می تواند کارایی شما را تا حد زیادی بهبود بخشد.

    بریم به آدرس:

    http://www.google.ru/intl/ru/docs/about/

    روی "شروع" کلیک کنید

    تمام فایل‌های آپلود شده در Google Drive نمایش داده می‌شوند. روی "+" در پایین سمت راست کلیک کنید و یک مورد جدید ایجاد کنید.

    متن را تایپ می کنیم، قالب بندی می کنیم و می توانید آن را چاپ کنید.

    برای دادن دسترسی به کاربر دیگر، روی تنظیمات دسترسی (دکمه آبی در بالا سمت راست) کلیک کنید و مجوزها را بدهید.

    این احتمالا یک گزینه ایده آل برای کار با متن است.

    همچنین می توانید فایل های Microsoft Word را با استفاده از Google Docs ویرایش کنید. برای این کار باید افزونه را از لینک زیر نصب کنید.

    https://chrome.google.com/webstore/detail/office-editing-for-docs-s/gbkeegbaiigmenfmjfclcdgdpimamgkj

    افزودن افزونه به گوگل کروم

    روی فایل کلیک راست کرده و "Open with…" را انتخاب کنید.

    اکنون سند قابل ویرایش است.

    از تایپ کردن لذت ببرید

    این صفحه حاوی نرم افزاری است که به کاربر اجازه می دهد اسناد حاوی متن را در قالب های مختلف شناسایی، مشاهده و چاپ کند. همه نرم افزارها دارای رابط کاربری مناسب و قابل درک هستند.

    DjVu Reader

    DjVu Reader- برنامه ای از توسعه دهندگان روسی که به شما امکان می دهد با فایل های با پسوند DjVu کار کنید. معمولاً کتاب‌های اسکن شده و سایر منابع کاغذی حاوی فرمول‌ها و تصاویری که تشخیص آنها دشوار است، دارای این قالب هستند. این برنامه از زبان های انگلیسی و روسی پشتیبانی می کند، به شما امکان می دهد روشنایی و کنتراست سند را تنظیم کنید تا حالت خواندن صفحه نمایش راحت برای چشم ها داشته باشید. با کار در DjVu Reader، می توانید تصاویر و متن را در کلیپ بورد قرار داده و ذخیره کنید. در نمایه سازی صفحات و محتوا متفاوت است.


    (در یک برگه جدید باز می شود)

    Adobe Reader

    Adobe Readerمحبوب ترین و قدرتمندترین نرم افزار برای کار با فایل های PDF است. نشریات چاپ مدرن چاپ شده با "چاپگر الکترونیکی" این قالب را دارند. این نرم افزار رایگان فقط برای خواندن، چاپ و تغییر جهت صفحات اسناد بدون امکان ویرایش آنها در نظر گرفته شده است. این نرم افزار از زبان روسی پشتیبانی می کند و به عنوان یک افزونه در مرورگر شما تعبیه شده است. عملکرد کار با گرافیک سه بعدی در اسناد، ایجاد امضای الکترونیکی، جستجوی داده ها در شبکه از برنامه بدون باز کردن مرورگر پیاده سازی شده است.


    (در یک برگه جدید باز می شود)

    ABBYY FineReader

    ABBYY FineReader- یک بسته نرم افزاری مفید که برای تشخیص متن از هر فرمت فایل گرافیکی و PDF در قالب های متنی قابل ویرایش طراحی شده است. فناوری ABBYY به عنوان دقیق ترین و بدون خطاترین ابزار تشخیص متن طراحی شده است. این نرم افزار به صرفه جویی در زمان در بازنویسی دستی متن و تلاش برای بازتولید ساختار آن کمک می کند.

    به عبارت دیگر، FineReader هنگامی که به قالب متن ترجمه می شود، فرم را به طور کامل تکرار می کند - سرفصل ها، فهرست مطالب، لیست های گلوله ای و شماره گذاری شده، پاورقی ها. این برنامه چند زبانه است، تقریباً 200 زبان در سراسر جهان را می شناسد و با آن کار می کند. متن به دست آمده پس از شناسایی را می توان با مقایسه آن با متن اصلی - مستقیماً در محیط نرم افزار ویرایش کرد.

    ABBYY FineReader را به صورت رایگان دانلود کنید
    (در یک برگه جدید باز می شود)

    بیشتر بخوانید: