یاد بگیرید که چگونه یک امضای زیبا در Outlook ایجاد کنید. اضافه کردن امضا به حروف در Outlook ایجاد امضا در Outlook

خیلی اوقات ، به ویژه در مکاتبات شرکتی ، هنگام تنظیم نامه لازم است امضایی مشخص شود که به طور معمول حاوی اطلاعاتی در مورد موقعیت و نام فرستنده و اطلاعات تماس وی است. و اگر مجبور هستید نامه های زیادی بفرستید، نوشتن همان اطلاعات هر بار بسیار دشوار است.

خوشبختانه، سرویس گیرنده ایمیل شما این قابلیت را دارد که به طور خودکار یک امضا به ایمیل شما اضافه کند. و اگر نمی دانید چگونه در Outlook امضا کنید، این دستورالعمل ها به شما در این امر کمک می کند.

بیایید به تنظیم یک امضا در دو نسخه Outlook - 2003 و 2010 نگاه کنیم.

اول از همه، مشتری ایمیل را راه اندازی می کنیم و در منوی اصلی به بخش "سرویس" می رویم، جایی که مورد "گزینه ها" را انتخاب می کنیم.

در پنجره پارامترها، به تب “پیام” رفته و در پایین این پنجره، در قسمت “Select signatures for an account:”، حساب مورد نظر را از لیست انتخاب کنید. اکنون روی دکمه "Signatures..." کلیک کنید

اکنون پنجره ای برای ایجاد امضا در مقابل ما باز شده است که روی دکمه "ایجاد..." کلیک می کنیم.

در اینجا باید نام امضای خود را تنظیم کنیم و سپس روی دکمه "بعدی" کلیک کنیم.

اکنون یک امضای جدید در لیست ظاهر شده است. برای ایجاد سریع، می توانید متن امضا را در قسمت پایین وارد کنید. اگر می خواهید متن را به روش خاصی قالب بندی کنید، باید روی "تغییر" کلیک کنید.

به محض وارد کردن متن امضا، تمام تغییرات باید ذخیره شوند. برای انجام این کار، روی دکمه های "OK" و "Apply" در پنجره های باز کلیک کنید.

ایجاد امضای الکترونیکی در MS Outlook 2010

حالا بیایید ببینیم چگونه می توان در ایمیل Outlook 2010 یک امضا ایجاد کرد

در مقایسه با Outlook 2003، روند ایجاد یک امضا در نسخه 2010 کمی ساده شده است و با ایجاد یک نامه جدید شروع می شود.

بنابراین، بیایید Outlook 2010 را راه اندازی کنیم و یک نامه جدید ایجاد کنیم. برای راحتی، اجازه دهید پنجره ویرایشگر را به حالت تمام صفحه گسترش دهیم.

اکنون دکمه «امضا» را فشار داده و در منوی ظاهر شده «امضا...» را انتخاب کنید.

در این پنجره، روی "ایجاد" کلیک کنید، نام امضای جدید را وارد کنید و با کلیک بر روی دکمه "Ok" ایجاد را تأیید کنید.

اکنون به پنجره ویرایش متن امضا می رویم. در اینجا می توانید متن مورد نیاز را وارد کنید یا آن را به دلخواه قالب بندی کنید. بر خلاف نسخه های قبلی، Outlook 2010 عملکرد پیشرفته تری دارد.

هنگامی که متن وارد شده و قالب بندی شد، روی "Ok" کلیک کنید و اکنون، هر حرف جدید حاوی امضای ما خواهد بود.

بنابراین، ما نحوه اضافه کردن امضا در Outlook را بررسی کرده‌ایم. نتیجه کار انجام شده اضافه شدن خودکار امضا به انتهای نامه خواهد بود. بنابراین، کاربر دیگر نیازی نخواهد داشت که هر بار همان متن امضا را وارد کند.

ابزار MS Outlook یک سرویس گیرنده ایمیل است که نه تنها با ایمیل کار می کند، بلکه طیف گسترده ای از عملکردها را نیز در اختیار کاربر قرار می دهد. این پیام رسان دسترسی به مخاطبین، تقویم، زمانبندی و بسیاری دیگر از محصولات ویندوز را فراهم می کند. در این نشریه در مورد نحوه تنظیم امضا در Outlook صحبت خواهیم کرد.

مکاتبات الکترونیکی در این سرویس دارای ویژگی هایی است، به عنوان مثال، یک گزینه خاص توسعه یافته است که در برخی موارد به سادگی نمی توان بدون آن انجام داد. اغلب حاوی اطلاعاتی درباره نام کامل کاربری است که نامه، موقعیت و سازمانی را که در آن کار می کند ارسال کرده است. به این ترتیب هویت یک فرد تأیید می شود تا تا حد امکان امکان ملاقات با کلاهبرداران از بین برود. علاوه بر این، ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• لوگو؛
• نقاشی؛
• آنالوگ کارت ویزیت؛
• نقاشی شده با دست.

با استفاده از یک برنامه از مایکروسافت، می توانید یک گزینه را یک بار پیکربندی کنید، به عنوان مثال، "با احترام"، به طوری که در آینده به طور خودکار به مکاتبات خروجی متصل شود. شرایط زمانی ایجاد می شود که شما نیاز به تغییر این داده ها دارید. آنچه را که در این مورد باید انجام شود در زیر بررسی خواهیم کرد.

چگونه یک امضا در Outlook تنظیم کنیم؟

اگر تصمیم دارید یک یا چند امضا را همزمان تغییر دهید، از دستورالعمل های زیر استفاده کنید:

• ابتدا در برنامه Outlook به دنبال بخش "File" بگردید.

• در مرحله دوم، "تنظیمات" را پیدا کنید و به آن بروید.

• ثالثاً به زیربخش "ایمیل" نیاز دارید.

• در نهایت روی دکمه مربوطه کلیک کنید تا به حالت ویرایشی بروید.

در یک پنجره ویژه "انتخاب برای تغییر" همه امضاهای ایجاد شده قبلی وجود دارد؛ تغییر نام یا حذف برای آنها آسان است. این پنجره همچنین به شما در پیکربندی اطلاعات جدید کمک می کند. برای رفتن به تنظیمات، روی ورودی انتخاب شده ضربه بزنید تا همه داده ها باز شوند.

فیلدی برای تغییر پارامترها در پنجره زیر ظاهر می شود. شما می توانید بر اساس هدف ایجاد امضا، تمام اطلاعات موجود در آن را تغییر دهید یا بازنویسی کنید.

این پنل همچنین دارای گزینه های تخصصی است: افزودن کارت ویزیت، عکس یا نقاشی، و پیوند به وب سایت شرکت شما.

قسمت آخر شامل تنظیمات خودکار است. اگر بیش از یک امضا ایجاد کرده اید، باید امضایی را که اغلب استفاده می شود مشخص کنید تا به طور مستقل پیوست شود. در این بخش می‌توانید امضاها را منحصراً برای پیام‌های ارسالی جدید انتخاب کنید.

پس از اتمام کل مراحل، باید تغییرات را ذخیره کنید و روی "OK" کلیک کنید. علاوه بر روش سنتی که به شما امکان می دهد داده های خود را پیکربندی کنید، یک گزینه پیکربندی دستی نیز وجود دارد. شما به سادگی، هنگام نوشتن یک حرف جدید، در پانل بالا در میان ابزارها به دنبال میانبری که نشان دهنده عنصر مورد نیاز ما است، روی آن کلیک کرده و گزینه مناسب را انتخاب کنید.

امضا در Outlook متنی است که بعد از پیام اصلی ظاهر می شود. در آن می توانید نام، آدرس، اطلاعات تماس یا هر اطلاعات دیگری را مشخص کنید. هنگامی که یک الگو با امضا ایجاد می کنید، می توانید هر پیام را به صورت جداگانه با کلیک بر روی دکمه ای در نوار ابزار دسترسی سریع در آن وارد کنید، یا افزودن خودکار متن نوشته شده خود را به هر پیامی که ارسال می کنید فعال کنید. چگونه یک قالب جدید بسازیم یا یک الگوی موجود را تغییر دهیم، دستورالعمل های ما را بخوانید.

نحوه ایجاد یا تغییر امضا در Outlook

روند ایجاد امضا در نسخه های مختلف Outlook کمی متفاوت است، بنابراین در این مقاله دستورالعمل هایی برای هر نسخه به طور جداگانه ارائه می شود. نسخه برنامه نصب شده بر روی رایانه شما با نسخه مجموعه Microsoft Office مطابقت دارد.

1. در پانل دسترسی سریع برنامه، برگه "سرویس" را گسترش دهید.
2. تنظیمات برنامه را باز کنید.
3. بیایید به بخش "پیام ها" برویم.
4. در بلوک "Signatures"، روی دکمه "Signatures..." کلیک کنید.

Outlook 2010، 2013، 2016

1. فرآیند ایجاد نامه را شروع کنید.
2. در بلوک "Inclusions"، برگه "Signatures" را گسترش دهید و روی دکمه "Signatures..." که ظاهر می شود کلیک کنید.
3. روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید تا به ایجاد یک امضای جدید ادامه دهید. در آینده، در این پنجره می توانید بین چندین امضا جابجا شده، آنها را ویرایش و حذف کنید.
4. متنی را می نویسیم که به عنوان امضا استفاده می شود. می توانید نام خود، نام سازمانی که نماینده آن هستید، آدرس، لینک های مفید، شماره تماس یا هر اطلاعات دیگری را در آن مشخص کنید. متن را می توان در اندازه، فونت، درشت، مورب، زیر خط و موقعیت تغییر داد.
5. برای درج تصویر در امضای خود، روی نمادی به شکل کوه و خورشید که در کنار دکمه "کارت ویزیت" قرار دارد کلیک کنید.
6. اگر می‌خواهید امضا به‌طور خودکار در پیام‌ها، پاسخ‌ها یا فورواردهای جدید درج شود، ابتدا حسابی را که امضا برای آن ایجاد می‌شود انتخاب کنید و سپس استفاده خودکار را فعال یا غیرفعال کنید.
7. بر روی دکمه "تغییر نام" کلیک کنید تا نام خود امضا را تغییر دهید که فقط برای شما قابل مشاهده است.
8. پس از اتمام تنظیمات امضا، از دکمه "ذخیره" استفاده کنید.
9. می توانید گزینه های امضای بیشتری ایجاد کنید. شما می توانید از هر یک از قالب ها برای اهداف مختلف و در حساب های مختلف استفاده کنید.
10. اگر استفاده از امضای خودکار را روشن کنید، متنی که ایجاد می کنید بلافاصله پس از شروع نوشتن آن پیام در هر پیام جدید ظاهر می شود. برای درج امضا به صورت دستی، شروع به ایجاد یک پیام کنید، روی دکمه "امضاها" کلیک کنید و یکی از امضاهایی را که ایجاد کرده اید انتخاب کنید.

اگر دکمه "امضا" غیرفعال است چه باید کرد؟

برخی از کاربران با این واقعیت روبرو هستند که دکمه "امضا" غیر فعال است، یعنی نمی توان روی آن کلیک کرد و به همین دلیل ایجاد و درج امضا غیرممکن است. این مشکل عمدتاً به دلیل تغییر تنظیمات Outlook، تغییر حساب‌ها، تغییر نام ایمیل یا دلایل دیگر رخ می‌دهد. برای بازگرداندن دکمه Signature به حالت کار، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. خروج از Outlook
2. پنجره Run را باز کنید.
3. با اجرای دستور regedit، ویرایشگر رجیستری را اجرا کنید.
4. با استفاده از درخت پوشه در بلوک سمت چپ رجیستری، به شاخه HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\Wow6432Node\CLSID\(0006F03A-0000–0000-C000–000000000046)\Look بروید.
5. پوشه نهایی شامل دو فایل خواهد بود. هر یک از آنها را باز کنید و خط "Value" را به مسیر فایل outlook.exe تغییر دهید. ما خود برنامه را اجرا می کنیم؛ می توانید آن را در پوشه ای که Outlook را نصب کرده اید پیدا کنید.
6. به پوشه HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Classes\CLSID\(0006F03A-0000–0000-C000–000000000046)\LocalServer32 بروید و همین کار را با دو فایل موجود در آنجا انجام دهید. انجام شد، دکمه باید دوباره فعال شود. اگر کمکی نکرد، برنامه را به طور کامل حذف کنید و دوباره نصب کنید. فراموش نکنید که تمام ایمیل های مهم را قبل از حذف در آن ذخیره کنید.

نحوه تنظیم امضای دیجیتال

امضای معمولی یک پیام آموزنده است که در انتهای هر پیام به منظوری ارسال می شود. امضای دیجیتال یا الکترونیکی یک گواهی امنیتی است که تأیید می کند که این یا آن نامه توسط شخص خاصی برای شما ارسال شده است و نه توسط مهاجم او. همچنین، چنین امضایی پیام را رمزگذاری می کند، به طوری که کاربر معمولی که کلید رمز را ندارد، قادر به خواندن آن نخواهد بود.

لطفاً توجه داشته باشید که برای رمزگذاری صندوق پستی خود، باید گواهی امنیتی دریافت کنید. در حال حاضر می توان آن را به صورت رایگان تهیه کرد یا با پول در سایت های اینترنتی خریداری کرد. به عنوان مثال در سایت https://www.instantssl.com/ssl-certificate-products/free-email-certificate.html یک گواهی رایگان برای مرورگر ارائه می دهند که پس از نصب می توان آن را صادر و به Outlook منتقل کرد.

Outlook 2010، 2013، 2016

1. تب "File" را باز کنید.
2. بیایید به بلوک "پارامترها" برویم.
3. زیربخش تنظیمات مرکز اعتماد را انتخاب کنید.
4. به تنظیمات مرکز امنیت بروید.
5. "محافظت ایمیل" را انتخاب کنید.
6. قابلیتی را فعال کنید که به شما امکان می دهد امضای دیجیتالی را به ایمیل هایی که ارسال می کنید اضافه کنید.
7. تأیید کنید که پیام‌هایی که از شما نشأت می‌گیرند باید به صورت متن واضح ارسال شوند و رمزگذاری نشوند مگر در موارد ضروری.
8. مگر اینکه قابلیتی را فعال کرده باشید که تمام ایمیل هایی را که ارسال می کنید رمزگذاری و امضا می کند، باید این کار را به صورت دستی برای هر پیام انجام دهید. هنگام نوشتن پیام، به تب گزینه ها بروید.
9. برای استفاده از گواهی خود، روی دکمه "Sign" و "Encrypt" کلیک کنید.

1. برگه "سرویس" را باز کنید.
2. به بخش Trust Center بروید.
3. مورد فرعی «محافظت از ایمیل» را انتخاب کنید.
4. قابلیتی را فعال کنید که به شما امکان می دهد امضای دیجیتالی را به ایمیل هایی که ارسال می کنید اضافه کنید. تأیید کنید که پیام‌هایی که از شما نشأت می‌گیرند باید به صورت متن واضح ارسال شوند و رمزگذاری نشوند مگر در موارد ضروری.
5. بر روی دکمه "گزینه ها" کلیک کنید.
6. پیکربندی را که می خواهید ایجاد کنید نام ببرید و الگوریتم های رمزگذاری مورد استفاده گواهی خود را انتخاب کنید.
7. مسیر فایل را با گواهی مشخص کنید. گواهی امضا و رمزگذاری معمولاً در یک فایل موجود است.
8. کادر کنار عملکرد «ارسال گواهی با پیام» را علامت بزنید تا گیرندگان ایمیل‌های شما بتوانند ایمیل دریافتی از شما را رمزگشایی کنند. اگر این روش را ناامن می‌دانید، گواهی را به همه کسانی که پیام‌های رمزگذاری شده را شخصاً از شما دریافت می‌کنند، تحویل دهید.
9. برای تکمیل تنظیمات، روی دکمه "OK" کلیک کنید. تمام شد، اکنون افرادی که نامه شما را دریافت می کنند یک اعلان مربوطه را در کنار نامه می بینند که تأیید می کند این شما هستید که این پیام را برای آنها ارسال کرده اید و نه شخصی به نام شما.

دو نوع امضا وجود دارد - معمولی و دیجیتال. Regular برای ارسال اطلاعات مفید برای گیرنده در هر پیام استفاده می شود. اگر مجبور به ارسال تعداد زیادی پیام هستید، استفاده از آن راحت است و هر بار وارد کردن آن ناخوشایند است. برای تایید هویت و رمزگذاری ایمیل های ارسالی به امضای دیجیتالی نیاز است. زمانی استفاده می شود که شما نیاز به ارسال چیزی دارید که نباید به دست افراد چپ بیفتد.

عصر بخیر. مردم اغلب برای تغییر امضای خود در Outlook کمک می خواهند. امروز خواهیم فهمید که چگونه این کار را خودتان انجام دهید.

اگرچه انجام این کار دشوار نیست، همانطور که می دانید، این سوال اغلب مطرح می شود، و بنابراین تصمیم گرفتم این دستورالعمل کوچک را در مورد ایجاد و تغییر امضا در برنامه ایمیل MS Outlook تهیه کنم.

نحوه ایجاد یا تغییر امضا در Outlook

بیا شروع کنیم. بعد از اینکه Outlook را باز کردید، در بالا سمت چپ کتیبه " فایل"و روی آن کلیک کنید:

در پنجره ای که باز می شود، امضاهای موجود را می بینیم و فرصت ایجاد امضای جدید را داریم. اگر مال شما هم خالی است، دکمه « را فشار دهید ايجاد كردن»

در پنجره ای که ظاهر می شود، نام امضا را بنویسید. اسمش را گذاشتم «امضای من».

حالا روی امضا (1) کلیک کنید، خود امضا را در پنجره زیر بنویسید (یا امضای قدیمی را ویرایش کنید) (2)، سپس انتخاب کنید که در چه مواردی امضای ما ضمیمه شود. ما انتخاب می کنیم که به طور خودکار از این امضا برای پیام های جدید (3) و هنگام پاسخ دادن یا ارسال نامه ها (4) استفاده شود.

همین است، دکمه " را فشار دهید خوب". این کار ایجاد یا ویرایش امضا را تکمیل می کند. می توانید سعی کنید یک پیام جدید ایجاد کنید و امضا را بررسی کنید.

به این ترتیب می توانید چندین امضا ایجاد کنید و از 1 برای پاسخ ها و دیگری برای حروف جدید استفاده کنید (البته مشخص نیست چرا، اما هنوز).

همین. همانطور که می بینید، به هیچ وجه سخت نیست. امیدوارم این مقاله برای شما مفید بوده باشد.

برای جلوگیری از تایپ نام و اطلاعات تماس خود در هر بار ارسال ایمیل، سرویس گیرندگان ایمیل به شما اجازه می دهند تا اضافه کردن خودکار امضا را تنظیم کنید. فقط یک قالب ایجاد کنید و به طور خودکار به همه ایمیل ها اضافه می شود.

علاوه بر نام و شماره تلفن تماس، امضا می تواند شامل یک تصویر، به عنوان مثال، یک لوگوی شرکت یا عکس شما، و همچنین یک لینک به وب سایت شما باشد.

امضای ایمیل در Outlook 2016

در سرویس گیرنده ایمیل Microsoft Outlook 2016، می توانید مستقیماً در یک نامه جدید یک امضا ایجاد کنید. روی دکمه «ایجاد پیام» در پنل منوی نواری کلیک کنید و در پنجره جدید، در تب منوی «پیام» (به طور پیش فرض فعال)، روی دکمه «امضا» کلیک کنید. در اینجا، امضاهایی که ایجاد می کنید در لیست کشویی نمایش داده می شوند - بنابراین می توانید از اینجا جاهای خالی را وارد کنید، مگر اینکه گزینه اضافه کردن خودکار امضا به همه حروف را انتخاب کنید. گاهی اوقات اگر چندین گزینه امضا دارید، این کار راحت است.

در اینجا در منوی کشویی دکمه "Signatures" وجود دارد، پس از کلیک کردن، Outlook پنجره "Signatures and Forms" را باز می کند، جایی که قالب هایی برای درج در حروف ایجاد، حذف و ویرایش می شوند. فقط روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید و به امضای جدید یک نام بدهید، روی OK کلیک کنید. پس از این، مکان نما را در قسمت متن قسمت "تغییر امضا" قرار دهید و تمام اطلاعات لازم را از صفحه کلید وارد کنید. شما می توانید فونت، رنگ و اندازه آن، تراز، و با استفاده از دو دکمه بیرونی در نوار ابزار، می توانید تصاویر و لینک اضافه کنید.
دستورالعمل تنظیم آدرس ایمیل در Microsoft Outlook 2016.
پس از آماده شدن الگو، باید انتخاب کنید که در چه شرایطی به طور خودکار در حروف درج شود. اگر از چندین آدرس ایمیل در سرویس گیرنده ایمیل Outlook استفاده می کنید، ابتدا آدرس مورد نظر را از لیست کشویی "Email Account" انتخاب کنید (می توانید اضافه کردن یک امضا را برای هر آدرس به نوبه خود تنظیم کنید) و سپس در "جدید" پیام ها» و موارد «پاسخ و ارسال» از لیست کشویی، جای خالی ایجاد شده را با نام آن انتخاب کنید. از طرف دیگر، می‌توانید فقط به نامه‌های جدید امضا اضافه کنید، تا مکاتبات طولانی را با افزودن مداوم اطلاعات تماس بهم نریزید.

پس از کلیک بر روی دکمه OK در پنجره "امضاها و فرم ها"، یک الگوی امضای جدید مطابق با قوانین مشخص شده به حروف اضافه می شود. علاوه بر این، با کلیک بر روی دکمه "امضا" در دسترس خواهد بود، که در صورت انتخاب افزودن خودکار فقط برای پیام های جدید، راحت خواهد بود و برای پاسخ ها، در صورت لزوم، می توانید یک خالی از منوی نوار اضافه کنید.

امضا برای ایمیل های جیمیل

برای استفاده از امضا در سرویس ایمیل گوگل، باید به «تنظیمات» بروید (پس از کلیک بر روی چرخ دنده در گوشه سمت راست بالا) و در اولین تب «عمومی» به قسمت «امضا» بروید. اگر مقدار «بدون امضا» را فعال کرده‌اید، کافیست کادر ایمیل خود را علامت بزنید (اگر از یک حساب کاربری برای جمع‌آوری و ارسال پیام‌ها از آدرس‌های ایمیل مختلف استفاده می‌کنید، در این قسمت یک لیست کشویی خواهید داشت و شما می تواند یک امضای متفاوت برای هر آدرس تعیین کند).
دوره آنلاین رایگان "Gmail راحت" مجموعه ای از دستورالعمل های تصویری تصویری به طور قابل توجهی کار روزانه شما را با ایمیل ساده و سرعت می بخشد. هنگامی که آن را یاد گرفتید، هر روز از آن استفاده کنید!
در قسمت متن، مشخصات خود را با فرمت دلخواه وارد کنید. مانند Outlook، می‌توانید عکس‌ها و لینک‌ها را نیز در اینجا وارد کنید، اما نمی‌توانید گزینه درج خودکار امضا را فقط برای ایمیل‌های جدید تنظیم کنید. اما یک چک باکس وجود دارد "این امضا را قبل از متن نقل قول در پیام های پاسخ اضافه کنید و خط قبل از آن را حذف کنید." در صورت لزوم آن را فعال کنید.