Лабораторная информатика аксес. I. Лабораторные работы по базе данных Access. Пошаговое выполнение работы

Тема: Создание и использование запросов.

Цели работы:

ü закрепить навыки по редактированию таблиц;

ü познакомиться с основными видами запросов;

ü научиться создавать запросы на выборку различными способами;

ü научиться создавать сложные запросы;

ü научиться создавать перекрестные запросы.

Теоретическая часть.

Запрос – это средство, с помощью которого извлекается из базы данных информация, отвечающая определенным критериям. Результаты запроса представляют не все записи из таблицы, а только те, которые удовлетворяют запросу.

Запросы состоят из ряда условий, каждое условие состоит из трех элементов:

1. поле, которое используется для сравнения;

2. оператор, описывающий тип сравнения;

3. величина, с которой должно сравниваться значение поля.

Выражения и операторы, применяемые в условиях отбора.

Запросы могут быть простые, сложные перекрестные.

Практическая часть

Ход работы:

1) Откройте свою учебную базу данных.

2) Создайте запрос на выборку студентов, у которых по всем предметам только хорошие оценки с помощью Мастера запросов .

· На панели инструментов выберите команду <Мастер запросов>.

· В появившемся диалоговом окне выберите <Простой запрос> и щелкните по кнопке .

· В следующем окне выберите таблицу, по которой строится запрос (<Ведомость успеваемости>), и те поля, которые участвуют в запросе. Перенесите их в правую часть окна с помощью кнопки, нажмите <Далее>. В следующем окне тоже нажмите <Далее>.

· В другом окне дайте название запроса «Хорошисты» и нажмите <Готово>.

· Появится таблица <Хорошисты>, в которой отражены фамилии всех студентов и изучаемые предметы.

· Откройте таблицу «Хорошисты», перейдите в режим <Конструктор>. Здесь в поле <Условия отбора> под каждым предметом поставьте условие >=4 или 4OR5 .

Примечание: Галочки в каждом поле означают, что по вашему выбору можно включить или убрать любое поле на выборку.

· Перейдите в режим таблицы, ответив <Да> на вопрос о сохранении запроса. (В таблице должны остаться фамилии «хорошистов»).

3) С помощью <Конструктора запросов> создайте запрос на выборку по таблице <Личные данные>.

· Щелкните по таблице <Личные данные>, зайдите в меню <Создание>, выберите команду <Конструктор запросов >.

· Добавьте нужную таблицу в поле запроса. Выделите её в списке и щелкните по кнопке <Добавить>. Закройте окно <Добавление таблицы>.

· Выберите студентов, чьи фамилии начинаются на букву «В» и которые проживают в Анапе. Для этого:

Добавьте в строку <Поле> два поля <Фамилия> и <Город>;

В строке <Условия отбора> в первом столбце укажите значение
Like “B * ” , а во втором столбце с названием <Город> - «Анапа» ;

Рисунок 2.

Самостоятельное задание

а) Составьте запрос с названием <Запрос 1> на базе таблицы <Ведомость успеваемости>, в котором будут указаны студенты, имеющие по первым двум предметам оценки не менее «4». (Выполните запрос или через Конструктор запросов , или через Мастер запросов )

б) Составьте <Запрос 2> на базе таблицы <Ведомость успеваемости>, в котором будут указаны студенты, имеющие не более 30 часов пропусков по неуважительной причине. Добавьте в этот запрос поле пропуски по уважительной причине в интервале от 30 часов до 45 часов (используйте оператор Between… And … )

в) Составьте <Запрос> на базе таблицы <Личные данные>. Выведите список студентов, которым на данный момент, т.е. на сегодняшнее число, исполнилось уже 17 лет (используйте оператор Between… And… )

Примечание: Дата записывается с использованием символа #, например, #01.02.02.#

4) Составьте запрос на базе трех таблиц <Ведомость успеваемости>, <Личные данные> и <Преподаватель>. Выберите студентов, которые проживают в Новороссийске и у которых любимый предмет «Менеджмент». Озаглавьте <Запрос 4>. Используйте <Конструктор запросов>.

· В меню <Создание> выберите <Конструктор запросов>.

· Добавьте все три таблицы в поле запроса. Закройте окно <Добавление таблицы>.

Рисунок 3

· В поле <Условия отбора> в столбце <Город> введите город «Новороссийск», в столбец <Предмет> введите «Менеджмент».

· Сохраните запрос под именем <Запрос 4>.

· Откройте запрос и проверьте результат проделанной работы.

5) Выполните запрос на создание новой таблицы, в которой должны быть поля <Фамилия>, <Имя>, <Пропуски по неуважительной причине>, <Город> и <Предмет>.

· В меню <Создание> выберите <Конструктор запросов>.

· Добавьте все три таблицы из списка окна <Добавление таблицы>. Закройте это окно.

· В первую строчку <Поле> из первой таблицы перенесите в первый столбец поля <Фамилия>, во второй <Имя> и в третий <Пропуски по уважительной причине>, в четвертый столбец перетащите поле <Город> из второй таблицы и в последнем столбце будет поле <Предмет> из третьей таблицы.

· Закройте запрос, сохранив его с именем <Запрос 5>.

6) Создайте перекрестный запрос .

· В меню <Создание> выберите <Мастер запросов>.

· В диалоговом окне выберите <Перекрестный запрос>, щелкните по кнопке .

· В окне <Создание перекрестных запросов> выделите таблицу <Ведомость успеваемости> и щелкните <Далее>.

· Выберите поля, значения которого будут использоваться в качестве заголовок строк – это <Фамилия> и <Имя>. Щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите поле, значение которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например <Менеджмент>. Щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count – количество). Щелкните по кнопке <Далее>.

· Задайте имя запроса <Итог по менеджменту> и щелкните по кнопке <Готово>.

Самостоятельное задание

Составьте аналогичные запросы для оценок по трем другим предметам.

7) Предъявите преподавателю все запросы своей базы данных на экране дисплея.

8) Завершите работу с Access.

Педагогический колледж имени Ж.Досмухамедова

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

ЛАБОРОТОРНЫЕ РАБОТЫ

ПРОГРАММА

MICROSOFT ACCESS

РАЗРАБОТЧИК: Султанова Гульшат Бериковна

Уральск -2015

Практическая работа № 1

Создание БД

Цель работы: Научиться создавать базу данных в MS ACCESS и в ней таблицы различным способом.

Задачи работы:

Овладеть способами создания таблиц баз данных.

Познакомиться с основными объектами баз данных.

Получить навыки работы по заполнению баз данными.

Обеспечивающие средства:

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 29.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

Запуск MS ACCESS : активизировать кнопку ПУСК , из появившегося меню выбрать ПРОГРАММЫ , далее выбрать MICROSOFT ACCESS .

При запуске Access открывается диалоговое окно, с помощью которого вы создадите НОВУЮ БАЗУ ДАННЫХ, которая будет храниться на диске «А » под определенным именем. После чего появится окно «БАЗА ДАННЫХ» , где в последствии будут создаваться все остальные объекты базы данных, а именно таблицы, запросы, формы и т.д. Начнем все по порядку.

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ:

Новая база данных / ОК

Имя файла: = …. / Создать

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:

Объекты базы данных / Таблицы

Создание таблицы в режимеконструктора

Имя поля: = Номер / Тип данных = счетчик / Описание = номер записи

Имя поля: = Дата / Тип данных = дата/время / Описание = дата поступления

Имя поля: = Код / Тип данных = текстовый / Описание = код товара

Имя поля: = Пришло / Тип данных = числовой / Описание = количество ед. товара

Сохранение объекта таблицы в: = Накладная / как таблица / ОК

нет

Закрыть : Накладная: таблица / Открыть таблицу «Накладная»

Номер

Дата

Код

Пришло

00001

00002

24982

08652

09632

09633

00003

00004

08521

08522

08523

55546

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦЫ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА:

• В окне база данных / Создание таблицы с помощью мастера

Деловые / Образцы таблиц / Сведение о заказе

Образцы полей / Дата Продажи / > / Переименовать поле: = Дата

Образцы полей / Код Заказа / > / Переименовать поле: = Код / OK

Образцы полей / Количество / > / Переименовать поле: = Ушло / OK / Далее

Имя новой таблицы: = Требования

Пользовате6ль определяет ключ самостоятельно / Далее

Выберите поле с уникальными для каждой записи данных / Дата

Связи … / Таблицы не связны / ОК / Далее

Изменить структуру таблицы / Готово / (В появившемся окне)

В строке «Дата » отмените ключевое поле / Правка / Ключевое поле

Добавить пустую строчку / Вставка / Строки

Имя поля: Номер / Тип данных: числовой

Имя поля: Дата / Тип данных: дата/время

Имя поля: Код / Тип данных: текстовый

Имя поля: Ушло / Тип данных: числовой / Файл / Сохранить

Имя поля: Номер / Тип данных: счетчик / Файл / Сохранить

Закрыть /Открыть таблицу « Требование »

Номер

Дата

Код

Ушло

00001

00002

24982

08652

09632

09633

00003

00004

08521

08522

08523

55546

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ ПУТЕМ ВВОДА ДАННЫХ:

• Создание таблиц путем ввода данных

Выделите столбец Поле1 / Формат / Переименовать столбец / код товара

Поле2 / Переименовать столбец / Товар

Поле3 / Переименовать столбец / Наименование

Поле4 / Переименовать столбец / Цена

На вопрос создать ключевое поле сейчас / Нет / Сохранить / Закрыть

Выделите таблицу «Товары » / Конструктор

Имя поля: Код товар / Тип данных: Текстовый

Имя поля: Товар / Тип данных: Текстовый

Имя поля: Наименование / Тип данных: Текстовый

Имя поля: Цена / Тип данных: Денежный / Свойства поля / Общие

Формат поля / Денежный

Выделите поле «Код товар» / Правка / Ключевое поле

Код товара

Товар

Наименование

Цена

00001

Стол 1П

Деревянный письменный

2500

00002

Стол 5Кр

Деревянный обеденный круглый

1300

24982

Стул

Мягкий для офиса

08652

Табурет

Деревянный складной

09632

Кресло 4МОФ

Мягкое для офиса

1650

09633

Кресло 1МО

Мягкое для отдыха

1500

00003

Стол 2Ж

Деревянный журнальный

00004

Стол 6УнС

Универсальный складной

1150

08521

Шкаф 1УС

Деревянный навесной

1620

08522

Шкаф 2Пл

Деревянный плательный

2100

08523

Шкаф 4Кн

Деревянный книжный

1950

55546

Полка

Навесная книжная

Контрольные вопросы:

Что такое СУБД Access?

Как создать новую базу данных в СУБД Access?

С какими объектами работает СУБД Access?

Для чего данным задаются различные типы?

Практическая работа №2 Создание связей между объектами базы данных. Формы

Цель работы: Научиться создавать связи между объектами базы данных. Научиться создавать формы с помощью мастера форм, устанавливать свойства формы и ее объектов.

Задачи работы:

Научиться связывать данные разных таблиц.

Практика создания форм с помощью Мастера.

Научиться устанавливать свойства формы.

Обеспечивающие средства:

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 30.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

УСТАНОВКА СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ:

Объекты базы данных / Таблицы

Сервис / Схемы данных / В появившемся окне «Добавление таблицы»

Таблицы / Накладная / Добавить

Требование / Добавить

Товары / Добавить / Закрыть

Связи / Изменить связи / Новое…

Левая таблица / Накладная / Правая таблица / Товары

Левый столбец / Код / Правый столбец / Код товара / ОК

(Обратите внимание на то, чтобы «Тип отношения» был один-ко-многим )

Объединение… / Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают / ОК / Создать

Связи / Изменить связи / Новое…

Левая таблица / Товары / Правая таблица / Требование

Левый столбец / Код товара / Правый столбец / Код / Объединение…

Объединение только тех записей , в которых связанные поля обеих таблиц совпадают

ОК / Тип отношения: один-ко-многим / Создать

Наглядно убедиться в наличии связи вам поможет таблица «Товары», для этого: войдите в таблицу «Товары »; слева перед каждой строчкой появился знак « + », если вы на нем щелкнете левой кнопкой мыши, то откроется подтаблица с данными из «Накладной», именно для этого товара. Чтобы облегчить пользование информацией можно написать несколько запросов, но иногда удобней создать связь, что вы и сделали.

ФОРМЫ

Формы позволяют вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам, другими словами – это средство для ввода данных . Смысл формы в том, чтобы предоставить пользователю только те поля, которые ему нужно заполнить. Этим и удобна форма. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать, то есть вы можете просматривать уже существующие записи таблицы.

СОЗДАНИЕ ФОРМЫ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ФОРМ

Объекты базы данных / Формы / Создание формы с помощью мастера

Таблицы и запросы / Товары

Доступные поля / Код товара / > / Товар / > / Наименование / > / Цена / > /

Имя формы: = Новый товар

Пометить: Открыть форму для просмотра или ввода данных

Готово (см. рис. 3.2)

Рис. 3.2

Установите свойства формы, разрешающие добавление записей.

УСТАНОВКА СВОЙСТВ ФОРМЫ:

Выделите форму «Новый товар» / конструктор

Вид / Свойства / Данные

Разрешить изменения / Нет

Разрешить удаление / Нет

Разрешить добавление / Да

Закрыть форму /Сохранив изменения/ Открыть форму «Новый товар»

Данная форма позволяет только добавлять записи в таблице «Товары». В появившейся форме «Новый товар» введите следующие данные (см. ниже).

Код товара

Товар

Наименование

Цена

00005

Стол 11ОС

Деревянный офисный

2750

24983

Стул 13ОФК

Мягкий вращающийся для офиса

00011

Стеллаж 1Кн

Деревянный книжный

2600

08653

Табурет 2Кр

Деревянный круглый

Контрольные вопросы:

Для чего служит структура Формы?

Как в форме осуществляется переход между записями?

Как вызвать диалоговое окно свойств объекта?

Практическая работа №3 Создание форм в режиме конструктора

Цель работы: Научиться создавать формы в режиме конструктора.

Задачи работы:

Практика конструирования форм.

Закрепить навыки по созданию форм в режиме конструктора.

Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 31.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

СОЗДАНИЕ ФОРМЫ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:

Рис. 3.4

Дата

Код

Пришло

00001

00002

00005

00011

08653

Форма «Новое требование» должна содержать:

свободные поля

поле со списком

рисунок

дату и время

заголовок «Требование» (Вид / Заголовок…)

линии прокрутки

В эту форму вы введете данные, но так чтобы предыдущие записи не были изменены.

Дата

Код

Ушло

00001

00002

00005

00011

08653

Контрольные вопросы:

Какие элементы можно вставлять в форму в режиме конструктора?

Для чего служит Конструктор форм?

Какие типы данных могут храниться в полях. Привести примеры.

Практическая работа №4 Запросы: основные понятия и создание простых запросов

Цель работы: научится создавать простые запросы в режиме конструктора и с помощью мастера. Просмотр результирующих данных.

Задачи работы:

Научиться создавать простой запрос разными способами.

Научиться просматривать результирующие данные.

Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 32.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

Запросы извлекают нужные данные из таблиц и предоставляют их пользователю в удобном виде. Запрос можно сохранять, чтобы использовать эту информацию в дальнейшей работе. С помощью запросов можно преобразовывать данные по заданному алгоритму, создавать новые таблицы с выполнением в них простейших вычислений, при этом первичные данные остаются неизменными. Чтобы узнать, что на данный момент находится на складе, необходимо создать два простых запроса: «Пришло на склад » и «Ушло со склада », которые просто будут суммировать информацию о движении товаров из таблиц «Накладная » и «Требование ».

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА «ПРИШЛО НА СКЛАД» :

Таблицы / Накладная / Добавить / Закрыть

Вид / Групповые операции

Поле / Код

Групповые операции / Группировка

Сортировка / по возрастанию

Поле / Пришло / Группировка /

1. Создайте запрос с помощью мастера.

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА «УШЛО СО СКЛАДА»:

Объекты базы данных / Запросы

Создание запроса с помощью мастера

Таблицы и запросы / Требование

Доступные поля / Код / > / Ушло / > / Далее

Итоговый / Итоги … / Sum / Далее

Имя запроса / Ушло со склада / Изменить макет запроса / Готово

Сортировка / по возрастанию

Во втором столбце поле / Ушло / Закрыть / Сохранить изменения

После того как вы построили эти запросы, необходимо убедиться в том, что они работают. Для этого в таблицы «Накладная» и «Требование» внесите следующие данные:

Дата

Код

Пришло

00001

00002

24982

08652

09632

Дата

Код

Ушло

00001

00002

24982

08652

09632

Контрольные вопросы:

Что называют запросом?

Какие типы запросов существуют?

Для чего в запросе выбирают доступные поля?

Практическая работа № 5
Создание «сложных» запросов

Цель работы: научится создавать запросы над несколькими таблицами и запросами.

Задачи работы:

Научиться строить математическое выражения в структуре запрос.

Практика работы с контекстным меню.

Изучение групповых операций в запросах.

Обеспечивающие средства: Сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 33.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

СОЗДАНИЕ СЛОЖНОГО ЗАПРОСА НАД ТАБЛИЦЕЙ И ЗАПРОСАМИ:

Объекты базы данных / Запросы

Создание запроса в режиме конструктора

Добавление таблицы / Таблицы / Товары / Добавить

Запросы / Пришло на склад / Добавить

Ушло со склада / Добавить / Закрыть

Вид / Параметры объединения / Создать

Левая таблица / Товары / Правая таблица / Пришло на склад

Левый столбец / Код товара / Правый столбец / Код / ОК

Вид / Параметры объединения / Пометить вторую опцию / ОК

Вид / Параметры объединения / Создать

Левая таблица/ Пришло на склад / Правая таблица / Ушло со склада

Левый столбец / Код / Правый столбец / Код / ОК

Появившеюся связь выделить (левой кнопкой мыши)

Вид / Параметры объединения / Пометить вторую опцию / ОК

Поле: Код товара / Имя таблицы: Товары / Сортировка: по возрастанию

Поле: Наименование / Имя таблицы: Товары

Поле: Цена / Имя таблицы: Товары

В следующем поле щелкните правой кнопкой мышки / Построить …

Всего пришло:= »

Во втором окне двойным щелчком откройте «Запросы »

Выберите «Пришло на склад » / Sum-пришло / Вставить

Всего пришло: = [Пришло на склад]!

В пятом поле щелкните правой кнопкой мышки / Построить …

В верхней части «Построителя выражений» введите «Итого ушло:= »

Запросы / «Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить

Должно получиться следующее выражение:

Итого ушло: = [Ушло со склада]!

Шестое поле / Построить … / «Осталось товара:= »

Запросы / «Пришло на склад » / Sum-пришло / Вставить / « – »

«Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить / ОК

Седьмое поле / Построить … / «На сумму:= »

Запросы / «Пришло на склад » / Sum-пришло / Вставить / « – »

«Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить

Получившееся выражение возьмите в круглые скобки / « * »

Таблицы / Товары / Цена / Вставить

Должно получиться следующее выражение:

На сумму:= ([Пришло на склад]!-[Ушло со склада]!

)*[товары]![цена]

Запрос «На складе » позволит вам наглядно увидеть, сколько и какого товара пришло на склад, ушло со склада и на какую сумму осталось того или иного товара. Данные в запросе вы можете отсортировать , к примеру, по коду товара .

Контрольные вопросы:

Для чего существуют запросы на выборку?

Как вызывается контекстное меню?

Как создать вычисляемое поле?

Практическая работа № 6 Отчеты: создание, модификация и использование

Цель работы: усвоить, что такое отчеты, научиться создавать отчеты с помощью мастера и в режиме конструктора.

Задачи работы:

Научиться создавать автоотчет.

Научиться создавать отчет, выводящий данные таблицы в виде документа, с помощью Мастера.

Научиться создавать отчет в режиме конструктора.

Обеспечивающие средства: сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 34.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

Access позволяет создавать отчеты и почтовые наклейки. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены для вывода данных не на экран, а на печатающее устройство , т.е. принтер. Отличие отчетов в том, что данные в них группируются и выводятся на бумагу со специальными элементами оформления, характерными для печатных документов, например, колонтитулы, номера страниц, время создания отчета и т. д.

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ :

Самый простой и легкий способ создания отчетов, это автоотчет. Он бывает двух вариантов: автоотчет в столбец и автоотчет ленточный .

СОЗДАНИЕ АВТООТЧЕТА В СТОЛБЕЦ:

Окно «База данных» / Отчеты / Создать

Автоотчеты: в столбец

В качестве источника данных выбрать таблицу «Накладная » / ОК

Ваш отчет готов. Автоотчет ленточным способом создается аналогично, только в качестве источника данных выберите таблицу «Требование » и сохраните как «Отчет требование ».

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА ОТЧЕТОВ:

Окно «База данных» / Отчеты

Создание отчетов с помощью мастера

Таблицы и запросы / Таблица «Товары »

Доступные поля / Код товара / > / Товар / > /

Таблицы и запросы / Запрос: «На складе»

Доступные поля / Всего пришло / > / Итого ушло / > / Осталось на сумму / > /Далее

Доступные уровни группировки / Код товара / > / Товар / > /

Всего пришло / > / Итого ушло / > /

Группировка … / Интервалы группировки / Обычные / ОК / Далее

Имя отчета «Итоговый отчет » / Готово

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА:

С помощью конструктора отчет можно разработать «с нуля» либо доработать уже существующий, созданный предыдущими способами.

Отчеты / Создать / Конструктор

В качестве источника данных выбрать запрос «На складе »

Файл / Параметры страницы… / Страница / Альбомная

Вид / Заголовок / На панели элементов выбрать «Надпись »

Сделайте заголовок 15 размером шрифта синего цвета «Отчет по складу на 2001 г .»

В области верхнего колонтитула сделать шесть надписей по вертикали (14 размером шрифта, синего цвета, курсивом) «Код товара », «Наименование », «Цена », «Всего пришло », «Итого ушло », «Осталось на сумму ».

Вид / Сортировка и группировка

Поле/выражение / Код товара / Порядок сортировки / По возрастанию

Свойства группы / Заголовок группы / Да

В следующей строке

Поле/выражение / Наименование Да

Поле/выражение / Цена / По возрастанию / Заголовок группы / Д а

Поле/выражение / Всего пришло Да

Поле/выражение / Итого ушло / По возрастанию/ Заголовок группы / Да

Поле/выражение / Осталось на сумму / По возрастанию/ Заголовок группы / Да

В области данных нарисуйте табличку с помощью линий, состоящею из шести столбцов и одной строки. Затем в каждой ячейки создайте по полю в результате чего должна получиться следующая таблица (см. ниже).

Код товара

Наименование

Цена

Всего пришло

Итого ушло

Осталось на сумму

Выделить поле «Цена » / Вид / Свойства / Макет / Формат поля / Денежный

В область нижнего колонтитула вставить дату и номер страницы .

Вставка / Номера страниц…

Страница N из M / нижний колонтитул / Выравнивание / По правому краю / ОК

Вставка / Дата и время… / полный формат даты без времени / ОК

Дата появится в заголовке отчета, вырежете его и вставьте в область нижнего колонтитула в верхний левый угол.

В область примечания отчета вставьте диаграмму «Движение товара»

Вставка / Диаграмма … / Запросы / На складе / Далее

Поля диаграммы: / Код товара / Всего пришло / Итого ушло / Осталось товара / Далее

Выбрать гистограмму / Далее

Нажмите левой кнопкой мышки на «Итого ушло » и не отпуская перенесите его в область поля «Сумма_Всего пришло », в результате чего в эту область должно добавиться новое поле «Сумма_Итого ушло».

Повторите эту операцию для «Осталось товара» / Далее

Поле отчета / Отсутствует / Поля диаграммы / Отсутствует / Далее

Назовите диаграмму «Движение товара » / Готово

Чтобы полученная диаграмма соответствовала выбранным данным необходимо:

Перейти в окно базы данных / Окно / база данных / Запросы / «На складе » / Открыть

Правка / Выделить все записи / Правка / Копировать / Закрыть запрос «На складе»

Перейти в окно отчета / Окно / Отчет / Двойной шелчек на диаграмме

Появится таблица с данными / Выделите данные и удалите их

Встаньте в первую ячейку / Правка / Вставить

Удалите ненужные столбцы : «Наименование », «Цена » и «На сумму »

Закрыть окно «Таблица данных»

Преобразуйте диаграмму по вашему вкусу

Контрольные вопросы:

Что называют отчетом?

Как изменить вид отчета?

Как отредактировать размеры и местоположение полей и надписей в отчете?

Как оформить отчет цветом, эффектами?

Практическая работа № 7

Работа с подтаблицами и установка фильтров

Цель работы : научится устанавливать подтаблицы,усвоить, что такое фильтр, научиться создавать фильтры и изменять их.

Задачи работы:

Научиться создавать подтаблицы и удалять их.

Научиться создавать и применять фильтр для отбора необходимой информации.

Научиться строить выражение в структуре фильтр.

Обеспечивающие средства: сборник описаний практических работ по MS Access ; персональный компьютер, программное обеспечение: СУБД MS Access .

Требования к отчету: Итоги практической работы представить в виде файла LAB 35.doc на диске (при необходимости вывести на печать) и оформить отчет по практической работе содержащий ответы на контрольные вопросы

Технология работы:

С подтаблицами вы уже встречались при установке связей между таблицами, но тогда подтаблица появилась автоматически, теперь вы создадите ее самостоятельно. Подтаблица может создаваться как для таблиц и запросов, а так же для существующих подтаблиц. Она предназначена для вывода конкретных данных на экран.

СОЗДАНИЕ ПОДТАБЛИЦЫ:

Объекты базы данных «Таблицы» / «Товары » / Открыть

Данная таблица уже содержит подтаблицу, о чем говорит знак (+) в начале каждой строки.

Откройте подтаблицу / Щелкните левой кнопкой мышки на значок (+)

Вставка / Подтаблица… / Таблицы / «Требование»

Подчиненные поля / Код / Основные поля / Код / ОК

На вопрос создать связь сейчас ответьте, «Нет »

Слева перед строкой должен появился знак (+). Теперь таблица «Товары» содержит две подтаблицы, щелкнув на которые вы можете просмотреть, сколько пришло и ушло того или иного товара. В подтаблицу вы также можете вносить данные, которые автоматически будут заноситься в соответствующие таблицы, чтобы убедиться в этом внесите во вторую подтаблицу для товара под кодом 00005 следующие данные:

Дата

Ушло

Задание 1: Удалите подтаблицу.

УДАЛЕНИЕ ПОДТАБЛИЦ:

Объекты базы данных «Запросы» / Пришло на склад / Открыть

Вставка / Подтаблица… / Запросы / Ушло со склада

Подчиненные поля / Код / Основные поля / Код / ОК

Просмотрите данные, затем закройте подтаблицу

Формат / Подтаблица / Удалить

Закрыть, сохранив изменения

Фильтры предназначены для поиска и отбора записей в таблицах или формах, которые вы просматриваете в текущий момент времени. Существует несколько разновидностей фильтров: это фильтр по выделению, исключить выделение, расширенный фильтр, фильтр для и т.д.

Задание 2: Создайте фильтр и измените его.

СОЗДАНИЕ ФИЛЬТРА ПО ВЫДЕЛЕНИЮ:

Объекты базы данных «Таблицы» / «Накладная » / Открыть

К примеру, вам необходимы данные по товару под кодом «00001»

Выделите код товара 00001

Записи / Фильтр / Фильтр по выделенному

В накладной остались записи характерные только данному товару, это не значить, что все остальные данные были удалены. Для приведения накладной в первоначальный вид необходимо удалить фильтр.

Записи / Удалить фильтр

ИСКЛЮЧИТЬ ВЫДЕЛЕНИЕ: Аналогично предыдущему только на экран будут выводиться все данные кроме тех, которые были выделены.

КНОПКА ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР: С помощью этой кнопки можно отбирать записи по данным нескольких полей.

Записи / Фильтр /изменить фильтр

Выберите данные нескольких полей и посмотрите, что получится

Фильтр / Применить фильтр

Записи / Удалить фильтр

ФИЛЬТР ДЛЯ:

Щелкните правой кнопкой мышки в области таблицы

Фильтр для : [Код] = 00001 and [Пришло] = (50) / Нажмите Enter

Записи / Удалить фильтр

Задание3: Создайте расширенный фильтр.

СОЗДАНИЕ РАСШИРЕННОГО ФИЛЬТРА:

Записи / Фильтр / Расширенный фильтр…

Поле: Дата / В поле условия отбора щелкните правой кнопкой мышки / Построить…

Постройте следующее выражение:

[Накладная]![Дата] > #01.04.01# And [Накладная]![Дата] < #30.04.01#

Фильтр / Применить фильтр

Закрыть, сохранив изменения

Контрольные вопросы:

Как определить, что таблица или запрос уже содержат подтаблицу?

Для чего предназначен фильтр?

Как создать фильтр таблицы по какому – либо полю?

Как в объекте Фильтр построить выражение?

На примере MS ACCESS...

Введение

Защита информации в БД представляет собой актуальную задачу как при единоличном использовании БД, так и при совместной работе пользователей с ней. Защита должна обеспечивать неизменность и целостность БД и содержащейся в ней информации, а также регламентировать права доступа к ней.
При корпоративной работе группы пользователей с одной базой данных необходимо выбрать администратора, обслуживающего БД и обладающего соответствующими правами доступа. Права доступа пользователей устанавливаются администратором, который может включать и исключать пользователей и разбивать их на группы. Пользователи, входящие в состав определенной группы, обладают всеми предоставленными ей правами. Если личные права пользователя выше прав доступа группы, то личные права за ним сохраняются.

1. Цель работы

Изучение способов защиты информации в БД на примере СУБД MS Access.

2. Краткие сведения из теории

Система безопасности БД должна обеспечивать физическую целостность БД и защиту от несанкционированного вторжения с целью чтения содержимого и изменения данных.

Защита БД производится на двух уровнях:

На уровне пароля;

На уровне пользователя (защита учетных записей пользователей и идентифицированных объектов).

Для защиты БД Ассеss использует файл рабочих групп systеm. mdw (рабочая группа - это группа пользователей, которые совместно используют ресурсы сети), к которому БД на рабочих станциях подключаются по умолчанию. Файл рабочих групп содержит учётные записи пользователей и групп, а также пароли пользователей. Учётным записям могут быть предоставлены права на доступ к БД и её объектам, при этом сами разрешения на доступ хранятся в БД.

Для обеспечения защиты БД Ассеss необходимо создать рабочую группу, используя файл - администратор рабочих групп wrkgаdm. еxе. При создании уникальной рабочей группы задается имя пользователя, название организации и код рабочей группы.

Файл рабочей группы MS Ассеss содержит следующие встроенные учётные записи:

1. Аdmins - стандартная учётная запись пользователя. Данные записи являются одинаковыми для всех экземпляров Мs Ассеss;

2. Аdmin - учётная запись группы администратора - является уникальной в каждом файле рабочей группы;

3. Usеrs - содержит учётные записи пользователей.

Для создания файла рабочих групп необходимо выйти из Ассеss и в папке systеm или systеm32 в каталоге windоws найти файл рабочей группы и создать новую рабочую группу (может быть до 20 цифровых или буквенных обозначений).

Группа Аdmins может содержать произвольное число пользователей, но владелец объекта всегда один (владельцем объекта может быть учётная запись, которая создавала объект или которой были переданы права на его использование).

Так как чтение записи Аdmin возможно для всех рабочих групп и данные учётные записи являются одинаковыми, то пользователя АDМIN необходимо удалить из группы администраторов, для чего следует создать новую учётную запись администратора и задать пароль на его учётные записи и на учетные записи владельца.

Разграничение прав доступа пользователей

Разрешения к доступу называются явными, если они принадлежат или присвоены учётной записи пользователя. Разрешения будут неявными, если они присвоены учётной записи группы, при этом пользователь, включённый в группу получает все её разрешения.

ТИПЫ РАЗРЕШЕНИЙ НА ДОСТУП К БД

Полномочия пользователя определяются по минимальным разрешениям доступа. Изменить разрешения для пользователей могут члены группы Аdmins, владелец объекта и пользователь, получивший на этот объект разрешения администратора.

При подключении к БД пользователи получают права групп, которым они принадлежат.

3. Задание к работе

Таблицы: Заказано, Заказы, Клиенты, Товары;

Запросы: Сведения о заказах;

Формы: Заказы клиентов, Подчиненная форма заказов 1 и Подчиненная форма заказов 2.

2. Определить два уровня доступа к БД:

Для чтения;

Для изменения.

При выполнении защиты БД необходимо исключить доступ к информации несанкционированных пользователей (произвести проверку надежности защиты).

Порядок выполнения и результаты работы

Защита на уровне пароля
Откройте БД, в пункте меню Сервис выберите Защита/Задать пароль базы данных

Появится окно, в котором вас попросят ввести пароль и повторить его.

Не желательно в качестве пароля использовать такие данные, как ваше имя, дата рождения и т. д.;
- не стоит выбирать короткий пароль, так как он может быть подобран при помощи специальных программ за достаточно короткое время;
- нежелательна комбинация букв и цифр, так как это затрудняет подбор пароля и делает бесполезной атаку по словарю.

Запустите БД, которую необходимо защитить. В пункте меню Сервис выберите Защита/Пользователи и группы.

font-size:11.0pt">
Нажмите кнопку Создать… и введите имя нового пользователя, например user1, укажите его код. По умолчанию запись войдет в группу Users. Повторите эти действия для всех пользователей, которые будут работать с БД.
Перейдите в вкладку Изменение пароля. Задайте пароль администратора, после чего при каждом запуске Access будет появляться окно, предлагающее ввести имя пользователя и пароль (рис.6).

font-size:11.0pt">
В пункте меню Сервис выберите Защита/Разрешения (рис.7). Выберете защищаемый объект, например Таблица1. Задайте разрешения для группы Users, а затем и для каждого из пользователей.
Ну вот и все, остается каждому пользователю самому ввести свой пароль. Для этого необходимо зайти в БД под своим имением и выполнить действия как при создании пароля Администратора.

Рис.7 Окно определения прав доступа для каждого пользователя

На примере разработки базы данных Склад рассмотрена программа создания и управления базами данных Access 2003. Основное внимание уделено таким вопросам, как планирование баз данных, создание таблиц, запросов, форм, отчетов. Работа предназначена для пользователей, имеющих определенный навык работы с приложениями в среде Windows, которые желают освоить программу Access.

Скачать:

Предварительный просмотр:

Министерство образования Тверской области

ГБОУ СПО «Осташковский электромеханический техникум»

Информационные технологии в отрасли

Методические указания

к выполнению лабораторных работ

по теме « РАБОТА В MICROSOFT ACCESS»

для студентов специальности № 140613 «Техническая эксплуатация и обслуживание электрического и электромеханического оборудования»

Осташков

2012

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Развитие современного общества характеризуется непрерывно возрастающими потоками информации, что позволяет определить его как «общество информационных технологий». Уровень квалификации специалистов не может определяться только профессиональной подготовкой. Специалист обязан уметь получать информацию, определять ее важность и своевременно отслеживать ее изменения. Инструментом позволяющим управлять информационными процессами, является компьютер. Основные навыки по его использованию в профессиональной деятельности закладываются во время изучения дисциплины «Информационные технологии отрасли».

Основная задача среднего профессионального образования состоит в изучении общих закономерностей функционирования, создания и применения информационных систем, преимущественно автоматизированных.

С точки зрения содержания это позволяет развить основы системного видения мира, расширить возможности информационного моделирования, обеспечив тем самым значительное расширение и углубление межпредметных связей предмета «Информационные технологии» с другими дисциплинами.

С точки зрения деятельности, это дает возможность сформировать методологию использования основных автоматизированных систем в решении конкретных задач, связанный с анализом и представлением информационных процессов: автоматизированные информационные системы хранения массивов информации (системы управления базами данных, информационно-поисковые системы, геоинформационные системы).

Базы данных играют особую роль в современном мире. Все, с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером.

В программе предусмотрены лабораторные работы, которые необходимо проводить для освоения и приобретения навыков по работе с базами данных на примере MS Access. Методические указания по проведению лабораторной работы содержат название работы, цель работы, порядок проведения работы, содержание отчета и контрольные вопросы для проверки знаний.

Лабораторная работа

Формирование структуры многотабличной БД

Цель: Освоить создание БД и таблиц в Access. Освоить создание таблиц с помощью Мастера и в режиме Конструктора. Освоить ввод данных в таблицу.

Порядок выполнения работы:

1. Создать базу данных «Склад», содержащую три таблицы: «Товары», «Клиенты», «Заказы».

Данная база данных содержит три таблицы: «Товары», «Клиенты», «Заказы».

Между таблицами существуют отношения: «Товары» и «Заказы» - отношение «один ко многим», «Заказы» и «Клиенты» - отношение «многие к одному».

Занести данные в таблицы. Порядок выполнения:

1. Загрузите Access. Воспользуйтесь системным меню ПУСК \ ПРОГРАММЫ \ MICROSOFT ACCESS или загрузочным файлом ACCESS.EXE.
2. В окне Microsoft Access выберите Новая база данных и нажмите ОК.

На экране появиться окно диалога Файл новой базы данных, и Access предложит вам имя базы данных db1, db2 и т.д. Задайте имя новой базы данных Склад. Нажмите Создать. Появиться окно базы данных.

1. Приступим к созданию таблицы «Товары». Перейдите на вкладку Таблицы и щелкните по кнопке Создать.

В окне Новая таблица выберите режим создания таблицы Конструктор, нажмите ОК.

Задайте имена и типы полей. Имена полей вводятся с клавиатуры, типы полей выбираются из раскрывающегося списка.

Сделайте поле Номер товара ключевым: щелкните правой кнопкой по полю Номер товара и выберите в контекстном меню Ключевой поле.

1. Сохраните таблицу:

1. выберите из меню Файл / Сохранить;
2. в появившемся окне напишите имя таблицы «Товары»;
3. нажмите ОК.

В окне базы данных появилась новая таблица «Товары».

1. Аналогично создайте таблицу «Заказы», воспользуйтесь режимом Конструктор.

Назначьте поле Номер заказа ключевым полем. Сохраните таблицу.

1. Создайте таблицу «Клиенты» при помощи режима таблица. На вкладке Таблицы щелкните по кнопке Создать. В окне Новая таблица выберите режим Таблицы. Перед вами появиться пустая таблица состоящая из двадцати столбцов с именами Поле1, Поле2 и т.д. Дважды щелкните на Поле1, текст в поле будет выделен, введите слово Фамилия и нажмите Enter. В Поле2 введите Адрес, в Поле3 - Телефон.
   

Поле Ключевое поле Номер клиента будет добавлено позже. Отрегулируйте ширину столбцов: подведите мышку к вертикальной черте между названиями полей, зажмите левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, передвиньте мышь. Введите первую запись.

1. Выберите из меню Файл / Сохранить. Задайте имя таблицы «Клиенты», нажмите на ОК.
2. Появиться окно диалога, предупреждающее, что ключевые поля не определены, ответьте «Да».

В окне базы данных появилась таблица «Клиенты». Посмотрите эту таблицу в режиме Конструктора.

Для этого выделите таблицу «Клиенты» и нажмите кнопку Конструктор.

Измените Имя поля Код на Номер клиента.

Access автоматически присваивает тип созданным полям. Убедитесь, что типы полей совпадают. Если нет, то измените их. Для этого щелкните в столбце Тип данных по тому полю, тип которого не совпадает, и выберите необходимый тип. Сохраните таблицу.

1. Занесите данные в таблицы.

Начнем с таблицы «Клиенты».

Щелкните сначала по слову Клиенты, а затем по кнопке Открыть. Внесите данные еще о 4-х клиентах, например:

Закройте таблицу «Клиенты» и сохраните изменения.

Аналогично занесите 8 различных товаров в таблицу «Товары».

Занесите данные в таблицу «Заказы». Обратите внимание: номер товара должен совпадать с номерами товаров из таблицы «Товары» (возможные значения от 1 до 8), а номера клиентов - с номерами клиентов из таблицы «Клиенты» (1, 2, 3, 4, 5).

Установим отношения между таблицами. Щелкните по инструменту схема данных. На экране появились окна Схема данных и Добавление таблицы. Выберите таблицу «Товары» и щелкните по кнопке Добавить. Точно также добавьте таблицы «Клиенты» и «Заказы». Закройте пустое окно Добавление таблицы.

Установим отношения между таблицами «Товары» и «Заказы», поле связи Номер товара.

Для этого установите указатель в поле Номер товара (таблица «Товары») и, удерживая левую кнопку, перетащите указатель в поле Номер товара (таблица «Заказы»). Отпустите кнопку мыши.

Появиться окно диалога Изменение связей. Установите флажок в Обеспечении целостности данных, Каскадном обновлении связанных полей, Каскадном удалении связанных записей и нажмите кнопку Создать.

В схеме данных появится отношение «один ко многим». Каскадное удаление и обновление записей означает, что если какой-либо товар будет удален из таблицы «Товары», произойдет автоматическое удаление записей из таблицы «Заказы».

Аналогично создадим отношения между таблицами «Клиенты» и «Заказы».

В результате схема данных приобрела вид:

Замечание. Если вам не удалось установить отношения между таблицами, проверьте ключевые поля таблиц и занесенные данные.

1. Закройте схему данных Access.

1. Постановка задачи.
2. Ход работы.
3. Выводы.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите типы полей в Access. Поясните каждый из них.
2. Как вы считаете, какие типы данных должны иметь поля Должность, Индекс, Аванс, Налог, Фамилия, Дата рождения, Время прибытия, Номер поезда, Количество лет? Объясните, почему.
3. Какие типы отношений между таблицами может поддерживать Access?
4. Как должны быть проиндексированы поля связи в отношении «один к одному»?
5. Как должны быть проиндексированы поля связи в отношении «один ко многим»?

Лабораторная работа

Упорядочение данных, фильтрация

Цель: освоить сортировку и фильтрацию данных; изменение структуры и вида таблицы.

Порядок выполнения работы:

1. Упорядочить данные в таблице «Товары» в порядке возрастания Цены.
2. Упорядочить данные в таблице «Заказы» в порядке возрастания Даты заказа.
3. Упорядочить данные в таблице «Клиенты» в порядке убывания Номера клиента.
4. Выбрать записи из таблицы «Товары» с Ценой, больше 25 руб.
5. Выбрать записи из таблицы «Товары» со сроком годности до 15.12.03.
6. Составить отчет.
7. Ответить на контрольные вопросы.

Для решения этих задач выполните следующие действия:

1. Загрузите Access.
2. В окне Microsoft Access выберите пункт Открыть базу данных, выберите Склад и нажмите ОК.
3. Откройте таблицу «Товары», для этого перейдите на вкладку Таблицы, щелкните по таблице «Товары» и по кнопке Открыть. Перед вами появилось окно-таблица «Товары».
4. Упорядочите данные в порядке возрастания цены, для этого щелкните по полю Цена, а затем щелкните по инструменту Сортировка по возрастанию.
5. Аналогично упорядочите данные в таблицы «заказы» в порядке возрастания Даты заказа.
6. Упорядочите данные в таблице «Клиенты» в порядке убывания Номера клиента. Воспользуйтесь инструментом Сортировка по убыванию.
7. Отберем записи из таблицы «Товары» с Ценой больше 25 руб.

Откройте таблицу «Товары». Щелкните по полю Цена и выполните команду Записи / Фильтр / Расширенный фильтр.

На экране появиться окно диалога, в верхней части которого расположен прямоугольник со списком полей, содержащихся в таблице «Товары». Внизу находится бланк запроса. В строке Поле щелкните по раскрывающемуся списку и выберите поле Цена. В строке Условие отбора наберите >25. Щелкните по кнопке Применить фильтр на панели инструментов.

1. Отмените фильтрацию, для этого щелкните по инструменту Удалить фильтр.
2. Аналогично отберите все записи со сроком годности до 15.12.03.
3. Закройте Access.

1. Постановка задачи.
2. Ход работы.
3. Выводы.

Контрольные вопросы:

1. Назначение СУБД Access.
2. Вызов системы Access и завершение работы с ней.
3. Этапы проектирования БД.
4. Ввод, редактирование, просмотр, добавление и удаление табличных данных.
5. Фильтрация, сортировка, добавление и удаление столбцов.

Лабораторная работа

Разработка многотабличной пользовательской формы ввода данных

Цель: Научиться создавать формы в Access.

Порядок выполнения работы:

1. Создать форму для всех полей таблицы «Товары».
2. Создать форму для всех полей таблицы «Клиенты».
3. Создать форму, дающую информацию о том, какой клиент сделал какие заказы.
4. Создать форму, дающую информацию о том, какие заказы есть на каждый товар.
5. Написать отчет.
6. Ответить на контрольные вопросы.

1. Загрузите Access.
2. Откройте вашу базу данных.
3. Создадим форму для всех полей таблицы «Товары». Перейдите на вкладку Формы. Щелкните на кнопке Создать. На экране появиться окна Новая форма. Выберите Автоформа: в столбец, таблицу «Товары» в качестве источника данных и нажмите ОК.
   

Будет создана форма для таблицы «Товары». Поработайте с этой формой: измените данные, полистайте записи. Закройте форму и сохраните изменения. Укажите имя формы Товары и нажмите ОК.

4. Аналогично создайте форму для всех полей таблицы «Клиенты», воспользуйтесь ленточной автоформой.

1. Создадим форму для просмотра заказов для каждого клиента. Для этого щелкните на кнопке создать на вкладке Формы. В окне диалога выберите в списке Мастер форм. В качестве источника данных выберите таблицу «Клиенты». Щелкните на кнопке ОК.

Мастер форм создает форму за несколько шагов.

1. На первом шаге мастер форм предлагает выбрать поля для формы. Поля можно выбрать из нескольких таблиц, сначала выберем все поля из таблицы «Клиенты». (Если в поле Таблица Запросы не значится таблица «Клиенты», то раскройте список и выберите нужную таблицу.) Щелкните по полю Номер клиента, а затем по кнопке . Точно также добавьте поля Фамилия, Адрес, Телефон.
2. Выберите все поля таблицы «Заказы». Для этого выберите таблицу «Заказы» в раскрывающемся списке Таблицы и запросы и по очереди выберите все поля таблицы. Щелкните по кнопке Далее.
3. На втором шаге выберите вид представления данных. Должна быть выбрана таблица «Клиенты» и строка Подчиненные формы. Щелкните по кнопке Далее.
4. В следующем окне выберите внешний вид подчиненной формы, например, табличный. Щелкните по кнопке Далее.
5. На следующем шаге выберите стиль формы, например, международный, и щелкните по кнопке Далее.
6. На последнем шаге задайте имена формы Клиенты1 и подчиненной формы Заказы клиентов. Щелкните по кнопке Готово.

Вы увидите готовую форму.

1. Вы можете просмотреть заказы каждого клиента, воспользовавшись кнопками листания, расположенными в самом низу формы. Введите не менее двух заказов для каждого клиента. Закройте форму.
2. Самостоятельно создайте форму для просмотра заказов на каждый товар.

1. Постановка задачи.
2. Ход работы.
3. Выводы.

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение формы.
2. Почему удобно применять формы?
3. Назовите режимы создания форм в Access.
4. Какие действия нужно выполнить, чтобы создать автоформу?
5. Опишите режим создания формы Мастер форм.

Лабораторная работа

Формирование запросов для многотабличной БД

Цель: Научиться создавать формы в Access. Создавать простейшую форму, форму с помощью Конструктора.

Порядок выполнения работы:

1. Изучить описание работы.
2. Рассмотрите все примеры работы.
3. Создайте запрос, выводящий информацию о том, сколько заказано данного товара и какими клиентами.
4. Создайте запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количеством больше 50.
5. Создать запрос для отбора данных о клиентах, которые заказали больше 10 единиц какого-либо товара.
6. Напишите отчет по работе.
7. Ответьте на контрольные вопросы.

Рассмотрим создание запроса в Конструкторе.

Окно Конструктора состоит из двух частей. В верхней части размещаются таблицы, из которых выбираются данные и отношения между таблицами. В нижней части перечисляются поля таблиц, условия отбора и формулы для расчетов.

Таблицу можно добавить в список, если щелкнуть правой кнопкой мыши по верхней части окна и выбрать Добавить таблицу. Для удаления таблицы пользуйтесь кнопкой Delete.

В строке Имя таблицы можно выбрать нужную таблицу из раскрывающегося списка.

В строке Поле указывается имя какого-либо поля, * или формула. * позволяет выбрать все поля таблицы.

Разберем создание формулы на примере:

Итого:[Товары]![Цена]*[Товары]![Количество]

Итого - это имя поля-результата, затем идет двоеточие, имена таблиц и полей записываются в квадратных скобках. Надпись [Товары]![Цена] означает что поле Цена выбирается из таблицы «Товары». Имя таблицы можно не указывать, если поле не встречается в других таблицах.

Т.е. если наш запрос формируется по одной таблице «Товары», то формулу можно записать в сокращенном виде:

Итого:[Цена]*[Количество]

Формула может включать числа, например:

Налог:[Цена]*0.05

И стандартные функции, например, sin(x) - синус от х, МИН(х1, х2, х3, …) - поиск минимального элемента из списка и т.д.

Полей Итого и Налог физически нет в таблице, они являются вычисляемыми и рассчитываются всякий раз при выполнении запроса.

Сортировка может быть по возрастанию, по убыванию или отсутствовать.

Вывод на экран выглядит как флажок. Если флажок установлен, поле будет выводится на экране.

Условие отбора задает условие отбора по конкретному полю.

Например, отберем записи с Ценой больше 30.

В строке Условия отбора можно предложить пользователю ввести искомое значение. Текст приглашения заключается в квадратные скобки.

Строка Или используется, если условие отбора формируется из двух подусловий, которые соединяются логическим оператором ИЛИ. Например, отобрать все заказы на 2-й или 4-й Товары.

Если заказать несколько условий обора, то она будут соединяться логическим оператором И.

Рассмотрим пример по созданию запроса на примере созданных вами таблиц. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. войти в Access;
2. открыть вашу базу данных;
3. создать запрос, выводящий информацию о том, сколько заказано данного товара и какими клиентами;
4. создать запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количество больше 50;
5. создать запрос для отбора данных о клиентах, которые заказали больше 10 единиц какого-либо товара.

Порядок выполнения:

1. Загрузите Access.
2. В окнеMS Access выберите пункт Открыть базу данных, выберите Склад и нажмите ОК.
3. В окне базы данных выберите вкладку Запросы и щелкните по кнопке Создать. Выберите Конструктор и нажмите ОК. Access выведет окно Конструктор запросов с открытым окном диалога Добавление таблиц. Выбирайте по поочередно все таблицы из списка и нажмите кнопку Добавить. Затем закройте окно диалога.

Выбираем поля для запроса. Из таблицы «Товары» выберите поле Товар, из таблицы «Заказы» - поля Номер заказа, Номер клиента, Количество. Из таблицы «Клиенты» - Фамилию.

В окне Конструктор в строке Условие отбора поля Товар введите подсказку в виде [Введите название товара]. Сбросьте флажок в строке Вывод на экран для поля Товар.

Появится окно с вашей подсказкой. Введите название какого-нибудь товара, например, Чай.

На экране появятся выбранные данные. Закройте окно запроса и сохраните его под именем Товары - Заказы.

1. Добавьте в запрос Товары - Заказы вычисляемое поле Сумма. Для этого на вкладке Запросы щелкните по запросу Товары - Заказы, а затем по кнопке Конструктор.

Найдите свободный столбец (после поля Количество) и впишите формулу в строку Поле.

Стоимость заказа:

[Товары]![Цена]*[Заказы]![Количество]

Выполните запрос. Сохраните изменения запроса.

1. Создайте запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количеством больше 50. Выберите все поля таблицы «Товары», для поля Цена в строке Условие отбора укажите >30, для поля количество в строке Или укажите > 50. Выполните запрос. Сохраните под именем Товары2.
2. Создайте запрос для отбора клиентов, которые заказали >10 единиц какого-либо товара. Добавьте в запрос все поля «Клиенты» и поле Количество из таблицы «Заказы». Укажите условие отбора >10. Упорядочите результаты по убыванию поля Количество.

1. Постановка задачи.
2. Ход работы.
3. Выводы.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение запроса.
2. Какие данные указываются в строке Поле, Конструктора запросов? Как можно задать формулы для расчета вычисляемого поля?
3. Что означает сортировка?
4. Для чего используется условие отбора? Как можно запросить значение поля у пользователя?
5. Для чего используется строка Или?

Лабораторная работа

Создание отчетов

Цель: Получить навыки по созданию отчетов простейшим способом; с помощью Мастера; с помощью Конструктора.

Порядок выполнения:

1. Выберите в диалоговом окне Базы данных вкладку Отчеты и щелкните на кнопке Создать. Д иалоговое окно Новый отчет позволяет создавать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную . Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный . Операция сводится к одному щелчку левой кнопки мыши.

1. Открыть БД, выделить режим отчет , щелкнуть мышью на Создать .
2. Появляется меню Новый отчет : выбрать в меню режим Мастер отчетов и нажать ОК .

Появляется меню выберите вид макета для отчета: можно щелкнуть мышью Далее .

1. Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета.
2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.
3. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь также можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.
4. В области данных размещают элементы управления, связанных с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.
5. Раздел нижнего колонтитула используется для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.
6. В первом элементе управления вводится текущая дата. Для этого используется встроенная функция Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.
7. Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции Page() и Pages(). Тот текст который записан в кавычках, воспроизводится «буквально», а оператор & служит для «склеивания» текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называется оператором конкатенации.
8. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.

1. Постановка задачи.
2. Ход работы.
3. Выводы.

Контрольные вопросы

1. Режимы создания отчета из таблицы (и/или запроса).
2. Назначение окон Доступные поля, Выбранные поля.
3. Понятие уровней группировки.
4. Порядок выбора метода сортировки.
5. Что такое Макет для отчета?
6. Понятие Стиль отчета.

РАЗДАТОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

Список литературы:

1. Access 2003. Практическое руководство: В. Е. Кошелев — Санкт-Петербург, Бином-Пресс, 2008 г.- 464 с.
2. Microsoft Access 2002. Самоучитель: Т. В. Тимошок — Москва, Диалектика, 2004 г.- 352 с.
3. Microsoft Access 2003 для начинающих: В. Степанов — Москва, Аквариум-Принт, Дом печати - Вятка, 2006 г.- 128 с.
4. Разработка баз данных в Microsoft Access: Н. П. Обухов — Санкт-Петербург, ИВЭСЭП, Знание, 2008 г.- 92 с.
5. Разработка приложений в MS Access: С. И. Моисеенко, Б. В. Соболь — Москва, Вильямс, 2006 г.- 272 с.
6. Экспресс-курс. Microsoft Access XP: — Москва, АСТ, Харвест, 2006 г.- 32 с.