Текстовые редакторы дают возможность управлять размером символов. Следует иметь в виду, что если ТР позволяет менять шрифты, начертания и размеры, то в памяти приходится хранить не только коды символов, но и указания на способ их изображения. Это увеличивает размер файла с текстом. Информацию о шрифтах воспринимают программы, управляющие выводом текста на экран или на печать. Именно они и создают изображение символов в нужной форме.
Практически все редакторы, распространенные в нашей стране, позволяют использовать как русский, так и латинский алфавит. Большинство редакторов текста имеют также режим орфографического контроля текста. В этом случае в памяти машины хранится достаточно большой словарь. Благодаря этому становится возможным автоматический поиск орфографических ошибок в тексте и последующее их исправление.

Среда текстового редактора:

Рабочее поле ТР - это часть среды, в которой отображаются все действия, выполняемые ТР. Важным элементом среды ТР является интерфейс - это те средства, с помощью которых пользователь может общаться с ТР и управлять им. На сегодняшний день наиболее предпочтительным является интерфейс в форме меню, из которого специальным маркером (выделенным цветом) можно выбирать те или иные команды ТР.
Одновременно с меню на экране высвечивается строка состояния, в которой дается информация о текущем состоянии ТР (режимы работы, позиция курсора и пр.).
Текст, обрабатываемый с помощью ТР, хранится в оперативной памяти и визуально может быть представлен в виде рулона бумаги (разделенного на страницы в некоторых ТР), длина и ширина которого в большинстве случаев не позволяют целиком наблюдать его на экране. Таким образом, экран можно считать своеобразным окном, через которое пользователь просматривает текст. Для перемещения этого окна по тексту используются специальные клавиши.
Кроме основной памяти (рулона), где ТР хранит обрабатываемый текст, в его распоряжении находится ряд дополнительных листов памяти, к которым относятся лист удаленных строк, буфер ("карман") для хранения копируемых фрагментов текста, справочник (подсказка, или help), словарь.

Режимы работы ТР.

Пользователи используют следующие режимы обработки текстовой информации в ТР:

• Ввод и редактирование текста;
• Форматирование текста;
• Поиск и замена текста;
• Орфографический контроль;
• Работа с файлами;
• Печать;
• Помощь.

Рассмотрим подробнее режимы работы текстовых редакторов.
Ввод и редактирование текста – это основной режим работы ТР, причём редактирование понимается как любое изменение в набранном тексте.
Под форматированием текста понимается изменение внешнего вида текста с целью создания более эффективного и привлекательного документа. Расположение строк (длина строки, межстрочное расстояние, выравнивание текста по краю или середине и т.п.), размеры полей и страниц – все эти параметры устанавливаются пользователем. Часто в ТР приходится работать с отдельными фрагментами или блоками текста. Над ними могут быть выполнены следующие действия:

• переформатирование;
• изменение шрифта;
• удаление;
• перенос;
• копирование.

Для последних трёх операций используется специальная область памяти, называемая буфером. Например, при удалении фрагмента текста, необходимо выделить его и выполнить команду «Вырезать в буфер». Выделенный фрагмент при этом из текста исчезнет. При необходимости, пока вы не поместили в буфер следующий фрагмент, его можно восстановить в любом месте текста, выбрав команду «Вставить из буфера».
Поиск и замена текста осуществляется компьютером очень быстро. Пользователь указывает ключевое слово или фразу и отдаёт команду «Поиск», вслед за этим текстовый редактор отмечает все места в тексте, где встречается данное ключевое слово или фраза, а пользователь сам уже уточняет поиск. Если же дать команду «Замена» после команды «Поиск» и указать слово (или фразу), на которое надо заменить ключевое слово (или фразу), то ТР во всём тексте произведёт такую замену.
Работа с файлами заключается в создании, сохранении и открытии файла, для этого из меню ТР просто выбирается требуемая команда.
Широкие возможности текстовых редакторов позволили компьютеру практически вытеснить пишущие машинки из делопроизводства, а использование компьютерных издательских систем во многом изменило организацию подготовки рукописи к изданию, автоматизировало труд людей нескольких типографских профессий – верстальщика, наборщика, корректора и др.

Текстовая информация может возникать из различных источников и иметь различную степень сложности по форме представления. В зависимости от формы представления для обработки текстовых сообщений используют разнообразные информационные технологии. Чаще всего в качестве инструментального средства обработки текстовой электронной информации применяют текстовые редакторы или процессоры. Они представляют программный продукт, обеспечивающий пользователя специальными средствами, предназначенными для создания, обработки и хранения текстовой информации. Текстовые редакторы и процессоры используются для составления, редактирования и обработки различных видов информации. Отличие текстовых редакторов от процессоров заключается в том, что редакторы, как правило, предназначены для работы только с определенным видом информации (тексты, формулы и др.), а процессоры позволяют использовать и другие виды информации.

Редакторы, предназначенные для подготовки текстов условно можно разделить на обычные (подготовка писем и других простых документов) и сложные (оформление документов с разными шрифтами, включающие графики, рисунки и др.). Редакторы, используемые для автоматизированной работы с текстом, можно разделить на несколько типов: простейшие, интегрированные, гипертекстовые редакторы, распознаватели текстов, редакторы научных текстов, издательские системы.

В простейших редакторах-форматерах (например, «Блокнот») для внутреннего представления текста дополнительные коды не используются, тексты же обычно формируются на основе знаков кодовой таблицы ASCII. Текстовые процессоры представляют систему подготовки текстов (Word Processor). Наибольшей популярностью среди них пользуется программа MS Word.

Технология обработки текстовой информации с помощью таких программ обычно включает следующие этапы:

Создание файла для хранения текстовой информации;

Ввод и (или) копирование текстовой информации в компьютер;

Сохранение текста, представленного в электронной форме;

Открытие файла, хранящего текстовую информацию;

Редактирование электронной текстовой информации;

Форматирование текста, хранящегося в электронной форме;

Создание текстовых файлов на основе встроенных в текстовый

Редактор стилей оформления;

Автоматическое формирование оглавления к тексту и алфавитного справочника;

Автоматическая проверка орфографии и грамматики;

Встраивание в текст различных элементов и объектов;

Объединение документов;

Печать текста.

К основным операциям редактирования относят : добавление; удаление; перемещение; копирование фрагмента текста, а также поиска и контекстной замены. Если создаваемый текст представляет многостраничный документ, то можно применять форматирование страниц или разделов. При этом в тексте появятся такие структурные элементы , как: закладки, сноски, перекрестные ссылки и колонтитулы.

Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа - контейнера, включающего различные объекты. Она позволяет вставлять в текст документа рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Используемая при этом технология связи и внедрения объектов называется OLE (Object Linking and Embedding - связь и внедрение объектов).

Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий в текстовых процессорах используют макрокоманды . Самый простой макрос - записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков мышью . Она может воспроизводиться, как магнитофонная запись. Её можно обработать и изменить, добавив стандартные макрокоманды.

Перенос текстов из одного текстового редактора в другой осуществляется программой-конвертером. Она создаёт выходной файл в соответствующем формате. Обычно программы текстовой обработки имеют встроенные модули конвертирования популярных файловых форматов.

Разновидностью текстовых процессоров являются настольные издательские системы. В них можно готовить материалы по правилам полиграфии. Программы настольных издательских систем (например, Publishing, PageMaker) являются инструментом верстальщика, дизайнера, технического редактора. С их помощью можно легко менять форматы и нумерацию страниц, размер отступов, комбинировать различными шрифтами и т.п. В большей степени они предназначены для издания полиграфической продукции.

Обработка табличных данных

Пользователям в процессе работы часто приходится иметь дело с табличными данными в процессе создании и ведении бухгалтерских книг, банковских счетов, смет, ведомостей, при составлении планов и распределении ресурсов организации, при выполнении научных исследований. Стремление к автоматизации данного вида работ привело к появлению специализированных программных средств обработки информации, представляемой в табличной форме. Такие программные средства называют табличными процессорами или электронными таблицами. Подобные программы позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.

Электронные таблицы оказались эффективными и при решении таких задач, как: сортировка и обработка статистических данных, оптимизация, прогнозирование и т.д. С их помощью решаются задачи расчётов, поддержки принятия решений, моделирования и представления результатов практически во всех сферах деятельности. При работе с табличными данными пользователь выполняет ряд типичных процедур, например, таких как:

Создание и редактирование таблиц;

Создание (сохранение) табличного файла;

Ввод и редактирование данных в ячейки таблицы;

Встраивание в таблицу различных элементов и объектов;

Использование листов, форматирование и связь таблиц;

Обработка табличных данных с использованием формул и специальных функций;

Построение диаграмм и графиков;

Обработка данных, представленных в виде списка;

Аналитическая обработка данных;

Печать таблиц и диаграмм к ним.

Структура таблицы включает нумерационный и тематический заголовки, шапку, боковик (первая графа таблицы, содержащая заголовки строк) и прографку (собственно данные таблицы).

Наибольшей популярностью среди табличных процессоров пользуется программа MS Excel. Она представляет пользователям набор рабочих листов (страниц), в каждом из которых можно создавать одну или несколько таблиц.

Рабочий лист содержит набор ячеек, образующих прямоугольный массив. Их координаты определяются путём задания указания позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Лист может содержать до 256 столбцов и до 65536 строк. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита: A, B, C… Z, AA, AB, AC… AZ, BA, BB…, а строки - цифрами. Так, например, «D14» обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца «D» с 14 строкой, а «CD99» - ячейку, находящуюся на пересечении столбца «CD» с 99 строкой. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк - на его левой границе.

Для объектов электронной таблицы определены следующие операции: редактирования, объединения в одну группу, удаления, очистки, вставки, копирования. Операция перемещения фрагмента сводится к последовательному выполнению операций удаления и вставки.

Для удобства вычисления в табличные процессоры встроены математические, статистические, финансовые, логические и другие функции. Из внесённых в таблицы числовых значений можно строить различные двумерные, трёхмерные и смешанные диаграммы (более 20 типов и подтипов).

Табличные процессоры могут выполнять функции баз данных . При этом данные в таблицы вводятся так же, как и в БД, то есть через экранную форму. Данные в них могут быть защищены, сортироваться по ключу или по нескольким ключам. Кроме этого осуществляются обработка запросов к БД и обработка внешних БД, создание сводных таблиц и др. В них также можно использовать встроенный язык программирования макрокоманд.

Важным свойством таблиц является возможность использования в них формул и функций. Формула может содержать ссылки на ячейки таблицы, расположенные, в том числе, на другом рабочем листе или в таблице, размещённой в другом файле. Excel предлагает более 200 запрограммированных формул, называемых функциями. Для удобства ориентирования в них, функции разделены по категориям. С помощью «Мастера функций» можно формировать их на любом этапе работы.

Табличный редактор Excel, текстовый редактор Word и другие, программы, входящие в пакет прикладных программ (ППП) Office поддерживает стандарт обмена данными OLE, а использование «списков» позволяет эффективно работать с большими однородными наборами данных. Аналогичный механизм OLE используеттся и в других ППП.

В MS Excel можно эффективно обрабатывать различные экономические и статистические данные.

ПРИКЛАДНАЯ ИНФОРМАТИКА

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

для бакалавров по направлению 150900 – «Технология, оборудование и автоматизация машиностроительных производств»

и студентов специальностей:

151001 «Технология машиностроения»

150401 «Проектирование технических и технологических комплексов»

151002 «Металлообрабатывающие станки и комплексы»

151003 «Инструментальные системы машиностроительных производств»

очной формы обучения

Тула 2005
Лекция 1 (2 часа)

Классынаиболее типичных программных средств

Элементы работы в среде пакета Ms Word 2000

Создание, редактирование и печать документов

Настройка панелей инструментов Ms Word 2000

Программа Acrobat

ВВЕДЕНИЕ

Для массового пользователя ЭВМ наибольший интерес представляет именно прикладное программное обеспечение (ППО), позволяющее непосредственно решать задачи из его предметной области. Учитывая разноплановость решаемых на ЭВМ задач и соответствующего им ППО, рассмотрим классы наиболее типичных программных средств (ПС), ориентированных на широкое применение.

В настоящее время компьютеры находят широкое применение в административном управлении. Одной из таких сфер применения компьютеров является электронный офис . Это система автоматизации работы учреждения, основанная на использовании компьютерной техники и средств связи. В нее обычно входят такие компоненты, как:

• текстовые редакторы;
• графические редакторы и графические библиотеки (для получения диаграмм, схем, графиков и др.);
• электронные таблицы;
• системы управления базами данных;
• интегрированные пакеты программ;
• электронные записные книжки;
• электронные календари с расписанием деловых встреч, заседаний и др.;
• электронные картотеки, обеспечивающие каталогизацию и поиск документов (писем, отчетов и др.) с помощью компьютера;
• автоматические телефонные справочники, которые можно листать на экране, установить курсором нужный номер и соединиться.

Эти ПС в значительной мере определяют основные направления прикладной компьютерной информатики . В этой связи выбраны следующие классы ПС: обработки текстовой, табличной и графической информации; численных и символьных вычислений; СУБД, СУБЗ и экспертные системы , а также средства компьютерной телекоммуникации .

Рассмотрим общие характеристики средств данных групп по наиболее типичным их представителям с акцентом на средства, функционирующие, в первую очередь, на IBM-совместимых ПК.

Средства обработки текстовой информации

Средства данного класса являются одной из составляющих компонент автоматизации учрежденческой деятельности в самом широком смысле ее понимания, позволяя пользователю с максимальными удобствами создавать высококачественные документы различного назначения посредством, в первую очередь, ПК и соответствующего ПО. В настоящее время существует достаточное разнообразие подобных систем, начиная от простейших текстовых Редакторов, ориентированных на работу с простыми ПК, и кончая специализированными издательскими системами, обеспечивающими работу большого издательского коллектива с использованием режима телеобработки и других современных издательских технологий.

Однако средства обработки текстовой информации, несмотря на их весьма широкий спектр, обеспечивают следующие основные функции:

Создание и редактирование текстового документа, включая:

вставки, удаления, копирование, перемещение текста в документе, поиск и замену элементов документа, добавление в документ текстовой и графической информации;

Форматирование и распечатку документов с выбором размеров бумаги и форматов, а также с указанием числа копий и выводимой части документа;

Выравнивание документа и/или его отдельных частей по указанным границам с автоматической обработкой переносов строк;

Возможность создания документа по стандартному шаблону;

Использование различных шрифтов распространенных алфавитов и т.д.;

- размещение в документе таблиц, диаграмм, рисунков и т.д., а также ряд других функций, состав которых определяется уровнем и назначением конкретного ПС. В настоящем разделе кратко остановимся на текстовых процессорах, широко используемых на IBM-совместимых ПК для организации обработки различного рода текстовой информации, акцентируя внимание на наиболее популярных пакетах - Ms Word 6.0 , Word 7.0, Word 97 фирмы Microsoft