Dow'da otomatik bilgi sistemleri. Moskova Devlet Basım Sanatları Üniversitesi. DOW'un temel kavramları

DOW otomasyonunun temel kavramları Dokümantasyon, dokümanların oluşturulması, yani bunların derlenmesi, yürütülmesi, onaylanması ve üretilmesidir. Ofis çalışması: Bir işletmenin veya kuruluşun DOW'unu sağlamak için bir dizi önlem. Bazen okul öncesi eğitim kurumunun ofis çalışmalarının ana işlevi olduğu söylenir. Belgelerle çalışmanın organizasyonu - belgelerin taşınmasını, aranmasını, saklanmasını ve kullanılmasını sağlamak.

DOW otomasyonunun temel kavramları Belgelerin arşivsel olarak saklanmasının sistemleştirilmesi - kuruluşta oluşturulan bilgilerin saklanmasına ilişkin kuralların belirlenmesi, yönetimsel karar almayı ve iş prosedürlerini desteklemek için aranması ve kullanılması. Belge akışı - belgelerin DOW çerçevesinde hareketi. İş prosedürü - bir işletmenin veya kuruluşun faaliyetleri çerçevesinde herhangi bir sorunu veya hedefi çözmek için kuruluş çalışanları tarafından gerçekleştirilen belirli işlemler (işler, görevler, prosedürler) dizisi. Elektronik arşiv, DOW çerçevesinde elektronik belgelerin arşivsel olarak depolanmasını sistemleştirme sorunlarını çözer.

DOW Dokümantasyonunda çözülen görevler (belgelerin hazırlanması, yürütülmesi, koordinasyonu ve üretimi). Yönetim sürecinde belgelerle çalışmanın organizasyonu (belgelerin taşınmasının, yürütülmesinin kontrolünün, depolanmasının ve kullanımının sağlanması). Evrak arşivinin düzenlenmesi.

Bir müşteriye bir ürün satmak için basit iş prosedürü 1) Müşteri, sipariş vermek için şirketi arar; 2) siparişin müşteri veritabanına kaydedilmesi; 3) mallar için bir fatura düzenlenir; 4) fatura muhasebe departmanına aktarılır; 5) muhasebe departmanı, muhasebe sistemine kaydedilen mallar için para alır; 6) malların depo veri tabanında belirtilen depodan gönderilmesi; 7) mallar için bir fatura ve fatura düzenlenir; 8) malların müşteriye gönderilmesi; 9) Fatura ve irsaliye muhasebe departmanına aktarılır.

Otomasyon sistemlerinin kategorileri DOW iş akışı sistemleri (iş prosedürlerinin otomasyonu); grup yazılımı sistemleri (ekip çalışması); belge yönetim sistemleri (temel olarak belgelerin kaydedilmesini, saklanmasını ve geri alınmasını sağlar); e-posta sistemleri (belge alışverişine hizmet eder).

Rusya'daki okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyon sorunları Rus ofis işlerinin otomasyonu için bitmiş ürünlerin eksikliği; iş prosedürlerinin otomasyonu için aktif talep eksikliği; Batılı üreticilerin ürünlerinin ofis otomasyonu vb. amaçlarla konumlandırılmasındaki kafa karışıklığı.

İşletme ölçeğinin büyümesiyle ortaya çıkan sorunlar Yönetim, olup bitenlere dair bütünsel bir resmi kaybeder. Birbirlerinin faaliyetleri hakkında bilgi sahibi olmayan yapısal bölümler, faaliyetlerini koordineli bir şekilde yürütmeyi bırakmaktadır. Kaçınılmaz olarak müşteri hizmetlerinin kalitesi ve kuruluşun dış bağlantıları sürdürme yeteneği azalıyor. Bunun sonucu emek verimliliğinde bir düşüştür; Kaynak eksikliği hissi var: insan, teknik, iletişim vb.

İşletme ölçeğinin büyümesiyle ortaya çıkan sorunlar Personeli genişletmemiz, yeni işyerleri, tesisler, iletişim ve çalışanların eğitimine yatırım yapmamız gerekiyor. İmalat işletmeleri için personel artışı, üretim teknolojisinde ek yatırım gerektirecek bir değişikliği gerektirebilir. Gerekçesiz personel artışı, üretkenliğin düşmesi, üretime yatırım yapma ihtiyacı durumunda, işletme sermayesinin artırılmasına ihtiyaç duyulur ve bu da yeni kredilere yol açabilir ve planlanan karların azalmasına neden olabilir.

DOW organizasyonunu iyileştirmeye yönelik görevler İşletmenin belgesel desteğine yönelik bir mekanizma (DOW) oluşturarak belgesel bilgilerin hazırlanması ve işlenmesine ilişkin tüm çalışmaların iyileştirilmesi. Doğru ürün seçimi de dahil olmak üzere doğru otomasyon stratejisinin seçilmesi.

Kişisel dosyada yer alan birincil belgelerin kağıt iş akışı muhasebesinde ve depolanmasında personel kayıtlarının tutulmasına yönelik işlem grupları; personel siparişlerinin oluşturulması, yürütülmesi ve saklanması; istatistiksel ve diğer raporların hazırlanması ve sunulması; ana faaliyet için siparişlerin kopyalarının saklanması.

Personel kayıtları ve EDMS entegrasyonunun olumlu etkileri İletilen verilerin korunması. Büyük miktarlarda kağıt belgenin girilmesi için SADD mekanizmalarında niteliksel olarak çalışıldı. Personel memurunun mevcut çalışması için, ana faaliyete ilişkin bireysel siparişlerin kopyalarının zamanında alınması gerekmektedir. SADD, personel memuruna gerekli tüm siparişlerin kopyalarını zamanında ve uygun olan herhangi bir zamanda sağlayacaktır.

Rus ofis otomasyon endüstrisi için beklentiler Kesinlikle tüm kuruluşlar ve çok sayıda kişi belgelerle çalışmaktadır. Hemen hemen her kuruluş, otomasyonundan bahsetmesek bile ofis işlerinde sorunlarla karşı karşıyadır: belgeler kaybolur, kontrol edilmez, yürütülmez vb. Kayıt tutmayı iyileştirerek, işletmeler ve kuruluşlar yönetimlerinin kalitesini artırmak için gerçek bir şans elde eder. Modern Rus ekonomisinin en acil görevlerinden biri olan bu.

Rusya ofis otomasyon endüstrisi için beklentiler Organizasyonlarda sekreterlerin ve ofis işlerinden sorumlu kişilerin nitelikleri yetersizdir ve geliştirilmeleri gerekmektedir. Ofis otomasyon programlarının iyileştirilmesi ve bunların çok sayıda iş istasyonu, bilgi ve uygulama sistemiyle entegrasyonu konusunda kullanıcıların talepleri son derece yüksektir.

giriiş

Bilgi Teknolojisi

Mekanizasyon

Altında

Diyalog;

Yerel;

Çok düzeyli;

otomatik kurumsal yönetim sistemleri odak noktalarına göre farklılık gösterir. Örneğin, "En İyi" veya "Yelken-5" için öncelik ticaret alanıdır; Infosoft, üretim muhasebesinin otomasyonu alanında liderlerden biridir. Ayrıca evrensel “kurumsal yönetim sistemleri” de vardır: “Sail-4”, “Infin”, “Abacus”, BOSS”, “Galaktika”, “Supermanager-6-7” vb.

Bununla birlikte, bu makalenin amacı, personel iş akışını otomatikleştirmeye yönelik sistemlerin yeteneklerini ve yalnızca dördüncü nesil sistemlere ait en umut verici olanı değerlendirmektir.

Entegre sistem M-2 modern teknolojilerin kullanımına dayanmaktadır. M-2, merkezi bir kurumsal veri tabanına dayanan tek bir yazılım paketidir. Aynı zamanda, M-2 sisteminin açıklığı, mevcut kurumsal veritabanlarının tek bir komplekste ve modern yazılım paketlerinde (Microsoft Office 97) entegrasyonla kullanılmasına olanak tanır.

M-2 sistemi, yüksek hız özellikleri, yüksek derecede güvenilirlik ve veri koruması sağlayan Oracle 7.3 veritabanı sunucusu temelinde geliştirilmiştir. Client yerleri Delphi 3.0 yazılım sistemi üzerinde geliştirilmekte olup Windows NT veya Windows’95 işletim sistemlerinde çalışabilmektedir.

Entegre bir sistem ile keyfi olarak karmaşık bir iş istasyonları seti arasındaki temel fark, her şeyden önce tasarım ideolojisindedir. İş istasyonları mevcut işlerin otomasyonu olarak tasarlanıyor ve gelecekte birbirlerine bağlanacaklar. Aynı zamanda, doğal olarak, böyle bir bilgi sistemi, modüllerin tasarımı mevcut belirli işlere dayalı olarak gerçekleştirildiğinden, yalnızca kuruluşta yaratıldığı sırada mevcut olan yönetim teknolojilerini uygulayabilir.

Entegre sistem, modern yönetim teknolojilerine odaklanan tek bir kompleks olarak anında tasarlanıyor; işler, halihazırda oluşturulmuş entegre bir ortamda ikinci aşamada yaratılır.

Ayrıca dosya sunucusu mimarisi çerçevesinde oluşturulan AWS'ler ne hız özellikleri açısından, ne de sistem güvenliği ve güvenilirliği açısından modern gereksinimleri karşılamıyor. Aynı zamanda iş istasyonları oluşturmak için yapılan çalışmaların kaybolmayacağını da belirtmek gerekir. İlk olarak, özellikle işlerin tasarımının yaratma süresinin en az %50'sini aldığı dikkate alındığında, yaratılan işlerin pek çok unsuru yeni sistem içerisinde iş yaratmak için modüller olarak kullanılabilir. İkincisi, kullanıcılar bilgisayar becerileri kazanmışlardır ve bu beceriler olmadan herhangi bir sistemin uygulanması imkansızdır. Üçüncüsü, bu çalışmanın bir parçası olarak, yeni entegre sistem ortamında iş yazarken de ihtiyaç duyulacak, işletmenin özelliklerini bilen bir programcı kadrosu oluşturuldu. Bu nedenle önceki gelişmelere yapılan yatırımlar kesinlikle karşılığını verecektir. AWS kompleksinden farklı olarak, entegre bir sistemin devreye sokulması yalnızca mevcut işleri otomatikleştirmekle kalmaz, aynı zamanda tüm bilgi işlem sistemi, yeni işlerin yeni teknolojilere göre tasarlanmasıyla yeniden yapılandırılır.

M-2 sisteminin devreye girmesiyle eş zamanlı olarak uzmanların eğitimi, kendilerine uygun sertifikaların verilmesiyle gerçekleştirilmektedir. Bu şekilde eğitilen uzmanlar, M-2 sisteminde kendi modüllerini oluşturmanın yanı sıra, mevcut modülleri de sertifikanın belirlediği limitler dahilinde değiştirme hakkına sahip oluyor. Böylece işletme, sistemi geliştiren firmaya bağımlı kalmaz ve sistemin işleyişini tek başına sürdürebilir.

Kurumsal Muhasebe Sistemi NS2000 işlevsel bütünlük gereksinimlerini karşılar ve finans ve işletme alanında altıncı Uluslararası Yazılım Yarışması'nın kazananıdır. Sistem BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL araçları kullanılarak tasarlanmış ve geliştirilmiştir.

Bu nedenle kompleksin şeması, tümü üç ana alanda gruplandırılabilen bir dizi modülden oluşmaktadır: yönetim, finans, lojistik.

Parça R/3 sistemleri Etkin işe alım, personel yönetimi, eğitim, ücretlendirme ve kariyer planlaması yoluyla çalışanların etkisini en üst düzeye çıkarmanıza olanak tanıyan Oracle Applications (Oracle İnsan Kaynakları) İnsan Kaynakları modülünü içerir. Bugün, kendi ürün sınıfında Oracle Applications HR Management modülü, modern bir işletmenin personel departmanının çalışmalarını organize etmek için işlevsel açıdan en eksiksiz sistemlerden biridir.

Kullanımı aşağıdaki görevleri çözmenize olanak sağlar:

organizasyonun yapısal ve iş hiyerarşilerinin modellenmesi de dahil olmak üzere organizasyonel değişikliklerin planlanması;

yapısal birimlerin planlanması, kategorinin tanımı, pozisyonlar, pozisyonlar, dizinlerin bakımı vb.;

Çalışanların ve adayların mesleki niteliklerinin (işgücü kaynaklarının optimum kullanımı için) tam bir kaydıyla kişisel muhasebesi, bordro verileri, çalışma saatlerinin kullanımına ilişkin veriler, çalışanların takip kayıtları, çalışanların ileri eğitim ve eğitim sonuçlarına duyulan ihtiyaç ;

· Standart hükümet formlarına ilişkin analiz ve raporlama, Oracle geliştirme araçlarını kullanarak standart dışı raporlama, operasyonel veri analizi ve karar desteği.

Sistem “Orakl-Personel”Önceki sistemlerin tüm avantajları doğaldır. Bununla birlikte bir takım ek faydaları da vardır. Sistem, bir veri tabanı sistemi (tam zamanlı çalışanlar, işten çıkarılan çalışanlar, arşiv, personel rezervi, geçici çalışanlar vb.) ile çalışma yeteneği sağlar ve bu da taleplerin işleme süresini önemli ölçüde azaltır. İkinci şüphesiz avantaj, 102 konuyu içeren kayıt kartının içeriğidir (Devlet İstatistik Komitesi kararına göre kartın en az 55 konu içermesi gerekmektedir).

Boş pozisyonların otomatik olarak hesaplanmasıyla personel tablosunun keyfi olarak değiştirilmesi ve geçici isteklerin işlenmesi için geliştirilmiş bir modül olasılığı vardır. Sistem, tatillerin, iş gezilerinin, maddi yardımın vb. otomatik kontrolü ile bir zaman çizelgesinin (kişisel ve bir departman için) tutulmasına yönelik prosedürler sağlar. Yalnızca bazı sistemlerde personel kayıtlarının tüm zorunlu bölümleri bulunur, ancak yalnızca Oracle-Personel sisteminde tam olarak mevcutturlar. Bu nedenle, kabul edilebilir maliyeti (500 $'a kadar) dikkate alındığında, şu anda bu sistemin, personel iş akışının otomatikleştirilmesine ilişkin tüm işlevler de dahil olmak üzere, işletmelerin faaliyetlerini otomatikleştirmeye yönelik sistemler arasında lider olduğu iddia edilebilir.

İş Süreçleri Otomasyon Sistemi (BAPS)- bu, isteğe bağlı iş süreçlerinin (tamamen veya kısmen) tanımını ve yürütülmesini otomatikleştiren, belgeler, bilgiler, görevler, belirli kurallara uygun olarak bir süreç katılımcısından diğerine gerekli eylemleri gerçekleştirmek için aktarılan bir yazılım ürünleri sınıfıdır. . SADP'nin ana konsepti iş akışıdır (iş akışı).

İş akışı süreç yönetimi çerçevesinde iş akışlarının yürütülmesini sağlamaya yönelik bir sistemdir. İş süreçlerinin otomasyonu yalnızca bir muhasebe sisteminin getirilmesiyle mümkün değildir, çünkü bu tür sistemler muhasebe süreçlerindeki katılımcılar arasındaki etkileşim sorununu çözmez. Benzer problemler BPMS sınıfı sistemleri çözmek için de tasarlanmıştır. 1C platformunda "PiterSoft: Süreç Yönetimi"- iş süreçlerindeki katılımcılar arasındaki etkileşim sorunlarını çözmek için uygulanan BPMS sınıfının bir yazılım ürününe bir örnek.

Ayrıca SADP sistemi, elektronik belge yönetim sistemlerinin (EDMS) bir alt kümesidir.

giriiş

Bilgi hacmindeki büyük artış ve bilgi talebindeki büyük değişiklikler, kuruluştaki bilgi ve belgeleme hizmetlerinin organizasyonuna yeni gereksinimler getirmeye başladı.

Bilgi ve belge desteği kapsamındaki hizmetlere yönelik gereksinimler değişmeye başladı. Yurtdışında, bilgi ve belgesel kaynaklarının yönetimi (veya yönetimi) hizmeti, ülkemizde ise belgesel yönetim desteği (DOE) hizmeti olarak adlandırılmaya başlandı.

Okul öncesi eğitim kurumunu iyileştirmenin, modern koşullara uyarlamanın ana yönü, en son bilgisayar ve telekomünikasyon ekipmanlarının kullanılması, belgelerle çalışırken yüksek verimli bilgi ve yönetim teknolojilerinin temelinde oluşturulmasıydı.

Önerilen öğretim yardımı, "034700 Belge Bilimi ve Arşiv Bilimi" (6. dönem, lisans) eğitim direktifinin "Belge Yönetimi ve Arşivlemede Bilgi Teknolojisi" disiplininin çalışma programına uygun olarak geliştirilmiştir. Bu disiplinde uzmanlaşmanın hedefleri şunlardır: yönetim ve arşivleme için dokümantasyon desteği için yerel bir düzenleyici çerçeve oluşturma yeteneğinin yanı sıra, bunların korunması ve aktarılması amacıyla yönetim bilgilerini belgeleme, belge akışını rasyonelleştirme, belge işleme teknolojilerini oluşturma yeteneği. depolamak.

Konu 1. Temel terimler ve kavramlar

Temel terimler ve kavramlar: mekanizasyon ve otomasyon, bilgi, bilgi teknolojisi, bilgisayar teknolojisi, bilgisayarlaşma ve bilişim, otomatik bilgi sistemleri

Herhangi bir kuruluşun yönetim faaliyeti, alınma yöntemlerine ve medya türlerine bakılmaksızın, gelen resmi belgelerin işlenmesinin yanı sıra hem kuruluşun kendisinde hem de kuruluş içinde dahili kullanıma yönelik belgesel bilgilerin ve resmi belgelerin üretilmesine dayanır. harici kullanım.

Özel teknolojilerin yardımıyla gelen belgeler, belirli bir sonuca ulaşmak için gerekli bilgilere dönüştürülür. Endüstriyel üretimde "teknoloji" kavramı kullanılır ve üretim sürecinde birbiriyle ilişkili malzeme işleme yöntemleri ve ürün üretme yöntemleri sistemi olarak tanımlanır. Yönetimin belgesel desteği alanında, dayandığı bilgi süreçlerinin özellikleri dikkate alınarak, yönetimin belgesel desteği teknolojisi, toplama, iletme, işleme, biriktirme, depolama için bir yöntem ve yöntemler sistemi olarak tanımlanır. Tek tip metodolojik tekniklerin ve kuralların uygulanmasına dayanan belgeler ve belgesel bilgiler.

Bilgi süreçlerindeki farklılığa uygun olarak yönetimin belgesel destek teknolojileri aşağıdakilere ayrılmıştır:

gelen ve giden belgeleri işlemeye yönelik teknolojiler;

belgesel bilgilerin son kullanıcıya aktarılması (getirilmesi) teknolojileri;

belgelerin iç yapısına bağlı olarak kuruluşun bilgi veritabanına dahil edilmesine yönelik teknolojiler;

belgesel bilgilerin işlenmesi ve belgelerin biriktirilmesi için teknolojiler;

· Ayrı yerel belge gruplarının saklanması ve kullanılması teknolojileri.

Bu nedenle, yönetimin dokümantasyon desteği (DOE), dokümantasyon, yönetim sürecinde dokümanlarla çalışmanın organizasyonu ve arşiv depolamalarının sistemleştirilmesi konularını kapsar.

Bilgi Teknolojisi Bir bilgi kaynağı kullanma süreçlerinin karmaşıklığını azaltmak için bilgilerin toplanmasını, işlenmesini, depolanmasını, dağıtılmasını ve görüntülenmesini sağlayan teknolojik bir zincirde birleştirilmiş bir dizi yöntem, üretim süreci ve yazılım ve donanım aracıdır. güvenilirliklerini ve verimliliklerini artırın.

Bilgi ve iletişim teknolojileri altında, kişisel, kitlesel ve endüstriyel iletişimde bilgilerin hazırlanması, işlenmesi ve iletilmesine ilişkin bir dizi nesnenin, eylemin ve kuralın yanı sıra bu süreçleri bütünsel olarak sağlayan tüm teknolojiler ve endüstrilerin anlaşılması önerilmektedir.

İşletmelerin bilgisayarlaşmasıyla birlikte bilgi teknolojileri aktif olarak kullanılır hale gelmiştir. Bilgisayarlaşma, bilgi süreçlerinin ve teknolojilerinin otomasyonunu sağlayan bilgisayar teknolojisinin tanıtılması süreci olarak anlaşılmaktadır.

Bilgisayarlaşma iki önlemden bahsetmemize olanak tanır: okul öncesi eğitimle ilgili süreçlerin mekanizasyonu ve otomasyonu.

Mekanizasyon ofis iş süreçleri - belgelerle çalışmayı belgelemek ve düzenlemek için işlemleri gerçekleştirmek için teknik araçların kullanılması. Ofis mekanizasyonunun amacı, yaratıcı olmayan (yardımcı) operasyonların performansını teknik araçlara aktarmaktır.

Altında otomatik bilgi teknolojisi(AIT) yönetimi, gelişmiş yazılım, bilgisayar teknolojisi ve iletişimin yanı sıra bu bilgilerin kullanılma yollarına dayalı olarak yönetim bilgilerinin toplanması, biriktirilmesi, saklanması, aranması, işlenmesi ve korunmasına yönelik bir yöntem ve yöntemler sistemi olarak anlaşılmaktadır. kullanıcılara sunulmaktadır.

Yönetim görevlerinin kapsanma derecesine göre, otomatik bilgi teknolojileri aşağıdaki gruplara ayrılır: elektronik veri işleme; kontrol fonksiyonlarının otomasyonu; karar desteği; elektronik ofis; uzman desteği.

Uygulanan teknolojik operasyonların sınıfına göre AIT şu şekilde ayrılabilir: metin düzenleyicili sistemler; elektronik tablo sistemleri; Veritabanı Yönetim Sistemleri; grafik nesnelere sahip sistemler; multimedya sistemleri; hiper metin sistemleri.

Kullanıcı arayüzü türüne göre, otomatik bilgi teknolojileri aşağıdakilere ayrılır:

Toplu (merkezi işlem);

Diyalog;

Ağ (çok kullanıcılı).

Bir ağ oluşturma yöntemine göre AIT aşağıdakilere ayrılabilir:

Yerel;

Çok düzeyli;

dağıtıldı.

Konu 2 Okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonu ve arşivleme tarihinin ana aşamaları

2.1. Yönetim süreçlerinin otomasyonunun ayrılmaz bir parçası olarak belgelerle çalışmanın otomasyonu.

2 .2. İlk aşama (1960'lar - 1970'ler) - otomatik kontrol sistemleri (ACS) kavramı. ACS bünyesinde belge işleme sistemlerinin oluşturulması ve uygulanması. Toplu kullanıma yönelik bilgi işlem merkezleri. İlk bilgi erişim sistemleri (IPS). Bazı büro ve arşiv fonksiyonlarının kısmi otomasyonu.

2.3. İkinci aşama (1980'ler - 1990'ların başı) PC'ye dayalı teknolojik çözümlerin geliştirilmesidir. Otomatik iş istasyonları (AWP) konseptinin oluşturulması ve geliştirilmesi. Okul öncesi eğitim kurumlarının ve arşivlemenin karmaşık otomasyonu olasılığının ortaya çıkışı. Özel yazılımların geliştirilmesi.

2.4. Üçüncü aşama (1990'lardan günümüze), bilgisayar teknolojisi, iletişim ve ofis ekipmanlarını birleştiren yeni bilgi teknolojilerinin yaygın olarak tanıtılması ve kullanılmasıdır. İş akışının tüm aşamalarının ve belgelerin arşivlenmesinin kapsamlı otomasyonu.

Ofis otomasyonuna duyulan ihtiyaç, bilgisayar ve yazılım üretimine yönelik teknolojinin hızla gelişmesi ve bilgi teknolojisinin yaygınlaşmasından kaynaklanmaktadır. Otomasyon geleneksel olarak rutin mekanik emeğin yerini alması, işçilerin “özgürleşmesi” olarak anlaşılmıştır. Ancak otomasyonun asıl amacı maliyeti düşürmek değildir. Otomasyonun temel amacı, yeni yönetim niteliklerinin kazanılması, etkili yönetimin elde edilmesidir. Bu otomasyon kavramı, yönetimin yeniden düzenlenmesini ve bilgi sisteminin yeniden tasarlanmasını içerir.

Okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonu ve arşivleme XX yüzyılın 1960'larında başladı. Otomasyondan önce, 19. yüzyılın sonlarında başlayan, 19. yüzyılın sonlarından itibaren başlayan bir makineleşme aşaması geldi. 1950'lere kadar mekanizasyon esas olarak departman arşivleriyle ilgiliydi. "Küçük ölçekli mekanizasyon" kullanımı aralıklıydı ve nüfus kaydı (nüfus sayımı) alanındaki belirli sorunları çözmek için matris bilgi taşıyıcılarının (manuel delikli kartlar, delikli bantlar, kodlar) ve sayma ve delme cihazlarının kullanımıyla sınırlıydı. Üretimde planlama, raporlama vb.

İlk aşama, yerel ve arşivler arası otomatik bilgi erişim sistemleri (AIPS) oluşturma alanında deneysel deneyimin biriktirildiği dönemdi. Arşivlemede otomatik sistemlerin uygulama kapsamındaki büyüme, öncelikle bilgi taşıyıcılarının (mikrofilmler, manyetik bantlar, kartlar, diskler, formlar vb.) ve teknik desteğin (elektronik delme makineleri, ES bilgisayarlar, kişisel bilgisayarlar, kişisel bilgisayarlar) ve AIPS için özel uygulama paketlerinin ortaya çıkmasıyla birlikte. Ekonominin tüm sektörlerinde otomatik kontrol sistemlerinin (ACS) oluşturulması süreci de bu dönemde arşivlemenin otomasyonu üzerinde önemli bir etki yarattı.

Otomatik kontrol sistemi (ACS) - teknolojik süreç, üretim, işletme içindeki çeşitli süreçleri kontrol etmek için tasarlanmış bir donanım ve yazılım kompleksi. SSCB'deki ilk otomatik kontrol sistemlerinin yaratıcısı, Ekonomi Doktoru, profesör, Belarus Ulusal Bilimler Akademisi'nin ilgili üyesi ve stratejik planlama bilimsel okulunun kurucusu Nikolai Ivanovich Veduta'dır.

Otomatik kontrol sisteminin en önemli görevi, işgücü verimliliğinin artmasına ve yönetim sürecini planlama yöntemlerinin geliştirilmesine dayalı olarak tesis yönetiminin verimliliğini arttırmaktır.

1980'lerin ikinci yarısı - 1990'lar dönemi. - önce Moskova'da, sonra da yerel devlet arşivlerinde kendiliğinden bilgisayarlaşmanın başlamasıyla bağlantılı. Bu sürecin liderleri SSCB'nin NRC TD'si (RNITs KD), VNIIDAD, TsKHIDK, TsGAOR (GARF) ve diğer arşivlerdi. 90'larda. Rusya Federasyonu'nda, makine tarafından okunabilen (elektronik) çok sayıda belge oluşturan yasal ve düzenleyici düzenlemelerle 20'den fazla sektöre özel otomatik ofis ve belgeleme sistemi devreye alındı. Elektronik belge dizilerinin oluşturulması, devlet arşivlerindeki kağıt üzerindeki kaynakların (bir sigorta fonu ve kullanım fonu oluşturmak için) dijitalleştirilmesinin yanı sıra tam metin veri tabanlarının oluşturulması yoluyla da gerçekleşir. Ayrıca belgelerin korunması ve restorasyonu alanındaki yeni bilgi teknolojileri, bir sigorta fonu ve kullanım fonunun oluşturulması, değerli tarihi kaynakların ömrünün uzatılmasına olanak sağlamaktadır.

Mevcut aşamada, okul öncesi eğitim kurumlarında bilgi teknolojisinin durumu şu şekilde karakterize edilebilir:

Kuruluşun faaliyetleri hakkında bilgi içeren geniş miktarda veri tabanının varlığı;

Bilgi kaynaklarına etkileşimli kullanıcı erişimi sağlayan teknolojilerin oluşturulması;

Bilgi işlemeyi sağlayan bilgi sistemleri ve teknolojilerinin işlevselliğinin genişletilmesi, çeşitli amaçlara yönelik yerel çok işlevli, problem odaklı bilgi sistemlerinin oluşturulması;

Kullanıcı arayüzünün, uzman sistemlerin ve diğer teknolojik araçların entelektüelleştirilmesi unsurlarının bilgi sistemlerine dahil edilmesi.

İş akışının tüm aşamalarının ve belgelerin arşivlenmesinin kapsamlı otomasyonu şunları içerir: belgelerle, iş istasyonlarıyla, elektronik ofis sistemleriyle çalışmanın otomasyonu.

Federal hedef programı "Elektronik Rusya (2002-2010)", bilgi ve iletişim teknolojilerinin geliştirilmesinin ve yaygın kullanımının ekonominin, eyaletin ve yerel öz yönetimin verimliliğinin artırılması için belirleyici önem taşıdığını belirtmektedir. Kamu kurum, kuruluş ve işletmelerinin faaliyetlerinde bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanıldığı alanlardan biri de "elektronik belge yönetim sistemi, ofis çalışması ve belge akış standartlarının geliştirilmesidir." Geleneksel ofis çalışmalarının iyileştirilmesinin önemi, yönetim faaliyetlerinin etkinliğine duyulan ihtiyaç, organizasyondaki belgelerin hareketinin hızlandırılması ve belge işleme zahmetinin azaltılması ile belirlenir. Ofis çalışmalarının oluşturulan otomatik sistemi (bundan sonra AS olarak anılacaktır), tek bir belgelenmiş bilgi alanı oluşturarak yönetimin etkinliğini artırmalı ve kullanıcılara her yerde ve her zaman belgelerle etkin bir şekilde işbirliği yapma olanağı sağlamalıdır. Modern ofis otomasyonu ve belge yönetim sistemleri (SADD), çok çeşitli ofis iş görevlerinin çözülmesine olanak tanır:

Tüm gelen, giden ve iç yazışmaların eksiksiz ve uygun bir şekilde muhasebeleştirilmesi ve işlenmesinin organizasyonu.

Kuruluşun faaliyetleri ile ilgili tüm belgeleri daha kullanışlı ve akılcı bir şekilde kaydederek, gerekli herhangi bir belgeyi uygun erişim haklarıyla hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar.

Her belgenin durumunu, hareket yolunu ve diğer belgelerle olan ilişkisini izleme.

Belge işleme gereksinimlerinin zamanında karşılanmasını sağlamak.

Modern ofis otomasyon sistemleri, belge işleme süreçlerini yönetmek ve bunların uygulanmasını izlemek için eksiksiz bir sistem oluşturmanıza olanak tanır. SADD, belgelerin oluşturulması, işlenmesi, çoğaltılması, aktarılması ve saklanmasına ilişkin tüm süreçleri kapsar ve modern ofis işlerinin ana prosedürlerini otomatikleştirir. Bir belgenin yaratılmasından silinmesine veya imha edilmesine kadar olan yaşam döngüsü, her biri belgenin belirli bir süre boyunca geçtiği birbirini izleyen aşamalar olarak sunulur. Ofis otomasyon sistemleri, bir belgenin bir aşamadan diğerine geçişini otomatik olarak kaydetmenizi sağlar.
Şu anda, ofis işleri ve iş akışı otomasyonu için başarılı bir işletim sisteminin varlığı, kurumun ve yönetiminin refahından söz etmektedir. Bu, aygıtın liderliğine bağlı olanların tam olarak kontrol edilebilirliği, onların yetkinliği, dayanışması, disiplini ve verilen işin en başarılı şekilde uygulanmasına olan ilgileri anlamına gelir. Otomatik sistem, üretim sürecinin tüm bölümleri arasında hızlı ve verimli bir bilgi alışverişinin gerçekleştirilmesine olanak tanır, belirli görevlerin hazırlanması için gereken süreyi azaltır ve raporlama belgelerinin hazırlanmasında olası hataları ortadan kaldırır. Otomatik bir sistemin tanıtılması, işte kolaylık, üretimin rasyonel organizasyonu ve psikolojik stresin azaltılmasını sağlayacaktır. Ayrıca fizyolojik yükler de azalacaktır çünkü. uygun yazılımın devreye girmesiyle aynı iş için harcanan süre önemli ölçüde azalacaktır. Bu durum çalışanın performansını olumlu yönde etkileyecektir çünkü. işlenen bilgi miktarının azalmasına yol açacak ve personele analiz yapmak ve yönetim kararları vermek için ek süre verilecektir.

Belgelerin işlenmesi, oluşturulması, kullanılması ve saklanması için otomatik teknolojilerin tanıtılma aşamaları. Bu teknolojilerin evrimi ve dokümantasyon süreçlerine etkisi. Yeni ortama kaydedilen belgelerle (makine tarafından okunabilen belgeler, elektronik belgeler) çalışma özelliklerinin ve kalıplarının incelenmesi.

Ulusal ekonominin muhasebesi, planlaması ve yönetimi (OGAS), otomatik sektörel kontrol sistemleri (ACS) için bilgi toplamak ve işlemek için ülke çapında bir sistemin oluşturulması. Yönetim için standart dokümantasyon desteği sistemi (TSDO). Muhasebe ve istatistiksel belgeler için otomatik bilgi alma sistemlerinin oluşturulması, belgelerin yürütülmesini izlemek için otomatik sistemler (ASKID).

Konu 2 Uluslararası ve ulusal standartlar.

Uluslararası yasal düzenlemeler. 2000 Küresel Bilgi Toplumu Okinawa Şartı. 2003 Dünya Bilgi Toplumu Zirvesi Bildirgesi (değiştirilmiş şekliyle). Uluslararası yasal düzenlemeler.

Rusya Federasyonu'nun yasama ve tüzükleri. 6 Nisan 2011 tarih ve 63-FZ sayılı Rusya Federasyonu Kanunu "Elektronik İmza Hakkında". 27 Temmuz 2006 tarih ve 149-FZ sayılı Rusya Federasyonu Kanunu "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilginin Korunması Hakkında". Rusya Federasyonu Kodları.

Rusya Federasyonu Hükümeti'nin kararnameleri ve emirleri, federal ve bölgesel programlar, kavramlar. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 06 Eylül 2012 tarih ve 890 sayılı Kararı "Kamu makamlarında elektronik belge yönetimini iyileştirmeye yönelik tedbirler hakkında." Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 22 Eylül 2009 tarih ve 754 sayılı Kararı "Bölümler arası elektronik belge yönetimi sistemine ilişkin Yönetmeliğin onaylanması hakkında". Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 07 Eylül 2011 tarih ve 751 sayılı Kararı "Federal Yürütme Organlarında Evrak Kurallarında Değişiklik Yapılması Hakkında". Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 15 Haziran 2009 tarih ve 477 sayılı Kararı “Federal yürütme organlarında ofis çalışmalarına ilişkin Kuralların onaylanması hakkında”. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 25 Aralık 2007 tarih ve 931 sayılı Kararı "Vatandaşlara ve kuruluşlara kamu hizmetlerinin sağlanmasında devlet kurumları ile yerel yönetimler arasında bilgi etkileşiminin sağlanmasına yönelik bazı önlemler hakkında." Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 28 Ocak 2002 tarih ve 65 sayılı Kararı “Federal hedef programı “Elektronik Rusya (2002-2010)” hakkında (15 Ağustos 2006 tarihli ve eklenmiş şekliyle). Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 20 Ekim 2010 tarih ve 1815 sayılı Kararı “Rusya Federasyonu “Bilgi Toplumu (2011-2020) Devlet Programı Hakkında”. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 17 Aralık 2010 tarih ve 2299-r sayılı Kararı "Federal yürütme organlarının ve federal bütçe kurumlarının özgür yazılım kullanımına geçiş planı hakkında." 12 Şubat Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi

2011 No. 176-r "Federal yürütme organlarının iç faaliyetleri düzenlerken kağıtsız belge yönetimine geçişine ilişkin eylem planının onaylanması üzerine." Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 6 Mayıs 2008 tarih ve 632-r sayılı Kararı “2010 yılına kadar Rusya Federasyonu'nda elektronik hükümetin oluşumuna ilişkin Konseptin onaylanması hakkında”. Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 17 Temmuz 2006 tarih ve 1024-r sayılı Kararı "2010'a Kadar Bölgesel Bilgilendirme Kavramı Hakkında". Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 27 Eylül 2004 tarih ve 1244-r sayılı Kararı "Federal hükümet organlarının faaliyetlerinde bilgi teknolojilerinin 2010 yılına kadar kullanılmasına ilişkin Konsept Hakkında".

Rusya Federasyonu'nda Bilgi Toplumunun Geliştirilmesi Stratejisi (Rusya Federasyonu Başkanı V. Putin tarafından 7 Şubat 2008, No. Pr - 212'de onaylanmıştır).

Rusya Federasyonu Başkanı'na bağlı Bilgi Güvenliği Konseyi.

Normatif-metodik belgeler ve standartlar. GOST34.03-90. "Bilgi Teknolojisi. Otomatik sistemler için bir dizi standart: Otomatik sistemler: Terimler ve tanımlar, GOST 34.601-90. "Bilgi Teknolojisi. Otomatik sistemler için bir dizi standart: Otomatik sistemler: Yaratılış aşamaları. Uluslararası ISO standartları (GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. Doküman yönetimi. Genel gereksinimler"; GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. Doküman yönetimi süreçleri. Dokümanlar için meta veriler. Bölüm 1) temel alınarak geliştirilen ulusal standartlar . İlkeler”), GOST R ISO/IEC 26300-2010 “Bilgi teknolojisi. Ofis uygulamaları için Açık Belge biçimi (OpenDocument) v. 1,0" ve diğerleri.

Uluslararası ISO ve IEC standartları. (ISO 26300, ISO 29500, ISO 19005, ISO 16175, ISO 13008, ISO 13028, ISO 30300 serisi, IEC 82045, vb.); MoReq 2, MoReq 10, vb.

Herhangi bir organizasyondaki yönetim faaliyeti aynı zamanda bilginin işlenmesine ve yeni bilgilerin üretilmesine de dayanmaktadır, bu da bize ilk verileri etkili bilgiye dönüştürmek için bir teknolojinin varlığından bahsetmemize olanak tanır. Bireysel iş yerlerinin bilgisayarlarla donatılması, taslak belge oluşturma ve düzenleme sürecini hızlandırmasına, hata sayısını azaltmasına ve bilgisayar çıktılarının genel görünümünü daktiloya göre iyileştirmesine rağmen istenen sonuçları getirmedi.

Okul öncesi eğitim kurumlarının bilgisayarlaştırılmasının bu aşamasında en önemlileri şunlardır: iş istasyonu yazılımı.

Herhangi bir bilgisayarın yazılımı sistem ve uygulamaya ayrılmıştır.

Sistem yazılımı bilgisayar sistemlerinin çalışmasını sağlamak için tasarlanmıştır. Onlar içerir:

• test, teşhis ve anti-virüs programları;
• İŞLETİM SİSTEMİ;
• komut dosyası kabukları.

Bunlar genel amaçlı yazılım araçlarıdır; yukarıdaki tüm yazılım araçlarının bunlara entegrasyonu da dahil olmak üzere, gelecek nesil işletim sistemlerinin yeteneklerini genişletme eğiliminin olduğu unutulmamalıdır.

Arasında uygulamalı yazılım Yönetim faaliyetlerine yönelik dokümantasyon desteğinin bilgisayarlaştırılması için gerekli olup, şunları ayırt edebiliriz:

• metin belgeleri hazırlama sistemleri;
• kişisel bilgi sistemleri;
• Veritabanı Yönetim Sistemleri;
• metin tanıma programları;
• programlardan dış ortama çıkmak;
• finansal ve ekonomik bilgilerin işlenmesine yönelik sistemler;

• sunum hazırlama sistemleri;
• proje yönetim sistemleri;
• uzman sistemler ve karar destek sistemleri;
• Akıllı tasarım sistemleri ve kontrol sistemlerinin iyileştirilmesi.

Metin belgeleri hazırlama sistemleri Yönetim belgelerinin üretim teknolojisini ve metin niteliğindeki çeşitli bilgi materyallerini düzenlemek için tasarlanmıştır. Yeteneklerine göre metin editörlerine ayrılırlar; kelime işlemcileri; masaüstü yayıncılık sistemleri.

Metin editörü (metin editörü), herhangi bir sembolik metnin girişini, değiştirilmesini ve kaydedilmesini sağlar, ancak esas olarak formatlama gerektirmeyen programların metinlerini hazırlamak için tasarlanmıştır; metin öğelerinin düzeninin, yazı tipi değişikliklerinin vb. otomatik olarak dönüştürülmesi.

Bir belgeyi niteliksel düzeyde hazırlamak ve yazdırmak için bir metin düzenleyicinin kullanılması, elektrikli bir daktilo kullanımına karşılık gelir; ancak tekrarlama kolaylığı, elektronik bellekte saklanan bir boşluktan yazdırma ve her iki yazım hatasını düzeltme olasılığı nedeniyle daha verimlidir. ve yeni parçalar ekleyerek veya silerek metni kısmen işlemek.

Mevcut birçok editör programından Norton Editor, Side Kick, Brief, çok işlevli, çok pencereli Multi-Edit editörü, Turbo sistem editörleri seçilebilir.

Kelime işlemcilerin en önemli özelliklerinden biri, kağıt belgenin ekrandaki kopya görüntüsüyle tam olarak örtüşmesidir. Bir kelime işlemci seçiminde önemli bir rol, kullanılan bellek miktarı ve diğer yazılım ürünleriyle entegrasyon tarafından oynanır. Her kullanıcının bir belge üzerinde kendi çalışma tarzı vardır (bu, bir kullanıcı grubu için uygundur, diğeri için bir engeldir). Bu nedenle, belge geliştiricisi için en çekici olanı, arayüzü zevklerinize ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmenin mümkün olduğu programlardır.

Kelime işlemciler, metin girmeyi ve metni basılı biçimde sunmayı kolaylaştırmak için tasarlanmış özel özelliklere sahiptir. Kelime işlemcinin ve metnin yazdırılması gereken yazıcının ön konfigürasyonu aşağıdakilere olanak sağlayacaktır:

• Ekranda sayfanın belirli bir görünümünü sağlayan metni görüntülemek, yazdırmadan sonra metnin kağıt üzerindeki gerçek konumu hakkında fikir vermek;
• paragraf girintileri, başlıklar, çeşitli metin öğeleri için yazı tipi ve boyutu, satır aralığı, metin sütunlarının sayısı, dipnotların konumu ve numaralandırılması vb. gibi önceden ayarlanmış parametreler;
• eşanlamlıları seçerken otomatik olarak yazım denetimi yapın ve ipuçları alın;
• tabloları ve formülleri görüntüleme ve düzenleme;
• metni baskıya hazırlama sürecinde belgeleri birleştirmek;
• otomatik olarak bir içindekiler tablosu ve alfabetik referans oluşturur.

Ancak hemen hemen tüm kelime işlemciler (ve bunların sürümleri), metni temsil etmek için benzersiz bir veri yapısına sahiptir; bu, belgenin yapısını tanımlayan metne ek bilgilerin dahil edilmesi ihtiyacıyla açıklanmaktadır. Bu nedenle, tek bir kelime işlemciyle hazırlanan metinler çoğu zaman okunamamakta ve bu nedenle başkaları tarafından düzenlenebilmekte ve yazılabilmektedir. Nokta vuruşlu dahil her türlü yazıcıda yazdırma yapılabilir.

Metin belgelerinin bir kelime işlemci ortamından diğerine aktarılırken uyumluluğunu sağlamak için, belgenin kelime işlemci alıcısı biçiminde bir çıktı dosyası sağlayan özel yazılım dönüştürücüler kurmak gerekir.

Kitaplar da dahil olmak üzere karmaşık ve büyük belgeleri hazırlamanıza ve yazdırmanıza olanak tanıyan kelime işlemciler şunları içerir: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon, vb. Ancak çoğu ofis için Word ve WordPerfect sistemlerine ihtiyaç yoktur: karmaşıktırlar, içerirler talep edilmemiş birçok fırsat.

İkinci kelime işlemci grubu önemli ölçüde daha az özelliğe sahiptir, ancak kullanımı daha kolaydır, daha hızlıdır ve daha az bellek gerektirir, kullanımı daha kolaydır. Bunlar Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word'ü içerir. Ancak Microsoft Word, 6.0, 97, 2000, 2002 sürümleri, Rus ofisleri için fiili standart haline geldi.

Masaüstü yayınevleri basım kurallarına uygun ve tipografik kalitede metinler hazırlar. Masaüstü yayınevleri aslında bir düzen tasarımcısının aracıdır ve belge oluşturmaktan çok çeşitli baskı efektlerini uygulamaya yöneliktir. Metni kolayca değiştirmenize, sayfa formatlarını değiştirmenize, girinti boyutlarını değiştirmenize ve farklı yazı tiplerini birleştirmenize olanak tanır. Masaüstü yayıncıların hazırladığı metinler yalnızca lazer yazıcılarda basılmaktadır.

Profesyonel düzeydeki sistemler arasında Windows için QuarkXPress, Windows için FrameMaker ve Windows için PageMaker bulunur. Kullanımı zor "masaüstü yazdırma" konusunda ustalaşmak, yalnızca ara sıra güzel bir kartpostal, mektup veya duyuru hazırlamaya ihtiyaç duyanlar için pek uygun değildir.

Microsoft Publisher, PageplusWindows sistemleri için endüstriyel baskı ürünlerine yönelik değildir. Küçük bir şirkette renkli belgelerin çoğaltılması için ara sıra kullanılırlar. Çalışma zamanının yalnızca bir kısmını yayınlamaya ayıran kullanıcıya yöneliktirler.

Metin hazırlama sistemlerinin önerilen sınıflandırması büyük ölçüde koşulludur, çünkü sınıflar arasındaki sınırları bulanıklaştıran yeni geliştirilmiş sürümler ortaya çıkar.

Kişisel bilgi sistemleri bir yönetici çalışanın işyerine bilgi hizmeti sağlamak ve özünde bir sekreter veya elektronik organizatörün işlevlerini yerine getirmek için tasarlanmıştır:

• planlanan olayların başlangıcını zamanında hatırlatma imkanı ile çeşitli zaman seviyelerinde kişisel zamanın planlanması;
• gerekli bilgilerin otomatik olarak seçilmesi imkanı ile kişisel veya diğer dosya dolaplarının bakımı;
• telefon konuşmalarının kaydedilmesi ve çok işlevli telefon setlerine özgü işlevlerin yerine getirilmesiyle telefon hatları üzerinden bağlantı;
• çeşitli kişisel bilgilerin saklanması için kişisel bilgi defterlerinin bakımı.

Veritabanı Yönetim Sistemleri Büyük veri dizilerini oluşturmak, depolamak ve işlemek için tasarlanmıştır. Bu sınıfın farklı sistemleri, veri depolamayı organize etme ve arama isteklerini işleme alma yöntemlerinin yanı sıra veritabanında depolanan bilgilerin doğası bakımından da farklılık gösterir. Bu sistemler hem kişisel bilgisayarda hem de bilgisayar ağında çalışırken çalışır.

Finansal ve ekonomik bilgilerin işlenmesine yönelik sistemlerÇeşitli üretim, ekonomik ve finansal olguları ve nesneleri karakterize eden sayısal verilerin işlenmesi ve ilgili yönetim belgelerinin, bilgilerinin ve analitik materyallerin derlenmesi için tasarlanmıştır. Bunlar şunları içerir:

• evrensel elektronik tablo işlemcileri;
• özel muhasebe programları;
• Finansal ve ekonomik analiz ve planlamaya yönelik özel programlar.

Elektronik tablo işlemcisi herhangi bir entegre ofis paketinin veya sisteminin zorunlu bir bileşenidir:

• Corel'den Corel Office Professional;
• Corel'den Windows için Word Perfect Suite;
• Microsoft Windows için Çalışır;
• Microsoft'tan MAC için MS Office;
• Windows için Microsoft Office Profesyoneli;
• Lotus'tan Win için SmartSuite.

Windows işletim sisteminin gelişiyle birlikte, bu ortamda çalışmaya yönelik elektronik tablo işlemcilerinin sürümleri geliştirildi: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Sunum hazırlama sistemleri sunumlarda, iş görüşmelerinde, konferanslarda gösterim amaçlı kullanılan grafik ve metin materyallerinin hazırlanması için tasarlanmıştır. Sunum hazırlamak için modern teknolojiler, geleneksel grafiklere ve video ve ses bilgilerinin metinlerine bağlantı ile karakterize edilir ve bu da hipermedya teknolojilerinin uygulanması hakkında konuşmamızı sağlar.

Günümüzde yukarıdaki programlar nadiren birbirinden ayrı olarak değerlendirilmektedir. Hepsi entegre ofis paketlerinin bir parçasıdır. Paket, metin belgeleri hazırlama sistemine ek olarak bir elektronik tablo, bir sunum grafik programı ve bir veritabanı yönetim sistemi (DBMS), kişisel bir planlayıcı vb. içerir.

Örneğin, WordPerfect kelime işlemcisi şu anda bağımsız bir ürün olarak satılmamakta, yalnızca Corel Office Professional paketinin bir parçası olarak satılmaktadır. Uygulama yazılımı pazarına üç şirket hakimdir: Microsoft, Corel ve Lotus. Hepsi genel yasalara göre gelişir. Her şeyden önce, tam bir birleşmedir: ortak bir kullanıcı arayüzü ve dosyaları yönetme, düzenleme, biçimlendirme, yazdırma, e-postayla çalışma ve yardım sistemi ipuçlarını arama, küresel bilgisayar ağı İnternet ile entegrasyon gibi tipik görevleri çözmeye yönelik tek tip yaklaşımlar .

Uygulama sistemi programları ekip çalışmasına yönelik araçlarla donatılmıştır: temel türlerdeki belgeleri İnternet için HTML formatında düzenlemek ve kaydetmek için araçlara sahiptirler.

Metin belgelerinin hazırlanmasına yönelik ofis sistemleri, düzeltmelerin işaretlenmesi, izlenmesi ve düzenlenmesi için araçlar sağlar; bu, yazar ekibinin görüşlerini dikkate alma sürecini büyük ölçüde basitleştirir. Bir belgeyi değiştirmeden yorum yapmak için notlar mevcuttur. Doğrudan metinde değişiklik yapmak için, metnin veya grafiklerin belgede nereye eklendiğini, silindiğini veya taşındığını takip etmenize olanak tanıyan bir düzeltme kayıt modu vardır. İşbirliği özellikleri arasında sürüm takibi ve yazarın adının ve değişikliklerin yapıldığı tarihin yer aldığı açılır pencereler bulunur.

Bir bilgisayar ortak bir ağa bağlandığında, e-posta ve posta listesi tüm muhabirlere bilgi ulaştırmayı mümkün kılar. Çoğu modern posta sisteminde yerleşik olan iade alındı ​​özelliği, bilginin gerçekte alındığı zamanı kontrol etmenize ve uygun eylemi izlemenize olanak tanır.

Belgeye erişimi olan kişilerin çevresini ve her birinin değişiklik yapma haklarını kısıtlamak mümkündür: belge salt okunur olabilir, belgenin başka bir adla kaydedilmesi veya değiştirilmesi yasaklanabilir. stiller veya tam tersine kullanıcıya tam erişim hakları verilebilir.

Dolayısıyla, Microsoft Office XP'nin genişletilmiş sürümü, Microsoft World kelime işlemcisine ek olarak şunları içerir:

• elektronik tablo - Excel;
• veritabanı yönetim sistemi - Erişim;
• kişisel planlayıcı - Outlook;
• sunum aracı - Power Point;
• e-posta sistemi - Outlook Express;
• web sayfası oluşturma aracı - Ön Sayfa;
• fotoğraf işleme aracı - Fotoğraf Düzenleyici.

Proje Yönetim Sistemleri Karmaşık araştırma ve tasarım ve inşaat işlerinin uygulanmasında çeşitli türlerdeki (malzeme, teknik, mali, personel, bilgi) kaynakların planlanması ve yönetilmesi için tasarlanmıştır.

Uzman sistemler ve karar destek sistemleri Ekonomik ve matematiksel modellemenin kullanımına ve yapay zeka ilkelerine dayalı olarak yönetsel karar alma süreçlerinin bilgi desteğine yönelik teknolojileri uygulamak üzere tasarlanmıştır.

Akıllı Tasarım ve Kontrol İyileştirme Sistemleri CASE teknolojilerini (Bilgisayar Yardım Sistemi Mühendisliği) kullanmak üzere tasarlanmış olup, organizasyonel yönetim sistemlerinin oluşturulması ve iyileştirilmesi için tasarım çözümlerinin otomatik olarak geliştirilmesine odaklanmıştır.

Tüm modern ofis paketleri ve işletim sistemleri bir ağ konfigürasyonunda çalışacak şekilde uyarlanmıştır; bilgi teknolojisi, otomatik iş istasyonlarının yerini almıştır.

Bilgi Teknolojisi- teknik araçların kullanımına dayalı olarak bilgilerin toplanması, iletilmesi, biriktirilmesi, işlenmesi, saklanması, sunulması ve kullanılmasına yönelik yöntemler ve yöntemler sistemidir.

Her özel bilgi süreci, kendi teknik tabanını, teknik bir yönetim sistemini - bilgisayar teknolojisi için bunlar yazılım araçlarıdır - ve organizasyonel ve metodolojik desteği - kuralları, talimatları kullanan ayrı bir teknoloji tarafından uygulanabilir.

Ancak yönetim faaliyeti, karar verme sürecinin bireysel aşamalarının sırasına ve içeriğine uygun olarak listelenen bilgi teknolojileri türlerinin neredeyse tamamının uygulanmasına dayanmaktadır. Bu nedenle, yönetim faaliyetleri için modern bilgi teknolojileri, temeli bilgisayar teknolojisi olan tek bir teknik kompleks temelinde çeşitli bilgi süreçlerinin entegre kullanımına dayanmaktadır. Bu bakımdan modern veya yeni bilgi teknolojilerinin yalnızca bilgisayar teknolojileri olarak anlaşılması tam olarak doğru değildir.

Şu anda, çalışma sürecinde optimize edilen yapısal bir insan-makine kontrol ünitesinden bahsediyoruz: kullanıcı tarafından çözülen görevlerin yapılandırılması ve bilgi tabanının yenilenmesi nedeniyle bilgisayarların yetenekleri genişliyor ve kullanıcının yetenekleri - daha önce ekonomik veya teknik nedenlerden dolayı bilgisayara aktarılması uygun olmayan görevlerin otomatikleştirilmesi.

Modern ofis bilgi teknolojileri hem kişisel hem de kurumsal bilgisayarlara dayanmaktadır.

Kişisel bilgisayarlar, tüm kaynakları tamamen bir yönetici çalışanın bir işyerinin faaliyetini sağlamayı amaçlayan bilgi işlem sistemleridir. Bu, IBM PC ve bunlarla uyumlu kişisel bilgisayarların yanı sıra Apple'ın Macintosh bilgisayarlarını içeren en çok sayıda bilgisayar teknolojisi sınıfıdır.

Kurumsal bilgisayarlar, çok sayıda iş istasyonunun minimum donanıma sahip olduğu, önemli bilgi kaynaklarına sahip yüksek bilgi işlem gücüne sahip merkezi bir birime sahip çok kullanıcılı bilgi işlem sistemleridir: video terminali, klavye, konumlandırma cihazı, yazdırma cihazı.

Kurumsal bilgisayar kullanımının modern alanı, büyük finansal ve endüstriyel kuruluşlarda yönetim faaliyetleri için bilgi teknolojilerinin uygulanması, aynı işlev içinde çok sayıda kullanıcıya hizmet veren çeşitli bilgi sistemlerinin organizasyonu: döviz ve bankacılık sistemleri, bilet rezervasyonu ve satışı nüfusa ulaşım hizmetleri sağlamak vb. P.

Günümüzde bilgisayarları ve işyerlerini çeşitli büyüklükteki bilgisayar ağlarında birleştirme eğilimi hakimdir ve bu, bilgi teknolojilerinin en verimli şekilde uygulanması için kaynakların entegre edilmesine olanak tanır, çünkü kişisel bilgisayarlar aynı zamanda kurumsal bir bilgisayarın merkezi ünitesine bağlı işyerleri olarak da kullanılabilir.

Bilgisayar bilgi teknolojileri ile daha önce var olanlar arasındaki temel fark, yalnızca bilginin biçimini veya konumunu değiştirme işlemlerinin otomatikleştirilmesinde değil, aynı zamanda içeriğinin de değiştirilmesinde yatmaktadır.

Modern bilgi teknolojilerinin yönetim faaliyetlerinde uygulanmasını geliştirmek için iki strateji vardır.

Birincisi, bilgi teknolojisinin mevcut haliyle organizasyon yapısına uyum sağlaması ve mevcut çalışma yöntemlerinin modernleştirilmesidir:

işler rasyonelleştirilir, işlevler teknik çalışanlar ve uzmanlar arasında ikincisi lehine yeniden dağıtılır;

bilgi toplama ve işleme işlevlerinin - karar verme işleviyle birlikte belgelerin fiziksel akışı - bilgi akışında bir optimizasyon vardır;

iletişim sorunları hala ikincil bir rol oynamaktadır.

İkincisi, organizasyon yapısının, bilgi teknolojisinin en büyük etkiye sahip olacağı şekilde modernleştirilmesidir:

ana strateji, iletişimin gelişimini ve daha önce ekonomik olarak mümkün olmayan yeni organizasyonel ilişkilerin gelişimini en üst düzeye çıkarmaktır;

yeni işler getiriliyor, eski pozisyonlar ortadan kaldırılıyor, şirketin neredeyse tüm çalışanları arasında öngörülen görev dağılımı gerçekleştirildi;

dokümantasyon desteğinin organizasyonu için yeni düzenleyici ve metodolojik destek geliştirilmekte, çalışanların yeni teknolojilerle çalışma konusunda sürekli olarak yeniden eğitilmeleri gerçekleştirilmektedir;

organizasyon yapısının verimliliği artar, çünkü elektronik veri arşivleri yeniden dağıtılır, kanallar arasında dolaşan belgesel bilgilerin hacmi, her yönetim seviyesi ile çözülmesi gereken görev hacmi arasında bir denge sağlamak için azaltılır.

Dolayısıyla, ilk strateji organizasyondaki mevcut yapıya ve mevcut ilişkilere odaklanırken, uygulamadan kaynaklanan risk derecesi en aza indirilir, maliyetler minimum düzeydedir ve organizasyon yapısı rasyonelleştirilmemiştir; ikincisi, sistemin verilen parametrelerde, ancak insan faktörünü hesaba katmadan, kesinlikle bilgi ihtiyaçlarına uygun olarak genişlediği gelecekteki yapıya. Her durumda, bilgisayar teknolojisinin kullanımına yönelik yaklaşım değişiyor: işyerlerinin donatılmasının temeli haline geliyor. Kullanılan yazılımın evrenselliği nedeniyle bilgi sistemleri ve süreçlerinin teknolojik, metodolojik ve organizasyonel entegrasyonu söz konusudur.

Yönetimin belgesel desteğinin otomasyonu için entegre sistemlerin oluşturulması ve uygulanması, aşağıdaki hedeflere ulaşılmasını sağlar:

belge işleme alanında:

• belgelerle çalışmanın verimliliğinin ve kalitesinin iyileştirilmesini sağlamak, iş akışını kolaylaştırmak, yürütme üzerinde kontrolü sağlamak;
• geleneksel kağıt iş akışından elektronik kağıtsız teknolojiye geçiş için koşulların yaratılması;
• belgelerle anlamlı ve anlamsal çalışmalar için entelektüel üretken emeğin payının arttırılması ve rutin işlemler için işçilik maliyetlerinin azaltılması için gerekli koşulların yaratılması;
• kuruluşta oluşturulan belgelerin kalitesinin iyileştirilmesini sağlamak;
• belgeyle ilgili bilgilerin çeşitli çalışma alanlarında girilmesiyle ilgili çalışmaların tekrarının ortadan kaldırılması;

yürütme kontrolü alanında:

• Belgelerin alındığı veya oluşturulduğu andan, durumda gönderme veya işleme işleminin tamamlanmasına kadar kuruluşun bölümlerindeki belgelerin geçişinin otomatik kontrolünün sağlanması, çalışanların ve yönetimin alınan ve oluşturulan belgeler hakkında zamanında bilgilendirilmesi, belge kaybı;
• belgelerin zamanında yürütülmesi, en yüksek devlet gücü ve idare organlarından gelen talimatlar, kuruluşun yönetiminden gelen talimatlar ve talimatlar, yürütme durumu ve herhangi bir belgenin yeri hakkında bilgilerin anında alınması üzerinde otomatik proaktif kontrolün sağlanması;
• belgelerin geçiş ve infaz sürelerinin azaltılması;

bilgiye erişimin organizasyonu alanında:

• elektronik ortamda hazırlanan belge metinlerinin ve bunların grafik görüntülerinin ve ilgili tüm materyallerin (belgelerin kayıt kartları, kararlar, eşlik eden belgeler) merkezi olarak depolanmasının sağlanması ve bir konuyla ilgili belgelerin mantıksal olarak bağlanmasını organize etme imkanı ve çevrimiçi tematik sahne setine göre belgelerin aranması (seçimi).

Okul öncesi eğitim kurumlarına yazılım otomasyon sisteminin getirilmesi, kurumun tüm departmanlarını kapsayan tek bir sistem için donanım ve yazılım temeli oluşturmalıdır. Aşağıdaki hedeflere ulaşılması bekleniyor:

• kuruluşun bölümlerindeki belgelerle bireysel ve ortak çalışma için tek bir prosedür;
• kuruluşun bölümleri arasında elektronik belge akışlarının birleştirilmesi;
• Tüm kuruluşlar için ortak olan belgelerin indekslenmesi (numaralandırılması) sisteminin kullanılması, ortak referans kitapları sınıflandırıcıları (kuruluşların listesi, vakaların isimlendirilmesi gibi), belgelerin tek bir kayıt ve kontrol kartı (RCC) biçimi vb. .;
• yönetim belgelerinin birleştirilmesinin sağlanması ve tek tip belge formlarının ve türlerinin sayısının azaltılması.

Şu anda ofis otomasyonu ve iş akışı alanındaki yazılım sistemleri pazarı aşağıdaki özelliklerle karakterize edilmektedir:

1. Satış yapan firmaların ortak bir terminolojisi yoktur ve birçoğunun ürünlerine ilişkin net bir konumlandırması yoktur.
2. Reklam kitapçıklarında yer alan bilgileri anlamak zor olduğundan, kuruluşlar genellikle şu veya bu sistemin ne yapıp ne yapamayacağına dair bir anlayışa sahip değildir: bu tür açıklamalarda çok az teknik bilgi vardır ve verilenler her zaman işin yararlarını vurgulamaz. reklamı yapılan yazılım ürününün.
3. İşletmelerde belge yönetimi desteğinin otomasyonu açısından ne yapılması gerektiği konusunda net bir anlayış mevcut değildir.

Stratejinin ilk versiyonunu uygulayan yazılım sistemleri Rus teknolojisini ihlal etmiyor, kamu kurumlarında kullanıma odaklanıyor ve belirli bir organizasyonda benimsenen tüm ofis çalışma geleneklerini ve normlarını koruyor. Bu tür sistemlerin görevi, kağıt iş akışına destek sağlamak, rutin belge işleme operasyonlarının karmaşıklığını azaltmaktır. Bu tür sistemler, belgeleri kişisel bir bilgisayarda işleyerek geleneksel ofis ve iş akışı süreçlerinin kapsamını önemli ölçüde genişletebilir. Bu yöndeki sistemler, kağıttan kağıtsız belgelere kademeli geçiş için bir tür "köprü" dur. Bu teknolojinin otomasyon sistemleri şunları içerir: "İşletme"; "1C: Kurumsal" vb.

Batı teknolojisi yazılım ürünlerinin ana özelliği, iş akışı süreçlerinin modellenmesi ve bu bilgi sistemi modellerine göre uyarlanmasıdır. Bu stratejinin anahtarındaki gelişmeler, elektronik belgelerin ve kullanıcıların toplu çalışma araçlarının mümkün olan en iyi şekilde kullanılmasına, iş akışındaki ara bağlantıların ortadan kaldırılmasına ve belgelerle çalışmak için yeni teknolojilerin geliştirilmesine odaklanmaktadır. Belgelerin kuruluş içindeki, bölümlerindeki ve çalışanlarındaki hareket yolları sistem yöneticisi tarafından oluşturulur.

Sistemi kuruluşun belirli süreçlerine uyarlarken, çalışanların kişisel bilgisayarlarına yalnızca gerekli işlevsel bileşenler kurularak, her çalışanın kuruluşun iş akışındaki rolüne uygun olarak belirli bir dizi görevi çözmelerine olanak tanır.

Bu alandaki sistemler şunları içerir:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Personel Donanımı (Personel Donanımı PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

Ofis Medya sistemi (Lotus Notes);

bir dizi program "Ofis işi" (Lotus Notes);

Cinderella-Cabinet sistemi (Lotus Notes);

JSC Vest (DocsOpen) çözümleri;

Optima sistemi (MS Exchange, MS SQL);

CJSC "Elektronik Ofis Sistemleri" nin "Delo" sistemi, geleneksel yerli teknolojilere dayalı ofis çalışmalarını otomatikleştirmek ve devlet kuruluşlarının yönetim faaliyetlerine belge desteği sağlamak için tasarlanmıştır.

Delo sistemi aşağıdaki özellikleri sağlar:

• ofis operasyonlarının tüm aşamalarını ve kurum ve kuruluşların ana fonksiyonel süreçlerine ilişkin çalışma sonuçlarını takip etmek;
• Belgeyle ilgili bilgilerin girildiği bir kayıt kartı oluşturularak vatandaşlardan gelen mektuplar ve itirazlar da dahil olmak üzere tüm gelen yazışmaların birleşik kaydı ve ardından yazışmaların yönetim ve yapısal bölümler tarafından değerlendirilmek üzere gönderilmesi. Hem dışarıdan alınan belgeler hem de bölümler içinde oluşturulan belgeler kayıt altına alınır. Bunlar arasında gelen, giden belgeler, vatandaşların itirazları;
• tekrarlananlar da dahil olmak üzere karar metinlerinin girilmesi ve bunların uygulayıcılarının atanması;
• kullanıcı-yürütücülerin işyerlerine karar ve belgelerin gönderilmesi;
• uygulayıcıların belge hakkındaki raporlarını sorumlu uygulayıcılara ve (veya) karar yazarlarına göndermek;
• belgelerin ve ilgili kararların kağıt orijinallerinin ve basılı kopyalarının hareketi, performans raporları, belgelerin onaylanması (onaylanması) dahil olmak üzere kuruluş içindeki belgelerin hareketinin (belge akışı) kaydı;
• talimatların, kurum ve kuruluşların itirazlarının, yönetimin karar ve talimatlarının zamanında yerine getirilmesinin izlenmesi; belgelerin yürütülmesinin doğruluğunun ve zamanındalığının doğrulanması;
• ofis yönetim sisteminde kayıtlı dokümanların çeşitli kriterlere göre konsolidasyonu ve gruplandırılması;
• belgelerin yürütülmesini izleme, referans ve analitik çalışma yürütme işlevlerini yerine getirmek için bir dizi kayıt kartı ve karar detayı üzerinde arama yapmak;
• belge dağıtım kayıtlarının oluşturulmasıyla giden belgelerin alıcılara gönderilmesine ilişkin bilgilerin girilmesi;
• yönetime sunulmak üzere bilgi materyalleri, özetler ve raporlar elde etmek;
• geleneksel ofis teknolojisiyle uyumluluğun sağlanması için istatistik sertifikalarının ve raporların yanı sıra kayıt kartlarının alınması ve yazdırılması;
• belgelerin elektronik görüntülerinin saklanması;
• organizasyonda kabul edilen davaların isimlendirmesine uygun olarak davaya ilişkin belgelerin yazılması ve gerekirse davadan çıkarılması;
• Kayıt kartları ve çözünürlüklerle yapılan çalışmalar da dahil olmak üzere kullanıcının çalışmasının sistemle kaydedilmesi.

Sistem "BOSS Referansı" by IT Co., grup çalışması destek sistemlerine yönelik bir tasarım aracı olan ve bu alanda standart sayılabilecek Lotus Development Corporation'ın Lotus Notes ürününü temel almaktadır. Lotus Notes ortamı ve onun temelinde oluşturulan uygulamalar, büyük kuruluşlar için birleşik bir belge yönetim sisteminin temel gereksinimlerini ve özellikle aşağıdakileri karşılar:

Her türlü belgenin muhasebe işlemleri. Veritabanları hemen hemen her türlü bilgiyi depolayabilir ve belgelerin dahili yollarla geçişinin muhasebesini ve kontrolünü düzenleyebilir. Sistem, hem resmi ayrıntılar hem de belgelerin içeriği dahil olmak üzere, belgelerin kaydedilmesi için çeşitli formların oluşturulmasını sağlar. Gerekirse belgenin gerçek içeriği, taranmış kağıt belgenin görüntüsü de dahil olmak üzere ayrı bir veritabanında saklanabilir;

sayı benzersizliği. Sistem, dağıtılmış bir bilgisayar ağı da dahil olmak üzere belgelere benzersiz numaralar atama yeteneğine sahiptir;

belgenin metniyle çalışma desteği. Gömme mekanizmasını ve nesne bağlamayı destekleyen diğer kelime işlemcilerde (Microsoft Word, Word Pro vb.) hazırlanan belge dosyalarının yanı sıra elektronik tablo ve grafik paketlerine de dahil etmek mümkündür. Notes, tam metin arama araçlarını ve güçlü bir kalıp oluşturma sorgu oluşturucuyu içerir;

belgelerin tutarlılığı. Bir Notes belgesi, diğer veritabanlarında saklananlar da dahil olmak üzere diğer Notes belgelerine sınırsız sayıda bağlantı içerebilir;

Diğer alt sistemlerle tutarlılık. Notes sistemi, uzantı araçlarıyla birlikte, başta posta olmak üzere diğer bilgi alt sistemleriyle ve ilişkisel veritabanlarıyla çalışan sistemlerle entegrasyon yeteneği sağlar;

dağıtılmış iş akışı. Notes, tek bir kişisel bilgisayardan, her biri birkaç yüz kullanıcıya bağlanabilen düzinelerce sunucuya sahip sistemlere kadar oldukça ölçeklenebilir bir sistemdir. Her sunucu birden fazla veritabanını barındırabilir. Gerekli bilgiler bu veritabanları arasında dağıtılır ve tüm kullanıcılar için gerekli bilgiler periyodik olarak senkronize edilir;

Erişim sınırlaması. Veri koruması her düzeyde uygulanır: sunucu, veritabanı, form, belge, belge bölümü ve bireysel alan. Bir iletişim oturumu kurulduğunda kullanıcının kimliğinin doğrulanması gerekir. Elektronik imza ve veri şifreleme desteklenmektedir.

Yönetim için dokümantasyon desteğinin az çok tam otomasyonu ve bunların kurulumu için belirli bir yazılım ürünleri (sistemleri) paketinin seçimi şu anda düzenlenmemiştir. Maddi, finansal ve diğer yeteneklerine bağlı olarak, her kuruluşun kendisi bunları ofis yazılımı ürünleri ve hizmetleri pazarından satın alır. Mevcut modele ciddi bir çalışma ve aşinalık olmadan, reklam açıklamalarına dayanarak, listelenen sistemlerin her birinin yönetim için dokümantasyon desteğinin düzenlenmesi alanında avantajlarını ve dezavantajlarını bulmak zordur.

Belirli bir kuruluş için, sistemlerin tüketici özelliklerinin tamamı değil, yalnızca bazıları önemlidir. İstenilen bir özelliğin varlığı veya yokluğu, sistem seçiminde ana kriter haline gelebilir. Öte yandan, tüm sistemlerin geliştiricileri onları geliştirmek için sürekli çalışmaktadır ve her biri önceki sürümlerde bulunmayan belirli özelliklere sahip olabilir.

Dokümantasyon yönetimi desteğinin otomasyonu için çeşitli yazılım ürünlerinin karşılaştırılması sonuçları görecelidir ve belirli bir sistemin mutlak avantajlarını ve dezavantajlarını gösteremez. Bu nedenle bir otomasyon sistemi seçerken şunları yapmalısınız:

• reklamı yapılan sistemlerin belirli bir organizasyondaki iş akışını otomatikleştirmeye uygunluğunun yanı sıra mevcut DOW süreçlerinin istenen yeniden düzenleme derinliği açısından değerlendirilmesi;
• yazılım ürünlerinde kullanılan temel bilgi teknolojilerinin, kullanım beklentileri ve yakın gelecekte okul öncesi eğitim kurumları için otomasyon teknolojilerinin genel gelişimine ilişkin tahminler dikkate alınarak değerlendirilmesi;
• Mevcut düzenleyici çerçeve çerçevesinde çalışmayı sağlamak için iş akışı otomasyon sisteminin yeteneklerinin dikkatli bir şekilde incelenmesi ve doğrulanması: belgelere yasal güç verilmesi, belgelerin saklandığı süre boyunca kayıt veritabanlarının sürdürülmesi, güvenilir bir belge ortamına zamanında çıktı verilmesi uzun ve kalıcı saklama süreleri vb.

Yönetim belgeleri, modern bir organizasyonun faaliyetinin temelidir - hemen hemen her yönetim yapısının bilgi kaynaklarının% 85'e kadarı belgelerde yoğunlaşmıştır. Bu bağlamda dokümantasyon ve iş akışı süreçleri kendi kendine yeten bir hale gelmiş ve kendi otomatik kontrol sistemlerini gerektirmektedir.

Son 10-15 yılda ofis otomasyonu, dokümanlarla çalışma alanında bir devrim yaşadı. Daha önce ofis otomasyon sistemi, esas olarak ofislerin, sekreterliklerin, arşivlerin teknik personelinin hazırlık, kayıt, hareket, yürütme kontrolü ve belge arama ile ilgili faaliyetlerini otomatikleştirmek için bir sistem olarak düşünüldüyse, şimdi yazarların kendileri derleme ve hazırlama sürecine dahil oluyorlar. Ağa bağlı bilgisayarları ve belge yürütücülerini kullanarak belge gönderme. Artık belge oluşturma anından yürütme kontrolüne ve belge arşivi ile çalışmaya kadar belgesel destek teknolojisine doğrudan katılımcılardırlar. Dokümantasyon ve iş akışı otomasyon sistemi, karar alma süreçlerinde yer alan çalışanların ve buna bağlı olarak bir bütün olarak kuruluşun faaliyetlerinin verimliliğini artırmak için belirleyici bir araç haline geldi.

Şu anda, okul öncesi eğitim kurumları için otomatik teknolojinin oluşturulmasına yönelik modern çözümler almak isteyen bir kuruluş, büyük kuruluşlar durumunda ayrı ayrı tasarlanmış bilgi sistemlerinin satın alınmasından küçük ve küçük kuruluşlar için hazır entegre sistemlere kadar oldukça geniş bir seçeneğe sahiptir. orta ölçekli kuruluşlar.

Kendilerine ofis işlerini otomatikleştirme hedefini koyan kuruluşların bir takım sorunları çözmesi gerekiyor. Bunlardan bazıları:

Kuruluşlarda, iş süreçleri teknolojisinde gerçekte neyin otomatikleştirilmesi gerektiğine dair genellikle net bir anlayış yoktur. Aynı anda ofis işlerinde bilgili ve pazarın ve yönetim için belgesel desteğin otomasyonu alanındaki yazılım sistemlerinin yeteneklerinin iyi farkında olan uzmanların eksikliği var. Reklam bilgilerinin içeriği zayıftır ve her zaman gerçeğe karşılık gelmez; ortak bir terminolojinin olmayışı, sistemin müşterisi ile üreticisi arasındaki karşılıklı anlayışı engeller;

Kuruluşun, yönetim süreçlerini ve bunları yansıtan kayıt tutma prosedürlerini kolaylaştırmak için bir dizi ciddi önlem geliştirmesi ve uygulaması gerekecektir. Sorumlulukların dağılımını, yetki devrini kolaylaştırmak, kimin hangi görevleri ve hangi düzeyde çözdüğünü açıkça belirlemek, belgelerin koordinasyonu, onaylanması ve imzalanması vb. prosedürünü belirlemek, yani son olarak yönetim sistemini optimize etmek gerekir;

Kuruluşların, okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonunu uygularken, geleneksel olarak belgeleyen uzmanların "Rus" ve "Batılı" olarak adlandırdığı iki yaklaşımdan birinin seçimine karar vermesi gerekir.

Geleneksel olarak, Rus belgelerle çalışma teknolojisi üç düzeyde hiyerarşi varsayar: kuruluşun başkanı - ofis işleri servisi - uygulayıcı. Batı gelenekleri, uygulayıcının belgeye ilişkin kişisel sorumluluğu ve buna ilişkin kararlarla ilişkilidir, bu nedenle iki hiyerarşi düzeyi içerirler: en yüksek yönetim düzeyinin başı - uygulayıcı (yönetici).

Rus geleneği, her belgenin kuruluşta göründüğü andan itibaren zorunlu olarak kaydedilmesinin yanı sıra, ayrıntılı olarak düzenlenmiş ve merkezi olarak kontrol edilen bir "arşiv öncesi" belge akışını da ima eder. Okul öncesi eğitim kurumlarının teknolojisi büyük ölçüde devlet standartlarında, talimatlarda ve kılavuzlarda yer almaktadır. Kayıt dergilerindeki veya daktiloyla yazılmış dosya dolaplarındaki belgelerle yapılan tüm çalışma kompleksi izlenir.

Batı ofis çalışmalarının gelenekleri, yöneticinin belge ve yürütülmesi konusundaki kişisel sorumluluğu ile ilişkilidir (İngilizce dilinde "belge akışı" kelimesinin kendisinin bulunmaması tipiktir). Belgelerin kaydı doğrudan yüklenici tarafından gerçekleştirilir, yürütmenin merkezi kontrolü yoktur. Geleneksel Batı belge yönetim sistemlerinde düzenlemenin konusu, halihazırda yürütülmüş olan belgelerin sistematik olarak saklanmasıdır (yurtiçi arşiv depolamasına benzer). Batı elektronik belge yönetim sistemleri kavramı bu geleneğe dayanarak oluşturulmuştur. Bu nedenle, Batı yazılım sistemlerine dayanan Rus ofis çalışmalarında elektronik belge yönetimi teknolojilerini kullanmanın zorluğu. Batılı ürünlerin yüzyıllar boyunca gelişen Rusya koşullarına uygun şekilde uyarlanması gerekmektedir.

Bir DOW otomasyon seçeneği seçerken, müşteri organizasyonunun iki sınıf belge yönetim sistemi arasında seçim yapması gerekir: İş Akışı ve Grup Yazılımı.

Her iki sistem sınıfı da ofisteki ekip çalışmasının otomatikleştirilmesine odaklanmıştır. Aynı zamanda, belirli bir kuruluşta otomatik bir sistem oluşturmak için bir metodoloji seçerken, bunun yönetim tarzına ve içinde benimsenen yönetim sistemine nasıl karşılık geldiği dikkate alınmalıdır.

Gerçek şu ki, İş Akışı tipi sistemler, tüm bir şirketin çalışmasını otomatikleştirmeye (yani, birkaç çalışma grubunun ortak çalışmasına) odaklanan, iş süreçlerinin net bir şekilde ayrılmasını destekleyen ve işi bir icracılar ağında yönlendirmeye odaklanan sistemler içerir. Doküman yönetimi açısından bu, ilgili dokümantasyonun idari aparatın çalışanları arasındaki görev dağılımına dayalı yönetim prosedürlerine sıkı sıkıya bağlı olduğu anlamına gelir. Bu durumda, belge akışı, yönetimin teknolojik prosedürlerinin üzerine bindirilmiş gibidir. İş akışı tipi sistemler, büyük kuruluşlar ve devlet kurumları için daha kabul edilebilirdir.

Grup Yazılımı türü, sabit kodlanmış bir iş planına sahip olmayan sistemleri ifade eder. - küçük bir ekipte (5-100 kişi) çalışmak üzere tasarlanmış süreçler. Grup yazılımı öğeleri e-posta, belge tabanı, toplu düzenleyicidir.

Bir kuruluş tarafından otomatik bir belge yönetim sisteminin seçimi, sonuçta piyasada sunulan yazılım ürünleri için gerekli gereksinimlerin bileşimine dayanmalıdır ve bunlar aşağıdaki özelliklere indirgenebilir:

Kullanılan ofis teknolojileri;

Ofis çalışmalarının ana görevlerine uygunluk;

Sistemlerin işlevsel özellikleri (işlevsel bütünlük, açıklık vb.);

Yazılım uygulaması (dağıtılmış mod desteği vb.);

Maliyet göstergeleri.

Yukarıda Rus ve Batı geleneklerine dayanan ofis çalışma teknolojilerini kısaca anlattık. İlgili doğrultuda yazılım sistemlerinin özelliklerine kısaca değinelim.

Rus teknolojisini uygulayan yazılım sistemleri, devlet kurum ve kuruluşlarında kullanılmak üzere tasarlanmış olup, belirli bir yönetim yapısında benimsenen tüm ofis çalışma geleneklerini ve normlarını korur. Bu tür sistemlerin görevi, kağıt iş akışına destek sağlamak, rutin belge işleme operasyonlarının karmaşıklığını azaltmaktır. Ancak bu sistemler, belgeleri kişisel bilgisayarda işleyerek geleneksel belgeleme ve iş akışı süreçlerinin kapsamını önemli ölçüde genişletebilir. Bu doğrultudaki sistemler kağıttan kağıtsız teknolojilere kademeli geçiş için bir nevi köprü görevi görmektedir. Bu teknolojiyi kullanan okul öncesi eğitim kurumları için otomasyon sistemleri şunları içerir:

DELO sistemi (Elektronik Ofis Sistemleri şirketinin bir ürünü);

Sistem "Cinderella-\\"1!\i. Ofis yazışmaları (STC IRM, Moskova).

Madde 7.8.4'te DELO sistemlerinin işlevselliği daha ayrıntılı olarak sunulacaktır.

Batı tarzı yazılım sistemleri, elektronik belgelerin ve kullanıcıların toplu çalışma araçlarının tam kullanımına, ara bağlantıların bulunmamasına, bu da organizasyondaki mevcut ofis süreçlerindeki değişikliği, bunların optimizasyonunu ve yenilerinin geliştirilmesini belirler. belgelerle çalışma teknolojileri.

"Batı" teknolojisinin temel özelliği, belirli gerçek iş akışı süreçlerinin modellenmesi ve yazılım sistemlerinin bu modellere göre ayarlanmasıdır. Kural olarak, sistem müşteriye geliştiriciden yabancılaşmış tek başına "kutulu" bir ürün biçiminde değil, hazır bir çözümün oluşturulduğu bir dizi yazılım aracı olarak teslim edilir.

Sistemi kuruluşun belirli süreçlerine uyarlarken, her çalışanın belirli bir prosedürdeki rolüne uygun olarak belirli bir dizi görevi çözmek için çalışanların kişisel bilgisayarlarına (rol iş istasyonu) gerekli işlevsel bileşenler kurulur. kuruluşun iş akışı. Sistem yöneticisi, kuruluşun yapısına göre, yani bölümlerine ve bireysel çalışanlara göre belgelerin hareket yollarını belirleyen iş fonksiyonlarını oluşturur.

Rusya Federasyonu'ndaki bu yöndeki sistemler, aşağıdaki üç sınıf otomatik bilgi sistemi tarafından yaygın olarak temsil edilmektedir:

Rus şirketleri tarafından DBMS'ye dayalı olarak geliştirilen sistemler: Lan-Docs - Lanit JSC; OPTIMA-WorkFlow - Optima şirketi; "Kod" - Devlet Teşebbüsü "Bilgisayar Geliştirme Merkezi"; "AquaDoc" - "Aquarius Consulting" şirketi vb.;

LotusNotes teknolojisini kullanan Rus şirketleri tarafından geliştirilen sistemler: СompanyMedia - Inter Trust; "BOSS-Referent" - BT şirketi; "Eskado" - ZAO Interprokom LAN ve diğerleri:

Popüler Batı sistemlerinin Ruslaştırılmış versiyonları: "Documentum 4i" - Documentum şirketi; DOCSOpen - Hummingbird Şirketi; "LotusDomino \ Notes" - IBN şirketi; "DocuLive" - ​​Siemens'le ilgili; "WorkExpeditor" - Compaq Şirketi vb.

Karşılaştırma için, madde 7.8.4 ve madde 7.8.5'te, belgeleme ve belge akışı için sırasıyla Rus ve Batı teknolojilerine yönelik iki yazılım sisteminin özellikleri verilmiştir - "DELO" ve "BOSS-Referent".