Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности. Информационные технологии документального обеспечения управленческой деятельности

Книга: Конспект лекций Документалистика

РАЗДЕЛ 1. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ РАЗДЕЛ 1. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Значение документационного обеспечения управления

Документ выполняет много функций. Государственный стандарт 16.487-83 определяет документ как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, определяет общую функцию документа как носителя информации. Эта функция документа особенно важна в оперативном управлении. После использования документа в текущей работе он выполняет еще одну важную функцию - выступает как исторический источник. Эти особенности привлекали внимание работников управления и архивистов. Органы управления, институты власти должны взаимодействовать в своей работе.

В период перестройки системы управления документ выполняет ряд теоретических функций, которые применяются в рамках научных дисциплин документоведения и архівоведення.

Технология управления, сведена к простой схемы, может быть представлена в виде принятия решения, организации его выполнения и контроля за выполнением. Такую схему можно использовать как в случае проведения наиболее простого одноразового мероприятия, так и при организации сложных общегосударственных отраслевых систем. Эти системы будут отличаться степенью подготовки принятия решения, организацией его воплощение в жизнь (кадры, финансы, снабжение, реализация и др.) и организацией контроля за выполнением. Во всех случаях должны быть установлены указанные части.

Любое решение не возникает из ничего, оно может быть принято только на базе информации по данному вопросу. При этом следует отметить два важных условия: во-первых, информация должна быть своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для принятия необходимого решения. Если информация поступила с опозданием, вы теряете возможность принять участие в каких-либо действиях, мероприятиях. То есть возможность или шанс потеряны. С другой стороны, если информация недостаточна или вы знаете что-либо наполовину,

ваше решение может быть не только не самым лучшим, а даже ошибочным, поскольку вы не учли всех факторов.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Это связано с развитием общества. Любой субъект или каждый человек в отдельности может существовать только в случае, когда идет обмен информацией. В условиях рыночных отношений стремительно меняется экономическая ситуация, коммерческие предприятия "выживают" только в том случае, если они своевременно знают что, когда, как и сколько стоит. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, и наоборот.

Это свидетельствует о существенных изменениях в организации информационных ресурсов в обществе, показывает, что информация и документ как ее носитель осуществляют влияние на все аспекты управления, а также на функционирование различных структур, которые влияют на конечный результат в экономической сфере.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной (основной) обеспечительной (обслуживающей) функцией управления, выполнение которой требует специальных - профессиональных знаний. От того, как поставлена эта работа, зависит оперативность, четкость в деятельности любого субъекта.

Информационно-документационное обеспечение осуществляют специальные структурные подразделения: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат (или секретарь-помощник). Эти подразделения должны быть укомплектованы специалистами. Секретарь-помощник также должен иметь специальное образование в зависимости от уровня руководителя и уровня его подготовки.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа в наше время, должна выполняться при условии соблюдения требований научной организации труда. То есть это означает, что нет такой работы, которую бы не нужно было правильно организовывать, и человек, выполняющий эту работу, должна быть знакома с особенностями ее выполнения. Для этого работа должна быть разделена на определенные составные части - от самых сложных до простейших операций. Каждую часть надо отработать, то есть организовать наилучшим образом, поскольку в любой работе нет мелочей, все должно быть продуманным. Из таких продуманных, правильно организованных операций и состоит научная организация труда. Как правильно выполнять ту или иную работу определяют нормативно-методические документы.

В сфере управления главным образом работают с информацией и документами, которые выступают ее носителями. Документ-объект и результат труда в сфере управления.

Работа с информационно-документационного обеспечения состоит из одинаковых операций. Только одними субъектами она выполняется традиционными методами (вручную), другими - с помощью средств механизации и автоматизации. Но все этапы работы с документами остаются. Поэтому любой элементарно грамотный работник управленческого аппарата должен не только правильно составлять и оформлять документы, но и знать, какие виды работ выполняются с ними.

Любая работа сегодня совершенствуется путем внедрения новых машин и процессов. В сфере управления механизировать можно только работу с документами и автоматизировать обработку информации, которая содержится в документах.

Но машинная обработка документов ставит свои требования. Относительно документов требования к их формату, порядку оформления, изложения текста.

Документ также можно разделить на простейшие составные части (реквизиты) и в каждой части есть правила наиболее правильного ее написания и оформления. Эти правила закреплены ДСТУ 4163-2003. Требования к оформлению документов также достаточно подробно описаны в системе документационного обеспечения управления, поскольку во всех документах можно выделить одинаковые составные части (реквизиты), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адреса, дат, грифов согласования, утверждения, порядок заключения и др.). Данные требования устанавливает ДСТУ 4163-2003.

Одним документом оформляется только одноразовое действие. Документы выступают в тесном взаимодействии друг с другом и образуют систему документации. Государственный стандарт дает определение системы документации как совокупности взаимосвязанных документов в определенной сфере деятельности.

Существуют системы финансовой, первичной и учетной бухгалтерской документации бюджетных объектов и субъектов, учетно-денежной документации, организационно-распорядительной и др. Таким образом, каждый управленец должен уметь изымать и знать ту систему документации, с которой он работает. Например, работник отдела кадров должен знать и уметь составлять и оформлять все кадровые документы,

а также контракты и трудовые соглашения. Но наиболее общими являются организационно-распорядительные документы, с которыми приходится иметь дело любому управленцу. Сюда относятся такие организационные документы, как устав, положения, инструкции, распорядительные документы-приказы, распоряжения, указания, постановления, решения; информационно-справочные-акты, справки, докладные и объяснительные записки, а также наиболее массовые виды служебных документов - письма, телеграммы, телефонограммы. Каждый вид названных документов имеет свои особенности в оформлении и изложении текста, которые нетрудно изучить.

Порядок работы с документами тоже делится на определенные этапы. Каждый этап имеет свои приемы наилучшего его выполнения. Начинается эта работа с поступления и первичной обработки документов. Этот этап является независимо от способа передачи информации: по почте, лично, телеграфом, факсом. Как правило, эта работа ведется централизованно и состоит из чисто технических операций, подробно описанных в правилах и инструкциях.

Регистрация документов - важный этап. В процессе регистрации ведется учет полученных документов, но самым главным является запись показателей о документе, которые позволяют организовать контроль за его выполнением и информационно-справочную работу с документами, т.е. в процессе регистрации закладывается банк данных о документах, которые циркулируют в объекте или субъекте.

С регистрацией документов тесно связан следующий этап-контроль за выполнением. Правильно организованный срочный контроль позволяет знать в любой момент, что должно быть выполнено, и помогает субъекту эффективно спланировать свой рабочий день.

От постановки регистрации документов зависит и организация информационно-справочной работы. Служба информационно-документационного обслуживания или секретарь обязаны за несколько минут выдать справку: где, у кого, на какой стадии работы находится любой документ, а также ответить на вопрос: в каких документах содержится информация по той или иной проблеме, что вас интересует. Регистрация может производиться в ручном режиме - на карточках или в автоматизированном - на компьютере. Технология регистрации документов хорошо изложена в нормативно-методических пособиях.

После первичной обработки и регистрации документ поступает на исполнение. Этот этап связан с проблемой прямоточности движения документа. Движение документа до исполнителя отражающей систему организации управления. При четком распределении обязанностей и делегировании полномочий документ сразу попадает на исполнение. При зацентралізованій системе управления, когда руководитель берет на себя решение всех, даже мелких вопросов, каждый документ поступает к нему на резолюцию и после этого поступает на выполнение. Подготовленный документ будет идти, таким образом, снизу-вверх - от исполнителя, с многочисленными согласованиями, к руководителю на подпись. Движение документа наглядно отражает оперограмма и позволяет увидеть все повторные и лишние операции.

Следующий этап - текущее хранение документов. Любой документ после того, как в процессе управления использована зафиксированная в нем информация, выполняет функцию сохранения и накопления информации с тем, чтобы к этой информации снова можно было вернуться, когда в этом возникнет потребность. Для этого документы должны быть размещены так, чтобы нужный документ можно было найти за считанные минуты. Поскольку документов, которые откладываются в процессе работы субъекта, много, их организация в текущем сохранении требует предварительной классификации, то есть распределение на группы (дела) для оперативного их поиска. Для распределения документов по делам разрабатывается простейший классификатор - номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, которые ведутся в субъектах.

Номенклатура - важнейший документ. Хорошо составленная номенклатура дел позволяет иметь четко налажено текущее хранение документов. Однако составление номенклатуры требует специальных знаний. Многолетний опыт работы по составлению номенклатур позволяет утверждать, что составить номенклатуру может только специалист в области делопроизводства или архивист. Если субъект не может сам квалифицированно составить номенклатуру, нужно обратиться. в архивную службу. Обложки дел заводятся согласно номенклатуры. Оформление обложек и распределение документов внутри дел также должны проводиться с учетом специальных правил.

Составление номенклатуры дел, формирование дел и их сохранность связанные с экспертизой ценности документов. Под экспертизой понимают определение практического и научного значения документов, определение сроков их хранения. В зависимости от ценности документов они могут иметь разные сроки хранения: краткосрочные (до 10 лет), долговременного хранения (в основном, это документы по личному составу, которые хранятся 25-75 лет) и постоянные. Сроки хранения документов можно определить в специальных справочниках, которые называются "Перечни документов по срокам хранения". Они бывают типовые и ведомственные. Типовой перечень существует для управленческих документов, научно-технической документации, кино - и фотодокументов; ведомственные перечни почти для всех сфер деятельности (культуры, здравоохранения, кинематографии, сельского хозяйства и др.). Ведомственный перечень более подробно охватывает документы, которые создаются в процессе деятельности определенной сферы. Сроки хранения документов определяются при формировании дел, поскольку в одно дело не разрешается формировать документы постоянного и временного сроков хранения. В противном случае документы придется перегруппировать. Порядок проведения экспертизы и оформления ее результатов хорошо изложены в нормативно-методических документах.

1, наконец, завершающим этапом работы с документами является подготовка дел для длительного хранения или для сдачи их в архив. В оперативной работе, как правило, дела используются два года - текущий год и прошлый. Дела за предыдущие годы надо обработать и передать в архив субъекта (если он есть) или переложить для хранения в другую шкаф. Обработка дел проводится согласно установленных правил. Если эту работу проводить регулярно, каждый год, дела субъекта будут в полном порядке и поиск нужных дел и документов не будет составлять трудностей.

Порядок составления и оформления документов и организация всех этапов работы с ними достаточно подробно описаны в нормативно-методических документах. Пакет документов должен быть у каждого субъекта или объекта, а если они большие - в каждом структурном подразделении.

Архивисты, которые ведут контроль за деятельностью объектов или субъектов, должны, прежде всего, предоставить консультации, определить, какие должны быть у субъекта или объекта нормативно-методические документы, с помощью которых можно найти ответ на многие вопросы относительно составления, обработки, организации документов.

Пакет нормативно-методических документов состоит из двух частей. В первой части должны быть общегосударственные нормативно-методические документы, набор которых в полном объеме должен продаваться в архивных учреждениях не только в центре, но и на местах. К этим документам относятся:

Государственная система документационного обеспечения

управления. Основные положения. Общие требования к документам и

служб документационного обеспечения.

Типовая инструкция по справознавства в объектах и субъектах.

Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Основные правила работы ведомственных архивов.

Перечень типовых документов, которые создаются в процессе

деятельности госкомитетов, объектов, субъектов с определением сроков

их хранения.

Субъектам, которые имеют дело с любыми обращениями граждан, полезно иметь "Типовое положение о ведении делопроизводства по вопросам обращений, заявлений и жалоб граждан в государственные органы управления и предприятия", в котором определен порядок и методика работы с этой категорией документов.

Вторая часть пакета формируется из организационных и нормативно-методических документов самого субъекта. К нему относятся:

Устав или положение об объект или субъект.

Положение о структурном подразделении (если субъект имеет разветвленную структуру).

Должностные инструкции работников структурных подразделений.

Инструкция по ведению дел данного субъекта.

Номенклатура дел.

Табель форм документов структурных подразделений или

субъекта в целом.

Относительно последних трех документов инструкция по делопроизводству должна быть конкретизирована для данного субъекта его примерами, номенклатурой дел и табелем форм документов с образцами документов, которые могут быть разработаны на хозрасчетной основе или состоять работниками местной архивной службы.

Сущность и функции информационно-документационного обеспечения управления

Информационно - документационное обеспечение управления - это одно из направлений информационного менеджмента, связанное с работой информационных ресурсов, организаций, учреждений, а так же предприятий. От него зависит быстрота, принятие верного решения, доведение его до исполнителя, контроль и достижение максимального эффекта в деятельности организации. Также, информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающая функция управления.

Деятельность служб ДОУ, направлена на обеспечение процессов, таких как организационное и информационно-документационное. Функции документационного обеспечения управления закреплены соответствующими, действительными на данный момент, государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами.

Информационная технология - совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств объединены в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, передачу, обработку, накопление, ранение, актуализацию, поиск информации и принятие решений по управлению объектом.

Преобразование информации поступающих документов, направленные на достижение результата, служат специальные технологии Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.

Современные информационные технологии, позволяющие создавать, ранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общества.

Современные технологии документационного обеспечения управления:

Технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

Технологии передачи документной информации пользователю;

Технологии введения документов в информационную базу данных организации;

Технологии обработки документной информации;

Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

1) Технологии обработки поступающих и отправляемых документов.

Обработка документов - самый начальный этап работы с документами, поступающими в организацию, и один из завершающих этапов работы с исходящими документами - подготовка их для отправки корреспонденту. Правильное и качественное выполнение обработки документов позволяет вести точный учет поступающей и отправляемой документации, эффективно использовать средства организационной техники и компьютерной техники. Работа с документами на этапах поступления или отправки предполагает выполнение определенных операций, задачей которых является:

Проверка правильности доставки документов;

Целостности и комплектности документов;

Фиксация факта получения или отправки документов;

Подготовка документов для дальнейшей обработки, например регистрации.

2) Технологии передачи документной информации пользователю.

Бумага - является основным носителем документной информации. Вместе с ней используются и новые носители, такие как магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании таких условий, которые будут обеспечивать хранение необходимой документной информации, поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест, непременно должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

3) Технологии введения документов в информационную базу данных организации.

Входящие файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению. К такому числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе можно отнести файлы:

Основные;

Рабочие;

Промежуточные;

Служебные;

Архивные.

Оперативные файлы создаются на базе одного или нескольких входных файлов и отражают информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать как справочную, расценочную, табличную так и другие виды информации.

4) Технологии обработки документной информации.

Технических средства направлены на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, правильности и достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества. Средства организационной техники должны максимально механизировать или автоматизировать практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной и децентрализованной.

5) Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, в связи с этим заводятся специальные папки. На каждой папке указывают фамилию, а так же и телефон исполнителя. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Организация хранения документов должна обеспечивать сохранность этих документов и дел их использования. Хранение конфиденциальных дел должно осуществляться в условиях, исключающих их утрату, порчу и несанкционированный доступ к ним посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешено. Конфиденциальные дела, документы, базы данных, носители информации с записными конфиденциальными сведениями хранятся только у референта. В архив фирмы и другие архивы они не передаются .

Хранение документов в электронной форме - это технология, которая обеспечивает весь цикл хранения документации, включая экспертизу ценности, учет, описание, хранение и использование. Хранение документов в электронной форме осуществляется в двух вариантах, хранение на удаленном сервере в Интернете или сервере компании.

Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.

Введение

Глава I. Основы организации информационных технологий

1.1 Понятие и классификация информационных технологий управления

1.2 Характеристика современных информационных технологий и стратегии их использования

Глава II. Новые информационные технологии на предприятии ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска

2.1 Характеристика предприятия ОАО «Модель»

2.2 Использование информационных технологий в бухгалтерии ОАО «Модель»

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Введение

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.

Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

Наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

Созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

Расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты - от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

Объектом исследования являются информационные технологии на предприятии.

Предметом же исследования являются внедрение информационных технологий.

Цель курсовой работы – рассмотреть основные информационные технологии на предприятии.

Для решения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

1. указать основные понятия информационных технологий и их классификация;

2. дать характеристику современным информационным технологиям;

3. указать стратегии использования современных информационных технологий в управленческой деятельности

4. дать характеристику предприятия ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска;

5. сделать анализ информационного обеспечения ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска.

Список литературы можно разделить на две части: на учебные пособия и на статьи в периодических изданиях. К учебным пособиям относятся работы по информационному обеспечению управления, в котором рассматриваются информационные технологии как одно из неотъемлемых составляющих эффективного информационного обеспечения управления. Отдельно можно выделить автора А.Д. Хомоненко (21), которая является самой современной на сегодняшний день по данной теме и содержит информацию об информационных технологиях. Основную разработку данная тема получила в периодических изданиях (13;14). Это статьи, посвященные общим вопросам автоматизации информационного обеспечения управления, а также основам совершенствования документационного обеспечения управления

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

В первой главе «Основы организации информационных технологии» рассматриваются основные понятия и классификация информационных технологий.

Вторая глава «Новые информационные технологии на предприятии ОАО «Модель» города Ханты-Мансийска» посвящена проведению, внедрению анализа информационных технологий на предприятии ОАО «Модель».

В заключении даны основные выводы по теме исследования, в списке использованных источников и литературы представлено 22 источника.

Глава I. Основы организации информационных технологий

1.1 Понятие и классификация информационных технологий

Сам термин «информационная технология» базируется на понятии «технология», которое является достаточно устойчивым и появилось в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства.

В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного понятия:

«Технология (от греч. techne – искусство, мастерство, умение) – совокупность методов обработки, изготовления изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции; научная дисциплина, изучающая физические, химические, механические и другие закономерности, действующие в технологических процессах. Технологией называют также сами операции добычи, обработки, транспортировки, хранения, контроля, являющиеся частью общего производственного процесса».

Из трех возможных вариантов определение наиболее близок к информационным технологиям первый вариант.

В понятии «информационная технология» следует выделить три основных составляющих:

Объект воздействия (в приводимом определении – это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);

Результат воздействия (изменение состояния, свойств, формы объекта воздействия);

Методы воздействия (обработка, изготовление, изменение – процессы, приводящие к искомому результату воздействия) (11, 322).

Расширяя перечень ресурсов, рассматриваемых в качестве объекта воздействия, мы получаем соответствующее расширение и состава технологий: если объектом воздействия является энергия, то мы получаем энергетические технологии (передача энергии, преобразование энергии и т.п.); финансовые ресурсы в качестве объекта воздействия обуславливают финансовые технологии (операции на рынке ценных бумаг, валютные операции, кредитование и т.п.); кадровые (людские ресурсы в качестве объекта воздействия порождают технологии обучения, совместной работы в рамках единых коллективов и т.п.

В этом отношении информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии:

Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности(21 С. 11-12).

Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами:

Предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные;

Целью процесса является получение информации;

Средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно- аппаратные вычислительные комплексы;

Процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью;

Выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение;

Критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота.

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная (21 С.11-12).

Для информатизации общества и бизнеса необходим широкий спектр программно-аппаратных средств, в том числе вычислительной техники и средств связи. Различные технические средства обеспечивают прием и передачу трех основных видов информации (речь, печатный текст, графика) в статике и динамике с максимальным использованием трех чувств восприятия человека (слух, осязание, зрение). Напрямую с человеком связаны относительно громоздкие устройства, обеспечивающие согласование разнообразных человеко-машинных входных и выходных потоков информации (дисплеи, клавиатуры, «мыши», джойстики и иные манипуляторы и многое другое, включая электронные планшеты и табло). Технические средства связи обеспечивают передачу информации во внешней деловой среде. При этом в системе связи используются не только «чистые» устройства связи, но и информационно-коммуникационные компьютеры. На деловом предприятии в зависимости от масштаба и особенностей предпринимательства может использоваться от одного до нескольких тысяч компьютеров для хранения и обработки информации(22 С. 26-27).

Управление любой организации – это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются. Документированию подлежит управленческая деятельность организации, связанная с выполнением ее задач и функций в соответствии с уставными документами и иными нормативными правовыми актами.

Документирование управленческой деятельности организаций осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и государственных стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.

Нормативно-методическая база управления документацией в России, представленная, в частности, таким важным документом, как «Государственная система документационного обеспечения управления», введенным в действие еще Главархивом СССР в 1988 г., в значительной степени устарела и требует обновления.

В целях регулирования отношений в области организации документационного обеспечения управленческой деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, а также всех организаций (независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы) был разработан проект Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности», в котором, наряду с прочим, введено понятие электронного документа – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и электронного носителя документов – это материальный носитель, предназначенный для записи и сохранения информации с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами.

В числе основных направлений регулирования документационного обеспечения управленческой деятельности в организации выделяются участие в разработке и внедрение автоматизированных систем документационного обеспечения управленческой деятельности.

Теоретические исследования вопросов автоматизации обработки неструктурированной информацией (начавшиеся еще в 50-х гг.) пока не привели к созданию стандартных информационно-поисковых языков (подобных SQL), которые можно было бы использовать для формализованного описания и содержания документов и построения запросов * .

Основной задачей документальных информационных систем является хранение и предоставление пользователю документов, содержание которых соответствует его информационным потребностям. Таким образом, документальная информационная система представляет собой единое хранилище документов с инструментарием поиска и выдачи необходимых пользователю данных. Поисковый характер документальных информационных систем определил еще одно их название – информационно-поис-ковые системы. На российском рынке представлены программные продукты в основном для обеспечения потребностей в правовой информации: «КонсультантПлюс», «Гарант» и «Кодекс».

В то же время информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности должны функционально обеспечивать управляемость и прозрачность деятельности предприятия, а также накапливать и управлять знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30 % – непосредственные издержки производства, а остальное – компенсация стоимости разработки автомобиля, т.е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости.

Приведем следующий пример: в организации идет работа по совместной подготовке некоторого контракта, состоящая: из обсуждений основных пунктов контракта с контрагентом, внесений изменений в текст контракта, хранения нескольких файлов с различными вариантами контракта. И, когда все готово, спустя время может оказаться так, что на самом деле был подписан не последний вариант контракта (была взята не та «рыба», и юрист контракт не читал, а партнер с некоторыми его пунктами не согласен). Выход из подобных ситуаций – в применении в документационном обеспечении управленческой деятельности организаций электронных документов и электронных технологий – системы электронного документооборота (СЭД).

На первый взгляд, СЭД представляются достаточно автономными программами, отражающими движение документов предприятия и обеспечивающими работу с ними. Между тем, создание и внедрение СЭД есть неотъемлемая часть изменения бизнес-технологий и корпоративной информационной системы.

Система документооборота сама по себе (как, впрочем, и любая система автоматизации предприятия) не принесет ожидаемого эффекта, если ее внедрение не будет предварено исследованием, описанием, оптимизацией бизнес-процессов. Всякий бизнес-процесс состоит из этапов – элементарных действий, которые выполняют те или иные сотрудники. Документ же (бумажный или электронный) выступает как механизм, прежде всего регулирующий взаимоотношения между людьми, организациями.

Например, рассмотрим упрощенный бизнес-процесс «Возврат товара покупателю» (рис. 2.21). Для того чтобы вернуть товар покупателю, менеджер создает накладную на возврат (этап 1), затем работник склада, получив накладную, возвращает товар (этап 2), а после отработки накладной (отгрузки товара) документ отправляется в архив. При этом документ «Накладная на возврат товара» курсирует от сотрудника к сотруднику, с этапа на этап. В свою очередь, перед менеджером и работником склада встают соответствующие задачи, также кочующие от сотрудника к сотруднику, с этапа на этап.

Аналогичным образом можно описать и любые другие бизнес-процессы предприятия: «Сборка», «Выдача денег» «Закупка товара» и т.д. Следовательно, при автоматизации бизнес-процессов можно реализовать функционал, позволяющий визуализировать документооборот.

Рис. 2.21. Бизнес-процесс «Возврат товара покупателю»

Автоматизируя планирование, прогнозирование, оперативное управление, учет, анализ данных функции, ERP-системы опираются опять же на документы, «проходящие» по бизнес-процессам (рис. 2.22).

Рис. 2.22. Взаимодействие некоторых составляющих работы предприятия

Таким образом, над схемой из рис. 2.21 формируется надстройка поддержки изменений информации в документе в результате его движения от этапа к этапу. Это дает основания утверждать, что механизмы управления предприятием, планирования и анализа опираются на технологию документооборота.

Рассмотрим представленные на рынке системы электронного документооборота, которые условно можно разделить на три группы.

Самостоятельные СЭД. Поставляются в виде отдельной программы, обеспечивающей коллективную работу с документами и позволяющей взаимодействовать с приложениями типа MS Excel, Outlook. Такие СЭД предоставляют средства регистрации, хранения, просмотра и поиска документов. Самостоятельные СЭД позволяют осуществить простейший контроль путем просмотра информации о состоянии документа: исполнитель, сроки, резолюции, документы предприятия, с которыми он связан, адресаты, которым его следует послать по электронной почте и т.д. С одной стороны, зачастую небольшим предприятиям от системы электронного документооборота больше ничего и не требуется. С другой стороны, СЭД работает параллельно с бухгалтерскими, управленческими и другими системами предприятия; данные переносятся в СЭД с задержкой, что может стать причиной разного рода ошибок и несоответствий, увеличит риск потери данных, ограничит возможности использования самостоятельных СЭД.

СЭД в виде дополнительных модулей к системам ERP или САПР. Интеграция позволит снизить риск потери данных, обеспечит более жесткий контроль доступа и внесения изменений в документы, предоставив возможность доступа к документации без использования специализированных интерфейсов от ERP или САПР. Однако стоит учесть, что интеграция систем – процесс сложный и не всегда реализуемый.

СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия. Здесь функции СЭД «зашиты» в саму систему управления. Совместное использование технологий комплексной автоматизации управления и документооборота сочетает в себе их достоинства и недостатки.

Рассмотрим концепцию устройства СЭД в общей информационной инфраструктуре организации.

Основная единица информации и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

Способ хранения документа зависит от того, как с ним удобнее работать. Документ может состоять из текста, чертежей, рисунков и таблиц. В большинстве СЭД отдельный документ может физически состоять из набора файлов – так проще и практичнее, поскольку каждый из них редактируется своей программой.

Жизненный цикл документа в СЭД проходит последовательный ряд этапов, показанный на рисунке 2.23.

Рис. 2.23. Жизненный цикл документа в СЭД

Практически все современные системы электронного документооборота поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Вопрос только в том, насколько полна эта поддержка. Часть систем не поддерживает механизм блокировки редактируемых документов, что делает коллективную работу с документами невозможной. Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не реализовано эффективное хранение документов, а актуально выполнение всех процедур работы с документами, регламентированных существующими нормами. А сами документы могут лежать в папках в шкафу. Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку движения электронных документов внутри структуры, но при этом не имеют собственного электронного архива – хранилище, реализованное в этих системах, предназначено только для оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла. После опубликования документы выходят из системы и возвращаются в типовую для них среду хранения, например, в файловую систему. К такой системе можно «пристыковать» электронный архив, где сохраняется документ вместе с его историей и сопроводительной карточкой. Например, компания «Электронные Офисные Системы» предлагает состыковать свой продукт «Дело» с электронным архивом, созданным компанией на основе сервера «Кодекс-Intranet/Internet». Тот же самый сервер компании «Кодекс» применяет и компания «Гранит-Центр» в качестве электронного архива к своей системе «ГранДок». Прежние версии обеих систем поставлялись без электронного архива.

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» – набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.

Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Например, можно иметь категорию «Юридические документы» с подкатегориями «Законы», «Договоры», «Приказы» и т.д. При этом можно иметь параллельную структуру по отделам, например, категорию «Документы отдела продаж», а в ней – подкатегории «Договоры на продажу», «Счета» и т.д. Договор на продажу может быть одновременно отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры на продажу», относящимся к разным ветвям в иерархии категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.

Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов), а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Очевидным недостатком такого подхода является невозможность использования стандартных ресурсов имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика СЭД.

Использование стандартных СУБД для хранения документов решает проблему зависимости критически важной информации от поставщика СЭД. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird. Слабые стороны такого подхода – в том, что реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно если нужна сложная структура. Вторая проблема состоит в том, что при использовании внешней СУБД возникают некоторые трудности как при миграции с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую.

Если СЭД построена на основе какой-либо информационной среды, например, на основе Lotus Notes/Domino, то это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д., – грех не воспользоваться ее ресурсами. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

Для реализации хранилища документов существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД.

Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. При этом, большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.

При работе с файловой системой большинство СЭД требует перемещения файлов в специально организованные каталоги. Но есть и исключения. Например, системы «Евфрат» и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище. Понятно, что такой подход опасен с точки зрения целостности данных, но зато очень удобен в «переходный период» внедрения СЭД.

Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и системы на основе Lotus Notes («БОСС-Референт», CompanyMedia). Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях.

На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота.

Фундаментальные компоненты, из которых складывается функциональность любой СЭД:

Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.

Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.

Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин «электронный документооборот». Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Для документа важен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалах на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий.

Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчеты – отличный материал для принятия управленческих решений.

Администрирование. Поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т.д.

С точки зрения технологий системы электронного документооборота мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры они пытаются по возможности следовать современным тенденциям и требованиям рынка. Сейчас наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформным. Все существующие системы в той или иной мере приближаются к этому идеалу. Однако еще достаточно распространены системы, основанные на полнофункциональном клиенте, привязанном к конкретной платформе. Иногда в этих случаях для удаленного доступа предлагается отдельный Web-клиент с ограниченной функциональностью. Например, в системе «ГранДок» компании «Гранит-центр» полная функциональность доступна только при использовании клиентского приложения, но при этом пользователь может осуществлять поиск и просмотр документов, находящихся в архиве, с помощью обычного браузера.

Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что для чисто торговой организации основное информационное наполнение – это структурированные данные, заключающиеся в базах данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения СЭД. Однако если торговая организация дорастет до торгового монстра с сетью магазинов в десятках городов и сложной логистикой, собственным производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных заказчиков может вырасти до таких масштабов, что придется подумать о внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые хранятся в СЭД.

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная – СЭД может служить интегрирующим транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически.

Очевидно, что функциональность систем управления документами в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет сегодняшние запросы, и здесь особого развития в ближайшие годы не будет. Основное направление развития систем документооборота – повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.

Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла.

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

Описание слайда:

2 слайд

Описание слайда:

Организация делопроизводства и документооборота с использованием средств электронных коммуникаций. Основные термины и понятия Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов. Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура - последовательность определенных операций, совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

3 слайд

Описание слайда:

Электронное делопроизводство и документооборот на предприятии Электронное делопроизводство и документооборот на предприятии - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации Основные понятия электронного делопроизводства и документооборота Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Электронный документооборот. Основные преимущества внедрения: сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов; эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании; интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений; создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии; оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии;

4 слайд

Описание слайда:

Создание документов на основе шаблонов Способы создания шаблонов: С чистого листа На основе готового документа Шаблон представляет собой заготовку или пустой бланк, в котором пользователь в соответствии со своими задачами заполняет нужные графы собственной информацией. Этапы создания шаблонов: 1. Файл – создать (выбрать тип документа - шаблон) 2. Редактирование шаблона как обычного документа 3. Вставка макросов и информационных полей (меню вставка команда поле) 4. Файл - Сохранить как – выбрать тип документа шаблон и ввести название.

5 слайд

Описание слайда:

Создание шаблонов документов на основе форм Элементы форм: Текстовое поле Флажок Поле со списком Таблица Рамка Затемнение полей У каждого элемента формы есть свои параметры Меню Вид - Панель инструментов - Формы После создания шаблона и расстановки полей форм устанавливается защита на изменение ПРИМЕР шаблона с использованием форм

6 слайд

Описание слайда:

Электронная цифровая подпись. Назначение и применение Электро́нная цифрова́я по́дпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки Использование цифровой подписи позволяет осуществить: Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным. Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, владелец не может отказаться от своей подписи. Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом Все эти свойства ЭЦП позволяют использовать её для следующих целей: Декларирование товаров и услуг (таможенные декларации) Регистрация сделок по объектам недвижимости Использование в банковских системах Электронная торговля и госзаказы Контроль исполнения государственного бюджета В системах обращения к органам власти Для обязательной отчетности перед государственными учреждениями Организация юридически значимого электронного документооборота В расчетных и трейдинговых системах

7 слайд

Описание слайда:

Электронная цифровая подпись. Средства и применение Схемы построения цифровой подписи Существует несколько схем построения цифровой подписи: На основе алгоритмов симметричного шифрования. Данная схема предусматривает наличие в системе третьего лица - арбитра, пользующегося доверием обеих сторон. Авторизацией документа является сам факт зашифрования его секретным ключом и передача его арбитру. На основе алгоритмов асимметричного шифрования. На данный момент такие схемы ЭЦП наиболее распространены и находят широкое применение. Общепризнанная схема цифровой подписи охватывает три процесса: Генерация ключевой пары. При помощи алгоритма генерации ключа равновероятным образом из набора возможных закрытых ключей выбирается закрытый ключ, вычисляется соответствующий ему открытый ключ. Формирование подписи. Для заданного электронного документа с помощью закрытого ключа вычисляется подпись. Проверка (верификация) подписи. Для данных документа и подписи с помощью открытого ключа определяется действительность подписи. Условия использования ЭЦП: Верификация подписи должна производиться открытым ключом, соответствующим именно тому закрытому ключу, который использовался при подписании. Без обладания закрытым ключом должно быть вычислительно сложно создать легитимную цифровую подпись.

8 слайд

Описание слайда:

Microsoft Outlook - средство автоматизации рабочего места Microsoft Outlook обеспечивает возможность обмениваться сообщениями электронной почты, управлять календарем, задачами и списком контактов Интерфейс Microsoft Outlook