Особенности информационного обеспечения предприятий сферы услуг. Информационное обеспечение системы управления предприятием

Успешность работы линейных и функциональных руководителей и специалистов зависит от различных видов обеспечения их деятель-ности : правового, информационного, нормативного, технического, кадрового и т. п.

К числу ключевых элементов этой системы, без со-мнения, относится информационное обеспечение системы управления предприятием, под которым следует понимать совокупность инфор-мационных ресурсов (информационную базу) и способов их органи-зации, необходимых и пригодных для реализации аналитических и управленческих процедур, обеспечивающих финансово-хозяйствен-ную деятельность данного предприятия.

Что касается организационной стороны информационного обеспече-ния, то она может быть построена по-разному в зависимости от финан-совых, технических и других запросов и возможностей хозяйствующего субъекта. Здесь возможны различные варианты, например создание и постоянная актуализация собственной информационной базы, исполь-зование одной из специализированных баз типа «Гарант», «Кодекс» или «Консультант-плюс», сочетание информационных возможностей сторонних организаций и собственных источников данных и др.

Ключевой элемент информационного обеспечения — это информа-ционная база ; один из возможных вариантов ее структурирования представлен на рис. 1.

Рис. 1. Структура информационной базы системы управления предприятием

К исходным данным, входящим в информационную базу, т. е. потенциально несущим информацию, предъяв-ляются различные требования , в том числе: достоверность, своевре-менность, необходимая достаточность с позиции аналитичности, дос-таточная точность, существенность и т. п.

Приведем краткую характеристику основных элементов информационной базы, исполь-зуемой для проведения различных аналитических расчетов.

Все информационные ресурсы можно сгруппировать в пять круп-ных блоков : сведения регулятивно-правового характера, сведения нормативно-справочного характера, данные системы бухгалтерского учета, статистические данные и несистемные данные . Информация из первых двух блоков влияет на аналитические процедуры; в трех других блоках накапливаются данные, непосредственно подвергаемые аналитической обработке.

Первый блок включает в себя законы, постановления, указы, т. е. документы, определяющие прежде всего правовую основу деятельно-сти предприятия. На первый взгляд подобные сведения не имеют непосредственного отношения к анализу. Однако значимость этого блока с позиции аналитика определяется несколькими обстоятельст-вами.

Во-первых, документы регулятивно-правового характера неред-ко определяют состав других информационных источников: напри-мер, требования к методологии бухгалтерского учета, требования к составу обязательной отчетности и отдельных показателей, рекомен-дации по публикации отчетных данных и т. и.

Во-вторых, некоторые из регулятивов содержат данные нормативно-рекомендательного ха-рактера, существенные для проведения аналитических расчетов: на-пример, ограничения на выплату дивидендов, критерии признания предприятия банкротом и др.

Все документы блока можно условно разбить на три группы : регулятивы общеправового характера, бухгалтерское законодательство, прочие регулятивы (например, требова-ния налогового законодательства, законодательство в отношении фи-нансовых институтов, рынка ценных бумаг и др.). Информацию это-го блока необходимо принимать в расчет прежде всего потому, что представленные в нем документы носят обязательный для исполне-ния характер . Кроме того, никакие хозяйственные операции, равно как и никакая система учета или анализа, не могут надлежащим образом реализовываться без адекватного понимания условий и требо-ваний действующего правового пространства.

Во второй блок входят нормативные документы государствен-ных органов (Министерства финансов, Банка России и др.), международных организа-ций и различных институтов, в том числе финансовых, содержащие требования, рекомендации и количественные нормативы в области финансов к участникам рынка.

В качестве примера можно привести Положение о выплате дивидендов по акциям и процентов но обли-гациям, сообщения Минфина РФ о различных процентных ставках, о составе отчетности и принципах ее представления, регулятивы, содержащие пороговые значения показателей для признания струк-туры баланса неудовлетворительной, и т. п. Что касается регулятивов в международном контексте, то, например, можно упомянуть о системе международных стандартов бухгалтерского учета.

Однако фактически требованиям международных стандартов бухгалтерского учета вынуждены следовать все компании, ведущие свои операции на международных рынках капитала, товаров и услуг. Не все доку-менты этого блока являются обязательными для исполнения. В ча-стности, нормативы в отношении признания структуры баланса удовлетворительной носят скорее информационно-справочный ха-рактер, однако в аналитическом смысле эти нормативы играют дос-таточно важную роль при оценке финансового состояния возмож-ного контрагента.

В третьем блоке обособлены данные системы бухгалтерского учета как единственного систематизированного информационного ресурса. Значимость отдельных элементов этого блока для анализа различна.

Например, первичные учетные документы (приходный кассовый ордер, товарно-транспортная накладная и др.), а также регистры бухгалтерского учета (различные таблицы, журналы, ве-домости, предусмотренные системой бухгалтерского учета для пе-реноса в них сведений из первичных документов с целью их по-следующего обобщения) не входят в число общедоступных доку-ментов. Более того, согласно ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете» содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Поэтому перечисленные документы могут использоваться лишь во внутреннем финансовом анализе. На бухгалтерскую от-четность понятие коммерческой тайны не распространяется, а ком-мерческие организации некоторых форм собственности и видов бизнеса даже обязаны публиковать свою отчетность. Именно этим обстоятельством определяется значимость бухгалтерской отчетно-сти для анализа.

Четвертый блок включает статистические данные, которые услов-но можно подразделить на два массива: централизованно формируе-мые статистические данные (на рис. 1 они представлены в виде общеэкономической и финансовой статистики) и внутреннюю стати-стику . В первый массив входит регулярно публикуемая официальная статистика, имеющая общеэкономическую направленность (индексы цен, динамика общеэкономических показателей в различных разрезах и др.) и финансовая статистика (динамика процентных ставок, дан-ные о рыночных индексах, курсах валют и т. п.). Во втором массиве накапливаются статистические данные по предприятию по основным показателям (выручка от реализации, себестоимость, прибыль, фи-нансовые вложения и т. п.).

В пятом блоке представлены информационные ресурсы , условно названные несистемными . Смысл названия состоит в том, что эти данные, во-первых, жестко не систематизированы по составу, струк-туре, обновляемости и т. п. и, во-вторых, не являются обязательны-ми, т. е. формирование этого ресурса и его использование является исключительной компетенцией самого предприятия.

Основные эле-менты этого блока — внутренние оперативные данные и прочие све-дения из внешних источников.

Внутренние оперативные данные представляют собой сведения, циркулирующие между линейными и (или) функциональными подразделениями.

К прочим сведениям из внешних источников относятся публикации в различных средст-вах массовой информации, неофициальные данные, информация, по-черпнутая в ходе личных контактов, и т. п. Данные этого блока не обязательно имеют финансовую природу. Ярким примером несистем-ных данных является финансовая пресса.

Представление информационной базы на рис. 1, естественно, не является единственно возможным или полностью исчерпывающим. Тем не менее даже такое представление позволяет судить о том, что информационные ресурсы на любом предприятии достаточно обшир-ны.

От тщательности их организации в значительной степени зависит успешность работы предприятия, а также и возможности аналитиче-ского обоснования управленческих решений. Каждый из приведенных блоков по-своему важен.

Информация позволяет принимать обоснованные и эффективные решения, она позволяет управлять. Но и самой информацией нужно управлять: управлять процессом ее получения и использования, управлять информационными ресурсами и информационным обеспечением. Эти задачи управления схожи для всех организаций. На уровне организации нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами и их эффективным использованием.

К задачам информационного обеспечения менеджмента относятся:

• 1) удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• 2) формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации.

Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности включает решение следующих задач.

• 1. Оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, определение потребителей информации, состава информации, периодичности ее циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и другой деятельности), форм представления информации (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей).
• 2. Определение источников информации, обеспечение доступа к информации из внутренних и внешних источников.
• 3. Унификация и организация процессов и средств сбора, фильтрации, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями.
• 4. Организация потоков информации, обеспечение актуализации информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационные системы, системы диспетчеризации и мониторинга, развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации), обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах.
• 5. Создание систем управления данными, организация хранения массивов информации (преодоление проблем несовместимости типов данных, дублирования информации, обеспечение корректности (непротиворечивость данных), разработка системы классификаторов, систематизация и типизация знаний, информации и данных, хранение данных и информации в унифицированных форматах), обеспечение многократного использования информации.
• 6. Формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота, разработка технологических процессов формирования документов, установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов, рационализация количества показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).
• 7. Формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегии.
• 8. Организация обратной связи (осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации).
• 9. Обеспечение непрерывности процесса сбора и переработки информации, развитие системы информационного обеспечения, разработка концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации и программы совершенствования информационного обеспечения организации для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности. Процесс информационного обеспечения менеджмента предполагает действия с информацией, получаемой из внешних и внутренних источников.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Организация образует и свою внутреннюю среду, которая формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается соответствующими средами, и, как отмечалось в параграфе 16.1, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информацию.

Любая организация имеет информационную систему (далее - ИС), успешное функционирование которой в значительной мере определяет развитие и успех бизнеса, что вынуждает организацию постоянно совершенствовать ИС, заниматься проблемами создания все более эффективных ИС, обеспечивающих гармоничный рост бизнеса. Определение ИС (см. параграф 16.3), использовавшее понятие "информационный контур управления", требует уточнения.

Информационная система существует в каждой организации, поскольку она не может обходиться без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Общность этого утверждения позволяет говорить об информационной системе как о некотором едином контуре или, по определению Билла Гейтса, о "нервной системе организации". Как организация в целом, так и отдельные ее подразделения имеют множество информационных систем. Под термином "информационная система" далее будет пониматься вся совокупность информационных систем организации, если иное не оговаривается отдельно.

Прежде чем определить компоненты ИС организации, отметим, что данная система решает единственную и в некотором роде уникальную задачу для каждой конкретной организации - эффективное управление всеми ее ресурсами (материально-техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными) для достижения целей организации, например для получения максимальной прибыли и удовлетворения материальных и профессиональных потребностей всех сотрудников организации. Компоненты ИС организации в общем случае можно определить так, как показано на рис. 17.3.

Рис. 173.

Первый компонент ИС - цель. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования информационной системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. Цель ИС - повышение эффективности использования ресурсов организации за счет производства необходимой информации, создания информационной и технической среды осуществления бизнес-процессов. В соответствии с этой целью перед ИС организации могут быть в каждом конкретном случае поставлены различные задачи: от решения конкретных проблем с помощью ИС (отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, планирование материально-технического снабжения с целью не допустить замораживания оборотных средств в запасах материалов, обеспечение достоверности, полноты и своевременности финансовой отчетности для избегания штрафных санкций и т.н.) до формулирования задачи па уровне "хочу все знать".

В качестве мотивов изменения или создания ИС у менеджеров организации могут выступать потребности в повышении достоверности и доступности информации, улучшении качества принимаемых решений, обеспечении управления связями с клиентами, управлении жизненным циклом продуктов или управлении логистической цепочкой для достижения операционного совершенства (например, использование источников поставок в глобальном масштабе, создание товаров и услуг для клиентов, отвечающих их индивидуальным предпочтениям).

Второй компонент ИС (данные и информация) был рассмотрен в параграфе 16. 2.

Пользователи и персонал - третий компонент ИС - представлены работниками, использующими ИС для осуществления своих бизнес-функций в организации (сбор, формирование и использование информации). Пользователи объединены в различные подразделения, образующие организационную структуру ИС. Персонал ИС - работники, обеспечивающие сбор, формирование, хранение, распространение и использование информации для управления, а также функционирование и развитие ИС. Персонал ИС работает в рамках информационно-технологического подразделения (ИТ-подразделения) организации.

Управленческие процедуры - четвертый компонент ИС - представляют алгоритмы решения задач ("управленческие формализмы"), определяемые или одобряемые менеджерами организации. Характер осуществления этих процедур в конкретной организации зависит от наличия в ней регулярного менеджмента, степени зависимости организации от формализуемого и неформализуемого знаний (а значит, и от уровня формализации управленческих процедур), ориентации на знания или персонал при построении формальных правил решения управленческих задач, уровня зрелости организации (степени выявления повторяющихся бизнес-процессов и функций, создания формальных правил их исполнения, независимости исполнения отличных качеств персонала, измерения и оптимизации процессов и функций), ориентации менеджмента организации на функции, процессы или проекты.

Процедуры ИС можно определить, во-первых, как действия ИС (определяемые ее приложениями для пользователей ИТ-инфраструктурой) по поддержке действий сотрудников при исполнении ими своих обязанностей (реализации бизнес-функций и осуществлению бизнес-процессов) в организации, а во-вторых, как технологии функционирования самой ИС (правила и алгоритмы функционирования ИС). Пример описания управленческих процедур и процедур ИС приведен на рис. 17.4.

Пятым компонентом ИС является ИТ-инфраструктура, в частности информационные технологии как способ преобразования информации, под которым понимаются сбор, передача, накопление, обработка, хранение, представление или использование информации. Существуют технологии сбора информации, передачи информации и другие, соответствующие вышеназванным видам преобразования. В качестве составляющих технология объединяет организационно-методологическую (организационные документы, методики) и аппаратно-программную (средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, общесистемное и прикладное программное обеспечение) компоненты. Технологией может быть названо также объединение ряда отдельных технологий преобразования информации, каждая из которых имеет собственную динамику развития.

Рис. 17.4.

Другой подход к классификации технологий как способов преобразования информации основывается на выделении видов объектов преобразования: технологии работы с текстами, технологии мультимедиа, табличные процессоры и т.д. Информационные технологии (ИТ) реализуются в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии и целей ее реализации. Использование автоматизированных ИТ в рамках ИС означает, что и собственно ИС является автоматизированной.

Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения по стоимости обработки данных, трудоемкости процессов использования информационного ресурса, надежности и оперативности процесса обработки информации, качеству получаемой информации. Информационная технология реализуется в рамках информационной системы, определяя способ преобразования информации. Эта система является средой для реализации технологии. Однако информационная технология шире, чем информационная система. Она может существовать вне ее.

Например, информационная технология обработки текстов, которую использовали для написания книги, не является частью информационной системы и реализуется вне такой системы.

В информационной системе может использоваться множество различных информационных технологий, для которых данная система выступает в качестве среды реализации.

Взаимосвязь организации, ее ИС и ИТ изображена на рис. 17. 5.

Организация (органы управления) предъявляет требования к ИС. Она в свою очередь задает набор требований к применяемым ИТ, характеристика которых также формирует ограничения ИС. Информационные технологии, развиваясь, создают новые возможности для ИС, а те порождают новые возможности для развития организации.

Рис. 17.5.

Информационные технологии являются частью пятой составляющей ИС организации - ИТ-инфраструктуры (как всякая инфраструктура, она определяет правила формирования своих компонентов и обеспечения взаимодействия между ними). Для автоматизированных ИС она состоит из трех подсистем (рис. 17.6): инфраструктура данных, техническая инфраструктура и программная инфраструктура.

Инфраструктура данных (базы данных, хранилища данных, СУБД, регламентирующие документы и т.н.) обеспечивает хранение и использование данных, отражающих текущее функционирование организации, и документов, отражающих работу организации во временных аспектах. Техническая инфраструктура (аппаратные средства вычислительной техники, вычислительные сети, каналы связи, коммуникационные устройства, регламентирующие документы и т.п.) обеспечивает работу коммуникационных и вычислительных ресурсов организации.

Программная инфраструктура в части системного программного обеспечения (утилиты и программы, интерфейсы взаимо

Рис. 17.6.

действия прикладных систем между собой и внешними системами, операционные системы, методы и средства разработки приложений и т.п.) соединяет в единую систему вычислительные, коммуникационные и программные ресурсы, в части прикладного программного обеспечения (приложения и прикладные системы для пользователей) - предоставляет пользователям на их рабочих местах приложения для исполнения бизнес-функций, бизнес-процессов и бизнес-проектов. Если вернуться к рассмотрению рис. 17.5, то на нем отдельно выделены информационные технологии и процедуры ИС, которые являются компонентами ИТ-инфраструктуры.

Ситуация

Образованная из крупного научно-производственного объединения корпорация выполняет долгосрочные международные высокотехнологичные контракты, участвует в национальных проектах "Нанотехнологии", "Здравоохранение", "Образование", разрабатывает инновационные программы в аэрокосмической и сопряженных с ней отраслях науки и техники. Корпорация объединяет ОАО "Наука", "Инновации", "Производство", "Испытание" в холдинг, акции и другие ценные бумаги которого котируются на фондовом рынке. Созданная как ведущее предприятие наукограда, корпорация развивает спектр производства товаров и услуг народного потребления в основных и региональных формированиях.

Ситуация 6-2 "Обеспечение информацией"

В различных формированиях и подразделениях корпорации сложились разнообразные требования к информации, отражающие их статус, специфику и степень интеграции в процессы внутреннего взаимодействия. Полнота, своевременность, качество и другие характеристики информационного обеспечения менеджмента не только по-разному трактовались и оценивались менеджментом различных подразделений и формирований корпорации, но и нередко противоречили друг другу, дезавуируя результаты оценки.

Объединение корпорацией разных по направлениям работы и уровням развития составляющих, актуализация совершенствования систем руководства и управления, развитие аппаратно-программных ресурсов информационного обеспечения обусловили необходимость выработки единой методики оценки информационного обеспечения.

Руководство корпорации сформулировало ключевые требования к информационному обеспечению менеджмента

В числе профессиональных требований менеджмента корпорации к информационному обеспечению процессов руководства и управления выделяются следующие критерии оценки:

• o полнота;
• o достоверность;
• o конфиденциальность;
• o своевременность;
• o оперативность;
• o соответствие.

На этих критериях основывается система оценки и совершенствования информационного обеспечения руководства и управления корпорацией.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Уровни профессиональной организации связей с общественностью. Организационные роли и модели эффективного PR-специалиста. Профессиональные качества специалиста по связям с общественностью, его личные качества. Специалисты по коммуникативным технологиям.

реферат , добавлен 05.11.2015


Организационная структура связей с общественностью и организационные роли специалиста по связям с общественностью. Личные качества и квалификация специалиста по связям с общественностью. Портрет PR-специалиста. Модели эффективного PR-специалиста.

курсовая работа , добавлен 15.12.2008


Организация работы отдела по рекламе и связям с общественностью. Функции, роль, планирование и бюджетирование деятельности PR-отдела. Взаимодействие с коммуникационными агентствами. Проекты, реализуемые отделом по рекламе и связям с общественностью.

дипломная работа , добавлен 29.03.2015


Зависимость успешной деятельности компании от общественного мнения, максимально четкого учета запросов покупателей, достойного имиджа и репутации. Должностные обязанности PR-менеджера фирмы, организация работы отдела по связям с общественностью и СМИ.

реферат , добавлен 14.01.2015


Теоретические аспекты организации службы по связям с общественностью. Нормативно-правовое обеспечение управленческой деятельности. Взаимодействие Департамента культуры и туризма области со средствами массовой информации. Совершенствование работы и имиджа.

дипломная работа , добавлен 17.06.2017


Деятельность специалиста по связям с общественностью. Основы PR-деятельности в сфере платного образования. Менеджмент имиджа образовательного учреждения. Оптимизация деятельности в сфере связи с общественностью в компании НОУ ДО "Академия Алфавита".

курсовая работа , добавлен 15.05.2013


Методология маркетинга в современных условиях, нормативно-правовое и информационное обеспечение. Показатели эффективности маркетинговой деятельности предприятия. Разработка рекламной политики ООО "Галаст", мероприятия по реорганизации отдела маркетинга.

дипломная работа , добавлен 12.12.2011


PR-отделы в системе позиционирования предприятия на рынке товаров. Связи с общественностью в системе маркетинговых коммуникаций. Общая характеристика предприятия ОАО "СинТЗ" и направления совершенствования работы отдела по связям с общественностью.

дипломная работа , добавлен 27.05.2009

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

Фонда заработной платы

Коммунальных услуг

Стоимости программного обеспечения

Расходов на почту

Расходов на оформление договоров

Расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

Избежание будущего роста численности персонала

Уменьшение требований к обработке данных

Снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

Улучшение качества информации

Повышение производительности

Улучшение и ускорение обслуживания

Новые производственные мощности

Более уверенные решения

Улучшение контроля

Уменьшение просроченных платежей

Полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 2). Это простая схема передачи информации в одном направлении.

Рисунок 2. Процесс передачи и получения информации

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передаче вниз, от руководителя к подчинённым наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 3).

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

Качество, достоверность и оперативность получения информации

Знания, опыт, личные качества руководителя

Квалификационный состав подчинённых

Ситуация на рынке

Рисунок 3. Система управления объектом: Iвх - входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть; Iос - осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления; Iу - управляющая информация в результате сравнения; U - воздействие исполнительного органа на объект управления; V - отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно - необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2) Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату). управление торговый товар персонал

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

Удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Структура и система управления, функциональные подразделения и службы предприятия, положения об их деятельности. Техническое оснащение предприятия компьютерной техникой. Программное обеспечение компьютерной техники предприятия. Защита от ошибок и вирусов.

отчет по практике , добавлен 11.06.2013


Анализ организационной структуры предприятия. Характеристика комплекса технических средств и программного обеспечения управленческой деятельности. Системы документооборота и делопроизводства. Разработка информационной системы в сфере работы с кадрами.

отчет по практике , добавлен 17.07.2014


Структура, направления деятельности и ведомственная подчинённость предприятия. Назначение службы релейной защиты и автоматики. Классификация компьютерных сетей по территориальной распространенности и описание их топологии (звезда, кольцо, шина).

отчет по практике , добавлен 25.12.2015


Информационное обеспечение деятельности медицинской организации: содержание, условия, факторы развития. Актуальность создания первичного онкологического кабинета. Анализ информационного обеспечения и оценка его эффективности. Содержание табеля оснащения.

дипломная работа , добавлен 14.01.2018


Информационное обеспечение управления предприятием на современном этапе. Необходимость автоматизации деятельности, принципы построения локальных информационных систем "Управление персоналом", особенности постановки задач и проектирования программ.

курсовая работа , добавлен 03.04.2011


Виды деятельности предприятия. Системное и прикладное программное обеспечение, используемое в информационной системе организации. Описание программного продукта "Учет продаж автозапчастей и оказания услуг". Схема функционирования процесса в нотации IDEF0.

отчет по практике , добавлен 11.07.2013


Системы искусственного интеллекта. Информационно-технологическое обеспечение деятельности предприятий группы "Лукойл". Документооборот и обслуживание пользователей. Типичный процесс работы сервисной службы. Интегрированная система передачи сообщений.

отчет по практике , добавлен 07.07.2012