Понятие информационного обеспечения (ИО). Системы классификации и кодирования. Информационное обеспечение управления

Рис. 4.2

Например, обозначение 6431 означает:
6 - лесные породы;
4 - лес пиленый;
3 - лес пиленый обрезной;
1 - размер заготовки.
Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество рабочих можно разделить по ряду признаков: цех, участок, место проживания, пол, Ф.И.О., зарплата, месяц. Группируя эти признаки, можно получить ответы на различные вопросы. Например, кто из рабочих сборочного цеха заработал более 20 тыс. руб. в месяц?
Следующим этапом после классификации идет кодирование или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатурам по определенным правилам, установленным системой кодирования. Примером кодового обозначения является идентифицированный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый - номер государственной налоговой инспекции, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд. В машине хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработке по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях.
Коды могут быть: цифровые, буквенные, смешанные. К кодам предъявляются следующие требования: должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта; должны быть стабильными, часто не пересматриваться; иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры; быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.
Код - это универсальный способ отображения информации в виде системы соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать. Конечная последовательность символов алфавита кодирования называется кодовым словом (кодовой комбинацией), если она однозначно соответствует какому-либо элементу из множества сообщений, а множество кодовых комбинаций образует код. Число символов в кодовой комбинации называется длиной
слова. В качестве кодовых символов используются различные обозначения в виде букв, цифр и специальных знаков. Число различных значений, которые может принимать любой символ кода, называется основанием кода.
Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.
Наибольшее распространение получили системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.
Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, месяцы кодируются в календарной последовательности: 01 - январь, 02 - февраль, 03 - март и т.д.
Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например, группа основных цехов - код о 01 до 03; группа вспомогательных цехов - коды от 05 до 10 и т.д.
Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехпризначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода представлена на рис. 4.3 .


Широкое применение средств вычислительной техники, в том числе на складах, на предприятиях розничной торговли, потребовало маркировки товаров кодами, считываемыми машиной. Наиболее надежным оказался способ чтения штрихового кода ручным лазерным сканером.
Штриховой код точно и однозначно определяет каждый конкретный товар, т.е. по штриховому коду можно находить товар и его характеристики, хранящиеся в базе данных торговой системы. В России, как и в других Европейских странах, используется штриховой код стандарта EAN-13. Он включает 13 цифр:
первые три (460) означают, что товар произведен в России;
четыре цифры - это код предприятия, которое произвело данный товар;
пять цифр - код товара;

одна цифра - контрольная сумма, вычисляемая автоматически по определенной формуле над предыдущими цифрами.
Стандартный набор для штрихового кодирования включает: принтер для маркировки товаров на складе; электронные весы со встроенной печатью этикеток или
дополнительным принтером на фасовке весового товара; кассовые аппараты со сканерами штриховых кодов в торговом зале; мобильный терминал на складе для учета товара.
Использование штрихового кодирования ведет к уменьшению потерь на
воровство в магазинах, к отслеживанию наличия товара на складе, к мобильному управлению ценой, к организации электронного (безбумажного учета).

Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление экономикой следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой. Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простым и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.

Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы:

реквизит,

показатель,

информационные сообщения,

информационный массив,

информационный поток,

информационная система.

Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основания - количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания - количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.

Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, продукции и др.

Каждый реквизит имеет форму и содержание.Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (из чего сделана продукция, например, чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания - арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.

Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.

Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может быть представлена так:

Май, чугун, номенклатурный 200

номер 824, тонн

Реквизиты-признаки Реквизит-основание

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей.

Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.

Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение.

Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации.

Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки , используемые при решении различных комплексов задач управления.Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему.

Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений - данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

§ источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

§ способу фиксации: устная и документированная;

§ способу выражения: цифровая и алфавитная;

§ характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая;

§ направлению движения: входящая и исходящая;

§ стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

§ функциям управления;

§ принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:

§ конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно- производственная;

§ времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам:

принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство;

контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами.

Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы - информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС и ИТ - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации (вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации). Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки ИО ИТ - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.

· Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

· Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

· Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных , позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.

· В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных.

(Поэтому) в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное ИО - система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН

ТАШКЕНТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

Факультет « Информационные технологии

и менеджмент»

Мусалиев А.А., Бегалов Б.А., Жиемуратов Т.П.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

УЧЕБНО – МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

Под редакцией академика С.С.ГУЛЯМОВА

ТАШКЕНТ – 200 7

Введение

Информационное обеспечение (ИО)- важнейший элемент экономических информационных систем и предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющееся основой для принятия управленческих решений. Любая информационная система не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней среды, без передачи информации о принятых управленческих решений. Перед информационным обеспечением стоит задача качественного обслуживания информацией пользователей системы, обеспечение эффективного функционирования потоков информации в процессе реализации функций управления, взаимодействия с внешними системами.

Информационное обеспечение (information support) осуществляет формирование по соответствующим правилам совокупности сведений, процедур накопления, хранения информации, а также ее использование при решении конкретных задач системы и представляет собой совокупность средств и методов организации данных в ИС.

1. Информация и информационные ресурсы

Понятие информации и информационных ресурсов. Понятия и нформация является фундаментальным научным понятиям, требующими точных формулировок и пояснений.

Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). Сообщение - это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков таблиц и т.п. В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

Распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении. Информация - новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.

Информационная система - организационно упорядоченная совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и средств связи, позволяющая осуществлять сбор, хранение, поиск, обработку и пользование информацией.

Информационные ресурсы можно определить как весь имеющийся объем информации в информационной системе. Для страны - это будет информационные ресурсы страны, для организации - информационные ресурсы организации. Иначе говоря - это весь объем знаний, отчужденных от их создателя, зафиксированный на материальных носителях и предназначенный для общественного использования.

Информационные ресурсы - информация, банк данных, база данных в электронной форме в составе информационной системы.

Информационные ресурсы при их разумной организации и использовании выступают как эквивалент трудовых, материальных и энергетических ресурсов. К тому же информация - это единственный вид ресурса, который содействует наиболее рациональному и эффективному использованию и сбережению всех остальных ресурсов.

Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но эти ресурсы из-за своей специфичности не рассматривались как экономическая категория, хотя информация всегда использовалось людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологии и т.п., объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество всегда находило какое-либо решение. Появление иерархий управления, возникновение товарно-денежных отношений, создание вычислительных машин с этой точки зрения позволило преодолеть эти трудности в переработке огромных объемов информации для управления.

Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта - связь с процессами управления коллективами людей организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг

Информация, как разновидность ресурса . Информация обладает всеми признаками товара: наличием у нее потребительской стоимости (полезности, ценности) и стоимости (т.е. некоторых затрат общественного труда.

У информационных и вещественных объектов как товаров, есть и общие и различающие их свойства.

Эти объекты роднит с обычными изделиями и материальными ресурсами следующее: На них имеется потребительский спрос; они являются объектами собственности, т.е. ими можно владеть, пользоваться и распоряжаться; они имеют конкретных разработчиков (поставщиков); они имеют стоимость и соответственно цену; они могут поставляться на различных условиях.

Однако у информационных ресурсов и технологии имеется ряд принципиальных отличий, к числу которых относится:

• 
  - бесконечная тиражируемость, означающая их сохранение при неограниченном числе продаж;
• 
  практическая неуничтожаемость;
• 
  необходимость (за исключением общесистемных пакетов) индивидуальной адаптации к условиям конкретных пользователей;
• 
  обязательность авторского сопровождения поставляемых объектов;
• 
  возможность наложения различных ограничений не только по использованию, но и вторичному тиражированию;
• 
  сложность идентификации соблюдения авторских прав или прав поставщика;
• 
  множественность дублирующих объектов. В отличие от изделий, различные образцы которых могут выполнять сходные функции, информация может по-разному отражать одну и ту же реальность. Например, на торги могут быть предложены несколько вариантов итоговой информацию о размерах открытого месторождения в какой-нибудь продукции;
• 
  полезность косвенной информации; Так, например, информация о том, что есть такая информация, стоит довольно дорого;
• 
  обесцениваемость в результате пробного использования. Действительно, ознакомившись с данными и убедившись в некондиционности некоторых из них, правомерно отложить предложение о покупке. Однако заставить себя забыть или не использовать достоверные сведения из числа предложенных практически невозможно;
• 
  непредсказуемость котировки. Если изделия могут котироваться с некоторой ограничением динамикой (мгновенное исчезновение или возникновение спроса практически невероятно), то информация (но не технология) может мгновенно упасть в цене до нулевого уровня;
• 
  возможна взаимная антогоничность, а не просто конкурентность. Предложение на рынке одной информации может сделать на рынке неактуальной другую;
• 
  неопределенность некоторых или всех потребительских свойств;
• 
  предельно легкая транспортируемость и возможность избежать транспортных (в данном случае коммуникационных) повреждений;
• 
  физическая неснашиваемость, означающая наличие только морального старения или потери актуальности в фиксированный или неопределенный момент времени;
• 
  мгновенность передачи потребителю сведений и возможность получить подтверждение также в исчезающий малый период времени;
• 
  не всегда четкий период поставки не автоматически тиражируемой технологии;
• 
  постоянная готовность к поставке;
• 
  низкая идентифицируемость поставщика информационных данных и технологии, а также источников сведений и использование компонент технологий;
• 
  возможность сохранения конфиденциальности в отношении, как продавца, так и покупателя данных и технологии, а также самого факта продажи или не продажи.

• 
  качеству, т.е. по уровню удовлетворения информационных потребностей, определяемой ценностью (полезностью) информации;
• 
  выгодам, т.е. по повышению экономической эффективности в целом;
• 
  затратам, т.е. стоимостью информации, определяемая объемом информации.

1. Полнота . Полнота информации выражается в точном определении количественных и качественном параметров тех или иных сторон деятельности объекта и выработке адекватных или решений.

Неполнота информации может привести к ошибкам в принятии решений.

2. Достоверность допускает определенный уровень искажений как поступившей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность принимаемых решений.

3. Доступность восприятия информации определяется скоростью восприятия данных в единицу времени. Поэтому данные представляются преимущественно в табличной форме, которая раскрывает не только смысл содержащейся информации, но и легко воспринимается.

4. Актуальность данных характеризует пригодность для реализации конкретной функции в определенный момент времени. Поэтому актуальность, своевременность и оперативность довольно близкие качественные свойства информации.

5. Своевременность означает поступление информации в удобное или назначенное время. Нарушение этого требования может обесценить информацию.

6. Точность означает ее правильность, степень ее детализации. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

7. Оперативность отражает старение информации с течением времени и потери актуальности.

Несвоевременное поступление информации вызывает запаздывание в принятии решении, вследствие чего принимаемое решение не отвечает изменившейся обстановке. Чем оперативное информация, тем больше ее ценность. С течением времени информация стареет и ее ценность уменьшается.

Ценность информации быстро возрастает по мере увеличения степени точности или когда различие между сообщаемыми и фактическими результатами уменьшается. Более полная и достоверная информация обеспечивает правильное решение. Наиболее желаемая точность это та, когда ценность информации превышает расходы на ее получение.

Важное преимущество информационных систем состоит в том, что с ее использованием уменьшается время обработки. Существует понятие о минимальной, средней и максимальной давности информации. Минимальная давность равна половине отчетного периода плюс задержка в обработке; средняя - половина интервала между периодом обработки плюс задержка в обработке; максимальная - одному интервалу плюс половина отчетного периода.

Ценность информации уменьшается по мере увеличения задержки, с увеличением задержки информация может оказаться устаревшей и непригодной для принятия решений.

Информационную систему, немедленно реагирующую на любое отклонение, можно считать системой, действующей в реальном масштабе времени. Предполагается, что такая система получает, обрабатывает и передает данные с такой небольшой задержкой, что можно принять нужные меры немедленно.

По мере старения информации ее ценность для выработки решения падает до уровня, который достигается при информации меньшего объема. При получении дополнительной информации повышается роль принимаемых решений.

При уменьшении задержки в обработке информации, во-первых, решения могут приниматься раньше, во-вторых, ее содержание улучшится.

Для того, чтобы информация была полезной, она должна быть связана с решаемой в каждый момент времени проблемой; наличие только относящейся к делу информации позволяет пользователю принимать своевременные и более содержательные решения, так как он не тратит времени на поиск нужных ему факторов среди многих других. Если имеющееся информация не связана с вырабатываемым решением, то она не имеет ценности. Знание (или незнание) пользователем какой-либо части информации и действия, которые оказывается следствием этого, также являются важным фактором ценности информации.

2. Состав, требования и аспекты описания информационного

обеспечения

Состав информационного обеспечения. Информационное обеспечение АЭИС включает:

• 
  состав информации, т. е. перечень информационных единиц (сообщений), необходимых для решения комплексов задач в функциональных подсистемах ИС;
• 
  характеристики движения информации, т. е. количественные оценки объема и интенсивности информационных потоков, маршруты документов, схем документооборота, вероятностно – временные характеристики преобразования сообщений;
• 
  структуру информации и закономерности ее преобразования, т. е. правила построения сообщений в цепочки «вход – система – выход»;
• 
  характеристики качества преобразования информации, т. е. количественные оценки полезности, достоверности и своевременности информации;
• 
  способы преобразования информации, включая ее съем, доставку, распределение и обеспечение информацией комплексов задач и отдельных задач функциональных подсистем ИС.

• 
  способствовать реализации интегрированной обработки информации и принятию управленческих решений на основе экономико-математических методов и моделей, программ их машинной реализации в различных режимах;
• 
  представлять полную, своевременную и достоверную информацию для принятия решений с минимумом затрат на ее получение, накопление, поиск, обработку и передачу;
• 
  способствовать осуществлению диалога пользователя с ЭВМ, предусматривая для этого все необходимые средства и методы эффективного взаимодействия человека и ЭВМ;
• 
  осуществлять накопление и хранение информации путем создания автоматизированного банка данных;
• 
  обеспечить условия реализации функций управления за счет рационального использования всего информационного ресурса системы.
• 
  полнота отображения состояния управляемой системы и достоверности информации, как необходимой для решения задач, так и выдаваемой по запросам пользователей;
• 
  высокая эффективность методов и средств сбора, хранения, накопления, обновления, поиска и выдачи данных;
• 
  одноразовая регистрация и одноразовый ввод информации, и ее многократное и многоцелевое использование;
• 
  простота и удобство доступа к данным информационной базы;
• 
  ввод и накопление в информационной базе данных с минимума дублирования;
• 
  организация эффективной системы документооборота;
• 
  развитие информационного обеспечения путем наращивания данных и организации новых связей и проектирование более совершенных методов и способов обработки информации;
• 
  регламентация доступа к данным с различным уровнем доступа, а также времени хранения документированной информации.

Функциональный аспект описания ИО отражает его роль в решении различных задач ИС. Выделяют следующие функции ИО: слежения, памяти, обработки и распределение информации.

Функция слежения обеспечивает подготовку, передачу и прием информации для управления объектом. Причем, слежение может быть постоянным, периодическим, оперативным, запаздывающим и прогнозирующим.

Функция памяти связанно, прежде всего, с хранением информации в ИС и предполагает отбор, сортировку, размещение, обновление, поиск и выдачу информацию.

В функцию обработки информации входит логическое и арифметическое преобразование информации.

В функцию распределения информации входит избирательность доставки информации в системе по уровням иерархии управления, пользователям.

Структурный аспект описания ИО предполагает исследование формы и структуры хранения и преобразования информации в ИС и включает классификацию информации, систему показателей, информационный язык, документацию, структуру информационных массивов (файлов), язык общения с информационной системой.

Трансформационный аспект описания ИО рассматривает преобразование языка экономического управления по уровням управления и этапам движения информации от входа к выходу системы.

Методический аспект описания ИО. В его основе при создании АЭИС лежит осуществление следующих принципов:

• 
  методологического единства ИО, т. е. разработка ИО различных функциональных подсистем на основе единых методов;
• 
  информационной совместимости ИО, т. е. создание единой системы форм документов, классификаторов и кодов для всей системы;
• 
  типизация блоков ИО, т. е. построение аналогичных в функциональном и содержательном отношений частей ИО по единым типовым правилам на одном языке;
• 
  унификация обмена информацией, т. е. сокращение форм документов;
• 
  интеграция обработки информации, т. е. однократности ввода информации в систему при многократном ее использовании.

3. Структура и основные элементы информационного обеспечения

Структура информационного обеспечения. В теории автоматизированной обработки информации, ИО принято делить на: системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово – кредитной деятельности и т. д.); системы классификации и кодирования; документацию; потоки информации-варианты организации документооборота; различные информационные массивы (файлы), хранящихся в машине и на машинных носителях и имеющих различную степень организации.

Ввиду сложности системы ИО, выделяются такие составляющие ее части, как внешнее (внемашинное) и внутреннее (внутримашинное) ИО.

Внешнее (внемашинное) информационное обеспечение представляет собой часть информационного обеспечения, включающая совокупность информационных сообщений, сигналов, документов, используемых при функционировании информационной системы в форме воспринимаемых человеком без применения средств информационных технологий.

В состав внешнего информационного обеспечения входит: система классификации и кодирования информации, система нормативно – справочной информации, документация (входная и выходная), а также система организации, ведения и хранения документации и внесения в нее изменений.

Системы классификации и кодирования информации (объектов, элементов данных) являются средствами формализованного описания данных, при этом осуществляется однозначная замена смыслового содержания компактным кодом. В первую очередь это относится к наименованиям технико-экономических показателей, документов, операции, продукции, предприятий и т. д.

Нормативно – справочная информация относится к условно – постоянной информации, характеризующих заданное состояние управляемых параметров производства к определенному моменту времени. К ней относятся плановые задания, производственные графики, нормативы трудоемкости изделий, а также нормы и нормативы и т. д.

Оперативная (входная) документация , отражая переменную (текущую) информацию характеризует состояние управляемых параметров производства в заданный момент времени (объем выпуска за текущий период, приход и расход материалов и т. д.), а также за некоторый период времени.

Входная информация представляет собой совокупность исходных данных, необходимых для решения задач. Вводимые в систему и хранимые в ней данные представляют отдельные значения параметров объектов, процессов или явлений в виде слов, буквенных обозначений, числовых величин, таблиц, графиков или в иной форме.

Источниками входных данных могут служить устные сообщения, рукописные материалы, документы и носители информации в форме пригодной для непосредственного ввода в ЭВМ. Исходные данные получают в обычных, для неавтоматизированной системы документах, написанных от руки, отпечатанных типографическим способом или на машинке с последующим переносом их на машинные носители информации и т. д.

Выходная информация, являясь результатом обработки входной информации (оперативной и нормативно – справочной) по определенному алгоритму предназначена для принятия решений по управлению производством.

К выходной информации относится информация, получаемая в результате решения задачи системы и предназначенная для непосредственного использования пользователем. Обычно выходная информация представляется в виде машинных документов. Документы делятся на группы по функциональному назначению с учетом целей, для которых они предназначены, частоты выхода документов и целесообразности их получения пользователями и т. д.

Группировка и расположение информации в документе определяется алгоритмом использовании этой информации.

Результатом решения задачи также является промежуточная информация, используемая при решении других задач.

Внутреннее (внутримашинное) информационное обеспечение , являясь частью информационного обеспечения, представляет собой совокупность используемых в информационной системе данных на машинных носителях, включающие входные, промежуточные и выходные массивы, образующих информационную базу, а также систему программ организации, ведения и доступа к данным. Внутреннее информационное обеспечение включает все массивы (файлы), необходимые для решения задач и обработки данных, а также программные средства записи, обновления массивов и поиска в них данных. В состав информационной базы входят:

• 
  нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы;
• 
  текущие сведения, поступающие извне системы и требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм выработки решений;
• 
  накапливаемые архивные и учетные данные, необходимые для управления экономической системой.

Контролируют входные данные и ведение информационной базы - программные средства. Под ведением информационной базы (массивов информации) понимают обеспечение хранения, накопление данных, своевременного исключения устаревших данных, внесения и контроля изменений.

Основные элементы информационного обеспечения также состоит из элементов внешнего и внутреннего информационного обеспечения.

Основными элементами внешнего

поток информации - группа сообщений в процессе ее движения в пространстве и времени в одном направлении, при условии, что у этих сообщений имеется источник и получатель;

реквизит – элементарное сообщение, дальнейшее расчленение которой невозможно без уничтожения семантического смысла сообщения; реквизиты подразделяются на признаки и основания;

реквизит-признак – часть сообщения, которая функционально предназначена для качественной характеристики описываемого объекта; признак позволяет проводить идентификацию объекта в определенном множестве сообщений;

реквизит-основание – часть сообщения, которая функционально предназначена для количественной характеристики описываемого объекта; физически основание- это числовая величина, получаемая в результате наблюдения, измерения или вычисления;

показатель- часть сообщения, которая описывает качественную и количественную сторону объекта, обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Показатель компонуется из реквизитов- признаков и реквизитов-оснований и состоит из одного признака – основания и одного или нескольких реквизитов- признаков, характеризующих основание и связанных с ними логическими отношениями. При обработке над реквизитами основаниями осуществляются арифметические операции, над реквизитами признаками – логические (сортировка, поиск, выборка и т. д.).

номенклатура - информационная совокупность, включающая все значения однотипных показателей;

документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информацию о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека;

кодирование – отображение дискретных сообщений в виде определенных сочетаний символов;

код – конкретное условное обозначение каждого наименования в данной номенклатуре;

документооборот - движение документов с момента их возникновения или получения до завершения исполнения или отправки;

система документации - совокупность документов создаваемых в процессе выполнения одной из функций управления.

Основными элементами внутреннего информационного обеспечения являются:

файл - это некоторое множество записей однородной структуры, предназначенные для решения задач;

запись – это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю. Элементы записи обозначаются идентификаторами.

Носители информации. Функционирование экономических объектов отображаются системой экономических показателей, характеризующих все аспекты деятельности производства. Для их фиксации используются носители информации.

Носитель информации - это различные материалы, обладающие физическими свойствами (бумага, магнитные диски, оптические диски и др.), которые применяются для сохранения информации, т. е. любое материальное средство, на которое записывается (регистрируется) и с которого считывается информация.

Назначением носителей информации являются:

• 
  запись первичных данных;
• 
  подготовка исходных данных к обработке;
• 
  непосредственный ввод в компьютер подготовленных данных;
• 
  организация внешней памяти компьютера; фиксация результатов обработки данных.

Информационное обеспечение ИТ и ИС управления персоналом организации

Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой.

Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности.

При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.

Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы:

Реквизит - информационная единица низшего уровня, отражает отдельные свойства объекта, имеющие смысловое содержание и не поддающиеся дальнейшему делению. При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основания - количественную. Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, коды должностей и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (машина). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания - арифметической. Реквизиты, объединяясь, образуют структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.

Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления, например: температура воздуха +20 градусов. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей.

Информационное сообщение – совокупность показателей, содержащихся в документе

Информационный массив (файл) - группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду). Выделяют файлы постоянной и переменной информации.

Информационный поток – массивы, объединённые по различным признакам, используемые при решении различных комплексов задач управления.

Информационная система - охватывает всю информацию об экономическом объекте и является структурной единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными называют информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

• источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

§ способу фиксации: устная и документированная;

• способу выражения: цифровая и алфавитная:
• характеру фиксации данных: фиксируемая и нефиксируемая;
• направлению движения: входящая и исходящая;

• стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);
• функциям управления;
• принадлежности к сферам деятельности и функциям управления конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная;
• времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС и ИТ - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации, различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Цель разработки ИО ИТ - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.

Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на се сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.

В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

В составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное ИО - система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.

Введение 3
1. Понятие и состав информационного обеспечения автоматизированных систем (ИО АС) обработки данных 4
2. Влияние новых информационных технологий на состав и процессы ИОУ 12
Заключение 18
Список литературы 19

Введение

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.
Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две революции: в информационных технологиях и в бизнесе, взаимно помогая друг другу.
Информационная технология – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

1. Понятие и состав информационного обеспечения автоматизированных систем (ИО АС) обработки данных

Информационное обеспечение автоматизированной системы – это совокупность форм документов, классификаторов, нормативной базы и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации, применяемой в атоматизированной системе при ее функционировании (ГОСТ 34.003-90 ("Автоматизированные системы. Термины и определения")).
ИО - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных .
Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений. ИО предприятия представляет собой информационную модель данного объекта. Для создания ИО нужно ясное понимание целей и задач, функций системы управления; совершение системы документооборота; выявление движения информации от момента ее возникновения и до ее использования на различных уровнях управления; наличие и использование классификации и кодирования информации; создание массивов информации на машинных носителях; владение методологией создания информационных моделей .
При организации ИО используется системный подход, обеспечивающий создание единой информационной базы; разработку типовой схемы обмена данными между различными уровнями системы и внутри каждого уровня; организацию единой схемы ведения и хранения информации; обеспечение решаемых задач исходными данными;
Основными функциями ИО являются наблюдение за ходом производственно-хозяйственной деятельности, выявление и регистрация состояния управляемых параметров и их отклонение от заданных режимов; подготовка к обработке первичных документов, отражающих состояние управляемых объектов; обеспечение автоматизированной обработки данных; осуществление прямой и обратной связи между объектами и субъектами управления.
ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного и внутримашинного ИО .
Внемашинное включает систему классификации и кодирования технико-экономической информации; систему документации; схему информационных потоков (документооборота: первичные, результативные, нормативно-справочные документы).
Внутримашинное ИО содержит массивы данных на машинных носителях и программу организации доступа к этим данным.
Внемашинное ИО - информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств (документы).
Под классификацией понимается условное расчленение множества элементов информации на подмножества на основании сходства или различия по какому-то признаку.
Классификация - система распределения объектов по классам в соответствии с определенным признаком (основание классификации). Объекты необходимо классифицировать для:
-выявления общих свойств информационного объекта, который определяется информационными параметрами (реквизиты).
-для разработки правил, алгоритмов обработки информации.
Реквизит - это элементарная информационная совокупность, при дальнейшем расчленении которой данные теряют смысл. Реквизиты представляются либо числами (год, стоимость), либо признаками (фамилия, цвет). В практике для оценки объемов информации широко применяется алфавитно-цифровой знак, или байт (8 бит), а также машинное слово (20-48 бит). Для оценки объема производственно-хозяйственной (экономической) информации используется показатель, представляющий собой предложение, например: <Отпуск электроэнергии с шин ТЭЦ № 12 в ноябре 1999 г. фактически составил 410 млн. кВт-ч.>. Показатель состоит из основания и реквизитов. Основание представляет собой числовое значение показателя .
Классификатор - это документально оформленный систематизированный свод наименований и кодов определенного множества показателей, объединяемых по некоторым общим признакам.
При классификации нужно соблюдать требования: полнота охвата; однозначность реквизитов; возможность включения новых объектов.
Признак сходства или различия, положенный в основу классификации элементов множества, называется основанием классификации.
В АИС внедрены общесоюзные, отраслевые и локальные классификаторы. Всего в связи эксплуатируется более 300 общесоюзных, отраслевых и локальных классификаторов. Из общесоюзных классификаторов различных категорий используются такие, как <Система обозначений единиц измерения>, <Система обозначения органов государственного управления>, <Система обозначения объектов административно-территориального деления> и др. В настоящее время в эксплуатации находится более 20 отраслевых классификаторов, из которых наиболее распространены следующие: <Отраслевой классификатор предприятий и организаций отрасли связи>, <Классификатор подсистем и задач <АСУ>, <Отраслевая система классификации и кодирования средств связи>, <Отраслевой классификатор технико-экономических показателей> и т. д. В отрасли связи эксплуатируется более 210 локальных классификаторов .
Существует две системы классификации объектов: иерархическая и фасетная.
При иерархической системе множество объектов разбивается на соподчиненные подмножества. Каждый объект на определенном уровне характеризует конкретное значение выбранного признака классификации. Для последующей классификации нужно задать новые признаки. Количество уровней классификации называется глубиной классификации. Плюсы: простота построения, использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Минусы: жесткая структура - сложно ввести изменения, невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.
Фасетная система - позволяет выбирать признаки классификации (фасеты) независимо друг от друга. Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Плюсы: использование большого числа признаков классификации; возможность модификации всей системы без изменения структуры группировок. Минусы: сложность построения - нужно учитывать все многообразие фасетов .
Классификация - основа кодирования.
Кодирование - это процесс перевода информации, выраженной одной системой знаков, в другую, т. е. перевод обычной записи информации в запись с помощью шифров.
Шифр-это условное отображение информационного понятия (позиции). Он характеризует одно понятие или одну позицию множества с помощью символов (букв или цифр).
Цель кодирования - представление информации в более компактном и удобной форме при записи ее на машинный носитель; приспособление к передаче по каналам связи; упрощение логической обработки. Система кодирования применяется для замены названия объекта на какой-либо код. Код строится на основе использования букв и цифр. Код характеризуется длиной (числом позиций), структурой (порядком расположения символов). Методы в системе кодирования: классификационный и регистрационный.
Классификация системы кодирования - предварительная классификация объектов. Существует поразрядная классификация; система повторения; комбинированная система.
Регистрационная - не требует предварительной классификации объектов. Существует порядковая и серийная.
Порядковая система кодирования - последовательная нумерация объектов числами натурального ряда. Используется когда количество объектов невелико (1,2,3...)
Плюсы: простота и малозначность.
Минусы: с появлением новых объектов логическая стройность нарушается.
Серийная система кодирования предполагает деление объектов на классы, серии. Внутри серии - порядковая система.
Используется когда количество групп невелико (1.1, 1.2 ...2.2, 2.2...).
Плюсы: возможно предусмотреть резерв серии; можно подвести итог по серии.
Минусы: нужно предусмотреть правильный резерв.
Поразрядная (позиционная) система - используется для кодирования сложных номенклатур, объекты которых могут формироваться по различным признакам .
Например. К-4-2: К - позиция для института, 4 - позиция курса, 2 - позиция группы. Плюсы: четкое выделение классификационных признаков; логичность построения.
Система повторения - используются буквенные или цифровые обозначения, непосредственно характеризующие объект.
Например, план счетов. Счет 10 - сырье и материалы. Внутри счета - несколько субсчетов, раскрывающих содержание счета.
Комбинированная система - используется для кодирования больших и сложных номенклатур, которые необходимо группировать по нескольким соподчиненным или независимым признакам.
Значительная доля внемашинного ИО - документация. К документам предъявляется ряд требований по составу, содержанию. Единство требований составляет единую систему документации. Цель - обеспечить сопоставимость показателей различных сфер НХ. Типичные ошибки в документации: большой объем лишней информации; дублирование. Поэтому к ней предъявляются единые требования. Различают: входные документы (первичные) содержат необработанные сведения; выходные - результат обработки.(результативные).
Внемашинное ИО также включает информационные потоки. Схема информационных потоков отражает маршруты движения информации от источников формирования к получателю. Построение схем обеспечивает исключение дублирования, классификацию и рациональное представление информации, оптимизацию путей прохождения документов и рациональную обработку. Единицы информационных потоков: документы, показатели, реквизиты.
Внутримашинное ИО - это совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам. ИО формирует информационную среду.
Совокупность информации по какому-либо объекту называется информационной базой. Информационная база присуща любому объекту независимо от уровня управленческой техники. Она делится на подсистемы, массивы, показатели, реквизиты. Под массивом понимается структурная единица информации, представляющая набор данных, относящихся к одной задаче (подсистеме).
Информационная база, записанная на машинные носители информации и используемая для решения задач на ЭВМ, называется базой данных.
Информационная база - основа внутримашинного ИО. Это совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию, выдаче в установленном порядке, а также использования для организации общения человека с ЭВМ.
Требования при формировании массивов в ИБ: полное отражение состояния объекта; включение расчетных данных из первичных массивов; рациональное построение базы; минимизация времени на поиск данных, использование эффективных технических носителей; обеспечение надежности хранения; обеспечение своевременности обновления и наращивания массивов .

1. По отношению к системе управления: входные (содержат исходные данные, а также запросы на решение задач), выходные (содержат результаты машинной обработки данных, предназначенных для дальнейшего использования), внутренние (создаются и используются внутри автоматизированных информационных систем).
2. По содержанию: базисные (содержат данные для решения задач); служебные (для управления процедурами обработки данных и повышения качества результативной информации.(справочники, каталоги)).
3. По длительности использования: постоянные (содержат неизменные данные), условно-постоянные (записывается информация, которая продолжительный период остается неизменной), переменные (включаются постоянно изменяющиеся данные).
Условно-постоянные подразделяются на группы:
нормативные (нормы затрат материальных и трудовых ресурсов);
справочно-табличные (справочные данные по персоналу, счетам);
расценочные (цены на материалы, готовую продукцию, расценки);
постоянно-учетные (данные о состоянии отдельных ресурсов);
регламентирующие (данные об обязанностях персонала).
Переменные массивы организуются в виде оперативных, накапливаемых, промежуточных, результативных массивов. Информационная база может быть создана либо как множество файлов, каждый из которых отражает множество управленческих документов, либо как база данных. При создании базы данных файлы организуются специальным образом (они не являются независимыми).
Организационная структура банка данных включает базу данных, систему его управления, архив, систему управления архивом, библиотеку программ и администратора БД .
База данных представляет собой управляемую совокупность данных, являющихся исходной информацией для решения задач АСУ и принятия управляющих решений.
База данных может включать информацию для всех задач, решаемых в АСУ, или для групп задач.
Система управления базой данных представляет собой совокупность языковых и программных средств, обеспечивающих формирование и введение массивов данных .
Обработка и выдача необходимой информации для коллектива пользователей или задач управления реализуется посредством программ управления информационной базой. Система управления банком данных включает манипулятор и набор сервисных программ и существует для организации взаимодействия между программами, контроля и защиты данных.
Администратор занимается управлением и координацией работ банка данных, принимает решения при сбоях, обслуживает пользователей и т.д.
Одним из важнейших банков данных АС является нормативно-справочная база данных, включающая все применяемые данные справочников, ценников и других нормативных документов, необходимых для решения задач. Нормативно-справочная база создается или для комплексов задач, или системы в целом.

2. Влияние новых информационных технологий на состав и процессы ИОУ

Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами .
Предприниматели стремились достигать конкурентного преимущества в прошлом (Porter, 1980), конкурируя одним из двух способов:
стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами;
дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг.
Начиная с 60-х годов, когда большие фирмы начали устанавливать компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшая цикл времени и обеспечивали операционные данные для принятия решения. Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными системами управления, в которые внесены человеческие экспертные правила решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация.
К 90-м годам приложения ИТ были широко распространены и достаточно совершенны, чтобы позволить фирмам конкурировать новаторскими способами. Если в прошлом фирмы должны были выбрать между стратегиями стоимости или дифференцирования, сегодня ИТ позволяют фирмам в некоторых отраслях промышленности конкурировать с низкими ценами и дифференцированием изделий одновременно. Некоторые фирмы пытаются конкурировать не только с низкими ценами и высоким качеством, но также и на способности делать высоковарьируемые под пользователя изделия. Названные как «массовые настройки» ИТ используются, чтобы быстро увязать процессы и рабочие группы, произвести настроенные изделия, которые являются именно такими, в которых клиент нуждается .
В развитых странах электронная коммерция в виде продаж товаров и услуг с использованием доступа по сети широко представлена не только благодаря высоким темпам технического прогресса, но и ввиду подготовленности населения к подобному виду сервиса. Дело в том, что в развитых странах десятилетиями практикуется приобретение товаров по каталогам, под заказ с доставкой на дом. В России развитие торговых отношений подобного рода пока находится на низком уровне. Более того, практически полное отсутствие стандартов качества выработали такую модель поведения покупателей, что любую вещь перед приобретением необходимо внимательно осмотреть, пощупать, проверить. Таким образом, даже если за один день электронные платежи станут столь же распространены и доступны как в США, Web-магазины не получат широкой клиентуры. Это касается не только России и СНГ, но и некоторых государств Восточной Европы и практически всех развивающихся стран. Однако электронная коммерция в иных формах уже существует в России, более того, она России необходима.
В настоящее время фирмами широко используется частичная или полная передача выполнения отдельных бизнес-функций и даже частей бизнес-процесса сторонним лицам и/или организациям. Это явление получило название аутсорсинг (аутсорсинг – outsourcing (англ.) буквально – процесс получения чего-либо из внешних источников). Широкое развитие на Западе аутсорсинг получил по ряду причин.
Во-первых, это рост интенсивности конкурентной борьбы во всех секторах рынка и связанная с ней необходимость достижения наивысшей эффективности всех операций компании, стремящейся к завоеванию стабильного и долговременного преимущества над конкурентами. Достичь самостоятельно максимального повышения результативности всех операций компании практически невозможно, а иногда и нецелесообразно. Можно довести до совершенства выполнение ключевых функций, а остальную работу доверить тем, у кого она получается лучше остальных. Таким образом, для многих компаний привлечение сторонних организаций для выполнения отдельных работ стало неожиданным и эффективным выходом. Трудно не согласиться с тем, что всегда существуют компании, способные выполнять относительно независимые функции бизнеса с наибольшей, практически недосягаемой эффективностью .
Во-вторых, это стремление компаний быть «глобальными», то есть быть представленными своей продукцией и услугами по всему миру. Для этого, в первую очередь необходимо отсутствие жесткой «привязки» к определенной территории. Например, собственные производительные мощности, служба доставки или сеть магазинов являются не то чтобы серьезной помехой, а скорее излишней роскошью для фирмы, переходящей от рынка одной страны к другой, по крайней мере, на начальном этапе.
Развитие современных АИС, в том числе и АСУ- связь, проходит на фоне изменений в вычислительной технике. Массовое применение ЭВМ способствует значительному повышению эффективности народного хозяйства.
Рост производительности труда связан с внедрением комплексной автоматизации производственных процессов, развитием автоматизации научных исследований и автоматизации проектирования. Должны быть автоматизированы операции и процессы, выполняемые непосредственно на рабочих местах, что возможно только на основе массового применения микропроцессорных средств, манипуляторов, роботов, персональных компьютеров. Должны быть разработаны автоматизированные технологические комплексы, автоматизированные прижелезнодорожные почтамты и т. п.
Создание АСУ предприятиями и учреждениями связано с переходом к локальным вычислительным сетям, т. е. интеграции средств персональной автоматизации, формированию БД. Должны быть применены коллективные формы использования вычислительной техники, организации ВЦ и сетей ЭВМ коллективного пользования на базе развития систем передачи данных и средств телеобработки.
Комплексная автоматизация проектно-конструкторских работ, а также управленческой деятельности предусматривает создание систем автоматизированного проектирования, а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) проектировщиков, технологов, экономистов. Это можно осуществить переводом большинства процессов проектирования и управления на машинную технологию с использованием развитого программного обеспечения, специализированных процессоров и внешних устройств .
Можно выделить две основные тенденции развития АСУ организационного управления в отрасли связи: усложнение задач планирования за счет внедрения экономико-математических оптимизационных методов и многовариантных расчетов; внедрение интегрированных баз данных и переход от локальных задач учета, контроля и анализа к запросно-ответному режиму работы пользователя, а также активному диалогу с последовательным уточнением получаемой информации.
Развитие микропроцессорной техники и разработанные на ее основе персональные ЭВМ интенсифицируют развитие различных сфер народного хозяйства и упорядочивают его управление. Взаимодействие персональных ЭВМ с сетями малых высокопроизводительных ЭВМ позволяет обеспечить потребителя необходимой информацией для управления с рабочего места, из дома, транспорта и т. д.
С использованием принципа распараллеливания операций будут построены ЭВМ высокой производительности. Если в настоящее время производительность универсальных ЭВМ
105 ...107 оп/с, то в будущем ожидается производительность 1095...1010оп/с. Такие сверхбыстродействующие универсальные ЭВМ будут иметь в своем составе 20 ...30 процессоров с производительностью каждого процессора 3*106...6*106оп/с. Эти вычислительные системы будут иметь иерархическую память (сверхоперативная, оперативная и внешняя).
Кроме универсальных процессоров будут создаваться специализированные процессоры, например для научных вычислений с производительностью 3*108...6*108оп/с, матричные процессоры с производительностью до 107оп/с, процессоры БД, ориентированные на оптимальную обработку запросов к локальным и распределенным базам данных, процессоры передачи данных, обеспечивающие функции коммутации пакетов, работу по цифровым каналам связи.
Создаются микроЭВМ и супермикроЭВМ позволяющая повысить надежность вычислительных комплексов в 5...10 раз. Разработка различных адаптеров позволяют создавать гибкие вычислительные комплексы для распределенной обработки с возможностью реконфигурации.
Для построения вычислительных систем высокой и сверхвысокой производительности, а также малых и персональных ЭВМ необходима разработка новых совершенных средств внешней памяти. Надежность хранения информации будет обеспечиваться автоматическими аппаратными системами за счет дублирования обновления данных.
Развитие систем ввода-вывода в направлении разработки синтезаторов анализаторов речи, лингвистических процессоров. Все эти устройства предназначены для обеспечения более удобного общения пользователя с ЭВМ, в частности на естественном языке.
Синтезаторы должны поддерживать режимы: речевых команд; звуковой мнемоники; режим диалога.
Анализаторы речи обеспечивают первичный анализ произвольной информации, команд, стандартных фраз.
Лингвистические процессоры осуществляют смысловой анализ текста и синтез сообщений на естественном языке для перевода на другой язык, обработки запросов к базам данных или знаний, оперативного диалога и т. д.

Заключение

Информация есть сообщение новых, ранее не известных сведений. Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Реквизит - это элементарная информационная совокупность, при дальнейшем расчленении которой данные теряют смысл. Совокупность информации по какому-либо объекту называется информационной базой.
Организационная подборка сведений о каком-либо объекте или процессе либо о ряде однородных объектов или процессов называется массивом информации.
Под классификацией понимается условное расчленение множества элементов информации на подмножества на основании сходства или различия по какому-то признаку. Для кодирования информации в системе управления применяются в основном три кода: порядковый, иерархический и матричный.
Классификатор - это документально оформленный систематизированный свод наименований и кодов определенного множества показателей, объединяемых по некоторым общим признакам. Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

Список литературы

1. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 2006.
2. Дик В.В. Информационные системы в экономике. М., 1996.
3. Каныгин Ю.М. Информатизация управления: социальные аспекты. Киев: Наукова думка, 2001.
4. Костомаров М.Н., Соколов А.В., Степанов Е.А. Информационное обеспечение управления. - М., 2006.
5. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М., 2000.
6. Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 2005.
7. Липаев В.В. Надёжность программных средств. - М., 1998.
8. Майерс Г. Надёжность программного обеспечения. - М., 1999.
9. Мышенков К.С., Новицкий В.О., Кузьмин А.Г., Васильев А.Г., Трофимов С.А., Дроздков А.Н. Автоматизированная информационная система комбината хлебопродуктов. - М., 2001.
10. Мышенков К.С. Методика проектирования автоматизированных информационных систем управления предприятиями. - М., 2000.

© Размещение материала на других электронных ресурсах только в сопровождении активной ссылки

Контрольные работы в Магнитогорске, контрольную работу купить, курсовые работы по праву, купить курсовую работу по праву, курсовые работы в РАНХиГС, курсовые работы по праву в РАНХиГС, дипломные работы по праву в Магнитогорске, дипломы по праву в МИЭП, дипломы и курсовые работы в ВГУ, контрольные работы в СГА, магистреские диссертации по праву в Челгу.