بازار داخلی برنامه های تخصصی اتوماسیون dow. پیاده سازی سیستم اتوماسیون یکپارچه برای dow. مشخصات کلی AIS

مفاهیم اساسی مستندسازی اتوماسیون DOW عبارت است از ایجاد اسناد، یعنی تدوین، اجرا، تایید و تولید آنها. کار اداری: مجموعه ای از اقدامات برای اطمینان از DOW یک شرکت یا سازمان. گاهی گفته می شود که مؤسسه آموزشی پیش دبستانی کارکرد اصلی کار اداری است. سازماندهی کار با اسناد - اطمینان از جابجایی، جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد.

مفاهیم اساسی اتوماسیون DOW سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد - تعیین قوانین برای ذخیره سازی اطلاعات ایجاد شده در سازمان، جستجو و استفاده از آن برای حمایت از تصمیم گیری های مدیریتی و رویه های تجاری. جریان اسناد - حرکت اسناد در چارچوب DOW. رویه کسب و کار - دنباله ای از عملیات خاص (کارها، وظایف، رویه ها) که توسط کارکنان سازمان ها برای حل هر مشکل یا هدف در چارچوب فعالیت های یک شرکت یا سازمان انجام می شود. آرشیو الکترونیکی مشکلات سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد الکترونیکی را در چارچوب DOW حل می کند.

وظایف حل شده در DOW Documentation (طراحی، اجرا، هماهنگی و تولید اسناد). سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت (اطمینان از حرکت، کنترل اجرا، ذخیره و استفاده از اسناد). سازماندهی آرشیو اسناد.

رویه تجاری ساده برای فروش محصول به مشتری 1) مشتری برای ثبت سفارش با شرکت تماس می گیرد. 2) سفارش در پایگاه داده مشتریان ثبت شده است. 3) برای کالا فاکتور صادر می شود. 4) فاکتور به بخش حسابداری منتقل می شود. 5) بخش حسابداری برای کالا پول دریافت می کند که در سیستم حسابداری ثبت می شود. 6) کالا از انبار حمل می شود که در پایگاه داده انبار ذکر شده است. 7) فاکتور و فاکتور برای کالا صادر می شود. 8) کالا برای مشتری ارسال می شود. 9) فاکتور و بارنامه به حسابداری منتقل می شود.

دسته بندی سیستم های اتوماسیون سیستم های گردش کار DOW (اتوماسیون رویه های تجاری). سیستم های گروه افزاری (کار تیمی)؛ سیستم های مدیریت اسناد (عمدتاً ثبت، ذخیره و بازیابی اسناد را ارائه می دهند). سیستم های پست الکترونیکی (برای تبادل اسناد خدمت می کنند).

مشکلات اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی در روسیه کمبود محصولات نهایی برای اتوماسیون کار اداری روسیه؛ عدم تقاضای فعال برای اتوماسیون رویه های تجاری؛ سردرگمی در موقعیت یابی محصولات تولید کنندگان غربی برای اهداف اتوماسیون اداری و غیره.

مشکلاتی که با رشد مقیاس شرکت به وجود می آیند مدیریت تصویری جامع از آنچه در حال وقوع است از دست می دهد. بخش‌های ساختاری با نداشتن اطلاعات از فعالیت‌های یکدیگر، فعالیت‌های خود را به صورت هماهنگ انجام نمی‌دهند. به ناچار کیفیت خدمات به مشتریان و توانایی سازمان برای حفظ ارتباطات خارجی رو به کاهش است. پیامد این کاهش بهره وری نیروی کار است. احساس کمبود منابع وجود دارد: انسانی، فنی، ارتباطی و غیره.

مشکلاتی که با رشد مقیاس شرکت به وجود می‌آیند ما باید کارکنان را گسترش دهیم، در تجهیزات محل‌های کار جدید، محل‌ها، ارتباطات و آموزش کارکنان سرمایه‌گذاری کنیم. برای شرکت های تولیدی، افزایش کارکنان ممکن است منجر به تغییر در فناوری تولید شود که به سرمایه گذاری اضافی نیاز دارد. در شرایط رشد غیرموجه پرسنل، کاهش بهره وری، نیاز به سرمایه گذاری در تولید، نیاز به افزایش سرمایه در گردش است که به نوبه خود می تواند منجر به وام های جدید و کاهش سود برنامه ریزی شده شود.

وظایف برای بهبود سازماندهی DOW بهبود همه کارها در زمینه تهیه و پردازش اطلاعات اسنادی با ایجاد مکانیزمی برای پشتیبانی اسنادی شرکت (DOW). انتخاب استراتژی اتوماسیون مناسب، از جمله انتخاب درست محصولات.

گروهی از عملیات برای نگهداری سوابق پرسنل در حسابداری گردش کار کاغذی و ذخیره اسناد اولیه موجود در پرونده شخصی. تشکیل، اجرا و ذخیره سفارشات برای پرسنل؛ تهیه و ارائه گزارش های آماری و غیره. ذخیره کپی از سفارشات برای فعالیت اصلی.

اثرات مثبت یکپارچه سازی سوابق پرسنل و حفاظت EDMS از داده های ارسالی. به طور کیفی در مکانیسم های SADD برای وارد کردن مقادیر زیادی اسناد کاغذی کار شده است. برای کار فعلی افسر پرسنل، دریافت کپی از دستورات فردی برای فعالیت اصلی به موقع ضروری است. SADD به موقع و در هر زمان مناسب نسخه هایی از تمام دستورات لازم را در اختیار افسر پرسنل قرار می دهد.

چشم انداز صنعت اتوماسیون اداری روسیه کاملاً همه سازمان ها و تعداد زیادی از افراد با اسناد کار می کنند. تقریباً هر سازمانی در کار اداری با مشکلاتی مواجه است، حتی اگر در مورد اتوماسیون آن صحبت نکنیم: اسناد گم می شوند، کنترل نمی شوند، اجرا نمی شوند و غیره. با بهبود کار اداری، شرکت ها و سازمان ها شانس واقعی برای بهبود کیفیت مدیریت خود را به دست می آورند که یکی از فوری ترین وظایف اقتصاد مدرن روسیه است.

چشم انداز صنعت اتوماسیون اداری روسیه صلاحیت منشی ها و افراد مسئول کار اداری در سازمان ها کافی نیست و نیاز به بهبود دارد. درخواست کاربران برای بهبود برنامه های اتوماسیون اداری و ادغام آنها با ایستگاه های کاری متعدد، اطلاعات و سیستم های کاربردی بسیار زیاد است.

سطح اتوماسیون فرآیندهای فناوری برای کار با اسناد امروزه به عنوان یک معیار ارزیابی مهم مرتبط با حوزه های اولویت برای بهبود پشتیبانی مدیریت اسناد (DOW) عمل می کند. وجود یا عدم وجود فناوری خودکار در یک سازمان، و در کوتاه مدت - یک سیستم مدیریت اسناد شرکتی، می تواند به عنوان یک شاخص رسمی در نظر گرفته شود که به شخص اجازه می دهد تا کیفیت و کارایی کار را قضاوت کند.

نیازهای اتوماسیون گردش کار و پیشرفت در زمینه فناوری های جدید اطلاعات منجر به افزایش مداوم پیشنهادات در بازار نرم افزار می شود. در حال حاضر در بازار محصولات نرم افزاری وجود دارد که نه تنها توانایی انجام عملکردهای سنتی ثبت، کنترل اجرا و جستجوی اسناد، بلکه همچنین ارائه عملکردهای مختلف مدیریت اسناد و استفاده از عناصر مدیریت اسناد الکترونیکی را فراهم می کند. بر خلاف سیستم های معرفی شده در دهه 80 قرن گذشته، که با هدف به حداقل رساندن هزینه های نیروی کار هنگام انجام عملیات خاص در امور اداری (به عنوان مثال، هنگام ثبت و کنترل اجرای اسناد)، ابزارهای مدرن به شما امکان می دهند یک سیستم خودکار برای کار با اسناد در کل موسسه یا شرکت ایجاد کنید.

در حال حاضر، توسعه‌دهندگان نه تنها پیشرفت‌های سفارشی، بلکه گزینه‌های «جعبه‌ای» را نیز ارائه می‌کنند، به عنوان مثال، توسعه‌های تکراری که نیازهای معمولی برای اتوماسیون گردش کار را در نظر می‌گیرند. بر این اساس، انتخاب یک محصول نرم افزاری برای اتوماسیون گردش کار برای بسیاری از سازمان ها در صنایع مختلف تبدیل به یک کار فوری می شود.

برای خودکارسازی فرآیندهای اداری در UDOiV، لازم است الزامات اساسی سیستم را با در نظر گرفتن ویژگی های مؤسسه تشکیل داده و از بین سیستم های موجود، سیستمی را شناسایی کنید که شرایط زیر را برآورده می کند.

اول از همه، یک سیستم مدیریت خودکار اسناد (ADMS) باید تمام وظایف پشتیبانی مدیریت اسناد را به طور کامل انجام دهد: تهیه اسناد، ثبت آنها، کنترل اجرا، جستجوی اسناد، ذخیره آنها و کار مرجع روی مجموعه ای از اسناد. این سیستم باید بر اساس اصول روش‌شناختی یکسان، نرم‌افزار، سخت‌افزار و راه‌حل‌های فناوری و در چارچوب شرایط سازمانی و قانونی جاری در قالب قوانین داخلی، استانداردهای دولتی، دستورالعمل‌ها و الزامات ساخته شود. ASUD باید از استفاده کامل (ادغام) از منبع اطلاعاتی انباشته اطمینان حاصل کند و اصل یک ورودی اطلاعات و استفاده چندگانه از آن را هم به صورت مستند و هم در واقع پیاده کند. این سیستم همچنین باید به انتخاب مسیرهای جابجایی اسناد در داخل سازمان کمک کند و درجه حفاظت لازم از اطلاعات را از دسترسی غیرمجاز فراهم کند.

بنابراین، یک سیستم اتوماسیون گردش کار شرکتی برای UDO و V باید الزامات عملکردی و سیستمی-فنی زیر را برآورده کند.

الف. الزامات عملکردی

آنها بر روی انطباق فناوری پیشنهادی با مقررات دولتی و استانداردهای شرکتی DOW متمرکز هستند و راحتی استفاده از سیستم را تضمین می کنند.

1. کار اداری

ایجاد اسناد (استفاده از الگوها)

ثبت اسناد

· نظارت بر اجرای اسناد

اطلاعات و کار مرجع (جستجوی کارت ثبت نام)

· حفظ نامگذاری پرونده ها

تهیه داده های آماری جریان اسناد

· ورودی خودکار اطلاعات از رسانه های کاغذی

2. سازماندهی آرشیو الکترونیکی

بایگانی اسناد

جستجوی کامل

امنیت ذخیره سازی اسناد

سازماندهی دسترسی به اسناد آرشیو

3. اطمینان از وظایف مدیریت اسناد الکترونیکی

فناوری امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS)

کار با فایل های الکترونیکی

· ابزارهای محافظت از رمزنگاری

ثبت اسناد دریافتی از طریق کانال های ارتباطی الکترونیکی

4. مدیریت اسناد

مدیریت جریان اسناد در داخل سازمان

· انتقال اسناد برای اجرا

کنترل جابجایی (انتقال) اسناد

کنترل اقدامات کاربر

مسیریابی سند

· هماهنگی اسناد

مقررات دسترسی به کارت های ثبت نام و پرونده های اسناد

5. مدیریت فرآیند کسب و کار

همکاری در اسناد در زمان واقعی

· کار با دفاتر و بخش های راه دور

· ایجاد گزارش در مورد هر جزئیات و در هر بخش

دریافت اطلاعیه از سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

· کار با دایرکتوری ها

ب. سیستم و الزامات فنی

سیستم و الزامات فنی باید مطابقت محصولات ارزیابی شده با سیستم و پلت فرم فنی مورد استفاده را در نظر بگیرد.

1. پیاده سازی نرم افزار

· فناوری مشتری-سرور

فناوری اینترنت

پشتیبانی از استانداردهای سیستم های باز

در دسترس بودن ابزارهای توسعه اپلیکیشن

در دسترس بودن ابزار اسکن اسناد

· رابط کاربر پسند

2. سیستم عامل شبکه برای بخش سرور

ویندوز سرور 2008

3. سیستم عامل شبکه برای سمت مشتری

4. الزامات عملیاتی

قابلیت اطمینان سیستم خودکار

امنیت سیستم

· مدیریت سیستم

تعداد کاربرانی که به طور همزمان کار می کنند - تا 100

5. سازگاری

سادگی و راحتی در اجرای سیستم

سهولت در راه اندازی سیستم

امکان توسعه سیستم

بنابراین، انتخاب یک محصول نرم افزاری را می توان اولین گام برای ایجاد یک سیستم اتوماسیون گردش کار شرکتی در نظر گرفت. اهداف و الزامات مشخص شده برای سیستم این انتخاب را متعادل تر و سازگارتر می کند. این مهم ترین پیش نیازها را برای اجرای موفق سیستم و کار کاربران با آن ایجاد می کند.

معرفی

فناوری اطلاعات

مکانیزاسیون

زیر

گفتگو؛

محلی؛

چند سطحی؛

سیستم های مدیریت خودکار سازمانی از نظر تمرکز متفاوت هستند. به عنوان مثال، برای "بهترین" یا "Sail-5" اولویت حوزه تجارت است. اینفوسافت یکی از پیشروان در زمینه اتوماسیون حسابداری تولید است. علاوه بر این، "سیستم های مدیریت سازمانی" جهانی وجود دارد: "Sail-4"، "Infin"، "Abacus"، "BOSS"، "Galaktika"، "Supermanager-6-7"، و غیره.

با این حال، هدف این مقاله ارزیابی قابلیت‌های سیستم‌ها برای خودکارسازی گردش کار پرسنل است و تنها امیدوارکننده‌ترین آن‌ها متعلق به سیستم‌های نسل چهارم هستند.

سیستم یکپارچه M-2مبتنی بر استفاده از فناوری های روز M-2 یک بسته نرم افزاری واحد مبتنی بر پایگاه داده متمرکز شرکتی است. در عین حال، باز بودن سیستم M-2 امکان استفاده از پایگاه های داده سازمانی موجود با ادغام در یک مجموعه واحد و همچنین بسته های نرم افزاری مدرن (Microsoft Office 97) را فراهم می کند.

سیستم M-2 بر اساس سرور پایگاه داده Oracle 7.3 توسعه یافته است که ویژگی های سرعت بالا و درجه بالایی از قابلیت اطمینان و حفاظت از داده ها را تضمین می کند. مکان های مشتری بر روی سیستم نرم افزاری دلفی 3.0 توسعه یافته اند و می توانند تحت سیستم عامل های Windows NT یا Windows'95 کار کنند.

تفاوت اساسی بین یک سیستم یکپارچه و مجموعه ای دلخواه پیچیده از ایستگاه های کاری، اول از همه، در ایدئولوژی طراحی است. ایستگاه های کاری به عنوان اتوماسیون مشاغل موجود طراحی شده اند و در آینده به یکدیگر متصل می شوند. در عین حال، به طور طبیعی، چنین سیستم اطلاعاتی می تواند تنها آن دسته از فن آوری های مدیریتی را که در زمان ایجاد آن در شرکت در دسترس بودند، اجرا کند، زیرا طراحی ماژول ها بر اساس مشاغل موجود خاص انجام شده است.

سیستم یکپارچه بلافاصله به عنوان یک مجموعه واحد، متمرکز بر فن آوری های مدیریت مدرن طراحی شده است. مشاغل در مرحله دوم در یک محیط یکپارچه ایجاد شده ایجاد می شوند.

علاوه بر این، AWS های ایجاد شده در چارچوب معماری فایل سرور، الزامات مدرن را چه از نظر ویژگی های سرعت و چه از نظر امنیت و قابلیت اطمینان سیستم برآورده نمی کنند. در عین حال باید توجه داشت که کارهایی که برای ایجاد ایستگاه های کاری انجام شده از بین نخواهد رفت. اولاً، بسیاری از عناصر مشاغل ایجاد شده می توانند به عنوان ماژول هایی برای ایجاد مشاغل در سیستم جدید مورد استفاده قرار گیرند، به ویژه با توجه به اینکه طراحی مشاغل حداقل 50 درصد از زمان ایجاد را می گیرد. ثانیاً، کاربران مهارت های رایانه ای را به دست آورده اند که بدون آن نمی توان هیچ سیستمی را پیاده سازی کرد. ثالثاً، به عنوان بخشی از این کار، کادری از برنامه نویسانی تشکیل شده است که مشخصات شرکت را می دانند که در هنگام نوشتن مشاغل در محیط سیستم یکپارچه جدید نیز مورد نیاز خواهد بود. بنابراین، سرمایه گذاری در تحولات قبلی قطعا نتیجه خواهد داد. برخلاف مجموعه AWS، معرفی یک سیستم یکپارچه فقط مشاغل موجود را خودکار نمی کند، بلکه کل سیستم پردازش اطلاعات با طراحی مشاغل جدید در ارتباط با فناوری های جدید بازسازی می شود.

همزمان با معرفی سامانه M-2، آموزش متخصصان با صدور گواهینامه مناسب برای آنها انجام می شود. متخصصانی که به این روش آموزش دیده اند، حق ایجاد ماژول های خود را در سیستم M-2 و همچنین تغییر ماژول های موجود در محدوده های مشخص شده توسط گواهی را دارند. بنابراین، شرکت به شرکتی که سیستم را توسعه می دهد وابسته نمی شود و قادر است عملکرد سیستم را به تنهایی حفظ کند.

سیستم حسابداری شرکتی NS2000الزامات کامل بودن عملکرد را برآورده می کند و برنده ششمین مسابقه بین المللی نرم افزار در حوزه مالی و بازرگانی است. این سیستم با استفاده از ابزارهای BP-WIN، ER-WIN، PROGRESS 4GL طراحی و توسعه یافته است.

بنابراین، طرح مجتمع مجموعه ای از ماژول ها است که همه آنها را می توان در سه حوزه اصلی گروه بندی کرد: مدیریت، مالی، تدارکات.

قسمت سیستم های R/3شامل ماژول منابع انسانی Oracle Applications (Oracle Human Resources) است که به شما امکان می دهد از طریق استخدام موثر، مدیریت پرسنل، آموزش، جبران خسارت و برنامه ریزی شغلی، تأثیر کارمندان را به حداکثر برسانید. امروزه، در کلاس محصولات خود، ماژول مدیریت منابع انسانی Oracle Applications یکی از کامل ترین سیستم های کاربردی برای سازماندهی کار بخش پرسنل یک شرکت مدرن است.

استفاده از آن به شما امکان می دهد وظایف زیر را حل کنید:

برنامه ریزی تغییرات سازمانی از جمله مدل سازی سلسله مراتب ساختاری و شغلی سازمان.

برنامه ریزی واحدهای ساختاری، شرح دسته، موقعیت ها، موقعیت ها، نگهداری دایرکتوری ها و غیره؛

حسابداری شخصی کارمندان و نامزدها با سابقه کاملی از ویژگی های حرفه ای آنها (برای استفاده بهینه از منابع نیروی کار)، داده های مربوط به حقوق و دستمزد، داده های مربوط به استفاده از ساعات کاری، سابقه کار کارکنان، نیاز به توسعه حرفه ای و نتایج آموزش کارکنان.

· تجزیه و تحلیل و گزارش در مورد فرم های دولتی استاندارد، در مورد گزارش های غیر استاندارد با استفاده از ابزارهای توسعه Oracle، تجزیه و تحلیل داده های عملیاتی و پشتیبانی تصمیم.

سیستم Orakl-Personnelتمام مزایای سیستم های قبلی ذاتی هستند. با این حال، یک سری مزایای اضافی نیز دارد. این سیستم امکان کار با سیستم پایگاه داده (کارکنان تمام وقت، کارکنان اخراج شده، بایگانی، ذخیره پرسنل، کارکنان موقت و غیره) را فراهم می کند که به طور قابل توجهی زمان پردازش درخواست ها را کاهش می دهد. دومین مزیت بدون شک محتوای کارت ثبت نام است که شامل 102 عنوان است (طبق تصمیم کمیته آمار کشور، کارت باید حداقل دارای 55 عنوان باشد).

امکان تغییر دلخواه جدول کارکنان با محاسبه خودکار مشاغل خالی و همچنین یک ماژول توسعه یافته برای پردازش درخواست های موقت وجود دارد. این سیستم رویه هایی را برای نگهداری یک برگه زمانی (شخصی و برای یک بخش) با کنترل خودکار تعطیلات، سفرهای کاری، کمک های مادی و غیره ارائه می دهد. فقط در برخی سیستم ها تمام بخش های اجباری سوابق پرسنل وجود دارد، اما فقط در سیستم Oracle-Personnel آنها به طور کامل در دسترس هستند. بنابراین، با در نظر گرفتن هزینه قابل قبول آن (تا 500 دلار)، می توان ادعا کرد که در حال حاضر این سیستم پیشرو در بین سیستم های خودکارسازی فعالیت های شرکت ها از جمله کلیه عملکردهای خودکارسازی گردش کار پرسنل است.

سیستم اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BAPS)- این دسته ای از محصولات نرم افزاری است که توصیف و اجرای فرآیندهای تجاری دلخواه (کلاً یا جزئی) را خودکار می کند، در حالی که اسناد، اطلاعات، وظایف برای انجام اقدامات لازم از یک شرکت کننده فرآیند به دیگری مطابق با قوانین مشخص شده منتقل می شود. مفهوم اصلی SADP جریان کار ( گردش کار ) است.

جریان کارسیستمی برای اطمینان از اجرای گردش کار، در چارچوب مدیریت فرآیند است. اتوماسیون فرآیندهای تجاری تنها از طریق معرفی یک سیستم حسابداری امکان پذیر نیست، زیرا چنین سیستم هایی مسئله تعامل بین شرکت کنندگان در فرآیندهای حسابداری را حل نمی کنند. مشکلات مشابهی نیز برای حل سیستم های کلاس BPMS طراحی شده است. "PiterSoft: Process Management" در پلتفرم 1C- نمونه ای از محصول نرم افزاری کلاس BPMS که به منظور حل مسائل مربوط به تعامل بین شرکت کنندگان در فرآیندهای تجاری پیاده سازی شده است.

همچنین سیستم SADP زیرمجموعه ای از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) است.

معرفی

افزایش عظیم حجم اطلاعات و تغییرات بزرگ در تقاضای اطلاعات شروع به تحمیل الزامات جدیدی بر سازماندهی خدمات اطلاعاتی و اسنادی در سازمان کرد.

الزامات خدمات مربوط به پشتیبانی اطلاعات و اسناد شروع به تغییر کرد. در خارج از کشور، آنها شروع به نامگذاری خدمات مدیریت (یا مدیریت) اطلاعات و منابع اسنادی، در کشور ما - خدمات پشتیبانی مدیریت اسناد (DOE) کردند.

جهت اصلی بهبود مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، انطباق آن با شرایط مدرن، استفاده از آخرین تجهیزات رایانه ای و مخابراتی، شکل گیری بر اساس آن فناوری های اطلاعاتی و مدیریت بسیار کارآمد در کار با اسناد بود.

کمک آموزشی پیشنهادی مطابق با برنامه کاری رشته "فناوری اطلاعات در مدیریت اسناد و بایگانی" گرایش آموزشی "علوم اسناد و علوم بایگانی 034700" (ترم 6، کارشناسی) تدوین شده است. اهداف تسلط بر این رشته عبارتند از: توانایی ایجاد یک چارچوب نظارتی محلی برای پشتیبانی اسناد برای مدیریت و بایگانی، و همچنین توانایی مستندسازی اطلاعات مدیریت، منطقی کردن جریان اسناد، فناوری های پردازش اسناد به منظور حفظ و انتقال آنها به ذخیره سازی.

مبحث 1. اصطلاحات و مفاهیم اساسی

اصطلاحات و مفاهیم بنیادی: مکانیزاسیون و اتوماسیون، اطلاعات، فناوری اطلاعات، فناوری رایانه، رایانه و اطلاعات، سیستم های اطلاعات خودکار

فعالیت مدیریتی هر سازمانی مبتنی بر پردازش اسناد رسمی ورودی بدون توجه به روش های دریافت آنها و انواع رسانه ها و همچنین تولید اطلاعات اسنادی و اسناد رسمی است که هم برای استفاده داخلی در خود سازمان و هم برای استفاده خارجی در نظر گرفته شده است.

اسناد ورودی با کمک فن آوری های خاص به اطلاعات لازم برای دستیابی به یک نتیجه خاص تبدیل می شوند. مفهوم "تکنولوژی" در تولید صنعتی به کار می رود و به عنوان سیستمی از روش های مرتبط فرآوری مواد و روش های تولید محصولات در فرآیند تولید تعریف می شود. در زمینه پشتیبانی اسنادی مدیریت، با در نظر گرفتن ویژگی‌های فرآیندهای اطلاعاتی که بر آن استوار است، فناوری پشتیبانی اسنادی مدیریت به عنوان سیستمی از روش‌ها و روش‌های جمع‌آوری، انتقال، پردازش، انباشت، ذخیره اسناد و اطلاعات اسنادی مبتنی بر بکارگیری تکنیک‌ها و قوانین روش‌شناختی یکسان تعریف می‌شود.

فن آوری های پشتیبانی اسنادی مدیریت مطابق با تفاوت در فرآیندهای اطلاعاتی به دو دسته تقسیم می شوند:

فن آوری برای پردازش اسناد ورودی و خروجی؛

فن آوری برای انتقال (آوردن) اطلاعات مستند به کاربر نهایی؛

فن آوری برای معرفی اسناد به پایگاه اطلاعاتی سازمان بر اساس ساختار داخلی آن؛

فن آوری برای پردازش اطلاعات اسنادی و انباشت اسناد؛

· فن آوری های ذخیره سازی و استفاده از گروه های محلی جداگانه اسناد.

بنابراین، پشتیبانی اسناد مدیریت (DOE) مسائل مربوط به مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت و سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی آنها را پوشش می دهد.

فناوری اطلاعاتمجموعه‌ای از روش‌ها، فرآیندهای تولید و ابزارهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری است که در یک زنجیره فناوری ترکیب شده‌اند که جمع‌آوری، پردازش، ذخیره، توزیع و نمایش اطلاعات را به منظور کاهش پیچیدگی فرآیندهای استفاده از یک منبع اطلاعاتی و همچنین افزایش قابلیت اطمینان و کارایی آنها فراهم می‌کند.

در فناوری اطلاعات و ارتباطات، درک مجموعه ای از اشیاء، اقدامات و قوانین مربوط به تهیه، پردازش و تحویل اطلاعات در ارتباطات شخصی، انبوه و صنعتی و همچنین کلیه فناوری ها و صنایعی که به طور یکپارچه این فرآیندها را ارائه می دهند، پیشنهاد می شود.

فناوری اطلاعات به دلیل کامپیوتری شدن شرکت ها به طور فعال مورد استفاده قرار گرفته است. رایانه سازی به عنوان فرآیند معرفی فناوری رایانه ای که اتوماسیون فرآیندها و فناوری های اطلاعاتی را تضمین می کند، درک می شود.

کامپیوتری شدن به ما امکان می دهد در مورد دو مجموعه اقدامات صحبت کنیم: مکانیزاسیون و اتوماسیون فرآیندهای مرتبط با آموزش پیش دبستانی.

مکانیزاسیونفرآیندهای کار اداری استفاده از ابزار فنی برای انجام عملیات مستندسازی و سازماندهی کار با اسناد است. هدف از مکانیزاسیون اداری انتقال انجام عملیات غیرخلاق (کمکی) به وسایل فنی است.

زیر فناوری اطلاعات خودکارمدیریت (AIT) به عنوان سیستمی از روش‌ها و روش‌هایی برای جمع‌آوری، انباشت، ذخیره، جستجو، پردازش و حفاظت از اطلاعات مدیریتی بر اساس استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته، فناوری رایانه و ارتباطات و همچنین روش‌هایی که این اطلاعات به کاربران ارائه می‌شود، درک می‌شود.

با توجه به میزان پوشش وظایف مدیریت، فناوری های اطلاعات خودکار به گروه های زیر تقسیم می شوند: پردازش الکترونیکی داده ها؛ اتوماسیون عملکردهای کنترل؛ پشتیبانی تصمیم گیری؛ دفتر الکترونیکی؛ پشتیبانی تخصصی

با توجه به کلاس عملیات فناورانه پیاده سازی شده، AIT را می توان به موارد زیر تقسیم کرد: سیستم های دارای ویرایشگر متن. سیستم های صفحه گسترده؛ سیستم های مدیریت پایگاه داده؛ سیستم هایی با اشیاء گرافیکی؛ سیستم های چند رسانه ای؛ سیستم های فرامتن

بر اساس نوع رابط کاربری، فناوری‌های اطلاعات خودکار به دو دسته تقسیم می‌شوند:

دسته ای (پردازش متمرکز)؛

گفتگو؛

شبکه (چند کاربر).

با توجه به روش ساخت یک شبکه، AIT را می توان به موارد زیر تقسیم کرد:

محلی؛

چند سطحی؛

توزیع شده است.

مبحث 2 مراحل اصلی در تاریخچه اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی و بایگانی

2.1. اتوماسیون کار با اسناد به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از اتوماسیون فرآیندهای مدیریتی.

2 .2. مرحله اول (دهه 1960 - 1970) - مفهوم سیستم های کنترل خودکار (ACS). ایجاد و پیاده سازی سیستم های پردازش اسناد در ACS. مراکز محاسباتی برای استفاده جمعی اولین سیستم های بازیابی اطلاعات (IPS). اتوماسیون جزئی برخی از عملکردهای دفتری و بایگانی.

2.3. مرحله دوم (دهه 1980 - اوایل دهه 1990) توسعه راه حل های تکنولوژیکی مبتنی بر رایانه شخصی است. ایجاد و توسعه مفهوم ایستگاه های کاری خودکار (AWP). ظهور امکان اتوماسیون پیچیده موسسات آموزشی پیش دبستانی و بایگانی. توسعه نرم افزارهای تخصصی.

2.4. مرحله سوم (دهه 1990 تا کنون) معرفی و استفاده گسترده از فناوری های اطلاعاتی جدید است که ترکیبی از فناوری رایانه، ارتباطات و تجهیزات اداری است. اتوماسیون جامع کلیه مراحل گردش کار و ذخیره آرشیوی اسناد.

نیاز به اتوماسیون اداری به دلیل پیشرفت سریع فناوری تولید رایانه، نرم افزار و معرفی گسترده فناوری اطلاعات است. اتوماسیون به طور سنتی به عنوان جابجایی کار معمول مکانیکی، "آزادی" کارگران درک می شود. با این حال، کاهش هزینه هدف اصلی اتوماسیون نیست. هدف اصلی اتوماسیون، کسب کیفیت های جدید مدیریت، به دست آوردن مدیریت موثر است. این مفهوم از اتوماسیون شامل سازماندهی مجدد مدیریت و طراحی مجدد سیستم اطلاعاتی است.

اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی و بایگانی در دهه 1960 قرن بیستم آغاز شد. قبل از اتوماسیون مرحله ای از مکانیزاسیون وجود داشت که در پایان قرن نوزدهم و در دوره پایانی قرن نوزدهم آغاز شد. تا دهه 1950 مکانیزاسیون عمدتاً مربوط به بایگانی های ادارات بود. استفاده از «مکانیزاسیون در مقیاس کوچک» اپیزودیک بود و به استفاده از حامل های اطلاعات ماتریسی (کارت های پانچ دستی، نوارهای پانچ، کدها) و دستگاه های شمارش و پانچ برای حل مشکلات خاص در زمینه ثبت جمعیت (سرشماری نفوس)، برنامه ریزی، گزارش در تولید و غیره محدود می شد.

مرحله اول زمان انباشت تجربه تجربی در زمینه ایجاد سیستم های بازیابی خودکار اطلاعات محلی و بین آرشیوی - AIPS بود. رشد دامنه کاربرد سیستم های خودکار در بایگانی عمدتاً با تکامل حامل های اطلاعات (میکروفیلم ها، نوارهای مغناطیسی، کارت ها، دیسک ها، فرم ها و غیره) و پشتیبانی فنی (دستگاه های پانچ الکترونیکی، رایانه های ES، رایانه های شخصی، رایانه های شخصی) و همچنین با ظهور بسته های کاربردی ویژه AIPS مرتبط است. فرآیند ایجاد سیستم‌های کنترل خودکار (ACS) در تمام بخش‌های اقتصاد نیز تأثیر بسزایی در اتوماسیون بایگانی در این دوره داشت.

سیستم کنترل خودکار (ACS) - مجموعه ای از سخت افزار و نرم افزار طراحی شده برای کنترل فرآیندهای مختلف در فرآیند فن آوری، تولید، شرکت. خالق اولین سیستم های کنترل خودکار در اتحاد جماهیر شوروی، نیکولای ایوانوویچ ودوتا، دکترای اقتصاد، استاد، عضو مسئول آکادمی ملی علوم بلاروس، بنیانگذار مدرسه علمی برنامه ریزی استراتژیک است.

مهمترین وظیفه سیستم کنترل خودکار افزایش کارایی مدیریت تاسیسات بر اساس رشد بهره وری نیروی کار و بهبود روش های برنامه ریزی فرآیند مدیریت است.

دوره نیمه دوم دهه 1980 - 1990. - مرتبط با آغاز کامپیوتری خود به خود، ابتدا در مسکو، و سپس در بایگانی های دولتی محلی. رهبران این فرآیند NRC TD اتحاد جماهیر شوروی (RNITs KD)، VNIIDAD، TsKHIDK، TsGAOR (GARF) و آرشیوهای دیگر بودند. در دهه 90. در فدراسیون روسیه، بیش از 20 سیستم اسناد اداری و اسناد خودکار خاص صنعت، توسط قوانین قانونی و نظارتی که مجموعه عظیمی از اسناد قابل خواندن با ماشین (الکترونیکی) ایجاد می کند، به بهره برداری رسید. ایجاد آرایه‌های اسناد الکترونیکی نیز با دیجیتالی کردن منابع روی کاغذ در آرشیوهای دولتی (به منظور ایجاد صندوق بیمه و صندوق برای استفاده)، و همچنین ایجاد پایگاه‌های اطلاعاتی متن کامل صورت می‌گیرد. علاوه بر این، فناوری های جدید اطلاعات در زمینه حفظ و احیای اسناد، ایجاد صندوق بیمه و صندوق برای استفاده، امکان افزایش عمر منابع ارزشمند تاریخی را فراهم می کند.

در مرحله حاضر، وضعیت فناوری اطلاعات در موسسات آموزشی پیش دبستانی را می توان با موارد زیر مشخص کرد:

وجود حجم زیادی از پایگاه های اطلاعاتی حاوی اطلاعات مربوط به فعالیت های سازمان؛

ایجاد فناوری هایی که دسترسی تعاملی کاربر به منابع اطلاعاتی را فراهم می کند.

گسترش عملکرد سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری‌هایی که پردازش اطلاعات را فراهم می‌کنند، ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی چند منظوره مشکل‌محور محلی برای اهداف مختلف.

گنجاندن در سیستم های اطلاعاتی عناصر فکری رابط کاربری، سیستم های خبره و سایر ابزارهای تکنولوژیکی.

اتوماسیون جامع کلیه مراحل گردش کار و ذخیره آرشیوی اسناد شامل: اتوماسیون کار با اسناد، ایستگاه های کاری، سیستم های اداری الکترونیکی می باشد.

برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیک (2002-2010)" بیان می کند که توسعه و استفاده گسترده از فناوری اطلاعات و ارتباطات برای بهبود کارایی اقتصاد، ایالت و خودگردانی محلی اهمیت تعیین کننده ای دارد. یکی از زمینه‌های استفاده از فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات در فعالیت‌های مراجع، سازمان‌ها و بنگاه‌های عمومی، «توسعه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، استانداردهای کار اداری و جریان اسناد» است. ارتباط بهبود کار اداری سنتی با نیاز به اثربخشی فعالیت های مدیریتی، تسریع حرکت اسناد در سازمان و کاهش پیچیدگی پردازش اسناد تعیین می شود. سیستم خودکار ایجاد شده (که از این پس به عنوان AS نامیده می شود) کار اداری باید اثربخشی مدیریت را از طریق تشکیل یک فضای اطلاعات مستند واحد افزایش دهد و به کاربران ابزاری برای همکاری مؤثر با اسناد در هر مکان و در هر زمان بدهد. اتوماسیون اداری مدرن و سیستم‌های گردش کار (SADD) امکان حل طیف وسیعی از وظایف اداری را فراهم می‌کند:

سازماندهی حسابداری و پردازش کامل و راحت کلیه مکاتبات ورودی، خروجی و داخلی.

ذخیره کلیه اسناد مربوط به فعالیت های سازمان به روشی راحت تر و منطقی تر، به شما این امکان را می دهد که به سرعت هر سند لازم را با حقوق دسترسی مناسب پیدا کنید.

پیگیری وضعیت هر سند، مسیر حرکت آن و همچنین ارتباط با سایر اسناد.

اطمینان از اینکه الزامات پردازش اسناد به موقع برآورده می شود.

سیستم های اتوماسیون اداری مدرن به شما امکان می دهد یک سیستم کامل برای مدیریت فرآیندهای پردازش اسناد و نظارت بر اجرای آنها بسازید. SADD کلیه فرآیندهای ایجاد، پردازش، تکثیر، انتقال و ذخیره اسناد را پوشش می دهد و همچنین رویه های اصلی کار اداری مدرن را خودکار می کند. چرخه عمر یک سند، از ایجاد تا حذف یا از بین رفتن آن، به صورت مراحل متوالی ارائه می شود که هر یک از آنها در یک دوره زمانی مشخص می گذرد. سیستم های اتوماسیون اداری به شما این امکان را می دهند که انتقال یک سند را به صورت خودکار از یک مرحله به مرحله دیگر ضبط کنید.
در حال حاضر، وجود یک سیستم عامل موفقیت آمیز اتوماسیون کار اداری و جریان اسناد حکایت از رفاه موسسه و مدیریت آن دارد. این به معنای کنترل کامل افراد زیردست رهبری دستگاه، شایستگی، همبستگی، نظم و انضباط و علاقه آنها به اجرای موفق ترین کار محول شده است. سیستم خودکار امکان تبادل سریع و کارآمد اطلاعات را بین تمام بخش‌های فرآیند تولید، کاهش زمان مورد نیاز برای آماده‌سازی وظایف خاص و رفع خطاهای احتمالی در تهیه اسناد گزارش‌دهی را ممکن می‌سازد. معرفی یک سیستم خودکار باعث راحتی در کار، سازماندهی منطقی تولید و کاهش استرس روانی می شود. همچنین بارهای فیزیولوژیکی کاهش خواهد یافت، زیرا. با معرفی نرم افزار مناسب، زمان صرف شده برای همان کار به میزان قابل توجهی کاهش می یابد. این به طور مثبت بر عملکرد کارگر تأثیر می گذارد، زیرا. منجر به کاهش حجم اطلاعات پردازش شده خواهد شد و کارکنان زمان بیشتری برای تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری مدیریت خواهند داشت.

مراحل معرفی فناوری های خودکار برای پردازش، ایجاد، استفاده و ذخیره اسناد. تکامل این فناوری ها و تأثیر آنها بر فرآیندهای مستندسازی. بررسی ویژگی ها و الگوهای کار با اسناد ثبت شده در رسانه های جدید (اسناد قابل خواندن ماشین، اسناد الکترونیکی).

ایجاد یک سیستم سراسری برای جمع آوری و پردازش اطلاعات برای حسابداری، برنامه ریزی و مدیریت اقتصاد ملی (OGAS)، سیستم های کنترل بخشی خودکار (ACS). سیستم استاندارد پشتیبانی اسناد برای مدیریت (TSDO). ایجاد سیستم های بازیابی خودکار اطلاعات برای اسناد حسابداری و آماری، سیستم های خودکار نظارت بر اجرای اسناد (ASKID).

مبحث 2 استانداردهای بین المللی و ملی

قوانین حقوقی بین المللی منشور اوکیناوا از جامعه جهانی اطلاعات در سال 2000. اعلامیه اجلاس جهانی در مورد جامعه اطلاعاتی در سال 2003 (با اصلاح). قوانین حقوقی بین المللی

قوانین و مقررات فدراسیون روسیه. قانون فدراسیون روسیه 6 آوریل 2011 شماره 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی". قانون فدراسیون روسیه 27 ژوئیه 2006 شماره 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات". کدهای فدراسیون روسیه

احکام و دستورات دولت فدراسیون روسیه، برنامه های فدرال و منطقه ای، مفاهیم. فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 6 سپتامبر 2012 شماره 890 "در مورد اقداماتی برای بهبود مدیریت اسناد الکترونیکی در مقامات دولتی". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 22 سپتامبر 2009 شماره 754 "در مورد تصویب مقررات مربوط به سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 07 سپتامبر 2011 شماره 751 "در مورد اصلاح قوانین مربوط به امور اداری در دستگاه های اجرایی فدرال". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 15 ژوئن 2009 شماره 477 "در مورد تصویب قوانین کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال". فرمان دولت فدراسیون روسیه در 25 دسامبر 2007 شماره 931 "در مورد برخی اقدامات برای اطمینان از تعامل اطلاعاتی بین ارگان های دولتی و دولت های محلی در ارائه خدمات عمومی به شهروندان و سازمان ها." فرمان دولت فدراسیون روسیه در 28 ژانویه 2002 شماره 65 "در مورد برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیکی (2002-2010)" (به عنوان اصلاح و تکمیل، 15 اوت 2006). فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 20 اکتبر 2010 شماره 1815 "در مورد برنامه دولتی فدراسیون روسیه "جامعه اطلاعات (2011-2020)". فرمان دولت فدراسیون روسیه در 17 دسامبر 2010 شماره 2299-r "در مورد طرح انتقال دستگاه های اجرایی فدرال و موسسات بودجه فدرال به استفاده از نرم افزار رایگان." فرمان دولت فدراسیون روسیه در 12 فوریه

2011 شماره 176-r "در مورد تصویب برنامه اقدام برای انتقال دستگاه های اجرایی فدرال به مدیریت اسناد بدون کاغذ هنگام سازماندهی فعالیت های داخلی." فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 6 مه 2008 شماره 632-r "در مورد تصویب مفهوم تشکیل دولت الکترونیکی در فدراسیون روسیه تا سال 2010". فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 17 ژوئیه 2006 شماره 1024-r "در مورد مفهوم اطلاع رسانی منطقه ای تا سال 2010". فرمان دولت فدراسیون روسیه در 27 سپتامبر 2004 شماره 1244-r "در مورد مفهوم استفاده از فناوری اطلاعات در فعالیت های ارگان های دولت فدرال تا سال 2010".

استراتژی توسعه جامعه اطلاعاتی در فدراسیون روسیه (تصویب شده توسط رئیس جمهور فدراسیون روسیه وی. پوتین در 7 فوریه 2008، شماره Pr - 212).

شورای امنیت اطلاعات زیر نظر رئیس جمهور فدراسیون روسیه.

اسناد و استانداردهای هنجاری- روشی. GOST 34.03-90. "فناوری اطلاعات. مجموعه ای از استانداردها برای سیستم های خودکار: سیستم های خودکار: شرایط و تعاریف، GOST 34.601-90. "فناوری اطلاعات. مجموعه ای از استانداردها برای سیستم های خودکار: سیستم های خودکار: مراحل ایجاد. استانداردهای ملی توسعه یافته بر اساس استانداردهای بین المللی ISO (GOST R ISO 15489-1-2007 "SIBID. مدیریت اسناد. الزامات عمومی"؛ GOST R ISO 23081-1-2008 "SIBID. فرآیندهای مدیریت اسناد. فراداده برای اسناد. قسمت 1. اصول. فرمت سند باز برای برنامه های اداری (OpenDocument) v. 1.0" و دیگران.

استانداردهای بین المللی ISO و IEC (ISO 26300، ISO 29500، ISO 19005، ISO 16175، ISO 13008، ISO 13028، سری ISO 30300، IEC 82045، و غیره)؛ MoReq 2، MoReq 10 و غیره

دانشگاه ایالتی تامسک (TSU)

بخش تاریخ

UDC 005.92

ورود به حفاظت در GAK

سر کافه تاریخ و

مدیریت اسناد

دکتر ist. علوم، پروفسور

N.S. Larkov

"____" ___________2010

کار فارغ التحصیل

اتوماسیون اسناد پشتیبانی مدیریت در مدیریت منطقه تامسک

تاتیاننکو اکاترینا ویکتورونا

مدیر علمی

هنر معلم، Ph.D. علوم

E.V. Tatyanenko

تومسک 2010

وزارت آموزش و پرورش و علوم فدراسیون روسیه

^ دانشگاه ایالتی تامسک (TSU)

بخش تاریخ

گروه تاریخ و اسناد

تایید

سر کافه تاریخچه و مستندات

دکترای تاریخ، پروفسور

N.S. لارکوف

"___" ___________ 2010

ورزش

در مورد تهیه پایان نامه برای یک دانشجو تاتیاننکو اکاترینا ویکتورونا

1. موضوع پایان نامه: "اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی در اداره منطقه تومسک"

2. مدت زمان ارسال پایان نامه توسط دانشجو:

^ 3. داده های اولیه برای کار:

هدف از مطالعه: تجزیه و تحلیل روند اجرای AS موسسه آموزشی پیش دبستانی در اداره منطقه تومسک.

1. 
   اهداف مطالعه: آشنایی با بسته قانونی و روش شناختی اسناد خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی اداره امور اداره منطقه تومسک؛ ارزیابی وضعیت کار اداری فعلی؛ به طور مداوم مراحل اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی و مشکلاتی را که در این مورد ایجاد می شود مطالعه کنید. برای مطالعه فرصت های به دست آمده در نتیجه اجرای برنامه و چشم انداز بیشتر برای توسعه AS موسسه آموزشی پیش دبستانی در اداره TR.

موضوع مطالعه: معرفی موسسات آموزشی پیش دبستانی AS، مشکلات و چشم انداز خودکارسازی موسسات آموزشی پیش دبستانی در اداره منطقه تومسک.

روش های تحقیق: تحلیل، ترکیب، مقایسه، تعمیم، طبقه بندی، استقرا، مشاهده، پیمایش، گرافیک، آماری، توصیف، پیش بینی.

^ 4. خلاصه کار:

استاد راهنما پایان نامه

کاندیدای علوم تاریخی، مدرس ارشد ________________ V.V. Mirkin

این کار در 26 فوریه 2010 توسط ________________ E.V. Tatyanenko پذیرفته شد.

حاشیه نویسی

این پایان نامه عملکردها، مراحل، مشکلات در اجرای سیستم های خودکار پشتیبانی اسناد برای مدیریت را مورد بحث قرار می دهد. جنبه های نظری و کاربردی اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی به عنوان مثال اداره منطقه تومسک مورد مطالعه قرار می گیرد. ارزیابی کلی از نتایج معرفی یک سیستم خودکار موسسات آموزشی پیش دبستانی ارائه شده است، پیش بینی توسعه مدیریت اسناد الکترونیکی ارائه شده است.

مقدمه 6

1. 
   توابع، مراحل، مشکلات اجرای AS DOW 15

مدیریت 15

1.2 مراحل اتوماسیون 21

1.3 مشکلات اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی 28

2 اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی در اداره منطقه تومسک 47

2.1 مراحل اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی.

مطالعه فرآیند معرفی AS DOW 59

2.2 نتیجه اجرای AS "Kodeks" و چشم انداز توسعه اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی در اداره منطقه تومسک 68

نتیجه 73

فهرست منابع و ادبیات استفاده شده 77

ضمیمه فهرست چارچوب قانونی و نظارتی برای مؤسسات آموزشی پیش دبستانی 86

ضمیمه ب تعداد اسناد 92

ضمیمه ج

مکاتبه 96

پیوست د انواع اسناد 97

ضمیمه E جدول «تقاضای شهروندان» 98

پیوست E همبستگی اسناد

برای دوره 2008 و 2009 (از ژانویه تا نوامبر) 99

ضمیمه G طرح مسیرهای ترافیکی

اسناد 100

ضمیمه H شرایط مرجع برای توسعه نرم افزار (نرم افزار) برای مدیریت اسناد الکترونیکی و سیستم کار اداری 101

معرفی

در حال حاضر تصور فعالیت های شما، هر نهاد، سازمانی بدون فناوری اطلاعات (IT) دشوار است. فناوری اطلاعات (IT) کلاس وسیعی از رشته‌ها و حوزه‌های فعالیت مرتبط با فناوری‌های کنترل و پردازش داده‌ها، از جمله فناوری‌هایی است که از فناوری رایانه استفاده می‌کنند. اخیراً فناوری اطلاعات بیشتر به عنوان فناوری رایانه شناخته می شود. به طور خاص، فناوری اطلاعات با استفاده از رایانه و نرم افزار برای ذخیره، تبدیل، محافظت، پردازش، انتقال و دریافت اطلاعات سروکار دارد. به لطف فناوری رایانه، بار مربوط به پردازش اطلاعات به طور قابل توجهی کاهش یافته است. اسناد مدیریت نیز از این قاعده مستثنی نیست. بسیاری از سیستم های خودکار برای بهبود کار اداری توسعه یافته اند.

طبق فرهنگ لغت مصور جدید، اتوماسیون استفاده از ماشین‌های خودکار، سیستم‌های خودکار و خودکار در تولید، علمی، مدیریتی و سایر حوزه‌های فعالیت انسانی است. هدف اصلی اتوماسیون افزایش بهره وری نیروی کار، بهینه سازی مدیریت، بهبود کیفیت و حذف یک فرد از کار در شرایط خطرناک برای سلامتی است.

امروزه، بازار مترادف های زیادی را برای مفهوم "اتوماسیون doe" ارائه می دهد: سیستم مدیریت اسناد، سیستم مدیریت اسناد کامپیوتری و سیستم اتوماسیون اداری، سیستم مدیریت اداری، سیستم مدیریت اسناد توزیع شده، سیستم مدیریت اسناد، فناوری اتوماسیون اداری صنعتی، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی و غیره. محققان VNIIDAD پیشنهاد می کنند که همه محصولات نرم افزاری مختلف موجود را تحت نام مشروط سیستم های خودکار برای پشتیبانی مدیریت اسناد (AS DOW) متحد کنند. به نظر آنها، این تعریف به طور کامل وضعیت موجود را منعکس می کند.

اتوماسیون فرآیندهای اداری سازماندهی منطقی عملیات با در نظر گرفتن آخرین فناوری ها با اطلاعات و اسناد است: جمع آوری و اجرا، انتقال (تحویل)، حسابداری، ایجاد یک دستگاه اطلاعاتی و مرجع مبتنی بر ثبت نام، سازماندهی کنترل بر اجرای تصمیمات اتخاذ شده، ذخیره سازی فعلی، امکان تخریب (بررسی ارزش)، ایجاد و نگهداری آرشیو. 2 .

فعالیت مدرن هر سازمان با کمک اتوماسیون فرآیندهای خاص رخ می دهد. بنابراین، نهادهای خودگردان محلی نیز به نوبه خود نیازمند یک پایه قابل اعتماد برای سازماندهی فرآیندهای مدیریتی، همکاری و اجرای دستورالعمل های قوه مجریه هستند. فعالیت های ادارات بر اساس DOW انجام می شود. بنابراین نیاز به بهینه سازی این حوزه از طریق سیستم های خودکار وجود دارد. معرفی AS یک کار دشوار است که نیاز به یک رویکرد یکپارچه دارد.

در سال های اخیر، سازمان های بیشتری نیاز به خودکارسازی کار با اسناد به طور کلی پیدا کرده اند. این شرایط با تصویب موارد زیر تسهیل شد:

1. قانون فدرال 10 ژانویه 2002 شماره 1-FZ "در مورد امضای دیجیتال الکترونیکی". این قانون به طور قابل توجهی دامنه استفاده از اسناد به صورت الکترونیکی را گسترش داد.

2. فرمان دولت فدراسیون روسیه 28 ژانویه 2002 شماره 65 "در مورد برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیک (2002-2010)"، که "دیجیتالی کردن بیشتر جریان اسناد بین نهادهای تجاری، مقامات ایالتی و دولت های محلی" را فراهم می کند.

در این مقاله، ما بر معرفی ابزارهای فنی مدرن در زمینه مدیریت اسناد، هم در فدراسیون روسیه و هم به طور مستقیم در اداره منطقه تومسک تمرکز خواهیم کرد.

هر کار تحقیقی شامل مطالعه مطالب نظری در مورد یک موضوع معین است. مراحل اصلی مطالعه عبارتند از: مطالعه ادبیات و سایر منابع. مطالعه اسناد نظارتی و روش شناختی در اداره، سایر اسناد مورد استفاده در کار؛ مطالعه عملیات تجاری؛ مطالعه انطباق کار انجام شده با قوانین و استانداردها؛ مصاحبه با کارمندان اداره امور؛ مطالعه مراحل اجرای یک سیستم خودکار (AS)؛ تجزیه و تحلیل نتیجه اجرای AS؛ پیش بینی کار بیشتر در زمینه توسعه مدیریت اسناد الکترونیکی.

با این حال، شایان ذکر است که با وجود تقاضای زیاد برای ادبیات داخلی در مورد این موضوع، هنوز کمبود منابع وجود دارد، کمبود کار با هدف مطالعه اتوماسیون اداری. این را می توان با تازگی نسبی و توسعه بسیار سریع فناوری های کامپیوتری و اطلاعاتی توضیح داد. در نتیجه، بسیاری از کتاب های درسی، آثار، مقالات و غیره به سرعت اهمیت خود را از دست می دهند.

امروزه بیشتر منابع اطلاعاتی در مورد کاربرد عملی برخی محصولات نرم افزاری ارائه می دهند. برای تجزیه و تحلیل و آشنایی با مشکلات و مراحل احتمالی خودکارسازی پشتیبانی اسناد مدیریت، مجلاتی مانند: "منشی بازرگانی"، "مدیریت دفتر"، "راهنمای منشی و مدیر دفتر" و غیره کمک می کنند.

نویسندگان مقالات و سایر آثار، متخصصان حوزه علم اسناد و آرشیو، رسیدگی به مشکلات اسناد الکترونیکی، AS DOW و همچنین کارکنان سازمان های مختلف هستند. در میان آنها متخصصان زیر هستند: O.I. Ryskov 1 - محقق ارشد در VNIIDAD، شرکت کننده در کنفرانس های علمی و عملی سالانه. S. L. Kuznetsov 2 - دکترای تاریخ، رئیس مرکز علمی و اطلاعات بنیاد گورباچف. تلویزیون. کوزنتسوا 3، سر. گروه علوم سوابق IAI RGGU، استاد؛ GA. Serov 4 - Ph.D.

Serova G. A. در مقالات خود اهداف و اصول اصلی اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی را نشان می دهد. سهم قابل توجهی در حل مشکل اتوماسیون توسط T.V. کوزنتسوا. کمک در آشنایی با مراحل و عملکردهای اتوماسیون توسط مقالات S.L. Kuznetsov و همچنین توسط Polina Kochetkova 5 (متخصص برجسته شرکت ZAO InterTrust) ارائه شد.

مارینا تاراسووا یک رویکرد عملی برای پیاده سازی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) را برجسته می کند.

در باره. پودولینا، کارمند شرکت "اینترتراست" , مشاور مرکز خدمات مشاوره و اجرا، چرخه عمر اسناد را در چارچوب EDMS بررسی می کند و موارد قابل توجه از کار اداری سنتی را توضیح می دهد. 1 .

Zhuravleva N. در مقالات خود بر روی اسکن اسناد و نیاز به شناسایی با استفاده از ابزارهای نرم افزاری مختلف تمرکز دارد. به آموزش کارکنان در هنگام کار با EDMS و مشکلاتی که در هنگام انتخاب، اجرا و بهره برداری به وجود می آید توجه دارد 2 .

Belaya T.R.، محقق بخش موسسات آموزشی پیش دبستانی VNIIDAD به طور مفصل روند ایجاد و سازماندهی اجرای موسسات آموزشی پیش دبستانی AS را بررسی می کند. 3 .

داده های ارائه شده توسط دانشمندان، محققان و متخصصان در زمینه کارهای اداری و اتوماسیون فرآیندهای PEI را می توان به دو نوع تقسیم کرد. نوع اول کار یک چارچوب نظارتی و روش شناختی، تجزیه و تحلیل ابتکارات قانونی است. آثار نوع دوم نمونه هایی از کاربرد عملی، تجزیه و تحلیل امکانات AS DOW را ارائه می دهند.

منبع اصلی این مطالعه قوانین قانونی فدراسیون روسیه و همچنین استانداردهای دولتی (GOSTs)، منشور اداره منطقه تومسک، مقررات، مقررات مربوط به خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، دستورالعمل های مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، شرح وظایف متخصصان و همچنین قوانینی است که به طور مستقیم یا غیرمستقیم ایجاد آموزش پیش دبستانی را تنظیم می کند. از اسناد حسابداری و مرجع موارد زیر استفاده شد: پایگاه داده (DB) سیستم خودکار "Kodeks"، پایگاه داده AS "KORD"، نامگذاری پرونده ها برای سال 2009. و همچنین فرم های اسناد و خود اسناد، دستورالعمل ها و دستورالعمل ها برای کاربران و مدیران در مورد کار با سیستم خودکار "Kodeks".

در میان منابع مهم و اصلی، باید به برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیکی" اشاره کرد. نخست وزیر روسیه ولادیمیر پوتین فرمان شماره 721 مورخ 10 سپتامبر 2009 دولت فدراسیون روسیه را امضا کرد که به موجب آن اصلاحاتی را در برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیک (2002-2010)" تصویب کرد.

اهداف اصلی این برنامه ایجاد شرایط برای توسعه دموکراسی، افزایش کارآیی عملکرد اقتصاد، اداره دولتی و خودگردانی محلی از طریق معرفی و انتشار انبوه ICT (فناوری اطلاعات و ارتباطات)، تضمین حقوق آزادانه جستجو، دریافت، انتقال، تولید و انتشار اطلاعات، گسترش آموزش متخصصان ICT و کاربران واجد شرایط است.

در طول این برنامه، چندین قانون مهم فدرال تهیه شده است که به طور مستقیم حوزه فناوری اطلاعات را تنظیم می کند. در 27 ژوئیه 2006، قانون فدرال شماره 149 "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" تصویب شد، که به طور موثر یک سیستم واحد کار اداری را در ارگان های ایالتی و دولت های محلی معرفی کرد.

قانون فدرال "در مورد داده های شخصی" الزامات حفاظت از پایگاه های اطلاعاتی پرسنل را تعیین کرد. این قانون محدودیت هایی را برای سیستم های اتوماسیون اداری اعمال می کند. به عنوان مثال، مطابق ماده 19، «اپراتور موظف است در هنگام پردازش داده های شخصی، اقدامات سازمانی و فنی لازم از جمله استفاده از ابزارهای رمزگذاری (رمزنگاری) را برای محافظت از داده های شخصی در برابر دسترسی غیرمجاز یا تصادفی به آنها، تخریب، تغییر، مسدود کردن، کپی، توزیع داده های شخصی و همچنین سایر اقدامات غیرقانونی انجام دهد.»

سند به طور جدایی ناپذیری با اصالت و در نتیجه با قدرت قانونی همراه است. در حال حاضر، این سند نه تنها یک حامل مواد حاوی اطلاعات، بلکه اسناد الکترونیکی است. به منظور محافظت از یک سند الکترونیکی در برابر اصلاحات، جعل و افزودن اطلاعات، قانون "امضای دیجیتال الکترونیکی" 2 تدوین شد که مفهوم "امضای دیجیتال الکترونیکی" را به عنوان لازمه یک سند الکترونیکی برای محافظت از آن در برابر جعل معرفی می کند.

مسائل مربوط به ایجاد، عملکرد سیستم های خودکار توسط GOST 34.601-90 3 تنظیم می شود. GOST هشت مرحله را در ایجاد سیستم های خودکار مورد استفاده در زمینه های مختلف فعالیت متمایز می کند. در حوزه مدیریت: تشکیل الزامات برای سیستم های اتوماتیک (AS)، توسعه مفاهیم AU، شرایط مرجع، طراحی پیش نویس، طراحی فنی، اسناد کاری، راه اندازی، پشتیبانی از AU. GOST 34.602-89 4 ترکیب، محتوا، قوانین صدور سند "شرایط مرجع برای ایجاد (توسعه یا نوسازی) سیستم" و همچنین روش توسعه، تصویب و تصویب آن را تعیین می کند. این استاندارد خاطرنشان می کند که الزامات مندرج در شرایط مرجع نباید "از الزامات مشابه برای بهترین آنالوگ های مدرن داخلی و خارجی کمتر باشد."

مطالب مورد مطالعه ناهماهنگی چارچوب قانونی در زمینه تنظیم کار اسناد الکترونیکی را نشان می دهد. در عین حال، تجربه تنظیم قانونگذاری زیاد نیست و مشکل از نظر مدیریت اسناد فاش نمی شود، به همین دلیل است که دلیلی وجود دارد که موضوع کار پیشنهادی مرتبط در نظر گرفته شود.

این پایان نامه دارای مفاهیم کاربردی نیز می باشد. اطلاعات تجزیه و تحلیل شده به شکل مختصر و راحت برای استفاده در کار ارائه می شود. این یک نوع راهنمای عملی برای هر کسی است که می خواهد بر اصول اولیه اتوماسیون پیش دبستانی مسلط شود. بخش نظری به شما امکان می دهد یک ایده کلی از فرآیندهای اتوماسیون شکل دهید و بخش عملی مفاهیم پذیرفته شده را تأیید یا رد می کند. در هر مورد خاص، وقتی صحبت از اتوماسیون به میان می‌آید، یک معضل پیش می‌آید - کدام سیستم اتوماسیون را برای پشتیبانی مدیریت اسناد انتخاب کنید، هنگام انتخاب چه چیزی را راهنمایی کنید، چگونه یک "برنامه اقدام" تهیه کنید، خود را به حل مشکلات اتوماسیون فوری محدود کنید یا یک سیستم "برای رشد" ایجاد کنید 1 .

هدف این مطالعه اصول همه روسی اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی، اتوماسیون خدمات مدیریت پیش دبستانی در اداره TR و معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی در اداره به طور کلی است.

موضوع این مطالعه مشکلاتی است که ممکن است در تمام مراحل کار با اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی، مراحل فرآیند اجرای AS موسسات آموزشی پیش دبستانی، مشکلات و چشم اندازهای احتمالی اتوماسیون موسسات آموزشی پیش دبستانی در اداره منطقه تومسک ایجاد شود.

روش تحقیق: تحلیل، ترکیب، مقایسه، تعمیم، مطالعه اسناد، مشاهده مستقیم، پیمایش، گرافیک، آماری، پیش بینی.

هدف از مطالعه این است: تجزیه و تحلیل روند اجرای AS موسسه آموزشی پیش دبستانی در اداره منطقه تومسک.

وظایفی که هدف پایان نامه را تحقق می بخشد: عملکردهای AS DOW را در نظر بگیرید. بررسی مراحل اتوماسیون و مشکلاتی که در هنگام اجرای ابزارهای بهینه سازی برای آموزش پیش دبستانی ایجاد می شود. با بسته قانونی و روش شناختی اسناد برای خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی اداره اداره منطقه تومسک آشنا شوید. ارزیابی وضعیت کار اداری فعلی؛ بررسی مشکلات به وجود آمده در فرآیند اتوماسیون؛ برای مطالعه فرصت های به دست آمده در نتیجه اجرای برنامه و چشم انداز بیشتر برای توسعه AS موسسه آموزشی پیش دبستانی در اداره TR.

پروژه دیپلم شامل یک مقدمه، بخش اصلی است که شامل دو فصل، یک نتیجه گیری، فهرست منابع و مآخذ و یک پیوست است.

^ 1. توابع، مراحل، مشکلات اجرای AS DOW

1.1 توابع سیستم های اتوماسیون برای پشتیبانی اسناد مدیریت

هنگام بررسی عملکردهای اصلی سیستم های اتوماسیون اداری، لازم است مجموعه ای از ویژگی های مورد نیاز را که یک AS DOW تمام عیار باید با آنها مطابقت داشته باشد برجسته کنید.

اول از همه، این توانایی ایجاد یک سند است. سند را می توان به طور مستقل در ویرایشگر مناسب (متن، گرافیک) یا بر اساس الگوهای آماده ایجاد کرد.

این برنامه ثبت خودکار سند را فراهم می کند. برای هر سند حسابداری یک کارت ثبت و کنترل تشکیل می شود که اطلاعات مربوط به سند در آن وارد می شود. این سیستم می تواند هم اسناد ایجاد شده مستقیم در آن و هم اسناد وارد شده از خارج را ثبت کند.

AC به شما امکان می دهد با مکاتبات کار کنید. این عملکرد، به عنوان یک قاعده، با این واقعیت مشخص می شود که آغاز اتصال بسته اسناد، مخاطب - فرستنده است، حتی اگر او در مورد موضوعات مختلف بنویسد.

این سیستم از فناوری هایی برای ثبت، پردازش و کنترل اسناد اداری پشتیبانی می کند.

اسنادی که بر اساس معیارهای خاصی ترکیب شده اند در پوشه های کاری کاربر شکل می گیرند. علاوه بر این، اغلب آنها خود سند را ذخیره نمی کنند، بلکه پیوندی به آن دارند.

این سیستم به شما امکان می دهد تا کنترل بر اجرای اسناد را اجرا کنید. اجرای اسناد هم در سطح نویسنده قطعنامه و هم کنترل متمرکز با امکان تهیه گزارش از اجرای اسناد کنترلی نظارت می شود.

پردازش و نگهداری اسناد. کارت ثبت نام امکان ضمیمه کردن فایل های حاوی خود سند را به صورت کامپیوتری نمایش می دهد (به عنوان مثال، متن، مطالب صوتی یا تصویری و غیره). این سیستم باید قابلیت ادغام اسناد را داشته باشد که به شما امکان می دهد فایل های جداگانه متون و گرافیک را گرد هم بیاورید و یک سند کامل را تشکیل دهید.

کار با اسناد مرتبط امکان برقراری ارتباط بین کارت های ثبت اسناد مرتبط با موضوع، ابطال یا تکمیل یکدیگر، تکراری و ... پشتیبانی می شود. هنگام کار با یک سند، همیشه می توانید تمام مکاتبات مربوط به موضوع، تاریخچه آن، کپی کارت های ارسال شده به بخش های دیگر، دسترسی فوری به هر کارت مورد علاقه را مشاهده کنید.

نقل و انتقال اسناد، ورودی مصوبات و تذکرات. مکانیسم حرکت اسناد پردازش و انتقال اسناد بین کاربران سیستم را تضمین می کند. ارائه قطعنامه ممکن است مبنایی برای انتقال خودکار اسناد باشد. مسیریابی حرکت سند ممکن است سخت کد شده باشد یا ممکن است توسط کاربر تعریف شود. مسیر سند از لحظه تحویل به رئیس برای رسیدگی اولیه تا زمان انصراف آن در پرونده ثبت می شود.

پشتیبانی از زیرسیستم های تو در تو سیستم کار اداری یک سازمان شامل زیرسیستم هایی از بخش ها با وظایف خاص خود (حسابداری، کنترل، جابجایی اسناد و غیره) است.

ردیابی نسخه های یک سند واحد. وقتی چندین کاربر با هم روی یک سند کار می کنند، مشکل "نسخه ها" و مشکل "کپی ها و نسخه های اصلی" زمان و تلاش زیادی را می طلبد.

حسابداری اسناد شماره گذاری شده، گزارش.

پردازش توزیع شده، ارسال اسناد از طریق پست. فرآیند پردازش اسناد باید برای همه کاربران سیستم یکسان باشد. برای تبادل اطلاعات بین کاربران، سیستم ایمیلی را فراهم می کند که وظایف آن عبارتند از: مکاتبات رسمی و شخصی؛ توزیع خودکار پیام ها و اعلان ها این سیستم به شما امکان می دهد لیست های پستی ایجاد کنید.

از طریق اینترنت کار کنید. این سیستم یک وب سرور را برای کارهای اداری پیاده سازی می کند که دسترسی به داده های مربوط به اسناد و خود اسناد را از هر رایانه محلی یا راه دور از طریق اینترنت فراهم می کند. به کاربر این فرصت داده می شود تا درخواستی برای جستجوی یک سند یا گروهی از اسناد ثبت شده در سیستم ایجاد کند.

سیستم جستجو به شما امکان می دهد یک سند را با چندین معیار پیدا کنید: نام سند، مخاطب، فرستنده، تاریخ سند، کلمات موجود در متن سند و غیره.

این سیستم به شما امکان می دهد اسناد را بایگانی کنید. پس از پردازش، اسناد امضا شده بایگانی می شوند. ایستگاه کاری مدیریت بایگانی به شما امکان می دهد حالت های بایگانی و بازیابی اسناد را پیکربندی کنید، حقوق دسترسی به بایگانی ها را تنظیم کنید.

انصراف از سند در پرونده. هنگامی که در سیستم خودکار در کارت ثبت نام درج مناسبی انجام شود، سند در پرونده ثبت می شود.

تعمیر و نگهداری و به روز رسانی خودکار لغت نامه ها و کتاب های مرجع. دایرکتوری های این سیستم عبارتند از: کاربران، ادارات، سازمان ها، شهروندان، روبراتورهای موضوعی اسناد، متون استاندارد، نام گذاری پرونده ها، تمبرهای دسترسی، لیست های پستی. در برخی از سیستم ها، می توانید جداول جستجوی جدید را خودتان ایجاد کنید.

اطمینان از اتوماسیون کار مرجع و تحلیلی. این سیستم گزارش ها و نمودارهای استاندارد (مرجع، خلاصه، مجلات، فهرست اسناد) را تولید می کند. همچنین امکان دانلود مولد گزارش و نمودار نیز وجود دارد. در طول عملیات، اقدامات سیستم و اقدامات کاربر ثبت می شود.

مقررات حقوق دسترسی حقوق کاربر در سیستم هم حقوق دسترسی به کمدهای پرونده و اسناد را مطابق با طبقه بندی آنها تنظیم می کند و هم مجموعه ای از عملکردهای موجود برای یک کاربر خاص (ثبت نام، ویرایش، نوشتن سند در پرونده، حذف از کنترل و غیره). در صورت لزوم می توان به کارمندان بخش ها فرصت داد تا فقط با مدارک بخش خود کار کنند. اسناد سایر بخش‌ها اصلاً برای آنها غیرقابل دسترسی است یا فقط برای مشاهده در دسترس است.

تفویض حق امضاء. این سیستم امکان امضای الکترونیکی اسناد و قطعنامه های اسناد را فراهم می کند. در صورت لزوم، امکان تفویض حق امضای یک سند یا تنظیم تفویض اختیار خودکار برای کلیه اسناد ارسالی برای امضا به مدیر وجود دارد.

حفاظت از داده ها. هر ایستگاه کاری را می توان با یک رمز عبور در برابر تلاش برای دسترسی غیرمجاز به اطلاعات و انجام اقدامات از طرف کاربر محافظت کرد. در عین حال، سیستم باید با رویه نگهداری سوابق موجود مطابقت داشته باشد، از چرخه عمر کامل سند در سازمان پشتیبانی کند: از ثبت اولیه آن تا حذف تا پرونده. این سیستم باید گواهینامه ایالتی را برای انطباق با GOST ها برای کارهای اداری دریافت کند.

ایجاد سیستم های اداری برای سازمان هایی که دارای الزامات ویژه برای حفاظت از اطلاعات هستند با در نظر گرفتن این واقعیت انجام می شود که لازم است از سازگاری سیستم با هر گونه ابزار ویژه حفاظت از اطلاعات، از جمله موارد تایید شده اطمینان حاصل شود، که امکان هماهنگ سازی استفاده از آن با استانداردهای امنیتی موجود را فراهم می کند. 1 .

پس با جمع بندی مطالب فوق باید به موارد زیر اشاره کرد. سیستم های خودکار مؤسسات آموزشی پیش دبستانی وظایف زیر را انجام می دهند: ایجاد و ثبت اسناد، انتقال مکاتبات، کنترل، معرفی مجریان و کنترل بعدی بر اجرای اسناد، حذف از کنترل، حذف پرونده، کار مرجع و ذخیره سازی بایگانی. و همچنین محافظت از اطلاعات در برابر استفاده غیرمجاز، کپی، اصلاح، انتقال و اعطای حقوق دسترسی.

بنابراین، می توان وظایف اصلی AS DOW و فرآیندهای خودکار را مشخص کرد.

وظایف اصلی اتوماسیون اداری عبارتند از:

1. 
   سازماندهی نظم در کار با اسناد بدون افزایش کارکنان؛
2. 
   کاهش پرسنل در صورت لزوم؛
3. 
   بهبود خدمات مشتری و مدیریت شرکت، شرکت، سازمان؛
4. 
   کاهش زمان پردازش، پردازش و انتقال اسناد؛
5. 
   محرومیت از مفقود شدن اسناد؛
6. 
   ردیابی متمرکز پیشرفت فرآیندهای تجاری؛
7. 
   بهبود کنترل اجرا؛
8. 
   بهبود کیفیت پردازش اسناد؛
9. 
   اطمینان از نگهداری اسناد؛
10. 
    کاهش زمان برای کار مرجع.

1. 
   دریافت، ثبت، پردازش و توزیع مکاتبات دریافتی؛
2. 
   تهیه، امضا، ثبت و توزیع مکاتبات خروجی.
3. 
   تهیه، امضا، ثبت و ارسال اسناد داخلی و سازمانی و اداری.
4. 
   ایجاد دستورالعمل، قطعنامه برای انواع اسناد و امکان ثبت پاسخ به آنها.
5. 
   نظارت بر اجرای اسناد و مصوبات؛
6. 
   اسکن تعداد زیادی اسناد، ایجاد و نگهداری آرشیو الکترونیکی اسناد.
7. 
   انجام مکاتبات تجاری بین سازمان ها، بخش های فردی و کارکنان 1 .
8. 
   محدودیت یا گسترش دسترسی به منابع اطلاعاتی.

علاوه بر این، باید در نظر داشت که اتوماسیون اداری تنها بازتابی از سیستم مدیریت اسناد است که در یک سازمان (موسسه، شرکت، شرکت، هلدینگ، شرکت) کار می کند. بنابراین هرگونه اتوماسیون برای دستیابی به بهترین نتایج باید با بهینه سازی طرح های موجود برای کار با اسناد در سازمان آغاز شود و تنها بر اساس این مدل بهینه سازی شده باید یک سیستم کار اداری خودکار ساخته شود. در غیر این صورت، انتقال به یک مبنای کامپیوتری یک طرح ناقص، متناقض و گیج کننده برای کار با اسناد منجر به ایجاد همان سیستم خودکار متناقض و ناقص خواهد شد. برای اتوماسیون موفق مؤسسات آموزشی پیش دبستانی، این فرآیند باید به چند مرحله تقسیم شود.

^ 1.2 مراحل اتوماسیون

گام اولاتوماسیون مؤسسه آموزشی پیش دبستانی ایجاد بسته ای از اسناد قانونی و نظارتی و روش شناختی است که انجام کار اداری در سازمان را توصیف و تنظیم می کند.

تشکیل یک بسته نظارتی و روش شناختی اسناد باید با انتخاب GOST هایی که صنعت کار اداری را تنظیم می کنند آغاز شود. همچنین، این بسته باید شامل قوانین فدرال مختلف باشد که فرآیندهای کار با اسناد را کنترل می کند، بسته به نوع، نوع شرکت، سازمان موسسه، مقررات رئیس جمهور و دولت فدراسیون روسیه، اسناد مقامات اجرایی فدرال. (پیوست A (آموزنده))

من مناسب می دانم که بخش جداگانه ای را در بسته اسناد نظارتی و روش شناختی - کتابچه راهنمای کارهای اداری و نشریات دوره ای که فرآیندهای اداری را در نظر می گیرند، اختصاص دهم. در میان سایر اسناد، ممکن است لازم باشد استاندارد برای تعامل سیستم های اتوماسیون برای پشتیبانی اسناد مدیریت 2 .

به گفته دوبروین اس، نگاه حرفه ای به فعالیت های در حال انجام، توسعه روش ها و ابزارهای دستیابی به هدف، توسعه نرم افزارهای مورد نیاز ضروری است.

اولین قدم در این مسیر، نامگذاری موارد است. خوب، اگر هست، اگر نیست، باید انجام شود. توصیه‌های موجود برای کار با نام‌گذاری پرونده‌ها کلی است، اما همه انواع اسنادی را که یک منشی یا دفتر مدرن باید با آنها کار کند، در نظر نمی‌گیرد. از جمله آنها می توان به فیلم، اسناد عکاسی، ضبط صدا، تصاویر شطرنجی و وکتور اشاره کرد. بخش ویژه ای توسط اسناد دریافت شده به عنوان گزارش از پایگاه های داده اشغال شده است. همه این تنوع باید از نقطه نظر گردش کار در نظر گرفته شود. ساده‌ترین راه برای سازمان‌دهی محل کارتان این است که فهرستی از پوشه‌ها را در رایانه‌تان ایجاد کنید که مطابق با نام موارد، با شماره‌گذاری مربوطه در عنوان باشد. در این حالت با اضافه شدن پوشه های جدید ترتیب پوشه ها تغییر نمی کند و سیستم عامل همیشه به شما اجازه می دهد آنها را به ترتیب صعودی مرتب کنید. اما در عین حال، لازم است فرصتی برای در نظر گرفتن انواع مختلفی از اسنادی که به طور سنتی در نام موارد 1 گنجانده نشده اند ایجاد شود.

^ مرحله دوم- تهیه شرایط مرجع شامل شرح مفصلی در مورد آنچه و چگونه سازمان برنامه ریزی می کند تا خودکارسازی کند، چه چیزی باید پس از معرفی یک سیستم خودکار تغییر کند، چگونه این سیستم باید کار کند.

با شروع اتوماسیون، لازم است الزامات دقیق برای سیستم یا به عبارت دیگر، شرایط مرجع برای اتوماسیون تدوین شود. با در نظر گرفتن این شرایط مرجع (TOR)، با همکاریمن T-service سازمان برنامه ای را برای استفاده در کارهای اداری انتخاب و پیکربندی می کند. از بسیاری جهات، موفقیت در معرفی فن آوری های مدرن و راحتی کارمندان با بسته نرم افزاری نصب شده برای کارهای اداری کامپیوتر تا حد زیادی به این بستگی دارد که چنین لیستی از الزامات چقدر دقیق تنظیم شده است. 2 .

برای تهیه مشخصات فنی، GOST هایی مانند: GOST 19.201-78 سیستم یکپارچه اسناد برنامه. وظیفه فنی الزامات محتوا و طراحی , GOST 34.602-89 فناوری اطلاعات. مجموعه ای از استانداردها برای سیستم های خودکار. شرایط مرجع برای ایجاد یک سیستم خودکار 1 . تا به امروز، مشخصات اروپایی MoReq-2 را می توان در روسیه استفاده کرد. این سند توصیه های دقیقی در مورد شکل گیری الزامات فنی برای ساخت سیستم های اتوماسیون تمام عیار برای موسسات آموزشی پیش دبستانی ارائه می دهد. 2

بنابراین ، می توان در مورد بسته نسبتاً کاملی از اسناد نظارتی و روش شناختی برای کار مؤثر کارکنان مؤسسه آموزشی پیش دبستانی گفت.

^ مرحله دوممطالعه ای در مورد کارهای اداری فعلی است. برای ارزیابی عینی وضعیت کار اداری، مطالعه آن مورد نیاز است. مطالعه سیستم آموزشی پیش دبستانی شامل دو بخش اصلی است:

1. 
   مطالعه ترکیب و حرکت اسناد. این بخش ترکیب کمی و کیفی اسناد و مسیرهای حرکت آنها را شرح می دهد.
2. 
   مطالعه فرآیندهای اصلی کسب و کار

برای بررسی ویژگی های ترکیب کمی اسناد، دوره زمانی 1388/01/01 تا 1388/11/31 در نظر گرفته شد. تعداد کل کلیه گروه های اسناد ثبت شده در اداره امور (UD) 11795 مورد بوده است.

کل مجموعه اسناد در اداره منطقه تومسک 3 گروه است.

1. 
   ورودی (ورودی) - مجموع 4897 1 ;
2. 
   خروجی (ارسال شده) - مجموع 2596 2 ;
3. 
   اسناد داخلی - 4302 3 .

تجزیه و تحلیل نمودار (ضمیمه B (آموزنده))، می توان موارد زیر را گفت: تعداد نسبتاً کمی از اسناد در ابتدای سال با تعداد زیادی از تعطیلات آخر هفته و تعطیلات همراه است. افزایش حجم اسناد داخلی در فصل بهار ظاهراً با تعداد زیادی از مصوبات مصوبات مربوط به مسائل اراضی همراه است. می توان فرض کرد که این شرایط آب و هوایی است که چنین روندی را رقم می زند، زیرا تمام کارهای ساخت و ساز و زمین در این دوره انجام می شود. کاهش عمومی در ماه های تابستان با دوره تعطیلات از جمله تعطیلات رئیس TR همراه است. کاهش اسناد ورودی در پایان سال به دلیل تغییر قوانین ثبت اسناد المثنی است. تا شهریور ماه کلیه مدارک تکراری ورودی به صورت تکراری ثبت می شد و برنامه یک شماره اضافی به آنها اختصاص می داد. به عنوان مثال، اگر قبلاً 01-01-2365 دارید، علاوه بر این، 01-01-2365/1، 01-01-2365/2، و غیره. ضمناً فقط اولین سند ورودی ثبت شد، در صورت ورود اصل سند (با مهر آبی از طریق پست، آوردن آن با دست خود) بدون ثبت در سند با تصمیم رئیس اعمال می شود.

توجه داشته باشید که نامه های ارسال شده از طریق فکس و ایمیل مجددا ثبت نمی شوند، اما گزارش های تحویل نگهداری می شوند.

برای کامل ترین توضیحات، جدول و نمودار مربوط به مکاتبات باید ارائه شود. (پیوست ب (آموزنده)).

نمودار میزان مکاتبات رسمی ورودی و خروجی در مورد مسائل تجاری را نشان می دهد. اعداد موجود در افسانه با داده های جدول مطابقت دارند (n/a No.).

نمودار دایره ای نشان می دهد که کدام سؤال بیشتر در مکاتبات یافت می شود. بزرگترین بخش توسط مکاتبات مربوط به فعالیت های اجرای قانون با سازمان ها (ATC، دفتر دادستان، دادگاه ها، دادگستری) اشغال شده است. این به دلیل درخواست های مکرر از دادسرا، شرکت در دعاوی و غیره است. مکاتبات در مورد مسائل مربوط به منابع زمین و مدیریت زمین - بخشی از 11٪ از تعداد کل اسناد ورودی و خروجی. سومین جایگاه مهم را سهم اختصاص یافته به اسناد مقامات دولتی ارسال شده برای اطلاعات (قوانین، فرامین، قطعنامه ها، تصمیمات، پروتکل ها) اشغال می کند. کار اداره نیز بر اساس فعالیت های مالی است که بند 7 درصد را تایید می کند.

نمودار بر اساس انواع اسناد (پیوست D (برای مرجع)) کلیه اسامی اسناد ثبت شده در اداره امور در سامانه «کد» (خروجی، ورودی، داخلی) را نشان می دهد. از مجموع اسناد، انواع اسناد مانند نامه ها، قطعنامه ها و دستورات برجسته است. این گروه ها بر اساس فعالیت های سازمان تعیین می شوند.

درخواست های شهروندان در ماژول جداگانه ای از سامانه خودکار کدکس (فقط نامه های دریافتی) ثبت می شود. مکاتبات خروجی در مورد درخواست شهروندان به روش سنتی در مجله نامه های ارسالی ثبت می شود. برای ساخت جدول و نمودار از دو منبع استفاده شد (پیوست E (برای مرجع))

تعداد درخواست های شهروندان زیاد نیست، اما به آنها توجه ویژه ای می شود. همه آنها تحت کنترل رئیس اداره هستند. تعداد زیادی درخواست تجدید نظر، چه شفاهی و چه کتبی، از اداره منطقه تومسک ارسال می شود.

در تحلیل تطبیقی ​​حجم اسناد سالهای 1387 و 1388 بر اساس جدول و جدول (پیوست E (مرجع)) می توان شاهد افزایش تقاضاهای ورودی، داخلی و افزایش جزئی درخواست های شهروندان در سال 1388 نسبت به سال قبل بود. تعداد اسناد خروجی اندکی کاهش یافته است. با تشکر از نمودار میله ای، می توان فرض کرد که حجم اسناد هر سال در اداره TR افزایش می یابد.

^ مسیرهای حرکت اسناد

طرح مسیر برای گروه‌هایی از اسناد (پیوست G (مرجع)) به شما امکان می‌دهد تا قسمت‌های مکرر اسناد را شناسایی و حذف کنید. این باعث صرفه جویی در زمان و منابع نیروی کار می شود.

مطلقاً کلیه مدارک دریافتی (مکاتبات رسمی، درخواست تجدیدنظر شهروندان، ایمیل، فکس و ...) از طریق اداره امور انجام می شود. اسناد را می توان از طریق پست دریافت کرد، با پیک یا بازدید کننده تحویل گرفت، از طریق فکس، ایمیل دریافت کرد. با دریافت مدارک ابتدا صحت تحویل آنها بررسی می شود. مکاتبات دریافتی اشتباه به فرستنده بازگردانده می شود یا به مخاطب ارسال می شود. پس از باز کردن پاکت ها، صحت پیوست و یکپارچگی آن بررسی می شود، یعنی. وجود تمام صفحات سند و همه برنامه ها. برای فکس، تعداد کل صفحات دریافتی، مطابقت آنها با شماره نشان داده شده در صفحه اول فکس و خوانا بودن آنها را نیز بررسی می کند. اگر پیام فکس ناقص باشد یا کیفیت صفحات تکی ضعیف باشد، به فرستنده اطلاع داده می شود.

اگر اسناد از طریق پست دریافت شود، تمام پاکت ها باز می شوند، به جز پاکت هایی که روی آن نوشته شده است "شخصا". پاکت ها پس از باز شدن از بین می روند، به استثنای نامه های شهروندان خصوصی، زیرا آدرس برگشت فقط روی پاکت قابل ذکر است. پاکت ها همچنین از اسنادی که قبلاً با مهلت معوق وارد شده اند ذخیره می شوند. در این صورت، مهر روی پاکت می تواند به عنوان مدرکی از روز دریافت سند باشد. پاکت های مربوط به فعالیت های اجرای قانون با سازمان ها (ATC، دفتر دادستان، دادگاه، دادگستری) نیز ذخیره می شود.

مرتب سازی بر روی اسناد ثبت نشده انجام می شود - نامه های تبلیغاتی و اطلاعاتی، دعوت نامه ها و بسیاری دیگر، درخواست های شهروندان - آنها توسط یکی دیگر از کارمندان (متخصص ارشد) بخش اداری در یک ماژول جداگانه از سیستم Codex ثبت می شوند، بنابراین در یک ایستگاه کاری جداگانه (AWP). حروف ثبت نشده نیز به نوبه خود توسط اجراکنندگان برای ارسال بعدی مرتب می شوند (به سلول ها یا پوشه ها پیوست می شوند).

نامه ها فقط به نام رئیس و معاونان وی ثبت می شود.

نامه های مشمول ثبت نام باز می شود. کارمند مسئول ثبت نام با محتوا آشنا می شود و آن را به موارد فوری مرتب می کند (زمان پاسخگویی حداکثر 3 روز است). علاوه بر این، ابتدا اسناد فوری ثبت می شود و مسیری برای آنها و سپس سایرین تعیین می شود. مسیر در چند جهت تعیین می شود: نامه های بدون ثبت مستقیماً به مجریان (مثلاً روسای ادارات اگر نامه خطاب به آنها باشد)، نامه های ثبت شده برای بررسی و تأیید به رئیس اداره امور منتقل می شود. این امر کار رئیس اداره را آسان می کند. در صورتی که موضوع در صلاحیت رئیس اداره مدیریت باشد، سند قبلاً با مصوبه بازگردانده می شود تا تحت کنترل قرار گیرد. سایر موارد برای بررسی به رئیس ارائه می شود. اسناد از سر با قطعنامه ای برای تحت کنترل با ذکر مجریان بازگردانده می شود. علاوه بر این، سند برای بررسی و / یا اجرای سفارش متعاقبا به کاربر منتقل می شود. اینجاست که مکانیسم اسناد خروجی شروع می شود. پس از اتمام اجرا، سند در صورت لزوم بررسی می شود و به صورت دستی برای بررسی و حذف از کنترل در اختیار رئیس قرار می گیرد. در صورتی که پاسخ روی سربرگ هر اداره تهیه شده باشد، و نه روی سربرگ اداره، امضای رئیس اداره مربوطه کافی است (استثناء اسنادی هستند که شخصاً توسط رئیس برای کنترل قرار می گیرد - نیاز به امضای اجباری توسط رئیس دارد و باید روی سربرگ اداره تنظیم شود). اسناد امضا شده آماده برای ثبت و ارسال به UD بازگردانده می شود. آخرین مرحله اسناد در زنجیره رویدادها، نوشتن آنها در پرونده و قرار دادن آنها در مکان های ذخیره سازی است. علاوه بر این، سند می تواند متعاقبا مورد استفاده قرار گیرد، سپس به بایگانی منتقل شود یا از بین برود.

عبور اسناد داخلی مسیر زیر را دارد. پس از تنظیم، سند برای تایید می گذرد، سپس مدیر با آن آشنا می شود، آن را امضا می کند و برای ثبت ارائه می کند. علاوه بر این، سند برای مجریان ارسال شده و تحت کنترل قرار می گیرد. پس از اجرا، روی فایل نوشته می شود، در آینده استفاده می شود، به بایگانی منتقل می شود یا از بین می رود.

مدارک خطاب به رئیس حوزه (رئیس اداره) و همچنین بدون ذکر شخص یا ارگان خاصی از اداره، ابتدا توسط معاون اداری - مدیر امور مورد رسیدگی قرار می گیرد. می توان گفت که عبور اضافی اسناد از طریق رئیس اداره مدیریت موجه است. بررسی مقدماتی اسناد به منظور توزیع اسناد دریافتی در بین مدارک مورد نیاز جهت رسیدگی اجباری توسط رئیس ناحیه (رئیس اداره) و عدم نیاز و ارسال به معاونان اداری و همچنین اسنادی که مستقیماً به دستگاه های اجرایی ارسال می شود، انجام می شود.

^ مطالعه عملیات اصلی کسب و کار

متخصصان خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی با دستورالعمل کار اداری، مقررات، قانون فدرال در مورد رفتار با شهروندان و همچنین شرح وظایف تنظیم می شوند.

مراحل اصلی کسب و کار عبارتند از:

1. 
   ثبت؛
2. 
   سازمان کنترل اجرا؛
3. 
   ذخیره سازی عملیاتی و آرشیوی؛
4. 
   کار مرجع

کلیه مدارک دریافت شده توسط بخش مدیریت توسط متخصص دسته اول پردازش می شود. با توجه به لیستی که در دستورالعمل کار اداری وجود دارد، اسناد ثبت نشده در اسناد برجسته می شوند:

مدارک زیر مشمول ثبت نام نمی باشند:

الف) نامه های تبریک، دعوت نامه ها، اطلاعیه ها؛

ب) خلاصه ها؛

د) لیست قیمت ها، نسخه های آنها.

د) میزان مصرف مواد؛

ه) اسناد حسابداری؛

ز) درخواست‌های ناشناس؛

ح) گزارش های آماری، بولتن ها، مجموعه های ارسال شده برای اطلاعات.

مدارک مندرج در بندهای: ج، د، ه، و، ح، مشمول حسابداری ویژه در دستگاه های ذیربط اداره می باشد.

یکی از ویژگی های مهم این است که مکاتبات رسمی باید در روز دریافت ثبت شود و درخواست تجدید نظر شهروندان ظرف 3 روز از تاریخ دریافت مطابق با قانون فدرال 2 مه 2006 شماره 59-FZ "در مورد روند رسیدگی به درخواست تجدید نظر شهروندان فدراسیون روسیه" است.

کلیه ثبت نام ها در سامانه کدکس انجام می شود. این سیستم به چندین ماژول تقسیم می شود. در ماژول "مکاتبات اداری" موارد زیر ثبت می شود: ابتکار ورودی، خروجی، پاسخ به اسناد ورودی. ثبت نام توسط متخصص دسته اول انجام می شود.

ماژول تجدیدنظر شهروندان فقط برای ثبت درخواست های ورودی، شکایات شهروندان استفاده می شود. زیرسیستم قسمتی برای ثبت اسناد خروجی ندارد.

^ سازمان کنترل بر اجرای اسناد

کنترل اجرای سند مجموعه ای از اقدامات است که اجرای به موقع اسناد را تضمین می کند.

کنترل مطابق با دستورالعمل کار اداری انجام می شود.

وظایف اصلی گروه کنترل اجرا (کارمند کنترل کننده) عبارتند از:

1. 
   ردیابی پیشرفت و تثبیت اجرای واقعی اسناد ورودی، خروجی و داخلی که دستورالعمل های ثابتی از مدیریت دارند.
2. 
   خلاصه کردن اطلاعات به دست آمده در مسیر ردیابی فرآیند و نتایج اجرا، آوردن این اطلاعات به مدیریت به شکل رسمی مناسب.
3. 
   توسعه پیشنهادات برای تسریع جریان اسناد و تقویت نظم و انضباط عملکرد

1. 
   بیانیه اسناد برای کنترل؛
2. 
   بررسی به موقع بودن ارائه اسناد به مجریان خاص؛
3. 
   بررسی اولیه و تنظیم پیشرفت اجرا؛
4. 
   حذف اسناد از کنترل؛
5. 
   حسابداری و جمع بندی نتایج نظارت بر اجرای اسناد