Jak odstranit přebytečné mezery v excelu. Odstranění nadbytečných mezer v aplikaci Microsoft Excel

Mnoho chyb pochází z něčeho, co ani nevidíte: z bílého místa. Zvažte příklad znázorněný na Obr. 198,1. Buňka B2 obsahuje vzorec, který vyhledá název barvy v buňce B1 a vrátí odpovídající kód z tabulky: =VLOOKUP(B1;D2:E9;2;FALSE) .

Na Obr. 198.2 Vzorec v buňce B2 vrátí chybu označující, že červená nebyla v tabulce nalezena. Tisíce uživatelů Excelu by strávily spoustu času snahou zjistit, proč se to stalo. V tomto případě je odpověď jednoduchá: buňka D7 slovo neobsahuje Červené. Přesněji řečeno, obsahuje slovo Červené následuje mezera. U Excelu jsou tyto řádky úplně jiné.

Pokud list obsahuje tisíce textových položek a potřebujete provést srovnání, musíte nejprve najít buňky, které obsahují přebytečné mezery, a poté je opravit. Výraz "nadbytečná mezera" znamená textový záznam, který obsahuje kteroukoli z následujících položek: jednu nebo více mezer na začátku, jednu nebo více mezer na konci nebo dvě po sobě jdoucí mezery.

Jedním ze způsobů, jak identifikovat tento typ buňky, je použití podmíněného formátování. Chcete-li nastavit podmíněné formátování, postupujte takto:

1. Vyberte všechny textové buňky, na které chcete použít podmíněné formátování.
2. Vybrat Domovské styly Podmíněné formátování Vytvořit pravidlo otevřete dialogové okno.
3. V horní části okna vyberte Použít vzorec k určení formátování buněk.
4. V dolní části dialogového okna zadejte vzorec podobný následujícímu: =A1CHSPACES(A1) . Všimněte si, že to předpokládá, že buňka A1 je levá horní buňka ve výběru. Pokud tomu tak není, nahraďte adresu levé horní buňky sadou buněk, které jste vybrali v kroku 1.
5. Klepněte na tlačítko Formát otevřít okno Formát buňky a vyberte typ formátování pro buňky obsahující nadbytečné mezery. Například nastavte zvýraznění na žlutou.
6. Klepněte na tlačítko OK zavřít okno Formát buňky a znovu stiskněte OK zavřít okno Vytvořte pravidlo formátování.

Po dokončení těchto kroků bude každá buňka, která obsahuje nadbytečné mezery a je v rozsahu, který jste vybrali v kroku 1, naformátována podle vašeho výběru. Tyto buňky můžete snadno identifikovat a odstranit mezery.

Vzhledem k povaze funkce TRIM vzorec v kroku 4 také použije podmíněné formátování na všechny číselné buňky. Zde je trochu složitější vzorec, který neuplatňuje formátování na číselné buňky: =IF(NOT(ENETEXT(A1)),A1CHSPACES(A1))

Pro správné fungování vzorců a filtrů v Excelu je důležité dodržovat správný pravopis dat v buňkách. Mezery a další znaky navíc způsobují chyby při používání vzorců a nesprávnou funkci filtrů.

Mezery v buňkách Excelu můžete odstranit buď pomocí speciálních funkcí, nebo pomocí jednoduché funkce vyhledávání a nahrazování dat přes menu, vše záleží na konkrétní situaci. Je tedy docela možné odstranit mezery mezi čísly v buňce aplikace Excel pomocí hledání a nahrazení.

Při vkládání dat z jiných zdrojů se zpravidla objevují mezery mezi čísly v buňce aplikace Excel. Navíc, jak můžete vidět v příkladu níže, všechna čísla s mezerami jsou Excelem vnímána jako textová data, protože jsou zarovnána doleva.

Jediným způsobem, jak převést tato data na číselné hodnoty, je odstranit mezery mezi čísly v buňce aplikace Excel. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je najít mezery a nahradit je prázdným místem. Pokud ale při vyhledávání jen zadáte mezeru z klávesnice, nemusí to vždy fungovat a Excel ukáže, že nebylo nic nalezeno.

Pro správné vyhledávání potřebujeme mezeru zkopírovat z existujícího čísla s mezerou. Poté na kartě "Domov" najít menu "Najít a zvýraznit" a vyberte položku "Nahradit". Můžete také pouze stisknout kombinaci kláves "Ctrl+H".

Pro správné nahrazení můžete předem vybrat rozsah všech buněk s čísly nebo vybrat libovolnou prázdnou buňku, aby se vyhledávání provádělo v celém listu. V okně, které se objeví "Najít a nahradit" tab "Nahradit" vložte dříve zkopírovaný prostor do sloupce "Nalézt:" a graf "Nahrazen:" nechat prázdné. Poté stiskneme tlačítko "Vyměnit vše" a obdržíte zprávu o počtu náhrad.

Pokud jde o textová data, kde se mezi slovy mohou vyskytovat dvě nebo více mezer navíc, může pomoci i funkce hledat a nahrazovat. V tomto případě musíte hledat dvě místa najednou a nahradit je jedním. Tento postup je nutné opakovat, dokud nebudou nalezeny žádné shody.

Ale pro textová data existuje další možnost, jak najít a odstranit přebytečné mezery. K tomuto účelu můžete použít funkci "KLIMA". Tato funkce odstraní všechny mezery před a za textem, stejně jako mezi slovy, vždy ponechá pouze jednu mezeru.

Pro použití funkce musíte vzorec napsat do jiné buňky, ve které se pak zobrazí výsledek jeho práce.

V procesu psaní můžete náhodou vložit dvě mezery místo jedné nebo ji můžete umístit na špatné místo. Bohužel během provozu je obtížné si toho všimnout, aby bylo možné jej okamžitě opravit. Ale naštěstí ve výsledku můžete použít nějaké triky, které současnou situaci rychle napraví. Článek vám řekne, jak odstranit mezery mezi čísly v aplikaci Excel, ale stojí za to hned říci, že to funguje také s textem.

Metoda 1: Vyměňte nástroj

Pokud během své práce omylem vložíte dvojitou mezeru do mnoha buněk, můžete pomocí nástroje Nahradit během okamžiku odstranit nadbytečné mezery. Zde je to, co pro to musíte udělat:

1. Otevřete požadovanou tabulku v programu.
2. Přejděte na kartu „Domů“.
3. Na panelu nástrojů najděte a klikněte levým tlačítkem myši na položku "Najít a vybrat".
4. V zobrazené nabídce vyberte možnost „Nahradit“.
5. V okně, které se zobrazí, zadejte do sloupce "Najít" dvě mezery jednoduchým dvojitým kliknutím na odpovídající klávesu na klávesnici.
6. Do pole „Nahradit čím“ zadejte jednu mezeru.

Poté se objeví zpráva, která přesně ukáže, kolik dvojitých mezer bylo opraveno. Klepnutím na tlačítko "OK" jej přijměte. Poté můžete vidět, že všechny dvojité mezery byly opraveny a váš dokument se vrátil do normálu. Toto je první způsob, jak odstranit mezery v číslech v Excelu, přejděte na další.

Metoda 2: Odeberte mezery mezi oddělovači

Pokud v číselných výrazech nenastavíte dvojitou, ale jedinou mezeru, pak vám předchozí metoda nepomůže. Existují však určité úpravy, které mohou pomoci situaci zlepšit. Chcete-li odstranit mezery v číslech v aplikaci Excel, postupujte takto:

1. Vyberte část tabulky s číselnými údaji, která obsahuje mezery navíc.
2. Na panelu nástrojů znovu klikněte na tlačítko "Najít a vybrat" a vyberte možnost "Nahradit". Mimochodem, tuto akci lze provést pomocí horkých kláves Ctrl + H.
3. Objeví se známé okno, kde je potřeba zadat dvě proměnné.
4. Do pole Najít zadejte jednu mezeru.
5. Nedotýkejte se pole „Nahradit za“, nemělo by nic obsahovat.
6. Klikněte na tlačítko "Nahradit vše".

Stejně jako minule se vám zobrazí zpráva, kterou můžete zavřít kliknutím na tlačítko „OK“. Všechny mezery mezi čísly budou odstraněny. Je to skvělý způsob, jak odstranit mezery v číslech v aplikaci Excel, ale je účinný pouze tehdy, když byly tyto mezery přidány ručně. Pokud jsou nainstalovány automaticky, musíte použít úplně jiný pokyn. Je o ní a bude se o tom dále diskutovat.

Metoda 3: Odstranit formátováním

Pokud do buněk tabulky zadáte velká čísla a uvidíte, že se po stisknutí Enter mezi oddělovači objeví mezera, máte vhodnou možnost formátování. Nyní bude řečeno, jak odstranit mezery v číslech v aplikaci Excel vypnutím.

1. Otevřete tabulku v programu.
2. Vyberte buňky, které mají mezeru mezi čísly.
3. Klepněte pravým tlačítkem myši na výběr.
4. V kontextové nabídce, která se zobrazí, vyberte možnost Formátovat buňky.
5. V zobrazeném okně přejděte na kartu "Číslo".
6. Otevřete část Numeric na postranním panelu.
7. V pravé části okna zrušte zaškrtnutí políčka vedle řádku "Oddělovač skupiny číslic".
8. Klepněte na tlačítko OK.

Poté se okno zavře a můžete pozorovat, že z dokumentu byly odstraněny všechny mezery navíc. Jak vidíte, je to poměrně jednoduchý způsob, jak odstranit mezery v číslech v aplikaci Excel, ale mějte na paměti, že to funguje pouze v případech formátování textu.

Při práci s jakýmikoli dokumenty může uživatel nepostřehnutelně zanechat nežádoucí mezery mezi slovy nebo čísly. Existuje mnoho způsobů, jak tuto situaci napravit. Pojďme se na ně v článku podívat.

Jak odstranit mezery v Excelu

Než začneme, všimneme si, že samotné mezery se liší: mezi slovy, mezi číselnými výrazy nebo na začátku nebo na konci hodnoty. V souladu s tím existuje samostatná metoda pro eliminaci každého typu. Je to o nich a bude se o tom diskutovat.

Metoda 1: Použití nástroje Nahradit

Pokud při práci v programu omylem nastavíte dvě mezery mezi slovy místo jedné, pak můžete mezery v Excelu snadno odstranit pomocí nástroje Nahradit. Použití je celkem jednoduché:

1. Přejděte na kartu „Domů“.
2. Na panelu nástrojů na jeho pravé straně klikněte na tlačítko "Najít a vybrat". Klikněte na to.
3. V zobrazeném rozevíracím seznamu vyberte možnost "Nahradit".
4. Zobrazí se okno, ve kterém do pole "Najít" zadejte dvojitou mezeru. Chcete-li to provést, jednoduše dvakrát klikněte na odpovídající klávesu.
5. Do pole "Nahradit" napište jednu mezeru.
6. V okně sestavy klikněte na OK.

Poté budou všechny dvojité mezery v Excelu odstraněny. Jak vidíte, tato metoda je poměrně snadno použitelná. Všechny následující metody nebudou nijak zvlášť obtížné a uživatel snadno pochopí, jak odstranit další mezery v aplikaci Excel.

Metoda 2: Odstraňte mezery mezi číslicemi

Právě jsme přišli na to, jak odstranit mezery v buňkách aplikace Excel pomocí textových výrazů, ale co když bylo potřeba odstranit další jednotlivé mezery v číselných výrazech, které se často nastavují automaticky? V tomto případě nám pomůže i nástroj „Nahradit“.

1. V tabulce zvýrazněte oblast, ve které jsou zbytečné mezery.
2. Na hlavní stránce na panelu nástrojů klikněte na tlačítko „Najít a nahradit“ a vyberte nástroj „Nahradit“.
3. V okně, které se objeví, je tentokrát potřeba zadat mírně odlišné hodnoty.
4. Do pole "Najít" vložte jednu mezeru.
5. Pole „Nahradit za“ ponechte nedotčené.
6. Klikněte na tlačítko "Nahradit vše".
7. Potvrďte své akce, přečtěte si zprávu a přijměte ji.

Poté zjistíte, že mezery mezi čísly zmizely, respektive je úkol splněn.

Metoda 3: Odstranění podle formátování textu

Je docela možné, že použití výše uvedené instrukce k odstranění mezer v aplikaci Excel nepřineslo žádné výsledky. Zároveň vám program řekl, že tam prostě žádné mezery nejsou. To se děje pouze v jednom případě - pokud byly mezery v číslech nastaveny formátováním. Ve skutečnosti to neovlivní fungování vzorců a vše ostatní, nicméně pro některé uživatele je velmi důležité, aby všechna čísla byla psána v řadě bez mezer. Pokud jste jedním z nich, postupujte podle následujících pokynů:

1. Vyberte oblast tabulky, v jejíchž buňkách se chcete zbavit mezer mezi číselnými výrazy.
2. Klikněte na výběr pravým tlačítkem myši.
3. Vyberte Formát buněk.
4. Zobrazí se odpovídající okno, ve kterém přejděte do sekce "Číselné" umístěné na kartě "Číslo".
5. V pravé části okna zrušte zaškrtnutí políčka "Oddělovač skupiny číslic".
6. Klepněte na tlačítko OK.

Poté se okno zavře a mezi číselnými hodnotami nebudou žádné mezery. Pokud tedy bylo celým bodem formátování, pak vám tato metoda určitě pomůže.

Metoda 4: pomocí speciální funkce

Všechny výše uvedené metody jsou neúčinné, pokud potřebujete v aplikaci Excel odstranit mezery, které jsou na začátku nebo na konci hodnoty. Funkce TRIM to však zvládá bezchybně.

1. Umístěte kurzor do buňky, která je rovnoběžná se sloupcem nebo řádkem, ze kterého chcete odstranit mezery.
2. Otevřete okno Průvodce funkcemi kliknutím na příslušné tlačítko vedle panelu funkcí.
3. V seznamu "Kategorie" vyberte "Text" a v seznamu se seznamem funkcí vyberte "TRIM" a klikněte na "OK".
4. Zobrazí se okno pro zadání funkce. V něm musíte určit buňku, ve které chcete odstranit mezery. Chcete-li to provést, jednoduše na něj klikněte levým tlačítkem myši.
5. Klepněte na tlačítko OK.

Ihned poté budou nadbytečné mezery odstraněny. Opravená verze však bude v buňce, kde byl vzorec zapsán. Nevadí, zkopírujte buňku a vložte ji do požadované oblasti.

Ne každý si v textu všimne mezer navíc. A ne pro každého, obecně je to důležité. Ale v Excelu se to může změnit ve vážný problém, protože při provádění příkazů program prostě nebude brát v úvahu buňky s mezerami navíc.

Jak automaticky odstranit přebytečné mezery v Excelu? Abyste si nekazili zrak, nahlížení do každé buňky a odstraňování nepotřebných přístupů klávesou Backspace, můžete použít speciální funkci - TRIM.

Syntaxe funkce TRIM v Excelu

Ano, říkat název týmu může být složité. Je však velmi snadné porozumět jeho syntaxi a tomu, jak funguje. Pokud začnete psát příkaz, zvýrazní se následující: =TRIMSPACES(text). Tito. v závorkách stačí zadat buňku (buňky), ve kterých chcete mezery odstranit.

Poznámka: funkce odstraní všechny nadbytečné mezery, kromě mezery, která je standardně umístěna mezi slova.

Ti, kteří jsou dobře zběhlí v technikách psaní, se pravděpodobně diví, jak se vůbec mohou objevit mezery navíc. Zkušení uživatelé však vědí, že informace pro Excel jsou často kopírovány z různých zdrojů, které mohly být vyplněny amatéry. Proto jsou v textu překlepy a zbytečné mezery.

Příklad použití funkce TRIM

Na malém příkladu se podívejme, jak používat funkci TRIM. Máme tabulku, která ukazuje názvy dětských hraček a jejich počet. Nepříliš kompetentní operátor si vedl primitivní záznamy: když se objevily další jednotky hraček, jednoduše zadal nové pozice, přestože podobná jména již existují. Náš úkol: vypočítat celkové množství každého druhu.

Pouhým okem je vidět, že některé pozice jsou psány se zjevnými mezerami navíc. Podívejme se, k čemu to může vést.

Celkový počet pozic pro každý typ hračky spočítáme pomocí funkce SUMIF. Vstoupíme do něj, protáhneme ho ke zbytku buněk a podíváme se na výsledek. Program dal pro plyšové zajíce odpověď: 3. I když vidíme, že by jich mělo být 3 + 2 = 5. Co je za problém? Prostory navíc.

Zapišme funkci do buňky D3. Jako argument zadejte buňku B3, která obsahuje název hračky.

Nyní protáhneme funkci až na řádek 14 a uvidíme, že texty jsou skutečně zarovnány, protože byly odstraněny mezery. Pro jistotu si to ověříme změnou rozsahu v příkazu SUMISS. Napíšeme D3:D14 místo B3:B14 a uvidíme výsledek. Nyní je opravdu 5 plyšových zajíců, 6 medvědů atd. Ukazuje se, že znaky karet hrají důležitou roli a je třeba je vyčistit.

TRIM s dalšími funkcemi

Použití funkce TRIM spolu s dalšími funkcemi zlepšuje uživatelský zážitek. Je logické, že se bude používat spolu s těmi funkcemi, které zkoumají pole a vracejí data. Konkrétně se jedná o funkce FIND, LEFT, RIGHT atd. V praxi se ukazuje, že TRIM se nejčastěji používá společně s VLOOKUP.

Zvažte příklad stejné tabulky. Úkol: před každou pozici uveďte cenu. Vpravo je pomocná tabulka, která uvádí cenu každé hračky. Teoreticky můžeme ručně přepsat potřebná čísla, ale protože jsme v Excelu, použijeme VLOOKUP.

Pokud vzorec natáhneme na konec tabulky, uvidíme následující:

V růžové barvě jsme speciálně zvýraznili ty pozice, které jsou napsány s mezerami navíc. Tým VLOOKUP na nich proto výsledek nedal. Chcete-li to opravit, přidejte do funkce SVYHLEDAT funkci TRIM a uvidíme, co se stane.

Protože potřebujeme odstranit mezery v požadované hodnotě, dáme příkaz TRIM na první místo v syntaxi VLOOKUP. Vzorec se trochu změnil, a pokud jej nyní roztáhneme na konec tabulky, funkce za nás vypíše všechny hodnoty. Nyní je vše správně.

Jak jinak můžete v Excelu odstranit přebytečné mezery?

Přebytečných mezer se můžete zbavit bez použití funkce TRIM. Využijme starou osvědčenou metodu, kterou známe z WORDu - příkaz FIND-REPLACE.

Příklad zůstane stejný. Vyberte sloupec, ve kterém jsou napsány názvy hraček, a stiskněte CTRL + H. V okně, které se objeví, naproti FIND vložte mezeru a naproti REPLACE WI nic nepište.

Problém s touto metodou je, že odstraní vše, včetně mezi slovy. Proto se tato cesta používá hlavně k odstranění nadbytečných mezer v číslech.