چگونه یک سند را به Dummies ایمیل کنیم. قوانین ابتدایی مکاتبات تجاری از طریق ایمیل

ایمیل چیست؟ در دنیای تجارت امروز، این عبارت است:

• صورتت. با کمک ایمیل است که می توانید یک تصویر مثبت در چشم طرف مقابل ایجاد کنید یا اولین برداشت را خراب کنید.
• ابزار کار شما بسیاری از ارتباطات با دنیای خارج از طریق ایمیل انجام می شود. بنابراین با تسلط کافی به این ابزار می توانید زندگی خود را بسیار آسان کنید.
• حواس پرتی قدرتمند. دنیای بیرون در تلاش است تا شما را جذب کند، حواس شما را پرت کند و از طریق ایمیل شما را به بیراهه بکشاند.

از این موقعیت ها و به کار با ایمیل نگاه کنید. بیایید ساده شروع کنیم.

طراحی نامه

من از سرویس گیرنده ایمیل Mozilla Thunderbird استفاده می کنم، بنابراین از مثال آن استفاده خواهم کرد. بیایید یک حرف جدید ایجاد کنیم و از بالا به پایین در لیست فیلدها برویم.

به چه کسی. کپی 🀄. کپی مخفی

شاید کسی نداند، اما "To" در موزیلا را می توان به "Cc" یا "Bcc" تغییر داد.

• به چه کسی: گیرنده اصلی یا چند گیرنده را که با نقطه ویرگول از هم جدا شده اند می نویسیم.
• کپی 🀄: کسی را می نویسیم که باید نامه را بخواند، اما از او انتظار واکنش نداریم.
• کپی مخفی: کسی را می نویسیم که باید نامه را بخواند، اما برای بقیه گیرندگان نامه ناشناخته بماند. استفاده از آن مخصوصاً برای ارسال انبوه نامه های تجاری مانند اعلان ها مناسب است.

اشتباه در ارسال انبوه، گیرندگان را از طریق فیلدهای "Cc" یا "To" مشخص کنید. چندین بار در سال نامه هایی دریافت می کنم که 50-90 گیرنده را در قسمت "Cc" فهرست می کند. نقض حریم خصوصی وجود دارد. لازم نیست همه گیرندگان شما بدانند که با چه کسی در موضوع مشابهی کار می کنید. چه خوب است که آنها افرادی باشند که همدیگر را می شناسند. و آیا شرکت های رقیب در لیست وجود دارند که از یکدیگر اطلاعی ندارند؟ حداقل باید برای توضیحات غیرضروری آماده باشید و حداقل با یکی از آنها به همکاری خاتمه دهید. اینطوری انجام نده.

موضوع نامه

سرویس های پستی حرفه ای اغلب در مورد اهمیت موضوع (گاهی اوقات به طور معقول) در وبلاگ های شرکتی خود می نویسند. اما اغلب ما در مورد نامه های فروش صحبت می کنیم، جایی که موضوع نامه مشکل "ایمیل باید باز شود" را حل می کند.

ما در مورد مکاتبات تجاری روزانه بحث می کنیم. در اینجا موضوع این مشکل را حل می کند "نامه و نویسنده آن باید به راحتی شناسایی شوند و سپس پیدا شوند." علاوه بر این، کوشش شما در قالب کارما از نامه های پاسخ متعدد، فقط با پیشوندها به شما باز خواهد گشت. پاسخ:یا fwd، که در میان آنها باید حرف مورد نظر را در مورد موضوع جستجو کنید.

بیست نامه حجم مکاتبات یک روزه یک مدیر میانی است. من اصلاً در مورد کارآفرینان و صاحبان مشاغل صحبت نمی کنم، تعداد نامه های آنها گاهی از 200 یا بیشتر در روز فراتر می رود. پس یک بار دیگر: ایمیل هایی با موضوع خالی ارسال نکنید.

بنابراین، چگونه موضوع نامه را به درستی تنظیم کنیم؟

اشتباه شماره 1 : فقط نام شرکت در موضوع. مثلا «آسمان» و همه. اولاً، احتمالاً شما یکی از شرکت‌های خود نیستید که با این طرف مقابل ارتباط برقرار می‌کند. ثانیاً ، چنین موضوعی هیچ معنایی ندارد ، زیرا نام شرکت شما قبلاً از آدرس قابل مشاهده است. ثالثاً، حدس بزنید صندوق پستی شما با این رویکرد به مکاتبات چگونه خواهد بود؟ تقریبا اینجوریه

آیا جستجو در چنین موضوعاتی راحت است؟

اشتباه شماره 2 : پر زرق و برق، عنوان فروش. خیلی خوب است اگر بدانید چگونه چنین تیترهایی بنویسید. اما آیا استفاده از این مهارت ها در مکاتبات تجاری مناسب است؟ هدف از خط موضوع یک نامه تجاری را به خاطر بسپارید: نه فروش، بلکه ارائه شناسایی و جستجو.

متن نامه

راهنماهای زیادی برای نوشتن متون برای مناسبت های مختلف وجود دارد. به عنوان مثال، ماکسیم ایلیاخوف، الکساندر آمزین و سایر استادان کلمه اطلاعات مفید زیادی دارند. به شما توصیه می کنم حداقل برای بهبود سواد عمومی و بهبود سبک کلی گفتار نوشتاری مقالات آنها را بخوانید.

در فرآیند نوشتن یک نامه، ما باید به طور مداوم چندین تصمیم بگیریم.

موضوع ادب . در ابتدای نامه، می توانید با ادب یا حتی لطافت در روحیه "رودیا عزیزم، بیش از دو ماه است که با شما مکتوب صحبت نمی کنم، که خود من از آن رنج می بردم و حتی یک شب دیگر به فکرم نخوابیدم." بسیار مؤدبانه و بسیار پرهزینه، هم از نظر زمان برای نوشتن چنین مقدمه ای و هم از نظر وقت مصاحبه کننده برای خواندن آن. نامه نگاری تجارت است، یادتان هست؟ نه نوشتن یک ژانر نامه نگاری برای مسابقه و نه نامه ای از مادرش به راسکولنیکف، بلکه مکاتبات تجاری.

ما به زمان خود و گیرنده احترام می گذاریم!

معرفی خود و یادآوری شرایط آشنایی تان تنها در اولین نامه ای که پس از یک ملاقات زودگذر در نمایشگاه ارسال می شود معنا پیدا می کند. اگر این ادامه همکاری یا مکاتبات جاری باشد، در نامه اول روز می نویسیم: «سلام ایوان»، در نامه دوم و بعدی: «ایوان، ...».

درخواست . من همیشه نگران این سوال بودم که در صورت وجود چندین گیرنده در نامه با چه کسی تماس بگیرم. اخیرا نامه ای خطاب به سه دختر به نام آنا نوشتم. بدون معطلی نوشتم «سلام آنا» و حمام بخار نگرفتم. اما همیشه اینطور نیست.

اگر سه یا حتی هفت گیرنده وجود داشته باشد و آنها هم نام نداشته باشند چه؟ شما می توانید با نام فهرست کنید: "عصر بخیر، رودیون، پولچریا، اودوتیا و پیوتر پتروویچ." اما طولانی است و زمان می برد. می توانید بنویسید: "سلام، همکاران!".

برای خودم، از قانون استفاده می‌کنم تا کسی را که در فیلد "به" است با نام خطاب کنم. و کسانی که در کپی هستند اصلا تماس نگیرند. این قانون در عین حال به شما امکان می دهد تا با دقت بیشتری مخاطب نامه و هدف این نامه را تعیین کنید.

نقل قول . مکاتبات اغلب زنجیره ای از حروف با پرسش و پاسخ است - در یک کلام، یک گفتگو. بدیهی است که تاریخچه مکاتبات را حذف نکنید و پاسخ خود را در بالای متن نقل شده بنویسید تا وقتی یک هفته دیگر به این مکاتبات برگشتید، با کاهش تاریخ ها به راحتی دیالوگ را از بالا به پایین بخوانید.

بنا به دلایلی، تنظیمات پیش‌فرض در موزیلا «تنظیم مکان‌نما بعد از متن نقل‌قول‌شده» است. توصیه می کنم آن را در منوی "ابزارها" → "گزینه های حساب" → "تجمیع و آدرس دهی" تغییر دهید. باید اینطور باشد.

هدف نامه . نامه های تجاری دو نوع هستند:

• هنگامی که ما به سادگی به مخاطب اطلاع می دهیم (به عنوان مثال، گزارشی از کار انجام شده در ماه)؛
• و وقتی چیزی از طرف صحبت می خواهیم. مثلاً برای اینکه با فاکتور پیوست برای پرداخت موافقت کند.

به عنوان یک قاعده، نامه های تشویقی بسیار بیشتری نسبت به نامه های گزارش وجود دارد. اگر بخواهیم از طرف گفتگو به چیزی برسیم، بسیار مهم است که این را در یک نامه به صورت متن ساده بگوییم. دعوت به اقدام باید با یک نام همراه باشد و آخرین جمله نامه باشد.

اشتباه : "پورفیری پتروویچ، من می دانم چه کسی پیرزن را کشته است."

درست : "پورفیری پتروویچ، این من بودم که پیرزن را کشتم، لطفا برای دستگیری من اقدام کنید، از رنج خسته شدم!"

چرا خبرنگار باید برای شما فکر کند که با این نامه چه کار کنید؟ بالاخره او می تواند تصمیم اشتباهی بگیرد.

امضا در متن . او باید باشد. علاوه بر این، همه سرویس گیرندگان ایمیل به شما امکان می دهند تا جایگزین خودکار امضا را تنظیم کنید، به عنوان مثال، کلاسیک "با احترام، ...". در موزیلا، این کار در منوی "ابزار" → "گزینه های حساب" انجام می شود.

نوشتن یا ننوشتن مخاطبین در امضا یک موضوع شخصی برای همه است. اما اگر به نوعی با فروش در ارتباط هستید - حتما بنویسید. حتی اگر معامله بر اساس نتایج ارتباط صورت نگیرد، در آینده با استفاده از مخاطبین از امضا به راحتی پیدا خواهید شد.

در نهایت، یکی دیگر از ویژگی های متن نامه برای آن دسته از مخاطبینی که دوست ندارند (نمی توانند، نمی خواهند، وقت ندارند) به نامه های شما پاسخ دهند. پیش فرض را در متن نامه مشخص کنید. به عنوان مثال، "پورفیری پتروویچ، اگر قبل از ساعت 12:00 جمعه برای دستگیری من نیایید، من خود را عفو می دانم." البته مهلت باید واقعی باشد (متن نمونه روز جمعه ساعت 11:50 ارسال نشود). گیرنده باید از نظر فیزیکی بتواند نامه شما را بخواند و در مورد آن تصمیم بگیرد. چنین "سکوت" مسئولیت عدم پاسخگویی طرف مقابل را از شما سلب می کند. مثل همیشه، استفاده از این تراشه باید عاقلانه باشد. اگر شخصی به موقع و به طور منظم به نامه های شما پاسخ دهد، چنین اولتیماتوم ممکن است اگر او را آزرده نکند، کمی او را تحت فشار قرار دهد یا به تصمیمی منجر شود که فعلاً به نامه پاسخ ندهید، بلکه شما را مجبور به انتظار روز جمعه کند.

پیوست ها

نامه ها اغلب همراه با پیوست هستند: رزومه ها، پیشنهادات تجاری، تخمین ها، برنامه ها، اسکن اسناد - ابزار بسیار مناسب و در عین حال منبع اشتباهات رایج.

خطا : حجم سرمایه گذاری بزرگ ما اغلب ایمیل هایی با حجم حداکثر 20 مگابایت دریافت می کنیم. به عنوان یک قاعده، این اسکن برخی از اسناد در قالب TIFF، با وضوح 600dpi است. برنامه ایمیل خبرنگار تقریباً در تلاش‌های بیهوده برای دانلود پیش‌نمایش این پیوست، برای چندین دقیقه متوقف خواهد شد. و خدا نکند گیرنده سعی کند این نامه را در تلفن هوشمند بخواند ...

من شخصاً چنین نامه هایی را بلافاصله حذف می کنم. آیا نمی خواهید ایمیل شما قبل از خواندن در سطل زباله تمام شود؟ اندازه پیوست را کنترل کنید. توصیه می شود حجم آن از 3 مگابایت بیشتر نباشد.

اگر بیش از آن باشد چه؟

• سعی کنید اسکنر خود را برای فرمت و وضوح متفاوتی پیکربندی کنید. به عنوان مثال، در PDF و 300dpi اسکن کاملا قابل خواندن به دست آمده است.
• به برنامه هایی مانند بایگانی WinRar یا 7zip فکر کنید. برخی از فایل ها کاملا فشرده می شوند.
• اگر پیوست بزرگ باشد و نتوانید آن را فشرده کنید چه؟ به عنوان مثال، یک پایگاه داده حسابداری تقریباً خالی 900 مگابایت وزن دارد. ذخیره سازی ابری اطلاعات به کمک خواهد آمد: Dropbox، Google Drive و موارد مشابه. برخی از سرویس‌ها، مانند Mail.ru، پیوست‌های بزرگ را به‌طور خودکار به پیوندهای ذخیره‌سازی ابری تبدیل می‌کنند. اما من ترجیح می دهم اطلاعات ذخیره شده در ابر را خودم مدیریت کنم، بنابراین از اتوماسیون Mail.ru استقبال نمی کنم.

و یک توصیه نه چندان واضح دیگر در مورد سرمایه گذاری - آنها نام . باید برای گیرنده قابل درک و قابل قبول باشد. یک بار، در شرکت، ما در حال آماده کردن یک پیشنهاد تجاری به خطاب به ... بودیم که فئودور میخایلوویچ داستایوفسکی باشد. نامه ای از مدیر با پیش نویس CP برای تایید دریافت کردم و در پیوست فایلی با نام "DlyaFedi.docx" وجود داشت. با مدیری که این را برای من فرستاد، گفتگویی با محتوای زیر انجام شد:

مدیر محترم آیا شما شخصاً حاضرید به این شخص محترم نزدیک شوید و او را به صورت فئودور خطاب کنید؟

یه جورایی نه، آدم محترمی، همه او را به اسم کوچک و نام خانوادگی صدا می زنند.

چرا پیوست را "برای فدی" نامیدید؟ اگه همین الان براش بفرستم به نظرتون تو این سی پی از ما تبر میخره؟

میخواستم اسمشو عوض کنم...

چرا یک بمب ساعتی آماده کنید - رد مشتری بالقوه - یا با تغییر نام یک فایل کار اضافی برای خود ایجاد کنید؟ چرا فوراً پیوست را به درستی نامگذاری نکنید: "برای Fedor Mikhailovich.docx" یا حتی بهتر از آن - "KP_Sky_Axes.docx".

بنابراین، با ایمیل به عنوان یک "چهره" کم و بیش مرتب شده است. بیایید به ایمیل به عنوان یک ابزار بهره وری برویم و در مورد حواس پرتی آن صحبت کنیم.

کار با حروف

ایمیل یک عامل حواس پرتی قدرتمند است. مانند هر حواس پرتی، نامه ها نیز باید با تشدید قوانین و اجرای برنامه های کاری برخورد شود.

حداقل، باید همه اعلان‌های ایمیل را خاموش کنید. اگر سرویس گیرنده نامه به طور پیش فرض پیکربندی شده باشد، با یک سیگنال صوتی به شما اطلاع داده می شود و نماد کنار ساعت چشمک می زند و پیش نمایش نامه نشان داده می شود. در یک کلام، آنها هر کاری انجام می دهند تا ابتدا شما را از کار پر دردسر دور کنند، و سپس شما را در ورطه نامه های خوانده نشده و پست های نادیده غوطه ور کنند - منهای یک یا دو ساعت زندگی.

برای برخی، اراده قدرتمند به شما این امکان را می دهد که با اعلان ها منحرف نشوید و بهتر است افراد عادی سرنوشت را وسوسه نکنند و آنها را خاموش کنند. در موزیلا تاندربرد، این کار از طریق منوی «ابزار» → «تنظیمات» → «عمومی» → «وقتی پیام‌های جدید ظاهر می‌شوند» انجام می‌شود.

اگر اعلان وجود نداشته باشد، چگونه می توان فهمید که نامه ای رسیده است؟

بسیار ساده. شما خود آگاهانه، زمانی را برای تجزیه نامه اختصاص می دهید، سرویس گیرنده ایمیل خود را باز می کنید و همه پیام های خوانده نشده را می بینید. این کار را می توان دو بار در روز انجام داد، به عنوان مثال هنگام ناهار و عصر، یا در زمان توقف اجباری، به عنوان مثال، در ترافیک.

مردم اغلب می پرسند، در مورد زمان پاسخ و ایمیل های فوری چطور؟ من پاسخ می دهم: شما نامه های فوری در پست ندارید. مگر اینکه در بخش پشتیبانی مشتری کار کنید (چنین بخش قوانین خاص خود را برای کار با پست دارد).

اگر نامه های فوری وجود داشته باشد، فرستنده از طریق کانال های دیگر - تلفن، اس ام اس، اسکایپ - به شما اطلاع می دهد. سپس شما آگاهانه وارد سرویس گیرنده ایمیل می شوید و نامه فوری را پردازش می کنید. همه استادان مدیریت زمان (به عنوان مثال، گلب آرخانگلسکی با "Time Drive") استاندارد پاسخگویی به ایمیل ها را تا 24 ساعت اعلام می کنند. این یک قانون عادی شکل خوب است - انتظار پاسخ فوری از طرف گفتگو از طریق ایمیل نداشته باشید. در صورت وجود نامه فوری، آن را از طریق کانال های ارتباطی سریعتر اطلاع دهید.

بنابراین، اعلان‌ها را خاموش کردیم و اکنون برنامه‌نویس ایمیل را طبق برنامه خود روشن می‌کنیم.

وقتی به ایمیل رفتیم و درگیر فعالیتی به نام "تجزیه ایمیل" شدیم چه کنیم؟ شروع و پایان این کار کجاست؟

من در مورد سیستم صندوق ورودی صفر زیاد شنیده ام، اما متأسفانه حتی یک نفر را ندیده ام که از آن استفاده کند. مجبور شدم چرخم را دوباره اختراع کنم. مقالاتی در این زمینه در Lifehacker وجود دارد. مثلا، " ". در زیر به تعبیر خودم در مورد سیستم صندوق ورودی صفر صحبت خواهم کرد. اگر مربیان GTD در نظرات ذکر شوند، سیستم توصیف شده را تکمیل یا بهبود بخشند، سپاسگزار خواهم بود.

درک و پذیرش این نکته مهم است که ایمیل یک برنامه ریز وظیفه یا آرشیو فعالیت های شما نیست. بنابراین پوشه Inbox همیشه باید خالی باشد. اگر تجزیه و تحلیل صندوق ورودی را انجام داده اید، تا زمانی که این پوشه را خالی نکنید، متوقف نشوید و با چیزی پرت نشوید.

با ایمیل های موجود در صندوق ورودی چه کنیم؟ باید هر حرف را به ترتیب مرور کنید و آن را حذف کنید. بله، فقط گزینه Delete را از صفحه کلید انتخاب کرده و فشار دهید. اگر نمی توانید خود را مجبور به حذف ایمیل کنید، باید تصمیم بگیرید که با آن چه کار کنید.

1. میشه سه دقیقه دیگه جواب بدین؟ آیا نیاز به پاسخ دارد؟ بله، شما انجام می دهید، و پاسخ بیش از سه دقیقه طول نمی کشد، سپس بلافاصله پاسخ دهید.
2. شما باید پاسخ دهید، اما آماده سازی پاسخ بیش از سه دقیقه طول می کشد. اگر از یک برنامه زمانبندی کار استفاده می کنید که به شما امکان می دهد ایمیل را به یک کار تبدیل کنید، ایمیل خود را به یک کار تبدیل کنید و برای مدتی آن را فراموش کنید. به عنوان مثال، من از سرویس فوق العاده Doit.im استفاده می کنم. این به شما امکان می‌دهد یک آدرس ایمیل شخصی ایجاد کنید: نامه‌ای را به آن ارسال می‌کنید و به یک کار تبدیل می‌شود. اما اگر برنامه زمانبندی کار ندارید، حرف را به زیر پوشه "0_Run" منتقل کنید.
3. پس از پاسخ سریع به یک نامه، تبدیل آن به یک کار، یا فقط خواندن آن، باید تصمیم بگیرید که در مرحله بعد با این پیام چه کاری انجام دهید: آن را حذف کنید یا به یکی از پوشه ها برای ذخیره سازی طولانی مدت ارسال کنید.

در اینجا پوشه هایی برای ذخیره سازی طولانی مدت من وجود دارد.

• 0_دویدنمن چنین پوشه ای ندارم، اما اگر برنامه ریز ندارید، تکرار می کنم، می توانید حروفی را که نیاز به مطالعه دقیق دارند را در اینجا اضافه کنید. این پوشه نیز باید به طور منظم تمیز شود، اما با یک رویکرد متفکرانه در زمانی که مخصوص این کار اختصاص داده شده است.
• 1_مرجعدر اینجا نامه هایی با اطلاعات پیشینه قرار می دهم: نامه های خوش آمدگویی با ورود از سرویس های مختلف وب، بلیط پروازهای آینده و غیره.
• 2_پروژه هادر اینجا یک بایگانی از مکاتبات در مورد شرکا و پروژه هایی که رابطه فعلی با آنها وجود دارد ذخیره می شود. طبیعتا برای هر پروژه یا شریک یک پوشه جداگانه وجود دارد. در پوشه شریک، نامه هایی را نه تنها از کارمندان او، بلکه نامه هایی از کارمندان "آسمان" مرتبط با این شریک قرار دادم. بسیار راحت: در صورت لزوم، تمام مکاتبات مربوط به پروژه با چند کلیک در دسترس است.
• 3_موزه.در اینجا آن حروفی را می اندازم که حیف است حذف شوند و فایده آنها مشخص نیست. پوشه‌های دارای پروژه‌های بسته از «2_Projects» نیز به اینجا منتقل می‌شوند. در یک کلام، اولین نامزدهای حذف در "موزه" ذخیره می شوند.
• 4_اسناددر اینجا نامه هایی با اسناد نمونه الکترونیکی وجود دارد که ممکن است در آینده برای حسابداری مفید باشد، به عنوان مثال، اقدامات آشتی از مشتریان، بلیط برای سفرها. این پوشه اشتراکات زیادی با پوشه های "2_Projects" و "1_Sprav" دارد، فقط اطلاعات حسابداری را ذخیره می کند و در پوشه "2_Projects" - اطلاعات مدیریتی. در "4_Documents" - اطلاعات مرده، و در "2_Projects" - زنده.
• 5_دانشدر اینجا من فقط پست های واقعا مفید را قرار می دهم که می خواهم پس از مدتی برای الهام گرفتن یا جستجوی راه حل به آنها بازگردم.

تنظیمات سرویس گیرنده ایمیل دیگری نیز برای عملکرد این سیستم مهم هستند. ابتدا، به‌طور پیش‌فرض، Thunderbird دارای کادر انتخاب «علامت‌گذاری پیام‌ها به عنوان خوانده‌شده» است. من ترجیح می دهم این کار را آگاهانه انجام دهم، بنابراین پرچم خاموش است! برای انجام این کار، به منوی "ابزار" → "تنظیمات" → "پیشرفته" → "خواندن و نمایش" بروید.

ثانیاً استفاده می کنیم فیلترها . قبلاً از فیلترهایی استفاده می کردم که به طور خودکار نامه ها را بر اساس آدرس فرستنده به پوشه های مربوطه ارسال می کردند. به عنوان مثال، نامه های یک وکیل به پوشه "وکیل" منتقل شد. من این رویکرد را به چند دلیل کنار گذاشتم. اول: نامه های یک وکیل در 99٪ موارد مربوط به یک پروژه یا شریک است، به این معنی که آنها باید به پوشه این شریک یا پروژه منتقل شوند. دوم: تصمیم گرفتم آگاهی را اضافه کنم. شما خودتان باید تصمیم بگیرید که یک نامه خاص در کجا ذخیره شود، و راحت تر است که پیام های پردازش نشده را فقط در یک مکان - در صندوق ورودی جستجو کنید. اکنون من از فیلترها فقط برای سازماندهی حروف منظم خودکار از سیستم های مختلف در پوشه ها استفاده می کنم، یعنی نامه هایی که نیازی به تصمیم گیری ندارند. فیلترها در Mozilla Thunderbird در منوی "Tools" → "Message Filters" پیکربندی می شوند.

بنابراین، با رویکرد درست، بسته به حجم مکاتبات، ایمیل باید از 10 تا 60 دقیقه در روز طول بکشد.

بله، و یک چیز دیگر. آیا قبلاً اعلان‌های ایمیل‌های جدید را خاموش کرده‌اید؟ ;)

فراموش نکنید که گیرندگان نامه را در کپی کور قرار دهید اگر همه گیرندگان نیازی به دیدن یکدیگر ندارند.

BCC یا Blind Carbon Copy- این همان چیزی است که در روسی کپی پنهان نامیده می شود. به لطف او، گیرنده تمام آدرس های دیگر را که نامه می رسد نمی بیند. این ویژگی در تمام سرویس های ایمیل، از Outlook گرفته تا Gmail وجود دارد و اگر هنوز از وجود آن اطلاعی ندارید، ممکن است همکاران و مشتریان شما را دوست نداشته باشند.

اول از همه، یک کپی پنهان یک آداب ناگفته مکاتبات الکترونیکی است. از آنجایی که ارزشش را ندارد، به همین ترتیب نباید آدرس پستی دیگران را به کسی نشان دهید. و حتی اگر هنوز روی دکمه مورد علاقه خود "Reply to all" کلیک کرده باشید، پیام شما در BCC به گیرندگان نمی رسد.

همه این را نمی دانند، اما BCC نه تنها از آدرس های ایمیل در برابر چشمان کنجکاو محافظت می کند، بلکه به عنوان نوعی آنتی ویروس نیز عمل می کند و هرزنامه را از رایانه شما دور نگه می دارد. این به این دلیل است که آدرس های ایمیل مخفی برای ویروس هایی که از طریق ایمیل جابجا می شوند در دسترس نیستند. و اگرچه آدرس پستی در اینترنت به اندازه آدرس خانه شخصی و مهم نیست، نباید آن را در دامنه عمومی بگذارید - در غیر این صورت به احتمال زیاد از ارسال هرزنامه جلوگیری می شود.

کریگ چایلد

روزنامه نگار

«Bcc جایی است که شما مخاطبینی را قرار می دهید که نباید برای افراد دیگر قابل مشاهده باشند. معمولاً برای ارسال نامه‌ها و هرزنامه‌ها استفاده می‌شود، اما این فیلد برای حفظ ظاهر و نشان ندادن آدرس ایمیل به افراد خارجی نیز مفید است. من فکر می کنم این اشتباه است که فکر کنیم مردم با دیدن آدرس آنها از دیگران راحت هستند. به عنوان مثال، اگر دعوت به یک مهمانی باشد: همه یکدیگر را نمی شناسند، بنابراین اغلب برای افراد نامناسب است که مخاطبین یکدیگر را ببینند.

یا اگر می‌خواهید از خود در برابر از دست رفتن داده‌ها محافظت کنید، باید از فایل‌های مهم یک نسخه پشتیبان تهیه کنید تا همیشه بتوانید آنها را از یک نسخه پشتیبان بازیابی کنید. امروز به شما خواهم گفت که چگونه این روش با پیام ها در اندروید انجام می شود.

من چندین برنامه رایگان را که این عملکرد را انجام می دهند آزمایش کردم و روی SMS Backup & Restore قرار گرفتم. در اصل، آنالوگ ها تفاوت زیادی ندارند، بنابراین می توانید از آنها استفاده کنید.

نحوه پشتیبان گیری از پیام ها در اندروید

1. برنامه را باز کنید و روی "Make Backup" کلیک کنید.

2. پنجره ای با تنظیمات پشتیبان ظاهر می شود. در آنجا می‌توانید نام پشتیبان را تغییر دهید، MMS، شکلک‌های Emoji و دیگر کاراکترهای غیر استاندارد را فعال/غیرفعال کنید، فقط دیالوگ‌های خاصی را انتخاب کنید، و همچنین نسخه پشتیبان را در فضای ذخیره‌سازی ابری آپلود کنید یا آن را از طریق ایمیل ارسال کنید.

برای قابلیت های شبکه، باید افزونه ای را نصب کنید که برنامه شما را به آن هدایت کند.

3. اگر نسخه پشتیبان را فقط در حافظه دستگاه ذخیره کنید، برنامه از شما می پرسد که آیا واقعاً نمی خواهید نسخه پشتیبان را در فضای ذخیره سازی ابری آپلود کنید. YES را کلیک کنید. پس از آن، نسخه پشتیبان شما ذخیره می شود.

نحوه بازیابی پیام ها از یک نسخه پشتیبان

1. در منوی اصلی، روی "بازیابی" کلیک کنید.

2. نسخه پشتیبان مورد نظر (در صورت وجود چندین) را انتخاب کنید.

3. برنامه به شما می گوید که برای بازیابی SMS، باید آن را به عنوان پیش فرض تنظیم کنید. برای انجام این کار، روی "OK" کلیک کنید.

4. با تغییر برنامه موافقت کنید.

5. سپس دوباره نسخه پشتیبان را انتخاب کنید. در پنجره ای که ظاهر می شود، می توانید پیام هایی را که می خواهید بازیابی کنید پیکربندی کنید. می‌توانید MMS و موارد تکراری را حذف کنید، و همچنین محدودیتی برای بازیابی پیامک‌های ارسال شده حداکثر تا زمان مشخصی تعیین کنید.

روی "OK" کلیک کنید و پیامک شما بازیابی می شود. فراموش نکنید که به حالت قبلی برگردید.

اکثر مشتریان ایمیل، از جمله جیمیل, یاهو, Mail.ru, Microsoft Outlook, موزیلا تاندربرد، امکان ارسال یک ایمیل به تعداد زیادی از گیرندگان را فراهم می کند. معمولاً می توانید این کار را با تابع انجام دهید کپی 🀄(در زبان انگلیسی، مخفف برای تعیین آن اتخاذ شده است اس اس)، یا کپی مخفی (CCB). هنگام ارسال پیام به کپی هاگیرندگان می توانند آدرس ایمیل افراد دیگری را که این ایمیل را نیز دریافت کرده اند مشاهده کنند. در حالت دوم، هویت گیرندگان اضافی پنهان است.

افزودن آدرس گیرنده

برخی از سرویس گیرندگان ایمیل به شما این امکان را می دهند که به سادگی یک نام کاربری را در فیلدی وارد کنید که سپس به طور خودکار توسط برنامه پر می شود.

اگر از این فیلد برای ارسال ایمیل به چندین نفر استفاده کنید، هر یک از آنها می توانند لیست کامل سایر گیرندگان را ببینند.

نحوه کپی کردن ایمیل

با وارد کردن فهرستی از آدرس‌ها در فیلد، می‌توانید گیرندگان ایمیل را فهرست کنید کپی 🀄، که معمولاً بلافاصله در زیر زمین قرار دارد به چه کسی. همه افراد در این زنجیره از گیرندگان می توانند نام و آدرس ایمیل همه گیرندگان دیگر را ببینند:

نحوه Bcc یک ایمیل

شما می توانید از این قابلیت برای ایمیل های فردی و گروهی استفاده کنید. این به ویژه در صورتی مفید است که می خواهید مخاطبین خود را خصوصی نگه دارید، از آنها در برابر هرزنامه و هرزنامه محافظت کنید، یا به سادگی نمی خواهید گیرندگان شما بدانند چه کسی همان پیام را دریافت کرده است.

رشته کپی مخفیهمیشه به طور پیش فرض برای همه مشتریان ایمیل در دسترس نیست. به عنوان مثال، در چشم اندازشما باید به گزینه هابرای دسترسی به تنظیمات؛ V تاندربردشما باید این تابع را از منوی کشویی انتخاب کنید. V جیمیلباید دکمه را فشار دهید کپی 🀄و کپی مخفی; V Windows Live Mailشما باید همزمان کلیدها را فشار دهید alt + ب.

تصویر: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com

نحوه ایمیل کردن یک سند به dummies، سه راه آسان.

آیا می خواهید یاد بگیرید که چگونه به طور مداوم در اینترنت از 500 روبل در روز درآمد کسب کنید؟
کتاب رایگان من را دانلود کنید
=>>

با توسعه شبکه جهانی وب، راه های بیشتری برای برقراری ارتباط بین افراد از راه دور ظاهر شده است. اکنون نه تنها می توانید بدون خروج از خانه با شخصی تماس بگیرید، بلکه می توانید یک ایمیل نیز ارسال کنید.

در عین حال، با استفاده از ایمیل، می توانید نامه هایی را به همراه فایل های پیوست در قالب اسناد متنی مختلف، ارائه ها، عکس ها، فیلم ها و موارد دیگر ارسال کنید. البته کل فرآیند ارسال ایمیل با پیوست بسیار ساده است.

با این حال، کاربران تازه کار گاهی اوقات به سختی می توانند با این کار بدون کمک خارجی کنار بیایند. در این مطلب، در مورد ارسال نامه به همراه ضمیمه از طریق ایمیل با جزئیات بیشتر بحث خواهد شد.

نحوه ارسال سند از طریق ایمیل

علیرغم بسیاری از خدمات مختلف که امکان ارسال نامه ها به صورت الکترونیکی از طریق اینترنت را فراهم می کند (Yandex.Mail، Gmail، Mail.ru، Yahoo، Rambler و دیگران)، همه آنها طبق یک الگوریتم کار می کنند.

فقط پیوست کردن یک فایل در چنین سرویس‌هایی ممکن است کمی متفاوت باشد. اما به طور کلی برای ارسال ایمیل با پیوست می توانید از الگوریتم اقدامات زیر پیروی کنید:

• ابتدا باید وارد حساب کاربری خود در سرویس شوید و روی "نوشتن" یا دکمه دیگری که سرویس پست برای نوشتن نامه به صورت الکترونیکی ارائه می دهد کلیک کنید.
• سپس آدرس ایمیل گیرنده را در خط "به" وارد کنید.
• در صورت نیاز در قسمت "موضوع" می توانید موضوع نامه خود را مشخص کنید.
• علاوه بر این، علاوه بر متن ساده، اگر می خواهید سند یا فایل دیگری را از رایانه خود ارسال کنید، باید ابزاری را که مسئول این کار است را در سرویس مورد استفاده خود بیابید و روی آن کلیک کنید. به عنوان مثال، اگر از Yandex.Mail، Gmail یا Yahoo برای این اهداف استفاده می کنید، باید روی نماد گیره کاغذ کلیک کنید، و Mail.ru و Rambler دارای دکمه "Attach file" هستند.
• پس از یافتن سندی که می خواهید ارسال کنید، با ماوس روی آن کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید و بر روی دکمه "Open" کلیک کنید.
• پس از آپلود فایل ها در سرویس پست الکترونیکی، صحت قالب نامه را بررسی کنید (برای چه کسی و دقیقاً چه چیزی ارسال می کنید). اگر اسنادی بیش از آنچه نیاز دارید وجود دارد یا اشتباهی را انتخاب کرده اید، به عنوان یک قاعده، در کنار آن، نماد سطل زباله در سمت راست ظاهر می شود که با کلیک کردن روی آن، فایل غیر ضروری حذف می شود. برای افزودن یک سند، مجدداً روی گیره کاغذ یا روی «Attach File» کلیک کنید.
• برای ارسال ایمیل به گیرنده، روی دکمه "ارسال" کلیک کنید.

همچنین شایان ذکر است که هنگام استفاده از نسخه تلفن همراه صندوق های پستی، الگوریتم اقدامات مشابه الگوریتم توسعه یافته است. یعنی اگر در جاده هستید و مدارک لازم در گوشی یا تبلت شما موجود است، اگر اپلیکیشن موبایل دارید، می توانید آن را از طریق ایمیل نیز ارسال کنید.

در این صورت، تمام فیلدهای مورد نیاز را نیز پر کرده و سپس بر روی گیره کاغذ یا "Attach File" کلیک کنید، به این ترتیب سند اضافه شده و ارسال می شود. همانطور که می بینید، همه چیز بسیار ساده و راحت است.

ارسال لینک

اگر سند شما در سرویس‌های ابری مانند Google Drive، Yandex Disk و موارد دیگر ذخیره شده است یا سندی در Google Doc ایجاد کرده‌اید، می‌توانید پیوندی به سند ارسال کنید.

برای انجام این کار، سند را باز کنید، روی تنظیمات دسترسی کلیک کنید و پیوندی را که می توان در ایمیل ارسال کرد کپی کنید. اگر اینها اسناد ذخیره شده در دیسک هستند، می توانید آنها را در رایانه خود بارگیری کنید، اگر این سند در Google Docs است، می توانید آن را با هم ویرایش کنید، اصلاحات، نظرات و غیره را انجام دهید.

کلمه

اگر از برنامه Word برای ایجاد و ویرایش اسناد استفاده می کنید، می توانید یک بار تابع ارسال با ایمیل را تنظیم کرده و سپس از آن استفاده کنید.

دستورالعمل:

به پانل بالا، یعنی برگه - لیست های پستی توجه کنید. یک نماد جدید باید با نامی که به آن داده اید ظاهر شود.

حال پس از ایجاد یا ویرایش یک سند، روی این نماد کلیک کنید. فقط باید آدرس ایمیل گیرنده را مشخص کنید و سند به آدرس مشخص شده ارسال خواهد شد.

نحوه ارسال یک سند از طریق ایمیل، خلاصه

من سه راه برای ارسال یک سند از طریق ایمیل به شما نشان دادم، راحت ترین را برای خود انتخاب کنید. هنگامی که نامه ای ارسال می کنید، متوجه خواهید شد که هیچ چیز پیچیده ای در این فرآیند وجود ندارد.

نکته اصلی که باید درک کنید این است که شما یک سند کاغذی ارسال نمی کنید، آن با شما باقی می ماند. شما یک نسخه الکترونیکی از آن ارسال می کنید و گیرنده در صورت لزوم آن را چاپ می کند.

اما برای ارسال اصل کاغذی هر مدرکی باید از پست معمولی و آشنای ما استفاده کنید و سند را با پست سفارشی ارسال کنید.