Notářské ověření korespondence e-mailem. Jak legalizovat e-mailovou korespondenci

Cíle: zajistit možnost použití elektronické korespondence jako důkazu u rozhodčího soudu, dát dopisům status právně významných dokumentů.

Jak postupovat: ve smlouvě přirovnejte e-maily k papírové korespondenci, odkazujte na ně v úřední korespondenci, ověřte obsah schránky u svého poskytovatele internetu, notáře nebo znalce.

Jak víte, prevence je levnější než léčba. Poskytnout právní účinek e-mailem možné v nejranější fázi vztahu s protistranou, tedy při sepisování smlouvy. Konkrétně v něm stanovit, že strany uznávají právní sílu korespondence a dokumentů přijatých faxem nebo internetem, které se rovnají originálům (článek 3, článek 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace). Ve smlouvě musí být zároveň uvedena e-mailová adresa, ze které bude elektronická korespondence odcházet, a údaje o oprávněné osobě oprávněné ji vést. Text dokumentu může obsahovat něco takového.
Příklad
„Korespondence a výměna potřebné dokumenty mezi stranami probíhá elektronickou komunikací pomocí emailové adresy ..., která je registrována na zaměstnance společnosti [celé jméno, funkce] ... “.

Dále je žádoucí poznamenat, že toto emailová adresa bude stranám sloužit nejen k pracovní korespondenci, ale také k předávání výsledků práce, schvalování zadání a uplatňování nároků na kvalitu poskytovaných služeb (výnos 9. odvolacího rozhodčího soudu ze dne 24. prosince 2010 č. 09AP-31261 / 2010-GK).

Kromě toho mohou strany ve smlouvě stanovit, že oznámení a zprávy zasílané e-mailem, jsou jimi uznávány, ale musí být do určité doby dodatečně potvrzeny kurýrem popř doporučený dopis(Vyhláška odvolacího třináctého rozhodčího soudu ze dne 25. dubna 08 č. А56-42419/2007).
Uveďte v úřední korespondenci
I když smlouva s protistranou obsahuje ustanovení o legálnosti korespondence a zasílání písemností e-mailem, nemusí to k rozhodnutí soudu stačit. Nestačí přijít k soudu s obyčejnými výtisky e-maily a smlouva - soudci pravděpodobně pochybují o pravosti korespondence.

Online korespondence je samozřejmě pohodlnější a rychlejší, ale tradiční papírová korespondence by neměla být zcela opomíjena. Uveďte odkazy na dohody uvedené v e-mailech. Zaznamenejte klíčové milníky. Zároveň není nutné tisknout dopisy a vkládat je do obálky. Příkladem e-mailového odkazu v papírovém dopise může být následující fráze.

Příklad
„Jak jste uvedli v e-mailu ze 7. května, odeslaném z poštovní schránky ... a podepsaným [celé jméno, funkce], do poštovní schránky ... registrované na zaměstnance naší společnosti [celé jméno, funkce] ... “.

Zároveň nelze zaručit, že soud bude s takovým důkazem nutně souhlasit. Pouze to vezme v úvahu a rozhodne se na základě komplexního rozboru všech předložených důkazů.

OVĚŘTE U POSKYTOVATELE

E-maily můžete ověřit tak, že je necháte ověřit vaším poskytovatelem internetových služeb nebo registrátorem názvu domény. Zároveň je důležité, aby ve smlouvě s nimi bylo uvedeno, že jsou odpovědní za správu poštovního serveru. Pojišťovací služba je poskytována zpravidla zdarma na písemnou žádost klienta, i když to není ve smlouvě výslovně uvedeno. Kromě toho to lze provést před zahájením soudního řízení i po něm. O oprávněnost elektronické korespondence je samozřejmě lepší se předem postarat.

Samotný postup certifikace je následující: k žádosti přineste výtisky elektronické korespondence a dokumenty, pracovník poskytovatele internetu (podatelna) papíry zalepí a orazítkuje je datem, časem a celým jménem. a pozici.

Mimochodem, e-mailů může být příliš mnoho, takže některé soudy vycházejí firmám vstříc a umožňují jim předkládat dokumenty na digitálních médiích (Usnesení Federální antimonopolní služby Moskevského okruhu ze dne 29. ledna 2009 č. KG- A41 / 13088-08). V tomto případě jsou poskytovatelem vytištěny a ověřeny pouze ty dopisy, které se přímo týkají předmětu sporu. Například o podstatných náležitostech smlouvy (předmět, podmínky, cena, jakož i podmínky a postup platby). A zbytek pracovní korespondence(žádosti, oznámení, odvolání, údaje o straně nebo údaje o osobách plnících závazky atd.) společnost předává v elektronické podobě.

KONTAKTUJTE NOTÁŘE

Pokud řízení ve věci ještě nezačalo, ale chcete se předem pojistit a korespondenci potvrdit, můžete využít služeb notáře. V žádosti musí být vysvětleno, proč jste jej kontaktovali právě nyní a jaké dokumenty chcete doložit, a také musí potvrdit, že v době kontaktování notáře nebyl případ ještě vyřízen.
Notář obsah schránky prohlédne a sepíše protokol, ve kterém kromě Detailní popis svého jednání, uvede datum a místo kontroly, údaje o sobě a zainteresovaných osobách, které se na ní podílejí, a také uvede zjištěné okolnosti. Poté protokol podepíší všichni účastníci kontroly a notář uloží výtisky e-mailů a opatří pečetí. Soud je povinen takový protokol o prozkoumání elektronické schránky přijmout jako důkaz (rozhodnutí Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 23. dubna 2010 č. VAC-4481/10).
O čase a místě kontroly je nutné informovat všechny zúčastněné strany (články 102, 103 Základů právních předpisů Ruské federace o notářích, schválených Nejvyšším soudem Ruské federace dne 11. února 1993 č. 4462-I). Stává se, že záležitost je naléhavá, například požádáte o certifikaci stránek webu na internetu, jejichž informace se mohou kdykoli změnit. Pak lze prohlídku provést bez vyrozumění druhé strany, ale hrozí, že soud protokol jako důkaz neuzná.

JAK LEPŠÍ

Při výměně souborů prostřednictvím e-mailu je extrémně obtížné prokázat, že heslo zná pouze příjemce ze svého počítače a že do jeho schránky neměl nikdo přístup. Proto je bezpečnější používat elektronický digitální podpis.

E-mail může být uložen v počítači odesílatele, poštovním serveru odesílatele nebo příjemce nebo v počítači osoby, které je korespondence určena. V tomto ohledu notáři obsah kontrolují e-mailová schránka nebo vzdáleně, to znamená, že používají vzdálený přístup na poštovní server (může to být server poskytovatele poskytujícího službu elektronických komunikací na základě smlouvy; poštovní server registrátora doménových jmen nebo bezplatný internetový poštovní server), nebo přímo z počítače dotčené osoby, na kterém je nainstalován e-mailový program. Pro kontrolu na dálku může notář kromě aplikace potřebovat povolení od registrátora doménových jmen nebo poskytovatele internetu. Vše závisí na tom, kdo přesně podporuje práci poštovních schránek nebo elektronických poštovní server pod smlouvou.
Tato metoda má dvě hlavní nevýhody: pouze několik notářů ověřuje e-maily. Notářský tarif navíc není právně stanoven, tyto služby jsou poskytovány na experimentální bázi. Například v Moskvě bude stát jedna stránka popisné části protokolu asi 2 tisíce rublů, což není o moc dražší než generální plná moc. Počet stran notářského zápisu o provádění důkazů závisí na množství informací, které mají být zkoumány, ale nesmí být menší než dvě.

OBJEDNEJTE SE NA SOUDNÍ ZKOUŠKU

Pokud již bylo řízení zahájeno, můžete za účelem nabytí právní moci elektronické korespondenci využít práva na zapojení znalce (Vyhláška Federální antimonopolní služby Moskevského okresu ze dne 20. ledna 2010 č. KG-A40 / 14271 -09). Soud má právo jmenovat zkoušku z vlastní iniciativy, ale je lepší podat návrh (článek 82 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace, článek 79 občanského soudního řádu Ruské federace).

V aplikaci je uvedena organizace a konkrétní odborníci, kteří ji budou provádět, a také okolnosti, které je třeba s jejich pomocí potvrdit. Došlo například k nějakým změnám elektronické soubory nebo z čí poštovní schránky byl dopis odeslán. Informaci o nákladech na takovou kontrolu a jejím načasování bude rovněž nutné oznámit soudu a zaplatit na její složení celou částku nákladů na znalecké služby. Nutno podotknout, že zkoumání elektronické korespondence mohou provádět různé forenzní instituce. V průměru to trvá 10 dní, ale vše závisí na objemu a naléhavosti práce. Cena je přibližně 25 tisíc rublů.

K elektronické korespondenci soud přihlíží pouze v případě, že má právní moc. Každá z výše uvedených metod byla ověřena v praxi a lze ji bezpečně aplikovat. Aby se však v budoucnu předešlo nežádoucím důsledkům, v případě sporu je bezpečnější stanovit pravidlo uvádět odkazy v papírové korespondenci na e-maily a certifikovat je u poskytovatele.

Služba certifikace internetové korespondence včetně dopisů je akce zaměřená na ochranu práv duševního vlastnictví. Nejčastěji je takový postup nutný u soudního sporu, kdy je certifikace obsahu jedinou možností, jak ochránit svá práva a prokázat porušení autorských práv.

Postup certifikace korespondence je relativně nový, ale mezi obchodníky již docela relevantní. Nejčastěji je služba nezbytná k identifikaci a prokázání porušení autorských práv a produktů v oblasti špičkových technologií.

Funkce identity internetové konverzace

Službu certifikace internetového obsahu a korespondence si můžete objednat vyplněním příslušné žádosti s uvedením důvodů a důkazů. Poté má specialista právo začít prověřovat všechny požadované informace, aby následně potvrdil přijaté informace, aby vytvořil důkazní základnu. Takový postup se provádí co nejdříve, aby porušovatel neměl možnost odstranit korespondenci nebo nezákonné informace z internetového prostoru.

Kontrolu lze provést bez upozornění porušovatele v těchto případech:

• pokud neexistují přesné informace o totožnosti pachatele;
• pokud proces vyžaduje trvalou akci, to znamená, že je naléhavý.

Službu notářského ověření internetového obsahu si můžete objednat odesláním žádosti na www.internetnotarius.ru a poté se dostavit k notáři ve stanovený čas. Specialista přijme žádost a provede všechny potřebné kroky k ověření a certifikaci informací. Po kontrole se vytisknou stránky s nelegálním obsahem s uvedením e-mailové adresy webu a data tisku. Tyto stránky jsou ověřeny notářem, po kterém je sepsán protokol, který musí plně splňovat následující požadavky:

• popis stránky;
• zobrazení pořadí akcí;
• složení důkazů;
• čas, místo ověření a certifikace;
• jsou uvedeny zainteresované strany;
• údaje notáře (celé jméno, číslo a datum přijetí příkazu);
• Všechny dokumenty jsou svázány a podepsány.

Certifikace internetové korespondence je jednoduchý a účinný postup, který vám umožňuje právně chránit vaše zájmy a práva v oblasti autorských práv a práv s nimi souvisejících. Tato služba umožňuje zabránit nelegálnímu používání produktu, krádeži doménového jména, jedinečný obsah, včetně audio a video souborů, nezveřejněná nebo již publikovaná díla, ochranná známka.

To není pro nikoho tajemstvím moderní reality e-mailová korespondenceširoce používán pro obchodní i osobní účely. Společnosti se často nacházejí v různých regionech Ruská Federace a uzavřít smlouvu výměnou podepsaných skenů smlouvy.

Výměnou e-mailů uzavírají smlouvy, vyměňují si různé dokumenty (kalkulace nákladů, dodatečné dohody, dohody o dodatcích), zasílají úkony provedené práce a jednoduše vyjednávají. Velmi často je potřeba dát tomuto dialogu právní sílu, aby mohl být později použit jako důkaz u soudu v případě nečestného chování partnera.

Často musí notáři potvrzovat i hrozby, které přicházejí e-mailem!

Ustanovení 3 článku 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace jasně říká, že „Dokumenty přijaté faxem, elektronickou nebo jinou komunikací, včetně použití informační a telekomunikační sítě internetu, jakož i dokumenty podepsané elektronickým podpisem předepsaným způsobem podle právních předpisů Ruské federace jsou povoleny jako písemný důkaz“ a vyšší soudy města Moskvy již dlouho vypracovaly kritéria pro přípustnost a spolehlivost dohod uzavřených výměnou dopisů prostřednictvím e-mailu. Ale co když obžalovaný popírá skutečnosti, které byly v dopisech napsány černé na bílém?

Tisk písmen v tento případ soudy neakceptují, protože je snadné předstírat. Tento závěr potvrzuje převládající judikaturu.

Proces ověření e-mailu

Na tento protokol byl u soudu nezpochybnitelným důkazem, je nutné splnit řadu formalit. Stručně řečeno, postup kontroly e-mailu notářem se skládá z následujících kroků:

• Notář kontroluje zabezpečení linky internetového připojení na rušení, výsledek kontroly se promítne do protokolu
• Přihlásí se k e-mailu přihlašovacím jménem a heslem poskytnutým žadatelem a zohlední je v protokolu
• Otevírá písmena požadovaná žadatelem
• Vytiskne je a u každého dopisu stanoví datum, čas, adresu odesílatele a příjemce
• V případě potřeby vytiskne soubory připojené k písmenům nebo je zapíše na disk CD / DVD nebo flash disk
• Určuje firmware použitý v protokolu

S jistotou lze říci, že notářsky ověřený protokol o kontrole e-mailu je u soudu nevyvratitelným důkazem. Podle části 5 článku 69 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace „Okolnosti potvrzené notářem při provádění notářského úkonu nevyžadují dokazování, pokud nebyla pravost notářsky ověřené listiny vyvrácena způsobem stanoveným v článku 161. tohoto zákoníku, nebo nebyl-li notářský zápis zrušen způsobem stanoveným civilním procesním právem posuzovat žádosti o učiněné notářské úkony nebo o odmítnutí jejich provedení“, a to nám dává šanci na 100% vítězství u soudu! Notář ověřen, takže tato skutečnost by měla být základem soudního úkonu, tečka.

Napadnout notářský protokol je téměř nemožné, protože má tak pádné důkazy, že váš oponent nenapadne informace z korespondence!

Není důvod napadnout notářský protokol při dodržení celého postupu kontroly pošty. Ani AFK Sistema ve sporu s Bashneftem o 170,6 miliardy rublů s pomocí vysoce kvalifikovaných právníků nedokázala napadnout notářsky ověřený protokol o prověrce elektronické korespondence vrcholných manažerů AFK a Bashneft. Následně se tato korespondence stala jedním z nejsilnějších důkazů v tomto případě!

Naše zkušenosti nám umožňují tvrdit, že při zapisování e-mailové korespondence do notářského protokolu o kontrole jsou tyto důkazy vždy základem rozhodnutí a nejsou druhou stranou zpochybňovány!

Mnoho právníků a klientů raději neztrácí čas hledáním notáře v Moskvě a trávením času v dopravních zácpách, proto vám služba WebNotary nabízí doručení notářsky ověřeného protokolu o kontrole pošty.

Ověření elektronické korespondence u notáře v Moskvě

Pro ověření e-mailu nemusíte stát několik hodin v dopravních zácpách, sedět ve frontě a hledat notáře, který potvrdí korespondenci!
Klientům nabízíme termíny od několika hodin, kdy je záležitost urgentní.
Doručování probíhá jak klasickou poštou, tak kurýrní službou.
Spolupracujeme s těmi nejlepšími notáři a nemáme ani jeden napadený notářský zápis!
Pro objednání protokolu nás můžete kontaktovat jakýmkoli pohodlným způsobem.

Zdá se, proč notářsky ověřit dopisy? Opravdu blízkým lidem nedůvěřujeme natolik, že si všechna jejich slova musíme zaznamenat nejen ve vlastní hlavě, ale i u notáře? Bohužel realita je krutá. Obchodní partneři, přátelé a dokonce i příbuzní mohou někdy dělat nepředvídatelné věci, včetně osobní korespondence. Chcete-li ochránit svá práva a dát právní moc jednoduchému dopisu, obraťte se na notáře. Ten bude moci ověřit pravost podpisu odesílatele, takže v budoucnu lze tento předmět považovat nejen za suvenýr, ale také za důkaz v soudním sporu.

FAQ

Dosvědčuje notář pravost skutečností uvedených v textu dopisu?

Ne, notář pouze osvědčuje pravost podpisu pod tímto dopisem. Nemůže dosvědčit pravost skutečností uvedených v textu, neboť zákon mu takové právo nedává.

Může být e-mailová korespondence ověřena notářsky?

Ano můžeš. Moderní technologie dnešek jde ruku v ruce se zákonem a pomáhá udržovat pořádek. V případě potřeby lze informace z e-mailů využít k ochraně vlastních zájmů u soudu. K potvrzení takového dopisu notář provede kontrolu, při které vyplní protokol - zapíše údaje o datu, místě a čase kontroly, osobách, které se na ní podílejí, a okolnostech zjištěných při kontrole. Poté je korespondence vytištěna a uložena do protokolu, poté podléhá notářskému ověření.

Pokud si chcete domluvit schůzku s notářem Yuldasheva T.V., objasnit náklady na některé notářské úkony nebo se poradit o otázce otevření dědictví, zavolejte na jedno z kontaktních čísel.