Jak pracovat s e-mailem. Práce s e-mailem

Schopnost pracovat s elektronickou poštou se stala důležitou součástí znalostí v oblasti moderní práce. Lidé, kteří mají email, zpravidla stále nevědí, jak správně pracovat s doručenou poštou. Často si na to stěžují E-mailem odvádí jejich pozornost, což vede ke ztrátě velkého množství času.

Jeden z lepší způsoby převzít kontrolu nad poštou - používat strukturu složek a správně zpracovávat dopisy. Chci vám říci o technice zpracování, která je velmi účinná při práci s e-mailem.

Abych ukázal, jak používat složky při práci s e-mailem, používám jako příklad poštu. Služba Gmail. Ale stejné nápady lze použít s jinými e-mailovými službami (Yandex, Mail.ru, Hotmail atd.) nebo e-mailovými klienty (AppleMail, Thunderbird, Microsoft Outlook atd.). Takže se nebojte, pokud nemáte Gmail. Stejné principy můžete použít při práci s jinou e-mailovou službou nebo aplikací.

Poznámka: Pokud hledáte gmail- klient proMac, Mailplane vám mohu doporučit.

Prázdná schránka

První myšlenkou, kterou bych chtěl sdělit, je, že inbox by měl být vždy prázdný. Většina lidí považuje svou Doručenou poštu za místo, kde jsou uloženy jejich e-maily, ale rád bych změnil vaše vnímání.

Začněte uvažovat o své doručené poště jako o dočasném místě pro ukládání e-mailů – mohou tam být pouze do doby, než je začnete zpracovávat.

Jinými slovy, ve schránce by měly být pouze nepřečtené zprávy. Neměly by tam být dopisy, které čtete nebo jinak zpracováváte (budou na jiném místě, na kterém - vám řeknu později).

Při každém zpracování složky doručené pošty musíte snížit počet zpráv v ní na nulu

Při každém zpracování příchozí pošty je vaším cílem snížit počet e-mailů v této složce na nulu. Z psychologického hlediska je mnohem lepší si uvědomit, že máte kompletně vyřízenou poštu a že v budoucnu budete muset pracovat jen s novými dopisy, které vám dorazí do schránky. Pokud je vaše pošta plná dopisů, bude pro vás velmi obtížné najít ten správný, zvláště pokud k tomu musíte procházet stovky dalších. Pokud máte ve schránce asi 235 346 e-mailů, najít z nich ten správný se může změnit v opravdové mučení. Tento problém má jednoduché řešení, kterému se budu věnovat později.

Chci zopakovat, je to velmi důležité. Začněte s e-mailovou schránkou zacházet jako s dočasným místem pro jejich život – musíte si je přečíst a rozhodnout se, co s nimi dál. Při každé kontrole pošty musíte snížit počet písmen ve schránce na nulu.

Struktura složek

Navrhovaný způsob zpracování dopisů vyžaduje vytvoření tří složek: Odpovědět,Očekávání A Archiv.

Vytvořte složky (nebo je označte v Gmailu) Odpovědět, Nevyřízeno a Archivovat

Odpovědět: Zde jsou umístěny zprávy, jejichž odpověď trvá déle než 2 minuty.

Očekávání: Zde jsou umístěny zprávy, na které čekáte na odpověď nebo které chcete zpracovat později.

Archiv: Všechny ostatní e-maily, ke kterým chcete mít v budoucnu přístup, jsou umístěny zde.

Při práci s e-mailovými klienty budete muset tyto složky vytvořit. V tomto článku používám Gmail jako příklad. Gmail má také složky, ale říká se jim „zástupci“. Zde je návod, jak je nastavit:

1. Vpravo horním rohu klikněte na ozubené kolo, které znamená nastavení, a poté klikněte Nastavení
2. Klepněte na kartu Zástupci.
3. Vytvořte nové zkratky Odpovědět A Očekávání. Gmail již má složku, která tuto složku nahrazuje Archiv, to se nazývá Veškerá pošta takže nemusíte vytvářet nový. Pokud máte jinou poštovní službu nebo klienta, budete si ji muset vytvořit.

Zde je několik typů dopisů, které lze vložit do složky Odpovědět:

• Někdo vás požádá, abyste něco udělali (s termínem nebo bez něj).
  Například: podejte zprávu, upřesněte informace nebo přijměte úkol do práce.
• Někdo vás požádá o odpověď, ale k tomu potřebujete čas na rozmyšlenou.
  Například: někdo se vás zeptá na váš názor nebo vás pozve na akci.

Po odpovědi na zprávy z této složky by měly být přesunuty do složky Archiv. V Gmailu se to dělá jednoduše kliknutím na X vedle názvu štítku.

Typické e-maily, které by měly být ve složce Očekávání:

• Zadali jste někomu úkol a čekáte na odpověď.
  Příklad: dopisy asistentovi, podřízeným nebo někomu jinému, od koho očekáváte splnění úkolu.
• Kódy pro sledování zásilek (UPS nebo FedEx). Poštovní identifikátory balíky v procesu doručování po nákupu přes internet.
• potvrzení od někoho. Pokud čekáte na potvrzení, že od vás něco obdrželi (například balík).

pravidlo dvou minut

Další zlaté pravidlo e-mailu, kterému říkám pravidlo dvou minut. Je to velmi jednoduché: pokud odpověď na e-mail trvá déle než dvě minuty, vložte jej do složky Odpovědět a odpovědět později. V opačném případě reagujte okamžitě (podobně jako pravidlo GTD: dát věci do pořádku).

Při práci s e-mailem je potřeba uplatnit princip rychlá práce. Nečtěte znovu stejná písmena – je to jen ztráta času. Zvláště pokud máte co do činění s desítkami nebo stovkami e-maily každý den.

Hodnota tohoto pravidla je v tom, že vám umožňuje rychle zpracovat doručenou poštu a dělat jen to, co je skutečně potřeba. Pokud někdo potřebuje rychlou odpověď, můžete ji dát. Pokud tento e-mail vyžaduje více pozornosti, můžete na něm pracovat později tak, že určíte, kterému e-mailu je třeba věnovat více pozornosti (poté, co zpracujete všechny e-maily a ve vaší doručené poště nezůstanou žádné e-maily).

Většina lidí zpracovává e-maily jeden po druhém a důsledně řeší každý nový e-mail, který během dne dorazí. Tento Velmi neefektivní způsob zpracování e-mailů, protože neupřednostňujete. Pokud máte například 10 nepřečtených e-mailů, jak můžete vědět, že e-mail č. 2 je důležitější a prioritnější než e-mail č. 9? To nikdy nepochopíte, když budete dlouho sedět nad každým novým písmenem. Pravidlo dvou minut je velmi účinné právě proto, že rozumíte, které e-maily od vás vyžadují největší pozornost.

Můj časový limit jsou nyní dvě minuty. Nastavte si limit podle toho, kolik času chcete strávit e-mailem a kolik e-mailů obdržíte. Osobně jsem se rozhodl, že chci strávit práci s e-mailem méně než jednu hodinu denně. Aktuálně dostávám méně než 50 emailů denně, takže s limitem na zpracování 2 minuty na každý zvládám vše vyřídit celkem za méně než hodinu.

Pamatuj si to, čím více e-mailů za den obdržíte, tím nižší časový limit musíte nastavit pro práci s každým z nich.

To je velmi důležité: při práci s e-mailem musíte použít pravidlo „jeden kontakt“. V opačném případě ztratíte spoustu času přečtením dopisů, které dostanete za týden.

Léčba

Při práci s příchozími e-maily musíte použít pravidlo prázdné schránky a pravidlo dvou minut. Jsou velmi důležité pro zpracování e-mailů a teď bych to chtěl všechno propojit.

Jakmile vyprázdníte doručenou poštu, můžete začít efektivní práce s emailem. Ve výchozím nastavení víte, že všechny e-maily ve složce Odpovědět vyžadují vaši pozornost (vyžadují více než dvě minuty vašeho času). Dokud budete pracovat na tomto procesu, budete odpovídat na všechny e-maily kromě těch, které vyžadují vaši zvláštní pozornost. Všechny tyto důležité dopisy budou ve složce Odpovědět, můžete s nimi později pracovat a upřednostňovat je.

Když zpracováváte svou doručenou poštu, musíte e-mail rychle zkontrolovat a rozhodnout, co s ním dělat. Když ve složce doručené pošty nic nezůstane, můžete se rozhodnout, jak upřednostnit písmena ze složky Odpovědět. Nyní můžete bezpečně pracovat s písmeny a s každým z nich zacházet s náležitou pozorností (protože jsou v této složce, je třeba je pečlivě zvážit).

Pokročilejší uživatelé mohou z každého e-mailu ve složce Odpovědět udělat úkol, který je třeba vyřešit, a zařadit jej do svého seznamu úkolů. To je přesně to, co dělám nejraději, ale k tomu musíte použít seznamy úkolů nebo organizér (který vřele doporučuji!). Vzhledem k tomu, že e-maily končí ve složce Odpovědět, vyžadují pozornost, a tak je chci proměnit v úkol k dokončení. Častou chybou mnoha lidí je, že svou schránku považují za seznam úkolů. Lepší je ale použít samostatný organizér a schránku považovat za zdroj úkolů. Stejně jako vám váš šéf může zadat úkol osobně nebo vám zavolat po telefonu, pošta je také jen jedním ze zdrojů úkolů. Pokud budete mít všechny své úkoly na jednom místě (v samostatném seznamu nebo správci úloh), bude pro vás mnohem snazší práci provést. Opět platí, že doručená pošta nemůže být seznam úkolů.

Diagram pracovního postupu e-mailu

Není divu, když úkol zadaný e-mailem vyžaduje dokončení velkého projektu. Váš šéf by například mohl napsat: „Potřebuji, abyste identifikoval tři nejzajímavější společnosti na trhu drahých kovů a poradil, jejichž akcie jsou nejslibnější. Pošlete mi informace do pěti dnů, počínaje dneškem.“ Ano, toto je ukázkový příklad, ale doufám, že chápete, co tím myslím. Když obdržíte takový dopis, musíte vytvořit úkol (nebo dokonce projekt) v seznamu nebo správci úloh, abyste na něm mohli pracovat a odpovědět poštou.

Jednodušší příklad: vaše kamarádka se zeptala, jestli byste s ní za dva týdny nechtěl jít na koncert. Můžete odpovědět hned tak, že napíšete, na co se budete později dívat, a dáte si úkol. O tři dny později, když znáte svůj rozvrh, řeknete: „Ano, budu volný. Pojďme!" a zaškrtněte políčko „hotovo“ v seznamu úkolů.

E-mail může trvat dlouho. Často se stává, že si lidé přečtou e-mail, kliknou na odkaz, přečtou si něco zajímavého, kliknou na něco jiného a až pak si uvědomí, že už promarnili hodinu času. Ale vytvářením úkolů z e-mailů zůstanete v e-mailovém klientovi (nebo na stejném webu) a zabráníte plýtvání časem děláním něčeho zbytečného.

Ukázka organizace práce s e-mailem

Klíčem k zajištění efektivity tohoto systému je pravidelná práce se složkami. Dobrým zvykem je kontrolovat e-maily dvakrát denně v určitou dobu. Svou doručenou poštu musíte kontrolovat dvakrát denně a použít pravidlo prázdné schránky a pravidlo dvou minut. Ukážu například, jak pracuji se svým emailem.

• Pondělí-pátek: zpracování nových dopisů v 11-00.
• Pondělí-pátek: zpracování nových dopisů v 16-00.
• Pátek: práce se složkami Očekávání v 16-30 (po zpracování nových písmen s písmeny).

S písmeny pracuji dvakrát denně v určitou dobu. Poprvé je to ráno, ale (nikdy nekontrolujte e-maily od velmi časného rána, výrazně to sníží produktivitu). Než se dostanu k poště, nejdůležitější úkoly už mám hotové, takže práce s ním je příjemnější.

Mezi první a druhou kontrolou pošty je časový úsek, který lze využít pro jinou práci. Tato práce může obsahovat něco, o čem jsem se dozvěděl dříve ráno prostřednictvím e-mailu. Při druhé kontrole e-mailu si mohu aktualizovat svůj seznam úkolů a plánovat věci na zítra (pokud jsem dostal e-mail s úkoly a úkoly pro mě). Kontrolou e-mailu na konci dne mohu určit nejdůležitější úkoly na následující dny.

Před víkendem prohlížím složku Čekání. Dělám to jednou týdně. Tuto složku beru jako samostatnou složku pro doručenou poštu a pracuji s ní co nejrychleji. Pokud od někoho neobdržím odpověď do 48 hodin, pošlu upomínku. Pokud dostanu odpověď, odstraním e-mail ze složky a přesunu jej do archivu.

U této organizace workflow se mi líbí, že se nejdříve dělají nejdůležitější úkoly, pak se kontroluje pošta a až poté se plánuje. Důležitou práci dělám od 9 do 11 (obvykle začínám v 9) a nenechám se rozptylovat poštou. V době, kdy jsem zkontroloval poštu, jsem již dokončil provedení důležitou práci, takže po zkontrolování pošty mohu tentýž den začít dělat práci, která mi přišla poštou.

• 9 – 11: provedení (může to být práce, která mi byla včera přidělena poštou)
• 11 – 11-30: zpracování emailu
• 12-30 – 15.30: dokončení jiné práce (včetně úkolů přijatých ve stejný den poštou)
• 16-00 – 16-30: zpracování emailu
• 16-30 – 16-45: sestavování seznamu úkolů na základě dnešních úkolů a nedávno přijatých e-mailů

Tento pracovní postup je skvělý pro lidi, kteří pracují v prostředí, kde je e-mail primárním komunikačním prostředkem.

Teorií a příkladů jsem uvedl dost. Naučit se toto všechno může být skličující úkol, ale aplikace a experimentování se zpracováním e-mailů je něco, co stojí za zvážení.

Další krok

1. Vytvořte tři složky: Odpovědět, Očekávání A Archiv.
2. Přesuňte obsah doručené pošty do složky Archiv.
3. Začněte hned teď, dodržujte doporučené postupy pro práci s e-maily.
4. Určete, kolikrát denně a v jakou dobu chcete kontrolovat poštu.
5. Procházet složku Očekávání Každý pátek.

E-mail zůstává jedním z hlavních nástrojů obchodní (nejen) komunikace digitální věk. A protože práce s ním může zabrat značnou část pracovního dne, je velmi důležité si ho efektivně zorganizovat. Jak to udělat? Použijte následující univerzální rada, vyleštěte je tak, aby vyhovovaly vašim potřebám a zvyšte svou produktivitu.

Prozkoumejte funkčnost

Většina moderních poštovních schránek má poměrně flexibilní a podrobné nastavení, což vám umožní jít nad rámec obvyklého odesílání / přijímání dopisů. Přesněji řečeno, pomáhají k mnohem pohodlnějšímu používání a výrazně rozšiřují funkčnost. Například v nastavení Gmailu je možné povolit horké klávesy, což zjednodušuje práci a šetří čas. Mnozí je ale nepoužívají, často z neznalosti. Optimalizace práce s e-mailem by proto měla začít seznámením s funkčností služby.

Režim a frekvence provozu

Vytvořte si vlastní poštovní rutinu a dodržujte ji. Je lepší to udělat ráno (a také před koncem pracovního dne), ale neměli byste začít kontrolou dopisů, ale dokončením nějakého prioritního úkolu nebo. čas na čtení a odeslání e-mailu musíte se omezovat a snažit se tyto limity dodržovat. Po dokončení - zavřete klienta a nevracejte se k němu, kontrolujte nové příchozí. Při práci s poštou dělejte pouze to, nenechte se rozptylovat jinými úkoly. Pamatujte také, že procházení odkazů z e-mailu může snadno proměnit zpracování v časovou past. Proto se často doporučuje při práci s poštou používat speciální poštovní klienty (například Outlook).

Použijte jinou poštu

Je lepší mít více e-mailových účtů pro různé účely. Použijte několik adres pro pracovní a osobní korespondenci, pro registraci na stránkách a přihlášení k odběru e-mailových seznamů materiálů, které vás zajímají. To je správné z hlediska digitální zabezpečení a stane se primárním filtrem dopisů, který vám umožní soustředit se při práci na správnou korespondenci.

Zde je také důležité, že můžete zpracovávat poštu z různých adres v jedné službě bez přepínání mezi různými odesílateli. Gmail má například možnost nastavit přeposílání z jiných schránek. Přiřaďte jim vhodné štítky a zpracujte je ve stanoveném čase pro každého.

Optimalizujte svůj e-mailový zážitek

Zde jsou konkrétní kroky:

1. Filtrujte e-maily vytvořením různé složky . Rozdělte svou doručenou poštu do složek v závislosti na cílech a záměrech, kterým čelíte, a také na požadovaných akcích. Okamžitě zpracujte dopisy, jejichž odpověď vám nezabere více než pár minut. Start speciální složka na dopisy, na které je potřeba odpovědět později, a vypracovat harmonogram práce s ní.
2. Použijte šablony. Podpis s kontaktními údaji lze konfigurovat pomocí funkcí poštovní schránka. Pokud posíláte mnoho zpráv stejného typu, napište pro ně šablony a v budoucnu je jednoduše zkopírujte. Existují také programy, které umožňují vytvářet a in další práce používat v počítači úryvky - speciální zkratky a zkratky, jejichž zadáním získáte text k nim dříve přiřazený. Také šetří čas a zvyšují pohodlí.
3. Označte důležité e-maily vhodnými značkami. Usnadní to navigaci a udělá práci strukturovanější.
4. Použijte pravidlo 5 vět. Při odpovídání a psaní dopisů buďte co nejstručnější a nejjasnější. Pokud je to možné, snažte se dodržet 5 vět.
5. Používej klávesové zkratky. Vracíme se k bodu číslo 1. Pomocí klávesových zkratek není třeba se rozptylovat ovládáním myší. Pamatujte na ně a globální perspektiva ušetříte značné množství času.
6. Smazat a archivovat. Většina uživatelů e-mailu nechává e-mail po přečtení ve své doručené poště. Ale pro ty, kteří pracují s velkým množstvím příchozí korespondence, nebude tento přístup zcela efektivní. Je lepší použít pravidlo „1 e-mail = 1 akce“. Znamená to, že po přečtení dopisu na něj musíte vhodně reagovat – odpovědět a archivovat, smazat, přesunout do vhodné složky a odpovědět později atd.
7. Použijte vyhledávání. Poštovní služby mají vynikající vestavěné vyhledávání, díky kterému můžete snadno najít dopis, který vás zajímá, podle takových kritérií, jako je odesílatel, předmět, obsah, označení, přiložené soubory. Je to mnohem jednodušší než ruční hledání požadovaného e-mailu.
8. Nepoužívat mobilní verze a upozornění. Zbytečně neinstalujte výstrahy a aplikace poštovní služby do vašeho smartphonu. Opět to nemá cenu, pokud pro vás práce s poštou není jedním z hlavních nástrojů, není masivní a nevyžaduje okamžitou odezvu. Ano a psaní z klávesnice telefonu je méně pohodlné.

Použijte organizátory

Při manipulaci s poštou mějte připravený týdenní/Google Calendar/To-Do List nebo jakýkoli jiný podobný software s dopisy. Je tedy lepší zpracovávat korespondenci s nastavením úkolů a také obsahovat informace o schůzkách a událostech. Nakonec na nic nezapomenete správný čas dostanete upozornění a navíc si ušetříte nutnost vracet se k opětovnému čtení.

Vytvořte pravidla pro e-mail se spolupracovníky

Při dopisování se vyhněte zbytečné byrokratické zátěži. Pokud máte dotaz a osoba, které je určena, je ve vedlejší kanceláři, jděte dovnitř a ověřte si odpověď osobně. Nebo zavolejte. Obecně je lepší vždy určit okruh problémů, které vyžadují odesílání pošty. V ostatních případech je lepší příležitost nezneužívat, zejména v méně závažných případech. To ušetří čas a námahu vám i těm, se kterými pracujete.

V současné době život bez e-mailu ukládá uživateli mnoho omezení, protože to pohodlný způsob vyměňujte si soubory a zprávy, rychle se zaregistrujte na všech zdrojích a ukládejte důležité informace. Můžete dát přednost kterékoli z domén, které budou uvedeny v tomto článku: jejich rozhraní je pro nové uživatele velmi podobné a intuitivní. I když se názvy některých funkcí a karet liší, můžete pochopit, co obsahují. Chcete-li zůstat neustále ve spojení, stáhněte si mobilní aplikace váš e-mail do telefonu prostřednictvím Play Market nebo Obchod s aplikacemi. Po přečtení tohoto článku pochopíte, jak používat poštovní schránku.

Jak odesílat e-maily z e-mailu

Pro začátek stojí za to pochopit hlavní funkci e-mailová schránka- psaní dopisů. Ať už si vyberete kteroukoli doménu, jsou si velmi podobné. Na tento moment nejoblíbenější boxy na:

• Mail od Googlu s názvem Gmail;
• Mnoho slavných Rambler;
• služba Yandex;
• Ruská služba Mail.ru - Mail.ru.

Na příkladu Gmailu uvidíte práci s e-mailem.

• Po přihlášení ke svému účtu uvidíte v každé poště malý seznam s řazením dopisů: doručená pošta, odeslaná, koncepty... Zde si můžete prohlížet všechna uložená písmena a mazat je.

Chcete-li začít psát dopis, klikněte na tlačítko „Napsat“. Můžete být přesměrováni na nová stránka, Gmail pouze otevře malé nové okno.

• Nejprve zadejte e-mailovou adresu příjemce do prvního řádku vedle sloupce „Komu“.
• Poté napište téma. Není to povinné, ale je lepší to použít v oficiálních dopisech.

Nyní zadejte tělo e-mailu. Všimněte si, že jej můžete naformátovat pomocí vestavěných poštovních nástrojů. Všechny jsou dole: tučné, kurzíva, velikost písma, seznamy, uvozovky. Je zde vše pro úhledný design vašich dopisů.

• Pokud potřebujete k dopisu připojit jakýkoli dokument, podívejte se na řádek stahování, který je umístěn ještě níže.
• Z počítače si můžete stáhnout obrázky, odkazy, dokumenty a jakékoli soubory. Pokud je soubor příliš velký - nevadí, bude nejprve nahrán do Disk Google a teprve potom - v dopise.
• Odeslání dokončete kliknutím na tlačítko "Odeslat". Nyní počkejte na odpověď od vašeho partnera.

Jak třídit a mazat písmena v e-mailu

• Výběrem libovolné části vašich dopisů můžete smazat nepotřebná, aby se nekazila vzhled a objednejte ve svém e-mailu.
• Stačí kliknout na malý čtvereček vedle písmene a poté na ikonu koše v horní části obrazovky. Dopis bude smazán. Můžete to udělat s více e-maily najednou.
• Zde také můžete zprávy přesouvat tak, že je jednoduše označíte jako doručené.

Kde si mohu nastavit svůj e-mail?

Každý e-mail má řadu svých nastavení, aby uživatel mohl synchronizovat obsah schránky, měnit heslo, design a další funkce.

• Klikněte na ikonu ozubeného kola ve vaší poště. Otevře se malý seznam, ve kterém je položka "Nastavení".

• Každá karta má vlastní sadu možností, které si můžete přizpůsobit.

• Například v sekci „Účty a import“ najdete základní nastavení: změna hesla, propojení účtů a telefonní číslo.
• Zkuste si takové nastavení najít i ve svém emailu.

RUE "BELTORGINFOSERVICE" e-mailový manuál

Vývojář: Shvayakov A. A. e-mail: [e-mail chráněný]

Práce s e-mailem

Úvod.

E-mail, E-mail. Co to je, jak to lze použít, jak porozumět e-mailovým adresám?

Co je to pošta - víme. Jedná se o tradiční komunikační prostředky, které umožňují výměnu informací alespoň dvěma účastníkům.

Aby k této výměně došlo, je nutné napsat zprávu a s uvedením adresy ji vhodit do poštovní schránky, odkud dopis nevyhnutelně dorazí do poštovního uzlu. Pokud zadaná adresa odpovídá obecně uznávaným normám, pošťák ji po chvíli vloží do poštovní schránky příjemce. Poté předplatitel otevře zprávu a - proběhla výměna informací.

Dva druhy komunikace – poštovní a telefonická – se pro nás staly tradičními a již dobře známe jejich výhody i nevýhody. Ale co je e-mail? E-mail - výměna e-mailových zpráv s libovolným odběratelem Internetové sítě. Je možné zaslat jak text, tak binární soubory– programy a jakákoli další data.

E-mail je v mnoha ohledech podobný běžné poště. S jeho pomocí je doručován dopis - text opatřený standardní hlavičkou (obálkou). zadanou adresu, který specifikuje umístění stroje a jméno příjemce a je umístěn v souboru zvaném poštovní schránka příjemce, aby jej příjemce mohl načíst a přečíst v vhodná doba. Přitom mezi různými poštovními programy panuje dohoda, jak adresu napsat, aby jí každý rozuměl.

● E-mail se ukázal být mnohem pohodlnější než běžný, „papírový“. Nemluvě o tom, že nemusíte vstávat zpoza počítače a přejděte do schránky, kde můžete přijmout nebo odeslat dopis;

● ve většině případů je e-mailová zpráva doručena mnohem rychleji než běžná;

● stojí méně;

● pro odeslání dopisu více příjemcům není nutné jej tisknout v mnoha kopiích, stačí zadat text do počítače jednou;

● protože text je již ve stroji;

● pohodlnější pro uložení velký počet písmena v souboru na disku než v zásuvce stolu; je snadnější hledat v souboru;

● a nakonec šetří papír.

Spolehlivost e-mailu velmi závisí na tom, jaké e-mailové programy se používají, jak daleko jsou od sebe odesílatel a příjemce dopisu a zejména na tom, zda jsou ve stejné síti, resp. různé sítě. V dnešním prostředí je asi lepší spolehnout se na e-mail než na obyčejnou poštu. Pokud se dopis stále ztratí, budete se o něm moci brzy dozvědět a odeslat nový. I když e-mail lze považovat za speciální případ přenos souborů, má řadu funkcí, které neznáme standardní postupy přenosy souborů. Za prvé, odesílatel a příjemce jsou téměř vždy lidé, nikoli stroje. To znamená, že e-mailový systém se skládá ze dvou odlišných, ale úzce souvisejících částí: jedna pro lidskou interakci (např. psaní, editace, čtení zpráv), druhá pro přenos zpráv (např. seznamy adresátů, přeposílání).

Další rozdíl mezi nástroji pro přenos e-mailu a souborů obecný účel je, že e-mailové zprávy jsou jasně strukturovaným dokumentem. V mnoha systémech je každá zpráva doprovázena velké množství další pole. Zahrnují jméno a adresu odesílatele, jméno a adresu příjemce, datum a čas odeslání dopisu, seznam osob, kterým byla kopie dopisu zaslána, úroveň závažnosti, stupeň utajení , a mnohem víc.

E-mailem

Aby si uživatel mohl vyměňovat dopisy e-mailem, musí se stát klientem jednoho z počítačové sítě. Stejně jako v telefonní sítě, klienti počítačových sítí se nazývají předplatitelé.

Na jedné ze síťových poštovních služeb je každému účastníkovi přidělena elektronická schránka. Přístup do schránky se provádí na adrese a heslu, které je oznámeno účastníkovi. Heslo zná pouze předplatitel a poštovní služba. Poté, co se uživatel stane předplatitelem poštovní služby a obdrží adresu své poštovní schránky, může informovat své přátele a známé. Každý účastník e-mailu může poslat prostřednictvím svého počítače dopis kterémukoli jinému účastníkovi, přičemž ve zprávě uvede svůj emailová adresa.

Všechny dopisy přicházející na určitou poštovní adresu jsou zaznamenány v příslušné poštovní schránce poštovní služby. síťový počítač, obsahující schránky předplatitelů se nazývá - "mail server" nebo poštovní služba. Poštovní služba se může skládat z mnoha serverů.

Funkce e-mailu

● Příjem a odesílání elektronických textových zpráv;

● zasílání zpráv s připojenými soubory;

● možnost využití prvků estetického designu sdělení;

● schopnost přijímat a odesílat zprávy s více adresami a seznamy příjemců;

● potírání nevyžádaných zásilek;

● organizace ukládání a automatické objednávání přijaté korespondence;

● zařízení skupinová práce a koordinace akcí, plánování;

● adresář a možnost vyhledávání na internetu požadované adresy E-mailem.

Jak funguje pošta

Každý dopis, aby se dostal k adresátovi, musí být opatřen e-mailovou adresou. Zvážit konkrétní příklad. Nechte nějakého majitele e-mailové schránky s adresou [e-mail chráněný] na poštovní server abc.ru napíše majiteli poštovní schránky dopis s adresou [e-mail chráněný] na serveru def.com.

Aby mohl připravit dopis, spustí poštovní program, vytvoří text zprávy a ve sloupci „Komu“ uvede adresu příjemce. [e-mail chráněný] Pokud odesílatel nemá trvalé připojení k internetu, tak po stisknutí tlačítka „Odeslat“ naváže relaci s internetem a začne přijímat nahromaděnou poštu a odesílat připravené dopisy. Pořadí odesílání pošty závisí na aktuálním nastavení poštovního programu. Dopisy jsou obvykle umístěny do konkrétní složky a odeslány jiným týmem po navázání připojení k internetu.

Emailová adresa.

Pošta emailová adresa mohou mít různé formáty. Nejpoužívanější formační systém DNS adresy(Domain Name System) používaný na internetu.

Z hlediska logiky, aby byla adresa informativní, je nutné, aby obsahovala:

● identifikátor účastníka (analogicky - řádek TO: na poštovní obálce);

● poštovní souřadnice, které určují jeho polohu (analogicky - dům, ulice, město,

země na poštovní obálce).

Poštovní e-mailová adresa má všechny tyto součásti. Znak @ se používá k oddělení ID účastníka od jeho poštovních souřadnic.

Internetová poštovní adresa může vypadat takto: [e-mail chráněný]

V uvažovaném příkladu je melnic identifikátorem předplatitele, který se zpravidla skládá z příjmení a (nebo) počátečních písmen jeho příjmení, jména, patronyma.

Ten napravo od znaku @ se nazývá název domény a jednoznačně popisuje umístění předplatitele.

Termín „doména“ definuje určitou skupinu počítačů, které mají společný název – název domény mintorg.gov.by.

Komponenty názvu domény jsou odděleny tečkami. Sekvence čtení názvu domény zprava doleva. Nejvíc pravá část doména zpravidla označuje kód země adresáta - jedná se o doménu nejvyšší úroveň. Kód země schválen mezinárodní standard ISO. V našem případě je kódem Běloruské republiky. Gov část názvu definuje příslušnost ke státním institucím (vládě). Část názvu mintorg specifikuje název organizace.

Tento obrázek ilustruje koncept e-mailové adresy. Určitý uživatel může mít například adresu na serveru v USA [e-mail chráněný] a na serveru v Moskvě - [e-mail chráněný]

E-mailová adresa není spojena s geografickou polohou místní počítač, příjemce pošty, ale se serverem, na kterém je registrována jeho schránka.

A z každé poštovní schránky může takový uživatel přijímat dopisy do svého domácího počítače, kopírovat data ze serveru v New Yorku i serveru v Moskvě a nastavovat přeposílání z jednoho e-mailu na druhý. Zároveň může posílat poštu sobě.

E-mailové programy

Pro práci s poštou potřebujete program – poštovního klienta. Hlavní funkce poštovní klienti- jedná se o příjem zpráv, zajištění jejich prohlížení, třídění zpráv, automatizaci tvorby odpovědních zpráv a podporu adresáře.

Pro práci s poštou existuje velké množství různých programů. Pokud používáte Windows, je ve vašem systému obvykle již nainstalován e-mailový program. Outlook mail vyjádřit.

Bohužel však Outlook Express obsahuje příliš mnoho zranitelností a vystavuje váš systém riziku infekce malware a má omezené možnosti.

Doporučený poštovní program je Mozilla Thunderbird. Toto je jeden z nejlepší programy E-mailem. Rychle se rozvíjí, má mnoho přídavné moduly k rozšíření funkcí, šířených volně a zdarma.

E-mailové programy jsou velmi podobné a jakmile jeden z nich zvládnete, nebudete mít v budoucnu problémy.

Můžete vidět na obrázku dva různé programy, ale jak vidíte, rozdíly nejsou nijak zvlášť patrné.

Webová pošta

Webmail je pošta s webovým rozhraním. Pro přístup k takové poště stačí mít přístup k internetu. Možná je ani nemáte na svém počítači e-mailové programy. Stačí obyčejný prohlížeč. Používám program prohlížeče Mozilla Firefox, Můžete jej použít, nebo chcete-li, jakýkoli jiný program, jako je Opera nebo Internet Explorer.

Webmail poskytuje všechny typické e-mailové funkce. Na webové stránce je uživatel vyzván k zadání jména a hesla, poté vidí svá písmena a pracuje s nimi téměř jako na svém počítači.

Hlavními výhodami Web-mailu je dostupnost z jakéhokoli počítače s přístupem na internet, univerzálnost adresy, která není závislá na místě výkonu práce.

Mohou existovat určitá funkční omezení a nepříjemnosti, ale může to být i naopak.

Například webový poštovní program "Horde", který používáme, zahrnuje nejen výměna pošty, ale také ovládání antispamového nastavení, černé a bílé listiny, organizér, skupinový kalendář, kontrola provádění úkolů a další nástroje pro organizaci skupinové práce.

Často poštovní služby postavený s možností přístupu přes webovou poštu.

Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com, Tut.by, mail.yandex.ru jsou příklady populárních služeb webové pošty.

Pokud dostáváte více než 50 dopisů denně, je těžké si každý pečlivě přečíst. Některé zprávy zůstanou bez odpovědi, některé neotevřené zmizí v koši. Pokud svou poštu čistíte bez systému, vždy existuje šance, že vám něco opravdu důležitého unikne. „Tajný“ se dozvěděl, jak se podnikatelé a vrcholoví manažeři vyrovnávají s množstvím došlých dopisů, a formuloval základní pravidla pro práci s poštou.

Vyberte si čas a stanovte priority

Alexej Gorbunov Generální ředitel poradenské společnosti SQ-Team

Své e-maily rozděluji do čtyř kategorií: třídí se automaticky a poté na každý aplikuji svá vlastní pravidla. Hodinu denně věnuji dopisům od zaměstnanců a klientů: pokud odpověď netrvá déle než minutu, hned ji píšu. Pokud potřebujete více než pět minut nebo dopis není první nebo druhý na toto téma, přepnu na telefonickou komunikaci nebo si domluvím schůzku. Jsou zde dopisy nikoli od zaměstnanců a klientů, ale od třetích stran, které mi byly zaslány osobně. Vyhradím si na ně 30 minut týdně a snažím se odpovědět na konci aktuálního dne. Další půlhodinu týdně věnuji čtvrté kategorii dopisů - to jsou mailinglisty, odběry, nabídky, dopisy od lidí, které neznám, vyjde 600-700 zpráv. Z nich jsem četl jen ty, které mě zaujaly v názvu.

Ruslan Fazljev Zakladatel platformy elektronický obchod ecwid

Nejjednodušší věc, kterou můžete s poštou udělat, je neodpovídat na ni. Ne všechno na světě vyžaduje reakci. Ale pokud odpovídám na e-maily, snažím se to udělat určitý čas dny, aniž by byl rozptylován něčím jiným. Používám tento trik: když potřebujete vyčistit krabici od několika stovek dopisů denně, nejprve to filtruji podle typických kontaktů a odpovím na všechny dopisy od jedné protistrany za sebou. Mozek tedy nemění kontext a na vše můžete odpovědět mnohem rychleji.

Vytvořte šablony

Inna Alekseeva CEO PR agentury PR-Partner

Mám pár triků, které skvěle ušetří čas při čtení a odpovídání. Pokud v poště vidím holivar kolegů, partnerů, kontraktorů, tak čtu jen poslední dopis, zbytek neotvírám. Pro odpovědi na standardní dopisy - shrnutí doporučení, počáteční požadavky klienti, požadavky na rozvrhy školení, dotazy ohledně nákupu knih - hojně používám šablony dopisů v ruštině a angličtině, mám jich asi 20. Dále používám tři různé podpisové šablony v ruštině, angličtině a němčině.

Používejte aplikace

Alexej Žebelev Spoluzakladatel online cestovního obchodu Onlinetours.ru

V průběhu let jsem vyzkoušel několik e-mailových klientů: Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, ale nakonec se vrátil do webového rozhraní Gmailu. Klienti si neví rady s mým poštovním archivem, který se za tři roky práce na účtu rozrostl na 97 GB. Z aplikací pro Gmail chci poznamenat služby ActiveInbox a Boomerang pro Gmail. První z nich mě naučil nulové e-maily v doručené poště - nyní se bez toho obejdu, ale na začátku je to velmi pohodlné. Druhý jich má několik zajímavé funkce: odeslání odchozího e-mailu můžete odložit nebo jej na chvíli odstranit příchozí zpráva z krabice. V Boomerang for Gmail používám upomínku v případech, kdy mi protistrana do určité lhůty neodpověděla, ačkoliv měla. Mým malým snem je poslat protistraně automatické připomenutí, že je čas odpovědět, dokud takovou aplikaci nenajdu.

Propojte svou poštu s elektronickým deníkem nebo CRM

Alexey Bessarabsky Vedoucí marketingového oddělení telekomunikační společnosti "Mango Telecom"

Doručenou poštu nechávám prázdnou: některé e-maily smažu, na některé odpovím okamžitě, pokud to nezabere více než pár minut, a ze zbývajících dopisů udělám úkoly nebo materiály ke čtení. Chcete-li to provést, musíte si vybrat program pro sledování úkolů a shromažďování informací: moje volba je Asana a Evernote. Abych změnil dopis na úkol ásan, jednoduše jej přepošlu na speciální adresu. Pro přidání poznámky do Evernote používám zásuvný modul v Outlooku – poznámku z dopisu vytvoříte jedním kliknutím na příslušné tlačítko – nebo přeposlat dopis na speciální adresu, pokud nejsem v Outlooku. V mailu nepoužívám třídění emailů podle projektů – to se dělá mnohem efektivněji ve správci úloh, s prioritizací, termíny a zodpovědnými lidmi. Mám i složku na dočasné uložení dopisů, které potřebuji mít chvíli po ruce: většinou na ně dávám upomínky s termíny.

Odhlásit se z e-mailové korespondence s určitými příjemci

Michail Ljubačov Generální ředitel společnosti pro vývoj a výrobu koženého zboží Liubachev Manufacturing Co

Ke spolupráci se svými partnery, dodavateli, právníky a účetní neustále využívám e-mail. Hlavní nevýhodou e-mailu je vyhledávání dopisů a příloh k nim: abyste našli jeden dopis se smlouvou nebo fakturou, musíte strávit spoustu času: takové dopisy jsou například často odesílány bez záhlaví. Tak jsem před pár měsíci přesunul veškerou svou účetní práci do Staply. Toto je webová aplikace, která automaticky organizuje informace a umožňuje zvýraznit soubory nebo odkazy ve vláknu zpráv. Testování probíhá již několik měsíců a zatím se mi vše líbí. Nyní je snazší najít dokument – ​​stačí přejít do skupiny a zapnout filtr souborů. V blízké budoucnosti plánuji přesunout několik dalších partnerů z e-mailu na Staply, ale jsou zde také potíže - je docela obtížné přesvědčit lidi, aby přešli na Staply. nový systém. Každý je zvyklý na e-mail a kromě toho je rozhraní Staply založeno anglický jazyk, a proto někteří partneři s registrací nespěchají.

První: nezačínejte den e-mailem. Dejte si alespoň hodinu práce s úkoly a až poté se zabývejte písmenky.

Druhý: pracovat s poštou po hodině a zvyknout si to dělat maximálně dvě hodiny denně. Představte si, že jste na dvě hodiny vběhli do kanceláře, protože potřebujete jet na letiště a odjet na dovolenou. co se bude dělat? Nejdůležitější! Každého, kdo mi o tom napíše, upozorňuji takovou automatickou odpovědí: „Ahoj! Pokud jste obdrželi tento dopis, buďte si 100% jisti, že jsem dostal váš. Poštu kontrolujem ve 14:00 a 16:00. Pokud jste mi poslali fakturu nebo mi chcete něco naléhavě sdělit, zavolejte mi prosím na mobil. Děkuji!"

Třetí: Rozdělte poštu na dvě části – doručenou poštu a archiv. Nepřečtené zprávy jsou v doručené poště, zbytek je v archivu. Spousta složek vytváří chaos: Jednou jsem viděl v e-mailu sto složek. Sám je nazývám „složky, které jsou vytvořeny, ale nikdy nebyly použity“. A je čas si na to jednou provždy zvyknout: krásný a přehledný archiv v e-mailech a dokumentech je nemožný. K tomu budete muset najmout samostatného archiváře.