Neprezentovatelné kontaktovat kopii zprávy. Postfix: odeslat kopii každého e-mailu na zadanou e-mailovou adresu

Obchodní komunikace je svůj vlastní svět s vlastními zákony. Hodně záleží na tom, jak tyto zákony dodržujeme: jaký dojem uděláme na kolegy a partnery, na produktivitu práce a dokonce i na kariérní postup.

Zvláštní místo v obchodní komunikaci zaujímá obchodní korespondence, která je nejen každodenní povinností většiny kancelářských pracovníků. Schopnost správně vést obchodní korespondenci může být dobrým pomocníkem při uzavírání ziskových obchodů a budování image vaší firmy.

Podívejme se na některé vlastnosti obchodního dopisu. Obchodní korespondence je tedy:

• používání vzorových frází a klišé
• emoční neutralita,
• sémantická přesnost a stručnost prezentace,
• dobře strukturovaný argument.

obchodní korespondence na anglický jazyk je stejný soubor pravidel a klišé, z nichž některá doporučujeme všem, kteří pracují se zahraničními partnery nebo v mezinárodních společnostech. Upozorňujeme na několik užitečných frází, které ozdobí vaši obchodní korespondenci. Tyto fráze zdůrazní vaši profesionalitu a pomohou utvářet vaši image. obchodník. Začněme!

1. V příloze naleznete

Začněme klasikou. Často musíte k dopisu připojit různé dokumenty nebo jiné soubory. Vynikající je informování příjemce o přítomnosti přílohy tohle udělá fráze. Koneckonců slovo „Attachment“ v překladu znamená „investice“. Fráze by měla být použita na konci dopisu.

Zde je několik příkladů použití:

• V příloze naleznete mé portfolio.
• V příloze naleznete kopii smlouvy/smlouvy.

2. Přeposlal jsem

Tuto frázi lze použít, pokud potřebujete e-mail přeposlat dalším příjemcům. K informování adresáta o tom je fráze „Přeposlal jsem“ perfektní. Například:

• Poslal jsem vám Annin životopis.
• Přeposlal jsem vám Johnův e-mail.

3. Mám kopii

Člověk nezasvěcený do všech tajů zvláštností obchodní korespondence nemusí pochopit, co tato podivná zkratka znamená. Ale my jsme profesionálové. "I've cc'ed" je zkratka, která znamená I have carbon copyed. Fráze znamená „dejte někoho na kopii, abyste mohli přijímat dopisy“.

Pokud tedy potřebujete někomu dát vědět, že do kopie dáváte další příjemce, klidně použijte tuto frázi. Např:

• Napsal jsem Sáře na tento e-mail.
• Napsal jsem Jackovi a Jimmymu tyto e-maily.

S ohledem na zkratky, které nelze použít v obchodní korespondence- pro tento případ se většinou dělá výjimka.

4. Další podrobnosti

Tato fráze je osvědčený způsob, jak zdvořile ukončit svůj dopis v angličtině. „Pro další podrobnosti“ znamená „pro více detailní informace", "v detailech". Příklady použití:

• Pro další podrobnosti mě kdykoliv kontaktujte.
• Pro další podrobnosti napište našemu obchodnímu manažerovi.

Další fráze, která vám pomůže dokončit zdvořile, je "Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte mě kontaktovat." V překladu to znamená "Pokud máte nějaké dotazy, klidně mi napište."

5. Těším se

Fráze „těšit se“ znamená „těšit se“. Pokud se tedy těšíte na odpověď či nějakou jinou akci adresáta, pak by bylo docela vhodné použít tuto frázi. Např:

• Těším se na tvoji odpověď.
• Těším se na vaši odpověď.

Fráze se nejlépe používá na konci dopisu.

Když píšete dopis, musíte být zdvořilí, i když se vám zrovna nechce. Schopnost skládat kompetentní dopisy v jakékoli situaci odráží vaši profesionalitu, dobrý chov a znalost obchodní etiky. Na závěr připomínáme, že v obchodní korespondenci musíte prokázat přesnost formulace a dokonalou gramotnost. Rovněž je nepřípustné používat zkratky (až na vzácné výjimky).

Pište e-maily v angličtině správně, milí přátelé! Hodně štěstí!

Každý den posíláme desítky e-mailů. Někdy je to velmi krátké zprávy, například takové: "Jdeme na oběd?". Někdy – kterým prezentujete svou firmu nebo web. Když je hodně písmen a málo času, začneme spěchat a dělat chyby. Obvykle maličkosti, jako překlep, ale někdy existují takové, které mohou skutečně poškodit vaši pověst a zničit váš vztah s klientem nebo zaměstnancem.

Tomu se lze vyhnout, jen je potřeba být sesbírán a o některých vědět podvodní kameny. Zde jsou nejčastější chyby při odesílání e-mailů. Čtěte pozorně a pamatujte, že nejprve je potřeba si udělat krátkou pauzu, zkontrolovat, zda je vše v pořádku, a teprve poté kliknout na tlačítko „Odeslat“.

Vytáčíte špatnou adresu

Nejčastější a nejnepříjemnější chyba. Představte si, že chcete příteli nebo přítelkyni poslat docela osobní fotografie, ale automaticky zadáte adresu svého šéfa nebo klienta. A teprve poté, co dopis odejde, si s hrůzou uvědomíte, co se právě stalo. Pokud je to nějaká útěcha, každý z nás byl v této situaci alespoň jednou v životě: právníci posílali důvěrné dokumenty na opačnou stranu, designéři poslali rozvržení stránek nesprávnému klientovi a tak dále. Ale když se to stane nám, zdá se, že se nám země vzdaluje pod nohama.

Naštěstí v mnoha poštovních službách, například ve stejném Gmailu, existuje funkce. Zapněte to a zadejte velký časový interval - takže, víte, klidnější.

Zapomněl jsi investovat

Napsal jste, že k dopisu byl připojen soubor, ale zapomněl jste jej připojit. Další častá chyba, která často vede k nedorozuměním a omluvám. Na jednu stranu je to v pořádku, nikdo není dokonalý, ale je lepší si vše nejdřív zkontrolovat, a až potom poslat dopis. A abyste se vyhnuli dotazům ze strany příjemce, doporučujeme uvést všechny přiložené soubory přímo v těle dopisu. Například takto:

Ahoj Maxime! Posílám vám nějaké soubory, jsou v příloze:

Dohoda o službách

GIF s kočkou

Nemyslíš na zdobení

Seznamte se, jak si pamatujete, podle oblečení. Pokud nechcete, aby vás váš e-mail nutil k okamžitému smazání, zapracujte na jeho podobě. Říká se, že by se tomu mělo věnovat tolik času jako obsahu. Dnes je to naštěstí snadné. K tomu doporučujeme použít aplikaci Wix ShoutOut, vybrat si vhodnou šablonu a přidat do ní svůj text. Nejsou vyžadovány žádné speciální znalosti, jen se ujistěte, že vše vypadá úhledně a krásně. Mimochodem, dobrý mailing list má svá tajemství a pravidla, proto vám doporučujeme přečíst si našeho ředitele e-mailového marketingu. Neděkuj.

Neuvádíte předmět

Předmět dopisu plní přibližně stejnou roli jako nadpis textu. Zobrazí se vedle vašeho jména, příjemce to vidí a rozumí tomu, co jste mu poslali: faktura, výsledky schůzky, pracovní nabídka, vzhled webu atd. Pamatujte, že předmět by měl být jasně formulován tak, aby v případě potřeby člověk váš dopis rychle našel, a přesvědčivý, aby ho zaujal, mluvíme-li například o mailing listu. Není to tak dávno, co jsme psali o tom, jestli jste zapomněli - stojí za to si to znovu přečíst.

Neukládáte koncepty

Pokud vás baví psát dopisy textové editory, pak častěji ukládejte, jinak to dopadne tak, že jste celý den seděli nad dopisem a pak najednou zamrzne počítač a vše je pryč. Nebo pište přímo na poštovní služba- poté se všechny vaše náčrty automaticky uloží do složky "Drafts".

Jste nezdvořilý

Zdvořilost v korespondenci je stejně důležitá jako v životě. Zde jsou základní pravidla, která musí všichni a všichni dodržovat:

Vždy poděkujte odesílateli za dopis, zvláště pokud vidíte, že odvedl dobrou práci. Pamatujete si, když jsme se všichni jako děti učili „kouzelná“ slova? Nezapomínejme na ně, přestože jsme již dospělí.

Zachovejte klid, i když je záležitost mimořádně naléhavá a důležitá. Nervozita a výčitky rozhodně k ničemu dobrému nepovedou.

Začněte a ukončete svůj dopis běžnými frázemi. Stupeň formálnosti bude záviset na tom, s kým si dopisujete. Pokud je to váš šéf nebo jen úředník, nepoužívejte „Ahoj“, „Sbohem“ nebo „Polibek“. A naopak, pokud píšete kolegovi nebo kamarádovi, obejdete se bez tradičního „S úctou“.

Nečteš text

Tiskové chyby mohou zkazit celkový dojem, proto si psaný dopis pečlivě přečtěte, nejlépe několikrát. Pochybnosti o pravopisu nebo syntaxi - přejděte na Gramotu.ru. Je lepší sedmkrát měřit, tedy kontrolovat, než se později omlouvat za překlepy a dokazovat, že jste skutečně gramotní.

A mimochodem: pokud se bojíte omylem poslat nedokončený dopis, napište nejprve celý text a až poté zadejte adresu příjemce.

Do kopie dopisu neuvádíte správné osoby

Pojďme zjistit, kdo může váš dopis vůbec obdržet. Pole Komu je primární příjemce. Pole „CC“ je osoba, která obdrží kopii. Nevztahuje se přímo k diskutované problematice, ale chce nebo by si měl být vědom. Pole Skrytá kopie jsou skrytí příjemci. Přidáte je, ale primární příjemce je nevidí. A tady je třeba být opatrný: můžete si splést kopii a skrytou kopii a příjemce si pak bude myslet, že je špehován.

Mějte na paměti, že je důležité, aby si někteří lidé byli vědomi toho, co se děje. Nechcete poslouchat výčitky na téma „Jak jste mě nemohli přidat do kopie?! Pracoval jsem na tomto projektu dva měsíce!“ Máte-li pochybnosti, přidejte všechny, kteří mají s problémem cokoli společného. Možná ne každý bude rád, že je rozptylován, ale žádné stížnosti na vás nebudou.

V Microsoft Outlook můžete nastavit, že pro všechny odeslané zprávy automaticky Skrytá kopie(kopie) bude zaslána do jiných e-mailových konferencí nebo uživatelů.

Jedním ze scénářů, kde je toto pravidlo užitečné, je odpovídat na příchozí zprávy všem členům skupiny E-mailem, například centrum technická podpora. Když jeden člen skupiny odpoví na zprávy, ostatní členové skupiny automaticky obdrží kopii odpovědi, takže všechny odchozí zprávy budou aktuální.

pravidla klienta

Vytvořte pravidlo

Nyní pokaždé, když odešlete zprávu, ať už je to nová zpráva, přepošlete zprávu nebo odpovíte lidem nebo skupinám uvedeným v pravidle, budou automaticky přidáni jako příjemci kopie. Jména osob nebo skupin se nezobrazují v řádku „CC“ Napište zprávu, ale tato jména se zobrazí všem příjemcům zprávy.

Zakázání pravidla

V zobrazení Pošta na kartě Domov zmáčknout tlačítko pravidla > Spravujte pravidla a upozornění.

Na záložce v sekci pravidlo

Klepněte na tlačítko OK.

Pravidla a upozornění.

Rada: dodatečné informace jak rychle deaktivovat toto pravidlo jednotlivé zprávy, viz další část ("").

Použití kategorie k zakázání automatického odesílání kopie pro jednotlivé zprávy

Pokud chcete flexibilitu deaktivace automatických nových pravidel kopírování na základě jediné zprávy, aniž byste museli procházet dialogové okno pravidla a upozornění, můžete spolu s pravidlem použít funkci kategorií v Outlooku.

Rada:

Nejprve musíte vytvořit pravidlo automatické slepé kopie (CC) pro všechny e-mailové zprávy, které odešlete.

Toto konkrétní pravidlo se nazývá pravidla klienta. Pravidlo klienta se spouští pouze v počítači, na kterém je vytvořeno, a spouští se pouze při spuštěné aplikaci Outlook. Pokud byste poslali e-mail pomocí účet e-mailu na jiném počítači, pravidlo se z tohoto počítače nespustí, takže bude vytvořeno na tomto počítači. Stejné pravidlo musí být vytvořeno na každém počítači, který hodláte používat.

Vytvořte pravidlo

Nyní, pokaždé, když odešlete zprávu, ať už se jedná o novou zprávu, když zprávu přepošlete nebo odpovíte lidem, nebo distribuční seznamy uvedené v pravidle budou automaticky přidány jako příjemci kopie. Jména osob ani distribuční seznamy se nezobrazují v řádku "CC" Napište zprávu, ale tato jména se zobrazí všem příjemcům zprávy.

Zakázání pravidla

Chcete-li zabránit odeslání automatické kopie, musíte pravidlo nejprve zakázat.

V Pošta v nabídce Servis zmáčknout tlačítko Pravidla a upozornění.

Na kartě Pravidla e-mailu V kapitole pravidlo zrušte zaškrtnutí políčka odpovídající pravidlu, které jste vytvořili.

Klepněte na tlačítko OK.

Nyní můžete odeslat zprávu bez automatické odesílání jeho kopie dalším lidem nebo seznamům adresátů. Do té doby bude pravidlo neaktivní znovuzavírání v dialogovém okně Pravidla a upozornění.

Rada:

Použití kategorie k zakázání automatického odesílání kopie pro jednotlivé zprávy

Pokud chcete zakázat nové pravidlo automatického kopírování pro jednotlivé zprávy bez otevření dialogového okna Pravidla a upozornění, můžete pravidlo nastavit na kategorii, která je k dispozici v aplikaci Office Outlook 2007.

Upravte pravidlo, které jste vytvořili dříve, aby při přidání zadané kategorie do zprávy pravidlo automaticky neodesílalo kopii.

Když chcete zakázat pravidlo automatického kopírování pro zprávu, použijte na ni kategorii.

Rada: Klávesovou zkratku můžete použít, pokud jste ji zadali při vytváření kategorie.

Při odeslání zprávy se pravidlo automatického odesílání kopie nepoužije.

Bez obchodní korespondence v podnikání kdekoli. Nezáleží na tom, zda píšete jménem firmy, nebo svým jménem jako soukromý podnikatel – obchodní korespondence bude hrát vždy důležitá role. Přesněji řečeno, jak dodržujete jeho pravidla. Vaši potenciální obchodní partneři nebo klienti vás budou hodně posuzovat podle toho, jak s nimi komunikujete. Obchodní dopis je, dalo by se říci, „tvář“ obchodníka. A abychom tuto „tvář“ neztratili, je důležité vědět o zlatých pravidlech obchodní korespondence.

Pravidla obchodního e-mailu

Protože se nyní e-mail používá mnohem častěji než běžná pošta, rozhodli jsme se věnovat pozornost tomu, jak správně vést obchodní korespondenci v síti. Zde je několik doporučení pro vás, jejichž dodržování vám nedovolí ztratit tvář před vaším partnerem.

Název poštovní schránky

První věc, která nás při otevření nového e-mailu upoutá, je adresa, ze které byl odeslán. Mnozí podceňují důležitost tohoto okamžiku a posílají obchodní dopisy ze svých osobních poštovní účty. Na tom není nic špatného, ​​pokud e-mailová adresa obsahuje pouze vaše jméno ve formátu čitelném pro člověka. Ale pokud existují různé přezdívky jako „kissa1988“ nebo „pupsik-26“, pak je posílání obchodního dopisu z takové schránky prostě nepřijatelné. Představte si, jaké emoce bude mít člověk, když dostane obchodní návrh od „miminka“ nebo „sluníčka“.

Také není vítán v obchodní korespondenci poštovní adresy, které začínají [e-mail chráněný], [e-mail chráněný] atd. Takové adresy se prostě neberou vážně a je velká pravděpodobnost, že dopis ani neotevře. Většina nejlepší možnost- je vést obchodní korespondenci z poštovní schránky [e-mail chráněný], kde name je vaše jméno a příjmení, company je název společnosti.

Příjemci

V emailové korespondenci je možné poslat dopis přímému příjemci a další příjemce vložit do kopie. Předpokládá se, že příjemci v kopii dopisu by na něj neměli reagovat. Jsou jako pozvaní pozorovatelé. Proto si předem, před odesláním dopisu, určete, od koho přesně chcete na dopis obdržet odpověď, a správně seřaďte příjemce. Pokud je to možné, nedávejte mezi přímé příjemce dopisů několik lidí. Může se stát, že vám nikdo z nich neodpoví, pokud se každý psychicky rozhodne „přesunout“ tuto odpovědnost na jiného adresáta.

Pokud jste sami skončili v kopii obchodního dopisu, pak, jak jste již pochopili, odesílatel nečeká na vaši odpověď. Pokud by však bylo nutné odpovědět konkrétně vám, můžete to udělat, ale bylo by slušné se na začátku dopisu omluvit za „zasahování“.

Design dopisu

Formální obchodní styl. V obchodní korespondenci se přirozeně používá formální styl psaní. Tento styl se vyznačuje absencí popisných přídavných jmen, zbytečných upřesňování a detailů. Pouze specifika, jasnost a logika. Po napsání obchodního dopisu je užitečné si jej znovu přečíst a odstranit všechny fráze, které nenesou zvláštní sémantickou zátěž a nemění podstatu toho, co bylo napsáno. Teprve když jste přesvědčeni, že všechna taková slova a fráze byly odstraněny, pak můžete říci, že toto pravidlo pro psaní obchodního dopisu bylo dodrženo.

Gramotnost.Říci, že obchodní dopis musí být napsán správně a bez chyb, je jako říkat „sněhulák musí být ze sněhu“. Toto pravidlo však nelze nezmínit. Gramotnost je základním prvkem každého psaní. Člověka, který napíše obchodní dopis s pravopisnými chybami, pravděpodobně nikdo nebude brát vážně.

Předmět dopisu. Je nutné to napsat. Zkuste to navíc napsat stručně, ale výstižně – tak, aby na jeden pohled bylo příjemci hned jasné, o čem dopis bude. V žádném případě by se téma nemělo skládat z jednoho slova. "Informace", "Otázka" atd. – Nesprávný předmět obchodního e-mailu. "Obchodní nabídka od společnosti X" je to správné téma. Pokud jsou informace ve vašem dopise obzvláště důležité, můžete je označit speciálním příznakem „důležitost“, který je k dispozici téměř ve všech e-mailových službách.

Písmo. Text dopisu by měl být především čitelný. Použijte tedy písmo Arial nebo Times Nový Roman, vyberte průměrnou velikost (například v mail.ru mail optimální velikost písmo - 3). Neexperimentujte s písmy ani barvami. V obchodní korespondenci je to nevhodné. Nepoužívat cap lock, vykřičníky a různé Speciální symboly(včetně emotikonů). Jediné, co je povoleno, je psaní některých frází kurzívou resp tučně. Ale snažte se to používat pouze v případě, že je to nezbytně nutné.

Pro snadnější čtení a lepší sdělení můžete v textu dopisu použít podnadpisy. Ale nemělo by jich být příliš mnoho - ne více než 3-4.

Jeden odstavec dopisu by neměl být natažen na více než 4 řádky textu. Když čteme velmi dlouhé odstavce, text splývá a hlavní myšlenka se může ztratit.

Jakékoli převody a seznamy by měly být provedeny pomocí speciálních značek.

Firemní šablona. Bude skvělé, když vytvoříte šablonu firemního e-mailu ve vašem firemním stylu. A všechny obchodní dopisy budete posílat pouze s touto šablonou. To vám umožní odlišit se od ostatních, ale zachovat formálnost vyžadovanou obchodním dopisem. S „brandingem“ byste to však neměli přehánět – přílišná kreativita dopisu jen uškodí. Koneckonců, mluvíme o obchodní komunikaci, ne o zábavě. Nezapomeňte také, že příjemci mohou vaše dopisy číst nejen na počítači, ale také na mobilní zařízení. Proto musí být šablona optimalizována pro různá rozlišení obrazovky.

V jednom dopise by měl být pouze jeden informační důvod. A v souladu s tím by od příjemce měla být implikována pouze jedna cílová akce. Za nesprávné se považuje, pokud v jednom dopise obsahuje více dotazů, návrhů nebo žádostí adresátovi najednou.

Jakýkoli obchodní dopis by měl být rozdělen do následujících částí:
- úvod;
- hlavní část;
- závěr.

V úvodu stručně uveďte účel dopisu a důvody jeho napsání. Hlavní částí je samotná podstata dopisu. Na závěr je třeba shrnout výše uvedené - mohou to být závěry, požadavky, pokyny, návrhy a tak dále. Je vysoce nežádoucí používat v obchodní korespondenci jakékoli „dovětky“. Dopis by neměl obsahovat aforismy, metafory, přísloví a podobně.

Pokud potřebujete odeslat dopis grafický obrázek, pak jej nevkládejte do samotného textu dopisu, ale přiložte samostatný soubor. Obrázky se nemusí zobrazovat správně na různá zařízení nebo být v rozhraní zcela deaktivován poštovní program příjemce. V textu dopisu v případě potřeby jednoduše uveďte „informace jsou v přiloženém souboru“. Pokud existuje několik takových souborů, nezapomeňte napsat jejich názvy.

Pokud používáte zkratky a zkratky, musíte si být 100% jisti, že příjemce pochopí, co máte na mysli. Obecně je lepší hrát na jistotu a takové věci nepoužívat.

Nedostatek emocí. Obchodní dopisy by neměly obsahovat žádné emocionální zabarvení. Vůbec. A to i v případě, že napíšete stížnost a opravdu chcete ukázat plnost svého rozhořčení, nebo naopak upřímně děkujete svému partnerovi za úspěšný obchod. Obchodní dopis by měl být zdrženlivý a dokonce poněkud chladnokrevný. Každý člověk oceňuje svou individualitu, ale obchodní korespondence nikoli Nejlepší způsob projevit to. Formální dopis od veselého nebo smutného člověka, školníka popř výkonný ředitel by mělo být stejné.

Použití obchodní slovní zásoby. K propojení vět v obchodní korespondenci se používají následující sady výrazů:

1) z tohoto důvodu;
2) na základě čeho;
3) kvůli (něčemu);
4) v souladu s;
5) na základě;
6) zvažování;
7) zvažování;
co sloužilo.

A tak dále. Také v obchodních dopisech je povoleno používat zkratky a zkratky, které jsou obecně přijímány v odvětví, v němž je dopis napsán. Pokud pochybujete, zda příjemce porozumí konkrétní zkratce, pak je lepší napsat frázi celou.

Pozdravy. Prosím, nikdy nepoužívejte klišé "Dobrý den". To je, dalo by se říci, špatná forma nejen obchodní korespondence, ale v zásadě i e-mailů. Nejlepší možnost pozdravy - "Dobrý den, jméno / jméno patronymické." Mimochodem, je dobré oslovit příjemce dopisu jménem, ​​a to nejen v pozdravu, ale i dále v textu. Pokud píšete dopis osobě, kterou osobně neznáte, musíte hned na začátku dopisu uvést, odkud jste získali adresu příjemce.

Velikost písmen. Obchodní dopis není kus umění a ne vaše osobní myšlenky „na toto téma“. Dopis by měl být co nejkratší, aby zprostředkoval úplnost informací v něm obsažených. Optimální je, pokud se text dopisu vejde do jedné „obrazovky“. Čtení dlouhých dopisů je únavné a mnoho lidí to obtěžuje.

Odpovědi na dopisy. Když odpovídáte na přijatý e-mail, vždy klikněte na tlačítko „Odpovědět“, nikoli na tlačítko „Napsat e-mail“. Při první možnosti se ve vaší odpovědi automaticky vytáhne celá historie korespondence. To je správné, protože člověk si nemusí hned vzpomenout, kdo jste a co po něm chcete, pokud nevidí pozadí. Zvláště pokud od posledního dopisu uplynulo více než 5 dní. Můžete zcela bezpečně citovat svého partnera, když odpovídáte na jeho dopis. To mu dá příležitost zapamatovat si, co bylo probráno v předchozím dopise.

Vždy poděkujte partnerovi, kde je to vhodné. Můžete například napsat „Vladimire, děkuji za váš dopis“ nebo „Irino Alekseevno, děkuji za tak rychlou odpověď.“ Takové nuance ukážou vaši úctu k partnerovi a zjemní náladu elektronické komunikace.

Pokud vám partner poslal dopis, ve kterém vám vyjádřil svou nespokojenost nebo dokonce upřímně hrubý, snažte se mu neodpovídat stejným způsobem, bez ohledu na to, jak moc byste chtěli. Situace se liší, ale vždy reagujte zdvořile a zdrženlivě.

Samozřejmě čím dříve na dopis odpovíte, tím lépe. Skvělé, pokud můžete odpovědět během několika hodin. Tento časový rámec je optimální. Ale řekněme, že odpověď je během několika dní. Psychologové tvrdí, že pro člověka nejpohodlnější doba čekání na odpověď na email je 48 hodin, tedy dva dny. Pokud musíte čekat déle, může to být již vnímáno jako neuctivé nebo ignorované. Pokud problém uvedený v dopise vyžaduje více času, abyste odpověděli, pak nezapomeňte napsat, že jste dopis obdrželi, přijali jej k posouzení a do určité doby odpovíte. Tímto způsobem se odesílatel alespoň nebude cítit ignorován.

Závěr dopisu. Na konec dopisu byste neměli psát fráze, které lze vnímat jako pokus o manipulaci: „Opravdu doufám v výhodnou spolupráci“, „Předem děkuji za odpověď“ a tak dále. V elektronické obchodní korespondenci je lepší se rozloučit frázemi „S úctou“, „Moje upřímné přání“ a podobně. Ano, takové fráze jsou stereotypní, ale pro obchodní komunikaci jsou nejvhodnější. Do podpisu napište své jméno, příjmení, funkci a název firmy. Zanechte také kontakty, pomocí kterých vás lze kontaktovat, kromě e-mailu.

Čas odeslání dopisu. E-maily samozřejmě nejsou určeny ke čtení ihned po jejich přijetí. Nicméně v etice podnikání e-mailem Za nesprávné se považuje zasílání dopisů o víkendech a svátcích, stejně jako pozdě večer nebo v noci. Snažte se dodržovat standardní pracovní dobu.

A samozřejmě před kliknutím na tlačítko „odeslat“ pečlivě zkontrolujte pravopis jména a e-mailové adresy příjemce a také si znovu přečtěte celý text dopisu a zkontrolujte, zda neobsahuje překlepy nebo nesprávné fráze.

Většina poštovní klienti, počítaje v to gmail, Yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird , poskytují možnost odeslat jeden e-mail velkému počtu příjemců. Obvykle to můžete provést pomocí funkce kopírovat(v angličtině se pro jeho označení používá zkratka SS), nebo Skrytá kopie (CCB). Při odesílání zprávy na kopie příjemci mohou vidět emailová adresa další lidé, kterým byl tento dopis rovněž zaslán. Ve druhém případě je identita dalších příjemců skryta.

Přidání adresy příjemce

Někteří e-mailoví klienti umožňují jednoduše zadat uživatelské jméno do pole, které program automaticky vyplní.

Pokud toto pole použijete k odeslání e-mailu více lidem, uvidí je každý z nich úplný seznam další příjemci.

Jak zkopírovat e-mail

Příjemce e-mailu můžete uvést jednoduchým zadáním seznamu adres do pole kopírovat, který se obvykle nachází bezprostředně pod polem Komu. Všichni v tomto řetězci příjemců uvidí jména a e-mailové adresy všech ostatních příjemců:

Jak vytvořit skrytou kopii e-mailu

Tuto funkci můžete použít pro individuální i skupinové e-maily. To je užitečné zejména v případě, že chcete zachovat soukromí svých kontaktů, chránit je před spamem a spamem nebo jednoduše nechcete, aby vaši příjemci věděli, kdo obdržel stejnou zprávu.

Pole Skrytá kopie není vždy k dispozici ve výchozím nastavení pro všechny e-mailové klienty. Například v Výhled Budete muset jít do Možnosti pro přístup k nastavení; PROTI Thunderbird budete muset vybrat tuto funkci z rozbalovací nabídky; PROTI gmail musíte stisknout tlačítko kopírovat A Skrytá kopie; PROTI Windows Live Pošta Budete muset současně stisknout tlačítka alt + B.

Obrázek: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com