Undivided یک کپی را به ایمیل من ارسال کنید. ساده ترین شکل ارسال داده به نامه با استفاده از HTML و PHP. سایر گزینه های کنترل

تمام قوانین ابتدایی که در زیر ذکر شده است در درجه اول به مکاتبات تجاری با شرکا، همکاران، مشتریان و مجریان شما مربوط می شود. استفاده از آنها در مکاتبات شخصی یک موضوع خصوصی برای همه است. با این حال، پیروی از این قوانین در مکاتبات شخصی فقط یک تصور خوب در مورد شما ایجاد می کند.

اخلاق ایمیل تجاری

اگر به طور ناگهانی نمی خواهید بیشتر بخوانید، خود را به حداقل قوانین اساسی زیر محدود کنید:

• لطفاً هنگام پاسخ دادن از دکمه "پاسخ به همه" استفاده کنید.با این کار کپی هایی از گیرندگان ایمیل اولیه حفظ می شود تا پاسخ شما از آنها عبور نکند. من به شدت توصیه می کنم که دکمه "پاسخ" را در تنظیمات رابط پنهان کنید. در صورت لزوم، می توانید گیرندگان ناخواسته را "با دست" حذف کنید.
• قسمت "موضوع" را خالی نگذارید.افرادی که با آنها مکاتبه می کنید ممکن است صدها ایمیل در روز دریافت کنند و از این قسمت برای ارزیابی سریع اهمیت و محتوای یک ایمیل استفاده می کنند.
• نقل قول نامه هاپاسخ خود را با یک ایمیل جدید شروع نکنید، روی "پاسخ به همه" در ایمیل دریافتی کلیک کنید و ویژگی نقل قول را هنگام پاسخ دادن و ارسال در تنظیمات مشتری ایمیل خود خاموش نکنید.
• وقتی به طور کامل نقل شود(اگر پاسخ شما به کل نامه است) متن پاسخ را در ابتدای نامه بنویسید و نه در انتهای آن، در پایین.

آیا ما ادامه خواهیم داد؟

دریافت نامه ها

1. نامه های دریافتی باید خوانده شوند. اگر نامه ای دریافت کردید به این معنی است که شخصی آن را به دلایلی ارسال کرده است (البته در اینجا اسپم در نظر گرفته نمی شود). اگر شخصی حروفی داشته باشد که به عنوان خوانده نشده علامت گذاری شده اند، و از یک روز قدیمی تر باشند، نمی داند چگونه با نامه کار کند. با این حال، قابل بخشش است اگر:
   • فرد به طور غیر منتظره درگذشت یا بیمار شد.
   • کار با پست بخشی از وظایف رسمی او نیست (پس نیازی به ایمیل خدماتی ندارد).
2. اگر مدیر نیستید، نامه های خود را حداقل 2 بار در روز چک کنید: صبح و بعد از ظهر. پاسخ ندادن به سوال تولیدی شما می تواند کار دیگران را متوقف کند و حل و فصل مسائل را به تاخیر بیندازد.
3. اگر یک مدیر هستید، روز کاری شما باید با راه اندازی یک سرویس گیرنده ایمیل شروع شود که تمام روز بارگیری نمی شود و به طور خودکار ایمیل را بررسی می کند. حداقل هر 10 دقیقه (ترجیحاً 1-3 دقیقه) تحویل/دریافت ایمیل خودکار را تنظیم کنید.
4. شما نامه ای دریافت کرده اید. اگر خیلی مشغول هستید، فوراً ارزیابی کنید که از چه کسی است، موضوع را بررسی کنید - این به شما کمک می کند تا سریعا تصمیم بگیرید که آیا نامه نیاز به پاسخ فوری دارد یا می تواند کمی صبر کند.
5. اگر می توانید، لطفا سریعا پاسخ دهید. این ساده‌ترین و کارآمدترین راه برای به حرکت درآوردن کارها و انباشتن نامه‌ها است.
6. اگر متوجه شدید که نمی توانید ظرف یک روز پاسخ دهید، بهتر است فوراً بنویسید "در عرض چند روز پاسخ خواهم داد" یا حداقل "کمی بعد پاسخ خواهم داد".

فیلدهای به، رونوشت، رونوشت مخفی

1. لازم به یادآوری است که فیلدهای "به" ("به")، "CC" ("کپی") و "BCC" ("Bcc") وجود دارد. اقدامات بعدی شما (و اقدامات شرکای مکاتباتی) پس از دریافت نامه به آنها بستگی دارد:
   • "به" ("به") - نامه و اطلاعات یا سؤالات موجود در آن مستقیماً به گیرنده ارسال می شود. در صورت ارسال سوال، منتظر پاسخ از طرف مخاطب مشخص شده در قسمت "به" هستید. اگر شما گیرنده هستید، پس باید پاسخ دهید.
   • "SS" ("کپی") - گیرندگانی که در کپی ها ایستاده اند نامه ای "برای اطلاعات"، برای اطلاعات دریافت می کنند، یا "برای شهادت دعوت می شوند". گیرنده در کپی ها نباید به طور کلی به نامه پاسخ دهد. علاوه بر این، اگر در صورت لزوم، با عبارت «متاسفم که دخالت می کنم» شروع کنید، مؤدبانه محسوب می شود.
   • "BCC" ("کپی کور") - زمینه ای برای "دسیسه های کاخ". با تعیین گیرنده در این قسمت، شما "مخفیانه" این نامه را برای او ارسال می کنید: گیرنده اصلی یا کسانی که در نسخه ها هستند از واقعیت ارسال نامه به این شخص اطلاعی ندارند. همچنین برای ارسال انبوه استفاده می شود تا همه گیرندگان دفترچه آدرس شما را نشناسند.
2. لطفاً هنگام پاسخ دادن از دکمه "پاسخ به همه" استفاده کنید. با این کار کپی هایی از گیرندگان ایمیل اولیه حفظ می شود و پاسخ شما آنها را از دست نخواهد داد.
3. از کپی نامه هایی که افراد در آنجا توسط خبرنگار شما اضافه شده اند حذف نکنید. اگر می‌خواهید به چیزی شخصی پاسخ دهید تا سایر خبرنگاران پاسخ شما را دریافت نکنند، همه را از نسخه‌ها حذف کنید، به جز کسی که نامه را نوشته است (بله، ما هرگز از دکمه «پاسخ» استفاده نمی‌کنیم).
4. اگر در نامه دریافتی در قسمت "به" بیش از دو گیرنده وجود داشته باشد، به این معنی است که هر دو یا هر یک از آنها باید پاسخ دهند. در نظر بگیرید که هر دو باید پاسخ دهند - اگر نامه خطاب به شما و شخص دیگری است، آن را نیز پاسخ دهید (حتی اگر پاسخی مانند "این سوال قطعا برای من نیست، اجازه دهید فلان پاسخ دهد").
5. به نوبه خود، اکیداً توصیه می شود که بیش از یک گیرنده را در قسمت "به" وارد نکنید. در نامه ای که به دو نفر ارسال می شود، از هیچ کدام پاسخی دریافت نمی کنید، زیرا هر کدام فکر می کنند که دیگری پاسخ خواهد داد. همه این مقاله را نخوانده اند.
6. ارسال مکاتبات خصوصی به لیست پستی بدون رضایت شرکت کنندگان در مکاتبات غیراخلاقی است!

فیلد موضوع

1. آن را خالی نگذارید.
2. موضوع نامه باید کوتاه باشد، اما منعکس کننده محتوای اصلی، موضوع نامه باشد. تیترهایی مانند "سوال"، "سلام!" یا سرفصل‌های خالی به شما به عنوان یک مبتدی که مهارت‌های اولیه نوشتن تجاری را ندارید، خیانت می‌کند.
3. هنگامی که به یکی از چندین ایمیل با موضوعات مختلف پاسخ می دهید، به ایمیل های صحیح پاسخ دهید. به نامه با موضوع «جلسه روز سه شنبه 18.04» در مورد جلسه و نامه «مواد چاپی» در مورد مواد چاپ پاسخ دهید. این به دلیل استناد به مکاتبات قبلی است (به بخش نامه نگاری زیر مراجعه کنید).
4. اگر نیاز به ارسال دوره‌ای ایمیل مانند گزارش‌های هفتگی دارید، سعی کنید هدر را ثابت نگه دارید یا حداقل بخشی از آن ثابت باشد تا گیرنده بتواند قوانین (قوانین) خودکاری را برای مرتب‌سازی چنین نامه‌هایی تنظیم کند.

اهمیت نوشتن

1. اگر نامه حاوی اطلاعاتی در مورد تغییرات فوری، متن قرارداد یا سایر اطلاعاتی است که قبل از هر چیز باید به آنها توجه کنید - از اهمیت "بالا" استفاده کنید، این نامه را در پوشه Inbox برجسته می کند.
2. بیهوده از اهمیت "بالا" استفاده نکنید - افراد "پر سر و صدا" آزار دهنده هستند، متواضع تر باشید.
3. یک نامه شخصی به یک خبرنگار تجاری یا نامه ای با تصویر یا پیوند خنده دار را به عنوان پایین علامت گذاری کنید.

نوشتن نامه (پاسخ)

1. با سلام شروع کنید، مودبانه است. "هی گریا!" می گوید که شما برای نوشتن نام یک شخص تنبل هستید. حتی فقط "آندری!" یا "عصر بخیر!" کاملا مودب و کافی
2. با آن شخص به همان زبان صحبت کنید. این نه تنها در مورد زبان روسی/انگلیسی، بلکه در مورد فرم متن نیز صدق می کند. اگر نامه ای رسمی دریافت کرده اید، پاسخ غیررسمی به آن بی احترامی به پاسخ دهنده و نشان دادن فرهنگ پایین شما خواهد بود. پاسخ رسمی به درخواست تجدیدنظر غیررسمی یا فراخوانی برای رعایت مقررات است یا صرفاً توسط قوانین شرکت الزامی است.
3. سعی کنید همیشه به آخرین حرف در زنجیره مکاتبات پاسخ دهید، نه به حرف میانی.
4. از translit استفاده نکنیدبه جز زمانی که حروفی را از شرایطی که در آن تایپ متن متفاوت دشوار است (مثلاً از تلفن همراه یا از رایانه بدون طرح صفحه کلید روسی) ارسال می کنید.
5. اگر سرویس گیرنده ایمیل شما روسی را پشتیبانی نمی کند یا رمزگذاری ها را خراب می کند، متن پاسخ را به عنوان پیوست پیوست کنید.
6. یک نامه تجاری باید دقیق، مختصر و مشخص باشد:
   • دقت - داده های دقیقی را که به آنها اشاره می کنید (تاریخ و موضوع ایمیل دیگر، تاریخ جلسه، دستور جلسه، نام فایل، پیوند به یک سند در وب و غیره) مشخص کنید.
   • مختصر - برخی در سه صفحه آنچه را می توان در سه جمله نوشت. کسی که شفاف فکر می کند، واضح بیان می کند و خبرنگار شما این را می بیند.
   • دقت - باید از نامه مشخص شود که دقیقاً چه چیزی از گیرنده مورد نیاز است ، چه اقداماتی از او می خواهند.
7. مکاتبات تجاری مکانی برای تمرینات نامه نگاری و محلی برای ابراز احساسات نیست. برای این، انجمن ها، اتاق های گفتگو و سایر وسایل ارتباط الکترونیکی بین فردی وجود دارد. یک متن تجاری مختصر خشکی نیست، بلکه صرفه جویی در زمان و دقت فکر است.
8. اگر نامه حاوی چندین سوال، موضوع یا کار است، آنها را ساختاربندی کنید و با پاراگراف هایی با یا بدون شماره گذاری از هم جدا کنید. خواندن یک "جریان فکر" مداوم دشوار است، در حالی که به راحتی می توان از نکته اصلی نامه غافل شد. علاوه بر این، برخی از افراد تمایل دارند فوراً نامه ای با ساختار ضعیف به سطل زباله ارسال کنند (اگرچه این احتمالاً افراط گرایی است).
9. به خاطر داشته باشید که پاسخ به یک درخواست یا کار این است که "بیایید آن را انجام دهیم!" ناقص "ما این کار را تا فلان تاریخ انجام خواهیم داد"، "در چند روز"، "پس از فلان رویداد" - اینها پاسخ های دقیق تر و دقیق تر هستند.
10. اگر نامه به گونه ای باشد که بتوان به سادگی با "ok" به آن پاسخ داد، احتمالاً پاسخ بسیار سریعتر دریافت می شود. به عنوان مثال، اگر چندین گزینه برای انجام چه کاری وجود دارد، یک گزینه پیش فرض را پیشنهاد دهید.
11. متن نباید دارای خطا باشد. اوچپیاتکیترسناک نیست، اما اگر کلمه را به اشتباه در هر حرف بنویسید و بنویسید، خیلی سریع قابل توجه می شود و "تروئیکا" شما با منهای روسی آشکار می شود (و همچنین نتیجه گیری های احتمالی بیشتر در مورد سطح کلی تحصیلات و فرهنگ شما).
12. سعی کنید از قالب بندی html ایمیل استفاده نکنید. متأسفانه این فرمت برای نوشتن حروف پیش فرض در Outlook است، اما هنگام استفاده از آن، به خصوص در هنگام نقل قول (پاسخ و فوروارد)، سؤالات زیادی ایجاد می شود.
13. اگر نامه ای را با فرمت html دریافت کردید، آن را به متن ساده تغییر ندهید، این امر درک اطلاعات توسط فرستنده هنگام دریافت پاسخ شما را از بین می برد. هر چه خبرنگار شما برای شما اهمیت بیشتری داشته باشد، حفظ درک کافی از او اهمیت بیشتری دارد. می‌توانید با برجسته کردن پاسخ‌های خود در نقل‌قول html با رنگ کنار بیایید، یا می‌توانید از دکمه «کاهش تورفتگی» در پانل قالب‌بندی html استفاده کنید (اگرچه تفاوت‌های ظریفی وجود دارد).
14. متن نامه اصلی را نقل کنید. به نظر شما این به چه معناست؟ من هم نمی دانم: به: AIST یک پرنده خلاق است موضوع: پاسخ: پاسخ: پاسخ: سوال خوب! واسیا
15. هرگز در نقل متن شخص دیگری تصحیح نکنید! این یک نوع نامه جعلی است.
16. هنگام نقل قول کامل (اگر پاسخ شما به کل نامه است)، متن پاسخ را در ابتدای نامه بنویسید نه در پایان.
17. اگر نقطه به نقطه با استفاده از نقل قول پاسخ می دهید، نقل قول را با خطوط خالی بالا و پایین جدا کنید و از حروف بزرگ در ابتدای جملات استفاده کنید. سعی کنید پاسخ‌ها را در اینجا بیابید: > پیشنهاد می‌کنیم لوگوی پیوست شده را جایگزین کنید، > از آنجایی که این لوگوی بسیار رنگارنگ روی پس‌زمینه آرم را در پیوست پیدا نکرده است > کتیبه را تصحیح کنید - به جای "ماهی" باید "برده" بنویسید! > در غیر این صورت دچار سوء تفاهم می شویم، کتیبه تصحیح شده است، متاسفم > و آخرین ...

    امروزه تقریباً هر شخصی یک ایمیل (ایمیل) و حتی چندین ایمیل دارد. در عین حال، اغلب ایمیل حاوی مقدار زیادی اطلاعات مهم است. و از دست دادن آن می تواند بدتر از گرفتن و فرمت کردن هارد دیسک کامپیوتر شما باشد. بنابراین، مراقبت از ایجاد نسخه‌های پشتیبان، به اصطلاح پشتیبان‌گیری از نامه‌هایتان، کاری کمتر از پشتیبان‌گیری از اسناد شما نیست. اما راه حل او به اندازه کپی کردن فایل ها از یک مکان به مکان دیگر بی اهمیت نیست. حتی اگر فایل های برنامه ایمیل را پیدا کنید که همه ایمیل های شما را ذخیره می کند، انجام کاری با آنها برای شما دشوار خواهد بود. سعی کنید به چند سوال برای خود پاسخ دهید: "چگونه ایمیل ها را بازیابی می کنید؟"، "چگونه یکی از ایمیل ها را مشاهده می کنید؟"، "چگونه می خواهید ایمیل مورد نیاز خود را در نسخه پشتیبان جستجو کنید؟" و غیره. تقریباً برای همه سؤالات پاسخ واحدی وجود ندارد، یا آنقدر پیچیده خواهد بود که به سرعت آن را رد می کنید.

    کلاس ابزارهای در نظر گرفته شده در بررسی به شما این امکان را می دهد که نه تنها نامه های گرانبهای خود را در مکانی امن نگهداری کنید، بلکه عملیات ساده ای مانند مشاهده، جستجو و غیره را نیز با آنها انجام دهید.

    بررسی برنامه های پشتیبان گیری ایمیل رایگان

    MaiStore Home یک ابزار قدرتمند پشتیبان‌گیری ایمیل است

    به شما امکان می‌دهد از همه پیام‌های ایمیل (ایمیل) از برنامه‌های مختلف و سرویس‌های آنلاین نسخه پشتیبان تهیه کنید و آنها را در یک آرشیو امن ذخیره کنید. ابزار واقعاً می داند که چگونه با اندازه های بزرگ کار کند. احساس کردن آن آسان است، فقط سعی کنید به دنبال چیزی بگردید، و خواهید دید که سرعت آن به سادگی شگفت انگیز است. متعلق به دسته "یک بار پیکربندی - استفاده" است. این ابزار یک رابط نسبتاً منعطف برای تنظیم بازیابی از یک نسخه پشتیبان دارد. بنابراین همیشه می توانید به سرعت هر چیزی را که نیاز دارید بازیابی کنید. همیشه به یاد داشته باشید که این ابزار از تنظیمات حساب و مخاطبین شما نسخه پشتیبان تهیه نمی کند، اگرچه همیشه می توانید مورد دوم را از ایمیل ها بازیابی کنید.

    امکان ایجاد پشتیبان:

    • Microsoft Outlook 2000، XP، 2003، 2007، 2010، 2013
    • Outlook Express، Windows Mail و Windows Live Mail
    • Microsoft Exchange Server 2003، 2007، 2010، 2013
    • موزیلا تاندربرد و میمون دریایی
    • POP3 و IMAP (از جمله سرویس‌های پست الکترونیکی مانند Gmail و Yahoo)
    • مایکروسافت آفیس 365 (اکسچنج آنلاین)
    • eml. و فایل های دیگر

    برای محصولی با این ماهیت، MailStore اغلب به‌روزرسانی می‌شود. این به شما اطمینان می دهد که در یک سال دیگر مجبور نخواهید بود دوباره به دنبال ابزار مناسب بگردید و همه چیز را دوباره تنظیم کنید. در برخی از نقاط، رابط کاربری کمی زاویه دار ساخته شده است. اما، با این وجود، استفاده از ابزار بسیار آسان و ساده است. می‌توانید ایمیل‌ها را مستقیماً از یک نسخه پشتیبان بخوانید، و این کار به همان راحتی خواهد بود که گویی آنها را از مشتریان ایمیل می‌خوانید. حتی می توانید مستقیماً از MailStore به پیام ها پاسخ دهید. می توان گفت که این برنامه برای کاربران در هر سطحی مناسب است.

    KLS Mail Backup یک برنامه ساده و با کیفیت برای ایجاد پشتیبان از نامه است

    یک ابزار ساده و با کیفیت است که برای ایجاد نسخه های پشتیبان از ایمیل (ایمیل) بسیاری از سرویس گیرندگان ایمیل محبوب طراحی شده است. همچنین به شما امکان می دهد از پروفایل های برنامه های مختلف اینترنتی نسخه پشتیبان تهیه کنید. این ابزار از فرمت شناخته شده Zip برای فشرده سازی و ذخیره پیام های ایمیل استفاده می کند. بنابراین همیشه می توانید مستقیماً به پیام های خود دسترسی داشته باشید. فرآیندهای ایجاد و بازیابی نسخه های پشتیبان توسط جادوگران راه اندازی ویژه نشان داده می شود. حتی بی تجربه ترین کاربر هم می تواند به سرعت بفهمد چه چیزی چیست و شروع به استفاده از آن کند. پشتیبان‌گیری ایمیل KLS فقط برای استفاده شخصی رایگان است.

    KLS Mail Backup نمی تواند با پروتکل های POP و IMAP کار کند. این بدان معنی است که شما نمی توانید از ایمیل خود مستقیماً از سرور نسخه پشتیبان تهیه کنید.

    انواع محصولات پشتیبان ...

    MozBackup یک ابزار پشتیبان گیری برای برنامه های زیر است: MozSuite/SeaMonkey، Mozilla Firefox، Mozilla Thunderbird، Netscape، Flock، Sunbird، Spicebird، PostBox و Wyzo. این ایمیل، نشانک ها، دفترچه آدرس، رمز عبور و موارد دیگر را ذخیره می کند.

    Comodo Backup یک ابزار عمومی برای پشتیبان‌گیری است که به شما امکان می‌دهد پشتیبان‌گیری از ایمیل ایجاد کنید. همچنین 5 گیگابایت فضای ذخیره سازی آنلاین به صورت رایگان دریافت می کنید. Comodo توسط مشتریانی تامین می شود که از فضای ذخیره سازی آنلاین به صورت تجاری استفاده می کنند. از Thunderbird، Microsoft Outlook، Windows Live Mail و OutLook Express پشتیبانی می کند. همچنین به شما امکان می دهد از فایل ها و پوشه ها نسخه پشتیبان تهیه کنید.

    MailBrowserBackup یک برنامه قابل حمل ساده است که Internet Explorer، Mozilla Firefox (نمایه)، Flock، Windows Mail، Windows Contacts (Win 7)، Windows Live Mail، Mozilla Thunderbird، Opera (مرورگر و ایمیل)، Apple Safari، Google Chrome، SRWare Iron، FileZilla Messen FTP Client و Windows Plus را شناسایی و ارائه می دهد.

    در ویندوز 7، باید برنامه را به‌عنوان مدیر یا به‌عنوان یک حساب کاربری مرتبط با Windows Contacts اجرا کنید، در غیر این صورت ابزار نمی‌تواند یک نسخه پشتیبان برای آن ایجاد کند.

    مایکروسافت یک برنامه پشتیبان رایگان برای Outlook ارائه می دهد که از فایل های pst شما نسخه پشتیبان تهیه می کند. با Outlook 2002 به بعد کار می کند.

    Gmail Backup (سایت دیگر در دسترس نیست) یک راه حل منبع باز است که به شما امکان می دهد با استفاده از پروتکل IMAP نسخه های پشتیبان از ایمیل های خود ایجاد کنید.

    راهنمای سریع (لینک های دانلود نرم افزار پشتیبان ایمیل رایگان)

    MailStoreHome

    		از تمام پیام های ایمیل از چندین برنامه و حساب پشتیبان تهیه کنید. جستجوی سریع. سهولت کار با پشتیبان گیری پشتیبان گیری از POP3 و IMAP (از جمله ایمیل های اینترنتی مانند Gmail و Yahoo! Mail). استفاده بسیار آسان.
    		مایکروسافت دات نت نیاز دارد.
    		-------------
    		http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx
    		5.5 مگابایت 8.1 رایگان فقط برای استفاده خصوصی Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8

    پشتیبان گیری ایمیل KLS

    		بسیاری از مشتریان ایمیل محبوب. ابزاری واضح و ساده برای ایجاد پشتیبان. از آرشیوهای فشرده برای ذخیره نامه های خود استفاده می کند تا همیشه به ایمیل خود دسترسی مستقیم داشته باشید.
    		از پروتکل های POP و IMAP پشتیبانی نمی کند. این بدان معنی است که شما نمی توانید به طور مستقیم از سرور ایمیل بک آپ تهیه کنید.

    پشتیبان گیری از Mail.ruاز طریق شبکه با استفاده از افزونه "E-mail" با استفاده از پروتکل IMAP انجام می شود. Handy Backup کپی مستقیم نامه را بدون استفاده از مشتریان محلی و سایت های واسطه فراهم می کند.

    اصول پشتیبان گیری Mail.ru با Handy Backup

    پلاگین "E-mail" دسترسی از طریق پروتکل IMAP به هر سرور پستی راه دوری که از این پروتکل پشتیبانی می کند، از جمله سرویس پستی mail.ru (پشتیبان Mail.ru) را فراهم می کند. یک نسخه پشتیبان از نامه Mail ru با استفاده از این افزونه به طور خودکار ایجاد می شود.

    چگونه با استفاده از افزونه E-mail از ایمیل Mail.ru یک نسخه پشتیبان تهیه کنیم؟

    برای اینکه پشتیبان‌گیری ایمیل Mail.ru را به یک کار پشتیبان خودکار دستی تبدیل کنید، لطفاً از دستورالعمل‌های زیر استفاده کنید:

    1. Handy Backup را باز کنید. با استفاده از کلیدهای Ctrl+N یا دکمه، یک کار جدید را فراخوانی کنید.
    2. در جادوگر ایجاد کار، نسخه پشتیبان از اطلاعات خود را در مرحله 1 انتخاب کنید.
    3. به مرحله 2 بروید و افزونه را از لیست منابع داده انتخاب کنید پست الکترونیک.

    

    1. روی افزونه دوبار کلیک کنید یا روی دکمه افزودن کلیک کنید - پنجره افزونه باز می شود.
    2. در گفتگوی باز شده، اطلاعات حساب خود را برای پشتیبان گیری از Mail.ru وارد کنید
    >

    در یک یادداشت:مجموعه کاملی از تنظیمات استاندارد برای پشتیبان‌گیری ایمیل Mail.ru - سرور imap.mail.ru، پورت 993، نوع اتصال SSL/TLS، "Plain".

    

    1. روی OK کلیک کنید - برنامه اتصال برقرار می کند. به پنجره افزونه برگردید.
    2. داده ها را برای کپی ایمیل علامت گذاری کنید.

    

    توجه داشته باشید.می توانید از نامه تا یک پیام پشتیبان تهیه کنید.

    1. هنگامی که تمام جزئیات مورد نیاز را علامت گذاری کردید، دوباره روی OK کلیک کنید و به مرحله 2 بازگردید.
    2. به ایجاد وظیفه خود ادامه دهید. در راهنمای کاربر می‌توانید درباره مراحل کار بیشتر بدانید.

    دانلود

    بخر!

    

    نسخه 8.1.1 مورخ 16 دسامبر 2019. 106 مگابایت
    برنامه پشتیبان گیریپشتیبان گیری دستی. 1200 روبلبرای مجوز

    راه حل استاندارد شامل کل مجموعه ای از توابع برای پشتیبان گیری از mail.ru و ذخیره کپی از پیام های ایمیل در رسانه های ذخیره سازی محبوب است.

    مزایای پشتیبان گیری ایمیل Mail.ru با پشتیبان گیری Handy

    انتخاب گسترده ای از فروشگاه های داده

    می‌توانید در مرحله 3 جایی که پشتیبان Mail.ru را ذخیره کنید، انتخاب کنید. طیف گسترده ای از گزینه های ذخیره سازی، از جمله درایوهای محلی و قابل جابجایی، سرورهای FTP، درایوهای شبکه و دستگاه های NAS، ابرهای Yandex.Disk، Google Drive، Dropbox، OneDrive، حافظه ویژه HBDrive و غیره در خدمت شما هستند.

    

    حفاظت و فشرده سازی داده ها

    پیام های خود را با یک کلید 128 بیتی با استفاده از الگوریتم اصلاح شده BlowFish رمزگذاری کنید. فشرده سازی داده ها در یک فایل واحد یا به صورت جداگانه در یک آرشیو ZIP. یا برای مشاهده و اصلاح نسخه‌های پشتیبان ایمیل بدون بازیابی، داده‌ها را بدون تغییر رها کنید.

    

    انواع گزینه های پشتیبان گیری ایمیل

    برای صرفه جویی در زمان و ترافیک شبکه، پشتیبان گیری افزایشی، متفاوت یا مختلط را انتخاب کنید. چندین نسخه پشتیبان mail.ru را نگه دارید و در صورت نیاز دارای مهر زمانی باشد. از شر بک آپ های قدیمی خلاص شوید.

    فراخوانی برنامه های دیگر قبل یا بعد از یک کار

    از این فرصت برای اجرای کارهای دیگر، مانند سرویس گیرنده نامه POP3 یا جمع آوری زباله، قبل یا بعد از کار پشتیبان گیری ایمیل Mail.ru استفاده کنید. کپی کردن ایمیل را به عنوان بخشی از گردش کار خود به صورت خودکار انجام دهید!

    شروع و تکرار خودکار کارها

    یک نسخه پشتیبان از ایمیل را در یک زمان خاص اجرا کنید و آن را در فواصل زمانی تعیین شده از ماه ها تا چند دقیقه تکرار کنید. راه اندازی کار را به یک رویداد سیستم یا اتصال درایو USB متصل کنید. از autorun برای کارهای از دست رفته استفاده کنید.

    

    سایر گزینه های کنترل

    Handy Backup را به عنوان یک سرویس ویندوز یا به عنوان یک برنامه در خط فرمان اجرا کنید تا حواس کاربر را پرت نکنید. ارسال اعلان از طریق ایمیل در مورد کار انجام شده. از گزارش ها و گزارش ها برای کنترل کار استفاده کنید. وظایف را به صورت دستی از پنل اصلی اجرا کنید.

    تهیه نسخه پشتیبان از نامه Mail.ru با Handy Backup یک روش کاملاً خودکار و بسیار کارآمد برای ذخیره پیام های شما است. اکنون با دانلود نسخه آزمایشی 30 روزه خود آن را امتحان کنید!

    ایمیل چیست؟ در دنیای تجارت امروز، این عبارت است از:

    • صورتت. با کمک ایمیل است که می توانید یک تصویر مثبت در چشم طرف مقابل ایجاد کنید یا اولین برداشت را خراب کنید.
    • ابزار کار شما بسیاری از ارتباطات با دنیای خارج از طریق ایمیل انجام می شود. بنابراین با تسلط کافی به این ابزار می توانید زندگی خود را بسیار آسان کنید.
    • حواس پرتی قدرتمند. دنیای بیرون سعی می کند از طریق ایمیل به شما برسد، حواس شما را پرت کند و شما را به بیراهه بکشاند.

    از این موقعیت ها و به کار با ایمیل نگاه کنید. بیایید ساده شروع کنیم.

    طراحی نامه

    من از سرویس گیرنده ایمیل Mozilla Thunderbird استفاده می کنم، بنابراین از مثال آن استفاده خواهم کرد. بیایید یک حرف جدید ایجاد کنیم و از بالا به پایین در لیست فیلدها برویم.

    به چه کسی. کپی 🀄. کپی مخفی

    شاید کسی نداند، اما "To" در موزیلا را می توان به "Cc" یا "Bcc" تغییر داد.

    • به چه کسی: گیرنده اصلی یا چند گیرنده را که با نقطه ویرگول از هم جدا شده اند می نویسیم.
    • کپی 🀄: کسی را می نویسیم که باید نامه را بخواند، اما از او انتظار واکنش نداریم.
    • کپی مخفی: کسی را می نویسیم که باید نامه را بخواند، اما برای بقیه گیرندگان نامه ناشناخته بماند. استفاده از آن مخصوصاً برای ارسال انبوه نامه های تجاری مانند اعلان ها مناسب است.

    اشتباه در ارسال انبوه، گیرندگان را از طریق فیلدهای "Cc" یا "To" مشخص کنید. چندین بار در سال نامه هایی دریافت می کنم که 50-90 گیرنده را در قسمت "Cc" فهرست می کند. نقض حریم خصوصی وجود دارد. لازم نیست همه گیرندگان شما بدانند که با چه کسی در موضوع مشابهی کار می کنید. چه خوب است که آنها افرادی باشند که همدیگر را می شناسند. و آیا شرکت های رقیب در لیست وجود دارند که از یکدیگر اطلاعی ندارند؟ حداقل باید برای توضیحات غیرضروری آماده باشید و حداقل با یکی از آنها به همکاری خاتمه دهید. اینطوری انجام نده.

    

    

    موضوع نامه

    سرویس های پستی حرفه ای اغلب در مورد اهمیت موضوع (گاهی اوقات به طور معقول) در وبلاگ های شرکتی خود می نویسند. اما اغلب ما در مورد نامه های فروش صحبت می کنیم، جایی که موضوع نامه مشکل "ایمیل باید باز شود" را حل می کند.

    ما در مورد مکاتبات تجاری روزانه بحث می کنیم. در اینجا موضوع این مشکل را حل می کند "نامه و نویسنده آن باید به راحتی شناسایی شوند و سپس پیدا شوند." علاوه بر این، کوشش شما در قالب کارما از نامه های پاسخ متعدد، فقط با پیشوندها به شما باز خواهد گشت. پاسخ:یا fwd، که در میان آنها باید حرف مورد نظر را در مورد موضوع جستجو کنید.

    

    بیست نامه حجم مکاتبات یک روزه یک مدیر میانی است. من اصلاً در مورد کارآفرینان و صاحبان مشاغل صحبت نمی کنم، تعداد نامه های آنها گاهی از 200 یا بیشتر در روز فراتر می رود. پس یک بار دیگر: ایمیل هایی با موضوع خالی ارسال نکنید.

    بنابراین، چگونه موضوع نامه را به درستی تنظیم کنیم؟

    اشتباه شماره 1 : فقط نام شرکت در موضوع. مثلا «آسمان» و همه. اولاً، احتمالاً شما یکی از شرکت‌های خود نیستید که با این طرف مقابل ارتباط برقرار می‌کند. ثانیاً ، چنین موضوعی هیچ معنایی ندارد ، زیرا نام شرکت شما قبلاً از آدرس قابل مشاهده است. ثالثاً، حدس بزنید صندوق پستی شما با این رویکرد به مکاتبات چگونه خواهد بود؟ تقریبا اینجوریه

    

    آیا جستجو در چنین موضوعاتی راحت است؟

    اشتباه شماره 2 : پر زرق و برق، عنوان فروش. خیلی خوب است اگر بدانید چگونه چنین تیترهایی بنویسید. اما آیا استفاده از این مهارت ها در مکاتبات تجاری مناسب است؟ هدف از خط موضوع یک نامه تجاری را به خاطر بسپارید: نه فروش، بلکه ارائه شناسایی و جستجو.

    متن نامه

    راهنماهای زیادی برای نوشتن متون برای مناسبت های مختلف وجود دارد. به عنوان مثال، ماکسیم ایلیاخوف، الکساندر آمزین و سایر استادان کلمه اطلاعات مفید زیادی دارند. به شما توصیه می کنم حداقل برای بهبود سواد عمومی و بهبود سبک کلی گفتار نوشتاری مقالات آنها را بخوانید.

    در فرآیند نوشتن یک نامه، ما باید به طور مداوم چندین تصمیم بگیریم.

    موضوع ادب . در ابتدای نامه، می توانید با ادب یا حتی لطافت در روحیه "رودیا عزیزم، بیش از دو ماه است که با شما مکتوب صحبت نمی کنم، که خود من از آن رنج می بردم و حتی یک شب دیگر به فکرم نخوابیدم." بسیار مؤدبانه و بسیار پرهزینه، هم از نظر زمان برای نوشتن چنین مقدمه ای و هم از نظر وقت مصاحبه کننده برای خواندن آن. نامه نگاری تجارت است، یادتان هست؟ نه نوشتن یک ژانر نامه نگاری برای مسابقه و نه نامه ای از مادرش به راسکولنیکف، بلکه مکاتبات تجاری.

    ما به زمان خود و گیرنده احترام می گذاریم!

    معرفی خود و یادآوری شرایط آشنایی تان تنها در اولین نامه ای که پس از یک ملاقات زودگذر در نمایشگاه ارسال می شود معنا پیدا می کند. اگر این ادامه همکاری یا مکاتبات جاری باشد، در نامه اول روز می نویسیم: «سلام ایوان»، در نامه دوم و بعدی: «ایوان، ...».

    درخواست . من همیشه نگران این سوال بودم که در صورت وجود چندین گیرنده در نامه با چه کسی تماس بگیرم. اخیرا نامه ای خطاب به سه دختر به نام آنا نوشتم. بدون معطلی نوشتم «سلام آنا» و حمام بخار نگرفتم. اما همیشه اینطور نیست.

    اگر سه یا حتی هفت گیرنده وجود داشته باشد و آنها هم نام نداشته باشند چه؟ شما می توانید با نام فهرست کنید: "عصر بخیر، رودیون، پولچریا، اودوتیا و پیوتر پتروویچ." اما طولانی است و زمان می برد. می توانید بنویسید: "سلام، همکاران!".

    برای خودم، از قانون استفاده می‌کنم تا کسی را که در فیلد "به" است با نام خطاب کنم. و کسانی که در کپی هستند اصلا تماس نگیرند. این قانون در عین حال به شما امکان می دهد تا با دقت بیشتری مخاطب نامه و هدف این نامه را تعیین کنید.

    نقل قول . مکاتبات اغلب زنجیره ای از حروف با پرسش و پاسخ است - در یک کلام، یک گفتگو. بدیهی است که تاریخچه مکاتبات را حذف نکنید و پاسخ خود را در بالای متن نقل شده بنویسید تا وقتی یک هفته دیگر به این مکاتبات برگشتید، با کاهش تاریخ ها به راحتی دیالوگ را از بالا به پایین بخوانید.

    بنا به دلایلی، تنظیمات پیش‌فرض در موزیلا «تنظیم مکان‌نما بعد از متن نقل‌قول‌شده» است. توصیه می کنم آن را در منوی "ابزارها" → "گزینه های حساب" → "تجمیع و آدرس دهی" تغییر دهید. باید اینطور باشد.

    

    هدف نامه . نامه های تجاری دو نوع هستند:

    • هنگامی که ما به سادگی به مخاطب اطلاع می دهیم (به عنوان مثال، گزارشی از کار انجام شده در ماه)؛
    • و وقتی چیزی از طرف صحبت می خواهیم. مثلاً برای اینکه با فاکتور پیوست برای پرداخت موافقت کند.

    به عنوان یک قاعده، نامه های تشویقی بسیار بیشتری نسبت به نامه های گزارش وجود دارد. اگر بخواهیم از طرف گفتگو به چیزی برسیم، بسیار مهم است که این را در یک نامه به صورت متن ساده بگوییم. دعوت به اقدام باید با یک نام همراه باشد و آخرین جمله نامه باشد.

    اشتباه : "پورفیری پتروویچ، من می دانم چه کسی پیرزن را کشته است."

    درست : "پورفیری پتروویچ، این من بودم که پیرزن را کشتم، لطفا برای دستگیری من اقدام کنید، از رنج خسته شدم!"

    چرا خبرنگار باید برای شما فکر کند که با این نامه چه کار کنید؟ بالاخره او می تواند تصمیم اشتباهی بگیرد.

    امضا در متن . او باید باشد. علاوه بر این، همه سرویس گیرندگان ایمیل به شما امکان می دهند تا جایگزین خودکار امضا را تنظیم کنید، به عنوان مثال، کلاسیک "با احترام، ...". در موزیلا، این کار در منوی "ابزار" → "گزینه های حساب" انجام می شود.

    نوشتن یا ننوشتن مخاطبین در امضا یک موضوع شخصی برای همه است. اما اگر به نوعی با فروش در ارتباط هستید - حتما بنویسید. حتی اگر معامله بر اساس نتایج ارتباط صورت نگیرد، در آینده با استفاده از مخاطبین از امضا به راحتی پیدا خواهید شد.

    در نهایت، یکی دیگر از ویژگی های متن نامه برای آن دسته از مخاطبینی که دوست ندارند (نمی توانند، نمی خواهند، وقت ندارند) به نامه های شما پاسخ دهند. پیش فرض را در متن نامه مشخص کنید. به عنوان مثال، "پورفیری پتروویچ، اگر قبل از ساعت 12:00 جمعه برای دستگیری من نیایید، من خود را عفو می دانم." البته مهلت باید واقعی باشد (متن نمونه روز جمعه ساعت 11:50 ارسال نشود). گیرنده باید از نظر فیزیکی بتواند نامه شما را بخواند و در مورد آن تصمیم بگیرد. چنین "سکوت" مسئولیت عدم پاسخگویی طرف مقابل را از شما سلب می کند. مثل همیشه، استفاده از این تراشه باید عاقلانه باشد. اگر شخصی به موقع و به طور منظم به نامه های شما پاسخ دهد، چنین اولتیماتوم ممکن است اگر او را آزرده نکند، کمی او را تحت فشار قرار دهد یا به تصمیمی منجر شود که فعلاً به نامه پاسخ ندهید، بلکه شما را مجبور به انتظار روز جمعه کند.

    پیوست ها

    نامه ها اغلب همراه با پیوست هستند: رزومه ها، پیشنهادات تجاری، تخمین ها، برنامه ها، اسکن اسناد - ابزار بسیار مناسب و در عین حال منبع اشتباهات رایج.

    خطا : حجم سرمایه گذاری بزرگ ما اغلب ایمیل هایی با حجم حداکثر 20 مگابایت دریافت می کنیم. به عنوان یک قاعده، این اسکن برخی از اسناد در قالب TIFF، با وضوح 600dpi است. برنامه ایمیل خبرنگار تقریباً در تلاش‌های بیهوده برای دانلود پیش‌نمایش این پیوست، برای چندین دقیقه متوقف خواهد شد. و خدا نکند گیرنده سعی کند این نامه را در تلفن هوشمند بخواند ...

    من شخصاً چنین نامه هایی را بلافاصله حذف می کنم. آیا نمی خواهید ایمیل شما قبل از خواندن در سطل زباله تمام شود؟ اندازه پیوست را کنترل کنید. توصیه می شود حجم آن از 3 مگابایت بیشتر نباشد.

    اگر بیش از آن باشد چه؟

    • سعی کنید اسکنر خود را برای فرمت و وضوح متفاوتی پیکربندی کنید. به عنوان مثال، در PDF و 300dpi اسکن کاملا قابل خواندن به دست آمده است.
    • به برنامه هایی مانند بایگانی WinRar یا 7zip فکر کنید. برخی از فایل ها کاملا فشرده می شوند.
    • اگر پیوست بزرگ باشد و نتوانید آن را فشرده کنید چه؟ به عنوان مثال، یک پایگاه داده حسابداری تقریباً خالی 900 مگابایت وزن دارد. ذخیره سازی ابری اطلاعات به کمک خواهد آمد: Dropbox، Google Drive و موارد مشابه. برخی از سرویس‌ها، مانند Mail.ru، پیوست‌های بزرگ را به‌طور خودکار به پیوندهای ذخیره‌سازی ابری تبدیل می‌کنند. اما من ترجیح می دهم اطلاعات ذخیره شده در ابر را خودم مدیریت کنم، بنابراین از اتوماسیون Mail.ru استقبال نمی کنم.

    و یک توصیه نه چندان واضح دیگر در مورد سرمایه گذاری - آنها نام . باید برای گیرنده قابل درک و قابل قبول باشد. یک بار، در شرکت، ما در حال آماده کردن یک پیشنهاد تجاری به خطاب به ... بودیم که فئودور میخایلوویچ داستایوفسکی باشد. نامه ای از مدیر با پیش نویس CP برای تایید دریافت کردم و در پیوست فایلی با نام "DlyaFedi.docx" وجود داشت. با مدیری که این را برای من فرستاد، گفتگویی با محتوای زیر انجام شد:

    مدیر محترم آیا شما شخصاً حاضرید به این شخص محترم نزدیک شوید و او را به صورت فئودور خطاب کنید؟

    یه جورایی نه، آدم محترمی، همه او را به اسم کوچک و نام خانوادگی صدا می زنند.

    چرا پیوست را "برای فدی" نامیدید؟ اگه همین الان براش بفرستم به نظرتون تو این سی پی از ما تبر میخره؟

    میخواستم اسمشو عوض کنم...

    چرا یک بمب ساعتی آماده کنید - رد مشتری بالقوه - یا با تغییر نام یک فایل کار اضافی برای خود ایجاد کنید؟ چرا فوراً پیوست را به درستی نامگذاری نکنید: "برای Fedor Mikhailovich.docx" یا حتی بهتر از آن - "KP_Sky_Axes.docx".

    بنابراین، با ایمیل به عنوان یک "چهره" کم و بیش مرتب شده است. بیایید به ایمیل به عنوان یک ابزار بهره وری برویم و در مورد حواس پرتی آن صحبت کنیم.

    کار با حروف

    ایمیل یک عامل حواس پرتی قدرتمند است. مانند هر حواس پرتی، نامه ها نیز باید با تشدید قوانین و اجرای برنامه های کاری برخورد شود.

    حداقل، باید همه اعلان‌های ایمیل را خاموش کنید. اگر سرویس گیرنده نامه به طور پیش فرض پیکربندی شده باشد، با یک سیگنال صوتی به شما اطلاع داده می شود و نماد کنار ساعت چشمک می زند و پیش نمایش نامه نشان داده می شود. در یک کلام، آنها هر کاری انجام می دهند تا ابتدا شما را از کار پر دردسر دور کنند، و سپس شما را در ورطه نامه های خوانده نشده و پست های نادیده غوطه ور کنند - منهای یک یا دو ساعت زندگی.

    برای برخی، اراده قدرتمند به شما این امکان را می دهد که با اعلان ها منحرف نشوید و بهتر است افراد عادی سرنوشت را وسوسه نکنند و آنها را خاموش کنند. در موزیلا تاندربرد، این کار از طریق منوی «ابزار» → «تنظیمات» → «عمومی» → «وقتی پیام‌های جدید ظاهر می‌شوند» انجام می‌شود.

    اگر اعلان وجود نداشته باشد، چگونه می توان فهمید که نامه ای رسیده است؟

    بسیار ساده. شما خود آگاهانه، زمانی را برای تجزیه نامه اختصاص می دهید، سرویس گیرنده ایمیل خود را باز می کنید و همه پیام های خوانده نشده را می بینید. این کار را می توان دو بار در روز انجام داد، به عنوان مثال هنگام ناهار و عصر، یا در زمان توقف اجباری، به عنوان مثال، در ترافیک.

    مردم اغلب می پرسند، در مورد زمان پاسخ و ایمیل های فوری چطور؟ من پاسخ می دهم: شما نامه های فوری در پست ندارید. مگر اینکه در بخش پشتیبانی مشتری کار کنید (چنین بخش قوانین خاص خود را برای کار با پست دارد).

    اگر نامه های فوری وجود داشته باشد، فرستنده از طریق کانال های دیگر - تلفن، اس ام اس، اسکایپ - به شما اطلاع می دهد. سپس شما آگاهانه وارد سرویس گیرنده ایمیل می شوید و نامه فوری را پردازش می کنید. همه استادان مدیریت زمان (به عنوان مثال، گلب آرخانگلسکی با "Time Drive") استاندارد پاسخگویی به ایمیل ها را تا 24 ساعت اعلام می کنند. این یک قانون عادی شکل خوب است - انتظار پاسخ فوری از طرف گفتگو از طریق ایمیل نداشته باشید. در صورت وجود نامه فوری، آن را از طریق کانال های ارتباطی سریعتر اطلاع دهید.

    بنابراین، اعلان‌ها را خاموش کردیم و اکنون برنامه‌نویس ایمیل را طبق برنامه خود روشن می‌کنیم.

    وقتی به ایمیل رفتیم و درگیر فعالیتی به نام "تجزیه ایمیل" شدیم چه کنیم؟ شروع و پایان این کار کجاست؟

    من در مورد سیستم صندوق ورودی صفر زیاد شنیده ام، اما متأسفانه حتی یک نفر را ندیده ام که از آن استفاده کند. مجبور شدم چرخم را دوباره اختراع کنم. مقالاتی در این زمینه در Lifehacker وجود دارد. مثلا، " ". در زیر به تعبیر خودم در مورد سیستم صندوق ورودی صفر صحبت خواهم کرد. اگر مربیان GTD در نظرات ذکر شوند، سیستم توصیف شده را تکمیل یا بهبود بخشند، سپاسگزار خواهم بود.

    درک و پذیرش این نکته مهم است که ایمیل یک برنامه ریز وظیفه یا آرشیو فعالیت های شما نیست. بنابراین پوشه Inbox همیشه باید خالی باشد. اگر تجزیه و تحلیل صندوق ورودی را انجام داده اید، تا زمانی که این پوشه را خالی نکنید، متوقف نشوید و با چیزی پرت نشوید.

    با ایمیل های موجود در صندوق ورودی چه کنیم؟ باید هر حرف را به ترتیب مرور کنید و آن را حذف کنید. بله، فقط گزینه Delete را از صفحه کلید انتخاب کرده و فشار دهید. اگر نمی توانید خود را مجبور به حذف ایمیل کنید، باید تصمیم بگیرید که با آن چه کار کنید.

    1. میشه سه دقیقه دیگه جواب بدین؟ آیا نیاز به پاسخ دارد؟ بله، شما انجام می دهید، و پاسخ بیش از سه دقیقه طول نمی کشد، سپس بلافاصله پاسخ دهید.
    2. شما باید پاسخ دهید، اما آماده سازی پاسخ بیش از سه دقیقه طول می کشد. اگر از یک برنامه زمانبندی کار استفاده می کنید که به شما امکان می دهد ایمیل را به یک کار تبدیل کنید، ایمیل خود را به یک کار تبدیل کنید و برای مدتی آن را فراموش کنید. به عنوان مثال، من از سرویس فوق العاده Doit.im استفاده می کنم. این به شما امکان می‌دهد یک آدرس ایمیل شخصی ایجاد کنید: نامه‌ای را به آن ارسال می‌کنید و به یک کار تبدیل می‌شود. اما اگر برنامه زمانبندی کار ندارید، حرف را به زیر پوشه "0_Run" منتقل کنید.
    3. پس از پاسخ سریع به یک نامه، تبدیل آن به یک کار، یا فقط خواندن آن، باید تصمیم بگیرید که در مرحله بعد با این پیام چه کاری انجام دهید: آن را حذف کنید یا به یکی از پوشه ها برای ذخیره سازی طولانی مدت ارسال کنید.

    در اینجا پوشه هایی برای ذخیره سازی طولانی مدت من وجود دارد.

    • 0_دویدنمن چنین پوشه ای ندارم، اما اگر برنامه ریز ندارید، تکرار می کنم، می توانید حروفی را که نیاز به مطالعه دقیق دارند را در اینجا اضافه کنید. این پوشه نیز باید به طور منظم تمیز شود، اما با یک رویکرد متفکرانه در زمانی که مخصوص این کار اختصاص داده شده است.
    • 1_مرجعدر اینجا نامه هایی با اطلاعات پیشینه قرار می دهم: نامه های خوش آمدگویی با ورود از سرویس های مختلف وب، بلیط پروازهای آینده و غیره.
    • 2_پروژه هادر اینجا یک بایگانی از مکاتبات در مورد شرکا و پروژه هایی که رابطه فعلی با آنها وجود دارد ذخیره می شود. طبیعتا برای هر پروژه یا شریک یک پوشه جداگانه وجود دارد. در پوشه شریک، نامه هایی را نه تنها از کارمندان او، بلکه نامه هایی از کارمندان "آسمان" مرتبط با این شریک قرار دادم. بسیار راحت: در صورت لزوم، تمام مکاتبات مربوط به پروژه با چند کلیک در دسترس است.
    • 3_موزه.در اینجا آن حروفی را می اندازم که حیف است حذف شوند و فایده آنها مشخص نیست. پوشه‌های دارای پروژه‌های بسته از «2_Projects» نیز به اینجا منتقل می‌شوند. در یک کلام، اولین نامزدهای حذف در "موزه" ذخیره می شوند.
    • 4_اسناددر اینجا نامه هایی با اسناد نمونه الکترونیکی وجود دارد که ممکن است در آینده برای حسابداری مفید باشد، به عنوان مثال، اقدامات آشتی از مشتریان، بلیط برای سفرها. این پوشه اشتراکات زیادی با پوشه های "2_Projects" و "1_Sprav" دارد، فقط اطلاعات حسابداری را ذخیره می کند و در پوشه "2_Projects" - اطلاعات مدیریتی. در "4_Documents" - اطلاعات مرده، و در "2_Projects" - زنده.
    • 5_دانشدر اینجا من فقط پست های واقعا مفید را قرار می دهم که می خواهم پس از مدتی برای الهام گرفتن یا جستجوی راه حل به آنها بازگردم.

    تنظیمات سرویس گیرنده ایمیل دیگری نیز برای عملکرد این سیستم مهم هستند. ابتدا، به‌طور پیش‌فرض، Thunderbird دارای کادر انتخاب «علامت‌گذاری پیام‌ها به عنوان خوانده‌شده» است. من ترجیح می دهم این کار را آگاهانه انجام دهم، بنابراین پرچم خاموش است! برای انجام این کار، به منوی "ابزار" → "تنظیمات" → "پیشرفته" → "خواندن و نمایش" بروید.

    ثانیاً استفاده می کنیم فیلترها . قبلاً از فیلترهایی استفاده می کردم که به طور خودکار نامه ها را بر اساس آدرس فرستنده به پوشه های مربوطه ارسال می کردند. به عنوان مثال، نامه های یک وکیل به پوشه "وکیل" منتقل شد. من این رویکرد را به چند دلیل کنار گذاشتم. اول: نامه های یک وکیل در 99٪ موارد مربوط به یک پروژه یا شریک است، به این معنی که آنها باید به پوشه این شریک یا پروژه منتقل شوند. دوم: تصمیم گرفتم آگاهی را اضافه کنم. شما خودتان باید تصمیم بگیرید که یک نامه خاص در کجا ذخیره شود، و راحت تر است که پیام های پردازش نشده را فقط در یک مکان - در صندوق ورودی جستجو کنید. اکنون من از فیلترها فقط برای سازماندهی حروف منظم خودکار از سیستم های مختلف در پوشه ها استفاده می کنم، یعنی نامه هایی که نیازی به تصمیم گیری ندارند. فیلترها در Mozilla Thunderbird در منوی "Tools" → "Message Filters" پیکربندی می شوند.

    بنابراین، با رویکرد درست، بسته به حجم مکاتبات، ایمیل باید از 10 تا 60 دقیقه در روز طول بکشد.

    بله، و یک چیز دیگر. آیا قبلاً اعلان‌های ایمیل‌های جدید را خاموش کرده‌اید؟ ;)

    نحوه ایمیل کردن یک سند به dummies، سه راه آسان.

    آیا می خواهید یاد بگیرید که چگونه به طور مداوم در اینترنت از 500 روبل در روز درآمد کسب کنید؟
    دانلود کتاب رایگان من
    =>>

    با توسعه شبکه جهانی وب، راه های بیشتری برای برقراری ارتباط بین افراد از راه دور ظاهر شده است. اکنون نه تنها می توانید بدون خروج از خانه با شخصی تماس بگیرید، بلکه می توانید یک ایمیل نیز ارسال کنید.

    در عین حال، با استفاده از ایمیل، می توانید نامه هایی را به همراه فایل های پیوست در قالب اسناد متنی مختلف، ارائه ها، عکس ها، فیلم ها و موارد دیگر ارسال کنید. البته کل فرآیند ارسال ایمیل با پیوست بسیار ساده است.

    با این حال، کاربران تازه کار گاهی اوقات به سختی می توانند با این کار بدون کمک خارجی کنار بیایند. در این مطلب، در مورد ارسال نامه به همراه ضمیمه از طریق ایمیل با جزئیات بیشتر بحث خواهد شد.

    نحوه ارسال سند از طریق ایمیل

    علیرغم بسیاری از خدمات مختلف که امکان ارسال نامه ها به صورت الکترونیکی از طریق اینترنت را فراهم می کند (Yandex.Mail، Gmail، Mail.ru، Yahoo، Rambler و دیگران)، همه آنها طبق یک الگوریتم کار می کنند.

    فقط پیوست کردن یک فایل در چنین سرویس‌هایی ممکن است کمی متفاوت باشد. اما به طور کلی برای ارسال ایمیل با پیوست می توانید از الگوریتم اقدامات زیر پیروی کنید:

    • ابتدا باید وارد حساب کاربری خود در سرویس شوید و روی "نوشتن" یا دکمه دیگری که سرویس پست برای نوشتن نامه به صورت الکترونیکی ارائه می دهد کلیک کنید.
    • سپس آدرس ایمیل گیرنده را در خط "به" وارد کنید.
    • در صورت نیاز در قسمت "موضوع" می توانید موضوع نامه خود را مشخص کنید.
    • علاوه بر این، علاوه بر متن ساده، اگر می خواهید سند یا فایل دیگری را از رایانه خود ارسال کنید، باید ابزاری را که مسئول این کار است را در سرویس مورد استفاده خود بیابید و روی آن کلیک کنید. به عنوان مثال، اگر از Yandex.Mail، Gmail یا Yahoo برای این اهداف استفاده می کنید، باید روی نماد گیره کاغذ کلیک کنید، و Mail.ru و Rambler دارای دکمه "Attach file" هستند.
    • پس از یافتن سندی که می خواهید ارسال کنید، با ماوس روی آن کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید و بر روی دکمه "Open" کلیک کنید.
    • پس از آپلود فایل ها در سرویس پست الکترونیکی، صحت قالب نامه را بررسی کنید (برای چه کسی و دقیقاً چه چیزی ارسال می کنید). اگر اسنادی بیش از آنچه نیاز دارید وجود دارد یا اشتباهی را انتخاب کرده اید، به عنوان یک قاعده، در کنار آن، نماد سطل زباله در سمت راست ظاهر می شود که با کلیک کردن روی آن، فایل غیر ضروری حذف می شود. برای افزودن یک سند، مجدداً روی گیره کاغذ یا روی «Attach File» کلیک کنید.
    • برای ارسال ایمیل به گیرنده، روی دکمه "ارسال" کلیک کنید.

    همچنین شایان ذکر است که هنگام استفاده از نسخه تلفن همراه صندوق های پستی، الگوریتم اقدامات مشابه الگوریتم توسعه یافته است. یعنی اگر در جاده هستید و مدارک لازم در گوشی یا تبلت شما موجود است، اگر اپلیکیشن موبایل دارید، می توانید آن را از طریق ایمیل نیز ارسال کنید.

    در این صورت، تمام فیلدهای مورد نیاز را نیز پر کرده و سپس بر روی گیره کاغذ یا "Attach File" کلیک کنید، به این ترتیب سند اضافه شده و ارسال می شود. همانطور که می بینید، همه چیز بسیار ساده و راحت است.

    ارسال لینک

    اگر سند شما در سرویس‌های ابری مانند Google Drive، Yandex Disk و موارد دیگر ذخیره شده است یا سندی در Google Doc ایجاد کرده‌اید، می‌توانید پیوندی به سند ارسال کنید.

    برای انجام این کار، سند را باز کنید، روی تنظیمات دسترسی کلیک کنید و پیوندی را که می توان در ایمیل ارسال کرد کپی کنید. اگر اینها اسناد ذخیره شده در دیسک هستند، می توانید آنها را در رایانه خود بارگیری کنید، اگر این سند در Google Docs است، می توانید آن را با هم ویرایش کنید، اصلاحات، نظرات و غیره را انجام دهید.

    کلمه

    اگر از برنامه Word برای ایجاد و ویرایش اسناد استفاده می کنید، می توانید یک بار تابع ارسال با ایمیل را تنظیم کرده و سپس از آن استفاده کنید.

    دستورالعمل:

    
    

    به پانل بالا، یعنی برگه - ارسال ها توجه کنید. یک نماد جدید باید با نامی که به آن داده اید ظاهر شود.

    

    حال پس از ایجاد یا ویرایش یک سند، روی این نماد کلیک کنید. فقط باید آدرس ایمیل گیرنده را مشخص کنید و سند به آدرس مشخص شده ارسال خواهد شد.

    

    نحوه ارسال یک سند از طریق ایمیل، خلاصه

    من سه راه برای ارسال یک سند از طریق ایمیل به شما نشان دادم، راحت ترین را برای خود انتخاب کنید. هنگامی که نامه ای ارسال می کنید، متوجه خواهید شد که هیچ چیز پیچیده ای در این فرآیند وجود ندارد.

    نکته اصلی که باید درک کنید این است که شما یک سند کاغذی ارسال نمی کنید، آن با شما باقی می ماند. شما یک نسخه الکترونیکی از آن ارسال می کنید و گیرنده در صورت لزوم آن را چاپ می کند.

    اما برای ارسال اصل کاغذی هر مدرکی باید از پست معمولی و آشنای ما استفاده کنید و سند را با پست سفارشی ارسال کنید.

    مقالات مفید:

    P.S.من یک اسکرین شات از درآمد خود در برنامه های وابسته را پیوست می کنم. و من به شما یادآوری می کنم که همه می توانند از این راه کسب درآمد کنند، حتی یک مبتدی! نکته اصلی این است که آن را به درستی انجام دهید، به این معنی که از کسانی که در حال حاضر درآمد کسب می کنند، یعنی از متخصصان کسب و کار اینترنتی، یاد بگیرید.

    
    فهرست برنامه های وابسته 2018 تأیید شده که پول پرداخت می کنند را بررسی کنید!
    
    
    چک لیست و جوایز ارزشمند را به صورت رایگان دانلود کنید
    =>> "بهترین شرکت های وابسته سال 2018"