ویژگی های ورود و ویرایش داده ها. وارد کردن داده ها در سلول های اکسل

حاشیه نویسی: این سخنرانی راه های وارد کردن و ویرایش داده ها در اسناد را بررسی می کند مایکروسافت اکسل 2010. قوانین اساسی برای ورود داده ها آورده شده است. ویژگی های وارد کردن اعداد، تاریخ و زمان تقویم نشان داده شده است. امکان استفاده از تکمیل خودکار هنگام وارد کردن داده نشان داده شده است. امکان ورود داده ها با استفاده از تکمیل خودکار با لیست های استاندارد نشان داده شده است. روش ایجاد یک لیست سفارشی داده شده است. راه های ویرایش محتویات سلول ها در نظر گرفته شده است. توانایی بررسی املا در یک سند را نشان می دهد.

وارد کردن داده ها با استفاده از صفحه کلید

قوانین کلی ورود اطلاعات

داده ها را می توان مستقیماً در یک سلول یا در نوار فرمول وارد کرد.

اگر یک کاراکتر اشتباه وارد کنید، می توانید آن را حذف کنید. برای حذف یک کاراکتر در سمت چپ مکان‌نمای متن، کلید را فشار دهید فضای پشت.

هنگام وارد کردن داده ها، نمی توانید مکان نما متن را با استفاده از کلیدهای صفحه کلید در یک سلول حرکت دهید. این کار فقط با استفاده از ماوس قابل انجام است. نشانگر ماوس را نگه دارید و یک بار روی دکمه سمت چپ ماوس کلیک کنید.

به طور پیش فرض، تمام داده های یک سلول در یک خط وارد می شود. برای رفتن به یک خط جدید (پارگراف جدید) در یک سلول، کلید را فشار دهید واردهنگامی که کلید فشار داده می شود alt(شکل 4.2).

همچنین، متن در چند خط در سلول را می توان در هنگام تزئین سلول قرار داد.

برای امتناع از وارد کردن داده به سلول، کلید را فشار دهید خروجیا دکمه لغو کنید(صلیب) در نوار فرمول (شکل 4.1 را ببینید).

یک سلول می تواند حداکثر 32767 کاراکتر داشته باشد. فرمول ها استثنا هستند. طول رکورد برای فرمول 8192 کاراکتر است.

داده های یکسان را می توان به طور همزمان در چندین سلول مختلف یک برگه وارد کرد. برای انجام این کار، سلول هایی را که می خواهید داده ها را در آنها وارد کنید (نه لزوما مجاور) انتخاب کنید، داده ها را وارد کنید و کلیدها را فشار دهید. Ctrl+Enterیا در حین فشردن کلید ctrl، روی دکمه کلیک کنید ورودیدر نوار فرمول (شکل 4.1 را ببینید).

داده های مشابه را می توان همزمان در سلول های همنام در برگه های مختلف وارد کرد. برای انجام این کار، برچسب برگه هایی را که باید داده ها را در آنها وارد کنید انتخاب کنید، داده ها را وارد کرده و ورود را تأیید کنید.

برای پر کردن سلول فعال با محتویات سلول واقع در بالا (پر کردن) می توانید کلید ترکیبی را فشار دهید ctrl+d. برای پر کردن محتویات سلول واقع در سمت چپ (پر کردن به سمت راست)، می توانید کلید ترکیبی را فشار دهید ctrl+r.

مایکروسافت اکسل معمولا داده های وارد شده به یک سلول (متن، اعداد، تاریخ، زمان) را تشخیص می دهد و به طور خودکار قالب داده های مناسب را تنظیم می کند.

وارد کردن و ویرایش داده ها در مایکروسافت اکسل

1. ورود داده ها

تمام داده های وارد شده صفحه گسترده مایکروسافتاکسل در سلول ها قرار می گیرد و ذخیره می شود. هر سلول می تواند حداکثر 255 کاراکتر را در خود جای دهد. اکسل از دو نوع داده استفاده می کند: ثابت و فرمول. ثابت ها شامل متن، مقادیر عددی، از جمله تاریخ و زمان است، که با وارد کردن، در یک سلول جدول و ناحیه ورودی نوار فرمول نمایش داده می شوند (شکل 1). علاوه بر این، یک سلول می تواند شامل یک عدد یا متن باشد، اما نه یک عدد و یک متن با هم. فرمول ها الگوریتم محاسبه را تعریف می کنند که نتایج آن در سلول ها نمایش داده می شود و خود فرمولی که بر اساس آن نتیجه محاسبه می شود در ناحیه ورودی نوار فرمول قرار دارد (شکل 2).

برنج. 1. ثابت در یک سلول جدول.

برنج. 2. نمایش فرمول در جدول.

برای وارد کردن داده ها به یک سلول، آن را انتخاب کنید و سپس با فشار دادن کاراکترهای لازم روی صفحه کلید شروع به وارد کنید. علاوه بر این، ورودی کسری اعشاری با علامت "کاما" بین قسمت های صحیح و کسری عدد انجام می شود.

داده ها را می توان مستقیماً در یک سلول کاربرگ یا در ناحیه ورودی نوار فرمول وارد کرد. در این حالت اطلاعات وارد شده به صورت همزمان در این دو مکان نمایش داده می شود. برای تکمیل ورود اطلاعات به یک سلول، یکی از موارد زیر را انجام دهید:

1) کلیدهای Enter یا Tab را فشار دهید؛

2) روی دکمه enter در نوار فرمول کلیک کنید؛

3) یکی از کلیدهای مکان نما را فشار دهید.

توسط پیش فرض مایکروسافتاکسل عرض یکسانی را برای تمام ستون های یک جدول تعیین می کند. بنابراین، هنگام ورود اعداد بزرگو متن طولانی، آخرین کاراکترها یا "ناپدید می شوند" (اگر سلول مجاور پر باشد) (سلول B13 در شکل 3)، یا "خزیدن" روی سلول مجاور (اگر خالی باشد) (سلول E6 در شکل 3) . اما در عین حال داده های وارد شده در سلول است و به طور کامل در نوار فرمول نمایش داده می شود. در چنین مواقعی باید عرض ستون (ارتفاع ردیف) را به صورت خودکار یا دستی تغییر دهید.

همچنین، یک سلول ممکن است داده های ##### را نمایش دهد اگر حاوی عددی باشد که در ستون قرار نگیرد. برای دیدن این عدد باید عرض ستون را افزایش دهید.

برنج. 3. نمایش داده های "طولانی" در جدول.

برای تغییر خودکاربه اندازه عرض ستون، باید نشانگر ماوس را در حاشیه سمت راست هدر ستون قرار دهید تا با یک فلش دو سر به شکل ضربدر درآید و روی دکمه سمت چپ ماوس دوبار کلیک کنید.

برای تغییر عرض ستون (ارتفاع ردیف) به صورت دستی، نشانگر ماوس را روی حاشیه سمت راست سربرگ ستون (حاشیه پایینی سرصفحه ردیف) قرار دهید تا به شکل یک ضربدر با یک فلش دو سر قرار گیرد (شکل 4). ) و، نگه داشتن دکمه سمت چپماوس، حاشیه سمت راست عنوان ستون (حاشیه پایین عنوان ردیف) را به یک موقعیت جدید بکشید.

برنج. 4. تغییر عرض ستون به صورت دستی.

در این صورت، راهنمای ابزار نمایش داده می شود

عرض ستون تنظیم شود. میانگین تعداد ارقام 0-9 را در فونت پیش‌فرض که در سلول قرار می‌گیرد و عرض ستون را بر حسب پیکسل نشان می‌دهد.

به منظور تغییر همزمان عرض چندین ستون، ستون هایی را که می خواهید عرض آنها را تغییر دهید انتخاب کنید و سپس مرز سمت راست سربرگ هر ستون انتخابی را بکشید. به طور مشابه، می توانید ارتفاع چند ردیف را به طور همزمان تغییر دهید.

2. ورود سریعتر داده ها

که در مایکروسافت ورودی اکسلداده ها را می توان با استفاده از تکمیل خودکار، انتخاب فهرست و تکمیل خودکار و همچنین با استفاده از دسته پر تسهیل کرد.

تکمیل خودکار ورودی متن را برای کاربر تکمیل می کند. همانطور که کاراکترها در یک سلول وارد می شوند، تکمیل خودکار تمام سلول های ستون را بررسی می کند، که از سلول فعلی شروع می شود و به اولین سلول خالی ختم می شود. اگر

یک عنصر داده را در ستون پیدا می کند که با کاراکترهای وارد شده شروع می شود، سپس کاراکترهای باقی مانده به طور خودکار مطابق با الگوی یافت شده وارد می شوند.

بیایید فرض کنیم که دنباله ای از داده های متنی در یک ستون وجود دارد، به عنوان مثال، نام شهرها: کیف، کیشیناو، کیسلوودسک. دو حرف اول یکسان است. هنگامی که سه حرف اول کیش را در یک سلول ستون جدید وارد می کنید، ابزار تکمیل خودکار کلمه Chisinau را درج می کند (شکل 5). اگر نیاز به وارد کردن کلمه دیگری دارید، باید به وارد کردن کاراکترهای باقی مانده ادامه دهید. اگر می خواهید کلمه Chisinau را وارد کنید، باید Enter را فشار دهید. ابزار AutoComplete وارد کردن مقادیر زیادی از داده های متنی را بسیار آسان می کند، به خصوص زمانی که تفاوت کلمات با حرف دوم یا سوم شروع می شود.

برنج. 5. ابزار تکمیل خودکار.

تکمیل خودکار با مقادیر عددی کار نمی کند.

اگر کاربر بداند از ابزار Select from List استفاده می شود متن مورد نیازقبلاً در یکی از سلول های آن ستون وارد شده است. برای این کار کافیست روی سلول فعال و از کلیک راست کنید منوی زمینهانتخاب را از لیست کشویی انتخاب کنید. لیستی در زیر سلول فعال باز می شود که در آن تمام داده های متنی وارد شده در این ستون ارائه می شود (شکل 6). کاربر باید روی مورد لیست کلیک چپ کند تا در سلول فعال قرار گیرد.

برنج. 5. انتخاب ابزار از لیست.

ابزار Select from List مانند ابزار Auto-Complete کار می کند

فقط با محتویات سلول های ستون که با سلول های خالی جدا نشده اند و با مقادیر عددی کار نمی کنند.

برای پر کردن سلول های یک سطر یا ستون با مقادیر تکراری، می توانید از fill with استفاده کنید دستگیره پر کردن (مربع سیاه در گوشه سمت راست پایین سلول_ (شکل 7).

برنج. 7. نشانگر پر.

برای این کار باید مراحل زیر را انجام دهید:

1) مقداری را در سلولی که می خواهید در سطر یا ستون پر کنید وارد کنید.

2) دوباره آن سلول را برجسته کنید.

3) نشانگر ماوس را به نشانگر پر کنید تا نشانگر ماوس به شکل یک ضربدر سیاه باشد.

4) با نگه داشتن دکمه سمت چپ ماوس، نشانگر را که به شکل ضربدر است، روی سلول های مورد نیاز ردیف (ستون) بکشید (شکل 8).

برای پر کردن سلول‌های یک سطر یا ستون با دنباله‌ای از اعداد، که در آن هر عدد بعدی با همان مقدار (پیشرفت حسابی) با عدد قبلی متفاوت است، می‌توانید:

1) مقدار اولین عضو پیشرفت حسابی را در سلول وارد کنید.

2) عضو دوم پیشرفت حسابی را در سلول مجاور یک سطر یا ستون وارد کنید.

3) هر دو سلول را انتخاب کنید.

4) با نگه داشتن دکمه سمت چپ ماوس، نشانگر پر را به سمت راست (در صورت نیاز به پر کردن سلول های یک ردیف) یا پایین (اگر نیاز به پر کردن سلول های یک ستون دارید) بکشید (شکل 9)

برنج. 9. پر کردن سلول های ستون با مقادیر پیشرفت حسابی با استفاده از نشانگر پر.

همچنین برای تنظیم پیشروی می‌توانید از دکمه Fill در گروه Editing سربرگ Home استفاده کنید و در کادر محاوره‌ای Progression که ظاهر می‌شود، پارامترهای یک پیشرفت حسابی یا هندسی را تنظیم کنید.

مایکروسافت اکسل به شما امکان می دهد با استفاده از ابزار AutoComplete لیست های مکرر را در جدول وارد کنید. بعد از نصب های مایکروسافتاکسل از قبل فهرستی از روزهای هفته و ماه ها را در خود دارد. در برخی از آنها، عناصر آنها کلمات کامل است، در حالی که در برخی دیگر آنها اختصارات پذیرفته شده عمومی هستند:

- ژانویه، فوریه، مارس، …، دسامبر;

- ژانویه، فوریه، مارس، …، دسامبر;

- دوشنبه، سه شنبه، چهارشنبه، …، یکشنبه

دوشنبه، سه شنبه، چهارشنبه، …، یکشنبه.

برای وارد کردن خودکار یکی از این لیست ها، باید:

1) اولین عنصر لیست را در سلول وارد کنید.

2) این سلول را انتخاب کنید

3) با نگه داشتن دکمه سمت چپ ماوس، نشانگر پر را به سمت راست یا پایین بکشید (شکل 10).

برنج. 10. ابزار تکمیل خودکار.

اگر نیاز به استفاده از لیست‌های داخلی خود دارید، کاربر می‌تواند آنها را به تکمیل خودکار اختصاص دهد. برای این شما نیاز دارید:

3) در کادر گفتگوی Lists که باز می شود، در قسمت Lists، عنصر لیست جدید را انتخاب کنید.

4) در قسمت Elements of list کلیک کنید و لیست خود را با استفاده از کلید Enter برای جداسازی عناصر لیست وارد کنید (شکل 11).

5) پس از تنظیم آخرین عنصر لیست، روی دکمه OK کلیک کنید.

برنج. 11. لیست تکمیل خودکار خود را ایجاد کنید.

همچنین می توانید یک لیست تکمیل خودکار جدید بر اساس لیستی که قبلا وارد شده است ایجاد کنید.

V جدول لیست ارزش:

1) محدوده ای از سلول های حاوی یک لیست را انتخاب کنید.

2) در منوی دکمه آفیس، روی دکمه کلیک کنید گزینه های اکسل;

3) در کادر محاوره ای Excel Options که باز می شود، در بخش General، روی دکمه Edit Lists کلیک کنید.

4) در کادر گفتگوی Lists که باز می شود، روی دکمه Import کلیک کنید.

5) روی دکمه OK کلیک کنید.

برنج. 12. ایجاد لیست تکمیل خودکار بر اساس لیست مقادیری که قبلاً در جدول وارد شده است.

3. ویرایش داده ها

داده های وارد شده به سلول مایکروسافتاکسل، می توانید مستقیماً به محض وارد شدن آنها را ویرایش کنید. ویرایش داده های از قبل وارد شده را می توان به دو روش انجام داد - مستقیماً در سلول (برای این کار باید به حالت ویرایش بروید) یا با استفاده از ناحیه ورودی نوار فرمول. برای وارد شدن به حالت ویرایش می توانید روی سلول دوبار کلیک کنید یا کلید F2 را فشار دهید. برای ویرایش داده ها با استفاده از نوار فرمول، سلول را انتخاب کنید و یک بار در قسمت ورودی نوار فرمول کلیک کنید. ویرایش داده ها در یک سلول مشابه ویرایش متن انجام می شود مایکروسافت ورد. برای حذف کاراکتر واقع در سمت چپ مکان نما، از کلید Backspace و برای حذف کاراکتر واقع در سمت راست مکان نما، از کلید Delete استفاده کنید. هنگام ورود و

1. ورود داده ها در سلول های اکسل

داده ها همیشه در سلول فعال که دارای حاشیه سیاه است وارد می شود. در اولین شروع برنامه های اکسلسلول A1 به طور پیش فرض فعال است. برای فعال کردن یک سلول دیگر، باید یک قاب انتخابی روی آن قرار دهید. این کار را می توان با کلیک چپ ماوس یا با حرکت دادن کادر به سلول مورد نظر با استفاده از کلیدهای مکان نما انجام داد.

پس از انتخاب یک سلول، باید متن، عدد یا فرمولی را در آن تایپ کنید.

مقادیر عددی می توانند شامل ارقامی از 0 قبل از 9 و همچنین شخصیت های خاص: + - E e ().، $% /

برای وارد کردن یک مقدار عددی در یک سلول، سلول مورد نظر را انتخاب کرده و ترکیب مورد نیاز اعداد را از صفحه کلید وارد کنید. اعدادی که وارد می کنید هم در سلول و هم در نوار فرمول نمایش داده می شوند. پس از تکمیل ورودی، کلید Enter را فشار دهید. پس از آن، شماره در سلول نوشته می شود. به طور پیش فرض، پس از فشار دادن Enter، سلولی که در یک خط زیر قرار دارد فعال می شود، اما با استفاده از دستور "Tools" - "Options" می توانید جهت انتقال به سلول بعدی را پس از ورود به تب "ویرایش" تنظیم کنید، یا حتی انتقال را به طور کلی حذف کنید. اگر پس از وارد کردن شماره، هر یک از کلیدهای پیمایش سلول (Tab، Shift+Tab...) را فشار دهید، شماره در سلول ثابت می شود و کانون ورودی به سلول مجاور منتقل می شود.

ویژگی های وارد کردن مقادیر عددی با استفاده از کاراکترهای خاص به شرح زیر است.

1. اگر نیاز دارید وارد شوید یک عدد منفی، سپس عدد باید قبل از علامت "-" (منهای) باشد.

2. نماد E یا ه برای نمایش یک عدد به صورت نمایی استفاده می شود. مثلا 5e3 یعنی 5*1000 یعنی. 5000.

3. اعداد محصور در پرانتز منفی تفسیر می شوند حتی اگر قبل از عدد علامت منفی وجود نداشته باشد. آن ها (40) - برای اکسل به معنای -40 است.

4. هنگام وارد کردن اعداد بزرگ، برای سهولت ارائه، می توان یک فاصله بین گروه های ارقام (23,456.00) وارد کرد. در این حالت یک فاصله در نوار فرمول نمایش داده نمی شود و عدد در خود سلول با فاصله خواهد بود.

5. برای ورود به فرمت ارز از علامت دلار ($) استفاده می شود.

6. برای وارد کردن فرمت درصد، از علامت درصد (%) استفاده کنید.

7. از کاراکتر اسلش (/) برای وارد کردن تاریخ و مقادیر کسری استفاده کنید. اگر اکسل بتواند مقدار را به عنوان یک تاریخ تفسیر کند، مانند 1/01، تاریخ در سلول اول ژانویه خواهد بود. اگر باید چنین عددی را به عنوان کسری نشان دهید، باید صفر را قبل از کسری وارد کنید - 0 1/01. یک کسری نیز عددی را نشان می دهد که نمی توان آن را به عنوان تاریخ تفسیر کرد، مانند 88/32.

گاهی اوقات وارد کردن اعداد طولانی ضروری می شود. در همان زمان، نماد علمی با حداکثر 15 رقم قابل توجه برای نمایش آن در نوار فرمول استفاده می شود. دقت مقدار به گونه ای انتخاب می شود که بتوان عدد را در سلول نمایش داد.

در این حالت مقدار موجود در سلول فراخوانی می شود معرفی کردیا نمایش دادهارزش.

مقدار موجود در نوار فرمول نامیده می شود ذخیره شده استارزش.

تعداد ارقامی که وارد می کنید به عرض ستون بستگی دارد. اگر عرض به اندازه کافی بزرگ نباشد، اکسل مقدار را گرد می کند یا کاراکترهای ### را نمایش می دهد. در این مورد، می توانید سعی کنید اندازه سلول را افزایش دهید.

هنگام وارد کردن کسرهای اعشاری باید از کاما استفاده شود. اعداد حاوی نقطه، خط تیره یا اسلش توسط اکسل به عنوان تاریخ در نظر گرفته می شوند. بنابراین، اگر 1.5، 1/5 یا 1-5 را در یک سلول تایپ کنید، سیستم این ورودی را به عنوان اول ماه مه سال جاری شناسایی می کند و آن را به 01.May تبدیل می کند. تاریخ کامل (در قالب روز. ماه. سال - 05/01/2007) با انتخاب سلول در نوار فرمول قابل مشاهده است.

اگر باید تاریخی را وارد کنید که حاوی یک سال دیگر باشد، باید عدد، ماه و سال را به ترتیب از طریق نقطه، خط فاصله یا اسلش تایپ کنید، به عنوان مثال، 7.8.99، 25/6/0، یا 12-12-4. . در نتیجه، اکسل تاریخ های 08/07/1999، 06/25/2000 و 12/12/2004 را در سلول ها قرار می دهد. برای وارد کردن زمان از کولون استفاده می شود. بنابراین، اگر 19:15 را در یک سلول تایپ کنید، اکسل این ورودی را 19:15:00 می شناسد. برای تکمیل ورودی و رفتن به سلول پایین بعدی، باید کلید Enter را فشار دهید یا از کلیدهای ماوس یا مکان نما برای رفتن به سلول های دیگر استفاده کنید.

اگر متنی که وارد می‌کنید پهن‌تر از عرض سلول باشد، روی سلول‌های خالی سمت راست همپوشانی دارد، اما آنها را پر نمی‌کند. اگر داده هایی در سلول های سمت راست وجود داشته باشد، متن تایپ شده با آنها همپوشانی نخواهد داشت. هنگامی که یک قاب انتخابی را از یک سلول حذف می کنید، متن از نظر عرض "قطع" می شود، اما می توانید با کلیک بر روی سلول آن را به طور کامل در نوار فرمول مشاهده کنید. با این حال، یک راه آسان برای خلاص شدن از شر همپوشانی با تغییر عرض ستون با سلول "بد" وجود دارد. برای انجام این کار، ماوس را روی حاشیه سمت راست عنوان ستون قرار دهید و زمانی که به . برای تنظیم عرض ستون دقیق، باید هنگام کشیدن مرز، مقدار را در راهنمای ابزار مشاهده کنید. حتی یک راه ساده تر برای تنظیم عرض مورد نظر این است که در مرز عنوان ستون اجرا کنید دوبار کلیک کنید.

همچنین می‌توانید متنی را که با عرض سلول مطابقت ندارد به روش دیگری رندر کنید - بسته بندی کلمه با افزایش ارتفاع خط. برای این کار باید سلول مشکل ساز را با کلیک کردن انتخاب کنید و در سربرگ Home در گروه Alignment روی دکمه Text wrap کلیک کنید. در این صورت ارتفاع خطی که سلول در آن قرار دارد افزایش می یابد تا محتوای پنهان آن به طور کامل نمایش داده شود. برای بسته بندی متن، با توجه به کلمات، ارتفاع سلول را نیز می توان به صورت دستی با کشیدن آن بر روی مرز هدر، مانند مورد ستون، تغییر داد.

برای ورودی فرمول های سادهفقط شامل علائم حسابی (+، -، *، /)، شما باید موارد زیر را انجام دهید:

1. برای انتخاب سلولی که می خواهید فرمول را در آن قرار دهید، کلیک کنید.

2. علامت مساوی = را وارد کنید (این کار همیشه باید هنگام تایپ فرمول انجام شود).

3. در مرحله بعد، باید آدرس سلول ها را وارد کنید که مقادیر آنها در محاسبه شرکت می کند. برای انجام این کار، باید بر روی مورد اول کلیک کنید. در این حالت، سلول با یک قاب در حال اجرا برجسته می شود و آدرس آن در سلول ورودی ظاهر می شود (شکل 1، سمت چپ).

4. پس از آن، یک علامت حسابی از صفحه کلید تایپ کنید و برای انتخاب سلول دوم برای درج آدرس آن کلیک کنید (شکل 4، سمت راست) یا آدرس را از صفحه کلید تایپ کنید و به طرح انگلیسی تغییر دهید. بعد Enter را فشار دهید تا ورودی کامل شود. در نتیجه، نتیجه محاسبه در سلول ها نمایش داده می شود.

5. امکان ترکیب چند عمل حسابی در یک فرمول وجود دارد. در صورت لزوم، می توانید از براکت استفاده کنید، همانطور که در مورد علامت گذاری استاندارد عبارات ریاضی است. بنابراین، به عنوان مثال، اگر شما نیاز به اضافه کردن مقادیر دو سلول دارید، و سپس نتیجه را بر عدد در سلول سوم تقسیم کنید، در قالب یک فرمول به این صورت خواهد بود: \u003d (B2 + C2) / D2. هنگام وارد کردن فرمول، آدرس سلول ها باید به صورت دستی کلیک یا تایپ شوند.

برنج. 1 - وارد کردن ساده ترین فرمول

2. ویرایش داده ها در یک سلول

ویرایش داده ها در یک سلول به شرح زیر انجام می شود. برای حذف تمام محتویات یک سلول، آن را با یک کلیک انتخاب کرده و کلید را فشار دهید. اگر نیاز به تایپ داده های جدید در یک سلول پر شده دارید، لازم نیست موارد قبلی را حذف کنید. فقط آن را انتخاب کنید و شروع به تایپ کنید. داده های قدیمی به طور خودکار جایگزین می شوند.

اگر سلول حاوی یک قطعه متن بزرگ یا یک فرمول پیچیده باشد، حذف آنها برای ایجاد تغییرات کاملا غیر منطقی است. روی یک سلول دوبار کلیک کنید، مکان نما را با کلیک کردن روی آن قرار دهید جای مناسببرای ویرایش، تغییرات لازم را انجام دهید و Enter را فشار دهید.

اگر باید ویرایش یک سلول را متوقف کنید، اما ویرایش از قبل شروع شده است، فقط کلید Esc را فشار دهید. با این کار داده های اصلی در سلول بازیابی می شوند. برای واگرد کاری که قبلا انجام شده است، از میانبر صفحه کلید استاندارد +Z یا دکمه واگرد در پانل استفاده کنید. دسترسی سریع.

هنگامی که مقادیر سلول های ارجاع شده توسط فرمول را تغییر می دهید، نتیجه محاسبه در سلول حاوی فرمول به طور خودکار دوباره محاسبه می شود.

3. سلول های تکمیل خودکار و تکمیل خودکار

اغلب، هنگام پر کردن جدول، باید همان متن را تایپ کنید. ویژگی تکمیل خودکار اکسل به سرعت بخشیدن به این فرآیند کمک می کند. اگر سیستم تشخیص دهد که قسمت تایپ شده متن با آنچه قبلاً در سلول دیگری وارد شده است مطابقت دارد، قسمت گم شده را جایگزین می کند و آن را با رنگ سیاه برجسته می کند (شکل 2). می‌توانید با پیشنهاد موافقت کنید و با کلیک کردن، سلول بعدی را پر کنید یا به تایپ کردن ادامه دهید متن مورد نظر، نادیده گرفتن انتخاب (زمانی که چند حرف اول مطابقت دارند) .

برنج. 2 - تکمیل خودکار هنگام وارد کردن متن

مکانیزم تکمیل خودکار در مواردی مفید است که شما نیاز به وارد کردن توالی داده‌ها در سلول‌ها دارید. فرض کنید باید یک سطر یا ستون را با دنباله ای از اعداد پر کنید، که هر کدام به مقدار معینی بزرگتر (یا کمتر) از شماره قبلی است. برای جلوگیری از انجام این کار به صورت دستی، می توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

1. لازم است دو مقدار اول را از یک سری اعداد در دو سلول مجاور تایپ کنید تا اکسل بتواند تفاوت آنها را مشخص کند.

2. هر دو سلول را انتخاب کنید.

3. نشانگر ماوس را روی نشانگر واقع در گوشه سمت راست پایین کادر انتخاب حرکت دهید. در این صورت، به شکل یک پلاس مشکی خواهد بود.

4. کلیک کنید و با نگه داشتن دکمه ماوس، فریم را بکشید تا مقدار نهایی در راهنمای ابزار نزدیک نشانگر ماوس که در آخرین سلول ردیف قرار می گیرد ظاهر شود. می توانید قاب را به هر جهتی بکشید.

5. دکمه ماوس را رها کنید تا محدوده سلول های تحت پوشش پر شود.

ویژگی تکمیل خودکار هنگام کپی کردن فرمول در محدوده ای از سلول ها بسیار مفید است. با تکمیل خودکار، می توانید فرمول ها را در چند ثانیه وارد سلول ها کنید. شما باید فقط فرمول اول را تایپ کنید و سپس با کشیدن قاب برای نشانگر پایین، آن را در کل ردیف کپی کنید.

در این حالت، آدرس سلول‌های موجود در فرمول‌ها به طور خودکار با آدرس‌های ضروری جایگزین می‌شود (مقایسه با فرمول اول).

فهرست ادبیات استفاده شده

تکمیل خودکار سلول ویرایشگر صفحه گسترده

1. منبع الکترونیکی: http://www.5byte.ru/excel/edit.php

2. منبع الکترونیکی: http://www.on-line-teaching.com/excel/lsn002.html

3. منبع الکترونیکی: http://www.kolomna-school7-ict.narod.ru/st40201.htm

انواع داده ها

اکسل به شما امکان می دهد سه نوع داده را در سلول ها وارد کنید: اعداد، متن، فرمول ها. متن را می توان برای سرفصل های جدول، توضیحات یا یادداشت های یک کاربرگ استفاده کرد. اگر اکسل نوع داده را به صورت عددی یا فرمول تشخیص ندهد، داده ها به عنوان متن تلقی می شوند.

از اعداد برای نشان دادن استفاده می شود اطلاعات دیجیتالو قابل ورود است فرمت های مختلف: عمومی، پولی، مالی، درصدی و ... تاریخ و ساعت را نیز می توان به عنوان اعداد در نظر گرفت.

فرمول‌های وارد شده به یک سلول، محاسبات را انجام می‌دهند، عملیات پایگاه داده را مدیریت می‌کنند، خواص و مقادیر سلول را تأیید می‌کنند و برای ایجاد روابط بین سلول‌ها و آرایه‌ها با استفاده از مراجع آدرس استفاده می‌شوند.

هر فرمولی با علامت ( = ). اگر یک فرمول در یک سلول وارد شود، به طور پیش فرض سلول نتیجه محاسبه را نشان می دهد.

وارد کردن داده ها در یک سلول

داده ها مستقیماً در سلول فعال تایپ می شوند و در نوار فرمول نمایش داده می شوند. داده ها را می توان در نوار فرمول نیز وارد کرد.

ورود اطلاعات

1. روی یک سلول کلیک کنید.
2. داده ها را وارد کنید، به عنوان مثال "گزارش برای 2001".
3. کلید را فشار دهید وارد.
4. برای لغو یک ورودی، را فشار دهید خروج.

در حالی که در نوار فرمول تایپ می کنید، روی دکمه کلیک کنید را وارد کنید - √برای تأیید، و برای لغو ورودی، دکمه را فشار دهید لغو - ×.

فشار دادن کلیدهای مکان نما یا کلیک کردن روی سلول دیگر همیشه باعث می شود که داده های وارد شده قبل از انتقال به سلول بعدی در سلول فعال ذخیره شوند.

متنی که بیش از حد عریض است و نمی‌تواند در سلول فعلی قرار بگیرد، وقتی در یک سلول قرار می‌گیرد، به صورت بصری با سلول‌های مجاور همپوشانی پیدا می‌کند. اکسل متن یا فرمول های یک سلول را به 255 کاراکتر محدود می کند.

اعدادی که برای نمایش در سلول فعلی خیلی بزرگ هستند به صورت دنباله ای از کاراکترها نمایش داده می شوند. # # # # . برای نشان دادن یک مقدار عددی در یک سلول، باید عرض ستون را افزایش دهید (به بخش "قالب بندی سلول ها" مراجعه کنید).

با استفاده از کلید می توانید محتویات یک سلول را حذف کنید حذف.

انتخاب سلول

بسیاری از عملیات، مانند درج سطر یا ستون، حذف، کپی یا جابجایی سلول ها، نیاز به انتخاب یک یا چند سلول قبل از شروع عملیات دارند.

ناحیه انتخاب می‌تواند یک سلول جداگانه باشد یا کل یک کتاب کار را اشغال کند. سلول فعالهمیشه بخشی از انتخاب است منطقه انتخاب باید مستطیل شکل باشد و می تواند به صورت زیر تعریف شود:

• یک یا چند سلول؛
• یک یا چند ستون؛
• یک یا چند خط؛
• یک یا چند کاربرگ

Tab. 17 برخی از ترکیبات ممکن را نشان می دهد.

جدول 17. تعیین نواحی جدول

اکسل به شما امکان می دهد سه نوع داده را در سلول ها وارد کنید: اعداد، متن، فرمول ها. متن را می توان برای سرفصل های جدول، توضیحات یا یادداشت های یک کاربرگ استفاده کرد. اگر اکسل نوع داده را به صورت عددی یا فرمول تشخیص ندهد، داده ها به عنوان متن تلقی می شوند.

اعداد برای نمایش اطلاعات عددی استفاده می‌شوند و می‌توانند در قالب‌های مختلف وارد شوند: عمومی، ارز، مالی، درصد و غیره. تاریخ و زمان نیز می‌تواند به عنوان اعداد در نظر گرفته شود.

فرمول‌های وارد شده به یک سلول، محاسبات را انجام می‌دهند، عملیات پایگاه داده را مدیریت می‌کنند، خواص و مقادیر سلول را تأیید می‌کنند و برای ایجاد روابط بین سلول‌ها و آرایه‌ها با استفاده از مراجع آدرس استفاده می‌شوند.

هر فرمولی با علامت (=) شروع می شود. اگر یک فرمول در یک سلول وارد شود، به طور پیش فرض سلول نتیجه محاسبه را نشان می دهد.

وارد کردن داده ها در یک سلول

داده ها مستقیماً در سلول فعال تایپ می شوند و در نوار فرمول نمایش داده می شوند. داده ها را می توان در نوار فرمول نیز وارد کرد.

ورود اطلاعات

1. روی یک سلول کلیک کنید.
2. برای مثال داده ها را وارد کنید گزارش سال 2001.
3. کلید را فشار دهید وارد.
4. برای لغو یک ورودی، را فشار دهید خروج.

در حالی که در نوار فرمول تایپ می کنید، روی دکمه کلیک کنید را وارد کنید- √برای تأیید، و برای لغو ورودی، دکمه را فشار دهید لغو - ×.

فشار دادن کلیدهای مکان نما یا کلیک کردن روی سلول دیگر همیشه باعث می شود که داده های وارد شده قبل از انتقال به سلول بعدی در سلول فعال ذخیره شوند.

متنی که بیش از حد عریض است و نمی‌تواند در سلول فعلی قرار بگیرد، وقتی در یک سلول قرار می‌گیرد، به صورت بصری با سلول‌های مجاور همپوشانی پیدا می‌کند. اکسل متن یا فرمول های یک سلول را به 255 کاراکتر محدود می کند.

اعدادی که برای نمایش در سلول فعلی خیلی بزرگ هستند به صورت دنباله ای از کاراکترها نمایش داده می شوند. # # # #. برای نشان دادن یک مقدار عددی در یک سلول، باید عرض ستون را افزایش دهید (به بخش "قالب بندی سلول ها" مراجعه کنید).

با استفاده از کلید می توانید محتویات یک سلول را حذف کنید حذف.

انتخاب سلول

بسیاری از عملیات، مانند درج سطر یا ستون، حذف، کپی یا جابجایی سلول ها، نیاز به انتخاب یک یا چند سلول قبل از شروع عملیات دارند.

ناحیه انتخاب می‌تواند یک سلول جداگانه باشد یا کل یک کتاب کار را اشغال کند. سلول فعال همیشه بخشی از انتخاب است. منطقه انتخاب باید مستطیل شکل باشد و می تواند به صورت زیر تعریف شود:

• یک یا چند سلول؛
• یک یا چند ستون؛
• یک یا چند خط؛
• یک یا چند کاربرگ

Tab. 17 برخی از ترکیبات ممکن را نشان می دهد.

جدول 17. تعیین مناطق جدول

سلول ها را می توان با استفاده از ماوس یا صفحه کلید یا ترکیبی از هر دو انتخاب کرد (جدول 18). سلول های انتخاب شده از نظر رنگ متفاوت خواهند بود.

جدول 18. انتخاب مناطق جدول

برای لغو انتخاب، روی هر سلولی کلیک کنید. برای انتخاب ناحیه ای با ماوس در صورتی که ناحیه انتخابی از اندازه پنجره بیشتر باشد، مانند سایر برنامه ها، از اسکرول خودکار استفاده می شود. این بدان معنی است که اگر نشانگر ماوس به خارج از پنجره برود، برگه به ​​طور خودکار در آن جهت حرکت می کند.

ویرایش محتوای سلول

ویرایش محتویات یک سلول را می توان در سلول یا در نوار فرمول انجام داد. حالت های ورودی و ویرایش در نوار وضعیت نشان داده شده است.

برای ویرایش، در سلولی که می خواهید ویرایش کنید دوبار کلیک کنید یا در نوار فرمول کلیک کنید.

از نشانگر ماوس می توان برای حرکت به محل ویرایش استفاده کرد. علاوه بر این، کلیدهای زیر را می توان در حالت ویرایش استفاده کرد:

درست مانند Word، با فشار دادن کلید Insert بین حالت های درج و رونویسی جابجا می شود.

لغو و انجام مجدد اقدامات

اکسل به شما امکان می دهد تغییرات ایجاد شده در آن را لغو کنید کتاب کار. اگرچه این ویژگی برای اکثردستورات، استثناهایی برای آن وجود دارد (به عنوان مثال، شما نمی توانید حذف و تغییر نام یک برگه را لغو کنید).

تیم لغو از منوی ویرایشوابسته به زمینه هنگامی که کاربر داده ها را در نوار فرمول، منو، تایپ یا ویرایش می کند ویرایش کنیددستور مربوط به آخرین عملیات انجام شده ارائه خواهد شد.

بر پنل استانداردبرای لغو آخرین دستوراتشما باید دکمه را فشار دهید یا با انتخاب چندین دستور از لیست، آنها را لغو کنید.

بعد از انتخاب تیم لغو در منوی ویرایشدستور به دستور Redo تغییر می کند.

سطرها و ستون ها را درج کنید

سطرها یا ستون های اضافی را می توان در صورت نیاز در هر نقطه از جدول درج کرد. تیم درج (درج) در منوی ویرایش (ویرایش)می توان برای درج یک ستون جدید استفاده کرد ترک کرداز ستون فعلی، یا خط جدید در بالاخط فعلی

هنگام انتخاب ناحیه ای که شامل بیش از یک ستون یا ردیف است، می توان چندین ستون و ردیف اضافه کرد.

1. هر تعداد ستون یا سطر را که می خواهید درج کنید انتخاب کنید.
2. انتخاب کنید درج، ردیف (درج، ردیف) یا درج، ستون (درج، ستون)یا کلید ترکیبی را فشار دهید ctrl و +روی صفحه کلید عددی

برای حذف سطرها یا ستون ها:

1. سطرها یا ستون ها را برای حذف انتخاب کنید.
2. انتخاب کنید ویرایش، حذف (ویرایش، حذف) یا ترکیبی را فشار دهید کلیدهای Ctrlو -روی صفحه کلید عددی

درج و حذف ستون‌ها یا ردیف‌ها آدرس داده‌های باقی‌مانده در جدول را تغییر می‌دهد، بنابراین هنگام درج یا حذف باید مراقب باشید.

انتقال و کپی داده ها

انتقال و کپی داده ها یکی از عملیات های اصلی است که هنگام کار با داده های جدولی استفاده می شود و نه تنها محتویات سلول ها در مکان جدید کپی می شود، بلکه قالب بندی آنها نیز کپی می شود.

جابجایی و کپی کردن محتویات سلول ها به دو صورت انجام می شود:

• دستورات منو ویرایش (ویرایش)؛
• کشیدن با ماوس

به محض اینکه کاربر سلول را انتخاب کرده و دستور را انتخاب کند برش یا کپی (برش یا کپی)در منو ویرایش کنیداکسل محتویات سلول را در کلیپ بورد کپی می کند.

هنگامی که منتقل می شود، داده های سلول های اصلی به مکان جدید چسبانده می شود.

کپی داده ها برای کپی کردن اطلاعات استفاده می شود. هنگامی که محتوای یک سلول کپی می شود، می توان آن را چندین بار در یک سلول یا در ناحیه ای از سلول ها قرار داد. علاوه بر این، ناحیه انتخاب شده توسط یک حاشیه نقطه‌دار متحرک احاطه شده است که تا پایان یا لغو عملیات باقی خواهد ماند.

حاشیه شبیه یک قاب نقطه‌دار ضربانی است که شی انتخاب‌شده را احاطه کرده است. چسباندن محتویات سلول ها تنها زمانی امکان پذیر است که این مرز وجود داشته باشد.

استفاده از دستور در منوی Edit قرار دهیدپس از انتخاب دستور Cut (Cut) حاشیه را خاموش می کند.

استفاده از دستور Paste (Paste) بعد از دستور Copy (Copy)مرز را غیرفعال نمی کند، یعنی. کاربر می تواند به تعیین مقصدهای دیگر برای درج داده ادامه دهد و از دستور استفاده کند درج کنیداز نو.

ضربه زدن به کلید واردانتخاب را در مکان جدید مشخص شده توسط ماوس قرار می دهد و حاشیه را خاموش می کند.

ضربه زدن به کلید خروجعملیات کپی به بافر را لغو می کند و مرز را غیرفعال می کند.

هنگام چسباندن داده از بیش از یک سلول، فقط سلول سمت چپ باید مشخص شود. گوشه بالاناحیه سلول های صفحه کاری که در آن چسبانده می شوید.

جابجایی و کپی با استفاده از منو

فرصت کشیدن ( بکشید ورها کردن)به شما امکان می دهد محتویات سلول های انتخاب شده را با ماوس جابجا یا کپی کنید. این ویژگی به ویژه هنگام جابجایی و کپی کردن به آن مفید است مسافت های کوتاه(در ناحیه قابل مشاهده کاربرگ).

حرکت و کپی با کشیدن و رها کردن

1. ناحیه ای از سلول ها را برای حرکت انتخاب کنید.
2. نشانگر ماوس را روی قاب انتخاب حرکت دهید.
3. انتخاب را با اشاره گر به یک مکان جدید بکشید. ناحیه سلول خواهد بود نقل مکان کردبه یک مکان جدید
4. اگر هنگام کشیدن کلید را نگه دارید ctrl،ناحیه سلول در مکان جدید کپی می شود.

کپی داده های ویژه

کپی ویژه داده ها بین فایل ها شامل دستور است ویژهچسباندن (Paste Special) در منوی Edit (ویرایش).برخلاف کپی معمولی داده ها با استفاده از دستور Paste، این دستور می تواند برای محاسبات و تبدیل اطلاعات و همچنین برای پیوند داده های کتاب کار استفاده شود (این احتمالات در فصل بعدی مورد بحث قرار خواهند گرفت).

تیم درج ویژه(ویژه پیست)اغلب برای کپی کردن ویژگی های قالب بندی سلول استفاده می شود.

1. سلول یا سلول های مورد نظر را برای کپی انتخاب کنید.
2. سلول یا سلول هایی که داده های منبع در آن قرار می گیرند را انتخاب کنید.
3. انتخاب کنید ویرایش، چسباندن ویژه (ویرایش، چسباندن ویژه).کادر محاوره ای Paste Special شامل چندین گزینه برای چسباندن داده ها می باشد (شکل 83).

برنج. 83. درج ویژه

1. گزینه های مورد نیاز مانند قالب ها را تنظیم کنید (فرمت های رنگ آمیزی فقط قالب بندی را تغییر می دهد نه مقدار سلول ها).
2. انتخاب کنید خوب.

گروه اول از گزینه های کادر محاوره ای چسب ویژهبه شما این امکان را می دهد که محتوا یا ویژگی های قالب بندی را برای درج انتخاب کنید. با انتخاب همه (AI) محتویات و ویژگی های هر سلول کپی شده در یک مکان جدید جایگذاری می شود. گزینه‌های دیگر به شما امکان می‌دهند ترکیب‌های مختلفی از محتوا و/یا ویژگی‌ها را درج کنید.

گروه دوم از پارامترها فقط هنگام درج فرمول ها یا مقادیر استفاده می شود و عملیات انجام شده بر روی اطلاعات درج شده در سلول هایی را که قبلاً حاوی داده هستند توصیف می کند (جدول 19).

جدول 19. گزینه های دستور Special Paste

انتخاب هیچ یکبه این معنی که اطلاعات کپی شده به سادگی جایگزین محتویات سلول ها می شود. با انتخاب گزینه های دیگر برای عملیات، دریافتیم که محتوای فعلی با اطلاعات درج شده ترکیب می شود و نتیجه چنین ترکیبی محتوای جدید سلول ها خواهد بود.

ورزش

انجام محاسبات با دستور Paste Special

داده ها را مطابق جدول وارد کنید. 20.

جدول 20. داده های اولیه

1. ناحیه ای را برای کپی A2:A4 انتخاب کنید.
2. ویرایش، کپی (ویرایش، کپی) را انتخاب کنید.
3. روی سلول B2 (گوشه سمت چپ بالای ناحیه ای که داده ها در آن قرار می گیرند) کلیک کنید.
4. ویرایش، چسباندن ویژه (ویرایش، چسباندن ویژه) را انتخاب کنید.
5. گزینه Multiply را تنظیم کنید.
6. کلیک خوب.توجه داشته باشید که مرز ناحیه انتخابی روی صفحه باقی می ماند.
7. روی سلول C2 کلیک کنید، که شروع منطقه درج خواهد بود.
8. انتخاب کنید ویرایش، چسباندن ویژه (ویرایش، چسباندن ویژه) وگزینه Transpose را تنظیم کنید.
9. فرمت های ستون G خود را در ستون H کپی کنید و یک جدول دریافت کنید. 21.

جدول 21. نتیجه دستور Paste Special