Alley bize mesajın bir kopyasını gönder. İş e-posta yazışmalarının sırları

İş iletişimi, kendi yasaları ile kendi dünyasıdır. Pek çok şey bu yasalara nasıl uyduğumuza bağlıdır: meslektaşlarımız ve ortaklarımız üzerinde bıraktığımız izlenim, iş verimliliği ve hatta kariyer gelişimi.

İş iletişiminde özel bir yer, yalnızca ofis çalışanlarının değil, çoğu ofis çalışanının günlük görevi olan iş yazışmaları tarafından işgal edilir. Ticari yazışmaları düzgün bir şekilde yürütme yeteneği, karlı anlaşmalar yapmak ve işletmenizin imajını oluşturmak için iyi bir yardımcı olabilir.

Bir iş mektubunun bazı özelliklerine bakalım. Yani, iş yazışmaları:

kalıplaşmış ifadelerin ve klişelerin kullanımı
duygusal tarafsızlık,
sunumun anlamsal doğruluğu ve özlülüğü,
iyi yapılandırılmış argüman

iş yazışmaları ingilizce dili bazılarını yabancı ortaklarla veya uluslararası şirketlerde çalışan herkese tavsiye ettiğimiz aynı kurallar ve klişeler bütünüdür. İş yazışmalarınızı süsleyecek bazı faydalı ifadeleri dikkatinize sunuyoruz. Bu ifadeler profesyonelliğinizi vurgulayacak ve imajınızın şekillenmesine yardımcı olacaktır. iş adamı. Hadi başlayalım!

1. Lütfen ekte bulun

Klasiklerle başlayalım. Genellikle mektuba çeşitli belgeler veya başka dosyalar eklemeniz gerekir. Alıcıya bir ekin varlığını bildirmek için mükemmel bu yapacak ifade etmek. Sonuçta, çeviride "Bağlanma" kelimesi "yatırım" anlamına gelir. Cümle, mektubun sonunda kullanılmalıdır.

İşte birkaç kullanım örneği:

Lütfen portföyümü ekte bulabilirsiniz.
Lütfen sözleşmenin/sözleşmenin ekli kopyasını bulun.

2. İlettim

E-postayı diğer alıcılara yönlendirmeniz gerektiğinde bu ifade kullanılabilir. Muhatapa bunu bildirmek için “ilettim” ifadesi mükemmeldir. Örneğin:

Anna'nın özgeçmişini size ilettim.
John'un e-postasını sana ilettim.

3. cc'ledim

İş yazışmalarının özelliklerinin tüm sırlarını bilmeyen bir kişi, bu garip kısaltmanın ne anlama geldiğini anlamayabilir. Ama biz profesyoneliz. "CC'ed", I have carbon copy anlamına gelen bir kısaltmadır. İfade, "mektup almak için birini bir kopyaya koyun" anlamına gelir.

Bu nedenle, başka alıcıları bir kopyaya koyduğunuzu birine bildirmeniz gerekirse, bu ifadeyi kullanmaktan çekinmeyin. Örneğin:

Sara'yı bu e-postaya cc olarak ekledim.
Jack ve Jimmy'yi bu e-postalara cc olarak yazdım.

Kullanılamayan kısaltmalar ile ilgili olarak İş yazışmaları- bu durum için genellikle bir istisna yapılır.

4. Daha fazla ayrıntı için

Bu ifade, mektubunuzu İngilizce olarak kibarca bitirmenin kanıtlanmış bir yoludur. "Daha fazla ayrıntı için", "daha fazla bilgi için" anlamına gelir. detaylı bilgi", "Detaylarda". Kullanım örnekleri:

Daha fazla ayrıntı için istediğiniz zaman benimle iletişime geçin.
Daha fazla ayrıntı için Satış müdürümüze yazın.

Kibarca bitirmenize yardımcı olacak bir başka ifade de "Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin." Çeviride bu, "Herhangi bir sorunuz varsa, bana yazmaktan çekinmeyin" anlamına gelir.

5. sabırsızlıkla bekliyorum

"İleriye bakmak" deyimi, "dört gözle beklemek" anlamına gelir. Dolayısıyla, muhataptan bir yanıt veya başka bir eylem bekliyorsanız, bu ifadeyi kullanmak oldukça uygun olacaktır. Örneğin:

Cevabınızı dört gözle bekliyorum.
Cevabınızı dört gözle bekliyorum.

İfade en iyi mektubun sonunda kullanılır.

Bir mektup yazarken, gerçekten canınız istemese bile kibar olmalısınız. Her durumda yetkin mektuplar yazabilme yeteneği, profesyonelliğinizi, iyi terbiyenizi ve iş etiği bilginizi yansıtır. Sonuç olarak, iş yazışmalarında ifadelerin doğruluğunu ve kusursuz okuryazarlığı göstermeniz gerektiğini hatırlıyoruz. Kısaltmaların kullanılması da kabul edilemez (nadir istisnalar dışında).

Yazmak e-postalarİngilizce doğru, sevgili dostlar! İyi şanlar!

Aşağıdakilerin tümü temel kurallar esas olarak ortaklarınız, meslektaşlarınız, müşterileriniz ve sanatçılarla olan ticari yazışmalarla ilgilidir. Kişisel yazışmalarda kullanımları herkes için özel bir konudur. Ancak, kişisel yazışmalarda bu kurallara uymak, yalnızca sizin hakkınızda iyi bir izlenim yaratacaktır.

İş e-postası etiği

Aniden daha fazla okumak istemezseniz, kendinizi en azından aşağıdaki temel kurallarla sınırlayın:

Lütfen yanıt verirken "Tümünü Yanıtla" düğmesini kullanın. Bu, yanıtınızın onları geçmemesi için ilk e-postanın alıcılarının kopyalarını saklar. Arayüz ayarlarında "Yanıtla" düğmesini gizlemenizi şiddetle tavsiye ederim. Gerekirse istenmeyen alıcıları "elle" silebilirsiniz.
"Konu" alanını boş bırakmayınız. Yazıştığınız kişiler günde yüzlerce e-posta alabilir ve bir e-postanın önemini ve içeriğini hızlı bir şekilde değerlendirmek için bu alanı kullanırlar.
Alıntı mektupları. Yanıtınıza yeni bir e-posta ile başlamayın, alınan bir e-postada "Tümünü Yanıtla" seçeneğini tıklayın ve e-posta istemcisi ayarlarınızda yanıtlarken ve iletirken fiyat teklifi özelliğini kapatmayın.
Tam olarak alıntı yapıldığında(cevabınız mektubun tamamına ise) cevabın metnini mektubun sonuna değil BAŞINA yazınız.

DEVAM EDECEK MİYİZ?

mektup alma

Gelen mektuplar okunmalıdır. Bir mektup aldıysanız, bu, herhangi bir nedenle birisinin onu gönderdiği anlamına gelir (tabii ki, burada istenmeyen e-posta sayılmaz). Bir kişinin okunmamış olarak işaretlenmiş mektupları varsa ve bunlar bir günden eskiyse, postayla nasıl çalışılacağını bilmiyor. Ancak, aşağıdaki durumlarda affedilebilir:
- kişi beklenmedik bir şekilde öldü veya hastalandı;
- posta ile çalışmak resmi görevlerinin bir parçası değildir (o zaman bir hizmet e-postasına ihtiyacı yoktur).
Yönetici değilseniz, postalarınızı günde en az 2 kez kontrol edin: sabah ve öğleden sonra. Sizden gelen bir üretim sorusunun yanıtlanmaması, diğer kişilerin çalışmalarını oyalayabilir ve sorunların çözümünü geciktirebilir.
Yöneticiyseniz, çalışma gününüz, tüm gün boşaltma yapmayan ve postaları otomatik olarak kontrol eden bir e-posta istemcisini başlatarak başlamalıdır. En az her 10 dakikada bir (tercihen 1-3 dakika) otomatik posta teslimatı/alınması ayarlayın.
Bir mektup aldınız. Çok meşgulseniz, kimden geldiğini, konuyu hemen değerlendirin ve gözden geçirin - bu, mektubun acil bir yanıt gerektirip gerektirmediğine veya biraz bekleyip bekleyemeyeceğine hızlı bir şekilde karar vermenize yardımcı olacaktır.
Yapabiliyorsanız, lütfen hemen yanıt verin. Bu en basit ve etkili yöntemşeyleri taşımak ve posta blokajlarını toplamamak.
Bir gün içinde cevap veremeyeceğinizi anlıyorsanız, hemen "Birkaç gün içinde cevap vereceğim" veya en azından "Biraz sonra cevap vereceğim" yazmanız daha iyidir.

Kime, Bilgi, Gizli alanları

"Kime" ("Kime"), "CC" ("Kopyala") ve "Gizli" ("Bcc") alanlarının olduğu unutulmamalıdır. Seninki onlara bağlı. daha fazla eylemler(ve mektup arkadaşlarının eylemleri) bir mektup alındığında:
- "Kime" ("Kime") - mektup ve içerdiği bilgiler veya sorular doğrudan alıcıya yöneliktir. Bir soru gönderirseniz, "Kime" alanında belirtilen muhataptan bir yanıt bekliyorsunuz. Alıcı sizseniz, cevap vermelisiniz.
- "SS" ("Kopya") - kopyalarda duran alıcılar "bilgi için", bilgi için bir mektup alırlar veya "tanık olmaya davet edilirler". Kopyalardaki alıcı genellikle mektuba cevap vermemelidir; ayrıca, gerekirse "Müdahale ettiğim için özür dilerim" ifadesiyle başlamanız kibarlık olarak kabul edilir.
- "BCC" ("Kör Kopya") - "saray entrikaları" için bir alan. Bu alanda bir alıcı belirterek, bu mektubu ona “gizlice” gönderirsiniz: asıl alıcı veya nüshalardakiler mektubun bu kişiye gönderildiğini bilmeyecektir. Ayrıca için kullanılır toplu postalama senin için adres defteri tüm alıcılar bilmiyordu.
Lütfen yanıt verirken "Tümünü Yanıtla" düğmesini kullanın. Bu, ilk e-postanın alıcılarının kopyalarını saklar ve yanıtınız onları kaçırmaz.
Muhabiriniz tarafından oraya eklenen kişilerin mektubun kopyalarından SİLMEYİN. Diğer muhabirlerin cevabınızı almaması için kişisel bir şeye cevap vermek istiyorsanız, mektubu yazan kişi dışındaki herkesi kopyalardan silin (evet, "Yanıtla" düğmesini asla kullanmayız).
Gelen mektupta “Kime” alanında ikiden fazla alıcı varsa, bu, bu mektuplardan her ikisinin veya herhangi birinin cevap vermesi gerektiği anlamına gelir. İKİSİNİN de cevap vermesi gerektiğini düşünün - mektup size ve bir başkasına hitaben yazılmışsa, ona da cevap verin (“Bu soru kesinlikle bana göre değil, falan cevaplasın” gibi bir cevap olsa bile).
Buna karşılık, "Kime" alanına birden fazla alıcı EKLENMEMESİ şiddetle tavsiye edilir. İki kişiye gönderilen bir mektupta, her ikisinden de cevap alamayacaksınız, çünkü her biri diğerinin cevap vereceğini düşünecektir. Bu makaleyi herkes okumadı.
Özel yazışmaların, yazışmaya katılanların onayı olmadan bir e-posta listesine iletilmesi etik değildir!

Konu alanı

Boş bırakmayın.
Mektubun konusu kısa ama ana içeriği, mektubun konusunu yansıtacak şekilde olmalıdır. "Soru", "Merhaba!" veya boş başlıklar, temel iş yazma becerilerinden yoksun bir acemi olarak sizi ele verir.
Farklı konulardaki birkaç e-postadan birini yanıtladığınızda, doğru olanları yanıtlayın. Toplantı ile ilgili "18.04 Salı günü Toplantı" konulu ve matbaa malzemeleri ile ilgili "Baskı Malzemeleri" başlıklı mektuba cevap veriniz. Bunun nedeni önceki yazışmaların alıntılanmasıdır (aşağıdaki Mektup Yazma bölümüne bakın).
Haftalık raporlar gibi periyodik olarak e-posta göndermeniz gerekiyorsa, başlığı sabit tutmaya çalışın veya alıcının bu tür postaları sıralamak için otomatik kurallar (kurallar) ayarlayabilmesi için en azından bir kısmı sabit olmalıdır.

yazmanın önemi

Mektup, acil değişiklikler, sözleşme metni veya her şeyden önce dikkat etmeniz gereken diğer bilgiler hakkında bilgi içeriyorsa - "yüksek" önemi kullanın, bu, Gelen Kutusu klasöründeki mektubu vurgulayacaktır.
Boşuna "yüksek" önemi kullanmayın - "gürültülü" insanlar can sıkıcıdır, daha mütevazı olun.
Bir iş muhabirine kişisel bir mektup veya komik resim veya bağlantı, önemi "düşük" olarak işaretleyin.

Mektup yazmak (cevaplar)

Bir selamlama ile başlayın, kibardır. "Hey gria!" bir kişinin adını yazamayacak kadar tembel olduğunu söylüyor. Hatta sadece "Andrey!" veya "İyi günler!" oldukça kibar ve yeterli.
Kişiyle aynı dili konuşun. Bu sadece Rusça/İngilizce dili için değil, aynı zamanda metnin biçimi için de geçerlidir. Resmi bir mektup aldıysanız, buna gayri resmi bir yanıt, yanıtlayana saygısızlık olur ve kendi düşük kültürünüzü gösterir. Gayri resmi bir itiraza resmi bir yanıt, ya düzenlemelere uyma çağrısıdır ya da sadece kurumsal kurallar gereğidir.
Her zaman yazışma zincirindeki son mektuba yanıt vermeye çalışın, ara harfe değil.
translit kullanmayın metni farklı şekilde yazmanın zor olduğu koşullardan (örneğin, bir cep telefonundan veya Rusça klavye düzeni olmayan bir bilgisayardan) mektup gönderirken hariç.
Eğer senin posta istemcisi Rusça dilini desteklemiyorsa veya kodlamaları bozuyorsa, yanıtın metnini bir ek ile ekleyin.
Bir iş mektubu kesin, özlü ve spesifik olmalıdır:
- Doğruluk - Bahsettiğiniz verileri tam olarak belirtin (başka bir e-postanın tarihi ve konusu, toplantı tarihi, toplantı gündem maddesi, dosya adı, web'deki bir belgeye bağlantı vb.).
- Özlülük - bazıları üç cümlede neyin yazılabileceğini üç sayfada belirtir. Aklı başında olan, açıkça ifade eder ve muhatabınız bunu görür.
- Somutluk - alıcıdan tam olarak ne istendiği, ondan hangi eylemleri istedikleri mektuptan anlaşılmalıdır.
İş yazışmaları, mektup alıştırmaları için bir yer değildir ve duyguları ifade etmek için bir yer değildir. Bunun için forumlar, sohbet odaları ve diğer elektronik kişilerarası iletişim araçları vardır. Özlü bir iş metni kuruluk değil, zaman tasarrufu ve düşünce doğruluğudur.
Mektup birkaç soru, konu veya görev içeriyorsa, bunları yapılandırın ve numaralandırarak veya numaralandırmadan paragraflarla ayırın. Sürekli bir "düşünce akışını" okumak zorken, mektubun ana noktasını gözden kaçırmak kolaydır. Ayrıca, bazı insanlar hemen kötü yapılandırılmış bir mektubu çöp kutusuna gönderme eğilimindedir (bu muhtemelen aşırılıkçılık olsa da).
Bir istek veya görevin cevabının "Hadi yapalım!" olduğunu unutmayın. eksik "Şu tarihe kadar yapacağız", "şu kadar gün içinde", "falanca olaydan sonra" - bunlar daha kesin ve doğru cevaplar.
Mektup, basitçe “tamam” ile cevaplanabilecek şekilde ifade edilirse, cevabın çok daha hızlı alınması muhtemeldir. Örneğin, ne yapılacağına ilişkin birkaç seçenek varsa, bazı varsayılan seçenekler önerin.
Metin hata içermemelidir. Oçepyatki korkutucu değil, ancak kelimeyi her harfe yanlış yazar ve yazarsanız, çok hızlı bir şekilde fark edilir hale gelir ve Rusça'da eksi olan "troykanız" belirginleşir (ayrıca genel eğitim ve kültür düzeyiniz hakkında spekülatif başka sonuçlar) .
E-postanın html biçimlendirmesini kullanmamaya çalışın. Ne yazık ki, bu mektup yazma biçimi Outlook'ta varsayılandır, ancak bunu kullanırken, özellikle alıntı yaparken (yanıtlar ve iletme), birçok soru ortaya çıkar.
Html formatında bir mektup aldıysanız, bunu düz metin olarak DEĞİŞTİRMEYİN, bu, yanıtınızı alırken gönderenin bilgi algısını bozar. Muhatapınız sizin için ne kadar önemliyse, onun hakkında yeterli bir algıyı sürdürmek o kadar önemlidir. Yanıtlarınızı html-alıntılamada renkle vurgulamanın üstesinden gelebilir veya paneldeki “Girintiyi azalt” düğmesini de kullanabilirsiniz. html biçimlendirme(kaprisli nüanslar olmasına rağmen).
Orijinal mektubun metnini alıntılayın. Bunun ne anlama geldiğini düşünüyorsun? Ben de bilmiyorum: Kime: AIST yaratıcı bir kuş Konu: Ynt: Ynt: Ynt: Soru Tamam! Vasya
Başka bir kişinin metninden alıntı yaparken asla düzeltme yapmayın! Bu bir tür sahte mektup.
Tam alıntı yaparken (cevabınız tüm mektuba ise), cevabın metnini mektubun sonuna değil BAŞINA yazın.
Alıntı kullanarak madde madde yanıtlıyorsanız, alıntıyı ÜSTTE VE ALTTA boş satırlarla ayırın ve cümlelerin başında Büyük Harfler kullanın. Yanıtları burada bulmaya çalışın: > logoyu ektekiyle değiştirmenizi öneririz, > arka plandaki bu çok renkli logo ekte bulamadığından > yazıyı düzeltin - "balık" yerine "köle" yazmanız gerekir "! > aksi takdirde yanlış anlaşılacağız, yazı düzeltildi, kusura bakmayın > ve son...
Her yerde iş iş yazışmaları olmadan. Bir şirket adına veya özel bir girişimci olarak kendi adınıza yazmanız farketmez - iş yazışmaları her zaman oynayacaktır önemli rol. Daha spesifik olarak, kurallarına nasıl uyduğunuz. Potansiyel iş ortaklarınız veya müşterileriniz, onlarla nasıl iletişim kurduğunuza göre sizi çok yargılayacaklardır. Bir iş mektubu, bir işadamının "yüzü" diyebilir. Ve bu "yüzü" kaybetmemek için iş yazışmalarının altın kurallarını bilmek önemlidir.

İş E-postası Kuralları

Artık e-posta normal postadan çok daha sık kullanıldığından, ağda ticari yazışmaların nasıl düzgün bir şekilde yürütüleceğine dikkat etmeye karar verdik. İşte size uyması muhatabınızın önünde itibarınızı kaybetmenize izin vermeyecek birkaç öneri.

posta kutusu adı

Yeni bir e-postayı açtığımızda gözümüze ilk çarpan şey, gönderildiği adrestir. Birçoğu bu anın önemini hafife alıyor ve kişisel hesaplarından iş mektupları gönderiyor. posta hesapları. E-posta adresi yalnızca sizin adınızı okunabilir bir biçimde içeriyorsa, bunda yanlış bir şey yoktur. Ancak "kissa1988" veya "pupsik-26" gibi çeşitli takma adlar varsa, o zaman böyle bir posta kutusundan bir iş mektubu göndermek kesinlikle kabul edilemez. Bir "bebek" veya "güneşten" bir iş teklifi alan bir kişinin hangi duygulara sahip olacağını bir düşünün.

İş yazışmalarında da hoş karşılanmaz posta adresleri ile başlayan [e-posta korumalı], [e-posta korumalı] vesaire. Bu tür adresler ciddiye alınmaz ve mektubun açılmama olasılığı yüksektir. En en iyi seçenek ile ticari yazışmalar yapmaktır. posta kutusu [e-posta korumalı], burada ad adınız ve soyadınızdır, şirket şirketin adıdır.

alıcılar

E-posta yazışmalarında, bir mektubu doğrudan bir alıcıya göndermek ve diğer alıcıları bir kopyaya koymak mümkündür. Mektubun nüshasındaki alıcıların buna cevap vermemesi gerektiği varsayılmaktadır. Davetli gözlemciler gibidirler. Bu nedenle, bir mektup göndermeden önce, mektuba tam olarak kimden yanıt almak istediğinizi belirleyin ve alıcıları doğru bir şekilde düzenleyin. Ancak, mümkünse, birkaç kişiyi mektupların doğrudan alıcılarına koymayın. Herkes zihinsel olarak bu sorumluluğu başka bir muhataba "değiştirmeye" karar verirse, hiçbiri size cevap vermeyebilir.

Kendiniz bir iş mektubunun bir kopyasına girdiyseniz, zaten anladığınız gibi, gönderen cevabınızı beklemiyor. Ancak size özel olarak cevap vermek gerekirse, bunu yapabilirsiniz, ancak mektubun başında "müdahale" için özür dilemek kibarlık olur.

Mektup tasarımı

Resmi iş tarzı.İş yazışmalarında doğal olarak resmi bir yazı üslubu kullanılır. Bu tarz, tanımlayıcı sıfatların, gereksiz açıklamaların ve detayların olmaması ile karakterize edilir. Yalnızca ayrıntılar, netlik ve mantık. Bir iş mektubu yazdıktan sonra tekrar okumakta ve özel bir anlam yükü taşımayan ve yazılanın özünü değiştirmeyen tüm cümleleri kaldırmakta fayda var. Ancak bu tür tüm kelimelerin ve deyimlerin kaldırıldığına ikna olduğunuzda, bir iş mektubu yazmak için bu kuralın yerine getirildiğini söyleyebilirsiniz.

okuryazarlık. Bir iş mektubunun doğru ve hatasız yazılması gerektiğini söylemek, "kardan adam yapılmalı" demek gibidir. Ancak bu kuraldan bahsetmemek mümkün değil. Okuryazarlık, herhangi bir yazının temel bir unsurudur. Yazım hataları olan bir iş mektubu yazan bir kişinin kimse tarafından ciddiye alınması pek olası değildir.

Mektup konusu. Onu yazmak bir zorunluluktur. Dahası, kısa ama öz bir şekilde yazmaya çalışın - böylece bir bakışta alıcı mektubun ne hakkında olacağını hemen anlar. Hiçbir durumda konu tek kelimeden oluşmamalıdır. "Bilgi", "Soru" vb. - Yanlış iş e-postası konu satırları. "X şirketinden ticaret teklifi" doğru konu. Mektubunuzdaki bilgiler özellikle önemliyse, hemen hemen tüm e-posta hizmetlerinde bulunan özel bir “önem” bayrağı ile işaretleyebilirsiniz.

Yazı tipi. Mektubun metni her şeyden önce okunabilir olmalıdır. Arial veya Times yazı tipini kullanın Yeni Roma, ortalama bir boyut seçin (örneğin, mail.ru postasında optimal boyut yazı tipi - 3). Yazı tiplerini veya renkleri denemeyin. İş yazışmalarında bu uygun değildir. Kullanmayın Kapak kilidi, ünlem işaretleri ve farklı Özel semboller(ifadeler dahil). İzin verilen tek şey, belirli ifadelerin italikleştirilmesi veya kalın harflerle. Ancak bunu yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda kullanmaya çalışın.

Okuma kolaylığı ve daha iyi bir mesaj için mektup metninde alt başlıklar kullanabilirsiniz. Ancak çok fazla olmamalıdır - 3-4'ten fazla olmamalıdır.

Mektubun bir paragrafı 4 satırdan fazla uzatılmamalıdır. Çok uzun paragrafları okuduğumuzda metin birleşiyor ve ana fikir kaybolabiliyor.

Herhangi bir transfer ve liste, özel işaretleyiciler kullanılarak yapılmalıdır.

Kurumsal şablon. Kurumsal tarzınıza uygun bir kurumsal e-posta şablonu geliştirirseniz harika olur. Ve tüm iş mektuplarını sadece bu şablonla göndereceksiniz. Bu, diğerlerinden sıyrılmanıza, ancak bir iş mektubunun gerektirdiği formaliteyi korumanıza izin verecektir. Ancak, "markalaştırma" konusunda aşırıya kaçmamalısınız - aşırı yaratıcılık yalnızca mektuba zarar verir. Sonuçta eğlenceden değil iş iletişiminden bahsediyoruz. Alıcıların mektuplarınızı yalnızca bilgisayarda değil, bilgisayarda da okuyabileceğini unutmayın. mobil cihazlar. Bu nedenle, şablonun farklı ekran çözünürlükleri için optimize edilmesi gerekir.

Bir mektupta yalnızca bir bilgilendirme nedeni olmalıdır. Ve buna göre, alıcıdan yalnızca bir hedef eylem ima edilmelidir. Alıcıya birden fazla soru, öneri veya isteğin aynı anda bir mektupta yer alması yanlış kabul edilir.

Herhangi bir iş mektubu aşağıdaki bölümlere ayrılmalıdır:
- giriiş;
- Ana bölüm;
- çözüm.

Girişte, mektubun amacını ve yazılma nedenlerini kısaca belirtin. Ana kısım mektubun özüdür. Sonuç olarak, yukarıdakileri özetlemeniz gerekir - bunlar sonuçlar, istekler, talimatlar, öneriler vb. İş yazışmalarında herhangi bir "postscript" kullanmak son derece istenmeyen bir durumdur. Mektup aforizma, metafor, atasözü vb. içermemelidir.

Bir mektup göndermeniz gerekiyorsa grafik görüntü, ardından mektubun metnine eklemeyin, ancak ekleyin ayrı dosya. Resimler üzerinde doğru şekilde görüntülenmeyebilir. farklı cihazlar veya arayüzde tamamen devre dışı bırakılabilir posta programı alıcı Mektubun metninde, gerektiğinde "bilgiler ekteki dosyadadır" demeniz yeterlidir. Bu tür birkaç dosya varsa, adlarını yazdığınızdan emin olun.

Kısaltmalar ve kısaltmalar kullanırsanız, alıcının ne demek istediğinizi anlayacağından %100 emin olmalısınız. Genel olarak, güvenli oynamak ve bu tür şeyleri kullanmamak daha iyidir.

Duygu eksikliği.İş mektupları herhangi bir duygusal renklendirme içermemelidir. Hiç. Bir şikayet yazsanız ve öfkenizin tamlığını gerçekten göstermek isteseniz veya tam tersine, eşinize başarılı bir anlaşma için içtenlikle teşekkür etseniz bile. Bir iş mektubu ölçülü ve hatta biraz soğukkanlı olmalıdır. Her insan bireyselliğini takdir eder, ancak iş yazışmaları değildir. En iyi yol tezahür ettirmek için. Neşeli veya üzgün bir kişiden, kapıcıdan veya CEO aynı olmalıdır.

İş kelime dağarcığının kullanımı.İş yazışmalarında cümleleri bağlamak için aşağıdaki küme ifadeleri kullanılır:

1) bu nedenle;
2) neye dayanarak;
3) (bir şey) nedeniyle;
4) uyarınca;
5) dayalı;
6) göz önünde bulundurularak;
7) göz önünde bulundurularak;
ne hizmet etti.

Ve benzeri. Ayrıca iş mektuplarında, mektubun yazıldığı sektörde genel kabul gören kısaltmaların ve kısaltmaların kullanılmasına izin verilir. Alıcının belirli bir kısaltmayı anlayıp anlamadığından şüphe ediyorsanız, ifadeyi tam olarak yazmak daha iyidir.

Selamlar. Lütfen "İyi günler" klişesini asla kullanmayın. Bunun sadece iş yazışmaları için değil, prensipte e-postalar için de kötü bir biçim olduğu söylenebilir. En iyi seçenek selamlar - "Merhaba, İsim / İsim Patronimik." Bu arada, mektubun alıcısına sadece selamlamada değil, metnin ilerleyen kısımlarında da ismiyle hitap etmek iyidir. Şahsen tanımadığınız bir kişiye mektup yazıyorsanız, alıcının adresini nereden aldığınızı mektubun en başında belirtmelisiniz.

Harf büyüklüğü.İş mektubu değil Sanat eseri ve "konuyla ilgili" kişisel düşünceleriniz değil. Mektup, içindeki bilgilerin tamlığını iletmek için mümkün olduğunca kısa olmalıdır. Mektubun metninin bir "ekrana" sığması en uygunudur. Uzun mektupları okumak yorucudur ve birçok insanı rahatsız eder.

Mektuplara verilen yanıtlar. Aldığınız bir e-postayı yanıtlarken, "E-posta oluştur" düğmesini değil, her zaman "Yanıtla" düğmesini tıklayın. İlk seçenekte, yanıtınızda tüm yazışma geçmişi otomatik olarak gösterilecektir. Bu doğrudur, çünkü bir kişi arka planı görmezse kim olduğunuzu ve ondan ne istediğinizi hemen hatırlamayabilir. Özellikle son mektubun üzerinden 5 günden fazla zaman geçmişse. Mektubuna cevap verirken muhatabınızdan kesinlikle güvenle alıntı yapabilirsiniz. Bu, ona önceki mektupta tartışılanları hatırlama fırsatı verecektir.

Uygun olduğu yerde daima muhatabınıza teşekkür edin. Örneğin, "Vladimir, mektubunuz için teşekkür ederim" veya "Irina Alekseevna, bu kadar hızlı yanıt verdiğiniz için teşekkür ederim" yazabilirsiniz. Bu tür nüanslar, muhatabınıza olan saygınızı gösterecek ve elektronik iletişimin havasını yumuşatacaktır.

Muhatap size memnuniyetsizliğini ifade ettiği veya hatta size açıkça kaba davrandığı bir mektup gönderdiyse, ne kadar isterseniz isteyin, ona aynı şekilde cevap vermemeye çalışın. Durumlar değişebilir, ancak her zaman kibarca ve ölçülü bir şekilde yanıt verin.

Tabii ki, mektuba ne kadar erken cevap verirseniz o kadar iyi. Birkaç saat içinde cevap verebilirseniz harika. Bu zaman çerçevesi optimaldir. Ama cevap birkaç gün içinde diyelim. Psikologlar, bir kişinin bir e-postaya yanıt beklemesi için en rahat sürenin 48 saat, yani iki gün olduğunu söylüyor. Daha fazla beklemek zorunda kalırsanız, bu zaten saygısızlık olarak algılanabilir veya göz ardı edilebilir. Mektupta dile getirilen sorun, yanıt vermeniz için daha fazla zaman gerektiriyorsa, mektubu aldığınızı, değerlendirilmek üzere kabul ettiğinizi ve belirli bir süre içinde yanıt vereceğinizi yazdığınızdan emin olun. Bu şekilde gönderen en azından yok sayılmış hissetmeyecektir.

Mektubun sonucu. Mektubun sonuna manipüle etme girişimi olarak algılanabilecek ifadeler yazmamalısınız: "Karlı bir işbirliği için gerçekten umut ediyorum", "Cevabınız için şimdiden teşekkürler" vb. Elektronik iş yazışmalarında "Saygılarımla", "İçten dileklerimle" ve benzeri ifadelerle vedalaşmak daha iyidir. Evet, bu tür ifadeler basmakalıptır, ancak iş iletişimi için en uygun olanlardır. İmzada adınızı, soyadınızı, pozisyonunuzu ve şirket adınızı yazın. Ayrıca, e-posta dışında sizinle iletişime geçilebilecek kişileri de bırakın.

Mektubun gönderildiği saat. Elbette, e-postalar gelir gelmez okunmak için tasarlanmamıştır. Ancak iş ahlakında e-posta Hafta sonları ve tatil günleri ile akşam geç saatlerde veya gece geç saatlerde mektup göndermek yanlış kabul edilir. Standart çalışma saatlerine bağlı kalmaya çalışın.

Ve elbette, "gönder" düğmesine basmadan önce, alıcının adının ve e-posta adresinin yazımını dikkatlice kontrol edin ve ayrıca mektubun tüm metnini yeniden okuyun ve yazım hataları veya yanlış ifadeler olup olmadığını kontrol edin.
büyücü_roman"Gizli kopya" kavramında, aptalca şeyler yapmamayı öğrenmek
Şaşırtıcı bir şekilde, birçok kişi, aynı anda birkaç kişiye mektup göndermeleri istendiğinde, "Kime" alanına adresleri yazmanız yeterlidir, bu mektup iş arkadaşlarınıza veya arkadaşlarınıza gönderildiğinde normaldir, ancak bir kişiye mektup gönderirken bu normaldir. müşteri grubu, böylece herkese adresleri ve diğer alıcıları gösterirsiniz, aslında adres tabanınızı açığa çıkarırsınız.
Müşterilerden herhangi birinin bu mektubu rakibinize iletmesi yeterlidir ve bağlantılarınız anında sızdırılacaktır.
Garip, ancak aptal olmaktan çok uzak olan pek çok insan, birçok alıcıya birbirlerini tanımamaları için bir mektup göndermeniz gerekiyorsa, bunun için bir "Gizli" alanı olduğunu öğrenince şaşırır.
Örneğin, mail.ru için şöyle görünecektir:
Ve bir kez daha kısaca:"kime" ile belirtilen adresler - herkes kime mektup gönderdiğinizi görebilir, " ile belirtilir gizli kopya- herkes mektubun sadece kendisine olduğunu sanıyor.
Ve her alıcı, "kime" alanında olacak bir mektup alacak sadece onun adresi . Diğer programlar için, Bcc'yi nereye koyacağınızı bulamıyorsanız, birinden size göstermesini isteyin. Başka bir küçük nokta, "kime" alanında bir adres belirttiğinizden emin olun, çoğu program veya posta sunucuları bu parametre olmadan e-posta göndermenize izin verilmeyecektir.
Ve böylece, bir grup müşterinize teklifler, haberler göndermek söz konusu olduğunda - burada gizli kopya kullanma uygulaması açıktır, adres tabanınızı gizlemeniz gerekir. ilginç an iş arkadaşlarınıza bir mektup gönderirken, burada duruma göre hareket etmeniz önerilir, örneğin, öneri gönderme talebi içeren bir mektup göndermek (örneğin, müşteri hizmetlerini iyileştirmek için) ve her bir meslektaşınız diğer kişilerin aynı mektubu aldıysanız, büyük olasılıkla cevap vermeyeceklerdir - başkalarına güveneceklerdir, bu nedenle gizli bir kopya kullanmanız gerekir. Bu sipariş yerine getirilirse, örneğin, meslektaşınızın patronunun "kim" olduğunun bir göstergesi harikalar yaratacak ve siparişiniz yerine getirilecektir.
Tedarikçilerle ayrı bir sorun. Bir yandan, kopyadaki tüm alıcıların belirtilmesi, tedarikçiye bir seçeneğiniz olduğunu göstermeli ve size teklif sunmalıdır. iyi fiyatlar. Öte yandan, mektubunuzu alan yönetici, mektubun yalnızca kendisine gönderilmediğini görünce, büyük olasılıkla isteğinizi "havalı" olarak değerlendirecektir. Şahsen, bence, tedarikçiler söz konusu olduğunda, en azından ticari sırları korumak için, daha çok tedarikçinin yöneticisi ile iyi ilişkiler için kör kopya kullanmanız gerektiğini düşünüyorum.
Tüm alıcılar diğer alıcıları gördüğünde, yakın zamanda bir uzmanın hatasıyla ilgili bir vakayı okuyabilirsiniz: Bu sohbetteki herkesi tokatlayın, orada gerçekten saygın insanlar vardı - yöneticiler, ancak yine de birçoğu yanıt olarak spam aldı.
Her zaman olduğu gibi, yorumlarda tartışmaya açığız.

Tüm alıcıların birbirini görmesi gerekmiyorsa, mektubun alıcılarını gizli kopyaya koymayı unutmayın.

BCC veya Blind Carbon Copy- Rusça'da buna gizli kopya denir. Onun sayesinde alıcı, mektubun geldiği diğer tüm adresleri görmez. Bu özellik hepsinde var posta hizmetleri, Outlook'tan Gmail'e ve hala onun varlığından haberdar değilseniz, iş arkadaşlarınız ve müşterilerinizin sizden hoşlanmaması oldukça olasıdır.

Her şeyden önce, gizli bir kopya, elektronik yazışmaların konuşulmayan bir görgü kuralıdır. Buna değmediği gibi, aynı şekilde kimsenin posta adreslerini de kimseye göstermemelisiniz. Yine de favori "Tümünü yanıtla" düğmesini tıklamış olsanız bile, mesajınız BCC'deki alıcılara ulaşmayacaktır.

Bunu herkes bilmez, ancak BCC yalnızca koruma sağlamakla kalmaz e-mail adresleri itibaren meraklı gözler, ancak aynı zamanda bir tür antivirüs olarak da çalışır ve istenmeyen postaların bilgisayarınıza girmesini engeller. Hepsi, virüslerin hareket etmesi nedeniyle e-posta, gizli e-posta adresleri kullanılamaz. İnternetteki posta adresi, ev adresi kadar kişisel ve önemli olmasa da, açık Erişim onu bırakmamalısınız - aksi takdirde spam, büyük olasılıkla önlenemez.
Craig Çocuk

gazeteci

"Bcc, diğer insanlar tarafından görülmemesi gereken kişileri koyduğunuz yerdir. Genellikle postalar ve istenmeyen e-postalar için kullanılır, ancak bu alan aynı zamanda görünümleri korumak ve e-posta adreslerini dışarıdan kişilere göstermemek için de kullanışlıdır. Bence insanların adreslerini diğer insanların görmesinden rahatsız olduklarını düşünmek yanlış. Örneğin, bu bir parti davetiyse: herkes birbirini tanımıyor, bu nedenle insanların birbirlerinin bağlantılarını görmesi genellikle uygun değil."