E-posta ile nasıl çalışılır. E-posta ile çalışma

E-posta ile çalışma yeteneği, modern çalışma alanında bilginin önemli bir parçası haline geldi. Kural olarak, e-postası olan kişiler, gelen kutusuyla nasıl düzgün çalışacaklarını hala bilmiyorlar. Sık sık bundan şikayet ederler E-posta dikkatlerini dağıtır ve bu da büyük bir zaman kaybına yol açar.

Biri daha iyi yollar postanın kontrolünü elinize alın - klasör yapısını kullanın ve mektupları düzgün şekilde işleyin. Size e-posta ile uğraşırken çok etkili olan bir işleme tekniğinden bahsetmek istiyorum.

E-posta ile çalışırken klasörlerin nasıl kullanılacağını göstermek için örnek olarak postayı kullanıyorum. Gmail hizmeti. Ancak aynı fikirler diğer e-posta hizmetlerinde (Yandex, Mail.ru, Hotmail vb.) veya e-posta istemcilerinde (AppleMail, Thunderbird, Microsoft Outlook vb.) kullanılabilir. Gmail'iniz yoksa endişelenmeyin. Başka bir e-posta hizmeti veya uygulamasıyla çalışırken aynı ilkeleri kullanabilirsiniz.

Not: eğer arıyorsan gmail-müşteri içinMac, Size Mailplane'i önerebilirim.

Boş gelen kutusu

Aktarmak istediğim ilk fikir, gelen kutusunun her zaman boş olması gerektiğidir. Çoğu kişi Gelen Kutusunu e-postalarının saklandığı yer olarak düşünür, ancak ben sizin algınızı değiştirmek istiyorum.

Gelen kutunuzu e-postaları depolamak için geçici bir yer olarak düşünmeye başlayın - onlar yalnızca siz onları işlemeye başlayana kadar orada kalabilirler.

Başka bir deyişle, gelen kutusunda yalnızca okunmamış mesajlar olmalıdır. Okuduğunuz veya başka bir şekilde işlediğiniz mektuplar olmamalıdır (farklı bir yerde olacaklar, hangisinde - size daha sonra söyleyeceğim).

Bir gelen kutusu klasörünü her işlediğinizde, içindeki mesaj sayısını sıfıra indirmeniz gerekir.

Gelen postayı her işlediğinizde, hedefiniz o klasördeki e-posta sayısını sıfıra indirmektir. Psikolojik açıdan, postanızı tamamen işlediğinizi ve gelecekte yalnızca gelen kutunuza gelen yeni mektuplarla çalışmanız gerekeceğini anlamak çok daha iyidir. Postanız mektuplarla doluysa, özellikle bunu yapmak için yüzlerce kişiye bakmanız gerekiyorsa, doğru olanı bulmanız çok zor olacaktır. Gelen kutunuzda yaklaşık 235.346 e-posta varsa, bunlardan doğru olanı bulmak gerçek bir işkenceye dönüşebilir. Bu sorunun daha sonra tartışacağım basit bir çözümü var.

Tekrarlamak istiyorum, bu çok önemli. Gelen kutunuzu yaşamaları için geçici bir yer olarak görmeye başlayın - onları okumanız ve sonra ne yapacağınıza karar vermeniz gerekir. Postanızı her kontrol ettiğinizde, gelen kutusundaki harf sayısını sıfıra indirmeniz gerekir.

Klasör yapısı

Önerilen mektup işleme yöntemi, üç klasörün oluşturulmasını gerektirir: Cevap,beklenti Ve Arşiv.

Klasörler oluşturun (veya bunları Gmail'de etiketleyin) Yanıtla, Beklemede ve Arşivle

Cevap: Cevaplanması 2 dakikadan uzun süren mesajlar buraya konur.

beklenti: Yanıt beklediğiniz veya daha sonra işleme koymak istediğiniz mesajlar buraya konur.

Arşiv: Gelecekte erişmek isteyeceğiniz diğer tüm e-postalar buraya yerleştirilir.

E-posta istemcileriyle çalışırken bu klasörleri oluşturmanız gerekecektir. Bu yazıda örnek olarak Gmail kullanıyorum. Gmail'in de klasörleri vardır, ancak bunlara "kısayollar" denir. Bunları nasıl ayarlayacağınız aşağıda açıklanmıştır:

1. Sağda üst köşe ayarlar anlamına gelen vitese tıklayın, ardından tıklayın Ayarlar
2. Kısayollar sekmesini tıklayın.
3. Yeni kısayollar oluştur Cevap Ve beklenti. Gmail'de zaten klasörün yerini alan bir klasör var Arşiv, buna denir Tüm postalar böylece yeni bir tane oluşturmanıza gerek kalmaz. Başka bir posta hizmetiniz veya istemciniz varsa, onu oluşturmanız gerekecektir.

İşte bir klasöre koymak için bazı mektup türleri Cevap:

• Birisi sizden bir şey yapmanızı istiyor (son teslim tarihi olsun ya da olmasın).
  Örneğin: bir rapor gönderin, bilgileri netleştirin veya iş için bir görevi kabul edin.
• Birisi sizden bir cevap vermenizi istiyor ama bunun için düşünmek için zamana ihtiyacınız var.
  Örneğin: birisi fikrinizi sorar veya sizi bir etkinliğe davet eder.

Bu klasörden gelen mesajları yanıtladıktan sonra, klasöre taşınmaları gerekir. Arşiv. Gmail'de bu, etiket adının yanındaki X işaretini tıklayarak yapılır.

Bir klasörde olması gereken tipik e-postalar beklenti:

• Birine bir görev atadınız ve yanıt bekliyorsunuz.
  Örnek: bir asistana, astlara veya bir görevin tamamlanmasını beklediğiniz başka birine mektuplar.
• Paket izleme kodları (UPS veya FedEx). Posta tanımlayıcılarıİnternet üzerinden satın alındıktan sonra teslimat sürecinde parseller.
• birinden onay. Sizden bir şeyin (örneğin bir paket) alındığına dair onay bekliyorsanız.

iki dakika kuralı

E-postanın bir başka altın kuralına da iki dakika kuralı diyorum. Çok basit: Bir e-postayı yanıtlamanız iki dakikadan uzun sürerse, onu bir klasöre koyun. Cevap ve daha sonra yanıtlayın. Aksi takdirde, hemen yanıt verin (GTD'nin pratik kuralına benzer şekilde: işleri düzene sokmak).

E-posta ile çalışırken, prensibi uygulamanız gerekir. hızlı çalışma. Aynı harfleri tekrar okumayın - bu sadece zaman kaybı. Özellikle onlarca veya yüzlerce ile uğraşıyorsanız e-postalar Her gün.

Bu kuralın değeri, yalnızca gerçekten gerekli olanı yaparak gelen kutusunu hızlı bir şekilde işlemenize izin vermesidir. Birinin hızlı bir cevaba ihtiyacı varsa, verebilirsiniz. Bu e-postanın daha fazla ilgilenilmesi gerekiyorsa, hangi e-postanın daha fazla ilgilenilmesi gerektiğini belirleyerek üzerinde daha sonra çalışabilirsiniz (tüm postaları işledikten ve gelen kutunuzda hiç e-posta kalmadıktan sonra).

Çoğu kişi e-postaları birer birer işler ve gün boyunca gelen her yeni e-postayla tutarlı bir şekilde ilgilenir. Bu Çoköncelik vermediğiniz için e-postayı yönetmenin verimsiz yolu. Örneğin, 10 okunmamış e-postanız varsa, 2 numaralı e-postanın 9 numaralı e-postadan daha önemli ve öncelikli olduğunu nasıl bilebilirsiniz? Her yeni harfin üzerinde uzun süre oturursanız bunu asla anlayamazsınız. İki dakika kuralı tam olarak çok etkilidir, çünkü hangi e-postaların sizden en çok ilgiyi gerektirdiğini anlarsınız.

Zaman sınırım şimdi iki dakika. E-posta için ne kadar zaman harcamak istediğinize ve kaç tane e-posta aldığınıza bağlı olarak sınırınızı belirleyin. Şahsen, e-posta işine günde bir saatten daha az zaman ayırmaya karar verdim. Şu anda günde 50'den az e-posta alıyorum, bu nedenle her biri için 2 dakikalık işleme sınırıyla, her şeyi toplamda bir saatten daha kısa sürede işlemeyi başarıyorum.

Bunu hatırla, günde ne kadar çok e-posta alırsanız, her biriyle çalışmak için ayarlamanız gereken süre sınırı o kadar düşük olur.

Bu çok önemlidir: e-posta ile uğraşırken "tek kişi" kuralını kullanmalısınız. Aksi halde bir hafta içinde aldığınız mektupları tekrar okumak için çok zaman kaybedersiniz.

Tedavi

Gelen e-posta ile uğraşırken, boş Gelen Kutusu kuralını ve iki dakika kuralını uygulamanız gerekir. E-posta işleme için çok önemlidirler ve şimdi hepsini birbirine bağlamak istiyorum.

Gelen kutunuzu boşalttıktan sonra başlayabilirsiniz verimli çalışma e-posta ile. Varsayılan olarak, klasördeki tüm e-postaların Cevap dikkatinizi gerektirir (iki dakikadan fazla zamanınızı gerektirir). Bu süreçte çalıştığınız sürece, özel ilginizi gerektirenler dışındaki tüm e-postalara yanıt vereceksiniz. Tüm bu önemli mektuplar bir klasörde olacak Cevap, onlarla daha sonra çalışabilir ve onlara öncelik verebilirsiniz.

Gelen kutunuzu işlerken, e-postayı hızlı bir şekilde gözden geçirmeniz ve onunla ne yapacağınızı belirlemeniz gerekir. Gelen kutusu klasöründe hiçbir şey kalmadığında, klasördeki harfler arasında nasıl önceliklendireceğinize karar verebilirsiniz. Cevap. Artık harflerle güvenli bir şekilde çalışabilir, her birine gereken dikkatle davranabilirsiniz (bu klasörde olduklarından, dikkatlice değerlendirilmeleri gerekir).

Daha ileri düzey kullanıcılar, Yanıt klasöründeki her e-postayı çözülmesi gereken bir görev haline getirebilir ve yapılacaklar listesine koyabilir. Bu tam olarak yapmayı tercih ettiğim şey ama bunun için yapılacaklar listesi veya bir düzenleyici kullanmanız gerekiyor (ki bunu şiddetle tavsiye ederim!). E-postalar Yanıt klasörüne düştüğü için dikkat gerektiriyor, bu yüzden onları tamamlanacak bir göreve dönüştürmek istiyorum. Birçok kişinin yaptığı yaygın bir hata, gelen kutularını bir yapılacaklar listesi olarak ele almalarıdır. Ancak ayrı bir düzenleyici kullanmak ve gelen kutusunu bir görev kaynağı olarak düşünmek daha iyidir. Nasıl ki patronunuz size şahsen bir görev verebilir veya sizi telefonla arayabilirse, posta da görev kaynaklarından yalnızca biridir. Tüm görevlerinizi tek bir yerde (ayrı listenizde veya görev yöneticinizde) tutarsanız, işi bitirmeniz çok daha kolay olacaktır. Yine, gelen kutusu bir yapılacaklar listesi olamaz.

E-posta İş Akış Şeması

E-posta yoluyla verilen bir görevin büyük bir projeyi tamamlamanızı gerektirmesi şaşırtıcı değil. Örneğin, patronunuz şöyle yazabilir: "Değerli metaller piyasasındaki en ilginç üç şirketi belirlemenizi ve hangi hisse senetlerinin en umut verici olduğunu önermenizi istiyorum. Bilgileri bugünden başlayarak beş gün içinde bana gönderin.” Evet, bu en iyi örnek, ama umarım ne demek istediğimi anlarsın. Böyle bir mektup aldığınızda, üzerinde çalışmak ve postayla yanıt vermek için listede veya görev yöneticisinde bir görev (hatta bir proje) oluşturmanız gerekir.

Daha basit bir örnek: arkadaşınız iki hafta sonra onunla bir konsere gitmek isteyip istemediğinizi sordu. Daha sonra ne izleyeceğinizi yazarak hemen cevaplayabilir ve kendinize bir görev belirleyebilirsiniz. Üç gün sonra programınızı öğrenince “Evet, boş olacağım. Hadi gidelim!" ve görev listenizdeki "bitti" onay kutusunu işaretleyin.

E-posta uzun sürebilir. İnsanların bir e-postayı okudukları, bir bağlantıya tıkladıkları, ilginç bir şey okudukları, başka bir şeye tıkladıkları ve ancak o zaman zaten bir saatlik bir zaman harcadıklarını fark ettikleri sık sık olur. Ancak e-postalardan görevler oluşturarak, e-posta istemcisinde (veya aynı sitede) kalırsınız ve gereksiz bir şey yaparak boşa harcanan zamanı önlemiş olursunuz.

E-posta ile iş organizasyonuna bir örnek

Bu sistemin etkinliğini sağlamanın anahtarı, klasörlerle düzenli çalışmaktır. İyi bir alışkanlık, belirli zamanlarda günde iki kez e-postayı kontrol etmektir. Boş gelen kutusu kuralını ve iki dakika kuralını uygulayarak gelen kutunuzu günde iki kez kontrol etmeniz gerekir. Örneğin, e-postamla nasıl çalıştığımı göstereceğim.

• Pazartesi-Cuma: 11-00'de yeni harflerin işlenmesi.
• Pazartesi-Cuma: 16-00'de yeni harflerin işlenmesi.
• Cuma: klasör çalışması beklenti 16-30'da (yeni harfleri harflerle işledikten sonra).

Belirli zamanlarda günde iki kez mektuplarla çalışıyorum. İlk kez sabah, ancak (e-postayı asla sabahın erken saatlerinde kontrol etmeyin, bu, üretkenliği büyük ölçüde azaltır). Postayı aldığımda, en önemli görevleri zaten tamamlamış olurum, bu yüzden onunla çalışmak daha keyifli.

Birinci ve ikinci posta çeki zamanı arasında diğer işler için kullanılabilecek bir süre vardır. Bu çalışma, sabahın erken saatlerinde e-posta yoluyla öğrendiğim bir şeyi içerebilir. İkinci e-posta kontrolü sırasında yapılacaklar listemi güncelleyebilir ve yarın için bir şeyler planlayabilirim (eğer benim için görevler ve görevler içeren bir e-posta aldıysam). Gün sonunda e-postamı kontrol ederek, sonraki günler için en önemli görevleri belirleyebilirim.

Hafta sonundan önce, Bekleme klasörüne bakıyorum. Bunu haftada bir kez yapıyorum. Bu klasörü gelen kutusu için ayrı bir klasör olarak ele alıyorum ve mümkün olan en kısa sürede onunla çalışıyorum. 48 saat içinde birinden yanıt almazsam, bir hatırlatma gönderirim. Bir yanıt alırsam, e-postayı klasörden siler ve arşive taşırım.

Bu iş akışı organizasyonu ile önce en önemli görevlerin yapılmasını, ardından postanın kontrol edilmesini ve ardından planlamanın gerçekleşmesini seviyorum. 9'dan 11'e kadar önemli işler yaparım (işe genellikle 9'da başlarım) ve postayla dikkatim dağılmaz. Postayı kontrol ettiğimde, zaten yürütmeyi tamamlamıştım. önemli iş, böylece postayı kontrol ettikten sonra, postada aldığım işi aynı gün yapmaya başlayabilirim.

• 9 – 11: yürütme (bu, dün bana postayla atanan iş olabilir)
• 11 – 11-30: e-posta işleme
• 12-30 – 15.30: diğer işleri tamamlamak (aynı gün içinde postayla alınan görevler dahil)
• 16-00 – 16-30: e-posta işleme
• 16-30 – 16-45: bugünün görevlerine ve alınan son e-postalara dayalı bir yapılacaklar listesi derlemek

Bu iş akışı, e-postanın birincil iletişim aracı olduğu bir ortamda çalışan kişiler için harikadır.

Yeterince teori ve örnek verdim. Tüm bunları öğrenmek göz korkutucu bir görev olabilir, ancak e-posta işlemeyi uygulamak ve denemek dikkate değer bir şeydir.

Sonraki adım

1. Üç klasör oluşturun: Cevap, beklenti Ve Arşiv.
2. Gelen kutunuzun içeriğini bir klasöre taşıyın Arşiv.
3. Hemen başlayın, e-postaları işlemek için en iyi uygulamaları izleyin.
4. Postanızı günde kaç kez ve saat kaçta kontrol etmek istediğinizi belirleyin.
5. Bir klasöre göz atın beklenti Her Cuma.

E-posta, iş iletişiminin (yalnızca değil) ana araçlarından biri olmaya devam ediyor. dijital çağ. Ve onunla çalışmak iş gününün önemli bir bölümünü alabileceğinden, onu etkili bir şekilde organize etmek çok önemlidir. Nasıl yapılır? Aşağıdakileri kullanın evrensel tavsiye, ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde parlatın ve üretkenliğinizi artırın.

İşlevselliği keşfedin

Modern posta göndericilerinin çoğu oldukça esnektir ve ayrıntılı ayarlar, normal mektup gönderme / almanın ötesine geçmenizi sağlar. Daha kesin olmak gerekirse, kullanımı çok daha rahat hale getirmeye ve işlevselliği önemli ölçüde genişletmeye yardımcı olurlar. Örneğin, içinde Gmail ayarları işi basitleştiren ve zaman kazandıran kısayol tuşlarını etkinleştirmek mümkündür. Ancak çoğu, genellikle cehaletten dolayı onları kullanmaz. Bu nedenle, e-posta ile çalışmanın optimizasyonu, hizmetin işlevselliğini tanımakla başlamalıdır.

Çalışma modu ve sıklığı

Özel bir posta rutini oluşturun ve onu takip edin. Bunu sabahları (ve ayrıca çalışma gününün bitiminden önce) yapmak daha iyidir, ancak harfleri kontrol ederek değil, bazı öncelikli görevleri tamamlayarak başlamalısınız. okuma zamanı ve e-mail göndermek sınırlamanız ve bu sınırlara bağlı kalmaya çalışmanız gerekir. Tamamlandıktan sonra - müşteriyi kapatın ve yeni gelenleri kontrol ederek ona geri dönmeyin. Posta ile çalışırken, yalnızca onu yapın, diğer görevlerle dikkatinizi dağıtmayın. Ayrıca, e-postadan gelen bağlantılarda gezinmenin işlemi kolaylıkla bir zaman tuzağına çevirebileceğini de unutmayın. Bu nedenle, postayla çalışırken genellikle özel posta istemcilerinin (örneğin Outlook) kullanılması önerilir.

Farklı posta kullan

Farklı amaçlar için birden fazla e-posta hesabına sahip olmak daha iyidir. İş ve kişisel yazışmalar, sitelere kayıt olmak ve ilginizi çeken materyallerin posta listelerine abone olmak için çeşitli adresler kullanın. bu açıdan doğru dijital güvenlik ve çalışırken doğru yazışmaya odaklanmanızı sağlayacak birincil harf filtresi haline gelecektir.

Burada da önemli olan, farklı mailler arasında geçiş yapmadan, farklı adreslerden gelen mailleri tek serviste işleyebilmenizdir. Örneğin, Gmail, diğer posta kutularından yönlendirmeyi ayarlama yeteneğine sahiptir. Onlara uygun etiketleri atayın ve her biri için ayrılan zamanda işleyin.

E-posta deneyiminizi optimize edin

Belirli adımlar şunlardır:

1. Oluşturarak e-postaları filtreleyin farklı klasörler . Karşılaştığınız amaç ve hedeflere ve gerekli eylemlere bağlı olarak gelen kutunuzu klasörlere ayırın. Cevabı sizi birkaç dakikadan fazla sürmeyecek olan bu mektupları hemen işleyin. Başlangıç özel klasör daha sonra cevaplanması gereken mektuplar için ve onunla çalışmak için bir program yapın.
2. Şablonları kullanın.İletişim ayrıntılarına sahip imza, posta kutusu. Aynı türden çok sayıda mesaj gönderirseniz, onlar için şablonlar yazın ve gelecekte kopyalayın. oluşturmanıza izin veren programlar da vardır. daha fazla iş bir bilgisayarda snippet'ler kullanın - özel kısaltmalar ve kısaltmalar, bunları girerek daha önce kendilerine atanmış metni alırsınız. Ayrıca zamandan tasarruf sağlar ve rahatlığı artırırlar.
3. Önemli e-postaları uygun işaretçilerle işaretleyin. Bu, gezinmeyi kolaylaştıracak ve işi daha yapılandırılmış hale getirecektir.
4. 5 cümle kuralını uygula. Mektupları cevaplarken ve yazarken mümkün olduğunca kısa ve net olun. Mümkünse 5 cümle içinde kalmaya çalışın.
5. Kısayol tuşlarını kullanın. 1 numaralı noktaya dönüyoruz. Klavye kısayolları sayesinde fare kontrolü ile dikkatinizin dağılmasına gerek kalmıyor. Onları hatırla ve küresel bakış açısıönemli miktarda zaman kazanacaksınız.
6. Sil ve arşivle. Çoğu e-posta kullanıcısı, e-postayı okuduktan sonra gelen kutularında bırakır. Ancak çok sayıda gelen yazışmayla çalışanlar için bu yaklaşım tamamen etkili olmayacaktır. "1 e-posta = 1 işlem" kuralını kullanmak daha iyidir. Bu, mektubu okuduktan sonra uygun şekilde yanıt vermeniz gerektiği anlamına gelir - yanıtlayın ve arşivleyin, silin, uygun bir klasöre taşıyın ve daha sonra yanıtlayın, vb.
7. aramayı kullan. Posta hizmetleri, ilgilendiğiniz mektubu gönderen, konu, içerik, işaretleme, ekli dosyalar gibi kriterlere göre kolayca bulabileceğiniz mükemmel bir yerleşik aramaya sahiptir. Bu, gerekli e-postayı manuel olarak aramaktan çok daha kolaydır.
8. Kullanmayın mobil versiyonlar ve bildirimler. Gereksiz yere uyarı ve uygulama yüklemeyin posta hizmetleri akıllı telefonunuza Posta ile çalışmak sizin için ana araçlardan biri değilse, çok büyük değilse ve anında yanıt gerektirmiyorsa, buna bir kez daha değmez. Evet ve telefon tuş takımından yazmak daha az uygundur.

Organizatörleri Kullanın

Postaları işlerken, içinde harfler bulunan bir haftalık/Google Takvim/Yapılacaklar Listesi veya benzeri herhangi bir yazılımı hazır bulundurun. Bu nedenle, toplantılar ve etkinlikler hakkında bilgi içermenin yanı sıra görev belirleme ile yazışmaları işlemek daha iyidir. Sonunda, hiçbir şeyi unutmayacaksın doğru zaman bir bildirim alın ve dahası, yeniden okumaya geri dönmek zorunda kalmaktan kendinizi kurtarın.

İş arkadaşlarınızla e-posta kuralları geliştirin

Yazışırken, gereksiz bürokratik karmaşadan kaçının. Bir sorunuz varsa ve bu sorunun yöneltildiği kişi yan ofisteyse, içeri girin ve yanıtı şahsen kontrol edin. Veya arayın. Genel olarak, posta göndermeyi gerektiren sorunların aralığını belirlemek her zaman daha iyidir. Diğer durumlarda, özellikle küçük durumlarda fırsatı kötüye kullanmamak daha iyidir. Bu, siz ve birlikte çalıştığınız kişiler için zamandan ve emekten tasarruf sağlayacaktır.

Şu anda e-postasız yaşam kullanıcıya birçok kısıtlama getiriyor çünkü uygun yol dosya ve mesaj alışverişi yapın, herhangi bir kaynağa hızla kaydolun ve önemli bilgileri saklayın. Bu makalede listelenecek alan adlarından herhangi birini tercih edebilirsiniz: arayüzleri çok benzer ve yeni kullanıcılar için sezgiseldir. Bazı işlevlerin ve sekmelerin adları farklı olsa bile bunların neleri içerdiğini anlayabilirsiniz. Her zaman bağlantıda kalmak için indirin mobil uygulama aracılığıyla telefonunuza e-postanız Oyun marketi veya Uygulama mağazası. Bu makaleyi okuduktan sonra posta kutusunun nasıl kullanılacağını anlayacaksınız.

E-postadan e-postalar nasıl gönderilir?

Başlangıç ​​​​olarak, ana işlevi anlamaya değer e-posta kutusu- mektup yazmak. Hangi etki alanını seçerseniz seçin, çok benzerler. Açık şu an en popüler kutular:

• Gmail adlı Google'dan gelen posta;
• Birçok ünlü Rambler;
• Yandex hizmeti;
• Rus hizmeti Mail.ru - Mail.ru.

Gmail örneğinde e-posta ile çalışmayı göreceksiniz.

• Hesabınıza giriş yaptıktan sonra, herhangi bir postada harflerin sıralandığı küçük bir liste göreceksiniz: gelen kutusu, gönderilen, taslaklar ... Burada kaydedilen tüm mektupları görebilir ve silebilirsiniz.

Bir mektup yazmaya başlamak için “Yaz” düğmesine tıklayın. Şuraya yönlendirilmiş olabilirsiniz: yeni sayfa, Gmail yalnızca küçük, yeni bir pencere açacaktır.

• İlk olarak, "Kime" sütununun yanındaki ilk satıra alıcının e-posta adresini girin.
• Sonra konuyu yazın. Bu gerekli değildir, ancak resmi mektuplarda kullanılması daha iyidir.

Şimdi e-postanın gövdesini girin. Yerleşik posta araçlarıyla biçimlendirebileceğinizi unutmayın. Hepsi altta: kalın, italik, yazı tipi boyutu, listeler, alıntılar. Harflerinizin düzgün tasarımı için her şey var.

• Mektuba herhangi bir belge eklemeniz gerekirse, daha da aşağıda bulunan indirme satırına bakın.
• Resimleri, bağlantıları, belgeleri ve herhangi bir dosyayı bilgisayarınızdan indirebilirsiniz. Dosya çok büyükse - önemli değil, önce şuraya yüklenecek: Google sürücü ve ancak o zaman - bir mektupta.
• "Gönder" düğmesine tıklayarak göndermeyi bitirin. Şimdi muhatabınızdan bir yanıt bekleyin.

E-postadaki harfler nasıl sıralanır ve silinir

• Harflerinizin herhangi bir bölümünü seçerek gereksiz olanları silip bozulmamasını sağlayabilirsiniz. dış görünüş ve e-postanızda sipariş verin.
• Harfin yanındaki küçük kareye ve ardından ekranın üst kısmındaki çöp kutusu simgesine tıklamanız yeterlidir. Mektup silinecek. Bunu aynı anda birden fazla e-posta ile yapabilirsiniz.
• Burada mesajları sadece gelen kutusu olarak işaretleyerek de taşıyabilirsiniz.

E-postamı nerede kurabilirim?

Her e-postanın, kullanıcının posta kutusunun içeriğini senkronize edebilmesi, şifreyi değiştirebilmesi, tasarım ve diğer işlevleri yapabilmesi için bir dizi ayarı vardır.

• Postanızdaki dişli simgesini tıklayın. "Ayarlar" öğesinin bulunduğu küçük bir liste açılacaktır.

• Her sekmenin özelleştirebileceğiniz kendi seçenekleri vardır.

• Örneğin, "Hesaplar ve İçe Aktarma" bölümünde temel ayarları bulacaksınız: şifreyi değiştirme, hesapları bağlama ve bir telefon numarası.
• Bu tür ayarları e-postanızda da bulmaya çalışın.

RUE "BELTORGINFOSERVICE" e-posta kılavuzu

Geliştiren: Shvayakov A. A. e-posta: [e-posta korumalı]

E-posta ile çalışma

Giriiş.

E-posta, E-posta. Nedir, nasıl kullanılır, E-posta adresleri nasıl anlaşılır?

Posta nedir - biliyoruz. Bunlar, en az iki abonenin bilgi alışverişinde bulunmasına izin veren geleneksel iletişim araçlarıdır.

Bu değişimin gerçekleşmesi için, bir mesaj yazmak ve adresi belirterek, mektubun kaçınılmaz olarak posta düğümüne ulaşacağı posta kutusuna bırakmak gerekir. Belirtilen adres genel kabul görmüş standartlara uygunsa, bir süre sonra postacı onu alıcının posta kutusuna koyacaktır. Ardından, abone mesajı açacak ve - bilgi alışverişi gerçekleşti.

İki tür iletişim - posta ve telefon - bizim için geleneksel hale geldi ve bunların avantajlarını ve dezavantajlarını zaten çok iyi biliyoruz. Ama e-posta nedir? E-posta - herhangi bir abone ile posta mesajı alışverişi İnternet ağları. Hem metin göndermek hem de ikili dosyalar– programlar ve diğer veriler.

E-posta, birçok yönden normal postaya benzer. Yardımı ile, bir mektup - standart bir başlık (zarf) ile sağlanan bir metin - tarafından teslim edilir. belirtilen adres, makinenin konumunu ve alıcının adını belirtir ve alıcının posta kutusu adı verilen bir dosyaya yerleştirilir, böylece alıcı onu alabilir ve okuyabilir. uygun zaman. Aynı zamanda, farklı posta programları arasında, herkesin anlaması için adresin nasıl yazılacağı konusunda bir anlaşma vardır.

● E-postanın normal "kağıttan" çok daha uygun olduğu ortaya çıktı. Kalkmak zorunda olmadığınızdan bahsetmiyorum bile bilgisayarın arkasından ve bir mektup almak veya göndermek için posta kutusuna gidin;

● çoğu durumda, bir e-posta iletisi normal bir iletiden çok daha hızlı teslim edilir;

● daha az maliyetlidir;

● bir mektubu birden fazla alıcıya göndermek için çok sayıda yazdırmanıza gerek yoktur, metni bir kez bilgisayara girmeniz yeterlidir;

● çünkü metin zaten makinede;

● saklamak için daha uygun çok sayıda bir masa çekmecesinden çok bir diskteki bir dosyadaki harfler; dosyada arama yapmak daha kolaydır;

● ve sonunda kağıt tasarrufu sağlar.

E-postanın güvenilirliği büyük ölçüde hangi e-posta programlarının kullanıldığına, mektubun göndericisi ve alıcısının ne kadar uzakta olduğuna ve özellikle aynı ağda veya aynı ağda olup olmadıklarına bağlıdır. farklı ağlar. Günümüz ortamında, basit posta yerine e-postaya güvenmek muhtemelen daha iyidir. Mektup hala kayıpsa, kısa sürede öğrenebilecek ve yeni bir mektup gönderebileceksiniz. E-posta olarak kabul edilebilse de özel durum dosya aktarımı, aşina olmayan bir dizi özelliğe sahiptir. standart prosedürler dosya aktarımları. İlk olarak, gönderici ve alıcı neredeyse her zaman insanlardır, makineler değil. Bu, e-posta sisteminin iki ayrı ama yakından ilişkili bölümden oluştuğu anlamına gelir: biri insan etkileşimi (örneğin, mesaj oluşturma, düzenleme, okuma), diğeri mesaj iletimi (örneğin, posta listeleri, iletme) içindir.

E-posta ve dosya aktarım araçları arasındaki diğer bir fark genel amaçlı posta iletilerinin açıkça yapılandırılmış bir belge olmasıdır. Birçok sistemde, her mesaja bir mesaj eşlik eder. büyük miktarİlave Alanlar. Gönderenin adı ve adresi, alıcının adı ve adresi, mektubun gönderildiği tarih ve saat, mektubun bir kopyasının gönderildiği kişilerin listesi, önem düzeyi, gizlilik derecesi yer alır. , ve daha fazlası.

E-posta

E-posta ile mektup alışverişi yapabilmek için, kullanıcının aşağıdakilerden birinin müşterisi olması gerekir. bilgisayar ağları. yanı sıra telefon ağları, bilgisayar ağlarının istemcilerine abone denir.

Ağ posta hizmetlerinden birinde her aboneye bir elektronik posta kutusu tahsis edilir. Posta kutusuna erişim, aboneye bildirilen adres ve şifre ile gerçekleştirilir. Parola yalnızca abone ve posta servisi tarafından bilinir. Posta hizmetine abone olan ve posta kutusunun adresini alan kullanıcı, arkadaşlarını ve tanıdıklarını bilgilendirebilir. Her e-posta abonesi, bilgisayarı aracılığıyla diğer herhangi bir aboneye, mesajda ne olduğunu belirten bir mektup gönderebilir. posta adresi.

Belirli bir posta adresine gelen tüm mektuplar, posta servisinin ilgili posta kutusuna kaydedilir. ağ bilgisayarı, abonelerin posta kutularını içeren - "posta sunucusu" veya posta hizmeti olarak adlandırılır. Bir posta servisi birçok sunucudan oluşabilir.

E-posta Özellikleri

● elektronik metin mesajları alma ve gönderme;

● ekli dosyalarla mesajlaşma;

● mesajların estetik tasarımının unsurlarını kullanma imkanı;

● birden fazla adres ve alıcı listesi içeren mesajları alma ve gönderme yeteneği;

● istenmeyen postalara karşı önlem almak;

● depolama organizasyonu ve alınan yazışmaların otomatik olarak sıralanması;

● tesisler grup çalışması ve eylemlerin koordinasyonu, zamanlama;

● adres defteri ve internet arama özelliği istenen adresler E-posta.

Posta nasıl çalışır?

Her mektuba, muhatabına ulaşabilmesi için bir e-posta adresi verilmelidir. Dikkate almak özel örnek. Bir e-posta kutusunun sahibine bir adres verin [e-posta korumalı] Açık posta sunucusu abc.ru, posta kutusunun sahibine adresi içeren bir mektup yazar. [e-posta korumalı] def.com sunucusunda.

Bir mektup hazırlamak için posta programını başlatır, mesajın metnini oluşturur ve "Kime" sütununda alıcının adresini belirtir. [e-posta korumalı] Gönderenin kalıcı bir internet bağlantısı yoksa, "Gönder" düğmesine bastıktan sonra İnternet ile bir oturum kurar ve birikmiş postaları almaya ve hazırlanmış mektupları göndermeye başlar. Postanın gönderilme sırası, posta programının geçerli ayarlarına bağlıdır. Tipik olarak, mektuplar belirli bir klasöre konur ve bir İnternet bağlantısı kurulduktan sonra başka bir ekip tarafından gönderilir.

E-posta adresi.

Posta e-posta adresi sahip olabilir farklı formatlar. En yaygın kullanılan oluşum sistemi DNS adresleri(Alan Adı Sistemi) İnternette kullanılır.

Mantık açısından, adresin bilgilendirici olması için şunları içermesi gerekir:

● abone tanımlayıcısı (analoji ile - posta zarfındaki TO: satırı);

● konumunu belirleyen posta koordinatları (analoji ile - bir ev, sokak, şehir,

posta zarfındaki ülke).

Bir posta e-posta adresi bu bileşenlerin tümüne sahiptir. @ işareti, abone kimliğini posta koordinatlarından ayırmak için kullanılır.

Bir İnternet posta adresi şöyle görünebilir: [e-posta korumalı]

İncelenen örnekte, melnic, abonenin tanımlayıcısıdır ve kural olarak soyadından ve (veya) soyadının, adının, soyadının ilk harflerinden oluşur.

@ işaretinin sağındaki, alan adı olarak adlandırılır ve abonenin konumunu benzersiz bir şekilde tanımlar.

"Etki Alanı" terimi, ortak bir adı olan mintorg.gov.by alan adı olan belirli bir bilgisayar grubunu tanımlar.

Bir alan adının bileşenleri noktalarla ayrılır. Alan adı okuma sırası sağdan sola. en çok sağ kısım etki alanı, kural olarak, muhatabın ülke kodunu belirtir - bu alan adıdır Üst düzey. Ülke kodu onaylandı uluslararası standart ISO. Bizim durumumuzda, Belarus Cumhuriyeti'nin kodudur. Adın gov kısmı, devlet kurumlarına (hükümet) ait olmayı tanımlar. Adın mintorg kısmı kuruluşun adını belirtir.

Bu şekil bir e-posta adresi kavramını göstermektedir. Belirli bir kullanıcının bir ABD sunucusunda bir adresi olabilir, örneğin [e-posta korumalı] ve Moskova'daki bir sunucuda - [e-posta korumalı]

Bir e-posta adresi coğrafi bir konumla ilişkili değildir yerel bilgisayar, postanın alıcısı, ancak posta kutusunun kayıtlı olduğu sunucu ile.

Ve her posta kutusundan, böyle bir kullanıcı, hem New York'taki bir sunucudan hem de Moskova'daki bir sunucudan veri kopyalayarak, bir e-postadan diğerine iletmeyi ayarlayarak ev bilgisayarına mektuplar alabilir. Aynı zamanda kendisine mail atabilmektedir.

E-posta programları

Posta ile çalışmak için bir programa ihtiyacınız var - bir posta istemcisi. Ana fonksiyonlar posta istemcileri- bu, mesajların alınması, görüntülenmelerinin sağlanması, mesajların sıralanması, yanıt mesajlarının oluşturulmasının otomatikleştirilmesi ve adres defterinin desteklenmesidir.

Posta ile çalışmak için çok sayıda farklı program vardır. Windows kullanıyorsanız, genellikle sisteminizde kurulu bir e-posta programı vardır. Outlook postası ifade etmek.

Ancak ne yazık ki Outlook Express çok fazla güvenlik açığı içeriyor ve sisteminizi virüs bulaşma riskine maruz bırakıyor. kötü amaçlı yazılım ve sınırlı seçeneklere sahiptir.

Önerilen posta programı Mozilla Thunderbird'dür. bu biri en iyi programlar E-posta. Hızla gelişiyor, birçok ek modüller serbestçe ve ücretsiz olarak dağıtılan işlevleri genişletmek için.

E-posta programları birbirine çok benzer ve birinde ustalaştıktan sonra ileride sorun yaşamazsınız.

Resimde gördüğünüz iki farklı programlar, ancak görüyorsunuz, farklılıklar özellikle fark edilmiyor.

Web postası

Webmail, Web arayüzlü postadır. Bu tür postalara erişmek için İnternet erişiminizin olması yeterlidir. Bilgisayarınızda bile olmayabilir e-posta programları. Sıradan bir tarayıcı yeterlidir. Bir tarayıcı programı kullanıyorum Mozilla Firefox, Bunu veya isterseniz Opera veya Internet Explorer gibi başka bir programı kullanabilirsiniz.

Web postası, tüm tipik e-posta işlevlerini sağlar. Web sayfasında, kullanıcıdan bir ad ve parola girmesi istenir, ardından mektuplarını görür ve neredeyse bilgisayarında olduğu gibi onlarla çalışır.

Web postasının ana avantajları, İnternet erişimi olan herhangi bir bilgisayardan erişilebilirlik, iş yerine bağlı olmayan adresin evrenselliğidir.

Bazı işlevsel sınırlamalar ve uygunsuzluklar olabilir, ancak bunun tam tersi de olabilir.

Örneğin, kullandığımız "Horde" web posta programı yalnızca posta değişimi, aynı zamanda istenmeyen posta önleme ayarlarının, kara ve beyaz listelerin, düzenleyicinin, grup takviminin, görev yürütme kontrolünün ve grup çalışmasını düzenlemek için diğer araçların kontrolü.

Sıklıkla posta hizmetleri Web-posta yoluyla erişim yeteneği ile oluşturun.

Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com, Tut.by, mail.yandex.ru, popüler Webmail hizmetlerine örnektir.

Günde 50'den fazla mektup alırsanız, her birini dikkatlice okumak zordur. Bazı mesajlar cevapsız kalır, bazıları açılmadan çöp kutusunda kaybolur. Postanızı bir sistem olmadan temizlerseniz, gerçekten önemli bir şeyi kaçırma şansınız her zaman vardır. "Gizli", girişimcilerin ve üst düzey yöneticilerin gelen mektup yığınlarıyla nasıl başa çıktıklarını öğrendi ve postayla çalışmanın temel kurallarını formüle etti.

Zamanınızı seçin ve öncelik verin

Alexey Gorbunov Danışmanlık şirketi SQ-Team'in Genel Müdürü

E-postalarımı dört kategoriye ayırıyorum: otomatik olarak sıralanıyorlar ve ardından her birine kendi kurallarımı uyguluyorum. Çalışanlardan ve müşterilerden gelen mektuplara günde bir saat harcıyorum: cevap bir dakikadan fazla sürmezse hemen yazarım. Beş dakikadan fazla ihtiyacınız varsa veya mektup bu konuda birinci veya ikinci değilse, telefonla iletişim moduna geçerim veya randevu alırım. Çalışanlardan ve müşterilerden değil, üçüncü şahıslardan bana kişisel olarak gönderilen mektuplar var. Haftada 30 dakikamı onlara ayırıyorum ve günün sonunda cevap vermeye çalışıyorum. Haftanın diğer yarım saatini dördüncü mektup kategorisine ayırıyorum - bunlar posta listeleri, abonelikler, teklifler, tanımadığım kişilerden gelen mektuplar, 600-700 mesaj çıkıyor. Bunlardan sadece başlıkta beni ilgilendirenleri okudum.

Ruslan Fazlyev Platform Kurucusu e-ticaret ekwid

Posta ile yapılacak en kolay şey, ona yanıt vermemektir. Dünyadaki her şey bir reaksiyon gerektirmez. Ama e-postalara cevap verirsem, bunu kesin zaman başka hiçbir şeyin dikkatini dağıtmadan günler. Bu numarayı kullanıyorum: Günde birkaç yüz harflik bir kutuyu temizlemeniz gerektiğinde, önce onu tipik kişilere göre filtreliyorum ve bir karşı taraftan gelen tüm mektupları arka arkaya yanıtlıyorum. Böylece beyin bağlamı değiştirmez ve her şeye çok daha hızlı cevap verebilirsiniz.

Şablonlar Oluşturun

Inna Alekseeva Halkla ilişkiler ajansı PR-Partner CEO'su

Okurken ve cevaplarken zaman kazanmak için harika birkaç numaram var. Postada bir meslektaşlar, ortaklar, müteahhitler bayramı görürsem, o zaman sadece son mektubu okurum, gerisini açmam. Standart mektuplara verilen yanıtlar için - tavsiyenin bir özeti, ilk istekler müşteriler, eğitim programları talepleri, kitap satın almayla ilgili sorular - Rusça ve İngilizce mektup şablonlarını yaygın olarak kullanıyorum, yaklaşık 20 tane var. Ayrıca Rusça, İngilizce ve Almanca olmak üzere üç farklı imza şablonu kullanıyorum.

Uygulamaları Kullan

Alexey Zhebelev Çevrimiçi seyahat mağazası Onlinetours.ru'nun kurucu ortağı

Yıllar içinde birkaç e-posta istemcisi denedim: Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, ancak sonunda Gmail web arayüzüne geri döndü. Müşteriler, hesapta üç yıllık çalışmayla 97 GB'a ulaşan posta arşivimle baş edemiyor. Gmail uygulamalarından ActiveInbox ve Gmail için Boomerang hizmetlerini not etmek istiyorum. İlki bana gelen kutumda sıfır e-posta tutmayı öğretti - şimdi onsuz yapıyorum, ancak başlangıçta çok uygun. İkincisinde birkaç tane var ilginç özellikler: giden bir e-postayı göndermeyi erteleyebilir veya bir süreliğine kaldırabilirsiniz beklenmeyen mesaj kutudan. Gmail için Boomerang'da, karşı tarafın vermesi gerektiği halde belirli bir süre içinde bana cevap vermediği durumlarda hatırlatıcı kullanıyorum. Benim küçük hayalim, böyle bir uygulama bulana kadar karşı tarafa cevap verme zamanının geldiğine dair otomatik bir hatırlatma göndermek.

Postanızı bir elektronik günlük veya CRM ile bağlayın

Alexey Bessarabsky Telekomünikasyon şirketi "Mango Telecom" Pazarlama Departmanı Başkanı

Gelen kutumu boş tutarım: Bazı e-postaları silerim, bazılarını birkaç dakikadan fazla sürmezse hemen yanıtlarım ve geri kalan mektupları göreve veya okuma materyallerine dönüştürürüm. Bunu yapmak için, görevleri izlemek ve bilgi toplamak için bir program seçmeniz gerekiyor: benim seçimim Asana ve Evernote. Bir mektubu bir Asana görevine dönüştürmek için onu özel bir adrese iletiyorum. Evernote'a not eklemek için Outlook'ta bir eklenti kullanıyorum - ilgili düğmeyi tek tıklatarak bir mektuptan not oluşturabilir veya Outlook'ta değilsem mektubu özel bir adrese iletebilirsiniz. Postada projelere göre e-posta sıralama kullanmıyorum - bu, görev yöneticisinde önceliklendirme, son tarihler ve sorumlu kişilerle çok daha verimli bir şekilde yapılır. Bir süreliğine elimde bulundurmam gereken mektupları geçici olarak saklamak için bir klasörüm de var: Genellikle üzerlerine son teslim tarihi olan hatırlatıcılar koyarım.

Belirli alıcılarla e-posta yazışmalarını devre dışı bırakın

Mihail Lyubachev Şirketin deri ürünlerinin geliştirilmesi ve üretilmesinden sorumlu Genel Müdürü Liubachev Manufacturing Co.

Ortaklarım, tedarikçilerim, avukatlarım ve muhasebecim ile çalışmak için sürekli olarak e-posta kullanıyorum. E-postanın ana dezavantajı, mektupları ve eklerini aramaktır: bir sözleşme veya fatura içeren bir mektup bulmak için çok zaman harcamanız gerekir: örneğin, bu tür mektuplar genellikle başlıksız gönderilir. Böylece birkaç ay önce tüm muhasebe işlerimi Staply'ye taşıdım. Bu, bilgileri otomatik olarak düzenleyen ve bir mesaj dizisindeki dosyaları veya bağlantıları vurgulamanıza izin veren bir web uygulamasıdır. Test birkaç aydır devam ediyor ve şimdiye kadar her şeyi beğendim. Artık bir belge bulmak daha kolay - sadece gruba gidin ve dosya filtresini açın. Yakın gelecekte birkaç ortağı daha e-postadan Staply'ye aktarmayı planlıyorum, ancak zorluklar da var - insanları Staply'ye geçmeye ikna etmek oldukça zor. yeni sistem. Herkes e-posta göndermeye alışkındır ve ayrıca Staply arayüzü, ingilizce dili ve bu nedenle bazı ortaklar kaydolmak için acele etmiyor.

Birinci: güne e-posta ile başlamayın. Kendinize görevlerle en az bir saat çalışın ve ancak o zaman harflerle ilgilenin.

Saniye: posta ile saat başı çalışın ve günde iki saatten fazla yapmama alışkanlığı kazanın. Havaalanına gitmeniz ve tatile gitmeniz gerektiği için ofise iki saat koştuğunuzu hayal edin. ne yapılacak? En önemli! Bana bu konuda yazan herkese böyle bir otomatik yanıtla bildiriyorum: “Merhaba! Bu mektubu aldıysanız, sizinkini aldığımdan %100 emin olun. Postaları 14:00 ve 16:00'da kontrol ederim. Bana bir fatura gönderdiyseniz veya acil olarak söyleyeceğiniz bir şey varsa, lütfen cep telefonumu arayın. Teşekkür ederim!"

Üçüncü: Postayı iki bölüme ayırın - gelen kutusu ve arşiv. Okunmamış mesajlar gelen kutusunda, geri kalanı arşivdedir. Çok sayıda klasör kaos yaratır: Bir keresinde bir e-postada yüz klasör görmüştüm. Kendi kendime "oluşturulmuş ama hiç kullanılmayan klasörler" diyorum. Ve buna kesin olarak alışmanın zamanı geldi: e-posta ve belgelerde güzel ve düzenli bir arşiv imkansızdır. Bunu yapmak için ayrı bir arşivci tutmanız gerekecek.