İletinin bir kopyasıyla iletişime geçilemez. Son düzeltme: her e-postanın bir kopyasını belirtilen e-posta adresine gönderin

İş iletişimi, kendi yasaları ile kendi dünyasıdır. Pek çok şey bu yasalara nasıl uyduğumuza bağlıdır: meslektaşlarımız ve ortaklarımız üzerinde bıraktığımız izlenim, iş verimliliği ve hatta kariyer gelişimi.

İş iletişiminde özel bir yer, yalnızca ofis çalışanlarının değil, çoğu ofis çalışanının günlük görevi olan iş yazışmaları tarafından işgal edilir. Ticari yazışmaları düzgün bir şekilde yürütme yeteneği, karlı anlaşmalar yapmak ve işletmenizin imajını oluşturmak için iyi bir yardımcı olabilir.

Bir iş mektubunun bazı özelliklerine bakalım. Yani, iş yazışmaları:

• kalıplaşmış ifadelerin ve klişelerin kullanımı
• duygusal tarafsızlık,
• sunumun anlamsal doğruluğu ve özlülüğü,
• iyi yapılandırılmış argüman

iş yazışmaları ingilizce dili bazılarını yabancı ortaklarla veya uluslararası şirketlerde çalışan herkese tavsiye ettiğimiz aynı kurallar ve klişeler bütünüdür. İş yazışmalarınızı süsleyecek bazı faydalı ifadeleri dikkatinize sunuyoruz. Bu ifadeler profesyonelliğinizi vurgulayacak ve imajınızın şekillenmesine yardımcı olacaktır. iş adamı. Hadi başlayalım!

1. Lütfen ekte bulun

Klasiklerle başlayalım. Genellikle mektuba çeşitli belgeler veya başka dosyalar eklemeniz gerekir. Alıcıya bir ekin varlığını bildirmek için mükemmel bu yapacak ifade etmek. Sonuçta, çeviride "Bağlanma" kelimesi "yatırım" anlamına gelir. Cümle, mektubun sonunda kullanılmalıdır.

İşte birkaç kullanım örneği:

• Lütfen portföyümü ekte bulabilirsiniz.
• Lütfen sözleşmenin/sözleşmenin ekli kopyasını bulun.

2. İlettim

E-postayı diğer alıcılara yönlendirmeniz gerektiğinde bu ifade kullanılabilir. Muhatapa bunu bildirmek için “ilettim” ifadesi mükemmeldir. Örneğin:

• Anna'nın özgeçmişini size ilettim.
• John'un e-postasını sana ilettim.

3. cc'ledim

İş yazışmalarının özelliklerinin tüm sırlarını bilmeyen bir kişi, bu garip kısaltmanın ne anlama geldiğini anlamayabilir. Ama biz profesyoneliz. "CC'ed", I have carbon copy anlamına gelen bir kısaltmadır. İfade, "mektup almak için birini bir kopyaya koyun" anlamına gelir.

Bu nedenle, başka alıcıları bir kopyaya koyduğunuzu birine bildirmeniz gerekirse, bu ifadeyi kullanmaktan çekinmeyin. Örneğin:

• Sara'yı bu e-postaya cc olarak ekledim.
• Jack ve Jimmy'yi bu e-postalara cc olarak yazdım.

Kullanılamayan kısaltmalar ile ilgili olarak İş yazışmaları- bu durum için genellikle bir istisna yapılır.

4. Daha fazla ayrıntı için

Bu ifade, mektubunuzu İngilizce olarak kibarca bitirmenin kanıtlanmış bir yoludur. "Daha fazla ayrıntı için", "daha fazla bilgi için" anlamına gelir. detaylı bilgi", "Detaylarda". Kullanım örnekleri:

• Daha fazla ayrıntı için istediğiniz zaman benimle iletişime geçin.
• Daha fazla ayrıntı için Satış müdürümüze yazın.

Kibarca bitirmenize yardımcı olacak bir başka ifade de "Herhangi bir sorunuz varsa, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin." Çeviride bu, "Herhangi bir sorunuz varsa, bana yazmaktan çekinmeyin" anlamına gelir.

5. sabırsızlıkla bekliyorum

"İleriye bakmak" deyimi, "dört gözle beklemek" anlamına gelir. Dolayısıyla, muhataptan bir yanıt veya başka bir eylem bekliyorsanız, bu ifadeyi kullanmak oldukça uygun olacaktır. Örneğin:

• Cevabınızı dört gözle bekliyorum.
• Cevabınızı dört gözle bekliyorum.

İfade en iyi mektubun sonunda kullanılır.

Bir mektup yazarken, gerçekten canınız istemese bile kibar olmalısınız. Her durumda yetkin mektuplar yazabilme yeteneği, profesyonelliğinizi, iyi terbiyenizi ve iş etiği bilginizi yansıtır. Sonuç olarak, iş yazışmalarında ifadelerin doğruluğunu ve kusursuz okuryazarlığı göstermeniz gerektiğini hatırlıyoruz. Kısaltmaların kullanılması da kabul edilemez (nadir istisnalar dışında).

E-postaları İngilizce olarak doğru yazın sevgili dostlar! İyi şanlar!

Her gün onlarca e-posta gönderiyoruz. Bazen çok kısa mesajlar, örneğin, "Öğle yemeğine gidelim mi?" Bazen - işinizi veya web sitenizi sunduğunuz. Harfler çok, zaman az olunca acele etmeye ve hata yapmaya başlıyoruz. Genellikle bir yazım hatası gibi önemsizdir, ancak bazen itibarınızı gerçekten zedeleyebilecek ve bir müşteri veya çalışanla ilişkinizi mahvedebilecek olanlar vardır.

Bu önlenebilir, sadece toplanmanız ve bazılarını bilmeniz gerekir. sualtı kayaları. İşte e-posta gönderirken yapılan en yaygın hatalar. Dikkatlice okuyun ve önce kısa bir ara vermeniz, her şeyin yolunda olup olmadığını kontrol etmeniz ve ancak o zaman "Gönder" düğmesini tıklamanız gerektiğini unutmayın.

yanlış adresi çeviriyorsunuz

En yaygın ve en sinir bozucu hata. Bir arkadaşınıza veya kız arkadaşınıza oldukça kişisel fotoğraflar göndermek istediğinizi düşünün, ancak patronunuzun veya müşterinizin adresini otomatik olarak yazıyorsunuz. Ve ancak mektup gittikten sonra, ne olduğunu dehşet içinde anlarsın. Teselli olacaksa, her birimiz hayatımızda en az bir kez bu duruma düştük: avukatlar karşı tarafa gizli belgeler gönderdi, tasarımcılar yanlış müşteriye site düzenleri gönderdi vb. Ama bu başımıza geldiğinde sanki yer ayaklarımızın altından kayıyor.

Neyse ki birçok posta hizmetinde, örneğin aynı Gmail'de bir işlev var. Açın ve geniş bir zaman aralığı belirtin - yani, bilirsiniz, daha sakin.

yatırım yapmayı unuttun

Mektuba bir dosya eklendiğini yazdınız, ancak eklemeyi unuttunuz. Genellikle yanlış anlamalara ve özür dilemeye yol açan bir başka yaygın hata. Bir yandan, sorun değil, kimse mükemmel değil, ancak önce her şeyi kontrol etmek ve ancak o zaman bir mektup göndermek daha iyidir. Ve alıcının sorularını önlemek için, ekli tüm dosyaları doğrudan mektubun gövdesinde listelemenizi öneririz. Örneğin, bunun gibi:

Hey Maksim! Size bazı dosyalar gönderiyorum, bunlar ekte:

Hizmet sözleşmesi

bir kedi ile GIF

Süslemeyi düşünmüyorsun

Hatırladığınız gibi, kıyafetlerle tanışın. E-postanızın onu hemen silmek istemenize neden olmasını istemiyorsanız, formu üzerinde çalışın. İçerik kadar süre verilmesi gerektiğini söylüyorlar. Neyse ki, bugün kolay. Bunun için Wix ShoutOut uygulamasını kullanmanızı, uygun şablonu seçmenizi ve metninizi buna eklemenizi öneririz. Özel bir bilgi gerekmez, sadece her şeyin düzgün ve güzel göründüğünden emin olun. Bu arada, iyi bir e-posta listesinin kendi sırları ve kuralları vardır, bu nedenle e-posta pazarlama direktörümüzü okumanızı tavsiye ederiz. teşekkür etme

Konu satırı eklemiyorsunuz

Mektubun konusu, metnin başlığı ile yaklaşık olarak aynı rolü oynar. Adınızın yanında görünür, alıcı bunu görür ve ona ne gönderdiğinizi anlar: fatura, toplantı sonuçları, iş teklifi, web sitesi düzeni vb. Konunun açıkça formüle edilmesi gerektiğini unutmayın, böylece gerekirse bir kişi mektubunuzu hızlı bir şekilde ve ikna edici bulsun, böylece ilgilensin, örneğin bir posta listesinden bahsediyorsak. Çok uzun zaman önce unuttuysanız hakkında yazdık - yeniden okumaya değer.

Taslakları kaydetmiyorsunuz

Mektup yazmaktan hoşlanıyorsanız, metin editörleri, sonra daha sık tasarruf edin, aksi takdirde bütün gün mektubun üzerinde oturduğunuz ortaya çıkar ve sonra aniden bilgisayar donar ve her şey kaybolur. Veya doğrudan şu adrese yazın: posta hizmeti- daha sonra tüm çizimleriniz otomatik olarak "Taslaklar" klasörüne kaydedilecektir.

kaba davranıyorsun

Yazışmalarda nezaket, yaşamdaki kadar önemlidir. İşte herkesin ve herkesin uyması gereken temel kurallar:

Özellikle iyi bir iş çıkardığını görürseniz, mektup için gönderene her zaman teşekkür edin. Hepimize çocukken "sihirli" kelimeler öğretildiği zamanı hatırlıyor musunuz? Zaten yetişkin olmamıza rağmen onları unutmayalım.

Konu son derece acil ve önemli olsa bile sakin olun. Gerginlik ve sitemler kesinlikle iyi bir şeye yol açmayacaktır.

Mektubunuzu yaygın ifadelerle başlatın ve bitirin. Formalite derecesi, kiminle yazıştığınıza bağlı olacaktır. Bu sizin patronunuzsa veya sadece bir yetkiliyse, "Merhaba", "Güle güle" veya "Öpücük" kullanmayın. Ve tam tersi, bir meslektaşınıza veya arkadaşınıza yazıyorsanız, geleneksel "Saygılarımızla" olmadan da yapabilirsiniz.

metni okumuyorsun

Baskı hataları tüm izlenimi bozabilir, bu nedenle yazılı mektubu tercihen birkaç kez dikkatlice yeniden okuyun. Yazım veya sözdizimi hakkında şüphe - Gramotu.ru'ya gidin. Yedi kez ölçmek, yani kontrol etmek, daha sonra yazım hataları için özür dilemekten ve gerçekten okuryazar olduğunuzu kanıtlamaktan daha iyidir.

Ve bu arada: yanlışlıkla bitmemiş bir mektup göndermekten korkuyorsanız, önce tüm metni tam olarak yazın ve ancak o zaman alıcının adresini yazın.

Mektubun kopyasına doğru insanları koymuyorsunuz

Mektubunuzu kimin alabileceğini bulalım. Kime alanı birincil alıcıdır. "CC" alanı kopyayı alacak kişidir. Tartışılan konuyla doğrudan ilgili değildir, ancak farkında olmak ister veya olmalıdır. "Bcc" alanı gizli alıcılardır. Bunları eklersiniz, ancak birincil alıcı bunları görmez. Ve burada dikkatli olmanız gerekir: Cc ve Bcc'yi karıştırabilirsiniz ve ardından alıcı gözetlendiğini düşünecektir.

Bazı insanların neler olduğunun farkında olmasının önemli olduğunu unutmayın. “Beni kopyaya nasıl eklemezsin?” Konulu suçlamaları dinlemek istemiyorsunuz? Bu proje üzerinde iki ay çalıştım!” Şüpheniz varsa, konuyla ilgisi olan herkesi ekleyin. Belki herkes dikkati dağıldığı için mutlu olmayacak ama size karşı herhangi bir şikayet olmayacak.

İÇİNDE Microsoft Outlook tüm gönderilen mesajlar için otomatik olarak belirleyebilirsiniz. gizli kopya(kopya) diğer posta listelerine veya kullanıcılara gönderilecektir.

Bu kuralın yararlı olduğu senaryolardan biri, gelen iletileri yanıtlamak için tüm grup üyelerine yanıt verilmesidir. E-posta, örneğin merkez teknik Destek. Grubun bir üyesi mesajlara cevap verdiğinde, diğer grup üyeleri otomatik olarak cevabın bir kopyasını alarak giden tüm mesajları güncel tutar.

müşteri kuralları

Kural oluştur

Artık her mesaj gönderdiğinizde, ister yeni bir mesaj, ister bir mesaj yönlendirin veya kuralda belirtilen kişi veya gruplara cevap verin, bunlar otomatik olarak kopyanın alıcıları olarak eklenecektir. Kişi veya grupların adları "CC" satırında görüntülenmiyor Mesajı oluşturun, ancak bu adlar mesajın tüm alıcılarına gösterilecektir.

Bir kuralı devre dışı bırakma

sekmesindeki Posta görünümünde Ev düğmesine basın tüzük > Kuralları ve uyarıları yönetin.

Bölümdeki sekmede kural

Düğmeye bas TAMAM.

Kurallar ve Uyarılar.

Tavsiye: Ek Bilgiler için bu kuralı hızlı bir şekilde nasıl devre dışı bırakabilirsiniz? bireysel mesajlar, sonraki bölüme bakın ("").

Bireysel Mesajlar için Otomatik Cc Gönderimini Devre Dışı Bırakmak için Kategori Kullanma

İletişim kutusunda gezinmek zorunda kalmadan tek bir iletiye dayalı otomatik yeni kopyalama kurallarını devre dışı bırakma esnekliği istiyorsanız kurallar ve uyarılar, kuralla birlikte Outlook'taki kategoriler özelliğini kullanabilirsiniz.

Tavsiye:

Öncelikle, gönderdiğiniz tüm e-posta iletileri için otomatik bir gizli kopya (CC) kuralı oluşturmanız gerekir.

Bu özel kural denir müşteri kuralları. İstemci kuralı yalnızca oluşturulduğu bilgisayarda çalışır ve yalnızca Outlook çalışırken çalışır. kullanarak bir e-posta gönderecek olsaydınız hesap Başka bir bilgisayarda e-posta gönderirseniz, kural o bilgisayardan çalışmayacaktır, dolayısıyla bu bilgisayarda oluşturulacaktır. Bu kuralın aynısı, kullanmayı planladığınız her bilgisayarda oluşturulmalıdır.

Kural oluştur

Artık her mesaj gönderdiğinizde, ister yeni bir mesaj olsun, ister bir mesajı ilettiğinizde veya insanlara cevap verdiğinizde veya kuralda belirtilen dağıtım listeleri otomatik olarak kopyanın alıcıları olarak eklenecektir. Kişilerin adları veya dağıtım listeleri "Bilgi" satırında görüntülenmiyor Mesajı oluşturun, ancak bu adlar mesajın tüm alıcılarına gösterilecektir.

Bir kuralı devre dışı bırakma

Otomatik kopyanın gönderilmesini engellemek için önce kuralı devre dışı bırakmalısınız.

Menüdeki Posta'da Hizmet düğmesine basın Kurallar ve Uyarılar.

sekmesinde E-posta Kuralları Bölümde kural oluşturduğunuz kurala karşılık gelen kutunun işaretini kaldırın.

Düğmeye bas TAMAM.

Artık olmadan mesaj gönderebilirsiniz. otomatik gönderme diğer kişilere veya posta listelerine kopyalar. Kural, şu tarihe kadar etkin olmayacaktır: tekrar kapama iletişim kutusunda Kurallar ve Uyarılar.

Tavsiye:

Bireysel Mesajlar için Otomatik Cc Gönderimini Devre Dışı Bırakmak için Kategori Kullanma

Tek tek iletiler için yeni otomatik kopyalama kuralını bir iletişim kutusu açmadan devre dışı bırakmak istiyorsanız Kurallar ve Uyarılar, kuralı Office Outlook 2007'de bulunan bir kategoriye ayarlayabilirsiniz.

Daha önce oluşturduğunuz kuralı, belirtilen kategoriyi bir mesaja eklediğinizde kuralın otomatik olarak bir kopya göndermeyeceği şekilde değiştirin.

Bir mesaj için otomatik kopyalama kuralını devre dışı bırakmak istediğinizde, ona bir kategori uygulayın.

Tavsiye: Kategori oluştururken belirttiyseniz, bir klavye kısayolu kullanabilirsiniz.

Bir mesaj gönderildiğinde, otomatik kopya gönderme kuralı uygulanmaz.

Her yerde iş iş yazışmaları olmadan. Bir şirket adına veya özel bir girişimci olarak kendi adınıza yazmanız farketmez - iş yazışmaları her zaman oynayacaktır önemli rol. Daha spesifik olarak, kurallarına nasıl uyduğunuz. Potansiyel iş ortaklarınız veya müşterileriniz, onlarla nasıl iletişim kurduğunuza göre sizi çok yargılayacaklardır. Bir iş mektubu, bir işadamının "yüzü" diyebilir. Ve bu "yüzü" kaybetmemek için iş yazışmalarının altın kurallarını bilmek önemlidir.

İş E-postası Kuralları

Artık e-posta normal postadan çok daha sık kullanıldığından, ağda ticari yazışmaların nasıl düzgün bir şekilde yürütüleceğine dikkat etmeye karar verdik. İşte size uyması muhatabınızın önünde itibarınızı kaybetmenize izin vermeyecek birkaç öneri.

posta kutusu adı

Yeni bir e-postayı açtığımızda gözümüze ilk çarpan şey, gönderildiği adrestir. Birçoğu bu anın önemini hafife alıyor ve kişisel hesaplarından iş mektupları gönderiyor. posta hesapları. E-posta adresi yalnızca sizin adınızı okunabilir bir biçimde içeriyorsa, bunda yanlış bir şey yoktur. Ancak "kissa1988" veya "pupsik-26" gibi çeşitli takma adlar varsa, o zaman böyle bir posta kutusundan bir iş mektubu göndermek kesinlikle kabul edilemez. Bir "bebek" veya "güneşten" bir iş teklifi alan bir kişinin hangi duygulara sahip olacağını bir düşünün.

İş yazışmalarında da hoş karşılanmaz posta adresleri ile başlayan [e-posta korumalı], [e-posta korumalı] vesaire. Bu tür adresler ciddiye alınmaz ve mektubun açılmama olasılığı yüksektir. En en iyi seçenek- posta kutusundan iş yazışmaları yapmaktır [e-posta korumalı], burada ad adınız ve soyadınızdır, şirket şirketin adıdır.

alıcılar

E-posta yazışmalarında, bir mektubu doğrudan bir alıcıya göndermek ve diğer alıcıları bir kopyaya koymak mümkündür. Mektubun nüshasındaki alıcıların buna cevap vermemesi gerektiği varsayılmaktadır. Davetli gözlemciler gibidirler. Bu nedenle, bir mektup göndermeden önce, mektuba tam olarak kimden yanıt almak istediğinizi belirleyin ve alıcıları doğru bir şekilde düzenleyin. Ancak, mümkünse, birkaç kişiyi mektupların doğrudan alıcılarına koymayın. Herkes zihinsel olarak bu sorumluluğu başka bir muhataba "değiştirmeye" karar verirse, hiçbiri size cevap vermeyebilir.

Kendiniz bir iş mektubunun bir kopyasına girdiyseniz, zaten anladığınız gibi, gönderen cevabınızı beklemiyor. Ancak size özel olarak cevap vermek gerekirse, bunu yapabilirsiniz, ancak mektubun başında "müdahale" için özür dilemek kibarlık olur.

Mektup tasarımı

Resmi iş tarzı.İş yazışmalarında doğal olarak resmi bir yazı üslubu kullanılır. Bu tarz, tanımlayıcı sıfatların, gereksiz açıklamaların ve detayların olmaması ile karakterize edilir. Yalnızca ayrıntılar, netlik ve mantık. Bir iş mektubu yazdıktan sonra tekrar okumakta ve özel bir anlam yükü taşımayan ve yazılanın özünü değiştirmeyen tüm cümleleri kaldırmakta fayda var. Ancak bu tür tüm kelimelerin ve deyimlerin kaldırıldığına ikna olduğunuzda, bir iş mektubu yazmak için bu kuralın yerine getirildiğini söyleyebilirsiniz.

okuryazarlık. Bir iş mektubunun doğru ve hatasız yazılması gerektiğini söylemek, "kardan adam yapılmalı" demek gibidir. Ancak bu kuraldan bahsetmemek mümkün değil. Okuryazarlık, herhangi bir yazının temel bir unsurudur. Yazım hataları olan bir iş mektubu yazan bir kişinin kimse tarafından ciddiye alınması pek olası değildir.

Mektup konusu. Onu yazmak bir zorunluluktur. Dahası, kısa ama öz bir şekilde yazmaya çalışın - böylece bir bakışta alıcı mektubun ne hakkında olacağını hemen anlar. Hiçbir durumda konu tek kelimeden oluşmamalıdır. "Bilgi", "Soru" vb. - Yanlış iş e-postası konu satırları. "X şirketinden ticaret teklifi" doğru konu. Mektubunuzdaki bilgiler özellikle önemliyse, hemen hemen tüm e-posta hizmetlerinde bulunan özel bir “önem” bayrağı ile işaretleyebilirsiniz.

Yazı tipi. Mektubun metni her şeyden önce okunabilir olmalıdır. Arial veya Times yazı tipini kullanın Yeni Roma, ortalama bir boyut seçin (örneğin, mail.ru postasında optimal boyut yazı tipi - 3). Yazı tiplerini veya renkleri denemeyin. İş yazışmalarında bu uygun değildir. Kullanmayın Kapak kilidi, ünlem işaretleri ve farklı Özel semboller(ifadeler dahil). İzin verilen tek şey, belirli ifadelerin italikleştirilmesi veya kalın harflerle. Ancak bunu yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda kullanmaya çalışın.

Okuma kolaylığı ve daha iyi bir mesaj için mektup metninde alt başlıklar kullanabilirsiniz. Ancak çok fazla olmamalıdır - 3-4'ten fazla olmamalıdır.

Mektubun bir paragrafı 4 satırdan fazla uzatılmamalıdır. Çok uzun paragrafları okuduğumuzda metin birleşiyor ve ana fikir kaybolabiliyor.

Herhangi bir transfer ve liste, özel işaretleyiciler kullanılarak yapılmalıdır.

Kurumsal şablon. Kurumsal tarzınıza uygun bir kurumsal e-posta şablonu geliştirirseniz harika olur. Ve tüm iş mektuplarını sadece bu şablonla göndereceksiniz. Bu, diğerlerinden sıyrılmanıza, ancak bir iş mektubunun gerektirdiği formaliteyi korumanıza izin verecektir. Ancak, "markalaştırma" konusunda aşırıya kaçmamalısınız - aşırı yaratıcılık yalnızca mektuba zarar verir. Sonuçta eğlenceden değil iş iletişiminden bahsediyoruz. Alıcıların mektuplarınızı yalnızca bilgisayarda değil, bilgisayarda da okuyabileceğini unutmayın. mobil cihazlar. Bu nedenle, şablonun farklı ekran çözünürlükleri için optimize edilmesi gerekir.

Bir mektupta yalnızca bir bilgilendirme nedeni olmalıdır. Ve buna göre, alıcıdan yalnızca bir hedef eylem ima edilmelidir. Alıcıya birden fazla soru, öneri veya isteğin aynı anda bir mektupta yer alması yanlış kabul edilir.

Herhangi bir iş mektubu aşağıdaki bölümlere ayrılmalıdır:
- giriiş;
- Ana bölüm;
- çözüm.

Girişte, mektubun amacını ve yazılma nedenlerini kısaca belirtin. Ana kısım mektubun özüdür. Sonuç olarak, yukarıdakileri özetlemeniz gerekir - bunlar sonuçlar, istekler, talimatlar, öneriler vb. İş yazışmalarında herhangi bir "postscript" kullanmak son derece istenmeyen bir durumdur. Mektup aforizma, metafor, atasözü vb. içermemelidir.

Bir mektup göndermeniz gerekiyorsa grafik görüntü, ardından mektubun metnine eklemeyin, ancak ekleyin ayrı dosya. Resimler üzerinde doğru şekilde görüntülenmeyebilir. farklı cihazlar veya arayüzde tamamen devre dışı bırakılabilir posta programı alıcı Mektubun metninde, gerektiğinde "bilgiler ekteki dosyadadır" demeniz yeterlidir. Bu tür birkaç dosya varsa, adlarını yazdığınızdan emin olun.

Kısaltmalar ve kısaltmalar kullanırsanız, alıcının ne demek istediğinizi anlayacağından %100 emin olmalısınız. Genel olarak, güvenli oynamak ve bu tür şeyleri kullanmamak daha iyidir.

Duygu eksikliği.İş mektupları herhangi bir duygusal renklendirme içermemelidir. Hiç. Bir şikayet yazsanız ve öfkenizin tamlığını gerçekten göstermek isteseniz veya tam tersine, eşinize başarılı bir anlaşma için içtenlikle teşekkür etseniz bile. Bir iş mektubu ölçülü ve hatta biraz soğukkanlı olmalıdır. Her insan bireyselliğini takdir eder, ancak iş yazışmaları değildir. En iyi yol tezahür ettirmek için. Neşeli veya üzgün bir kişiden, kapıcıdan veya CEO aynı olmalıdır.

İş kelime dağarcığının kullanımı.İş yazışmalarında cümleleri bağlamak için aşağıdaki küme ifadeleri kullanılır:

1) bu nedenle;
2) neye dayanarak;
3) (bir şey) nedeniyle;
4) uyarınca;
5) dayalı;
6) göz önünde bulundurularak;
7) göz önünde bulundurularak;
ne hizmet etti.

Ve benzeri. Ayrıca iş mektuplarında, mektubun yazıldığı sektörde genel kabul gören kısaltmaların ve kısaltmaların kullanılmasına izin verilir. Alıcının belirli bir kısaltmayı anlayıp anlamadığından şüphe ediyorsanız, ifadeyi tam olarak yazmak daha iyidir.

Selamlar. Lütfen "İyi günler" klişesini asla kullanmayın. Bunun sadece iş yazışmaları için değil, prensipte e-postalar için de kötü bir biçim olduğu söylenebilir. En iyi seçenek selamlar - "Merhaba, İsim / İsim Patronimik." Bu arada, mektubun alıcısına sadece selamlamada değil, metnin ilerleyen kısımlarında da ismiyle hitap etmek iyidir. Şahsen tanımadığınız bir kişiye mektup yazıyorsanız, alıcının adresini nereden aldığınızı mektubun en başında belirtmelisiniz.

Harf büyüklüğü.İş mektubu değil Sanat eseri ve "konuyla ilgili" kişisel düşünceleriniz değil. Mektup, içindeki bilgilerin tamlığını iletmek için mümkün olduğunca kısa olmalıdır. Mektubun metninin bir "ekrana" sığması en uygunudur. Uzun mektupları okumak yorucudur ve birçok insanı rahatsız eder.

Mektuplara verilen yanıtlar. Aldığınız bir e-postayı yanıtlarken, "E-posta oluştur" düğmesini değil, her zaman "Yanıtla" düğmesini tıklayın. İlk seçenekte, yanıtınızda tüm yazışma geçmişi otomatik olarak gösterilecektir. Bu doğrudur, çünkü bir kişi arka planı görmezse kim olduğunuzu ve ondan ne istediğinizi hemen hatırlamayabilir. Özellikle son mektubun üzerinden 5 günden fazla zaman geçmişse. Mektubuna cevap verirken muhatabınızdan kesinlikle güvenle alıntı yapabilirsiniz. Bu, ona önceki mektupta tartışılanları hatırlama fırsatı verecektir.

Uygun olduğu yerde daima muhatabınıza teşekkür edin. Örneğin, "Vladimir, mektubunuz için teşekkür ederim" veya "Irina Alekseevna, bu kadar hızlı yanıt verdiğiniz için teşekkür ederim" yazabilirsiniz. Bu tür nüanslar, muhatabınıza olan saygınızı gösterecek ve elektronik iletişimin havasını yumuşatacaktır.

Muhatap size memnuniyetsizliğini ifade ettiği veya hatta size açıkça kaba davrandığı bir mektup gönderdiyse, ne kadar isterseniz isteyin, ona aynı şekilde cevap vermemeye çalışın. Durumlar değişebilir, ancak her zaman kibarca ve ölçülü bir şekilde yanıt verin.

Tabii ki, mektuba ne kadar erken cevap verirseniz o kadar iyi. Birkaç saat içinde cevap verebilirseniz harika. Bu zaman çerçevesi optimaldir. Ama cevap birkaç gün içinde diyelim. Psikologlar, bir kişinin bir e-postaya yanıt beklemesi için en rahat sürenin 48 saat, yani iki gün olduğunu söylüyor. Daha fazla beklemek zorunda kalırsanız, bu zaten saygısızlık olarak algılanabilir veya göz ardı edilebilir. Mektupta dile getirilen sorun, yanıt vermeniz için daha fazla zaman gerektiriyorsa, mektubu aldığınızı, değerlendirilmek üzere kabul ettiğinizi ve belirli bir süre içinde yanıt vereceğinizi yazdığınızdan emin olun. Bu şekilde gönderen en azından yok sayılmış hissetmeyecektir.

Mektubun sonucu. Mektubun sonuna manipüle etme girişimi olarak algılanabilecek ifadeler yazmamalısınız: "Karlı bir işbirliği için gerçekten umut ediyorum", "Cevabınız için şimdiden teşekkürler" vb. Elektronik iş yazışmalarında "Saygılarımla", "İçten dileklerimle" ve benzeri ifadelerle vedalaşmak daha iyidir. Evet, bu tür ifadeler basmakalıptır, ancak iş iletişimi için en uygun olanlardır. İmzada adınızı, soyadınızı, pozisyonunuzu ve şirket adınızı yazın. Ayrıca, e-posta dışında sizinle iletişime geçilebilecek kişileri de bırakın.

Mektubun gönderildiği saat. Elbette, e-postalar gelir gelmez okunmak için tasarlanmamıştır. Ancak iş ahlakında e-posta Hafta sonları ve tatil günleri ile akşam geç saatlerde veya gece geç saatlerde mektup göndermek yanlış kabul edilir. Standart çalışma saatlerine bağlı kalmaya çalışın.

Ve elbette, "gönder" düğmesine basmadan önce, alıcının adının ve e-posta adresinin yazımını dikkatlice kontrol edin ve ayrıca mektubun tüm metnini yeniden okuyun ve yazım hataları veya yanlış ifadeler olup olmadığını kontrol edin.

Çoğunluk posta istemcileri, içermek gmail, yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird , çok sayıda alıcıya tek bir e-posta gönderme yeteneği sağlar. Bunu genellikle işlevle yapabilirsiniz. kopyala(İngilizce'de kısaltma, ataması için kabul edilmiştir. SS), veya gizli kopya (CCB). mesaj gönderirken kopyalar alıcılar görebilir e-mail adresleri bu mektubun gönderildiği diğer kişiler. İkinci durumda, ek alıcıların kimliği gizlenir.

Alıcı adresi ekleme

Bazı e-posta istemcileri, daha sonra program tarafından otomatik olarak doldurulan bir alana bir kullanıcı adı girmenize izin verir.

Bu alanı birden çok kişiye e-posta göndermek için kullanırsanız, her biri görebilecektir. tam liste diğer alıcılar.

Bir e-posta nasıl kopyalanır

Alana bir adres listesi girerek e-posta alıcılarını listeleyebilirsiniz. kopyala, genellikle alanın hemen altında bulunur Kime. Bu alıcı zincirindeki herkes, diğer tüm alıcıların adlarını ve e-posta adreslerini görebilecek:

E-posta Nasıl Gizli Yapılır

Bu özelliği hem bireysel hem de grup e-postaları için kullanabilirsiniz. Bu, özellikle kişilerinizi gizli tutmak, onları spam ve spam'den korumak istiyorsanız veya alıcılarınızın aynı mesajı kimin aldığını bilmesini istemiyorsanız kullanışlıdır.

Alan gizli kopya tüm e-posta istemcileri için varsayılan olarak her zaman mevcut değildir. Örneğin, içinde Görünüm gitmen gerekecek Seçenekler ayara erişmek için; V yıldırım kuşu açılır menüden bu işlevi seçmeniz gerekecek; V gmail düğmeye basmalısın kopyala Ve gizli kopya; V Windows Canlı Posta Tuşlara aynı anda basmanız gerekecek alternatif + B.

Resim: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com