برای تماس با یک کپی از پیام قابل ارائه نیست. Postfix: یک کپی از هر ایمیل را به آدرس ایمیل مشخص شده ارسال کنید

ارتباطات تجاری دنیای خودش با قوانین خاص خودش است. خیلی چیزها به نحوه رعایت این قوانین بستگی دارد: تأثیری که بر همکاران و شرکا می گذاریم، بهره وری کار و حتی پیشرفت شغلی.

مکاتبات تجاری جایگاه ویژه ای در ارتباطات تجاری دارد که وظیفه روزمره اکثر کارکنان اداری و نه تنها است. توانایی انجام صحیح مکاتبات تجاری می تواند کمک خوبی برای انجام معاملات سودآور و ایجاد تصویر تجاری شما باشد.

بیایید برخی از ویژگی های نامه تجاری را بررسی کنیم. بنابراین، مکاتبات تجاری عبارتند از:

• استفاده از عبارات فرمولی و کلیشه ای
• بی طرفی عاطفی،
• دقت معنایی و اختصار ارائه،
• استدلال خوب ساختار یافته

مکاتبات تجاری در زبان انگلیسیمجموعه ای از قوانین و کلیشه ها است که ما برخی از آنها را به همه کسانی که با شرکای خارجی یا در شرکت های بین المللی کار می کنند توصیه می کنیم. ما عبارات مفیدی را مورد توجه شما قرار می دهیم که مکاتبات تجاری شما را تزئین می کند. این عبارات بر حرفه ای بودن شما تأکید می کند و به شکل گیری تصویر شما کمک می کند. مرد تاجر. بیا شروع کنیم!

1. لطفا پیوست را پیدا کنید

بیایید با کلاسیک شروع کنیم. اغلب شما باید اسناد مختلف یا فایل های دیگری را به نامه پیوست کنید. به منظور اطلاع دادن به گیرنده در مورد وجود یک پیوست عالی است این یکی انجام خواهد دادعبارت. از این گذشته ، کلمه "ضمیمه" در ترجمه به معنای "سرمایه گذاری" است. این عبارت باید در انتهای نامه استفاده شود.

در اینجا چند مثال استفاده وجود دارد:

• لطفا نمونه کارها من را پیوست کنید.
• لطفاً کپی ضمیمه قرارداد/قرارداد را بیابید.

2. من فوروارد کرده ام

در صورتی که نیاز به فوروارد ایمیل برای سایر گیرندگان دارید از این عبارت می توان استفاده کرد. برای اطلاع دادن به مخاطب در این مورد، عبارت "من فوروارد کرده ام" کامل است. مثلا:

• من رزومه آنا را برای شما ارسال کردم.
• من ایمیل جان را برای شما فوروارد کردم.

3. من cc'ed

شخصی که در تمام اسرار خصوصیات مکاتبات تجاری بی اطلاع است ممکن است معنی این مخفف عجیب را نفهمد. اما ما حرفه ای هستیم. "I've cc'ed" مخفف کلمه I have carbon copied است. این عبارت به معنای "کسی را روی یک کپی قرار دهید تا نامه ها را دریافت کند."

بنابراین اگر نیاز دارید به کسی اطلاع دهید که گیرندگان دیگر را در یک نسخه قرار داده‌اید، از این عبارت استفاده کنید. به عنوان مثال:

• من سارا را در این ایمیل ارسال کردم.
• من جک و جیمی را با این ایمیل‌ها تماس گرفته‌ام.

با توجه به اختصاراتی که نمی توان در آنها استفاده کرد مکاتبات تجاری- برای این مورد معمولاً استثنا قائل می شود.

4. برای جزئیات بیشتر

این عبارت روشی اثبات شده برای پایان مودبانه نامه خود به زبان انگلیسی است. "برای جزئیات بیشتر" به معنای "برای اطلاعات بیشتر". اطلاعات دقیق"، "در جزئیات". نمونه هایی از استفاده:

• برای جزئیات بیشتر در هر زمان با من تماس بگیرید.
• برای جزئیات بیشتر با مدیر فروش ما تماس بگیرید.

عبارت دیگری که به شما کمک می کند مودبانه کار را به پایان برسانید این است: «اگر سؤالی دارید، لطفاً در تماس با من دریغ نکنید». در ترجمه، این به معنای "اگر سوالی دارید، در صورت تمایل برای من بنویسید."

5. من مشتاقانه منتظرم

عبارت "look forward" به معنای "منتظر بودن" است. بنابراین اگر مشتاقانه منتظر پاسخ یا اقدام دیگری از طرف مخاطب هستید، استفاده از این عبارت کاملاً مناسب است. به عنوان مثال:

• منتظر پاسخ شما هستم
• من مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.

این عبارت بهتر است در انتهای نامه استفاده شود.

هنگام نوشتن نامه، باید مودب باشید حتی زمانی که واقعاً تمایلی به آن ندارید. توانایی نوشتن نامه های شایسته در هر شرایطی نشان دهنده حرفه ای بودن، پرورش خوب و دانش اخلاق تجاری شماست. در پایان، یادآوری می کنیم که در مکاتبات تجاری باید دقت عبارت و سواد بی عیب و نقص را نشان دهید. همچنین استفاده از اختصارات (به استثنای نادر) غیر قابل قبول است.

دوستان عزیز ایمیل ها را به زبان انگلیسی درست بنویسید! موفق باشید!

ما هر روز ده ها ایمیل ارسال می کنیم. گاهی اوقات خیلی پیام های کوتاهمثلاً: "بیا بریم ناهار؟". گاهی اوقات - که با آن کسب و کار یا وب سایت خود را ارائه می کنید. وقتی حروف زیاد و زمان کم است، شروع به عجله و اشتباه می کنیم. معمولاً بی‌اهمیت، مانند یک اشتباه تایپی، اما گاهی اوقات مواردی وجود دارند که واقعاً می‌توانند به اعتبار شما آسیب بزنند و رابطه شما با مشتری یا کارمند را خراب کنند.

این را می توان اجتناب کرد، فقط باید جمع آوری شده و در مورد برخی از آنها بدانید سنگ های زیر آب. در اینجا رایج ترین اشتباهاتی که هنگام ارسال ایمیل مرتکب می شوند، آورده شده است. با دقت بخوانید و به یاد داشته باشید که ابتدا باید یک مکث کوتاه انجام دهید، بررسی کنید که آیا همه چیز مرتب است یا خیر، و تنها پس از آن روی دکمه "ارسال" کلیک کنید.

آدرس را اشتباه می گیرید

رایج ترین و آزاردهنده ترین اشتباه. تصور کنید می خواهید چند عکس شخصی زیبا برای یک دوست یا دوست دختر بفرستید، اما به طور خودکار آدرس رئیس یا مشتری خود را تایپ می کنید. و تنها پس از از بین رفتن نامه، با وحشت متوجه می شوید که چه اتفاقی افتاده است. اگر تسلی است، هر یک از ما حداقل یک بار در زندگی خود در این موقعیت قرار گرفته ایم: وکلا اسناد محرمانه را به طرف مقابل ارسال کرده اند، طراحان طرح بندی سایت را برای مشتری اشتباه ارسال کرده اند، و غیره. اما وقتی این اتفاق برای ما می افتد، به نظر می رسد که زمین از زیر پای ما می لغزد.

خوشبختانه در بسیاری از سرویس های پستی، مثلاً در همان جی میل، یک تابع وجود دارد. آن را روشن کنید و فاصله زمانی زیادی را مشخص کنید - بنابراین، می دانید، آرام تر.

سرمایه گذاری را فراموش کرده اید

شما نوشتید که یک فایل به نامه پیوست شده است، اما فراموش کرده اید که آن را پیوست کنید. یکی دیگر از اشتباهات رایج که اغلب منجر به سوء تفاهم و عذرخواهی می شود. از یک طرف، اشکالی ندارد، هیچ کس کامل نیست، اما بهتر است ابتدا همه چیز را بررسی کنید و فقط بعد از آن نامه بفرستید. و برای جلوگیری از سؤال از طرف گیرنده، توصیه می کنیم تمام فایل های پیوست شده را دقیقاً در متن نامه ذکر کنید. به عنوان مثال، مانند این:

هی ماکسیم! چند تا فایل براتون میفرستم که در ضمیمه هست:

قرارداد خدمات

GIF با گربه

شما به تزئین فکر نمی کنید

همانطور که به یاد دارید با لباس ملاقات کنید. اگر نمی‌خواهید ایمیلتان باعث شود فوراً آن را حذف کنید، روی فرم آن کار کنید. می گویند به اندازه محتوا باید به آن زمان داد. خوشبختانه امروز آسان است. برای این کار، توصیه می کنیم از برنامه Wix ShoutOut استفاده کنید، قالب مناسب را انتخاب کرده و متن خود را به آن اضافه کنید. هیچ دانش خاصی لازم نیست، فقط مطمئن شوید که همه چیز مرتب و زیبا به نظر می رسد. به هر حال، یک لیست پستی خوب اسرار و قوانین خاص خود را دارد، بنابراین به شما توصیه می کنیم مدیر بازاریابی ایمیلی ما را بخوانید. تشکر نکن

شما یک خط موضوع را وارد نمی کنید

موضوع نامه تقریباً نقشی مشابه عنوان متن دارد. در کنار نام شما ظاهر می شود، گیرنده آن را می بیند و می فهمد که چه چیزی برای او ارسال کرده اید: یک فاکتور، نتایج یک جلسه، یک پیشنهاد شغلی، یک طرح وب سایت و غیره. به یاد داشته باشید که موضوع باید به وضوح فرموله شود تا در صورت لزوم، شخص به سرعت نامه شما را پیدا کند و قانع کننده باشد، به طوری که علاقه مند شود، مثلاً در مورد یک لیست پستی صحبت می کنیم. چندی پیش در مورد اگر فراموش کردید نوشتیم - ارزش دوباره خواندن را دارد.

شما پیش نویس ها را ذخیره نمی کنید

اگر از نوشتن نامه به ویرایشگرهای متن، سپس بیشتر ذخیره کنید، در غیر این صورت معلوم می شود که شما تمام روز را روی نامه نشسته اید و سپس ناگهان کامپیوتر یخ می زند و همه چیز از بین می رود. یا مستقیماً به آن بنویسید خدمات پستی- سپس تمام طرح های شما به طور خودکار در پوشه "Drafts" ذخیره می شوند.

داری بی ادب میکنی

ادب در نامه نگاری به اندازه زندگی مهم است. در اینجا قوانین اساسی وجود دارد که همه و همه باید از آنها پیروی کنند:

همیشه از فرستنده برای نامه تشکر کنید، به خصوص اگر می بینید که او کار خوبی انجام داده است. به یاد دارید زمانی که در کودکی به همه ما کلمات "جادویی" یاد می دادند؟ آنها را فراموش نکنیم، علیرغم این واقعیت که ما در حال حاضر بالغ هستیم.

آرامش خود را حفظ کنید، حتی اگر موضوع بسیار فوری و مهم است. عصبی بودن و سرزنش قطعاً نتیجه خوبی نخواهد داشت.

نامه خود را با عبارات رایج شروع و پایان دهید. درجه رسمی بودن بستگی به این دارد که با چه کسی مکاتبه می کنید. اگر این رئیس شما یا فقط یک مقام رسمی است، از «سلام»، «بای» یا «بوسه» استفاده نکنید. و بالعکس، اگر به یک همکار یا دوست می نویسید، می توانید بدون "احترام" سنتی این کار را انجام دهید.

شما متن را نمی خوانید

چاپ اشتباه می تواند کل برداشت را از بین ببرد، بنابراین نامه نوشته شده را با دقت دوباره بخوانید، ترجیحا چندین بار. شک در مورد املا یا نحو - به Gramotu.ru بروید. بهتر است هفت بار اندازه گیری کنید، یعنی بررسی کنید، تا اینکه بعداً بابت اشتباهات تایپی عذرخواهی کنید و ثابت کنید که واقعاً باسواد هستید.

و به هر حال: اگر می ترسید به طور تصادفی نامه ای ناتمام ارسال کنید، ابتدا کل متن را به طور کامل بنویسید و فقط سپس آدرس گیرنده را تایپ کنید.

شما افراد مناسب را در کپی نامه قرار نمی دهید

بیایید بفهمیم چه کسی حتی می تواند نامه شما را دریافت کند. فیلد To گیرنده اصلی است. فیلد "CC" شخصی است که کپی را دریافت می کند. او مستقیماً با موضوع مورد بحث ارتباط ندارد، بلکه می خواهد یا باید آگاه باشد. فیلد "Bcc" گیرندگان پنهان هستند. شما آنها را اضافه می کنید، اما گیرنده اصلی آنها را نمی بیند. و در اینجا باید مراقب باشید: می توانید Cc و Bcc را با هم اشتباه بگیرید و سپس گیرنده فکر می کند که از او جاسوسی می شود.

به خاطر داشته باشید که برای برخی افراد مهم است که از آنچه در حال رخ دادن است آگاه باشند. شما نمی خواهید به سرزنش هایی درباره موضوع "چطور نتوانستید من را به نسخه اضافه کنید!" من دو ماه روی این پروژه کار کردم!» اگر شک دارید، هرکسی که با این موضوع ارتباط دارد را اضافه کنید. شاید همه از اینکه حواسشان پرت شده خوشحال نشوند، اما شکایتی از شما وجود نخواهد داشت.

که در Microsoft Outlookشما می توانید مشخص کنید که برای تمام پیام های ارسال شده به صورت خودکار کپی مخفی(کپی) برای سایر لیست های پستی یا کاربران ارسال خواهد شد.

یکی از سناریوهایی که این قانون مفید است، زمانی است که به همه اعضای گروه برای پاسخ دادن به پیام‌های دریافتی پاسخ می‌دهید. پست الکترونیکبه عنوان مثال مرکز پشتیبانی فنی. هنگامی که یکی از اعضای گروه به پیام ها پاسخ می دهد، سایر اعضای گروه به طور خودکار یک کپی از پاسخ را دریافت می کنند و همه پیام های ارسالی را به روز نگه می دارند.

قوانین مشتری

یک قانون ایجاد کنید

اکنون هر بار که پیامی ارسال می‌کنید، خواه پیام جدیدی باشد، پیامی را فوروارد کنید یا به افراد یا گروه‌هایی که در قانون مشخص شده‌اند پاسخ دهید، به‌طور خودکار به‌عنوان گیرنده کپی اضافه می‌شوند. نام افراد یا گروه ها در خط "CC" نمایش داده نمی شود. نوشتن پیام، اما این نام ها برای همه گیرندگان پیام نمایش داده می شود.

غیرفعال کردن یک قانون

در نمای Mail در برگه خانهدکمه را فشار دهید قوانین > قوانین و هشدارها را مدیریت کنید.

در برگه در بخش قانون

روی دکمه کلیک کنید خوب.

قوانین و هشدارها.

مشاوره: اطلاعات اضافینحوه غیرفعال کردن سریع این قانون برای پیام های فردیبخش بعدی ("") را ببینید.

استفاده از یک دسته برای غیرفعال کردن ارسال خودکار سی سی برای پیام های فردی

اگر می خواهید انعطاف پذیری برای غیرفعال کردن قوانین کپی خودکار جدید بر اساس یک پیام واحد بدون نیاز به پیمایش در کادر محاوره ای داشته باشید. قوانین و هشدارها، می توانید از ویژگی دسته بندی ها در Outlook به همراه قانون استفاده کنید.

مشاوره:

ابتدا باید یک قانون کپی کور خودکار (CC) برای همه پیام‌های ایمیلی که ارسال می‌کنید ایجاد کنید.

این قانون خاص نامیده می شود قوانین مشتری. قانون کلاینت فقط روی کامپیوتری که روی آن ایجاد شده است اجرا می شود و فقط زمانی اجرا می شود که Outlook در حال اجرا باشد. اگر قرار بود ایمیلی با استفاده از حسابایمیل در رایانه دیگری، قانون از آن رایانه اجرا نمی شود، بنابراین در این رایانه ایجاد می شود. این قانون باید در هر رایانه ای که قصد استفاده از آن را دارید ایجاد شود.

یک قانون ایجاد کنید

اکنون، هر بار که پیامی ارسال می‌کنید، چه پیام جدیدی باشد، چه زمانی که پیامی را فوروارد می‌کنید یا به افراد پاسخ می‌دهید، یا فهرست‌های توزیع مشخص‌شده در قانون، به‌طور خودکار به‌عنوان گیرندگان کپی اضافه می‌شوند. نام افراد یا لیست های توزیع در خط "CC" نمایش داده نمی شود. نوشتن پیام، اما این نام ها برای همه گیرندگان پیام نمایش داده می شود.

غیرفعال کردن یک قانون

برای جلوگیری از ارسال کپی خودکار، ابتدا باید قانون را غیرفعال کنید.

در Mail در منو سرویسدکمه را فشار دهید قوانین و هشدارها.

روی زبانه قوانین ایمیلدر فصل قانونتیک کادر مربوط به قانونی که ایجاد کردید را بردارید.

روی دکمه کلیک کنید خوب.

اکنون می توانید بدون ارسال پیام ارسال خودکارکپی آن به افراد دیگر یا لیست های پستی. این قانون تا زمانی که اجرا نشود غیرفعال خواهد بود دوباره بسته شدندر کادر محاوره ای قوانین و هشدارها.

مشاوره:

استفاده از یک دسته برای غیرفعال کردن ارسال خودکار سی سی برای پیام های فردی

اگر می خواهید قانون جدید کپی خودکار را برای پیام های فردی بدون باز کردن کادر محاوره ای غیرفعال کنید قوانین و هشدارها، می توانید قانون را روی دسته ای تنظیم کنید که در Office Outlook 2007 موجود است.

قانونی را که قبلا ایجاد کردید تغییر دهید تا وقتی دسته مشخص شده را به یک پیام اضافه می کنید، قانون به طور خودکار یک کپی ارسال نکند.

هنگامی که می خواهید قانون کپی خودکار یک پیام را غیرفعال کنید، یک دسته بندی برای آن اعمال کنید.

مشاوره:اگر هنگام ایجاد دسته بندی مشخص کرده اید، می توانید از میانبر صفحه کلید استفاده کنید.

هنگام ارسال پیام، قانون کپی ارسال خودکار اعمال نخواهد شد.

بدون مکاتبات تجاری در تجارت در هر کجا. فرقی نمی کند که از طرف یک شرکت می نویسید یا از طرف خودتان به عنوان یک کارآفرین خصوصی - مکاتبات تجاری همیشه اجرا می شود. نقش مهم. به طور دقیق تر، چگونه از قوانین آن پیروی می کنید. شرکای تجاری یا مشتریان بالقوه شما بر اساس نحوه ارتباط شما با آنها قضاوت زیادی در شما خواهند داشت. یک نامه تجاری، شاید بتوان گفت، «چهره» یک تاجر است. و برای اینکه این "چهره" را از دست ندهید، مهم است که قوانین طلایی مکاتبات تجاری را بدانید.

قوانین ایمیل تجاری

از آنجایی که در حال حاضر از ایمیل بسیار بیشتر از نامه های معمولی استفاده می شود، تصمیم گرفتیم به نحوه صحیح انجام مکاتبات تجاری در شبکه توجه کنیم. در اینجا چند توصیه برای شما وجود دارد که رعایت آنها اجازه نمی دهد جلوی طرف مقابل خود را از دست بدهید.

نام صندوق پستی

اولین چیزی که وقتی یک ایمیل جدید را باز می کنیم توجه ما را جلب می کند آدرسی است که از آن ارسال شده است. بسیاری اهمیت این لحظه را دست کم می گیرند و از شخصی خود نامه های تجاری ارسال می کنند حساب های پستی. اگر آدرس ایمیل فقط نام شما را در قالبی قابل خواندن برای انسان داشته باشد، هیچ اشکالی ندارد. اما اگر نام مستعار مختلفی مانند "kissa1988" یا "pupsik-26" وجود داشته باشد، ارسال نامه تجاری از چنین صندوق پستی به سادگی غیرقابل قبول است. تصور کنید وقتی یک پیشنهاد تجاری از یک "کودک" یا "خورشید" دریافت می کند، چه احساساتی را تجربه می کند.

همچنین در مکاتبات تجاری استقبال نمی شود آدرس های پستی، که با info@، inbox@ و مانند آن شروع می شود. چنین آدرس هایی به سادگی جدی گرفته نمی شوند و احتمال اینکه نامه حتی باز نشود نیز زیاد است. اکثر بهترین گزینه- انجام مکاتبات تجاری از صندوق پست است [ایمیل محافظت شده]، جایی که نام، نام و نام خانوادگی شما است، شرکت نام شرکت است.

گیرندگان

در مکاتبات ایمیلی امکان ارسال نامه به گیرنده مستقیم و قرار دادن سایر گیرندگان در یک کپی وجود دارد. فرض بر این است که گیرندگان در نسخه نامه نباید به آن پاسخ دهند. آنها مانند ناظران دعوت شده هستند. بنابراین، از قبل، قبل از ارسال نامه، مشخص کنید که دقیقاً از چه کسی می خواهید پاسخ نامه را دریافت کنید و گیرندگان را به درستی ترتیب دهید. با این حال، در صورت امکان، چندین نفر را در گیرندگان مستقیم نامه قرار ندهید. اگر همه از نظر ذهنی تصمیم بگیرند که این مسئولیت را به مخاطب دیگری "سپردند" ممکن است هیچ یک از آنها به شما پاسخ ندهند.

اگر خودتان به یک کپی از نامه تجاری رسیدید، همانطور که قبلاً فهمیدید، فرستنده منتظر پاسخ شما نیست. اما اگر لازم شد به طور خاص به شما پاسخ دهم، می توانید این کار را انجام دهید، اما مودبانه است که در ابتدای نامه به دلیل "تداخل" عذرخواهی کنید.

طراحی نامه

سبک کسب و کار رسمیدر مکاتبات تجاری به طور طبیعی از سبک نگارش رسمی استفاده می شود. این سبک با عدم وجود صفت های توصیفی، شفاف سازی های غیر ضروری و جزئیات مشخص می شود. فقط جزئیات، وضوح و منطق. پس از نوشتن نامه تجاری، خواندن مجدد آن و حذف تمام عباراتی که بار معنایی خاصی ندارند و جوهر آنچه نوشته شده را تغییر نمی دهند، مفید است. تنها زمانی که متقاعد شدید که تمام این گونه کلمات و عبارات حذف شده است، می توانید بگویید که این قانون برای نوشتن نامه تجاری رعایت شده است.

سواد.گفتن اینکه یک نامه تجاری باید درست و بدون اشتباه نوشته شود مانند این است که بگوییم «آدم برفی باید از برف درست شود». با این حال، غیرممکن است که این قانون را ذکر نکنیم. سواد یک عنصر اساسی هر نوشتاری است. کسی که یک نامه تجاری با اشتباهات املایی می نویسد، بعید است که توسط کسی جدی گرفته شود.

موضوع نامهنوشتن آن الزامی است. علاوه بر این، سعی کنید آن را به طور خلاصه، اما مختصر بنویسید - به طوری که در یک نگاه بلافاصله برای گیرنده مشخص شود که نامه در مورد چیست. در هیچ موردی موضوع نباید از یک کلمه تشکیل شده باشد. "اطلاعات"، "سوال" و غیره - خطوط موضوع ایمیل تجاری اشتباه است. "پیشنهاد تجاری از شرکت X" موضوع مناسبی است. اگر اطلاعات نامه شما از اهمیت ویژه ای برخوردار است، می توانید آن را با یک پرچم ویژه "اهمیت" علامت گذاری کنید، که تقریباً در تمام خدمات پست الکترونیکی موجود است.

فونتمتن نامه قبل از هر چیز باید خوانا باشد. بنابراین از فونت Arial یا Times استفاده کنید رومن جدید، یک اندازه متوسط ​​را انتخاب کنید (به عنوان مثال، در نامه mail.ru اندازه بهینهفونت - 3). با فونت ها یا رنگ ها آزمایش نکنید. در مکاتبات تجاری، این نامناسب است. استفاده نکن درپوش قفل, علامت تعجبو متفاوت نمادهای خاص(از جمله شکلک ها). تنها چیزی که مجاز است، ایتالیک کردن عبارات خاص یا با حروف درشت. اما سعی کنید از این فقط در مواقع ضروری استفاده کنید.

برای سهولت در خواندن و دریافت پیام بهتر می توانید از زیر عنوان ها در متن نامه استفاده کنید. اما نباید تعداد زیادی از آنها وجود داشته باشد - بیش از 3-4.

یک پاراگراف نامه نباید بیش از 4 خط متن کشیده شود. وقتی پاراگراف های بسیار طولانی را می خوانیم، متن ادغام می شود و ایده اصلی ممکن است از بین برود.

هر گونه انتقال و لیست باید با کمک نشانگرهای خاص تهیه شود.

قالب شرکتیاگر یک قالب ایمیل شرکتی را به سبک شرکتی خود ایجاد کنید عالی خواهد بود. و تمام نامه های تجاری را فقط با این الگو ارسال خواهید کرد. این به شما این امکان را می دهد که از بقیه متمایز شوید، اما رسمیت مورد نیاز یک نامه تجاری را حفظ کنید. با این حال، نباید با "برندسازی" زیاده روی کنید - خلاقیت بیش از حد فقط به نامه آسیب می رساند. به هر حال، ما در مورد ارتباطات تجاری صحبت می کنیم، نه سرگرمی. همچنین فراموش نکنید که گیرندگان می توانند نامه های شما را نه تنها در رایانه، بلکه در آن نیز بخوانند دستگاه های تلفن همراه. بنابراین، قالب باید برای وضوح های مختلف صفحه نمایش بهینه شود.

فقط باید یک دلیل اطلاعاتی در یک نامه وجود داشته باشد. و بر این اساس، تنها یک اقدام هدف باید از گیرنده دلالت شود. وجود چندین سوال، پیشنهاد یا درخواست به گیرنده در یک نامه در یک نامه نادرست تلقی می شود.

هر نامه تجاری باید به بخش های زیر تقسیم شود:
- معرفی؛
- بخش اصلی؛
- نتیجه.

در مقدمه هدف نامه و دلایل نگارش آن را به اختصار بیان کنید. بخش اصلی اصل نامه است. در پایان، شما باید موارد فوق را خلاصه کنید - اینها می تواند نتیجه گیری، درخواست، دستورالعمل، پیشنهاد و غیره باشد. استفاده از هرگونه "پست نویس" در مکاتبات تجاری بسیار نامطلوب است. نامه نباید حاوی کلمات قصار، استعاره، ضرب المثل و غیره باشد.

اگر نیاز به ارسال نامه دارید تصویر گرافیکی، سپس آن را در متن خود نامه وارد نکنید، بلکه پیوست کنید فایل جداگانه. ممکن است تصاویر به درستی نمایش داده نشوند دستگاه های مختلفیا به طور کامل در رابط غیرفعال شود برنامه پستیگیرنده در متن نامه، در صورت لزوم، به سادگی "اطلاعات در فایل ضمیمه موجود است." اگر چندین فایل از این دست وجود دارد، حتما نام آنها را بنویسید.

اگر از اختصارات و اختصارات استفاده می کنید، باید 100% مطمئن باشید که گیرنده منظور شما را متوجه خواهد شد. در کل بهتر است آن را ایمن بازی کنید و از چنین چیزهایی استفاده نکنید.

فقدان احساس.نامه های تجاری نباید حاوی رنگ های احساسی باشند. اصلا حتی اگر شکایتی بنویسید و واقعاً می خواهید تمام عصبانیت خود را نشان دهید، یا برعکس، صمیمانه از شریک زندگی خود برای یک معامله موفق تشکر می کنید. نامه تجاری باید محدود و حتی تا حدودی خونسرد باشد. هر فردی از فردیت خود قدردانی می کند، اما مکاتبات تجاری اینگونه نیست بهترین راهبرای تجلی آن نامه رسمی از یک فرد شاد یا غمگین، یک سرایدار یا مدیر عاملباید همینطور باشد

استفاده از واژگان تجاریبرای پیوند جملات در مکاتبات تجاری، از مجموعه عبارات زیر استفاده می شود:

1) به همین دلیل؛
2) بر اساس چه چیزی;
3) به دلیل (چیزی)؛
4) مطابق با؛
5) بر اساس؛
6) در نظر گرفتن؛
7) در نظر گرفتن؛
آنچه خدمت کرد.

و غیره. همچنین در نامه های تجاری استفاده از اختصارات و اختصاراتی که عموماً در صنعتی که نامه در آن نوشته می شود پذیرفته شده است مجاز است. اگر شک دارید که گیرنده یک مخفف خاص را درک می کند، بهتر است عبارت را به طور کامل بنویسید.

با درود.لطفا هرگز از کلیشه "روز بخیر" استفاده نکنید. شاید بتوان گفت که این شکل بدی است نه تنها از مکاتبات تجاری، بلکه اصولاً از ایمیل‌ها. بهترین گزینهسلام - "سلام، نام / نام نام خانوادگی." به هر حال، خوب است که نه تنها در تبریک، بلکه در ادامه متن، گیرنده نامه را با نام خطاب کنید. اگر به شخصی که شخصاً نمی شناسید نامه می نویسید، باید در همان ابتدای نامه نشانی گیرنده را از کجا دریافت کرده اید.

اندازه نامه.نامه تجاری نیست قطعه هنریو نه افکار شخصی شما "در مورد موضوع". نامه باید تا حد امکان مختصر باشد تا کامل بودن اطلاعات موجود در آن را منتقل کند. بهینه است اگر متن نامه در یک "صفحه" قرار گیرد. خواندن نامه های طولانی خسته کننده است و بسیاری از افراد را آزار می دهد.

پاسخ به نامه هاوقتی به ایمیلی که دریافت می‌کنید پاسخ می‌دهید، همیشه روی دکمه «پاسخ» کلیک کنید، نه روی دکمه «نوشتن ایمیل». با گزینه اول، کل تاریخچه مکاتبات به طور خودکار در پاسخ شما کشیده می شود. این درست است، زیرا ممکن است فرد اگر پس زمینه را نبیند بلافاصله به یاد نمی آورد که شما کی هستید و از او چه می خواهید. به خصوص اگر بیش از 5 روز از آخرین نامه گذشته باشد. شما می توانید با خیال راحت از همکار خود در هنگام پاسخ دادن به نامه او نقل قول کنید. این به او این فرصت را می دهد تا آنچه در نامه قبلی مورد بحث قرار گرفت را به خاطر بیاورد.

همیشه در جایی که مناسب است از همکار تشکر کنید. به عنوان مثال، می توانید بنویسید "ولادیمیر، از نامه شما متشکرم" یا "ایرینا آلکسیونا، از شما برای چنین پاسخ سریع متشکرم." چنین تفاوت های ظریف احترام شما را به طرف مقابل نشان می دهد و خلق و خوی ارتباطات الکترونیکی را نرم می کند.

اگر طرف صحبت نامه ای برای شما فرستاد که در آن نارضایتی یا حتی رک و پوست کنده خود را به شما ابراز کرد، سعی کنید هر چقدر هم که دوست دارید به او پاسخ ندهید. موقعیت ها متفاوت است، اما همیشه مودبانه و با خویشتن داری پاسخ دهید.

البته هر چه زودتر به نامه پاسخ دهید بهتر است. عالیه اگه بتونی ظرف چند ساعت جواب بدی این بازه زمانی بهینه است. اما بیایید بگوییم که پاسخ در عرض چند روز است. روانشناسان می گویند که راحت ترین زمان برای یک فرد برای انتظار برای پاسخ به یک ایمیل 48 ساعت است، یعنی دو روز. اگر باید بیشتر منتظر بمانید، ممکن است از قبل به عنوان بی احترامی تلقی شود یا نادیده گرفته شود. اگر موضوعی که در نامه مطرح می‌شود زمان بیشتری برای پاسخگویی شما می‌طلبد، حتما بنویسید که نامه را دریافت کرده‌اید، آن را برای بررسی پذیرفته‌اید و در مدت زمان معین پاسخ می‌دهید. به این ترتیب فرستنده حداقل احساس نمی کند که نادیده گرفته شده است.

نتیجه نامه.شما نباید عباراتی را در انتهای نامه بنویسید که می تواند به عنوان تلاشی برای دستکاری تلقی شود: "من واقعاً به همکاری سودمند امیدوارم" ، "پیشاپیش از پاسخ شما متشکرم" و غیره. بهتر است در مکاتبات تجاری الکترونیک با عبارات «با احترام»، «آرزوهای صمیمانه من» و مواردی از این دست خداحافظی کنید. بله، چنین عباراتی کلیشه ای هستند، اما برای ارتباطات تجاری مناسب ترین هستند. در امضا، نام، نام خانوادگی، سمت و نام شرکت خود را بنویسید. همچنین مخاطبینی را که می‌توان از طریق آنها با شما تماس گرفت، به جز ایمیل، بگذارید.

زمان ارسال نامهالبته قرار نیست ایمیل ها به محض دریافت خوانده شوند. با این حال، در اخلاق کسب و کار پست الکترونیکارسال نامه در تعطیلات آخر هفته و تعطیلات و همچنین در اواخر عصر یا شب نادرست تلقی می شود. سعی کنید به ساعات کاری استاندارد پایبند باشید.

و البته قبل از کلیک بر روی دکمه "ارسال"، املای نام و آدرس ایمیل گیرنده را به دقت بررسی کنید و همچنین کل متن نامه را دوباره بخوانید و آن را از نظر تایپی یا عبارات نادرست بررسی کنید.

اکثریت مشتریان پست الکترونیکی، شامل جیمیل, یاهو, Mail.ru, Microsoft Outlook, موزیلا تاندربرد ، امکان ارسال یک ایمیل به تعداد زیادی از گیرندگان را فراهم می کند. معمولاً می توانید این کار را با تابع انجام دهید کپی 🀄(در زبان انگلیسی، مخفف برای تعیین آن اتخاذ شده است اس اس)، یا کپی مخفی (CCB). هنگام ارسال پیام به کپی هاگیرندگان می توانند ببینند آدرس ایمیلافراد دیگری که این نامه برای آنها ارسال شده است. در حالت دوم، هویت گیرندگان اضافی پنهان است.

افزودن آدرس گیرنده

برخی از سرویس گیرندگان ایمیل به شما این امکان را می دهند که به سادگی یک نام کاربری را در فیلدی وارد کنید که سپس به طور خودکار توسط برنامه پر می شود.

اگر از این فیلد برای ارسال ایمیل به چند نفر استفاده کنید، هر یک از آنها قادر به دیدن خواهند بود لیست کاملسایر گیرندگان

نحوه کپی کردن ایمیل

با وارد کردن فهرستی از آدرس‌ها در فیلد، می‌توانید گیرندگان ایمیل را فهرست کنید کپی 🀄، که معمولاً بلافاصله در زیر زمین قرار دارد به چه کسی. همه افراد در این زنجیره از گیرندگان می توانند نام و آدرس ایمیل همه گیرندگان دیگر را ببینند:

نحوه Bcc یک ایمیل

شما می توانید از این قابلیت برای ایمیل های فردی و گروهی استفاده کنید. این به ویژه در صورتی مفید است که می خواهید مخاطبین خود را خصوصی نگه دارید، از آنها در برابر هرزنامه و هرزنامه محافظت کنید، یا به سادگی نمی خواهید گیرندگان شما بدانند چه کسی همان پیام را دریافت کرده است.

رشته کپی مخفیهمیشه به طور پیش فرض برای همه مشتریان ایمیل در دسترس نیست. به عنوان مثال، در چشم اندازشما نیاز به رفتن به گزینه هابرای دسترسی به تنظیمات؛ V تاندربردشما باید این تابع را از منوی کشویی انتخاب کنید. V جیمیلباید دکمه را فشار دهید کپی 🀄و کپی مخفی; V ویندوز لایوایمیلشما باید همزمان کلیدها را فشار دهید alt + ب.

تصویر: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com