نحوه کار با ایمیل کار با ایمیل

توانایی کار با ایمیل به بخش مهمی از دانش در زمینه کار مدرن تبدیل شده است. به عنوان یک قاعده، افرادی که ایمیل دارند هنوز نمی دانند چگونه به درستی با صندوق ورودی کار کنند. آنها اغلب از این شکایت می کنند پست الکترونیکتوجه آنها را منحرف می کند و این منجر به از دست دادن زمان زیادی می شود.

یکی از راه های بهترکنترل نامه را به دست بگیرید - از ساختار پوشه استفاده کنید و نامه ها را به درستی پردازش کنید. من می خواهم در مورد یک تکنیک پردازش به شما بگویم که هنگام برخورد با ایمیل بسیار مؤثر است.

برای نشان دادن نحوه استفاده از پوشه ها هنگام کار با ایمیل، من از نامه به عنوان مثال استفاده می کنم. سرویس جیمیل. اما همین ایده‌ها را می‌توان با سایر سرویس‌های ایمیل (Yandex، Mail.ru، Hotmail و غیره) یا کلاینت‌های ایمیل (AppleMail، Thunderbird، Microsoft Outlook و غیره) استفاده کرد. پس اگر جیمیل ندارید نگران نباشید. هنگام کار با سرویس یا برنامه ایمیل دیگری می توانید از همین اصول استفاده کنید.

توجه داشته باشید: اگر به دنبال جیمیل-مشتری برایمکمن می توانم Mailplane را به شما توصیه کنم.

صندوق ورودی خالی

اولین ایده ای که می خواهم بیان کنم این است که صندوق ورودی باید همیشه خالی باشد. بیشتر مردم فکر می کنند صندوق ورودی خود مکانی است که ایمیل هایشان در آن ذخیره می شود، اما من می خواهم درک شما را تغییر دهم.

به صندوق ورودی خود به عنوان مکانی موقت برای ذخیره ایمیل فکر کنید - آنها فقط تا زمانی که پردازش آنها را شروع کنید می توانند آنجا باشند.

به عبارت دیگر، فقط پیام های خوانده نشده باید در صندوق ورودی باشد. نباید نامه هایی وجود داشته باشد که خوانده اید یا پردازش کرده اید (آنها در مکان دیگری هستند که در آن یکی - بعداً به شما خواهم گفت).

هر بار که یک پوشه صندوق ورودی را پردازش می کنید، باید تعداد پیام های موجود در آن را به صفر برسانید

هر بار که نامه های دریافتی را پردازش می کنید، هدف شما این است که تعداد ایمیل های موجود در آن پوشه را به صفر برسانید. از نظر روانشناسی، بسیار بهتر است بدانید که نامه های خود را کاملاً پردازش کرده اید و در آینده فقط باید با نامه های جدیدی که به صندوق ورودی شما می رسد کار کنید. اگر نامه شما پر از نامه باشد، پیدا کردن نامه مناسب برای شما بسیار دشوار خواهد بود، به خصوص اگر برای انجام این کار مجبور باشید صدها نامه دیگر را جستجو کنید. اگر حدود 235346 ایمیل در صندوق ورودی خود دارید، پیدا کردن ایمیل مناسب از آنها می تواند به شکنجه واقعی تبدیل شود. راه حل ساده ای برای این مشکل وجود دارد که در ادامه به آن خواهم پرداخت.

می خواهم تکرار کنم، این بسیار مهم است. با صندوق ورودی خود به عنوان مکانی موقت برای زندگی آنها رفتار کنید - باید آنها را بخوانید و تصمیم بگیرید که در مرحله بعد با آنها چه کنید. هر بار که نامه های خود را بررسی می کنید، باید تعداد حروف موجود در صندوق ورودی را به صفر برسانید.

ساختار پوشه

روش پیشنهادی برای پردازش حروف نیاز به ایجاد سه پوشه دارد: پاسخ,انتظارو بایگانی.

پوشه‌ها را ایجاد کنید (یا آنها را در Gmail برچسب بزنید) Reply، Pending و Archive

پاسخ: پیام هایی که پاسخ آنها بیش از 2 دقیقه طول می کشد در اینجا قرار می گیرند.

انتظار: پیام هایی در اینجا قرار می گیرند که منتظر پاسخ هستید یا می خواهید بعداً آنها را پردازش کنید.

بایگانی: تمام ایمیل های دیگری که می خواهید در آینده به آنها دسترسی داشته باشید در اینجا قرار می گیرند.

هنگام کار با کلاینت های ایمیل، باید این پوشه ها را ایجاد کنید. در این مقاله، من از جیمیل به عنوان مثال استفاده می کنم. جیمیل نیز پوشه هایی دارد، اما به آنها «میانبر» می گویند. در اینجا نحوه تنظیم آنها آمده است:

1. در سمت راست گوشه بالاییروی چرخ دنده ای که مخفف تنظیمات است کلیک کنید، سپس کلیک کنید تنظیمات
2. روی تب Shortcuts کلیک کنید.
3. میانبرهای جدید ایجاد کنید پاسخو انتظار. Gmail قبلاً یک پوشه جایگزین پوشه دارد بایگانی، نامیده می شود همه نامه هابنابراین شما نیازی به ایجاد یک مورد جدید ندارید. اگر سرویس ایمیل یا مشتری دیگری دارید، باید آن را ایجاد کنید.

در اینجا چند نوع حروف برای قرار دادن در یک پوشه آورده شده است پاسخ:

• شخصی از شما می خواهد کاری را انجام دهید (با یا بدون مهلت).
  به عنوان مثال: ارائه یک گزارش، شفاف سازی اطلاعات، یا پذیرش یک کار برای کار.
• کسی از شما می خواهد که پاسخ دهید، اما برای این کار به زمان نیاز دارید تا فکر کنید.
  به عنوان مثال: شخصی نظر شما را می پرسد یا شما را به یک رویداد دعوت می کند.

پس از پاسخ دادن به پیام های این پوشه، آنها باید به پوشه منتقل شوند بایگانی. در جیمیل، این کار به سادگی با کلیک بر روی X در کنار نام میانبر انجام می شود.

ایمیل های معمولی که باید در یک پوشه باشند انتظار:

• شما به شخصی وظیفه ای را محول کرده اید و منتظر پاسخ هستید.
  به عنوان مثال: نامه هایی به یک دستیار، زیردستان یا شخص دیگری که از او انتظار دارید یک کار تکمیل شود.
• کدهای رهگیری بسته (UPS یا FedEx). شناسه های پستیبسته ها در مرحله تحویل پس از خرید از طریق اینترنت.
• تایید از کسی اگر منتظر تاییدی هستید که چیزی از شما دریافت شده است (مثلاً یک بسته).

قانون دو دقیقه

یکی دیگر از قوانین طلایی ایمیل که من آن را قانون دو دقیقه می نامم. بسیار ساده است: اگر پاسخ دادن به یک ایمیل بیش از دو دقیقه طول کشید، آن را در یک پوشه قرار دهید پاسخو بعدا پاسخ دهید در غیر این صورت، فوراً پاسخ دهید (شبیه به قانون کلی GTD: مرتب کردن کارها).

هنگام کار با ایمیل، باید این اصل را اعمال کنید کار سریع. همان حروف را دوباره نخوانید - این فقط اتلاف وقت است. به خصوص اگر با ده ها یا صدها سر و کار دارید ایمیل هاهر روز.

ارزش این قانون این است که به شما امکان می دهد صندوق ورودی را به سرعت پردازش کنید و فقط کارهایی را که واقعاً مورد نیاز است انجام دهید. اگر کسی نیاز به پاسخ سریع دارد، می توانید آن را بدهید. اگر این ایمیل نیاز به توجه بیشتری دارد، می‌توانید بعداً با تعیین اینکه کدام ایمیل به توجه بیشتری نیاز دارد، روی آن کار کنید (بعد از اینکه تمام نامه‌ها را پردازش کردید و هیچ ایمیلی در صندوق ورودی شما باقی نماند).

اکثر مردم ایمیل‌ها را یکی یکی پردازش می‌کنند و به طور مداوم با هر ایمیل جدیدی که در طول روز می‌رسد سروکار دارند. این خیلیروشی ناکارآمد برای مدیریت ایمیل زیرا اولویت بندی نمی کنید. به عنوان مثال، اگر 10 ایمیل خوانده نشده دارید، چگونه می توانید بفهمید که ایمیل شماره 2 از ایمیل شماره 9 مهم تر و اولویت بندی شده است؟ اگر مدت زیادی روی هر حرف جدید بنشینید، هرگز این را نخواهید فهمید. قانون دو دقیقه دقیقاً به این دلیل مؤثر است که می‌دانید کدام ایمیل‌ها بیشترین توجه را از شما می‌خواهند.

محدودیت زمانی من الان دو دقیقه است. محدودیت خود را بر اساس مدت زمانی که می خواهید برای ایمیل صرف کنید و تعداد ایمیل هایی که دریافت می کنید تنظیم کنید. من شخصاً تعیین کرده ام که می خواهم کمتر از یک ساعت در روز را برای کار ایمیل صرف کنم. من در حال حاضر کمتر از 50 ایمیل در روز دریافت می کنم، بنابراین با محدودیت پردازش 2 دقیقه ای برای هر یک، من موفق می شوم همه چیز را در کمتر از یک ساعت در کل پردازش کنم.

به یاد بیاور، هرچه تعداد ایمیل‌های بیشتری در روز دریافت کنید، محدودیت زمانی که باید برای کار با هر یک از آنها تنظیم کنید، کمتر می‌شود.

این بسیار مهم است: هنگام برخورد با ایمیل، باید از قانون "یک تماس" استفاده کنید. در غیر این صورت، زمان زیادی را با خواندن مجدد نامه هایی که در یک هفته دریافت می کنید، از دست خواهید داد.

رفتار

هنگام برخورد با ایمیل های دریافتی، باید قانون Inbox خالی و قانون دو دقیقه را اعمال کنید. آنها برای پردازش ایمیل بسیار مهم هستند و اکنون می خواهم همه آنها را با هم گره بزنم.

هنگامی که صندوق ورودی خود را خالی کردید، می توانید شروع کنید کار کارآمدبا ایمیل به طور پیش فرض، شما می دانید که تمام ایمیل های موجود در پوشه پاسخنیاز به توجه شما دارند (آنها به بیش از دو دقیقه از وقت شما نیاز دارند). تا زمانی که از طریق این فرآیند کار کنید، به تمام ایمیل‌هایی که نیاز به توجه ویژه شما دارند پاسخ می‌دهید. تمام این حروف مهم در یک پوشه قرار خواهند گرفت پاسخ، می توانید بعداً با آنها کار کنید و آنها را اولویت بندی کنید.

همانطور که صندوق ورودی خود را پردازش می کنید، باید به سرعت ایمیل را بررسی کنید و تعیین کنید که با آن چه کاری انجام دهید. هنگامی که چیزی در پوشه صندوق ورودی باقی نمانده است، می توانید تصمیم بگیرید که چگونه حروف را از پوشه اولویت بندی کنید. پاسخ. اکنون می توانید با خیال راحت با حروف کار کنید و با هر یک از آنها با توجه کافی رفتار کنید (از آنجایی که آنها در این پوشه هستند، پس باید آنها را با دقت در نظر بگیرید).

کاربران پیشرفته تر می توانند هر ایمیل موجود در پوشه Reply را به عنوان کاری که باید حل شود تبدیل کنند و آن را در لیست کارهای خود قرار دهند. این دقیقاً همان کاری است که من ترجیح می دهم انجام دهم، اما برای این کار باید از لیست کارهای یا سازمان دهنده استفاده کنید (که من به شدت توصیه می کنم!). با توجه به اینکه ایمیل‌ها در پوشه Reply قرار می‌گیرند، نیاز به توجه دارند، بنابراین می‌خواهم آنها را به یک کار برای تکمیل تبدیل کنم. اشتباه رایجی که بسیاری از مردم مرتکب می شوند این است که صندوق ورودی خود را به عنوان لیستی از کارها در نظر می گیرند. اما بهتر است از یک سازمان دهنده جداگانه استفاده کنید و صندوق ورودی را به عنوان منبع وظایف در نظر بگیرید. همانطور که رئیس شما ممکن است شخصاً کاری به شما بدهد یا از طریق تلفن با شما تماس بگیرد، پست نیز تنها یکی از منابع وظایف است. اگر تمام وظایف خود را در یک مکان (در لیست جداگانه یا مدیر وظیفه خود) نگه دارید، انجام کار برای شما بسیار آسان تر خواهد بود. باز هم، صندوق ورودی نمی تواند یک لیست کار باشد.

نمودار گردش کار ایمیل

جای تعجب نیست که کاری که از طریق ایمیل به شما داده می شود نیاز به تکمیل یک پروژه بزرگ داشته باشد. به عنوان مثال، رئیس شما ممکن است بنویسد: «به شما نیاز دارم که سه شرکت جالب در بازار فلزات گرانبها را شناسایی کنید و به شما توصیه کنید که سهام چه کسانی امیدوارکننده‌تر هستند. از امروز، ظرف پنج روز، اطلاعات را برای من ارسال کنید.» بله، این یک مثال بارز است، اما امیدوارم منظور من را متوجه شده باشید. وقتی چنین نامه ای را دریافت می کنید، باید یک کار (یا حتی یک پروژه) در لیست یا مدیر وظیفه ایجاد کنید تا روی آن کار کنید و از طریق پست پاسخ دهید.

یک مثال ساده تر: دوستت پرسید آیا دوست داری دو هفته دیگر با او به کنسرت بروی؟ می‌توانید فوراً با نوشتن آنچه که بعداً تماشا خواهید کرد پاسخ دهید و برای خود تعیین تکلیف کنید. سه روز بعد، وقتی برنامه‌تان را می‌دانید، می‌گویید: «بله، آزاد خواهم بود. بیا بریم!" و چک باکس "انجام شد" را در لیست وظایف خود علامت بزنید.

ایمیل می تواند مدت زیادی طول بکشد. اغلب اتفاق می‌افتد که مردم ایمیلی را می‌خوانند، روی پیوندی کلیک می‌کنند، چیز جالبی می‌خوانند، روی چیز دیگری کلیک می‌کنند و تنها پس از آن متوجه می‌شوند که یک ساعت وقت خود را تلف کرده‌اند. اما با ایجاد وظایف از ایمیل‌ها، در سرویس گیرنده ایمیل (یا در همان سایت) می‌مانید و از اتلاف وقت برای انجام کارهای بی‌فایده جلوگیری می‌کنید.

نمونه ای از سازماندهی کار با ایمیل

کلید اطمینان از اثربخشی این سیستم کار منظم با پوشه ها است. یک عادت خوب این است که روزی دو بار در زمان‌های معین ایمیل را چک کنید. باید روزی دو بار صندوق ورودی خود را چک کنید، از قانون صندوق ورودی خالی و قانون دو دقیقه استفاده کنید. به عنوان مثال، من نشان خواهم داد که چگونه با ایمیل خود کار می کنم.

• دوشنبه تا جمعه: پردازش نامه های جدید در ساعت 11:00.
• دوشنبه تا جمعه: پردازش نامه های جدید در ساعت 16:00.
• جمعه: پوشه کاری انتظاردر 16-30 (پس از پردازش حروف جدید با حروف).

من روزی دو بار و در ساعات خاصی با نامه کار می کنم. اولین بار صبح است، اما (هرگز ایمیل را از صبح زود چک نکنید، این کار به میزان زیادی بهره وری را کاهش می دهد). تا زمانی که به نامه می رسم، مهم ترین وظایف را قبلاً انجام داده ام، بنابراین کار با آن لذت بخش تر است.

بین زمان بررسی پست اول و دوم یک دوره زمانی وجود دارد که می توان از آن برای کارهای دیگر استفاده کرد. این کار ممکن است شامل مواردی باشد که من در اوایل صبح از طریق ایمیل در مورد آن یاد گرفتم. در طول بررسی ایمیل دوم، می‌توانم لیست کارهایم را به‌روزرسانی کنم و برای فردا برنامه‌ریزی کنم (اگر ایمیلی حاوی وظایف و وظایف برای خودم دریافت کردم). با چک کردن ایمیل در پایان روز، می توانم مهم ترین وظایف روزهای بعد را مشخص کنم.

قبل از تعطیلات آخر هفته، به پوشه Waiting نگاه می کنم. من هفته ای یکبار این کار را انجام می دهم. من این پوشه را به عنوان یک پوشه جداگانه برای صندوق ورودی در نظر می‌گیرم و در سریع‌ترین زمان ممکن با آن کار می‌کنم. اگر در عرض 48 ساعت از کسی پاسخی دریافت نکردم، یک یادآوری ارسال می کنم. اگر پاسخی دریافت کردم، ایمیل را از پوشه حذف می کنم و به آرشیو منتقل می کنم.

با این سازماندهی گردش کار، من دوست دارم که ابتدا مهم ترین کارها انجام شود، سپس نامه ها بررسی شوند و سپس برنامه ریزی انجام شود. من از ساعت 9 تا 11 کارهای مهمی را انجام می دهم (معمولاً از ساعت 9 کار را شروع می کنم) و از طریق پست حواس من پرت نمی شود. تا زمانی که نامه را بررسی کردم، قبلاً اجرای آن را کامل کرده بودم کار مهم، بنابراین پس از بررسی نامه می توانم کارهایی را که از طریق نامه دریافت کردم در همان روز شروع کنم.

• 9 – 11: اجرا (ممکن است این کاری باشد که دیروز از طریق پست به من محول شده است)
• 11 – 11-30: پردازش ایمیل
• 12-30 – 15.30: تکمیل کارهای دیگر (از جمله وظایف دریافت شده در همان روز از طریق پست)
• 16-00 – 16-30: پردازش ایمیل
• 16-30 – 16-45: گردآوری لیستی از کارها بر اساس وظایف امروز و ایمیل های دریافتی اخیر

این گردش کار برای افرادی که در محیطی کار می کنند که ایمیل ابزار اصلی ارتباط است عالی است.

خوب، من به اندازه کافی تئوری و مثال آورده ام. یادگیری همه اینها می تواند یک کار دلهره آور باشد، اما استفاده از پردازش ایمیل و آزمایش آن چیزی است که ارزش توجه دارد.

گام بعدی

1. سه پوشه ایجاد کنید: پاسخ, انتظارو بایگانی.
2. محتویات صندوق ورودی خود را به یک پوشه منتقل کنید بایگانی.
3. همین الان شروع کنید، بهترین روش ها را برای مدیریت ایمیل ها دنبال کنید.
4. تعیین کنید چند بار در روز و در چه ساعتی می خواهید نامه خود را بررسی کنید.
5. یک پوشه را مرور کنید انتظارهر جمعه.

پست الکترونیک یکی از ابزارهای اصلی ارتباطات تجاری (و نه تنها) در جهان است عصر دیجیتال. و از آنجایی که کار با آن می تواند بخش قابل توجهی از روز کاری را به خود اختصاص دهد، سازماندهی موثر آن بسیار مهم است. چگونه انجامش بدهیم؟ از موارد زیر استفاده کنید توصیه جهانی، آنها را مطابق با نیازهای خود جلا دهید و بهره وری خود را افزایش دهید.

عملکرد را کاوش کنید

اکثر میلرهای مدرن کاملاً انعطاف پذیر و تنظیمات دقیق، به شما امکان می دهد فراتر از ارسال / دریافت نامه های معمولی بروید. به طور دقیق تر، آنها به استفاده بسیار راحت تر کمک می کنند و عملکرد را به طور قابل توجهی گسترش می دهند. به عنوان مثال، در تنظیمات جیمیلامکان فعال کردن کلیدهای میانبر وجود دارد که کار را ساده کرده و در زمان صرفه جویی می کند. اما بسیاری از آنها اغلب به دلیل ناآگاهی استفاده نمی کنند. بنابراین، بهینه سازی کار با ایمیل باید با آشنایی با عملکرد سرویس آغاز شود.

حالت و فرکانس کار

یک روال پستی سفارشی ایجاد کنید و آن را دنبال کنید. بهتر است این کار را در صبح (و همچنین قبل از پایان روز کاری) انجام دهید، اما باید نه با بررسی نامه ها، بلکه با انجام برخی از وظایف اولویت دار شروع کنید. زمان برای مطالعه و ارسال ایمیلشما باید محدود کنید و سعی کنید به این محدودیت ها پایبند باشید. پس از تکمیل - مشتری را ببندید و به آن برنگردید و ورودی های جدید را بررسی کنید. هنگام کار با نامه، فقط آن را انجام دهید، حواس شما را با کارهای دیگر پرت نکنید. همچنین به یاد داشته باشید که گشت و گذار در لینک های ایمیل می تواند به راحتی پردازش را به یک تله زمان تبدیل کند. بنابراین، اغلب توصیه می شود هنگام کار با ایمیل از سرویس گیرنده های ایمیل ویژه (مثلاً Outlook) استفاده کنید.

از نامه های مختلف استفاده کنید

بهتر است چندین حساب ایمیل برای اهداف مختلف داشته باشید. از چندین آدرس برای مکاتبات کاری و شخصی، برای ثبت نام در سایت ها و اشتراک در لیست های پستی مطالب مورد علاقه خود استفاده کنید. این از نظر درست است امنیت دیجیتالو به فیلتر اصلی حروف تبدیل می شود که به شما امکان می دهد هنگام کار روی مکاتبات صحیح تمرکز کنید.

آنچه در اینجا نیز مهم است این است که می‌توانید نامه‌های آدرس‌های مختلف را در یک سرویس بدون جابجایی بین ایمیل‌های مختلف پردازش کنید. به عنوان مثال، Gmail این قابلیت را دارد که ارسال از سایر صندوق‌های پستی را تنظیم کند. برچسب های مناسب را به آنها اختصاص دهید و در زمان تعیین شده برای هر کدام پردازش کنید.

تجربه ایمیل خود را بهینه کنید

در اینجا مراحل خاص وجود دارد:

1. ایمیل ها را با ایجاد فیلتر کنید پوشه های مختلف . بسته به اهداف و اهدافی که با آن روبرو هستید و همچنین اقدامات مورد نیاز صندوق ورودی خود را به پوشه ها تقسیم کنید. فوراً آن نامه ها را پردازش کنید، پاسخ به آنها بیش از چند دقیقه طول نمی کشد. شروع کنید پوشه مخصوصبرای نامه هایی که باید بعداً به آنها پاسخ داده شود و برنامه ای برای کار با او تنظیم کنید.
2. از قالب ها استفاده کنیدامضا با جزئیات تماس را می توان با قابلیت پیکربندی کرد صندوق پستی. اگر پیام‌های مشابه زیادی ارسال می‌کنید، برای آن‌ها الگو بنویسید و فقط در آینده آن‌ها را کپی کنید. همچنین برنامه هایی وجود دارند که به شما امکان می دهند ایجاد و وارد کنید کار بیشتراز قطعات در رایانه استفاده کنید - اختصارات و اختصارات خاص، با وارد کردن آنها متنی که قبلاً به آنها اختصاص داده شده است را دریافت می کنید. آنها همچنین در زمان صرفه جویی می کنند و راحتی را افزایش می دهند.
3. ایمیل های مهم را با نشانگرهای مناسب علامت گذاری کنید.این امر ناوبری را آسان تر می کند و کار را ساختارمندتر می کند.
4. قانون 5 جمله را اعمال کنید. هنگام پاسخ دادن و نوشتن نامه ها، تا حد امکان مختصر و واضح باشید. در صورت امکان، سعی کنید 5 جمله را حفظ کنید.
5. از کلیدهای میانبر استفاده کنید. به نقطه شماره 1 برمی گردیم. با کمک میانبرهای صفحه کلید، نیازی به پرت شدن با کنترل ماوس نیست. آنها را به خاطر بسپار و چشم انداز جهانیشما مقدار قابل توجهی در زمان صرفه جویی خواهید کرد.
6. حذف و بایگانی کنید. اکثر کاربران ایمیل پس از مطالعه ایمیل را در صندوق ورودی خود می گذارند. اما برای کسانی که با حجم عظیمی از مکاتبات ورودی کار می کنند، این رویکرد کاملاً مؤثر نخواهد بود. بهتر است از قانون "1 ایمیل = 1 اقدام" استفاده کنید. به این معنی که پس از خواندن نامه، باید به طور مناسب به آن پاسخ دهید - پاسخ دهید و بایگانی کنید، حذف کنید، به یک پوشه مناسب بروید و بعداً پاسخ دهید و غیره.
7. از جستجو استفاده کنید. خدمات ایمیل دارای جستجوی داخلی عالی هستند که به لطف آن می توانید نامه مورد نظر خود را با معیارهایی مانند فرستنده، موضوع، محتوا، علامت گذاری، فایل های پیوست شده به راحتی پیدا کنید. این بسیار ساده تر از جستجوی دستی برای ایمیل مورد نیاز است.
8. استفاده نکن نسخه های موبایلو اطلاعیه ها. بی جهت هشدارها و برنامه ها را نصب نکنید خدمات پستیبه گوشی هوشمند شما اگر کار با نامه یکی از ابزارهای اصلی برای شما نیست، انبوه نیست و نیازی به پاسخ فوری ندارد، بار دیگر ارزشش را ندارد. بله، و تایپ از صفحه کلید تلفن راحت تر است.

از Organizers استفاده کنید

هنگام رسیدگی به نامه، یک هفتگی/تقویم گوگل/فهرست کارهای انجام شده یا هر نرم افزار مشابه دیگری را آماده و با حروف در آن نگه دارید. بنابراین، بهتر است مکاتبات با تنظیم وظایف و همچنین حاوی اطلاعات در مورد جلسات و رویدادها پردازش شود. در نهایت چیزی را فراموش نخواهید کرد زمان مناسبیک اعلان دریافت کنید و علاوه بر این، خود را از بازگشت به خواندن مجدد نجات دهید.

قوانین ایمیل را با همکاران ایجاد کنید

هنگام مکاتبه، از هیاهوهای غیرضروری بوروکراتیک خودداری کنید. اگر سوالی دارید و شخص مورد نظر در دفتر بعدی است، وارد شوید و شخصاً پاسخ را بررسی کنید. یا زنگ بزن. به طور کلی، بهتر است همیشه محدوده مسائلی را که نیاز به ارسال نامه دارند مشخص کنید. در موارد دیگر، به خصوص در موارد جزئی، بهتر است از فرصت سوء استفاده نکنید. این باعث صرفه جویی در زمان و تلاش شما و کسانی که با آنها کار می کنید خواهد بود.

در حال حاضر، زندگی بدون ایمیل محدودیت های زیادی را برای کاربر ایجاد می کند، زیرا آن را انجام می دهد راه راحتتبادل فایل ها و پیام ها، به سرعت در هر منبع ثبت نام کنید و اطلاعات مهم را ذخیره کنید. شما می توانید اولویت خود را به هر یک از دامنه هایی که در این مقاله ذکر می شود بدهید: رابط کاربری آنها برای کاربران جدید بسیار شبیه و شهودی است. حتی اگر نام برخی از توابع و برگه ها متفاوت باشد، می توانید محتوای آنها را درک کنید. برای اینکه همیشه متصل بمانید، دانلود کنید اپلیکیشن موبایلایمیل خود را به تلفن خود از طریق بازار بازییا اپ استور. پس از خواندن این مقاله، نحوه استفاده از صندوق پستی را خواهید فهمید.

نحوه ارسال ایمیل از ایمیل

برای شروع، ارزش درک عملکرد اصلی را دارد صندوق پست الکترونیکی- نوشتن نامه هر دامنه ای را که انتخاب کنید، بسیار شبیه به هم هستند. بر این لحظهمحبوب ترین جعبه ها در:

• ایمیلی از گوگل به نام جیمیل؛
• بسیاری از Rambler معروف.
• سرویس Yandex؛
• سرویس روسی Mail.ru - Mail.ru.

در مثال جیمیل، کار با ایمیل را مشاهده خواهید کرد.

• پس از ورود به حساب کاربری خود، در هر نامه ای یک لیست کوچک با مرتب سازی حروف مشاهده خواهید کرد: صندوق ورودی، ارسال شده، پیش نویس ها ... در اینجا می توانید همه نامه های ذخیره شده را مشاهده کرده و آنها را حذف کنید.

برای شروع نوشتن نامه، روی دکمه "نوشتن" کلیک کنید. ممکن است به آن هدایت شوید صفحه جدید، Gmail فقط یک پنجره کوچک جدید باز می کند.

• ابتدا آدرس ایمیل گیرنده را در سطر اول کنار ستون «به» وارد کنید.
• سپس موضوع را یادداشت کنید. این مورد نیاز نیست، اما بهتر است از آن در نامه های رسمی استفاده شود.

حالا متن ایمیل را وارد کنید. توجه داشته باشید که می توانید آن را با ابزارهای ایمیل داخلی قالب بندی کنید. همه آنها در پایین هستند: پررنگ، ایتالیک، اندازه فونت، لیست ها، نقل قول ها. همه چیز برای طراحی منظم حروف شما وجود دارد.

• اگر نیاز به پیوست کردن هر سندی به نامه دارید، به خط دانلود مراجعه کنید، که حتی پایین تر قرار دارد.
• می توانید تصاویر، پیوندها، اسناد و هر فایلی را از رایانه خود دانلود کنید. اگر فایل خیلی بزرگ است - مهم نیست، ابتدا در آن آپلود می شود درایو گوگلو تنها پس از آن - در یک نامه.
• با کلیک بر روی دکمه "ارسال" ارسال را به پایان برسانید. اکنون منتظر پاسخ از طرف همکار خود باشید.

نحوه مرتب سازی و حذف حروف در ایمیل

• با انتخاب هر قسمت از حروف خود می توانید موارد غیر ضروری را حذف کنید تا خراب نشوند. ظاهرو در ایمیل خود سفارش دهید
• کافیست روی مربع کوچک کنار حرف و سپس روی نماد سطل زباله در بالای صفحه کلیک کنید. نامه حذف خواهد شد. شما می توانید این کار را با چندین ایمیل همزمان انجام دهید.
• در اینجا می‌توانید پیام‌ها را با علامت‌گذاری آن‌ها به‌عنوان صندوق ورودی نیز منتقل کنید.

کجا می توانم ایمیل خود را تنظیم کنم؟

هر ایمیل تعدادی از تنظیمات خود را دارد تا کاربر بتواند محتویات صندوق پستی را همگام کند، رمز عبور، طراحی و سایر عملکردها را تغییر دهد.

• روی نماد چرخ دنده در ایمیل خود کلیک کنید. یک لیست کوچک باز می شود که در آن یک مورد "تنظیمات" وجود دارد.

• هر برگه مجموعه ای از گزینه های خاص خود را دارد که می توانید آنها را سفارشی کنید.

• به عنوان مثال، در بخش "حساب ها و واردات"، تنظیمات اصلی را پیدا خواهید کرد: تغییر رمز عبور، پیوند دادن حساب ها و شماره تلفن.
• سعی کنید چنین تنظیماتی را در ایمیل خود نیز بیابید.

راهنمای ایمیل RUE "BELTORGINFOSERVICE".

توسعه دهنده: Shvayakov A. A. ایمیل: [ایمیل محافظت شده]

کار با ایمیل

معرفی.

ایمیل، ایمیل. چیست، چگونه می توان از آن استفاده کرد، چگونه آدرس های ایمیل را درک کرد؟

پست چیست - ما می دانیم. اینها وسایل ارتباطی سنتی هستند که به حداقل دو مشترک اجازه تبادل اطلاعات را می دهند.

برای انجام این مبادله، باید پیامی بنویسید و با ذکر آدرس، آن را در صندوق پستی بیندازید تا نامه از آنجا به ناچار به گره پستی برسد. اگر آدرس مشخص شده مطابق با استانداردهای پذیرفته شده عمومی باشد، پس از مدتی پستچی آن را در صندوق پستی گیرنده قرار می دهد. در مرحله بعد، مشترک پیام را باز می کند و - تبادل اطلاعات انجام شد.

دو نوع ارتباط - پستی و تلفنی - برای ما سنتی شده است و ما از قبل به خوبی از مزایا و معایب آنها آگاه هستیم. اما ایمیل چیست؟ پست الکترونیکی - تبادل پیام های پستی با هر مشترک شبکه های اینترنتی. امکان ارسال هم متن و هم وجود دارد فایل های باینری- برنامه ها و هر داده دیگری

ایمیل از بسیاری جهات شبیه به نامه معمولی است. با کمک آن، نامه ای - متنی که با عنوان استاندارد (پاکت) ارائه می شود - توسط آدرس مشخص شدهکه مکان دستگاه و نام گیرنده را مشخص می کند و در فایلی به نام صندوق پستی گیرنده قرار می گیرد تا گیرنده بتواند آن را بازیابی و در آن بخواند. زمان مناسب. در عین حال، توافقی بین برنامه های مختلف ایمیل در مورد نحوه نوشتن آدرس وجود دارد تا همه آن را درک کنند.

● ایمیل بسیار راحت تر از معمولی، "کاغذی" بود. ناگفته نماند که لازم نیست بلند شویداز پشت کامپیوتر و رفتن به صندوق پستی برای دریافت یا ارسال نامه؛

● در بیشتر موارد، یک پیام الکترونیکی بسیار سریعتر از یک پیام معمولی تحویل داده می شود.

● هزینه کمتری دارد؛

● برای ارسال نامه به چندین گیرنده، نیازی به چاپ آن در بسیاری از نسخه ها نیست، کافی است یک بار متن را در رایانه وارد کنید.

● زیرا متن از قبل در دستگاه موجود است.

● راحت تر برای ذخیره تعداد زیادی ازحروف موجود در یک فایل روی دیسک نسبت به کشوی میز. جستجو در فایل آسان تر است.

● و در نهایت باعث صرفه جویی در کاغذ می شود.

قابلیت اطمینان ایمیل تا حد زیادی به این بستگی دارد که از چه برنامه های ایمیلی استفاده می شود، فاصله بین فرستنده و گیرنده نامه از یکدیگر و به ویژه به اینکه آیا آنها در یک شبکه هستند یا در یک شبکه هستند. شبکه های مختلف. در محیط امروزی، احتمالاً بهتر است به ایمیل اعتماد کنید تا ایمیل ساده. اگر نامه همچنان گم شده باشد، می توانید به زودی از آن مطلع شوید و نامه جدیدی ارسال کنید. اگرچه ایمیل را می توان به عنوان مورد خاصانتقال فایل، دارای تعدادی ویژگی است که با آنها آشنا نیست رویه های استانداردانتقال فایل اولاً، فرستنده و گیرنده تقریباً همیشه افراد هستند، نه ماشین. این بدان معناست که سیستم ایمیل از دو بخش متمایز اما نزدیک به هم تشکیل شده است: یکی برای تعامل انسانی (به عنوان مثال، نوشتن، ویرایش، خواندن پیام)، دیگری برای انتقال پیام (به عنوان مثال، لیست های پستی، ارسال).

تفاوت دیگر بین ایمیل و ابزار انتقال فایل همه منظورهاین است که پیام های پستی یک سند کاملاً ساختار یافته هستند. در بسیاری از سیستم ها، هر پیام با مقدار زیادزمینه های اضافی آنها شامل نام و نشانی فرستنده، نام و آدرس گیرنده، تاریخ و زمان ارسال نامه، فهرست افرادی که نسخه ای از نامه برای آنها ارسال شده است، سطح اهمیت، میزان محرمانه بودن آن است. ، و خیلی بیشتر.

پست الکترونیک

برای اینکه کاربر بتواند از طریق ایمیل مبادله نامه کند، باید مشتری یکی از آنها شود شبکه های کامپیوتر. و همچنین در شبکه های تلفنبه مشتریان شبکه های کامپیوتری مشترک می گویند.

یک صندوق پست الکترونیکی برای هر مشترک در یکی از خدمات پستی شبکه اختصاص داده شده است. دسترسی به صندوق پستی در آدرس و رمز عبور انجام می شود که به مشترک گزارش می شود. رمز عبور فقط برای مشترک و خدمات پستی شناخته شده است. کاربر پس از عضویت در سرویس پستی و دریافت آدرس صندوق پستی خود، می تواند به دوستان و آشنایان خود اطلاع دهد. هر مشترک ایمیلی می تواند از طریق رایانه خود نامه ای را برای هر مشترک دیگری ارسال کند که در پیام او را مشخص کند. آدرس پستی.

تمام نامه هایی که به یک آدرس پستی خاص می رسند در صندوق پستی مربوطه خدمات پستی ثبت می شوند. کامپیوتر شبکه، حاوی صندوق های پستی مشترکین نامیده می شود - "سرور پست الکترونیکی" یا سرویس پست. یک سرویس پستی ممکن است از سرورهای زیادی تشکیل شده باشد.

ویژگی های ایمیل

● دریافت و ارسال پیامک الکترونیکی؛

● پیام رسانی با فایل های پیوست شده؛

● امکان استفاده از عناصر طراحی زیبایی شناسی پیام ها؛

● امکان دریافت و ارسال پیام با چندین آدرس و لیست گیرندگان؛

● مقابله با ارسال نامه های ناخواسته؛

● سازماندهی ذخیره سازی و سفارش خودکار مکاتبات دریافتی؛

● امکانات کار گروهیو هماهنگی اقدامات، برنامه ریزی.

● دفترچه آدرس و قابلیت جستجوی اینترنتی آدرس های مورد نظرپست الکترونیک.

پست چگونه کار می کند

هر نامه، برای اینکه بتواند به دست مخاطب برسد، باید یک آدرس ایمیل ارائه شود. در نظر گرفتن مثال خاص. اجازه دهید صاحب یک صندوق پست الکترونیکی با یک آدرس [ایمیل محافظت شده]بر سرور پست الکترونیکی abc.ru نامه ای به صاحب صندوق پستی با آدرس می نویسد [ایمیل محافظت شده]در سرور def.com

برای تهیه نامه، برنامه نامه را راه اندازی می کند، متن پیام را ایجاد می کند و آدرس گیرنده را در ستون "به" نشان می دهد. [ایمیل محافظت شده]اگر فرستنده اتصال دائمی به اینترنت نداشته باشد، پس از فشار دادن دکمه "ارسال"، یک جلسه با اینترنت برقرار می کند و شروع به دریافت نامه های انباشته و ارسال نامه های آماده می کند. ترتیب ارسال نامه به تنظیمات فعلی برنامه ایمیل بستگی دارد. به طور معمول، نامه ها در یک پوشه خاص قرار می گیرند و پس از برقراری اتصال به اینترنت توسط تیم دیگری ارسال می شوند.

آدرس ایمیل.

ایمیل آدرس ایمیلممکن است فرمت های مختلف. پرکاربردترین سیستم سازند آدرس های DNS(سیستم نام دامنه) مورد استفاده در اینترنت.

از نظر منطق، برای اینکه آدرس آموزنده باشد، لازم است که شامل موارد زیر باشد:

● شناسه مشترک (بر اساس قیاس - خط TO: روی پاکت پستی)؛

● مختصات پستی که مکان آن را تعیین می کند (بر اساس قیاس - یک خانه، خیابان، شهر،

کشور در پاکت پستی).

یک آدرس ایمیل پستی همه این اجزا را دارد. علامت @ برای جدا کردن شناسه مشترک از مختصات پستی آن استفاده می شود.

یک آدرس پستی اینترنتی ممکن است به شکل زیر باشد: [ایمیل محافظت شده]

در مثال مورد بررسی، ملنیک شناسه مشترک است که معمولاً از نام خانوادگی و (یا) حروف اولیه نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی او تشکیل شده است.

موردی که در سمت راست علامت @ قرار دارد، نام دامنه نامیده می شود و مکان مشترک را به طور منحصر به فردی توصیف می کند.

اصطلاح "دامنه" گروه خاصی از رایانه ها را تعریف می کند که یک نام مشترک دارند - نام دامنه mintorg.gov.by.

اجزای یک نام دامنه با نقطه از هم جدا می شوند. دنباله خواندن نام دامنه از راست به چپ. بیشترین قسمت راستدامنه، به عنوان یک قاعده، نشان دهنده کد کشور مخاطب است - این دامنه است سطح بالا. کد کشور تایید شد استاندارد بین المللی ISO در مورد ما، توسط کد جمهوری بلاروس است. قسمت gov نام تعلق به نهادهای دولتی (دولت) را تعریف می کند. قسمت mintorg نام، نام سازمان را مشخص می کند.

این شکل مفهوم آدرس ایمیل را نشان می دهد. به عنوان مثال، یک کاربر خاص ممکن است یک آدرس در سرور ایالات متحده داشته باشد [ایمیل محافظت شده]و در سروری در مسکو - [ایمیل محافظت شده]

آدرس ایمیل با موقعیت جغرافیایی مرتبط نیست کامپیوتر محلی، گیرنده نامه، اما با سروری که صندوق پستی او در آن ثبت شده است.

و از هر صندوق پستی، چنین کاربری می‌تواند نامه‌هایی را به رایانه خانگی خود دریافت کند، داده‌ها را هم از یک سرور در نیویورک و هم از سروری در مسکو کپی می‌کند و ارسال را از یک ایمیل به ایمیل دیگر تنظیم می‌کند. در عین حال می تواند برای خودش نامه بفرستد.

برنامه های ایمیل

برای کار با ایمیل، به یک برنامه نیاز دارید - یک سرویس گیرنده ایمیل. توابع اصلی مشتریان پست الکترونیکی- این دریافت پیام ها، اطمینان از مشاهده آنها، مرتب سازی پیام ها، ایجاد خودکار پیام های پاسخ و پشتیبانی از دفترچه آدرس است.

برای کار با نامه، تعداد زیادی برنامه مختلف وجود دارد. اگر از ویندوز استفاده می کنید، معمولاً یک برنامه ایمیل از قبل روی سیستم شما نصب شده است. نامه Outlookبیان.

اما متأسفانه Outlook Express حاوی آسیب‌پذیری‌های بسیار زیادی است که سیستم شما را در معرض خطر عفونت قرار می‌دهد بد افزارو گزینه های محدودی دارد.

برنامه پست توصیه شده Mozilla Thunderbird است. این یکی از بهترین برنامه هاپست الکترونیک. به سرعت در حال توسعه است، تعداد زیادی دارد ماژول های اضافیبرای گسترش عملکردها، به صورت رایگان و رایگان توزیع می شود.

برنامه های پست الکترونیکی بسیار شبیه به هم هستند و هنگامی که بر یکی از آنها مسلط شوید در آینده با مشکل مواجه نخواهید شد.

در تصویر دو مشاهده می کنید برنامه های مختلف، اما، می بینید، تفاوت ها به ویژه قابل توجه نیستند.

ایمیل وب

وب‌میل ایمیلی با رابط وب است. برای دسترسی به چنین نامه هایی کافی است به اینترنت دسترسی داشته باشید. حتی ممکن است در رایانه خود نداشته باشید برنامه های ایمیل. یک مرورگر معمولی کافی است. من از یک برنامه مرورگر استفاده می کنم موزیلا فایرفاکس، می توانید از آن یا در صورت تمایل از هر برنامه دیگری مانند Opera یا Internet Explorer استفاده کنید.

وب‌میل تمام قابلیت‌های ایمیل معمولی را فراهم می‌کند. در صفحه وب، از کاربر خواسته می شود نام و رمز عبور را وارد کند، پس از آن حروف خود را می بیند و با آنها کار می کند، تقریباً مانند رایانه خود.

مزایای اصلی پست الکترونیکی دسترسی از هر رایانه ای با دسترسی به اینترنت، جهانی بودن آدرس است که به محل کار بستگی ندارد.

ممکن است برخی محدودیت ها و مشکلات عملکردی وجود داشته باشد، اما می تواند برعکس باشد.

به عنوان مثال، برنامه پست اینترنتی "Horde" که ما استفاده می کنیم نه تنها شامل می شود تبادل پستیو همچنین کنترل تنظیمات ضد هرزنامه، لیست سیاه و سفید، سازمان دهنده، تقویم گروهی، کنترل اجرای وظایف و سایر ابزارها برای سازماندهی کار گروهی.

غالبا خدمات پستیساخت با قابلیت دسترسی از طریق ایمیل.

Mail.ru، Hotbox.ru، Yahoo.com، Hotmail.com، Tut.by، mail.yandex.ru نمونه هایی از خدمات محبوب وب میل هستند.

اگر روزانه بیش از 50 نامه دریافت می کنید، خواندن دقیق هر کدام دشوار است. برخی از پیام ها بی پاسخ می مانند، برخی در سطل زباله ناپدید می شوند. اگر نامه خود را بدون سیستم پاک کنید، همیشه این شانس وجود دارد که چیزی واقعا مهم را از دست بدهید. "Secret" یاد گرفت که چگونه کارآفرینان و مدیران ارشد با انبوه نامه های دریافتی کنار می آیند و قوانین اساسی برای کار با نامه را تدوین کرد.

زمان خود را انتخاب کنید و اولویت بندی کنید

الکسی گوربونوف مدیر کل شرکت مشاور SQ-Team

من ایمیل های خود را به چهار دسته تقسیم می کنم: آنها به طور خودکار مرتب می شوند و پس از آن قوانین خود را برای هر کدام اعمال می کنم. من یک ساعت در روز را صرف نامه های کارمندان و مشتریان می کنم: اگر پاسخ یک دقیقه بیشتر طول نکشید، بلافاصله آن را می نویسم. اگر به بیش از پنج دقیقه زمان نیاز دارید یا نامه اول یا دوم در این موضوع نیست، من به حالت ارتباط تلفنی تغییر می کنم یا قرار ملاقات می گذارم. نامه هایی نه از جانب کارمندان و مشتریان، بلکه از طرف اشخاص ثالث که شخصاً برای من ارسال شده است وجود دارد. هفته ای 30 دقیقه را برای آنها اختصاص می دهم و سعی می کنم در پایان روز جاری پاسخ دهم. نیم ساعت دیگر در هفته را به دسته چهارم نامه ها اختصاص می دهم - اینها لیست های پستی، اشتراک ها، پیشنهادات، نامه های افرادی است که نمی شناسم، 600-700 پیام منتشر می شود. از میان اینها، فقط آنهایی را خواندم که به عنوان علاقه مندم.

روسلان فاضلیف موسس پلتفرم تجارت الکترونیک ecwid

ساده ترین کار با نامه این است که به آن پاسخ ندهید. همه چیز در دنیا نیاز به واکنش ندارد. اما اگر به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهم، سعی می‌کنم آن را در داخل انجام دهم زمان مشخصروزهایی بدون اینکه حواس شما به چیز دیگری پرت شود. من از این ترفند استفاده می‌کنم: وقتی باید یک جعبه چند صد حرف در روز پاک کنید، ابتدا آن را با مخاطبین معمولی فیلتر می‌کنم و به همه نامه‌های یک طرف مقابل پاسخ می‌دهم. بنابراین مغز زمینه را تغییر نمی دهد و شما می توانید خیلی سریعتر به همه چیز پاسخ دهید.

ایجاد الگوها

اینا آلکسیوا مدیر عامل آژانس روابط عمومی PR-Partner

من چند ترفند دارم که برای صرفه جویی در وقت خواندن و پاسخ دادن عالی است. اگر تعداد زیادی از همکاران، شرکا، پیمانکاران را در پست ببینم، فقط نامه آخر را می خوانم، بقیه را باز نمی کنم. برای پاسخ به نامه های استاندارد - خلاصه ای از توصیه، درخواست های اولیهمشتریان، درخواست برنامه های آموزشی، سوالاتی در مورد خرید کتاب - من به طور گسترده از الگوهای حروف روسی و انگلیسی استفاده می کنم، حدود 20 مورد از آنها دارم. من همچنین از سه الگوی امضای مختلف به زبان های روسی، انگلیسی و آلمانی استفاده می کنم.

از برنامه ها استفاده کنید

الکسی ژبلف یکی از بنیانگذاران فروشگاه آنلاین مسافرتی Onlinetours.ru

در طول سال ها، چندین مشتری ایمیل را امتحان کرده ام: Microsoft Outlook، The Bat، Mozilla Thunderbird، اما در نهایت به رابط وب Gmail بازگشت. مشتریان نمی توانند با آرشیو ایمیل من که در سه سال کار در حساب به 97 گیگابایت رسیده است، کنار بیایند. از برنامه های Gmail، می خواهم به خدمات ActiveInbox و Boomerang برای Gmail اشاره کنم. اولین مورد به من یاد داد که ایمیل های صفر را در صندوق ورودی خود نگه دارم - اکنون بدون آن کار می کنم، اما در ابتدا بسیار راحت است. دومی چندتا داره ویژگی های جالب: می توانید ارسال ایمیل خروجی را به تاخیر بیندازید یا آن را برای مدتی حذف کنید پیام دریافتیاز جعبه. در بومرنگ برای جیمیل، در مواردی که طرف مقابل در مدت معینی به من پاسخ نداد، از یادآوری استفاده می‌کنم، هرچند که باید پاسخ می‌داد. رویای کوچک من ارسال یک یادآوری خودکار به طرف مقابل است که زمان پاسخ دادن است، تا زمانی که چنین برنامه ای را پیدا کنم.

ایمیل خود را با یک دفتر خاطرات الکترونیکی یا CRM پیوند دهید

الکسی بسارابسکی رئیس بخش بازاریابی شرکت مخابرات "مانگو تلکام"

صندوق ورودی خود را خالی نگه می‌دارم: برخی از ایمیل‌ها را حذف می‌کنم، اگر چند دقیقه بیشتر طول نکشید، فوراً به برخی از آنها پاسخ می‌دهم و بقیه نامه‌ها را به وظایف یا مطالب خواندنی تبدیل می‌کنم. برای انجام این کار، باید برنامه ای برای ردیابی وظایف و جمع آوری اطلاعات انتخاب کنید: انتخاب من Asana و Evernote است. برای تبدیل یک نامه به یک کار آسانا، آن را به یک آدرس ویژه ارسال می کنم. برای افزودن یادداشت به Evernote، من از یک افزونه در Outlook استفاده می‌کنم - می‌توانید با یک کلیک روی دکمه مربوطه، یادداشتی از یک حرف ایجاد کنید - یا اگر در Outlook نیستم نامه را به یک آدرس خاص ارسال کنید. من از مرتب‌سازی ایمیل بر اساس پروژه‌ها در نامه استفاده نمی‌کنم - این کار در مدیر وظیفه، با اولویت‌بندی، ضرب‌الاجل‌ها و افراد مسئول بسیار کارآمدتر انجام می‌شود. من همچنین یک پوشه برای ذخیره موقت نامه ها دارم که باید برای مدتی در دسترس داشته باشم: معمولاً یادآورهایی با ضرب الاجل روی آنها قرار می دهم.

انصراف از مکاتبات ایمیل با گیرندگان خاص

میخائیل لیوباچف مدیر کل شرکت توسعه و تولید کالاهای چرمی Liubachev Manufacturing Co

من دائما از ایمیل برای کار با شرکا، تامین کنندگان، وکلا و حسابدارم استفاده می کنم. اشکال اصلی ایمیل جستجوی نامه ها و پیوست های آنها است: برای یافتن یک نامه با توافق نامه یا فاکتور، باید زمان زیادی را صرف کنید: به عنوان مثال، چنین نامه هایی اغلب بدون هدر ارسال می شوند. بنابراین چند ماه پیش تمام کارهای حسابداری خود را به Staply منتقل کردم. این یک برنامه وب است که اطلاعات را به طور خودکار سازماندهی می کند و به شما امکان می دهد فایل ها یا پیوندها را در یک رشته پیام برجسته کنید. چندین ماه است که تست انجام شده است و تا به حال همه چیز را دوست دارم. اکنون یافتن یک سند آسان تر است - فقط به گروه بروید و فیلتر فایل را روشن کنید. در آینده نزدیک قصد دارم چند شریک دیگر را از ایمیل به Staply منتقل کنم، اما مشکلاتی نیز وجود دارد - متقاعد کردن افراد برای تغییر به Staply بسیار دشوار است. سیستم جدید. همه به ایمیل عادت دارند و علاوه بر این، رابط Staply بر اساس آن است زبان انگلیسی، و بنابراین برخی از شرکا عجله ای برای ثبت نام ندارند.

اولین:روز را با ایمیل شروع نکنید حداقل یک ساعت با وظایف خود کار کنید و تنها پس از آن به نامه ها بپردازید.

دومین:ساعت به ساعت با پست کار کنید و عادت کنید که این کار را بیش از دو ساعت در روز انجام ندهید. تصور کنید که برای دو ساعت وارد دفتر شده اید، زیرا باید به فرودگاه بروید و به تعطیلات بروید. چه کاری انجام خواهد شد؟ مهم ترین! من به همه کسانی که در این مورد برای من نامه می نویسند با چنین پاسخ خودکار آگاه می کنم: "سلام! اگر این نامه را دریافت کردید، 100% مطمئن باشید که من نامه شما را دریافت کردم. من ایمیل را در ساعت 2:00 و 4:00 بعد از ظهر چک می کنم. اگر فاکتوری برای من ارسال کرده اید یا چیزی فوری دارید که به من بگویید، لطفا با موبایل من تماس بگیرید. متشکرم!"

سوم:ایمیل را به دو قسمت تقسیم کنید - صندوق ورودی و بایگانی. پیام های خوانده نشده در صندوق ورودی هستند، بقیه در آرشیو هستند. بسیاری از پوشه ها هرج و مرج ایجاد می کنند: یک بار صد پوشه را در یک ایمیل دیدم. من برای خودم آنها را "پوشه هایی که ایجاد می شوند اما هرگز استفاده نمی شوند" می نامم. و وقت آن است که یک بار برای همیشه به آن عادت کنیم: یک آرشیو زیبا و مرتب در ایمیل و اسناد غیرممکن است. برای انجام این کار، باید یک بایگانی جداگانه استخدام کنید.