Sahteden yedeklemeye: Veri kaybeden BT şirketlerinin hikayeleri

E-posta nedir? Modern iş dünyasında bu:

• Yüzün. E-postanın yardımıyla karşı tarafın gözünde olumlu bir imaj yaratabilir veya ilk izlenimi bozabilirsiniz.
• Çalışma aracınız. Dış dünyayla iletişimin büyük bir kısmı e-posta yoluyla gerçekleşiyor. Dolayısıyla bu enstrümana hakimseniz hayatınızı çok daha kolay hale getirebilirsiniz.
• Güçlü bir dikkat dağıtıcı. Dış dünya size ulaşmaya, dikkatinizi dağıtmaya ve sizi başından savmaya çalışıyor. doğru yol e-posta yoluyla.

Bu perspektiften e-postayla çalışmaya bakalım. Basit bir şeyle başlayalım.

Bir mektubu biçimlendirmek

Posta kullanıyorum Mozilla istemcisi Thunderbird, bu yüzden onu örnek olarak kullanacağım. Yeni bir harf oluşturalım ve alanlar listesinde yukarıdan aşağıya doğru ilerleyelim.

Kime. Kopyala. Gizli kopya

Bazıları bilmeyebilir ama Mozilla'daki "Kime", "Cc" veya "Bcc" olarak değiştirilebilir.

• Kime: Ana alıcıyı veya birkaç alıcıyı noktalı virgülle ayırarak yazarız.
• Kopyala: Mektubu okuması gereken ama tepkisini beklemediğimiz birine yazıyoruz.
• Gizli kopya: Mektubu okuması gereken ancak mektubun diğer alıcıları tarafından bilinmemesi gereken birine yazıyoruz. Özellikle bildirimler gibi iş mektuplarının toplu postalanması için kullanılması uygundur.

Yanlış V toplu postalama“Kopyala” veya “Kime” alanlarını kullanarak alıcıları belirtin. Yılda birkaç kez "Cc" alanında 50-90 alıcının listelendiği mektuplar alıyorum. Özel hayatın gizliliği ihlali var. Tüm alıcılarınızın benzer bir konu üzerinde başka kimlerle çalıştığınızı bilmesine gerek yoktur. Bunların birbirini tanıyan insanlar olması iyidir. Peki ya listede birbirinden haberi olmayan rakip şirketler varsa? En azından gereksiz açıklamalara ve en fazla bunlardan biriyle işbirliğini sonlandırmaya hazırlıklı olmanız gerekir. Bu şekilde yapmayın.

Mektup konusu

Konu satırının önemi genellikle (bazen mantıklı bir şekilde) kurumsal bloglarında yazılır. profesyonel hizmetler bültenler. Ancak çoğu zaman, mektubun konusunun "e-postanın açılması gerekiyor" sorununu çözdüğü satış mektuplarından bahsediyoruz.

Günlük iş yazışmalarını tartışıyoruz. Buradaki tema, “mektup ve yazarının kolayca tespit edilip bulunması gerektiği” sorununu çözüyor. Dahası, çalışkanlığınız size yalnızca öneklerle birlikte çok sayıda yanıt mektubunun karması şeklinde geri dönecektir. Tekrar: veya İLERİ, bunların arasında konuyla ilgili istediğiniz mektubu aramanız gerekecek.

Yirmi harf, orta düzey bir yöneticinin bir günlük yazışmalarının hacmidir. Girişimcilerden ve işletme sahiplerinden hiç bahsetmiyorum; mektup sayıları bazen günde 200 veya daha fazla oluyor. Bu nedenle bir kez daha: Konusu boş olan e-postalar göndermeyin.

Peki bir e-postanın konu satırını doğru şekilde nasıl formüle edebiliriz?

Hata #1 : Konuda yalnızca şirket adı. Örneğin, “Gökyüzü” ve hepsi bu. İlk olarak, muhtemelen şirketinizden bu karşı tarafla iletişim kuran tek kişi siz değilsiniz. İkincisi, böyle bir konunun hiçbir anlamı yok çünkü şirketinizin adı zaten adresten görünüyor. Üçüncüsü, bu yazışma yaklaşımıyla kendi posta kutunuzun nasıl görüneceğini tahmin edin? Bunun gibi bir şey.

Bu tür konularda arama yapmak uygun mudur?

Hata #2 : gösterişli, satış manşeti. Bu tür başlıkları nasıl yazacağınızı biliyorsanız harika. Peki bu becerileri ticari yazışmalarda kullanmak uygun mudur? İş e-postasının konu satırının amacını unutmayın: satmak değil, kimlik tespiti ve arama sağlamak.

Mektubun metni

Metin yazma konusunda birçok rehber var. farklı durumlar hayat. Örneğin Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin ve diğer kelime ustalarının pek çok yararlı bilgisi var. En azından genel okuryazarlığı geliştirmek ve genel yazılı konuşma tarzını geliştirmek için makalelerini okumanızı tavsiye ederim.

Bir mektup yazma sürecinde sırayla birkaç karar vermeliyiz.

Bir nezaket meselesi . Mektubun başında, “Sevgili Rodya, seninle yazılı olarak konuşmamın üzerinden iki aydan fazla zaman geçti, ben de acı çektim ve hatta biraz uyuyamadım” ruhuyla hoşluklara ve hatta şefkate dönüşebilirsiniz. geceler, düşünüyorum.” Hem böyle bir giriş yazmanın zamanı açısından, hem de muhatabın bunu okuması açısından çok kibar ve çok maliyetli. Yazışma iştir, hatırladın mı? Bir yarışma için mektup türünde bir makale ya da Raskolnikov'un annesine bir mektup değil, iş yazışmaları.

Zamanımıza ve alıcının zamanına saygı duyuyoruz!

Bir sergideki kısacık bir toplantının ardından gönderilen ilk mektupta kendinizi tanıtmanız ve tanıdıklarınızın koşullarını hatırlamanız yalnızca mantıklıdır. Bu bir işbirliğinin veya devam eden yazışmanın devamıysa, günün ilk mektubuna şunu yazarız: “Merhaba Ivan”, ikinci ve sonraki mektuplara: “Ivan, ...”.

Çekici . Bir mektubun birden fazla alıcısı olması durumunda kime hitap etmem gerektiği sorusu her zaman endişe duymuşumdur. Geçenlerde Anna adında üç kıza hitaben bir mektup yazdım. Hiç şüphesiz “Merhaba Anna” yazdım ve endişelenmedim. Ancak böyle bir şans her zaman geçerli değildir.

Ya üç, hatta yedi alıcı varsa ve aynı ada sahip değilse? Onları isimlerine göre sıralayabilirsiniz: "İyi günler, Rodion, Pulcheria, Avdotya ve Pyotr Petrovich." Ama uzun ve zaman alıyor. Şunu yazabilirsiniz: “Merhaba meslektaşlarım!”

Kendim için “Kime” alanında kişiye ismiyle hitap etme kuralını kullanıyorum. Ve kopyadakilerle hiçbir şekilde iletişime geçmeyin. Bu kural aynı zamanda mektubun muhatabını ve bu mektubun amacını (bir!) daha doğru belirlemenize olanak tanır.

Alıntı . Çoğu zaman yazışmalar, soru ve cevaplardan oluşan bir mektup zinciridir - tek kelimeyle bir diyalog. Yazışma geçmişini silmemek ve yanıtınızı alıntılanan metnin en üstüne yazmak iyi bir uygulama olarak kabul edilir, böylece bir hafta sonra bu yazışmaya geri döndüğünüzde diyaloğu yukarıdan aşağıya, tarihe göre azalarak kolayca okuyabilirsiniz.

Bazı nedenlerden dolayı, Mozilla'daki varsayılan ayar "İmleci alıntılanan metnin sonrasına yerleştir" şeklindedir. Bunu “Araçlar” → “Hesap Seçenekleri” → “Oluşturma ve Adresleme” menüsünden değiştirmenizi öneririm. Öyle olmalı.

Mektubun amacı . İki tür iş mektubu vardır:

• muhatabı basitçe bilgilendirdiğimizde (örneğin, o ay yapılan çalışmalara ilişkin bir rapor);
• ve muhatabımızdan bir şey istediğimizde. Örneğin ödeme için ekteki faturayı onaylasın diye.

Kural olarak, rapor mektuplarından çok daha fazla teşvik edici mektup vardır. Eğer muhataptan bir şey elde etmek istiyorsak bunu bir mektupta düz metin olarak söylemek çok önemlidir. Harekete geçirme çağrısına bir isim eşlik etmelidir son cümle bir mektupta.

Yanlış : “Porfiry Petrovich, yaşlı kadını kimin hackleyerek öldürdüğünü biliyorum.”

Sağ : "Porfiry Petrovich, yaşlı kadını hackleyerek öldüren bendim, lütfen beni tutuklamak için önlem alın, acı çekmekten yoruldum!"

Muhabir neden bu mektupla ne yapacağınızı sizin yerinize düşünsün ki? Sonuçta yanlış karar verebilir.

Metindeki imza . Olmalı. Ayrıca, tüm e-posta istemcileri, örneğin klasik “Saygılarımızla,…” gibi otomatik imza değiştirmeyi yapılandırmanıza olanak tanır. Mozilla'da bu, “Araçlar” → “Hesap Seçenekleri” menüsünde yapılır.

İmzaya iletişim bilgileri yazıp yazmamak herkes için kişisel bir konudur. Ancak herhangi bir şekilde satışla bağlantınız varsa mutlaka yazın. İletişim sonucunda anlaşma gerçekleşmese bile ileride imzadaki iletişim bilgilerini kullanarak kolayca bulunabileceksiniz.

Son olarak, mektuplarınıza cevap vermekten hoşlanmayan (olamayan, istemeyen, zamanı olmayan) muhataplar için mektup gövdesinin bir özelliği daha. Lütfen mektubun gövdesinde varsayılanı belirtin. Örneğin, "Porfiry Petrovich, eğer Cuma günü saat 12:00'den önce beni tutuklamaya gelmezsen, o zaman kendimi af edilmiş sayacağım." Elbette son teslim tarihi gerçek olmalıdır (örnekteki metni Cuma günü saat 11:50'de göndermemelisiniz). Alıcının fiziksel olarak mektubunuzu okuyabilmesi ve ona göre hareket edebilmesi gerekir. Böyle bir "sessizlik" sizi muhatabın yanıt vermemesinin sorumluluğundan kurtarır. Her zaman olduğu gibi bu özelliğin kullanımına akıllıca yaklaşmanız gerekiyor. Bir kişi mektuplarınıza zamanında ve düzenli olarak yanıt verirse, böyle bir ültimatom onu ​​rahatsız etmese bile, onu biraz strese sokabilir veya mektuba hemen cevap vermeme kararına yol açabilir ve sizi Cuma gününe kadar beklemeye zorlayabilir.

Ekler

Mektuplar genellikle eklerle birlikte gelir: özgeçmişler, ticari teklifler, tahminler, programlar, belge taramaları - çok kullanışlı araç ve aynı zamanda popüler hataların kaynağı.

Hata : Büyük yatırım boyutu. Sıklıkla boyutu 20 MB'a kadar olan ekleri olan e-postalar alıyorum. Kural olarak bunlar, TIFF formatındaki bazı belgelerin 600 dpi çözünürlükte taranmasıdır. posta programı muhabirin bu ekin bir ön izlemesini yüklemek için nafile bir girişimde bulunarak neredeyse birkaç dakika takılıp kalacağı kesindir. Ve Tanrı, alıcının bu mektubu akıllı telefonda okumaya çalışmasını yasakladı...

Şahsen ben bu tür mektupları hemen siliyorum. E-postanızın okunmadan çöp kutusuna gitmesini istemiyor musunuz? Yatırımın boyutunu kontrol edin. 3 MB'ı geçmemesi tavsiye edilir.

Aşarsa ne yapmalı?

• Tarayıcınızı farklı bir format ve çözünürlükte yeniden yapılandırmayı deneyin. Örneğin, PDF ve 300dpi oldukça okunabilir taramalar üretir.
• Gibi programları düşünün WinRar arşivleyici veya 7zip'i kullanın. Bazı dosyalar mükemmel şekilde sıkıştırılır.
• Ek çok büyükse ve sıkıştıramıyorsanız ne yapmalısınız? Örneğin, neredeyse boş bir muhasebe veritabanının ağırlığı 900 MB'tır. Bulut bilgi depolama hizmetleri kurtarmaya gelecek: Dropbox, Google sürücü ve benzerleri. Mail.ru gibi bazı hizmetler, büyük ekleri otomatik olarak bağlantılara dönüştürür. Bulut depolama. Ancak bulutta depolanan bilgilerimi kendim yönetmeyi tercih ediyorum, bu nedenle Mail.ru'nun otomasyonunu hoş karşılamıyorum.

Ve yatırımlarla ilgili pek açık olmayan bir öneri daha - onların İsim . Alıcı için anlaşılır ve kabul edilebilir olmalıdır. Bir zamanlar şirkette yemek pişiriyorduk Reklam teklifi adına... Fyodor Mihayloviç Dostoyevski olsun. Yöneticiden onay için taslak CP'yi içeren bir mektup aldım ve ekte "ForFedi.docx" adında bir dosya vardı. Bunu bana gönderen yöneticinin şöyle bir diyalogu vardı:

Sayın yöneticim, bu saygın adamın yanına gidip yüzüne karşı Fedya demeye kişisel olarak hazır mısınız?

Her nasılsa, hayır, o saygı duyulan bir adam, herkes ona adı ve soyadıyla hitap ediyor.

Eke neden “Fedi İçin” adını verdiniz? Şimdi bunu ona göndersem bu CP'yi kullanarak bizden balta alır mı sanıyorsun?

Adını daha sonra değiştirecektim...

Neden bir saatli bomba (potansiyel bir müşterinin reddi) hazırlayasınız veya dosyayı yeniden adlandırarak kendiniz için fazladan iş yaratasınız ki? Neden eki hemen doğru şekilde adlandırmıyorsunuz: “Fyodor Mihayloviç için.docx” veya daha iyisi - “KP_Sky_Axes.docx”.

Yani, e-postayı az çok “yüz” olarak sıraladık. E-postayı bir araç olarak görmeye devam edelim. verimli çalışma ve dikkat dağıtıcı bileşeninden bahsedelim.

Harflerle çalışmak

E-posta güçlü bir dikkat dağıtıcıdır. Dikkat dağıtan her şeyde olduğu gibi, e-postanın da kuralların sıkılaştırılarak ve çalışma programları getirilerek ele alınması gerekiyor.

En azından posta gelişleriyle ilgili TÜM bildirimleri kapatmanız gerekir. E-posta istemcisi varsayılan olarak yapılandırılmışsa, size bilgi verilecek ve ses sinyali, saatin yanındaki simgeyi yanıp sönecek ve mektubun önizlemesini göstereceklerdir. Kısacası, sizi önce yorucu işten uzaklaştırmak ve ardından sizi okunmamış mektupların ve incelenmemiş postaların uçurumuna atmak için her şeyi yapacaklar - hayatınızdan bir veya iki saat eksi.

Bazı insanlar, bildirimlerle dikkatlerinin dağılmasına izin vermeyecek kadar güçlü bir iradeye sahiptir, ancak sıradan insanlar Kaderi kışkırtmamak ve onları kapatmamak daha iyidir. Mozilla Thunderbird'de bu, "Araçlar" → "Ayarlar" → "Genel" → "Yeni mesajlar göründüğünde" menüsü aracılığıyla yapılır.

Tebligat yoksa mektubun geldiğini nasıl anlayabilirsiniz?

Çok basit. Siz kendiniz bilinçli olarak postalarınızı ayrıştırmak, e-posta istemcinizi açmak ve her şeyi görmek için zaman ayırıyorsunuz. okunmamış mesajlar. Bu, örneğin öğle yemeğinde ve akşam saatlerinde veya trafik sıkışıklığı gibi zorunlu kesintiler sırasında günde iki kez yapılabilir.

İnsanlar sıklıkla şunu soruyor: Yanıt süreleri ve acil mektuplar ne durumda? Cevap veriyorum: Postanızda acil mektuplar yok. Bir departmanda çalışmadığınız sürece müşteri desteği(bu departmanın postayla çalışmaya ilişkin kendi düzenlemeleri vardır).

Acil mektuplar varsa, gönderen sizi bu konuda diğer kanallar (telefon, SMS, Skype) aracılığıyla bilgilendirecektir. Daha sonra bilinçli olarak e-posta istemcinize girecek ve acil postaları işleyeceksiniz. Tüm zaman yönetimi guruları (örneğin, "Zaman Sürüşü" ile Gleb Arkhangelsky), e-postaya 24 saat içinde standart bir yanıt vereceğini beyan eder. Bu normal bir görgü kuralıdır; muhatabınızdan e-posta yoluyla anında yanıt beklemeyin. Acil bir mektup varsa daha hızlı iletişim kanallarından bildirin.

Bu nedenle bildirimleri kapattık ve şimdi e-posta istemcisini programımıza göre açtık.

Postaya gittiğimizde ve “e-postayı düzenlemek” adı verilen bir faaliyette bulunduğumuzda ne yapmalıyız? Bu işin başı ve sonu nerede?

Sıfır gelen kutusu sistemi hakkında çok şey duydum ama maalesef bunu kullanan tek bir kişiyle tanışmadım. Tekerleğimi yeniden icat etmek zorunda kaldım. Lifehacker'da bu konuyla ilgili makaleler var. Örneğin, " ". Aşağıda yorumumda sıfır gelen kutusu sisteminden bahsedeceğim. GTD guruları anlatılan sisteme yorum yapıp eklemeler veya iyileştirmeler yaparlarsa minnettar olurum.

E-postanın etkinlikleriniz için bir görev zamanlayıcı veya arşiv olmadığını anlamak ve kabul etmek önemlidir. Bu nedenle Gelen Kutusu klasörü her zaman boş olmalıdır. Gelen kutunuzu sıralamaya başladığınızda, bu klasörü boşaltana kadar durmayın veya hiçbir şeyin dikkatinizi dağıtmasına izin vermeyin.

Gelen kutunuzdaki e-postalarla ne yapmalısınız? Her harfi sırayla gözden geçirip silmeniz gerekiyor. Evet, klavyenizde vurgulayıp Sil tuşuna basmanız yeterlidir. Mektubu silemiyorsanız, onunla ne yapacağınıza karar vermeniz gerekecek.

1. Üç dakika içinde cevaplayabilir misin? Cevap vermem gerekiyor mu? Evet, gerekli ve cevap üç dakikadan fazla sürmeyecek, ardından hemen cevap verin.
2. Cevap vermelisiniz ancak cevabı hazırlamak üç dakikadan fazla sürecektir. Bir e-postayı göreve dönüştürmenize olanak tanıyan bir görev zamanlayıcı kullanıyorsanız, e-postayı bir göreve dönüştürün ve bir süreliğine unutun. Örneğin, kesinlikle harika bir hizmet olan Doit.im'i kullanıyorum. Kişisel bir e-posta adresi oluşturmanıza olanak tanır: Mektubu ona iletirsiniz ve bu bir göreve dönüşür. Ancak bir görev zamanlayıcınız yoksa mektubu “0_Run” alt klasörüne taşıyın.
3. Bir mektuba hızlı bir şekilde yanıt verdikten, onu bir göreve dönüştürdükten veya basitçe okuduktan sonra, bu mesajla ne yapacağınıza karar vermeniz gerekir: onu silin veya uzun süreli depolama için klasörlerden birine gönderin.

İşte sahip olduğum uzun vadeli depolama klasörleri.

• 0_Yürüt. Bende böyle bir klasör yok ama planlayıcınız yoksa tekrar ediyorum detaylı çalışma gerektiren mektupları buraya koyabilirsiniz. Bu klasörün de düzenli olarak temizlenmesi gerekiyor, ancak bunun için özel olarak ayrılan bir zamanda düşünceli bir yaklaşımla.
• 1_Ref. Burası mektupları koyduğum yer arkaplan bilgisi: çeşitli web hizmetlerinden giriş bilgileri, yaklaşan uçuşlar için biletler vb. içeren hoş geldiniz mektupları.
• 2_Projeler. Mevcut ilişkilerin bulunduğu ortaklar ve projelerle ilgili yazışmaların bir arşivi burada saklanır. Doğal olarak her proje veya ortak için ayrı bir klasör oluşturuldu. Ortağımın klasörüne sadece çalışanlarından gelen mektupları değil, aynı zamanda Neb çalışanlarından bu ortakla ilgili mektupları da koydum. Çok kullanışlı: Gerekirse projeyle ilgili tüm yazışmalar birkaç tıklamayla elinizin altında.
• 3_Müze. Silinmesinin yazık olacağı ve faydasının belli olmadığı o mektupları buraya koydum. Klasörler kapalı projeler"2_Projeler"den. Kısacası “Müze” ilk kaldırılacak adayları saklıyor.
• 4_Belgeler.İşte gelen mektuplar elektronik örnekler gelecekte muhasebe açısından faydalı olabilecek belgeler, örneğin müşterilerden gelen mutabakat raporları, yapılan seyahat biletleri. Klasörün “2_Projects” ve “1_Reference” klasörleriyle birçok benzerliği vardır, içinde yalnızca muhasebe bilgileri saklanır ve yönetim bilgileri “2_Projects” klasöründe saklanır. “4_Documents”ta ölü bilgiler, “2_Projects”te ise canlı bilgiler bulunmaktadır.
• 5_Bilgi. Buraya yalnızca bir süre sonra ilham almak veya çözüm bulmak için geri dönmek istediğim gerçekten yararlı haber bültenlerini koyuyorum.

Başka ayarlar da var posta istemcisi Bu sistemin işleyişi açısından önemlidir. Öncelikle Thunderbird'de varsayılan olarak "Mesajları okundu olarak işaretle" onay kutusu bulunur. Bunu bilinçli yapmayı tercih ediyorum, o yüzden kahrolsun bayrağa! Bunu yapmak için “Araçlar” → “Ayarlar” → “Gelişmiş” → “Okuma ve Görüntüleme” menüsüne gidin.

İkinci olarak kullandığımız filtreler . Daha önce, gönderenin adresine göre mektupları otomatik olarak uygun klasörlere ileten filtreleri aktif olarak kullanıyordum. Örneğin bir avukatın mektupları “Avukat” klasörüne taşındı. Bu yaklaşımı çeşitli nedenlerden dolayı terk ettim. Birincisi: vakaların %99'unda bir avukattan gelen mektuplar bir proje veya ortakla ilgilidir, bu da bunların bu ortağın veya projenin klasörüne taşınması gerektiği anlamına gelir. İkincisi: Farkındalık eklemeye karar verdim. Belirli bir mektubun nerede saklanacağına kendiniz karar vermelisiniz ve işlenmemiş mesajları yalnızca tek bir yerde, gelen kutusunda aramak daha uygundur. Artık filtreleri yalnızca otomatik normal harfleri dağıtmak için kullanıyorum çeşitli sistemler yani karar vermemi gerektirmeyen mektuplar. Filtreler Mozilla Thunderbird“Araçlar” → “Mesaj Filtreleri” menüsünde yapılandırılır.

Öyleyse ne zaman doğru yaklaşım E-posta yazışmaların yoğunluğuna bağlı olarak günde 10 ila 60 dakika sürmelidir.

Evet ve bir şey daha. Yeni harflerin gelişiyle ilgili bildirimleri zaten kapattınız mı? ;)

Günümüzde mahkemeler sıklıkla elektronik yazışmaları yazılı delil olarak kabul etmektedir. Ancak bunun için sahip olması gerekir yasal güç. Bu arada, sanal yazışmaların meşruluğunun belirlenmesine yönelik açık ve tek tip kurallar ve yöntemler henüz geliştirilmemiştir ve bu da çok sayıda soruna yol açmaktadır.

E-postaların görünmesini sağlamanın birkaç yoluna bakalım yasal güç.

Tek iletişim aracının kağıda yazılan mektuplar olduğu günler çoktan geride kaldı. Ekonomik varlıklar arasındaki ekonomik ilişkilerin geliştirilmesi, artık Bilişim Teknolojileri. Bu, özellikle karşı tarafların farklı şehirlerde ve hatta ülkelerde bulunması durumunda geçerlidir.

Elektronik iletişim yoluyla iletişim, malzeme maliyetlerinin azaltılmasına yardımcı olur ve ayrıca belirli konularda hızlı bir şekilde ortak bir konum geliştirmenize olanak tanır.

Ancak bu ilerlemeye sadece olumlu tarafından bakılmamalıdır. Ekonomik ilişkilerin konuları arasında sıklıkla çeşitli anlaşmazlıklar ortaya çıkar; bunları çözmek için mahkemelere başvurulur. Mahkeme, tarafların sunduğu delilleri değerlendirerek karar verir.

Aynı zamanda her bir delilin ayrı ayrı ilgisi, kabul edilebilirliği, güvenilirliği ve ayrıca delillerin bütünlüğü içinde yeterliliği ve birbiriyle bağlantısı analiz edilir. Bu kural, hem Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nda (71. maddenin 2. fıkrası) hem de Rusya Federasyonu Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nda (67. maddenin 3. fıkrası) yer almaktadır. Sunulan delillerin kabul edilebilirliğini ve güvenilirliğini belirleme sürecinde mahkeme sıklıkla sorular sorar ve bunların çözümü davanın sonucunu önemli ölçüde etkiler.

Ticari kuruluşlar arasındaki ilişkilerde elektronik belge yönetiminin kullanımı, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu normlarına göre düzenlenmektedir. Özellikle Sanatın 2. paragrafında. 434 şunu belirtir: yazılı bir anlaşma, elektronik iletişim yoluyla belge alışverişi yapılarak yapılabilir; bu, belgenin anlaşmanın taraflarından geldiğinin güvenilir bir şekilde tespit edilmesini mümkün kılar.

Sanatın 1. paragrafına göre. 71 Rusya Federasyonu Medeni Usul Kanunu ve Sanatın 1. paragrafı. Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nun 75'i, yazılı delil, davanın değerlendirilmesi ve çözülmesiyle ilgili koşullar hakkında bilgi içeren, formda yürütülen ticari yazışmalardır. dijital kayıt ve elektronik iletişim yoluyla alınır.

Kullanmak için elektronik belgeler Hukuki işlemlerde iki koşulun karşılanması gerekir. İlk olarak, daha önce de belirtildiği gibi, yasal güce sahip olmaları gerekir. İkincisi, belgenin okunabilir olması, yani genel olarak anlaşılabilir ve algılanabilir bilgiler içermesi gerekir.

Bu gereklilikten kaynaklanıyor Genel kurallar Yargıçların delil kaynaklarından gelen bilgileri doğrudan algılamasını gerektiren yasal işlemler.

Çoğu zaman mahkeme, yukarıdaki koşulları karşılamayan elektronik yazışma materyallerini davaya delil olarak kabul etmeyi reddeder ve daha sonra ilgili tarafın yasal gerekliliklerini karşılamayan bir karar verir.

Yargılamanın başlamasından önce ve sonra elektronik yazışmaları meşrulaştırmanın ana yollarını ele alalım.

Noter ile çalışmak

Eğer dava henüz başlamadı, o zaman elektronik yazışmalara yasal güç vermek için noter dahil etmeniz gerekir. Sanatın 1. paragrafında. Noterler Hakkında Mevzuatın Temelleri (Temeller) 102'si, ilgili tarafların talebi üzerine, delillerin sağlanmasının daha sonra imkansız veya zor olacağına inanmak için nedenler varsa, noterin mahkemede veya idari makamda gerekli delilleri sağladığını belirtir. Ve Sanatın 1. paragrafında. Esasların 103'ü, noterin delilleri güvence altına almak için yazılı ve maddi delilleri incelemesini öngörmektedir.

Sanatın 2. paragrafına göre. Temel Prensiplerin 102'sine göre noter, ilgili kişilerin kendisine başvurduğu sırada bir mahkeme veya idari makamda işlem görmekte olduğu bir davada delil sunmaz. Aksi takdirde, mahkemeler noter tasdikli elektronik yazışmaları kabul edilemez delil olarak kabul etmektedir (Dokuzuncu AAC'nin 11 Mart 2010 tarih ve 09AP-656 / 2010-GK sayılı Kararı).

Sanatın 4. Bölümüne dayanarak bunu hatırlamakta fayda var. 103 Esaslar, taraflardan ve ilgililerden herhangi birine bildirimde bulunmaksızın delil sağlanması yalnızca acil durumlarda gerçekleştirilir.

Kanıtları incelemek için, noterin eylemlerinin ayrıntılı bir açıklamasına ek olarak, incelemenin tarihi ve yeri, incelemeyi yapan noter, ilgili kişi hakkında da bilgi içermesi gereken bir protokol hazırlanır. katılan kişileri ve ayrıca denetim sırasında keşfedilen koşulları listeler. E-postaların çıktısı alınarak, incelemeye katılan kişiler tarafından noter tarafından imzalanan ve kendi mührü ile mühürlenen protokol ile birlikte dosyalanır. Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesinin 23 Nisan 2010 tarih ve VAC-4481/10 sayılı Kararı uyarınca, elektronik posta kutusunun incelenmesine ilişkin noter tasdikli protokol uygun delil olarak kabul edilmektedir.

Şu anda tüm noterler e-posta sertifikalandırma hizmeti sunmamaktadır ve maliyetleri oldukça yüksektir. Örneğin: Moskova şehrinin noterlerinden biri, protokolün açıklayıcı kısmının bir sayfası için 2 bin ruble talep ediyor.

Delil toplamakla ilgilenen kişi, ilgili başvuruyla notere başvuracaktır. Şunları belirtmelidir:

• güvence altına alınacak kanıtlar;
• bu delillerin desteklediği koşullar;
• kanıtın gerekli olduğu gerekçeler;
• noterle temasa geçildiği sırada dava genel yargı mahkemesi, tahkim mahkemesi veya idari organ tarafından görülmüyorsa.

Noterler içeriği inceliyor e-posta kutusu veya uzaktan, yani kullanıyorlar uzaktan erişim bir posta sunucusuna (bu, bir sözleşme kapsamında elektronik iletişim hizmeti sağlayan bir sağlayıcının sunucusu olabilir; bir alan adı kayıt kuruluşunun posta sunucusuna veya ücretsiz bir İnternet posta sunucusuna olabilir) veya doğrudan ilgili tarafın bilgisayarından, e-posta programı yüklü ( Microsoft Outlook, Netscape Messenger, vb.).

Uzaktan inceleme sırasında noterin başvuruya ek olarak alan adı kayıt kuruluşundan veya internet sağlayıcısından izin alması gerekebilir. Her şey, sözleşme kapsamında posta kutularının veya elektronik posta sunucusunun çalışmasını tam olarak kimin desteklediğine bağlıdır.

Sağlayıcıdan sertifika

Dokuzuncu AAS'nin 04/06/2009 tarih ve 09AP-3703/2009-AK, 27/04/2009 tarih ve 09AP-5209/2009, FAS MO'nun 05/13/2010 tarih ve KG-A41/4138 sayılı Kararları -10, elektronik yazışmaların, yönetimden sorumlu olan İnternet servis sağlayıcısı veya alan adı kayıt kuruluşu tarafından tasdik edilmesi halinde, mahkemelerin elektronik yazışmaların da kabul edilebilirliğini tanımasını şart koşmaktadır. posta sunucusu.

Sağlayıcı veya alan adı kayıt kuruluşu, ilgili tarafın talebi üzerine elektronik yazışmaları yalnızca posta sunucusunu yönetmesi ve bu hakkın hizmet sözleşmesinde belirtilmesi durumunda onaylar.

Ancak elektronik yazışmaların hacmi oldukça büyük olabilir ve bu da kağıt belgelerin sağlanması sürecini zorlaştırabilir. Bu bağlamda mahkeme bazen elektronik yazışmaların sağlanmasına izin vermektedir. elektronik medya. Böylece, Moskova Bölgesi Tahkim Mahkemesi, A41-2326/08 sayılı davada 1 Ağustos 2008 tarihli Kararıyla, mahkemeye dört CD halinde sunulan elektronik yazışmaların kabul edilebilirliğine atıfta bulundu.

Ancak temyiz davasındaki davayı değerlendirirken Onuncu AAC, A41-2326/08 sayılı davada 10/09/2008 tarihli Kararı ile elektronik yazışmaya yapılan atıfların temelsiz olduğunu kabul etti ve ilk mahkemenin kararını iptal etti. Örneğin, ilgili tarafın, imzalanan taraflar arasındaki anlaşmada öngörülen herhangi bir belgeyi sunmadığını belirten.

Bu nedenle uyuşmazlığın konusuna ilişkin e-postaların mahkemeye yazılı olarak iletilmesi zorunlu olup, diğer tüm belgeler elektronik ortamda iletilebilecektir.

Daha sonraki kağıt yazışmalarda mektupların içeriğine atıfta bulunularak teyit edilmesi, sanal yazışmalarda belirtilen gerçeklerin kanıtlanmasına yardımcı olacaktır. Diğer yazılı kanıtların kullanımı, Dokuzuncu AAS'nin 20 Aralık 2010 tarih ve 09AP-27221/2010-GK sayılı Kararında yansıtılmıştır. Bu arada mahkeme, davayı değerlendirirken ve taraflarca sunulan delilleri değerlendirirken, elektronik yazışmalara bağlantı içeren kağıt yazışmaları kabul edilebilir olarak değerlendirmeme hakkına sahiptir.

Yalnızca bunu dikkate alır ve sunulan tüm kanıtların kapsamlı bir analizine dayanarak bir karar verir.

Bir uzmandan yardım alın

Eğer işlemler çoktan başladı, daha sonra elektronik yazışmalara yasal güç vermek için bir uzman çekme hakkını kullanmak gerekir. Sanatın 1. paragrafında. Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nun 82'si, özel bilgi gerektiren bir davanın değerlendirilmesi sırasında ortaya çıkan sorunları açıklığa kavuşturmak için, tahkim mahkemesinin davaya katılan bir kişinin talebi üzerine veya katılan kişilerin rızası.

Bir incelemenin atanması yasa veya bir sözleşme tarafından öngörülmüşse veya sunulan delillerin tahrifatına yönelik bir başvurunun doğrulanması gerekiyorsa veya ek veya tekrarlanan bir inceleme gerekliyse, tahkim mahkemesi kendi inisiyatifiyle bir inceleme atayabilir. Sunulan kanıtların doğrulanması amacıyla bir incelemenin atanması da Sanatta öngörülmüştür. 79 Rusya Federasyonu Medeni Usul Kanunu.

Adli muayenenin atanması için yapılan bir dilekçede, bunu gerçekleştirecek organizasyonun ve belirli uzmanların yanı sıra ilgili tarafın inceleme yapılması için mahkemeye başvurmaya karar verdiği konuların kapsamının belirtilmesi gerekir. Ayrıca böyle bir incelemenin maliyeti ve zamanlaması hakkında bilgi verilmeli ve ödenecek tutarın tamamı mahkemeye yatırılmalıdır. İlgili uzman, Sanatta kendisi için belirlenen şartları karşılamalıdır. 13 Federal yasa"Rusya Federasyonu'ndaki devlet adli faaliyetleri hakkında."

Bir bilirkişinin elektronik yazışmaların gerçekliğine ilişkin görüşünün kanıtı olarak dava materyallerine eklenmesi adli uygulama tarafından onaylanmıştır (Moskova Tahkim Mahkemesi'nin A40-13210/09-110-153 sayılı davada 08/21/2009 tarihli Kararı; Karar) Moskova Bölgesi Federal Anti-Tekel Servisi'nin 20.01.2010 tarihli ve KG-A40 /14271-09 sayılı kararı).

Sözleşmeye dayanarak

Sanatın 3. paragrafında. Rusya Federasyonu Tahkim Usul Kanunu'nun 75'i, elektronik iletişim yoluyla alınan belgelerin, taraflar arasındaki anlaşmada belirtilmesi halinde yazılı delil olarak kabul edildiğini belirtmektedir. Buna göre tarafların faks, internet ve diğer yollarla aldıkları yazışma ve belgelerin asılları ile eşit hukuki geçerliliğini tanıdıklarını belirtmek gerekir. elektronik yöntemler iletişim. Bu durumda, sözleşmede elektronik yazışmaların gönderileceği e-posta adresini ve bunu yapmaya yetkili kişi hakkında bilgiler belirtilmelidir.

Sözleşme, belirlenen e-posta adresinin taraflarca yalnızca iş yazışmaları, aynı zamanda FAS MO'nun 12 Ocak 2009 tarih ve KG-A40/12090-08 Sayılı Kararındaki konumuyla da teyit edilen çalışma sonuçlarının aktarımı için. 24 Aralık 2010 tarih ve 09AP-31261/2010-GK sayılı Dokuzuncu AAS Kararı, sözleşmenin onay için e-posta kullanma olasılığını şart koşması gerektiğini vurguluyor başvuru şartları ve sağlanan hizmetlerin ve yapılan işin kalitesine ilişkin iddialarda bulunmak.

Ayrıca taraflar sözleşmede, taraflarca gönderilen bildirim ve mesajların da e-posta, onlar tarafından tanınır, ancak ayrıca belirli bir süre içinde kurye veya Tescilli posta ile(Onüçüncü AAS'nin 25 Nisan 2008 tarih ve A56-42419/2007 sayılı Kararı).

Özetlemek gerekirse, günümüzde mahkemelerin elektronik yazışmaları yazılı delil olarak kullanma uygulaması olduğunu söyleyebiliriz. Ancak delillerin kabul edilebilirliği ve güvenilirliğine ilişkin usul mevzuatının gereklilikleri dikkate alınarak, sanal yazışmalar ancak hukuki güce sahip olması durumunda mahkeme tarafından dikkate alınır.

Bu bağlamda ortaya çıkan çok sayıda Elektronik yazışmaların meşruiyetini belirlemek için birleşik bir metodoloji henüz oluşturulmadığından sorunlar vardır. İlgili tarafın delilleri güvence altına almak için noterle iletişime geçme hakkı saklıdır, ancak Rusya Federasyonu Adalet Bakanlığı'nın bu tür hizmetlerin noterler tarafından sağlanmasına ilişkin prosedürü düzenleyen herhangi bir düzenleyici kanunu yoktur. Sonuç olarak bunların değerinin belirlenmesi ve bu hakkın uygulanmasına yönelik net bir mekanizmanın oluşturulması konusunda tek bir yaklaşım bulunmamaktadır.

Mahkemede delil olarak sunulabilmesi için elektronik yazışmalara yasal güç vermenin birkaç yolu vardır: elektronik yazışmaların noterden güvence altına alınması, bir İnternet sağlayıcısından sertifika alınması, daha sonraki kağıt yazışmalarda e-postalara atıfta bulunulması ve ayrıca bunların doğruluğunun elektronik yazışmalar tarafından onaylanması. adli muayene.

Elektronik yazışmaların yazılı kanıt olarak zamanında sağlanmasına yönelik yetkin bir yaklaşım, ticari kuruluşların anlaşmazlıkları çözerken ihlal edilen haklarını tamamen geri kazanmalarına olanak sağlayacaktır.

Çoğu şirket yedekleme oluşturmanın önemini anlıyor. Ancak sorun şu ki, pek çok şirket veri yedekleme stratejisinin ne olması gerektiği konusunda bir fikre sahip değil. Sonuç olarak bilgi, müşteri ve dolayısıyla para kaybederler. 2014 yılında uzmanlar, bazı nedenlerden dolayı yedeklenmeyen değerli verilerin geri dönüşü olmayan kayıpları nedeniyle işletmelerin yılda yaklaşık 1,7 trilyon dolar kaybettiğini bildirdi. Veri merkezinin bir saatlik zorunlu kesintisi operatöre 50.000 - 80.000 ABD Doları tutarında bir maliyet getirdiği için bu rakam arttı.İki yıl önce, bir saatlik kesinti 40.000 - 60.000 ABD Doları arasında kayıplara neden oluyordu.

Her yıl verinin değeri arttıkça bu miktar da artıyor. Ve bu sadece bilgiyle ilgili değil - sonuçta, çeşitli sorunlardan kaynaklanan sıradan ekipman kesintileri, hem altyapının sahibi olan şirketin hem de müşterilerinin cüzdanlarına zarar veriyor.

Yalnızca 2016 yılının ilk yarısında siber saldırılar sonucunda 554 milyon kayıt kaybedildi veya çalındı. Bilgisayar korsanlığının en yaygın amacı kullanıcıların kişisel verilerini çalmaktır. ABD'de en çok saldırıya uğrayan alan sağlık oldu. Aynı zamanda devlet kurumları 2016 yılının ilk yarısında maksimum miktarda veri kaybetti (kayıp veya çalınan verilerden bahsediyoruz).

Ayrıca 2015 yılının tamamında siber saldırılar sonucunda 707,5 milyon kayıt kaybedildi veya çalındı. Ancak bu rakam, aynı rakamın 1,02 milyar kayıt olduğu 2014 yılına göre daha düşük.

Veri kaybının nedenleri arasında şirketlerin kritik olaylara (elektrik kesintileri, ekipmanlarda fiziksel hasar, bilgisayar korsanlığı ve veri hırsızlığı, doğal afetler) hazırlıksızlığı yer alıyor. Yedek kopyalarla önceden ilgilenmezseniz, bu dayanılmaz derecede acı verici olacaktır, çoğu kişi bunu duymuştur. Ancak dedikleri gibi, "fareler ağladı, kendilerine enjekte ettiler ama kaktüsü yemeye devam ettiler." Telekomünikasyon şirketlerinin ve bölümlerinin aniden kısmen veya tamamen kapanmasına yol açan beklenmedik durumların neler olduğuna bakalım. Her zaman veri kaybı ve yedeklemelerle ilgili değildir ancak bu durumlar, bir şirketin iyi yağlanmış bir sürecinin/işinin ne kadar çabuk kaosa dönüşebileceğini merak etmenize neden olur. Planlamaya rağmen er ya da geç beklenmedik durumlar ortaya çıkabilir ve çıkacaktır.

Hüzünlü bir oyuncak hikayesi

Bir aylık çalışmanın (hatta daha fazlasının) boşa gitmesi tehlikesi vardı. Ancak daha sonra proje yöneticilerinden birinin, proje üzerinde evde çalışabilmek için tüm verileri düzenli olarak evdeki bilgisayarına gönderdiği ortaya çıktı. Ancak bu sayede (ve bunun kurumsal kuralların ihlali olduğu unutulmamalıdır) veriler geri yüklendi.

Veriler mevcut olmasaydı ev sunucusu bu durumda projenin zamanlaması gecikebilir ve şirket kendisini çok hoş olmayan bir durumda bulabilir.

Veri merkeziyle ilgili kaza

Yardımcı güç kaynağı sistemi hemen çalışmaya başladı, ancak bir sorun ortaya çıktı - ana soğutma sistemi başlamadı. Bu nedenle ekipman hızla aşırı ısındı ve şirket çalışanları, sunucuların ve diğer ekipmanların arızalanmaması için her şeyi kapatmaya karar verdi.

Sonuç olarak veri merkezi yaklaşık beş saat boyunca boşta kaldı ve bu süre boyunca hiçbir şey çalışmadı. Bu beş saat şirkete 3,5 milyon dolara mal oldu. Oldukça fazla.

... ve birkaç üzücü BT hikayesi daha

Örneğin 2013 yılının aynı yılında dünyanın en büyük hosting sağlayıcılarından biri çalışmayı durdurdu. Şirketin ABD'nin Utah kentinde bulunan veri merkezinde, sunucu üzerinde bakım çalışmaları sırasında donanım arızası sonucu sorunlar ortaya çıktı. Bu da veri merkezi genelinde bir dizi ekipmanın kesintiye uğramasına neden oldu. Sonuç olarak çok sayıda web hizmeti ve site bir süreliğine çalışmayı durdurdu. Bu başarısızlık, barındırma sağlayıcısına önemli miktarda paraya mal oldu.

Ve pazara girdikten hemen sonra oyun konsolu Xbox Oneşirketin sunucularındaki yük arttı (ve çok önemli ölçüde). Bu nedenle Windows Azure bulut hizmeti başarısız olmaya başladı. Tüm gün boyunca Xbox Live'ın çalışmasında sorunlar yaşandı - veriler bazen kaydedilmedi, bazen yüklenmedi, oyunlarda çok oyunculu çalışma çalışmadı.

2015 yılında oyuncak ve oyuncak üreten ünlü Vtech şirketi ortaya çıktı. elektronik aletlerÇocuklar için. Daha sonra birisi şirketin sunucularını hackledi ve müşteri veri tabanından 4,8 milyon kayıt çalındı. Ayrıca 200.000 çocuğun (kayıt sırasında isimleri ebeveynleri tarafından belirtilen) bilgileri de çalındı.

Şirketin ilkeleri çok dikkatli takip etmediği ortaya çıktı bilgi Güvenliği. Zayıf şifreler, zayıf şifreleme, az sayıda yedekleme - bunların hepsi büyük problemler. Vtech, çalışanların ihmalinden memnun olmayan müşterilerin ve yatırımcıların güvenini bir ölçüde kaybetmiş durumda.

Bu yıl zaten başka bir sorumsuz çalışma vakası biliniyordu. Yaklaşık 1.500 müşteriye hizmet veren küçük bir barındırma şirketinin başkanının veri kaybından sorumlu olduğu belirlendi. Yoğun bir akşam, Marco Marsala tüm sunucularda rm -rf (foo)/(bar) komutunu çalıştırdı ve (foo)/(bar) değişkenleri ayarlanmadı (yanlışlıkla). Sonuç olarak, tüm veriler tüm sunuculardan silindi.

Talihsiz bir tesadüf eseri, sunuculara yedekli sürücüler takıldı. Tüm bu veriler de silindi. Etkilenen şirket sahibi, diğer kullanıcılara rm -rf (foo)/(bar) komutunu çalıştırdıktan sonra bilgileri kurtarmanın mümkün olup olmadığını sordu. Diğer kullanıcıların ona iyi bir şey söylemediği açık. Sonuç olarak dikkatsizlik, işletmenin kapatılması gerektiği gerçeğine yol açtı (bu aynı Marsala tarafından bildirildi). Yani yedekleme yapmak yeterli değil, yine de güvenli bir yerde saklanmaları gerekiyor. Yorumlarda kullanıcılar, "Yalnızca bir yedeğiniz varsa, yedeğiniz yoktur" şeklinde belirttiler ki bu aslında çoğu durumda doğrudur.

Ve sorunları olan sadece küçük şirketler değil. Örneğin dünyanın en büyük bankalarından biri olan Barclays, birkaç yıl önce birkaç milyon ABD doları cezaya çarptırıldı. Sebep: kısmi kayıp İş yazışmaları 10 yıl içinde. Şirket, kusurlu veri depolama sistemleri nedeniyle veri kaybetti. Teknik bir aksaklık, harflerin kaybolduğu anlamına gelir.

Ve sadece bankaların mektupları kaybetmesi iyi olurdu - sonuçta finans şirketleri, mükemmel bir telekomünikasyon altyapısına sahip olmaları gerekmesine rağmen, örneğin Google gibi e-posta hizmetlerinin yaratıcıları değiller. Evet evet bu şirket kullanıcı bilgilerinin saklanması açısından da ideal olmaktan uzak. 2011 yılında Gmail'de Posta Servisi Google'dan binlerce kullanıcısını endişelendirdi.

Bazıları hesaplarına giriş yaptıktan sonra herhangi bir mektup veya kişi görmedi. Daha sonra etkilendi Google'a göre, toplam hizmet kullanıcısı sayısının “yalnızca %0,08'i”. Ancak o dönemde 193 milyon kişi Gmail kullanıyordu ve bu sayının yüzde biri bile küçük bir şehrin nüfusuydu. Hizmetin müşterilerinden biri daha sonra 17.000 mektubun kaybolduğundan şikayetçi oldu; bu onun tüm zaman boyunca yaptığı tek şeydi.

Google'ın veri yedeklemeyi şirketin tüm çalışmalarında ön plana koyması nedeniyle şirket verilerinin çoğu iade edildi. Ancak bazı kullanıcılar hâlâ sorunlu hesaplarla kaldı ve Gmail'in itibarı da zarar gördü.

Şirketlerde veri kaybı ve yedekleme nedenleri

Medya hatası

İnsan faktörü

Yazılım hatası

Donanım arızası

Ağ hatası

Özel kişiler hiçbir şey yapmaz daha iyi şirketler(veya belki daha da kötüsü) verilerinizi yedekleme açısından. Backblaze, 2015 yılında bir kullanıcı anketi gerçekleştirdi ve kullanıcıların yalnızca %39'unun her yıl verilerini tamamen yedeklediğini tespit etti. Katılımcıların yalnızca %8'i bunu her gün yapıyor.

Sonuç olarak

Her durumda, hangi amaç için önemli bir ihtiyacınız varsa işlem gücü bir hizmetimiz var"

Tüm gelen ve giden kurumsal e-postaların arşivlenmesi veya gölge kopyalanması, otomatik oluşturma Alıcının/gönderenin eylemlerinden bağımsız olarak, adresten/adrese gelen her mesajın kopyaları. Kopyalama genellikle ayrı bir posta kutusuna yapılır. kurumsal alan adı"Kimden", "Kime" başlıkları ve mesajın gövdesi orijinal kalır. Gerekirse arşiv akışlarını belirli kriterlere göre ayırmak, örneğin farklı departman çalışanlarından gelen postaların farklı adreslere kopyalanması mümkündür.

Bir işletme hangi amaçlarla kurumsal postadaki tüm yazışmaların arşivlenmesini isteyebilir?

Çalışan eylemleri üzerinde kontrol

En popüler posta arşivleme özelliği. Astlarının tüm yazışmalarının kopyalarına erişebilen yönetici, herhangi bir zamanda, örneğin bir müşteriyle olan yazışmaların geçmişini geri yükleyebilir ve çalışanın iş görevlerini ne kadar sorumlu bir şekilde yerine getirdiğinden emin olabilir. Müşterinin mektubuna yanıt gönderildi mi? Yanıt istemi miydi (kopyalarda mesajın orijinal tarihi ve saati korunur)? Çalışanın e-postası hedefe yönelik ve kapsamlı mıydı? Son olarak, yükleniciye/müşteriye karşı kibar mıydı?

Özellikle kullanışlı özellik gölge kopyalamaçalışanın hangi harflerin arşive düşeceğini ve hangilerinin olmayacağını etkilemesinin imkansızlığıdır - onun arzuları veya eylemleri ne olursa olsun her şey kopyalanır. Yani, “uygunsuz” mesajı silebilir. posta kutusuçöp kutusunu boşaltın ve hatta biçimlendirin Sabit disk ancak arşivdeki mesaj dokunulmaz kalacaktır.

Egzersiz kontrolü kurumsal yazışmalarÇalışanlar, duruma bağlı olarak yöneticinin kendisi, şirketin güvenlik hizmetinden bir uzman (varsa) veya başka sorumlu kişiler olabilir.

Yazışmaları geri yükleme yeteneği

Postalara erişim POP3 protokolü üzerinden gerçekleştiriliyorsa ve mesajlar kullanıcı bilgisayarlarında saklanıyorsa, herhangi bir arıza durumunda tüm yazışmaların kaybolma ihtimali çok yüksektir. sabit disk veya bir virüs enfeksiyonu. Bu durumda arşivden restorasyon, iş yazışmalarının, müşteri tabanının ve bir bütün olarak iş sürecinin hızlı bir şekilde yeniden başlatılmasını sağlayacaktır.

Postaları yasal açıdan arşivlemek

Yasal ihtilaflardan ve çalışanlardan gelebilecek olası hak taleplerinden kaçınmak için, işverenin, çalışanın kurumsal postasındaki iletileri arşivleme, kopyalama ve daha fazla işleme hakkının belgelenmesi tavsiye edilir. Bu, iş sözleşmesine ilgili bir madde eklenerek yapılabilir veya şirket ticari sırların ifşa edilmemesine ilişkin ek bir sözleşme/yükümlülük/anlaşma imzalamayı uyguluyorsa bu belgede yer alacaktır. Bu sayede çalışanın yazışmalarından herhangi bir mesajın bir kopyasının oluşturulup kaydedilmesi süreci hukuki açıdan önemli bir statü kazanacaktır.

Yazışmaların kopyalanmasının teknik uygulaması

Arşivleme en basit ve kullanışlı şekilde kurumsal posta hizmetleri barındırma sitesinden gerçekleştirilebilir. Müşteri, belirli (veya tüm) çalışanların belirli (veya tüm) mesajlarının bir kopyasının oluşturulması gereken koşulları formüle eder ve hizmet sağlayıcı, posta barındırma sağlayıcısı, ekipmanını buna göre yapılandırır. Yazışma arşivine erişmenin en evrensel yolu, mesajları özel olarak belirlenmiş bir posta kutusuna kopyalamaktır.

Sorumlu çalışanın bu posta kutusuna şu adresten erişimi varsa: IMAP protokolüİletilerin kopyalarını klasörler halinde sıralayabilirsiniz. Örneğin hiyerarşik bir yapı:

• çalışan 1
  • gelen
  • dışa dönük

• çalışan 2
  • gelen
  • dışa dönük

• çalışan 3
  • gelen
  • dışa dönük

Çoğu durumda bu fazlasıyla yeterlidir. Kopyalama kutusunun kullanıcısının yalnızca kutunun taşmadığından ve mesajların kapladığı maksimum hacim veya maksimum sayıları için kota sınırlarının aşılmadığından emin olması gerekir.

Çözüm

Arşivleme (gölge kopyalama) yoluyla kurumsal postalar üzerinde kontrol, ticari sırların sızmasına karşı koruma sağlamanın güçlü bir yoludur, çalışanların performansını izleme ve değerlendirmenin yanı sıra oluşturmanın bir yoludur. yedek kopya donanım veya yazılım arızası durumunda. Kurumsal postanın iş süreçlerindeki önemini abartmak zordur modern şirket Arşivleme, yöneticiye akışın izlenmesi için güçlü bir araç sağlar.

Profesyonel bir kurumsal posta barındırma sağlayıcısı olan site, 2006 yılından bu yana müşterilerine posta akışlarını kontrol etmek için en geniş fırsatları sunmaktadır.

Tamara Vorotyntseva – “İŞ ORTAKLARI” eğitim şirketinin (Moskova) geliştirme direktörü. İşletme koçluğu yapıyor, “Personel Eğitim Sistemi Oluşturmak” kitabının yazarı ve Rusya, Kazakistan ve Ukrayna'daki ticari yayınlarda yayınları var. Çevrimiçi haber bülteninin yaratıcısı: “ E-posta yazışmaları abone.ru sunucusunda iş başında"! Kitap pratik rehber Müşteriler ve ortaklarla aktif yazışmalar yürüten iş adamları için. Elektronik iletişimin etkili, zaman ve sonuç açısından en uygun ve modern iş dünyasında kabul edilen norm ve kurallara en uygun hale getirilmesine yardımcı olacak araçlar sunar. Yazar pratik tavsiyeler veriyor, gözlemlerini gerçek hayattan örneklerle örneklendiriyor ve mantıklı sonuçlar çıkarıyor. Kitabın metni gerçek ticari yazışmaların tanınabilir örnekleri açısından zengindir. Yazar, işin verimliliğini ve etkinliğini önemli ölçüde etkileyebilecek gözlemlerini, tekniklerini, "püf noktalarını" paylaşıyor e-posta. Eğer sen - iş adamı ve iyi iş görgü kurallarına uygun olarak, kısa ve öz, yetkin bir şekilde yazmanız sizin için önemlidir - bu kitap güvenilir yardımcınız olacaktır.

Kitap:

Kime, Bilgi ve Gizli alanlarıyla çalışırken, bunun e-postanın önemli bir parçası olduğunu unutmayın. daha fazla eylemler yazışmalara katılanlar.

“Kime” (“O”). Bu alan, mektubun ve içerdiği bilgilerin doğrudan gönderildiği alıcının adresini içerir. Mektubun yazarı asıl alıcıdan bir yanıt bekliyor. Bu alana iki alıcı yerleştirilirse, mektubun yazarı bunların her birinden veya bir kısmından yanıt bekliyor demektir (adınız alıcılar listesinde yer alıyorsa bunu aklınızda bulundurun). Aynı zamanda (gönderen sizseniz), "Kime" ("Kime") alanına birden fazla muhatabın dahil edilmesinin pek de tavsiye edilmediğini unutmayın. Birden fazla alıcıya gönderilen bir mektup, her biri diğerinin cevap vereceğini düşüneceğinden tek bir yanıt alamayabilir.

Mektup size gönderilmişse ancak diğer alıcıların kopyalarını içeriyorsa, yanıtlarken "TÜMÜNÜ Yanıtla" düğmesini kullandığınızdan emin olun! Bu, yazışmayı başlatanın belirlediği alıcı çevresini korumanıza olanak sağlayacaktır.

“Kopyala” (“Cs”). İÇİNDE Bu alana, size göre yazışmalardan haberdar olması gereken alıcıların adreslerini girin. bu konu. Bu alıcılar yalnızca "bilginiz için" bilgi alırlar. Bilgi alıcısının genellikle mektuba yanıt vermesi gerekmez, ancak gerekirse bunu yapabilir.

NOT. BU ÖNEMLİ!

Adınız "Cc" ("CC") alanındaysa, yazışmalara girerken kibar olmanın son derece önemli olduğu durumların olduğunu unutmayın. Şu ifadeleri kullanın: "Tartışmaya ben de katılayım" veya "Diyaloğunuza katılayım" veya "Fikrimi ifade etmeme izin verin."

"Kör karbon kopya" ("Bcc"). Bu alanın, iletişimin etik standartlarına aykırı bir araç olması nedeniyle bazı şirketlerde kullanılması yasaktır. Bu alanın amacı muhatabı "gizli tanık" olmaya davet etmektir.

İş pratiğiniz bu alanı çalışmalarınızda kullanmaksa aşağıdakileri göz önünde bulundurun. Alıcı şu konumda bulunuyor: " gizli", birincil alıcıya ve kopyadaki alıcılara görünmez kalır. Bazen gönderen ve "gizli alıcının" bu bilgi verme yönteminin nedeni ve amacı hakkında bir ön anlaşmaya varması (veya daha sonra farkındalık kazanması) yararlı olabilir.

NOT. BU ÖNEMLİ!

“Gizli” alıcının bu alandan kesinlikle yazışma yapmaması gerekmektedir.