من می خواهم نحوه استفاده از ایمیل را یاد بگیرم. نحوه استفاده از ایمیل در Yandex نحوه استفاده از ایمیل: راهنمایی برای مبتدیان

سلام به همه! بیایید به بررسی عملکرد Yandex با جزئیات بیشتر ادامه دهیم. در یکی از مقالات، ما قبلاً آن را فهمیدیم. امروز ما این موضوع را ادامه خواهیم داد و نحوه استفاده از ایمیل Yandex را با جزئیات بیشتری تجزیه و تحلیل خواهیم کرد. ما بسیاری را یاد می گیریم که قبلاً با امکانات آن آشنا نبودیم. حداکثر توابع و "تراشه" خود را آشکار کنید صندوق پستی.

مجوز و پیش پیکربندی

برای وارد کردن نامه در Yandex از طریق مرورگر، فقط به صفحه yandex.ru بروید، روی دکمه با نام مناسب "Enter mail" در سمت راست کلیک کنید. گوشه بالاییصفحه و در پنجره باز شده، لاگین و پسورد اکانت خود را وارد کنید.

هنگامی که در صفحه با حروف قرار گرفتید، ارزش دارد که کار نامه را برای خود تنظیم کنید. ویژگی های اولیه کاملاً مینیمال هستند و تنظیمات چیزهای جالب زیادی دارند. از پیش تنظیمنامه Yandex شامل موارد زیادی است.

باید با مراجعه به تنظیمات حساب خود شروع کنید: روی نماد ورود خود کلیک کنید (به طور پیش فرض، دایره حروف اول نام و نام خانوادگی مشخص شده در هنگام ثبت نام را نشان می دهد) در گوشه سمت راست بالای صفحه و "مدیریت حساب" را انتخاب کنید. فهرست کشویی.

در اینجا می‌توانید عکسی اضافه کنید که توسط همه کسانی که نامه‌هایی از شما دریافت می‌کنند و به آنها پاسخ می‌دهند، دیده می‌شود، داده‌های شخصی را تغییر دهید، حساب‌های شبکه اجتماعی را اضافه کنید. ورود سریعبدون وارد کردن رمز عبور از Yandex و همچنین بهبود امنیت حساب: پیکربندی کنید احراز هویت دو مرحله ای، رمزهای عبور برای برنامه های Yandex یا برای خود نامه، در صورت از دست دادن دسترسی به این حساب، یک جعبه بازیابی اضافی اضافه کنید.

برای فردیت دادن به نامه، تنظیماتی برای رابط Yandex-mail وجود دارد - این تغییری از یک موضوع استاندارد خسته کننده به چیزی است که برای چشم دلپذیر است.

برای انجام این کار، نماد چرخ دنده را در سمت راست بالای صفحه اصلی صندوق پستی پیدا کنید. با کلیک بر روی آن از لیست کشویی، "طراحی" را انتخاب کنید و هر موضوعی را که دوست دارید اعمال کنید. حالا تجزیه حروف دلپذیرتر خواهد بود.

نحوه استفاده از ایمیل در Yandex

ایمیل فقط ارسال و خواندن مکاتبات نیست. می توانید کار با حروف را راحت و سریع کنید. این امر به ویژه برای آن دسته از کاربرانی که از ایمیل Yandex برای اهداف تجاری استفاده می کنند و مجبورند صدها ایمیل را هر روز تجزیه و تحلیل کنند، صادق است.

ایجاد و ارسال ایمیل

برای ایجاد یک حرف جدید، روی دکمه بزرگ"نوشتن" در بالای صفحه. فیلدها از شما استقبال خواهند کرد:

"از": در اینجا می توانید نام فرستنده را ویرایش کنید یا پایان دیگری را برای آدرس صندوق پست انتخاب کنید.

"به" در این خط شما آدرس ایمیل کامل گیرنده را با علامت "@" و دامنه سرویس پست الکترونیکی (به عنوان مثال @yandex.ru) مشخص می کنید.

"موضوع" نشان دهنده موضوع نامه است، به طوری که گیرنده به سرعت متوجه می شود که در مورد چیست و از چه کسی است.

متن نامه را در پنجره ویرایشگر زیر وارد کنید. پنل ویرایش به شما امکان می دهد عناصر مختلفی را در نامه وارد کنید: لیست ها، نقل قول ها، لینک ها، تصاویر و همچنین قالب بندی زیبای متن.

برای فعال کردن عملکرد نوشتن نامه، باید روی دکمه "بدون ثبت نام" کلیک کنید.

اگر مجبور هستید نامه مشابهی را برای تعداد زیادی از افراد ارسال کنید، آن را به عنوان یک الگو ذخیره کنید تا دوباره بنویسید. برای این کار قبل از ارسال، در انتهای خط «موضوع» روی کلمه «قالب» کلیک کنید. دکمه "ارسال" نامه را به مخاطب تحویل می دهد.

در صورت نیاز به پاسخ به نامه دریافتی، استفاده از دکمه "نوشتن" ضروری نیست. برای نوشتن پاسخ، همیشه می‌توانید روی «پاسخ» در پنجره باز شده ایمیل کلیک کنید.

نحوه ارسال عکس و فایل های دیگر به همراه متن

اگر بخواهید علاوه بر متن، فایلی را برای گیرنده ارسال کنید، سه راه وجود دارد. سه نماد در پنجره ورودی متن نامه در پانل ویرایش وجود دارد - گیره های کاغذ، دیسک Yandex و پاکت.

با کلیک بر روی مورد اول، فایلی را در هارد رایانه خود انتخاب کنید - هنگام ارسال نامه، به همراه نامه به عنوان پیوست ارسال می شود.

شما می توانید یک عکس را با چهار کلیک به یک نامه پیوست کنید

اگر فایل یا عکس ارسالی روی دیسک Yandex قرار دارد، روی نماد مربوطه کلیک کنید. در پنجره باز شده را انتخاب کنید فایل مورد نظرو آن را مستقیماً از خود ارسال کنید.

به نظر من، این راحت ترین و گزینه سریعارسال فایل ها این روش به شما امکان می دهد با استفاده از گوشی هوشمند خود فایل ها و عکس ها را ارسال کنید. شما می توانید هر تعداد فایل و نه تنها عکس، بلکه همچنین ضمیمه کنید اسناد متنی، فایل‌های PDF، بایگانی‌ها و غیره. گیرنده شما ایمیلی با پیوندهای این فایل‌ها دریافت می‌کند و می‌تواند آنها را از دیسک Yandex خود دانلود کند.

درباره آپلود عکس در فضای ذخیره ابری Yandex را می توانید در مقاله ما بخوانید:.

اگر نیاز به ارسال فایلی دارید که در آن موجود است پیوست های ایمیلروی نماد پاکت در پنل ویرایش کلیک کنید، فایل مورد نظر را از ایمیل انتخاب کرده و برای ارسال به این نامه پیوست کنید. این روش مشابه روش قبلی عمل می کند. بنابراین، اگر فایلی را از دیسک Yandex ارسال کرده اید.

با انتخاب آیکون دارای تصویر در پنل ویرایش، می توانید با وارد کردن لینک مستقیم این تصویر در اینترنت، عکسی را در متن نامه وارد کنید.

کار با دفترچه آدرس

دفترچه آدرس - راه راحتهمه مهم ترین گیرندگان را در یک مکان جمع آوری کنید. می توانید با کلیک بر روی کلمه "Contacts" در بالای صفحه ایمیل اصلی در سمت راست کتیبه "Yandex Mail" لیستی از مخاطبین خود را باز کنید.

در بخش «مخاطبین» می‌توانید با پر کردن تمام اطلاعات او در فیلدهای مربوطه، به صورت دستی یک مخاطب را اضافه کنید.

برای تنظیمات دفترچه آدرسروی دکمه چرخ دنده از قبل آشنا کلیک کنید و "Contacts" را انتخاب کنید.

می‌توانید علامت را بردارید یا در کنار آن علامت بزنید جمع آوری خودکارمخاطبین، مخاطبین را از یک فایل بارگیری کنید یا مخاطبین موجود را در یک فایل ذخیره کنید.

چگونه نامه مورد نیاز را پیدا کنیم؟

اگر به ایمیل خاصی نیاز دارید و عبارت دقیق آن یا داده های دیگر را به خاطر دارید، آن ها را در خط خالی کنار کلمه «یافتن» در بالای صفحه وارد کنید. لیستی با بهترین موارد منطبق ظاهر می شود.

برچسب ها چیست و چگونه از آنها استفاده کنیم؟

برچسب ها - راهی برای فهرست کردن پیام ها بر اساس اهمیت، موضوع، گیرندگان (به عنوان مثال: مخاطبین کاری، دوستان، اقوام، خدمات). هر ایمیلی را باز کنید و خط بالاییپس از "پاسخ، فوروارد، حذف..." دکمه "برچسب" را خواهید دید.

به طور پیش فرض، لیست گزینه ها کوچک است، اما می توانید "برچسب جدید" را از منوی کشویی انتخاب کنید. نامی برای آن در نظر بگیرید و یک رنگ راحت انتخاب کنید. اکنون پیغامی که به این شکل علامت گذاری شده است در لیست کلی راحت تر یافت می شود.

شما همچنین می توانید سفارشی کنید نصب اتوماتیکچنین برچسب هایی روی حروف مشابه

چگونه ایمیل ها را بین پوشه ها جابجا کنیم؟

در کنار دکمه "Label" نماد "To Folder" وجود دارد. با انتخاب پوشه، نامه منتقل می شود. شما می توانید پوشه های خود را ایجاد کنید، مانند نامه هایی از همکاران یا موارد خاص.

افزایش سرعت ایمیل با کلیدهای میانبر

در حال بودن صفحه نخستایمیل، "?" را فشار دهید یا فقط "7" (نیازی به نگه داشتن Shift نیست). یک پنجره کوچک با لیستی از همه کلیدهای میانبر موجود برای اطلاعات بیشتر باز می شود کار موثربا نامه ها و مخاطبین

اگر این ترفند جواب نداد، روی چرخ دنده کلیک کنید و Other را انتخاب کنید. مورد "استفاده از کلیدهای میانبر" را پیدا کنید - باید علامت چک وجود داشته باشد. برای غیرفعال کردن میانبرهای صفحه کلید، آن را حذف کنید.

برنامه تلفن همراه Yandex-mail: نحوه استفاده

که در اپ استوربرای iOS و گوگل پلیبرای اندروید، می توانید به راحتی برنامه Yandex-mail را پیدا کنید. این بسیار محبوب است و یک راه راحت برای خواندن و ارسال ایمیل از یک دستگاه تلفن همراه است.

پس از نصب آن بر روی تلفن هوشمند یا رایانه لوحی، اولین باری که آن را راه اندازی می کنید، باید با ورود به سیستم و رمز عبور وارد شوید. دسترسی به همه توابع ممکنو پوشه ها توسط دکمه انجام می شود منوی زمینهدر گوشه سمت چپ بالای صفحه نمایش.

این برنامه ویژگی های اصلی ایمیل های مبتنی بر مرورگر را کپی می کند. به عنوان مثال، ما توجه می کنیم: دکمه "نوشتن یک حرف" در گوشه سمت راست بالای صفحه قرار دارد.

اگر رمز ایمیل خود را فراموش کرده اید

سه راه برای بازگرداندن دسترسی به جعبه وجود دارد:

1. با شماره تلفن همراه مرتبط؛
2. با استفاده از یک جعبه اضافی (در صورت مشخص شدن)؛
3. پاسخ به سوال امنیتی

بنابراین، مطمئن شوید که در صورت گم شدن رمز عبور، می توانید از هر یک از این گزینه ها استفاده کنید.

حذف یک صندوق پستی در Yandex

اگر دیگر نیازی به نامه ندارید، می توانید حساب خود را حذف کنید.

به «مدیریت حساب خود» بروید و به پایین صفحه بروید.

یک کتیبه کم رنگ "حذف حساب" وجود دارد.

به یاد داشته باشید: هنگام حذف یک حساب، تمام سرویس های Yandex که در آن فعال بودند، از جمله دیسک Yandex با فایل ها، عکس ها و آلبوم ها حذف می شوند. علاوه بر این، برای همیشه دسترسی به کیف پول خود را از دست خواهید داد. بنابراین، اگر تصمیم به حذف حساب Yandex خود دارید، جوانب مثبت و منفی را بسنجید و از قبل برای این کار آماده شوید.

2. CapsLock را غیرفعال کنید
متن نامه و موضوع را ننویسید حروف بزرگ. بسیاری از مردم این را رفتار بد می دانند، زیرا لحن فریاد زدن را بیان می کند. همچنین تعداد زیادی ازعلامت تعجب در پایان جمله

3. ایجاز خواهر استعداد است
سعی کنید نامه های طولانی ننویسید، اطلاعات را واضح و مختصر فرموله کنید، این باعث صرفه جویی در وقت مخاطب می شود.

4. فایل های پیوست شده
اگر فقط نیاز به ارسال یک فایل دارید، باز هم باید در متن نامه بنویسید اطلاعات مختصر. به عنوان مثال، «ارسال دستورالعمل برای کار با پست الکترونیک". چنین حروفی را خالی نگذارید، از نامه پیوست همیشه مشخص نیست که چه چیزی در خطر است.
اگر نامه خالی با یک فایل پیوست شده از یک آدرس ناشناس دریافت کرده اید، باز کردن آن توصیه نمی شود. احتمال زیادی وجود دارد که ویروس باشد.

5. Reply یا Reply all

6. زنجیره حروف
هنگام پاسخ دادن به نامه، اصل را پاک نکنید. پس از دریافت پاسخ شما بدون متن اصلی، مخاطب ممکن است دیگر به یاد نداشته باشد که سوال چه بوده است و مجبور خواهد شد به دنبال نامه ارسالی خود بگردد.

7. نامه ها را امضا کنید
نوشتن "با احترام، ..." فقط اخلاق خوب نیست. مرسوم است که در امضا نام کامل، سمت، نام سازمان و شماره تماس. به این ترتیب خود را منحصر به فرد می شناسید و در صورت لزوم می توانید به سرعت با شما تماس بگیرید.
در تنظیمات ایمیل، می توانید یک امضای خودکار تنظیم کنید، این کلمات به صورت خودکار به تمام حروف جدید اضافه می شوند.

7. کلمه گنجشک نیست، پرواز می کند - شما آن را نمی گیرید
قبل از ارسال، نامه را دوباره بخوانید، سعی کنید بلافاصله به نامه های احساسی پاسخ ندهید تا بعداً پشیمان نشوید.
به یاد داشته باشید که نامه شما ممکن است تصادفی یا عمدی ارسال شود، بنابراین اطلاعات محرمانهنباید از طریق ایمیل ارسال شود.

8. تنظیمات ایمیل خود را کاوش کنید
با صرف یک بار مطالعه تنظیمات ایمیل خود، آن را در آینده ذخیره خواهید کرد. در تنظیمات است که می توانید یک امضای شخصی تنظیم کنید، مجموعه ای از نامه ها را از صندوق های پستی دیگر تنظیم کنید، یک سلسله مراتب پوشه ایجاد کنید، فیلترها را اضافه کنید و موارد دیگر.

9. به امنیت ایمیل توجه کنید

• اختراع کردن رمز عبور پیچیده، آن را روی یک کاغذ کنار کامپیوتر یادداشت نکنید، آن را به صورت دوره ای تغییر دهید.
• هنگام دسترسی به ایمیل از رایانه شخص دیگری، روی یادآوری رمز عبور کلیک نکنید.
• به یاد داشته باشید هنگام کار بر روی دستگاه شخص دیگری از سیستم ایمیل خارج شوید.
• فایل های دریافتی از ایمیل های ناآشنا را باز نکنید.
• فایل های پیوست شده را از نظر ویروس بررسی کنید.
• ارسال ایمیل های ناخواسته به اسپم

تعیین	چه مفهومی داره؟	نمایش گرافیکی
:-)	لبخند، شادی، شادی
:-(	غم، اندوه، ناراحتی

پست الکترونیکی (E-mail - مخفف پست الکترونیکی) وسیله ای راحت و سریع برای ارتباط با افراد دیگر است. ایمیل می تواند برای اهداف مختلف استفاده شود.

• - ارسال و دریافت پیام. یک پیام ایمیل می تواند برای هر کسی ارسال شود تا زمانی که یک آدرس ایمیل داشته باشد. پیام در عرض چند ثانیه یا چند دقیقه به ایمیل گیرنده ارسال می شود، صرف نظر از اینکه او در نزدیکی یا آن طرف دنیا زندگی می کند. می توانید از هر کسی که آدرس ایمیل شما را می داند پیام دریافت کنید و پس از خواندن نامه ها، پاسخ ها را بنویسید.
• - ارسال و دریافت فایل. علاوه بر معمول پیام های متنیتقریباً می توانید انواع فایل ها را با ایمیل ارسال کنید، از جمله اسناد، تصاویر و موسیقی. فایلی که با یک پیام ایمیل ارسال می شود، پیوست نامیده می شود.
• - ارسال پیام به گروهی از افراد. یک پیام ایمیل می تواند به طور همزمان برای افراد زیادی ارسال شود. گیرندگان می توانند به کل گروه پاسخ دهند و امکان بحث گروهی را فراهم کنند.
• - فوروارد کردن پیام ها. شما می توانید یک پیام ایمیل دریافتی را بدون تایپ مجدد متن به سایر گیرندگان ارسال کنید.

ایمیل راحت تر است ارتباط تلفنیو مکاتبات منظم شما می توانید در هر زمانی از شبانه روز پیام ارسال کنید. اگر گیرندگان هنگام ارسال پیام پشت رایانه خود ننشینند و آنلاین نباشند (به اینترنت متصل نباشند)، بعداً هنگام بررسی ایمیل خود، پیام ها را پیدا خواهند کرد. اگر آنها به اینترنت متصل هستند، می توانید در عرض چند دقیقه از آنها پاسخ دریافت کنید.

ارسال ایمیل نیز رایگان است. در مقایسه با پست معمولی، نیازی به تمبر یا هزینه ای نیست و مهم نیست که گیرنده در کجا زندگی می کند. شما باید فقط برای اتصال به اینترنت و گاهی اوقات برای برنامه ایمیل استفاده شده پرداخت کنید.

سه چیز برای کار با ایمیل لازم است.

• 1 اتصال به اینترنت برای اتصال رایانه خود به اینترنت، ابتدا باید مشترک یک ارائه دهنده خدمات اینترنت شوید. ISP دسترسی به اینترنت را معمولاً با هزینه ماهانه فراهم می کند. همچنین به دستگاهی به نام مودم نیاز خواهید داشت.
• 2 برنامه ایمیل یا خدمات پست الکترونیکی مبتنی بر وب. می توانید یک برنامه ایمیل را از مایکروسافت یا فروشنده دیگری دانلود یا خریداری کنید. برنامه های ایمیل اغلب قدرتمندتر هستند و بیشتر ارائه می دهند سرعت بالاجستجو از خدمات ایمیل مبتنی بر وب قبل از تنظیم برنامه ایمیل خود، باید اطلاعات خاصی را از ISP خود دریافت کنید. این معمولاً آدرس ایمیل، رمز عبور، نام سرور ایمیل ورودی و خروجی و برخی اطلاعات دیگر است.

اگر تمایلی به دانلود یا خرید یک برنامه ایمیل ندارید، می توانید مشترک یک سرویس ایمیل مبتنی بر وب مانند Gmail شوید. ویندوز لایوهات میل یا یاهو ایمیل. این سرویس‌ها به شما امکان می‌دهند ایمیل خود را با استفاده از مرورگر وب از هر رایانه متصل به اینترنت بررسی کنید - حتی اگر رایانه متعلق به شخص دیگری باشد یا در یک مکان عمومی مانند کتابخانه نصب شده باشد.

3 آدرس ایمیل می توانید یک آدرس ایمیل از ارائه دهنده خدمات اینترنتی خود یا با ثبت نام در یک سرویس ایمیل مبتنی بر وب دریافت کنید. آدرس ایمیل شامل نام کاربری (نام واقعی اختیاری است، می توانید از نام مستعار استفاده کنید)، علامت "@" و نام ارائه دهنده خدمات، به عنوان مثال، این است. آدرس ایمیلمحافظت از ربات های هرزنامه برای مشاهده باید جاوا اسکریپت را فعال کنید

به عنوان مثال، فرآیند ایجاد و ارسال پیام های ایمیل را در نظر بگیرید

شکل نشان می دهد که چگونه کادر پیام را در اکثر برنامه های ایمیل پر کنید. این مراحل ممکن است بسته به برنامه ایمیل یا سرویس ایمیل وب که استفاده می کنید متفاوت باشد.

برنج. 3.2.1

1. در قسمت To، آدرس ایمیل حداقل یک گیرنده را وارد کنید. اگر چندین گیرنده وجود دارد، آدرس ها را با نقطه ویرگول (;) جدا کنید.

در زمینه کپی 🀄می توانید آدرس گیرندگان دیگری را وارد کنید که باید از پیام مطلع باشند اما نیازی به پاسخگویی به آن ندارند. آنها همان پیامی را دریافت خواهند کرد که گیرندگانی که در فیلد مشخص شده اند به چه کسی. می توانید قسمت Additional Recipient Address را خالی بگذارید. برخی از برنامه های ایمیل نیز این فیلد را پر می کنند کپی مخفی ، که به شما امکان می دهد پیامی را برای گیرندگان ارسال کنید در حالی که نام ها و آدرس های ایمیل خاصی را از سایر گیرندگان مخفی کنید.

• 2. در میدان موضوعباید موضوع پیام را وارد کنید.
• 3. متن پیام خود را در قسمت خالی بزرگ وارد کنید.

برای پیوست کردن یک فایل به پیام، روی دکمه کلیک کنید فایل پیوست کنیددکمه افزودن فایل در نوار ابزار زیر نوار منو. فایل مورد نیاز را پیدا کنید، آن را انتخاب کنید و کلیک کنید باز کن. نام فایل در فیلد ظاهر می شود پیوستندر هدر پیام

برنج. 3.2.2

ایجاد پیام تکمیل شد! برای ارسال پیام باید روی دکمه کلیک کنید ارسال. نامه از طریق اینترنت برای گیرندگان ارسال خواهد شد.

توجه داشته باشید

برای تغییر سبک، فونت، اندازه یا رنگ متن، متن را انتخاب کنید و سپس روی یکی از دکمه‌های نوار قالب بالای قسمت ورودی پیام کلیک کنید.

ترتیب خواندن پیام های ایمیل را در نظر بگیرید

اکثر برنامه های ایمیل مبتنی بر وب و خدمات پستی از یک پوشه Inbox استفاده می کنند که در آن می توانید پیام های دریافتی را بخوانید. ممکن است لازم باشد دکمه را برای دریافت پیام های جدید فشار دهید. ارسال/دریافتیا مشابه برای مشاهده لیست ایمیل های دریافتی، کلیک کنید صندوق ورودیدر لیست پوشه هاخود برنامه پستی. پیام های ایمیل باید به صورت لیستی از پیام ها ظاهر شوند. فهرست معمولاً حاوی داده های زیر است: فرستنده پیام، موضوع پیام و زمان دریافت آن.

شما باید روی پیامی که می خواهید در لیست بخوانید کلیک کنید. محتویات پیام ممکن است در زیر لیست پیام ها در ناحیه مشاهده ظاهر شود. در این صورت، بر روی پیام موجود در لیست دوبار کلیک کنید تا آن را در یک پنجره جداگانه بخوانید.

برنج. 3.2.3

برای پاسخ به یک پیام، دکمه را فشار دهید پاسخ. مدیریت اسناد ایمیل

قوانین آداب ایمیل

پسندیدن مکالمات تلفنیو جلسات شخصی، مکاتبات ایمیلی مستلزم قوانین رفتاری خاصی است. این قوانین را آداب و رسوم شبکه یا ستیک (ترکیبی از کلمات شبکه و آداب معاشرت) می نامند. برای ارتباط موثر، این دستورالعمل ها را دنبال کنید.

• - مراقب شوخی ها و نمایش های احساسی باشید. پیام های ایمیل به طور دقیق احساسات را منتقل نمی کنند، بنابراین گیرنده ممکن است لحن پیام را درک نکند. طنز طعنه آمیز کاملاً مخاطره آمیز است زیرا گیرنده می تواند کلمات را به معنای واقعی کلمه تفسیر کند و توهین شود. از شکلک ها می توان برای انتقال احساسات استفاده کرد.
• - قبل از ارسال فکر کنید. نوشتن و ارسال پیام های ایمیل سریع و آسان است، گاهی اوقات بیش از حد آسان. مراقب باشید که پیام را از قبل فکر کنید، سعی کنید هنگام عصبانیت ننویسید.
• - موضوع را کوتاه و واضح نگه دارید. محتوای نامه را در چند کلمه در قسمت موضوع بیان کنید. افرادی که ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنند، می‌توانند هنگام انتخاب ایمیل برای خواندن از خط موضوع استفاده کنند.
• - خلاصه بنویس اگرچه یک پیام ایمیل می تواند به طور دلخواه طولانی باشد، ایمیل برای تبادل طراحی شده است پیام های کوتاه. بسیاری از مردم وقت یا حوصله خواندن بیش از چند پاراگراف را ندارند.
• - کل نامه را با حروف بزرگ ننویسید. بسیاری از مردم عباراتی را که با حروف تمام نوشته شده اند زرق و برق دار، آزاردهنده و توهین آمیز می دانند.
• - مراقب اطلاعات مهم و محرمانه باشید. هر گیرنده ای می تواند نامه دریافتی را عمدا یا سهوا برای افراد دیگر ارسال کند.

علاوه بر این، در رسمی یا مکاتبات تجاریاز اشتباهات املایی و گرامری خودداری کنید. نامه ای که دارای اشتباه است، تصور غیرحرفه ای بودن را می دهد. پیام‌ها را قبل از ارسال بررسی کنید و اگر برنامه ایمیل شما از آنها پشتیبانی می‌کند از غلط‌گیر املا استفاده کنید.

گاهی اوقات پیام های ناخواسته ظاهر می شوند. ویژگی های کار با آنها به شرح زیر است:

از آنجایی که تبلیغات ناخواسته می تواند از طریق ایمیل ارسال شود، پوسترها و کاتالوگ ها ممکن است با دریافت مواجه شوند. پیام های اسپم(در غیر این صورت هرزنامه). پیام‌های ناخواسته ممکن است حاوی تبلیغات، پیشنهادات معاملات متقلبانه، هرزه‌نگاری یا پیشنهادهایی باشد که مغایر با قانون نباشد. ارسال هرزنامه برای خدمات تبلیغاتی بسیار ارزان است، بنابراین مردم اغلب در نهایت هرزنامه های زیادی دریافت می کنند.

بسیاری از برنامه های ایمیل و خدمات پستیرابط وب حاوی فیلترهای هرزنامه است که به عنوان فیلترهای هرزنامه نیز شناخته می شود. آنها محتوای پیام‌های ارسال شده را تجزیه و تحلیل می‌کنند و پیام‌های مشکوک را به پوشه نامه‌های ناخواسته منتقل می‌کنند و امکان مشاهده یا حذف آنها را در هر زمان فراهم می‌کنند. اگر پیام هرزنامه بدون فیلتر شدن به صندوق ورودی می رود، می توانید تعیین کنید که همه پیام های آن فرستنده به طور خودکار در پوشه پیام های ناخواسته در آینده قرار گیرند.

برای جلوگیری از دریافت پیام های ناخواسته، مراحل زیر را دنبال کنید:

• - در دادن آدرس ایمیل خود مراقب باشید. از انتشار آدرس ایمیل خود در گروه های خبری، وب سایت ها و سایر منابع عمومی اینترنتی خودداری کنید.
• - قبل از وارد کردن آدرس ایمیل در یک وب سایت، بیانیه حریم خصوصی آن وب سایت را بررسی کنید تا مطمئن شوید که آدرس ایمیل خود را با سایر شرکت ها به اشتراک نمی گذارید.
• - هرگز به پیام های ناخواسته پاسخ ندهید. فرستنده تأیید می کند که آدرس ایمیل صحیح است و می تواند آن را به شرکت های دیگر بفروشد. و سپس جریان پیام های ناخواسته احتمالا افزایش می یابد.

در این قسمت اطلاعات مختصر و واضحی بنویسید که منعکس کننده ماهیت نامه باشد. اگر لازم است فوراً آن را بخوانید، کلمه فوری را اضافه کنید. این امر به طرف مقابل کمک می کند که نامه در مورد چیست و همچنین در آینده به یافتن سریع نامه مورد علاقه در بایگانی کمک می کند.
اگر موضوع در نتیجه مکاتبه تغییر کرده است، آن را در این قسمت تغییر دهید.

2. CapsLock را غیرفعال کنید
متن حرف و موضوع را با حروف بزرگ ننویسید. بسیاری از مردم این را رفتار بد می دانند، زیرا لحن فریاد زدن را بیان می کند. و همچنین تعداد زیادی علامت تعجب در انتهای جمله.

3. ایجاز خواهر استعداد است
سعی کنید نامه های طولانی ننویسید، اطلاعات را واضح و مختصر فرموله کنید، این باعث صرفه جویی در وقت مخاطب می شود.

4. فایل های پیوست شده
اگر فقط نیاز به ارسال فایل دارید، باز هم باید اطلاعات مختصری را در متن نامه بنویسید. به عنوان مثال، "ارسال دستورالعمل برای کار با ایمیل". چنین حروفی را خالی نگذارید، از نامه پیوست همیشه مشخص نیست که چه چیزی در خطر است.
اگر نامه خالی با یک فایل پیوست شده از یک آدرس ناشناس دریافت کرده اید، باز کردن آن توصیه نمی شود. احتمال زیادی وجود دارد که ویروس باشد.

5. Reply یا Reply all

6. زنجیره حروف
هنگام پاسخ دادن به نامه، اصل را پاک نکنید. پس از دریافت پاسخ شما بدون متن اصلی، مخاطب ممکن است دیگر به یاد نداشته باشد که سوال چه بوده است و مجبور خواهد شد به دنبال نامه ارسالی خود بگردد.

7. نامه ها را امضا کنید
نوشتن "با احترام، ..." فقط اخلاق خوب نیست. مرسوم است که نام کامل، سمت، نام سازمان و شماره تلفن تماس را در امضا ذکر کنید. به این ترتیب خود را منحصر به فرد می شناسید و در صورت لزوم می توانید به سرعت با شما تماس بگیرید.
در تنظیمات ایمیل، می توانید یک امضای خودکار تنظیم کنید، این کلمات به صورت خودکار به تمام حروف جدید اضافه می شوند.

7. کلمه گنجشک نیست، پرواز می کند - شما آن را نمی گیرید
قبل از ارسال، نامه را دوباره بخوانید، سعی کنید بلافاصله به نامه های احساسی پاسخ ندهید تا بعداً پشیمان نشوید.
به یاد داشته باشید که نامه شما ممکن است تصادفی یا عمدی ارسال شود، بنابراین اطلاعات محرمانه نباید از طریق ایمیل ارسال شود.

8. تنظیمات ایمیل خود را کاوش کنید
با صرف یک بار مطالعه تنظیمات ایمیل خود، آن را در آینده ذخیره خواهید کرد. در تنظیمات است که می توانید یک امضای شخصی تنظیم کنید، مجموعه ای از نامه ها را از صندوق های پستی دیگر تنظیم کنید، یک سلسله مراتب پوشه ایجاد کنید، فیلترها را اضافه کنید و موارد دیگر.

9. به امنیت ایمیل توجه کنید

• با یک رمز عبور پیچیده بیایید، آن را روی یک تکه کاغذ در کنار رایانه یادداشت نکنید، آن را به طور دوره ای تغییر دهید.
• هنگام دسترسی به ایمیل از رایانه شخص دیگری، روی یادآوری رمز عبور کلیک نکنید.
• به یاد داشته باشید هنگام کار بر روی دستگاه شخص دیگری از سیستم ایمیل خارج شوید.
• فایل های دریافتی از ایمیل های ناآشنا را باز نکنید.
• فایل های پیوست شده را از نظر ویروس بررسی کنید.
• ارسال ایمیل های ناخواسته به اسپم

چند سال اخیر یکی از سال های اخیر من بوده است ابزارهای موثرایمیل است. توجه دارم که این ابزار تنها زمانی مؤثر خواهد بود که یاد بگیرید چگونه آن را مدیریت کنید و اجازه ندهید همه چیز مسیر خود را طی کند. کمی زودتر نوشتم.

برای شروع، باید به وضوح درک کنیم که چرا به ایمیل نیاز داریم. ویکی پدیا پیشنهاد می کند: برای دریافت، ارسال و ارسال پیام های ایمیل. هدف ایمیل کارآمد کردن زندگی و کار مردم است. اما در واقعیت، همه چیز به این سادگی نیست.

طبق آمار به طور متوسط ​​تعداد پیام های دریافتی توسط یک فرد بیش از 100 نامه در روز است. این یک عدد بزرگ است. و به رشد خود ادامه می دهد، که منجر به این واقعیت می شود که فرد به دلیل کمبود زمان دیگر قادر به پردازش کیفی اطلاعات دریافت شده نیست.

این سوال نحوه کار با ایمیل است که بسیاری از افراد را نگران می کند. فراوانی نامه های کنترل نشده منجر به استرس و کاهش بهره وری می شود.

آیا شما هم در موقعیت مشابهی بوده اید؟ پس این مقاله برای تو است.

کارآمدترین و سازمان یافته ترین افراد به طور مستقل سیستم کار با پست خود را بر اساس تجربه خود، با آزمون و خطا.

اگر قوانین کم و بیش رایجی برای مکاتبات تجاری در یک ایمیل وجود دارد، پس با توجه به مدیریت کار شما با ایمیل، همه چیز کمی پیچیده تر است. به عوامل زیادی از جمله زمینه فعالیت، میزان فعالیت تجاری و سازماندهی فرد، سبک زندگی و انجام تجارت و ... بستگی دارد.

کار با ایمیل

بنابراین، بیایید شروع کنیم. من قوانین موثرمن باید با ایمیل کار کنم تا:

• کارایی خود را افزایش دهید
• همیشه یک فرد واجب و صحیح برای خبرنگاران خود باشید.
• همیشه بدانید که چگونه نامه را دوباره کار کردم.
• هرگز ایمیل های دریافتی را از دست ندهید.

چندین اصل برای کار با پست وجود دارد:

1. از صندوق ورودی خود به عنوان چک لیست استفاده کنید و پیام های پردازش نشده را در آن بگذارید.

2. پوشه های جداگانه برای هر پروژه، دسته ایجاد کنید. این به شما کمک می کند تا به سرعت پیدا کنید اطلاعات لازم.

3. به طور فعال از استفاده از برچسب ها، علائم رنگی استفاده کنید. این باعث می شود مرتب سازی حروف برای درک بصری قابل توجه باشد.

4. سیستم تنظیمات را به طور کامل مطالعه و بشناسید حساب پستی. این به شما کمک می کند تا آن را به طور موثر مدیریت کنید.

5. زمانی را که مایلید به کار با پست اختصاص دهید را مشخص کنید. مثلاً 30 دقیقه صبح و 30 دقیقه عصر. و نه یک دقیقه بیشتر

6. اگر شرایط کاری اجازه می دهد، اعلان های پاپ آپ مربوط به حروف جدید را غیرفعال کنید. به این ترتیب کمتر حواس تان پرت می شود.

7. اشتراک پست های نامربوط را لغو کنید.

8. در طول روز.

9. تمام ایمیل های ارسالی را ذخیره کنید. همیشه یک چیز مفید وجود دارد. امروز اسکن پاسپورتم را از این طریق پیدا کردم.

10. بتوانید علائمی را که با آن نامه ها را پردازش و مرتب می کنید شناسایی کنید.

فناوری ایمیل

با در نظر گرفتن قانون اول، هدف ما هنگام تجزیه نامه این است که تا حد امکان کمتر حروف را در صندوق ورودی بگذاریم.

در عین حال، وظیفه دوم، نه کمتر مهم، مرتب کردن همه حروف به دسته ها، مشخصات و اهمیت است. می‌توانید ایمیل‌هایی را در صندوق ورودی خود بگذارید که باید فوراً یا سریع پاسخ دهید. آنها همچنین می توانند بلافاصله با علائم یا برچسب های رنگی مشخص شوند. من اضافه می کنم که من عمدتا از ایمیل استفاده می کنم برنامه جی میل، در حالی که چندین حساب دیگر در سایر برنامه های ایمیل دارید.

نحوه کار دیگران با ایمیل

یک بار ویدیویی در مورد کار با یک صندوق پستی تماشا کردم، جایی که نویسنده نشان داد که چگونه به طرز معروفی با دویست نامه در چند دقیقه برخورد می کند. طبیعتاً تیتر فریبنده باعث شد ببینم چگونه می توان این کار را انجام داد، زیرا پاسخ مؤثری برای این سؤال نمی دانستم. مشخص شد که اصل عملکرد آن بر اساس حذف حروف و گذاشتن موارد مهم و ضروری در صندوق ورودی است. غافلگیر شدن! بنابراین هر کسی می تواند. من به سرعت به این نتیجه رسیدم: این تکنیک برای من مناسب نیست.

زنده بریدیم

موافق باشید که سهم شیر از نامه ها، لیست های پستی ما و انبار اطلاعات است. و هنگامی که به ما توصیه می شود اشتراک بسیاری از آنها را لغو کنیم، صادق باشید - چه کسی دست خود را برای لغو اشتراک از انتخاب خود بلند کرد؟ از آنجایی که ما آن را انتخاب کردیم، به این معنی است که ما به آن نیاز داریم و مهم است. با این حال، من همچنین به شما توصیه می کنم که اشتراک آن دسته از لیست های پستی را که امروز کمتر به شما مرتبط هستند لغو کنید. این مثل تمیز کردن کمد لباس شما است - و حیف است آن را دور بیندازید و مدت زیادی است که آن را نپوشیده ام ...

به خود اطمینان دهید که به عنوان آخرین راه حل می دانید که این خبرنامه در کجا قرار دارد و در صورت لزوم، همیشه می توانید برای اطلاعات در آنجا جستجو کنید یا دوباره مشترک شوید.

نام پوشه های خود را جدی بگیرید. در اینجا نمی توان به طور همزمان به همه توصیه کرد - خیلی به فردیت فرد بستگی دارد. من می دانم که بسیاری از مردم ترجیح می دهند هر گونه پستی، نامه های مربوط به موضوعات فروش را در پوشه ای به نام فروش قرار دهند. این گزینه نیز کار می کند. پوشه‌های من می‌توانند نام و نام خانوادگی شخصی را که نامه‌ها از او می‌آید، از جمله در مورد موضوع فروش، و نام لیست‌های پستی داشته باشد. یعنی موضوع فروش در ایمیل من مربوط به یک پوشه نیست بلکه چندین پوشه است. من به آنها مسلط هستم. برند شخصینویسنده برای من مهم است

ساختار ایمیل های خروجی

ساختار ایمیل های خروجی نیز آسان است. برچسب ها یا برچسب ها را به آنها اختصاص دهید تا در زمان مناسب سریعتر پیدا شوند. پوشه هایی برای مهم ترین ها ایجاد کنید و از move استفاده کنید. به عنوان مثال، در حین کار بر روی چندین پروژه به طور همزمان، مجبور شدم نامه های مشابهی را برای مشتریان ارسال کنم و مکاتبات انجام دهم. با ایجاد پوشه ای با نام پروژه، پس از ارسال نامه، حروف لازم را به آن منتقل کردم.

در طول تجزیه اولیه نامه، سعی می‌کنم حروف را مرور کنم و تعیین کنم که در کدام دسته باید منتقل شوند. من همچنین آنها را بر اساس درجه اهمیت و فوریت تقسیم می کنم: فوری - غیر مهم; فوری - مهم؛ غیر فوری - غیر مهم: غیر فوری - مهم. ایمیل های مهمی که از من می خواهند پاسخ بدهم یا کار خاصامروز آن را در صندوق ورودی می گذارم، پس از اتمام کار آن را به پوشه مربوطه منتقل می کنم.

اگر بفهمم موضوع نامه در آینده نزدیک برای من مرتبط خواهد بود، به خودم اجازه می دهم پیام را به پوشه خوانده نشده منتقل کنم. که در زمان مناسبدست ها قطعا به او خواهند رسید.

توجه شما را به این نکته جلب می کنم که همه روش های فوق نه در یک روز و نه حتی در دو روز متولد شدند. امروزه بسیاری از شرکت ها به توسعه و اجرای قوانین کار با ایمیل فکر می کنند. مدیریت موثر و سازماندهی زمان به ویژگی های ضروری در کار برای همه شرکت ها تبدیل خواهد شد.

اگر نامه های خود را مدیریت نکنید، به زودی شما را مدیریت می کند، که منجر به استرس غیر ضروری می شود. خود را توسعه دهید قوانین ایمیل

با استفاده و به کارگیری این قوانین، در زندگی کاری خود کارآمد خواهید شد. دوستان، در تجارت خود موفق باشید! کارآمد باشید و فراموش نکنید و مثل همیشه از نظرات و ریتویت ها و توصیه های شخصی شما سپاسگزارم.

مردان در دنیای مدرنآنها بیشتر و بیشتر وقت خود را در اینترنت می گذرانند - آنها به دنبال کار می گردند و پیدا می کنند، اخبار می خوانند، با هم ارتباط برقرار می کنند، آب و هوا را می یابند، خرید می کنند، می فروشند، کسب درآمد می کنند، پس انداز می کنند، با یکدیگر آشنا می شوند، فیلم تماشا می کنند، به موسیقی گوش می دهند. ، و اغلب فقط به هم می ریزند. امروزه پیدا کردن فردی که نداند چیست دشوار است سیستم جستجو، حالت آنلاین، ICQ، وبلاگ ها، نحوه استفاده از ایمیل. اما آنها هنوز وجود دارند و این متن برای آنها در نظر گرفته شده است.

در معنای معمول، پست تبادل نامه و بسته است. تا کنون قدرت اندیشه بشر به آن حدی نرسیده که بتوان بسته ها را از طریق ایمیل ارسال کرد، اما شاید در آینده نزدیک این امر محقق شود. با وجود این، ایمیل مزایای بسیاری دارد.

1. در یک ایمیل، می توانید نه تنها پیام هایی را به صورت متن ارسال کنید، بلکه فایل هایی را نیز به نامه پیوست کنید: جداول، عکس ها، نقاشی ها، فیلم ها، ارائه ها و غیره. نامه ها را می توان حذف کرد، به افراد دیگر فرستاد، ذخیره کرد، فیلتر کرد.

2. ایمیل به شما امکان می دهد مکاتبات (اطلاعات) را فوراً تحویل دهید و در زمان و تلاش بسیار صرفه جویی کنید.

3. نیازی به مراجعه به اداره پست نیست، زیرا در صورت داشتن اینترنت و کامپیوتر می توانید بدون خروج از منزل از ایمیل استفاده کنید.

4. سودآوری - بدون توجه به میزان اطلاعات موجود در آن، نیازی به پرداخت هزینه برای هر نامه نیست. کافی است هزینه سرویس اینترنت به موقع به ارائه دهنده پرداخت شود.

5. کارایی - می توانید نامه های خود را بررسی کنید و حتی از طریق تلفن همراه با دسترسی به اینترنت به نامه پاسخ دهید.

بنابراین، اجازه دهید به این سوال پاسخ دهیم: "چگونه از ایمیل استفاده کنیم"؟

ابتدا باید به سایت یک جستجو یا سیستم پستی خاص بروید، به عنوان مثال، "Yandex"، "Google"، "Rambler"، "Mail.ru" و غیره.

بیایید سعی کنیم از یک مثال برای شروع ایمیل در Google استفاده کنیم. در بالای سایت، "Mail" را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید، یک پنجره جدید برای ورود ایمیل و حساب شما ظاهر می شود. از آنجایی که هنوز ایمیل Google ندارید، دکمه قرمز را در گوشه سمت راست بالا فشار دهید - "ایجاد یک حساب". در مرحله بعد، اطلاعات شخصی پر می شود - نام، نام خانوادگی، نام کاربری، رمز عبور، جنسیت، تاریخ تولد، تلفن همراه، آدرس پست الکترونیکی جایگزین. خودتان آن را ایجاد کنید، باید منحصر به فرد باشد (اگر قبلاً کاربری با چنین ورود وجود داشته باشد، سیستم به شما هشدار می دهد و از شما می خواهد که نام دیگری وارد کنید)، از حروف لاتین تشکیل شده است، طول نام از 6 تا 30 است. شخصیت ها. به خاطر داشته باشید که اگر قصد دارید مکاتبات تجاری را از طریق ایمیل انجام دهید، باید ورودهای محتاطانه تری را انتخاب کنید.

در مرحله بعد، باید رمز عبور ایمیل را وارد کنید. باید به اندازه کافی قابل اعتماد باشد، ترجیحاً حاوی حروف بزرگ و نمادها و اعداد و حداقل 8 کاراکتر باشد. برای تایید دوباره رمز عبور را وارد کنید.

تاریخ تولد شما باید در این سایت وارد شود تا بتوانید به مطالب متناسب با سن خود دسترسی پیدا کنید. واقعیت این است که یک حساب Google به شما امکان می دهد به خدماتی مانند Gmail (پست)، YouTube (پورتال ویدیویی) و Google+ (شبکه اجتماعی) دسترسی داشته باشید. می توانید حساب خود را طوری تنظیم کنید که هیچ کس سن شما را نبیند.

جنسیت و شماره تلفن همراهبه صلاحدید کاربر پر می شود.

برای ثبت نام نامه، فقط ثابت می کند که شما یک شخص واقعی (و نه یک ربات) هستید، و نشان داده شده را وارد کنید نامه ها. اگر خوانش علائم مشکل است، می توانید روی علامت "صوتی" کلیک کنید، سیستم آنها را به شما دیکته می کند. اگر نمی خواهید این کار را انجام دهید، لطفا شماره تلفن همراه خود را وارد کنید. یک کد تایید به صورت پیامک به گوشی شما ارسال می شود که باید آن را در قسمت "تأیید حساب" وارد کنید.

بنابراین، شما صندوق پست الکترونیکی خود را دارید، می توانید نامه ارسال و دریافت کنید. چگونه نامه بنویسیم؟ دکمه "نوشتن نامه" را پیدا می کنیم، در پنجره ای که در قسمت "به" ظاهر می شود، آدرس گیرنده را بنویسید. اگر می خواهید شخص دیگری کپی نامه را دریافت کند، یک نفر دیگر را در قسمت "کپی" مشخص کنید. آدرس ایمیل. قسمت "موضوع" را می توان خالی گذاشت، اما اگر موضوع و ماهیت نامه را مشخص کنید، برای گیرنده راحت تر خواهد بود. می‌توانید متنی را در نامه بنویسید، قالب‌بندی کنید، از دکمه «پیوست» یا نماد «گیره کاغذ» برای پیوست کردن فایل‌ها، درج پیوندها، عکس‌ها، تصاویر، ذخیره پیش‌نویس نامه استفاده کنید. می توانید قبل از کلیک بر روی دکمه ارسال، املای آن را بررسی کنید. اگر می‌خواهید دقیقاً بدانید که آیا مخاطب آن را دریافت و خوانده است یا خیر، کادر «اعلان خواندن» را علامت بزنید.

خواندن نامه های دریافتی آسان تر است - فقط باید روی نامه جدید کلیک کنید (معمولاً برجسته می شود با حروف درشت). اگر دیگر نمی خواهید از نویسنده خاصی ایمیل دریافت کنید، می توانید یکی از آنها را به عنوان هرزنامه علامت گذاری کنید. علاوه بر این، تمام نامه های این آدرس به طور خودکار به پوشه Spam ارسال می شود. بنابراین، اکنون ایده ای در مورد نحوه استفاده از ایمیل دارید، می توانید با شرکای تجاری و دوستان مکاتبه کنید، ثبت نام کنید در شبکه های اجتماعی، از طریق اینترنت خرید کنید و خیلی چیزهای دیگر.

اشتباهی که اکثر مردم مرتکب می شوند این است که اهمیت ساختن یک سیستم ایمیل را دست کم می گیرند. یک راه این است که ایمیل را به عنوان یک سری مراحل در نظر بگیرید.

1 - دسترسی به ایمیل
2 - مهمانی نامه
3 - بررسی نامه های دریافتی
4 - حذف
5 - اعدام
6 - ذخیره سازی

1. دسترسی به ایمیل

اولین قدم این است که برنامه ریزی کنید چه زمانی ایمیل خود را روزانه چک کنید. معمولاً چک کردن ایمیل چهار بار در روز برای اکثر افراد کافی است:

1. اول صبح. اکثر مردم روز کاری خود را با چک کردن ایمیل خود شروع می کنند تا مطمئن شوند که هیچ مورد فوری را از دست نداده اند.

2. قبل از استراحت ناهار. زمان ناهار یک مکث کاملا طبیعی در فعالیت های تجاری شماست. برای اینکه این زمان مفیدتر باشد، می توانید ایمیل خود را بررسی کنید.

3. اواسط بعد از ظهر این یک مکث طبیعی دیگر زمانی است که نیاز به استراحت دارید یا می خواهید برای یک جلسه کاری ترک کنید.

4. پایان روز کاری. اگر صندوق ورودی خود را تا حد امکان قبل از خروج خالی کنید محل کار، سپس صبح روز بعد بلافاصله برای مشاهده پیام های جدید خواهید رفت. اطمینان از اینکه هیچ موضوع فوری لحظه آخری وجود ندارد که شما رها کرده اید، این تضمین کننده یک شب آرام تر برای شما و همکارانتان است.

برای اکثریت مردم بهترین گزینهآخرین چیزی که در جریان کار آنها اختلال ایجاد می کند این است که چهار بار در روز ایمیل را بررسی کنند و برای هر "جلسه" ایمیل بیش از 15 دقیقه اختصاص ندهند.

2. پارتی از نامه ها

درک این نکته مهم است که شما چهار بار در روز ایمیل را پردازش می کنید. این بدان معنا نیست که باید فوراً به همه پیام‌هایی که نیاز به پاسخ دارند پاسخ دهید یا تمام ایمیل‌هایی را که قصد ارسال آنها را دارید در عرض 15 دقیقه بنویسید. باید این واقعیت را بپذیرید که صندوق ورودی شما چیزی بیش از مجموعه ای از نامه ها نیست که در انتظار مرتب شدن هستند.

3. بررسی مکاتبات ورودی

مرحله بعدی بررسی همه پیام‌ها است، که به این معنی نیست که باید همه پیام‌ها را بخوانید. اغلب، تصمیم در مورد ایمیل می‌تواند بر اساس موضوع یا چند خط اول آن گرفته شود. بخش قابل توجهی از مکاتبات ما شامل لیست های پستی و خبرنامه است. اگر شما یک تحلیلگر صنعت هستید، شاید یک خبرنامه -
مهمترین سند برای شماست و هر روز آن را به دقت مطالعه می کنید. اما برای دیگران اینطور نیست و می توان به سرعت تشخیص داد که آیا این خبرنامه برای ما مهم است یا مفید. همه ایمیل‌ها نیازی به پاسخ ندارند: برای مثال، این نامه‌ها همان نامه‌هایی هستند که در آن فهرست شده‌اید، یا موضوع پیام نشان می‌دهد که فقط باید این اطلاعات را بخوانید.

4. حذف کنید

اگر هدف اصلی شما آزاد کردن صندوق ورودی است، یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای رسیدن به این هدف حذف پیام‌ها است. اگر بعد از خواندن خبرنامه، به این نتیجه رسیده اید که این اطلاعات برای شما بی فایده است، اشتراک خود را از این لیست پستی لغو کنید. پشیمان نخواهید شد و دیگر نیازی به صرف زمان برای پردازش آن نخواهید داشت. تمام پیام‌هایی را که نیازی به اقدام بیشتری از شما ندارند حذف کنید.

اگر ناگهان متوجه شدید که همه پیام‌های ارسالی از یک آدرس خاص را حذف می‌کنید، به این فکر کنید که چرا این اتفاق می‌افتد.

5. عملکرد

درست مانند هنگام کار با اسناد کاغذی، مطلوب است که دیگر به حروفی که خوانده اید برنگردید.

اگر فقط چند دقیقه طول می کشد تا به پیامی پاسخ دهید یا آن را فوروارد کنید، فوراً این کار را انجام دهید. باید در اسرع وقت به پیام‌هایی که زمان جلسه را تأیید یا تنظیم می‌کنند، اطلاعاتی درباره مخاطبین شما درخواست می‌کنند، حاوی سؤالات یا درخواست‌هایی هستند، پاسخ دهید، مگر اینکه، البته، این کار زمان زیادی از شما می‌گیرد.

اگر درک می کنید که به اطلاعات اضافی، مشارکت افراد دیگر یا زمان فکر کردن نیاز دارید، نمی توانید فوراً به چنین نامه ای پاسخ دهید. بعداً باید اقداماتی انجام دهید: شاید تصمیم بگیرید که آیا واقعاً باید به این نامه پاسخ دهید و کاری انجام دهید. اگر نه، می توانید بلافاصله یک ایمیل ارسال کنید. فرد مناسب. قبل از اینکه کاری را محول کنید، ممکن است مدتی طول بکشد تا بفهمید چه کسی چه کسی است
باید فردی مسئول باشد اگر نامه از شما می خواهد که اقدامی انجام دهید، فقط بخش قابل توجهی از اطلاعات را ذخیره کنید و خود نامه را حذف کنید. صندوق ورودی خود را عاری از چنین پیام هایی نگه دارید و اطلاعات لازم را برای مثال در سیستمی برای ردیابی کار در پروژه های خود، در یک تقویم یا سیستم برنامه ریزی ذخیره کنید تا مطمئن شوید که این کار را انجام خواهید داد. منظور از اعدام همین است - اطمینان از اینکه هر کاری که باید انجام شود انجام خواهد شد.

6. ذخیره سازی

اگر ایمیلی را نمی توان حذف کرد (یا به آن واکنش نشان داد و سپس حذف کرد)، ذخیره آن ضروری می شود.

دلیل اصلی که ممکن است به این نیاز داشته باشید این است که در آینده نیاز به مراجعه به این سند داشته باشید (مثلاً اطلاعاتی در مورد چیزی است، تصمیم گیری، دستورالعمل، گزارش پیشرفت و غیره). اگر به طور ناگهانی سندی ندارید که بتوانید به آن مراجعه کنید، این امر عواقب نامطلوبی برای شما خواهد داشت.

نه فقط بلاقاصلهذخیره سازی پیام های الکترونیکی. شما باید سیستمی بسازید که شخصاً برای شما کار کند.

یکی از گزینه ها یک سیستم پوشه فرعی در صندوق ورودی شما است. بسته به نوع پیام‌هایی که معمولاً دریافت می‌کنید، می‌توانید زیرپوشه‌ها را بر اساس موضوع، دسته، مشتری یا پروژه مرتب کنید. بسیاری از مردم یک پوشه جداگانه به نام «نامه‌های پردازش شده» ایجاد می‌کنند که در آن همه پیام‌هایی را که بررسی کرده‌اند و پیام‌هایی که نیاز به اقدام بیشتری دارند، قرار می‌دهند.

هر کدام از سیستم های ذخیره ایمیل را که انتخاب می کنید، به یاد داشته باشید که تنها جایی که نباید آن را ذخیره کنید در صندوق ورودی خود است. همچنین به یاد داشته باشید که کار با ایمیل نباید 24 ساعت شبانه روز، هفت روز هفته را از شما بگیرد. حفظ نظم در صندوق ورودی ایمیل از قبل زمان مشخصچند ساعت در هفته برای شما صرفه جویی می کند، استرسی که در مورد از دست دادن چیزی احساس می کنید را کاهش می دهد و کارایی شما را در برخورد با آنچه واقعاً مهم است افزایش می دهد. این اصول سادهکه به راحتی قابل یادآوری هستند.

اینترنت امروز چیزهای جالب زیادی ارائه می دهد و ما سعی می کنیم اطلاعات را از دست ندهیم - در لیست های پستی مختلف مشترک می شویم، با دوستان مکاتبه می کنیم و آشنایان جدید ایجاد می کنیم، از نامه در مکاتبات تجاری استفاده می کنیم.

چگونه ایمیل خود را به درستی سازماندهی کنیم؟ این سوال خیلی ها را نگران می کند.

در مکاتبات تجاری با استفاده از ایمیل قوانینی وجود دارد. در طول استفاده از آن، برخی از تحولات در قوانین کار و با ایمیل ظاهر شد. این امر به منظور در جریان ماندن از رویدادها، از دست ندادن اطلاعات دریافتی و پاسخگویی سریع به آن ضروری بود. من فکر می کنم که دانستن نحوه کار با ایمیل خود برای بسیاری مفید خواهد بود.

چگونه کار ایمیل را سازماندهی کنیم؟

♦ ایمیل خود را در زمان مناسب بررسی کنید

ایمیل معمولاً انتقال اطلاعات فوری نیست، از آن برای موارد غیر فوری استفاده می شود.

تلفن هایی برای اطلاعات فوری و در دفتر او وجود دارد به صورت حضوری قابل تحویل است. بنابراین، اگر از قبل توافق نشده است که اکنون نامه مهمی را از طریق پست دریافت کنید، ایمیل خود را دائما چک نکنید. فقط برنامه را برای مدت زمان کار اصلی روی رایانه ببندید تا دائماً در برگه مرورگر یا پنجره پاپ آپ مشاهده نکنید نامه های دریافتی. از مسائل مهم منحرف نخواهد شد.

و به طرز عجیبی، نامه ها در مدت زمان کوتاه تری مرتب می شوند، زیرا ما به طور هدفمند با آن برخورد خواهیم کرد و زمان خاصی را در صبح و عصر و احتمالاً فقط یک بار در روز اختصاص می دهیم. بستگی به شرایط و نوع فعالیت شما دارد.

البته همه اینها در مورد کسانی که وظیفه آنها پاسخگویی به ایمیل ها است، مثلاً در دفتر کمک، صدق نمی کند.

♦ هر عصر صندوق ورودی خود را خالی کنید

پوشه Inbox مکانی است که تمام اطلاعات ورودی در آن جمع آوری می شود که باید نحوه مرتب سازی سریع آنها را یاد بگیرید.

برای مرتب کردن حروف بر اساس موضوع، به موارد دیگری نیاز داریم چند پوشه مهم ایجاد کنید به عنوان مثال، "پاسخ"، "شخصی"، "کار"، "جالب"، "مهم" و "شخصی".

برای هر پوشه زیر پوشه ایجاد کنید. پوشه "شخصی" ممکن است حاوی مکاتباتی با افراد مهم برای شما باشد. به عنوان مثال، در این پوشه یک زیرپوشه "Ivanov I.I" ایجاد می کنیم. و قاعده ای (فیلتر) در صندوق پستی تعیین کنید که تمام نامه های ایوانف I.I. بلافاصله به این پوشه ارسال می شود. لازم نیست نگران باشید که این حرف را از دست خواهید داد، زیرا در منوی کنار نام پوشه نمادی نشان می دهد که یک حرف خوانده نشده در این پوشه وجود دارد.

این کاری است که ما با تمام حروفی که برایمان مهم هستند انجام می دهیم.

♦ ما نامه ها را از هرزنامه ها پاک می کنیم

هنگام مرتب‌سازی حروف، لازم است پیام‌های ناخواسته و پیام‌هایی که در آنها مشترک نشده‌اید را به‌عنوان هرزنامه علامت‌گذاری کنید.

برنامه ایمیل دارای ویژگی فیلتر هرزنامه است. او می تواند چنین نامه هایی را به خاطر بسپارد و وقتی دوباره از این نویسنده ارسال شود، نامه بلافاصله به پوشه هرزنامه می رود.

اگر خودتان این پوشه را پاک نکرده اید، پس از 30 روز تمام ایمیل ها به طور خودکار از پوشه اسپم حذف می شوند و نیازی به نگرانی در مورد آن نیست.

هرگز به ایمیل های ناخواسته پاسخ ندهید زیرا کلاهبرداران می توانند از ایمیل شما استفاده کنند.

با پیروی از قوانین کار با ایمیل، روز کاری شما کارآمدتر می شود - می توانید زمان کمتری را برای مرتب سازی، پاسخ دادن و نوشتن نامه ها صرف کنید. در اینجا چند نکته خاص وجود دارد:

قوانین ایمیل

• زمان خاصی را برای کار با ایمیل تعیین کنید. وقتی کارتان تمام شد، صندوق پستی خود را خاموش کنید.
• ویژگی ها و تنظیمات صندوق پستی را کاوش کنید. این به شما کمک می کند هنگام کار با حروف به سرعت حرکت کنید.
• از صندوق ورودی خود به عنوان مکانی برای جمع آوری اطلاعات برای مرتب سازی استفاده کنید. در عین حال از برچسب ها برای علامت گذاری حروف استفاده کنید. هر شب این پوشه باید خالی باشد.
• فیلترهایی را در صندوق پستی خود تنظیم کنید تا ایمیل های مهم را در پوشه های موضوعی مرتب کنید
• فهرست پستی را به صورت دوره ای از لیست پستی که جالب نیستند و مرتبط نیستند پاک کنید (لغو اشتراک کنید). برای این کار، یک برنامه در تقویم تنظیم کنید. مثلا ربع یک بار. هر چه بیشتر این کار را انجام دهید، زمان کمتری برای تمیز کردن نیاز دارد.
• ایمیل ها را روزانه در صندوق ورودی خود مرتب کنید و در اسرع وقت به ایمیل ها پاسخ دهید.
• از قبل آماده کنید قالب های آمادهپاسخ به نامه ها در پاسخ های خود یک الگوی تبریک و امضا قرار دهید. این باعث صرفه جویی در زمان زیادی در هنگام نوشتن پاسخ به ایمیل ها می شود.
• سعی کنید تا حد امکان کوتاه باشید. اطلاعات تکمیلی را به صورت فایل جداگانه به نامه پیوست کنید.
• همیشه فایل های پیوست شده به ایمیل ها را با یک برنامه آنتی ویروس بررسی کنید.
• از قانون پیروی کنید: "یک حرف - یک موضوع". این کار کار گیرنده با حروف را آسان تر می کند.
• اگر شما از مردم مختلفهمین سوال پیش می آید، منطقی است که به صورت عمومی در وبلاگ یا وب سایت خود پاسخ دهید و در نامه ای به این مقاله پیوند دهید. بنابراین در زمان نوشتن یک پاسخ صرفه جویی می کنید و می دهید اطلاعات کاملافراد علاقه مند
• این قانون را به خاطر بسپارید: هر چه کمتر بنویسید، حروف کمتری دریافت می کنید.
• آرشیو ایمیل های ارسالی را نگه دارید.
• رمز عبور حسابی را که ایمیل شما در آن قرار دارد در اختیار اشخاص ثالث قرار ندهید.
• از ویژگی Letter Properties برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نامه استفاده کنید. برای این کار روی دکمه سمت راست ماوس در حالت خواندن حرف کلیک کنید.

اینکه آیا از این قوانین استفاده می کنید یا نه به شما بستگی دارد. اما هنگام سازماندهی کار با یک صندوق پستی، باید به یاد داشته باشید که ما باید مکاتبات را مدیریت کنیم، نه او ما. قرار است ایمیل زندگی ما را آسان‌تر کند، نه شلوغ‌تر.

ایمیل یکی از اولین سرویس های اینترنتی است که به شما امکان تبادل پیام یا در رابطه با نام "ایمیل" - به اصطلاح را می دهد. ایمیل ها. امروزه تعداد کمی از مردم نامه های معمولی می نویسند - ارسال نامه از صندوق پست الکترونیکی شما سریعتر است که تقریباً بلافاصله به مخاطب می رسد.

ایمیل چندین نام عامیانه دارد - ایمیل (از انگلیسی ایمیل)، "صابون"، الکترونیکی، پست. مانند پست کاغذی معمولی، اصطلاحاتی مانند صندوق پست، تحویل، پیوست، دریافت، ارسال، نوشتن نامه، مخاطب، فرستنده و غیره وجود دارد. می‌توان گفت که ایمیل از بسیاری جهات شبیه به پست‌های معمولی است، با این تفاوت که نامه با خودکار نوشته نمی‌شود، بلکه روی صفحه‌کلید کامپیوتر تایپ می‌شود، اما دفاتر پستخدمت سرورهای پست الکترونیکی، جمع آوری، مرتب سازی و ارسال نامه به گیرندگان.

این بخش تمام جنبه های کار با ایمیل لازم برای یک کامپیوتر تازه کار و کاربر اینترنت را پوشش می دهد.

ایمیل مدرن، در دسترس و درمان سریعارتباطات اگر قبل از توزیع انبوه اینترنت، مکاتبات الکترونیکی بسیاری از شرکت ها و سازمان ها بود، اکنون تقریباً هر کاربر رایانه ای با دسترسی به اینترنت می تواند از آن استفاده کند. با گذشت زمان، فرهنگ خاصی در استفاده از ایمیل در قالب قوانین سادهارجاع پست الکترونیک. با رعایت این قوانین، شما […]

شما ایمیلی دریافت کرده اید و فرستنده منتظر پاسخ شماست. چگونه آن را درست انجام دهیم؟ البته می توانید یک پاسخ نامه برای فرستنده بنویسید که در آن نشان دهید که این پاسخ به ایمیلی از فلان تاریخ و فلان موضوع است. اما استفاده صحیح تر و راحت تر خواهد بود عملکرد ویژهسرویس پستی که "پاسخ" نامیده می شود. بیایید درستش کنیم […]

هر کاربر فعال اینترنت لزوماً از ایمیل استفاده می کند، زیرا بسیار راحت، سریع و ساده است. برای ارسال ایمیل، به یک صندوق پستی از ارائه دهنده خدمات اینترنتی (ISP) خود یا یک صندوق پستی ثبت شده در یکی از رایگان های محبوب نیاز دارید. خدمات پستی- ایمیل yandex.ru، ایمیل mail.ru و gmail. نحوه راه اندازی یک صندوق پستی در مقاله بحث شده است […]

دیر یا زود، هر کاربر فعال اینترنتی باید ایمیل خود را راه اندازی کند، زیرا. بدون آن، استفاده کامل از همه فرصت هایی که اینترنت فراهم می کند غیرممکن است. البته، اگر فقط برای تماشای اخبار، تماشای پیش بینی آب و هوا یا راهنمای تلویزیون به شبکه نیاز دارید، می توانید بدون صندوق پست الکترونیکی کار کنید، اما برای ثبت نام در هر سرویسی، […]