Automatizace kanceláří je navržena tak, aby doplnila stávající tradiční systém komunikace zaměstnanců (s jejich schůzkami, telefonáty a objednávkami). Při společném použití zajistí oba tyto systémy. Moderní kancelářské automatizační technologie

Automatizace kanceláře

Charakteristika a účel. Kancelářské úkoly zahrnují následující úkoly: kancelářská práce, řízení, kontrola řízení, výkaznictví, vyhledávání, zadávání a aktualizace informací, plánování, výměna informací mezi odděleními kanceláře, mezi kancelářemi podniku a mezi podniky. Typické postupy prováděné ve výše uvedených úlohách jsou následující:

zpracování příchozích a odchozích informací (čtení dopisů a odpovídání na ně, psaní zpráv, oběžníků a jiné dokumentace, která může zahrnovat i výkresy a schémata);

sběr a následná analýza dat (vykazování za určité časové období pro různá oddělení podle různých výběrových kritérií);

ukládání přijatých informací rychlý přístup k informacím a vyhledávání potřebných údajů).

Hlavní součásti automatizace kanceláře jsou znázorněny na obrázku 3.3.

Rýže. 3.3. Hlavní součásti automatizace kanceláře

Informační technologie automatizovaná kancelář- organizace a podpora komunikační procesy jak v rámci organizace, tak s vnějším prostředím založeným počítačové sítě a další moderní prostředky přenos a nakládání s informacemi.

Technologie pro automatizaci kanceláří využívají manažeři, specialisté, sekretářky a úředníci. Umožňují zvýšit produktivitu a umožňují vyrovnat se s rostoucím objemem práce.

Tato výhoda je však druhotná vzhledem k možnosti využívat automatizaci kanceláře jako nástroj pro řešení problémů. Zlepšení rozhodnutí manažerů v důsledku jejich zlepšené komunikace může zajistit ekonomický růst společnosti.

Elektronická kancelář nazývaný softwarový a hardwarový komplex určený ke zpracování dokumentů a automatizaci práce uživatelů v řídicích systémech.

Struktura elektronické kanceláře zahrnuje následující hardware: počítače, případně síťové; tiskařská zařízení; prostředky pro kopírování dokumentů; modem (pokud je počítač připojen k globální síť nebo teritoriálně vzdálený počítač). Kromě toho může hardware obsahovat skenery používané k automatickému zadávání textu a grafické informace přímo z primárních dokumentů; streamery určené k vytváření archivů na minikazetách na magnetické pásce; promítací zařízení pro prezentace.

Hlavní softwarové produkty, které poskytují kancelářskou automatizační technologii, jsou:

· textový editor;

tabulkový procesor

Systém pro správu databází.

Kancelářský software může také zahrnovat:

· program analýzy a plánování;

program prezentace;

· grafický editor;

servisní program faxmodemu;

síť software: e-mail, počítač a telekonference atd.;

Překladatelské programy;

· specializované programy řídící činnosti: vedení dokumentů, sledování plnění objednávek atd.

Produkty kancelářského softwaru se používají samostatně i jako součást integrovaných balíčků.

Široce se používají i nepočítačové prostředky: audio a video konference, fax, kopírka a další kancelářské vybavení.

Hlavní komponenty. Databáze. Databáze je nezbytnou součástí každé technologie. V automatizované kanceláři se v databázi soustřeďují údaje o činnosti společnosti. Informace v databázi mohou pocházet i z externího prostředí firmy.

Informace z databáze vstupují na vstup počítačových aplikací (programů), jako jsou kupř textový procesor, tabulky, e-mail, počítačové konference atd. Jakékoli počítačová aplikace automatizovaná kancelář poskytuje pracovníkům komunikaci mezi sebou i s jinými firmami.

Textový procesor. Jedná se o typ aplikačního softwaru určeného k vytváření a zpracování textové dokumenty. Pravidelný příjem dopisů a zpráv připravených pomocí textového procesoru umožňuje manažerovi neustále vyhodnocovat situaci ve firmě.

E-mailem. E-mail (E-mail), na základě použití sítě počítače, umožňuje uživateli přijímat, ukládat a odesílat zprávy svým partnerům v síti.

Zvuková pošta. Toto je pošta pro hlasové zprávy. Je to podobné jako u e-mailu, až na to, že místo psaní zprávy na klávesnici počítače ji odešlete prostřednictvím telefonu. Systém obsahuje speciální zařízení pro převod audio signálů do digitální kód a naopak, stejně jako počítač pro ukládání zvukových zpráv v digitální podobě. Výhodou audiomailu je, že je jednodušší – při jeho používání není potřeba žádný vstup z klávesnice.

stolní procesor. Stejně jako textový procesor je základní komponentou informační kultura jakýkoli zaměstnanec a automatizovaná kancelářská technika. Bez znalosti základů technologie práce v něm nelze plně využít Osobní počítač ve své činnosti. Funkce moderny softwarová prostředí tabulkové procesory umožňují provádět četné operace s daty prezentovanými v tabulkové formě.

Elektronický kalendář. Poskytuje další možnost využití síťové verze počítače k ​​ukládání a manipulaci s rozvrhem práce manažerů a dalších zaměstnanců organizace.

Počítačové konference a telekonference. Počítačové konference využívají počítačové sítě k výměně informací mezi členy skupiny řešící konkrétní problém. Počet účastníků počítačové konference může být mnohonásobně vyšší než u audio a video konferencí.

V literatuře se často můžete setkat s termínem telekonference. Telekonference zahrnuje tři typy konferencí: audio, video a počítač.

Audiokonference. Používají zvuk k udržování komunikace mezi geograficky vzdálenými zaměstnanci nebo odděleními společnosti. Nejjednodušším technickým prostředkem pro realizaci audiokonferencí je telefonní komunikace, vybavené přídavná zařízení, což umožňuje účast více než dvou účastníků konverzace. Vytváření zvukových konferencí nevyžaduje počítač, ale zahrnuje pouze použití obousměrné zvukové komunikace mezi jeho účastníky.

Video konference. Jsou určeny pro stejné účely jako audiokonference, ale s využitím video zařízení. Jejich implementace také nevyžaduje počítač. Během videokonference účastníci vzdálený přítel od kamaráda na značnou vzdálenost vidí sebe i ostatní účastníky na televizní obrazovce. Současně s televizním obrazem se přenáší zvuk.

Zatímco videokonference mohou pomoci snížit náklady na cestování a cestování, většina firem využívá videokonference nejen z tohoto důvodu. Tyto firmy je vnímají jako příležitost zapojit do řešení problémů maximální počet manažerů a dalších zaměstnanců geograficky vzdálených od centrály.

Fax. Tato komunikace je založena na použití faxu schopného číst dokument na jednom konci komunikačního kanálu a zobrazovat jeho obraz na druhém konci.

Faxování přispívá k rozhodování rychlou a snadnou distribucí dokumentů členům skupiny, která řeší problémy, bez ohledu na jejich geografickou polohu.

Historicky automatizace začala ve výrobě a poté se rozšířila do kanceláře, zpočátku s cílem automatizovat rutinní sekretářskou práci. S rozvojem komunikačních prostředků se automatizace kancelářských technologií stala předmětem zájmu specialistů a manažerů, kteří v ní viděli příležitost ke zvýšení své produktivity.

Do kanceláře zahrnují následující úkoly: kancelářská práce, řízení, kontrola managementu, výkaznictví, vyhledávání, zadávání a aktualizace informací, plánování, výměna informací mezi kancelářskými odděleními, mezi podnikovými kancelářemi a podniky.

Typické postupy prováděné ve výše uvedených úkolech:

• zpracování příchozích a odchozích informací (čtení dopisů a odpovídání na ně, psaní zpráv, oběžníků a jiné dokumentace, která může zahrnovat i výkresy a schémata);
• sběr a následná analýza dat (vykazování za určité časové období pro různá oddělení podle různých výběrových kritérií);
• ukládání přijatých informací (rychlý přístup k informacím a vyhledávání potřebných údajů).

To vyžaduje splnění následujících podmínek: práce mezi účinkujícími musí být koordinována; pohyb dokumentů by měl být co nejvíce optimalizován; měla by být zajištěna možnost interakce mezi odděleními v rámci podniku a podniky v rámci sdružení.

Automatizace kanceláře (obr. 1.7) nemá nahradit stávající tradiční systém komunikace se zaměstnanci (se svými schůzkami, telefonní hovory a objednávky), ale pouze k jeho doplnění. Oba tyto systémy společně zajistí racionální automatizaci manažerské práce a nejlepší zabezpečení informační manažeři.

Automatizovaná kancelář je atraktivní pro manažery všech úrovní řízení ve společnosti nejen proto, že podporuje interní komunikaci personálu, ale také proto, že jim poskytuje nové prostředky komunikace s vnějším prostředím.

Informační technologie automatizované kanceláře- organizace a podpora komunikačních procesů jak uvnitř organizace, tak s vnějším prostředím na bázi počítačových sítí a dalších moderních prostředků přenosu a práce s informacemi.

Technologie pro automatizaci kanceláří využívají manažeři, specialisté, sekretářky a úředníci. Umožňují zvýšit produktivitu a umožňují vyrovnat se s rostoucím objemem práce.

Tato výhoda je však druhotná vzhledem k možnosti využívat automatizaci kanceláře jako nástroj pro řešení problémů. Zlepšení rozhodnutí manažerů v důsledku jejich zlepšené komunikace může zajistit ekonomický růst společnosti.

Elektronická kancelář nazývaný softwarový a hardwarový komplex určený ke zpracování dokumentů a automatizaci práce uživatelů v řídicích systémech.

V složení elektronické kanceláře zahrnuje následující hardware:

• počítače, případně v síti;
• tiskařská zařízení;
• prostředky pro kopírování dokumentů;
• modem (pokud je počítač připojen ke globální síti nebo ke vzdálenému počítači).

Kromě toho může hardware obsahovat

• skenery používané pro automatické vkládání textových a grafických informací přímo z primárních dokumentů;
• streamery určené k vytváření archivů na minikazetách na magnetické pásce;
• promítací zařízení pro prezentace.

Hlavní softwarové produkty poskytování technologií automatizace kanceláře , jsou:

• textový editor;
• tabulka;
• Systém pro správu databází.

V složení kancelářského softwaru může také zahrnovat:

• program pro analýzu a plánování;
• prezentační program;
• grafický editor;
• servisní program faxmodemu;
• síťový software: e-mail, počítač a telekonference atd.;
• Překladatelské programy;
• specializované programy pro řídící činnosti: správa dokumentů, sledování plnění zakázek atd.

Produkty kancelářského softwaru se používají samostatně i jako součást integrovaných balíčků.

Široce se používají i nepočítačové prostředky: audio a video konference, fax, kopírka a další kancelářské vybavení.

Databáze. Povinnou součástí každé technologie je databáze. V automatizované kanceláři se v databázi soustřeďují údaje o činnosti společnosti. Informace v databázi mohou pocházet i z externího prostředí firmy. Specialisté musí ovládat základní technologické operace pro práci v databázovém prostředí.

Příklad. Databáze shromažďuje denní údaje o prodeji, které předávají obchodní zástupci firmy hlavní počítač, případně informace o týdenní dodávce surovin.

Informace o směnném kurzu nebo kotacích cenných papírů včetně akcií této společnosti, které jsou upraveny v příslušném databázovém poli, lze denně dostávat e-mailem z burzy.

Informace z databáze vstupují na vstup počítačových aplikací (programů), jako je textový procesor, tabulkový procesor, e-mail, počítačové konference atd. Jakákoli počítačová aplikace automatizované kanceláře zajišťuje pracovníkům komunikaci mezi sebou as ostatními firmami.

Textový procesor. Jedná se o typ aplikačního softwaru určeného k vytváření a zpracování textových dokumentů. Když je dokument připraven, zaměstnanec jej přepíše externí paměť a poté vytiskne a v případě potřeby přenese přes počítačovou síť. Manažer tak má k dispozici efektivní formu písemné komunikace. Pravidelný příjem dopisů a zpráv připravených pomocí textového procesoru umožňuje manažerovi neustále vyhodnocovat situaci ve firmě.

E-mailem. Elektronická pošta (E-mail), založená na síťovém využití počítačů, umožňuje uživateli přijímat,

ukládat a odesílat zprávy partnerům v síti. Probíhá zde pouze jednosměrná komunikace. Toto omezení podle mnoha výzkumníků není příliš důležité, protože v padesáti případech ze sta obchodních telefonních hovorů je zaměřeno pouze na získání informací. Pro zajištění oboustranné komunikace budete muset opakovaně odesílat a přijímat zprávy e-mailem nebo použít jiný způsob komunikace.

E-mail může uživateli poskytnout různé možnosti v závislosti na použitém softwaru. Aby odeslaná zpráva byla dostupná všem uživatelům E-mailem, měl by být umístěn na vývěsce počítače, v případě potřeby můžete uvést, že se jedná o soukromou korespondenci. Zásilku můžete odeslat i s oznámením o jejím převzetí adresátem.

Zvuková pošta. Toto je pošta pro hlasové zprávy. Je to podobné jako u e-mailu, až na to, že místo psaní zprávy na klávesnici počítače ji odešlete prostřednictvím telefonu. Odeslané zprávy můžete také přijímat na telefonu.

Součástí systému je speciální zařízení pro převod zvukových signálů na digitální kód a naopak a také počítač pro ukládání zvukových zpráv v digitální podobě. V síti je implementována i zvuková pošta.

Poštu se zvukovými zprávami lze úspěšně použít pro řešení skupinových problémů. K tomu musí odesílatel zprávy dodatečně uvést seznam osob, kterým daná zpráva zamýšlený. Systém bude pravidelně volat všechny určené zaměstnance, aby jim poslal zprávu.

Hlavní výhoda audiomailu oproti elektronickému je jednodušší – při jeho používání není potřeba zadávat data z klávesnice.

stolní procesor. Stejně jako textový procesor je základní složkou informační kultury každého zaměstnance a automatizované kancelářské technologie. Bez znalosti základů technologie práce v něm nelze plně využívat osobní počítač při své činnosti. Funkce moderních prostředí tabulkového softwaru vám umožňují provádět četné operace s daty prezentovanými v tabulkové formě. Kombinací těchto operací podle společných znaků můžeme rozlišit nejpočetnější a nejpoužívanější skupiny technologických operací:

zadávání dat jak z klávesnice, tak z databází;

zpracování dat (třídění, automatické generování součtů, kopírování a přenos dat, různé skupiny kalkulačních operací atd.);

výstup informací v tištěné podobě, ve formě importovaných souborů do jiných systémů, přímo do databáze;

kvalitní provedení tabulkových forem prezentace dat;

mnohostranná a kvalitní prezentace dat ve formě tabulek a grafů;

provádění inženýrských, finančních, statistických výpočtů;

dirigování matematické modelování a řadu dalších pomocných operací.

Jakékoli moderní tabulkové prostředí má prostředky k odesílání dat po síti.

Elektronický kalendář. Poskytuje další možnost využití síťové verze počítače k ​​ukládání a manipulaci s rozvrhem práce. Manažer (nebo jeho sekretářka) nastavuje datum a čas schůzky nebo jiné události, zobrazuje výsledný plán a provádí změny pomocí klávesnice. Hardwarové a softwarové vybavení elektronického kalendáře je plně konzistentní s podobnými součástmi elektronické pošty.

Navíc kalendářový software je často nedílná součást e-mailový software.

Systém navíc umožňuje přístup i do kalendářů jiných manažerů. Dokáže automaticky sladit časy schůzek s jejich vlastními plány.

Využívání elektronického kalendáře je efektivní zejména pro manažery vyšší úrovně management, jehož pracovní dny jsou naplánovány na dlouhou dobu dopředu.

Počítačové konference a telekonference. Počítačové konference využívají počítačové sítě k výměně informací mezi členy skupiny řešící konkrétní problém. Počet účastníků počítačové konference může být mnohonásobně vyšší než u audio a video konferencí.

V literatuře se často můžete setkat s termínem telekonference. Telekonference zahrnuje tři typy konferencí: audio, video a počítač.

Ukládání obrázků. Každá firma potřebuje dlouho držet velký počet dokumenty. Jejich počet může být tak velký, že ukládání i ve formě souborů způsobuje vážné problémy. Proto vznikl nápad uložit nikoli samotný dokument, ale jeho obraz (obraz), a uložit jej v digitální podobě.

Obrazové úložiště (imaging) je perspektivní kancelářská technologie a je založeno na použití speciálního zařízení - optického rozpoznávače obrazu, který umožňuje převést obraz dokumentu nebo filmu na digitální pohled pro další uložení do externí paměti počítače. Uloženo v digitální formát obrázek lze kdykoli zobrazit v reálné podobě na obrazovce nebo tiskárně. K ukládání snímků se používají optické disky. Ano, pět palců optický disk lze napsat asi 200 000 stran.

Audiokonference. Používají zvuk k udržování komunikace mezi geograficky vzdálenými zaměstnanci nebo odděleními společnosti. Nejjednodušším technickým prostředkem realizace audiokonferencí je telefonická komunikace, vybavená přídavnými zařízeními, která poskytují možnost interakce pro více než dva účastníky. Vytváření zvukových konferencí nevyžaduje počítač, ale zahrnuje pouze použití obousměrné zvukové komunikace mezi jeho účastníky.

Video konference. Jsou určeny pro stejné účely jako audiokonference, ale s využitím video zařízení. Jejich implementace také nevyžaduje počítač. Během videokonference mohou její účastníci, kteří jsou od sebe ve značné vzdálenosti, vidět sebe i ostatní účastníky na televizní obrazovce. Současně s televizním obrazem se přenáší zvuk.

Zatímco videokonference mohou pomoci snížit náklady na cestování a cestování, většina firem využívá videokonference nejen z tohoto důvodu. Tyto firmy je vnímají jako příležitost zapojit do řešení problémů maximální počet manažerů a dalších zaměstnanců geograficky vzdálených od centrály.

Fax Tato komunikace je založena na použití faxu schopného číst dokument na jednom konci komunikačního kanálu a zobrazovat jeho obraz na druhém konci.

faksimile přispívá k rozhodování rychlou a snadnou distribucí dokumentů členům skupiny, která řeší problémy, bez ohledu na jejich geografickou polohu.

Ministerstvo školství a vědy

Kyrgyzská republika

kyrgyzština Národní univerzita

pojmenovaný po Zhusup Balasagyn

Fakulta informační a inovativní technologie»

KURZOVÁ PRÁCE

v oboru "Informační systémy a sítě"

na téma: "Charakteristika a účel IT automatizované kanceláře.

Databáze."

Specialita: Informační systémy a technologie

Student: Moldazhan K.M.

kurz: 2 kurzy

skupina: IST 1/15 Vedoucí: Almasbekova Z.A.

Biškek 2017

Úvod……………………………………………………………………………………….. 3

Kapitola 1. Charakteristika a účel automatizace kanceláře……………………….4

1.1. Hlavní součásti kanceláře automatizované systémy…………...4

1.2. Základní metody automatizace kancelářských činností……………….11

1.3. Vybavení automatizace kanceláře a týmová práce 16

1.3.2. Nástroje automatizace správy dokumentů……………………………………….20

Kapitola 2. Automatizované informační technologie v kanceláři………26

2.1. Účetní programy……………………………………………………….26

Závěr……………………………………………………………………………… 29

Reference……………………………………………………………………… 30

Úvod

Moderní společnost bez papírování nemůže existovat. Dokumenty nás provázejí na každém kroku. I malý nákup zboží v prodejně je doprovázen vystavením dokladu - pokladního dokladu. Nechtěný šek můžeme ihned po nákupu hodit do koše, ale na situaci to nic nemění. Přesto v obchodě zůstává kopie šeku, která bude dlouho uchována a zaúčtována.

Jedním z úkolů, před kterými stojí informatika jako věda, je převod toku dokumentů z papírové formy do elektronické. Tento problém je řešen vývojem a implementací hardwaru a softwarových nástrojů a způsoby elektronické správy dokumentů.

Pro efektivní manažerská rozhodnutí v podmínkách dynamického rozvoje tržní ekonomiky potřebuje podnik vhodný informační podpůrný systém objektivně reflektující aktuální ekonomickou situaci. Téma, které jsem dostal, je dnes nejdůležitější, protože dobře Informační podpora to je nejen zárukou úspěchu a konkurenceschopnosti firmy, ale někdy působí jako prostředek k přežití v tvrdé konkurenci.

Manažerské informační technologie jsou propojením informací se systémy řízení podniku a procesem řízení jako celkem. Lze jej považovat nejen za celek zahrnující všechny funkce řízení, ale také za jednotlivé funkční činnosti řízení, jako je prognózování a plánování, účetnictví a analýzy.

V moderní podmínky Důležitou oblastí se stala informační podpora, která spočívá ve sběru a zpracování informací nezbytných pro přijímání správných manažerských rozhodnutí. Předávání informací o postavení a činnosti společnosti na nejvyšší úroveň managementu a vzájemná výměna informací mezi všemi propojenými divizemi společnosti se uskutečňuje na bázi moderních elektronických počítačů a dalších technické prostředky spojení.

Kapitola 1. Charakteristika a účel automatizace kanceláře

1.1. Hlavní komponenty kancelářských automatizačních systémů

Historicky automatizace začala ve výrobě a poté se rozšířila do kanceláře, zpočátku s cílem automatizovat rutinní sekretářskou práci. S rozvojem komunikačních nástrojů se automatizace kancelářských technologií stala předmětem zájmu specialistů a manažerů, kteří v ní viděli příležitost ke zvýšení své produktivity.

Automatizace kanceláře (obr. 1) nemá nahradit stávající tradiční systém personální komunikace (s jeho jednáními, telefonáty a objednávkami), ale pouze jej doplnit. Při společném použití oba tyto systémy zajistí racionální automatizaci manažerské práce a nejlepší poskytování informací manažerům.

Rýže. 1. Hlavní součásti automatizace kanceláře.

Automatizovaná kancelář je atraktivní pro manažery všech úrovní řízení ve společnosti nejen tím, že udržuje interní komunikaci personálu, ale také tím, že jim poskytuje nové prostředky komunikace s vnějším prostředím.

Informační technologie pro automatizaci kanceláří je organizace a podpora komunikačních procesů jak uvnitř organizace, tak s vnějším prostředím na bázi počítačových sítí a dalších moderních prostředků přenosu a práce s informacemi.

Technologie pro automatizaci kanceláří využívají manažeři, specialisté, sekretářky a úředníci. Zlepšují produktivitu sekretářek a kancelářských pracovníků a umožňují jim vyrovnat se s rostoucí pracovní zátěží. Tato výhoda je však druhotná vzhledem k možnosti využívat automatizaci kanceláře jako nástroj pro řešení problémů. Zlepšení rozhodnutí manažerů v důsledku jejich zlepšené komunikace může zajistit ekonomický růst společnosti.

V současnosti jsou známé desítky softwarových produktů pro počítače a nepočítačový hardware, který poskytuje kancelářskou automatizační technologii: textový procesor, tabulkový procesor, e-mail, elektronický kalendář, počítač a telekonference, videotext, ukládání obrázků, jakož i specializované programy pro manažerské činnosti: údržba dokumentů , sledování plnění příkazů atd. d.

Databáze

Povinnou součástí každé technologie je databáze. V automatizované kanceláři se v databázi soustřeďují data o výrobním systému společnosti stejně jako v technologii zpracování dat na provozní úrovni. Informace v databázi mohou pocházet i z externího prostředí firmy. Specialisté musí ovládat základní technologické operace pro práci v databázovém prostředí.

Příklad. Databáze shromažďuje údaje o denních tržbách, přenášené obchodními zástupci společnosti do hlavního počítače, nebo informace o týdenních dodávkách surovin.

Informace o směnném kurzu nebo kotacích cenných papírů včetně akcií této společnosti, které jsou denně upravovány v příslušném databázovém poli, lze denně dostávat e-mailem z burzy.

Informace z databáze vstupují na vstup počítačových aplikací (programů), jako je textový procesor, tabulkový procesor, e-mail, počítačové konference atd. Jakákoli počítačová aplikace automatizované kanceláře zajišťuje pracovníkům komunikaci mezi sebou as ostatními firmami.

textový procesor

Jedná se o typ aplikačního softwaru určeného k vytváření a zpracování textových dokumentů. Když je dokument připraven, zaměstnanec jej přepíše do externí paměti, poté jej vytiskne a případně přenese po počítačové síti. Manažer tak má k dispozici efektivní formu písemné komunikace. Pravidelný příjem dopisů a zpráv připravených pomocí textového procesoru umožňuje manažerovi neustále vyhodnocovat situaci ve firmě.

E-mailem

Elektronická pošta (E-mail), založená na síťovém využití počítačů, umožňuje uživateli přijímat, ukládat a odesílat zprávy svým síťovým partnerům. Probíhá zde pouze jednosměrná komunikace. Toto omezení podle mnoha výzkumníků není příliš důležité, protože v padesáti případech ze sta obchodních telefonních hovorů je zaměřeno pouze na získání informací.

Když se firma rozhodne přijmout e-mail, má dvě možnosti. První je koupit si vlastní hardware a software a vytvořit si vlastní lokální síť počítače, které implementují funkci e-mailu. Druhá možnost je spojena s nákupem e-mailové služby, kterou poskytují specializované komunikační organizace za pravidelně placený poplatek.

Zvuková pošta

Toto je pošta pro hlasové zprávy. Je to podobné jako u e-mailu, až na to, že místo psaní zprávy na klávesnici počítače ji odešlete prostřednictvím telefonu. Odeslané zprávy můžete také přijímat na telefonu. Součástí systému je speciální zařízení pro převod zvukových signálů na digitální kód a naopak a také počítač pro ukládání zvukových zpráv v digitální podobě. V síti je implementována i zvuková pošta.

Poštu se zvukovými zprávami lze úspěšně použít pro řešení skupinových problémů. K tomu musí odesílatel zprávy dodatečně uvést seznam osob, kterým je zpráva určena. Systém bude pravidelně volat všechny určené zaměstnance, aby jim poslal zprávu.

Hlavní výhodou zvukové pošty oproti e-mailu je její jednodušší – při jejím používání nemusíte zadávat data z klávesnice.

tabulkový procesor

Stejně jako textový procesor je základní složkou informační kultury každého zaměstnance a automatizované kancelářské technologie. Funkce moderních prostředí tabulkového softwaru vám umožňují provádět četné operace s daty prezentovanými v tabulkové formě. Kombinací těchto operací podle společných znaků můžeme rozlišit nejpočetnější a nejpoužívanější skupiny technologických operací:

zadávání dat jak z klávesnice, tak z databází;

zpracování dat (třídění, automatické generování součtů, kopírování a přenos dat, různé skupiny výpočtových operací, agregace dat atd.);

výstup informací v tištěné podobě, ve formě importovaných souborů do jiných systémů, přímo do databáze;

· kvalitní provedení tabulkových forem prezentace dat;

· mnohostranný a kvalitní návrh dat ve formě tabulek a grafů;

· provádění inženýrských, finančních, statistických výpočtů;

· provádění matematického modelování a řady dalších pomocných operací.

Elektronický kalendář

Poskytuje další možnost využití síťové verze počítače k ​​ukládání a manipulaci s rozvrhem práce manažerů a dalších zaměstnanců organizace. Manažer (nebo jeho sekretářka) nastavuje datum a čas schůzky nebo jiné události, zobrazuje výsledný plán a provádí změny pomocí klávesnice. Hardwarové a softwarové vybavení elektronického kalendáře je plně konzistentní s podobnými součástmi elektronické pošty. A co víc, kalendářový software je často nedílnou součástí e-mailového softwaru.

Využití elektronického kalendáře je efektivní zejména pro manažery vyšších stupňů řízení, jejichž pracovní dny jsou rozvrženy na dlouhou dobu dopředu.

Fax

Tato komunikace je založena na použití faxu schopného číst dokument na jednom konci komunikačního kanálu a zobrazovat jeho obraz na druhém konci.

Faxování přispívá k rozhodování rychlou a snadnou distribucí dokumentů členům skupiny, která řeší problémy, bez ohledu na jejich geografickou polohu.

Faxy se používají velmi často. Noviny a finanční instituce využívají jejich služeb již řadu let. První faxy byly podobné zvukovým modemům. Technologie však nestojí na místě, ale neustále se zdokonalují. Stránka textu nebo fotografie je vložena do faxu a naskenována. Paprsek skeneru, pohybující se po stránce, zároveň zakóduje bílé a tmavé oblasti obrazu, které jsou poté digitálně přenášeny telefonní linky. Když je zpráva přijata, dojde k podobnému procesu, ale pouze v opačném pořadí - bitové hodnoty představující kódy znaků jsou přeloženy z digitální podobě PROTI analogový signál. Fax odesílá a přijímá digitalizované naskenované stránky obsahující grafiku, text atd. Protože fax funguje pouze s grafické symboly, počítačový program nelze pomocí něj přenést.

Modem se nepřevádí grafické obrázky do digitální podoby, ale slouží pouze k přenosu jakýchkoli digitálních informací po telefonních linkách. Jinými slovy, pokud jste zakódovali obrázek pomocí jakéhokoli programu (například jste vygenerovali grafický soubor), můžete jej snadno přenést přes modem. V tomto případě však bude muset příjemce váš soubor dekódovat sám pomocí nějakého grafického programu.

Fax a modem nemohou používat stejnou telefonní linku současně (ve stejnou dobu). Ale samostatně je samozřejmě může obsluhovat jedna telefonní linka. V současné době se po celém světě používají miliony faxů k přenosu dokumentů, podpisů, dopisních pečetí atd. mezi zeměmi, v rámci jedné země a dokonce i mezi faxy v různé místnosti jedna společnost.

Pomocí faxu můžete odesílat dopisy během několika minut. Existuje mnoho programů, které umožňují odložit odesílání faxů, například až do pozdních nočních hodin, kdy jsou telefonní poplatky sníženy. V závislosti na typu podnikání a množství pošty, kterou je třeba odeslat, může faxový systém zaplatit za sebe ve velmi krátké době. krátký čas. Pokud máte fax / modem, jeho použití bude stát méně než e-mail.

Některé faxy používají pro tisk speciální termopapír (zejména levné faxy). Termopapír neposkytuje dobré rozlišení a časem ztmavne. Dražší faxy používají inkoustové (inkjet) popř laserová technologie pro tisk na vysoce kvalitní papír.

Tato zařízení jsou pomalejší, ale lze je použít jako kopírku. Faxy mají mnoho společného s kopírkami, skenery a tiskárnami. Některé společnosti vyrábějí univerzální stroje, které kombinují schopnosti všech těchto zařízení.

Některé společnosti vyvinuly faxové systémy na rozšiřujících kartách, které se zapojují do počítačů. Na většině desek jsou faxy kombinovány s 1 modemem a formulářem jediný systém. Tyto kombinované karty používají pouze jeden slot základní deska připojit.

Speciální software umožňuje počítači ovládat faxování. Pomocí lze vytvářet různé testy, dopisy a poznámky textové editory a poté přeneseny po telefonních linkách. Počítač lze naprogramovat k odesílání zpráv nebo dopisů v době, kdy jsou přenosové rychlosti nejnižší.
Počítačové faxy mají jednu nevýhodu – neumí kopírovat informace, podpisy, grafiku atd. Ale pomocí skeneru lze tyto informace zapsat do souboru na disk a přidat do dokumentu pro faxování. Je jich mnoho různé modely skenery, které lze použít pro zadávání grafických nebo textových dat. Pokud je v počítači nainstalován příslušný software, může přijímat a ukládat jakékoli informace. Některé společnosti nastavují faxy na nepřetržitý příjem zpráv.

Integrované obvody pro automatizaci kanceláří spojují pracovníky dohromady informační sféra v různých regionech a pomáhají udržovat kontakt s kupujícími, zákazníky a dalšími organizacemi. Jejich činnost pokrývá především správu dokumentů, komunikaci, plánování atd. Tyto systémy plní následující funkce:

zpracování textu na počítačích pomocí různých textových procesorů;

výroba vysoce kvalitních tištěných materiálů;

archivace dokumentů;

elektronické kalendáře a notebooky udržovat obchodní informace;

e-mailová a zvuková pošta;

video a telekonference.

Informační systémy pro zpracování znalostí, včetně expertních systémů, zahrnují znalosti potřebné pro inženýry, právníky, vědce při vývoji nebo vytváření nového produktu. Jejich úkolem je vytvářet nové informace a nové znalosti. Například stávající specializovaná pracoviště pro inženýrství a vědecký design umožňují vysokou úroveň technického rozvoje.

Informační systémy pro střední manažery

Informační systémy na úrovni managementu využívá střední management pro monitorování (nepřetržité sledování), kontrolu, rozhodování a správu. Hlavní funkce těchto informačních systémů jsou:

srovnání současných ukazatelů s minulostí;

sestavování periodických zpráv za určitou dobu, nikoli vydávání zpráv o aktuálním dění jako na operativní úrovni;

poskytování přístupu k archivním informacím atd.

Některé IS poskytují netriviální rozhodování. V případě, že nejsou striktně definovány požadavky na informační podporu, jsou schopni odpovědět na otázku: "co se stane, když...?"

Na této úrovni lze rozlišit dva typy informačních systémů: řídící (pro řízení) a systémy pro podporu rozhodování.

Management IS mají velmi malou analytickou sílu. Slouží manažerům, kteří potřebují denní, týdenní informace o stavu věcí. Jejich hlavním účelem je sledovat každodenní operace ve společnosti a pravidelně generovat přísně strukturované souhrnné standardní zprávy. Informace pocházejí z informační systém provozní úroveň.

Charakteristika manažerských informačních systémů:

slouží k podpoře rozhodování o strukturovaných a polostrukturovaných úkolech na úrovni kontroly operací;

zaměřené na kontrolu, reporting a rozhodování o provozní situaci;

spoléhat na existující data a jejich toky v rámci organizace;

mají nízké analytické schopnosti a nepružnou strukturu.

Systémy pro podporu rozhodování sloužit částečně strukturovaným úkolům, jejichž výsledky je obtížné předem předvídat. Mají výkonnější analytický aparát s několika modely. Informace jsou získávány z řídících a provozních informačních systémů. Tyto systémy používá každý, kdo se potřebuje rozhodnout: manažeři, specialisté, analytici atd. Jejich doporučení mohou být například užitečná při rozhodování o koupi nebo pronájmu zařízení atd.

Charakteristika systémů pro podporu rozhodování;

poskytovat řešení problémů, jejichž vývoj je obtížně předvídatelný;

vybavené sofistikovanými nástroji pro modelování a analýzu;

usnadnit změnu formulace řešených úkolů a vstupních dat;

jsou flexibilní a snadno se přizpůsobují měnícím se podmínkám několikrát denně;

mají technologii zaměřenou na uživatele.

Strategické informační systémy

Rozvoj a úspěch každé organizace (firmy) je do značné míry určován strategií v ní přijatou. Strategie je chápána jako soubor metod a prostředků pro řešení perspektivních dlouhodobých úkolů.

V této souvislosti lze vnímat pojmy „strategická metoda“, „strategické prostředky“, „strategický systém“ atp. V současné době, v souvislosti s přechodem na tržní vztahy, se problematice strategie rozvoje a chování společnosti začala věnovat velká pozornost, což přispělo k radikální změně pohledů na informační systémy. Začaly být považovány za strategicky důležité systémy, které ovlivňují změnu ve volbě cílů společnosti, jejích úkolů, metod, produktů, služeb, umožňují předběhnout konkurenci a také navázat užší interakci se spotřebiteli a dodavateli. Objevil se nový typ informačních systémů – strategický.

Strategický informační systém- počítačový informační systém, který poskytuje podporu pro rozhodování o realizaci strategických dlouhodobých cílů rozvoje organizace.

Jsou známy situace, kdy si nová kvalita informačních systémů vyžádala změnu nejen struktury, ale i profilu firem, přispívajících k jejich prosperitě. Zároveň však může nastat nežádoucí psychická situace spojená s automatizací některých funkcí a druhů práce, která může některé zaměstnance a pracovníky ohrozit propouštěním.

Rýže. 3.7. Vnější faktory ovlivňující výkonnost firmy

Uvažujme kvalitu informačního systému jako strategický nástroj pro činnost každé organizace na příkladu firmy, která vyrábí produkty podobné těm, které jsou již dostupné na spotřebitelském trhu. Za těchto podmínek je nutné konkurovat jiným firmám. Co může přinést využití informačního systému v této situaci?

Chcete-li odpovědět na tuto otázku, musíte porozumět vztahu firmy s jejím vnějším prostředím. Na rýže. 3.7 ukazuje vliv vnějších faktorů na společnost:

konkurenti provádějící vlastní politiku na trhu;

kupující s různými příležitostmi k nákupu zboží a služeb;

dodavatelů, kteří provádějí svou cenovou politiku.

Firma si může zajistit konkurenční výhodu tím, že vezme v úvahu tyto faktory a bude se řídit těmito strategiemi:

vytváření nového zboží a služeb, které jsou srovnatelné s podobnými;

nalezení trhů, kde zboží a služby společnosti mají řadu charakteristických rysů ve srovnání s analogy, které jsou tam již dostupné;

vytvoření takových vazeb, které zajistí kupující a dodavatele pro tuto firmu a způsobí ztrátu obratu k jiné firmě;

snížení nákladů na produkty bez obětování kvality.

Informační systémy na strategické úrovni pomáhají vyšším manažerům řešit nestrukturované úkoly, jako jsou ty popsané výše, a provádět dlouhodobé plánování. Hlavním úkolem je porovnat změny probíhající ve vnějším prostředí se stávajícím potenciálem firmy. Jsou navrženy tak, aby vytvořily společné prostředí pro počítačovou telekomunikační podporu rozhodování v neočekávaných situacích. Pomocí nejpokročilejších programů jsou tyto systémy schopny kdykoli poskytnout informace z mnoha zdrojů. Některé strategické systémy se vyznačují omezenými analytickými schopnostmi.

Na této organizační úrovni hrají informační systémy podpůrnou roli a jsou využívány jako prostředek rychlého zajištění manažera nezbytné informace pro rozhodování.

V současné době ještě není zpracována obecná koncepce budování strategických informačních systémů z důvodu všestrannosti jejich využití nejen z hlediska cílů, ale ani z hlediska funkcí. Existují dva úhly pohledu: jeden vychází z názoru, že nejprve je potřeba formulovat své cíle a strategie k jejich dosažení a teprve poté přizpůsobit informační systém stávající strategii; druhým je, že organizace využívá strategické IS při formulaci cílů a strategickém plánování. Zřejmě racionálním přístupem k rozvoji strategických informačních systémů bude metodika syntézy těchto dvou hledisek.

Informační systémy ve firmě

V každé společnosti je žádoucí mít několik lokálních IS pro různé účely, které se vzájemně ovlivňují a podporují manažerská rozhodnutí na všech úrovních. Na rýže. 3.8 je zobrazena jedna z těchto možností. Mezi místními IS jsou organizovány komunikace různého charakteru a účelu. Některé lokální IS mohou být spojeny s velkým množstvím systémů fungujících ve firmě a mají přístup do vnějšího prostředí, zatímco jiné jsou spojeny pouze s jedním nebo několika souvisejícími. Moderní přístup k organizaci komunikace je založen na využití lokálních vnitropodnikových počítačových sítí s přístupem k obdobnému IS jiné společnosti nebo divize korporace. Zároveň využívají zdroje regionálních a globálních sítí.

Na základě integrace IS pro různé účely pomocí počítačových sítí vznikají v podniku podnikové IS. Takové IS poskytují uživateli možnost pracovat jak s firemní databází, tak s lokálními databázemi.

Uvažujme roli podnikového IS v podniku ve vztahu k tvorbě nákladů na vyrobené produkty.

Informační systémy ve společnosti, které podporují všechny fáze výroby, mohou poskytovat informace různého stupně podrobnosti pro analýzu, v důsledku čehož jsou identifikovány fáze, kde dochází k nadměrnému nárůstu výrobních nákladů. V tomto případě lze zvolit strategii snížení výrobních nákladů. Výsledky přijatých opatření se zase promítnou do informačního systému. Opět bude možné získané informace použít k analýze. A tak dále, dokud není dosaženo cíle.

Příklad 3.15. Firma může drasticky snížit náklady spojené se skladováním surovin a polotovarů dohodou s dodavateli na denních dodávkách. Informace o uskutečněných dodávkách zohlední informační systém, ze kterého budou získávány informace pro rozhodování na příslušné úrovni řízení.

Informační systém může mít největší efekt, je-li na firmu nahlíženo jako na řetězec činností, jehož výsledkem je postupné utváření hodnoty vyráběných produktů nebo služeb. Pomocí informačních systémů různého funkčního určení, zařazených do tohoto řetězce, je pak možné ovlivňovat strategii manažerských rozhodnutí směřujících ke zvýšení příjmů podniku.

Rýže. 3.8. Příklady informačních systémů podporujících činnost firmy

OSTATNÍ KLASIFIKACE INFORMAČNÍCH SYSTÉMŮ

Klasifikace podle stupně automatizace

Podle stupně automatizace informačních procesů v systému řízení společnosti jsou informační systémy definovány jako manuální, automatické, automatizované ( rýže. 3.9).

Manuál IS se vyznačují absencí moderních technických prostředků zpracování informací a provádění veškerých operací osobou. Například o činnosti manažera ve firmě, kde nejsou počítače, můžeme říci, že pracuje s manuálním IS.

Automatický IS provádějí veškeré operace zpracování informací bez lidského zásahu.

Automatizovaný A C předpokládá účast na procesu zpracování informací jak osoby, tak technických prostředků, přičemž hlavní roli hraje počítač. V moderním pojetí pojem „informační systém“ nutně zahrnuje pojem automatizovaného systému.

Automatizované informační systémy mají vzhledem k jejich širokému využití v organizaci procesů řízení různé modifikace a lze je klasifikovat např. podle povahy využití informací a podle rozsahu.

Příklad 3.16.Úlohou účetní ve mzdovém informačním systému je nastavení výchozích údajů. Informační systém je zpracovává podle předem známého algoritmu s vydáním výsledné informace ve formě výpisu vytištěného na tiskárně.

Rýže. 3.9. Klasifikace informačních systémů podle různých kritérií

Klasifikace podle povahy použití informací

Vyhledávání informací systémy (viz obr. 3.9) produkují vstup, systematizaci, ukládání, vydávání informací na žádost uživatele bez složitých transformací dat. Například systém vyhledávání informací v knihovně, na železnici a v pokladnách letenek.

Informační-rozhodující systémy provádějí všechny operace zpracování informací podle určitého algoritmu. Mezi ně lze zařadit podle míry vlivu výsledných informací na rozhodovací proces a rozlišit dvě třídy: manažery a poradce.

Manažeři IS produkují informace, na základě kterých se člověk rozhoduje. Tyto systémy se vyznačují typem úloh výpočetního charakteru a zpracováním velkého množství dat. Příkladem je systém operativního plánování výroby, účetní systém.

Poradenství IS rozvíjí informace, které člověk bere v úvahu a které se okamžitě nepromění v sérii konkrétních akcí. Tyto systémy mají vyšší stupeň inteligence, neboť se vyznačují spíše zpracováním znalostí než dat.

Příklad 3.17. Existují zdravotnické informační systémy pro diagnostiku pacienta a stanovení navrženého léčebného postupu. Při práci s takovým systémem může lékař vzít v úvahu obdržené informace, ale nabídnout jiné řešení než doporučené.

Klasifikace podle rozsahu

Informační systémy organizační řízení(viz obr. 3.9) jsou určeny k automatizaci funkcí vedoucích pracovníků. Vzhledem k nejširšímu uplatnění a rozmanitosti této třídy systémů jsou často jakékoli informační systémy chápány právě v této interpretaci. Tato třída zahrnuje systémy pro správu informací jak pro průmyslové firmy, tak pro neprůmyslová zařízení: hotely, banky, obchodní firmy atd.

Hlavní funkce těchto systémů jsou: operativní řízení a regulace, operativní účetnictví a analýzy, dlouhodobé a operativní plánování, účetnictví, řízení prodeje a dodávek a další ekonomické a organizační úkoly.

Integrované obvody řízení procesů(TP) slouží k automatizaci funkcí výrobního personálu. Jsou široce používány v organizaci pro udržení technologického procesu v hutním a strojírenském průmyslu.

CAD IC(CAD) jsou navrženy tak, aby automatizovaly funkce konstruktérů, designérů, architektů, projektantů při vytváření nového zařízení nebo technologie. Hlavní funkce takových systémů jsou: inženýrské výpočty, tvorba grafické dokumentace (výkresy, schémata, plány), tvorba projektové dokumentace, modelování navržených objektů.

Integrované (firemní) E&S se používají k automatizaci všech funkcí společnosti a pokrývají celý cyklus práce od návrhu až po prodej produktu. Vytvoření takových systémů je velmi obtížné, protože vyžaduje systematický přístup z hlediska hlavního cíle, například dosažení zisku, dobytí prodejního trhu atd. Takový přístup může vést k výrazným změnám v samotné struktuře firmy, o kterých ne každý manažer může rozhodnout.