Moderní technologie automatizace kanceláří. Informační technologie v kanceláři

Historicky automatizace začala ve výrobě a poté se rozšířila do kanceláře, zpočátku s cílem automatizovat rutinní sekretářskou práci. S rozvojem komunikačních prostředků se automatizace kancelářských technologií stala předmětem zájmu specialistů a manažerů, kteří v ní viděli příležitost ke zvýšení své produktivity.

Automatizace kanceláře nemá nahradit stávající tradiční systém komunikace zaměstnanců (s jejich poradami, telefonní hovory a objednávky), ale pouze k jeho doplnění. Sdílení těchto systémů zajišťuje racionální automatizaci manažerské práce a nejlepší zabezpečení informační manažeři.

Automatizovaná kancelář je atraktivní pro manažery všech úrovní řízení ve společnosti nejen tím, že udržuje interní komunikaci personálu, ale také tím, že jim poskytuje nové prostředky komunikace s vnějším prostředím.

Informační technologie automatizované kanceláře - organizace a podpora komunikační procesy jak v rámci organizace, tak s vnějším prostředím založeným na počítačových sítích další moderní prostředky přenosu a práce s informacemi

Technologie pro automatizaci kanceláří využívají manažeři, specialisté, sekretářky a úředníci a jsou atraktivní zejména pro skupinové řešení problémů. Zlepšují produktivitu sekretářek a kancelářských pracovníků a umožňují jim vyrovnat se s rostoucí pracovní zátěží. Tato výhoda je však druhotná vzhledem k možnosti využívat automatizaci kanceláře jako nástroj pro řešení problémů. Zlepšení a zrychlení rozhodování manažerů v důsledku jejich zlepšené komunikace může zajistit ekonomický růst společnosti.

V současné době existuje několik desítek softwarových produktů pro počítače a nepočítačový hardware, které poskytují technologie pro automatizaci kanceláří: textový procesor, tabulkový procesor, e-mail, elektronický kalendář, zvuková pošta, počítač a telekonference, videotext, ukládání obrázků a specializované programyřídící činnosti: vedení dokumentů, sledování plnění zakázek atd.

Automatizaci kanceláře doplňují nepočítačové nástroje: audio a video konference, fax, kopírka a další kancelářské vybavení.

Hlavní komponenty

Databáze je povinnou součástí každé informační technologie. V automatizované kanceláři se v databázi soustřeďují data o výrobním systému společnosti stejně jako v technologii zpracování dat na provozní úrovni. Informace v databázi mohou pocházet i z externího prostředí firmy. Specialisté musí ovládat základní technologické operace pro práci v databázovém prostředí.

Příklad. Databáze shromažďuje denní údaje o prodeji, které předávají obchodní zástupci firmy hlavní počítač, případně informace o týdenní dodávce surovin. Informace o směnném kurzu nebo kotacích cenných papírů včetně akcií této společnosti, které jsou denně upravovány v příslušném databázovém poli, lze denně dostávat e-mailem z burzy.

Informace z databáze vstupují do počítačových aplikací (programů), jako je textový procesor, tabulkový procesor, e-mail, počítačové konference atd. počítačová aplikace automatizovaná kancelář poskytuje pracovníkům komunikaci mezi sebou i s jinými firmami.

textový procesor je typ aplikace software pro tvorbu a zpracování textové dokumenty. Manažer tak má k dispozici efektivní formu písemné komunikace. Pravidelný příjem dopisů a zpráv připravených pomocí textového procesoru umožňuje manažerovi neustále vyhodnocovat situaci ve firmě.

E-mailem(E-mail), na základě použití sítě počítače, umožňuje uživateli přijímat, ukládat a odesílat zprávy svým partnerům v síti. Probíhá zde pouze jednosměrná komunikace. Toto omezení podle mnoha výzkumníků není příliš důležité, protože v padesáti případech ze sta obchodních telefonních hovorů je zaměřeno pouze na získání informací. Pro zajištění oboustranné komunikace budete muset opakovaně odesílat a přijímat zprávy e-mailem nebo použít jiný způsob komunikace.

E-mail může uživateli poskytnout různé možnosti v závislosti na použitém softwaru. Aby odeslaná zpráva byla dostupná všem uživatelům E-mailem, měl by být umístěn na vývěsce počítače, v případě potřeby můžete uvést, že se jedná o soukromou korespondenci. Zásilku můžete odeslat i s oznámením o jejím převzetí adresátem.

Zvuková pošta je pošta pro odesílání zpráv hlasem. Je to podobné jako u e-mailu, až na to, že místo psaní zprávy na klávesnici počítače ji odešlete prostřednictvím telefonu. Odeslané zprávy můžete také přijímat na telefonu. Systém obsahuje speciální zařízení pro převod audio signálů do digitální kód a naopak, stejně jako počítač pro ukládání zvukových zpráv digitální podobě. Zvuková pošta Taky implementované v síti. Systém bude pravidelně volat všechny určené zaměstnance, aby jim poslal zprávu.

tabulkový procesor stejně jako textový procesor je základní komponentou informační kultura jakýkoli zaměstnanec a automatizovaná kancelářská technika. Bez znalosti základů technologie práce v něm nelze plně využít Osobní počítač ve své činnosti. Funkce moderny softwarová prostředí Tabulkové procesory umožňují provádět četné operace s daty prezentovanými v tabulkové formě. Kombinací těchto operací podle společných znaků můžeme rozlišit nejpočetnější a nejpoužívanější skupiny technologických operací:

§ zadávání dat jak z klávesnice, tak z databází;
§ zpracování dat (třídění, automatické generování součtů, kopírování a přenos dat, různé skupiny výpočetních operací, agregace dat atd.);
§ výstup informací v tištěné podobě, ve formě importovaných souborů do jiných systémů, přímo do databáze;
§ kvalitní provedení tabulkové formy prezentace dat;
§ mnohostranná a kvalitní prezentace dat ve formě diagramů a grafů;
§ provádění inženýrských, finančních, statistických výpočtů;
§ dirigování matematické modelování a řadu dalších pomocných operací.

Jakékoli moderní prostředí tabulkový procesor má prostředky k odesílání dat po síti.

Elektronický kalendář poskytuje další možnost využití síťové verze počítače k ukládání a manipulaci s rozvrhem práce manažerů a dalších zaměstnanců organizace. Manažer (nebo jeho sekretářka) nastavuje datum a čas schůzky nebo jiné události, zobrazuje výsledný plán a provádí změny pomocí klávesnice. Hardwarové a softwarové vybavení elektronického kalendáře je plně konzistentní s podobnými součástmi elektronické pošty. Navíc kalendářový software je často nedílná součást e-mailový software.

Systém navíc umožňuje přístup i do kalendářů jiných manažerů. Dokáže automaticky sladit časy schůzek s jejich vlastními plány.

Využívání elektronického kalendáře je efektivní zejména pro manažery vyšší úrovně management, jehož pracovní dny jsou naplánovány na dlouhou dobu dopředu.

Počítačové konference použití počítačové sítě pro výměnu informací mezi členy skupiny řešící konkrétní problém. Okruh lidí s přístupem k této technologii je přirozeně omezený. Počet účastníků počítačové konference může být mnohonásobně vyšší než u audio a video konferencí.

telekonference zahrnuje tři typy konferencí: audio, video a počítač. Videotext je založen na použití počítače k zobrazení textových a grafických dat na obrazovce monitoru.

Výměna katalogů a cenovek (ceníků) jejich produktů mezi firmami formou videotextu je v současnosti stále oblíbenější. Pokud jde o společnosti specializující se na prodej videotextu, jejich služby začínají konkurovat takovým tištěným produktům, jako jsou noviny a časopisy. V mnoha zemích je nyní například možné objednat si noviny nebo časopis ve formě videotextu, nemluvě o aktuálních zprávách o výměně informací.

Ukládání obrázků. Každá firma potřebuje dlouho držet velký počet dokumenty. Jejich počet může být tak velký, že ukládání i ve formě souborů způsobuje vážné problémy. Proto vznikl nápad uložit nikoli samotný dokument, ale jeho obraz (obraz), a uložit jej v digitální podobě. Slibné je ukládání obrázků (imaging). kancelářské techniky a je založen na použití speciálního zařízení

optický rozpoznávač obrázků, který umožňuje převést obrázek dokumentu nebo filmu na digitální pohled pro další skladování externí paměť počítač. Uloženo v digitální formát obrázek lze kdykoli zobrazit v reálné podobě na obrazovce nebo tiskárně. K ukládání snímků se používají optické disky

Myšlenka ukládání obrázků není nová a byla implementována dříve na základě mikrofilmů. Vytvoření této technologie bylo usnadněno vznikem nové technické řešení- optický disk v kombinaci s digitálním záznamem obrazu.

Audiokonference používat zvukovou komunikaci k udržování komunikace mezi geograficky vzdálenými zaměstnanci nebo odděleními společnosti. Nejjednodušší technické prostředky implementace audiokonferencí je telefonní komunikace, vybavené přídavná zařízení, což umožňuje účast více než dvou účastníků konverzace. Vytváření zvukových konferencí nevyžaduje počítač, ale zahrnuje pouze použití obousměrné zvukové komunikace mezi jeho účastníky. Využití audiokonference usnadňuje rozhodování, je levné a pohodlné.

Video konference navrženy pro stejné účely jako audiokonference, ale s použitím video zařízení. Jejich implementace také nevyžaduje počítač. Během videokonference účastníci vzdálený přítel od kamaráda na značnou vzdálenost vidí sebe i ostatní účastníky na televizní obrazovce. Současně s televizním obrazem se přenáší zvuk.

Zatímco videokonference mohou pomoci snížit náklady na cestování a cestování, většina firem využívá videokonference nejen z tohoto důvodu. Tyto firmy je vnímají jako příležitost zapojit do řešení problémů maximální počet manažerů a dalších zaměstnanců geograficky vzdálených od centrály.

Fax založené na použití faxu schopného číst dokument na jednom konci komunikační kanál a reprodukovat jeho obraz na jiném. Faxování přispívá PROTI rozhodování díky rychlé a snadné distribuci dokumentů členům skupiny, která řeší problémy, bez ohledu na jejich geografickou polohu.

Většina oblíbená sada kancelářský automatizační software je Microsoft Office. Produkty společnosti Microsoft Office jsou vzájemně úzce propojeny, mají více než 50 % společného programový kód. To je základ stejného typu práce se všemi aplikacemi.

Automatizace kanceláře

Charakteristika a účel. Kancelářské úkoly zahrnují následující úkoly: kancelářská práce, řízení, kontrola řízení, výkaznictví, vyhledávání, zadávání a aktualizace informací, plánování, výměna informací mezi odděleními kanceláře, mezi kancelářemi podniku a mezi podniky. Typické postupy prováděné ve výše uvedených úlohách jsou následující:

zpracování příchozích a odchozích informací (čtení dopisů a odpovídání na ně, psaní zpráv, oběžníků a jiné dokumentace, která může zahrnovat i výkresy a schémata);

sběr a následná analýza dat (vykazování za určité časové období pro různá oddělení podle různých výběrových kritérií);

ukládání přijatých informací rychlý přístup k informacím a vyhledávání potřebných údajů).

Hlavní součásti automatizace kanceláře jsou znázorněny na obrázku 3.3.

Rýže. 3.3. Hlavní součásti automatizace kanceláře

Informační technologie automatizované kanceláře- organizace a podpora komunikačních procesů jak uvnitř organizace, tak s vnějším prostředím na bázi počítačových sítí a dalších moderních prostředků přenosu a práce s informacemi.

Technologie pro automatizaci kanceláří využívají manažeři, specialisté, sekretářky a úředníci. Umožňují zvýšit produktivitu a umožňují vyrovnat se s rostoucím objemem práce.

Tato výhoda je však druhotná vzhledem k možnosti využívat automatizaci kanceláře jako nástroj pro řešení problémů. Zlepšení rozhodnutí manažerů v důsledku jejich zlepšené komunikace může zajistit ekonomický růst společnosti.

Elektronická kancelář nazývaný softwarový a hardwarový komplex určený ke zpracování dokumentů a automatizaci práce uživatelů v řídicích systémech.

Struktura elektronické kanceláře zahrnuje následující hardware: počítače, případně síťové; tiskařská zařízení; prostředky pro kopírování dokumentů; modem (pokud je počítač připojen ke globální síti nebo ke vzdálenému počítači). Kromě toho může hardware obsahovat skenery používané pro automatické vkládání textových a grafických informací přímo z primárních dokumentů; streamery určené k vytváření archivů na minikazetách na magnetické pásce; promítací zařízení pro prezentace.

Hlavní softwarové produkty, které poskytují kancelářskou automatizační technologii, jsou:

· textový editor;

tabulkový procesor

Systém pro správu databází.

Kancelářský software může také zahrnovat:

· program analýzy a plánování;

program prezentace;

· grafický editor;

servisní program faxmodemu;

· síťový software: e-mail, počítač a telekonference atd.;

Překladatelské programy;

Specializované programy pro manažerské činnosti: správa dokumentů, sledování plnění zakázek atd.

Kancelář softwarových produktů používá se samostatně i jako součást integrovaných balíčků.

Široce se používají i nepočítačové prostředky: audio a video konference, fax, kopírka a další kancelářské vybavení.

Hlavní komponenty. Databáze. Databáze je nezbytnou součástí každé technologie. V automatizované kanceláři se v databázi soustřeďují údaje o činnosti společnosti. Informace v databázi mohou pocházet i z externího prostředí firmy.

Informace z databáze vstupují na vstup počítačových aplikací (programů), jako je textový procesor, tabulkový procesor, e-mail, počítačové konference atd. Jakákoli počítačová aplikace automatizované kanceláře zajišťuje pracovníkům komunikaci mezi sebou as ostatními firmami.

Textový procesor. Jedná se o typ aplikačního softwaru určeného k vytváření a zpracování textových dokumentů. Pravidelný příjem dopisů a zpráv připravených pomocí textového procesoru umožňuje manažerovi neustále vyhodnocovat situaci ve firmě.

E-mailem. Elektronická pošta (E-mail), založená na síťovém využití počítačů, umožňuje uživateli přijímat, ukládat a odesílat zprávy svým síťovým partnerům.

Zvuková pošta. Toto je pošta pro hlasové zprávy. Je to podobné jako u e-mailu, až na to, že místo psaní zprávy na klávesnici počítače ji odešlete prostřednictvím telefonu. Součástí systému je speciální zařízení pro převod zvukových signálů na digitální kód a naopak a také počítač pro ukládání zvukových zpráv v digitální podobě. Výhodou audiomailu je, že je jednodušší – při jeho používání není potřeba žádný vstup z klávesnice.

stolní procesor. Stejně jako textový procesor je základní složkou informační kultury každého zaměstnance a automatizované kancelářské technologie. Bez znalosti základů technologie práce v něm nelze plně využívat osobní počítač při své činnosti. Funkce moderních prostředí tabulkového softwaru vám umožňují provádět četné operace s daty prezentovanými v tabulkové formě.

Elektronický kalendář. Poskytuje další možnost využití síťové verze počítače k ukládání a manipulaci s rozvrhem práce manažerů a dalších zaměstnanců organizace.

Počítačové konference a telekonference. Počítačové konference využívají počítačové sítě k výměně informací mezi členy skupiny řešící konkrétní problém. Počet účastníků počítačové konference může být mnohonásobně vyšší než u audio a video konferencí.

V literatuře se často můžete setkat s termínem telekonference. Telekonference zahrnuje tři typy konferencí: audio, video a počítač.

Audiokonference. Používají zvuk k udržování komunikace mezi geograficky vzdálenými zaměstnanci nebo odděleními společnosti. Nejjednodušším technickým prostředkem pro realizaci audiokonferencí je telefonická komunikace, vybavená přídavnými zařízeními, která umožňují účast více než dvou účastníků konverzace. Vytváření zvukových konferencí nevyžaduje počítač, ale zahrnuje pouze použití obousměrné zvukové komunikace mezi jeho účastníky.

Video konference. Jsou určeny pro stejné účely jako audiokonference, ale s využitím video zařízení. Jejich implementace také nevyžaduje počítač. Během videokonference mohou její účastníci, kteří jsou od sebe ve značné vzdálenosti, vidět sebe i ostatní účastníky na televizní obrazovce. Současně s televizním obrazem se přenáší zvuk.

Fax. Tato komunikace je založena na použití faxu schopného číst dokument na jednom konci komunikačního kanálu a zobrazovat jeho obraz na druhém konci.

Faxování přispívá k rozhodování rychlou a snadnou distribucí dokumentů členům skupiny, která řeší problémy, bez ohledu na jejich geografickou polohu.

V praktický průvodce jsou zvažovány klíčové otázky organizace práce účtárny podniku (organizace, instituce) jakékoli formy vlastnictví. Materiál příručky je předkládán systematicky, na základě aktuálních normativně-metodických a normativně-technických dokumentů, včetně Pokynů pro kancelářskou práci. Těžištěm knihy je zvážení postupu při práci s účetními doklady a také dokumentování činnosti účetnictví. Úvodní část knihy je věnována organizaci činnosti „od nuly“ pracovní skupiny účtárny. Kniha je určena hlavním účetním podniků, manažerům a specialistům finančních a ekonomických služeb a oddělení, účetním, specialistům na doklady a také studentům specializací "Účetnictví" a "Dokumentace" ve vzdělávacích institucích a specializovaných kurzech.

Odhaluje se podstata a rysy důvěrné kancelářské práce. Pokryté problémy s dokumentací důvěrná informace, evidence důvěrných dokumentů, jejich účtování, organizace toku důvěrných dokumentů, klasifikace a systemizace důvěrných dokumentů, zajištění povolovacího systému přístupu a režimu důvěrných informací, příprava důvěrných dokumentů k předání do archivu a zničení. Je uveden rozbor moderních normativních právních aktů v oblasti informací omezený přístup a důvěrné zdokumentované informace: osobní údaje; úřední, profesní, obchodní tajemství; tajemství výroby atd. Pro studenty vysokých škol studujících v oborech školení 032000 "Dokumentová věda a archivnictví", 080500 "Management", 090100 " Informační bezpečnost“, stejně jako speciality 032001 „Dokumentace a dokumentační podpora vedení", 080507 "Vedení organizace",...

Automatizace činností úvěrové instituce na platformě "1C:Enterprise 8" V studijní průvodce jsou probrány teoretické principy konstrukce a aplikace automatizovaných bankovních systémů (ABS), jejich vývoj a role v činnosti moderních úvěrových organizací. Manuál odhaluje vlastnosti počítačových bankovních technologií, principy organizace - syntetické a analytické účetnictví v prostředí ABS, technologii zúčtování a hotovostních služeb, vzdálený zákaznický servis, technologické principy organizace elektronické správy dokumentů, reporting. Teoretická ustanovení jsou doplněna podrobnými praktickými ukázkami implementace popsaných technologií a principů v skutečný systém automatizace bankovnictví ABS „Řízení úvěrové organizace“ na platformě „1C: Enterprise 8“, vyvinuté společností „Business IT“ (1C: Franchisee, Stavropol) (systém je zakoupen samostatně od vývojáře, platforma „1C: Enterprise“ - ve společnosti "1C" a její partneři). Průvodce poskytuje...

Tato kniha je pro ty, kteří ji již používají automatizované systémy, a pro ty, kteří teprve uvažují o využití moderních technologií k pozvednutí managementu na novou kvalitativní úroveň. Publikace vypráví o tom, jak se domácí kancelářská práce vyvíjela, co určuje její specifika a vlastnosti, jaké legislativní akty a ustanovení určují moderní obchodní vztahy, dále o standardních procesech, normách a předpisech, moderních technologiích v oblasti elektronické správy dokumentů. Speciální kapitoly jsou věnovány přehledu produktů a řešení předních dodavatelských společností ruský trh informační technologie. Volba řešení nemůže být omezena funkčností produktu, proto kniha představuje celý řetězec technologický postup, včetně definice výběrových kritérií, metodiky zavádění a údržby systému a také analýzy nákladů a přínosů. Elektronická správa dokumentů není jen...

Tato publikace napsaná právníky a ekonomy se od podobných liší především tím, že kromě právně bezvadných vzorů obchodních smluv obsahuje rozsáhlý právní, rozhodčí a daňový komentář. U jednotlivých smluv jsou účetní zápisy prováděny na základě nové účtové osnovy. První díl dvoudílné knihy je věnován postupu při uzavírání smluv, důsledkům jejich uznání za neplatné, odpovědnosti za jejich porušení a také toku dokumentů, které zajišťují jejich uzavírání, provádění a úpravy. Samostatná kapitola je věnována zajištění závazků. Navíc v tento objem za smlouvy používané při hospodářské činnosti podniků se považují smlouvy kupní, dodavatelské, barterové, placené služby, tollingové, leasingové, skladovací. Provizní smlouvy a provizní smlouvy jsou podrobně zváženy. Každá kapitola kromě vzorů smluv obsahuje právní komentář, ...

Chcete porozumět legislativě upravující vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, porozumět tomu, jak probíhají platby ve prospěch zaměstnanců a jak se vybírají daně, zvládnout pracovní postup? V podrobném komentáři k pracovněprávní a daňové legislativě autor vysvětlí, jak postupovat v různých obchodních situacích a správně je dokumentovat, jak používat vzorce uvedené v knize pro výpočet plateb ve prospěch zaměstnanců a vedení daňové evidence, jak chránit práva zaměstnance a zaměstnavatele bez porušení zákona . Publikace bude mimořádně užitečná účetním, manažerům a zaměstnancům personálních oddělení organizací. Kniha bude také nepostradatelný pomocník učitelé a studenti vysokých škol a také studenti speciálních kurzů.

Tato kniha vám pomůže zautomatizovat vaše účetnictví a správu dokumentů standardní programy balíček Microsoft Office 2010 - Excel a Word. Naučíte se provádět finanční kalkulace, sestavovat formuláře a výkazy v Excelu a umět maximálně automatizovat vyplňování smluv a dalších dokumentů výměnou dat mezi Wordem a Excelem.

Příručka poskytuje formuláře a podrobnosti o hlavních typech dokumentů – bankovní, smluvní, personální, expediční a další řídící dokumentace, hojně využívané v praxi organizační a administrativní činnosti obchodních organizací. Kniha je určena manažerům, manažerům a specialistům malých a středních podniků.

Máte v rukou nevšední publikaci, která obsahuje základní informace ve čtyřech oblastech nezbytných pro úspěšnou práci účetního: základy účetnictví, účetnictví, daně, „1C: Účetnictví“. Sebepřípravu lze začít od nuly, protože kniha obsahuje část o základech účetnictví s klíčovými pojmy, kategoriemi a účetními technikami. V sekci "Účetnictví" je stručnou a přístupnou formou uvedena metodika, účtování, příklady a typické situace ve všech oblastech účetnictví pro komerční organizace. Sekce "Daně" obsahuje informace o poplatnících, předmětech zdanění, daňových sazbách a postupu pro výpočet všech daní stanovených daňovým řádem Ruské federace s přihlédnutím k nedávné změny. U každé daně je uveden praktický příklad výpočtu. Sekce "1C: Účetnictví" verze 8.1 popisuje základní principy a algoritmy akcí, které jsou dnes nejoblíbenější pro účetní, manažery a ...

Jsou popsány tři konfigurace systému "1C:Enterprise 8.1": "Podnikové účetnictví", "Řízení obchodu" a "Řízení mezd a lidských zdrojů". Operace s v hotovosti, účtování zboží, výrobků, služeb, účtování dlouhodobého a nehmotného majetku. Je uveden výpočet plateb daně, účetní závěrka a daňové informace. Z pozic manažera, manažera, skladníka je ukázáno, jak zadat objednávku dodavateli a evidovat příjem zboží, sledovat průchod platby, řídit cenotvorbu, organizovat maloobchodní a účtování plateb platebními kartami a bankovními úvěry. Z pozice účetní-kalkulače a personalisty je ukázáno, jak sestavit a udržovat rozvrh práce a dovolené, pracovat s personálními dokumenty, formulář daňové hlášení a řešit další problémy mzdové a personální evidence. Druhé vydání reflektuje změny v daňové legislativě, obsahuje rozbor typických chyb začínajících uživatelů,...

Do kanceláře zahrnují následující úkoly: kancelářská práce, řízení, kontrola managementu, výkaznictví, vyhledávání, zadávání a aktualizace informací, plánování, výměna informací mezi kancelářskými odděleními, mezi podnikovými kancelářemi a podniky.

Typické postupy prováděné ve výše uvedených úkolech:

zpracování příchozích a odchozích informací (čtení dopisů a odpovídání na ně, psaní zpráv, oběžníků a jiné dokumentace, která může zahrnovat i výkresy a schémata);
sběr a následná analýza dat (vykazování za určité časové období pro různá oddělení podle různých výběrových kritérií);
ukládání přijatých informací (rychlý přístup k informacím a vyhledávání potřebných údajů).

To vyžaduje splnění následujících podmínek: práce mezi účinkujícími musí být koordinována; pohyb dokumentů by měl být co nejvíce optimalizován; měla by být zajištěna možnost interakce mezi odděleními v rámci podniku a podniky v rámci sdružení.

Automatizace kanceláře (obr. 1.7) není navržena tak, aby nahradila stávající tradiční systém personální komunikace (s jeho jednáními, telefonáty a objednávkami), ale pouze jej doplnila. Oba tyto systémy společně zajistí racionální automatizaci manažerské práce a nejlepší poskytování informací manažerům.

Automatizovaná kancelář je atraktivní pro manažery všech úrovní řízení ve společnosti nejen proto, že podporuje interní komunikaci personálu, ale také proto, že jim poskytuje nové prostředky komunikace s vnějším prostředím.

Technologie pro automatizaci kanceláří využívají manažeři, specialisté, sekretářky a úředníci. Umožňují zvýšit produktivitu a umožňují vyrovnat se s rostoucím objemem práce.

Elektronická kancelář nazývaný softwarový a hardwarový komplex určený ke zpracování dokumentů a automatizaci práce uživatelů v řídicích systémech.

V složení elektronické kanceláře zahrnuje následující hardware:

počítače, případně v síti;
tiskařská zařízení;
prostředky pro kopírování dokumentů;
modem (pokud je počítač připojen ke globální síti nebo ke vzdálenému počítači).

Kromě toho může hardware obsahovat

skenery používané pro automatické vkládání textových a grafických informací přímo z primárních dokumentů;
streamery určené k vytváření archivů na minikazetách na magnetické pásce;
promítací zařízení pro prezentace.

Hlavní softwarové produkty poskytování technologií automatizace kanceláře , jsou:

textový editor;
tabulka;
Systém pro správu databází.

V složení kancelářského softwaru může také zahrnovat:

program pro analýzu a plánování;
prezentační program;
grafický editor;
servisní program faxmodemu;
síťový software: e-mail, počítač a telekonference atd.;
Překladatelské programy;
specializované programy pro řídící činnosti: správa dokumentů, sledování plnění zakázek atd.

Produkty kancelářského softwaru se používají samostatně i jako součást integrovaných balíčků.

Široce se používají i nepočítačové prostředky: audio a video konference, fax, kopírka a další kancelářské vybavení.

Databáze. Databáze je nezbytnou součástí každé technologie. V automatizované kanceláři se v databázi soustřeďují údaje o činnosti společnosti. Informace v databázi mohou pocházet i z externího prostředí firmy. Specialisté musí ovládat základní technologické operace pro práci v databázovém prostředí.

Příklad. Databáze shromažďuje údaje o denních tržbách, přenášené obchodními zástupci společnosti do hlavního počítače, nebo informace o týdenních dodávkách surovin.

Informace o směnném kurzu nebo kotacích cenných papírů včetně akcií této společnosti, které jsou upraveny v příslušném databázovém poli, lze denně dostávat e-mailem z burzy.

Textový procesor. Jedná se o typ aplikačního softwaru určeného k vytváření a zpracování textových dokumentů. Když je dokument připraven, zaměstnanec jej přepíše do externí paměti, poté jej vytiskne a případně přenese po počítačové síti. Manažer tak má k dispozici efektivní formu písemné komunikace. Pravidelný příjem dopisů a zpráv připravených pomocí textového procesoru umožňuje manažerovi neustále vyhodnocovat situaci ve firmě.

E-mailem. Elektronická pošta (E-mail), založená na síťovém využití počítačů, umožňuje uživateli přijímat,

ukládat a odesílat zprávy partnerům v síti. Probíhá zde pouze jednosměrná komunikace. Toto omezení podle mnoha výzkumníků není příliš důležité, protože v padesáti případech ze sta obchodních telefonních hovorů je zaměřeno pouze na získání informací. Pro zajištění oboustranné komunikace budete muset opakovaně odesílat a přijímat zprávy e-mailem nebo použít jiný způsob komunikace.

E-mail může uživateli poskytnout různé možnosti v závislosti na použitém softwaru. Aby byla odeslaná zpráva k dispozici všem uživatelům e-mailu, měla by být umístěna na nástěnku počítače, v případě potřeby můžete označit, že se jedná o soukromou korespondenci. Zásilku můžete odeslat i s oznámením o jejím převzetí adresátem.

Zvuková pošta. Toto je pošta pro hlasové zprávy. Je to podobné jako u e-mailu, až na to, že místo psaní zprávy na klávesnici počítače ji odešlete prostřednictvím telefonu. Odeslané zprávy můžete také přijímat na telefonu.

Součástí systému je speciální zařízení pro převod zvukových signálů na digitální kód a naopak a také počítač pro ukládání zvukových zpráv v digitální podobě. V síti je implementována i zvuková pošta.

Poštu se zvukovými zprávami lze úspěšně použít pro řešení skupinových problémů. K tomu musí odesílatel zprávy dodatečně uvést seznam osob, kterým daná zpráva zamýšlený. Systém bude pravidelně volat všechny určené zaměstnance, aby jim poslal zprávu.

Hlavní výhoda audiomailu oproti elektronickému je jednodušší – při jeho používání není potřeba zadávat data z klávesnice.

stolní procesor. Stejně jako textový procesor je základní složkou informační kultury každého zaměstnance a automatizované kancelářské technologie. Bez znalosti základů technologie práce v něm nelze plně využívat osobní počítač při své činnosti. Funkce moderních prostředí tabulkového softwaru vám umožňují provádět četné operace s daty prezentovanými v tabulkové formě. Kombinací těchto operací podle společných znaků můžeme rozlišit nejpočetnější a nejpoužívanější skupiny technologických operací:

zadávání dat jak z klávesnice, tak z databází;

zpracování dat (třídění, automatické generování součtů, kopírování a přenos dat, různé skupiny kalkulačních operací atd.);

výstup informací v tištěné podobě, ve formě importovaných souborů do jiných systémů, přímo do databáze;

kvalitní provedení tabulkových forem prezentace dat;

mnohostranná a kvalitní prezentace dat ve formě tabulek a grafů;

provádění inženýrských, finančních, statistických výpočtů;

provádění matematického modelování a řady dalších pomocných operací.

Jakékoli moderní tabulkové prostředí má prostředky k odesílání dat po síti.

Elektronický kalendář. Poskytuje další možnost využití síťové verze počítače k ukládání a manipulaci s rozvrhem práce. Manažer (nebo jeho sekretářka) nastavuje datum a čas schůzky nebo jiné události, zobrazuje výsledný plán a provádí změny pomocí klávesnice. Hardwarové a softwarové vybavení elektronického kalendáře je plně konzistentní s podobnými součástmi elektronické pošty.

A co víc, kalendářový software je často nedílnou součástí e-mailového softwaru.

Systém navíc umožňuje přístup i do kalendářů jiných manažerů. Dokáže automaticky sladit časy schůzek s jejich vlastními plány.

Využití elektronického kalendáře je efektivní zejména pro manažery vyšších stupňů řízení, jejichž pracovní dny jsou rozvrženy na dlouhou dobu dopředu.

Počítačové konference a telekonference. Počítačové konference využívají počítačové sítě k výměně informací mezi členy skupiny řešící konkrétní problém. Počet účastníků počítačové konference může být mnohonásobně vyšší než u audio a video konferencí.

V literatuře se často můžete setkat s termínem telekonference. Telekonference zahrnuje tři typy konferencí: audio, video a počítač.

Ukládání obrázků. V každé firmě je nutné dlouhodobě skladovat velké množství dokumentů. Jejich počet může být tak velký, že ukládání i ve formě souborů způsobuje vážné problémy. Proto vznikl nápad uložit nikoli samotný dokument, ale jeho obraz (obraz), a uložit jej v digitální podobě.

Obrazové úložiště (imaging) je perspektivní kancelářská technologie a je založeno na použití speciálního zařízení - optického rozpoznávače obrazu, který umožňuje převést obraz dokumentu nebo filmu do digitální podoby pro další uložení do externí paměti počítač. Obraz uložený v digitálním formátu lze kdykoli zobrazit v reálné podobě na obrazovce nebo tiskárně. K ukládání snímků se používají optické disky. Ano, pět palců optický disk lze napsat asi 200 000 stran.

Audiokonference. Používají zvuk k udržování komunikace mezi geograficky vzdálenými zaměstnanci nebo odděleními společnosti. Nejjednodušším technickým prostředkem realizace audiokonferencí je telefonická komunikace, vybavená přídavnými zařízeními, která poskytují možnost interakce pro více než dva účastníky. Vytváření zvukových konferencí nevyžaduje počítač, ale zahrnuje pouze použití obousměrné zvukové komunikace mezi jeho účastníky.

Video konference. Jsou určeny pro stejné účely jako audiokonference, ale s využitím video zařízení. Jejich implementace také nevyžaduje počítač. Během videokonference mohou její účastníci, kteří jsou od sebe ve značné vzdálenosti, vidět sebe i ostatní účastníky na televizní obrazovce. Současně s televizním obrazem se přenáší zvuk.

Fax Tato komunikace je založena na použití faxu schopného číst dokument na jednom konci komunikačního kanálu a zobrazovat jeho obraz na druhém konci.

faksimile přispívá k rozhodování rychlou a snadnou distribucí dokumentů členům skupiny, která řeší problémy, bez ohledu na jejich geografickou polohu.

V posledních desetiletích byla automatizace kanceláří jednou z hlavních hnacích sil rozvoje globálního informačního průmyslu. Snad každý ze světových gigantů – vývojářů hardwaru a softwaru přispěl k rozvoji této části trhu informačních technologií.

Řada nabízených řešení pro automatizaci kanceláří zahrnuje kancelářské balíky, nástroje pro organizaci spolupráce a výměnu informací, řešení pro automatizaci řízení společnosti a mnoho dalšího. Díky těmto řešením samotná kancelář a organizace práce jejích zaměstnanců pro Nedávno změnil k nepoznání.

Při zakládání nové společnosti jakéhokoli rozsahu již její organizátoři nestojí před otázkou nutnosti automatizace činnosti jejích kanceláří či divizí - existuje pouze problém s výběrem prostředků pro tuto automatizaci mezi rozmanitostí produktů na trhu.

Tento článek pojednává o jedné z možností výběru nástrojů pro automatizaci činnosti kanceláře společnosti jakékoliv velikosti. Automatizace činností kanceláře nebo divize společnosti v zásadě úzce souvisí s automatizací celé společnosti, proto budou v navrhovaném článku také neoddělitelně propojeny.

Úkoly automatizace kanceláře

Úkoly řešené při automatizaci činností společnosti do značné míry závisí na charakteru jejího podnikání, infrastruktuře, administrativní struktuře a mnoha dalších faktorech. Ale bez ohledu na specifika každé jednotlivé společnosti existuje řada obecných požadavků na kancelářské automatizační systémy. Pro stanovení těchto požadavků je proto nutné porozumět tomu, co je běžné v úkolech automatizace činnosti kanceláří různých společností.

Zajišťování společných aktivit

Kancelář je především skupina lidí, takže do popředí se dostávají prostředky pro organizaci vnitropodnikové interakce. Konkrétní složení těchto fondů, jejich obsah a obsah do značné míry závisí na specifikách činnosti společnosti. Takže například obchodní organizace potřebuje systém pro automatizaci obchodních činností (obchodu); společnosti zabývající se realizací různých projekčních prací - pokročilé nástroje pro řízení projektů a úkolů. Téměř každá společnost čelí problému automatizace kanceláří.

Při organizování interních podnikových obchodních procesů v rámci společnosti (a potažmo jejích kanceláří) je tedy potřeba automatizace různé druhyčinnosti svých zaměstnanců. Nejběžnější z nich jsou následující.

Tok dokumentů

V zásadě celý workflow spočívá v přidělení čísla dokumentu (evidence dokumentu na úřadě) a jeho provedení, případně s kontrolou. Workflow pokrývá všechny strukturální divize společnosti - od kanceláře až po management - a je důležitou součástí systému řízení společnosti.

Pokud je registrace dokumentu dostatečně jednotná pro všechny společnosti, pak se procesy jeho provádění a kontroly jeho průchodu obtížně formalizují a do značné míry závisí na administrativní struktuře organizace. Na základě toho by měl systém správy dokumentů obsahovat pokročilé prostředky pro přizpůsobení se administrativní struktuře společnosti a postupu práce s dokumenty v ní přijatými.

Systém automatizace workflow by měl podporovat distribuci a schvalování dokumentů, což je odrazem reálných procesů práce s papíry v jakékoli organizaci. Také při automatizaci pracovního postupu by měla být zajištěna další typická operace při práci s papíry - kontrola nad průchodem dokumentů. Kromě, tento systém by měl poskytovat: vstup do systému dokumentů z různých zdrojů: papírová dokumentace, e-mailové zprávy, faxy, soubory různých aplikačních programů.

Automatizace obchodních činností (obchod)

Na rozdíl od workflow jsou všechny výrobní procesy související s obchodem formalizovány mnohem snadněji. Ačkoli, jak ukazuje praxe vývoje, prodeje a implementace balíčků obchodní automatizace, každá společnost má své vlastní nuance, ale to nebrání široké distribuci takových systémů.

Obecně by obchodní automatizační systém měl plnit následující funkce:

Zajištění plné kontroly příjmu a prodeje zboží. Obchod zahrnuje nákup nebo výrobu komodity, její skladování a prodej. Celý tento proces provázejí různé papíry: faktury, účty, faktury, které jsou nutné pro účetnictví. Obchodní systém by tedy měl automatizovat všechny operace pro pohyb zboží a poskytovat jim odpovídající účetní doklady.
Pro co nejúplnější automatizaci finančních činností společnosti je nezbytná interakce se systémem automatizace účetnictví. V ideálním případě by účetní program měl být nedílnou součástí systému automatizace obchodu. Vlastně vzhledem k rozmanitosti účetní programy Systém automatizace obchodu by to měl přinejmenším zajistit nezbytné informace v těchto programech.
Diferenciace přístupu k informacím v systému podnikové automatizace není pouze opatřením k zajištění utajení, ale slouží také k přehlednějšímu rozdělení funkcí mezi zaměstnance.
Maximální automatizace provozu slouží ke zvýšení efektivity práce zaměstnanců a předchází mnoha chybám, které mohou mít za následek finanční ztráty.
Pro zajištění udržitelného fungování obchodní společnosti je nezbytná pravidelná aktualizace a podpora systému ze strany výrobce. Systém automatizace obchodu musí skutečně splňovat všechny požadavky Finanční účetnictví přijaté v zemi a všechny reality trhu. Nápadným příkladem toho je situace na začátku roku 1997, kdy byl zaveden požadavek na povinné vystavování faktur. Poté se mnoho domácích systémů a balíčků pro automatizaci obchodu bez podpory vývojářů jednoduše ukázalo jako k ničemu. Další událostí, která ovlivnila osud takových systémů, byla denominace rublu.

Ochrana dat

Nejcennější součástí každého informačního systému, v jehož názvu existuje, jsou data v něm uložená. Dokonce i na samém spolehlivé řešení vždy existuje riziko ztráty informací životně důležitých pro podnik.

Ochrana podnikových dat je komplexní úkol, jehož součástí jsou:

Zabraňte neoprávněnému přístupu k datům. Diferenciace přístupu k informacím je na jedné straně nezbytná k zajištění jejich utajení a ochrany před úmyslným zničením a na druhé straně slouží k jasnějšímu vymezení odpovědností mezi zaměstnanci.
Antivirová ochrana. Nebezpečí pronikání virů do informačního prostředí není radno podceňovat. V podmínkách rychlého rozvoje místních a globální sítě a technologiích spojených s internetem může jeden virus, který se dostane do sítě, přinést společnosti katastrofální ztráty.
Zálohování dat. Bez ohledu na to, jak spolehlivé informační prostředí společnosti, vždy existuje možnost ztráty dat. V tomto případě vyvinutý záložní systém pomůže snížit související ztráty. Jak ukazuje prováděcí praxe informační systémy, je vzácné, že IT manažeři nenainstalují záložní systém, ale zároveň zdaleka ne vždy používají moderní technologie nabízené pro tyto systémy.

Řešení

Zvažte jedno z řešení pro automatizaci činností společnosti a jejích kanceláří s ohledem na výše uvedené požadavky. Navržené řešení vychází z dlouholetých zkušeností se zaváděním takových systémů a je dle autora vyvážené z hlediska ceny a spotřebitelských vlastností.

Jádrem navrhovaného řešení je server pro spolupráci IBM Lotus Domino/Notes; zvažme to podrobněji.

Základem serveru Lotus Notes je vestavěná databáze, která má nerelační strukturu, která na rozdíl od systémů správy relační databáze data (SQL-servery), umožňuje nejjednodušeji a nejefektivněji budovat systémy pro ukládání dokumentů za účelem jejich společného použití. Je třeba poznamenat, že navzdory nerelační struktuře databází serveru Lotus Notes k nim lze přistupovat také prostřednictvím ovladače ODBC.

Další funkce systému Lotus Notes jsou:

technologie klient-server podporující širokou škálu serverových a klientských platforem, zejména: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, různé klony UNIX. Všechny aplikace vyvinuté na bázi systému Lotus Notes, včetně těch, o kterých bude řeč níže, běží na všech jím podporovaných platformách bez jakýchkoliv úprav;
podpora vzdálených databází, zajištění synchronizace mezi nimi. To umožňuje organizovat globální firemní síť, kde každá kancelář bude buď vzdáleně pracovat s centrálním serverem Lotus, nebo se bude udržovat sama lokální server aktuální kopie podnikových databází;
vestavěný internetový server a e-mailový systém;
rozhraní s jinými datovými zdroji přes ODBC;
pokročilé nástroje pro vývoj vizuálních aplikací a rozhraní s populární systémy vývoj aplikací.

Lotus tak není jen prostředkem pro ukládání dat, ale také internetovým serverem a zajišťuje také fungování elektronické pošty. Jako integrovaný systém týmové práce vám server Lotus Notes umožňuje organizovat:

společný systém zpracování dokumentů v rámci firmy, oddělení, pracovní skupiny;
interakce mezi vzdálenými společnostmi nebo kancelářemi;
výměna informací v rámci podniku jakéhokoli rozsahu;
hromadné zpracování dat z různých zdrojů: relační servery, internetové zdroje, kancelářské aplikace.

Systém Lotus Notes lze snadno konfigurovat pro všechny oblíbené síťových protokolů a obsahuje pokročilé prostředky organizace vzdálený přístup a interakce přes globální sítě.

Balíček Lotus Notes obsahuje pokročilé nástroje pro zabezpečení informací, o kterých bude řeč později.

Všechny tyto a mnohé další výhody dělají ze systému Lotus Notes nejoblíbenější konstrukční nástroj. podnikové systémy společná práce. Během roku 1999 se tak celosvětově prodalo téměř 22 milionů licencí na Notes, což překonalo stejný ukazatel v roce 1998 o 62 %. Na konci roku 1999 bylo na celém světě asi 56 milionů uživatelů Lotus Notes.

Ve skutečnosti pouze pořízení a nasazení systému Lotus Notes umožňuje řešit následující úlohy:

implementace elektronické pošty;
vytvoření internetového serveru;
podpora individuálního a skupinového plánování akcí.

Ale použití serveru Lotus není omezeno na toto. Jak již bylo zmíněno výše, server Lotus Notes je určen především pro organizaci kolektivní práce na dokumentech, což je dáno architekturou jeho databází a pokročilými vestavěnými nástroji pro tvorbu aplikací pro jejich zpracování. Společnost vlastnící systém Lotus si samozřejmě může samostatně vyvíjet aplikace pro své potřeby, ale na trhu jsou již hotové. Dvě z nich, určené k organizaci workflow a automatizaci komerčních činností (obchodu), jsou nabízeny čtenářům.