Informační technologie pro dokumentační podporu řídících činností. Informační technologie pro dokumentační podporu manažerských činností
Kniha: Lecture Notes Documentary
ODDÍL 1. INFORMAČNÍ A DOKUMENTACE PODPORA VEDENÍ SEKCE 1. INFORMAČNÍ A DOKUMENTACE PODPORA VEDENÍ 1.1. Význam manažerské dokumentace
Dokument plní mnoho funkcí. Státní norma 16.487-83 definuje dokument jako hmotný objekt s informací zafixovanou umělým způsobem pro jeho přenos v čase a prostoru, definuje obecná funkce dokument jako nosič informací. Tato funkce dokumentu je zvláště důležitá v operativním řízení. Po použití dokumentu v aktuální úloze provede další důležitou funkci- působí jako historický pramen. Tyto vlastnosti přitahovaly pozornost vedoucích pracovníků a archivářů. Řídící orgány, mocenské instituce se musí při své práci vzájemně ovlivňovat.
V období restrukturalizace systému řízení plní dokument řadu teoretických funkcí, které jsou využívány v rámci vědních disciplín správa dokumentů a archivace.
Technologie řízení, zredukovaná na jednoduché schéma, může být reprezentována ve formě rozhodování, organizace jeho implementace a kontroly nad implementací. Takové schéma lze použít jak v případě nejjednodušší jednorázové akce, tak při organizaci složitých celostátních sektorových systémů. Tyto systémy se budou lišit stupněm přípravy na přijetí rozhodnutí, organizací jeho implementace (personální, finanční, zásobovací, implementační atd.) a organizací kontroly implementace. Ve všech případech musí být namontovány uvedené díly.
Jakékoli rozhodnutí nevzniká z ničeho, lze jej učinit pouze na základě informací o této problematice. Je třeba poznamenat dva důležité podmínky: za prvé, informace musí být včasné a za druhé musí být dostatečné pro přijetí potřebné řešení. Pokud jsou informace obdrženy pozdě, ztrácíte možnost účastnit se jakýchkoli akcí nebo událostí. To znamená, že příležitost nebo šance jsou ztraceny. Na druhou stranu, pokud není dostatek informací nebo víte jen polovinu něčeho,
vaše rozhodnutí nemusí být nejen nejlepší, ale dokonce i chybné, protože jste nezohlednili všechny faktory.
V současnosti se množství informací každé tři roky zdvojnásobuje. Souvisí to s rozvojem společnosti. Jakýkoli subjekt nebo každá osoba samostatně může existovat pouze v případě, že dochází k výměně informací. V podmínkách tržních vztahů se ekonomická situace rychle mění, obchodní podniky „přežijí“ jen tehdy, když včas vědí, co, kdy, jak a kolik to stojí. Informace jsou odedávna zboží. Kdo vlastní informace, vlastní situaci a naopak.
To ukazuje na významné změny v organizaci informačních zdrojů ve společnosti, ukazuje, že informace a dokument jako její nosič ovlivňují všechny aspekty řízení a také fungování různých struktur, které ovlivňují konečný výsledek v ekonomické sféře.
Informační a dokumentační služba je hlavní (hlavní) zajišťovací (obslužná) řídící funkce, jejíž realizace vyžaduje speciální - odborné znalosti. Efektivita a přehlednost v činnosti jakéhokoli subjektu závisí na tom, jak je tato práce organizována.
Informační a dokumentační podporu zajišťují speciální strukturální jednotky: case management, generální oddělení, kancelář, sekretariát (nebo asistent tajemníka). Tyto jednotky by měly být obsazeny specialisty. Zástupce tajemníka musí mít také speciální vzdělání v závislosti na úrovni vedoucího a úrovni jeho vzdělání.
Práce jakéhokoli správního aparátu, jakož i jakákoli práce obecně v naší době, musí být vykonávána v souladu s požadavky vědecké organizace práce. To znamená, že neexistuje žádná práce, která by nemusela být řádně organizována, a osoba, která tuto práci provádí, musí být obeznámena s vlastnostmi její implementace. K tomu je třeba práci rozdělit na určité složky – od nejsložitějších po nejjednodušší operace. Každá část musí být propracována, tedy zorganizovaná nejlepší způsob Vzhledem k tomu, že v žádné práci nejsou žádné maličkosti, je třeba vše promyslet. Vědecká organizace práce se skládá z takových dobře promyšlených, správně organizovaných operací. Jak správně provádět tu či onu práci, určují regulační a metodické dokumenty.
V oblasti managementu pracují především s informacemi a dokumenty, které fungují jako jejich nositelé. Dokument-objekt a výsledek práce v oblasti managementu.
Práce s informacemi a podporou dokumentace se skládá ze stejných operací. Pouze některými subjekty se provádí tradičními metodami (ručně), jinými - pomocí mechanizace a automatizace. Ale všechny fáze práce s dokumenty zůstávají. Každý elementárně kompetentní pracovník správního aparátu proto musí nejen správně vypracovávat a provádět dokumenty, ale také vědět, jaké druhy práce jsou s nimi vykonávány.
Jakákoli dnešní práce se zlepšuje zavedením nových strojů a procesů. V oblasti managementu lze pouze mechanizovat práci s dokumenty a automatizovat zpracování informací obsažených v dokumentech.
Strojové zpracování dokumentů si ale klade své požadavky. Pokud jde o dokumenty, požadavky na jejich formát, pořadí provedení, prezentaci textu.
Dokument lze také rozdělit na nejjednodušší součásti (náležitosti) a každá část má pravidla pro co nejsprávnější psaní a design. Tato pravidla jsou zakotvena v DSTU 4163-2003. Požadavky na vyhotovení dokumentů jsou také dostatečně podrobně popsány v systému řídící dokumentace, neboť ve všech dokumentech je možné rozlišit stejné součásti (detaily) nastudováním postupu pro sestavení a zpracování těchto detailů (zápis adresy, data , schvalovací razítka, schvalování, postup uzavírání atd.). Tyto požadavky jsou stanoveny DSTU 4163-2003.
Jeden doklad se vydává pouze jednorázově. Dokumenty spolu úzce spolupracují a tvoří dokumentační systém. Státní norma definuje dokumentační systém jako soubor vzájemně souvisejících dokumentů v určitém oboru činnosti.
Existují systémy finanční, primární a účetní dokumentace rozpočtových objektů a subjektů, účetní a peněžní dokumentace, organizační a administrativní atd. Každý vedoucí pracovník tedy musí umět vystoupit a znát systém dokumentace, se kterým pracuje. Například zaměstnanec personálního oddělení musí znát a umět sestavit a zpracovat všechny personální dokumenty,
a smlouvy a pracovní smlouvy. Nejběžnější jsou ale organizační a administrativní dokumenty, se kterými se musí vypořádat každý manažer. Patří sem takové organizační dokumenty, jako je zakládací listina, nařízení, pokyny, správní dokumenty – příkazy, příkazy, pokyny, usnesení, rozhodnutí; informační a referenční akty, osvědčení, zprávy a vysvětlivky, jakož i nejběžnější typy služebních dokumentů - dopisy, telegramy, telefonické zprávy. Každý typ těchto dokumentů má své vlastní charakteristiky v úpravě a prezentaci textu, které lze snadno studovat.
Postup práce s dokumenty je také rozdělen do určitých fází. Každá fáze má své vlastní metody její nejlepší implementace. Tato práce začíná příjmem a prvotním zpracováním dokumentů. Tato fáze je bez ohledu na způsob přenosu informací: poštou, osobně, telegraficky, faxem. Tato práce se zpravidla provádí centrálně a skládá se čistě z technické operace podrobně uvedeno v pravidlech a předpisech.
Důležitou fází je registrace dokumentů. V průběhu evidenčního procesu je vedena evidence přijatých dokumentů, ale nejdůležitější je evidovat ukazatele o dokumentu, které umožňují organizovat kontrolu nad jeho prováděním a informační a referenční práci s dokumenty, tzn. v procesu registrace je vytvořena databanka o dokumentech, které obíhají v objektu nebo subjektu.
Další etapa úzce souvisí s evidencí dokumentů – sledováním realizace. Správně organizovaná urgentní kontrola vám umožní kdykoli vědět, co je třeba udělat, a pomůže subjektu efektivně naplánovat svůj pracovní den.
Na evidenci dokumentů závisí také organizace informační a referenční práce. Informační a dokumentační služba nebo tajemník jsou povinni během několika minut vydat potvrzení: kde, s kým, v jaké fázi práce je kterýkoli dokument, a také odpovědět na otázku: které dokumenty obsahují informace o konkrétním problému, který vás zajímá vy. Registraci lze provést ručně – na kartách nebo automatizovaně – na počítači. Technologie evidence dokumentů je dobře popsána v regulačních a metodických příručkách.
Po prvotním zpracování a registraci je dokument odeslán k provedení. Tato fáze je spojena s problémem přímosti pohybu dokumentu. Přesun dokumentu k vykonavateli odrážející systém organizace řízení. Díky jasnému rozdělení odpovědností a delegování pravomocí bude dokument okamžitě proveden. S centralizovaným systémem řízení, kdy si vedoucí vezme na sebe řešení všech, i drobných problémů, každý dokument mu přijde k vyřešení a pak jde k realizaci. Připravený dokument tak půjde zdola nahoru – od zhotovitele s četnými schváleními až po manažera k podpisu. Pohyb dokladu se zřetelně odráží v operogramu a umožňuje vidět všechny opakované a zbytečné operace.
Další fází je aktuální ukládání dokumentů. Jakýkoli dokument poté, co jsou informace v něm zaznamenané použity v procesu řízení, plní funkci ukládání a shromažďování informací tak, aby se k nim mohly v případě potřeby znovu vrátit. K tomu je třeba umístit dokumenty tak, aby bylo možné požadovaný dokument nalézt během několika minut. Vzhledem k tomu, že existuje mnoho dokumentů, které jsou ukládány v průběhu práce subjektu, jejich uspořádání v současném zachování vyžaduje předběžné třídění, tj. rozdělení do skupin (případů) pro jejich rychlé vyhledávání. Pro distribuci dokumentů mezi případy je vyvinut jednoduchý klasifikátor - nomenklatura případů. Toto je systematizovaný seznam nadpisů případů, které v předmětech probíhají.
Nomenklatura je nejdůležitější dokument. Dobře sestavená nomenklatura případů umožňuje mít dobře zavedené aktuální úložiště dokumentů. Sestavení nomenklatury však vyžaduje speciální znalosti. Dlouholeté zkušenosti se sestavováním nomenklatur nám umožňují tvrdit, že sestavit názvosloví může pouze specialista v oboru kancelářské práce nebo archivář. Pokud subjekt nemůže kvalifikovaně sestavit nomenklaturu, musíte požádat. do archivní služby. Kryty pouzder začínají podle nomenklatury. Návrh obálek a distribuce dokumentů ve spisech by měly být rovněž prováděny s ohledem na zvláštní pravidla.
Sestavování nomenklatury případů, tvorba pouzder a jejich bezpečnost spojená se zkoumáním hodnoty dokumentů. Odborností se rozumí stanovení praktického a vědeckého významu dokumentů, stanovení doby jejich uchování. V závislosti na hodnotě dokumentů mohou mít různé doby uložení: krátkodobé (do 10 let), dlouhodobé (hlavně personální dokumenty, které jsou uchovávány 25-75 let) a trvalé. Termíny uložení dokumentů lze určit ve speciálních adresářích, které se nazývají "Seznamy dokumentů podle termínů uložení". Jsou standardní a oddělení. Existuje vzorový seznam pro řídící dokumenty, vědeckou a technickou dokumentaci, filmové a fotografické dokumenty; resortní seznamy pro téměř všechny oblasti činnosti (kultura, zdravotnictví, kinematografie, zemědělství atd.). Resortní seznam podrobněji pokrývá dokumenty, které vznikají při činnosti určité oblasti. Podmínky uchovávání dokumentů se určují při vytváření případů, protože není povoleno tvořit dokumenty s dobou trvalého a dočasného uložení v jednom případě. V opačném případě bude nutné dokumenty přeskupit. Postup při zkoumání a evidenci jeho výsledků je dobře stanoven v regulačních a metodických dokumentech.
1, konečně poslední fází práce s dokumenty je příprava souborů k dlouhodobému uložení nebo k uložení do archivu. V operativní práci se případy zpravidla používají dva roky - aktuální rok a poslední. Případy za minulé roky musí být zpracovány a převedeny do archivu subjektu (pokud existuje) nebo převedeny do jiné skříně k uložení. Případy jsou vyřizovány v souladu se stanovenými pravidly. Pokud se tato práce bude provádět pravidelně, každý rok, budou záležitosti subjektu v naprostém pořádku a vyhledání potřebných souborů a dokumentů nebude obtížné.
Postup přípravy a realizace dokumentů a organizace všech fází práce s nimi jsou dostatečně podrobně popsány v regulačních a metodických dokumentech. Každý předmět nebo objekt by měl mít balíček dokumentů, a pokud jsou velké - v každé strukturální jednotce.
Archiváři, kteří kontrolují činnost objektů nebo subjektů, by měli především poradit, určit, jaké regulační a metodické dokumenty by subjekt nebo objekt měl mít, s jejichž pomocí lze najít odpověď na mnoho otázek týkajících se sestavování, zpracování, organizace dokumentů.
Balíček regulačních a metodických dokumentů se skládá ze dvou částí. První část by měla obsahovat národní regulační a metodické dokumenty, jejichž soubor by se měl v plném rozsahu prodávat v archivních institucích nejen v centru, ale i v terénu. Mezi tyto dokumenty patří:
Státní systém dokumentační podpora
řízení. Základní ustanovení. Obecné požadavky na dokumenty a
dokumentační služby.
Standardní výuka právní vědy v předmětech a předmětech.
Jednotné dokumentační systémy. Systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci.
Základní pravidla pro práci resortních archivů.
Seznam standardních dokumentů, které se v procesu vytvářejí
činnost státních výborů, objektů, subjektů s vymezením pojmů
jejich uložení.
Pro subjekty, které se zabývají případnými výzvami občanů, je užitečné mít „Vzorový předpis o výkonu práce úřadu o odvoláních, žádostech a stížnostech občanů k orgánům státní správy a podnikům“, který definuje postup a metodiku práce s touto kategorií dokumentů.
Druhá část balíčku je tvořena organizačními a regulačními dokumenty samotného subjektu. To zahrnuje:
Charta nebo nařízení o objektu nebo subjektu.
Předpisy o stavební jednotce (pokud má subjekt rozvětvenou strukturu).
Náplň práce zaměstnanců strukturálních divizí.
Pokyny pro vedení záležitostí tohoto subjektu.
Případová nomenklatura.
Časový rozvrh formulářů dokumentů konstrukčních dělení popř
předmět jako celek.
Pokud jde o poslední tři dokumenty, návod na kancelářskou práci by měl být pro tento předmět upřesněn svými příklady, nomenklaturou případů a archem formulářů dokumentů se vzorovými dokumenty, které mohou být vypracovány samostatně nebo sestávají ze zaměstnanců místní archivní služba.
|
|
Podstata a funkce podpory správy informací a dokumentace
Podpora správy informací a dokumentace je jednou z oblastí správy informací související s prací informačních zdrojů, organizací, institucí, ale i podniků. Závisí na ní rychlost, správné rozhodnutí, přivedení k vykonavateli, kontrola a dosažení maximálního efektu v činnosti organizace. Informační a dokumentační podpora je také nejdůležitější servisní funkcí managementu.
Činnost služeb předškolního vzdělávacího zařízení je zaměřena na zajištění procesů, jako jsou organizační a informační a dokumentační. Funkce dokumentační podpory řízení jsou stanoveny odpovídajícími, platnými pro tento moment, státní a průmyslové normy a předpisy.
Informační technologie - soubor metod, výrobní procesy a software a hardware jsou spojeny do technologického řetězce, který zajišťuje sběr, přenos, zpracování, akumulaci, poškození, aktualizaci, vyhledávání informací a rozhodování o správě objektů.
Slouží transformace informací došlých dokumentů směřující k dosažení výsledků speciální technologie Informační technologie jsou zaměřeny na snižování složitosti procesů využívání informačního zdroje a také na zvyšování jejich spolehlivosti a efektivity.
Moderní informační technologie, které umožňují vytvářet, navíjet, zpracovávat a poskytovat informace efektivní způsoby jeho prezentace spotřebiteli je důležitým faktorem v životě společnosti a prostředkem zvyšování efektivity řízení ve všech sférách společnosti.
Moderní technologie pro dokumentační podporu managementu:
Technologie pro zpracování příchozích a odchozích dokumentů;
Technologie pro přenos dokumentárních informací k uživateli;
Technologie pro zavádění dokumentů do informační databáze organizace;
Technologie zpracování dokumentů;
Technologie pro ukládání a používání samostatných lokálních skupin dokumentů.
1) Technologie pro zpracování příchozích a odchozích dokumentů.
Zpracování dokumentů je velmi počáteční fází práce s dokumenty vstupujícími do organizace a jednou z konečných fází práce s odchozími dokumenty je jejich příprava k odeslání korespondentovi. Správné a kvalitní provedení zpracování dokumentů umožňuje vést přesnou evidenci příchozí a odchozí dokumentace, efektivně využívat prostředky organizační technologie a počítačová technologie. Práce s dokumenty ve fázích příjmu nebo expedice zahrnuje provádění určitých operací, jejichž úkolem je:
Kontrola správného doručení dokumentů;
Integrita a úplnost dokumentů;
Oprava skutečnosti přijímání nebo odesílání dokumentů;
Příprava podkladů pro další zpracování, např. registraci.
2) Technologie pro přenos dokumentárních informací k uživateli.
Papír – je hlavním nosičem dokumentární informace. Spolu s ní se používají i nová média, například magnetická, která umožňují využít výpočetní techniku pro dokumentaci. Stanovení pořadí pohybu dokumentů nebo vedení dokumentace organizace má vytvořit podmínky, které zajistí uchovávání potřebných dokumentačních informací, vyhledávají a přinášejí je spotřebitelům včas a s nejnižšími náklady. Zahrnuje tedy organizaci workflow včetně technologie osobní práce výkonných umělců, vytváření informačních vyhledávacích systémů pro dokumenty organizace a kontrolu nad jejich prováděním. Při zavádění automatizovaného systému evidence dokumentů a automatizace pracovišť je jistě nutné dohodnout způsob předávání dokumentárních informací zhotoviteli: přes počítačová síť nebo samotný spustitelný dokument.
3) Technologie pro zavádění dokumentů do informační databáze organizace.
Příchozí soubory jsou vytvářeny z primárních dokumentů pro zadávání dat nebo aktualizaci základní soubory. Soubory s informacemi o výsledcích jsou určeny pro tisk nebo přenos komunikačními kanály a nepodléhají dlouhodobému uchovávání. K tomuto počtu základních souborů uložených v informační základna soubory lze přiřadit:
Základní;
dělníci;
středně pokročilí;
Servis;
Archivováno.
Provozní soubory jsou vytvářeny na základě jednoho nebo více vstupních souborů a odrážejí informace z jednoho nebo více primárních dokumentů. Soubory se semipermanentními informacemi mohou obsahovat referenční, cenové, tabulkové a další typy informací.
4) Technologie pro zpracování dokumentových informací.
Technické prostředky směřují k tomu, aby zpracovávaná dokumentační informace měla vlastnosti úplnosti, správnosti a spolehlivosti, co nejvíce vyhovovala potřebám svých uživatelů formou prezentace, efektivitou, kvalitou. Prostředky organizační technologie by měly maximálně zmechanizovat či automatizovat téměř všechny postupy technologického procesu zpracování dokumentů v kanceláři. Zpracování dokumentárních informací, prováděné při výkonu řídících rozhodnutí, je realizováno v souladu se zvolenou formou organizace umístění kancelářského vybavení v kanceláři: centralizované a decentralizované.
5) Technologie pro ukládání a používání samostatných lokálních skupin dokumentů.
Dokumenty při jejich provádění uchovává zhotovitel, v souvislosti s tím, speciální složky. Na každé složce uveďte příjmení a telefonní číslo umělce. Po ukončení práce s dokumentem je přenesen k umístění do pouzdra. Vyřízené dokumenty musí být formovány do případů v souladu s nomenklaturou případů. Zároveň by měly být případy od okamžiku jejich založení až do předání do archivu organizace uloženy v místě jejich vzniku. Organizace uchovávání dokumentů by měla zajistit bezpečnost těchto dokumentů a případů jejich použití. Uchovávání důvěrných souborů by mělo být prováděno za podmínek, které vylučují jejich ztrátu, poškození a neautorizovaný přístup jim cizí. Udržujte je s pouzdry otevřený přístup není povoleno. Důvěrné soubory, dokumenty, databáze, paměťová média s poznámkami důvěrná informace jsou uchovávány pouze referentem. Do archivu společnosti a dalších archivů se nepřevádějí.
Ukládání dokumentů v elektronické podobě je technologie, která zajišťuje celý cyklus uchovávání dokumentů, včetně zkoumání hodnoty, účtování, popisu, uložení a použití. Ukládání dokumentů v elektronické podobě se provádí ve dvou verzích, uložení na vzdálený server na internetu nebo firemní server.
Informační technologie jsou zaměřeny na snižování složitosti procesů využívání informačního zdroje a také na zvyšování jejich spolehlivosti a efektivity.
Úvod
Kapitola I. Základy organizace informačních technologií
1.1 Pojem a klasifikace řízení informačních technologií
1.2 Charakteristika moderních informačních technologií a strategie jejich využití
Kapitola II. Nové informační technologie v podniku JSC "Model" města Chanty-Mansijsk
2.1 Charakteristika podniku JSC "Model"
2.2 Využití informačních technologií v účetním oddělení JSC "Model"
Závěr
Seznam použitých zdrojů a literatury
Aplikace
Úvod
Obrovský nárůst objemu informací a velké změny v poptávce po informacích začaly klást nové požadavky na organizaci informačních a dokumentačních služeb v organizaci.
Požadavky na služby související s informační a dokumentační podporou se začaly měnit. V zahraničí se jim začalo říkat služba správy (či správy) informačních a dokumentačních zdrojů, u nás - služba podpory dokumentárního managementu (DOE).
Hlavní směr zlepšování předškolní vzdělávací instituce, její přizpůsobení moderní podmínky bylo využití nejmodernější výpočetní a telekomunikační techniky, na jejím základě vznik vysoce efektivních informačních a řídících technologií při práci s dokumenty.
Dnešní stav informačních technologií v předškolních vzdělávacích institucích lze charakterizovat takto:
Přítomnost velkého objemu databází obsahujících informace o činnosti organizace;
Tvorba technologií poskytujících interaktivní uživatelský přístup k informačním zdrojům;
Rozšíření funkčnosti informační systémy a technologií, které zajišťují zpracování informací, vytváření lokálních multifunkčních problémově orientovaných informačních systémů pro různé účely;
Jedním z hlavních faktorů ovlivňujících vědeckotechnický pokrok ve všech oblastech lidské činnosti je široké využívání nových informačních technologií. Mezi nejdůležitějšími a nejmasivnějšími oblastmi, ve kterých hrají informační technologie rozhodující roli, zaujímá zvláštní místo oblast managementu. Pod vlivem nových informačních technologií dochází k zásadním změnám v technice řízení (automatizují se procesy zdůvodňování a rozhodování, organizace jejich zavádění), zvyšuje se kvalifikace a profesionalita specialistů zapojených do řídících činností.
Rozsah aplikací nových informačních technologií založených na osobních počítačích a pokročilých komunikačních prostředcích je velmi široký. Zahrnuje různé aspekty – od poskytování nejjednodušších funkcí úřední korespondence až po systémovou analýzu a podporu složitých rozhodovacích úkolů. Osobní počítače, laserová a optická technika, masmédia a jiný druh komunikace (včetně satelitní komunikace) umožňuje institucím, podnikům, firmám, organizacím, pracovním kolektivům a jednotlivým specialistům přijímat správný čas a v plném rozsahu nezbytné informace pro profesní, vzdělávací, kulturní a podobné účely.
Předmětem studia jsou informační technologie v podniku.
Předmětem studia je zavádění informačních technologií.
cílová seminární práce- zvážit hlavní informační technologie v podniku.
K dosažení tohoto cíle je nutné vyřešit následující úkoly:
1. uvést základní pojmy informačních technologií a jejich klasifikaci;
2. charakterizovat moderní informační technologie;
3. naznačit strategie využití moderních informačních technologií v manažerských činnostech
4. charakterizovat podnik JSC "Model" města Chanty-Mansijsk;
5. provést analýzu informační podpora JSC "Model" města Chanty-Mansijsk.
Seznam literatury lze rozdělit na dvě části: učebnice a články v periodika. NA učební pomůcky zahrnují práce na manažerské informační podpoře, která považuje informační technologie za jednu z nedílných součástí efektivní manažerské informační podpory. Samostatně lze vyzdvihnout autora A.D. Homoněnko (21), který je na toto téma nejaktuálnější a obsahuje informace o informačních technologiích. Toto téma bylo rozvíjeno především v periodikách (13;14). Toto jsou články o obecné záležitosti automatizace informační podpory managementu, stejně jako základy zlepšování dokumentační podpory managementu
Práce se skládá z úvodu, dvou kapitol, závěru, seznamu literatury a referencí.
První kapitola "Základy organizace informačních technologií" pojednává o základních pojmech a klasifikaci informačních technologií.
Druhá kapitola "Nové informační technologie v podniku JSC "Model" města Chanty-Mansijsk" je věnována implementaci, implementaci analýzy informačních technologií v podniku JSC "Model".
V závěru jsou uvedeny hlavní závěry k tématu studie, v seznamu použitých zdrojů a literatury je uvedeno 22 zdrojů.
Kapitola I. Základy organizace informačních technologií
1.1 Pojem a klasifikace informačních technologií
Samotný pojem „informační technologie“ vychází z pojmu „technologie“, který je poměrně stabilní a ve vědeckotechnickém oběhu se objevil v souvislosti s problémy organizace výroby.
V jedné z moderních encyklopedií je uvedena následující definice tohoto pojmu:
„Technologie (z řeckého techne - umění, dovednost, dovednost) - soubor způsobů zpracování, výroby, změny skupenství, vlastností, formy surovin, materiálu nebo polotovarů, prováděných ve výrobním procesu; vědní disciplína, která studuje fyzikální, chemické, mechanické a další zákonitosti, které v ní působí technologických postupů. Technologie se také nazývá operace těžby, zpracování, přepravy, skladování, kontroly, které jsou součástí celkového výrobního procesu.
Ze tří možnosti definice se nejvíce blíží první možnosti informační technologie.
Pojem „informační technologie“ by měl být rozdělen do tří hlavních složek:
Předmět vlivu (v dané definici surovina, materiál, polotovar, tj. materiálový zdroj);
Výsledek nárazu (změna stavu, vlastností, tvaru předmětu ovlivnění);
Způsoby ovlivnění (zpracování, výroba, změna - procesy vedoucí k požadovanému výsledku dopadu) (11, 322).
Rozšířením seznamu zdrojů považovaných za objekt vlivu získáme odpovídající rozšíření skladby technologií: pokud je objektem vlivu energie, pak získáme energetické technologie (přenos energie, přeměna energie atd.); finanční zdroje jako předmět vlivu určují finanční technologie (operace na trhu cenných papírů, devizové transakce, půjčování atd.); lidské zdroje (lidské zdroje jako předmět vlivu vytvářejí učební technologie, společná práce v rámci jednotlivých týmů atd.
V tomto ohledu informace, považované za zdroj, způsobují vznik informačních technologií. S ohledem na to můžeme formulovat následující definici informační technologie:
Informační technologie je soubor metod, výrobních procesů a softwarových a hardwarových nástrojů spojených v technologickém řetězci, který zajišťuje sběr, zpracování, uchovávání, distribuci a zobrazování informací za účelem snížení složitosti procesů využívání informačního zdroje, např. a také zvýšit jejich spolehlivost a účinnost (21 C .11-12).
Informační technologie vyznačující se následujícími hlavními vlastnostmi:
Předmětem (předmětem) zpracování (procesu) jsou údaje;
Účelem procesu je získat informace;
Prostředky implementace procesu jsou software, hardware a software a hardware počítačové komplexy;
Procesy zpracování dat jsou rozděleny do operací podle předmětné oblasti;
Volbu kontrolních akcí v procesech by měli provádět osoby s rozhodovací pravomocí;
Kritériem pro optimalizaci procesu je včasnost doručení informace uživateli, její spolehlivost, spolehlivost a úplnost.
Informační technologie v oblasti managementu kladou ze všech typů technologií nejvyšší nároky na „lidský faktor“, mající zásadní vliv na kvalifikaci zaměstnance, náplň jeho práce, fyzickou psychickou zátěž, profesní vyhlídky a úroveň sociálních vztahů.
Na druhé straně jsou informační technologie nejdůležitější složkou procesu využívání informačních zdrojů. Dodnes prošel několika vývojovými etapami, které byly determinovány především rozvojem vědeckotechnického pokroku. V důsledku toho došlo v jeho názvu k některým změnám v důsledku přidání jednoho ze synonym: nový, počítačový nebo moderní (21 s. 11-12).
Informatizace společnosti a podnikání vyžaduje širokou škálu softwaru a hardwaru, včetně počítačová věda a komunikační prostředky. Různé technické prostředky zajišťují příjem a přenos tří hlavních typů informací (řeč, tištěný text, grafika) ve statice a dynamice s maximálním využitím tří smyslů lidského vnímání (sluch, hmat, zrak). Přímo s člověkem jsou spojena poměrně objemná zařízení, která zajišťují koordinaci různých vstupních a výstupních informačních toků člověk-stroj (displeje, klávesnice, myši, joysticky a další manipulátory a mnoho dalšího, vč. elektronické tablety a výsledková tabulka). Technické prostředky komunikace zajišťují přenos informací v externím podnikatelském prostředí. V komunikačním systému jsou přitom využívána nejen „čistá“ komunikační zařízení, ale také informační a komunikační počítače. V obchodním podniku lze v závislosti na rozsahu a vlastnostech podniku použít k ukládání a zpracování informací jeden až několik tisíc počítačů (22 s. 26-27).
Vedení jakékoli organizace je informačního procesu, ve kterém se přijímají, zpracovávají informace, rozhoduje se, rozhodnutí se sděluje exekutorům, jejichž jednání je kontrolováno. Řídící činnosti organizace související s plněním jejích úkolů a funkcí v souladu se statutárními dokumenty a dalšími regulačními právními akty podléhají dokumentaci.
Dokumentace řídící činnosti organizací je prováděna v souladu s požadavky regulačních právních aktů a státních norem pro dokumentační podporu řídících činností.
Regulační a metodický rámec pro správu dokumentů v Rusku, reprezentovaný zejména tak důležitým dokumentem, jakým je „Systém státní správy dokumentů“, uvedený do platnosti Hlavním archivem SSSR v roce 1988, je značně zastaralý a je třeba jej aktualizovat.
Za účelem úpravy vztahů v oblasti organizování dokumentární podpory řídící činnosti státních orgánů, orgánů místní samospráva, stejně jako všechny organizace (bez ohledu na formu vlastnictví a právní formu), byl vypracován návrh federálního zákona „O podpoře dokumentace pro manažerské činnosti“, který mimo jiné zavedl koncept elektronického dokumentu - jedná se o tzv. dokument, ve kterém jsou informace prezentovány v digitální podobě a elektronická média dokumenty je nosič materiálu, navržený pro záznam a ukládání informací pomocí technologií podporovaných elektronickými počítači.
Mezi hlavní oblasti regulace dokumentace patří podpora řídících činností v organizaci, participace na vývoji a implementaci automatizované systémy dokumentační podpora řídících činností.
Teoretický výzkum problematiky automatizace zpracování nestrukturovaných informací (který začal již v 50. letech 20. století) dosud nevedl k vytvoření standardních jazyků pro vyhledávání informací (jako SQL), které by bylo možné použít k formalizaci popisu a obsahu dokumentů. a vytvářet dotazy * .
Hlavním úkolem dokumentárních informačních systémů je uchovávání a poskytování dokumentů uživateli, jejichž obsah odpovídá jeho informačním potřebám. Dokumentační informační systém je tedy jednotným úložištěm dokumentů s nástroji pro vyhledávání a vydávání dat potřebných pro uživatele. Vyhledávací povaha dokumentačních informačních systémů jim předurčila jiný název – systémy vyhledávání informací. Na ruský trh prezentovány softwarových produktů hlavně k uspokojení potřeb legální informace: "ConsultantPlus", "Garant" a "Code".
Informační technologie pro dokumentační podporu manažerských činností by přitom měly funkčně zajišťovat ovladatelnost a transparentnost podniku, stejně jako akumulovat a řídit znalosti. V moderní svět tyto dva úkoly jsou stále důležitější. Například v nákladech na vůz Mercedes tvoří pouze 30 % přímé výrobní náklady a zbytek tvoří kompenzace nákladů na vývoj vozu, tzn. náklady na činnost inženýrů a manažerů, proto je optimalizace jejich činností hlavním zdrojem snižování nákladů.
Uveďme následující příklad: organizace pracuje na společné přípravě určité smlouvy, která se skládá z: projednávání hlavních bodů smlouvy s protistranou, provádění změn v textu smlouvy, ukládání několika souborů s různými verzemi smlouvy. smlouva. A když je vše připraveno, po chvíli se může ukázat, že nebyla skutečně podepsána poslední verze smlouvy (vzala se špatná „ryba“ a právník si smlouvu nepřečetl a partner s některými nesouhlasí jeho body). Východiskem z takových situací je využití elektronických systémů pro správu dokumentů (EDMS) při dokumentační podpoře řídících činností organizací elektronických dokumentů a elektronických technologií.
EDMS se na první pohled jeví jako vcelku autonomní programy, které reflektují pohyb podnikových dokumentů a zajišťují práci s nimi. Mezitím je vytváření a implementace EDMS nedílnou součástí měnících se obchodních technologií a podnikových informačních systémů.
Samotný systém správy dokumentů (jako ostatně každý podnikový automatizační systém) nepřinese očekávaný efekt, pokud jeho implementaci nepředchází výzkum, popis a optimalizace podnikových procesů. Jakýkoli obchodní proces se skládá z fází - elementárních akcí, které provádějí určití zaměstnanci. Dokument (papírový nebo elektronický) funguje jako mechanismus, který primárně upravuje vztahy mezi lidmi a organizacemi.
Uvažujme například zjednodušený obchodní proces „Vrácení zboží kupujícímu“ (obr. 2.21). Aby bylo zboží vráceno kupujícímu, manažer vytvoří zpětnou fakturu (fáze 1), poté pracovník skladu po obdržení faktury vrátí zboží (fáze 2) a po zpracování faktury (zaslání zboží) , dokument je odeslán do archivu. Dokument „Faktura za vrácení zboží“ přitom běží od zaměstnance k zaměstnanci, z fáze do fáze. Manažer a skladník zase čelí odpovídajícím úkolům, které také putují od zaměstnance k zaměstnanci, z fáze na fázi.
Podobně lze popsat jakékoli další obchodní procesy podniku: „Montáž“, „Vydání peněz“, „Nákup zboží“ atd. Proto při automatizaci obchodních procesů můžete implementovat funkce, které vám umožní vizualizovat pracovní postup.
Rýže. 2.21. Obchodní proces "Vrácení zboží kupujícímu"
Automatizace plánování, předpovídání, operativní řízení, účetnictví, funkce analýzy dat, ERP systémy jsou opět založeny na dokumentech, které „procházejí“ obchodními procesy (obr. 2.22).
Rýže. 2.22. Interakce některých složek práce podniku
Takže přes schéma na obr. 2.21 je vytvořen doplněk pro podporu změn informací v dokumentu v důsledku jeho pohybu z fáze na fázi. To dává důvod tvrdit, že mechanismy podnikového řízení, plánování a analýzy jsou založeny na technologii správy dokumentů.
Zvažte systémy elektronické správy dokumentů na trhu, které lze podmíněně rozdělit do tří skupin.
Nezávislá SED. Dodáváno jako samostatný program, která zajišťuje kolektivní práci s dokumenty a umožňuje interakci s aplikacemi jako MS Excel, Outlook. Takové EDMS poskytují prostředky pro registraci, ukládání, prohlížení a vyhledávání dokumentů. Nezávislý EDMS vám umožňuje provádět nejjednodušší kontrolu zobrazením informací o stavu dokumentu: vykonavatel, termíny, usnesení, dokumenty podniku, se kterým je spojen, příjemci, kterým má být zaslán e-mailem atd. Na jedné straně často malé podniky nepotřebují nic jiného od systému elektronické správy dokumentů. Na druhé straně EDMS funguje paralelně s účetními, řídícími a dalšími systémy podniku; data jsou přenášena do EDMS se zpožděním, což může způsobit různé druhy chyb a nesrovnalostí, zvýšit riziko ztráty dat a omezit možnost použití samostatného EDMS.
EDMS ve formuláři přídavné moduly do ERP nebo CAD systémů. Integrace sníží riziko ztráty dat, poskytne přísnější kontrolu přístupu a změn dokumentů a poskytne možnost přístupu k dokumentaci bez použití specializovaných rozhraní z ERP nebo CAD. Je však třeba zvážit, že integrace systémů je složitý proces a ne vždy je realizovatelný.
EDMS jako součást architektury systému integrovaná automatizace podniky. Zde jsou funkce EDMS „napevno zapojeny“ do samotného řídicího systému. Společné využití technologií pro komplexní automatizaci řízení a workflow spojuje jejich výhody i nevýhody.
Zvažte koncept zařízení EDMS obecně informační infrastruktura organizací.
Hlavní jednotka informací a celá existence workflow systému je věnována uložení dokumentu, jeho vlastnostem a historii jeho životnosti i samotnému zajištění jeho životnosti.
Způsob uložení dokumentu závisí na tom, jak je s ním pohodlnější pracovat. Dokument se může skládat z textu, nákresů, obrázků a tabulek. Ve většině EDMS se může jeden dokument fyzicky skládat ze sady souborů – to je jednodušší a praktičtější, protože každý z nich je upravován vlastním programem.
Životní cyklus dokumentu v EDMS prochází řadou fází, jak je znázorněno na obrázku 2.23.
Rýže. 2.23. Životní cyklus dokumentu v EDMS
Téměř všechny moderní elektronické systémy pro správu dokumentů podporují všechny fáze životní cyklus dokument. Jedinou otázkou je, jak úplná je tato podpora. Některé systémy nepodporují mechanismus blokování upravovaných dokumentů, což znemožňuje kolektivní práci s dokumenty. Existují systémy zaměřené na kancelářskou práci a neimplementují efektivní ukládání dokumentů, ale je důležité provádět všechny postupy pro práci s dokumenty regulované stávajícími normami. A samotné dokumenty mohou ležet ve složkách ve skříni. Některé systémy jsou zaměřeny na efektivní podporu pohybu elektronických dokumentů v rámci struktury, ale nemají vlastní elektronický archiv - úložiště implementované v těchto systémech je určeno pouze pro operativní ukládání dokumentů během jejich životního cyklu. Po publikování jsou dokumenty odhlášeny a vráceny do svého typického úložného prostředí, jako je systém souborů. K takovému systému lze „dockovat“ elektronický archiv, kde je dokument uložen spolu s jeho historií a průvodní kartou. Například společnost Electronic Office Systems nabízí dokování svého produktu Delo elektronickým archivem vytvořeným společností na bázi serveru Kodeks-Intranet/Internet. Stejný server společnosti Kodeks využívá i společnost Granit-Center jako elektronický archiv pro svůj systém GrandDoc. Předchozí verze obou systémů byly dodány bez elektronického archivu.
Úložiště atributů dokumentu je navrženo pro uložení "karty" - sady polí, které charakterizují dokument. Obvykle je v EDMS koncept typu dokumentů (například smlouva, specifikace, dopis atd.) a každý typ má svou vlastní kartu. Karty odlišné typy mít povinná pole společná pro všechny dokumenty a speciální pole specifická pro dokumenty tohoto typu. Společnými poli mohou být například jedinečné číslo dokumentu, jeho název, autor, datum vytvoření. Dokumenty typu „dohoda“ mohou zároveň obsahovat taková pole, jako je datum podpisu, doba platnosti, výše smlouvy. Typy dokumentů zase mohou mít podtypy, které mají společnou sadu polí, která zdědí z hlavního typu, a další pole, která jsou pro podtyp jedinečná. Nejpokročilejší systém správy dokumentů může podporovat více vnořování takových podtypů. Typizace dokumentů, budování jejich hierarchie a návrh karet pro ně je jednou z nejdůležitějších fází v procesu implementace EDMS.
Kromě konceptu typu dokumentů je možné dokumentům přiřadit kategorie a jeden dokument může patřit do více kategorií současně. Kategorie lze uspořádat do stromu kategorií. Můžete mít například kategorii s názvem „Právní dokumenty“ s podkategoriemi jako „Zákony“, „Smlouvy“, „Příkazy“ atd. Zároveň je možné mít paralelní strukturu podle oddělení, například kategorie "Dokumenty obchodního oddělení" a v ní - podkategorie "Smlouvy o prodeji", "Faktury" atd. Kupní smlouvu lze současně zařadit do podkategorií „Smlouvy“ a „Kupní smlouvy“, které patří do různých odvětví v hierarchii kategorií. Je tedy možné vyhledávat dokument v takovém stromu na základě jeho klasifikace a stejný fyzický dokument se může vyskytovat v různých uzlech této hierarchie kolikrát.
Existují tři možná řešení pro organizaci úložiště karet: pomocí vlastního úložiště, standardního DBMS nebo prostředků prostředí, na kterém je DBMS postaveno.
Vlastní úložiště atributů dokumentu umožňuje optimalizovat jej pro úlohu ukládání karet, flexibilně implementovat funkce vytváření komplexních karet (mají například velké vnoření typů) a také používat efektivní algoritmy pro vyhledávání informací v kartách . Pro systémy, které mají vlastní úložiště, patří například Documentum, Euphrates of Cognitive Technologies a Garant-Office of Garant International. Zjevnou nevýhodou tohoto přístupu je nemožnost využití standardních zdrojů stávajících informační prostředí, stejně jako závislost kritických informací na dodavateli EDMS.
Použití standardních DBMS pro ukládání dokumentů řeší problém závislosti kritických informací na dodavateli EDMS. Mezi takové systémy patří například systémy Delo od EOS, 1C: Archive a DocsFusion od Hummingbird. Slabé stránky takový přístup je ten relační model, implementovaný ve většině DBMS, není vhodný pro datový model používaný v EDMS. Je poměrně obtížné poskytnout potřebnou flexibilitu při vytváření karet dokumentů, zvláště pokud potřebujete složitou strukturu. Druhým problémem je, že při použití externího DBMS vznikají určité potíže jak při migraci z jedné verze EDMS na druhou, tak při přechodu z jedné verze DBMS do druhé.
Pokud je EDMS postaven na základě jakéhokoli informačního prostředí, například na základě Lotus Notes / Domino, pak vám to umožňuje používat všechny mechanismy vložené do tohoto prostředí, včetně Rezervovat kopii, replikace, vyhledávání atd. - nevyužít jeho zdroje je hřích. Problémy tohoto přístupu spočívají v samotné potřebě určitého prostředí pro provoz systému správy dokumentů a také v omezeních, která konkrétní prostředí na strukturu svých databází klade.
Existují dva přístupy k implementaci úložiště dokumentů: úložiště v systému souborů nebo ve specializovaném úložišti EDMS.
Uložení v systému souborů snižuje stupeň zabezpečení v řízení přístupu, protože systém souborů nemusí podporovat model zabezpečení, který je implementován v samotném ERMS. Proto je nutné udělit EDMS vlastní přístupová práva, aby jím uložené soubory nebyly přímo přístupné žádnému z uživatelů. A EDMS udržuje svůj systém seznamu uživatelů s přístupovými právy a organizuje přístup k souborům prostřednictvím těchto práv. Přístupový systém se zároveň stává náročným na údržbu a ne zcela bezchybným z hlediska informační bezpečnost. K zajištění dodatečného zabezpečení se často používá šifrování souborů v klidu. Téměř všechny EDMS navíc používají náhodné pojmenování souborů, což značně komplikuje hledání požadovaného souboru při pokusu o přístup obcházením systému. Zároveň většina EDMS ukládá soubory do systému souborů.
Při práci s souborový systém většina EDMS vyžaduje přesun souborů do speciálně organizovaných adresářů. Ale existují výjimky. Například systémy Euphrates a Microsoft SharePoint umožňují registrovat soubory v systému, aniž by bylo nutné je fyzicky přesouvat do úložiště. Je jasné, že tento přístup je nebezpečný z hlediska integrity dat, ale v „přechodném období“ implementace EDMS je velmi pohodlný.
Systémy, které mají vlastní úložiště souborů nebo využívají úložiště prostředí, na kterém jsou postaveny (jako je Lotus Notes/Domino nebo Microsoft Exchange), mohou zaručit lepší řízení přístupu k dokumentům a další spolehlivé řešení problémy s řízením přístupu. Takto je uspořádáno například Documentum a systémy založené na Lotus Notes (BOSS-Referent, CompanyMedia). Zároveň však vyvstávají otázky týkající se integrity dat, dostupnosti účinných nástrojů pro zálohování a integrace s nástroji pro archivaci na pomalých médiích.
Na úrovni obchodní logiky existují značné rozdíly mezi různými EDMS. Vlastně všechny popsané komponenty, i když mohou být různě uspořádány, se liší mírou složitosti, ale zároveň jsou funkčně podobné. Obchodní logika různé systémy se mohou radikálně lišit a právě to by mělo při seznamování se systémem elektronické správy dokumentů nejvíce zajímat.
Základní komponenty, které tvoří funkčnost jakéhokoli EDMS:
Správa dokumentů v trezoru . Zahrnuje postupy pro přidávání a odebírání dokumentů, ukládání verzí, přenos do archivu pro uložení, údržbu archivu atd.
Vyhledávání dokumentů . Skládá se z vyhledávání podle atributů, vizuálního vyhledávání v různých stromech, ve kterých jsou naskládány dokumenty, fulltextového vyhledávání, sémantického vyhledávání atd.
Řízení směrování a provádění . Zajišťuje doručování dokumentů v rámci obchodních postupů v organizaci. Ve skutečnosti termín „elektronická správa dokumentů“ pochází z této funkce. Cesty dokumentů mohou být flexibilní nebo pevné. V případě flexibilního směrování určuje dalšího příjemce dokumentu pracovník, který má daný dokument na starosti. V případě tvrdého směrování je cesta dokumentů určena předem na základě nějaké logiky. Funkce směrování není přítomna ve všech ERMS. Systémy bez směrovacích prostředků se nazývají elektronické archivy. Kontrola provádění je nedílnou součástí směrování. Pro dokument je důležité kontrolovat, kam jde a kde se nyní nachází. Ve skutečnosti je trasa definována z hlediska cesty průchodu a časových intervalů pro provedení dokumentu každým z účastníků procesu průchodu. Vyřízením listiny se rozumí provedení úkonu souvisejícího s listinou každým z účastníků v rámci jeho úředních pravomocí.
Zprávy . Slouží jako obdoba kancelářských deníků účetních dokladů. Pomocí různých reportů můžete vidět např. celkový čas, vynaložené zaměstnanci na práci na konkrétním dokumentu, rychlost předávání dokumentů podle oddělení atp. Reporty jsou výborným materiálem pro manažerská rozhodnutí.
Správa . Podpora samotného provozu systému, nastavování jeho parametrů atp.
Z hlediska technologie se systémy elektronické správy dokumentů jen málo liší od jiných distribuovaných informačních systémů. Podle principu stavební architektury se snaží co nejvíce sledovat moderní trendy a požadavky trhu. Nyní je nejoblíbenějším konceptem otevřené prostředí, které je maximálně přizpůsobitelné konkrétním potřebám, ale zároveň se snadno instaluje a udržuje, s „tenkým“ klientem a dedikovaným aplikačním serverem, pokud možno multiplatformním. Všechny existující systémy se tak či onak tomuto ideálu blíží. Systémy založené na plnohodnotném klientovi vázaném na konkrétní platformu jsou však stále poměrně běžné. Někdy v těchto případech vzdálený přístup je nabízen samostatný webový klient omezená funkčnost. Například v systému GrandDoc společnosti Granit Center je plná funkčnost dostupná pouze při použití klientské aplikace, uživatel však může vyhledávat a prohlížet archivované dokumenty pomocí běžného prohlížeče.
Míra efektivity použití EDMS je dána tím, do jaké míry dokumenty (nestrukturované informace) určují informační obsah podniku. Je zřejmé, že například pro čistě obchodní organizaci jsou hlavním obsahem strukturovaná data obsažená v databázích. Možná taková organizace potřebuje udržovat smlouvy, ale je nepravděpodobné, že dojde k zavedení EDMS. Pokud však obchodní organizace vyroste v obchodní monstrum se sítí prodejen v desítkách měst a složitou logistikou, vlastní výrobou polotovarů, pak budete muset dříve nebo později myslet na implementaci ERP systému. V další fázi číslo velkoobchodní kupující a velcí zákazníci mohou narůst do takového rozsahu, že budete muset přemýšlet o implementaci CRM. A pouze pokud se zároveň řídící aparát rozroste na stovky lidí, objeví se paralelní vedlejší projekty, nastanou diverzifikační úkoly a úkol zavést EDS. Zároveň může být nutné integrovat některé systémy, aby CRM systém měl vazby na dopisy, smlouvy a kopie příchozích objednávek, které jsou uloženy v EDMS.
V některých případech je integrace těchto systémů ještě těsnější - EDMS může sloužit jako integrující transport pro přenos dokumentů mezi systémy, které je generují, a systémy, které je spotřebovávají, v případě, že přímé propojení na úrovni strukturovaných dat mezi těmito systémy není potřeba. Předpokládejme, že společnost má CRM systémy a ERP a požaduje se, aby čtvrtletní reporty z ERP o dodávkách zboží konkrétnímu klientovi, doplněné, případně s odborným komentářem, byly evidovány v CRM. Je zřejmé, že takové zprávy jsou nejpohodlněji uloženy v EDMS. Díky integraci ERP a EDMS bude dokument automaticky vytvořen a uložen. Díky integraci EDMS a CRM je možné automaticky přiložit doklad ke kartě konkrétního klienta. A všechny tyto operace mohou probíhat automaticky.
Je zřejmé, že funkcionalita systémů pro správu dokumentů z hlediska řešení problémů správy téměř zcela uspokojuje dnešní potřeby a v příštích letech nedojde k velkému rozvoji. Hlavním směrem ve vývoji systémů pro správu dokumentů je zvýšení efektivity vyhledávání informací, integrace s prostředky publikování informací v sítích, automatické třídění a kategorizace dokumentů.
Vývoj systémů pro správu dokumentů dostane druhý dech s příchodem nástrojů, které umožňují sémantické vyhledávání informací a inteligentní automatické abstrahování textů na základě významu.
Popis prezentace na jednotlivých snímcích:
1 snímek
Popis snímku:
2 snímek
Popis snímku:
Organizace papírování a toku dokumentů pomocí elektronické komunikace. Základní pojmy a pojmy Dokumentační podpora managementu (DOU) pokrývá problematiku dokumentace, organizace práce s dokumenty v procesu správy a systematizace jejich archivního ukládání. Dokumentace je tvorba dokumentů, tedy jejich sestavování, provádění, schvalování a výroba. Kancelářské práce: soubor opatření k zajištění DOW podniku nebo organizace. Někdy se říká, že předškolní vzdělávací instituce je hlavní funkcí kancelářské práce. Organizace práce s dokumenty - zajištění pohybu, vyhledávání, ukládání a používání dokumentů. Systemizace archivního ukládání dokumentů - stanovení pravidel pro uchovávání informací vzniklých v organizaci, jejich vyhledávání a využití pro podporu manažerského rozhodování. Tok dokumentů - pohyb dokumentů v rámci DOW. Obchodní postup - posloupnost určitých operací prováděných zaměstnanci organizací k řešení jakéhokoli problému nebo cíle v rámci činnosti podniku nebo organizace. Elektronický archivřeší problémy systemizace archivního ukládání elektronických dokumentů v rámci DOW.
3 snímek
Popis snímku:
Elektronická kancelářská práce a tok dokumentů v podniku Elektronická kancelářská práce a tok dokumentů v podniku je automatizovaný víceuživatelský systém, který doprovází proces řízení práce hierarchické organizace. v elektronické podobě, s implementací konceptu „bezpapírové kancelářské práce“. Elektronický dokument (ED) je dokument vytvořený pomocí nástrojů pro počítačové zpracování informací, který lze podepsat elektronickým digitálním podpisem (EDS) a uložit na strojové médium ve formě souboru příslušného formátu. Elektronický digitální podpis (EDS) je analogem vlastnoručního podpisu, což je nástroj pro zabezpečení informací, který poskytuje možnost kontrolovat integritu a ověřovat elektronické dokumenty. Elektronická správa dokumentů. Hlavní výhody implementace: snížení finančních a časových nákladů na tvorbu a zpracování dokumentů; efektivní organizace tok dokumentů zvyšuje efektivitu divizí a služeb společnosti; integrace informací obsahujících data do různých dokumentů, aby management mohl činit rychlá a rozumná manažerská rozhodnutí; vytvoření podmínek pro přechod od rutinního papírového workflow k perspektivní bezpapírové (elektronické) technologii; optimalizace obchodních procesů souvisejících s kancelářskou prací a tokem dokumentů v podniku;
4 snímek
Popis snímku:
Vytváření dokumentů na základě šablon Způsoby vytváření šablon: C čistý břidlice Na základě hotového dokumentu Šablona je prázdná resp prázdný formulář, ve kterém uživatel v souladu se svými úkoly vyplní potřebné sloupce vlastními informacemi. Kroky pro vytváření šablon: 1. Soubor - vytvořte (vyberte typ dokumentu - šablona) 2. Upravte šablonu jako běžný dokument 3. Vložení maker a informačních polí (nabídka vložení příkazového pole) 4. Soubor - Uložit jako - vyberte dokument zadejte šablonu a zadejte název.
5 snímek
Popis snímku:
Vytváření šablon dokumentů na základě formulářů Prvky formuláře: Textové pole Zaškrtávací políčko Rozbalovací pole Rámeček tabulky Stínování polí Každý prvek formuláře má své vlastní parametry Nabídka Zobrazit - Panel nástrojů - Formuláře
6 snímek
Popis snímku:
Elektronický digitální podpis. Účel a použití Elektronický digitální podpis (EDS) - prvek elektronického dokumentu určený k ochraně tohoto elektronického dokumentu před paděláním digitální podpis umožňuje: Kontrola integrity přenášený dokument: v případě jakékoli náhodné nebo úmyslné změny dokumentu se podpis stane neplatným. Ochrana proti změnám (padělání) dokumentu: záruka odhalení padělku při kontrole integrity znemožňuje padělání. Nemožnost zřeknutí se autorství. Protože jediným způsobem, jak vytvořit platný podpis, je znát soukromý klíč, vlastník nemůže svůj podpis odvolat. Doklad o autorství dokumentu: Vzhledem k tomu, že je možné vytvořit správný podpis pouze v případě, že je znám soukromý klíč, může vlastník páru klíčů prokázat své autorství podpisu pod dokumentem.Všechny tyto vlastnosti EDS umožňují jeho použití pro následující účely: Deklarace zboží a služeb (celní deklarace) Evidence transakcí na předmětech nemovitosti Použití v bankovních systémů Elektronický obchod a vládní příkazy Sledování plnění státního rozpočtu V systémech odvolání k úřadům Pro povinné hlášení orgánům státní správy Organizace právně významné správy elektronických dokumentů V systémech vypořádání a obchodování
7 snímek
Popis snímku:
Elektronický digitální podpis. Prostředky a aplikace Schémata vytváření digitálního podpisu Existuje několik schémat vytváření digitálního podpisu: Založeno na algoritmech symetrické šifrování. Toto schéma zajišťuje přítomnost v systému třetí strany – rozhodce, který požívá důvěry obou stran. Autorizace dokumentu je samotným faktem jeho šifrování. tajný klíč a předání rozhodci. Založeno na asymetrických šifrovacích algoritmech. V současné době jsou taková schémata EDS nejběžnější a nejrozšířenější. Obecně přijímané schéma digitálního podpisu zahrnuje tři procesy: Generování páru klíčů. Pomocí algoritmu generování klíčů se vybere soukromý klíč s ekvipravděpodobností ze sady možných soukromých klíčů a vypočítá se odpovídající veřejný klíč. Generování podpisu. Pro daný elektronický dokument je podpis vypočítán pomocí soukromého klíče. Ověření (ověření) podpisu. U dat dokumentu a podpisu se platnost podpisu zjišťuje pomocí veřejného klíče. Podmínky použití EDS: Musí být provedeno ověření podpisu veřejný klíč, odpovídající přesnému soukromému klíči, který byl použit při podepisování. Bez vlastnictví soukromého klíče musí být výpočetně obtížné vytvořit legitimní digitální podpis.
8 snímek
Popis snímku:
Microsoft Outlook- Nástroj pro automatizaci pracoviště Microsoft Outlook poskytuje možnost vyměňovat si e-mailové zprávy, spravovat kalendář, úkoly a seznam kontaktů Rozhraní Microsoft Outlook