Od fakapu k zálohování: příběhy IT společností, které ztratily data

co je e-mail? V dnešním obchodním světě je to takto:

• Tvoje tvář. Právě pomocí emailu si můžete vytvořit pozitivní obraz v očích protistrany nebo zkazit první dojem.
• Váš pracovní nástroj. Velká část komunikace s vnějším světem probíhá e-mailem. Pokud tedy dobře ovládáte tento nástroj, můžete si mnohem usnadnit život.
• Silné rozptýlení. Vnější svět se k vám snaží dostat, rozptýlit vás a srazit vás správná cesta prostřednictvím e-mailu.

Z těchto pozic se podívejte na práci s e-mailem. Začněme jednoduše.

Design dopisu

Používám poštu Klient Mozilly Thunderbird, takže použiji jeho příklad. Vytvoříme nové písmeno a projdeme seznam polí shora dolů.

Komu. Kopírovat. Skrytá kopie

Možná někdo neví, ale „Komu“ v Mozille lze změnit na „Kopie“ nebo „Skrytá kopie“.

• Komu: píšeme hlavního příjemce nebo více příjemců oddělených středníkem.
• kopírovat: píšeme někoho, kdo by si měl dopis přečíst, ale od koho neočekáváme reakci.
• Skrytá kopie: píšeme někoho, kdo by si měl dopis přečíst, ale měl by zůstat neznámý pro ostatní příjemce dopisu. Zvláště vhodné je použití pro hromadné rozesílání obchodních dopisů, jako jsou oznámení.

Špatně PROTI hromadná pošta zadejte příjemce prostřednictvím polí "Kopie" nebo "Komu". Několikrát do roka dostávám dopisy, které obsahují 50–90 příjemců v poli „Kopie“. Dochází k narušení soukromí. Ne všichni vaši příjemci musí vědět, s kým dalším na podobném tématu pracujete. Je dobré, když jsou to lidé, kteří se znají. A pokud jsou na seznamu konkurenční firmy, které o sobě navzájem nevědí? Minimálně se musíte připravit na zbytečné vysvětlování a minimálně s jedním z nich ukončit spolupráci. Nedělejte to tímto způsobem.

Předmět dopisu

Důležitost předmětu je často napsána (někdy rozumně) na jejich firemních blozích. profesionální služby poštovní zásilky. Tam se ale nejčastěji bavíme o prodejních dopisech, kde předmět dopisu řeší problém „e-mail by se měl otevřít“.

Probíráme každodenní obchodní korespondenci. Zde téma řeší problém „dopis a jeho autor by měli být snadno identifikovatelní a pak nalezeni“. Navíc se vám vaše píle vrátí v podobě karmy četných odpovědních dopisů, pouze s předponami Re: nebo fwd, mezi kterými budete muset vyhledat požadované písmeno k tématu.

Dvacet dopisů je objem jednodenní korespondence středního manažera. O podnikatelích a majitelích firem vůbec nemluvím, jejich počet dopisů někdy přesahuje 200 i více za den. Takže ještě jednou: neposílejte e-maily s prázdným předmětem.

Jak tedy správně formulovat předmět dopisu?

Chyba #1 : v předmětu pouze název společnosti. Například "Nebe" a všechny. Za prvé, pravděpodobně nepatříte mezi vaši společnost, která s touto protistranou komunikuje. Za druhé, takové téma nedává žádný smysl, protože název vaší společnosti je viditelný již z adresy. Za třetí, hádejte, jak bude vypadat vaše vlastní poštovní schránka s tímto přístupem ke korespondenci? Přibližně takto.

Je vhodné v takových tématech hledat?

Chyba #2 : honosný, prodejní titul. Je skvělé, když umíte takové titulky psát. Je ale vhodné tyto dovednosti využívat v obchodní korespondenci? Pamatujte na účel předmětu obchodního dopisu: ne prodat, ale poskytnout identifikaci a vyhledávání.

Text dopisu

Existuje mnoho návodů pro psaní textů pro různé případyživot. Spoustu užitečných informací má například Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a další mistři slova. Doporučuji číst jejich články alespoň pro zlepšení obecné gramotnosti a zlepšení celkového stylu psaného projevu.

V procesu psaní dopisu musíme důsledně učinit několik rozhodnutí.

Věc zdvořilosti . Na začátku dopisu se můžete rozmazávat ve zdvořilostech nebo dokonce něžnostech v duchu „Má milá Rodyo, už více než dva měsíce jsem s tebou písemně nemluvil, z čehož jsem sám trpěl a dokonce jsem nespal další noci, přemýšlení." Velmi zdvořilé a velmi nákladné, a to jak z hlediska času na sepsání takového úvodu, tak z hlediska času účastníka na jeho přečtení. Korespondence je byznys, pamatuješ? Ne psaní epištolního žánru do soutěže a ne dopis jeho matky Raskolnikovovi, ale obchodní korespondence.

Respektujeme svůj čas a příjemce!

Představit se a připomenout okolnosti vašeho seznámení má smysl až v prvním dopise zaslaném po letmém setkání na výstavě. Pokud se jedná o pokračování spolupráce nebo aktuální korespondence, v prvním dopise dne píšeme: „Dobrý den, Ivane“, ve druhém a dalších: „Ivane, ...“.

Odvolání . Vždy jsem se obával otázky, na koho se obrátit v dopise, pokud je více příjemců. Nedávno jsem napsal dopis adresovaný třem dívkám jménem Anna. Bez váhání jsem napsal „Ahoj, Anno“ a nepustil jsem se do parní lázně. Ale není tomu tak vždy.

Co když jsou příjemci tři nebo dokonce sedm a nemají stejné jméno? Můžete uvést podle jména: "Dobré odpoledne, Rodione, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovich." Ale je to dlouhé a chce to čas. Můžete napsat: "Dobrý den, kolegové!".

Pro sebe používám pravidlo oslovovat jménem toho, kdo je v poli "Komu". A ty, co jsou v kopii, vůbec nekontaktujte. Toto pravidlo zároveň umožňuje přesněji určit (jednoho!) adresáta dopisu a účel tohoto dopisu.

Citace . Korespondence je často řetěz dopisů s otázkami a odpověďmi – jedním slovem dialog. Považuje se za dobrou praxi nevymazat historii korespondence a napsat svou odpověď na začátek citovaného textu, takže až se k této korespondenci za týden vrátíte, můžete si dialog snadno přečíst odshora dolů sestupným datem.

Z nějakého důvodu je výchozí nastavení v Mozille "Nastavit kurzor po citovaném textu." Doporučuji změnit v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Sestavení a adresování“. Musí to tak být.

Účel dopisu . Obchodní dopisy jsou dvou typů:

• když jednoduše informujeme partnera (například zpráva o provedené práci za měsíc);
• a když od partnera něco chceme. Například tak, že odsouhlasí přiloženou fakturu k úhradě.

Pobídkových dopisů je zpravidla mnohem více než udavačských. Pokud chceme od partnera něčeho dosáhnout, je velmi důležité to říci v dopise v prostém textu. Výzva k akci by měla být doplněna jménem a jít poslední věta v dopise.

Špatně : "Porfiry Petroviči, vím, kdo zabil starou ženu."

Že jo : "Porfiry Petroviči, byl jsem to já, kdo zabil starou ženu, prosím, zakročte s mým zatčením, jsem unavený z utrpení!"

Proč by za vás měl korespondent vymýšlet, co s tímto dopisem udělat? Může se totiž rozhodnout špatně.

Podpis v textu . Musí být. Navíc všechny e-mailové klienty umožňují nastavit automatickou náhradu podpisu, například klasické "S úctou, ...". V Mozille se to dělá v nabídce „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Zapsat či nezapsat kontakty do podpisu je osobní věc každého. Ale pokud jste nějak spojeni s prodejem - určitě napište. I když transakce neproběhne na základě výsledků komunikace, v budoucnu budete snadno k nalezení pomocí kontaktů z podpisu.

Na závěr ještě jedna vlastnost těla dopisu pro ty účastníky rozhovoru, kteří neradi (nemohou, nechtějí, nemají čas) odpovídat na vaše dopisy. V textu dopisu uveďte výchozí hodnotu. Například: "Porfiry Petroviči, pokud mě nepřijdeš zatknout do pátku ve 12:00, pak se považuji za amnestovaného." Uzávěrka samozřejmě musí být reálná (text z ukázky neposílejte v pátek v 11:50). Příjemce musí být fyzicky schopen váš dopis přečíst a rozhodnout o něm. Takové „mlčení“ vás zbavuje odpovědnosti za nereagování partnera. Jako vždy je třeba k použití tohoto čipu přistupovat moudře. Pokud člověk odpovídá na vaše dopisy včas a pravidelně, může ho takové ultimátum, ne-li urazit, trochu napínat nebo vést k rozhodnutí neodpovídat na dopis hned teď, ale nechat vás čekat na pátek.

Přílohy

Dopisy často přicházejí s přílohami: životopisy, obchodní nabídky, odhady, plány, skeny dokumentů - velmi šikovný nástroj a zároveň zdrojem populárních omylů.

Chyba : Obrovská investiční velikost. Často dostáváme e-maily s přílohami o velikosti až 20 MB. Zpravidla se jedná o skeny některých dokumentů ve formátu TIFF, s rozlišením 600dpi. poštovní program korespondent bude téměř jistě několik minut viset v marných pokusech stáhnout náhled této přílohy. A nedej bože, aby se příjemce pokusil přečíst tento dopis na smartphonu ...

Osobně taková písmena okamžitě mažu. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši dříve, než si ho přečtete? Ovládejte velikost přílohy. Doporučuje se, aby nebyla větší než 3 MB.

Co když překročí?

• Zkuste překonfigurovat skener na jiný formát a rozlišení. Například v PDF a 300 dpi jsou získány docela čitelné skeny.
• Zvažte programy jako archivátor WinRar nebo 7zip. Některé soubory se dokonale komprimují.
• Co když je příloha obrovská a nemůžete ji zkomprimovat? Například téměř prázdná účetní databáze váží 900 MB. Na záchranu přijdou cloudová úložiště informací: Dropbox, Disk Google a podobně. Některé služby, jako je Mail.ru, automaticky převádějí velké přílohy na odkazy cloudové úložiště. Své informace uložené v cloudu si ale raději spravuji sám, takže automatizaci od Mail.ru nevítám.

A ještě jedno ne zcela zřejmé doporučení ohledně investic – jejich název . Musí být pro příjemce srozumitelný a přijatelný. Jednou jsme se připravovali ve firmě Komerční nabídka ve jménu ... ať je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Dostal jsem od manažera dopis s návrhem CP ke schválení a v příloze byl soubor s názvem „DlyaFedi.docx“. S manažerem, který mi to poslal, proběhl dialog s následujícím obsahem:

Vážený manažere, jste osobně připraven oslovit tohoto respektovaného člověka a nazvat ho Fjodorem?

Nějak ne, vážený člověk, všichni mu říkají křestním jménem a patronymem.

Proč jste přílohu nazvali „For Fedi“? Když mu to hned pošlu, myslíš, že si u nás v tomto CP koupí sekery?

Chystal jsem se přejmenovat...

Proč připravovat časovanou bombu – odmítnutí potenciálního klienta – nebo si vytvářet práci navíc přejmenováním souboru? Proč rovnou nepojmenovat přílohu správně: "For Fedor Michajlovič.docx" nebo ještě lépe - "KP_Sky_Axes.docx".

Takže s e-mailem jako "tváří" víceméně vyřešen. Pojďme se podívat na e-mail jako na nástroj. efektivní práce a mluvit o jeho rušivé složce.

Práce s písmeny

E-mail je mocné rozptýlení. Stejně jako u každého rozptýlení musí být pošta řešena zpřísněním pravidel a zavedením pracovních rozvrhů.

Minimálně je potřeba vypnout VŠECHNY e-mailová upozornění. Pokud je poštovní klient nakonfigurován ve výchozím nastavení, budete upozorněni a zvukový signál a zablikejte na ikonu vedle hodin a zobrazte náhled písmene. Jedním slovem, udělají vše pro to, aby vás nejprve odtrhli od namáhavé práce a pak vás ponořili do propasti nepřečtených dopisů a neprohlédnutých zásilek – mínus hodina nebo dvě života.

Někomu silná vůle umožňuje nenechat se rozptylovat upozorněními, ale obyčejní lidé lepší nepokoušet osud a vypnout je. V Mozillla Thunderbird se to dělá přes nabídku „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Obecné“ → „Když se objeví nové zprávy“.

Pokud nejsou žádná oznámení, jak pochopit, že přišel dopis?

Velmi jednoduché. Vy sami, vědomě, přidělujete čas na analýzu pošty, otevřete poštovního klienta a uvidíte vše nepřečtené zprávy. To lze provést dvakrát denně, například v poledne a večer, nebo během nucených odstávek, například v dopravních zácpách.

Lidé se často ptají, jak je to s dobou odezvy a naléhavými e-maily? Odpovídám: nemáte na poště urgentní dopisy. Pokud nepracujete v oddělení zákaznická podpora(v tomto oddělení regulace práce s poštou).

Pokud existují naléhavé dopisy, odesílatel vás o tom informuje prostřednictvím jiných kanálů - telefonu, SMS, Skype. Poté vědomě přejdete do poštovního klienta a zpracujete urgentní poštu. Všichni guru time managementu (například Gleb Arkhangelsky se svým „Time Drive“) deklarují standard pro odpovídání na e-maily do 24 hodin. Toto je normální pravidlo dobré formy - neočekávejte okamžité odpovědi od partnera prostřednictvím e-mailu. Pokud existuje naléhavý dopis, informujte o tom prostřednictvím rychlejších komunikačních kanálů.

Vypnuli jsme tedy notifikace a nyní zapínáme poštovního klienta podle našeho rozvrhu.

Co dělat, když jsme přešli do e-mailu a zapojili se do činnosti zvané „analýza e-mailů“? Kde je začátek a konec této práce?

O systému zero inbox jsem toho slyšel hodně, ale bohužel jsem nepotkal jediného člověka, který by jej používal. Musel jsem znovu vynalézt své kolo. Na Lifehackeru jsou články na toto téma. Například, " ". Níže budu hovořit o systému nulové schránky ve svém výkladu. Budu vděčný, pokud budou GTD guruové uvedeni v komentářích, doplní nebo vylepší popsaný systém.

Je důležité pochopit a přijmout, že e-mail není plánovač úloh ani archiv vašich aktivit. Složka Doručená pošta by proto měla být vždy prázdná. Pokud jste se pustili do analýzy doručené pošty, nezastavujte se a nenechte se ničím rozptylovat, dokud tuto složku nevyprázdníte.

Co dělat s e-maily v doručené poště? Musíte projít každé písmeno postupně a odstranit je. Ano, stačí vybrat a stisknout Delete na klávesnici. Pokud se nemůžete přinutit k odstranění e-mailu, budete se muset rozhodnout, co s ním uděláte.

1. Dokážete odpovědět za tři minuty? Je třeba na to odpovídat? Ano, ano, a odpověď nezabere více než tři minuty, pak odpovězte hned.
2. Musíte odpovědět, ale příprava odpovědi zabere více než tři minuty. Pokud používáte plánovač úloh, který vám umožňuje převést e-mail na úkol, proměňte svůj e-mail na úkol a na chvíli na něj zapomeňte. Já například používám naprosto úžasnou službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovat osobní e-mailovou adresu: přepošlete jí dopis a ona se změní na úkol. Pokud ale nemáte plánovač úloh, přesuňte písmeno do podsložky "0_Run".
3. Po rychlé odpovědi na dopis, jeho přeměně na úkol nebo pouhém přečtení se musíte rozhodnout, co s touto zprávou dále dělat: smazat ji nebo poslat do jedné ze složek k dlouhodobému uložení.

Zde jsou složky pro dlouhodobé skladování, které mám.

• 0_Spustit. Takovou složku nemám, ale pokud nemáte plánovač, opakuji, můžete sem přidat písmena, která vyžadují podrobné studium. Tato složka je také potřeba pravidelně čistit, ale s promyšleným přístupem v době, která je k tomu speciálně vyhrazena.
• 1_Reference Odtud dávám dopisy informace o pozadí: uvítací dopisy s přihlašovacími údaji z různých webových služeb, letenky na nadcházející lety a tak dále.
• 2_Projekty. Zde je uložen archiv korespondence o partnerech a projektech, se kterými je aktuální vztah. Samozřejmostí je samostatná složka pro každý projekt nebo partnera. Do složky partnera jsem vložil dopisy nejen od jeho zaměstnanců, ale i dopisy od zaměstnanců "Nebe" spojených s tímto partnerem. Velmi pohodlné: v případě potřeby je veškerá korespondence o projektu po ruce několika kliknutími.
• 3_Muzeum. Sem hodím ta písmena, která je škoda mazat a výhody z nich nejsou patrné. Také složky s uzavřené projekty z "2_Projects". Jedním slovem, první kandidáti na výmaz jsou uloženi v „Muzeu“.
• 4_Dokumenty. Zde jsou dopisy od elektronické vzorky doklady, které mohou být v budoucnu užitečné pro účtování, například akty odsouhlasení od zákazníků, jízdenky za uskutečněné cesty. Složka má mnoho společného se složkami "2_Projekty" a "1_Sprav", pouze ukládá účetní informace a ve složce "2_Projekty" - informace o správě. V "4_Documents" - mrtvé informace a v "2_Projects" - živé.
• 5_Znalosti. Sem dávám jen opravdu užitečné mailingy, ke kterým se chci po čase vrátit pro inspiraci nebo hledání řešení.

Existují další nastavení poštovní klient důležité pro fungování tohoto systému. Za prvé, ve výchozím nastavení má Thunderbird zaškrtávací políčko „Označit zprávy jako přečtené“. Raději to dělám vědomě, takže vlajka je pryč! Chcete-li to provést, přejděte do nabídky „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Pokročilé“ → „Čtení a zobrazení“.

Za druhé, používáme filtry . Dříve jsem aktivně používal filtry, které automaticky přeposílaly dopisy do příslušných složek na základě adresy odesílatele. Například dopisy od právníka byly přesunuty do složky „Právník“. Tento přístup jsem opustil z několika důvodů. Za prvé: dopisy od právníka se v 99 % případů týkají projektu nebo partnera, což znamená, že musí být přesunuty do složky tohoto partnera nebo projektu. Za druhé: Rozhodl jsem se přidat povědomí. Sami se musíte rozhodnout, kam se má konkrétní dopis uložit, a je pohodlnější hledat nezpracované zprávy pouze na jednom místě – ve schránce. Nyní používám filtry pouze pro řazení do složek automatických běžných písmen z různé systémy, tedy dopisy, které nevyžadují, abych se rozhodoval. Filtry v Mozilla Thunderbird se konfigurují v nabídce "Nástroje" → "Filtry zpráv".

Takže v správný přístup e-mail by měl trvat 10 až 60 minut denně v závislosti na objemu korespondence.

Ano a ještě jedna věc. Už jste si vypnuli upozornění na nové e-maily? ;)

Dnes soudy často přijímají elektronickou korespondenci jako písemný důkaz. K tomu však musí mít právní moc. Mezitím nebyla dosud vytvořena jasná a jednotná pravidla a metody pro určování oprávněnosti virtuální korespondence, což vede k velkému množství problémů.

Zvažte několik způsobů poskytování e-mailů právní účinek.

Dávno pryč jsou doby, kdy jediným komunikačním prostředkem byly dopisy na papíře. Rozvoj ekonomických vztahů mezi subjekty hospodářské činnosti je již nemyslitelný bez využití informační technologie. To platí zejména tehdy, když se protistrany nacházejí v různých městech nebo dokonce zemích.

Komunikace prostřednictvím elektronické komunikace pomáhá snižovat náklady na materiál a také umožňuje rychle vypracovat společný postoj ke konkrétním otázkám.

Takový pokrok by však neměl být vnímán pouze pozitivně. Mezi subjekty hospodářských vztahů často vznikají různé spory, s jejichž řešením se obracejí na soudy. Soud rozhoduje na základě posouzení důkazů předložených stranami.

Zároveň je analyzována relevance, přípustnost, spolehlivost každého důkazu zvlášť a také dostatečnost a provázanost důkazů v jejich celku. Toto pravidlo je stanoveno jak v APC Ruské federace (článek 2 článku 71), tak v občanském soudním řádu Ruské federace (článek 3 článku 67). V procesu zjišťování přípustnosti a spolehlivosti provedených důkazů si soud často klade otázky, jejichž řešení výrazně ovlivňuje výsledek případu.

Použití elektronické správy dokumentů ve vztazích mezi ekonomickými subjekty je upraveno normami občanského zákoníku Ruské federace. Zejména v odstavci 2 Čl. 434 uvádí: písemnou smlouvu lze uzavřít výměnou dokumentů prostřednictvím elektronické komunikace, což umožňuje spolehlivě zjistit, že dokument pochází od smluvní strany.

V souladu s odstavcem 1 Čl. 71 Občanského soudního řádu Ruské federace a čl. 7 odst. 1. 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace je písemným důkazem obchodní korespondence obsahující informace o okolnostech významných pro posouzení a řešení případu, vyhotovená ve formě digitální záznam a přijatých prostřednictvím elektronické komunikace.

K použití elektronické dokumenty V soudním řízení musí být splněny dvě podmínky. Za prvé, jak již bylo uvedeno, musí mít právní moc. Za druhé, dokument musí být čitelný, to znamená, že musí obsahovat informace, které jsou obecně srozumitelné a přístupné vnímání.

Tento požadavek vyplývá z hlavní pravidla soudní řízení, což naznačuje bezprostřednost vnímání informací ze zdrojů důkazů soudci.

Často soud odmítne k případu připojit jako důkaz materiály elektronické korespondence, která nesplňuje výše uvedené podmínky, a následně vydá rozhodnutí, které nesplňuje oprávněné požadavky zúčastněné strany.

Zvažte hlavní způsoby legitimizace elektronické korespondence před a po zahájení řízení.

Spolupracujte s notářem

Li případ ještě nezačal, pak k tomu, aby měla elektronická korespondence právní moc, je potřeba zapojit notáře. V odstavci 1 Čl. 102 Základů notářského práva (základy) stanoví, že notář na žádost zúčastněných osob zajistí důkazy požadované u soudu nebo správního orgánu, je-li důvod se domnívat, že se provádění důkazů následně stane nemožným nebo obtížným. A v odstavci 1 Čl. Ustanovení § 103 o. s. ř. stanoví, že za účelem zajištění důkazů notář zkoumá písemné a věcné důkazy.

Podle odstavce 2 Čl. Notář podle § 102 NOZ neprovádí dokazování ve věci, která je v době, kdy se na něj zájemci obracejí, v řízení soudu nebo správního orgánu. V opačném případě soudy notářsky ověřenou elektronickou korespondenci uznávají za nepřípustný důkaz (usnesení 9. AAVŠ ze dne 11. března 2010 č. 09AP-656 / 2010-GK).

Je třeba připomenout, že na základě části 4 čl. 103 Základy, poskytování důkazů bez upozornění jedné ze stran a zúčastněných stran se provádí pouze v naléhavých případech.

K prozkoumání důkazů je sepsán protokol, který kromě podrobného popisu úkonů notáře musí obsahovat také údaje o datu a místě kontroly, notáři provádějícím kontrolu, o zainteresovaných osobách. osob, které se na ní podílejí, a také uvede okolnosti zjištěné při kontrole. Samotné e-maily jsou vytištěny a uloženy s protokolem, který podepisují osoby zúčastněné na kontrole, notářem a opatřeny pečetí. Na základě Usnesení Nejvyššího rozhodčího soudu Ruské federace ze dne 23. dubna 2010 č. VAC-4481/10 je notářsky ověřený protokol o nahlédnutí do elektronické schránky uznán za řádný důkaz.

V současné době ne všichni notáři poskytují služby certifikace e-mailů a jejich cena je poměrně vysoká. Například: jeden z notářů města Moskvy si účtuje 2 tisíce rublů za jednu stranu popisné části protokolu.

Zájemce o zajištění důkazu se obrátí na notáře s příslušnou žádostí. Mělo by uvádět:

• důkazy, které je třeba zajistit;
• okolnosti, které jsou podloženy těmito důkazy;
• důvody, pro které je vyžadováno poskytnutí důkazů;
• nepřítomnost v době podání žádosti u notáře věci v řízení obecného soudu, rozhodčího soudu nebo správního orgánu.

Notáři obsah kontrolují e-mailová schránka nebo vzdáleně, to znamená, že používají vzdálený přístup na poštovní server (může to být server poskytovatele poskytujícího službu elektronických komunikací na základě smlouvy; poštovní server registrátora doménových jmen nebo bezplatný internetový poštovní server), nebo přímo z počítače dotčené osoby, na kterém je nainstalován e-mailový program ( Microsoft Outlook, Netscape Messenger atd.).

Pro kontrolu na dálku může notář kromě aplikace potřebovat povolení od registrátora doménových jmen nebo poskytovatele internetu. Vše závisí na tom, kdo přesně poskytuje podporu pro práci poštovních schránek nebo serveru elektronické pošty na základě smlouvy.

Potvrzení poskytovatele

Usnesení 9. AAVŠ ze dne 4. 6. 2009 č. 09AP-3703 / 2009-AK, ze dne 27. 4. 2009 č. 09AP-5209/2009, FAS MO ze dne 5. 13. 2010 č. / KG4103841 soudy rovněž uznávají přípustnost elektronické korespondence, pokud je ověřena poskytovatelem internetových služeb nebo registrátorem doménových jmen, kteří jsou odpovědní za správu poštovní server.

Poskytovatel nebo registrátor doménového jména bude certifikovat elektronickou korespondenci na žádost zájemce pouze v případě, že spravuje poštovní server a takové právo je uvedeno ve smlouvě o poskytování služeb.

Objem elektronické korespondence však může být poměrně velký, což zase může komplikovat proces poskytování papírových dokumentů. V tomto ohledu soud někdy umožňuje poskytování elektronické korespondence do elektronická média. Rozhodčí soud Moskevské oblasti tak ve svém Rozhodnutí ze dne 1. srpna 2008 ve věci č. A41-2326/08 poukázal na přípustnost elektronické korespondence podávané soudu na čtyřech CD.

Při posuzování věci v odvolací instanci však desátý AAVŠ svým usnesením ze dne 9. 10. 2008 ve věci č. A41-2326 / 08 uznal vazbu na elektronickou korespondenci za nedůvodnou a zrušil rozhodnutí soudu prvního stupně, s uvedením, že zájemce nepředložil žádné doklady stanovené uzavřenou smluvní smlouvou.

E-maily vztahující se k předmětu sporu tak musí být soudu podávány písemně a všechny ostatní dokumenty lze podávat elektronicky.

K prokázání skutečností uvedených ve virtuální korespondenci pomůže potvrzení obsahu dopisů odkazem na ně v následné papírové korespondenci. Použití dalších písemných důkazů se odráží v usnesení 9. AAVŠ ze dne 20. prosince 2010 č. 09AP-27221/2010-GK. Mezitím má soud po zvážení případu a hodnocení důkazů poskytnutých stranami právo nepovažovat papírovou korespondenci s odkazy na elektronickou korespondenci za přijatelnou.

Pouze to vezme v úvahu a rozhodne se na základě komplexního rozboru všech předložených důkazů.

Získejte pomoc od odborníka

Li případ už začal, pak pro nabytí právní moci elektronické korespondenci je nutné využít práva na zapojení znalce. V odstavci 1 Čl. 82 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace je upraveno, že za účelem objasnění otázek vzniklých při projednávání případu, který vyžaduje zvláštní znalosti, jmenuje rozhodčí soud na žádost osoby zúčastněné na případu znalecký posudek, nebo se souhlasem osob, které se na něm podílejí.

Je-li jmenování znalce předepsáno zákonem nebo dohodou nebo je-li požadováno k ověření výroku o zfalšování předloženého důkazu, nebo je-li nutné dodatečné nebo opakované znalecké zkoumání, může rozhodčí soud ustanovit znaleckým posudkem dne svou vlastní iniciativu. Jmenování zkoušky k ověření předložených důkazů je rovněž upraveno v čl. 79 Občanského soudního řádu Ruské federace.

V žádosti o ustanovení kriminalistické expertizy je nutné uvést organizaci a konkrétní znalce, kteří ji budou provádět, a dále okruh otázek, pro které se zájemce rozhodl obrátit se na soud se žádostí o ustanovení soudního znalce. zkouška. Kromě toho by měly být poskytnuty informace o nákladech a načasování takového vyšetření a v plné výši by měly být uloženy u soudu k zaplacení. Zúčastněný odborník musí splňovat požadavky stanovené pro něj v čl. 13 federální zákon„O státních forenzních činnostech v Ruské federaci“ .

Přílohu spisu jako důkaz znaleckého posudku o pravosti elektronické korespondence potvrzuje soudní praxe (Rozhodnutí Rozhodčího soudu města Moskvy ze dne 21. srpna 2009 ve věci č. A40-13210 / 09-110- 153;Usnesení MO FAS ze dne 20. ledna 2010 č. KG-A40 /14271-09).

Na základě dohody

V odstavci 3 Čl. 75 Řádu rozhodčího řízení Ruské federace je třeba poznamenat, že dokumenty obdržené prostřednictvím elektronické komunikace jsou uznávány jako písemné důkazy, pokud je to stanoveno v dohodě mezi stranami. V souladu s tím je nutné uvést, že strany uznávají stejnou právní sílu jako originály korespondence a dokumenty obdržené faxem, internetem a jinými elektronické způsoby spojení. Ve smlouvě musí být zároveň uvedena e-mailová adresa, ze které bude elektronická korespondence odcházet, a údaje o oprávněné osobě oprávněné ji vést.

Ve smlouvě musí být uvedeno, že určená e-mailová adresa slouží smluvním stranám nejen pro pracovní korespondence, ale i pro předávání výsledků práce, což potvrzuje stanovisko MO FAS ve vyhlášce ze dne 12.01.2009 č. KG-A40 / 12090-08. Vyhláška 9. AAVŠ ze dne 24. prosince 2010 č. 09AP-31261/2010-GK zdůrazňuje, že ve smlouvě by měla být stanovena možnost použití e-mailu ke schválení podmínky zadání a nároky na kvalitu poskytovaných služeb a provedených prací.

Kromě toho mohou strany ve smlouvě stanovit, že oznámení a zprávy zasílané e-mailem, jsou jimi uznávány, ale musí být do určité doby dodatečně potvrzeny kurýrem popř doporučený dopis(Usnesení 13. AAS ze dne 25. dubna 2008 č. A56-42419 / 2007).

Shrneme-li to, lze říci, že v současné době existuje u soudů praxe používání elektronické korespondence jako písemného důkazu. S přihlédnutím k požadavkům procesního práva na přípustnost a spolehlivost důkazů však k virtuální korespondenci přihlíží soud pouze tehdy, má-li právní moc.

V souvislosti s tím tam velký počet problémy, neboť dosud nebyla vytvořena jednotná metodika pro zjišťování oprávněnosti elektronické korespondence. Právo zúčastněné strany obrátit se na notáře za účelem poskytnutí důkazů je pevně dané, ale neexistuje žádný normativní akt Ministerstva spravedlnosti Ruské federace upravující postup při poskytování takových služeb notáři. V důsledku toho neexistuje jednotný přístup k určení jejich hodnoty a vytvoření jasného mechanismu pro realizaci tohoto práva.

Existuje několik způsobů, jak právně ověřit e-maily pro důkazy u soudu: zabezpečení e-mailů u notáře, notářské ověření u poskytovatele internetových služeb, propojení s e-maily v další papírové komunikaci a forenzní důkaz jejich pravosti.

Kompetentní přístup k včasnému poskytování elektronické korespondence jako písemného důkazu umožní podnikatelským subjektům plně obnovit jejich porušená práva při řešení sporů.

Většina společností chápe důležitost vytváření záloh. Ale tady je problém – jen málo společností má představu o tom, jaká by měla být strategie zálohování dat. V důsledku toho ztrácejí informace, zákazníky a tím i peníze. Ještě v roce 2014 odborníci hlásili, že podniky přicházejí o zhruba 1,7 bilionu dolarů ročně kvůli nenávratné ztrátě cenných dat, která z nějakého důvodu nebyla zálohována. Nyní se toto číslo zvýšilo, protože hodinová nucená odstávka datového centra stojí operátora 50 000 - 80 000 USD. Před dvěma lety znamenala hodinová prostoje ztráty ve výši 40 000 - 60 000 USD.

Tato částka každým rokem roste, jak se postupně zvyšuje hodnota dat. A nejde jen o informace – ostatně běžné odstávky zařízení kvůli různým druhům problémů bolí peněženku jak společnosti, která infrastrukturu vlastní, tak jejích zákazníků.

Jen v první polovině roku 2016 bylo v důsledku kybernetických útoků kyberzločinců ztraceno nebo odcizeno 554 milionů záznamů. Nejčastějším účelem hackingu je krádež osobních údajů uživatelů. Ve Spojených státech bylo nejvíce napadenou oblastí zdravotnictví. Vládní úřady přitom v první polovině roku 2016 přišly o maximální množství dat (hovoříme o ztracených či odcizených datech).

Přitom za celý rok 2015 bylo v důsledku kybernetických útoků ztraceno nebo odcizeno 707,5 milionu záznamů. To je však méně než v roce 2014, kdy stejný ukazatel činil 1,02 miliardy záznamů.

Mezi důvody ztráty dat patří nepřipravenost firem na kritické události (výpadky napájení, fyzické poškození zařízení, hackování a krádeže dat, přírodní katastrofy). Pokud se předem nepostaráte o záložní kopie, bude to nesnesitelně bolestivé, mnozí o tom slyšeli. Ale, jak se říká, "myši plakaly, píchaly se, ale dál jedly kaktus." Podívejme se, jaké jsou nečekané případy, které náhle vedly k částečnému či úplnému odstavení telekomunikačních společností a jejich divizí. Ne vždy jde o ztrátu dat a zálohování, ale tyto situace vás nutí přemýšlet, jak rychle se dobře promazaný proces/práce firmy může změnit v chaos. Navzdory plánování mohou a dříve či později nastanou neočekávané situace.

Smutný příběh hraček

Hrozilo, že celý měsíc práce (nebo i více) nikam nevede. Pak se ale ukázalo, že jeden z vedoucích projektu pravidelně posílal všechna data do svého domácího PC, aby mohl na projektu pracovat doma. Jen díky tomu (a nutno podotknout, že se jednalo o porušení podnikových pravidel) byla data obnovena.

Pokud data nebyla zapnutá domácí server, pak by se projekt mohl zpozdit a společnost by se ocitla ve velmi nepříjemné situaci.

Nehoda datového centra

Pomocný systém napájení okamžitě začal fungovat, ale došlo k problému - hlavní chladicí systém se nespustil. Zařízení se kvůli tomu rychle přehřívalo, a tak se zaměstnanci společnosti rozhodli vše vypnout, aby servery a další zařízení neselhaly.

Výsledkem bylo, že datové centrum zůstalo nečinné asi pět hodin, během kterých nic nefungovalo. Těch pět hodin stálo společnost 3,5 milionu dolarů.

…a několik dalších smutných IT příběhů

Například ve stejném roce 2013 přestal fungovat jeden z největších poskytovatelů hostingu na světě. V datovém centru společnosti v Utahu v USA vznikly problémy v důsledku selhání hardwaru při údržbě serveru. A to mělo za následek řadu výpadků zařízení v celém datovém centru. V důsledku toho na nějakou dobu přestalo fungovat velké množství webových služeb a stránek. Toto selhání stálo poskytovatele hostingu nemalé částky.

A to hned po vstupu na trh herní konzole Xbox One zvýšil (a velmi výrazně) zatížení serverů společnosti. Kvůli tomu začala selhávat i cloudová služba Windows Azure. Po celý den byly problémy s prací Xbox Live – data se občas neukládala, občas nenačítala, nefungoval multiplayer ve hrách.

V roce 2015 se slavná společnost Vtech, která vyrábí hračky a elektronická zařízení pro děti. Pak se někdo naboural do serverů společnosti a bylo ukradeno 4,8 milionu záznamů z databáze zákazníků. Navíc byly odcizeny údaje o 200 000 dětech (jejich jména uvedla rodiče při registraci).

Jak se ukázalo, firma zásady příliš pečlivě nedodržovala. informační bezpečnost. Slabá hesla, slabé šifrování, málo záloh – to vše vedlo k velké problémy. Vtech do jisté míry ztratil důvěru zákazníků a investorů, kteří jsou nespokojeni s nedbalostí zaměstnanců.

Již letos se vešlo ve známost o dalším případu nezodpovědné práce. Šéf malé hostingové společnosti, která obsluhovala asi 1500 zákazníků, se provinil ztrátou dat. Marco Marsala během rušného večera spustil rm -rf (foo)/(bar) na všech serverech, aniž by byly (omylem) nastaveny proměnné (foo)/(bar). V důsledku toho byla všechna data odstraněna ze všech serverů.

Nešťastnou náhodou byly k serverům připojeny disky se zálohami. Všechna tato data byla také smazána. Dotčený vlastník společnosti se zeptal ostatních uživatelů, zda je možné obnovit informace po spuštění příkazu rm -rf (foo)/(bar). Je jasné, že ostatní uživatelé mu neřekli nic dobrého. V důsledku toho nepozornost vedla k tomu, že podnik musel být uzavřen (toto oznámil stejný Marsala). Nestačí tedy zálohovat, stále je třeba je uchovávat na bezpečném místě. V komentářích uživatelé uvedli, že „Pokud máte pouze jednu zálohu, nemáte zálohu“, což je ve většině případů pravda.

A problémy nemají jen malé firmy. Například jedna z největších světových bank, Barclays, byla před několika lety pokutována několika miliony amerických dolarů. Příčina – částečná ztráta obchodní korespondence na 10 (!) let. Společnost přišla o data kvůli nedokonalosti systému ukládání dat. Technická porucha - a dopisy jsou ztraceny.

A bylo by v pořádku, kdyby dopisy ztrácely pouze banky – vždyť finanční společnosti, přestože musí mít dokonalou telekomunikační infrastrukturu, stále nejsou tvůrci e-mailových služeb, jako je například Google. Ano, ano, tato společnost má také daleko k ideálu, pokud jde o ukládání uživatelských informací. V roce 2011 Gmail, Poštovní služba od Googlu, znepokojilo tisíce jeho uživatelů.

Někteří z nich po přihlášení ke svému účtu neviděli žádné dopisy ani kontakty. Pak se toho dotklo podle Google, „jen 0,08 %“ z celkového počtu uživatelů služby. V té době ale Gmail používalo 193 milionů lidí a dokonce setiny procenta z tohoto čísla tvoří obyvatelstvo malého města. Jeden z klientů služby si pak stěžoval na ztrátu 17 000 dopisů – to byla po celou dobu veškerá jeho aktivita.

Většina dat společnosti byla obnovena, protože společnost Google považuje zálohování dat za nejvyšší prioritu operací společnosti. Někteří uživatelé ale stále zůstávali s problematickými účty a navíc utrpěla pověst Gmailu.

Důvody ztráty dat a záloh ve firmách

Selhání média

Lidský faktor

Selhání softwaru

selhání hardwaru

Chyba sítě

Soukromé osoby nic nedělají lepší společnosti(možná ještě horší), pokud jde o zálohování dat. Ještě v roce 2015 provedl Backblaze uživatelský průzkum, který zjistil, že pouze 39 % uživatelů každý rok kompletně zkopíruje svá data. Každý den to dělá jen 8 % respondentů.

Jako závěr

V každém případě, pro jakékoli účely potřebujete významné výpočetní výkon máme službu"

Archivace nebo stínové kopírování všech příchozích a odchozích firemních e-mailů automatické vytváření kopie každé příchozí zprávy z / na adresu, bez ohledu na jednání příjemce / odesílatele. Kopírování se zpravidla provádí do samostatné poštovní schránky firemní doména, přičemž záhlaví "Od", "Do" a tělo zprávy zůstávají původní. V případě potřeby je možné oddělit archivní proudy podle určitých kritérií, např. kopírování pošty od zaměstnanců různých oddělení se provádí na různé adresy.

Pro jaké účely může podnik potřebovat archivovat veškerou korespondenci ve firemní poště?

Sledování jednání zaměstnanců

Nejžádanější funkce archivace pošty. Díky přístupu ke kopiím veškeré korespondence podřízených může manažer kdykoli obnovit například historii korespondence s klientem a ujistit se, jak odpovědně zaměstnanec plní své povinnosti. Byla na dopis zákazníka zaslána odpověď? Byla výzva k odpovědi (v kopiích je zachováno původní datum a čas zprávy)? Byl e-mail zaměstnance k věci a úplný? Konečně, byl jen zdvořilý k dodavateli/klientovi?

Zvláště užitečná vlastnost stínová kopie je nemožnost samotného zaměstnance ovlivnit, které dopisy půjdou do archivu a které ne - vše se kopíruje bez ohledu na jeho přání či jednání. To znamená, že může odstranit "nepohodlnou" zprávu ve svém poštovní schránka a vyprázdnit koš a dokonce i formát HDD váš počítač, ale archivovaná zpráva zůstane nedotčena.

Cvičte kontrolu nad firemní korespondence zaměstnanci může být buď sám vedoucí osobně, nebo bezpečnostní specialista firmy (pokud existuje) či jiné odpovědné osoby - dle konkrétního případu.

Schopnost obnovit korespondenci

Pokud se k poště přistupuje přes protokol POP3 a zprávy jsou uloženy na počítačích uživatelů, je velmi pravděpodobné, že v případě selhání dojde ke ztrátě veškeré korespondence. pevný disk nebo infekce virem. V tomto případě obnovení z archivu zajistí rychlé obnovení pracovní korespondence, klientské základny a obchodního procesu jako celku.

Archivace pošty z právního hlediska

Aby nedocházelo k právním konfliktům a případným nárokům zaměstnanců, je žádoucí doložit právo zaměstnavatele archivovat, kopírovat a dále zpracovávat případné zprávy ve firemní poště zaměstnance. To lze provést přidáním příslušné doložky do pracovní smlouvy nebo, pokud společnost praktikuje podpis dodatečné smlouvy / závazku / dohody o nezveřejňování obchodního tajemství, pak v tomto dokumentu. Proces vytváření a ukládání kopie jakékoli zprávy z korespondence zaměstnance tak získá právně významný status.

Technické provádění kopírování korespondence

Nejjednodušším a nejpohodlnějším způsobem lze archivaci implementovat z webu hostitele podnikové poštovní služby. Zákazník formuluje podmínky, za kterých má být vytvořena kopie určitých (nebo všech) zpráv určitých (nebo všech) zaměstnanců, a poskytovatel služby, poskytovatel mailhostingu, podle toho konfiguruje své zařízení. Pro přístup k archivu korespondence by nejuniverzálnější mělo být rozpoznáno jako kopírování zpráv do schránky speciálně určené pro tento účel.

V případě, že přístup odpovědného pracovníka do této schránky provádí protokol IMAP, můžete třídit kopie zpráv do složek. Například hierarchická struktura:

• zaměstnanec 1
  • přicházející
  • odchozí

• zaměstnanec 2
  • přicházející
  • odchozí

• zaměstnanec 3
  • přicházející
  • odchozí

Ve většině případů je to více než dost. Uživatel kopírovacího boxu musí pouze zajistit, aby nepřetékal a aby nebyly překročeny limity kvóty pro maximální velikost obsazenou zprávami nebo pro jejich maximální počet.

Závěr

Kontrola firemní pošty pomocí její archivace (stínového kopírování) je silným prostředkem ochrany před únikem obchodního tajemství, nástrojem pro sledování a vyhodnocování efektivity činnosti zaměstnanců i vytváření záloha v případě selhání hardwaru nebo softwaru. Je těžké přeceňovat význam firemní pošty v obchodních procesech moderní společnost, archivace dává manažerovi mocný prostředek k řízení jeho toků.

Od roku 2006 poskytuje profesionální poskytovatel firemního mailhostingu svým zákazníkům nejširší možnosti řízení toku pošty.

Tamara Vorotyntseva - ředitelka rozvoje vzdělávací společnosti "BUSINESS PARTNER" (Moskva). Praktický obchodní kouč, autor knihy „Building a personal training system“ a publikací v obchodních publikacích v Rusku, Kazachstánu a na Ukrajině. Tvůrce internetového zpravodaje: « E-mailová korespondence v podnikání“ na serveru subscribe.ru! Kniha je praktický průvodce pro obchodníky, kteří aktivně korespondují s klienty a partnery. Představuje nástroje, které pomohou zefektivnit elektronickou komunikaci, optimálně z hlediska času a výsledku a co nejvíce v souladu s pravidly a předpisy přijatými v moderní obchodní komunitě. Autor poskytuje praktické rady, ilustruje svá pozorování na skutečných případech a vyvozuje odůvodněné závěry. Text knihy je bohatý na rozpoznatelné příklady skutečné obchodní korespondence. Autor sdílí své postřehy, techniky, „triky“, které mohou výrazně ovlivnit efektivitu a efektivitu podnikání e-mailem. Jestli ty - obchodník a je důležité, abyste psali rychle, stručně, kvalifikovaně, v souladu s pravidly dobrého obchodního tónu - tato kniha se stane vaším spolehlivým pomocníkem.

Rezervovat:

Při práci s poli Komu (Komu), Kopie (Kopie), Skrytá kopie mějte na paměti, že jde o důležitou součást e-mailu, která ovlivňuje další akceúčastníci korespondence.

"Komu" ("To"). Toto pole obsahuje adresu příjemce, kterému je dopis přímo určen, a informace v něm obsažené. Od hlavního příjemce čeká autor dopisu na odpověď. Pokud jsou v tomto poli umístěni dva příjemci, pak autor dopisu čeká na odpověď od každého z nich nebo od jednoho z nich (pamatujte na to, pokud je vaše jméno na seznamu příjemců). Zároveň (pokud jste odesílatel) mějte na paměti, že není příliš vhodné uvádět do pole „Komu“ („Komu“) více příjemců. Dopis zaslaný několika příjemcům nemusí dostat jedinou odpověď, protože si každý bude myslet, že odpoví ten druhý.

Pokud je dopis adresován vám, ale v kopii obsahuje další příjemce, nezapomeňte při odpovídání použít tlačítko „Odpovědět VŠEM“! Tím se uloží okruh adresátů uvedený iniciátorem korespondence.

"Kopírovat" ("Ss"). V do tohoto pole uveďte adresy příjemců, kteří by si podle vás měli být vědomi korespondence Tento problém. Tito příjemci dostávají informace pouze „pro informaci“. Příjemce v kopii obvykle nemusí na dopis reagovat, ale v případě potřeby tak může učinit.

POZNÁMKA. TO JE DŮLEŽITÉ!

Pokud je vaše jméno v poli "Kopírovat" ("CC"), pak při zadávání korespondence nezapomeňte, že existují situace, kdy je nesmírně důležité být zdvořilý. Použijte fráze: „Dovolte mi připojit se k diskuzi“ nebo „Dovolte mi připojit se k vašemu dialogu“ nebo „Dovolte mi vyjádřit svůj názor“.

"Bcc" ("Bcc"). Toto pole je v některých společnostech zakázáno používat, protože se jedná o nástroj, který je v rozporu s etickými standardy komunikace. Účelem tohoto pole je vyzvat adresáta, aby se stal „utajeným svědkem“.

Pokud je ve vaší obchodní praxi obvyklé používat toto pole v práci, zvažte následující. Příjemce se nachází v „ skrytá kopie“, zůstane neviditelný pro hlavního příjemce a pro příjemce v kopii. Někdy je užitečné, aby se odesílatel a „utajený příjemce“ předběžně dohodli (či následné povědomí) o důvodu a účelu tohoto způsobu informování.

POZNÁMKA. TO JE DŮLEŽITÉ!

"Skrytý" příjemce by absolutně neměl vstupovat do korespondence z tohoto pole.