فناوری اطلاعات برای پشتیبانی مستند از فعالیت های مدیریتی. فناوری اطلاعات برای پشتیبانی مستند از فعالیت های مدیریتی

کتاب: مستند یادداشت های سخنرانی

بخش 1. اطلاعات و اسناد پشتیبانی مدیریت بخش 1. اطلاعات و اسناد پشتیبانی از مدیریت 1.1. اهمیت اسناد مدیریت

سند عملکردهای زیادی را انجام می دهد. استاندارد ایالتی 16.487-83 سند را به عنوان یک شی مادی با اطلاعات ثابت شده به روشی دست ساز برای انتقال آن در زمان و مکان تعریف می کند. عملکرد کلیسند به عنوان حامل اطلاعات این عملکرد سند به ویژه در مدیریت عملیاتی مهم است. پس از استفاده از سند در کار فعلی، دیگری را انجام می دهد عملکرد مهم- به عنوان یک منبع تاریخی عمل می کند. این ویژگی ها توجه کارکنان مدیریت و بایگانی ها را به خود جلب کرد. نهادهای حاکم، نهادهای قدرت باید در کار خود تعامل داشته باشند.

در طول دوره بازسازی سیستم مدیریت، سند تعدادی از عملکردهای نظری را انجام می دهد که در رشته های علمی مدیریت اسناد و بایگانی استفاده می شود.

فن آوری مدیریت، که به یک طرح ساده کاهش یافته است، می تواند در قالب تصمیم گیری، سازماندهی اجرای آن و کنترل بر اجرا نمایش داده شود. چنین طرحی می‌تواند هم در مورد ساده‌ترین رویداد یک‌باره و هم در سازماندهی سیستم‌های پیچیده در سراسر کشور استفاده شود. این سیستم ها در درجه آمادگی برای تصمیم گیری، سازماندهی اجرای آن (پرسنل، مالی، تامین، اجرا و غیره) و سازماندهی کنترل بر اجرا متفاوت خواهند بود. در تمام موارد، قطعات مشخص شده باید نصب شوند.

هر تصمیمی از هیچ سرچشمه نمی گیرد، فقط می توان بر اساس اطلاعات مربوط به این موضوع اتخاذ کرد. لازم به ذکر است دو شرایط مهم: اولاً اطلاعات باید به موقع باشد و ثانیاً برای پذیرش کافی باشد راه حل مورد نیاز. اگر اطلاعات دیر دریافت شود، فرصت شرکت در هر اقدام یا رویدادی را از دست می دهید. یعنی فرصت یا شانس از دست می رود. از طرف دیگر، اگر اطلاعات کافی وجود نداشته باشد یا فقط نیمی از چیزی را بدانید،

ممکن است تصمیم شما نه تنها بهترین نباشد، بلکه حتی اشتباه باشد، زیرا همه عوامل را در نظر نگرفته اید.

در حال حاضر حجم اطلاعات هر سه سال دو برابر می شود. به پیشرفت جامعه مربوط می شود. هر موضوع یا هر شخص به طور جداگانه تنها در صورت تبادل اطلاعات می تواند وجود داشته باشد. در شرایط روابط بازار، وضعیت اقتصادی به سرعت در حال تغییر است، شرکت های تجاری تنها در صورتی زنده می مانند که به موقع بدانند چه، چه زمانی، چگونه و چقدر هزینه دارد. اطلاعات از دیرباز یک کالا بوده است. هر کسی که صاحب اطلاعات است صاحب موقعیت است و بالعکس.

این امر نشان دهنده تغییرات قابل توجه در سازماندهی منابع اطلاعاتی در جامعه است، نشان می دهد که اطلاعات و یک سند به عنوان حامل آن بر تمام جنبه های مدیریت و همچنین عملکرد ساختارهای مختلف تأثیر می گذارد که بر نتیجه نهایی در حوزه اقتصادی تأثیر می گذارد.

خدمات اطلاعاتی و اسنادی اصلی ترین (اصلی) عملکرد مدیریت ارائه (خدمات) است که اجرای آن نیاز به دانش ویژه - حرفه ای دارد. کارایی و وضوح در فعالیت های هر موضوعی به نحوه سازماندهی این کار بستگی دارد.

پشتیبانی اطلاعات و اسناد توسط واحدهای ساختاری ویژه انجام می شود: مدیریت پرونده، اداره کل، دفتر، دبیرخانه (یا دستیار دبیر). این واحدها باید توسط افراد متخصص تشکیل شوند. معاون منشی نیز با توجه به سطح مدیر و سطح آموزش وی باید دارای تحصیلات ویژه باشد.

کار هر دستگاه اداری، و همچنین هر کار به طور کلی در زمان ما، باید مطابق با الزامات سازمان علمی کار انجام شود. یعنی هیچ کاری وجود ندارد که نیاز به سازماندهی مناسب نداشته باشد و فردی که این کار را انجام می دهد باید با ویژگی های اجرای آن آشنا باشد. برای انجام این کار، کار باید به اجزای خاصی تقسیم شود - از پیچیده ترین تا ساده ترین عملیات. هر قسمت باید کار شود، یعنی سازماندهی شود بهترین راهاز آنجایی که هیچ چیز کوچکی در هیچ کاری وجود ندارد، همه چیز باید فکر شود. سازمان علمی کار شامل چنین عملیات سنجیده و به درستی سازماندهی شده است. نحوه انجام صحیح این یا آن کار توسط اسناد نظارتی و روش شناختی تعیین می شود.

در حوزه مدیریت عمدتاً با اطلاعات و اسنادی کار می کنند که به عنوان حامل آن عمل می کنند. سند - شی و نتیجه کار در حوزه مدیریت.

کار با اطلاعات و پشتیبانی اسناد شامل همان عملیات است. فقط توسط برخی از سوژه ها با روش های سنتی (دستی) و توسط دیگران - با کمک مکانیزاسیون و اتوماسیون انجام می شود. اما تمام مراحل کار با اسناد باقی می ماند. بنابراین، هر کارمند ابتدایی ذیصلاح دستگاه اداری نه تنها باید اسناد را به درستی تنظیم و اجرا کند، بلکه باید بداند که چه نوع کاری با آنها انجام می شود.

امروزه هر کاری با معرفی ماشین آلات و فرآیندهای جدید بهبود می یابد. در زمینه مدیریت فقط کار با اسناد را می توان مکانیزه کرد و پردازش اطلاعات موجود در اسناد را خودکار کرد.

اما پردازش ماشینی اسناد الزامات خاص خود را تعیین می کند. در مورد اسناد، الزامات قالب آنها، ترتیب اجرا، ارائه متن.

سند را می توان به ساده ترین اجزاء (نیازها) نیز تقسیم کرد و هر قسمت دارای قوانینی برای صحیح ترین نگارش و طراحی است. این قوانین در DSTU 4163-2003 گنجانده شده است. الزامات اجرای اسناد نیز با جزئیات کافی در سیستم اسناد مدیریت توضیح داده شده است، زیرا در تمام اسناد می توان با مطالعه رویه جمع آوری و پردازش این جزئیات (نوشتن آدرس، تاریخ) اجزای یکسان (جزئیات) را تشخیص داد. ، مهر تایید، تایید، روش نتیجه گیری و غیره). این الزامات توسط DSTU 4163-2003 ایجاد شده است.

یک سند فقط یک بار اقدام صادر می شود. اسناد در تعامل نزدیک با یکدیگر عمل می کنند و یک سیستم مستندسازی را تشکیل می دهند. استاندارد ایالتی سیستم اسناد و مدارک را به عنوان مجموعه ای از اسناد مرتبط با هم در زمینه خاصی از فعالیت تعریف می کند.

سیستم های اسناد مالی، اولیه و حسابداری اشیاء و موضوعات بودجه، اسناد حسابداری و پولی، سازمانی و اداری و غیره وجود دارد. بنابراین، هر مدیری باید بتواند از سیستم اسنادی که با آن کار می کند، برداشت کند و بداند. به عنوان مثال، یک کارمند بخش پرسنل باید بداند و بتواند تمام اسناد پرسنلی را تنظیم و اجرا کند.

و قراردادها و قراردادهای کار. اما رایج ترین آنها اسناد سازمانی و اداری است که هر مدیری باید با آنها سر و کار داشته باشد. این شامل اسناد سازمانی مانند اساسنامه، مقررات، دستورالعمل ها، اسناد اداری - دستورات، دستورات، دستورالعمل ها، قطعنامه ها، تصمیمات می باشد. اطلاعات و اقدامات مرجع، گواهی ها، گزارش ها و یادداشت های توضیحی و همچنین رایج ترین انواع اسناد خدماتی - نامه ها، تلگرام ها، پیام های تلفنی. هر یک از این اسناد ویژگی های خاص خود را در طراحی و ارائه متن دارند که مطالعه آنها آسان است.

روش کار با اسناد نیز به مراحل خاصی تقسیم می شود. هر مرحله روش های خاص خود را برای بهترین اجرای خود دارد. این کار با دریافت و پردازش اولیه اسناد آغاز می شود. این مرحله بدون توجه به روش انتقال اطلاعات است: از طریق پست، حضوری، تلگراف، فکس. به عنوان یک قاعده، این کار به صورت مرکزی انجام می شود و شامل صرفا است عملیات فنیبه تفصیل در قوانین و مقررات

ثبت اسناد یک مرحله مهم است. در طول فرآیند ثبت، سوابق اسناد دریافتی نگهداری می شود، اما مهمترین چیز ثبت شاخص هایی در مورد سند است که امکان سازماندهی کنترل بر اجرای آن و اطلاعات و کار مرجع با اسناد را فراهم می کند. در فرآیند ثبت نام، یک بانک داده در مورد اسنادی که در شی یا موضوع در گردش هستند تنظیم می شود.

مرحله بعدی ارتباط نزدیکی با ثبت اسناد - نظارت بر اجرا دارد. کنترل اضطراری به درستی سازماندهی شده به شما این امکان را می دهد که در هر زمان بدانید که چه کاری باید انجام شود، و به آزمودنی کمک می کند تا به طور موثر روز کاری خود را برنامه ریزی کند.

سازماندهی اطلاعات و کار مرجع نیز به ثبت اسناد بستگی دارد. سرویس اطلاعات و اسناد یا منشی موظفند در عرض چند دقیقه گواهی صادر کنند: کجا، با چه کسی، در چه مرحله ای از کار هر مدرکی است و همچنین به این سوال پاسخ دهد که کدام اسناد حاوی اطلاعات مربوط به مشکل خاصی است که مورد علاقه است. شما. ثبت نام را می توان به صورت دستی - روی کارت یا خودکار - در رایانه انجام داد. فناوری ثبت اسناد به خوبی در دستورالعمل های نظارتی و روش شناختی توضیح داده شده است.

پس از پردازش اولیه و ثبت، سند برای اجرا ارسال می شود. این مرحله با مشکل مستقیم حرکت سند مرتبط است. حرکت سند به مجری منعکس کننده سیستم سازمان مدیریت. با توزیع روشن مسئولیت ها و تفویض اختیارات، سند بلافاصله اجرا می شود. با یک سیستم مدیریت متمرکز، زمانی که رئیس راه‌حل همه مسائل حتی جزئی را بر عهده می‌گیرد، هر سندی برای حل و فصل به سراغ او می‌آید و سپس به مرحله اجرا می‌رسد. بنابراین، سند آماده شده از پایین به بالا - از پیمانکار، با تأییدیه های متعدد، به مدیر برای امضا خواهد رفت. حرکت سند به وضوح در اپروگرام منعکس می شود و به شما امکان می دهد تمام عملیات های مکرر و غیر ضروری را مشاهده کنید.

مرحله بعدی ذخیره سازی فعلی اسناد است. هر سندی پس از استفاده از اطلاعات ثبت شده در آن در فرآیند مدیریت، وظیفه ذخیره و انباشت اطلاعات را انجام می دهد تا در مواقع لزوم بتوان این اطلاعات را دوباره به آن بازگرداند. برای این کار باید مدارکی قرار داده شود تا در عرض چند دقیقه سند مورد نظر پیدا شود. از آنجایی که اسناد زیادی در جریان کار موضوع سپرده می شود، سازماندهی آنها در حفظ فعلی نیاز به طبقه بندی اولیه دارد، یعنی توزیع در گروه ها (موارد) برای جستجوی سریع آنها. برای توزیع اسناد در بین پرونده ها، یک طبقه بندی ساده - نامگذاری موارد ایجاد شده است. این فهرستی نظام‌مند از سرفصل‌های پرونده‌هایی است که در موضوعات در حال انجام است.

نامگذاری مهمترین سند است. نامگذاری به خوبی تشکیل شده از پرونده ها به شما امکان می دهد تا ذخیره سازی فعلی اسناد را به خوبی تثبیت کنید. با این حال، تدوین نامگذاری به دانش خاصی نیاز دارد. تجربه چندین ساله در تدوین نامگذاری به ما این امکان را می دهد که ادعا کنیم فقط یک متخصص در زمینه کارهای اداری یا یک بایگانی می تواند یک نامگذاری را تنظیم کند. اگر موضوع نمی تواند نامگذاری را به درستی جمع آوری کند، باید درخواست دهید. به سرویس بایگانی پوشش موارد با توجه به نامگذاری شروع می شود. طراحی جلدها و توزیع اسناد درون پرونده نیز باید با در نظر گرفتن قوانین خاصی انجام شود.

تدوین نام پرونده ها، تشکیل پرونده ها و ایمنی آنها در ارتباط با بررسی ارزش اسناد. تخصص به عنوان تعیین اهمیت عملی و علمی اسناد، تعیین دوره نگهداری آنها درک می شود. بسته به ارزش اسناد، آنها می توانند دوره های ذخیره سازی مختلفی داشته باشند: کوتاه مدت (تا 10 سال)، نگهداری طولانی مدت (عمدتا اسناد پرسنلی که 25-75 سال ذخیره می شوند) و دائمی. شرایط نگهداری اسناد را می توان در دایرکتوری های خاصی تعیین کرد که به آنها «فهرست اسناد بر اساس شرایط ذخیره سازی» می گویند. آنها استاندارد و دپارتمان هستند. یک لیست مدل برای اسناد مدیریتی، مستندات علمی و فنی، اسناد فیلم و عکس وجود دارد. لیست های دپارتمان تقریباً برای همه زمینه های فعالیت (فرهنگ، مراقبت های بهداشتی، سینماتوگرافی، کشاورزی و غیره). لیست دپارتمان با جزئیات بیشتری اسنادی را که در جریان فعالیت یک منطقه خاص ایجاد می شود پوشش می دهد. شرایط نگهداری اسناد در طول تشکیل پرونده ها تعیین می شود ، زیرا در یک مورد مجاز به تشکیل اسناد دوره های نگهداری دائم و موقت نیست. در غیر این صورت، اسناد باید دوباره تنظیم شوند. روش بررسی و ثبت نتایج آن به خوبی در اسناد نظارتی و روش شناختی مشخص شده است.

1، در نهایت، مرحله نهایی کار با اسناد، آماده سازی پرونده ها برای ذخیره سازی طولانی مدت یا قرار دادن آنها در بایگانی است. در کارهای عملیاتی، به عنوان یک قاعده، موارد برای دو سال استفاده می شود - سال جاری و آخرین. پرونده های مربوط به سال های گذشته باید پردازش شده و به آرشیو موضوع (در صورت وجود) منتقل شوند یا برای نگهداری به کابینت دیگری منتقل شوند. پرونده ها طبق قوانین تعیین شده رسیدگی می شود. اگر این کار به طور منظم انجام شود، هر ساله، امور موضوع به نظم کامل می رسد و جستجوی پرونده ها و مدارک لازم دشوار نخواهد بود.

روش تهیه و اجرای اسناد و سازماندهی کلیه مراحل کار با آنها با جزئیات کافی در اسناد نظارتی و روش شناختی شرح داده شده است. هر موضوع یا شی باید بسته ای از اسناد داشته باشد، و اگر بزرگ هستند - در هر واحد ساختاری.

بایگانی‌هایی که فعالیت‌های اشیاء یا موضوعات را کنترل می‌کنند، باید قبل از هر چیز مشاوره ارائه دهند، تعیین کنند که موضوع یا شی چه اسناد تنظیمی و روش‌شناختی باید داشته باشد، که با کمک آنها می‌توانید پاسخ بسیاری از سؤالات مربوط به تدوین، پردازش، سازماندهی اسناد

بسته اسناد نظارتی و روش شناختی از دو بخش تشکیل شده است. بخش اول باید حاوی اسناد نظارتی و روش‌شناسی ملی باشد که مجموعه‌ای از آن‌ها باید به طور کامل در موسسات بایگانی نه تنها در مرکز، بلکه در حوزه به فروش برسد. این اسناد عبارتند از:

سیستم دولتیپشتیبانی مستندات

مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای اسناد و

خدمات مستندسازی

دستورالعمل استاندارد علوم حقوقی در اشیا و موضوعات.

سیستم های مستندسازی یکپارچه سیستم اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

قوانین اساسی برای کار بایگانی دپارتمان.

فهرست اسناد استانداردی که در این فرآیند ایجاد می شوند

فعالیت های کمیته های دولتی، اشیاء، موضوعات با تعریف اصطلاحات

ذخیره سازی آنها

برای مؤسساتی که به درخواست‌های شهروندان رسیدگی می‌کنند مفید است که «نمونه‌ای در مورد انجام امور اداری در مورد درخواست‌ها، درخواست‌ها و شکایات شهروندان به ارگان‌ها و شرکت‌های دولتی» داشته باشند که رویه و روش کار با این دسته را تعریف می‌کند. از اسناد

قسمت دوم بسته از اسناد سازمانی و نظارتی خود موضوع تشکیل شده است. آن شامل:

منشور یا مقررات در مورد یک شی یا موضوع.

مقررات مربوط به واحد سازه (در صورتی که موضوع دارای ساختار منشعب باشد).

شرح وظایف کارکنان بخش های ساختاری.

دستورالعمل برای انجام امور این موضوع.

نامگذاری مورد.

جدول زمانی فرم اسناد تقسیمات ساختاری یا

موضوع به عنوان یک کل

در مورد سه سند آخر، دستورالعمل کار اداری باید برای این موضوع با استفاده از مصادیق آن، نام موارد و برگه فرم اسناد با نمونه اسنادی که می تواند به صورت خود حمایتی تهیه شود یا متشکل از کارکنان سازمان باشد، مشخص شود. خدمات بایگانی محلی

ماهیت و کارکردهای پشتیبانی مدیریت اطلاعات و اسناد

پشتیبانی مدیریت اطلاعات و اسناد یکی از حوزه های مدیریت اطلاعات است که با کار منابع اطلاعاتی، سازمان ها، موسسات و همچنین شرکت ها مرتبط است. سرعت، اتخاذ تصمیم درست، رساندن آن به مجری، کنترل و دستیابی به حداکثر تأثیر در فعالیت های سازمان به آن بستگی دارد. همچنین پشتیبانی اطلاعاتی و اسنادی مهمترین وظیفه خدماتی مدیریت است.

فعالیت های خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی با هدف ارائه فرآیندهایی از قبیل سازمانی و اطلاعاتی و اسنادی است. کارکردهای پشتیبانی اسنادی مدیریت توسط مربوطه، معتبر است این لحظه، استانداردها و مقررات دولتی و صنعتی.

فناوری اطلاعات - مجموعه ای از روش ها، فرآیندهای تولیدو نرم‌افزار و سخت‌افزار در یک زنجیره فناوری ترکیب می‌شوند که جمع‌آوری، انتقال، پردازش، انباشت، زخمی کردن، به‌روزرسانی، بازیابی اطلاعات و تصمیم‌گیری در مورد مدیریت شی را فراهم می‌کند.

تبدیل اطلاعات اسناد ورودی، با هدف دستیابی به نتایج، خدمت می کند فن آوری های خاصفناوری اطلاعات بر کاهش پیچیدگی فرآیندهای استفاده از یک منبع اطلاعاتی و همچنین افزایش قابلیت اطمینان و کارایی آنها متمرکز است.

فن‌آوری‌های اطلاعاتی مدرن که به شما امکان می‌دهد اطلاعات ایجاد، زخمی، پردازش و ارائه کنید راه های موثرارائه آن به مصرف کننده عامل مهمی در زندگی جامعه و وسیله ای برای افزایش کارایی مدیریت در تمامی عرصه های جامعه است.

فن آوری های مدرن برای پشتیبانی اسناد مدیریت:

فن آوری برای پردازش اسناد ورودی و خروجی؛

فن آوری برای انتقال اطلاعات اسنادی به کاربر؛

فن آوری برای معرفی اسناد به پایگاه اطلاعاتی سازمان؛

فناوری های پردازش اطلاعات اسناد؛

فن آوری برای ذخیره و استفاده از گروه های محلی جداگانه اسناد.

1) فن آوری برای پردازش اسناد ورودی و خروجی.

پردازش اسناد همان مرحله اولیه کار با اسناد ورودی به سازمان است و یکی از آخرین مراحل کار با اسناد خروجی، آماده سازی آنها برای ارسال به خبرنگار است. اجرای صحیح و باکیفیت پردازش اسناد به شما این امکان را می دهد که سوابق دقیق اسناد ورودی و خروجی را نگه دارید و از ابزارهای فناوری سازمانی و به طور موثر استفاده کنید. فناوری رایانه. کار با اسناد در مراحل دریافت یا ارسال شامل انجام عملیات خاصی است که وظیفه آنها عبارت است از:

بررسی صحیح تحویل مدارک؛

یکپارچگی و کامل بودن اسناد؛

رفع واقعیت دریافت یا ارسال اسناد؛

تهیه مدارک برای پردازش بیشتر مانند ثبت نام.

2) فناوری های انتقال اطلاعات اسنادی به کاربر.

کاغذ - حامل اصلی اطلاعات اسنادی است. در کنار آن از رسانه های جدید نیز مانند مغناطیسی استفاده می شود که امکان استفاده از فناوری کامپیوتری را برای مستندسازی فراهم می کند. برقراری نظم جابجایی اسناد یا مدیریت اسناد سازمانی برای ایجاد شرایطی است که از ذخیره سازی اطلاعات اسنادی لازم، جستجو و رساندن به موقع و با کمترین هزینه به دست مصرف کنندگان اطمینان حاصل کند. بنابراین، شامل سازماندهی گردش کار، از جمله فناوری کار شخصی مجریان، ایجاد سیستم های بازیابی اطلاعات برای اسناد سازمان و کنترل بر اجرای آنها است. هنگام معرفی سیستم خودکار برای ثبت اسناد و اتوماسیون محل کار، روش انتقال اطلاعات اسنادی به پیمانکار قطعاً باید مورد توافق قرار گیرد: از طریق شبکه کامپیوترییا خود سند اجرایی

3) فن آوری های ورود اسناد به پایگاه اطلاعاتی سازمان.

فایل های ورودی از اسناد اولیه برای ورود یا به روز رسانی داده ها ایجاد می شوند فایل های پایه. فایل های حاوی اطلاعات نتیجه برای چاپ یا انتقال از طریق کانال های ارتباطی در نظر گرفته شده اند و در معرض ذخیره طولانی مدت نیستند. به این تعداد فایل پایه ذخیره شده در پایگاه اطلاع رسانیفایل ها را می توان اختصاص داد:

پایه ای؛

کارگران؛

حد واسط؛

سرویس؛

بایگانی شد.

فایل های عملیاتی بر اساس یک یا چند فایل ورودی ایجاد می شوند و اطلاعات یک یا چند سند اولیه را منعکس می کنند. فایل هایی با اطلاعات نیمه دائمی می توانند حاوی اطلاعات مرجع، قیمت گذاری، جدولی و سایر انواع اطلاعات باشند.

4) فن آوری برای پردازش اطلاعات اسناد.

هدف ابزارهای فنی حصول اطمینان از این است که اطلاعات اسنادی پردازش شده دارای ویژگی های کامل، صحت و قابلیت اطمینان است، نیازهای کاربران خود را تا حد امکان از نظر شکل ارائه، کارایی، کیفیت برآورده می کند. ابزارهای فناوری سازمانی باید تقریباً تمام مراحل فرآیند فن آوری پردازش اسناد در دفتر را حداکثر مکانیزه یا خودکار کند. پردازش اطلاعات اسنادی، که در جریان اجرای تصمیمات مدیریت انجام می شود، مطابق با شکل انتخابی سازماندهی قرار دادن تجهیزات اداری در دفتر اجرا می شود: متمرکز و غیر متمرکز.

5) فن آوری برای ذخیره و استفاده از گروه های محلی جداگانه اسناد.

اسناد و مدارک در حین اجرای آنها نزد پیمانکار نگهداری می شود، در این رابطه، پوشه های خاص. در هر پوشه نام خانوادگی و همچنین شماره تلفن هنرمند را مشخص کنید. پس از اتمام کار با سند، برای قرار دادن در کیس منتقل می شود. اسناد اجرا شده باید مطابق با نام پرونده ها به پرونده ها تبدیل شوند. ضمناً پرونده ها از لحظه تأسیس تا زمان انتقال به بایگانی سازمان در محل تشکیل نگهداری شود. سازمان ذخیره سازی اسناد باید ایمنی این اسناد و موارد استفاده از آنها را تضمین کند. ذخیره سازی فایل های محرمانه باید در شرایطی انجام شود که از بین رفتن، آسیب دیدن و دسترسی غیرمجازغریبه برای آنها آنها را با موارد نگه دارید دسترسی آزادمجاز نیست. فایل های محرمانه، اسناد، پایگاه های داده، رسانه های ذخیره سازی با یادداشت ها اطلاعات محرمانهفقط توسط مرجع نگهداری می شوند. آنها به بایگانی شرکت و سایر آرشیوها منتقل نمی شوند.

ذخیره سازی اسناد به صورت الکترونیکی فناوری است که تمام چرخه ذخیره سازی اسناد را شامل بررسی ارزش، حسابداری، توصیف، ذخیره سازی و استفاده را فراهم می کند. ذخیره سازی اسناد به صورت الکترونیکی در دو نسخه انجام می شود، ذخیره سازی روی سرور از راه دور در اینترنت یا سرور شرکت.

فناوری اطلاعات بر کاهش پیچیدگی فرآیندهای استفاده از یک منبع اطلاعاتی و همچنین افزایش قابلیت اطمینان و کارایی آنها متمرکز است.

معرفی

فصل اول. مبانی سازمان فناوری اطلاعات

1.1 مفهوم و طبقه بندی مدیریت فناوری اطلاعات

1.2 ویژگی های فناوری های نوین اطلاعات و راهبردهای استفاده از آنها

فصل دوم. فناوری های جدید اطلاعات در شرکت JSC "Model" در شهر Khanty-Mansiysk

2.1 ویژگی های شرکت JSC "Model"

2.2 استفاده از فناوری اطلاعات در بخش حسابداری JSC "Model"

نتیجه

فهرست منابع و ادبیات مورد استفاده

برنامه های کاربردی

معرفی

افزایش عظیم حجم اطلاعات و تغییرات بزرگ در تقاضای اطلاعات شروع به تحمیل الزامات جدیدی بر سازماندهی خدمات اطلاعات و اسناد در سازمان کرد.

الزامات خدمات مربوط به پشتیبانی اطلاعات و اسناد شروع به تغییر کرد. در خارج از کشور، آنها شروع به نامگذاری خدمات مدیریت (یا مدیریت) اطلاعات و منابع اسنادی، در کشور ما - خدمات پشتیبانی مدیریت اسناد (DOE) کردند.

جهت اصلی بهبود نهاد آموزشی پیش دبستانی، تطبیق آن با شرایط مدرناستفاده از آخرین فناوری رایانه و مخابرات، شکل گیری بر اساس آن فناوری های اطلاعاتی و مدیریتی بسیار کارآمد در کار با اسناد بود.

امروزه وضعیت فناوری اطلاعات در موسسات آموزشی پیش دبستانی را می توان به شرح زیر توصیف کرد:

وجود حجم زیادی از پایگاه های اطلاعاتی حاوی اطلاعات مربوط به فعالیت های سازمان؛

ایجاد فناوری هایی که دسترسی تعاملی کاربر به منابع اطلاعاتی را فراهم می کند.

گسترش عملکرد سیستم های اطلاعاتیو فن آوری هایی که پردازش اطلاعات، ایجاد سیستم های اطلاعاتی چند منظوره مشکل محور محلی را برای اهداف مختلف فراهم می کند.

یکی از عوامل اصلی تأثیرگذار بر پیشرفت علمی و فناوری در تمام حوزه های فعالیت انسانی، استفاده گسترده از فناوری های نوین اطلاعاتی است. در میان مهم ترین و عظیم ترین حوزه هایی که فناوری اطلاعات در آن نقش تعیین کننده ای دارد، حوزه مدیریت جایگاه ویژه ای را به خود اختصاص داده است. تحت تأثیر فناوری های جدید اطلاعات، تغییرات اساسی در فناوری مدیریت رخ می دهد (فرآیندهای اثبات و تصمیم گیری خودکار است، سازماندهی اجرای آنها)، صلاحیت ها و حرفه ای بودن متخصصان درگیر در فعالیت های مدیریتی در حال افزایش است.

دامنه کاربرد فناوری های جدید اطلاعات مبتنی بر رایانه های شخصی و وسایل ارتباطی پیشرفته بسیار گسترده است. این شامل جنبه های مختلفی است - از ارائه ساده ترین عملکردهای مکاتبات رسمی تا تجزیه و تحلیل سیستم و پشتیبانی از وظایف تصمیم گیری پیچیده. کامپیوترهای شخصی، فناوری لیزر و نوری، رسانه های جمعی و نوع متفاوتارتباطات (از جمله ارتباطات ماهواره ای) به موسسات، شرکت ها، شرکت ها، سازمان ها، گروه های کارگری و متخصصان فردی اجازه می دهد تا دریافت کنند زمان مناسبو به طور کامل اطلاعات لازمبرای اهداف حرفه ای، آموزشی، فرهنگی و موارد مشابه.

موضوع مطالعه فناوری اطلاعات در شرکت است.

موضوع تحقیق معرفی فناوری اطلاعات است.

هدف مقاله ترم- در نظر گرفتن فناوری های اطلاعاتی اصلی در سازمان.

برای رسیدن به این هدف، حل وظایف زیر ضروری است:

1. مفاهیم اساسی فناوری اطلاعات و طبقه بندی آنها را نشان دهد.

2. برای توصیف فن آوری های اطلاعاتی مدرن.

3. راهبردهای استفاده از فناوری های نوین اطلاعاتی در فعالیت های مدیریتی را نشان دهد

4. برای توصیف شرکت JSC "مدل" شهر Khanty-Mansiysk.

5. تجزیه و تحلیل کنید پشتیبانی اطلاعات JSC "مدل" شهر Khanty-Mansiysk.

فهرست منابع را می توان به دو بخش تقسیم کرد: کتاب های درسی و مقالات در نشریات. به وسایل کمک آموزشیشامل کارهایی در زمینه پشتیبانی اطلاعات مدیریت می شود که فناوری اطلاعات را یکی از اجزای جدایی ناپذیر پشتیبانی از اطلاعات مدیریت موثر می داند. به طور جداگانه، می توان نویسنده A.D. Homonenko (21) که به روزترین در این زمینه است و حاوی اطلاعاتی در مورد فناوری اطلاعات است. این موضوع عمدتاً در نشریات ادواری (13 و 14) توسعه یافت. اینها مقالاتی در مورد مسائل کلیاتوماسیون پشتیبانی اطلاعات مدیریت و همچنین اصول اولیه بهبود پشتیبانی اسناد مدیریت

کار دوره شامل یک مقدمه، دو فصل، یک نتیجه گیری، فهرست منابع و منابع است.

در فصل اول «مبانی سازمان فناوری اطلاعات» به مفاهیم اساسی و طبقه بندی فناوری اطلاعات می پردازد.

فصل دوم "فناوری های جدید اطلاعات در شرکت JSC "Model" شهر Khanty-Mansiysk" به پیاده سازی، پیاده سازی تجزیه و تحلیل فناوری اطلاعات در شرکت JSC "Model" اختصاص دارد.

در پایان، نتایج اصلی در مورد موضوع مطالعه ارائه شده است، 22 منبع در فهرست منابع و ادبیات مورد استفاده ارائه شده است.

فصل اول. مبانی سازمان فناوری اطلاعات

1.1 مفهوم و طبقه بندی فناوری اطلاعات

اصطلاح "فناوری اطلاعات" خود مبتنی بر مفهوم "تکنولوژی" است که کاملاً پایدار است و در گردش علمی و فنی در ارتباط با مشکلات سازماندهی تولید ظاهر شده است.

در یکی از دایره المعارف های مدرن، تعریف زیر از این مفهوم ارائه شده است:

فن آوری (از یونانی techne - هنر، مهارت، مهارت) - مجموعه ای از روش های پردازش، ساخت، تغییر وضعیت، خواص، شکل مواد خام، مواد یا محصولات نیمه تمام که در فرآیند تولید انجام می شود. یک رشته علمی که قوانین فیزیکی، شیمیایی، مکانیکی و سایر قوانین موجود در آن را مطالعه می کند فرآیندهای تکنولوژیکی. فناوری به عملیات استخراج، فرآوری، حمل و نقل، ذخیره سازی، کنترل نیز گفته می شود که بخشی از فرآیند کلی تولید است.

از این سه گزینه هااین تعریف نزدیکترین گزینه به فناوری اطلاعات است.

مفهوم "فناوری اطلاعات" را باید به سه جزء اصلی تقسیم کرد:

هدف تأثیر (در تعریف داده شده مواد خام، مواد، محصول نیمه تمام، یعنی منبع مواد) است.

نتیجه ضربه (تغییر وضعیت، ویژگی ها، شکل شیء تحت تأثیر)؛

روشهای تأثیر (فرآوری، ساخت، تغییر - فرآیندهایی که منجر به نتیجه مطلوب تأثیر می شوند) (11، 322).

با گسترش فهرست منابع در نظر گرفته شده به عنوان موضوع تأثیر، بسط متناظری از ترکیب فناوری ها را به دست می آوریم: اگر موضوع تأثیر انرژی باشد، فناوری های انرژی (انتقال انرژی، تبدیل انرژی و غیره) را دریافت می کنیم. منابع مالی به عنوان یک موضوع نفوذ، فناوری های مالی (عملیات در بازار اوراق بهادار، معاملات ارزی، وام دهی و غیره) را تعیین می کند. منابع انسانی (منابع انسانی به عنوان یک موضوع تأثیر، فناوری های یادگیری را ایجاد می کند، کار مشترکدر چارچوب تیم های تک و غیره

در این راستا، اطلاعات به عنوان یک منبع، باعث پیدایش فناوری اطلاعات می شود. با در نظر گرفتن این موضوع می‌توان تعریف زیر را از فناوری اطلاعات بیان کرد:

فناوری اطلاعات مجموعه‌ای از روش‌ها، فرآیندهای تولید و ابزارهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری است که در یک زنجیره فناوری ترکیب شده‌اند که جمع‌آوری، پردازش، ذخیره، توزیع و نمایش اطلاعات را به منظور کاهش پیچیدگی فرآیندهای استفاده از یک منبع اطلاعاتی فراهم می‌کند. همچنین قابلیت اطمینان و کارایی آنها را افزایش می دهد (21 C 0.11-12).

فناوری اطلاعاتبا ویژگی های اصلی زیر مشخص می شود:

موضوع (موضوع) پردازش (فرایند) داده است.

هدف از این فرآیند به دست آوردن اطلاعات است.

ابزار پیاده سازی فرآیند نرم افزار، سخت افزار و نرم افزار و سخت افزارمجتمع های محاسباتی؛

فرآیندهای پردازش داده بر اساس حوزه موضوعی به عملیات تقسیم می شوند.

انتخاب اقدامات کنترلی روی فرآیندها باید توسط تصمیم گیرندگان انجام شود.

معیارهای بهینه سازی فرآیند، به موقع بودن تحویل اطلاعات به کاربر، قابلیت اطمینان، قابلیت اطمینان و کامل بودن آن است.

از بین انواع فناوری‌ها، فناوری اطلاعات در حوزه مدیریت، بالاترین خواسته‌ها را بر روی «عامل انسانی» ایجاد می‌کند که تأثیری اساسی بر صلاحیت یک کارمند، محتوای کار او، استرس روحی جسمی، چشم‌انداز حرفه‌ای و سطح آن دارد. از روابط اجتماعی

از سوی دیگر فناوری اطلاعات مهمترین جزء فرآیند استفاده از منابع اطلاعاتی است. تا به امروز، چندین مرحله تکاملی را پشت سر گذاشته است که عمدتاً با توسعه پیشرفت علمی و فناوری تعیین شده است. در نتیجه به دلیل افزودن یکی از مترادف های جدید، کامپیوتر یا مدرن، تغییراتی در نام آن ایجاد شد (21 ص 11-12).

اطلاع رسانی جامعه و کسب و کار نیازمند طیف وسیعی از نرم افزارها و سخت افزارها از جمله علوم کامپیوترو وسایل ارتباطی ابزارهای فنی مختلف، دریافت و انتقال سه نوع اصلی اطلاعات (گفتار، متن چاپی، گرافیک) را در استاتیک و پویایی با حداکثر استفاده از سه حواس ادراک انسان (شنوایی، لامسه، بینایی) تضمین می کنند. دستگاه‌های نسبتاً حجیم مستقیماً به یک شخص متصل می‌شوند که هماهنگی جریان‌های اطلاعات ورودی و خروجی مختلف انسان و ماشین (نمایشگر، صفحه‌کلید، ماوس، جوی استیک و سایر دستکاری‌کننده‌ها و موارد دیگر را تضمین می‌کند، از جمله تبلت های الکترونیکیو تابلوی امتیازات). وسایل فنیارتباطات، انتقال اطلاعات را در محیط کسب و کار خارجی تضمین می کند. در عین حال، نه تنها از وسایل ارتباطی "خالص" در سیستم ارتباطی استفاده می شود، بلکه از کامپیوترهای اطلاعاتی و ارتباطی نیز استفاده می شود. در یک شرکت تجاری، بسته به مقیاس و ویژگی های کسب و کار، از یک تا چند هزار کامپیوتر می توان برای ذخیره و پردازش اطلاعات استفاده کرد (22 ص 26-27).

مدیریت هر سازمانی است فرآیند اطلاعات، که در آن اطلاعات دریافت می شود، پردازش می شود، تصمیم گیری می شود، تصمیم به مجریان ابلاغ می شود که اقدامات آنها کنترل می شود. فعالیت های مدیریتی سازمان مربوط به انجام وظایف و وظایف آن مطابق با اسناد قانونی و سایر اقدامات قانونی نظارتی مشمول مستندات است.

مستندسازی فعالیت های مدیریتی سازمان ها مطابق با الزامات قوانین قانونی نظارتی و استانداردهای دولتی برای پشتیبانی اسنادی از فعالیت های مدیریتی انجام می شود.

چارچوب نظارتی و روش شناختی برای مدیریت اسناد در روسیه، به ویژه توسط سند مهمی مانند "سیستم مدیریت اسناد دولتی" که توسط آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی در سال 1988 به اجرا درآمد، تا حد زیادی منسوخ شده است و باید به روز شود.

به منظور تنظیم روابط در زمینه سازماندهی حمایت اسنادی از فعالیت های مدیریتی مقامات دولتی، ارگان ها دولت محلیو همچنین همه سازمان ها (صرف نظر از شکل مالکیت و شکل قانونی آنها)، یک پیش نویس قانون فدرال "در مورد پشتیبانی اسناد از فعالیت های مدیریت" تهیه شد که، از جمله، مفهوم یک سند الکترونیکی را معرفی کرد - این یک سندی که در آن اطلاعات به صورت دیجیتال و رسانه الکترونیکیاسناد است حامل موادطراحی شده برای ثبت و ذخیره اطلاعات با استفاده از فناوری های پشتیبانی شده توسط رایانه های الکترونیکی.

از جمله زمینه های اصلی تنظیم اسناد پشتیبانی از فعالیت های مدیریت در یک سازمان، مشارکت در توسعه و اجرای سیستم های خودکارپشتیبانی مستند از فعالیت های مدیریتی

تحقیقات نظری در مورد مسائل مربوط به خودکارسازی پردازش اطلاعات بدون ساختار (که در دهه 1950 آغاز شد) هنوز به ایجاد زبان های بازیابی اطلاعات استاندارد (مانند SQL) منجر نشده است که بتوان از آنها برای رسمی کردن توضیحات و محتوای اسناد استفاده کرد. و کوئری بسازید * .

وظیفه اصلی سیستم های اطلاعات اسنادی ذخیره سازی و ارائه اسنادی به کاربر است که محتوای آن با نیازهای اطلاعاتی وی مطابقت دارد. بنابراین سیستم اطلاعات اسنادی مخزن واحدی از اسناد با ابزارهایی برای جستجو و صدور داده های لازم برای کاربر است. ماهیت جستجوی سیستم های اطلاعات اسنادی نام دیگری را برای آنها تعیین کرده است - سیستم های بازیابی اطلاعات. بر بازار روسیهنمایندگی محصولات نرم افزاریعمدتا برای رفع نیازهای اطلاعات حقوقی: «مشاور پلاس»، «گارانت» و «کد».

در عین حال، فن‌آوری‌های اطلاعاتی برای پشتیبانی مستند از فعالیت‌های مدیریتی باید به طور عملکردی مدیریت و شفافیت شرکت را تضمین کند و دانش را جمع‌آوری و مدیریت کند. که در دنیای مدرناین دو وظیفه به طور فزاینده ای حیاتی می شوند. به عنوان مثال، در هزینه یک خودروی مرسدس، تنها 30 درصد هزینه تولید مستقیم است و مابقی جبران هزینه توسعه یک خودرو است، یعنی. هزینه فعالیت مهندسان و مدیران، بنابراین بهینه سازی فعالیت آنها منبع اصلی کاهش هزینه ها می باشد.

بیایید مثال زیر را بیاوریم: سازمان در حال کار بر روی تهیه مشترک یک قرارداد خاص است که شامل موارد زیر است: بحث در مورد نکات اصلی قرارداد با طرف مقابل، ایجاد تغییرات در متن قرارداد، ذخیره چندین فایل با نسخه های مختلف قرارداد. و وقتی همه چیز آماده است، پس از مدتی ممکن است معلوم شود که آخرین نسخه قرارداد واقعا امضا نشده است ("ماهی" اشتباه گرفته شده است و وکیل قرارداد را نخوانده است و شریک با برخی از آنها مخالف است. نقاط آن). راه برون رفت از چنین شرایطی در استفاده از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) در پشتیبانی مستند از فعالیت های مدیریتی سازمان های اسناد الکترونیکی و فناوری های الکترونیکی است.

در نگاه اول، به نظر می رسد EDMS برنامه هایی کاملا مستقل است که حرکت اسناد سازمانی را منعکس می کند و کار با آنها را تضمین می کند. در همین حال، ایجاد و پیاده سازی EDMS بخشی جدایی ناپذیر از تغییر فناوری های تجاری و سیستم های اطلاعات شرکت ها است.

خود سیستم مدیریت اسناد (در واقع، مانند هر سیستم اتوماسیون سازمانی) اگر اجرای آن با تحقیق، توصیف و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار انجام نشود، اثر مورد انتظار را نخواهد داشت. هر فرآیند تجاری شامل مراحلی است - اقدامات اولیه که توسط کارمندان خاصی انجام می شود. سند (کاغذی یا الکترونیکی) به عنوان مکانیزمی عمل می کند که در درجه اول روابط بین افراد و سازمان ها را تنظیم می کند.

به عنوان مثال، یک فرآیند تجاری ساده شده "بازگشت کالا به خریدار" را در نظر بگیرید (شکل 2.21). برای بازگرداندن کالا به خریدار، مدیر یک فاکتور برگشت (مرحله 1) ایجاد می کند، سپس کارگر انبار با دریافت فاکتور، کالا را پس می دهد (مرحله 2) و پس از پردازش فاکتور (ارسال کالا) ، سند به بایگانی ارسال می شود. در همان زمان، سند "فاکتور برای بازگشت کالا" از کارمند به کارمند، از مرحله به مرحله اجرا می شود. به نوبه خود، مدیر و کارگر انبار با وظایف مربوطه روبرو می شوند که همچنین از یک کارمند به کارمند دیگر، از مرحله به مرحله سرگردان هستند.

به طور مشابه، سایر فرآیندهای تجاری شرکت را می توان توصیف کرد: "مونتاژ"، "صدور پول"، "خرید کالا" و غیره. بنابراین، هنگام خودکارسازی فرآیندهای تجاری، می توانید عملکردی را پیاده سازی کنید که به شما امکان می دهد گردش کار را تجسم کنید.

برنج. 2.21. فرآیند تجاری "بازگشت کالا به خریدار"

خودکارسازی برنامه ریزی، پیش بینی، مدیریت عملیاتی، حسابداری، توابع تجزیه و تحلیل داده ها، سیستم های ERP دوباره بر اساس اسنادی هستند که از طریق فرآیندهای تجاری "گذر" می کنند (شکل 2.22).

برنج. 2.22. تعامل برخی از اجزای کار شرکت

بنابراین، بر روی نمودار در شکل. 2.21، یک افزونه برای پشتیبانی از تغییرات اطلاعات در یک سند در نتیجه حرکت آن از مرحله به مرحله تشکیل شده است. این زمینه را فراهم می کند تا ادعا کنیم که مکانیسم های مدیریت سازمانی، برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مبتنی بر فناوری مدیریت اسناد است.

سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی موجود در بازار را در نظر بگیرید که به طور مشروط می توان آنها را به سه گروه تقسیم کرد.

SED مستقل عرضه شده به عنوان برنامه جداگانه، که کار جمعی را با اسناد ارائه می دهد و به شما امکان می دهد با برنامه هایی مانند MS Excel، Outlook تعامل داشته باشید. چنین EDMS ابزاری برای ثبت، ذخیره، مشاهده و جستجوی اسناد فراهم می کند. EDMS مستقل به شما امکان می دهد با مشاهده اطلاعات مربوط به وضعیت یک سند، ساده ترین کنترل را اعمال کنید: مجری، مهلت ها، تصمیمات، اسناد شرکتی که با آن مرتبط است، گیرندگانی که باید از طریق ایمیل برای آنها ارسال شود و غیره. از یک طرف، اغلب مشاغل کوچک به هیچ چیز دیگری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی نیاز ندارند. از سوی دیگر، EDMS به موازات حسابداری، مدیریت و سایر سیستم های شرکت کار می کند. داده ها با تاخیر به EDMS منتقل می شوند که می تواند باعث انواع خطاها و ناهماهنگی ها شود، خطر از دست رفتن داده ها را افزایش دهد و امکان استفاده از EDMS مستقل را محدود کند.

EDMS در فرم ماژول های اضافیبه سیستم های ERP یا CAD. یکپارچه سازی خطر از دست رفتن داده ها را کاهش می دهد، کنترل دقیق تر دسترسی و تغییرات اسناد را فراهم می کند و امکان دسترسی به اسناد را بدون استفاده از رابط های تخصصی ERP یا CAD فراهم می کند. با این حال، شایان توجه است که یکپارچه سازی سیستم ها یک فرآیند پیچیده است و همیشه قابل تحقق نیست.

EDMS به عنوان بخشی از معماری سیستم اتوماسیون یکپارچهشرکت ها در اینجا، عملکردهای EDMS به خود سیستم کنترل متصل می شوند. استفاده مشترک از فناوری ها برای اتوماسیون پیچیده مدیریت و گردش کار، مزایا و معایب آنها را ترکیب می کند.

مفهوم دستگاه EDMS را به طور کلی در نظر بگیرید زیرساخت اطلاعاتیسازمان های.

واحد اصلی اطلاعات و کل وجود سیستم گردش کار به ذخیره سازی سند، ویژگی های آن و تاریخچه عمر آن و همچنین به تأمین واقعی عمر آن اختصاص دارد.

نحوه ذخیره یک سند بستگی به نحوه کار با آن راحت تر دارد. سند ممکن است متشکل از متن، نقاشی، تصاویر و جداول باشد. در اکثر EDMS ها، یک سند می تواند از نظر فیزیکی شامل مجموعه ای از فایل ها باشد - این ساده تر و کاربردی تر است، زیرا هر یک از آنها توسط برنامه خاص خود ویرایش می شوند.

چرخه عمر یک سند در EDMS از یک سری مراحل می گذرد که در شکل 2.23 نشان داده شده است.

برنج. 2.23. چرخه عمر سند در EDMS

تقریباً تمام سیستم های مدرن مدیریت اسناد الکترونیکی از تمام مراحل پشتیبانی می کنند چرخه زندگیسند تنها سوال این است که این پشتیبانی چقدر کامل است. برخی از سیستم‌ها از مکانیسم مسدود کردن اسناد ویرایش شده پشتیبانی نمی‌کنند، که کار جمعی با اسناد را غیرممکن می‌کند. سیستم‌هایی وجود دارند که بر کار اداری متمرکز هستند و ذخیره‌سازی مؤثر اسناد را اجرا نمی‌کنند، اما مهم است که تمام مراحل کار با اسناد تنظیم شده توسط استانداردهای موجود انجام شود. و اسناد خود می توانند در پوشه های گنجه قرار بگیرند. برخی از سیستم ها بر روی پشتیبانی مؤثر برای جابجایی اسناد الکترونیکی در ساختار متمرکز هستند، اما آرشیو الکترونیکی خود را ندارند - ذخیره سازی پیاده سازی شده در این سیستم ها فقط برای ذخیره سازی عملیاتی اسناد در طول چرخه عمر آنها در نظر گرفته شده است. پس از انتشار، اسناد از سیستم خارج شده و به محیط ذخیره سازی معمولی خود، مانند سیستم فایل، بازگردانده می شوند. یک بایگانی الکترونیکی را می توان به چنین سیستمی متصل کرد، جایی که سند به همراه تاریخچه و کارت همراه آن ذخیره می شود. به عنوان مثال، شرکت Electronic Office Systems پیشنهاد می‌کند که محصول Delo خود را با یک آرشیو الکترونیکی ایجاد شده توسط شرکت بر اساس سرور Kodeks-Intranet/Internet متصل کند. همین سرور شرکت کدکس نیز توسط شرکت Granit-Center به عنوان آرشیو الکترونیکی برای سیستم GrandDoc خود استفاده می شود. نسخه های قبلی هر دو سیستم بدون بایگانی الکترونیکی تحویل داده شدند.

ذخیره ویژگی های سند برای ذخیره یک "کارت" طراحی شده است - مجموعه ای از فیلدها که یک سند را مشخص می کند. معمولاً در EDMS مفهومی از نوع اسناد (مثلاً قرارداد، مشخصات، نامه و ...) وجود دارد و هر نوع کارت مخصوص به خود را دارد. کارت ها انواع متفاوتدارای فیلدهای مشترک برای همه اسناد و فیلدهای خاص مخصوص اسناد هستند از این نوع. به عنوان مثال، فیلدهای مشترک می تواند یک شماره سند منحصر به فرد، عنوان، نویسنده، تاریخ ایجاد آن باشد. در عین حال، اسناد از نوع "توافقنامه" ممکن است حاوی فیلدهایی مانند تاریخ امضا، مدت اعتبار، مبلغ قرارداد باشد. انواع سند، به نوبه خود، می توانند دارای زیرگونه هایی باشند که دارای یک مجموعه مشترک از فیلدها هستند که از نوع اصلی به ارث می برند، و فیلدهای اضافی که منحصر به نوع فرعی هستند. پیشرفته‌ترین سیستم مدیریت اسناد می‌تواند از تودرتوی بیشتر این گونه‌های فرعی پشتیبانی کند. تایپ اسناد، ساخت سلسله مراتب آنها و طراحی کارت برای آنها یکی از مهمترین مراحل در فرآیند پیاده سازی EDMS است.

علاوه بر مفهوم نوع اسناد، امکان اختصاص دسته بندی به اسناد وجود دارد و یک سند می تواند به طور همزمان به چند دسته تعلق داشته باشد. دسته ها را می توان در یک درخت دسته بندی مرتب کرد. برای مثال، ممکن است دسته‌ای به نام «اسناد حقوقی» با زیرمجموعه‌هایی مانند «قوانین»، «قراردادها»، «دستورها» و غیره داشته باشید. در عین حال ، می توان یک ساختار موازی توسط بخش ها داشت ، به عنوان مثال ، دسته "اسناد بخش فروش" و در آن - زیر مجموعه های "قراردادهای فروش" ، "فاکتورها" و غیره. یک قرارداد فروش را می توان به طور همزمان به زیر مجموعه های «قراردادها» و «قراردادهای فروش» که به شاخه های مختلفی در سلسله مراتب دسته تعلق دارند، اختصاص داد. بنابراین، جستجو برای یک سند در چنین درختی بر اساس طبقه بندی آن ممکن می شود و همان سند فیزیکی می تواند هر تعداد بار در گره های مختلف این سلسله مراتب رخ دهد.

سه راه‌حل ممکن برای سازماندهی ذخیره‌سازی کارت‌ها وجود دارد: استفاده از فضای ذخیره‌سازی خودتان، یک DBMS استاندارد یا ابزار محیطی که DBMS بر روی آن ساخته شده است.

ذخیره سازی شخصی ویژگی های سند به شما امکان می دهد آن را برای ذخیره کارت ها بهینه سازی کنید، عملکردهای ایجاد کارت های پیچیده را به طور انعطاف پذیر پیاده سازی کنید (برای مثال داشتن یک تودرتوی بزرگ از انواع)، و همچنین از الگوریتم های کارآمد برای جستجوی اطلاعات در کارت ها استفاده کنید. . برای سیستم هایی که دارند ذخیره سازی خودبرای مثال شامل Documentum، Eufrates of Cognitive Technologies و Garant-Office of Garant International می شود. عیب آشکار این رویکرد عدم امکان استفاده از منابع استاندارد موجود است محیط اطلاعاتیو همچنین وابستگی اطلاعات حیاتی به تامین کننده EDMS.

استفاده از DBMS استاندارد برای ذخیره اسناد مشکل وابستگی اطلاعات حیاتی به فروشنده EDMS را حل می کند. چنین سیستم‌هایی شامل سیستم‌های Delo از EOS، 1C: Archive و DocsFusion از Hummingbird هستند. طرف های ضعیفچنین رویکردی این است که مدل رابطه ای، که در اکثر DBMS ها پیاده سازی شده است، برای مدل داده های مورد استفاده در EDMS مناسب نیست. ارائه انعطاف پذیری لازم هنگام ایجاد کارت های اسناد بسیار دشوار است، به خصوص اگر به یک ساختار پیچیده نیاز دارید. مشکل دوم این است که هنگام استفاده از یک DBMS خارجی، مشکلاتی هم هنگام مهاجرت از یک نسخه EDMS به نسخه دیگر و هم هنگام انتقال از یک نسخه از DBMS به نسخه دیگر ایجاد می شود.

اگر EDMS بر اساس هر محیط اطلاعاتی، به عنوان مثال، بر اساس Lotus Notes / Domino ساخته شده باشد، این به شما امکان می دهد از تمام مکانیزم های تعبیه شده در این محیط استفاده کنید، از جمله کپی رزرو کنید، تکرار، جستجو و غیره - استفاده نکردن از منابع آن گناه است. مشکلات این رویکرد در نیاز به یک محیط خاص برای عملکرد یک سیستم مدیریت اسناد و همچنین در محدودیت هایی است که یک محیط خاص بر ساختار پایگاه های داده خود اعمال می کند.

دو رویکرد برای پیاده سازی ذخیره سازی اسناد وجود دارد: ذخیره سازی در سیستم فایل یا در یک ذخیره سازی تخصصی EDMS.

ذخیره سازی در سیستم فایل درجه امنیت در کنترل دسترسی را کاهش می دهد، زیرا سیستم فایل ممکن است از مدل امنیتی که در خود ERMS پیاده سازی شده است پشتیبانی نکند. بنابراین لازم است به EDMS حقوق دسترسی خود را داده تا فایل های ذخیره شده توسط آن مستقیماً در دسترس هیچ یک از کاربران نباشد. و EDMS سیستم خود را از فهرستی از کاربران با حقوق دسترسی حفظ می کند و دسترسی به فایل ها را از طریق این حقوق سازماندهی می کند. در عین حال، حفظ سیستم دسترسی دشوار می شود و از نظر کاملاً بی عیب و نقص نیست امنیت اطلاعات. برای تامین امنیت بیشتر، از رمزگذاری فایل در حالت استراحت اغلب استفاده می شود. علاوه بر این، تقریباً تمام EDMS ها از نامگذاری تصادفی فایل استفاده می کنند، که جستجوی فایل مورد نظر را در هنگام تلاش برای دسترسی با دور زدن سیستم بسیار پیچیده می کند. در عین حال، اکثر EDMS فایل ها را در سیستم فایل ذخیره می کنند.

هنگام کار با سیستم فایلاکثر EDMS نیاز به انتقال فایل ها به دایرکتوری های سازماندهی شده خاص دارند. اما استثناهایی وجود دارد. به عنوان مثال، سیستم‌های فرات و مایکروسافت شیرپوینت به شما امکان می‌دهند فایل‌ها را در سیستم ثبت کنید بدون اینکه نیازی به انتقال فیزیکی آن‌ها به ذخیره‌سازی داشته باشید. واضح است که این رویکرد از نقطه نظر یکپارچگی داده ها خطرناک است، اما در "دوره انتقالی" اجرای EDMS بسیار راحت است.

سیستم‌هایی که ذخیره فایل خود را دارند یا از فضای ذخیره‌سازی محیطی که در آن ساخته شده‌اند (مانند Lotus Notes/Domino یا Microsoft Exchange) استفاده می‌کنند، می‌توانند کنترل دسترسی بهتر به اسناد و موارد دیگر را تضمین کنند. راه حل قابل اعتمادمشکلات کنترل دسترسی برای مثال، Documentum و سیستم‌های مبتنی بر Lotus Notes (BOSS-Referent، CompanyMedia) به این ترتیب چیده می‌شوند. اما در عین حال، سؤالاتی در رابطه با یکپارچگی داده ها، در دسترس بودن ابزارهای پشتیبان گیری مؤثر و ادغام با ابزارهای ذخیره سازی آرشیو در رسانه های کند مطرح می شود.

در سطح منطق تجاری، بین EDMS های مختلف تفاوت های قابل توجهی وجود دارد. در واقع، تمام اجزای توصیف شده، اگرچه می توانند به روش های مختلفی مرتب شوند، اما در درجه پیچیدگی متفاوت هستند، اما در عین حال از نظر عملکردی مشابه هستند. منطق کسب و کار سیستم های مختلفمی تواند کاملاً متفاوت باشد و این دقیقاً همان چیزی است که هنگام آشنایی با سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید مورد توجه قرار گیرد.

اجزای اساسی که عملکرد هر EDMS را تشکیل می دهند:

مدیریت اسناد در خزانه . شامل رویه هایی برای افزودن و حذف اسناد، ذخیره نسخه ها، انتقال به بایگانی برای ذخیره سازی، نگهداری بایگانی و غیره است.

جستجوی سند . شامل جستجو بر اساس ویژگی ها، جستجوی بصری از طریق درختان مختلف که اسناد در آنها انباشته شده اند، جستجوی متن کامل، جستجوی معنایی و غیره.

مسیریابی و کنترل اجرا . تحویل اسناد را به عنوان بخشی از رویه های تجاری در یک سازمان تضمین می کند. در واقع، اصطلاح "مدیریت اسناد الکترونیکی" از این عملکرد آمده است. مسیرهای سند می توانند انعطاف پذیر یا صلب باشند. در مورد مسیریابی انعطاف پذیر، گیرنده بعدی سند توسط کارمند مسئول سند در لحظه تعیین می شود. در مورد مسیریابی سخت، مسیر اسناد از قبل بر اساس منطقی مشخص می شود. ویژگی مسیریابی در همه ERMS وجود ندارد. سیستم های بدون ابزار مسیریابی را آرشیو الکترونیکی می نامند. کنترل اجرا بخشی جدایی ناپذیر از مسیریابی است. برای یک سند مهم است که کنترل کند کجا می رود و اکنون کجاست. در واقع مسیر بر حسب مسیر عبور و فواصل زمانی برای اجرای سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در فرآیند عبور تعریف می شود. اجرای سند به معنای انجام عمل مربوط به سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در چارچوب اختیارات رسمی خود است.

گزارش ها . آنها به عنوان آنالوگ مجلات اداری اسناد حسابداری عمل می کنند. با استفاده از گزارش های مختلف، می توانید به عنوان مثال، کل زمان، هزینه شده توسط کارمندان برای کار بر روی یک سند خاص، سرعت عبور اسناد توسط بخش و غیره. گزارش ها یک ماده عالی برای تصمیم گیری های مدیریتی هستند.

مدیریت . پشتیبانی از عملکرد خود سیستم، تنظیم پارامترهای آن و غیره.

از نقطه نظر فناوری، سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی با سایر سیستم های اطلاعاتی توزیع شده تفاوت چندانی ندارند. با توجه به اصل معماری ساختمان، سعی می کنند تا حد امکان از روندهای مدرن و الزامات بازار پیروی کنند. در حال حاضر محبوب ترین مفهوم یک محیط باز است که حداکثر با نیازهای خاص سازگار است، اما در عین حال نصب و نگهداری آسان است، با یک کلاینت نازک و یک سرور برنامه اختصاصی، در صورت امکان چند پلتفرمی. تمام سیستم های موجود به یک روش به این ایده آل نزدیک می شوند. با این حال، سیستم‌های مبتنی بر یک کلاینت با ویژگی‌های کامل که به یک پلتفرم خاص گره خورده‌اند، هنوز بسیار رایج هستند. گاهی در این موارد دسترسی از راه دوریک سرویس گیرنده وب جداگانه با ارائه شده است عملکرد محدود. به عنوان مثال، در سیستم GrandDoc شرکت Granit Center، عملکرد کامل تنها در هنگام استفاده از برنامه مشتری در دسترس است، اما کاربر می تواند اسناد آرشیو شده را با استفاده از یک مرورگر معمولی جستجو و مشاهده کند.

میزان اثربخشی استفاده از EDMS با میزانی تعیین می شود که اسناد (اطلاعات بدون ساختار) محتوای اطلاعاتی شرکت را تعیین می کند. برای مثال، واضح است که برای یک سازمان صرفاً تجاری، محتوای اصلی داده های ساختار یافته موجود در پایگاه های داده است. شاید چنین سازمانی نیاز به حفظ قرارداد داشته باشد، اما بعید است که به معرفی یک EDMS برسد. با این حال، اگر یک سازمان تجاری با شبکه ای از فروشگاه ها در ده ها شهر و لجستیک پیچیده، تولید محصولات نیمه تمام خود به یک هیولا تجاری تبدیل شود، دیر یا زود باید به پیاده سازی یک سیستم ERP فکر کنید. در مرحله بعد، شماره خریداران عمده فروشیو مشتریان بزرگ می توانند به اندازه ای رشد کنند که شما باید به پیاده سازی CRM فکر کنید. و تنها در صورتی که در همان زمان، دستگاه مدیریت به صدها نفر افزایش یابد، پروژه های غیر اصلی موازی ظاهر می شوند، وظایف متنوع سازی بوجود می آیند و وظیفه اجرای EDS پیش می آید. در عین حال، ممکن است برخی از سیستم‌ها باید یکپارچه شوند تا سیستم CRM پیوندهایی به نامه‌ها، قراردادها و کپی‌هایی از سفارش‌های دریافتی داشته باشد که در EDMS ذخیره می‌شوند.

در برخی موارد، ادغام این سیستم‌ها حتی نزدیک‌تر است - EDMS می‌تواند به عنوان یک حمل‌ونقل یکپارچه برای انتقال اسناد بین سیستم‌هایی که آنها را تولید می‌کنند و سیستم‌هایی که آنها را مصرف می‌کنند، عمل کند، در صورت اتصال مستقیم در سطح داده‌های ساخت‌یافته. بین این سیستم ها مورد نیاز نیست. فرض کنید شرکت دارد سیستم های CRMو ERP، و لازم است که گزارش های فصلی از ERP در مورد عرضه کالا به یک مشتری خاص، تکمیل شده، احتمالاً با نظرات متخصص، در CRM ثبت شود. واضح است که چنین گزارش هایی به راحتی در EDMS ذخیره می شوند. به لطف ادغام ERP و EDMS، سند به طور خودکار ایجاد و ذخیره می شود. به لطف ادغام EDMS و CRM، امکان پیوست کردن خودکار یک سند به کارت مشتری خاص وجود دارد. و تمام این عملیات می تواند به طور خودکار انجام شود.

بدیهی است که کارکرد سیستم های مدیریت اسناد از نظر حل مسائل مدیریتی تقریباً به طور کامل نیازهای امروزی را برآورده می کند و در سال های آینده توسعه چندانی حاصل نخواهد شد. جهت اصلی در توسعه سیستم های مدیریت اسناد افزایش کارایی بازیابی اطلاعات، ادغام با ابزار انتشار اطلاعات در شبکه ها است. مرتب سازی خودکارو دسته بندی اسناد

توسعه سیستم‌های مدیریت اسناد با ظهور ابزارهایی که امکان جستجوی معنایی اطلاعات و انتزاع خودکار هوشمند متون بر اساس معنا را فراهم می‌کنند، دومین بار را به همراه خواهد داشت.

شرح ارائه در اسلایدهای جداگانه:

1 اسلاید

توضیحات اسلاید:

2 اسلاید

توضیحات اسلاید:

سازماندهی اسناد و مدارک با استفاده از ارتباطات الکترونیکی. اصطلاحات و مفاهیم اساسی پشتیبانی مستندات مدیریت (DOU) مسائل مربوط به مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت و سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی آنها را پوشش می دهد. مستندسازی عبارت است از ایجاد اسناد، یعنی تدوین، اجرا، تصویب و تولید آنها. کار اداری: مجموعه ای از اقدامات برای اطمینان از DOW یک شرکت یا سازمان. گاهی گفته می شود که مؤسسه آموزشی پیش دبستانی کارکرد اصلی کار اداری است. سازماندهی کار با اسناد - اطمینان از جابجایی، جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد. سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد - تعیین قوانین ذخیره سازی اطلاعات ایجاد شده در سازمان، جستجو و استفاده از آن برای حمایت از تصمیم گیری مدیریتی. جریان اسناد - حرکت اسناد در چارچوب DOW. رویه کسب و کار - دنباله ای از عملیات خاص که توسط کارکنان سازمان ها برای حل هر مشکل یا هدف در چارچوب فعالیت های یک شرکت یا سازمان انجام می شود. آرشیو الکترونیکیمشکلات سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد الکترونیکی را در چارچوب DOW حل می کند.

3 اسلاید

توضیحات اسلاید:

کار دفتر الکترونیکی و جریان اسناد در یک شرکت کار اداری الکترونیکی و جریان اسناد در یک شرکت یک سیستم خودکار چند کاربره است که فرآیند مدیریت کار یک سازمان سلسله مراتبی را همراهی می کند. در قالب الکترونیکی، با اجرای مفهوم "کار اداری بدون کاغذ". سند الکترونیکی (ED) سندی است که با استفاده از ابزارهای پردازش اطلاعات رایانه ای ایجاد می شود که می تواند با امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) امضا شود و در یک رسانه ماشینی در قالب یک فایل با فرمت مناسب ذخیره شود. امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) آنالوگ امضای دست‌نویس است که یک ابزار امنیت اطلاعات است که توانایی کنترل یکپارچگی و احراز هویت اسناد الکترونیکی را فراهم می‌کند. مدیریت اسناد الکترونیکی مزایای اصلی پیاده سازی: کاهش هزینه های مالی و زمانی برای ایجاد و پردازش اسناد. سازمان موثرجریان اسناد باعث افزایش کارایی بخش ها و خدمات شرکت می شود. ادغام اطلاعات حاوی داده ها در اسناد مختلف برای مدیریت به منظور اتخاذ تصمیمات مدیریتی سریع و منطقی. ایجاد شرایط برای انتقال از گردش کار معمول کاغذ به فناوری امیدوارکننده بدون کاغذ (الکترونیک). بهینه سازی فرآیندهای تجاری مربوط به کارهای اداری و جریان اسناد در شرکت؛

4 اسلاید

توضیحات اسلاید:

ایجاد اسناد بر اساس الگو راه های ایجاد الگو: ج تخته سنگ تمیزبر اساس یک سند تمام شده یک الگو یک یا خالی است فرم خالی، که کاربر متناسب با وظایف خود، ستون های لازم را با اطلاعات خود پر می کند. مراحل ایجاد الگوها: 1. فایل - ایجاد (انتخاب نوع سند - الگو) 2. ویرایش الگو به عنوان یک سند معمولی 3. درج ماکروها و فیلدهای اطلاعات (فیلد دستور درج منو) 4. فایل - ذخیره به عنوان - سند را انتخاب کنید. قالب را تایپ کرده و یک نام وارد کنید.

5 اسلاید

توضیحات اسلاید:

ایجاد الگوهای سند بر اساس فرم‌ها عناصر فرم: فیلد نوشتاری کادر ترکیبی جدول کادر سایه‌زنی فیلدها هر عنصر فرم پارامترهای خاص خود را دارد مشاهده منو - نوار ابزار - فرم‌ها

6 اسلاید

توضیحات اسلاید:

امضای دیجیتال الکترونیکی هدف و کاربرد امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) - عنصری از یک سند الکترونیکی طراحی شده برای محافظت از این سند الکترونیکی در برابر جعل امضای دیجیتالیبه شما امکان می دهد: کنترل یکپارچگی سند منتقل شده: در صورت تغییر تصادفی یا عمدی سند، امضاء از اعتبار ساقط می شود، حفاظت در برابر تغییر (جعل) سند: ضمانت تشخیص جعل در هنگام کنترل صحت، جعل را غیرعملی می کند. عدم امکان انصراف از تألیف. از آنجایی که تنها راه ایجاد یک امضای معتبر دانستن کلید خصوصی است، مالک نمی تواند امضای خود را پس بگیرد. شواهدی مبنی بر تألیف سند: از آنجایی که تنها در صورت شناخته شدن کلید خصوصی امکان ایجاد امضای صحیح وجود دارد، صاحب یک جفت کلید می تواند نویسندگی خود را بر امضای سند ثابت کند.همه این ویژگی های EDS امکان استفاده از آن را فراهم می کند. برای اهداف زیر: اظهار کالا و خدمات (اظهارنامه گمرکی) ثبت معاملات بر روی اشیاء مستغلات استفاده در سیستم های بانکیتجارت الکترونیکی و دستورات دولتی نظارت بر اجرای بودجه دولتی در سیستم های تجدیدنظر به مراجع برای گزارش اجباری به سازمان های دولتی سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی دارای اهمیت قانونی در سیستم های تسویه حساب و معاملات

7 اسلاید

توضیحات اسلاید:

امضای دیجیتال الکترونیکی ابزار و کاربرد طرح‌های ساخت امضای دیجیتال چندین طرح ساخت امضای دیجیتال وجود دارد: بر اساس الگوریتم‌ها رمزگذاری متقارن. این طرححضور شخص ثالث در سیستم را فراهم می کند - داوری که از اعتماد هر دو طرف برخوردار است. مجوز یک سند، حقیقت رمزگذاری آن است. کلید مخفیو تحویل آن به داور. بر اساس الگوریتم های رمزگذاری نامتقارن. در حال حاضر، چنین طرح های EDS رایج ترین و پرکاربردترین هستند. طرح امضای دیجیتال پذیرفته شده عمومی سه فرآیند را پوشش می دهد: تولید یک جفت کلید. با استفاده از الگوریتم تولید کلید، یک کلید خصوصی احتمالاً از بین مجموعه ای از کلیدهای خصوصی ممکن انتخاب می شود و کلید عمومی مربوطه محاسبه می شود. تولید امضا برای یک سند الکترونیکی معین، یک امضا با استفاده از کلید خصوصی محاسبه می شود. تأیید (تأیید) امضا. برای داده های سند و امضا، اعتبار امضا با استفاده از کلید عمومی تعیین می شود. شرایط استفاده از EDS: تأیید امضا باید انجام شود کلید عمومی، مربوط به کلید خصوصی دقیقی است که در هنگام امضا استفاده شده است. بدون داشتن کلید خصوصی، ایجاد یک امضای دیجیتال قانونی باید از نظر محاسباتی دشوار باشد.

8 اسلاید

توضیحات اسلاید:

Microsoft Outlook- ابزار اتوماسیون محل کار Microsoft Outlook امکان تبادل پیام های ایمیل، مدیریت تقویم، وظایف و لیست مخاطبین رابط Microsoft Outlook را فراهم می کند.